UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR ADMINISTRACIÓN POR PROCESOSCASO: URUCUER S.A PROFESOR: Ing. Wilson Navarro MBA Integrantes: Raúl Espinoza Ricardo Vallejo Santiago Sánchez FECHA: 22 DE MAYO DEL 2007 Javier Sánchez. Posteriormente detectó la existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana. En particular. cadena de mandos. comenzó a exportar en el año 1980. por otra parte.A. A continuación vamos a realizar el analisis respectivo al proceso de la estructura de la empresa para poder ajustarle y realizar los cambios necesarios. solamente abastecía al mercado interno. área que.A. URUCUER S. Hay seis elementos basicos que abordo esta empresa cuando diseño la estrutura de su organización: especialización laboral departamentalizacion. . es una importante empresa de producción y venta de artículos de cuero. El área de Producción en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar. URUCUER S. Su Gerente General. En sus comienzos. fue creciendo y desarrollándose. fueron objeto de procesos de racionalización que permitieron adecuarlas a las exigencias de las actividades que cumplen.A. con gran éxito. que goza de gran prestigio en el ámbito nacional e internacional. La empresa se constituyó inicialmente con una estructura muy reducida. Tiene una estructura organizacional como la piramidal que se define como se dividen. se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Administración y Finanzas. el Sr. Actualmente el Gerente General. tramo de control centralización y descentralización y formalización. es la única que aún no ha sido efectivamente racionalizada. En la medida que URUCUER S.A. agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. ve la necesidad de continuar el proceso de ajuste de la estructura organizativa de la empresa.INTRODUCCIÓN URUCUER S. que resultaban complementarias a su línea de artículos de cuero. la misma fue ajustándose paulatinamente. Javier Sánchez. Dado la importancia de todos estos aspectos nos podemos darnos cuenta de algo muy relevante que cuantos empleados puede dirigir efizcamente el gerente de esta empresa en cuestión del tramo de control donde depende cuantos empleados maneja por ejemplo en un tramo de cinco o seis empleados el gerente puede ejercer un control riguroso. La autoridad se refiere al derecho inherente de una pocision gerencial para dar ordenes y esperar que estas se acaten y la unidad de mando sostiene el concepto de linea continua de autoridad se afirma que una persona solo debe tener solo un superior ante el cual es responsable directa por ejemplo el Jefe Departamento de Fabricación tiene debajo de el varios empleados en su responsabilidad y autoridad. mientras que cuando se manejan demasiado empleados se complican la comunicación vertical en la organización ya que esta es demasiado grande. Tener mas niveles jerárquicos hace lenta la toma de decisiones y aisla a la direccion. hay que agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes. No es posible analizar la cadena de mandos sin considerar dos conceptos complementarios: autoridad y unidad de mando.Podemos hablar sobre la especialización laboral que nos resume grado en el que las tareas de la organización estan divididas en puestos de trabajo. esta empresa esta centralizada pero si hiciera lo contrario algo distinto cambiaria todo en la toma de decisiones si tuvieran encuenta las ideas y aportaciones de los empleados entonces seria una organización descentralizada. Por lo regular. después de dividir las tareas mediante la especialización. . se dice que si la direccion toma las principales decisiones de la organización sin las aportaciones del personal de niveles inferiores. La cadena de mandos es una linea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el ultimo escalafon y aclara quien reporta a quien. La base para agrupar las tareas se llama departamentalizacion. corresponde a la burocraci. . una red limitada de información (básicamente de comunicación descendente) y poca participación de los miembros de nivel inferior en la toma de decisiones. autoridad centralizada. Para poder mejorar la estrutura de esta organización se debe hacer un cambio radical donde se pueda superar las barreras departamentales y descentralizar la toma de decisiones a nivel jerárquico es hacer una estructura de equipos. tramos estrechos de control y toma de deciones que sigue la cadena de mandos anteriormente nombrados. una red extensa de información (mediante la comunicación lateral y ascendente . tareas agrupadas en departamentos funcionales. con equipos formados con varias jerarquias y funciones.aparte de la descendente) y una gran participación en la toma de decisiones. reglas y regulaciones muy formalizadas. Denominemos un extremo el modelo piramidal.A. que se asemeja a la organización sin fronteras.URUCUER S. Es una estrutura plana. Existen dos modelos del diseño organizacional. en tanto que tiene una extensa departamentalizacion. En el otro extremo se encuentra el modelo plano. poca formalizacion. Si se hace este cambio significativo en la estrutura organizacional que es una estrutura plana debido a sus ventajas en alcanzar metas y objetivos se debe dar un apoyo a dicho cambio como de arriba para abajo y de abajo para arriba. Se encuentra establecida en una burocracia que se caracteriza por tener tareas operativas muy rutinarias que se consiguen mediante especialización. mucha formalizacion. esta burocracia provoca conflictos entre departamentos debido a la falta de comunicación. ESTRUCTURA La empresa URUCUER S. y la posibilidad de tener parámetros de evaluación de los funcionarios que ejecutan los procesos. para alcanzar la satisfacción del cliente. A continuación mencionamos las características y principios utilizados en el diseño de la estructura por procesos: .A muestra una estructura piramidal la cual la vamos a enseñar a continuación y luego la vamos a convertir en una estructura plana. es importante tener aprobada una Estructura que permita generar procesos óptimos en calidad de respuesta y cantidad de tiempo utilizado. Directorio Ejecutivo Gerencia General Asesor Asesor Administración Financiero Producción Comercialización Para iniciar con la Estructura orgánica por Procesos. por procesos. considera los niveles de interacción entre quienes conforman o conformarían la UE. En caso de presentarse algún error la empresa tendrá problemas para poder desarrollarse adecuadamente.. que . compuesta por los siguientes Macro Procesos: _ Proceso Gobernante. En general este proceso es de vital importancia para la empresa debido a que depende del tipo de objetivos y estrategias que se establezcan para el desarrollo de las mismas. de igual forma controlar a los mismos. sino preparar “al todo” para que se dé un crecimiento armónico y sólido que permita enfrentar las nuevas circunstancias impuestas por su gestión • Carácter humano: tiene en cuenta a las personas que integran la UE y a las que potencialmente podrían integrarlo. además. a los efectos puedan llegar a producir en ésta A continuación presentamos nuestra propuesta de estructura orgánica por Procesos. su función principal es establecer objetivos a ser cumplidos por todo el personal a través de las estrategias que se implanten. • Exigencias del contexto: es necesario prever la suficiente flexibilidad para que la Institución pueda adaptarse a los cambios del contexto y.En el proceso gobernante intervienen La Junta Directiva y la Gerencia General. Además. La junta directiva y la gerencia general son los responsables de dirigir a su personal hacia el cumplimiento de los objetivos y metas. para así generar valores tanto para los accionistas como para la empresa. sin que ello implique sobredimensionar sus partes.• Carácter específico: estructura concebida y diseñada a la medida de la Organización • Carácter dinámico: prevé el desarrollo futuro. . financieros tecnológicos. es por eso que se debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este diseccionado adecuadamente a los clientes.. o que puntos son de vital importancia para la empresa. la empresa podrá valorizar de mejor manera que tipo de inversiones realizar. 2) Asesoría: En este proceso se requiere de personas con conocimientos técnicos según se requiera. Intervienen directamente en acción con el cliente brindando productos de alta calidad. cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor. generará mayor valor para los clientes y la empresa. Un buen servicio y de alta calidad. 1) Apoyo: En este proceso la persona responsable generalmente pertenece al área administrativa o financiera que se encarga de administrar los recursos. para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa.En este proceso se tiene la intervención del área Comercial y de Producción que son las que generan valor para la empresa._ Proceso Agregador de Valor. Entablando buenas relaciones con el cliente o cuando el mismo se siente bien atendido se genera un valor muy alto para la empresa. _ Proceso Habilitante. Aquí implementaremos proceso Habilitante de apoyo y asesoría.. Al tener un eficiente desarrollo de las áreas responsables con un adecuado control de las mismas. que costos de los mismos son altos.Es el conjunto de actividades requeridas para la gestión de los recursos humanos. y bienes necesarios para la entrega de productos demandados por el cliente ciudadano de acuerdo con la misión organizacional”. desarrollando lospara así a los proyectos tanto sociedad requiere implanten. asegurando el mayor grado de idoneidad del personal que T E O I labora en la entidad Proceso Gobernante Dirección Ejecutiva R R A _Cada persona que actúa en este proceso es parte señaladas en las la generación de valor. políticas y el plan I A I I operativo institucional N N D T 2) Coordinar y controlar el funcionamiento técnico y administrativo de la institución I C I O MACRO PROCESO _Generar ventajas competitivas para la empresa siendo eficientes en la producciónresa. 3) Asegurar la implantación. estratégias. es por de 4) Adoptar oportunamente las medidas correctivasfundamental pararecomendaciones que la unidad eso que se A O auditoria interna incluirá en los informes administrativos financieros y/o exámenes especiales efectuados debe contar con elobjetivos a adecuado y capacitado el personal a través de las estrategias queproducto este personal ser cumplidos por todo para dichaToperación y que nuestro se 5) Fortalecer los programas de la entidad a largo plazo y lograr las relaciones interinstitucionales. de esta manera generar mayor valor para los ACCION _Ofrecer Dar un buen alta calidad utilizando de manera eficiente todos los recursos asignados 8) Aprobar planes e informes técnicos productos de MISIÓN: Proceso Generador de Valor Producción clientes y la empresa . V 6) Representar legalmente a la insitución O 7) Aprobar y legalizar contratos. de su HABILITANTES liquidación. EE ESTRUCTURA POR PROCESOS MACRO PROCESO GOBERNANTE Subproceso MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR D I R E C T O R I O E J E C U T I V O G E R E N C I A G E N E R A L Proceso Producción _lana _cuero _calzado Proceso Comercialización _M _V Apoyo Asesoría A F J A D I U U M N R D _Entablar buenas relaciones con el cliente 1) Establecer directrices para reformular. obteniendo los recursos necesarios para su ejecución. de la S I C R presentación del presupuesto. MISIÓN: Establecer I diseccionado adecuadamentegenerar valores que lapara los accionistas como para la empresa. informes técnicos y documentación institucional AMBITO DEservicio y de alta calidad. programas y clientes. resoluciones. controlar y ejecutar objetivos. funcionamiento y actualización de sistemas de administración financiera.En este actúan personas de área jurídica o de auditoría los cuales permiten la plena ejecución de los procesos y subprocesos. convenios. Este proceso es fundamental para el desarrollo de la empresa ya que se puede intervenir en cualquier caso que demande la empresa tanto en el ámbito legal como técnico. Dar un buen servicio y de alta calidad. de esta manera generar mayor valor para los clientes y la empresa . a las diferentes áreas de la institución _Mantener actualizado el archivo legal e informar constantemente de reformas legales emitidas _Analizar los aspectos legales relacionados con pólizas Brindar apoyo al área de Auditoría Interna para la correcta aplicación de los sistemas de control interno. y las imprevistas solicitadas por la autoridad competente MISIÓN: Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos. _Cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor. contables _Analizar la parte legal en los procesos de Licitación de la entidad y administrativos de la institución. es por eso que se debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este diseccionado adecuadamente a los clientes. que sean de fácil utilización para los jefes y para los demás funcionarios y recomendaciones al respecto de la empresa AMBITO DE ACCION _Colaborar con la auditoría externa y proporcionar la información que le sea requerida _Apoyar a las asesorías brindadas a las autoridades de la institución en las áreas de su competencia. _Representa a la institución en procesos judiciales se cumplen de manera efectiva. obteniendo los recursos necesarios para su ejecución. determinando si los procedimientos establecidos por la entidad. AMBITO DE ACCION _Brindar soporte y asesoría en el aspecto legal. emitir su criterio técnico necesarios organizados para Mantener los archivos para su ejecución. para el efecto. preparación de estatutos y más disposiciones legales Auditoría Proceso Habilitantelade Asesoría _Dar soporte en la realización de auditorias operativas y exámenes especiales de las actividades administrativas y _Conocer de la emisión de nuevas leyes constitucionales y de las que competen a la institución financieras de la institución previamente establecidas. _Asistir por delegación en elaboración de reformas.Comercialización Proceso Generador de Valor MISIÓN: AMBITO DE ACCION _Entablar buenas relaciones con el cliente _Generar ventajas competitivas para la empresa siendo eficientes en la producciónresa. _Ofrecer productos de alta calidad utilizando de manera eficiente todos los recursos asignados Juridico Proceso Habilitante de Asesoría MISIÓN: Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos. con el propósito de mejorar la gestión en la institución . obteniendo los recursos _ _Examinar la asignación y utilización de los recursos financieros. con el objeto de cumplir y hacer cumplir los procedimientos requeridos. humanos y materiales. Administración Proceso Habilitante de Apoyo Aministrar los recursos. para facilitar la optimizar la operatividad del de los niños y niñasse y _Difundir. para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se MISIÓN: cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa. auspicios y donaciones. con el objeto de ampliar la capacidad de atención _Mantener reuniones con los jefes de área para aprobar gastos presupuestarios -Controlar mensualmente el gasto real. nacionales o extranjeros _Legalizar los estados financieros y presentarlos a máxima autoridad MISIÓN:a través de todos recursos. normas e instructivos necesarios. Aministrar los los medios. estrategias. según la disponibilidad presupuestaria _En lo relativo a identificar fuentes de financiamiento para proyectos de autogestión: _Evaluar las posibilidades de financiamiento (ventajas. consiguiendo la firma de convenios de cooperación Planificar dirigir y coordinar las actividades financieras de la Unidad Ejecutora interinstitucional Proceso permanentemente a los Apoyo _Asesorar Habilitante de niveles directivos Financiero _Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua _Controlar que las asignaciones presupuestarias se cumplan de acuerdo a lo establecido. a través del análisis final _Conseguir fuentes de financiamiento. los resultados conseguidos en la atención proyecto para que pobres de _Elaborar informes financieros y remitirlos a la máxima autoridad nuestro país. cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa. AMBITO DE ACCION _Emitir las políticas. a fin de facilitar el cumplimiento de las actividades previstas en el desarrollo de los proyectos _Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines. con el objeto de generar nuevos proyectos y mejorar los ya implantados _Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales. desventajas y condicionantes) y captar los recursos _Transferir el presupuesto asignado a cada localidad y controlar su gasto AMBITO DE ACCION . CLASIFICACIÓN DE LOS CARGOS EN FUNCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN GENÉRICA La clasificacion generica es una unidad Ejecutora en tres niveles: Directivo Productivo Apoyo A los cargos se los debe clasificar en relación a este grupo ocupacional. Esta técnica esencial de Recursos Humanos debe obtener respuestas a seis preguntas básicas : ¿Cuáles son las tareas físicas y mentales que desarrolla el trabajador? . Por otra parte todos los subsistemas de recursos humanos se enmarcarán en las competencias diseñadas para la Unidad Ejecutora. de tal manera que permitan identificar con facilidad la responsabilidad de cada cargo. Éste es un proceso sistemático para determinar las habilidades. exposiciones . y asistencia ROL DEL CARGO: 5 Gerencial . _Desarrollar propuestas de financiamiento (donaciones. a fin de fortalecer los programas a largo plazo. necesarios para desempeñar las funciones en una Unidad Ejecutora. analiza constantemente mientras se está realizando el capacitado al y preparar novedades _ Manejar el presupuesto de su área funcionario. responsabilidades y conocimientos Proporciona un resumen de los Plan Operativo Anual con la colaboración del equipo el proceso. Se basará en el estudio y evaluación de los con la Dirección Administrativo .) Responsable de dirigir la gestión de la entidad. estableciendo sus metas y objetivos. auspicios.) _Buscar fuentes alternas de financiamiento nacional o internacional _Contactar y realizar acercamiento con dichas fuentes _Definir y desarrollar estrategias de negociación PROCESO: Gobernante REPORTA A: Directorio EjecutivoGENERAL: OBJETIVO Descripción del Cargo TITULO DEL CARGO: Gerente General SUPERVISA: Gerente General: todo el personal _Elaborar el plan de acción para la negociación (visitas. conferencias. mejorar los de corto plazo. etc. evaluación y organización de información relativos a los puestos de una organización. ¿Cuándo se debe terminar el trabajo? ¿Dónde se debe desarrollar el trabajo? ¿Cómo desempeña su puesto el trabajador? ¿Por qué se hace este trabajo? ¿Qué cualidades se necesitan para desarrollar el puesto? El análisis y clasificación de puestos consiste en la obtención. asistencia técnica.Financiera la proyección realizada por _Coordinarresultados obtenidos de años anteriores y enel manejo de los recursos las diferentes áreas de la entidad. _ Realizar y ejecutar la Planeación Estratégica y elaborar eldeberes y responsabilidades en relación conde trabajo. _Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área _ Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas El análisis de puestos se desarrolla _ Manejar proyectos inherentes a las actividades de su área _ Elaborar informes para reportes al estado en tres ocasiones: _Cuando se crea la Unidad _ Para manejar la capacidad de aprendizaje Ejecutora o se cambian los procesos _Cuando se crean nuevos puestos _Determinar cobertura y condiciones en que se llevarán a cabo los convenios _Ser el representante legal en los convenios aprobados y firmarlos _Cuando se modifican los puestos requisitos establecidos para el efecto _Negar las solicitudes que considere que no cumplen con los actuales de manera significativa _Mantener contacto permanente con organismos especializados La administración eficiente procesos _Desarrollar periodicamente controles de calidad y de del recurso humano se basa con frecuencia en la aptitud de responsabilidades y CÓDIGO: _Firmar acuerdos o identificar las tareas por realizar. talleres. de acuerdo a las políticas establecidas para la Unidad Ejecutora. ventas.cumplimiento en los términossin delegar convenios de cooperación y verificar su saber delegar trabajos previstos controlar la marcha y ejecución de las actividades estipuladas. Se lo trabajo. buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de a sociedad y la comunidad de su de cooperación _Exponer la los organismos las necesidadescompetencia. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO _ Planificar el desarrollo y cumplimiento de la entidad a largo plazo. canjes. subproceso o área de _ Coordinar el correcto desempeño de su área actividad. etc. y tiene lugar después de haberse diseñado el puesto. consiguiendo la firma de convenios de cooperación interinstituc Descripción del Cargo PROCESO: Habilitante / Asesoría REPORTA A: Gerente General TITULO DEL CARGO: Asesor Interinstitucional SUPERVISA: personal asesoríra interinstitucional OBJETIVO GENERAL: Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos. estrategias. con el objeto de generar nuevos proyectos y mejorar _Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua _Conseguir fuentes de financiamiento. CÓDIGO: _Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales. normas e instructivos necesarios. . los resultados conseguidos en la atención de los niños y niñas pobres de nuestro país. nacionales o extranjeros _Difundir. obteniendo los recursos necesarios para su ejecución.5 EXPERIENCIA: Minimo 5 años de experiencias en puestos de dirección ejecutiva CAPACITACIÓN 2 Minimo 80 horas de capacitación DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO COMPUTACIÓN: 2 _üEmitir las políticas. auspicios y donaciones. a fin de facilitar el cumplimiento de las actividades previst Manejo Excell y powerpoint _Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines. a través de todos los medios. a fin de fortalecer los programas a largo plazo. Recursos Humanos. Finanzas e Informática OBJETIVO GENERAL: Responsable de dirigir la gestión de la entidad. Se basará en el estudio y evaluación de los resultados obtenidos de años anteriores y en la proyección realizada por las diferentes áreas de la entidad. buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de la sociedad y la comunidad de su competencia. estableciendo sus metas y objetivos. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO _Coordinar el correcto desempeño de su área _Manejar el presupuesto de la entidad y reportar las novedades 2 Mínimo 1 año en funciones de apoyo administrativo o secretarial CAPACITACIÓN COMPUTACIÓN: 2 _Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área _Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas Manejo Excell y powerpoint ROL DEL CARGO: CÓDIGO: Nivel de Asistente 5 _Manejar proyectos inherentes a las actividades Descripción del Cargo de su área DEL CARGO: Director Administrativo TITULO Financiero _Elaborar informes para reportes al estado PROCESO: Habilitante apoyo REPORTA A: Directorio Ejecutivo SUPERVISA: a Todas las Unidades de: Servicios.EXPERIENCIA: 5 Título académico o profesional en áreas sociales. . mejorar los de corto plazo. EXPERIENCIA: 5 Título superior en Administración.financiero de producción _ Redactar informes semanales de los procesos en la elaboración del producto OBJETIVO GENERAL: Responsable de supervisar los procesos de fabricación dentro de la fabrica y controlar que se mantengan todas las normas de calidad en la elaboración del producto 2 CAPACITACIÓN ROL DEL CARGO: EXPERIENCIA: 5 5 Minimo 1 año enSupervisar Minimo 80 horascargos similares de capacitación . Finanzas o afines CAPACITACIÓN 2 Mínimo 5 años en instituciones públicas del sector social DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO COMPUTACIÓN: _ Realizar controles de calidad en la elaboración _Controlar tiempo de trabajo de los empleados Manejo como usuario 2 ROL DEL CARGO: _Controlar las normas de calidad 5 Responsable CÓDIGO: _ Hacer respetar las del Cargo Descripción normas establecidas dentro de la empresa DEL CARGO: Supervisor TITULO _ Reportar cualquier anomalia que se presente PROCESO: Generador valor Producción REPORTA A: Supervisor SUPERVISA: personal del desempeño administrativo. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO _ Enseñar y promocionar el producto a los clientes COMPUTACIÓN: 2 _ Vender el producto _ Hacer seguimiento de posibles clientes _ Visitar empresas en busca de nuevos clientes Manejo Excell y powerpoint CÓDIGO: Descripción del base de datos _ Mantener una Cargo PROCESO: Generador valor Comercialización REPORTA A: Gerente TITULO DEL CARGO: Vendedor _ Realizar informes sobre satisfacción de los clientes General SUPERVISA: a nadie _ Asesorar al cliente en lo que necesite OBJETIVO GENERAL: _ Cumplir las metas establecidas por la empresa Responsable de comercializar el producto ya acabado hacia los clientes finales ROL DEL CARGO: 5 Vendedor . 5 EXPERIENCIA: Minimo 5 años de experiencias en puestos de ventas CAPACITACIÓN 2 Minimo 40 horas de capacitación COMPUTACIÓN: 2 Manejo Excell y powerpoint .