1WI-MAX Manejo del Teclado = Para avanzar campo = Levantar ventana de códigos = Retroceder Campo 1. INICIAR EMPRESA CARITA TRABAJAR CON EMPRESA INICIAR Empresa: ELECTRODOMESTICS 2000 S.A.S Fecha Inicio: 01-01-2016 Fecha de Finalización: 31-12-2016 Camino: ELECTR16 Tipo de Inventario: p (permanente) Actividad de la Empresa: Comercial 2. CREAR CLAVES (Selecciono la Empresa) CARITA CLAVES DE ACCESO Desmarca _ _ Obligación de integración automática Marcar _X_ No volver a mostrar cobros para hoy… Cuando escojo la empresa vota el siguiente aviso: PRECAUCION! Se deben crear las claves de acceso a la empresa a continuación 1. Crear la clave de ADMINISTRADOR: ADMIN 2. Crear la clave de SUPERVISOR / PROCESOS EXCLUSIVOS: PROCE Esta clave sirve para mantenimientos, reorganizar, REOCO, recalcular costos 3. Crear las claves de USUARIOS: NANCY Nancy Arenas Ej: Esta le permita a la persona hacer movimientos, consultar informes, pero no puede realizar procesos como: reversar movimientos, mantenimientos… 4. Crear las claves de USUARIOS: USUA2 Ej: Esta le permita a la persona hacer todo en el sistema 5. Crear las claves de USUARIOS: FACTU Ej: Que le permita solo facturar, crear fichas inventarios, clientes Las claves son de 5 caracteres (En esta se definen los nombres de las personas con las claves) 2 3. CREAR FICHA DE EL DIRECTORIO GESTION EL DIRECTORIO FICHAS DIRECTORIO PRINCIPAL 00000 (cinco ceros) Se crean los datos de la empresa de acuerdo a la información del RUT PRIMERA PANTALLA FICHA DIRECTORIO (DATOS GENERALES) SEGUNDA PANTALLA FICHA DIRECTORIO (DATOS TRIBUTARIOS) 3 4. CREAR FICHA Y ACTIVAR BODEGA PRINCIPAL GESTION EL DIRECTORIO BODEGAS Y ALMACENES CARITA PARAMETRIZACION Formatos: BODPPA: Parametrizar Bodega Principal Cuando ya se hayan creado las fichas de artículos de inventarios nos remitimos a: EL DIRECTORIO: DIREC BODEGAS Y ALMACENES: Modificar y dar el rango de artículos. BP: BODEGA PRINCIPAL 5. CREAR TABLA DE CONSECUTIVOS CARITA TABLA DE CONSECUTIVOS TABLA DE CONSECUTIVOS MULTIPLES Tipo Descripción 00 CONSECUTIVO GENERAL Preguntar si la facturación tiene prefijos ***Si tiene una SOLA LETRA se completa con un CERO Modificar IN Comprobante de Ingreso Desde 00001 Hasta 12000 EG Comprobante de Egreso Desde ____ Hasta ____ NC Nota de Contabilidad FC Factura de Venta Modifico el prefijo en el mes que corresponde EDITAR TABLA AUTORIZACION NUMERACION FACTURAS DE VENTA DE LA DIAN CARITA TABLA DE CONSECUTIVOS Prefijo Desde Hasta Fecha Número de Resolución Tipo Avisar Faltando 00 0001 12000 / / 40000126578 Autorización 500 -BLOQUEAR CONSECUTIVOS 4 -DESBLOQUEAR CONSECUTIVOS TABLA DE CONSECUTIVO PREFIJO 00 FACTURACION . 5 . CREAR TABLA DE IVA CARITA - EDICION DE TABLAS IVA Tabla de IVA A=Exento B= 16% C= 5% Modificar los porcentajes en el plan de cuentas . CREACION TABLA DE RETEIVA CARITA - EDICION DE TABLAS RETEIVA Valor del porcentaje a retener de IVA 15. PARAMETRIZAR OPCIONES A MANEJAR EN INVENTARIOS Y FACTURAS CARITA PARAMETRIZACION PF4INV Parametrizar F4 en los movimientos de Inventario y Facturas (Se marcan las opciones que se requieren para cada proceso) -COMPRAS GENERAL -Artículos -Servicios -Gastos -Activos Fijos -COMPRAS CAJA MENOR -Gastos -VENTAS -Artículos -Servicios -ENTRADAS Y SALIDAS -Artículos 7. 6 6.00 8. .08. 7 GESTION CONTABILIDAD CUENTAS ACTUALIZAR CUENTAS Buscar: Código 2.4. 3.3.76.01 Retecree 0.16.00 0. Vtas 0. Vtas Ret.3.3.03 Retención CREE 0.01 Retención CREE 0.3. Dev.3.65.65.16.01 2.3.3.60% 1.4 0. ANTICIPO RETENCION CREE 1.01 2.30% 1. Aut.65.3. CREACION TABLA DE RETE CREE CREE Tabla Integración Rete Cree % Ventas Devol.55.55.03 Retecree 0.3.55.55.76.76.3.55.30% 2.3.16.60% 2.76.65.40% . IMPUESTO RENTA PARA LA EQUIDAD CREE 2.16.8 1.01 Crear cuentas en el plan de cuentas 1.65.76.65.76.76.16.02 Retención CREE 0. 8 9.40% 2. Ventas Compras Devol.3.55.16.65.01 2.3.01 2.76. Compras Rte Aut.65.01 1.02 Retecree 0. 1.7. CREACION TABLA DE CODIGOS (SON LOS MISMOS QUE SE INCLUYERON EN COBRAR Y PAGAR TABNC Tabla de Códigos No Permitidos .2. 5.65.3.35 Servicios 4.2.8. Inventarios 1.80.3.80.4. 2.25. 2. 2. 1.70.5.3. 1.3. 9 10. CREACION TABLA PARA DEFINIR FORMATOS FORFAC Definir formatos para impresión MODEL Formato Factura de Venta modelo tamaño carta MODCM Factura Factura de Venta modelo media carta EGRE1 Formato Nota de Contabilidad.3. COBRAR Y PAGAR TABCP Tabla de códigos permitidos en inventarios. 6. 2. 2. CREACION TABLA DE CODIGOS PERMITIDOS EN INVENTARIOS.30.55. 2.3. 1.3.70. Activos Fijos 1. Ingreso MODEG Formato Egreso MODEN Formato de Entrada MODSA Formato de Salida Utilidades (Martillo) Buscar en la tabla de formatos 11. 1.35. 2. cobrar y pagar Activar validación de códigos con tablas Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar 1.3.1.5 12. Gastos 1.05.6.7.3. 2.1. 2.3. 2. 1. CREACION TABLA DE UNIDAD DE MEDIDA UNIDAD Tablas de Unidad de Medida 14. Gastos. CREAR TABLA DE ICA CARITA - EDICION DE TABLAS ICA Tabla de ICA En la ficha 00000 indicar el % de ICA 15. 10 13. Servicios) Para crear 41 y 61 Gastos un formato para crear las fichas Marcar las opciones de: Crear Cuentas de Inventarios Crear Cuentas de Gastos Crear Cuentas de Servicios . CREAR TABLA DE ZONAS CARITA - EDICION DE TABLAS TABZON Tabla de Zonas 01 Antioquia 0101 Medellín 0102 Envigado 0103 Bello 0104 Itagui 16. ACTIVAR FORMATO CREAR FICHAS DE INGRESOS Y GASTOS CARITA PARAMETRIZACION CRECTA Creación de Cuentas Automáticas Desmarcar y vuelve a marcar (Inventarios. 10. CLIENTES ANTIOQUIA Crear 1. Devoluciones (dependiendo el inventario) Bancos 1.05.1.1. CUENTAS DE AHORRO 1. 11 17. ORGANIZAR PLAN DE CUENTAS GESTION CONTABILIDAD FICHAS Caja.3. ACTIVAR CENTRO DE COSTOS GESTION PARAMETRIZACION MANCCO Activar Manejo de Centro de Costos Activar Manejo de Centro de Costos (Para distribuir en varios centros) Centro de Costo por Defecto: 01 GESTION CENTRO DE COSTOS FICHAS Código Nombre de la Cuenta 18.03.01 Banco Colombia cta # 987654321 Crear 1.20.05.10.1.03.1.1.03.1.03 Clientes Itagui Cuentas por Pagar 2. CxC. Ventas.05.02.1.1.05.10. CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVIENDA 1. Inventarios. CxP.1.02. BANCOS NACIONALES Modificar 2. OBLIGACIONES FINANCIEROS 2.10.05.02 Banco Colombia cta # 123456789 1.20.05.10. BANCO COLOMBIA Crear 1.3.05.05.10.20.05. PAGARE . Bancos. Costo de Ventas.01 Davivienda cta aho # 2222222222 Cuentas por Cobrar 1. 03.35.01 Lavadoras Haceb 1.03 Lavadoras LG 1.4.4.36.02 Lavadoras Whirpool 1.35.35.03.35.4.36.36.2.4.65.01 Pagaré # 4444444444 Crear 2.35.4.4.35.35. 12 Crear 2.35.35.4.35.04.04 Mantenimiento Congeladores NOTA: Cuando se crean las cuentas de Inventarios. EQUIPOS DE SONIDO 1. DE MANTENIMIENTO 4.65.02.65.01 Neveras Mabe 1. LAVADORAS 1.36.35.01. NEVERAS 1.36.05.36.2.4.02 Equipos de Sonido SAMSUNG 1.01 Congeladores Indufrial 1.01 Mantenimiento de Neveras 4.01 Equipos de Sonido SONY 1.36.35.1.35… la codificación del COSTO DE VENTAS 6.03.4.4.35… con la misma estructura de inventarios) .04.2.02 Congeladores Challenger Servicios 4.4.01.10.35. 65.35. CONGELADORES 1.35.02. automáticamente crea las cuentas de Ventas (4.4.04 Neveras Electrolux 1.01.36.02 Neveras LG 1.36.36.36.1.03.36.02.2.4.02 Mantenimiento de Lavadoras 4.36.36.4.2.1.35.04.35.02.03 Neveras Centrales 1.05.35.01.01.36.4.35.4.35.2.03 Mantenimiento de Equipos de Sonido 4.01.36.36.03 Equipos de Sonido SHARP 1.35.05 Proveedores Bucaramanga Inventarios 1.65.4. ELECTRODOMESTICOS Y MUEBLES 1.35. 5 803. 13 19.000 (se digita la base) Salir Gravar cambios . Pagos y Ajustes Buscar las cuentas y MODIFICAR Marca Tipo Marca Tipo % Retención Base R Fecha Inicio Fecha Hasta % Valor Base 2. MARCAR CUENTAS DE RETENCION. PAGOS Y AJUSTES GESTION CONTABILIDAD PROCESOS MARCAR CUENTAS Retenciones. Busco código contable Ej: 2.01 Retefuente Serv.65.02 Retefuente Serv.40.01.3.65.3. Jurídica 2. P.3.01. P.25. 14 Crear auxiliares en la cuenta de retención 2.3.N.3.25.65.40.5% 2. 6% Crear 2.03 Retefuente Compras Personas Naturales Decl.02 Retefuente Compras No Declarantes 3.65.J.40. 4% Crear 2.01.25.3.01 Retefuente compras P.65.01 Modificar a 2.3.65.25.65.65.25. 2.3. (Convertir a CUENTA MAYOR) Crear 2.5% Marcar cuentas de IVA Formulario de IVA Formulario de Retención en la Fuente Formulario del Impuesto sobre la Renta para la entidad CREE Centro de Costos .5% 2. Inventario. Cuentas por Pagar. CREACION DE FICHAS GESTION MODULO (Facturación. Común –Clientes Medellín –Agente Retenedor GESTION CUENTAS POR COBRAR FICHAS PRIMERA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR COBRAR (DATOS GENERALES) . Tesorería) FICHA DE CUENTAS POR COBRAR Cobrador: Gamas. R. 15 20. Cuentas por Cobrar. 16 SEGUNDA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR COBRAR (DATOS TRIBUTARIOS) TERCERA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR COBRAR (CODIGO CONTABLE DE CXC) . Común –Proveedor Medellín –Agente Retenedor GESTION CUENTAS POR PAGAR FICHAS PRIMERA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR PAGAR (DATOS GENERALES) SEGUNDA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR PAGAR (DATOS TRIBUTARIOS) . 17 FICHA DE CUENTAS POR PAGAR Proveedor: Alkomprar R. elegimos la opción NUEVO y agregamos el código y los datos correspondientes. por ejemplo que un empleado puedeser al mismo tiempo Cliente. buscamos la persona .3.95 (Cuentas por Cobrar a Trabajadores –Otros). entonces nos vamos a Gestión – Cuentas por Cobrar – Fichas. .65. 18 TERCERA PANTALLA FICHA DE CUENTAS POR PAGAR (CODIGO CONTABLE CXP) NOTA: Cuando ya se ha creado una ficha de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y se le desea adicionar un código. Y le vamos a crear el código 1. la ubicamos y nos vamos a Fichas. el artículo Lavadora Haceb 24 Libras. 19 FICHA DE INVENTARIO GESTION INVENTARIOS FICHAS ARTICULOS DE INVENTARIOS Creamos en el grupo Lavadoras Haceb. . Artículo Gravado 16% en este caso la letra B. 20 GESTION INVENTARIOS FICHAS SERVICIOS FICHA DE GASTOS GESTION INVENTARIOS PROCESOS OTROS PROCESOS GENGAS Generar Gasto Escoger Se selecciona el código del gasto y se oprime ENTER y queda marcado en rojo Escape Revisamos en Inventarios – Fichas – Gastos y ajustamos los impuestos – Si este IVA es o no es descontable Con este proceso usando GENGAS es forma automático Las fichas de gastos también se pueden crear de forma manual . 21 . INVENTARIO FICHAS GASTOS CODIGO CONTABLE 5.10. 22 CUANDO YA SE HAN CREADOS LAS FICHAS DE GASTOS SE MODIFICAN EN EL IVA. GRAVADO. SI ES EXENTO.95 IVA EN VENTAS IVA EN COMPRAS A = 0% A = 0% B = 16% B = 16% COSTEAR IVA DIFERENCIAL = N DEDUCIR IVA D DESCONTABLE N NO DESCONTABLE CLASE DE GASTO B Bien Físico S Servicio Descuento por Renglón Inactivo N S PALABRAS CLAVES EQUIVALENTE O SINONIMOS PARA LA BUSQUEDA . DESCONTABLE O NO DESCONTABLE.1. 23 . TESORERIA SE INCLUYEN LOS SALDOS DE CAJA Y BANCOS. INVENTARIOS SE INCLUYEN CADA UNO DE LOS ARTICULOS CON LA CANTIDAD Y COSTO CORRESPONDIENTE. SE INCLUYEN LOS SALDOS DETALLADOS. 24 GESTION CONTABILIDAD MOVIMIENTOS ACTUALIZAR ****EN EL MODULO DE CONTABILIDAD SE INCLUYE EL BALANCE GENERAL Y SE REGISTRAN CADA UNO DE LOS CODIGOS CON LA FICHA O CUENTA 00000 CON EL VALOR TOTAL DE CADA UNO DE ESTOS. ****EN LOS MODULOS DIFERENTES A CONTABILIDAD. POR EJEMPLO CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR SE INCLUYEN CADA UNA DE LAS FACTURAS DE COMPRA O FACTURAS DE VENTA QUE SUMAN EL VALOR TOTAL QUE INCLUIMOS EN EL BALANCE EN CONTABILIDAD. . 05.1.000= .000= C/U TOTAL = 10.000= BANCOS (1.000= CUENTAS POR COBRAR = 28/12/15 FC 50000000 = 2. 25 SALDOS INICIALES POR INCLUIR EN LOS MODULOS DIFERENTES A CONTABILIDAD TESORERIA = CAJA 2. INCLUSION SALDOS INICIALES TESORERIA TERMINAR (OPRIMIR TECLA T) .01.01. SIGLO XXI CUENTAS POR PAGAR = 15/12/15 CC 87654310 = 3.10.01) = 2.000.000 –ALMAC.000.000 –CASA DEL ELECTRODOMESTICOS INVENTARIOS = 20 NEVERAS LG 232 LT A $500.000.300.000. 26 .PLANILLA . INCLUSION SALDOS INICIALES CUENTAS POR COBRAR GESTION – CUENTAS POR COBRAR – MOVIMIENTOS – ACTUALIZAR . INCLUSION SALDOS INICIALES CUENTAS POR PAGAR GESTION – CUENTAS POR PAGAR – MOVIMIENTOS – ACTUALIZAR .PLANILLA . 27 ACEPTAR Y TERMINAR (OPRIMIR T) . 28 ACEPTAR Y TERMINAR (OPRIMIR T) . INCLUSION SALDOS INICIALES INVENTARIOS GESTION.INVENTARIOS – MOVIMIENTOS – ENTRADAS ESCAPE Y TERMINAR (OPRIMIR TECLA T) ACEPTAR – DESEA IMPRIMIR LA ENTRADA –(ACEPTAR O CANCELAR) –ACEPTAR –ACEPTAR . 29 . Régimen Común a un costo unitario de $500. 30 Gestión FACTURACION MOVIMIENTOS Compras Ventas Remisiones Pedidos de Compras Pedidos Venta/Cotización Reindexar Integrar COMPRAS Compras Generales CC = Compra a Crédito CE = Compra de Contado Fra # 8340 Se compra 10 Lavadoras Haceb a ALKOMPRAR.000= IVA 16% = $800.5% = 125.000= Total= $5000.000= .000= Retefuente 2.000 Reteica 5 x mil = $25. 31 . 32 . 33 . 000= Rte Cree = 0.000= Retefuente 2.000.000= c/u Total= $6.5% $150.000. 34 FACTURACION MOVIMIENTOS VENTAS Facturación General FC= Factura a Crédito FE = Factura de Contado Fra # 00000001 Se vende 6 Lavadoras Haceb a GAMAS a un precio de $1.000= Costo de Ventas = (6 x $500.000) .40% = $24.000= IVA 16% = $960. 35 . 000= IVA 16% = $960. 36 Fra # 00000002 Se vende 1Lavadoras Haceb a ALMACEN SIGLO XXI. Gran Contribuyente a un precio de $1.40% = $24.5% $150.000= Rte Cree = 0.000= Retefuente 2.000= ANULAR FACTURAS = FACTURACION – MOVIMIENTOS – FACTURAS ANULADAS .100. 37 . 38 . 000.000= por lo tanto contablemente me afecta la cuenta de inventarios y costo de ventas por un $1. 39 FACTURACION MOVIMIENTOS REMISIONES FA= Remisión Hacemos remisión de 3 Lavadoras Haceb a un precio de $1.000) ver asiento en la parte inferior. .000= (En este momento el costo de las lavadoras está en $500.500. 40 FACTURACION PROCESOS Convertir de Remisión a Factura Remisiones emitidas este año . 41 . El inventario y el costo de ventas fueron afectados en el momento de generar la remisión. 42 Nos permite seleccionar cada una de las remisiones que deseamos facturar. Al generarse la factura afectará el resto de cuentas que forman parte del asiento contable. Ver asiento en seguida. . 43 . 000= c/u Al generar el pedido no afecta inventarios ni contabilidad. 44 FACTURACION MOVIMIENTOS PEDIDOS CC = Compra a Crédito Se realiza pedido de 2 Lavadoras Haceb $500. . 45 FACTURACION MOVIMIENTOS PEDIDOS FC= Pedidos de Venta Se realiza pedido de 5 Lavadoras Haceb $1.200.000= c/u . 810. 46 CUENTAS POR COBRAR MOVIMIENTOS ACTUALIZAR DETALLADO Se cancela Fra # 0000001 expedida a GAMAS por valor de $6.000= En el campo número oprimimos ENTER y nos muestra las facturas pendientes por cobrar . 47 . 48 . 000= con cheque .000. 49 Abono a Factura 0000003 por $1. 50 . DETALLADO .65.3. 1. 51 CONTABILIZACION PRESTAMO A UN EMPLEADO Préstamo al empleado WILSON ARDILA CHINCHILLA por $100.000= en efectivo para ser descontado en la nómina de Enero por calamidad doméstica.25 CUENTAS POR COBRAR – MOVIMIENTOS – ACTUALIZAR . 650. 52 CUENTAS POR PAGAR MOVIMIENTOS ACTUALIZAR DETALLADO Se cancela Fra # 8340 de ALKOMPRAR por valor de $5.000= con cheque # 7777 del Banco de Bogotá En el campo número oprimimos ENTER y muestra el número de facturas por cancelar . 53 . 54 55 56 CAUSACION NOMINA MES DE ENERO, 2015 CUENTAS POR PAGAR – MOVIMIENTOS – ACTUALIZAR – PLANILLA En la primer pantalla se digitan todas las cuentas por pagar Escape - Terminar 57 En la segunda pantalla se digitan los gastos y los descuentos de préstamos . 58 . 3.3.70.10 Escape y Terminar .70. 59 CAUSACION APORTES MES DE ENERO.06 CAJASAN – 2. 2015 CUENTAS POR PAGAR – MOVIMIENTOS – ACTUALIZAR – PLANILLA Crear ficha de: COLMENA – ARP – 2. 60 . 61 CANCELACION DE NOMINA Para elegir el siguiente tercero oprimimos SEGUIR CADENA RANGEL ANGIE MELISA . 62 . 63 CIERRE DE MES CONTABILIDAD – PROCESOS . 64 . 65 TESORERIA MOVIMIENTOS ACTUALIZAR Se realiza depósito en fectivo por la suma de $2.000.000= . 66 Depósito cheque 9999 . 67 . Autoretenedor . Gran Contribuyente. 68 Se compran 20 lavadoras a $600.000= a CASA DEL ELECTRODOMESTICO.