5 1-PESQUISA ENVOLVENDO ADMINISTRAÇÃO 1.1-POR QUE É NECESSÁRIA A ADMINISTRAÇÃO Uma empresa é uma atividade particular, pública, ou de economia mista, que produz e oferece bens e serviços, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana. O lucro, seu principal objetivo, na visão moderna das empresas é conseqüência do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. A administração tem como objetivo ajudar as empresas a terem um resultado melhor, a atingirem seus objetivos.Portanto, a Administração de Empresas é necessária por ser uma disciplina claramente pragmática, voltada para resultados, em uma eterna busca ao nirvana da eficiência, eficácia e equilíbrio de metas conflitantes. Ou como apontou Peter Drucker: "administrar é aplicar o conhecimento à ação". 1.2-O QUE É ADMINISTRAÇÃO? E COMO SE DIFERENCIA ADMINISTRAÇÃO COMO ARTE E CIÊNCIA? Administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), designam o desempenho de tarefas de direção dos assuntos de um grupo. Administrar como processo significa planejar, dirigir, organizar, coordenar, e controlar organizações e tarefas, tendo como objetivo maior produtividade e lucratividade. Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para alcançá-los. Administrar como sistema ou atividade dinâmica, consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos. Antes de 1903, nascimento da administração científica, a administração de empresas era tratada de uma forma individual, sem métodos, totalmente baseada na experiência cotidiana, e sendo guiadas por instintos dos “administradores”. Instintos como: “eu acho que uma boa forma de fazer nossos produtos venderem é baixar os preços”, e então eles baixavam, mas sem nenhum estudo mais a fundo de qual seria a melhor solução. Talvez o problema estivesse no atendimento, e não no preço. 6 A partir de 1903, Frederick Winslow Taylor (1856-1915), definiu que a administração deveria ser uma matéria estudada, assim como direito e medicina, para que a empresa desse certo. Ou seja, Taylor pretendia definir princípios científicos para a administração das empresas. Tinha por objetivo resolver os problemas que resultam das relações entre os operários, como conseqüência modifica-se as relações humanas dentro da empresa, o bom operário não discute as ordens, nem as instruções, faz o que lhe mandam fazer. 1.3. OS DIFERENTES NÍVEIS DE ADMINISTRAÇÃO. O profissional que utiliza a Administração como meio de vida podem trabalhar nos mais variados níveis de uma organização. Cada empresa necessita não de um administrador apenas, mas de uma equipe de administradores em vários níveis e nas várias áreas e funções para conduzirem as diversas especialidades dentro de um conjunto integrado e harmonioso de esforços em direção aos objetivos da empresa. Assim, as organizações se desdobram em três níveis organizacionais: 1.3.1-NÍVEL INSTITUCIONAL É o nível organizacional mais elevado, composto dos dirigentes ou de altos funcionários. É também denominado nível estratégico, pois é o responsável pela definição dos principais objetivos e das estratégias organizacionais, lida com os assuntos relacionados com o longo prazo e com a totalidade da organização. É o nível que se relaciona com o ambiente externo da organização. 1.3.2-NÍVEL GERENCIAL É o nível intermediário, situado entre o nível institucional e o nível técnico, cuidando do relacionamento e da integração desses dois níveis. Uma vez tomadas as decisões no nível institucional, o nível gerencial é o responsável pela sua transformação em planos e em programas para que o nível técnico os execute. O nível gerencial trata do detalhamento dos problemas, da captação dos recursos necessários para alocá-los dentro das diversas partes da organização e da distribuição e colocação dos produtos e serviços da organização. 7 1.3.3-NÍVEL TÉCNICO É o nível mais baixo da organização. Também denominado nível operacional, é o nível em que as tarefas são executadas, os programas são desenvolvidos e as técnicas são aplicadas. É o nível que cuida da execução das operações e tarefas, é voltado ao curto prazo e segue os programas e rotinas desenvolvidas no nível gerencial. 1.4-AS FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR Na Teoria Neoclássica, as funções do administrador recebeu roupagem nova e atualizada aos elementos da administração defendidos por Fayol (Prever, organizar, comandar, coordenar e controlar). As funções são: Planejamento, organização,direção e controle.Uma boa administração está na capacidade do profissional em utilizar as ferramentas que ele especializou no decorrer da sua formação. 1.5–AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELOS ADMINISTRADORES Segundo Mintzberg, o planejamento estratégico é essencial e resultante na dinâmica das organizações, onde o primeiro passo é a implementação de soluções e não o ponto de partida no seu processo de formulação. Nesse planejamento deve conter decisões, relações humanas e processamento de informações. Para que as decisões sejam positivas e alcançadas em médio prazo é necessário que o administrador saiba do nível hierárquico, do tamanho da empresa, da economia e outros fatores, buscando os recursos e as tomadas de decisões no momento certo. O modelo organizacional de Mintzberg em seu livro “Estrutura e Dinâmicas das Organizações” apresenta cinco estruturas que são: o vértice estratégico, a linha hierárquica, o centro operacional, a tecnoestruta e o pessoal de apoio, onde cada um deles tem sua função dentro e sistema, interagindo das mais variadas formas e enquadramento. A estrutura organizacional de uma empresa está ligada entre si por diferentes fluxos, como o de autoridade, material de trabalho, produção, informações e processos de decisão, onde a função do gerente é o cumprimento e supervisionamento com a gestão de recursos de forma eficaz. Ele diz que o administrador dispõe de técnicas para fazer uma análise do tempo, buscando as alternativas positivas. Para que os resultados sejam obtidos é necessárias uma estratégia com as 8 informações organizacionais e críticas, procurando as ligações necessárias para obtê-la. Não é simples, mas com formulações em todo departamento e com a comunicação tudo se torna possível. Os administradores segundo Mintzberg, tinha que ter a revisão das atividades diretas e indiretas, fazendo-se um elo de ligação com o ambiente, possuindo várias responsabilidades gerenciais além do processo administrativo. 1.6- AS ATRIBUIÇÕES DO GERENTE, COMO ADMINISTRADOR Conhecer e atender a organização; conhecer o pessoal do seu departamento; conhecer e dar a conhecer as práticas e normas administrativas da organização; controlar e reduzir os custos; ter habilidade para transformar e inovar idéia; ser receptivo às modificações; ter independência de julgamento. 1.7- AS RAZÕES PARA PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE CARREIRA. Com o planejamento e desenvolvimento de carreira, os empregados visualizam mais claramente quais são suas aptidões, habilidades, potenciais e interesses pessoais. Com isso, fica mais fácil a relação dos interesses de um empregado e as necessidades da empresa. Assim, as probabilidades das organizações reconhecerem os talentos e quais cargos devem ocupar é maior do que se não houvesse tal planejamento. 1.8—RESUMO: AS CINCO VARIÁVEIS BÁSICAS DA TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO As variáveis da Teoria Geral da Administração segundo Fayol é o ato de administrar como sendo: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Previsão – Visualizar o futuro com flexibilidade e a apreciação é o aspecto determinante para o com plano de ação. 9 Organização – Constituir tarefas úteis ao funcionamento da empresa, na parte de organização material e social. Comando – Dirigir e orientar o funcional, alcançando o máximo retorno de todos os empregados. Coordenação – Harmonizar e ligar todas as atividades do negócio, facilitando o trabalho e sincronizando ações adaptadas aos meios e fins. Controle – Certificação e verificação. Observar se o plano adotado está sendo seguido e as instruções transmitidas, objetivando localizar as fraquezas e erros no sentido de retificá-las e as mesmo tempo preveni-las. 1.9-OS DESAFIOS PARA A ADMINISTRAÇÃO NAS PRÓXIMAS DÉCADAS: Os desafios para a Administração no futuro devem seguir de acordo com os problemas ambientais, econômicos e culturais originados nas décadas que se passaram.Se problemas constantes nessa década não forem sanados, eles permearão toda uma nova geração. Seguindo essa visão, vislumbram-se os seguintes desafios; • • • • • • • Energia limpa, barata e renovável (melhor forma de obter). Alimentos distribuídos para regiões sem poder de compra (desertificação de áreas de agricultura) Alimentação Gene-modificada (Transgênicos, clones e extinção) Empresas que não existem no mundo real (Internet, ou similar). Tecnologia dá acesso á informação, mas não ensina com aprender e reter na mente essa informação.(O que será biblioteca no futuro) Falta de água doce limpa e potável.(Degelo dos pólos) Aquecimento global • • Qualidade de vida Violência social e moral (qual será o comportamento humano, crenças e educação). 10 1.10-RESUMOS: 1.10.1-A INFLUÊNCIA DOS FILÓSOFOS NA ADMINISTRAÇÃO. Sócrates dizia para não desprezar os homens hábeis.Platão expõe como gerenciar os bens públicos.Aristóteles, três formas de Administração pública: Monarquia, Aristocracia e democracia. René Descartes divisão do trabalho, da ordem, do controle.Kal Marx e Friedrich Engels poder político e do Estado nada mais é do que o fruto da dominação econômica do homem pelo homem 1.10.2- A INFLUÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO DA IGREJA CATÓLICA - Através dos séculos, as normas administrativas e princípios de organização pública foram incumbidos a reis durante a sagração pelo Papa (a Igreja não podia governar a terra e sim o reino de Deus).Essa foi à forma da Igreja manter os seus domínios. Ao longo dos séculos, a Igreja Católica foi estruturando sua organização, sua hierarquia de autoridade, seu estado-maior e sua coordenação funcional. 1.10.3-A INFLUÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO MILITAR A organização militar tem influenciado enormemente o desenvolvimento das teorias da Administração ao longo do tempo.Muitos teóricos da Administração que posteriormente se basearam na organização e estratégia militares para adaptá-las à organização e estratégia industriais.Na visão militar toda organização requer um cuidadoso planejamento, no qual a decisões devem ser cientificas e não intuitivas. 1.10.4- A INFLUÊNCIA DA REVOLUÇÃO INDUSTRIAL 11 A partir de 1776, com a invenção da máquina a vapor e a sua posterior aplicação à produção, modificou completamente a sociedade provocando profundas mudanças. Na 2ª Revolução; a substituição do ferro pelo aço, vapor pela eletricidade, maquinaria automática, especialização do trabalho, domínio da industria pela ciência. Evolução nos transportes e comunicações, novas formas de organização capitalista: instituições bancárias. 2- ABORDAGEM CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO 2.1-ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA O engenheiro Frederick Winslow Taylor (1856-1915), é o fundador da Administração Científica nasceu em Filadélfia, nos Estados Unidos. Principais vultos: F.W. Taylor (1856-1915), Carl Barth (1860-1939), Henry L. Gantt (18611919), Harrington Emerson (1853-1931), Frank Gilbreth (1868-1924) e Lilian Gilbreth (18781961). Partiu de pontos distintos com a preocupação de aumentar a eficiência na empresa. Seus postulados dominaram aproximadamente as quatro primeiras décadas do século XX no panorama administrativo das organizações. A origem da Abordagem Clássica da Administração está nas conseqüências gerado pela revolução industrial, basicamente no crescimento acelerado e desorganizado das empresas, exigindo uma substituição do empirismo e da improvisação, e a necessidade de aumentar a eficiência e competência das organizações no sentido de obter melhor rendimento possível dos seus recursos e fazer face à concorrência e competição que se avolumavam entre as empresas. Seu trabalho se deu no chão de fábrica junto ao operariado, voltado para a sua tarefa. Preocupou-se exclusivamente com as técnicas de racionalização do trabalho do operário através do estudo dos tempos e movimentos (Motion-time Study). Taylor começou por baixo, efetuando um paciente 12 trabalho de análise das tarefas de cada operário, decompondo seus movimentos e processos de trabalho, aperfeiçoando-os e racionalizando-os gradativamente. Taylor verificou que um operário médio produzia menos do que era potencialmente capaz com o equipamento disponível. Conclui-se que o operário não produzia mais, pois seu colega também não produzia. Daí surgiu à necessidade de criar condições de pagar mais ao operário que produz mais. Taylor escreve um livro: Shop Management, cuja essência é: • O Objetivo de uma boa administração é pagar salários altos e ter baixos custos unitários de produção. • Para realizar esse objetivo, a Administração deve aplicar métodos científicos de pesquisas e experimentação, a fim de formular princípios e estabelecer processos padronizados que permitam o controle de operações fabris. • Os empregados devem ser cientificamente colocados em serviços ou postos em que os materiais e as condições de trabalho sejam cientificamente selecionados, para que as normas possam ser cumpridas. • Os empregados devem ser cientificamente adestrados para aperfeiçoar suas aptidões e, portanto executar um serviço ou tarefa de modo que a produção normal seja cumprida. • Uma atmosfera de cooperação deve ser cultivada entre a Administração e os trabalhadores, para garantir a continuidade desse ambiente psicológico que possibilite a aplicação dos princípios mencionados. 2.1.2-SEGUNDA FASE DO TRABALHO DE TAYLOR Concluiu que a racionalização do trabalho do operário deveria ser acompanhado de uma estruturação geral da empresa. Esta empresa padecia de três tipos de problemas: • Vadiagem sistemática por parte dos operários, que vem da época imemorial e quase universalmente disseminado entre os trabalhadores. O sistema defeituoso de administração. Os métodos empíricos ineficientes utilizados nas empresas. 13 • Desconhecimento, pela gerência, das rotinas de trabalho e do tempo necessário para sua realização. • Falta de uniformidade das técnicas ou métodos de trabalho. Para sanar esses três problemas, idealizou o seu famoso sistema de Administração que denominou Scientific Management (Gerência Científica, Organização Cientifica no Trabalho e Organização Racional do Trabalho). Este trabalho é composto por 75% de análise e 25% de bom senso. Taylor via a necessidade premente de aplicar métodos científicos à administração, para garantir a consecução de seus objetivos de máxima produção a mínimo custo. Essa tentativa de substituir métodos empíricos e rudimentares pelos métodos científicos em todos os ofícios recebeu o nome de Organização Racional do Trabalho. (ORT). Os principais aspectos da ORT são: • Seleção Cientifica do Trabalhador – O trabalhador deve desempenhar a tarefa mais compatível com suas aptidões. A maestria da tarefa, resultado de muito treino, é importante para o funcionário (que é valorizado) e para a empresa (que aumenta sua produtividade). • Tempo-padrão – O trabalhador deve atingir no mínimo a produção estabelecida pela gerência. É muito importante contar com parâmetros de controle da produtividade, porque o ser humano é naturalmente preguiçoso. Se o seu salário estiver garantido, ele certamente produzirá o menos possível. • Plano de incentivo Salarial – A remuneração dos funcionários deve ser proporcional ao número de unidades produzidas. Essa determinação se baseia no conceito do Homoeconomicus, que considera as recompensas e sanções financeiras as mais significativas para o trabalhador. • Trabalho em Conjunto – Os interesses dos funcionários (altos salários) e da administração (baixo custo de produção) podem ser conciliados, através da busca do maior grau de eficiência e produtividade. Quando o trabalhador produz muito, sua remuneração aumenta e a produtividade da empresa também. • 14 • Gerentes planejam, Operários executam – O planejamento deve ser de responsabilidade exclusiva da gerência, enquanto a execução cabe aos operários e seus supervisores. • Desenhos de cargos e tarefas – Com a Administração Cientifica, a preocupação básica era a racionalidade do trabalho do operário e, conseqüentemente, o desenho dos cargos mais simples e elementares. A ênfase sobre as tarefas a serem executadas levou os engenheiros americanos a simplificarem os cargos no sentido de obter o máximo de especialização de cada trabalhador. • Divisão do Trabalho especialização do operário – Uma tarefa deve ser dividida ao maior número possível de subtarefas. Quanto menor e mais simples a tarefa, maior será a habilidade do operário em desempenhá-la. Ao realizar um movimento simples, repetidas vezes, o funcionário ganha velocidade na sua atividade, aumentando o número de unidades produzidas e elevando seu salário de forma proporcional ao seu esforço. • Supervisão – Deve ser funcional, ou seja, especializada por áreas. A função básica do supervisor, como o próprio nome indica, é controlar o trabalho dos funcionários, verificando o número de unidades produzidas e o cumprimento da produção padrão mínima. Aqui um operário tem vários supervisores de acordo com a especialidade. • Ênfase na Eficiência – Existe uma única maneira certa de executar uma tarefa (the best way). Para descobri-la, a administração deve empreender um estudo de tempos e métodos, decompondo os movimentos das tarefas executadas pelos trabalhadores. • Homo economicus – Toda pessoa é profundamente influenciada por recompensas salariais, econômicas e materiais. Em outros termos, o homem procura trabalho não porque goste dele, mas como um meio de ganhar a vida através do salário que o trabalho proporciona. O homem é motivado a trabalhar pelo medo da fome e pela necessidade de dinheiro para viver. • Condições de Trabalho – Taylor verificou que as condições do trabalho interferiam nos resultados do trabalho. Adequação de instrumentos e ferramentas de trabalho para minimizar esforço e perda de tempo na execução do trabalho. Arranjo físico das máquinas e 15 equipamentos para racionalizar o fluxo da produção. Melhoria do ambiente físico de trabalho, diminuição do ruído, melhor ventilação e iluminação. • Padronização – (Aplicação de métodos científicos para obter a uniformidade e reduzir custos) Taylor através dos seus estudos preocupou-se com a padronização dos métodos e processos de trabalho, máquinas e equipamentos, ferramentas e instrumentos de trabalho, matérias primas e componentes, para eliminar o desperdício e aumentar a eficiência. • Princípio da exceção – Por este principio, Taylor se preocupava somente com os resultados que saiam fora dos padrões esperados, para corrigi-los. Assim, este princípio é um sistema de informação que apresenta seus dados somente quando os resultados efetivamente verificados na prática divergem ou se distanciam dos resultados previstos em algum programa. 2.1.3-OS SEGUIDORES DAS IDÉIAS DE TAYLOR 2.1.3.1-HARRINGTON EMERSON Um dos principais auxiliares de Taylor – Engenheiro - popularizou a Administração Cientifica, desenvolveu os primeiros trabalhos sobre seleção e treinamento de empregados. Idealizou 12 princípios para eficiência: 1- Traçar um plano objetivo e bem definido, de acordo com os ideais. 2- Estabelecer o predomínio do bom senso. 3- Manter orientação e supervisão competentes. 4- Manter disciplina. 5- Manter honestidade nos acordos. 16 6- Manter registros precisos imediatos e adequados. 7- Fixar remuneração proporcional ao trabalho. 8- Fixar normas padronizadas para as condições do trabalho. 9- Fixar normas padronizadas para o trabalho. 10- Fixar normas padronizadas para as operações. 11- Estabelecer instruções precisas. 12- Fixar incentivos eficientes ao maior rendimento e à eficiência. 2.1.3.2-HENRY FORD Engenheiro – Fundou a Ford Motor Co. Revolucionou a estratégia comercial da sua época. Fabricou o primeiro carro popular, Criou um plano de vendas. Criou a assistência técnica de grande alcance. Repartiu, em 1914, parte do controle acionário da empresa com os. Funcionários. Estabeleceu salário mínimo de US5, 00 por dia de trabalho com jornada diária de 8 horas. Em 1926 empregava 150.000 pessoas e fabricava 2.000.000 de carros por ano. Produzia desde a matéria prima inicial ao produto final acabado. Criou a distribuição através de agências próprias. Idealizou a linha de montagem, com produção em série, padronizada e de custo mais baixo. Ford Adotou três princípios básicos: • Princípio da intensificação: Consiste em diminuir o tempo de produção com o emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e a rápida colocação do produto no mercado. • Principio da economicidade: Consiste em reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria-prima em transformação. Assim Ford conseguiu fabricar um trator ou um automóvel, vende-lo e recebe-lo antes do vencimento da matéria prima empregada na 17 fabricação e do pagamento dos salários. Segundo Ford a velocidade de fabricação deve ser rápida. O minério sai da mina Sábado e entregue sob forma de carro na Terça feira à tarde. • Principio de produtividade: Consiste em aumentar a capacidade de produção do homem no mesmo período através da especialização da linha de montagem. 2.1.4-CRÍTICAS À ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Taylor encontrou um ambiente totalmente desorganizado, desestruturado e tentou por uma certa ordem na casa. Foi a primeira tentativa da Teoria da Administração. Foi um progresso. Entretanto, inúmeras críticas podem ser feitas à Administração Cientifica: o mecanismo de sua abordagem, que lhe garante o nome de teoria da máquina, a superespecialização que robotiza o operário, a visão microscópica do homem tomado isoladamente e como apêndice da maquina industrial, a ausência de qualquer comprovação cientifica de suas afirmações e princípios, a abordagem incompleta envolvendo apenas a organização formal, a limitação do campo de aplicação à fábrica, omitindo o restante da vida de uma empresa, a abordagem eminentemente prescritiva e normativa e tipicamente de sistema fechado. Contudo, estas limitações e restrições não apagam o fato de que a Administração Cientifica foi o primeiro passo na busca de uma teoria administrativa. É um passo pioneiro e irreversível. 2.2 -TEORIA CLÁSSICA - HENRI FAYOL (1841-1925) “A administração não é nem privilégio exclusivo, nem encargo pessoal do chefe ou dos dirigentes da empresa; é uma função que se reparte, como as outras funções essenciais, entre a cabeça e os membros do corpo social”.(FAYOL, Henri. Administração industrial e geral. São Paulo: Edit. Atlas, 1981, p. 26.). 18 2.2.1-PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO PARA FAYOL • • • • • • • • • Divisão do trabalho especialização das tarefas e das pessoas visando aumentar o rendimento. “Produzir mais e melhor, com o menor esforço”. Autoridade e responsabilidade direito de mandar e ter o poder de ser obedecido. A responsabilidade é uma conseqüência da autoridade. Disciplina, obediência, assiduidade, comportamento e respeito às convenções estabelecidas entre a empresa e seus agentes. Unidade de comando, o empregado deve receber ordens de somente um chefe. Unidade de direção, um só chefe e um só programa para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo; Subordinação do interesse particular ao interesse geral, os interesses de uma pessoa ou de um grupo de pessoas não devem prevalecer sobre os da empresa. Remuneração do pessoal, prêmio sobre o serviço prestado; deve ser justa, satisfazendo simultaneamente empregador e empregado. Centralização convergência da autoridade na direção da empresa; Hierarquia (ou cadeia escalar) linha de autoridade do escalão mais alto ao mais baixo, dos chefes aos subordinados. • • • • Ordem um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Ordem material e humana. Eqüidade resultante da combinação da benevolência com a justiça, para obter a boa vontade e dedicação do pessoal. Estabilidade a permanência no cargo favorece o bom desempenho, a rotação de pessoal é prejudicial para a eficiência da organização. Iniciativa a liberdade de conceber e assegurar o sucesso de um plano gera satisfação e deve ser estimulada. • União do pessoal o espírito de equipe, a harmonia e união do pessoal são essenciais para o bom funcionamento da empresa. 19 2.2.2-CRÍTICAS À TEORIA CLÁSSICA - FAYOL (segundo CHIAVENATO) Abordagem simplificada da organização formal; Ausência de trabalhos experimentais; Extremo racionalismo na concepção da administração Teoria da máquina; Abordagem incompleta; Abordagem incompleta da organização. A principal contribuição de Fayol ao pensamento administrativo foi mostrar como um processo administrativo complexo pode ser separado em áreas interdependentes de responsabilidades ou de funções 3-ENTREVISTA –PRÁTICA GRUPO PRIME TEK-COMPUTAÇÃO Fundada em 1997, a Prime Tek Computadores é uma marca conceituada e de destaque no mercado em Goiás e Centro-Oeste do Brasil. O know how de seus diretores neste segmento faz com que a empresa seja ao mesmo tempo experiente e também inovadora, pela sua equipe jovem, estrutura moderna e aprimoramento constante dos profissionais. Especializada na venda de equipamentos, suprimentos de informática e assistência técnica, a Prime Tek prioriza a busca da satisfação dos seus clientes através de um atendimento diferenciado voltado para a melhor solução, oferta de produtos de alta tecnologia e excelente relação custo-benefício. Tudo isso aliado ao respeito pelo cliente e o compromisso com a qualidade faz com que a PrimeTek Computadores seja sinônimo de uma marca sólida e de credibilidade, que vem conquistando cada 20 vez mais a preferência e a confiança dos consumidores ESTRUTURA E SERVIÇOS Por acreditar no potencial do mercado goiano e já expandindo seu o atendimento para todo o Brasil, a Prime Tek Computadores investiu na estruturação de uma das maiores lojas de informática de Goiás. Um moderno e confortável espaço de 1.000 m2, com localização privilegiada, na principal via de acesso ao maior shopping center da região, planejado para atender ao segmento corporativo, varejista e atacadista. Além de grande quantidade e variedade de produtos para pronta entrega, a Prime Tek conta com um Laboratório de Assistência Técnica próprio e também serviço de entrega e montagem de produtos para os clientes da cidade de Goiânia. Sediada na cidade de Ilhéus na Bahia, com uma estrutura física de 3.000m2, a Prime Tek Indústria destina-se a montar computadores para a distribuição no atacado, atendendo a várias regiões do Brasil. Com um volume crescente de negócios, esta unidade do grupo tem adquirido importância estratégica, pois a venda no atacado projeta a marca Prime Tek para todas as fronteiras do Brasil, e se tratando de um país continental como o nosso este é um ganho fundamental. Este braço do grupo Prime Tek trata direta e exclusivamente das importações e exportações. Sediada em Goiânia, a Trading da Prime Tek mantém esta proximidade estratégica com a diretoria da empresa, pois o processo dinâmico do comércio exterior requer decisões rápidas, que consigam viabilizar a colocação do produto certo, no local certo e na hora certa. 21 3.1-QUESTIONÁRIO 1. Qual é o seu negócio? A Prime Tek é uma empresa de informática que se diferencia das outras pela qualidade. Preocupa-se muito com a qualificação da mão de obra, ética no trabalho, e, além disso, acreditamos ser uma das únicas empresas que tem um processo de garantia própria, fortalecendo o elo de confiança entre empresa e cliente. A maioria das companhias vende seus produtos sem nota fiscal, prejudicando o processo de garantia da mercadoria, a Prime Tek trabalha somente com produtos originais e por isso pode fornecer um processo de garantia (própria) muito especializada e profissional. A visão da empresa é se tornar referência em serviços de solução tecnológica no mercado de informática com equipamentos e assistência técnica de alta qualidade. 2. Como é feita a seleção dos candidatos a emprego (utilizam-se alguns métodos, restrições?). O processo de seleção dos candidatos a emprego é feito seguindo 4 etapas: - Analisa-se o currículo do candidato e neste processo algumas pessoas já são desaprovadas, os que são aprovados passam para próxima etapa. - Entrevista. Faz-se a entrevista com o candidato e analisa-se o nível de motivação, de liderança, espírito de equipe, tudo isso em uma análise bem geral, que depois pretende ser confirmada na prática. - Área técnica. Após a seleção o candidato faz uma experiência e é avaliado por certo período, em que a empresa observa se ele realmente tem aptidão para o cargo ou não. - Se o candidato tiver o conhecimento técnico do que se deve fazer, a última etapa para a contratação é a análise psicotécnica. Esta análise diz a respeito das qualidades do candidato em relação a empresa, como espírito de equipe, motivação, eficácia.. Passadas essas etapas, se o candidato se encaixar em todas as requisições, ele é contratado. 22 3. Ao serem contratados, os empregados recebem algum tipo de treinamento? Sim. Quando a empresa contrata o funcionário há um período de adaptação à empresa que é feita com o auxílio dos demais profissionais que estão no mesmo departamento. Este treinamento vai acabando à medida que o recém contratado se familiarize e saiba todas suas funções a respeito do novo trabalho. 4. Como é feita a divisão do trabalho nesta empresa? Existem normas ou critérios para esta divisão de tarefas? A empresa é dividida assim (organograma anexo): No topo se encontra a diretoria, e abaixo dela há diversos gerentes, que são: gerente de vendas (varejo), gerente de revenda, gerente de RMA (remarcação de mercadoria avaliada) que trata de mercadorias com defeito, gerente de assistência técnica, gerente de compras, e gerente de RH (recursos humanos). Abaixo dos gerentes vem os vendedores, que trabalham em conjunto com determinados gerentes enquanto os outros trabalham juntamente a equipe de estoque, que não lida diretamente com o cliente. 5. Fale um pouco sobre a estrutura organizacional? Há um diretor geral ou vários? Poderia falar sobre as funções básicas (técnicas, comerciais, financeiras, segurança, contábeis) e sobre as funções Administrativas (POC3) Há um diretor geral, e a gerência administrativa é por conta dos gerentes de venda, de compras... As funções básicas administrativas são controladas pelos respectivos gerentes de cada área. (É importante ressaltar que a empresa está em processo de reestruturação organizacional, pois foi prejudicada pelo rápido crescimento empresarial, a rápida aceitação no mercado, o que seria bom, a não ser pelo fato de que a empresa não tem a estrutura necessária para atender a quantidade de demanda.). A previsão é de que a empresa se torne mais técnica a partir de sua reestruturação. 23 6. Poderia listar os pontos positivos e negativos que são encontrados na administração da empresa? quais são as principais ameaças e oportunidades? Os pontos positivos são basicamente a quebra de paradigmas, o fato de a empresa ser ousada, inovadora. Por estar no ramo de tecnologia, a Prime Tek visa sempre sair a frente de seus concorrentes com cada vez mais novidades. O diretor da empresa tem 34 anos, portanto lida muito bem com a rapidez do mercado. O ponto negativo principal da empresa é a falta de padronização, na área de estoque, área comercial, para isso esta sendo feita uma reestruturação na empresa, em todos os níveis, começando pela padronização do estoque. 7. Seus funcionários são pessoas melhores e estão mais qualificados em conseqüência de sua liderança e influência? Sim. Há uma constante preocupação de dar o exemplo a cargos inferiores. Mas há também uma separação entre vida pessoal e vida profissional, no trabalho o foco esta totalmente na vida profissional, na eficácia de cada funcionário. Por isso o exemplo e o treinamento são tão importantes para a qualificação do funcionário, os tornando trabalhadores melhores. 8. Assim, a empresa mantém o espírito de equipe ou preserva mais o individualismo? A empresa busca um equilíbrio entre as duas partes, para que se possa chegar a um melhor resultado, beneficiando tanto empresa quanto funcionário. Mas se preserva mais o espírito de equipe, sem o qual não se tem resultado positivo no trabalho. 9. Existem normas internas da empresa? (horário para chegar e se existe tolerância com relação a atrasos.). 24 Quando um funcionário é contratado pela empresa ele recebe um manual (manual do funcionário) que explica os seus direitos e deveres para com a empresa. Há tolerância em caso de atraso, mas à medida que os atrasos ou o comportamento errado vão se tornando cada vez mais freqüentes, a punição na maioria das vezes é feita através do desconto nos salários mensais. 10. Algumas empresas trocam as funções de seus funcionários por um curto período. Isso faz com que eles se conheçam melhor, o grupo fica mais unido e conhecem mais a empresa. Há alguma preocupação com essa área, e se há o que é feito a respeito? Na Prime Tek em cerca de 5 em 5 meses é feito um rodízio de funções dentro do departamento. Exemplo seria o revezamento na área técnica de um técnico na área de micro computador e um técnico de notebook. Esse revezamento é importante por que além de fortalecer a equipe, em caso de emergências, falta de funcionários, férias, este comportamento se torna muito eficaz. 11. Como a empresa avalia a relação entre o ambiente de trabalho e a carga horária do funcionário? (se é equilibrada, aproveitando o máximo de cada um, ou se torna sobrecarregada.). A Prime Tek busca um ambiente adequado para dar condições de trabalho. Muitas vezes o trabalho é estendido até tarde, mas quando isso acontece este trabalho é remunerado, compensando o cansaço. Como é o caso do horário de almoço que é só de uma hora e é remunerado. A conclusão é que realmente o trabalho se torna bastante intenso, mas que muitos funcionários preferem o fazer por ser remunerado, como as horas extras. 12. Como a empresa lida com a fadiga humana? 25 A empresa está em processo de reestruturação e ainda não tem um programa especifico para lidar com o problema da fadiga humana, mas neste processo está previsto algum planejamento sobre o assunto. 13. A empresa se preocupa com as condições de trabalho que garantam o bem-estar físico do trabalhador e diminuam a fadiga? A empresa ainda não tem nenhum programa de assistência quanto a esse assunto. Apenas a preocupação de fornecer um bom ambiente de trabalho. 14. Existe algum incentivo salarial e/ou prêmios para aqueles funcionários que atingirem a meta na empresa? Ainda não há nenhum programa que inclui incentivos salariais nem em forma de prêmio para os funcionários mais eficazes. No entanto há preocupação no futuro de criar um programa que inclua este benefício e dentro da própria empresa há a chance de se crescer quanto ao cargo exercido pelo funcionário, dependendo de suas qualidades como liderança e conhecimento técnico. 15. Como a empresa explora as técnicas comerciais? A empresa procura aplicar as técnicas comercias a partir da pesquisa de mercado procurando encontrar a necessidade do cliente. Participa também de feirão, são feitas várias reuniões, brainstorms e práticas a esse respeito. 16. Existe um padrão a ser seguido dentro da empresa? Qual? Sim. Há um manual aonde vêm descritos os padrões da empresa. Como uso de uniformes, horários de chegada e saída dos funcionários, padrões no que se diz a respeito de como atender o cliente, como encaminhar o cliente a sua necessidade de compra. A empresa tem a 26 missão (que esta no manual) como um todo de oferecer soluções tecnológicas criativas e eficazes para desafios empresariais e pessoais dos clientes, sendo assim sua organização e a forma de como a empresa esta padronizada é em função desta missão. 17. A empresa controla o trabalho de perto para certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e o plano previsto? Sim. Em um período geralmente mensal é feito o índice de controle em cada departamento verificando a eficácia de cada trabalho. Este índice é muito importante para avaliar quais são os funcionários que devem permanecer na empresa e quais deveram ser substituídos por outros que possam ser mais eficazes, ajudando assim o futuro da empresa. 18. A gerência colabora com os trabalhadores para que a execução seja a melhor possível? Sim, inclusive o trabalho dos gerentes se dá muitas vezes lado a lado aos funcionários, realizando rotinas de trabalho e assim aproveitando o melhor de cada funcionário. 19. O desempenho da empresa é observado através de sua eficiência e eficácia? Sim. A empresa se preocupa muito com seus resultados e valoriza muito a eficácia de cada funcionário, de cada departamento, cada nível, de toda estrutura da empresa. A Prime Tek tem como objetivo sempre atingir o máximo de eficácia possível, isto é, ir além das suas metas e assim eliminar seus concorrentes pelo trabalho bem feito. 20. Hoje, há uma necessidade de aumentar a eficiência e a competência das organizações no sentido de obter o melhor rendimento possível e fazer face à concorrência e a competição. Como a PRIME TEK lida com esse assunto? 27 A Prime Tek procura enfrentar esses desafios sempre com a antecipação da necessidade do consumidor, e com utilização de recursos tecnológicos. Para ter o melhor e maior rendimento possível a empresa apresenta alguns valores como: colaboradores na dimensão humana e profissional; cumprir os compromissos; agir de acordo com a ética e integridade profissional; parceria com fornecedores; ambiente de trabalho seguro e harmônico que conta com a cortesia, respeito e confiança; e finalmente a constante inovação. Com estes valores a Prime Tek espera obter resultados cada vez melhores e estar apta a concorrer com as outras empresas de informática. 3.2-ANÁLISE CRÍTICA DA EMPRESA A empresa, que está há 10 anos no mercado, cresceu rapidamente, e podemos observar que esse acelerado crescimento não conseguiu acompanhar a Teoria Clássica e a Administração Científica como um todo. Hoje, com a ampliação da empresa (em outubro estarão com uma filial no mercado de Goiânia), há uma reestruturação que busca acabar com esses déficits. A empresa explora bem as técnicas comerciais (com propagandas, feirões), trabalha buscando a efetividade, além de acompanhar de perto seus funcionários em busca de melhorias, e observa sempre o mercado para fazer em face da concorrência. Além de ser rígida com as normas internas, o que garante uma postura líder-funcionário bem clara. O espírito de equipe é mantido e existe uma rotatividade de cargos a cada 5 meses. Porém, podemos observar, que os funcionários são simples empregados. Pois a empresa não lida com a fadiga humana em toda sua extensão (apenas no estoque os funcionários têm 10 minutos para descansar); não incentiva seus funcionários (através de salários e prêmios), além de que o horário de almoço é pago como hora extra, ou seja, a carga horária dos funcionários é sobrecarregada, e a pausa que eles têm é paga como forma de encobrir esse sobrecarregamento. Os funcionários recebem hora extra em horário de almoço e acabam assimilando de que o curto período é válido devido a este pagamento. Em qualquer empresa, os funcionários têm direito á pausa para o almoço, 28 e percebemos que nesta, eles tentam imbutir o sobrecarregamento do serviço pagando o almoço como hora extra. Apesar dessas falhas de acordo com as teorias aprendidas, a PRIME TEK, não deixa de ser uma marca conceituada e de destaque no mercado, além de ser uma das maiores lojas de informática de Goiás. 29 4-GLOSSÁRIO: 1. ERGONOMIA-A Ergonomia (ou o estudo dos fatores humanos) é a disciplina científica relacionada com a compreensão das interações entre os seres humanos e os outros elementos de um sistema, e a profissão que aplica os princípios teóricos, dados e métodos pertinentes para conceber com vista a otimizar o bem-estar humano e o desempenho global do sistema. "Aplicação das ciências biológicas conjuntamente com as ciências da engenharia para conseguir o ótimo ajustamento do ser humano ao seu trabalho, e assegurar, simultaneamente, eficiência e bemestar" (OIT-Organização Internacional do Trabalho – 1960). 2. LOGÍSTICA-Pode-se definir logística como sendo a junção de quatro atividades básicas: as de aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. Para que essas atividades funcionem, é imperativo que as atividades de planejamento logístico, quer sejam de materiais ou de processos, estejam intimamente relacionadas com as funções de manufatura e marketing. Pela definição do Council of Logistics Management.Logística é “a parte do Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes”. 3. BENCHMARKING: Originou-se da palavra “Benchmark”, que significa uma marca feita por agrimensor, indicando um ponto em uma linha de nível, um padrão ou um ponto de referência. Ou seja, um marco cuja altura, em relação à determinada referência, tenha sido determinada por nivelamento.É uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes ou não, que façam algo de maneira bem feita. Segundo WATSON, “este padrão de referência é mais bem compreendido como um processo empresarial, cuja intenção é comparar-se com os melhores referenciais”. 30 4. STAFF - Equipe de técnicos, especialistas em determinado assunto ou de conhecimento e experiência generalizada, atuante em empresas públicas e privadas, entidades e instituições. 5. HEDONÍSTICO: Concepção na qual é fator motivante primordial de uma conduta humana, passando atmosfera de liberdade e prazer.Doutrina que considera o prazer individual e imediato como o único bem possível. Onfray define hedonístico como: “uma ética pós-cristã preocupada em realizar o sujeito, por ele mesmo e pelo outro, não contra o outro, com o máximo de prazer, ao mesmo tempo em que evita o desprazer” (p.3). 6. FUSÃO- Ocorre quando duas companhias decidem unir seus negócios. Muitas vezes, as ações das duas empresas são trocadas por papéis de uma terceira empresa, resultando da fusão. GUIA PARA ANÁLISE ECONÔMICA DE ATOS DE CONCENTRAÇÃO define fusão como o “ato por meio do qual dois ou mais agentes econômicos anteriormente distintos formam um novo agente econômico, deixando de existir como entidades jurídicas distintas”. 7. MISSÃO: é a razão maior da existência de uma organização, a sua função permanente no contexto da sociedade. É o que a sociedade espera da organização, algo que legitima socialmente. Oliveira define Missão como sendo "... a determinação do motivo central do planejamento estratégico, ou seja, a determinação de onde a empresa quer ir".Corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar 8. VISÃO-FILLION (1991b, p.109) define visão como “a imagem projetada no futuro do espaço de mercado a ser ocupado pelos produtos e, o tipo de organização necessária para alcançar isso”. 9. SINERGIA [do grego synergía] - 1. Ato ou esforço coordenado de vários órgãos na realização de uma função. 2. Associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada. De acordo com seu estudo de dinâmica de grupo, CATELL ( KATZ 28& KAHN, 1987, p.49),define sinergia como” a soma total de energia que um grupo pode comandar”. 31 10. PRODUTIVIDADE. Resultado da divisão da produção física obtida em uma unidade de tempo (hora, dia, ano) por um dos fatores empregados na produção (capital, trabalho, terra), expressando a utilização eficiente dos recursos produtivos, a fim de atingir a máxima produção na menor unidade de tempo e com os menores custos. Harrington (1997) define produtividade como “o aumento da quantidade de produção por unidade de recursos, sejam recursos humanos, financeiros ou equipamentos usados nesta produção”. 11. ESTRATÉGIA: Richers (2000) define estratégia como “a busca de um caminho para a empresa como um todo”. O aspecto procura enfatizar as dúvidas e a preocupação com as idéias, a análise, a ponderação, o desejo de esclarecimento de dúvidas e a insegurança quanto ao futuro e, ainda, quanto ao esforço de encontrar consensos e uma linguagem comum na empresa, a qual una todos os seus membros em torno de um objetivo central. É o caminho, ou seja, o aspecto operacional, a implementação das decisões tomadas e o direcionamento para determinado alvo. E a empresa como um todo, evidentemente, refere-se à visão abrangente que envolve todas as áreas, processos e funções. 12. DOWNSIZING - De acordo com Cameron apud Wagar (1997), downsizing pode ser definido como: “um conjunto de atividades realizadas pelos gestores, objetivando melhorar a eficiência, produtividade ou competitividade da empresa. É uma estratégia implementada pelos gerentes que afeta o tamanho do quadro de pessoal, os custos e os processos de trabalho” . Outros autores, no entanto, definem o downsizing de forma mais estreita, indicando tratar-se de um “processo de redução planejada de pessoal” (Cascio, 1993; Katz, 1997). 13. EMPAWERMENT (EMPOWERMENT) Fator determinante para o sucesso das organizações, exige que as pessoas estejam cada vez mais envolvidas em processos decisórios associados às estratégias empresariais. Significa “dar ao pessoal a autoridade para fazer mudanças no trabalho em si, assim como na forma ele é desempenhado” (SLACK et al., 1997, p. 311). 32 14. FRANCHISING-O Franchising é um método para a distribuição de produtos e serviços cujo sucesso depende, fundamentalmente, da capacidade de se reproduzir, em diferentes locais e sob a responsabilidade de diferentes pessoas, um mesmo conceito de negócio. É um sistema de comercialização de produtos, serviços e tecnologias, baseado numa estreita e contínua colaboração entre empresas jurídicas e financeiramente distintas e independentes. O United States Department of Commerce define franchising como "uma forma de licenciamento, pela qual o proprietário ou titular (franqueador) de um produto, serviço ou método, obtém sua distribuição através de revendedores afiliados (franqueados)". 15. MARKETING: é o equilíbrio de esforços em preço, produto, distribuição e promoção, de modo a melhorar o relacionamento empresa-consumidor. Cobra (1997, p. 23) cita o conceito definido em 1965 na Ohio State University onde marketing é “[...] o processo na sociedade pelo qual a estrutura da demanda para bens econômicos e serviços é antecipada ou abrangida e satisfeita através da concepção, promoção, troca e distribuição física de bens e serviços”. 33 BIBLIOGRAFIA Textos de Internet ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE FRANCHISING. Disponível em: <http://www.abf.com.br/> . Acesso em: set. 2006. BONIS, Daniel F. de. Introdução ao Estudo da Administração, São Paulo, Pioneira, 1997. CAMERON, Kim S., FREEMAN, Sarah J., MISHRA, Aneil K. Best practices in whitecollar downsizing: managing contradictions. Academy of Management Executive, v.5, n.3, p.57-73, 1991. CASCIO, Wayne F. Downsizing: what do we know? What have we learned? Academy of Management Executive, col 7, n. 1, p. 95-105,1993. CHIAVENATO, Idalberto. Teorias geral da administração, São Paulo: Makron Books, 1996. COBRA, M. Marketing Básico: Uma Abordagem Brasileira, 4ª ed., São Paulo: Atlas. 1997 FAYOL, Henri, Administração Industrial e Geral, previsão, organização, comando, coordenação e controle. 10ª ed. São Paulo: ATLAS, 1989. FILION, L.J. Diferenças entre Sistemas Gerenciais de Empreendedores e Operadores de Pequenos Negócios, RAERevista de Administração de Empresas. V. 39, n.4, 1999, p.620 HARRINGTON, J. Gerenciamento total da melhoria contínua. São Paulo: Makron Books, 1997. 494 p. KATZ, D. & KAHN, R. L. Psicologia social das organizações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1987. 34 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Planejamento Estratégico - Conceitos, Metodologia e Práticas. Ed.Atlas, São Paulo, SP. 2a ed. p. 56 ONFRAY, Michel. A política do rebelde: tratado de resistência e insubmissão. Rio de Janeiro: Rocco, 2001. MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Teoria Geral da Administração, São Paulo, Atlas, 1997. MINTZBERG, Henri. Ascensão e queda do planejamento estratégico. Porto Alegre. Bookman. 2004 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Planejamento Estratégico - Conceitos, Metodologia e Práticas. Ed.Atlas, São Paulo, SP. 2a ed. p. 56. RICHERS, Raimar. Marketing, uma visão brasileira. São Paulo: Negócio, 2000. SEAE. Guia para Análise Econômica de Atos de Concentração. Portaria nº 39, de 29 de junho de 1999, publicada no Diário Oficial da União em 1º de julho de 1999. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; HARLAND, C.;HARRISON, A. & JOHNSTON, R.: Administração da Produção. São Paulo, Atlas, 1997. WATSON, H. Gregory, P.A. Benchmarking Estratégico. São Paulo: Makron Books, 1994. TAYLOR, Frederick Winslow. Princípios de administração cientifica. São Paulo: Atlas. 35 ANEXO ORGANOGRAMA DA EMPRESA PRIMETK DIRETOR GERAL GERÊNCIA DE VENDAS GERÊNCIA ADMINISTRATIVA GERÊNCIA DE COMPRAS GERÊNCIAS DE ÁREAS OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL 33 GRÁFICO 02 FUNÇÕES DA EMPRESA DE ACORDO COM HENRIFAYOL EM PRESA Função T é c n ic a R e la c io n a d a TAYLOR a p ro d u ç ã o , fa b ric a ç ã o , tra n s fo rm a ç ã o Função C o m e rc ia l R e la c io n a d a a c o m p ra s , vendas e p e rm u ta s Função F in a n c e ira R e la c io n a d a a p ro c u ra e g e rê n c ia d e c a p ita i s F u n çã o de S e g u ra n ç a R e la c io n a d a a p ro te ç ã o e p re s e rv a ç ã o d e bens e pessoas F u n çã o de C o n ta b ilid a d e R e la c io n a d a FAYOL tá rio s , a o s in v e n b a la n ç o s , c u s to s , re g is tro s e e s ta tít. TEORIA CLÁSSICA Função A d m in is tra tiv a Prever Organiza r Comanda r Coordenar Control ar ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA ÊNFASE NAS TAREFAS ÊNFASE NA ESTRUTURA GRÁFICO 02 Aumentar a eficiência da empresa através do aumento de eficiência no nível operacional Aumentar a eficiência da empresa através da forma e disposição dos órgãos componentes da organização e das suas inter-relações estruturais.