102030 ORGANIZACIÒN Y METODOSETAPA 2 RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN 1005061182 DIANA ROCIO ORTIZ CASTELLANOS 88.001.193 JAIME SEVERO CONTRERAS VERA 88.239.943 JULIO CESAR CONTRERAS SILVA 60.421.270 NOHORA SOFIA OCHOA VERA 1094266003 CARLOS ANDRES RICO GRUPO 102030_55 LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL DIRECTORA Y TUTORA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS CEAD VALLEDUPAR COLOMBIA, Octubre 25 de 2017 Objetivos Objetivo General Identificar y analizar en los procedimientos los cargos, las tareas, las actividades y los tiempos involucrados requeridos para estructurar el diagrama de distribución de trabajo. Objetivos Específicos Presentar el análisis del procedimiento estudiado. Redactar las causas que originan en los procesos y actividades. Realizar el Diagrama de Distribución del Trabajo (DDT) tiene en cuenta el proceso de comercialización. Desarrollar en el documento Excel todos los procesos de los diagramas y análisis del caso de estudio. INTRODUCCIÓN Las empresas de hoy se enfrentan a una serie de cambios en el mercado debido a la competencia tanto interna como externa, ya que a diario los mejores competidores tratan de adelantarse por medio de tecnología, organización y servicio, pretendiendo competir en los grandes mercados y en diferentes escenarios en todas partes del mundo. Se busca con diferentes métodos que las empresas tengan estabilidad y compitan frente a las grandes compañías, por medio de parámetros de administración definidos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos por el grupo empresarial Contextualizando de manera general mediante el mejoramiento continuo en la administración en los puestos de trabajo y los procedimientos que beneficien tanto a los funcionarios como a la organización se relacionan con la fundamentación de cómo se organizan los cargos o puestos de trabajo, así como también las diversas técnicas de análisis de métodos. Se diseñan métodos de trabajo que permitan lograr una administración y gestión eficiente, efectiva y eficaz de los recursos con los que cuenta una empresa u organización. El presente trabajo se identifica en el procedimiento inicial los cargos, las tareas, las actividades y los tiempos involucrados requeridos para estructurar el diagrama de distribución de trabajo señalando las tareas que originan en procesos, actividades mudas y tiempos muertos, con el fin de estructurar la Matriz resumen de causas y el diagrama de causa efecto que a su vez son la base para estudiar la matriz de evaluación mediante puntos e identifica las causas críticas. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 1. Se anexa un archivo en Excel del DDT de la situación inicial según el caso estudiado. 2. MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS Y DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO Estudiante: Julio Cesar Contreras Funcionario Redacte la Clasificaci Tarea identificada involucrado(s) Efecto causa ón en la tarea T2 : Recorre su ruta El registro de (de acuerdo con la los pedidos en programación – Preventista # 1 forma manual Mano de Al realizar en forma Cuadro 1) visitando ocasiona un obra, ya manual el registro de a los clientes y procedimiento que se los pedidos, dictar los registrando de muchos puede pedidos y elaborar las manualmente los tiempo esta hacer en remisiones de facturas pedidos en el ya es muy forma genera mucha pérdida talonario de orden de obsoleto. automatiza de tiempo del pedidos (7 horas) da. preventista # 1, lo cual genera más gastos y movimiento largos para la empresa. T3 : A primera hora de cada día, de acuerdo con la Preventista #1 Al dictar los Métodos, programación de la y el auxiliar del pedidos se que no distribución de almacén # 1 genera una halla pedidos, al llegar a la acción duplicidad Distribuidora XYZ, improductiva de procede a dictar y requiere de funciones. cada uno de los dos personas. pedidos al Auxiliar de Almacén # 1, para que proceda a realizar la orden de despacho, lo cual implica 1 hora de trabajo. Estudiante: JAIME CONTRERAS VERA Funcionario(s) Tarea identificada involucrado(s) Redacte la causa Clasificación Efecto en la tarea Tarea 3 Siendo una acción El tiempo mal importante dictar el invertido o El Preventista #1, a primera Preventista #1. pedido por parte del desaprovechado hora de cada día, de acuerdo preventista al auxiliar en estas dos con la programación de la Auxiliar de de almacén, en el tareas ocasiona distribución de pedidos Almacén #1. que se invierten 60 que los procesos (Cuadro 2), al llegar a la Mano de obra minutos por cada no sean efectivos Distribuidora XYZ, procede a funcionario, esta y con lleva a que dictar cada uno de los pedidos tarea hace que el se retrasen al Auxiliar de Almacén # 1, proceso sea tareas, lo que para que proceda a realizar la ineficiente. nos lleva a que orden de despacho, lo cual no se cumpla implica 1 hora de trabajo. (60 efectivamente Minutos) con los procesos productivos óptimos y eficientes. Tarea 8 El tener que esperar El Auxiliar de Almacén #2, que el Almacenista se espera a que el Almacenista desocupe, para que se desocupe (43 minutos), el Auxiliar de entrega la remisión, junto con Almacén #2 entregue las facturas al Almacenista. la remisión por un (30 segundos). tiempo de 43 Auxiliar de minutos, se genera pérdida de tiempo almacén #2. para uno de ellos, lo Almacenista. que desencadena ineficiencia en la elaboración de remisiones Métodos Estudiante: Nohora Sofía Ochoa Vera Tarea Funcionario(s) identificad involucrado(s) Redacte la causa Clasificación Efecto a en la tarea Si existiera un sistema electrónico T9. El El almacenista no se invierten 40 Mano de Obra Esta dos causas, el Almacenista minutos verificando verificar los pedidos verifica las existencias pues y volverlo hacer en existencias y solo procederá a el momento que se procede a empacar pues la está cargando el despachar remisión es clara de camión hace que los pedidos. las existencias con resunta una acción (40 el sistema repetitiva de la minutos). tecnológico que actividad y genera podría conectarlos. un Se genera una desaprovechamient acción que retrasa o del tiempo y da la salida de los como resultado una pedidos mientras el pérdida de tiempo almacenista revisa por parte de los cada uno de estos operarios si ocasiona que el existiera un sistema proceso se retrase. más avanzado (tecnología) se T 10. Los emplearía menos pedidos son tiempo en este cargados por Auxiliar de Se genera una Método proceso el Auxiliar de entregas acción repetitiva en Entregas en la verificación de los una pedidos que se va a camioneta despachar para su Preventista #2 entrega para que cubre la ruta (de acuerdo con la programació n – Cuadro 2). (20 minutos). De forma simultánea, el Preventista #2 va verificando los productos cargados en la camioneta, para evitar que falte alguno. (20 minutos) Estudiante: Diana Roció Ortiz Castellanos Funcionario(s) Tarea involucrado(s) Redacte la Clasificación Efecto identificada en la tarea que causa ha identificado 1. T4: lleva al El Auxiliar de El tiempo que Métodos Auxiliar de Almacén # 1 requiere para Contabilidad entregar las No llegar a tiempo a # 1 las ordenes de la entrega de las órdenes de despacho es órdenes de despacho despacho, muy poco lo por el mínimo tiempo para que cual debería ser que requiere podría proceda a la un poco más de ser impuntual a la elaboración tiempo para tarea requerida. de las realizar las facturas de entregas cobro. (30 correctamente segundos) 2. T8: espera a El Auxiliar de Mientras se Métodos que el Almacén #2 espera que el Almacenista almacenista se se desocupe desocupe se (43 pierde tiempo minutos), para la entrega entrega la de la remisión remisión, donde el junto con las almacenista le facturas al dan un mínimo Almacenista. de tiempo para (30 la entrega segundos). inmediata. Estudiante: CARLOS RICO Funcionario( s) involucrado( Redacte la Tarea identificada Clasificación Efecto s) en la causa tarea que ha identificado T2: Realizar la ruta Las técnicas según la programación usadas para y visitar Preventista el registro de Implementar las adecuadamente los #1 pedidos tics para facilitar clientes y de forma retrasa la los procesos de manual tomar los cadena de pedidos en la empresa. Las técnicas usadas pedidos en el talonario abastecimien para el registro de según las horas que se to pedidos retrasan la disponen. especialment cadena de e la área de abastecimiento pedidos. especialmente el área de pedidos, y esto genera grandes pérdidas de tiempo al preventista # 1, lo cual genera impacto negativo en T3: En el cronograma la distribuidora. diario se agenda de la comercializadora se Preventista Al recibir los Evitar repetición debe dar paso a los #1 y el pedidos de funciones y pedidos y asignar al auxiliar del muchas buscar la medida auxiliar de Almacén # almacén # 1 veces la de facilitar y 1, para que proceda a comunicació agilizar la función realizar la orden de n se tiende en concreto. despacho, lo cual compleja y implica 1 hora de se requiere trabajo. de más de una persona. 3. MATRIZ DE EVALUACIÓN MEDIANTE PUNTOS Se anexa documento en Excel 4. SELECCIÓN DE LAS 6 CAUSAS CRÍTICAS El registro de los pedidos en forma manual Causa 1 ocasiona un procedimiento de muchos tiempo esta ya es muy obsoleto. Si existiera un sistema electrónico no se Casusa 2 invierten 40 minutos verificando existencias pues solo procederá a empacar pues la remisión es clara de las existencias con el sistema tecnológico que podría conectarlos. Se genera una acción que retrasa la salida de los pedidos mientras el almacenista revisa cada uno de estos ocasiona que el proceso se retrase. Causa 3 Mientras se espera que el almacenista se desocupe se pierde tiempo para la entrega de la remisión donde el almacenista le dan un mínimo de tiempo para la entrega inmediata. Causa 4 El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el Almacenista se desocupe (43 minutos), entrega la remisión, junto con las facturas al Almacenista. (30 segundos). Causa 5 El preventista # 1 hace registro de manera manual de los pedidos en el talonario esto hace perder tiempo aproximadamente de 45 a 60 minutos, al dictar las órdenes al auxiliar de almacén # 1 para que proceda hacer el despacho respectivo. Causa 6 El auxiliar del almacén # 1 debe esperar al preventista # 1 para hacer el dictado de los pedidos genera costos adicionales por la mano de obra de los dos trabajadores y así mismo pérdida de tiempo. CONCLUSIONES Con la elaboración de este trabajo, se presentan las diversas variables que afectan un procedimiento, por ello es importante identificar las tareas que desde el punto de vista de los métodos y de los tiempos, no están desarrolladas de la mejor forma o se invierten tiempos improductivos. También permitió conocer las diferentes técnicas, procesos diagramas de métodos y análisis de procesos, lo que nos lleva a identificar mejoras, para la simplificación de la realización de los trabajos en una empresa; todo esto para llegar al objetivo principal de una organización el cual es que sea rentable utilizando los menores tiempos en elaboración y puesta en mercado un producto o servicio. No pudimos dar cuenta de la importancia que tiene un diagrama de distribución de trabajo en una empresa, que siendo bien aplicado nos llevara a la simplificación de trabajo, reducir horas y costos en el desarrollo de este. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Palacios, L. (2016). Ingeniería de métodos: movimientos y tiempos (2a. ed.). Bogotá, CO: Ecoe Ediciones. Retrieved from http://www.ebrary.com Procedimiento para estudio de métodos Pp. 50 – 65 Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action? ppg=54&docID=11392665&tm=1498137788931 Cárdenas, M. (2009). 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