Beatriz E.Zepeda Varela Maestría en dirección de proyectos Manual del curso “Dirección estratégica de proyectos” Tercera parte 2014 Documento que compila ideas de diferentes autores citados y del mismo autor. 1 Tema 5 Negociación en el proyecto Introducción: Al hablar de negociación hablamos de una actividad inherente a la vida cotidiana de todo ser humano, es decir siempre estamos negociando, entonces empezaré por definir que es negociación: “La negociación es un medio básico de conseguir de los demás aquello que deseas. Es una comunicación de ida y vuelta diseñada para alcanzar un acuerdo, cuando tú y la otra parte comparten algunos intereses y tienen otros que son opuestos entre sí” Roger Fisher Harvard Business School 2 Para que se de una negociación deben cumplirse tres condiciones: 1. Que existan dos posiciones diferentes sobre un mismo asunto": si las posiciones fueran coincidentes no haría falta negociar. 2. Que las dos partes quieran llegar a un acuerdo": si una de las partes no quisiera llegar a un acuerdo, no se sentaría a negociar. 3. Para que se de lo anterior se comunican intercambiando propuestas y concesiones": si no hubiera comunicación entre las partes, no se podría formular propuestas, aceptarlas, rechazarlas, o efectuar concesiones. En el ámbito de un proyecto las situaciones de negociación giran en torno a la Triple Limitación: Tiempo, Presupuesto y Calidad. Recuerda que dentro de la Calidad están: servicio al cliente, alcance, satisfacción del cliente, cumplimiento con requerimientos, etc. La tensión constante entre estas tres variables hace que siempre se den las tres condiciones para la negociación. 3 Existen dos posiciones diferentes sobre un mismo asunto": ¿te suena la palabra "asunto"? "Asunto" es un issue del proyecto, un imprevisto, problema, nuevo requerimiento, agregado de funcionalidad o alcance, que surge como una excepción al alcance original del proyecto durante la ejecución. Generalmente las posiciones son "aceptar el issue e ingresarlo al alcance del proyecto" o "rechazarlo, dejarlo afuera, dejarlo para el próximo proyecto". Las dos partes quieren llegar a un acuerdo": si hay diferencias con respecto a un tema de negociación, en la mayoría de los casos las dos partes quieren preservar la relación, quieren llegar a un acuerdo para continuar con el proyecto y finalizarlo exitosamente, "se sientan a negociar". Para esto se comunican intercambiando propuestas y concesiones": los temas de negociación se resuelven en reuniones en donde participan las dos partes. 4 Negociaciones típicas que se dan en un proyecto 1. Problemas ("issues") relacionados a cualquier combinación entre dos variables de la Triple Limitación: Tiempo vs. Presupuesto, Calidad vs. Tiempo, etc. 2. Staffing del proyecto (administración de recursos en la estructuración del proyecto, entrada y salida de recursos del proyecto) 3. Prioridades de tareas o actividades (con el cliente del proyecto o entre miembros del equipo) 4. Problemas ("issues") técnicos: dos miembros del equipo que difieren en una decisión técnica, diferente acercamiento ("Approach") técnico a una solución, etc. 5 estudio. destrezas. prepararnos y aprender a escuchar. observar y pensar La mayor barrera de la superación del hombre está en su mente 6 . reflexión y práctica Para obtener una buena habilidad negociadora debemos estudiar.Principios fundamentales de la negociación El ser humano por naturaleza no es buen negociador Basta con observar al ser humano al natural Se comporta como lo indican sus impulsos Debemos desarrollar conocimientos. La habilidad negociadora se adquiere con esfuerzo. actitudes y valores Para surgir personal y empresarialmente debemos negociar. Negociar es una manera de obtener de la vida lo que se quiere 7 . Canadá y México que fue creado por el presidente en el aquel entonces de México. 8 .. ubicada en Ottawa. la sección mexicana. y la sección estadounidense.Ejemplo El Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN-NAFTA) es un bloque comercial entre Estados Unidos. no determina organismos centrales de coordinación política o social. D. Existe sólo una secretaría para administrar. ubicada en Washington. A diferencia de tratados o convenios similares (como el de la Unión Europea). Carlos Salinas de Gortari que entró en vigor el 1 de enero de 1994 y establece una zona de libre comercio. ubicada en la Ciudad de México. y tres secciones: la sección canadiense.C. 8 mil millones de dólares en 2009. 9 .Los pro: • La inversión extranjera directa pasó de 4. Estas significaban 49.4 mil millones de dólares en 2003 a 11. • El PIB mexicano ha crecido en un promedio anual del 5.433 en 2004 a 1. • El valor de las exportaciones hacia los Estados Unidos aumentó.840 en mayo del 2005.9 mil millones de dólares. • La productividad en la industria experimentó una variación porcentual de +47. y para el año 2010 alcanzaron los 135.7% en el período 2004-2010.4 mil millones de dólares en 2004.240. • El número de empleos en el sector industrial pasó de 546.5 por ciento durante los últimos 5 años. 7 millones de granjeros mexicanos han abandonado sus tierras. a 50.9% y -20.97% en 2008. durante el período 2003-2010.6%. • El porcentaje de mexicanos que viven en la pobreza aguda pasó de 21.46% en 2004. 10 . • El deterioro ambiental aumenta y existe un estado de extrema volatilidad financiera. respectivamente. • La mayor parte del empleo generado corresponde al sector de las maquilas. • Se ha acelerado el éxodo de campesinos a las ciudades y a las granjas corporativas del norte de México y los Estados Unidos: cerca de 2.Los contra • El valor real del salario mínimo y el del sector manufacturero tuvieron una variación porcentual de -17. hay que hacerlo a costa del otro La batalla es inevitable Todo lo que importa es el resultado final Todo vale con tal de lograr el objetivo Piensa mal y acertarás 11 .Paradigmas del caso: Los intereses de las partes siempre son opuestos Debemos ganarle a la otra parte Para ganar. No reacciones!: En una negociación el que reacciona…pierde. cómo nos estará escuchando la otra parte. Liderazgo!!!!: La idea es liderar el proceso de la negociación. Corto Plazo vs. La negociación no debe ser una batalla: Es mejor que sea un proceso de mutua influencia. Iniciar con una actitud proactiva. Intereses: No siempre son opuestos. sino también. 12 . Largo plazo: La mayor parte de nuestras relaciones son de largo plazo .Lecciones del caso: Objetivos: Defínelos bien y no los pierdas de vista. Confianza: Ser confiable: una inversión en el poder de tus relaciones. Comunicación: No sólo pensar en lo que intentamos comunicar. Método Harvard de Negociación de proyectos (Harvard negotiation project) 13 . Modelo de negociación colaborativa ¿Qué es? Centrado en los principios y no en las posiciones Se preocupa de mantener y/o mejorar la relación entre las partes Basado en la aplicación de siete elementos Concibe la negociación como un proceso dinámico 14 . Compromiso 15 . Alternativas. BATNA o MAAN 2. Opciones 4. Comunicación 7. Relaciones 6.Negociación basada en Principios (los 7 elementos) Ambos buscan encontrar acuerdos mutuamente aceptables Parte 2 Parte 1 Pensar en Ganar/Ganar NEGOCIACIÓN BASADA EN PRINCIPIOS 1. Criterios de Legitimidad 5. Intereses 3. causa y aproximación a un acuerdo 16 .. Problema. BATNA o MAAN (Mejor alternativa a un acuerdo negociado) Son los recursos de que dispone cada parte si no se llega a un acuerdo Objetivo.1.Determinar y desarrollar las mejores alternativas que cada una de las partes tiene en caso de no llegar a un acuerdo El MAAN me indicará sobre la conveniencia o no de continuar con la negociación. Diagnóstico ¿Cuál es nuestra mejor alternativa a un acuerdo negociado? ¿Podemos mejorarla? ¿Podemos legítimamente empeorar la de ellos? 17 . 3. Mejor MAAN Nosotros Ellos 18 . 2.Enumerar las posibles alternativas Nosotros + 1. - Ellos + - 1. 2. 3. 2. 5 Si mi MAAN es MEJOR que el resultado que previsiblemente puedo conseguir con la negociación. 19 . 3. 3. 2. 4. 4.• Mejorar nuestro MAAN – – – – – 1. 5 Si el MAAN de la parte contraria es PEOR que el resultado que previsiblemente pueda conseguir en la negociación hará todo lo posible por alcanzar un acuerdo. lo más adecuado será romper la negociación y ejecutar el MAAN. • Empeorar su MAAN – – – – – 1. Intereses “Los intereses son la materia prima de la negociación. Roger Fisher.2. Sobre su intercambio se fundamenta el juego de la negociación”. • Diferentes • Comunes Listado Priorización • Para mi • Para la otra parte • Ceder en un interés a cambio de otro Intercambio 20 . estrategia. justicia. precedentes Centrarse en INTERESES olvidando las posiciones facilita la CREACIÓN DE VALOR y la consecución de ACUERDOS 21 .Los intereses no son opuestos EMPATIA. Rol contrario Alejarse de los puntos de conflicto Peor y mejor resultado en cada caso antes de ofrecerlo como intercambio Intereses sutiles: reputación. Diagnóstico ¿Nuestros? ¿De ellos? ¿Cuál es la percepción que ellos tienen de sus opciones actuales? ¿Les estamos dando un problema o una solución? 22 . 2. 3. Intereses Compartidos Nosotros 1.Intereses Diferentes Nosotros 1. 2. Ellos 1. 23 . 3. Ellos 1. 2. 3. 2. 3. Opciones a) Definición ► Puntos sobre los cuales un acuerdo podría ser posible ► Maneras diferentes de satisfacer los intereses de ambas partes ► Son la traducción física de los intereses b) Premisas para generar opciones ► El pastel siempre se puede agrandar ► En las diferencias están los valores perseguidos ► Separar el proceso de generación de ideas del de toma de decisiones ► Adecuar las ideas surgidas a la estrategia elegida 24 .3. Diagnóstico ¿Podemos inventar un número mayor de posibles acuerdos buenos para ambos? ¿Podemos cambiar sus opciones? ¿Separar intentar decidir? 25 . 26 . Criterios de legitimidad Es preciso perseguir la LEGITIMIDAD del acuerdo alcanzado. El acuerdo debe ser JUSTO. tratados internacionales. Cada parte debe tener la SENSACIÓN de haber logrado cubrir sus expectativas. Referentes externos OBJETIVOS: ley.4. antecedentes. costumbre. Diagnóstico ¿Estamos utilizando criterios objetivos que tengan importancia para ellos? 27 . 5. Relaciones La calidad del resultado de una negociación es proporcional a la calidad de la relación de trabajo entre las partes y su capacidad para trabajar conjuntamente Se relacionan con la capacidad de resolver bien las diferencias 28 . Diagnóstico ¿Podemos mejorar nuestra interacción? ¿Preocuparnos y ser suaves con la gente? ¿Ser más rigurosos y duros con el problema? ¿Debemos consultar antes de decidir? 29 . Elementos de una buena relación Razón Dialogar Convencer Confianza Influencia Aceptación Emoción Predicar Imponer Recelo Coacción Negación 30 . 6. No tener prisa. Definir un sistema de comunicación dominado por ambas partes. Considerar las diferencias culturales. Comunicación La negociación eficiente requiere de una eficaz comunicación bilateral. Fondo y Forma 31 . Mensajes pausados y claros. Diagnóstico ¿Estamos escuchando? ¿Estamos abiertos a la persuasión? ¿Están ellos enterados de nuestra actitud? 32 . Nuevo planteamiento 1. 2. Que pueden entender ellos 1. 4. 3. 2. 5. 4. 3. 2. 4. 33 . 5. 5. 3.Metodología Mis suposiciones 1. Compromiso Planteamientos verbales o escritos que especifican lo que una parte hará o dejará de hacer. Planteamiento Elementos Estructuración Ejecución 34 .7. Diagnóstico ¿Qué compromiso realista viene luego? ¿Son compromisos aceptables? ¿Se pueden cumplir y llevar a cabo?. 35 . PLANEAMIENTO DE LA NEGOCIACIÓN 36 . 37 . constituyen la parte más importante de la negociación. tanto como la importancia del tiempo y sus límites en espacio y tiempo. así como cuán justo o no es el fallo que esperamos. Nada puede reemplazar al cuidadoso planeamiento y a la preparación adecuada. Entender la importancia de la designación del lugar de la negociación. Entender la justicia definida en el contexto de la negociación. 4. Entender la orientación motivacional de las partes.La preparación en general y el entrenamiento en particular. 1. es decir. El negociador debe poseer objetivos claros. fijar objetivos y metas. Comprender la racionalidad que gobierna en el contexto de la negociación y cuán racional o irracional es el comportamiento que esperamos. 3. variadas alternativas (poder) y conocer muy bien su BATNA. 2. generar empatía. tenerlos muy claro y saber qué cosas nos afectan.El planeamiento en la negociación implica : Evaluar los elementos tangibles e intangibles que están en juego. debemos saber cómo “colocarnos en los zapatos del otro”. qué cosas con tangibles y qué intangibles. no todos los aspectos del conflicto son obvios. Especificar nuestras metas y objetivos. es decir. Es fundamental entender a nuestra contraparte. 38 . Comprender la naturaleza del conflicto. la persona que está frente a nosotros tiene recursos y necesidades. Presión de las bases. Distintas percepciones en cuanto a la información y en cuanto a la evaluación de la misma. Problemas de comunicación. Preparación inadecuada en cuanto a la recolección y análisis de la información así como por la carencia de un plan estratégico. Impedimentos emocionales.Razones más comunes que explican el fracaso de las negociaciones La falta de una teoría general de negociación. No existencia de ZOPA. Posiciones no susceptibles de compromiso alguno. 39 . Factores externos. Decálogo del éxito de las negociaciones 1. 9. sin dejar de ser razonable. 5. 2. Administrar la información. 6. Realizar una adecuada preparación previa. Gestionar la relación interpersonal. 7. Conocer tu poder real y usarlo sin olvidar el poder de la otra parte. 40 . Gestionar el uso del tiempo. Posicionarse adecuadamente en el espectro competitivo-colaborativo. 8. Satisfacer necesidades más que deseos.Realizar un balance de la negociación para capitalizar lo aprendido. Desarrollar una estrategia de concesiones. 10. 3. Pensar en lo grande. 4. be/1xmHSCJzyPc 41 .Actividad de apoyo 1 Los invito a ver el siguiente video apra complementar la información: http://youtu. Terceras personas en la negociación Mediador Arbitro Conciliador Tercero neutral Tercero con autoridad para dictar un acuerdo Persona de confianza Vínculo comunicación informal Consultor Persona capacitada e imparcial Comunicación y análisis 42 . Conflicto 43 . con carga emocional implícita. 2009) Transiciones en el concepto del conflicto: Punto de vista tradicional: Creencia de que todo conflicto es dañino y debe evitarse (disfuncional) Punto de vista de las relaciones humanas: Plantea que este es un fenómeno natural e inevitable en todos los grupos y organizaciones Punto de vista interaccionista: La creencia de que no sólo es una fuerza positiva en un grupo sino que también es necesario para su desempeño efectivo (funcional) 44 .Un conflicto es un choque de percepciones diferentes o antagónicas de un mismo evento. (Cerbon. Componentes del Conflicto Individuo Grupo Campo de interacción o de oportunidad del conflicto. Familia… Motivo o causas del conflicto: Posesión o arrebato del poder Amenaza de perder o trastocar valores o intereses no materiales Amenaza de perder o cambiar status o roles formales Posesión o distribución de bienes materiales Alcance de expectativas en competencia 45 . ignorar que existe el problema evitando su resolución Smoothing Add Your Text Enfatizar en los acuerdos de las partes más que en las diferencias.Técnicas para el manejo de conflictos Confronting Add Your Text Compromising Add Your Text Implica resolver el problema real conduciendo a situaciones ganar-ganar Encontrar soluciones que brinden cierto grado de satisfacción a ambas parte conduciendo situaciones perderperder Withdrawal Implica. en algún sentido. suavizando la situación Forcing Sobreponer un punto de vista sobre el otro 46 . com/watch?v=n OZva2zw6T8&feature=youtu.be 47 .Actividad de apoyo 2 En la diapositiva anterior hablo del conflicto dentro de la negociación. http://www. En este video complemento la información.youtube. Como negociar el precio de un proyecto 48 . podríamos intercalar este proyecto y cubrir “tiempos muertos” entre este trabajo y otro. Debemos medir la magnitud del trabajo y hasta tener en cuenta un ROI (retorno de inversión) estimado para adecuarnos a las necesidades del cliente. 49 . La ecuación es simple. Debemos dialogar con nuestros clientes y lograr llegar a un acuerdo que convenga a ambas partes. Si tenemos más tiempo. esta variable también puede servirnos para disminuir el precio y hacer más accesibles nuestros servicios. Debemos organizarnos con el cliente y evaluar si es necesario que más de un profesional trabaje en su proyecto o no. desde materiales hasta profesionales. ¿por qué? Porque para hacerlo para “YA!”. En la negociación hay ciertos puntos que conviene tener en cuenta para llegar al valor indicado. y es importante recordar eso… Negociar es completamente opuesto a dictaminar. Por otro lado. y en esos puntos son: 1. 2. menos tiempo más valor. tenemos que darle prioridad absoluta.Alcance del proyecto: En este punto debemos fijarnos qué necesitaríamos para realizar el proyecto.Tiempos: El “YA!” y el “para mañana” tienen precio. 3.Cuando enviamos una propuesta a un cliente estamos abriendo una nueva instancia de negociación.Equipo: Contar con más de una persona del equipo dedicada a este proyecto también es un punto de negociación. 4. Pero también debemos pensarlo a la inversa. tenemos que reflejarlo en el precio. porque tardamos 10 años en tener la experiencia. En muchos casos conviene pedirle al cliente que él se encargue de ciertas cosas para que nosotros podamos reducir el valor del proyecto. pero también se retribuye con buenos trabajos. Puede que surjan proyectos en los que no necesiten de un profesional y tenemos que ser consientes de ello. Debemos demostrarle al cliente que podemos hacer un logo en 24hrs. 50 .Qué ofrece cada parte: Cuanto menos recursos pueda ofrecer el cliente. 5. Tomen estos puntos como referencias para lograr acuerdos.Experiencia: La experiencia se paga. mayor será el precio. Deben buscar que sus propuestas se adapten a las necesidades de los clientes y conseguirán aumentar el número de proyectos. Si un cliente nos facilita el trabajo. “Negociaciones Eficaces”. “Negociar con Resultados”. Pinkas Flint.Referencias Harvard Business Press. Tobon “Metodo Harvard de negociación” 51 . Siguiente tema: Diseño e implementación del project scorecard 52 . 53 .