TOMA DE DECISIONESINTRODUCCION: La toma de decisiones es el proceso a través del cual se identifica una necesidad de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas, se implementa la elegida, y se evalúan los resultados. En cuanto a lo que a negocios se refiere, la toma de decisiones es una herramienta que permite tomar las mejores decisiones en beneficio de la empresa. Generalmente, se utiliza para tomar decisiones estratégicas, decisiones importantes o decisiones que son poco frecuentes (no rutinarias); sin embargo, podemos usar la toma de decisiones para tomar cualquier decisión en la empresa. PREMISIAS SOBRE LAS DECISIONES: A diario estamos tomando decisiones, algunas veces son fáciles de tomar en otras ocasiones tenemos que pensar mucho antes de decidir. POR LO TANTO: DECIDIR = ELEGIR REFLEXIONES: Cuando tomamos una decisión siempre tenemos que elegir entre una serie de cosas que nos interesan. Esto implica que para cada elección hay que dejar de lado otras cosas. Lo importante es ver las consecuencias de la elección y escoger lo que sea mejor para nosotros. ASPECTOS QUE DIFICULTAN LA TOMA DE DECISIONES: El conflicto entre lo que debo hacer, lo que quiero y lo que me conviene. Hacer las cosas sin pensar. La ignorancia. El no saber decir “NO”. Las costumbres y hábitos. La falta de tiempo y el lugar para pensar. No tener con quien dialogar. Ideas que influyen: Divertirse, hacer algo emocionante. Querer ser independiente. Querer demostrar que soy bueno en algo. Demostrar que ya no soy un niño. Estados de ánimo: Estar muy contento. Sentir miedo, deprimirse. Estar enojado, sentir impotencia. Querer olvidarse de los problemas. Ser impulsivo. Pensar que todo es difícil de resolver. Querer experimentar cosas nuevas. Las presiones sociales: Hacer lo que hacen los demás para no “sentirnos raro” Mostrarse agresivo para que los demás respeten. Querer que lo acepten a uno para no sentirse aislados. Lo que vemos y oímos en la TV, radio, etc... REFLEXIONES DE ANALISIS En la toma de decisiones tenemos el siguiente problema: - Cosas que nos piden los amigos, la pareja, la sociedad. VS - Las cosas que uno desea hacer, las necesidades, la búsqueda de bienestar PERO, HAY QUE TOMAR DECISIONES HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES SER AESERTIVO: Saber preguntar para informarse, intercambiar opiniones, darse tiempo para pensar y respetar a otros. AUTOESTIMA: Valorarse a sí mismo, saber reconocer las cosas buenas de uno y las limitaciones; querer lo mejor y no hacerse daño. REFLEXIÓN: Considerare lo que queremos pensando en las consecuencias y buscando alternativas para lograr lo que queremos sin hacer daño a otros. PACIENCIA: No dejarse llevar por lo primero que se nos acurra sino darnos el tiempo y lugar para pensar antes de actuar. EL MÉTODO PARA TOMAR DECISIONES Y RESOLVER PROBLEMAS Si la habilidad para tomar decisiones se aprende, también se puede practicar y mejorar. Parece ser que las personas hábiles en la toma de decisiones tienen capacidad para clasificar las distintas opciones según sus ventajas e inconvenientes y, una vez hecho esto, escoger la que parece mejor opción. El método básico sería: El proceso de los cinco pasos. 1. Definir el problema. Con este paso hay que procurar responder a la pregunta de ¿Qué es lo que se desea conseguir en esa situación?. 2. Buscar alternativas. En este paso es importante pensar en el mayor número de alternativas posibles, ya que cuantas más se nos ocurran, más posibilidades tendremos de escoger la mejor. Es importante evitar dejarnos llevar por lo que hacemos habitualmente o por lo que hacen los demás. Si no se nos ocurren muchas alternativas, pedir la opinión de otras personas nos puede ayudar a ver nuevas posibilidades. 3. Valorar las consecuencias de cada alternativa. Aquí se deben considerar los aspectos positivos y negativos que cada alternativa puede tener, a corto y largo plazo, tanto para nosotros como para otras personas. Para llevar a cabo este paso correctamente, muchas veces no es suficiente la información con la que se cuenta. En este caso es necesario recabar nuevos datos que ayuden a valorar las distintas alternativas con las que se cuenta. Por ejemplo, una persona que quiere empezar a practicar algún deporte, a la hora de valorar las diferentes alternativas, si no dispone de datos suficientes, deberá recabar información sobre: dónde se puede practicar los distintos deportes sugeridos; qué material se necesita; necesidad de un aprendizaje previo, qué costes tienen, etc. Para cada una de las alternativas por separado, haremos una lista de todas las ventajas y desventajas que comporta. Seguidamente, daremos una puntuación de 0 a 10 a cada ventaja y a cada inconveniente en función de su importancia, teniendo en cuenta que: 0 es “nada importante” y el 10 significa que es “esencial o muy importante”. Finalmente, una vez puntuada cada ventaja y cada inconveniente en esa escala, se suman los números dados a todas las ventajas por un lado y todos los inconvenientes por otro. Si el resultado es positivo es que tiene más ventajas ó estás son más importantes que los inconvenientes. 4. Elegir la mejor alternativa posible. Una vez que se ha pensado en las alternativas disponibles y en las consecuencias de cada una de ellas, habrá que escoger la más positiva o adecuada. Una vez que se han valorado las distintas alternativas, hay que compararlas entre sí, escoger la que más nos satisfaga. Como normal general, aquella que tenga más ventajas que inconvenientes, o si utilizamos el procedimiento matemático, aquella alternativa que tiene el número positivo más alto. A veces la mejor alternativa no es ninguna de las propuestas sino que surge como combinación de varias de las propuestas. En el ejemplo, podemos decidirnos por un deporte concreto (fútbol, baloncesto, tenis, etc.) o se puede optar por escoger varios que sean complementarios (por ejemplo, la natación para estar en forma y el fútbol como forma de relacionarse con los amigos/as). 5. Aplicar la alternativa escogida y comprobar si los resultados son satisfactorios. Una vez elegida, deberemos responsabilizarnos de la decisión tomada y ponerla en práctica. Además debemos preocuparnos por evaluar los resultados, con lo que podremos cambiar aquellos aspectos de la situación que todavía no son satisfactorios y además podremos aprender de nuestra experiencia. A continuación, practicaremos cada uno de los pasos del proceso de toma de decisiones con un ejemplo. SITUACIÓN: Una persona quiere realizar la tarde del sábado alguna actividad, pero no tiene preferencias por ninguna. 1. Definir el problema. En este caso concreto, antes de empezar a pensar qué tipo de actividad vamos a realizar, tendríamos que hacernos la siguiente pregunta: ¿Qué queremos conseguir?. La respuesta a esta pregunta nos ayudará a enunciar correctamente el problema que se nos plantea. Por ejemplo, en este caso, algunas respuestas podrían ser: - Relacionarse con otras personas. - Ayudar a estar sano. - Pasarlo bien. - Que sea barata. 2. Generar alternativas. Una vez que tenemos claro cuál es el problema, la tarea consiste en pensar alternativas para solucionarlo. Algunas alternativas de solución, podrían ser estas: - Realizar una excursión - Ir al cine - Ir a la discoteca - Jugar al futbitol Para no complicar el proceso hemos pensado cuatro alternativas, pero podemos plantear todas las que queramos. 3. Valorar las consecuencias de cada alternativa. Para cada alternativa por separado, vamos a considerar las ventajas y desventajas que puede tener. Ahora daremos una puntuación de 0 a 10 a cada ventaja y a cada inconveniente en función de su importancia. Después, sumaremos el total de puntuaciones en ventajas y restaremos el total de puntuaciones en inconvenientes. Alternativas Ventajas Puntuación Desventajas Puntuación Alternativa 1: __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ Alternativa 2: __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ Alternativa 3: __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ 4. Elegir la mejor alternativa posible. Ya sólo queda elegir la alternativa con una puntuación positiva global más elevada. Esta alternativa es la idónea, y no vale la pena seguir dándole vueltas al asunto. Cálculos Alternativa 1: Alternativa 2: Alternativa 3: Total ventajas Total Inconvenientes Resultado total (ventajas - inconvenientes) 5. Aplicar la alternativa escogida y comprobar si los resultados son satisfactorios. Sólo nos queda que llegue el fin de semana para llevar a cabo la actividad que hemos escogido. Una vez que la hallamos realizado, valoraremos si ha sido eficaz para resolver la situación para la que no teníamos respuesta. Podemos practicar el proceso de tomar decisiones con problemas concretos que se nos planteen en nuestra vida cotidiana, aquí tenemos algunos ejemplos: Situación Posibles definiciones del problema (Paso 1) Elegir el regalo que le vas a hacer a tu mejor amigo/a por su cumpleaños. - Quedar bien. - Regalarle algo útil. - Regalarle algo que le guste. Reaccionar ante un/a amigo/a que está hablando mal de ti a tus espaldas. - Que deje de hablar mal de ti. - Que los otros no crean lo que está - diciendo. - No perder a ese/a amigo/a. Escoger entre las distintas cosas que puedes hacer para pasar la tarde del domingo. - Divertirse. - Descansar. - Relacionarte con otras personas. DEFINICIÓN DE TOMA DE DECISIONES “La toma de decisiones es un proceso sistemático para escoger la opción que sea la que nos ofrezca las mayores probabilidades de mejorar la eficiencia y eficacia de nuestras organizaciones para la creación de Valor a todos sus Grupos de Interés.” TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN Los cambios en las organizaciones generados por la situación económica y social han generado que se tornen más flexibles y desarrollen estrategias que les permita adaptarse a un nuevo entorno turbulento. La alta gerencia manipula información para cumplir sus funciones y para el éxito está la TOMA DE DECISIONES. NECESIDAD DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIONES. Para cualquier organización su preocupación es ver lo que sucede a su alrededor, los eventos, técnicas y competencia. Hoy la producción científica ha crecido y se distribuye en las comunidades científicas, y es menor el tiempo para transformar el conocimiento en ciencia aplicada y luego en tecnología. El carácter proactivo de la organización y la práctica implica el análisis del entorno como de las condiciones internas de la organización con el propósito de reducir la incertidumbre en la toma de decisiones y realizar una planificación con el mayor grado de certeza. De ahí la necesidad de aprovechar el caudal de información existente para la toma de decisiones en las organizaciones. El crecimiento y desarrollo de la economía desde la más pequeña hasta la más grande dependerá de decisiones basadas en el conocimiento. SIGNIFICADO DE LA TOMA DE DECISIONES. En las organizaciones muchas decisiones se toman sin considerar las etapas de dicho proceso, y las tradiciones, hábitos, costumbres y la propia intención del directivo desempeñan una función básica en la forma en la que los problemas se resuelven. La función gerencial es TOMAR DECISIONES; con frecuencia son pocos los que consideran el proceso secuencial y sistemático que implica tomar una decisión con el objetivo de lograr la efectividad necesaria a partir de la decisión tomada. TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES La racionalidad reside en la elección de los medios adecuados para alcanzar determinados fines, con la finalidad de obtener mejores resultados. En el proceso de toma de decisiones no siempre se dispone de toda la información requerida y mientras es más difícil la decisión, más complejo resulta el conocimiento de las alternativas. El que toma decisiones trata de ser objetivo pero no siempre lo logra. ERA DEL CONOCIMIENTO Los cambios que se viene dando desde el siglo pasado en todas las esferas llevan a que las organizaciones manejen información donde la base es el CONOCIMIENTO. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACION 1. Identificación de un problema El primer paso en la toma de decisiones consiste en identificar la necesidad de tomar una decisión, es decir, en reconocer que es necesario tomar una decisión. Generalmente, la necesidad de tomar una decisión surge como consecuencia de un problema u oportunidad que se presenta. Ejemplo: hemos identificado el problema de que el proveedor que teníamos ha disminuido la calidad de sus productos y, por tanto, se hace necesario buscar un nuevo proveedor, y tomar la decisión de qué proveedor elegir entre todas las alternativas posibles. 2. Identificación de criterios de decisión Una vez que hemos identificado la necesidad de tomar una decisión, pasamos a identificar los criterios que vamos a tomar en cuenta al momento de evaluar las diferentes alternativas de decisión propuestas. Ejemplo: una vez que hemos determinado la necesidad de contar con un nuevo proveedor, determinamos que los criterios que vamos a utilizar para poder elegir al nuevo proveedor serán el precio, la calidad del producto, las facilidades de pago, y los plazos de entrega. 3. Asignación de peso a los criterios Una vez que hemos identificado los criterios de decisión que vamos a tomar en cuenta para evaluar las alternativas de decisión, pasamos a valorar o ponderar dichos criterios de acuerdo a la importancia que le vamos a dar al momento de tomar la decisión. Ejemplo: una vez que hemos determinado los criterios que vamos a utilizar para elegir al nuevo proveedor, pasamos a ponderarlos, dándole al criterio más importante el valor de 10, por ejemplo, al criterio precio le damos un 7, al de calidad un 10, al de facilidades de pago un 6, y al de plazos de entrega un 8. 4. Desarrollo de alternativas En esta etapa hacemos una lista con las diferentes alternativas de decisión que hayamos propuesto. Para hallar alternativas de decisión podemos proponerlas nosotros mismos en base a nuestros conocimientos o experiencia, acudir a diversas fuentes de información tales como Internet, consultar con los trabajadores de la empresa, hacer una lluvia de ideas, etc. Mientras más importante sea la decisión a tomar, mayor tiempo debemos tomarnos para desarrollar las alternativas, mayores alternativas debemos buscar, y mayor información sobre éstas debemos recabar. Ejemplo: para determinar a los proveedores que vamos a considerar como alternativas, buscamos en las páginas amarillas, buscamos en Internet, consultamos con los trabajadores de la empresa, etc. Y luego, una vez hecho una pre selección en donde descartemos a los que no cumplan con los principales requisitos, elaboramos una lista con las alternativas que nos hayan quedado. 5. Análisis de alternativas Una vez que contamos con una lista de alternativas de decisión, pasamos a evaluar cada una de ellas, asignándole calificaciones con respecto a cada criterio determinado. Ejemplo: para el proveedor A, en el criterio de precio le damos una calificación de 10 (pues tiene muy buenos precios), en calidad le damos un 5 (pues su productos no son de muy buena calidad, pero tampoco son de mala calidad), en facilidades de pago le damos un 8 (pues nos dan buenos créditos comerciales), y en plazos de entrega un 2 (pues demoran mucho en entregar los pedidos). Lo mismo con los demás proveedores: precio calidad pago entrega Proveedor A 10 5 8 2 Proveedor B 7 7 5 6 Proveedor C 8 5 5 5 Una vez que hemos asignado calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, para hallar la calificación total de cada alternativa, multiplicamos la calificación de cada criterio por el peso de éste, y luego sumamos los resultados de cada alternativa. Por ejemplo, la calificación total del proveedor A seria: (10 x 7) + (5 x 10) + (8 x 6) + (2 x 8) = 184. Lo mismo con los demás proveedores: precio calidad pago entrega TOTAL Proveedor A 10 5 8 2 184 Proveedor B 7 7 5 6 197 Proveedor C 8 5 5 5 176 6. Selección de alternativas Una vez que hemos asignado las calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, y hallado la calificación total de cada una, pasamos a seleccionar aquella que tenga la mayor calificación total. Ejemplo: una vez evaluado a los proveedores propuestos, pasamos a seleccionar el proveedor B ya que es el que obtuvo la mayor calificación. 7. Implementación de la alternativa Una vez seleccionada una alternativa, es decir, tomada una decisión, pasamos a implementarla, es decir, ponerla en práctica, lo cual incluye comunicarla a todas las personas afectadas, y buscar el compromiso de éstas para aplicarla. Ejemplo: una vez elegido al nuevo proveedor, pasamos a comunicar la decisión a todo el personal afectado, y luego pasamos a hacer contacto con el proveedor y firmar el contrato correspondiente. 8. Evaluación de la eficacia de la decisión Y, finalmente, una vez puesta en práctica la decisión, evaluamos los resultados. Si los resultados no son los esperados, podemos optar por tomarnos un poco más de tiempo, o aceptar que definitivamente la decisión tomada no fue la acertada, e iniciar nuevamente el proceso de la toma de decisiones. Ejemplo: una vez que ya estamos trabajando con el nuevo proveedor, evaluamos constantemente su desempeño, por ejemplo, nos aseguramos de que mantenga la calidad de sus productos, que entregue los pedidos a tiempo, que cumpla con las condiciones pactadas, etc. Como apunte final, debemos señalar que el proceso de la toma decisiones descrito anteriormente es solo uno de los diferente métodos que existen. Podemos tomarlo como referencia, o modificarlo de acuerdo al tipo de decisión, o a la complejidad o importancia ésta. Siempre teniendo en claro que mientras más formales seamos con el desarrollo del proceso de la toma de decisiones, mayores posibilidades tendremos de tomar la decisión correcta. EL ROL DE LA INTUICIÓN No es un proceso independiente del análisis racional. Es Complementario. El gerente con experiencia en un problema particular, es capaz de tomar decisiones rápidas, careciendo de buena información. ASPECTOS DE LA INTUICIÓN - Decisiones basadas en la Experiencia. - Decisiones basada en valores éticos. - Decisiones por afectos (sentimientos y emociones) - Decisiones Intelectuales (conocimientos y capacitación) - Procesos mentales inconscientes. ERRORES Y PREJUICIOS EN DECISIONES GERENCIALES • Error del exceso de confianza. • Error satisfacción inmediata. • Efecto ancla. • Prejuicio de percepción selectiva. • Prejuicio de confirmación. • Error de contextualización. • Prejuicio de disponibilidad. • Error de representación. • Error de casualidad. “TOMAR BUENAS DECISIONES ES ALGO QUE TODO GERENTE SE ESFUERZA POR LOGRAR, YA QUE LA CALIDAD DE LAS DECISIONES ADMINISTRATIVAS INFLUYE PODEROSAMENTE EN EL ÉXITO O FRACASO DE UNA ORGANIZACIÓN”