Costos y PresupuestosAPLICACIONES DE EXCEL 2013 EN COSTOS Y PRESUPUESTOS 2013 José Ilber Ruiz Fernández, Alumno de Ing. Civil - UCV Página -1- Costos y Presupuestos Presupuestos con Excel 2013 El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a través del uso de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una obra, los Análisis de Costos,, la relación de Insumos, la Formula Polinómica y los cronogramas de obra Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Identificar las Partidas del Presupuesto Metrado Recopilación de Información de Análisis de Costos (AC) Codificación de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados) La creación de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los componentes que la Especificación Técnica de la partida requiera, así como la experiencia que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, los rendimientos de la mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los análisis de costos del libro “Costos y Presupuestos en Edificación” editado por CAPECO, los cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora, el tipo de obra y la ubicación del mismo. El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos: José Ilber Ruiz Fernández, Alumno de Ing. Civil - UCV Página -2- Costos y Presupuestos OBRA: UBICACIÓN: FECHA: PROPIO 1.00 CONSTRUCCION DE EDIFICIO MULTIFAMILIAR CHOTA 18/09/2013 PARTIDA OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES UNIDAD METRADOS 1.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS M2 128.62 1.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL 2.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS M2 128.62 2.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL M3 45.76 2.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD M3 1.78 2.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS 3.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE M3 11.71 3.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA M3 30.50 3.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON M2 1.62 3.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT M3 5.49 3.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT M2 84.54 3.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR 4.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO 4.01 ZAPATAS M2 99.20 04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 04.01.02 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 4.02 PLACAS M3 Kg 0.49 8.82 04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 M3 9.95 04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS 04.02.03 ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 4.03 COLUMNAS M2 Kg 172.10 700.30 04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 M3 12.65 04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS 04.03.03 ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS 4.04 VIGAS M2 Kg 350.35 3,088.90 04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 M3 20.30 04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS 04.04.03 ACERO GRADO 60 EN VIGAS 4.05 LOSA ALIGERADA M2 Kg 242.20 2,467.85 04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 M3 43.35 04.05.02 04.05.03 04.05.04 4.06 M2 Kg Und ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO ESCALERA 542.10 17,334.60 4,516.00 04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 M3 7.90 04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS 04.06.03 ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS 5.00 MUROS DE ALBAÑILERIA M2 Kg 56.52 439.40 M2 758.87 5.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA José Ilber Ruiz Fernández, Alumno de Ing. Civil - UCV Página -3- Costos y Presupuestos En función a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Cálculo en Excel para lograr manejar los Análisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro. Excel 2013 nos muestra 1 hojas por defecto (hoja1), etiquetaremos a una de ellas como Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir identificando a las columnas con el respectivo nombre de campo. José Ilber Ruiz Fernández, Alumno de Ing. Civil - UCV Página -4- he. bls. Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad. Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA).ej. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales. etc) Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el número de personal y/o equipo requerido para ejecutar la partida. es decir incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición. etc. operario.Costos y Presupuestos Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir: Partida: en esta columna se ubicara el código de identificación de las partidas del presupuesto. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el IGV. vibrador. la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla asignada a la partida. redondeado a 2 cifras decimales. se abreviara a tres letras (p. cemento. hormigón. mezcladora. mano de obra y/o equipo que requiere la partida. el precio de la mano de obra incluirá todas la leyes sociales que le correspondan. fletes.ej. Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesados en el Programa de Presupuestos S10. capataz. etc). José Ilber Ruiz Fernández. depreciación. Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar. Unidad: se refiere a la unidad de comercialización y/o identificación del insumo. los equipos incluirán el coste de reposición. Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV).UCV Página -5- . m3. este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus características propias. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir una unidad de la partida. para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados. Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del AC. Alumno de Ing. mantenimiento. mano de obra (MO) o equipo (EQ) (p. Civil . hh. IU: es el índice unificado del Insumo. en cambio la de Insumo y Unidad no.Costos y Presupuestos Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales. Para hacer esto seleccionaremos la columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1 Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados. CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado. y cada uno de ellos determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC. nos muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida. José Ilber Ruiz Fernández. Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto. redondeado a 2 cifras decimales. Civil . PT: es el producto de la Parcial por el Metrado. peor veremos que en forma práctica solo es conveniente para la columna Código. Lo extraeremos del Presupuesto. mano de obra y equipos. las columnas de partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato. podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo. se debe hacer una sola vez y no volver a repetirse para cada AC. por lo que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto.UCV Página -6- . redondeado a 2 cifras decimales. Alumno de Ing. A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto). nos muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida. Parcial.Costos y Presupuestos Las columnas E. Precio. I. Metrado CT y PT respectivamente. H. serán definidas con formato numérico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales. salvo las columnas Cuadrilla y Cantidad que tendrán 3 y 4 decimales respectivamente. José Ilber Ruiz Fernández. Civil . F. K. L y M correspondiente a los campos Cuadrilla. Subtotal. G. Cantidad.UCV Página -7- . Alumno de Ing. C. Alumno de Ing. Como se ve la descripción de la partida ocupa solo una celda pero se visualiza en las columnas B.01 y así Excel determinara que es texto y la alineara a la izquierda. E. “M2”.UCV Página -8- . además podremos ampliar el ancho de la columnas a nuestra elección.Costos y Presupuestos Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo.01” se ingresara en la primera celda disponible de nuestra plantilla. Excel determina por defecto la segunda opción. es decir la celda A6. su rendimiento. el rendimiento de la partida en la Celda F7 y nuestra primera. para este caso usaremos la partida Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2). es decir nos muestra el valor 1. José Ilber Ruiz Fernández. para lo Cual ingresaremos la palabra “Rendimiento” en la celda E7. para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla incluiremos al inicio el apostrofe ’01. como este dato “01. en la celda H6. la unidad.01” es un texto alfanumérico y un número a la vez.01 alineado a derecha. La descripción de la partida. En la siguiente fila ubicaremos el dato más importante de la partida. F y G. D. El código de identificación de la partida “01. en la celda B6. Civil . “Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas“. Costos y Presupuestos Formula =H6&”/día” en la celda G7 como se muestra en la figura: En la celda H6 se coloca la unidad de medida (m2). Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC. el cual será usado luego para definir la Formula Polifónica Código: XXYYZZ Define el Índice Unificado (IU de a 79) Define el Tipo de Insumo Define el orden de ingreso del Insumo José Ilber Ruiz Fernández. es decir los Materiales Mano de Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer término los materiales que se requieren en esta partida: En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra “Materiales”. a continuación en la celda B9 ingresaremos el código del primer material Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar plenamente al Índice Unificado (IU). La fórmula ingresada en la celda G7 establece el procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto “/día” para poder visualizar la unidad por día (m2/día).UCV Página -9- . unidad y rendimiento de la partida. Civil . descripción. Alumno de Ing. Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificación. mientras que el Cordel y la Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual. esto nos da una regla que usaremos. José Ilber Ruiz Fernández. Cordel y Wincha.2). 11. Madera. la celda G9 contendrá el PRECIO de la bolsa de Cal: S/. Civil . en la Celda C9 la descripción del insumo: “CAL HIDRATADA DE 30KG”.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR (F9*G9.” los materiales a usar son la Cal. la celda E9 se deja en blanco. Alumno de Ing. pero al definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente.. las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente.0500 (Bls/m2).UCV Página -10- . en la celda D9 la respectiva unidad de comercialización de a Cal “BLS”.Costos y Presupuestos Código: 020105 IU=02 Acero Liso Clavos para Madera De 2” En la partida “Trazo y Replanteo. Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el código “300101”. la celda F9 contendrá el aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.. sin embargo la estamos considerando como si fuera material. cuando una herramienta o equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si fuera material. a continuación en la celda B14 ingresaremos el código del primer obrero “470032”. en C14 la descripción “TOPOGRAFO”. Civil . para lo que aplicaremos la siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14. Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el ingreso de la Mano de Obra. en la celda E14 el número de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1. en D14 la unidad “HH” (Hora Hombre). para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra “Mano de Obra” . José Ilber Ruiz Fernández.Costos y Presupuestos Repetiremos el proceso para ingresar a la madera. en la celda F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida mediante la fórmula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla. Esta fórmula será repetida en la partida para cada personal y/o equipo que lo requiera.UCV Página -11- . Alumno de Ing. Wincha y Cordel y luego obtendremos la suma de los parciales de los materiales.0000.4). Civil . José Ilber Ruiz Fernández. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el costo de la Herramienta Manual. en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo por hora. en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la fórmula: HE = 8/rendimiento x # Equipo.0000 en dicha celda (F18). en C18 la descripción “Herramientas Manuales”. en D18 la unidad “%MO” (Porcentaje de la Mano de Obra). pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como vemos ha sido calculado en la celda I16. para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra “Equipo” .UCV Página -12- .2). Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el ingreso del Equipo. Alumno de Ing. Repetiremos el proceso para ingresar al Capataz y Peón y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra. a continuación en la celda B18 ingresaremos el código del primer equipo “370101”. en este caso se deja en blanco. en la celda E18 el número de Equipos asignada a la partida.Costos y Presupuestos En la celda G14 ingresaremos el “PRECIO” y finalmente la celda H14 el producto de la cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14. estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos el valor 3. como se ve en la formula anterior se ha añadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. esto lo debemos hacer continuamente José Ilber Ruiz Fernández.UCV Página -13- . Repetiremos el proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo. Alumno de Ing. sumaremos los parciales de Materiales. Luego para obtener el Precio Unitario de este AC.Costos y Presupuestos Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio redondeado a 2 cifras decimales. en este caso el precio será multiplicada por la cantidad en porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18. Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma del rango I7:I18 Ahora es un buen momento para Grabar la información. Civil .2). UCV Página -14- . Civil .Costos y Presupuestos Finalmente vincularemos el código de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta celda será copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de las celdas A7 a A18 como de color blanco para ocultarlas a la vista José Ilber Ruiz Fernández. Alumno de Ing. las otras filas José Ilber Ruiz Fernández. lo que implica un trabajo adicional. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar. como se verá la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”. Alumno de Ing. es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el rango A6:I18 a la celda A19. felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto. si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió inicialmente.UCV Página -15- . Civil . sin embargo nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso. Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394.Costos y Presupuestos Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las siguientes partidas. Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer problema. cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC. Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de Costo. peor aún si el cambio debe hacerse en más de un insumo. En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo podemos llamar al nombre “ACOSTOS”. estos pasos lo podemos abreviar con la tecla abreviada “CTRL+F3”. Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos permitan seleccionar un dato específico para lo que iremos al menú Datos/Filtros Este filtro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de abrir un menú desplegable que nos permitirá escoger algún dato especifico bajo una determinada columna. A esta área seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización.UCV Página -16- . Civil . Alumno de Ing.Costos y Presupuestos contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. Esto lo haremos una vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le asignaremos el nombre “ACOSTOS”. José Ilber Ruiz Fernández. descripción o unidad. Civil .UCV Página -17- . Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al material en cuestión. Alumno de Ing. José Ilber Ruiz Fernández. imaginemos que el precio que hemos asignado al “Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%. Esta utilidad de filtros de Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado insumo por su código. hacerlo implicaría buscar dicho insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de ellos.Costos y Presupuestos Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los Análisis de Costo donde se ubican. Para esto sería muy útil encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder establecer una relación entre esta lista y los Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es fácil. asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la selección se han ocultado automáticamente.UCV Página -18- . TABLAS DINAMICAS Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten hacer reporte directo de una Base de Datos a través de consultas específicas. Alumno de Ing. Esto nos permitiría cambiar el precio de acuerdo al criterio preestablecido. Como se verá este método aparenta ser la solución pero si nuestra tabla contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionaría repetir este proceso 50 veces.Costos y Presupuestos Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripción del material requerido. Nosotros lo usaremos en primer término para extraer un listado único de los insumos usados en este José Ilber Ruiz Fernández. Debemos encontrar otra solución. Civil . Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Civil . en este caso el área previamente José Ilber Ruiz Fernández. y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen. estamos usando en este presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica.” Nuestros Análisis de Costos están estructurados como una Base de Datos en la que los encabezados son los nombres de campo. Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos.UCV Página -19- .Costos y Presupuestos presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el metrado del presupuesto. que nos guiara a través de 3 simples pasos. en el menú Insertar/Tablas dinámica Esto dará inicio al Asistente para Tabla dinámica. mano de obra como equipos. es decir un listado único que indique que insumos tanto materiales. el área de esta Base de Datos es el que hemos denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los insumos que usan nuestros AC. El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de informe deseamos crear. Luego veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos que requeriremos en esta obra. el segundo será darle el rango donde están los datos. Alumno de Ing. UCV Página -20- . Alumno de Ing.Costos y Presupuestos definida ACOSTO. Civil . y por último. le indicaremos que deseamos que se cree una nueva hoja donde se ubicarán los resultados Paso 1 José Ilber Ruiz Fernández. Subtotal. Metrado. Cantidad.Costos y Presupuestos Paso 2 Finalmente seleccionaremos aceptar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que muestra una Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque Campos de Página.UCV Página -21- . IU. Código. Precio. CT y PT) y otra ventana llamada Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisis en está tabla. José Ilber Ruiz Fernández. Cuadrilla. así como una ventana llamada Lista de Campos de Tabla Dinámica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida. Unidad. Alumno de Ing. Civil . Insumo. Parcial. Filas y columnas. En Excel XP esto es más fácil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana “Lista de Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que indica el área destino. picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. José Ilber Ruiz Fernández. Herramientas de Tabla Dinámica. pero debemos respetar los pasos seguidos: Establecer los Campos de Filas: en esta área colocaremos los campos Código. Civil . Aquí se diseña la manera como deseo la presentación de la tabla dinámica. la cantidad total requerida y finalmente la Formula Polinómica El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo.Costos y Presupuestos Herramientas de Tabla Dinámica Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear el informe dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos. Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la versión de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de Campos de Tabla Dinámica”.UCV Página -22- . Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados anteriormente. Insumo. Alumno de Ing. Costos y Presupuestos Paso 3 Luego en herramientas de tabla dinámica. mostrar en forma tabular. diseño de informe. luego José Ilber Ruiz Fernández.UCV Página -23- . Civil . Alumno de Ing. Civil .UCV Página -24- . Alumno de Ing.Costos y Presupuestos Queda de la siguiente manera José Ilber Ruiz Fernández. unidad y precio que están en las siguiente columnas y filas respectivamente.UCV Página -25- . fila 3 dar una clic derecho. el mismo procedimiento hago con Insumo. Civil . Alumno de Ing. busco configuración de campo y elijo Ninguno y acepto. José Ilber Ruiz Fernández.Costos y Presupuestos En la comuna A. La copia la pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos José Ilber Ruiz Fernández. Para seleccionar únicamente a los insumos desplegamos el campo unidad que nos muestra el siguiente En el desmarcaremos la Unidad %MO. es decir materiales. Civil . además veremos que en listado existen códigos y partidas. pero vemos que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios.UCV Página -26- . como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del S10. Alumno de Ing. Debemos dejar claro que nuestra Tabla Dinámica está incompleta. los seleccionaremos y llevaremos una copia a la hoja3 que habíamos denominado Insumos. rendimiento y las que se indican en blanco Con esto dejaremos habilitados únicamente a los insumos que existen en nuestro presupuesto. para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos. esto es fácil de seleccionar. De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos. pues cada uno de ellos tienen una unidad asignada. pero para el reporte que requerimos hasta el momento es suficiente. es decir el listado de los insumos de nuestra obra. la unidad asignada %MO corresponde a una insumo comodín. estas últimas son las que identificaban a cada Análisis de Costo.Costos y Presupuestos Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto. mano de obra y equipos. en el caso de la Herramienta Manual. Costos y Presupuestos Luego veremos que solo teníamos 34 tipos de insumos en nuestra tabla José Ilber Ruiz Fernández. Alumno de Ing. Civil .UCV Página -27- . Costos y Presupuestos Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar los precios da cado uno de ellos.UCV Página -28- . Civil . José Ilber Ruiz Fernández. exceptuando claro está a la Herramienta Manual. Alumno de Ing. Civil . a fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir que la José Ilber Ruiz Fernández. Alumno de Ing. Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia.UCV Página -29- .Costos y Presupuestos Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para referirnos a ella en el futuro. 0). como queremos extraer el precio nos referiremos a la 4ta columna. la 2da es “Insumos”. José Ilber Ruiz Fernández. Esta función tiene los siguientes argumentos =BUSCARV(Qué. “Dónde” es el nombre de la tabla donde se realizara la búsqueda y “Columna” es la ubicación de la columna de datos que se quiere extraer. la 3ra es “Unidad” y la última es “Precio”.UCV Página -30- . unidad y precio. donde “Qué” se refiere al valor buscado en la columna más a la izquierda de una tabla (1ra columna). Para esto usaremos la función BUSCARV que nos permite relacionar el código de los insumos con su respectiva descripción.Costos y Presupuestos variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC que la contengan.5Kg) cuyo código es “210000”. Civil . Columna. para esto identificaremos que la tabla INSUMOS tiene por el momento 4 columnas. Alumno de Ing. la 1ra es “Código”. Dónde. Por ejemplo nosotros podríamos extraer de la tabla de INSUMOS el precio del Cemento Pórtland Tipo I (42. José Ilber Ruiz Fernández. dejando de lado únicamente al insumo Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.UCV Página -31- . Civil . procederemos al auto filtro personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades que nos son iguales a “%MO” y como segundo criterio que tampoco son unidades vacías. Esto nos permitirá seleccionar a todos los demás insumos de nuestra tabla de Análisis de Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos. Vamos a la tabla Análisis de Costo y en la columna “unidad”.Costos y Presupuestos Luego de esta explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de nuestra tabla con la de los Análisis de Costos. Alumno de Ing. Como se verá la José Ilber Ruiz Fernández. Para hacer esto haremos uso de las fórmulas de Búsqueda y Referencia. unidades y precios por un vínculo a la tabla de insumos.4. Civil .0).2.3. fila 5 desmarco las partidas.0).0) y finalmente el precio guardado en “G9” por la formula =BUSCARV(B9. luego procedemos a cambiar la unidad descrita en la celda “D9” por =BUSCARV(B9. específicamente la formula BUSCARV como detalláramos anteriormente.INSUMOS. Alumno de Ing.UCV Página -32- . las demás filas están ocultas. el código queda marcados Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos. esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos.INSUMOS. Procederemos a ubicarnos en la celda “C9” para reemplazar la descripción existente “CAL HIDRATADA DE 30 Kg” por la formula =BUSCARV(B9.Costos y Presupuestos En la columna B.INSUMOS. Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de las respectivas incidencias de materiales. la unidad y el precio es el mismo. solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario. nada más fácil con lo que hemos aprendido. pero ahora están vinculados a la tabla de Insumos. Alumno de Ing.Costos y Presupuestos descripción. haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo dependan de la lista de Insumos. primero reproduciendo en una nueva hoja a que llamaremos “presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las páginas 2 y 3 del presente manual. Civil . estas fórmulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna. José Ilber Ruiz Fernández. podemos hacerlo de 2 maneras. mano de obra y equipo. sino también de la tabla de precios ubicada en los INSUMOS Ahora debemos armar el presupuesto.UCV Página -33- . “Parcial” y “Subtotal”. Lugo añadiremos los encabezados de “Metrados”. luego la descripción que se visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”. “Precio”.Costos y Presupuestos La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer la descripción de las partidas de cada uno de los AC. Como se ve luego podemos eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C. para lo cual seleccionaremos desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Civil . F y G. José Ilber Ruiz Fernández. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las celdas vacías y en la columna “código” las no vacías. finalmente auto ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en nuestro presupuesto.UCV Página -34- . D. estas opciones nos permitirán ver únicamente a las partidas con su ítem y respectiva unidad. Alumno de Ing. E. U.0) de esta manera podremos vincular el Precio unitario de la partida con su respectivo Análisis de Costo.Costos y Presupuestos Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. pero al ubicarse la descripción y el precio unitario en la primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor. pero dicho ítem o partida se repite varias veces. Alumno de Ing. Luego procederemos de la siguiente manera en la celda “E7” ingresaremos al siguiente función =BUSCARV(A7. podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos. luego estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas. con la formula =REDONDEAR(D7*E7.UCV Página -35- .2). además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla Se deja claro que al buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera columna.9. luego obtendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respectivo P. José Ilber Ruiz Fernández. Civil . Preparando la hoja para recibir los precios unitarios.ACOSTOS. De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de Costos. recordaremos que la tabla de Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier fórmula. Costos y Presupuestos Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los subtotales de cada bloque de partidas. a este le debemos añadir los respectivos José Ilber Ruiz Fernández. Alumno de Ing. en este caso se sugiere para hacer de este un proceso automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada bloque como se ve en la siguiente figura. Civil . Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.UCV Página -36- . Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para obtener el Costo Directo del presupuesto. Alumno de Ing. pero este es el mayor error que comenten los José Ilber Ruiz Fernández. Civil . Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo.Costos y Presupuestos porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.UCV Página -37- . Dejamos al lector el análisis de este punto. Alumno de Ing. Civil . Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder extraer de ella los metrados de cada partida. la cantidad de materiales a usar.2) es decir coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda. Asignémosle un nombre apropiado como “PRESUPUESTO” Luego en la Tabla de AC. este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los análisis de costos para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto iremos a la hoja de análisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto. o 25% en función al monto de la obra.UCV Página -38- . rendimientos y precio de los insumos. 20%. esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento es pues esencial hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que esperamos en cada tipo de obra. es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo. Dejamos al lector el análisis de este punto CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su respectivo Análisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias. Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la utilidad esperada y este valor asignarlo a la fórmula que calcula el monto de Gastos Generales y Utilidad. luego esto lo copiamos para toda la columna. decimos casi pues aún no hemos obtenido algo importante. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9. las horas hombres de personal que requerimos y las horas máquina de los equipos. filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el índice unificado. José Ilber Ruiz Fernández.Costos y Presupuestos presupuestadores al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%. esto es el listado final de insumos requerido en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinómica. Civil . esto nos traerá el metrado de cada partida. José Ilber Ruiz Fernández. esto lo haremos con la función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función =BUSCARV(A9.UCV Página -39- .2).2).PRESUPUESTO. Alumno de Ing.4. finalmente debemos calcular el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo (columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9. recordemos que el ítem de cada partida está oculto en la columna A.Costos y Presupuestos Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida. en la siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo (columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9.0). Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla de AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa. por lo que debemos seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT” reemplazar la formula por el valor 0 (cero).Costos y Presupuestos Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos. Civil . Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinámica el campo CT al área de datos y veremos que la tabla se ha modificado mostrándonos las veces que un insumo participa en los Análisis de Costos José Ilber Ruiz Fernández.UCV Página -40- . pero a la vista encontraremos una primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor. Alumno de Ing. Costos y Presupuestos En el campo de la tabla dinámica se encuentra CT y con clic derecho se lleva a valor (indicando la flecha roja) En la celda E3 se visualiza “Cuenta de CT” si hacemos doble clic sobre ella veremos que aparece una ventana llamada “configuración del Campo valor” que indica que los datos han sido resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total José Ilber Ruiz Fernández. Civil . Alumno de Ing.UCV Página -41- . UCV Página -42- .Costos y Presupuestos José Ilber Ruiz Fernández. Civil . Alumno de Ing. Civil .Costos y Presupuestos De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de material requerido para la obra. Alumno de Ing. Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinómica José Ilber Ruiz Fernández.UCV Página -43- . los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo. Muestra además que un Presupuesto no es más que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede controlarse. el cual puede recibir rutinas VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas más amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos. con lo cual obtendrá los montos parciales para cada Índice Unificado. Cada uno de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón. Alumno de Ing. Con estos resultados es fácil proseguir con el procedimiento de elaboración de la Formula Polinómica establecido por su Reglamento. José Ilber Ruiz Fernández.UCV Página -44- . Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto que existen en el mercado. Conclusiones El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra.Costos y Presupuestos para lo cual le sugerimos lo siguiente: En la hoja Análisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y Gráficos Dinámicos. Civil . con la salvedad que llevara de la “Lista de Campos de Tabla Dinámica” el campo IU al área de campos de filas y el campo PT al área de datos. repitiendo el proceso inicial de creación.
Report "Tutorial Para Las Aplicaciones de Excel 2013 en Costos y Presupuestos CivilGeeks.com"