5.1 TÈCNICAS DE CONTROL CONTROL POR ÀREAS FUNCIONALES una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a un nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiarán las más usuales. 5.1.1. CONTABLES auxiliando de esta manera a la gerencia de la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. . y para analizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización. departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios.CONTROL DE FINANZAS Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos Monetarios de los recursos. CONTROL PRESUPUESTAL Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación. . sin embargo son también. y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado. control financiero. facilitar . Ø Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad. Ø Detectar las causas que hayan detectado las variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. producción. Ø Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras. compras. Ø Por medio de datos reales y concretos. etc. Ø Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos. inventarios. UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTADO DEBE: Ø Incluir las principales áreas de la empresa: ventas. por muy pequeña que sea. El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la información de una empresa. en esta forma. para que. oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. puede operar con éxito si no cuenta con información verídica.CONTROL CONTABLE Ninguna empresa. la gerencia adopte las decisiones más atinadas para . EL CONTROL CONTABLE DEBE: v Proporcionar información oportuna y oportuna. v Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad. tomar decisiones y controlar las operaciones. v Orientar a la gerencia para determinar guías de acción. y no limitarse al registro de operaciones. v Establecer las responsabilidades de los intervienen en las operaciones. v Detectar causas y orígenes. v . v Evitar malos manejos y desfalcos. sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas. etc. sino de los estados financieros. mermas. no sólo de registros. . productos incosteables.. proporciona esta información a través. de esta información es posible no sólo establecer el precio más adecuado del producto. La contabilidad. medidas o indicadores de la situación de la organización. y de sus análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares. que es la parte primordial del control. o que permite a la gerencia tomar decisiones más relacionales. A través. COSTOS Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación. . Como puede inferir. Esta evaluación se realiza con base a la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros. y que su aplicación sea consistente. AUDITORÌA La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. la auditoría es el “control” aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa. así como el manejo que se destina para el mismo. son algunas pautas que permiten evaluar el grado de excelencia de la organización.ADMINISTRACIÒN FINANCIERA La evaluación del flujo de dinero dentro de la compañía. La asignación del presupuesto para proyectos de inversión. Un derroche de dinero mostrará una preocupación nula en el manejo correcto de los fondos. . expansión y crecimiento refleja una organización que avanza para lograr una mayor competitividad. . Los indicadores que se utilizan son: Ø RELACIÒN ENTRE ACTIVO CORRIENTE Y PASIVO CORRIENTE. Una forma de medir la eficiencia en la administración de recursos financieros. Ø PLANEACIÒN FISCAL Consiste en analizar el plan fiscal o de impuestos con el fin de evaluar si se reduce la cantidad de impuestos al mínimo legal. Ø PRESUPUESTO Revisión del sistema de presupuestos. para aumentar el potencial de las ganancias. Ø FLUJO DE DINERO Evalúa el flujo de entrada de fondos en relación con la salida de los mismos. Evalúa la capacidad empresarial para cumplir diariamente con sus obligaciones financieras del capital de trabajo. para determinar si los fondos se utilizan correctamente. Ø PERIODO DE COBROS. para determinar su grado de efectividad. se fundamenta en la duración de fondos del periodo de cobros y en la recuperación de la cartera. decisiones de dividendos y descripción de la situación financiera de la empresa. Las herramientas de planeación (y control) financiero se refiere a cuatro factores: inversión. Las herramientas financieras son: Ø ANÀLIS DEL ENTORNO Ø ESTADOS FINANCIEROS Ø ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PÈRDIDAS Y GANANCIAS. Ø BALANCE GENERAL Ø RAZONES FINANCIERAS Ø PRESUPUESTOS Ø ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (CRASH-FLOW) Ø ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÒN DE RECURSOS FINANZAS . financiamiento. estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias. Mediante el análisis de dichos factores se elaborarán gráficas en las que se representan los aspectos más relevantes de cada uno. . ESTADOS FINANCIEROS En estos se plasma la situación financiera de la empresa.ANÀLIS DEL ENTORNO Análisis presente y futuro del entorno económico. tecnológico y legal en el que se desenvuelve la empresa. con el fin de tomar decisiones acertadas. razones financieras. estados financieros proyectados. estado de origen y aplicación de recursos. político. estados financieros comparativos. Los estados financieros son: balance general. Sirven para analizar los resultados financieros y detectar cómo funciona la empresa y sus áreas. presupuestos. Ejemplo: . Se elabora con el propósito de visualizar los niveles de ventas. *ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PÈRDIDAS Y GANANCIAS. Es un reporte que muestra los resultados de las operaciones realizadas durante un periodo determinado de tiempo. seis o 12 meses. gastos y utilidades obtenidos de la operación neta de la actividad preponderante durante un periodo determinado. normalmente cada uno. tres. costos. Ejemplo: . Frecuentemente se presenta junto con el estado de posición financiera de un periodo anterior. administradores y/o posibles socios o instituciones financieras. .BALANCE GENERAL Es el estado que muestra la situación financiera de la empresa. con el fin de comparar y establecer incrementos o disminuciones en los diferentes rubros y resultados de la organización. Es un reporte por medio del cual se presenta la información financiera a propietarios. Ejemplo: . etc. con el fin de determinar la situación financiera de la empresa en cuanto a su posicionamiento en el mercado. inversiones. Las más importantes son: Ø Prueba del ácido . desarrollo. RAZONES FINANCIERAS Son índices a través de los cuales se relacionan las diversas cuentas del balance. clientes. utilidades. La inversión de los dueños del negocio en activo circulante debe ser por lo menos igual a la inversión de los acreedores. Para los negocios comerciales e industriales la solvencia es satisfactoria cuando su valor es superior a 100 %. Esta razón indica que la empresa tiene $ 1. Ø Rotación de cuentas por cobrar .74 de activo de inmediata realización por cada $1 de pasivo circulante.74 de activo circulante para hacer el pago de cada $1 de pasivo circulante. Ø Prueba de solvencia Significa que se dispone de $2. ya que la inversión en activo circulante no debe ser inferior al riesgo de los acreedores al suplir este activo. se vendieron $4. se le utiliza como índice para apreciar la eficiencia en el manejo del capital invertido en clientes. Ø POSICIÒN FINANCIERA . Ø ROTACIÒN DE INVENTARIOS Esta razón significa que por cada $1 invertido en inventarios. En relación con el plazo medio de crédito. y la inversión total en inventarios se ha transformado cuatro veces el efectivo de saldos a clientes. Esta razón significa las veces que el saldo a cargo de clientes se va a recuperar durante el ejercicio. . las inversiones de activo fijo deben hacerse con recursos provenientes de capital contable. porque corresponde a los dueños suministrar los elementos económicos básicos de la empresa. Ø RAZÒN DE DEPENDENCIA Esta razón significa que por cada $1 invertido en activo fijo. se utiliza como índice de orientación para determinar el exceso de inversión de activo fijo o la insuficiencia de ventas. Esta razón significa que el 83% de activo fijo es inversión capital contable. la empresa ha vendido $0. En términos generales.40. mayor es la habilidad de la administración. . por lo cual. cuanto mayor es el volumen de operaciones que se hagan con un capital contable determinado.Ø RAZÒN DE EFICIENCIA OPERATIVA La razón de ventas netas a capital contable representa una medida adecuada en el manejo del capital propio. asignación de recursos para sueldos y salarios. intereses por préstamos y dividendos. Los presupuestos de egresos son: compra de equipo y materias primas. Los presupuestos de ingreso son: producción. nos permiten examinar las funciones financieras a un año dividido en trimestres o incluso en meses para hacerlo más exacto. ventas en efectivo. PRESUPUESTOS Sirven para planear y controlar los recursos financieros de la organización mediante el cálculo de la futura operación de cada área. . diferentes tipos de gastos y costos. dividendos. pago de impuestos. ventas de activos fijos. pago a proveedores. rentas. cobros de cuentas por cobrar. entre otros. para lo cual se consideran dos aspectos primordiales: los presupuestos de ingresos y de egresos. Ejemplo: ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (CRASHFLOW) . Este reporte permite pronosticar las necesidades de efectivo en forma anticipada. semanal y/o mensualmente. Es el reporte que reúne las fluctuaciones. Puede ser realizado cada día. quincenal. los ingresos y los egresos de efectivo inmediatos durante un periodo determinado. Para calcular el punto de equilibrio se consideran los siguientes elementos: volumen de ventas en unidades(x). ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÒN DE RECURSOS Tienen por objeto analizar de dónde provienen los recursos que adquiere la empresa en el periodo y a dónde son canalizados. es el punto exacto de producción en que la empresa no gana ni pierde. costo fijo de operación por periodo (F) y costo variable de operación por unidad (y). para así tener un control interno de los mismos. PUNTO DE EQUILIBRIO Por medio de esta herramienta se establece el punto de venta y de productos terminados que tenemos que fabricar. . precio de venta por unidad (P). para que no existan pérdidas ni ganancias. FÒRMULA PARA CALCULAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO: . COMPORTAMIENTO . Incluyen además la realización del inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran las habilidades. . características y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa. AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal.CONTROL DE RECURSOS HUMANOS Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal. se llevan acabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos. experiencias. con el fin de corregir deficiencias. quejas de los subordinados. mide la efectividad de los miembros de la organización. coeficientes de mano de obra. con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: clientes. como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas. Los anteriores factores se determinan con base en registro estadísticos y se comentan con los supervisores.EVALUACION E LA ACTUACION Como su nombre lo indica. eliminándose. . así. compañeros y supervisores. conflictos y apreciaciones subjetivas. sirven a su vez. eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa. Retiro y despidos (causas que lo provocan). .EVALUACION DEL RECLUTAMIENTO Y DE SELECCION Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como: Efectividad en el procedimiento de selección. Buzón de quejas y sugerencias. retardos y rotación. Estudios de entusiasmo. EVALUACION DE LA MOTIVACION Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad. . mas necesaria. Puede efectuar mediante el estudio de ciertos índices: Productividad. Frecuencia de conflictos. se realiza a través de: Encuestas de actitud. Productividad. Desarrollo del personal.EVALUACION DE CAPACITACION Y DESARROLLO Es una de las áreas cuyas evaluaciones es mas difícil. pero también. Presupuestos de salarios. Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.EVALUACION DE SUELDOS Y SALARIOS Algunas de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son: Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares. . Evaluación de puestos. Conflictos salariales. La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registro y estadísticas relativos a: Índice de accidentes. Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización y que los controles y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.SERVICIOS Y PRESTACIONES.EVALUACION SOBRE HIGIENE Y SEGURIDAD. . Análisis de ausentismo Sugerencias y quejas Estudios de fatiga. Participación del personal en los programas de servicio y prestaciones. que contribuye a limitar o acrecentar sus capacidades y aptitudes.RECURSOS HUMANOS Esta variable se refiere a la administración del elemento humano. La intención de evaluar dichas subfunciones es conocer el grado preocupación que los niveles gerenciales muestran hacia su personal . Sus indicadores son: a) PLANEACION E INCORPORACION DEL PERSONAL. d) ADMINISTRACION DE CONTRATOS SINDICALES. c) ASCENSO EN LA ADMINISTRACION. b) EVALUACION DEL DESEMPEÑO. . Los métodos mas utilizados son: Indexación Extrapolación. Hay do tipos de pronósticos en el área de recursos humanos: a) Basados en experiencias. b) Basados en tendencias.PRONOSTICOS Son instrumentos que prevén las necesidades futuras de los empleados en una organización. INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS Es un informe detallado que registran a todo el personal de la empresa y sus características.FUENTES DE RECLUTAMIENTO INTERNA. sirve para planear necesidades de esta área. Diversos medios de los que se puede obtener mano de obra del exterior. . Son los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos a un área superior. considerando a los empleados actuales para futuras oportunidades en relación con el progreso dentro de la empresa. EXTERNA. TECNICAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL a) Pruebas de idoneidad.ANALISIS DE PUESTO Consiste en la descripción detallada de las actividades y los requisitos que se necesitan para desempeñar una unidad de trabajo especifica. . b) Pruebas psicológicas Inteligencia Personalidad Habilidades c)Entrevistas de selección. ENCUESTA REGIONAL DE SALARIOS Se realiza en la localidad para determinar la remuneración que existe en otras industrias del mismo sector o en diferentes. comparación de factores y por puntos. sirve para remunerar equitativamente al personal.VALUACION DE PUESTOS Técnicas que permite determinar el valor de un puesto. Sirve para la administración de sueldos y salarios. Existen diversos métodos de valuación: por alineamiento de escalas o grados predeterminados. SOFTWARE En el área de recursos humanos existen paquetes de computadora con las técnicas nadas que facilitan la planeación. . Diap pepe . Control de mercadotecnia . Comprende áreas como: Ventas. distribución. publicidad y promoción .Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor. desarrollo de productos. ØInventarios. ØInnovaciones en plana y equipo. tales como: ØPlaneación de producción. b)Desarrollo de planes a corto y mediano plazos. ØFinanzas: expansiones. c)Evaluación de la efectividad de los vendedores. ØCompras. fusiones. al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. ØNecesidades de planta y de recursos humanos. ØDeterminación de las necesidades de efectivo. etc.La evaluación proporciona fundamentos para: a)Toma de decisiones de la organización en general. ØTrafico. . ØInvestigación y desarrollo. d)Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia. Control de ventas Los pronósticos y los presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. ya que permite fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. . y adoptar las medidas correctivas adecuadas.La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma quesea posible detectar las variaciones significativas. . .Esta función resalta la destreza de los niveles gerenciales para colocar su producto en el gusto del cliente y para satisfacer las necesidades de este. Indicadores de la Mercadotecnia . Mide la cantidad de clientes incondicionales que favorecen un constante volumen de ventas y que mantienen por largo tiempo la cantidad de la operabilidad de la organización.vNumero de clientes fundamentales. . vPublicidad. . Evalúa la eficiencia de programas de publicidad. . Evalúa la cantidad y operatividad de sistemas de mercadotecnia utilizados.vPromoción y Venta. Evaluación del sistema de distribución empleado para determinar si éste es la mejor alternativa para reducir gastos.vLogística. . Análisis del mercado para comprobar la aceptación de los precios por parte del cliente. .vDeterminación de Precios. 5. .1.5 DE INVESTIGACIÓN. DESARROLLO E INNOVACIÓN INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Esta función ayuda a la empresa a controlar el entorno de su mercado y simplemente a reaccionar frente a las presiones del mismo . que es la utilización del conocimiento científico para el desarrollo de "tecnologías blandas o duras" .Investigación la investigación tecnológica. iniciándose entonces un nuevo ciclo de investigación. una vez analizados e interpretados. modificarán o añadirán nuevos conocimientos a los ya existentes.Una investigación se caracteriza por ser un proceso único: Sistemático: A partir de la formulación de una hipótesis u objetivo de trabajo. . se recogen datos según un plan preestablecido que. Organizado: todos los miembros de un equipo de investigación deben conocer lo que deben hacer durante todo el estudio. Objetivo: las conclusiones obtenidas del estudio no se basan en impresiones subjetivas. sino en hechos que se han observado y medido. aplicando las mismas definiciones y criterios a todos los participantes y actuando de forma idéntica ante cualquier duda. y que en su interpretación se evita cualquier prejuicio que los responsables del estudio pudieran hacer . Desarrollo. Un sentido con mayor aplicabilidad y concreción en la definición de desarrollo establecería que el mismo está caracterizado por condiciones en las cuales los bienes y servicios se encuentran crecientemente al alcance de los grupos sociales que conforman la sociedad. . servicio o proceso. seleccionarlas. Innovación. pasando por la prueba de viabilidad hasta la comercialización del producto o servicio. implementarlas y comercializarlas. La investigación y el desarrollo. Las ideas pueden referirse a desarrollar o mejorar un nuevo producto. los clientes y cada empleado de la empresa es un potencial proveedor de nuevas ideas generando las entradas para el proceso de la innovación. Innovación es generar o encontrar ideas. las exposiciones o ferias. la competencia. Dentro de los procesos de negocio de una empresa se debe considerar el proceso de la innovación que cubre desde la generación de ideas. . los seminarios. Sus actividades pueden ser muy variadas. dependiendo del tamaño y las ambiciones de la organización. . Su evaluación comprende el estudio de las investigaciones que se realizan dentro de la compañía para el lanzamiento de nuevos productos o para mejorarlos. Resulta de gran importancia ya que al conocer el grado de interés de los directivos en la investigación y el desarrollo se demuestra su preocupación por mantener a la empresa como líder en el ramo y en el gusto del publico. . 4) Asignación de fondos y desarrollo. .Las subfunciones que se evalúan dentro de esta función son las siguientes : 1) Concepto de ideas del nuevo producto. 3) Proyección y programación de investigación y desarrollo. 2) Manejo del producto. Por medio del estudio de las funciones y subfunciones enumeradas se obtiene una idea general del grado de excelencia alcanzando por la organización y se pueden detectar aquellas aéreas que en las que es preciso alcanzar la excelencia. . es necesario evaluar todas sus aéreas clave íntegramente y determinar sus puntos débiles y fuertes para emprender las acciones necesarias con el fin de lograr la excelencia. . Para poder determinar si una empresa es excelente o no. ANÁLISIS DE LA RED TIEMPO-EVENTOS . diseñadas para evaluar el ajuste entre sí de las diversas partes de un programa en el transcurso del tiempo y de los eventos. llamado I técnica de evaluación y revisión de programas (PERT.ANÁLISIS DE LA RED TIEMPOEVENTOS Otra técnica de planeación y control es el análisis de la red tiempo-eventos. Program Evaluation and Review Technique). Antes de que se desarrollara la PERT hubo otras técnicas. . esta gráfica ha sido considerada como revolucionaria en la administración. Gantt a principios del siglo XX y que culminó en la gráfica de barras que lleva su nombre. Gráficas de Gantt . Lo que Gantt advirtió fue que la totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo interrelacionados que los individuos puedan comprender y seguir. Los avances más importantes en el campo del control desprenden de este sencillo principio. Aunque basada en un concepto simple. La primera de esas técnicas fue el sistema de gráficas desarrollado por Henry L. así como de los principios básicos del control como la selección de los elementos decisivos de un plan. . .LA PRESUPUESTACION CON PUNTOS DE REFERENCIA. En la presupuestación con puntos de referencia un proyecto se divide en piezas controlables. las cuales son objeto después de seguimiento cuidadoso. y contribuyeron enormemente a la mejor planeación y control de muchos proyectos y operaciones. La presupuestación con puntos de referencia y la PERT surgieron como resultado de la creación de nuevas técnicas basadas en los principios de la gráfica de Gantt y de la mejor apreciación de la naturaleza de red de los programas. cuya exitosa ejecución contribuyó a acelerarlo. el método de la ruta crítica (CPM. PERT o su técnica de red complementaria. . la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) fue aplicada formalmente por primera vez en 1958 a la planeación y control del sistema de armamento Polaris. pueden emplearse en numerosas aplicaciones no gubernamentales (como proyectos de construcción ingeniería y montaje de maquinaria). critica/ path methad). Además. e incluso en tareas tan sencillas como la programación de actividades para la emisión de informes financieros mensuales.TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROGRAMAS (PERT) Desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos. Principales características PERT es un sistema de análisis de redes tiempo-eventos en el que se identifican los diversos eventos de un programa o proyecto, para cada uno de los cuales se establece un periodo planeado. Estos eventos se organizan en una red que revela sus relaciones entre sí. En cierto sentido, PERT es una variante de la presupuestación con puntos de referencia El siguiente ejemplo ilustra la naturaleza básica del PERT. Cada circulo representa un evento, un plan de apoyo cuya ejecución se mide en un momento determinado. Los círculos están numerados en el orden en que ocurren los eventos. Cada flecha representa una actividad, el elemento de consumo de tiempo de un programa, el esfuerzo que debe hacerse entre eventos. El tiempo de la actividad, representado por los números junto a las flechas, es el tiempo requerido para el cumplimiento de un evento. Estas estimaciones suelen incluirse en la PERT dada la enorme dificultad para calcular el tiempo con toda exactitud en muchos proyectos de ingeniería y desarrollo. estimación basada en el tiempo que el ingeniero a cargo del proyecto cree realmente necesario para la ejecución de la labor. que no un desastre mayor. . estimación basada en el supuesto de que habrá que enfrentar una dosis lógicamente concebible de mala suerte. tiempo "más probable". y el tiempo "pesimista". estimación del tiempo requerido si todo marcha excepcionalmente bien. pero el programa PERT original contemplaba tres estimaciones de tiempo: el tiempo "optimista". En este ejemplo sólo aparece un valor de duración para cada actividad. 6 semanas. Esto no es infrecuente en las gráficas PERT. El siguiente paso es calcular la ruta crítica. con especial consideración a la estimación más probable. tras de lo cual en los cálculos únicamente se emplea una sola estimación. El tiempo de actividad de la secuencia de esta ruta es de 131. incluso esta ruta crítica terminará 3.4 semanas. de manera que se acostumbra identificar varias rutas .4 semanas antes de esa fecha. la secuencia de eventos de mayor duración que no tienen tiempo de holgura (o ésta es la menor posible) En la figura 19. Otras rutas son casi tan prolongadas como la ruta crítica. esto es.2 la ruta crítica comprende los eventos 1-3-4-8-9-13. si el tiempo de entrega prometido es de 135 semanas. la ruta 1-2-9-13 tiene una duración de 129. Por ejemplo.Cuando se realizan varias estimaciones por lo general se les pro media. Aunque la ruta crítica puede cambiar como resultado de demoras en eventos clave de otras partes del programa. Aunque es p00sible realizar manualmente análisis PERT más reducidos. Los análisis PERT usuales implican cientos o miles de eventos. identificarla desde el principio permite la estrecha vigilancia de esta secuencia de eventos en particular para garantizar la marcha a tiempo del programa en su totalidad. . las estimaciones indican que cuando se hallan involucrados más de 200 a 300 eventos es prácticamente imposible efectuar los cálculos necesarios sin computadora. . ya que cada administrador subordinado debe el evento del que es responsable. dada la imposibilidad de realizar análisis de tiempo-eventos sin planeación y comprobación del ajuste de las piezas entre sí. Primera. Tercera.Fortalezas y debilidades PERT ofrece cinco ventajas importantes. obliga a planear a lo largo de toda la línea. Segunda. obliga a los administradores a planear. dirige la atención a elementos críticos que quizá necesiten corrección. Cuarta. hace posible un control de previsión retraso afectaría los eventos subsecuentes y tal vez al proyecto en su totalidad a menos que el administrador pueda recuperar el tiempo perdido reduciendo: e1 do asignado a alguna de las acciones futuras. el sistema de red subsistemas permiten a los administradores dirigir sus reportes y presiones en busca de acción al punto y nivel indicados de la estructura organizacional en el momento oportuno. Quinta. . . PERT también padece ciertas limitaciones. Sin embargo. esta técnica no es útil cuando un programa es nebuloso y no pueden hacer estimados de tiempo razonables. no obstante aun en este caso puede obtenerse relativa certidumbre mediante prácticas como la de involucrar a dos o más grupos en las labores requeridas por un evento cuando así lo permitan los costos. Dada la importancia para su operación del tiempo de actividad. Lo anterior constituye las características del proyecto. El método CC consta de dos partes: la construcción de la grafica del proyecto el cálculo del camino crítico y de los tiempos libres de actividades. . Un proyecto está formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. es necesario conocer.El método del camino crítico El método del CC es una herramienta que facilita la función de planeación. Para efectos de este método. De esta forma a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades críticas o de mayor relevancia. el tiempo necesario para realizarlas. además de la lista de actividades. las fechas de terminación. su interdependencia y la secuencia u orden lógico de su ejecución. Tiempo lejano de terminación (TLT). en el que ya se puede realizar una actividad. . sin retrasar el proyecto. Momento más cercano del inicio del proyecto. Anotando dentro la clave de actividad y su duración.Tiempo lejano de iniciación (TLI): TLT – D . TPT+ D. duración. . Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias es conveniente elaborar la una gráfica la cual sirve para mostrar la secuencia de actividades. . .Duración (D). Momento más lejano en que se pueda terminar una actividad. -La flecha para señalar la secuencia de actividades. .Tiempo próximo de la iniciación (TPI). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.Tiempo de holgura (TH): Resultado de: TLI-TPI o TLT- . O. Clave. Los símbolos que se usan son: El circulo para representar cada actividad. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad. A.Tiempo próximo de terminación (TPT). así como el tiempo de holgura de actividades. Conocer cuáles son las actividades del camino crítico. considerando la duración del proyecto. Se determina el tiempo necesario para realizar un proyecto. Sirve para controlar el proyecto. mejorando así el uso de recursos. facilita la administración del proyecto y el análisis de las actividades verdaderamente importantes. De este modo se evita acelerar actividades no críticas. lo que facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto. EL CC ofrece varias ventajas como son: Tener una gráfica que permite ver la secuencia y la relación entre las actividades. podemos hacer la gráfica de las actividades pendientes de realizar y calcular el nuevo camino crítico. conforme se ejecutan las actividades. . que no colaboran a la reducción del tiempo. ya que. . . y en sus aspectos esenciales como método de ruta crítica (CPM). a partir de la secuencia de eventos interrelacionados. Este consiste en un sistema de análisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un programa de proyecto. los sistemas PERT/Costo introducen los costos de cada acontecimiento y se combinan con el tiempo transcurrido de cada evento o serie de eventos. la trayectoria de aquellos en que hay tiempo de holgura ( o el mínimo) en términos de terminación planeada es la ruta crítica. PERT y sus diversas modalidades. tiene un considerable potencial para su uso en muchos aspectos de la planeación y el control de operaciones. los sistemas PERT/Tiempo tratan solo del tiempo. con el tiempo planeado para cada uno y colocados en una red de muestra la relaciones de cada evento con otros. como PERT/costo. Con frecuencia conocida como técnica de evaluación y revisión de programas.PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas) Otro método muy usado recibe el nombre de PERT ( Técnica de evaluación y revisión de programas ). Sin embargo. . PERT es una extensión lógica de la famosa gráfica de Gantt. Ejemplo de una gráfica PERT . 5.3 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION . El sistema IG tiene que ser adaptado a necesidades especificas y puede incluir información de rutina. Los datos se procesan en una modalidad útil que efectivamente informe. comparación. DEFINICION: como un sistema formal para la recopilación. como la representada por informes mensuales: información que señala excepciones o sobre todo en puntos críticos e información necesaria para proveer el futuro. una computadora es capaz de procesar datos en busca de conclusiones lógicas. El equipo electrónico si se le programa adecuadamente. Los lineamientos para el diseño son similares a los requeridos para el diseño de sistemas y procedimientos y otros sistemas de control. clasificarlos ponerlos a disposición de un administrador. análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna eficaz y eficiente. Integración.La comunicación es necesaria para el desempeño de las funciones administrativas y para la vinculación de la organización con sus condiciones externas. . MIS) ofrece el vinculo de comunicación que hace posible la administración. El sistema de información gerencial (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM. cuando los administradores necesitan toda clase de información no contable sobre las condiciones externas.CRECIMIENTO DE LOS DATOS BASICOS Junto con su cada vez mejor procesamiento. producción y distribución. han generado un enorme crecimiento de la información administrativa disponible. . así como la investigación de las operaciones. Los métodos tradicionales no operan con los nuevos No obstante en muchas compañías este ha sido prácticamente el único tipo de datos regularmente recolectado y analizado. cambios y desarrollos tecnológicos productividad de la fuerza de trabajo y cumplimiento de metas. tales como circunstancias sociales. A pesar de todo las computadoras. competencia. también precisan de información no contables sobre las operaciones internas. Esto puede constatarse especialmente en relación con datos sobre comercialización. Adicionalmente. costos de producción. la gran atención concedida ala información administrativa hadado lugar ala desaparición de muchas de sus más conocidas limitaciones. económicas y políticas y avances técnicos. La información debe ser cualitativa además de cuantitativa. Como observar la cantidad de salidas de impresión. no pueden comprender o sencillamente no responde a sus necesidades particulares. En ciertas compañías se han establecido unidades organizacionales con nombres como “servicios administrativos” o “análisis y servicios administrativos” que se encargan de hacer útil y comprensible la información. informes. . proyecciones y pronósticos que les resulta imposible leer por falta de tiempo.INDIGESTION DE INFORMACION Los administradores que ya han experimentado el impactos del mejor y mas rápido procesamiento de datos temen ahora los riesgos de las ingestión de información” procesadores de datos producen materiales a un ritmo casi enloquecedor. El servicio es ofrecido por especialistas que saben (o indagan) qué información necesita los administradores y como condensarla e interpretarla para usos administrativos. SERVICIOS DE INTELIGENCIA El establecimiento de servicios de inteligencia y desarrollo de las nueva profesión de expertos en inteligencia son un intento por resolver el problema de la sobrecarga de información. las personas que trabajan en gobierno. 1997:1) La tecnología de la información ( TI ) esta cambiando la forma tradicional de hacer las cosas. . tener procesos en línea. en empresas privadas. manipular o distribuir información. que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la *TI * cotidianamente mediante l usos del internet las tarjetas de crédito. etc. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera. es decir. el pago electrónico de la nomina.¿ Qué es la tecnología de la información? Se entiende como “aquellas herramientas y métodos empleados para recabar. La tecnología de las información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicada ala toma de decisiones (bolonga y walsh. retener. pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. LA primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa. Al igual que la manufactura y ventas se han expandido grandemente. pues las ventajas no siempre son permanentes. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos. Aunque no garantiza que esta obtenga resultado de manera inmediata o a largo plazo. traer consigo otro grupo de estrategias. como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo. 1999). que permiten producir una variedad mas amplia de productos a un precio mas bajo y en menor tiempo que la competencia. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimiento o que lo desarrolle plenamente de acuerda los lineamiento que se establecieren.Al ser utilizando eficientemente obtener ventajas competitivas. productos y/o servicios respeto de sus competidores (ALTER. así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento. modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. En la implementación de un sistema de información interviene muchos factores siendo unos de los principales el factor humano. encontrar procedimiento acertado constante. Además tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. El usos creativo de la tecnología de la información pues proporciona a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos. . como esta la empresa en relación a sus competidores.Investigación preliminar La investigación abarcara aspectos como internos y externos de la empresa. Una vez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen en el medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en que porcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas. Se debe de ser totalmente objetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en este punto es importante no olvidar el aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. así como los tiempos que se requieren para la implementación del nuevo sistema. Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomaran en cuenta en el proyecto y la importación relativa de cada una de ellas. El aspecto cualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y la visión de la empresa. . materiales y humanos. es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y a donde queremos llegar. quien es mi competencia directa e indirecta. Estudio de factibilidad El estudio de factibilidad permitirá a la empresa evaluar factores como: recursos financieros. ¿Cómo lo hacen los demás? El conocimiento general de la empresa se da en este punto. Uno de los elementos clave para una organización y también visto como herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información y que esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada. es decir. pero la función principal y que puede ser mas palpable por la administración de la empresa es la de tener información fiables e inmediata. .Una de las opciones es ¿lo hacemos en casa o lo compramos?. reducir tiempo (horas/ hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. en tiempo y que sea de calidad. ayudan a mejorar procesos de las empresas. Hoy en día. Esto es muy diferente al del simple proceso de datos u obtención de los mismo. si los compramos ¿Qué compramos? Actualmente existen una gama muy amplia de sistemas de información desarrollados para satisfacer las necesidades de la mayoría de la empresa. algunos de estos sistemas tienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas pantallas en el caso de sistemas de ERP cuentan con su lenguaje de programación que permite capacitar a una persona para poder hacer las modificaciones que se desee. MODULARES. es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. el operador simplemente captura el pedido y el sistema ser encarga de todo lo demás. A medida que las empresas crecen. con la desventaja de que al no estar integrado. Por ejemplo. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Tienen 3 características: INTEGRALES. finanzas. servicio públicos.Una empresa cuenta con diferente recursos: humanos. Por ejemplo. existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuara funcionalmente a los procesos del negocio. de control de inventarios. Una ventaja de los ERP. transporte. la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos. por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida. los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. ADAPTABLES. cualquiera que sea el giro de la empresa. tesorería). Esto ultimo se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas. la información se duplica. y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Los ERP están creados para adaptarse ala idiosincrasia de cada empresa. porque permiten controlar los diferentes proceso de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre si es decir. . control de almacén. aeronáutica) o bien. crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Y es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. materiales. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. para controlar inventario. Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos. la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING o planeación de los recursos de la empresa). Ejemplo: ventas. de planeación de distribución del producto cobranza. tecnológicos. Si la empresa no usa un ERP. materiales. necesitara tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados. inventarios. Con un ERP. financieros e información. adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma. en una compañía. tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos. el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción. por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP. etc. particularmente usos del software y hardware”.TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN La tecnología de información (IT). de procesar de transmitir y de recuperar la información. se ocupa del uso de computadoras y del software electrónico de convertir de almacenar. ayuda o gerencia de los sistemas de información computarizados. puesta en practica. de proteger. Ha llegado a ser recientemente popular para ensanchar el término explícitamente para incluir el campo de la comunicación electrónica de modo que la gente entienda para utilizar la abreviatura ICT (tecnología de información y de comunicación). En fin. . según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América (ITAA) es “el estudio. diseño. desarrollo. Historia de la tecnología de información El termino “tecnología de información” vino alrededor en los años 70. A través del vigésimo siglo una alianza entre las industrias militares y varias han existido en el desarrollo de la electrónica, de computadoras, y de la teoría de información. Los militares han conducido históricamente tal investigación proporcionando la motivación y financiándola para la innovación en el campo de la mecanización y de la computadora. La primera computadora comercial era el UNIVAC I. Fue diseñada por J. Presper Eckert y Juan Mauchlypara la oficina de censo de los EE. UU. En los años 70s se vio la subida de microordenadores, seguida de cerca por el ordenador personal de IBM en 1981. Desde entonces, cuatro generaciones de computadoras se han desarrollado. Cada generación represento un paso que fue caracterizado por el hardware del tamaño disminuido y de capacidades crecientes. La primera generación utilizo los tubos de vacio, segundos circuitos integrados de los transistores y los terceros. La cuarta (y corriente) generación utiliza sistemas mas complejos por ejemplo muy-grandes-escala la integración o un sistema-en-uno viruta. La tecnología de información hoy Hoy, la tecnología de información del término ha hinchado para abarcar mucho aspectos de computadora y de la tecnología, y el término es más reconocible que antes. El paraguas de la tecnología de información puede ser absolutamente grande, cubriendo muchos campos. Los profesionales realizan una variedad de deberes que se extienden desde instalar usos, a diseñar redes de ordenadores y bases de datos complejas de la información. Algunos de los deberes que los profesionales realizan pueden incluir: •Gerencia de datos •Establecimiento de una red de la computadora •Diseño de los sistemas de la base de datos •Diseño de software •Sistemas de información de gerencia •Gerencia de sistemas USAR LA INFORMACION PARA TOMAS DECISIONES La tecnología de la información ayuda en que las personas tomen decisiones de negocios hoy día. Hace apenas 30 años, cuando muchos de los grandes ejecutivos de hoy empezaban sus carreras, pocas compañías usaban computadoras. Hoy día, la informática es una de las industrias de mas rápido crecimiento e incluye no solo computadoras, sino las telecomunicaciones y productos y servicios relacionados con la internet. Las computadoras ahora están en casi todos los escritorios de los empleados y proporcionan grandes volúmenes de información para la toma de decisiones. Parte de ella es útil y parte no. Para que sirva, la información debe ser: •Relevante. Algunos tipos de información son más útiles que otros para tomar una decisión determinada. Por ejemplo, para decidir si debe ordenar materias primas, es muy probable que un gerente necesite información sobre inventarios y planes de producción mas que sobre el pago de tiempo extra. •Precisa. Es obvio que la información imprecisa puede reducir la capacidad de un gerente para tomar buenas decisiones. •Completa . la información parcial puede hacer que un gerente haga énfasis solo en un aspecto de una decisión y que ignore puntos importantes. •Oportuna. Generalmente , recibir la información tarde es casi lo mismo que no recibirla . Los gerentes usan sistemas de información (SI), es decir método y equipos que proporcionan información acerca de todos los aspectos de las operaciones de una empresa para la toma de decisiones. Una de las funciones de un sistema de información es recopilar datos, los diversos hechos que en conjunto describen la situación de una compañía. Por ejemplo, el hecho de que un trabajador termine una unidad de producción en la tarea 23-M8735 alas 2:17 PM del 7 de marso es un dato. Para un gerente que debe tomar una decisión, una larga lista de datos generalmente no sirve. Para el superviso de producción, una lista de los tiempos en que se completo cada unidad de producción durante la ultima hora es demasiado detallada.los datos deben convertirse en información, en resumen útil y significativo de datos. Por ejemplo, el total de las unidades producidas en una hora es información útil. Las organizaciones recopilan una gran cantidad de datos. Solo a través de sistemas informativos bien diseñado y con el poder de las computadoras, los gerentes pueden usar estos datos para tomar mejores decisiones. Las compañías están descubriendo que no pueden operar bien con una serie de sistemas de información separados, dirigidos a resolver problemas departamentales específicos. Necesitan integrar los sistemas de toda la empresa. Los sistemas para toda la compañía que reúnen recursos humanos, operaciones y tecnología se están volviendo parte integral de las estrategias de negocios. Los expertos en tecnología están aprendiendo mas acerca de la forma en que los negocios operan y los gerente están aprendiendo a usar la tecnología con efectividad para aprovechar mas oportunidades. Una ves que las compañías saben que quiere los sistemas de información pueden ayudarlos a alcanzar sus metas. el recuadro de tecnología aplicada describe como el nuevo sistema de compras de pepsicono solo consiguió automatizar las compras que era la meta original de la compañía, sino que también mejoro la administración de inventarios y en servicio al cliente. 4 USO DE COMPUTADORAS EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN .5. la planeación de recursos de manufactura. .Entre las muchas aplicaciones empresariales de las computadoras está la planeación de requerimientos de materiales. el control de maquinaria industrial asistido por computadora. el costeo de proyectos. sino también en el diseño organizacional. el control de inventarios o las compras. La comunicación asistida por computadora tiene impacto no sólo en la toma de decisiones. Por lo tanto también hay diferencias en el impacto de las computadoras. Las necesidades de información difieren según el nivel organizacional de que se trate. Son responsables de la apropiada interacción entre la empresa y sus circunstancias. Alto nivel: responsables de la estrategia y políticas generales de la organización. . Nivel superior: las actividades son por lo general sumamente repetitivas y programables Nivel intermedio: las computadoras reducirán la necesidad de disponer de administradores de nivel intermedio.Impacto de las Computadoras en las Funciones de Administradores de Diferentes Niveles Organizacionales. aunque también hay quienes prevén una ampliación y transformación de sus funciones. costo relativamente bajo y posibilidad de uso mas rápido. Elaboración de presupuestos Presentaciones gráficas Hojas de cálculo electrónicas Análisis financieros Procesamiento de textos Modelos de simulación Pronósticos Correo electrónico Utilización de bases de datos Tiempo compartido .Aplicación e Impactos de las Microcomputadoras La PC resulta cada vez mas atractiva para los administradores dad su flexibilidad. Retos Generados por la Tecnología de la Información Eliminar el uso no autorizado de información es solo uno de los muchos retos Otros son reducir la resistencia al uso de computadoras Promover la adaptación a dispositivos de reconocimiento de voz Y telecomunicación e instrumentar redes de cómputo . la información se presenta bajo la modalidad de gráficas de fácil compresión. En lugar de hallarse en pilastras de impresiones de cómputo . algunos de los cuales incluso parecerían temerles La aplicación de gráficos puede contribuir a vencer las resistencias a las computadoras.Resistencia a la Aplicación de las Computadoras. Para los estudiantes suele ser sumamente cómodo usar computadoras. . mas no así para la generalidad de los administradores. La intención es introducir datos en computadoras mediante el habla normal.Dispositivos de Reconocimiento de Voz Otro de los medios para alentar el uso de computadoras son los dispositivos de reconocimiento de voz. . la desaparición de congestiones de tránsito y la reducción de espacio necesario para oficinas.Telecomunicación De el extendido uso de las computadoras y la facilidad de enlazarlas de líneas telefónicas a la macrocomputadora de una compañía Significa que una persona puede trabajar en una terminal de computo instalada en su hogar en vez de hacerlo en las instalaciones de una empresa Mayos flexibilidad de horarios de trabajo. . . con computadoras más grandes y con equipo periférico.Redes de Computo El amplio uso de computadoras independientes suele dar lugar a la duplicación de esfuerzos. A esto se debe que se hayan desarrollado redes de cómputo que enlazan estaciones de trabajo entre sí. y es un sistema abierto.Internet Es la red de computo mas grande del mundo. desde la de telecomunicaciones hasta la de viajes. Es de bajo costo. Se trata en realidad de una red de redes No se sabe con exactitud cuantas personas hacen uso de internet. Tiene implicaciones políticas . Transformara muchas industrias. CASOS PRACTICOS . Cuando la empresa inicio sus actividades contaba con oficinas y una planta en el estado de México (fig.. se fundo en 1950 con un capital inicial de 30 mil pesos y en la actualidad tiene un capital de 30 millones de pesos y ventas anuales por cinco millones de pesos.A. Organigrama de distribuidora de alimento.1) Figura 1. (1950).A.Distribuidora de alimentos. S. S. . S. pastas. se dedica ala producción y venta de sopas. La empresa distribuidora de alimentos.A. galletas y aceites. 3 y 4). Las ventas han descendido notablemente debido a que. 2. los vendedores no informan a los gerentes de sucursales y hacen “lo que quieren ”. los gerente de sucursales argumentan baja calidad en el producto y falta de oportunidad en las entregas por parte de las plantas (no existe inventarios en las sucursales). En 1980 empezaron a operar sucursales de ventas en la zona centro y sureste (figs. sus productos tuvieron una buena penetración en el mercado de la capital y del interior. lo que ocasiona perdidas de clientes y de dinero. Todas las decisiones se toman en las oficinas corporativas. . según el gerente de ventas de las oficinas centrales. Los auditores detectaron un desfalco por doble facturación en la zona sureste. Esto origina que no exista oportunidad de proporcionar información. Los gerentes de planta se quejan de que existe mucho trabajo en los inventarios sobre saturados de ciertos productos.. que se genere conflictos entre las sucursales y la matriz. y establecer oficinas corporativas en la capital. por lo que al final de cada mes los gerentes de sucursales y las plantas acuden al D. Debido a sus bajos costos. en donde trabajan una semana a fin de conciliar contabilidades. La contabilidad se efectúa en oficinas centrales. y que el control interno sea deficiente. aunque las sucursales y las plantas elaboran su facturación y contabilidad.La producción de esta empresa se vendía básicamente en el distrito federal y en el estado de México. la gerencia de ventas corporativa dice que las sucursales le proporcionan información incorrecta y por eso los presupuestos no se cumplen.F. Además. las sucursales se quejan de que no se les suerte el producto a tiempo. por lo que la fábrica creció hasta superar su capacidad de ventas en el mismo lugar. aparte de la plana en el estado de México. debido a que los presupuestos de ventas nunca se cumplen. Por su parte. Organigrama de las oficinas centrales de distribuidora de alimentos. S.A.Figura2. (1982). S. Organigrama de plantas de distribuidora de alimentos. Figura 3. (1992) .A. Sucursales: norte centro sureste Monterrey Guadalajara Mérida Figura 4. Organigrama de sucursales de distribuidora de alimentos S.A. (1992) El director de la empresa, preocupado por las bajas utilidades, por el retraso en el sistema de información, ya que no se han podido implantar los sistemas computarizados debido a los atrasos en las conciliaciones contables, y por los conflictos interdepartamentales en las oficinas centrales, las plantas y las sucursales, ha decidido contratarlo a usted para que sugiera algunas opciones de solución. ¿Qué principios de control no se observan? Principio de equilibrio: No cumplen con este principio ya que todos tiene en parte culpa de lo que esta pasando en la empresa, y cada gerente de las diferentes sucursales se “echan la bolita” unos con otros, en vez de compartir la culpa y generar soluciones para alcanzar los objetivos esperados. Ninguno de los gerentes cumplió con las responsabilidades que se les habían delegado. Y la autoridad delegada no esta siendo debidamente ejercida. Principio de la oportunidad: De igual manera no se aplico este principio, ya que el control necesita ser oportuno, a tiempo, antes de que se ocasionen errores, como los que surgieron tal es el caso de que se generaron conflictos entre las sucursales, que las ventas disminuyan, y no se pudo tomar medidas correctivas con anticipación y dejaron que la empresa se convirtiera en un caos. No es valido el control ya que no se fundamentan los objetivos que se pretendían alcanzar. .Principio de los objetivos: Este principio tampoco se aplico. ya que no existió el control. debido. no se alcanzo los objetivos establecidos por la empresa. y esto ocasionó que se cometieran errores.Principio de las desviaciones: No se implemento este principio debido a que existieron variaciones en los planes ya establecidos no fueron analizados en el tiempo requerido. No pudieron establecerse las medidas correctivas y preventivas en la empresa antes de que tuviera muchos problemas tanto en las sucursales . planta y oficinas centrales. . b ) ¿ Qué etapas del proceso de control están mas aplicadas y por que? contable Operaciones Comportamiento Mercadotecnia Contable Etapa Información Inventarios del producto Baja Ventas de sobresaturados Desfalco clientes y Perdidadescendiendo dinero Conflictos entre sucursales y matriz Falla calidad incorrecta Presupuestos fallidos presupuesto de venta Losexiste inventarios tiempo Doble El se facturación obedecen Noproducto no llega ano se cumple Causa proporciona información vendedores no c) De acuerdo con la problemática planteada . motivación Sistema de inventarios justo a tiempo Control de mercadotecnia Razones financieras . ¿ Qué técnicas de control recomienda? Área contable Ventas Finanzas Recursos humanos Planeación de producción Mercadotecnia finanzas Técnica Presentar informes de estado financieros Control de venta Control contable Evaluación de actuación y eval. o Grid Gerencial para evaluar la efectividad . A 1 Bajo 2 3 4 5 6 7 8 9 Alto Interés por la producción .Alto Interés por las personas 6 7 8 Bajo 1 2 3 4 5 9 Distribuidora de alimentos S. planta y oficinas centrales. De igual manera no se preocupa por el personal de cada una de las sucursales.La empresa tiene un estilo de Administración empobrecida ya que no se preocupa por la producción ni por sus empelados. La mala Administración de la empresa ocasiono ciertos conflictos ya que los gerentes no proporcionaban una información a tiempo y había una gran desorganización . no pudo maneja de una manera responsable y eficaz la toma de decisiones. había inventarios saturados por no tener una buena comunicación entre los gerentes. . Otro gran problema es que los prepuestos realizados no se cumplieron. La empresa tiene grandes conflictos interdepartamentales por lo tanto tiene una administración empobrecida. ocasionando que las ventas hayan descendido las ventas y que genere que la calidad del producto no sea la misma y la entrega tardía de los pedidos. capacitar a los empleados de esta área. Establecer un método computarizado para el manejo de la información de ventas.e) Elabore una propuesta para mejorar el control AREA DIAGNOSTICO PROPUESTA Gerencia de No se tiene un buen manejo de la contabilidad ya Trasladar la contabilidad general a contabilidad de oficinas que la contabilidad se lleva en las oficinas las oficinas corporativas y establecer corporativas centrales y esto hace que a la gerencia general no un método mas eficiente para llegue los datos correctos. Establecer estándares y evaluación de materia prima. llevarla a cabo. Gerencia de ventas Información escasa proveniente de las sucursales Establecer un sistema de computo para la transferencia de información . Gerente administrativo Un mal establecimiento de departamentos. como Elaborar y plantear nuevas áreas en solo tiene 2 áreas esto hace deficiente el control las sucursales para un mejor control de las sucursales Gerente de ventas de oficinas centrales Jefe de producción No hay un método de comunicación de información sobre las ventas en las sucursales No hay estándares bien definidos para la obtención de materia prima y el proceso de transformación existen deficiencias. Programa de computación para almacenar la información de ventas. Capacitación para todos los nuevos programas Capacitación para el área de producción Establecer nuevos estándares para la materia prima Evaluar la materia de varios proveedores y elegir la mejor opción Tiempo (semanas) 1 6 2 7 3 8 4 5 .f) elabore una grafica de Gantt para implantar su propuesta Actividades Pasar la contabilidad a las oficinas corporativas Establecer un nuevo método de contabilidad Establecer nuevas áreas en sucursales Establecer un método para la entrega de producto a las sucursales.
Report "Unidad 5.. tecnicas de control y tecnología de la información"