Guía Rápida UnyAdq (Ordenes de Compra) Objetivos Facilitar conocimiento del módulo UnyAdq® para la creación de órdenes de compra y su seguimiento. Este documento excluye las opciones avanzadas del módulo, en cuanto a la administración de requerimientos, cotizaciones, y administración del proceso logístico (Solicitar documentos Anexos UnyAdq®) Resultados Esperados Sección I 1) Identificación íconos estándar del sistema. Sección II 2) Works Flow / mejores prácticas en la administración del proceso de abastecimiento (Procedimientos - Flujo de Datos - Oficina Central - Obras). Sección III 3) Uso del Módulo UnyAdq®: a. c. Sección IV Generación de Órdenes de Compra: a) Presentación pantalla y descripción de íconos a. b. c. Sección V 4) Informes representativos de Gestión de Compras y Control Presupuestario. Orden de Compra con presupuesto asociado. Orden de compra sin presupuesto asociado. Orden de compra a partir de un pedido. b) Métodos de registro: Procedimiento para el acceso al sistema. Presentación de menús operacionales del módulo. b. Presentación de pantalla principal. d. Configuración del módulo. 1 Sección I Iconos / Botones Principales Botón Nuevo: Inserta un registro nuevo Editar: Permite ingresar a un registro para tomar lectura y/o modificar la información que se compone Eliminar: Elimina el registro Vista Previa: Permite la impresión de la opción activa Imprimir: Entrega los informes del módulo activo Excel®: Acceso directo a una planilla electrónica para la transferencia de los datos que estén activos. Refrescar: Actualiza el despliegue de información en la matriz de datos presentada en la ventana activa. Presione la tecla F9 o desactive este proceso cuando se presente una ventana de alerta. Ver recurso de orden de compra seleccionada Descripción Buscar: Realiza una búsqueda en la base de datos según un patrón de referencia dado. Ver todos los estados de órdenes de compra Ver solo órdenes de compra sin recepción Ver solo órdenes de compra con recepciones parciales Ver solo órdenes de compra con recepciones parciales en exceso Ver solo órdenes de compra con recepciones en exceso Ver solo órdenes de compra con recepciones completas Ver solo ordenes de compra con recepciones completas en exceso Ver solo órdenes de compra parcialmente anuladas 2 Desactiva o Agrega operaciones a ventana Orden Ascendente: Ordena todos los registros de la base de datos en orden ascendente según la columna donde esté posicionado el cursor Orden Descendente: Ordena todos los registros de la base de datos en orden descendente según la columna donde esté posicionado el cursor 3 . Presenta mediante un menú. todas las opciones de botones disponibles Selección de Iconos o Columnas.Ver solo órdenes de compra anuladas Ver solo órdenes de compra generadas en módulo UnySub® Menú. Obras) Aun cuando es responsabilidad del Cliente. Diagrama Resumido Control CLIENTE Los ejemplos que siguen. Planificación Producto Factura Documentos Nota de Venta Requerimientos Presupuestar Presupuesto Proyectos Producto Pedidos Productos Orden de Compra Documento de Pago Personal Sub Contratos Maquinaria Materiales Administració Contratos / Avances n y Finanzas Factura Productos PROVEEDORES EXTERNOS INTERNOS 4 .Oficina Central . en conjunto con la implementación del producto Unysoft ERP. representan en parte los procedimientos aplicados en la industria. pero no necesariamente los que su empresa debe administrar.Flujo de Datos . la reingeniería de procesos. Programación y Control (Procedimientos .Sección II Work Flow Mejores Prácticas en la Administración de Presupuestos. se adjuntan ejemplos de diagramas. Ejemplo N° 1 Ciclo VB 5 . Ejemplo N° 2 Ciclo VB Sección III Uso del Módulo UnyAdq® a) b) c) d) Procedimiento para el acceso al sistema. Desde icono ubicado sobre el escritorio de PC o vía acceso a escritorio remoto por Internet. a) Procedimiento para el acceso al sistema. Presentación de menús operacionales del módulo UnyAdq® versión Noviembre 2009. Se presentará en pantalla: 6 . Configuración del módulo. acceda a la ventana de ingreso para usuarios autorizados. Presentación pantalla principal. el número de órdenes de compra y sus montos involucrados por empresa. 7 . Todas las ordenes de compra estarán condicionadas al rango de fechas activo. La imagen que a continuación se presenta. fecha de entrega. observaciones y centro de costo). Haga un clic en campo “Nivel” -que aparece al costado izquierdo de la pantalla. informa el estado que se encuentra con relación a sus recepciones y resume en la misma fila toda la información que se ingresó en su registro (fecha de creación.Ingrese: Nombre de usuario y Contraseña Selección de módulo (que asume por defecto lo seleccionado en sesión anterior). Base de Pruebas o las administradas por la empresa). Desde Menú Principal se accede a módulo UnyAdq®: b) Presentación pantalla principal. proveedor. a los filtros de estados de órdenes de compra y al filtro de compradores (parte superior de la pantalla). la pantalla principal del módulo corresponde al primer informe si el usuario hace clic en ícono Excel® y configura las fechas de consulta. informa el nombre del usuario activo. informará lo siguiente: Consorcio y empresa activa. - - En general. y De ser necesario. su perfil. monto. proyecto. La parte inferior de la pantalla.aparecerán los proveedores a los cuales se le han generado órdenes de compra. Al expandir los proyectos -que se encuentran bajo el campo “Nivel”. Cada orden de compra muestra un correlativo por proyecto. la fecha y hora de ingreso. seleccione Base de Datos (Como por ejemplo: Base Producción. proyecto y rango de fechas.y se mostrarán al centro de la pantalla las órdenes de compra ingresadas para cada proyecto que administra la empresa. la página Web de UnySoft ERP. Utilizando los íconos que aparecen al centro de la pantalla. En menú “Archivo” -si cumple con el perfil habilitado-. Las opciones que aquí se presentan son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Empresa Consorcio / Grupo Proyectos / Unidad de Negocio Actividad/Unidad de Obra Actividad Económica Documentos/Eventos Forma de Pago Moneda Moneda de Control Personal Plan de cuentas Proveedor Unidad Zonas Geográficas 8 . PA) Agrupar las órdenes de compra anuladas (Ícono A) Agrupar las órdenes de compra generadas desde módulo UnySub® (Ícono OS) c) Presentación de menús operacionales del módulo UnyAdq® versión Noviembre 2009. el usuario logrará: Crear una nueva orden de compra / Generar una nueva orden de compra copiando otra existente (Ícono Nuevo) Consultar / Modificar una orden de compra (Ícono Editar) Eliminar una orden de compra (Ícono Eliminar) Emitir informes (Ícono Impresora) Exportar a una planilla Excel® la pantalla activa (Ícono Excel®) Actualizar nuevos registros en la pantalla activa (Ícono Actualizar) Resumir recursos de orden de compra seleccionada (Ícono ver recurso(s) de orden(es) de compra(s) Buscar una orden de compra (Ícono Buscar) Agrupar las órdenes de compra según su estado de recepciones (Íconos T. RP. PE. CE. SR. RC. recorra las llamadas tablas maestras e infórmese de la configuración que se ha definido para su empresa. 15) Recursos En menú Abastecimiento (A1) -si esta como usuario habilitado.recorra las opciones básicas del módulo. 1) Requerimientos / Pedidos 2) VB Pedidos 3) Cotización 4) VB Cotización 5) Orden de Compra 6) Ciclo de Autorización (VB Orden de Compra)= 7) Recepción 8) VB Facturación 9) Configuración Bodegas / Recurso Equivalente Compradores / Firmas Cargos / Textos de Referencia 9 . Compras) 6) Recepción de Documentos (UnyFin) 7) Valija Inicial Bodega 8) Valija Internet (Importar / Exportar) 9) Rendición de Gastos (Caja Chica) 10) Borrador Contable En menú “Configuración” -si esta como usuario habilitado.recorra las opciones avanzadas del módulo. 5) Ver Tip´s 10 .recorra las opciones de configuración del módulo 1) Parámetros UNYADQ 2) Ver Alerta de Pedido fuera del Presupuesto 3) Mostrar Unidad de Captura 4) Mostrar Detalle O.En menú Gestión (A2) -si esta como usuario habilitado.C. 1) Procesamiento SAP 2) Asignación de Compradores 3) Compras Asignadas 4) Administración de Pendientes (Pedidos) 5) Administración de Pendientes (O. : Encargado/ Unidad de Adquisiciones Encargado Unidad Informática Administrador proyecto Unysoft® ERP : Generalmente en Oficina Central : Parametrización del módulo : Configuración de Tablas Maestras.. 3) UNYSOFT en la Web d) Configuración del Módulo. Perfiles y Formato Pre .En menú “Ayuda” -si esta como usuario habilitado.Impreso : Parametrización / Configuración del módulo 11 .. Parámetros Generales Ejecutor Lugar Resultado Actividad Precedente Función Descripción: La viñeta VºBº Compras cumple con el propósito de activar o desactivar niveles de autorización.recorra las opciones auxiliares del módulo 1) Enviar requerimiento 2) Acerca de. 12 . La viñeta Otros dice relación con los números correlativos para las recepciones. La segunda opción requiere de asesoría del Proveedor para su correcta configuración. tanto por Empresa como por Bodega. El título Configuración permite visualizar las órdenes de compra asociadas a sus Unidades de Negocio. los Nºs de holgura de los pedidos y el Nº días alerta recepciones entre otras configuraciones. La versión estándar del sistema permite cargar hasta 3 direcciones diferentes. la viñeta Orden de Compra cumple con la función de configurar el tipo de impresión que la Empresa utilizará para la documentación de las órdenes de Compra. La viñeta “E-mail Alerta” permite enviar correos electrónicos a los responsables de áreas cuando existen ordenes de compra mayores a lo presupuestado y cuando existen ordenes de compra con VºBº pendiente.Por su parte. Además aquí se determina el documento asociado con el pedido/requerimiento. Finalmente. Aquí la Empresa carga información para que sea visualizada en la ficha de cada prestador de servicios. formato y uso de correlativo. la viñeta Calificación se vincula con el maestro de Proveedores. al configurar el módulo de presupuestos UnyPre® Recursos Equivalentes Por proveedor deben ser creados los códigos de catálogo y asociarlos con los códigos de recurso de tabla maestra. prevalece la referencia del profesional a cargo. informada en la tabla de “Unidades de Negocios”. ha sido definida por la unidad de planificación. son firmadas (Autorizadas) por quienes se registran en esta tabla. 13 . Firmas Las Ordenes de Compra. Niveles de Control Deben ser informadas las condiciones de seguridad. conjuntamente con la definición de sus cargos. Se recomienda activar proceso de VB de órdenes de compra. Aun cuando exista un registro de firmas. por empresa. Recursos Tabla maestra de recursos. hacer uso de formato estándar y fijar correlativo de recepciones. Los niveles a presentar son presupuestos en control. para el detalle de una de ordenes de compra.Los formatos estándar y preimpresos han sido diseñados para un mínimo de cuatro firmas. creada en el módulo UnyDat® y UnyRem® Textos de Referencia Glosa (mensaje) estandarizado para la emisión de un pedido. cotización u orden de compra Mostrar Unidad de Captura Activa o desactiva niveles de ayuda. desde el panel principal. desde el panel principal. 14 . centro de gestión y proveedor Mostrar Detalle de Orden de Compra Activa o desactiva niveles de ayuda. Cargos Corresponde con la definición de los mismos. para el filtro de órdenes de compra. se activa consulta inmediata del detalle asociado con cada orden de compra. Por orden de compra. será responsabilidad de la Empresa dar solución. UnySoft ERP informa que todo tipo de mensajes que entregue el sistema y que digan relación con lo anterior. La jefatura del proyecto UnySoft ERP de la empresa puede solicitarlo al correo [email protected]´s / Recomendaciones del Capítulo Los documentos Perfiles de Usuarios y Ejemplo de Perfiles. 15 . explican en detalle cómo crear un usuario. A los usuarios finales podría presentarse una ventana de alerta si el ambiente operativo de su equipo no cumple con las exigencias de Microsoft® en cuanto a memoria RAM disponible. configuración de idioma de su equipo respecto del equipo servidor al cual accede y otras condiciones de seguridad que se hayan definido al instalar el producto Unysoft ERP sobre un equipo servidor. versión del sistema operativo. con VB de Pedido y/o cotización Los campos a completar por el usuario son los siguientes: 1 3 6 5 2 4 8 7 12 13 10 9 11 14 2 1 4 3 6 5 8 7 15 16 17 18 Proveedor (Presionando la tecla F1) Forma de Pago (Siempre que no haya sido informada en la ficha del proveedor) Unidad de Negocio / Proyecto (Si no existe configuración “Usuarios por Unidad de Negocios) Centro de Costo (Si el recurso a comprar es llamado desde la tabla maestra) Entrega (Si no ha sido informada la dirección del proyecto en la Unidad de Negocio) Afecta a IVA (Si la orden de compra es exenta de impuesto) Moneda (Si la orden de compra debe ser emitida en moneda diferente al peso chileno) Bodega (Para automatizar el proceso de recepción del material) 16 . Oficina Central o Taller de Maquinaria : Orden de compra enviada al proveedor : Registro manual.Sección IV a) Ejecutor Lugar Resultado Opciones Presentación pantalla y descripción de íconos : Encargado de Compras : Obra. Icono Presupuesto vs Compromisos. accede a la tabla de proveedores y recursos equivalentes. interactúa con el módulo UNYBOD. grupo de recurso o subclase. 17 . a la fecha de formulación del presupuesto PU Reajustado: El mismo valor. expresado al tipo de cambio moneda de control a la fecha Descripción de Íconos: Icono Saldos de Bodega. subcontratos y equipos) del presupuesto. No requiere que usuario ubique mouse sobre un recurso en particular. conforme el control que se ejecute con la opción de recepción. El icono buscar número de fabrica busca la equivalencia y no lo proveedores. Esta consulta facilita la generación de un dato anexo a la presentación de una Orden de Compra a la firma. de una o más bodegas activas. la pantalla de la orden de compra contiene los siguientes campos de información al usuario: 15 14 Q Total: Cantidad total del recuso presupuestado para el ítem / índice / Actividad Q Disponible: Diferencia entre la cantidad presupuestada para el ítem y lo comprado 16 17 PU Nominal: Precio del bien o servicio. Icono Proveedor por Recurso. agrupando por recurso. como dato referencial. mano de obra. despliega las materiales (bienes o servicios) que un proveedor ha entregado en sus catálogos y han quedado asociados con el material que buscamos. conforme consulta especifica que ejecute usuario. visualiza e imprime el total de compras vs presupuesto.10 9 12 11 Recurso (Presionando la tecla F1) Cantidad (Si el recurso seleccionado fue llamado desde la tabla maestra) Precio (Si es la primera compra del recurso) Anexos (Siempre que sea necesario enviar una nota informativa al proveedor) 13 Observaciones Internas (Siempre sea necesario registrar una nota relacionada a la compra) Adicionalmente. presentando los saldos. presenta todos los recursos (materiales. Visualización de cantidades y precios (UNYADQ) Recep: Corresponde al total de unidades ya recepcionadas. Supone códigos o números de fábrica. Se ejecutará un proceso de recálculo cuando es necesario actualizar la tabla del módulo UnyPre® y podrá visualizarse sólo aquello que corresponde con una unidad de negocio o partida de abastecimiento definida en el módulo UnyPre® Icono Buscar por Recurso Equivalente. muestra todos los proveedores a los que se haya emitido una orden de compra de un recurso en particular Icono de Incidencia. Icono Recurso Equivalente. puede ser agregado al detalle de la orden. informada en parámetros. buscando primero el ítem del presupuesto o seleccionado el centro de costo del presupuesto.Pend: La diferencia por recibir. Moneda Presupuesto: Es el valor de la moneda de control. la búsqueda de recursos necesariamente deberá ser consultando los que administra la tabla maestra de recursos. El icono explicado en la página anterior. Una alternativa es consultar el listado maestro mediante una búsqueda por cadena de caracteres (ícono Buscar Recursos por Descripción) como lo muestra la imagen siguiente: 18 . En periodos inflacionarios. correspondiente con la fecha en que se creó el presupuesto. conforme la fecha de emisión. La imagen anterior. nos permite establecer las perdidas o ganancias por tipo de cambio o costos. representa una búsqueda de recursos consultando a los ingresados en el presupuesto de la unidad de negocio antes seleccionada. el recurso a comprar o todos de una vez. La creación de una Orden de Compra. Compra: Valor de la moneda de control. implica varios procesos de control cruzados vinculando a la unidad de negocio (Aplicación). indica cuanto por bodega. Moneda O. (Presionando ícono “Carga Presupuesto”) Caso 2: Orden de Compra sin Presupuesto Asociado En el caso que la orden de compra no involucre un presupuesto. b) Métodos de registro Caso 1: Orden de Compra con Presupuesto Asociado En el caso que la orden de compra se registre en función de un presupuesto. consecuente con lo comprado Saldo en Bodega: Cantidades físicas en una o más bodegas. Otra forma de llamar recursos de la tabla maestra es invocar el ícono “Cargar todos los Recursos” Caso 3: Orden de Compra a partir de un Pedido Seleccionada la unidad de negocio y asumiendo que la empresa utiliza las opciones logísticas que ofrece el módulo. se logra generar una orden de compra llamando a pedidos aprobados haciendo clic en ícono “Cargar Pedido”. Selección de Recursos 19 . Así lo muestra la imagen que sigue: Una vez informado. el usuario selecciona el N° del pedido con un doble clic. no olvide hacer clic en la columna “Descripción” que ayudará a ordenar los recursos de forma alfabética. Guía Despacho y Factura (VB Facturación) 6. el sistema entregará los precios informados en el presupuesto (desde módulo UnyPre®) Sección V Informes representativos para gestión de Compras y Control Presupuestario. 7. los informes se encuentran al hacer clic en el ícono “Imprimir” que aparece en el menú principal. Fax. Como en todos los módulos del sistema.Independientemente del mecanismo de búsqueda que utilice el usuario. para una búsqueda rápida de recursos. 20 . Automatización de Envíos de Orden de Compra ( Vía e-mail. Completa). Valija de Datos a Oficina Central). Mantención de Órdenes de Compra (Anulación Parcial. VB Orden de Compra (Ciclo VB. 2. la selección de recursos se logra una vez que se da doble clic sobre el registro como lo representa la imagen que sigue: Ya ejecutado lo anterior. Pareo OC. En pantalla orden de compra. 5. incluido Firma Digital) 4. Cotizaciones) Plantilla de Compra Automatizada. que se despliega corresponde al valor comprometido a pago en la ultima orden de compra emitida o en su defecto. el precio del recurso (bien o servicio). Ciclo Administrativo. el usuario debe grabar los recursos a comprar presionando el ícono “Graba Recursos Seleccionados” o haciendo clic en botón “Aceptar”. Orden de Compra (Manual o Automatizada en función de Pedidos. En pantalla orden de compra. 3. Tip´s / Recomendaciones del capítulo El proceso natural de una orden de compra generalmente se comporta de la siguiente manera: 1. En la imagen que sigue. Se recomienda consultar los informes: Auditoria General: Entrega el ciclo completo de compras. la pestaña “Abastecimiento”. el listado de facturas que están por vencer según rango de semanas que define el usuario. facturas.Flujo Comprometido: Entrega el listado por proveedor/centro de costo. tienen relación con el análisis monetario del proceso de compras. compras. .Resumen de Compromiso: Resume fechas de creación de órdenes de compra. Permite además. recepciones. se recomienda revisar: . pedidos. VB de procesos Compras por Proveedor – Recursos: Ofrece estadísticas de compras tanto por proveedor como de recursos. cotizaciones y recepciones. contabilización. 21 .Cada Informe se agrupa según el tipo de información que requiera el usuario. entrega reportes propios del proceso logístico. En ese sentido. Órdenes de compra Masiva: Facilita la impresión masiva de órdenes de compra. Los informes que agrupa la pestaña “Auxiliares”. búsquedas por número de orden de compra y cuentas contables entre otros filtros. Por su parte. Finalmente. la pestaña “Auditoria” ofrece al usuario informes estadísticos de recursos y proveedores.Incidencia Compras Proveedor: Permite conocer el volumen de compras emitidas a proveedores conforme rango de fechas definidas por el usuario. 22 . . los Informes que entrega la pestaña “Control Integrado UnySoft ERP” insertan el proceso de compras al contexto del control presupuestario.Indicadores (Usuario-Obras): Resume número de órdenes de compra emitidas. montos promedios y órdenes de compra fuera de presupuesto. Los informes a revisar son: . Todos los informes son de lectura obligada para los usuarios.