Trabajo de Grado Daniel Gonzalez

UNIVERSIDAD YACAMBÚVICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. EN ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA Autor: Daniel González Tutor: Prof. Shurley Velásquez ARAURE, ABRIL DE 2012 iii UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PPROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. EN ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. Autor: Daniel González Tutor: Prof. Shurley Velásquez ARAURE, ABRIL DE 2012 iv APROBACION DEL TUTOR En mi carácter de tutor del trabajo de grado PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. EN ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA, presentado por el bachiller DANIEL A. GONZÁLEZ L., titular de la Cédula de Identidad N° V- 18.431.129, para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado Examinador que se designe. En la ciudad de Arare a los 23 días del mes de Abril del año 2012. Lcda. Shurley Velásquez CI. N° v DECLARACION DE AUTORIA Quien suscribe, DANIEL GONZÁLEZ, titular de la Cédula de Identidad N° V-18.431.129, hago constar que soy el autor del trabajo titulado PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. EN ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA, el cual constituye una elaboración personal realizada únicamente con la dirección del tutor de dicho trabajo Lcda. Shurley Velásquez CI. N° , en tal sentido, manifiesto la originalidad de la conceptualización del trabajo, análisis e interpretación de la información y la elaboración de las conclusiones y recomendaciones, dejando establecido que aquellos aportes intelectuales de otros autores se han referenciado debidamente en el texto del trabajo. En la ciudad de Araure a los 23 días del mes de Abril del año 2012. DANIEL GONZÁLEZ CI. N° V-18.431.129 vi DEDICATORIA A Dios primeramente, por Su Grandeza, por Su Gracia, porque sin Él mis logros serían en vano, a Dios por dar la Sabiduría, el Entendimiento y la Fortaleza para superar cualquier obstáculo, por guiarme durante mi carrera y en cada paso que he dado en mi vida, para Él sea la Gloria. A mi mamá, Miriam Labrador, mi ejemplo vivo de esfuerzo, de sacrificio, mi pedacito de Dios aquí en la tierra, a ella por darme siempre lo mejor de sí, por su apoyo incondicional, por acompañarme en los trasnochos, en mis logros y levantarme en mis derrotas, a ella por darme la vida y en la vida darme el tesoro que es la educación, mis estudios, sus enseñanzas, gracias a ella y por ella soy lo que soy. A mi padre, que desde el cielo me cuida, a él porque sin saberlo me enseñó a dar lo mejor sin importar cuanto he de recibir. A mi familia, en su totalidad, a cada tia, a mis tios, a mis primos porque han sido ejemplo y de sus experiencias siempre me han querido enseñar lo mejor. A mi tia Irama, por su dedicación para conmigo en la realización de este trabajo, por sus trasnochos y su incondional ayuda, porque el destino une a la familia y Dios mueve las piezas del terreno para hacer su voluntad, a mis abuelos por ser la base de la familia, porque en ellos esta la base de nuestra formación. A mis amigos: Daniel Escalona, María Margarita, Fiorella, Andreina, Antonella, Carolina Montero, Raquel, Asdrubal, Eliana, Ana Karina, Andre Peraza, Yannina Gualtieri, a ellos por siempre tener fe de que yo lograría esta meta, a ellos por tener la paciencia, por darme su apoyo, por su incondional amistad, por esos momentos de la vida que hemos compartido entre sonrisas, lágrimas, derrotas pero por sobre todo, por nuestros Logros. A cada persona que estuvo a mi lado, a los que no, a los que me colocaron obstáculos, porque de alguna manera me hicieron esforzarme más. vii AGRADECIMIENTOS A Dios por la vida y por las oportunidades que me ha brindado en cada día de mi vida. A mi mamá y mi papá. A mi Tia Irama, a mi Familia. A mis profesores, por darme sus conocimientos, por enseñarme a luchar por lo que quiero, por su apoyo. A mi tutora Shurley Velasquez, a mi profesora Ana Mendoza, al profesor Renaldo Padrón por la paciencia que me tuvieron y su ayuda para culminar esta etapa de mi vida. A la empresa Soca Servicios, a Su-Yen por su ayuda, por sus conocimientos. ¡Gracias totales! viii ÍNDICE GENERAL P. LISTA DE CUADROS ix LISTA DE GRÁFICOS x RESUMEN xi INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULOS l. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema 3 Objetivo de la Investigación 8 Justificación 9 Alcances 10 ll. MARCO REFERENCIAL Antecedentes de la Investigación 12 Bases Teóricas 16 Operacionalización de las Variables 39 lll. MARCO METODOLÓGICO Naturaleza de la Investigación 40 Población 42 Muestra 43 Técnicas e Instumentos de Recolección de Datos 43 Instrumento 43 Validez del Instrumento 45 Tratamiento de la Información 45 IV. LOS RESULTADOS 47 V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones 64 Recomendaciones 65 VI. PROPUESTA 67 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 74 ANEXOS 77 A. Cuestionario aplicado al personal de la empresa B. Validación del instrumento ix LISTA DE CUADROS P. CUADROS Cuadro Nº1. Operacionalización de las Variables 38 Cuadros de Análisis e Interpretación de los Resultados 47 x LISTA DE GRÁFICOS P. GRÁFICOS Nº1. Dimensión Manejo de Control Interno de Inventario 47 Nº2. Dimension Manejo de Control Interno de Inventario 48 Nº3. Dimensión Manejo de Control Interno de Inventario 49 Nº4. Dimensión Manejo de Control Interno de Inventario 50 Nº5. Dimensión Manejo de Control Interno de Inventario 51 Nº6. Dimensión Componentes de los Inventarios 52 Nº7. Dimensión Componentes de los Inventarios 53 Nº8. Dimensión Componentes de los Inventarios 54 Nº9. Dimensión Componentes de los Inventarios 55 Nº10. Dimensión Componentes de los Inventarios 56 Nº11. Dimension Pautas para Elaboración de Lineamientos 57 Nº12. Dimensión Pautas para Elaboración de Lineamientos 58 N°13. Dimensión Pautas para Elaboración de Lineamientos 59 N°14. Dimensión Pautas para Elaboración de Lineamientos 60 N°15. Dimensión Pautas para Elaboración de Lineamientos 61 N°16. Dimensión Pautas para Elaboración de Lineamientos 62 xi UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PPROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. EN ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA Autor: Daniel A. González L. Tutor: Shurley Velásquez Fecha: Abril 2012 RESUMEN El objeto de la presente investigación ha sido proponer lineamientos contables y administrativos a los procesos de control interno del inventario de la empresa Soca Servicios, C.A, en Acarigua estado Portuguesa. El propósito de su elaboración fue, diagnosticar la necesidad de un sistema de control interno de inventario y sugerir el diseño de control interno del inventario para los activos. En este sentido, la metodología se realizó a través de un diseño no experimental de campo, bibliográfico y de un nivel descriptivo. La población estuvo conformada por 5 (cinco) personas, a los cuales se les aplicó una encuesta guiada por un cuestionario con un listado fijo de preguntas cerradas con alternativas SI y NO. Con los datos obtenidos se analizó la información, lo que permitió formular el conjunto de conclusiones y recomendaciones, de lo cual lo principal fue proponer lineamientos contables y administrativos a los procesos de control interno del inventario. Descriptores: control interno, inventario. 1 INTRODUCCIÓN Los inventarios, representan el rubro de mayor volumen del activo circulante, el cual debe ser presentado en el balance general dentro del grupo de activo circulante superior. Sin embargo con frecuencia se observa que no se establecen buenos controles internos que deben ponerse en práctica. Es por eso, que el control interno es uno de los procesos de mayor importancia, a través de éste se puede mantener una gestión eficaz y eficiente; enfocada en la calidad de la administración de los inventarios la cual se encuentra en determinar el nivel óptimo que satisfaga las ventas y minimice los costos de inversión en los mismos. Ahora bien, para determinar el inventario en cualquier empresa, se requieren dos fases: (1) toma de inventario físico y (2) valoración del mismo. De esta forma, y tomando en cuenta la existencia del inventario, esta investigación busca entre otros aspectos proponer un sistema de inventario para el control de las existencia en el almacén de la empresa Soca Servicios, C.A., y para ello recurre a la observación directa no participativa en las instalaciones de la misma, que le permite a la investigación trazarse pautas a seguir y planear el diseño de la misma, quienes consideraron el de un estudio de campo por ajustarse a la problemática en estudio. En atención a la normativa establecida por la Universidad Yacambú, el estudio se presenta a manera de informe, en el que se devela todo el proceso de una investigación científica la cual está compuesta por: el planteamiento del problema donde se demuestran toda la situación en estudio, su objetivo general y específicos en donde se deja ver el propósito de la investigación, la justificación del estudio que viene a demostrar la necesidad de el estudio dentro de la empresa, los antecedentes de la investigación que sirve de base y fundamento para conocer resultados similares al del estudio realizado, las bases teóricas que sustentan ii referencialmente al estudio realizado, la operacionalización de las variables que indica los aspectos teóricos requeridos por el investigador para el diagnóstico y análisis, la metodología, es decir, el tipo de estudio, la población y muestra, el diseño de investigación, la técnica y recolección del instrumento y la validez del mismo, así como la técnica de análisis de datos. De igual manera se presenta el análisis de los resultados, referido a la tabulación, clasificación y recuento de los resultados de la aplicación del instrumento, lo que dio pie a las conclusiones y recomendaciones derivadas del análisis de los resultados de la información obtenida en el instrumento, para seguidamente, presentar la Propuesta del estudio, su presentación, sus objetivos y su estructura de desarrollo, la misma fue en base a fases, para luego presentar las referencias bibliográficas utilizadas en la investigación y los anexos. 3 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema La globalización ha obligado a las empresas a mejorar sus sistemas operativos, tanto administrativos como contables, para lograr optimizar su funcionamiento, ello con el fin de permanecer en el tiempo y cumplir con sus metas empresariales, de allí que se hace necesario poseer sistemas contables que conlleven a un manejo adecuado de los diversos departamentos que conforman la empresa. También se destaca que las organizaciones empresariales, expresa Angulo (2004), sin excepción, estén inmersas en una serie de procesos que coadyuven a la reducción de costos y a tener un mejor control de sus servicios, lo que conduce a pensar en lo necesario, no sólo del manejo adecuado de los departamentos, sino también el uso necesario de estrategias contables. A su vez es ineludible mencionar que las empresas exigen respuestas útiles para la ejecución de estrategias y del desarrollo de capacidades organizacionales altamente competitivas, con sentido de largo plazo y con claro impacto estratégico para el crecimiento a futuro de la organización. Sobre el particular Cepeda (1997), manifiesta que en muchas de las organizaciones que operan en Venezuela podría palparse la deficiencia de controles administrativos y contables, ya que puede no existir una descripción de los lineamientos, procedimientos o pasos a seguir para llegar a un fin común. 4 Actualmente, aporta De la Rosa (2007), hay una gran diversidad de organizaciones que presentan debilidades en los controles internos que aplican, debido a que no tienen bien definido las políticas, procedimientos y estrategias a seguir para el logro de los objetivos departamentales y contables, lo cual repercute sobre la gestión afectando el cumplimiento de las metas y objetivos trazados dentro de la organización y la supervivencia de la empresa en el tiempo. Para Pérez (2007), estos controles internos deben fomentar la eficiencia, reducir el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudar a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos. En cuanto a la estructura del control interno, permite desarrollar un buen sistema de orientación que conlleve al logro de los objetivos organizacionales establecidos. Sobre la base de lo expuesto se puede aportar lo que establece Catácora (1999) sobre el Control Interno: La base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control no confiable. (p.238) Por lo tanto el control interno debe brindar seguridad dentro de una empresa. Para Da Silva (2007), su importancia radica en que constituye un conjunto de normas y procedimientos establecidos por la gerencia con la finalidad de salvaguardar los activos y evaluar el cumplimiento de las políticas administrativas, conduciendo a la calidad de su manejo. Continua el precitado autor, el control interno representa para la organización uno de los procesos de mayor importancia, dado que a través de este se puede mantener una gestión eficaz y eficiente; reflejada en la 5 calidad de la administración de los inventarios, la cual se encuentra en determinar el nivel óptimo, que satisfaga cabalmente las ventas y por otra parte minimice los costos de inversión en los mismos, para que el control sea ventajoso. Específicamente, en el área de inventarios, un control interno eficiente genera un proceso productivo continuo, garantiza abastecimiento de materia prima, permite fijar costos de la mercancía, presupuestar lo que se va a vender, satisfacer las entregas de ventas, eliminar la caída en desuso de los productos, reducir los costos de mantenimiento y por último, proporcionar el efectivo necesario para cubrir los gastos operativos. En el mismo orden de ideas, en cuanto a los inventarios, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC. (1995) señala que: Los Inventarios son los bienes que posee la empresa para su venta y para su proceso, transformación y venta posterior, tales como materia prima, material de empaque, abastecimientos, productos en procesos y artículos terminados. Estos bienes representan unos de los renglones más importantes del activo de las empresas, siendo fundamentales en la determinación del costo de venta de las mismas y consecuentemente de los resultados del ejercicio. (p. 42) De allí, el valor de los inventarios para el sector comercial, debido a que permiten a la empresa tener una estimación más exacta de la mercancía en el almacén y por consiguiente llevar un control eficiente de los activos de la organización, además los inventarios representan el efectivo que va a ingresar a la empresa, lo cual corrobora su importancia. Acorde a ello según Kennedy (1976), señala que el término inventario “se utiliza para asignar el conjunto de partidas de propiedad personal tangible, que se tiene para la venta en el curso normal del negocio y que están en proceso de producción.” (p.66). Es por lo tanto indispensable la aplicación de controles internos en el rubro del inventario en las organizaciones, debido a que éstos representan uno de los activos más importante en toda empresa sin tomar en cuenta el ramo a 6 que pertenezca, ya que cuando se trata de empresas comerciales su inventario estará asegurando el ingreso cotidiano que sirva de sustento a través de las ventas, así mismo, para las empresas manufactureras representan el aseguramiento de la producción la cual a su vez se traduce directamente en sus ingresos ordinarios por ventas. El proceso del control de inventario debe ser efectuado por la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables y tiene como objetivo ayudar a la administración de la empresa a mejorar el control de sus actividades. De allí la relevancia del control interno, expresa De la Rosa (ob. Cit), ya que sobre éste recae la tarea de mantener y proteger el registro de las transacciones apoyándose en los procedimientos administrativos y operativos de las organizaciones, permitiendo a la empresa tener una estimación más exacta de la mercancía en el almacén y por consiguiente llevar un control eficiente de los activos de la organización. Se puede mencionar que el control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las compañías de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. Estos componentes del control interno, explica Pérez (2007) constituyen caminos para el logro de los objetivos de la organización, de los resultados planificados y el buen funcionamiento de la misma, coincidiendo con los objetivos esenciales de todo proceso de cambio que están enfocados al funcionamiento y los resultados empresariales. Dichos componentes se 7 enmarcan en el sistema de gestión. Permiten prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Cabe agregar, además de la operatividad de los componentes, que el uso de las tecnologías y su incorporación a las actividades económicas ha sido un adelanto en las transacciones, las empresas han tenido un aumento importante en el número de operaciones que realizan a través de este procesamiento de datos; lo que otorga a la gestión de la gerencia la posibilidad de tomar decisiones oportunas según las necesidades propias en las áreas de negocios y lograr a través del control y el uso óptimo de los insumos. En virtud de la importancia del control interno del inventario en las organizaciones, se hace necesario que las empresas cuenten con una estructura donde el sistema de manejo y uso de inventario permita la operatividad eficiente en los procedimientos administrativos y alcanzar niveles más altos de productividad y rentabilidad. Esta realidad descrita, a veces no se palpa en algunas organizaciones, pues presentan algunas debilidades en cuanto al control interno del inventario ya que en el almacén de mercancías, no se tiene un procesamiento preciso y adecuado de la información, aunque posean un sistema computarizado, para realizar un control previo y efectivo, o no cuentan con la unificación de los reportes automatizados, ni con el conteo físico, acarreando descontrol en la administración empresarial. Tal como es el caso de la empresa Soca Servicios, C.A., ubicada en Acarigua, estado Portuguesa, organización líder, esta se encarga de la venta de melaza e implementos agrícolas tales como maquinarias, correas automotrices, cauchos, aceites y lubricantes, discos para rastras, herbicidas y fertilizantes, entre otros. Allí se observan ciertos descontroles, como por ejemplo, en las entradas de almacén el sistema dice que hay en existencia algunos artículos y en las 8 salidas se comprueba incompatibilidad en las cifras aportadas, de igual forma muchos productos que se despachan sin haberse facturado, lo cual indica que se están saltando ciertos pasos de la cadena que implica la venta de los mismos, generando un descontrol contable considerable, así como también se alteran los ingresos. Esta realidad, se pudo confirmar luego de visitas y entrevistas al gerente y personal del departamento de inventario. Esta situación causa contrariedad en las actividades de la empresa, impidiendo así el desarrollo de la organización crediticia, pudiendo ocasionar desabastecimiento, compra indiscriminada de productos sin evaluar su rotación, quedando estos en el almacén y prestándose esto para costos de almacenamiento, deterioro de piezas, así como vencimiento de los productos, y perdida de las garantías. Ante el contexto expuesto surgen algunas interrogantes: ¿Cuál es la situación actual del manejo de inventario de la empresa Soca Servicios? ¿Cuáles son los componentes que conforman el sistema de control interno de inventario? ¿Cuáles son las normas y procedimientos que rigen el control de inventario de la empresa Soca Servicios? Objetivos de la Investigación General Proponer lineamientos contables y administrativos a los procesos de control interno del inventario de la empresa Soca servicios, C.A. ubicada en Acarigua estado Portuguesa. 9 Objetivos Específicos 1. Describir la situación actual de la empresa Soca Servicios, C.A. en el manejo del control interno de inventarios. 2. Identificar los componentes que conforman el sistema de control interno de inventario. 3. Elaborar lineamientos contables y administrativos para el manejo de control interno de inventario. Justificación Manejar una empresa exitosamente necesita una diversidad de elementos que puedan hacerla atractiva ante sus futuros clientes, poseer un stock de mercancía que satisfaga a sus posibles compradores, un manejo adecuado para su supervivencia en el tiempo y además cumplir las expectativas legales y laborales para optimizar su desempeño. Este contexto a manejar por la empresa se hace pertinente, además de una serie de pautas para que sea rentable en el tiempo; entre estas pautas está el control interno de inventario, para lograr manejar la compra, almacenamiento, distribución, despacho y ventas, así como la realización de pedidos para provisionar a la empresa; ello con el objetivo de que la organización posea lo necesario para sus clientes. Además, este trabajo investigativo se justifica técnicamente porque pretende analizar el funcionamiento del control interno de inventario de la empresa Soca Servicios C.A. ubicada en Acarigua estado Portuguesa, a fin de estudiar lo que sucede puertas adentro de la empresa, en el departamento de Inventario, para poder generar información confiable, precisa y oportuna referente a las funciones de recepción, almacenaje y registro de inventario que le permita a nivel estratégico de la organización tomar decisiones oportunas. 10 La empresa objeto de estudio, se denomina Soca Servicios C.A. y está ubicada en Acarigua estado Portuguesa, esta organización debe maximizar su desempeño, pues atiende a una población de cañicultores que requieren en forma inmediata suministros para sus cultivos, así como también para sus maquinarias, de allí lo importante de mejorar su control interno. En cuanto a la importancia académica, cabe señalar que el control de inventario es una herramienta fundamental para fortalecer a los estudiosos de la carrera de Contaduría Pública con el fin de consolidar su aprendizaje y desempeño profesional, pues la aplicación de estos conocimientos aprendidos permitirá a la organización donde labore, tomar las decisiones pertinentes para lograr que esta consolide sus ingresos y disminuir los costos en la empresa. De igual manera el estudio sirve como antecedente a otras investigaciones que a futuro se realicen en el área de costos e inventarios y otros aspectos relacionados con el tema, de igual forma este trabajo produjo conocimiento, el cual permite a los futuros universitarios, profesionales y personas en general, mejorar su desempeño en el área de investigación y así como aumentar su capacitación y ejercicio. Alcance La presente investigación, destinada a proponer lineamientos contables y administrativos a los procesos de control interno del inventario de la empresa Soca Servicios, C.A., para el control de almacén, tiene como alcance ser un medio de solución a la problemática existente en la empresa en estudio, así como proporcionar una herramienta que contribuya en las decisiones de la gerencia. Por cuanto el conocimiento de los inventarios le permite a la gerencia tener la información correcta de las existencias y así decidir fidedignamente que mercancías comprar, cuanta y el lapso de tiempo. El presente estudio se realizó en el periodo comprendido entre Enero – Abril del 11 año 2012, por lo tanto su alcance se encuentra en relación con el periodo académico en que fue realizado. Por lo que el alcance del estudio está relacionado con la propuesta que se presenta a la empresa, así como su utilidad para la misma, quedando la aplicación a la decisión de la gerencia. Buscando este estudio una solución a una situación presentada, quedando otras problemáticas que pudieran existir para estudios posteriores. 12 CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL Antecedentes de la investigación Los antecedentes que sustentaran la presente investigación están centrados en el Análisis del funcionamiento del control interno de inventario de la empresa Soca Servicios C.A. ubicada en Acarigua estado Portuguesa, también se tratarán aspectos sobre la situación actual del manejo de inventario de la empresa en cuestión, así como identificar los elementos que conforman el inventario, por lo que se revisarán trabajos de grados, ponencias y congresos referidos al área en estudio. Se inicia la disertación con el trabajo de Martínez (2007), titulado El Control Interno para la Optimización del Inventario de la Empresa Fasi lca C.A., la presente investigación tuvo como objetivo principal analizar el sistema control interno para la optimización del inventario de la empresa Fasilca C.A., ubicada en Quibor estado Lara. Su marco metodológico se enmarcó en un diseño no experimental y el tipo de estudio es de campo con apoyo bibliográfico, así mismo es de nivel descriptivo, la población estuvo constituida por cuatro (4) empleados que realizan labores diferentes en la empresa y catorce (14) obreros donde realizan sus actividades. La información se obtuvo a través de la observación directa y los instrumentos, el cuestionario con veinte y cinco (25) preguntas abiertas aplicadas al personal administrativo. Los resultados de los instrumentos se interpretaron en gráficas que permitieron el análisis de cada uno de los ítems. Se concluyó que el control 13 interno del inventario aplicado actualmente por la empresa no se desarrolla de manera eficiente, en cuanto a las normas de control interno, los manuales, la planificación de las actividades, los registros. Entre sus recomendaciones: suministrar los manuales a los empleados, realizar una buena planificación en el control interno, realizar una revisión periódica del sistema del control interno para que no hallan irregularidades del mismo. En la empresa Soca Servicios, C.A. se presenta una situación similar a la planteada en el trabajo anteriormente mencionado, por ello el mismo tiene concordancia con la presente investigación debido a que en dicha empresa es necesario instruir mejor al personal encargado del control interno del inventario para obtener mejores resultados al momento de realizar las actividades pertinentes. Desde ésta perspectiva, Escalona (2006), en su investigación tuvo como objetivo principal Proponer Lineamientos de Control Interno para la Optimización del Inventario de la Empresa Superfarma C.A., ubicada en el estado Yaracuy. El desarrollo de la evaluación se enmarcó en un diseño no experimental, de tipo estudio de campo con apoyo bibliográfico, así mismo es de nivel descriptivo. Se concluyó que el control interno del inventario aplicado actualmente por la empresa no se desarrolla de una manera eficiente, en cuanto a la planificación de las actividades, normas de control interno, uso de manuales, organización del inventario, traslado de la mercancía, registro e inventario. El planteamiento antes mencionado tiene relación con la presente investigación en el sentido que se ve necesario una reorganización del control interno de inventario, así como un manual de normas y procedimientos que permita tener una mejor planificación de las actividades a las que conlleva el control interno, para de esta manera tener eficiencia y eficacia en el mismo. De igual manera Pérez (2005), en su trabajo de grado sobre el Control Interno del Sistema de Inventario para Cauchos Renovados en Proceso, 14 Covencaucho Industrias S.A. Barquisimeto, estado Lara, plantea la necesidad de analizar el control interno del sistema de inventario para cauchos renovados en proceso en la empresa, lo cual conllevará a propuestas que solucionen los problemas que presenta la empresa, en cuanto a los mecanismos del control interno sobre el inventario en proceso, a través de la implantación de un sistema de control de cauchos el cual permita inicialmente modificar la boleta con el código de barras en el talón del caucho por una etiqueta autoadhesiva que permita mantener el código del caucho hasta el final del proceso de renovación. En su estudio concluyó que el proceso productivo de cauchos renovados presenta debilidades de control interno, además el ambiente de control no es el más adecuado debido que éste es manejado casi en su totalidad por el sistema de informática que utiliza la organización. Metodológicamente, la investigación se enmarcó en un diseño no experimental, transaccional descriptivo, cuya realización se basó en la investigación bibliográfica, documental y de campo. El trabajo mencionado guarda estrecha relación con el presente estudio, debido a en que ambos se plantea la importancia del control interno en las organizaciones y su incidencia sobre el rubro del inventario. En el mismo orden de ideas, Aranguren y Bautista (2005), presentaron en la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez un estudio que tuvo como objetivo Reorganizar el Sistema de Control Interno de Inventario de la Empresa Comercial DILAN C.A. en Acarigua estado Portuguesa. La cual bajo la modalidad de investigación de campo descriptiva, bajo la modalidad proyecto factible, realizaron una propuesta de reorganización, para tal fin entrevistaron a 11 personas relacionadas con los inventarios en la empresa, a través de una entrevista y por medio de la observación directa, lo que les permitió analizar los resultados y concluir que la empresa no cuenta con controles que les permitan el buen manejo del inventario, siendo necesario la estructuración del sistema que maneja los mismos, por uno que busca entre 15 otros aspectos, maximizar y garantizar el trabajo ejecutado por los empleados en el área de almacén de dicha organización. Los autores antes mencionados señalan la necesidad de estructurar los controles internos del sistema buscando de esta manera una mejora en cuanto al manejo de los inventarios por parte del personal correspondiente garantizando de esta manera que el trabajo ejecutado sea lo mas claro y preciso posible. De tal manera el estudio antes señalado guarda estrecha relación con la presente investigación y sirve de apoyo teórico para la misma. Por otra parte Jiménez (2003), presentó su trabajo de grado ante la Universidad Yacambú titulado Evaluación del sistema de control interno de inventario de materia prima de la empresa Unión Industrial Venezolana S.A. (UNIVENSA) en Barquisimeto, estado Lara, cuya finalidad fue evaluar el sistema de control de inventario de materia prima de la empresa; la misma se basó en una investigación evaluativo-funcional con modalidad descriptiva- transeccional; se estudió una población de seis (06) personas realizándoles censo, en el que se llegó a la conclusión que la empresa no posee manual de normas y procedimientos para el sistema de control interno de inventario, no existe principio de segregación de funciones, no usan controles en el proceso de recepción y almacenaje de materia prima, lo que genera riesgo en la toma de decisiones inoportunas en relación con los niveles de inventarios. Por lo que se recomendó elaborar e implementar un manual de normas y procedimientos para el manejo del inventario, definir por escrito las funciones de cada empleado de acuerdo al cargo que desempeña dentro de la organización, establecer como punto de control el registro inmediato al sistema automatizado de inventario, para evitar diferencias entre inventario físico, teórico y por supuesto el riesgo en la toma de decisiones de la misma. Este antecedente guarda relación con la presente investigación debido a que al igual que en el estudio señalado en la empresa Soca Servicios, CA, no se emplean los debidos controles en el proceso de recepción y almacenaje de materia prima, lo que está afectando la toma de decisiones 16 para mantener los niveles de inventario, haciéndose necesario el manejo del sistema de inventario acorde con la situación presentada y que se adapte a las necesidades de la empresa. Bases Teóricas Para el ensamble de esta sección se mencionara lo referente a el manejo del inventario de la empresa Soca Servicio C.A., así mismo se describirán los elementos que conforman el sistema de control interno de inventario y se revisaran las normas y procedimientos que rigen el control de inventario de la empresa Soca Servicios, C.A. Esta conceptualización permitirá la construcción del tramado teórico referencial, el cual permitirá estudiar los puntos relevantes tomando para ello los aspectos legales, históricos, opiniones y tratados. Teoría de los Sistemas Según Chiavenato (2005), un sistema se puede definir como “un conjunto de elementos interdependientes o interactuantes, un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado, cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente” (p.727). Dentro de toda organización existen sistemas y sus diversos elementos que permiten interactuar de una mejor manera en el día a día para así conseguir el logro de los objetivos planteados, como menciona el autor antes mencionado, el rendimientos de una organización va tener mayor efectividad y mejores resultados trabajando de manera conjunta como un sistema que de manera independiente, por lo tanto el sistema se encarga controlar, dirigir, organizar y planear. Siguiendo la idea, Kast y otros (1990), define sistema como “un todo organizado, unitario, componente o subsistema y delineado por límites 17 identificados que lo separan de su supra sistema ambiental” (p.215). De tal forma, en la actualidad es necesario el uso de un sistema para todo, en vista de que estos pueden ser aplicados en cualquier área para llevar de un mejor control en las compras, la producción, finanzas y lo más importante de toda organización, los inventarios, un buen sistema permitirá tener un efectivo control sobre las entradas y salidas, generando de esta manera resultados altamente positivos y beneficios en la toma de decisiones. Control Interno Según Brito (2001), define control interno como: El rubro de mayor volumen del activo circulante, sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que por su naturaleza existe el peligro de que sea utilizado de forma inapropiada mientras que se le descuida los controles de los inventarios. (p.499) Para toda organización el control interno ha de ser aplicado desde el punto de vista de integridad física y necesaria de bienes, valores y activos de la empresa con la finalidad de lograr la eficiencia operativa de la misma. De igual forma el funcionamiento del control interno en las operaciones de la organización constituye un factor prioritario, debido a que tiene el fin de desarrollar diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos ágiles. En el mismo orden de idea Gómez (1999), define control interno como: La función general que comprende todos aquellos procedimientos por medio de los cuales las empresas o entidades organizan, controlan y verifican el desempeño de sus funciones, sus activos y recursos, sus pasivos y compromisos, sus políticas y comportamiento en general. (p.125) Es decir, control interno son todas las medidas y procedimientos organizativos y operativos mediante los cuales la empresa garantiza el total desempeño de sus funciones, en base a lo planificado. 18 Objetivos del Control Interno Según Sotomayor (1997), el objetivo del control interno es la “protección de los activos del negocio, información verás y oportuna, promoción de la eficiencia, ejecución de las operaciones en apego a las políticas” (p.12). Para que el control interno sea efectivo debe tener un equilibrio contable y administrativo. De igual manera, el control interno tiene como objetivos: Preservar los activos contra pérdidas por siniestros, deterioro, inclemencia, sustracciones, desperdicios, detectar errores u omisiones, reducir al mínimo los desperdicios, tanto de tiempo como de insumos, realizar las operaciones con mayor eficacia posible, evitar fraudes y actos dolosos, garantizar el cumplimientos de políticas generales establecidas, proporcionar información financiera correcta y fidedigna a través de registros e informes. (Ibid. P.138) Características del Control Interno Con respecto a las características del control interno Wittington (2000), las define de la siguiente manera: 1- Independencia de la Organización. Un plan organizacional satisfactorio debe permitir la separación adecuada de las funciones operacionales de custodia, contabilidad y auditoria interna, al existir una adecuada separación de responsabilidades, sirve para que los registros que se realizan fuera de cada departamento se utilicen de control sobre las actividades de los mismos. 2- Línea de Responsabilidad. En los departamentos deben existir definiciones inequívocas de responsabilidades, según las normas y procedimientos globales establecidos por la dirección, además de una debida delegación de actividades a un individuo específico. 3- Sistema de Procedimiento y de Control de Registro. Este debe ser suficiente para proporcionar un sistema de control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos. 19 4- Prácticas Coherentes en la Realización de las Responsabilidades y Funciones de cada uno de los Departamentos de la Organización. En éstas se incluyen la división de obligaciones o competencias y el sistema de procedimientos de errores que deberían realizarse en relación con el mantenimiento de los registros de la empresa. 5- Personal de una Calidad Proporcional a las Responsabilidades que les Corresponden. Indudablemente las características anteriores no pueden resultar eficaces a no ser que los altos ejecutivos claves de la empresa sean competentes para cumplir con sus obligaciones de manera eficaz, por lo tanto, la calidad debe incluir la ética, inteligencia, dedicación y responsabilidad de un individuo. Importancia del Control Interno Según Sotomayor (1997): Es natural que el control interno esté involucrado en todas las dimensiones del negocio, resaltando con ello su importancia debiéndose tener especial atención en su diseño, estructura y obviamente en la instalación. Referente al diseño y por su importancia, se resaltan puntos significativos como son: participación directiva y personal, interpretación de los métodos y procedimientos, difusión de las normas de control, disponibilidades de información e indicadores. En cuanto a la instalación se resaltan los puntos de utilización de reportes e informes, clasificación de operaciones básicas (aprobación, autorización, custodia y liquidación), coordinación de actividades y jerarquización de ellas. (p.15) Siguiendo la idea del autor antes mencionado, la importancia de contar con un buen sistema de control interno radica en poder minimizar desviaciones de objetivos, riesgos, así como prevenir posibles alteraciones en lo establecido. 20 Principios del Control Interno Según Cepeda (1997) los principios del control interno están estructurados de la siguiente manera: 1- Principio de Igualdad. Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés integral, sin otorgar privilegios a grupos especiales. 2- Principio de Moralidad. Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organización, sino a los principios éticos y morales que rigen la sociedad. 3- Principios de Eficiencia. Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad oportunidad la previsión de bienes y/o servicios, se haga el mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. 4- Principio de Economía. Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización. 5- Principio de Celeridad. Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos al control debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la organización a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia. 6- Principios de Imparcialidad y Publicación. Consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información. 7- Principio de Valoración de Costos Ambientales. Consiste en que la reclusión al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus 21 actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operario pueda tenerlo. Tomar en cuenta cada uno de los principios antes mencionado es de suma importancia para que el control interno de la organización sea eficiente. Es de suma importancia que la empresa tenga bien definido cada uno de estos principios, de lo contrario no tendrá un camino adecuadamente definido en cuanto al cumplimientos de sus objetivos para el logro de sus metas. Inventario Gómez (1999), considera los inventarios “como un listado de todos los bienes de una persona y organización” (p.144). En este sentido, el inventario es todo bien que posee una organización o persona para su posterior venta o su previo procesamiento antes de venderlos. En el mismo orden de ideas, Kohler (1998), lo define como “materias y materiales, abastecimiento o suministros, productos terminados y en proceso de fabricación y mercancía en existencia, en tránsito, en depósito o consignados en poder de terceros, al término de un período contable” (p.86). Brito (2001), considera que el inventario: Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y venderlos como tales. (p.447) Los tres (3) autores parten de la idea de que el inventario no es más que un conjunto de bienes o propiedades, activos o pasivos vinculados con el comercio. También se desprenden dos condiciones que determinaran que un bien forme parte del rubro de inventario, que sea propiedad de la empresa y que esté destinado a la venta, ya sea en el mismo estado en que fue adquirido o bien después de haber sufrido una transformación. 22 Importancia del Inventario Entre todos los activos circulantes que posee una organización, el inventario en particular suele representar la cuenta de mayor importancia y valor, de allí parte que, “es un deber atender su auditoria y su sistema de control interno, a objeto de garantizar su manejo, cuidado, resguardo, valuación y presentación en el Balance General” (Ibid. P.154). Por ende, al ser el inventario un activo de relevante importancia se le debe brindar especial atención ya que, su determinación afecta de manera directa al costo de ventas y por consecuencia la utilidad del ejercicio económico de la organización. De igual menara, este activo es altamente susceptible a errores y manipulaciones de importancia, por lo tanto su constante verificación mediante un buen control interno evitara errores en la información financiera de la organización, además de una seria de problemas a la hora de hacer reposición del mismo. Métodos de Evaluación de Inventario Es necesario que la gerencia considere el método idóneo que se utilizará para la determinación del costo de la mercancía vendida durante el ejercicio económico, al respecto Reyes (1999), acota los siguientes métodos: 1- Método PEPS, Primero en Entrar, Primero en Salir, o conocido también por sus siglas en ingles FIFO (First In, First Out), lar mercancías deben ser valorados respetando el orden cronológico en el cual se ingresaron al inventario, las primeras en entrar son las primeras en salir. El objetivo principal de este método consiste en seguir aproximadamente el flujo físico de la mercancía. Entre sus ventajas se encuentra que este método facilita la valuación de los inventarios en los estados financieros aproximada a los costos corrientes de reposición. Por otro lado una desventaja es que los costos actuales no 23 se oponen a los ingresos actuales; los costos más antiguos se cargan contra el ingreso más reciente, lo cual puede originar distorsiones en los datos de operación. 2- Método UEPS, Último en Entrar, Primero en Salir, por sus siglas en ingles LIFO (Last In, First Out), en tal sentido se utiliza como base la mercancía que haya ingresado recientemente al almacén. Si el inventario se calculo al finalizar el mes y no se llevan registros perpetuos, se ha de suponer que la cantidad total vendida o entregada durante el mes se tomó de las compras más recientes y por ende no se intentará comparar las fechas de compra con las fechas de venta. Entre sus ventajas permite que algunas partidas del inventario se reduzcan significativamente en cantidad mientras que otras similares aumentan, la producción en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial de su base UEPS y su reposición al costo actual. 3- Método Promedio, en este el costo de la mercancía vendida o usada se obtiene al dividir el costo en bolívares de la mercancía entre el número de unidades y multiplicándolo por el número de unidades vendidas. Si no se llevan registros perpetuos de inventario, el costo se determinará únicamente al finalizar el período. La ventaja del mismo se justifica con razones de índole práctica más que por el concepto. Son fáciles de aplicar, son objetivos y no están sujetos a la manipulación de la unidad como algunos de los otros métodos de evaluación de inventarios. Toma Física del Inventario Según Brito (2001) la toma física del inventario “es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente serán destinados a la venta” (p.501). 24 En relación con la idea anteriormente citada se considera que es de gran importancia la realización del conteo físico del inventario por lo menos una vez al año, independientemente del rubro de la empresa, su magnitud y del sistema de inventario que utilice, todo en pro de resguardar los activos tan importantes para la empresa, tener un mejor control de estos y presentar estados financieros certeros, confiables y razonables. Cabe destacar según el autor antes mencionado que la toma física del inventario comprende dos etapas: 1- Preparación, comprende todo el trabajo preliminar de planificar la labor, tales como: ordenamiento de las mercancías, entrenamiento del personal y escogencia de los formularios a emplear. 2- Realización, se refiere al conteo de los artículos, su registro en las hojas de inventario, previamente elaborador con todos sus datos y luego la valoración. (p.484). Niveles de Inventario Para Tawfik (1996), señala que “los niveles de inventario representan los límites predeterminados de las cantidades por almacenar; estas cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo, la determinación de estos depende del consumo anual, tasa de agotamiento” (p.172). En el mismo contexto, Terry y otros (1995), resaltan los siguientes niveles de inventario: 1- Nivel máximo, este nivel permite determinar el punto en el cual no se exceda la capacidad en el almacén, de este modo no se interfiere en las actividades normales de la empresa, así como también evita realizar una inversión innecesaria de mercancía. 2- Nivel mínimo, este nivel señala el momento más idóneo en el cual se debe reponer mercancía en el almacén, tomando en cuenta el tipo de 25 entrega de los proveedores para una atención pertinente para con los clientes. 3- Punto de reorden, el mismo indica el momento en el cual se decide realizar los pedidos a los proveedores para asegurar la disponibilidad de los artículos durante los períodos de abastecimiento, en función de la tasa de la demanda estacional para cada tipo de producto. 4- Nivel de servicio, se refiere a la intensidad con la cual la organización desea satisfacer la demanda de sus productos. 5- Inventario de seguridad, este tiene como finalidad impedir cualquier interrupción en el aprovisionamiento, posibles interrupciones causadas por demoras en los tiempos de entrega, aumentos en la demanda en el ciclo de reabastecimiento. Se puede asegurar que con este inventario se es capaz de atender cualquier imprevisto que se presente en los niveles de la demanda o en los niveles de producción que no fueron considerados en los pronósticos. De lo antes expuesto cabe resaltar la importancia de tener un óptimo sistema de control de los niveles de inventario, para de esta manera poder satisfacer cualquier sea la demanda de los clientes, además una adecuada determinación de los niveles de inventario tanto al comienzo como al final del ejercicio económico es fundamental para presentar correctamente las utilidades netas de la organización. Valuación del Inventario Para Romero (2005): Los inventarios son mercancías sujetas a la compra – venta y constituyen el objetivo principal de las actividades primarias y normales de cualquier entidad comercial o industrial, esto es, la obtención de utilidades, mediante la satisfacción de las necesidades de los consumidores. Es por eso que el renglón de inventarios dentro de las empresas representa uno de los más importantes, de aquí la necesidad de la correcta valuación del 26 importe que se ha de enfrentar a los ingresos de costos de ventas, cumplimiento con el supuesto contable fundamental de la acumulación (principio de realización y periodo contable) y el importe que se ha de presentar como residuo al finalizar el ejercicio inventario final. (p.203) Por lo expresado anteriormente se pueden deducir dos objetivos como son la correcta valuación de costo de ventas, el cual se ha de enfrentar a los ingresos del periodo, y aparece dentro del estado de resultados, disminuyendo el importe de las ventas netas, para determinar la utilidad bruta, y la correcta valuación del inventario final, que se presentará dentro del activo circulante en el balance general. Por otro lado, el inventario final, este aparece en el estado de resultados, las valuaciones inadecuadas repercutirán en el costo de venta y en las utilidades. Si a esto agregamos que las entidades son negocios en marcha, un error en la valuación del inventario final de un ejercicio que se convierte en el inventario inicial del siguiente periodo, afectará al ejercicio presente, como al que le sigue. Ambiente de control Este pone el tono en una organización, influenciando el control de su concientización de disciplina y estructura. Aquí se incluyen ciertos factores ya definidos como la integridad y los valores éticos, empeño para competir, filosofía gerencial, políticas de recursos humanos, asignación de anterioridad y funciones, estructura organizacional. Valoración de riesgos La organización debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Deben señalar los objetivos integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que operen concertadamente. También deben 27 establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados. Actividades de control Vienen siendo aquellas que realizan la Gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están relacionadas con las políticas, sistemas y procedimientos principalmente. Ejemplo de estas actividades son aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento. También la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y la capacitación adecuada. Las actividades de control tienen distintas características, pueden ser manuales o automatizadas, gerenciales u operacionales, generales o especificas, preventivas. Sistemas de información y comunicación Para poder controlar una empresa u organización y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna. Tal como los estados financieros, constituyen una importante parte de esa información, su contribución es incuestionable. Más, sin embargo, una primera reflexión sería que la información contable tiene límites. Ni se puede usar para todo, ni se puede esperar todo de ella, esto puedo parecer evidente, pero hay quienes piensan que la información de los estados financieros pudiera ser suficiente para tomar decisiones acerca de una empresa. Con frecuencia se pretende evaluar la situación actual y predecir la situación futura sólo con base en la información contable, este enfoque simplista, por su parcialidad, sólo puede conducir a juicios erróneos. Es necesario tener conciencia de que la contabilidad nos dice en parte lo que ocurrió pero no lo que va a suceder en 28 el futuro. Por otro lado, en ocasiones la información no financiera constituye la base para la toma de ciertas decisiones, pero igualmente resulta insuficiente para la adecuada conducción de una empresa. En consecuencia, la información pertinente debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada al personal en forma y dentro del tiempo indicado, de forma tal que le permita cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas emiten reportes conteniendo información operacional, financiera y de cumplimientos que hace posible conducir y controlar la organización. Todo el personal debe poder recibir un claro mensaje de la alta gerencia, de sus responsabilidades sobre el control así como la forma en que las actividades individuales se relación con el trabajo de otros. Monitoreo, supervisión y seguimiento De manera general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los riesgos y las limitaciones inherentes al control, sin embargo, las condiciones evolucionan debido a tanto factores externos como internos colocando con ello que los controles pierdan su eficiencia. Como resultado de todo ello, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas, esto no significa que tengan que revisarse todos los componentes y elementos, como tampoco que deba hacerse al mismo tiempo. Ello dependerá de las condiciones específicas de cada organización, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su reforzamiento e implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de dos formas: durante la realización de las actividades de supervisión diaria en 29 distintos niveles de organización o de manera independiente por personal que no es responsable directamente de la ejecución de las actividades. La supervisión de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel muy importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo, para de tal manera tomar las acciones correctivas o el mejoramiento que el caso exige. Algunos ejemplos de estas actividades: 1- La tendencia de la efectividad del sistema de control obtenida en el día a día, verificación de registros contra la existencia física de los recursos. 2- Análisis de los informes de auditoría, los informes contables, reportes de eficiencia, auto diagnósticos, entre otros. 3- Comparación de la información generada internamente con otra preparada por entidades externas, como el caso de los estados de cuenta bancarios, o los kardex de inventario que envíen los proveedores. 4- Juntas de trabajo y de evaluación en las que se traten asuntos relacionados con problemas de operación asociados con la efectividad de los controles. 5- Detección de fraudes u otros actos indebidos perpetrados por el personal o por terceros. 6- Obtención de reportes con bajo nivel de oportunidad y confiabilidad. Este tipo de actividades también proporcionan información valiosa sobre la efectividad de los sistemas de control. Desde luego las ventajas de este enfoque es que tales evaluaciones tienen un carácter independiente, que se traduce en objetividad de los controles y por adición a la evaluación de la efectividad de los procedimientos de supervisión y seguimientos del sistema 30 de control. Por lo tanto, los objetivos, enfoque y frecuencia de las evaluaciones de control varían en cada organización, dependiendo de las circunstancias específicas. Otra posibilidad para evaluación de los sistemas de control es la combinación de las actividades de supervisión y las evaluaciones independientes, buscando con ello maximizar las ventajas de ambas alternativas y minimizar sus debilidades. En cuanto a la supervisión y seguimiento de los sistemas de control mediante las evaluaciones correspondientes, pueden ser ejecutadas por el personal encargado de sus propios controles (autoevaluación), por los auditores internos, por auditores independientes o por especialistas de otros campos, entre otros. La metodología de evaluación varía en un rango amplio que va desde cuestionarios y entrevistas hasta técnicas cuantitativas y otras más sofisticadas. Sin embargo, lo verdaderamente importante es la capacidad para entender las distintas actividades, componentes y elementos, que integran un sistema de control, ya que de ellos depende la calidad y profundidad de las evaluaciones. También es importante documentar las evaluaciones a un nivel adecuado, con el fin de lograr mayor utilidad de ellas. Por otra parte, reportar las deficiencias es el proceso de comunicar las debilidades y más importante, las oportunidades de mejoramiento de los sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos, con el fin de que implementen las acciones necesarias. Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinará el nivel gerencial al cual deban comunicarse las deficiencias. Por otro parte, todo el personal tiene alguna responsabilidad sobre el control, la gerencia es la responsable del sistema de control y debe asumir su propiedad. Los ejecutivos financieros tienen un papel importante en la forma en que la gerencia ejercita el control, no obstante que todo el personal es responsable de controlar sus propias áreas. De igual manera el auditor 31 interno contribuye a la marcha efectiva del sistema de control, sin tener responsabilidad directa sobre su establecimiento y mantenimiento. En ambos casos aportan información útil acerca del nivel de calidad del sistema de control y cómo mejorarlo. Otras partes externas, como son los auditores independientes y distintas autoridades, contribuyen al logro los objetivos de la organización y proporcionan información útil para el control interno. Ellos no son responsables de su efectividad, ni forman parte de él, sin embargo aportan elementos para su mejoramiento. Internamente las responsabilidades sobre el control corresponden a lo siguiente: 1- Consejo de administración, estable no sólo la misión y los objetivos de la organización, sino también las expectativas relativas a la integridad y los valores éticos. 2- Gerencia, debe asegurar que exista un ambiente propicio para el control. 3- Ejecutivos financieros, entre otras cosas, apoyan la prevención y detección de reportes financieros fraudulentos. 4- Comité de auditoria, es el órgano que no sólo tiene la facultad de cuestionar a la gerencia en relación al cumplimiento de sus responsabilidades, sino también asegurar que se tomen las medidas correctivas necesarias. 5- Comité de finanzas, contribuye cumpliendo con la responsabilidad de evaluar la consistencia de los presupuestos con los planes operativos. 6- Auditoria interna, a través del examen de la efectividad y adecuación del sistema de control interno y mediante recomendaciones relativas a su mejoramiento. 7- Área jurídica, llevando a cabo la revisión de controles y otros instrumentos legales, con el fin de salvaguardar los bienes de la organización. 32 8- Personal de la organización, mediante la ejecución de las actividades que tienen cotidianamente asignadas y tomando las acciones necesarias para su control y cumplimiento. También siendo responsables de comunicar cualquier problema que se presente en las operaciones, incumplimiento de normas o posibles faltas al código de conducta y otras violaciones. En tal sentido, se considera que se debe analizar y reflexionar detenidamente sobre el cambio que se vive, para poder evaluar sus tendencias y prever sus efectos, a fin de determinar lo que a partir de hoy se debe realizar para ayudar a nuestras organizaciones a definir nuevos horizontes que maximicen oportunidades. Es su propósito actuar como generadores de cambios, por lo tanto se tiene que estar a la vanguardia de los mismos. El tratar de convertirse en asesores o consultores internos confiables, eliminando en lo posible todos los trabajos que aportan un valor agregado a los productos o servicios, como por ejemplo tienden a convertirse en evaluadores críticos de los sistemas de información y realizando auditorias sobre las operaciones conforme se van gastando y no sobre acontecimientos pasados que no tienen solución. Manual de Normas y Procedimientos Antes de definir los manuales de procedimientos administrativos, se debe expresar que es un manual. Un manual es un documento que es utilizado para comunicar y documentar los procedimientos. Para Franklin (2009), los manuales administrativos: Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistema, procedimientos), así como las instrucciones y lineamientos que se 33 consideren necesario para el menor desempeño de sus tareas (p.147). Tipos de Manuales Administrativos Según Andrade (1996), los principales tipos de manuales administrativos son los siguientes: Manual de Organización. Constituyen uno de los más importantes en la explicación de los organigramas. Es la descripción literal de la organización formal a través de la cual se describen objetivos, funciones y autoridad, entre otros, de cada unidad orgánica que componen la estructura organizativa. Manual de Cargos. Un manual de puesto de trabajo o de cargo ha referido a la descripción de las menores actividades que realizan en una organización y a la mínima expresión en cuanto a la división estructural que a la organización se refiere; que es el puesto de trabajo o cargo. Manual de Políticas. Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una correcta definición de políticas, seguido de un registro efectivo de las mismas en el manual correspondiente. Manuales de Normas y Procedimientos. Los manuales de procedimientos permiten unificar controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoría, su evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y sus jefes acerca de que el trabajo se está o no realizando adecuadamente, además de otras ventajas adicionales. De allí, que los manuales de normas y procedimientos administrativos se pueden definir como una expresión analítica de los procedimientos administrativos y su representación gráfica a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, así como también la enunciación de 34 normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Contenido del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos En cuanto al contenido del manual de normas y procedimi entos administrativos, Gómez (1999), lo describe de la siguiente manera: 1. Identificación. Este manual incorpora la siguiente información: 1.1. El logotipo de la organización. 1.2. El nombre oficial de la misma. 1.3. El lugar y la fecha de elaboración. 1.4. El número de revisiones (en su caso). 1.5. Las unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. 1.6. La denominación y extensión (general o específica). 2. La clave de la forma. En primer lugar, las siglas de la organización, en segundo lugar, las siglas de las unidades administrativas donde se utiliza la forma y por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. 3. Índice o contenido. Es la relación de los capítulos que forman parte del documento. 4. Prólogo y/o introducción. Es una exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. 5. Objetivos de los procedimientos. Es la explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. 6. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. Es una esfera de acción que cubren los procedimientos. 7. Responsables. Son todas aquellas unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. 35 8. Políticas o normas de operación. Son todos los criterios o lineamientos generales de acción, que se pueden determinar de forma específica, para facilitar la cobertura de las responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. 9. Concepto. Es toda palabra o término de carácter técnico que es empleada en los procedimientos, el cual por su significado o grado de especificación, se requiere de mayor información, para así permitir al usuario la consulta del manual. 10. Procedimiento. Es la presentación por escrito, de manera normativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde y en cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. 11. Formularios. Son todas aquellas formas impresas que se utilizan en un procedimiento, para intercalar dentro del mismo o para que se adjunten como apéndices. 12. Diagramas de flujo. Es la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales, en donde se muestran las unidades administrativas, o los puestos que intervienen en cada operación escrita. 13. Glosario de términos. Es una lista de conceptos de carácter técnico relacionado con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales y procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Para finalizar, es necesario señalar, que los manuales administrativos deben ser diseñados bajo estos lineamientos, ya que mediante los mismos se busca la uniformidad y el control en el cumplimiento de las rutinas de trabajo, con el fin (entre otros) de que tanto los empleados como los jefes puedan evaluar el trabajo en un momento determinado y saber que tan optima es la gestión en la unidad administrativa, sector y organización en general. 36 Procedimientos Administrativos Para dar inicio al marco referencial, es conveniente definir que son procedimientos administrativos; al respecto Gómez (1997) expresa, “Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica de las operaciones conectadas entre sí, que se constituye en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación” (p.52). De allí, que en toda organización es necesario la sistematización de las operaciones para poder lograr de manera eficiente los objetivos y metas trazadas, para lo cual el procedimiento involucra actividades y tareas a desarrollar por el personal, lapsos para la ejecución de las mismas, al igual que por medio de éste se aplican métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficaz del desarrollo de las operaciones administrativas. Elementos de los Procedimientos Administrativos Según Lozada (1995), los procedimientos administrativos están conformados: Las Unidades Orgánicas. Siendo esta la que indica por donde pasa el procedimiento. El nombre genérico de unidad orgánica puede indicar una gerencia, departamento, sección y también cargos y a veces se pueden incluir elementos externos a la organización, esto contribuye positivamente al diseño del procedimiento. Las Tareas Administrativas. Significan operaciones manuales, electrónicas y mecánicas que se hacen en, o con el formulario (p.8). Los Formularios. Definidos por Franklin (2009), como “la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso, que por lo general contiene información fija escrita y espacios en blanco para insertar la información variable. En el momento en que un formulario se completa pasa 37 a ser un documento. El objeto de su utilización, es que representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencilla, clara y funcional, toda vez que permiten ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos” (p.35). Al hablar de procedimientos administrativos, se debe tener presente que los mismos están conformado por tres elementos básicos a considerar como son: las unidades orgánicas las cuales son indispensables puestas que en ellas se ejecutan las tareas o actividades que constituyen los pasos de un procedimiento administrativo, sin dejar de lado los formularios siendo estos de vital importancia para el mismo ya que son generadores y receptores de información. Bases Legales Existen basamentos legales por los cuales se debe llevar a cabo el control y registro de los inventarios, tales artículos se mencionan a continuación, como los del Código de Comercio: Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente; el libro diario, el libro mayor y el de inventarios. Artículo 33: El libro diario y el de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existen aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas del sello de la oficina. Artículo 34: En el libro diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar todas las operaciones día por día. Artículo 35: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción 38 estimatoria de todos sus bienes; tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación. Artículo 38: Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño, pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan. Por otro lado se encuentran las Normas Internacionales de Contabilidad y su tratado con respecto al inventario: Párrafo 25: El costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 23, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (the first-in, first-out, FIFO, por sus siglas en inglés) o costo promedio ponderado. Una entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. Párrafo 27: La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente. Si se utiliza el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de las circunstancias de la entidad. 39 CUADRO N°1. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Fuente: González (2012) Variable Definición Conceptual Definición Operacional Dimensión Indicador Ítems Control interno de inventario Los controles de inventarios implican la compra, recepción, almacenamiento, distribución, procesamiento y despacho. Son las funciones conectadas directamente con los inventarios; el sistema de contabilidad de costos y los registros de inventarios permanentes, conforma las funciones de registro. Whittington(2000. P.398) Es un plan de organización, en donde los métodos coordinados y las medidas adoptadas se disponen para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. González (2012) Manejo de control interno de inventario  Métodos de inventario  Toma física  Niveles del inventario  Método de valuación 1 2 3-4 5 Componentes de los inventarios  Ambiente de control  Valoración de riesgos  Actividades de control  Sistema de información y comunicación  Monitoreo 6 7 8 9 10 Lineamientos para el manejo de inventario Son los procedimientos que permiten unificar controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad facilitar las labores de auditoría, su evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y sus jefes acerca de que el trabajo se esta o no realizando adecuadamente. Andrade (1996.ps/n) Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos y su representación gráfica a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, así como también la enunciación de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. González (2012) Pautas para elaboración de Lineamientos  Metodología  Aplicabilidad  Procedimientos  Evaluación  Control  Seguimiento 11 12 13 14 15 16 40 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Naturaleza de la Investigación En las investigaciones de carácter científico es imprescindible que los hechos estudiados, los resultados, las evidencias encontradas, y los nuevos conocimientos, reúnan la condición de validez, para lo cual es necesario demostrar los procedimientos de orden metodológico a través de los cuales se proponga dar respuesta a las interrogantes objeto de la investigación. De allí se desprende que el carácter científico de la investigación se fundamente en el método empleado, siendo para el presente trabajo de grado como lo señala las Normas para la Elaboración y Presentación de los Trabajos Especiales de Grado, Trabajos de Grado de Tesis Doctorales de la Uny (2007), una investigación sostenida en el paradigma cuantitativo, configurada como investigación Ex postfacto: Corresponde a trabajos de investigación donde se busca analizar una situación que ya aconteció. Se inicia con la descripción de una situación presente, que se supone es efecto de factores que actuaron con anterioridad, y emprenden una búsqueda retrospectiva para descubrirlos. El científico no tiene control directo sobre las variables independientes porque ya acontecieron sus manifestaciones. La presente investigación tiene como finalidad sugerir un sistema de control interno de inventario a la empresa, para dar un mejor control en el almacén, en tal sentido se desarrollaran los aspectos relativos al tipo o naturaleza del estudio de investigación la población y muestra, las técnicas y 41 el instrumento que se implantaron en la recolección de datos. Según el presente estudio, referido Aplicabilidad de Lineamientos Contables y Administrativos para Mejorar los Procesos de Control Interno de la Empresa Soca Servicios, C.A. ubicada en Acarigua estado Portuguesa se adoptó una investigación no experimental, porque no se construye ninguna situación, sino que se observan las que ya existen, sin manipular intencionalmente las variables. Al respecto Hernández y Batista (2003), definen la investigación no experimental como “la investigación donde no hacemos variar en forma intencional las variables independientes, lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos (P.267). Por lo tanto, la presente investigación es no experimental porque se tiene con el fin de indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables. Cabe señalar que la presente investigación es de campo, ya que se visitó la Empresa, para recoger la información necesaria con respecto a las actividades realizadas en el departamento de almacenaje. Esta informacion recabada, una vez aplicado el instrumento de rigor, conformara los datos, que según Sabino (2008), estos datos son llamados “primarios, por cuanto va a representar datos de primera mano, originales, producto de la investigación en marcha sin intermediación de ninguna naturaleza” (p.89). Agregándose que estos datos se recogen en la realidad cotidiana, natural, observando, entrevistando o interrogando a las personas vinculadas con el problema investigado. La investigación se fundamentó en un estudio de campo, entendiéndose con ello como una relativa y circunscrita área de estudio, a través de la cual, los datos se recogen de manera directa de la realidad en el ambiente natural, con una aplicación de determinados instrumentos de recolección de información, al respecto, UPEL, ( 2010) expone que: La investigación de campo consiste en analizar sistemáticamente 42 los problemas de la realidad con el fin de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores, explicar causa y efecto o predecir su ocurrencia en los enfoques de investigaciones desarrolladas o existente. (p. 10) También, se consideró una investigación de tipo bibliografía, pues se obtuvieron datos mediante consultas de otras investigaciones realizadas, textos referidos al tema u otros tipos de referencias, los cuales sirvieron como datos secundarios. Esta investigación se enmarcó en un nivel de investigación descriptiva, por tanto, se caracterizan los hechos, con el fin de establecer su estructura o comportamiento en el almacén de la empresa. Según Hernández (ob. Cit.), señala que en un estudio descriptivo, se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así (válgase la redundancia) describir lo que se investiga. (P. 60). POBLACIÓN Y MUESTRA Población En el presente trabajo, la población estuvo conformada por los sujetos que se desempeñan en el área administrativa, contable y de almacenaje teniendo bajo su responsabilidad cinco (5) personas, las cuales participan en el proceso de control interno de la empresa Soca Servicios, dichas personas ocupan cargos de jefe de contabilidad, analistas contables y almacenistas, de esta forma Hernández (ob. Cit.), señala que la población o universo es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones (P. 304). 43 Muestra La muestra objeto de estudio está conformada por la totalidad de los sujetos que conforman la población, por lo cual se trabajó con una población muestral de cinco (5) sujetos, de los cuales uno (1) corresponde a nivel direccional representando al jefe de contabilidad; dos (2) sujeto, al nivel contable representado por la contadora pública y dos (2) sujetos a nivel del almacén. Resaltando que según el autor antes señalado define la muestra como “la unidad de análisis o conjunto de personas, contextos, eventos o sucesos sobre la cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo del universo (P.302). Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Información Según Sabino (2008), señala que “un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. (p.143), es decir, son todas aquellas herramientas que posee el investigador para obtener información sobre el objeto en estudio. Según Bavaresco (1994), el cuestionario “consiste en un instrumento, herramienta o medio que recoge información: directa por el encuestador, e indirecta por correo u otro medio. (p.104). Instrumento Un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. Sabino (Ob. Cit) refiere que cada instrumento concreto puede distinguirse dos aspectos diferentes: forma y contenido. La forma del 44 instrumento se adapta al tipo de aproximación que se activa desde lo empírico. En cuanto al contenido este queda expresado en la especificación de los datos que se necesitan conseguir; se concreta, por lo tanto, en una serie de ítems que no son otra cosa que los mismos indicadores que permiten medir las variables, pero que asumen ahora la forma de preguntas, puntos a observar, elementos a registrar, entre otros. A tal efecto, el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de investigación porque permite abordar la temática que interesa al investigador y además porque condensa los datos que corresponde a los indicadores y, por lo tanto, a la variable o conceptos utilizados; pero también expresa todo lo que tiene de específicamente empírico al objeto de estudio pues sintetiza, a través de las técnicas de recolección que emplea, el diseño concreto escogido para el trabajo. Para el presente trabajo, se selecciona como instrumento, al cuestionario, siendo este el medio que le brinda la oportunidad de conocer lo que se piensa y se dice de la investigación objeto de estudio, permitiendo determinar con los datos recogidos la verificación de la hipótesis. Según Achue (1999), “el cuestionario es un tipo de encuesta presentado en un formato escrito, redactado en forma de interrogatorio, aplicado personalmente o por correo de manera individual o colectiva, el cual permite conocer el comportamiento de las variables objeto de estudio”. (p. 11). Lo anterior permite inferir que a través de la aplicación de este instrumento, se pudo obtener la información necesaria para la realización del presente estudio, por cuanto las preguntas fueron estructuradas de manera tal, que las respuestas condujeron directamente a la información requerida para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Dicho instrumento contiene veinte (16) interrogantes dicotómicas con (2) alternativas de respuesta: una positiva (SI) y otra negativa (NO). Este cuestionario fue dirigido a un grupo de trabajadores ya especificado en la muestra. 45 Validez del Instrumento Según Hernández y Batista (Ob. Cit), la validez se refiere “al grado en que un instrumento realmente mide la variable que se pretende medir” (p. 243). La validez es un concepto del cual puede tenerse diferentes tipos de evidencias ya sea relacionada con el contenido, con el criterio o con el contexto. Para efectos de esta investigación, se empleó la validez del criterio de tres (3) expertos, la cual establece la medición de los instrumentos comparándolas con algún criterio externo. No obstante señala Romo y Castillo (2002), que existen algunos elementos que pudieran concretar la validez de la técnica de la entrevista estructurada. Se refiere a la flexibilidad, la revisión sobre las maneras en las cuales el investigador ha desarrollado el proceso del estudio, incluyendo el papel de los supuestos a priori sobre el tema abordado. Igualmente señala a la triangulación de fuentes, la comparación de los hallazgos derivados de dos o más técnicas diferentes de recolección de datos por otros investigadores. A efecto de verificar si los instrumentos diseñados se ajustan a los objetivos de la investigación, los expertos, especialistas en el tema de inventarios y metodología, corrigieron el contenido para señalar si las preguntas realmente recogen lo que se pretende conocer y describir, lo que permitió optimizar el instrumento de recolección de datos. Tratamiento de la Información Al respecto, Tamayo y Tamayo (Ob. Cit.), señalan que el procesamiento de los datos “…no es otra cosa que el registro de los datos obtenidos por los instrumentos empleados, mediante una técnica analítica en la cual se comprueba la hipótesis y se obtienen las conclusiones” (p. 103). Una vez aplicados el instrumento, el cuestionario, se procedió a analizar la información utilizando para ello, cuadros o tablas de frecuencias absolutas y 46 relativas mediante resultados en porcentajes (%), con lo cual se obtiene una mejor interpretación de la actual situación en la que se encuentra la empresa, y para que de esta manera se cumpla cabalmente los objetivos. 47 CAPÍTULO IV LOS RESULTADOS Análisis e Interpretación de los Resultados Una vez finalizado el proceso de recolección de la información, mediante el instrumento aplicado a la muestra seleccionada, se procede a realizar el análisis de los mismos. Al respecto Balestrini (2002), expresa: Al culminar la fase de recolección de la información, los datos han de ser sometidos a un proceso de elaboración técnica, que permita recontarlos y resumirlos; antes de introducir el análi sis diferenciado a partir de procedimientos estadísticos; y posibilitar la interpretación y el logro de conclusiones a través de los resultados obtenidos. (p.169). En tanto, mediante el desarrollo del estudio se presentan los resultados obtenidos en el proceso anteriormente descrito. A continuación se muestran mediante gráficas tipo pastel los resultados obtenidos con los respectivos análisis e interpretación de los mismos, dando así cumplimientos a los objetivos planteados al comienzo del estudio. 48 Ítem Nº1. ¿Conoce Usted el método de inventario usado en su organización? CUADRO Nº2 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En base a los resultados obtenidos se observa que el 80% de la población encuestada respondió afirmativamente, sólo un 20% que representa a una (1) persona desconoce el método de inventario que se utiliza en la empresa. Al respecto, la Enciclopedia Británica Hispánica (1997), señala la existencia de tres (3) métodos principales de evaluación del inventario como son “PEPS, Primero que Entra, Primera que Sale; UEPS, Último que Entra, Primero que Sale y Promedio” SI 80% NO 20% GRÁFICO N°1 49 Ítem N°2. ¿Realizan conteos físicos de sus productos? CUADRO N°3 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En virtud de los datos recolectados, se aprecia que el 100% de la población está al tanto de la realización de la toma física para el conteo del inventario. Para Britto (2001) la toma física del inventario representa “el acto mediante el cual se procede a contar pesar o medir físicamente la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente serán destinados a la venta” (p.501). SI 100% GRÁFICO N°2 50 Ítem N°3. ¿Existen diferencias entre las entradas y salidas de los productos? CUADRO N°4 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Analizando los datos obtenidos se puede observar que el 100% de la población encuestada afirma la existencia de diferencias entre las salidas y entradas de inventario en la empresa, lo cual supone que hay un inadecuado funcionamiento en el control del inventario. Al respecto, estas diferencias se deben a una gran amplitud de factores, entre los cuales puede ser un mal registro del inventario que entra así como de el que sale. SI 100% GRÁFICO N°3 51 Ítem N°4. ¿Existen controles de existencia en los niveles mínimos de inventarios? CUADRO N°5 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Al analizar estos resultados se aprecia que al respecto con la existencia de un control de los niveles mínimos de inventario el 100% de la población concuerda que este se cumple. De esta manera se evita quedar con un inventario que no permita satisfacer la demanda de los clientes, al respecto Tawfik (1996) señala que “los niveles de inventario representan los límites predeterminados de las cantidades por almacenar, estas cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo, la determinación de estos depende del consumo anual, tasa de agotamiento” (p.172). SI 100% GRÁFICO N°4 52 Ítem N°5. ¿Se realiza la valuación de la mercancía inventariada? CUADRO N°6 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Al observar los datos expuestos en el cuadro N°6 se determina que el 100% de la población está al tanto de la valuación que se le realiza al inventario. Es de suma importancia realizar una adecuada valuación al inventario de la empresa, ya que este constituye el objeto principal de las actividades económicas de la misma. Señala Romero (2005) “el renglón de inventarios dentro de las empresas representa uno de los más importantes, de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que se ha de enfrentar a los ingresos de costos de ventas” (p.203). SI 100% GRÁFICO N°5 53 Ítem N°6. ¿Se maneja una estructura de disciplina dirigida a fortalecer los controles internos de la organización? CUADRO N°7 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En atención a los datos suministrados en el cuadro N°7 se tiene que el 80% de la población está al tanto del manejo de una estructura disciplinaria que tiene por objeto fortalecer los controles internos de la organización, mientras que el 20% desconoce del mismo. La misma estructura disciplinaria cabe dentro del Ambiente de Control Interno y este no hace más que influir en la concientización del personal de control. Se considera como base de los demás componentes del Control Interno, los factores del mismo incluyen integridad y valores éticos, una buena estructura organizacional y políticas de los recursos humanos. SI 80% NO 20% GRÁFICO N°6 54 Ítem N°7. ¿Existen estrategias funcionales para el manejo de riesgos dentro de la organización? CUADRO N°8 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 3 60% NO 2 40% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Al analizar los datos expuestos en el cuadro N°8 se tiene que el 60% de la población representada por 3 personas, de las 5 encuestadas, presentan conocimiento alguno de una serie de estrategias funcionales para el manejo de riesgos dentro de la organización. Al respecto, la Evaluación de Riesgos viene siendo el segundo componente del control interno, este involucra la identificación y previo análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. SI 60% NO 40% GRÁFICO N°7 55 Ítem N°8. ¿Se realizan las actividades de control en las operaciones diarias de la empresa? CUADRO N°9 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 3 60% NO 2 40% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En virtud de los datos recabados en el cuadro N°9 se aprecia que el 60% de la población esta informada sobre las actividades de control de las operaciones diarias que se realizan en la empresa, siendo por el contrario un 40% representado por 2 personas, los que desconocen de las mismas actividades. Siendo las Actividades de Control el tercer elemento del control interno, estas son un conjunto de actividades que realizan la Gerencia y demás personal de la empresa para cumplir diariamente con las actividades respectivamente asignadas. Estas actividades están relacionadas directamente con las políticas, sistemas y procedimientos. SI 60% NO 40% GRÁFICO N°8 56 Ítem N°9. ¿Se efectúan el intercambio de información para realizar las operaciones del control de inventario? CUADRO N°10 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Al apreciar los datos expuestos en el cuadro N°10 se tiene que el 100% de las personas encuestadas están al tanto del necesario intercambio de información para la eficaz realización de las actividades de control del inventario de la empresa. Comprende el cuarto elemento del control de inventario, es de suma importancia y necesario disponer de información adecuada y oportuna para poder tener un buen control interno de la empresa, así como la toma decisiones correctas con respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos. SI 100% GRÁFICO N°9 57 Ítem N°10. ¿Hay un sistema de monitoreo que verifique el tiempo destinado para tomar las acciones correctivas? CUADRO N°11 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 2 40% NO 3 60% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Con respecto a los datos plasmados en el cuadro N°11 de la encuesta aplicada a la población en estudio se observa que el 60% de los encuestados no están al tanto de la existencia de un sistema de monitoreo que se encargo de tomar acciones correctivas. La Supervisión y Seguimiento representan el quinto elemento del control interno, no es más que una constante revisión y evaluación sistemática de los componentes que forman parte de la organización, por parte de la gerencia. SI 40% NO 60% GRÁFICO N°10 58 Ítem N°11. ¿Conoce Usted los objetivos del Control Interno de Inventario? CUADRO N°12 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 5 100% NO 0 0% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Al observar lo expuesto en el cuadro N°12 se determina que el 100% de la población encuestada tiene conocimiento de los objetivos del Control Interno de Inventario. Dentro de los principales objetivos del control interno se encuentran preservar los activos, detectar errores u omisiones, reducir al mínimo de desperdicios, aunque un sistema de control interno no impide el incumplimiento de los objetivos permite detectarlos oportunamente para posteriormente tomar las medidas correctivas. SI 100% GRÁFICO N°11 59 Ítem N°12. ¿Son aplicados los lineamientos contables y administrativos en el departamento donde Usted labora? CUADRO N°13 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En virtud de los datos obtenidos en el cuadro N°13 se tiene que el 80% de la población encuestada conoce sobre la aplicabilidad de los lineamientos contables y administrativos en sus respectivos departamentos. Estos mismos lineamientos serán la base para el eficaz cumplimiento de las actividades departamentales, ya que por estos se regirá la organización para la buena presentación de informes y estados financieros, así como de sus controles internos. SI 80% NO 20% GRÁFICO N°12 60 Ítem N°13. ¿Existen en su departamento procedimientos a seguir para el control interno? CUADRO N°14 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) Con respecto a los datos suministrados en el cuadro N°14 la población objeto de estudio demostró que el 80% de los mismos presenta conocimiento sobre la existencia de procedimientos para el control interno. Con respecto a la idea anterior, aunque existan controles internos no implica que se estén cumpliendo correctamente. SI 80% NO 20% GRÁFICO N°13 61 Ítem N°14. ¿Existen en el departamento actividades que evalúen su desempeño? CUADRO N°15 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 3 60% NO 2 40% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) El 60% de la población encuestada opina que si existen actividades relacionadas con la evaluación del desempeño de los empleados, de igual manera que el punto anterior, pueden existir una serie de actividades pero que no se estén desarrollando de forma correcta. SI 60% NO 40% GRÁFICO N°14 62 Ítem N°15. ¿Se ejecutan actividades dirigidas a controlar los procedimientos que se realizan? CUADRO N°16 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) En relación a esta interrogante, el 80% de la población en estudio opina que si existen actividades dirigidas a controlar los procedimientos que se realizan, ésta seria de actividades podrá evaluar y detectar cuales son las fallas en los distintos procesos de la empresa. SI 80% NO 20% GRÁFICO N°15 63 Ítem N°16. ¿Se reportan las deficiencias en el manejo de inventario? CUADRO N°17 ALTERNATIVAS F. ABSOLUTA F. RELATIVA SI 4 80% NO 1 20% TOTAL 5 100% Fuente: González (2012) Fuente: González (2012) El 80% del personal encuestado afirma sobre el reporte de las deficiencias en el manejo de inventario. Estas deficiencias en cuanto al manejo de inventario van desde las entradas, que pueden cargarse erróneamente, las salidas y muy importante, el conteo físico que se haga del inventario, el cual ira a los estados financieros para determinar la utilidad del ejercicio. SI 80% NO 20% GRÁFICO N°16 64 CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Una vez realizado el análisis de los resultados obtenidos por medio de la aplicación del instrumento, se concluye: En cuanto al primer objetivo de estudio, que es describir la situación actual de la empresa Soca Servicios, C.A., en el manejo del control interno de inventarios se concluye que la misma no cuenta con un sistema de inventario que permita realizar las actividades de manera eficiente, debido a que no se cuenta con una jerarquía y controles en el área de almacén. Así como tampoco se llevan a cabo actividades de planificación del mismo, lo cual repercute negativamente en el control. Sobre los componentes que conforman el sistema de control interno de inventario, hay un alto número de encuestados que conoce el tipo de inventario que se emplea en la organización, afirma de igual modo conocer los principales objetivos del control interno, entre los cuales están preservar los activos, detectar errores u omisiones, reducir al mínimo de desperdicios, lo cual proporciona conocimiento del tema. Se pudo comprobar que el inventario en la empresa no es controlado de manera adecuada, debido a que no se lleva un control de las existencias de manera ordenada y constante, así como el registro de las entradas no es supervisado por un jefe inmediato, reportando las deficiencias en el manejo de inventario. 65 A pesar que los entrevistados afirman realizar conteos físicos de los productos en almacén, se observan diferencias entre las entradas y salidas en el inventario, ocasionando un descontrol en el sistema. De allí que, se evidencia la carencia de un control interno del inventario, que responda satisfactoriamente en la detección de los errores, producto de la falta de políticas dirigidas al manejo del mismo, De igual manera, existen controles de existencia en los niveles mínimos de inventarios, como también se maneja una estructura de disciplina dirigida a fortalecer los controles internos de la organización, pero se puede inferir que no funciona a cabalidad. Se puede decir que la estructura disciplinaria cabe dentro del Ambiente de Control Interno y este no hace más que influir en la concientización del personal de control, este se considera como base de los demás componentes del Control Interno, Hay debilidades en las estrategias funcionales para el manejo de riesgos dentro de la organización, igualmente se presentan que los trabajadores no están al tanto de la existencia de un sistema de monitoreo que se encargó de tomar acciones correctivas. La Supervisión y Seguimiento representan el quinto elemento del control interno. Recomendaciones De las conclusiones señaladas anteriormente, se presentan los siguientes lineamientos de recomendaciones que puedan contribuir a corregir las fallas detectadas en la empresa Soca Servicios, C.A., en el manejo del control interno de inventarios y por ende optimizar sus procesos operativos y productivos. A continuación se recomienda lo siguiente: Sugerir a la empresa la implementación de lineamientos de sistema de control interno de inventario, con la finalidad de optimizar el proceso interno de la misma. 66 Continuar el sistema de inventario llevado en la actualidad, ya que este le permite conocer la disponibilidad que tiene el inventario al momento que lo requiera la empresa, por lo tanto la misma debe realizar conteos físicos periódicos de las mercancías, de acuerdo a lo establecido en la Ley. Establecer un manual de normas y procedimientos, que permita llevar un mejor control interno dentro de la empresa, para así indicar todas las funciones de los trabajadores y de esta manera obtener un buen funcionamiento operativo dentro de la misma. Señalar las políticas de inventario con el fin de lograr un buen desempeño en la empresa. Establecer lineamientos de control interno de inventarios dentro de la empresa que indiquen los objetivos de los elementos, para distinguir la realidad de los mismos con los predeterminados, para informar si hay desviaciones y medir su importancia para tomar las medidas pertinentes al garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma mas eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos organizacionales, por lo que se recomienda a la gerencia, tomar decisiones en l a organización y que las mismas no se realicen por intuición gerencial. 67 CAPÍTULO VI PROPUESTA LINEAMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS A LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA SOCA SERVICIOS, C.A. Misión Optimizar los procesos inherentes al inventario de mercancía, a través de la aplicación de un control interno efectivo, lo cual conlleve al cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la organización. Visión Maximizar la gestión del inventario de mercancías, para la empresa Soca Servicios, C.A., para así garantizar la contabilización efectiva del inventario y el correcto manejo y distribución de la existencia del mismo. Objetivo General Formular lineamientos sobre el control interno del inventario en la empresa Soca Servicios, C.A., para la optimización de la gestión administrativa- contable del inventario. Para hablar de cumplimiento del control interno de manera efectivo, es necesario que el área administrativa de la empresa, planifique la ejecución 68 de las actividades inherentes al inventario de mercancía, bajo los fundamentos teóricos denominados procesos administrativos, los cuales se describen a continuación: Planeación. Determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo hacerlo, cuándo hacerlos y en qué hacerlo. Organización. Función que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para poder ejecutar lo que se planeó. Dirección. Está encargada de comunicar, liderar, motivar y dirigir los esfuerzos hacia un propósito común. Control. Función que trata de garantizar que lo planeado, dirigido y organizado se cumpla según los objetivos trazados. Metodología La elaboración de lineamientos contables y administrativos para el manejo de control interno de inventario, propone una metodología que debe ser considerada para evaluar la gestión del sistema, la cual varía en un rango amplio que va desde cuestionarios y entrevistas hasta técnicas cuantitativas. Ahora bien, la importancia de la evolución radica en la capacidad que se tenga para entender las distintas actividades, componentes y elementos que integran un sistema de control, de ello depende la calidad y profundidad de las evaluaciones. Ambiente de Control Es el establecimiento de un entorno que estimule e influencie las actividades del personal con respecto al control de sus actividades. Igualmente, se relaciona con el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. Por último, es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa. 69 Procedimientos para lograr el Ambiente de Control Formulación de Integridad y Valores Éticos Es el propósito de establecer pronunciamientos relativos a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la empresa Soca Servicios, C.A., durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control interno depende de la integridad y valores de la gente que lo diseña y lo establece. Objetivo del Procedimiento Instruir valores éticos y de conducta en todos los miembros que conforman la empresa Soca Servicios, C.A., y de esta manera cumplir con los deberes y obligaciones, orientados a la formación de líderes. Como hacerlo, Establecimiento de las Competencias del Personal, se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal que labora en la empresa Soca Servicios C.A., que desempeña funciones inherentes al inventario de mercancía. Capacitar al personal sobre los conocimientos y habilidades requeridas, que les permitan cumplir eficientemente sus tareas relacionadas con el inventario de mercancía. Como hacerlo: Estableciendo Criterios para la aplicación de auditorías. Mediante estas se fijan las pautas que permitan evaluar y controlar eficientemente el inventario de la empresa. Dar origen a sistemas de información que interactúen con los auditores externos contribuyendo a la toma de decisiones. 70 Evaluación de Riesgos Involucra la identificación y análisis de riesgos relevante para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. Procedimiento para lograr la Evaluación de Riesgos Definición de Objetivos Representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un control interno efectivo, que permiten identificar factores críticos de éxito particularmente a nivel de actividad relevante. Objetivo del Procedimiento Definir los objetivos y metas organizacionales de la empresa Soca Servicios, C.A., y el plan revisión y evaluación constante sobre la ejecución de los mismos. Identificación de los Riesgos internos y externos que puedan ocurrir en el almacén de mercancía, de la empresa Soca Servicios, C.A., proceso mediante el cual se identifica, analizan y se manejan los riesgos, los cuales forman parte de un sistema de control efectivo. Identificar los riesgos que se puedan originar en el almacén de la empresa Soca Servicio, C.A., situaciones que impidan cumplir con los objetivos pautados por la organización. 71 Actividades de Control Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Están relacionadas con las políticas, sistemas y procedimientos principalmente. Las actividades de control son importantes no solo porque en sí mismas aplican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos. Procedimiento para logra las Actividades de Control Identificación de los controles generales en la empresa Soca Servicios, C.A. Tiene como propósito una operación y continuidad adecuada e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, así como la contratación y mantenimientos de equipos. Objetivo del Procedimiento. Identificar y analizar los controles generales aplicables al almacén de mercancía de la empresa Soca Servicios C.A., con el propósito de crear cultura sobre el mantenimiento preventivo y soporte técnico administrativo, sobre el rubro del inventario de mercancía. Sistema de Información y Comunicación Consiste en los métodos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las transacciones de la empresa Soca Servicios C.A., y dar cuenta del inventario de mercancías. 72 Procedimientos para lograr un Sistema de Información y Comunicación Establecer los métodos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las transacciones desarrolladas en el inventario de mercancías de la empresa Soca Servicios C.A. Todo ello, con el objetivo de disponer de información adecuada y oportuna en los estados financieros, ya que los inventarios constituyen una parte importante de esa información. Objetivo del Procedimiento. Implementar sistemas de información acordes con la planificación estratégica y con los objetivos trazados para cumplimiento de las metas relacionadas con la comercialización del inventario de mercancías. Verificar los procedimientos realizados en el almacén de mercancía, con el respectivo manual de procedimientos administrativos, en pro de comprobar el cumplimiento de las tareas pautadas según los lineamientos establecidos en el mismo. Realizar reportes mensuales de todos los movimientos realizados en el inventario de mercancía, para el conocimiento de la gerencia y la toma de decisiones. Monitoreo Proceso que se realiza para valorar la calidad del control interno en el tiempo, y asegurar razonablemente que los hallazgos y resultados de otras revisiones atiendan con prontitud. 73 Procedimientos para lograr un Monitoreo Control sobre las actividades que se ejecuten en el almacén de mercancía. Mediante la supervisión y seguimiento del sistema de control tomando en consideración los riesgos y limitaciones inherentes al control, tomando en cuenta los factores externos e internos que puedan afectar la eficiencia del mismo. Objetivo del Procedimiento Controlar antes y después de cada actividad que se realiza en el inventario de mercancía de la empresa Soca Servicios C.A. Supervisar constantemente cada actividad para la detección a tiempo las debilidades y que las mismas puedan corregirse en el momento preciso. Realizar auditorías internas en el almacén de mercancía, en forma periódica para verificar y evaluar que los planes u objetivos trazados se estén cumpliendo. 74 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Achue, M. (1999). Seminario de Investigación Dictado por el Programa de Especialización en Gerencia Financiera. Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA). Barquisimeto, estado Lara. Andrade, M. (1996). Sistemas y procedimientos. Nuevas tendencias en la contaduría. 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INSTRUMENTO Nº ITEMS SI NO 1 ¿Conoce Usted el método de inventario usado en su organización? 2 ¿Realizan conteos físicos de sus productos? 3 ¿Existen diferencias entre las entradas y salidas de los productos? 4 ¿Existen controles de existencia en los niveles mínimos de inventario? 5 ¿Se realiza la valuación de la mercancía inventariada? 6 ¿Se maneja una estructura de disciplina dirigida a fortalecer los controles internos de la organización? 7 ¿Existen estrategias funcionales para el manejo de riesgos dentro de la organización? 8 ¿Se realizan las actividades de control en las operaciones diarias de la empresa? 9 ¿Se efectúan el intercambio de información para realizar las operaciones del control de inventario? 10 ¿Hay un sistema de monitoreo que verifique el tiempo destinado para tomar las acciones correctivas? 11 ¿Conoce Usted los objetivos del Control Interno de Inventario? 12 ¿Son aplicados los lineamientos contables y administrativos en el departamento donde Usted labora? 13 ¿Existen en su departamento procedimientos a seguir para el control interno? 14 ¿Existen en el departamento actividades que evalúen su desempeño? 15 ¿Se ejecutan actividades dirigidas a controlar los procedimientos que se realizan? 16 ¿Se reportan las deficiencias en el manejo de inventario? 80 ANEXO B (VALIDACION DEL INSTRUMENTO) 81 82 83