Control de Costos y Presupuestos por Ordenador1 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador “Saber para Ser” ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTROL DE COSTOS Y PRESUPUESTOS POR ORDENADOR Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Riobamba- Ecuador 2012 2 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador WILSON ANTONIO VELASTEGUI OJEDA LUGAR DE NACIMIENTO Riobamba –Ecuador ESTUDIOS REALIZADOS: SECUNDARIA: Bachiller en Ciencias Colegio Nacional de Comercio y Título: Administración ―Juan de Velasco” Administración y Contabilidad (Riobamba) de SUPERIOR: Escuela Superior Politécnica de Chimborazo (ESPOCH), Riobamba – Título: Ingeniero en Empresas Ecuador Diplomado Superior en Universidad Regional Autónoma de Título: los Andes (UNIANDES), Ambato – Investigación de la Educación a Distancia Ecuador y Abierta Universidad Regional Autónoma de Título: Especialista en Diseño Curricular y los Andes (UNIANDES), Ambato – Material Educativo para la Educación a Ecuador Distancia Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES), Ambato – Título: Magister en Educación a Distancia Ecuador y Abierta 3 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador PRÁCTICA DOCENTE: Catedrático universitario de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Facultad de Administración de Empresas, Escuela: Ingeniería en Contabilidad y Auditoría por tres años en las asignaturas de Contabilidad General, Contabilidad Comercial, Contabilidad de Sociedades, Paquetes Contables, Proyecto Integrador, Control de Costos y Presupuestos por ordenador, Auditoría Interna, Informática Aplicada y Matemáticas para los Negocios Catedrático universitario de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Facultad de Administración de Empresas en la Unidad de Educación a Distancia de la FADE, por cuatro años en las asignaturas de Contabilidad General, Paquetes Contables, Presupuestos, Contabilidad Superior, Contabilidad Financiera, Contabilidad de Costos, Contabilidad del Sector Fianciero y Auditoria Financiera. Docente del Instituto Tecnológico República Federal de Alemania (Riobamba – Ecuador), por cinco años en las asignaturas de Contabilidad General, Contabilidad Comercial, Contabilidad de Costos, Presupuestos, Auditoria Financiera, Auditoria Administrativa, Mónica 8.0, Tmax 2000, Planificación Estratégica, Administración General, Administración de Recursos Humanos y Matemática Financiera DATOS DE CONTACTO: Celular: 083914978 Teléfono: 2962018 Mail:
[email protected] Página web: www.wavo.galeon.com Publicaciones: www.slisdeshare.net/wilsonvelas 4 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Sílabo……………………………………………………………………………….... Introducción…………………………………………………………………………. Objetivos……………………………………………………………………………. General……………………………………………………………………………. Específicos………………………………………………………………………. Contenidos…………………………………………………………………………... Bibliográfica………………………………………………………………………….. Disposiciones para el estudio……………………………………………………... 4 12 14 14 14 15 16 17 UNIDAD I INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE COSTOS Y PRESUPUESTO Objetivos específicos 1.1 Introducción 1.2 Planeación 1.3 Control 1.4 Toma de decisiones 1.5 Costos variables y costos fijos 1.6 La toma de decisiones se apoya en el análisis incremental Autoevaluación 1 Prácticas Propuestas UNIDAD II LOS COSTOS Y SU INFLUENCIA EN LA FIJACIÓN DE PRECIOS, ANÁLISIS COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Objetivos específicos 2.1 El Precio de Venta 2.2 Análisis de equilibrio y análisis de costo - volumen – utilidad 2.3 Métodos para calcular costos 2.4 Análisis punto de equilibrio 2.5 Margen de Contribución 2.6 Análisis de costo-volumen-utilidad 2.7 Análisis de productos múltiples Autoevaluación 2 Prácticas Propuestas 69 69 70 70 70 70 72 79 82 90 92 21 22 23 23 23 24 28 29 5 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador UNIDAD III USO DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Objetivos específicos 3.1 Introducción 3.2 Maneras de presentar un informe. 3.3 Problemas comunes en la toma de decisión 3.3.1 Decisión de aceptar una orden especial 3.3.2 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base por unidad) 3.3.3 Análisis del costo de oportunidad de la orden especial (base costo total) 3.3.4 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base costo total) Autoevaluación 3 Prácticas Propuestas UNIDAD IV PLANEACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTOS Objetivos específicos 4.1 Uso de presupuestos en la planeación y el control 4.2 El presupuesto maestro 4.3 Formulación de estrategias y el presupuesto: 4.4 Componentes del proceso de elaboración del presupuesto 4.4.1 Presupuestos de ventas y de producción: 4.4.2 Presupuestos de costos variables 4.4.3 Presupuesto de gastos de venta y administración 4.5 Estado pro forma de resultados 4.6 Balance general pro forma 4.7 Los presupuestos como un estándar para la evaluación Autoevaluación 4 Prácticas Propuestas 96 96 97 97 90 100 101 108 120 6 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO SÍLABO INSTITUCIONAL 1. INFORMACIÓN GENERAL FACULTAD ESCUELA CARRERA SEDE MODALIDAD SÍLABO DE NIVEL PERÍODO ACADÉMICO ÁREA ESPECIFICA NÚMERO DE HORAS SEMANAL 6 ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONTABILIDAD Y AUDITORIA INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA MATRIZ ESPOCH PRESENCIAL CONTROL DE COSTOS Y PRESUPUESTOS POR ORDENADOR SEXTO SEPTIEMBRE 2012 – FERRERO 2013 CÓDIGO 6.02.AE.ICA PRERREQUISITOS 5.03.AE.ICA NÚMERO DE CRÉDITOS 6 CORREQUISITOS 6.06.AB.ICA NOMBRE DEL DOCENTE NÚMERO TELEFÓNICO CORREO ELECTRÓNICO TÍTULOS ACADÉMICOS DE TERCER NIVEL ING. MSC. WILSON ANTONIO VELASTEGUI OJEDA 03-2962018 083914978
[email protected]. INGENIERO DE EMPRESAS MAGISTER EN EDUCACION A DISTANCIA Y ABIERTA ESPECIALISTA EN DISEÑO CURRICULAR Y MATERIAL EDUCATIVO PARA LA EDUCACION A DISTANCIA DIPLOMADO SUPERIOR EN INVESTIGACION DE LA EDUCACION A DISTANCIA TÍTULOS ACADÉMICOS DE POSGRADO 2. DESCRIPCIÓN DE LA ASIGNATURA 2.1. INDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DE RELACIÓN AL PERFIL PROFESIONAL LA ASIGNATURA EN El desconocimiento de la asignatura de Control de Costos y Presupuestos por Ordenador, impide que el estudiante sea capaz de implementar un control de costos y presupuestos, lo que servirá para costear adecuadamente los productos o servicios de la empresa para la toma de decisiones. 7 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2.2. CONTRIBUCIÓN DE LA ASIGNATURA EN LA FORMACIÓN DEL PROFESIONAL Los estudiantes que aprueben la asignatura de Control de Costos y Presupuestos en la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, podrán comprender el comportamiento de los costos y su relación con los diferentes causantes del costo para la toma de decisiones, determinar en qué ayuda conocer la diferencia entre los diferentes tipos de datos y costos, aplicar los procedimientos para la elaboración de los informes de producción para la toma de decisiones, explicar cómo se determina los precios en las empresas, analizar en qué consiste el punto de equilibrio y su relación costo-volumen-utilidad y preparar los diversos programas de presupuestos que forman parte del presupuesto maestro. Los conocimientos adquiridos en esta asignatura, permitirá al futuro egresado, sentar las bases para el análisis económico de las empresas industriales y un apoyo fundamental para la dirección y control de costos para comprender lo que es y hace la contabilidad de costos. 3. OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA Comprender el comportamiento de los costos y su relación con los diferentes causantes del costo para la toma de decisiones. Determinar en qué ayuda conocer la diferencia entre los diferentes tipos de datos y costos. Aplicar los procedimientos para la elaboración de los informes de producción para la toma de decisiones. Explicar cómo se determina los precios en las empresas. Analizar en qué consiste el punto de equilibrio y su relación costo-volumenutilidad. Preparar los diversos programas de presupuestos que forman parte del presupuesto maestro. Aprender a calcular e interpretar las desviaciones en materiales directos, mano de obra directa y gastos de fabricación. 8 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4. CONTENIDOS UNIDADES OBJETIVOS Interpretar UNIDAD I INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE COSTOS Y PRESUPUESTO como se utilizan los presupuestos en la planeación Analizar cómo se utilizan los reportes del desempeño en el proceso de control Definir los términos del costo utilizados en la planeación, el control y la toma de decisiones TEMAS 1.1 Introducción 1.2 Planeación 1.3 Control 1.4 Toma de decisiones 1.5 Costos variables y costos fijos 1.6 La toma de decisiones se apoya en el análisis incremental Autoevaluación 1 Prácticas Propuestas Explicar para qué sirve la UNIDAD II LOS COSTOS Y SU INFLUENCIA EN LA FIJACIÓN DE PRECIOS, ANÁLISIS COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD determinación de costos en la fijación de precios Analizar los distintos métodos de cálculo para fijar precios Elaborar los distintos informes de precios en base a los métodos aprendidos Realizar análisis costovolumen-utilidad de productos solos y múltiples. 2.1 El Precio de Venta 2.2 Análisis de equilibrio y análisis de costo - volumen – utilidad 2.3 Métodos para calcular costos 2.4 Análisis punto de equilibrio 2.5 Margen de Contribución 2.6 Análisis de costo-volumenutilidad 2.7 Análisis de productos múltiples Autoevaluación 2 Prácticas Propuestas Definir que es el análisis UNIDAD III USO DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS de costos e ingresos incrementales en las decisiones gerenciales Explicar la importancia de las consideraciones cualitativas en las decisiones administrativas . 3.1 Introducción 3.2 Maneras de presentar un informe. 3.3 Problemas comunes en la toma de decisión 3.3.1 Decisión de aceptar una orden especial 3.3.2 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base por unidad) 3.3.3 Análisis del costo de oportunidad de la orden especial (base costo total) 3.3.4 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base costo total) Autoevaluación 3 Prácticas Propuestas Explicar el uso de los 4.1 Uso de elpresupuestos en la planeación y control UNIDAD IV PLANEACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTOS presupuestos en la planeación y el control Preparar un presupuesto maestro 4.2 El presupuesto maestro 4.3 Formulación de estrategias y el presupuesto: 4.4 Componentes del proceso de elaboración del presupuesto 9 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.4.1 Presupuestos de ventas y de producción: 4.4.2 Presupuestos de costos variables 4.4.3 Presupuesto de gastos de venta y administración 4.5 Estado pro forma de resultados 4.6 Balance general pro forma 4.7 Los presupuestos como un estándar para la evaluación Autoevaluación 4 Prácticas Propuestas 5. ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS El docente actuará como un facilitador, por lo tanto, es obligación de los estudiantes preparar los temas correspondientes a cada sesión, de manera que puedan establecerse intercambio de opiniones sobre los temas tratados en clase. Se utilizará medios o instrumentos que viabilice el proceso de interaprendizaje, como: Clase magistral Resolución de problemas Presentación con audiovisuales Lecciones escritas Pruebas parciales Tareas individuales Trabajos grupales Trabajos de investigación Portafolio del estudiante 6. USO DE TECNOLOGÍAS Recursos Tecnológicos: Laboratorio de cómputo de la Facultad Sala de audiovisuales de la Escuela Internet Recursos Virtuales Videos Uso de las TICS 10 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Proyector Diapositivas Aula Virtual Página Web ESPOCH, Biblioteca virtual Correo electrónico. 7. RESULTADOS O LOGROS DE APRENDIZAJE CONTRIBUCION RESULTADOS O LOGROS (ALTA,MEDIA, DEL APRENDIZAJE BAJA) a. Aplicación de las Ciencias Básicas de la Carrera. Aplica los conocimientos contables de la contabilidad de costos para generar información contable para la toma de decisiones EL ESTUDIANTE SERÁ CAPAZ DE ALTA Identificar los elementos del costo de producción por procesos de producción mediante la resolución de casos. Aplicar las herramientas elementales, utilizadas en la Contabilidad de Costos para presentar los estados financieros que contienen información básica para la toma de decisiones Reconocer la normativa legal vigente sobre el impuesto al valor agregado y las retenciones en la fuente. Registrar transacciones económicas que contengan IVA e Impuesto a la Renta. Aplicar porcentajes de retenciones de impuestos en los asientos contables. Interpretar como se utilizan los presupuestos en la planeación Realizar el análisis costovolumen-utilidad de productos o servicios de una empresa Preparar un presupuesto maestro para la empresa b. Identificación y definición del Problema. Reconoce y define problemas en materia tributaria para una empresa industrial. ALTA c. Solución de Problemas. Plantea alternativas de solución a problemas de control de costos y presupuestos, como análisis de costo-volumen-utilidad y punto de equilibrio d. Utilización de herramientas especializadas. Aplica adecuadamente los paquetes informáticos contables para el control de costos. ALTA Implementar ALTA herramientas especializadas informáticas para control de los costos y elaboración de un presupuesto en la empresa. 11 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador e. Trabajo en equipo. Demuestra conducta de receptividad y respuesta para el Trabajo en Equipo, orientado al intercambio de información y a facilitar el trabajo grupal. f. Comportamiento ético. Demuestra conductas basadas en las normas éticas y morales g. Comunicación efectiva. Transmite de manera efectiva, instrucciones, procesos, propuestas y conocimientos utilizando los medios integrados de la comunicación. Integrar ALTA equipos de trabajo multidisciplinarios y aportar con sus conocimientos en control de costos y presupuestos Actuar con apego a un código ALTA de ética y emitir dictámenes profesionales objetivos basados en evidencias y normas legales. Compartir sus conocimientos ALTA contables para contribuir de manera eficiente y eficaz en la ejecución de trabajos en grupo. Construir h. Compromiso del aprendizaje continuo. Reconoce la necesidad del aprendizaje continuo, consciente del acelerado avance científico y tecnológico. ALTA conocimiento por medio de la investigación para solucionar problemas con eficacia y eficiencia. Actualizar permanentemente sus conocimientos, en forma particular en materia y legislación tributaria. 8. AMBIENTES DE APRENDIZAJE El ambiente de aprendizaje en la Escuela de Contabilidad y Auditoría es de un clima pedagógico favorable, en donde el docente y los estudiantes se interrelacionan a través de una confianza plena. Las aulas de la escuela se constituyen en talleres pedagógicos donde los estudiantes son el centro del aprendizaje y por tal ellos construirán el conocimiento con la mediación del docente. En el trabajo en clase, el estudiante debe ser proactivo y participativo, por lo que el estilo de trabajo será por equipos donde cada uno de ellos se esfuerce por resolver de mejor manera los problemas planteados. Para estas acciones el primer día de clase, en el encuadre el docente y los estudiantes se comprometen a: 12 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador La puntualidad. En los retrasos injustificados no se les permite el ingreso de los estudiantes al aula. El respeto en las relaciones docente- estudiante y estudiante-docente será exigido en todo momento. Se respetará todos los puntos de vista y las opiniones vertidas dentro del aula. Se fomentará un ambiente favorable de trabajo. Los trabajos de consulta incorporarán las respectivas citas de autores, así se evitará el plagio. La copia de exámenes o fraudes será retirados automáticamente con calificación CERO. En las actividades de equipo se exigirá que todos trabajen. Si algún miembro del equipo no trabaja y no es reportado por ellos mismos, se asumirá complicidad y serán sancionados con la nota de CERO a todo el equipo. Los ejercicios y trabajos asignados deberán ser entregados el día correspondiente NO se aceptarán solicitudes de postergación. Se considerará las faltas justificadas por enfermedad o calamidad doméstica comprobada dentro de los plazos establecidos en el Reglamento de Régimen Académico. 9. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA ACTIVIDADES A EVALUAR Exámenes Lecciones Tareas Individuales Informes Fichas de Observación Trabajo en Equipo Trabajo de Investigación Portafolios Aula Virtual Proyecto Contable TOTAL PRIMER PARCIAL SEGUNDO PARCIAL TERCER PARCIAL EVALUACIÓN PRINCIPAL SUSPENSIÓN 1 2 5 5 1 3 3 1 5 8 PUNTOS 2 5 8 1 3 1 1 8 10 PUNTOS 2 5 10 1 3 1 1 10 10 10 PUNTOS 1 12 PUNTOS 20 PUNTOS 13 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 10. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA: COLIN, García Juan (2004), Contabilidad de Costos. Segunda Edición. McGrawHill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia COMPLEMENTARIA: POLIMENI, Ralph (2000), Contabilidad de Costos. McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia TORRES, Salinas Aldo (2002), Contabilidad de Costos. Análisis para la toma de decisiones. Segunda Edición. McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia ZAPATA SANCHEZ, Pedro (2007), Contabilidad de Costos ―Herramienta para la toma de decisiones‖. McGraw-Hill, Colombia. LECTURAS RECOMENDADAS Códigos de: Comercio, Civil, del Trabajo, de la Producción Leyes: de Seguridad Social, de Régimen Tributario Interno, de Impuesto a la Renta, del Impuesto al Valor Agregado, de Compañías. WEBGRAFÍA http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/cost_est_resul/Unidad2/contenido9.htm http://loretonet.brinkster.net/cs/Cds/COSTOS/cap2/capit_2.htm 14 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador El desarrollo de la contabilidad puede resultar negativo sino cumple con el propósito final de proporcionar información útil, confiable y oportuna que permita tomar decisiones a los directores o gerentes de una empresa. En este sentido si la contabilidad no es utilizada para controlar los costos y tomar decisiones, ésta solo convierte en el registro sistemático de una serie de transacciones que la empresa realiza. Sin embargo, es de esperar que si la contabilidad provee información con las características antes descritas, ésta no solamente puede ser considerada como una fuente de registros sino para la toma de decisiones especialmente en lo que tiene que ver al control de costos dentro de un proceso productivo y consecuentemente el establecimiento de los respectivos presupuestos departamentales, que aplicado de una manera coordinada les sirve para que tengan una idea idónea de cómo utilizar y obtener ventajas más productivas sobre el uso de sus recursos, así como el establecimiento de normas y parámetros para evaluar el desempeño de los distintos departamentos involucrados en la elaboración de un presupuesto. La contabilidad como herramienta para el control de costos y elaboración de presupuestos tiene gran importancia tanto a nivel nacional como mundial. A nivel nacional, porque al estar la economía ecuatoriana dolarizada, los estados financieros reflejan más fielmente la estructura de las empresas, pues las distorsiones exógenas a ellas como la inflación y devaluación son hechos que han sido mitigados. Sin embargo, la responsabilidad de los contadores y auditores radica en la contabilización y registro fiel de las actividades de la empresa, así como de su interpretación, análisis suficientes e íntegros para la toma de decisiones. La necesidad de ―confiar‖ en que la información presentada en los balances es el reflejo fiel del desempeño de una empresa, es fundamental al momento de tomar decisiones de inversión, financiamiento y operación. El contar entonces con un buen sistema de control de costos y presupuestos no solamente que es éticamente correcto sino que es financiera y económicamente rentable para la empresa. En el caso específico de la contabilidad de costos, ésta contribuye al éxito de la empresa. Estimado estudiante, no olvide que cuando la actividad de estudiar gusta por sí misma y se busca como fin, como forma de cultivar la mente y desarrollar la personalidad, la motivación que impulsa es primaria, de ahí que más importantes que las aptitudes sean los motivos y éstos deben ser lo suficientemente fuertes como para fundamentar un aprendizaje eficaz. Entonces lo invito a entrar en el fascinante mundo del Control de Costos y Presupuestos que más adelante le facilitara éxito profesional. 15 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Los contendidos a estudiar en este nivel corresponden a cuatro unidades así: Unidad Uno, define conceptos importantes del costo y presenta ideas clave que enfatizarán los conceptos y procedimientos contables que son relevantes para la elaboración de reportes destinados a los usuarios internos de la información contable, además de proporcionarles la información que necesitan para planear, controlar y tomar decisiones. Unidad dos , plantea las herramientas necesarias para analizar la relación costo-volumen-utilidad y la determinación del punto de equilibrio como instrumento para definir cantidades y utilidades a obtener dentro de un proceso productivo; así como, poder utilizar estas relaciones en la planeación, el control y la toma de decisiones. Así mismo define los diferentes métodos de cálculo para la fijación de precios. Partiendo lógicamente de la determinación de los costos de producción, para luego desarrollar los respectivos métodos de cálculo y su incidencia en la toma de decisiones dentro de la empresa. Unidad tres , trata sobre la manera de identificar los problemas que se pueden presentar, y sobre todo cómo se pueden enfrentar mediante la elaboraci ón de diferentes tipos de informes, según sea el caso en que se encuentre la empresa. De igual modo se da a conocer el formato o estilo de presentación de los informes de: Costo de Producción, Costo Diferencial y Costo de Oportunidad, haciendo énfasis en lo referente al análisis de los costos incrementales, así como considerar la demanda en la fijación de precios. Finalmente la unidad cuatro, se estudiará la función de los presupuestos en la planeación y control, se facilita además las herramientas necesarias para preparar los diversos programas de presupuestos que forman parte del presupuesto maestro. De igual forma tratará la manera de calcular e interpretar las desviaciones en materiales directos, mano de obra directa y gastos de fabricación. 16 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Generales: 1. Comprender el comportamiento de los costos y su relación con los diferentes causantes del costo para la toma de decisiones. 2. Determinar en qué ayuda conocer la diferencia entre los diferentes tipos de datos y costos. 3. Aplicar los procedimientos para la elaboración de los informes de producción para la toma de decisiones. 4. Explicar cómo se determina los precios en las empresas. 5. Analizar en qué consiste el punto de equilibrio y su relación costovolumen-utilidad. 6. Preparar los diversos programas de presupuestos que forman parte del presupuesto maestro. 7. Aprender a calcular e interpretar las desviaciones en materiales directos, mano de obra directa y gastos de fabricación. 17 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador UNIDAD I INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE COSTOS Y PRESUPUESTO 1.1 Introducción 1.2 Planeación 1.3 Control 1.4 Toma de decisiones 1.5 Costos variables y costos fijos 1.6 La toma de decisiones se apoya en el análisis incremental Autoevaluación 1 Prácticas Propuestas UNIDAD II LOS COSTOS Y SU INFLUENCIA EN LA FIJACIÓN DE PRECIOS, ANÁLISIS COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD 2.1 El Precio de Venta 2.2 Análisis de equilibrio y análisis de costo - volumen – utilidad 2.3 Métodos para calcular costos 2.4 Análisis punto de equilibrio 2.5 Margen de Contribución 2.6 Análisis de costo-volumen-utilidad 2.7 Análisis de productos múltiples Autoevaluación 2 Prácticas Propuestas UNIDAD III USO DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS 3.1 Introducción 3.2 Maneras de presentar un informe. 3.3 Problemas comunes en la toma de decisión 3.3.1 Decisión de aceptar una orden especial 3.3.2 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base por unidad) 3.3.3 Análisis del costo de oportunidad de la orden especial (base costo total) 3.3.4 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base costo total) Autoevaluación 3 Prácticas Propuestas 18 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador UNIDAD IV PLANEACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTOS 4.1 Uso de presupuestos en la planeación y el control 4.2 El presupuesto maestro 4.3 Formulación de estrategias y el presupuesto: 4.4 Componentes del proceso de elaboración del presupuesto 4.4.1 Presupuestos de ventas y de producción: 4.4.2 Presupuestos de costos variables 4.4.3 Presupuesto de gastos de venta y administración 4.5 Estado pro forma de resultados 4.6 Balance general pro forma 4.7 Los presupuestos como un estándar para la evaluación Autoevaluación 4 Prácticas Propuestas 19 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador TEXTO BÁSICO: COLIN, García Juan (2004), Contabilidad de Costos. Segunda Edición. Hill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia McGraw- Se escogió este libro para el estudio de esta asignatura por tratarse de un texto moderno que trata los diferentes temas tomado en cuenta los últimos cambios que en el campo del negocio, la manufactura y la industria se han dado, los mismos que exigen un tratamiento diferente a los sistemas de costeo de producción. Esta obra el autor utiliza un lenguaje claro y didáctico y de fácil comprensión, además se trata de un texto práctico en donde la teoría se complementa con ejemplos y el aprendizaje se refuerza con actividades y problemas propuestos para cada tema. TEXTOS COMPLEMENTARIOS : Tomando en cuenta que la investigación es el medio más eficaz para desarrollar nuestras capacidades es necesario tener en cuenta otros textos, y otros medios de actualización como es el Internet. Por lo que proponemos textos como: POLIMENI, Ralph (2000), Contabilidad de Costos. McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia Esta obra tiene temas relacionados a la toma de decisiones gerenciales nos detalla de manera práctica las fases del proceso para tomar decisiones, así como los problemas que se pueden presentar en la producción y sus posibles soluciones TORRES, Salinas Aldo (2002), Contabilidad de Costos. Análisis para la toma de decisiones. Segunda Edición. McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A de C.V, Colombia Esta obra tiene capítulos relacionados al costo y su influencia en la toma de decisiones con ejercicios prácticos (2007), Contabilidad de Costos ―Herramienta para la toma de decisiones‖. McGraw-Hill, Colombia. Esta obra es la recopilación de conceptos y criterios acertados de reconocidos profesionales y catedráticos, por lo que esta obra constituye un verdadero aport e a la profesión contable, recomiendo la revisión del capítulo el mismo que ayudara a afianzar sus conocimientos en el sistema de costos por procesos ZAPATA SANCHEZ, Pedro Código de Trabajo El código de trabajo se constituye en una herramienta de apoyo para la contabilidad de costos, pues uno de los principales elementos del costo es la mano de obra, por lo conocer datos como el salario básico, bonificaciones laborales es indispensable para el buen desempeño de los profesionales de contabilidad y auditoría. Ley de Régimen Tributario Interno Es de fundamental importancia el conocimiento de estas leyes pues la aplicación correcta y oportuna de las leyes en cuanto a tasa, impuestos o exoneraciones evita las multas y problemas legales a una empresa PÁGINAS WEB: http://www.institutoblestgana.cl/ virtuales/cost_est_resul/Unidad2/conteni do9.htm http://loretonet.brinkster.net/cs/Cds/COSTOS/cap2/capit_2.htm En estas direcciones encontrar ejercicios de costos. 20 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador A continuación se exponen algunas sugerencias para aprovechar el contenido del texto. Planificación de estudios: El texto comprende cuatro unidades. Cada una de ellas, se desarrollara en clases, en forma secuencial. Esto incluye su estudio y la preparación de los ejercicios contenidos en las autoevaluaciones. Es conveniente dejar tiempo suficiente para la preparación de las evaluaciones. Es aconsejable reservarse al menos una hora diaria para el estudio, por lo que es importante la organización de sus actividades personales y familiares, de forma tal que disponga del tiempo señalado. Es fundamental el desarrollo de los ejercicios incluidos; ya que éste es un recurso importante para lograr una mayor comprensión de los temas tratados. Materiales de apoyo: Texto Básico: Constituye el principal elemento transmisor de conocimientos. Representa al docente, cumple su función y conduce al estudiante al auto-estudio. Su contenido es el reflejo de la experiencia del docente y de las ideas más importantes de la bibliografía referenciada, por lo que es necesario el avance simultaneo del estudio del texto básico. Es recomendable que lea cuidadosamente todos los elementos que incluye el texto, con ellos pretendemos facilitar su estrategia de estudio: El objetivo general, le brinda una visión global de las expectativas del texto y los específicos, las metas específicas de cada unidad. Para cada unidad se presentan introducciones, sobre aspectos fundamentales, que se desarrollarán en los contenidos. Ejercicios de aplicación, que a base del sustento teórico desarrollado, exigen al estudiante la comprensión, aplicación y análisis de conocimientos. Cuestionarios de evaluación, que además de constituir una herramienta de control de aprendizaje y entendimiento, le permitirá mantener una progresiva preparación para las evaluaciones. ¿Cómo estudiar? El contenido del texto incluye la descripción de situaciones lógicas antes que el desarrollo de técnicas altamente especializadas. Demuestre apertura a las ideas aquí desarrolladas y comprenda lo que éstas significan. 21 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Recuerde que el verdadero aprendizaje es aquel que el individuo descubre e integra por sí mismo. Dentro de este proceso, aproveche el contenido, analícelo y obtenga sus propias conclusiones, y así comprenderá las herramientas necesarias para el desarrollo satisfactorio de los ejercicios contenidos en cada autoevaluación. Las formas de aprendizaje son diferentes de una persona a otra. Para adaptar la guía a los diversos estilos, es prudente racionalizar el volumen del documento. No es extenso y su redacción, en lo posible, evita el uso de palabras técnicas. Nuestro compromiso es apoyar permanentemente su esfuerzo. Respetamos su independencia en la investigación y preparación de trabajos, pero si requiere orientaciones, utilice las diferentes formas de comunicación: el teléfono, el fax, el correo electrónico o el Campus Virtual ESPOCH. En la portada del texto, constan el horario de atención, números telefónicos y direcciones electrónicas. Por favor, actúe con confianza. Usted tiene todo el derecho a consultar. Los conocimientos, talleres y casos, constituyen un recurso para su mejoramiento en el aprendizaje de la asignatura. EVALUACIÓN INTEGRAL Sistema de evaluación Para la Escuela de Contabilidad y Auditoría del ESPOCH la evaluación está definida como "un proceso crítico, intencionado y sistemático de recolección, análisis, comprensión e interpretación de información, que permite a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los estudiantes", por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser pedagógica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica y de carácter ético. El portafolio personal de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante; en él se debe llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre el docente y estudiantes, los avances y dificultades encontradas por ellos en el proceso. Éxitos en sus estudios y recuerde que: “Nada educa más que el propio esfuerzo” 22 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 23 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador “No dejes que lo que no puedes hacer, interfiera con lo que puedes hacer” (Autor Desconocido) 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Introducción Planeación Control Toma de decisiones Costos variables y costos fijos La toma de decisiones se apoya en el análisis incremental Autoevaluación 1 Prácticas Propuestas OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Al terminar de estudiar esta unidad, el estudiante será capaz de: Interpretar cómo se utilizan los presupuestos en la planeación. Analizar cómo se utilizan los reportes del desempeño en el proceso de control. decisiones. 24 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 1.1 Introducción Usted podría ser gerente de una empresa de productos industriales, o el director de recursos humanos de una empresa comercial, o tal vez dueño de su propia compañía. En estos y en otros puestos administrativos tendrá que planear operaciones, evaluar colaboradores y tomar decisiones utilizando información contable. En algunos casos será útil la información del estado de situación financiera, el estado de resultados, el estado de utilidades retenidas y el estado de flujo de efectivo. Sin embargo, la mayoría de la información de estos estados es más importante para los usuarios externos de la información contable, como accionistas y acreedores. Además, necesitará información que haya sido preparada específicamente para los administradores de la empresa, que son los usuarios internos de la información contable. A este tipo de información se le denomina información contable administrativa. Virtualmente, todos los administradores necesitan planear y controlar sus operaciones y tomar una serie de decisiones. La meta de la gestión de costos es proporcionarles la información que necesitan para planear, controlar y tomar decisiones. Si la meta de usted es ser un administrador eficiente, entonces es esencial que cuente con un perfecto conocimiento de la gestión de costos. 1.2 Planeación Una actividad clave en todas las compañías es la planeación. Un plan transmite a los empleados las metas de la compañía y especifica los recursos necesarios para alcanzarlas. Presupuestos para la planeación. A los planes financieros elaborados por contadores administrativos se les denomina presupuestos. Es posible elaborar una gran variedad de presupuestos. Por ejemplo, un presupuesto de utilidades indica la utilidad neta que se planea, un presupuesto de flujo de efectivo el flujo de entrada y salida de efectivo, y un presupuesto de producción indica la cantidad de producción que se planea y el costo esperado. 1.3 Control En la organización, el control se logra evaluando el rendimiento de los administradores y de las operaciones de las cuales son responsables. Es importante la diferencia entre evaluar administradores y evaluar las operaciones que controlan. A los administradores se les evalúa para determinar cómo se deberá recompensar o castigar su rendimiento, lo cual los motiva para que su rendimiento sea en un nivel más alto. 25 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Presupuesto del costo de producción: EMPRESA INDUSTRIAL 123 Costos de producción presupuestados para el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 20XX Producción presupuestada Costo de los ingredientes Costo de la mano de obra Arriendos Depreciación Otros Total costo de producción presupuestado 100.000 Kilos helados $150.000,00 200.000,00 40.000,00 60.000,00 50.000,00 $ 500.000,00 Reportes de rendimiento para control. Los reportes que se utilizan para evaluar el rendimiento de los administradores y de las operaciones que controlan se denominan reportes de rendimiento. Aun cuando no existe un método generalmente aceptado para la elaboración de un reporte de rendimiento, tales reportes implican la comparación del rendimiento en el ejercicio actual con el rendimiento de un ejercicio anterior o con el rendimiento planeado (presupuestado). Supongamos, por ejemplo, que durante el 20XX La Empresa Industrial 123 produjo los 100.000 kilos de helados e incurrió en los siguientes costos: Normalmente los reportes de rendimiento sólo sugieren las áreas que se deben investigar, no proporcionan información definitiva sobre el rendimiento. Por ejemplo, el reporte de rendimiento que presentamos indica que algo pudiera estar faltando en el control del costo de los ingredientes. Los costos reales son $40,000 más altos que lo presupuestado. Tal vez haya aumentado el precio de una fruta o del azúcar. Tal vez un horno no funcionó bien, con el consecuente desperdicio de ingredientes. La administración deberá investigar estas posibilidades antes de tomar una acción correctiva. 26 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador EMPRESA INDUSTRIAL 123 Reporte de rendimiento, costos de producción del ejercicio terminado al 31 de diciembre del 20XX Presupuesto Real menos real 100.000 k helados $170.000,00 195.000,00 40.000,00 60.000,00 55.000,00 $520.000,00 ($20,000) 5,000 -0-0( 5,000) ($20,000) Producción Costo de los ingredientes Costo de la mano de obra Arriendo Depreciación Otros Costo total de producción Presupuesto 100.000 k helados $150.000,00 200.000,00 40.000,00 60.000,00 50.000,00 $500.000,00 Aunque los reportes de rendimiento pueden no proporcionar respuestas definitivas, de cualquier manera son extremadamente útiles. Los administradores los pueden usar para ―etiquetar‖ las áreas que necesitan más atención y para evitar las áreas que están bajo control. Parecería no ser necesario, por ejemplo, investigar la mano de obra, renta, depreciación u otros costos, ya que éstos son iguales o están relativamente cerca del nivel de costo planeado. Cuando los administradores utilizan los reportes de rendimiento, normalmente siguen el principio de administración por excepción. Esto significa que los administradores investigan aquello que se aparta del plan y que parece ser excepcional; nunca investigan los desvíos menores del plan. 1.4 Toma de decisiones La toma de decisiones es parte integral del proceso de planeación y control —las decisiones se toman para premiar o castigar a los administradores, y las decisiones se toman para cambiar las operaciones o para revisar los planes—. ¿Debe la compañía aumentar un producto nuevo? ¿Debe dar de baja un producto existente? ¿Debe fabricar un componente utilizado en el montaje de su producto principal o contratar a otra compañía para que produzca el componente? ¿Qué precio debe dar una empresa a un producto nuevo? Estas preguntas indican tan sólo algunas de las decisiones clave a las que las compañías se enfrentan. Lo bien que tomen estas decisiones determinará la futura rentabilidad y, posiblemente, la supervivencia de la compañía. Otorgando la importancia que merece una buena toma de decisiones, dedicaremos todo la unidad cuatro al tema. A continuación verá que una de las dos ideas clave de la gestión de costos está relacionada con la toma de decisiones y su enfoque al llamado análisis incremental. Términos utilizados para comentar la planeación, el control, y la toma de decisiones 27 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Cuando los administradores comentan la planeación, el control y la toma de decisiones, utilizan la palabra costo. Lamentablemente, el significado que dan a esta palabra es ambiguo en algunos casos. En esta sección se definen los términos clave de costo, de manera que se tenga el vocabulario contable necesario para tratar temas relacionados con la planeación, control y toma de decisiones. La exposición será breve debido a que estos términos los examinaremos con detalle en unidades posteriores. 1.5 Costos variables y costos fijos La clasificación de un costo como variable o fijo depende de si el costo cambia o permanece igual en relación con el nivel de la actividad industrial. Costos variables: Los costos que aumentan o disminuyen en respuesta a los aumentos o disminuciones en el nivel de actividad industrial se denominan costos variables. Los materiales y parte de los costos indirectos de fabricación son costos variables porque fluctúan con los cambios en la producción (actividad industrial). Supongamos que la empresa 123 incurrió en $8.750,00 en costo de materiales y $2.500,00 en costos indirectos de fabricación en el mes anterior, en el cual la producción fue de 5.000 kilos de helado. ¿Cuánto tendrá que planear la compañía en costo variable para el mes actual si se espera que la producción aumente en 20% a 8.000 kilos de helado? Suponiendo que los costos cambien en proporción a los cambios en la actividad, si la producción aumenta en 20%, entonces el costo aumentará en 20%. Por lo tanto, el material directo deberá aumentar a $10.500,00 (es decir $8.750,00 X 1.20) y costos indirectos de fabricación a $3.000,00 (es decir, $2.500,00 X 1.20). Mes anterior Producción Costos variables: Material directo Costos Indirectos Total de costos variables $8.750,00 2.500,00 $11.250,00 $1,75 0,50 $2,25 $10.500,00 3.000,00 $1,75 0,50 5.000 k H. Por unidad Mes actual 6.000 k H. Por unidad $13.500,00 $2,25 Observe que aunque el total del costo variable aumenta de $11.250,00 a $13.500,00 al cambiar la producción de 5.000 a 6.000 unidades, el costo variable por unidad no cambia, continúa siendo de $2,25 por k H. Con un costo variable de $2,25 por unidad, el costo variable aumenta $2.250,00 (es decir, $2,25 X 1.000) cuando la producción aumenta en 1.000 unidades. 28 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Costos fijos: Los costos que no cambian con los cambios en el nivel de actividad comercial se denominan costos fijos. La depreciación, arriendos, mano de obra directa (en nuestro país es fijo por la unificación salarial, las horas extras se considera variable y se carga a los costos indirectos de fabricación) son costos que normalmente no cambian cuando existen cambios en la actividad industrial. Supongamos que en el mes anterior la empresa 123 incurrió en $2.000,00 en mano de obra directa y $1.500,00 en costos indirectos de fabricación (parte fija). Si la compañía aumenta la producción a 6.000 kilos de helados en el mes actual, los niveles de costos fijos deben seguir siendo los mismos que cuando la producción era de 5.000 unidades. Sin embargo, en el caso de los costos fijos, el costo por unidad cambia al presentarse cambios en la producción. Al aumentar la producción, el monto constante del costo fijo se divide entre un número más grande de unidades. Esto baja el costo fijo por unidad. Con un aumento en la producción de 5.000 a 6.000 unidades, el total de costos fijos sigue siendo de $3.500,00. Sin embargo, observe que el costo fijo por unidad disminuye de $ 0,70 a $ 0,585 por unidad. Mes anterior Producción Costos fijos: Mano de obra directa Costos Indirectos Total de costos fijos $2.000,00 1.500,00 $0,40 0,30 5.000 k H. Por unidad Mes actual 6.000 k H. Por unidad $2.000,00 1.500,00 $3.500,00 $0,333 0,25 $0,585 $3.500,00 $0,70 Costos históricos o amortizados: Los costos incurridos en el pasado se denominan costos históricos. Estos costos no son importantes en la toma de decisiones actual ya que no cambian por las nuevas condiciones resultantes. Por ejemplo, suponga que comprará usted en $3,00 un boleto para ir al cine. Antes de la función encuentra un amigo que lo invita al Tentadero. Si asiste al tentadero no podrá ir al cine. El costo del boleto no es importante en su decisión de ir o no ir al Tentadero. Lo importante es qué tanto disfrutará en el Tentadero en comparación con la película y en cuánto puede vender el boleto (no cuánto pagó por él). Ya sea que vaya al cine o asista al Tentadero, ya pagó $3,00 (el precio del boleto para el cine, el cual está amortizado o absorbido). Costos de oportunidad: El valor de los beneficios no obtenidos al seleccionar una alternativa en lugar de otra es el costo de oportunidad. Por ejemplo, supongamos que la empresa 123 rechaza un pedido por 500 k helado para una cadena de tiendas de abarrotes, ya que si lo acepta no podrá cumplir con los tiempos de entrega de los pedidos que ya aceptó. Supongamos que el pedido hubiera generado un ingreso adicional por $300,00 y costos adicionales por $100,00. En este caso, el costo de oportunidad (el Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. 29 Control de Costos y Presupuestos por Ordenador beneficio neto no obtenido o perdido) relacionado con el cumplimiento de los tiempos límite de entrega actuales es de $200,00 (es decir, $300,00 - $100,00). Costos directos y costos indirectos: Los costos directos son los que se pueden rastrear directamente a un producto, actividad o departamento. Los costos indirectos son aquellos que no se pueden rastrear, o que no vale la pena rastrear. La diferencia entre un costo directo y uno indirecto depende del objeto del costo que se está rastreando. Por ejemplo, la empresa 123 tiene instalaciones de producción en Riobamba y en Ambato, e incurre en costos de seguro por separado en cada una de las instalaciones. El costo del seguro de las instalaciones en Riobamba es obviamente un costo directo de esa planta. Sin embargo, el costo del seguro es un costo indirecto de los diferentes tipos de helado que se producen ahí, ya que no es posible hacer el rastreo directo del costo de seguro a cada tipo de helado. Costos controlables y costos no controlables: Un administrador puede influir en un costo controlable pero no puede influir en un costo no controlable. La diferencia entre los costos controlables y los no controlables es importante especialmente al evaluar el rendimiento del administrador. No se deberá dar una evaluación desfavorable a un administrador si los costos no controlables aumentan desmesuradamente. Como ejemplo de los costos controlables y los no controlables considere el caso de un supervisor de planta. Esta persona influye en los costos de mano de obra y de materiales al hacer la programación de los trabajadores y asegurar un proceso de producción eficiente. De esta manera, los costos de la mano de obra y de los materiales son costos controlables por el supervisor. Sin embargo, el supervisor no puede determinar el seguro de la planta; el administrador de la planta o un especialista en seguros toman la decisión del seguro. Por lo tanto, el costo del seguro es un costo no controlable por el supervisor, pero sí lo es para el administrador o el especialista en seguros. En resumen existen dos ideas que son fundamentales para entender el uso de la información de la gestión de costos en la planeación, control y toma de decisiones. Recuerde estas dos ideas a medida que avance en su carrera en el mundo de los negocios. 30 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 1. La toma de decisiones se apoya en un análisis incremental —un análisis de los ingresos que aumentan (disminuyen) y los costos que aumentan (disminuyen) cuando se selecciona una decisión como alternativa. 2. ¡Usted obtiene lo que mide! 1.6 La toma de decisiones se apoya en el análisis incremental El análisis incremental es la forma correcta de enfocar la solución a todos los problemas de negocios. Básicamente, el análisis incremental implica calcular la diferencia en ingreso y la diferencia en costo entre las alternativas para tomar una decisión. La diferencia en ingreso es el ingreso incremental de una alternativa en comparación con otra, mientras que la diferencia en costo es el costo incremental de una alternativa en comparación con otra. Si una alternativa rinde una ganancia incremental (la diferencia entre el ingreso incremental y el costo incremental), entonces se dará preferencia a tal alternativa. En el siguiente ejemplo simplificado se deberá elegir la decisión alternativa 2, en lugar de la alternativa 1, ya que rinde una utilidad incremental de $400,00. COMPARACIÓN DE DOS DECISIONES ALTERNATIVAS Alternativa uno Ingresos Incremental Costos Utilidad $1.000,00 600,00 $ 400,00 Alternativa dos $1.600,00 800,00 $ 800,00 = = = $600,00 200,00 $400,00 Ingreso Costo Incremental Utilidad Incremental Recuerde que el presupuesto de costos de producción anual de 100.000 kilos de helados era de $500.000,00; integrado de la siguiente manera: EMPRESA INDUSTRIAL 123 Costos de producción presupuestados para el ejercicio terminado el 31 de diciembre del 20XX Producción presupuestada Costo de los ingredientes Costo de la mano de obra Arriendos Depreciación Otros Total costo de producción presupuestado Costo por unidad $5,00 100.000 Kilos helados $150.000,00 200.000,00 40.000,00 60.000,00 50.000,00 $ 500.000,00 31 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Ahora, suponga que una cadena de heladerías quiere colocar una orden por 5.000 kilos helados para el próximo año a $4,50 cada uno. En este caso las alternativas son: 1) aceptar la orden, o 2) rechazarla. En principio parece que se debe rechazar la orden, ya que el precio de $4,50 es menor que el costo total estimado por kilo de helado en el presupuesto de $5,00 (es decir, el costo total presupuestado de $500.000,00 dividido entre 100.000 kilos de helado). Sin embargo, si se acepta la oferta, el ingreso incremental (el aumento en el ingreso) será de $11.250,00 y el costo incremental (el aumento en el costo) será de $11.250,00. Ingreso incremental (5.000 k H. * $4,50 por k H) Menos costos incrementales: Aumento en materiales (5.000 * $1,75) Aumento en CIF Variables (5.000 * $0,50) Utilidad Incremental $22.500,00 8.750,00 2.500,00 $11.250,00 $11.250,00 ¡USTED OBTIENE LO QUE MIDE! La segunda idea clave en la contabilidad administrativa es: "¡Usted obtiene lo que mide!" En otras palabras, las mediciones del rendimiento tienen gran influencia en el comportamiento de los administradores. ¡Usted obtiene lo que mide! Las mediciones del rendimiento actúan sobre la conducta Mediciones de rendimiento Acciones de los administradores Las compañías pueden elegir entre un gran número de mediciones del rendimiento en el momento de decidir la manera como quieren evaluar el rendimiento. Algunos ejemplos de mediciones empleadas comúnmente son las utilidades, participación en el mercado, ventas a clientes nuevos, tiempo de desarrollo del producto, unidades defectuosas producidas y cantidad de retrasos en las entregas. Pero debido a que las recompensas dependen del buen rendimiento tomando como base una medida específica, los empleados enfocan su atención a lo que se mide y pueden dejar un poco a un lado lo que no se mide. 32 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Estimados estudiantes, una vez que hemos concluido el análisis de los temas de la Unidad 1, se propone la siguiente autoevaluación, con el propósito de que verifique su comprensión 1. El objetivo principal del control de costos y presupuestos es: a) Proporcionar información a los inversionistas actuales y a los posibles inversionistas de la compañía. b) Proporcionar información a los acreedores al igual que a los inversionistas, actuales y futuros. c) Proporcionar información a acreedores, autoridades fiscales y a los inversionistas. d) Proporcionar información para la planeación, el control y la toma de decisiones. 2. Empate los siguientes términos con las actividades administrativas que se describen a continuación: a. Planeación b. Control c. Toma de decisiones 1) Esta actividad administrativa implica cambios de las operaciones, revisión de los planes, o recompensa/castigo a los administradores. 2) Esta actividad administrativa compara los resultados reales con los planeados, como base para la acción correctiva. 3) Esta actividad administrativa formula metas, las comunica a los empleados y especifica los recursos necesarios para alcanzarlas. 3. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre presupuestos es falsa? a) Los presupuestos se pueden expresar en valores monetarios, en cantidad o en ambos. b) Los presupuestos reflejan los ingresos proyectados, gastos proyectados, flujos de efectivo proyectados, o cantidades proyectadas de entradas y salidas. c) Los presupuestos se deben elaborar de acuerdo con los PCGA. d) Los presupuestos son útiles tanto para planeación como para control. 4. ¿Cuál de los siguientes datos es más probable que sea un costo variable? a) Depreciación. b) El costo de los materiales utilizados en la producción. 33 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador c) Arriendo. d) Publicidad. 5. ¿Cuál de los siguientes es más probable que sea un costo fijo? a) b) c) d) El costo de los materiales utilizados en la producción. Arriendo. Costo de la mano de obra directa. Comisiones. 6. Los costos en que se incurrió en el pasado son: a) Costos de oportunidad. b) Costos directos. c) Costos amortizados. d) Costos variables. 7. Los costos ____________________ se pueden rastrear directamente a un producto, actividad o departamento, mientras que los costos _____________ no se pueden rastrear. 8. El sueldo que un estudiante no percibe mientras está en el colegio es un ejemplo de: a) Costos de oportunidad. b) Costos directos c) Costos amortizados d) Costos variables. 9. Cite las dos ideas clave de la gestión de costos que se mencionaron en el capítulo. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 34 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 1.1 Los presupuestos en la gestión de costos. KOLA, un productor de bebidas para deportistas, está elaborando su presupuesto del costo de producción para mayo. Los costos reales en abril fueron: KOLA Costos de producción Abril del 2012 Producción Costo de ingredientes (variable) Costo de empaque (variable) Mano de obra (variable) Depreciación (fijos) Otro (fijo) Total 200.000 botellas $ 20.000,00 40.000,00 80.000,00 10.000,00 30.000,00 $180.000,00 Se pide: a) Usando esta información, elabore un presupuesto para mayo. Suponga que la producción aumentará a 240.000 botellas, reflejando un aumento anticipado en las ventas relacionado con una nueva campaña de mercadotecnia. b) ¿Sugiere el presupuesto que se necesitarán trabajadores adicionales? Suponga que el salario es de $20,00 la hora. ¿Cuántas horas más de mano de obra se necesitarán en mayo? ¿Qué sucedería si la administración no previera la necesidad de mano de obra adicional en mayo? c) Calcule el costo real por unidad en abril y el costo por unidad presupuestado para mayo. Explique por qué se espera que baje el costo por unidad. Práctica 1.2 Análisis incremental. Considere la información del costo de producción para KOLA en la práctica 1.1 Actualmente, la compañía está produciendo y vendiendo 200.000 botellas de su bebida para deportistas. La bebida se vende a $1,20 la botella. La compañía está considerando bajar el precio a $1,00. Suponga que esta acción aumentará las ventas a 250.000 botellas. Lo que se requiere a) ¿Cuál es el costo incremental de la producción de 50.000 botellas adicionales? b) ¿Cuál es el ingreso incremental relacionado con la reducción en precio de $0,20 en cada botella? c) ¿Debe Surge bajar el precio de este producto? 35 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 1.3 Presupuestos en el control de costos. Usted como gerente de ventas de 123, elaboró el siguiente presupuesto para el 2012: Departamento de ventas Costos presupuestados, 20XX (Suponiendo ventas por $ 10´000.000,00) Sueldos Comisiones Publicidad Cargo por espacio en oficinas Suministros para oficina y formas Total $400.000,00 100.000,00 80.000,00 2.000,00 1.000,00 $583.000,00 Después de presentado el presupuesto, el presidente de 123 lo examinó y recomendó que se aumentara la publicidad a $100.000,00. Además, quiere que usted presupueste un nivel de ventas de $11´000.000,00. Este nivel se deberá alcanzar sin aumentar la fuerza de ventas. Lo que se requiere a. Suponga que el cargo por arriendo en oficinas es un costo fijo. ¿Por qué es razonable esta suposición? b. Elabore un presupuesto revisado de acuerdo con la recomendación de lapresidencia Práctica 1.4 Reportes de rendimiento. A continuación se muestra un reporte de rendimiento que compara la utilidad presupuestada con la real del departamento de ropa para niños de TIENDA DE ROPAS DE NIÑO BONITO para el mes de octubre. TIENDA DE ROPA DE NIÑOS BONITO Ropa para niños Reporte de rendimiento Octubre del 20XX Presupuesto Ventas Menos: Costo de mercancía Sueldos personal de ventas Utilidad controlable 200.000,00 40.000,00 $160.000,00 $400.000,00 Real $450.000,00 Diferencia $50.000,00 270.000,00 44.000,00 $136.000,00 70.000,00 4.000,00 ($24.000,00) 36 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Lo que se requiere a) Evaluar el departamento en términos de sus aumentos en ventas y gastos. ¿Cree usted que sería conveniente investigar uno o los dos aumentos en gastos? b) Considerar el costo por energía eléctrica de toda la tienda. ¿Es éste un costo controlable o no controlable para el administrador del departamento de ropa para niños? ¿Sería útil incluir una parte proporcional del costo de energía eléctrica de toda la tienda en el reporte de rendimiento de ropa para niños? Práctica 1.5 Reportes de rendimiento. Al final del 20XX, el director de finanzas de 123, recibió un reporte en el que se comparan los costos de producción presupuestados con los reales de la planta de la compañía en Riobamba: Costos de fabricación Planta Riobamba Presupuesto vs. real 20XX Presupuesto Real Diferencia Materiales Mano de obra directa Sueldos de supervisores Servicios públicos Mantenimiento a maquinaria Depreciación del edificio Depreciación del equipo Limpieza Total $2´000.000,00 1´500.000,00 300.000,00 40.000,00 160.000,00 40.000,00 135.000,00 90.000,00 $4´265.000,00 $2´200.000,00 1´600.000,00 350.000,00 41.000,00 163.000,00 40.000,00 137.000,00 105.000,00 $4´636.000,00 $(200.000,00) (100.000,00) (50.000,00) (1.000,00) (3.000,00) -0(2.000,00) (15.000,00) $(371.000,00) Su primer pensamiento fue que los costos debían estar fuera de control, ya que los costos reales exceden al presupuesto en más de $300.000,00. Sin embargo, pronto recordó que el presupuesto se había elaborado suponiendo un nivel de producción de 50.000 unidades. En realidad, en 2008 la planta Riobamba produjo 55.000 unidades. Lo que se requiere a) Considerando que la producción fue superior a la planeada, ¿se deberá esperar que todos los costos reales sean superiores a los presupuestados? ¿Qué costos se podría esperar que aumentaran y cuáles se podría esperar que permanecieran relativamente constantes? b) El gerente está sumamente ocupado pues la compañía tiene otras seis plantas. Por lo tanto, no puede invertir tiempo investigando cada desvío del presupuesto. Considerando lo anterior, ¿en qué costo se deberá concentrar al realizar la investigación de las diferencias en el presupuesto? 37 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 38 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador “La mayoría de los obstáculos para el éxito, están puestos por el hombre y con mucha frecuencia, tú eres el hombre que los puso” (Frank Tyger) 2.1 El Precio de Venta 2.2 Análisis de equilibrio y análisis de costo volumen – utilidad 2.3 Métodos para calcular costos 2.4 Análisis punto de equilibrio 2.5 Margen de Contribución 2.6 Análisis de costo-volumen-utilidad 2.7 Análisis de productos múltiples Autoevaluación 2 Prácticas Propuestas OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Al terminar de estudiar esta unidad, el estudiante será capaz de: 1. Explicar para qué sirve la determinación de costos en la fijación de precios. 2. Analizar los distintos métodos de cálculo para fijar precios. 3. Elaborar los distintos informes de precios en base a los métodos aprendidos. 4. Identificar los patrones de comportamiento comunes de los costos. 5. Realizar análisis costo-volumen-utilidad de productos solos. 6. Realizar análisis costo-volumen-utilidad de productos múltiples. 39 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2.1 El Precio de Venta Debemos realizar una diferencia entre el Costo y el Gasto, los Costos representan una porción del precio de adquisición de artículos propiedades o servicios, los Gastos son costos aplicados contra el ingreso de un periodo determinado. Las ventas de Costos se componen de ventas detalladas para los elementos del costo que comprenden las Materias Primas Directas, Mano de Obra Directa y Gasto de fabricación. Para llegar a la determinación del precio de venta, lógico es determinar entonces primero a través de los diferentes registros contables utilizados en el proceso de producción el costo del producto, esencialmente por medio de la Hoja de Costos, donde obtengo el costo unitario sin adicionar el margen de contribución, que es complemento adicional al proceso de producción. Posterior a lo anterior, es decir a la obtención del costo unitario del bien. El precio de venta se constituye adicionando el margen de contribución o utilidad que necesariamente debe contemplar o involucrar: 1) a la recuperación de los Gastos (Administración, Ventas y Financieros); 2) a la fluctuación de precios ocasionados por los índices inflacionarios; y, 3) a los precios regulados por el mercado (competencia). Los costos como base para fijar precios de venta : Anteriormente la empresas fijaban los precios de venta considerando un porcentaje sobre el costo de producción, el mismo que les permita cubrir sus gastos operacionales y financieros y alcanzar una utilidad para la empresa, además se aplicaba la alternativa de conociendo el precio de la competencia, igualarlo o bajar una mínima cantidad para poder vender, estas y otras formas de fijar precios, inclusive hasta la actualidad se aplican, sin embargo, la competencia creciente de los últimos años ha obligado que los empresarios busquen mejores alternativas que les permita ser más competitivos y lo más importante mantener sus niveles de ventas, para poder proyectar un crecimiento de la industria, recuperar el capital invertido, obtener una TIR positiva que genere expectativas y motivación de que su inversión es rentable. Últimamente los empresarios han buscado bajar sus costos, sin analizar cuáles de ellos son los que deben ser ajustados, o, a su vez han disminuido la calidad del producto para que su precio sea atractivo al cliente, sin embargo no se han logrado resultados satisfactorios, por esto es necesario considerar y analizar varios tipos de fijar precios, entre los que tenemos: Método Método Método Método Método del costo total o absorbente, o, costos incurridos del costo de conversión del rendimiento sobre la inversión del costeo directo de los Canales de Distribución 40 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Método del costo total o absorbente, o, costos incurridos En éste método se consideran para su cálculo todos los costos-y gastos sean fijos y variables, es decir todos los recursos financieros utilizados pata producir y vender. Bajo este método observamos lo siguiente: 1) No se logra ser competitivos cuando la competencia está manejando el mercado. 2) No considera la afectación que tiene la oferta y demanda en el mercado, puesto que el establecimiento del precio es rígido. 3) Puede salirse con facilidad del mercado. 4) Por considerar costos históricos o predeterminados, los precios no se ven afectados por la inflación real y que esté afectando al mercado en los momentos de la producción actual y consiguiente fijación de precios. 5) Inaplicabilidad de la afectación que tiene el volumen de producción y ventas sobre los costos fijos. 6) No se presenta una adecuada distribución de los CIF a los costos de producción. La obtención del precio bajo este mecanismo lo observamos a continuación: Método con base en el Costo de Conversión Bajo este método se considera como base para fijar el precio de venta el costo de conversión, es decir los elementos del costo que se utilizan para transformar la materia prima como son la Mano de obra directa y los Costos Indirectos de Fabricación, no se aplica el porcentaje de utilidad sobre la materia prima 41 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador considerando que ésta se recupera al momento de transferir al cliente el producto terminado, añadiéndose posteriormente conjuntamente con los gastos operacionales. ANÁLISIS: Este método como es lógico genera un precio de venta menor puesto que no se margina utilidad sobre la materia como se hace en el costeo total, esto permitirá ser más competitivo. Método del Rendimiento sobre la Inversión En este método se evalúa si la utilidad obtenida es adecuada pero no solamente relacionándola con las ventas sino que también se la compara con los recursos que los accionistas o propietarios de la industria han invertido en la empresa, puesto que no siempre las utilidades de un periodo reflejan buena rentabilidad considerando que el porcentaje debe ser mayor al que obtendría el inversionista si realizaría otras actividades o inversiones. Aplicación: Para demostrar lo mencionado presentamos los resultados y las inversiones efectuadas por dos compañías, así: 42 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Analizando la rentabilidad sobre la inversión vemos que es más rentable la compañía "A" Para fijar el precio de venta en base al capital invertido se requiere un porcentaje referencial que estime el empresario aplicar que represente la rentabilidad óptima si efectuaría otro tipo de inversión, en el caso del ejemplo se considera el 25%, así: 43 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador El precio se calculará empleando la siguiente fórmula: Para poder aplicar la fórmula se requiere el número de unidades producidas, nos suponemos por tanto que la compañía "A" tiene 20.000 unidades Precio = (410.000,00 + (0,25 * 250.000,00)) / 20.000 1 - ((0,25 * (81.000,00 / 560.000,00)) (410.000,00 + 62.500,00) / 20.000,00 1- (0.25 *0,144643) $ 24,51 Precio = Precio = Método del Costeo Directo Conocemos que el Costeo Directo considera únicamente los costos variables y que la diferencia entre ventas menos costos variables constituyen el Margen de Contribución o Utilidad Marginal. Como sabemos que el costo unitario variable permanece constante frente a cualquier nivel de producción, una subida o disminución de precios obligará que se modifique el volumen de unidades a venderse para cubrir los costos totales fijos. Para demostrar cómo le afecta al nivel de unidades a ser vendidas (tomado del ejercicio anterior) presentamos dos opciones, el uno con un incremento del 20% y el otro con una disminución del 8%, los datos son los que a continuación se detallan, y se ha presupuestado una utilidad de USD 57.750,15: La fórmula a ser aplicada será: 44 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Interpretación de la Opción 2: Un incremento del 20% en el precio de venta genera que se disminuyan a 19.433 las unidades a venderse. Interpretación de la Opción 3: Una disminución del 8% en el precio de venta genera que se incrementen las unidades a venderse a 52.964. Método de los Canales de Distribución Para poder aplicar este método de fijación de precios de venta se requerirá conocer lo siguiente: • Cuál es el costo de producción • Qué rentabilidad desea obtener el productor • Cuántos canales (distribuidores) de distribución tendrá la empresa 45 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador • Cuáles son los márgenes de rentabilidad que cada distribuidor tiene. La fórmula a ser aplicada es: Costo Precio = -----------------------------------------1 - % utilidad del distribuidor Ejemplo: Con los datos del costo unitario del producto que se detallan, y, considerando que el fabricante desea obtener una utilidad del 35%, el mayorista el 25% y el vendedor de almacén el 20%, el precio de venta al consumidor final será: ANÁLISIS Será necesario que el empresario conozca el mercado donde se está distribuyendo su producto para que pueda fijar correctamente sus precios, si están altos deberá solicitar que sus canales de distribución ajusten sus márgenes de rentabilidad, para lograr llegar con precios competitivos al consumidor final. 46 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2.2 Análisis de equilibrio y análisis de costo - volumen - utilidad Todas las empresas tanto comerciales, industriales y servicios, tienen que contestar una variedad de cuestiones que se relacionan con planeación, control de costos y toma de decisiones. Considere los siguientes problemas como posibles en una empresa: Planeación: El año pasado La empresa Ideas Punto vendió 20.000 escritorios a $200,00 la unidad. El costo de fabricación de estos artículos fue de $2´940.000,00 y los costos de venta y de administración sumaron $800.000,00. La utilidad total fue $260.000,00. La empresa espera vender 25.000 unidades el año próximo ¿Qué nivel de utilidad debe aparecer en el presupuesto del año venidero? Control de costos: En abril los costos de producción sumaron $250.000,00. En mayo aumentaron a $265.000,00, pero la producción aumentó también de 1.750 unidades en abril a 2.000 en mayo. ¿Hizo un buen trabajo el administrador responsable de los costos y presupuestos de producción en el control de los costos en mayo? Toma de decisiones: El precio unitario actual del escritorio es de $200,00. Si se aumenta el precio unitario a $225,00 las ventas bajarán de 20.000 a 17.000 unidades. ¿Se debe aumentar el precio? Las respuestas a cada una de estas preguntas dependen de la manera en que los costos y, por consiguiente, las utilidades varían cuando cambia el volumen. El análisis de estos cambios se denomina análisis de costo-volumen-utilidad (C-VU). En esta unidad estudiamos las herramientas para analizar las relaciones costovolumen-utilidad, que le permitirán dar respuesta a preguntas como las que aparecen en la lista y a las que los gerentes se enfrentan todos los días. PATRONES DE COMPORTAMIENTO COMUNES DE LOS COSTOS Para efectuar el análisis costo-volumen-utilidad se necesita saber cuál es el comportamiento de los costos cuando cambian las actividades comerciales (por ejemplo, volumen de producción y volumen de ventas). En esta sección se describen algunos patrones de comportamiento comunes de los costos. Es posible que estos patrones no den una descripción exacta del comportamiento de los costos en respuesta a los cambios de volumen o actividad, pero sí son aproximaciones razonables que involucran costos variables, costos fijos y costos mixtos. Costos variables: Los costos variables son los que cambian en respuesta a cambios de volumen o actividad. Algunos costos variables comunes son materiales directos o indirectos, Horas extras, energía y comisiones sobre ventas. 47 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Generalmente, los administradores suponen que los costos variables cambian en proporción a los cambios de la actividad. Por lo tanto si la actividad aumenta un 10 por ciento, se supone que los costos variables aumentarán en un 10 por ciento. Consideremos el ejemplo de Ideas Punto, la empresa que presentamos al principio de esta unidad. Supongamos que Ideas Punto tiene costos de producción variables de $95,00 por escritorio. En este caso, el costo variable total en un nivel de producción de 1.000 unidades (medida de la actividad) es igual a $95.000,00 ($95,00 X 1.000) en tanto que los costos variables totales en 2.000 unidades suman $190.000,00 ($95,00 X 2.000). Nótese que mientras el costo variable total aumenta con la producción, el costo variable unitario sigue siendo $95,00. Costos fijos: Los costos fijos son los que no cambian en respuesta a los cambios en los niveles de actividad. Algunos de los costos fijos son depreciación, sueldos de supervisores y mantenimiento de edificios. Supongamos que Ideas Punto tiene gastos fijos de $60.000,00 mensuales. En este caso, cualquiera que sea la cantidad de unidades producidas, el importe de los gastos fijos sigue siendo $60.000,00. Sin embargo, el importe de los costos fijos unitarios varía con los cambios en el nivel de actividad. Cuando aumenta la actividad, baja el monto de los costos fijos por unidad porque se reparte entre más unidades. Por ejemplo, en 1.000 unidades el costo fijo unitario es de sólo $60,00 ($60.000 / 1.000); mientras que, en 2.000 unidades el costo fijo por unidad es de sólo $30,00 ($60.000,00 / 2.000). Costos mixtos: Los costos mixtos son los que contienen un elemento de costo variable y un elemento de costo fijo. También se les llama costos semivariables. Por ejemplo, un agente de ventas puede recibir un pago de $300,00 mensuales (cantidad fija) más una comisión igual al 1 por ciento de las ventas (cantidad variable). En este caso, la compensación total del agente de ventas es un costo mixto. El costo total de producción es también un costo mixto ya que se compone de materiales, mano de obra y partidas fijas y variables de los costos de fabricación. 2.3 Métodos para calcular costos Con el fin de pronosticar el importe de los costos en que se incurrirá en diferentes niveles de actividad (parte crítica en el análisis de C-V-U), debe usted saber qué parte es fija y qué parte es variable. En muchos casos, la información de costos no se desglosa en términos de componentes fijos y variables a partir de la información disponible. Por consiguiente, usted debe saber calcular los costos fijos y los variables con la información disponible. Existen varias técnicas para calcular el importe de los gastos fijos y los variables, como por ejemplo: el 48 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador análisis de las cuentas, el enfoque de la gráfica de puntos, el método de alto-bajo y el análisis de regresión. Por ahora lo haremos solo el del análisis de las cuentas, quedando para usted hacerlo del resto. Análisis de las cuentas El análisis de las cuentas es el enfoque más común para estimar los costos fijos y variables. Este método requiere que los gerentes y contadores usen un criterio profesional para dividir los costos en fijos y variables. Todos los costos clasificados como variables se pueden dividir entre una medida de la actividad para calcular el costo variable por unidad de actividad. El total de los costos clasificados como fijos da el estimado de los costos fijos. Para aclarar un poco, tomamos el ejemplo de Ideas Punto. En el mes de mayo el costo de producción de 2.000 unidades de escritorios fue de $250.000,00 ($190.000,00 + $60.000,00). El análisis de cuentas requiere un análisis detallado de las cuentas que comprenden los $250.000,00 de costos de producción. Suponga que los costos fueron los siguientes: MAYO Producción en unidades Materiales Directos Mano de Obra Directa CIF Total Costo de Producción 2.000 123.000,00 69.000,00 58.000,00 250.000,00 En este punto, la información como usted puede observar está globalizada; y, es aquí que usando un criterio profesional usted deberá decidir que componentes son costos variables y que son costos fijos. En este caso tendríamos, que los costos fijos son de $97.800,00 mientras que los variables de $152.200,00 que determina un costo unitario variable de producción de $76,10 como se observa en el cuadro siguiente: 49 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 97.800,00 Como se puede observar en el cuadro anterior, se clasifica cada costo individual como 100 por ciento fijo o 100 por ciento variable, el método de análisis de costos no requiere que sea así. Por ejemplo, puede haber un motivo para creer que por el monto o decisión gerencial costos como los servicios básicos públicos y el mantenimiento de la maquinaria sean en su totalidad variables, entonces se tiene que: 50 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador En este caso el gerente o el contador, revisado el cálculo de los costos variables totales sumarían $153.700,00, ó $76,85 por unidad. En tanto que el cálculo revisado de los costos fijos mensuales sumaría $96.300,00. Con estos cálculos podemos pronosticar los costos a varios niveles de producción. Por ejemplo, ¿Qué costo podría esperar Ideas Punto si produce 2.500 unidades? Con 2.500 unidades se estiman los costos variables en $192.125,00 y los costos fijos mensuales en $96.300,00. Por consiguiente, se espera un costo total de $288.425,00 como se ve a continuación: Costo mensual esperado de 2.500 unidades del escritorio: Costo variable (2.500 X $76,85) 192.125,00 Costo mensual fijo 96.300,00 Costo Total 288.425,00 El método de análisis de cuentas es subjetivo en cuanto a que diferentes administradores o contadores, viendo el mismo conjunto de hechos puede llegar a conclusiones diferentes respecto a los costos que son fijos y los que son variables. A pesar de esta | limitación, la mayoría de los gerentes y contadores opinan que es una importante herramienta para estimar los costos fijos y los variables. 2.4 Análisis punto de equilibrio Una vez calculados los costos fijos y variables, se puede llevar a cabo el análisis costo-volumen-utilidad (C-V-U). Básicamente, el C-V-U es un análisis que explora las relaciones entre costos, volumen o niveles de actividad y utilidad. Para realizar el análisis C-V-U, usaremos la ecuación de las utilidades. La ecuación de las utilidades dice que la utilidad es igual al ingreso (precio de venta X cantidad, PV) menos costo variable (costo variable de la unidad por la cantidad, CV) menos costo fijo total, CFT. 51 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Uno de los principales usos del análisis C-V-U es calcular el punto de equilibrio. El punto de equilibrio es el número de unidades que debe vender una compañía para no obtener utilidad ni pérdida. Es decir, el punto de equilibrio es cuando el ingreso por ventas es igual al costo total (formado por los costos fijos y variables. Ejemplo. El Gerente de Ideas Punto quiere conocer el punto de equilibrio para los escritorios. Esto la ayudará a evaluar la posibilidad de incurrir en una pérdida en este producto. Supongamos que Ideas Punto vende este producto en $200,00 la unidad, se estima que los costos variables suman $76,85 por unidad y los costos fijos totales se estiman en $116.300,00 mensuales, que se componen de $96.300,00 de costos fijos de producción (estimados arriba) y $20.000,00 de gastos fijos de ventas y administración. ¿Cuántas unidades se deben vender para llegar al punto de equilibrio en determinado mes? Para contestar esta pregunta resolvemos la ecuación de utilidad para un valor particular de x. Con este resultado, si la gerencia prefiere tener la cantidad de equilibrio expresada en dólares de venta en vez de unidades, simplemente se multiplica la cantidad por el precio de venta de $200,00 para un resultado de $188.800,00. 52 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2.5 Margen de Contribución El margen de contribución (llamado también contribución marginal), es la diferencia entre el precio de venta por unidad (PVU) y el costo variable por unidad (CVU). El margen de contribución mide la cantidad que cada unidad vendida aporta para cubrir los costos fijos y aumentar la utilidad. El índice del margen de contribución es la medida de contribución de cada dólar de venta para cubrir los costos fijos y generar una utilidad. Es igual al margen de contribución por unidad dividido entre el precio de venta. Índice del margen de contribución = PV - CV PV Consideremos el caso de Ideas Punto cuyo producto tiene un precio de venta de $200,00 y requiere costos variables de $76,85. En este caso el índice del margen de contribución es de 61.58%. Como el margen de contribución por dólar de ventas es 61.58%, la empresa ganará $0,62 por cada dólar adicional de ventas. Efecto de los Cambios en los Costos Fijos, el Precio de Venta y los Costos Variables sobre el Punto de Equilibrio El punto de equilibrio variará cuando cambia cualquiera de los tres factores que se usan para determinar el punto de equilibrio. Obsérvese ahora como un cambio en cada uno de estos factores afecta el punto de equilibrio. Costos Fijos. Cuando varían los costos fijos el punto de equilibrio cambiara en la misma dirección en que se modifican los costos fijos. Por ejemplo, si aumentan los costos fijos, se incrementará el punto de equilibrio porque deben venderse más unidades con el fin de cubrir los costos fijos mayores. Por ejemplo, supóngase que los costos fijos anuales totales son US$130.000,00 en vez de US$116.300,00. El punto de equilibrio en unidades para el nivel más alto de costos fijos se encuentra como sigue: 53 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Obsérvese que un cambio en los costos fijos del 11.78% (de $116.300,00 a US$130.000,00) aumenta el punto de equilibrio en un 11.86% (de 944 a 1.056 unidades). Esta relación siempre se mantendrá cuando el ingreso total y el costo total son lineales (pueden representarse por medio de una línea recta). Precio de Venta. Cuando varia el precio de venta por unidad el punto de equilibrio cambiará en dirección opuesta al cambio en el precio de venta. Es decir, si una empresa puede aumentar (disminuir) su precio de venta, se requerirán menos (más) unidades para lograr el punto de equilibrio. Por ejemplo, supóngase que puede incrementarse el precio de venta por unidad de $200,00 a $250,00; aumentando el margen de contribución por unidad a $173,15. El punto de equilibrio en unidades es entonces: El punto de equilibrio ha disminuido de 944 a 660 unidades. Costos Variables. El punto de equilibrio cambiará en la misma dirección en que varía el costo variable por unidad. Esto se debe a que el costo variable por unidad aumenta (disminuye) a medida que disminuye (aumenta) el margen de contribución por unidad; por consiguiente, deben venderse más unidades para cubrir los costos fijos. Por ejemplo, si aumenta el costo variable por unidad, se incrementará el punto de equilibrio. Para ejemplificar esto, suponga que el costo variable por unidad aumenta de $76,85 a $80,00. El punto de equilibrio en unidades incrementará de 3,750 a 6,000 unidades, como aparece a continuación: 54 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2.6 Análisis de costo-volumen-utilidad El análisis del punto de equilibrio indica el nivel de ventas en el cual las utilidades serán cero. Con frecuencia, la gerencia requiere información en cuanto a la utilidad para determinado nivel de ventas y el nivel de ventas necesario para lograr una utilidad objetivo. En esta sección se mostrarán los cálculos necesarios para suministrar a la gerencia la información deseada. Para cualquier nivel dado de ventas, puede determinarse la utilidad para una línea de productos específica, como sigue: Utilidad = Ingreso total - Costo variable total - Costo fijo total Dados un precio de venta, un costo variable por unidad, unos costos fijos totales y un nivel de ventas específicos, la utilidad puede determinarse sustituyendo la ecuación anterior. En el ejemplo de Ideas Punto, las ventas estimadas eran 944 unidades. Puesto que el precio de venta esperado era de $200,00 por unidad, el costo variable esperado era de $76,85 por unidad y los costos fijos totales eran de $116.300,00; entonces la utilidad sería de US$46.400,00; como se ilustra a continuación: Utilidad = ($200,00 *944) - ($76,85* 944) -$116.300 = $46.400,00 La diferencia entre la línea de ingreso total y la de costo total a determinado nivel de ventas es la utilidad. Obsérvese que a cualquier punto por encima de 944 unidades (punto de equilibrio) habrá una utilidad. Por debajo de este nivel habrá una pérdida. Supóngase que la gerencia deseaba conocer el nivel de ventas en unidades necesario para generar una utilidad objetivo. Esto puede determinarse utilizando la siguiente ecuación, como sigue: 55 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Vamos a suponer que Ideas punto desea ganar $60.000,00. La cantidad de escritorios que deben venderse para generar esta utilidad objetivo es: La fórmula de la utilidad y del nivel de ventas necesario para lograr una utilidad objetivo puede expresarse también en términos de ventas en dinero. La fórmula para cada caso, utilizando la notación empleada anteriormente se muestra a conti nua ción: Ajuste por Impuestos sobre la Renta Hasta el momento no se ha tenido en cuenta el impacto de los impuestos sobre la renta en la utilidad. Es sencillo incluir los impuestos sobre la renta en el análisis. La tasa de impuestos sobre la renta constituye un porcentaje determinado de la utilidad antes de impuestos. Por tanto, los impuestos sobre la renta en dólares serán iguales a: Impuestos sobre la renta = I x utilidad antes de impuestos Donde: I es la tasa de impuestos sobre la renta. La relación entre la utilidad antes de impuestos y la utilidad después de impuestos es como sigue: Por ejemplo, la tasa de impuestos sobre la renta en el país es del 25% y la utilidad antes de impuestos que se espera es de $60.000, entonces la utilidad después de impuestos es de $45.000,00 como aparece a continuación: 56 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Utilidad después de impuestos = (1 - 0.25) * $60.000,00 = (0.75)* $60.000,00 = $45.000,00 Por ejemplo, para lograr una utilidad después de impuestos de $60.000,00 la empresa que en el país tiene una tasa de impuestos sobre la renta del 25% debe ganar $60.000,00 antes de impuestos, como se indica a continuación: Las fórmulas para el análisis de costo-volumen-utilidad presentadas anteriormente en esta sección pueden modificarse para incluir los impuestos sobre la renta, como sigue: 2.7 Análisis de productos múltiples Se lo puede efectuar mediante el uso del margen de contribución y su índice para realizar el análisis C-V-U en una empresa de múltiples productos. Enfoque del Margen de Contribución Si los productos que vende una empresa son similares (por ejemplo, helados de varios sabores, diferentes tipos de calculadoras, varios modelos similares de escritorios) se puede usar el margen de contribución promedio ponderado por unidad en los análisis C-V-U. Consideremos un ejemplo sencillo. Supongamos que Ideas Punto produce dos tipos de escritorios: el modelo A que se vende en $200,00 y sus costos variables son $76,85 por unidad, y el modelo B que se vende 57 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador en $250 y tiene $80,00 de costos variables por unidad. Normalmente, Ideas Punto vende dos modelos A por cada modelo B. Para calcular el margen de contribución promedio ponderado se debe tomar en cuenta que se venden dos modelos A por cada modelo B. Fórmula: Como se venden dos A por cada modelo B, se multiplica por 2 el margen de contribución de A y el margen de contribución de B se multiplica por 1. Entonces se divide la suma entre 3 unidades para que dé el margen de contribución promedio ponderado por unidad de $20 . Cálculo del Margen de Contribución Promedio Ponderado Comparación de diferentes procesos de producción Un problema que enfrenta la gerencia es la selección entre diferentes alternativas de producción, las cuales tienen diversos costos fijos y variables. Por ejemplo, la gerencia puede estar considerando dos procesos alternativos de producción. El primero tiene un costo fijo alto, pero un bajo costo variable por unidad; el otro tiene un costo fijo bajo, pero un alto costo variable por unidad. ¿Cuál es el mejor proceso de producción que debería adoptar la gerencia? Como ejemplo, supóngase que los dos procesos de producción que la gerencia de Ideas Punto estudia tienen la siguiente estructura de costos: 58 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Independientemente del proceso de producción seleccionado, la gerencia espera vender cada unidad a $200,00. Además, la capacidad de producción será la misma para ambos procesos de producción: 2.000 de unidades. Primero, la gerencia debe determinar el punto de equilibrio para el proceso A y el proceso B, como se indica a continuación: En conclusión, para cualquier nivel de ventas entre 941 y 1785 unidades, la selección del proceso A generará una utilidad mientras que el proceso B originará una pérdida. A cualquier nivel inferior a 944 unidades habrá una pérdida, independientemente del proceso de producción seleccionado; sin embargo, la pérdida será mayor con el proceso B. Punto donde será igual la utilidad de ambos procesos de producción se representa así: En este ejemplo, la cantidad de unidades que deben venderse con el fin de producir el mismo nivel de utilidad es 200,000 unidades, como se indica a continuación: 59 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Por tanto, para ventas entre 1.786 y 7.934 unidades, el proceso A generara la mayor utilidad. Si se espera que las ventas excedan las 7.935 unidades, el proceso B generará una utilidad mayor. Ahora supóngase que la gerencia de Ideas Punto espera que las ventas sean de 8.200 unidades. Utilidad con 8.200 unidades = $116.300,00 para el proceso A = $893.530,00 Utilidad con 8.200 unidades = $250.000,00 para el proceso B = $898.000,00 $200,00(8.200) $76,85(8.200) - $30(8.200) - $60,00(8.200) - La utilidad mayor es con el proceso B si las ventas reales son de 8.200 unidades, pero habrá un riesgo mayor. En conclusión, las ventas unitarias pueden disminuir hasta en un 80% y la empresa Ideas Punto aun estará en el punto de equilibrio bajo el proceso A; sin embargo, las ventas en unidades pueden caer solo en un 78% bajo el proceso B, antes de generarse una pérdida. El mejor proceso dependerá no solo del nivel de ventas esperado, sino también de la probabilidad de que puedan alcanzarse diferentes niveles de ventas. A continuación se presenta un resumen de las fórmulas empleadas en el cálculo del Punto de equilibrio y Análisis C-V-U 60 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 61 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Estimados estudiantes, una vez que hemos concluido el análisis de los temas de la Unidad 2, se propone la siguiente autoevaluación, con el propósito de que verifique su comprensión 1) Enumere los diferentes tipos de fijación de precios estudiados. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2) El método del costo total o absorbente considera para su cálculo los costos y gastos fijos. Verdadero ( ) Falso ( ) 3) Bajo el método total o absorbente no se logra ser competitivos cuando: a) La competencia domina el mercado. b) La competencia maneja parcialmente el mercado. c) La competencia no maneja el mercado. 4) Explique qué considera el método con base en el costo de conversión para fijar precios. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5) En el método del rendimiento sobre la inversión se evalúa si la utilidad obtenida es adecuada en relación solo con las ventas. Verdadero ( ) Falso ( ) 6) En el método de costeo directo, la contribución marginal es: a) Costos totales menos costos variables. b) Costo de ventas menos Costos fijos. c) Ventas menos costos variables. d) Ventas menos costos fijos. e) Ninguna de las anteriores. 7) Para aplicar el método de los canales de distribución, ¿qué se necesita? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 62 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 8) ¿Qué es el punto de equilibrio? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 9) La empresa La Universal S.A. preparó el siguiente pronóstico preliminar relacionado con la Galleta rellena de crema de almendras para el 2do. Semestre de 2012, suponiendo que no hay desembolsos por concepto de publicidad: Precio de venta por unidad $ 10,00 Ventas en unidades 100.000 Costos variables $ 600.000,00 Costos fijos $ 300.000,00 Basada en un estudio de mercado (en junio de 2008), la empresa estimó que podría incrementar el precio de venta por unidad en 15% y aumentar el volumen de ventas en unidades en 10% si se gastaran $ 100.000,00 en publicidad. Suponiendo que la empresa incorpora estos cambios en su pronóstico de 2006, ¿Cuál sería la utilidad operativa de la Galleta rellena de crema de almendras? a) $ 175.000,00 b) $ 190.000,00 c) $ 205.000,00 d) $ 365.000,00 10) La empresa La Universal S.A. está planeando su campaña publicitaria para 2012 y ha preparado los siguientes datos presupuestados con base en un desembolso en publicidad, de cero: Capacidad normal de la planta 200.000 unidades Ventas 150.000 unidades Precio de venta $ 25,00 por unidad Costos variables de producción $ 15,00 por unidad Costos fijos: De producción $ 800.000,00 De ventas y administración $ 700.000,00 Una agencia afirma que una campaña agresiva de publicidad haría que la empresa incrementara sus ventas en unidades en 20%. ¿Cuál sería el monto máximo que la compañía podría pagar por publicidad y obtener una utilidad operativa de $200.000,00? a) $ 100.000,00 b) $ 200.000,00 c) $ 300.000,00 d) $ 550.000,00 11) Al presupuestar las operaciones en 2012 con base a un pronóstico de ventas de $6`000.000,00; La Universal S.A. preparó los siguientes datos estimados: COSTOS Y GASTOS 63 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Variables Fijos Materiales directos $1`600.000 Mano de Obra directa $ 1´400.000 Costos indirectos de fabricación $ 600.000 $ 900.000 Gastos de ventas $ 240.000 $ 360.000 Gastos de administración $ 60.000 $ 140.000 ¿Cuál sería el valor de las ventas (en dólares) en el punto de equilibrio? a) $ 2`250.000,00 b) $ 3´500.000,00 c) $ 4´000.000,00 d) $ 5´300.000,00 12) La Universal S.A. está planeando vender 100.000 unidades de su producto estrella a $ 12,00 cada unidad. Los costos fijos son $ 280.000,00. Para obtener una utilidad de $200.000,00 ¿Cuál serían los costos variables? a) $ 480.000,00 b) $ 720.000,00 c) $ 900.000,00 d) $ 920.000,00 13) La Universal S.A. está planeando vender 200.000 unidades de su producto estrella. Los costos fijos son $ 400.000,00 y los costos variables son el 60% del precio de venta. Con el fin de obtener una utilidad de $ 100.000,00; el precio de venta por unidad tendría que ser: a) $ 3,75 b) $ 4,17 c) $ 5,00 d) $ 6,25 14) Para un punto de equilibrio de 400 unidades vendidas, los costos variables fueron $400,00 y los costos fijos $ 200,00. ¿Cuál sería la contribución a la utilidad (antes de impuestos) de la 401 ava. Unidad vendida? a) $ 0 b) $ 0,50 c) $1,00 d) $ 1.50 64 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 2.1 La Universal S.A. en la elaboración de su producto galleta de chocolate presenta la siguiente información: materias primas $10.000,00; dispone de 40 obreros que ganan el S.BU., mientras que el supervisor y su secretaria reciben $450,00 y $350,00 cada uno. Adicionalmente deben pagar la cantidad de $300,00 mensuales por concepto de seguro sobre la planta industrial, así como de servicios básicos de producción que ascienden a $2.500,00 mensuales. Vamos a suponer que en total fabrican 10.000 fundas de galletas de chocolate y 8.000 fundas de galletas de vainilla colocada en el mercado a $ 5,00 la primera y $6,00 la segunda. El Gerente además dispone de la información del contador de la empresa que la utilidad propia corresponde al 30%, y, que el distribuidor se lleva el 15%, mientras que los vendedores (Almacén), el 10%. De la misma forma tiene un informe donde le dicen que la galleta de vainilla utiliza un 10% más de materiales, dispone para su línea de producción de 20 obreros que ganan $230,00 c/u y que los gastos de producción se cargan 50% a la galleta de chocolate y 50% a la galleta de vainilla. De igual forma determinan que los costos y gastos operacionales ascienden a $10.000,00 mensuales, divididos en partes iguales para los dos productos. Además sabe que, en Bancos la empresa cuenta con $20.000,00, clientes que deben un valor de $50.000,00, inventarios que ascienden a $80.000,00 y Propiedad, Planta y Equipo netos por un valor de $250.000,00, así como deudas por pagar por un valor de $80.000,00 y un préstamo bancario de largo plazo por $35.000,00. Con esta información se solicita lo siguiente: a) Determinar si el consumidor final recibe o no al precio establecido por funda de galleta por la empresa. b) Dar alternativa de precio por rendimiento sobre la inversión y un análisis de lo que ocurre. c) Qué pasaría con los dos productos si en el primer caso se incrementa el 8.20% de inflación al precio de venta unitario y en el otro se disminuye un 1.82%. Práctica 2.2 Determinar si es rentable o no el siguiente negocio con las siguientes características, necesita arrendar un local comercial a un costo de $ 1.800,00 mensuales, por teléfono pagaría un aproximado de $ 900,00 anuales y permanecería fijo siempre y cuando las ventas no superen las 8.000 unidades por 65 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador año. Además sueldo de una secretaria contadora en $ 2.340,00 anuales. producto será elaborado a un costo de $ 3,00, esperándolo vender a $ 6,00. El 1) ¿Cuántas unidades necesita producir para obtener equilibrio? 2) ¿Cuánto debe producir si quiere obtener una utilidad de $40.000,00 antes de impuestos al año? 3) ¿Qué pasaría si solo puede vender 7.500 unidades en el año, según su capacidad? 4) ¿Qué pasaría si los costos fijos se incrementan en $3.760,00? 5) ¿Qué sucedería si el precio de venta se incrementa en $ 1,50? 6) ¿Qué pasaría si el costo variable por unidad se incrementa en $2,50? 7) Determinar la utilidad proyectada en función de lo que puede vender. 8) ¿Cuál sería las ventas en unidades para determinar su utilidad deseada? 9) ¿Cuál sería las ventas en dólares para determinar su utilidad deseada? 10) ¿Cuál sería la utilidad antes de impuestos? 11) ¿Cuál sería la utilidad después de impuestos? 12) Determinar el margen de seguridad. Práctica 2.3 La empresa ―X‖ elabora su producto en dos procesos Moldeado y Acabado. La empresa espera vender el producto en $20,00 la unidad. La capacidad de producción es la misma para los dos procesos es decir 40.000 unidades, con unos costos fijos totales de: Moldeado $ 9.000,00 y Acabado $ 12.000,00; cada uno con costos variables de $5,00 y $ 4.00 respectivamente. 1) Determinar el punto de equilibrio en el proceso Moldeado y Acabado. 2) Determinar las ventas para ambos procesos que tengan la misma utilidad. 3) Determinar el margen de seguridad. Práctica 2.4 La señora Esperanza, ama de casa en un barrio de la ciudad de Riobamba, tiene la idea de iniciar un negocio en el cual vendería una figura decorativa, desarrollado y patentado por ella. La señora Esperanza desarrolló bastante investigación para determinar si el negocio sería rentable. Por el lado de los costos, encontró lo siguiente: con base en sus conversaciones con dueños de casa locales, el costo de alquilar una oficina que le permitiera satisfacer las necesidades de su negocio estaría en aproximadamente $1.200 mensuales, o $14.400 por año. El alquiler incluiría todo excepto el gasto del teléfono y los muebles de oficina. Estimaba el gasto de teléfono en cerca de $1.800 anuales y que este costo no variaría con el nivel de ventas mientras las ventas no excedieran de $100.000 por año. También estimaba que costaría $13.800 al año el contratar a una señorita (o a un caballero) los viernes para desarrollar las tareas de secretaría y llevar los libros. Un fabricante de artículos decorativos convino en producir y vender su figura decorativa por $1 la unidad. La señora Esperanza confiaba en que podía vender cada unidad en $9. 66 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador La señora Esperanza debe ahora tomar la decisión de iniciar o no, su negocio. Aunque ella conoce bastante sobre trabajos manuales, no confía en su capacidad para tomar decisiones comerciales, razón por la cual busca ayuda profesional en el Sexto Semestre de Contabilidad y auditoría. Ella resumió toda la información para ellos, como sigue: Alquiler anual Gasto anual de teléfono Costo del empleado el viernes Costo de la figura Precio de venta de la figura $14.400,00 $1.800,00 $13.800,00 $ 1,00 $ 9,00 Ahora, pregunta la señora Esperanza, díganme si debo iniciar actividades con la figura decorativa y cuanto voy a ganar antes de impuestos. PROPUESTAS A más de que quiere ganar $ 40.000,00 antes de impuestos. Adicionalmente, que pasaría si los costos fijos se incrementan en $ 10.000,00. El precio de venta de $9,00 a $ 11,00 El costo variable de $1 a $4 67 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 68 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador “No hay tiempo para la facilidad y la comodidad es tiempo de atreverse y persistir” (Winston Churchill) 3.1 Introducción 3.2 Maneras de presentar un informe. 3.3 Problemas comunes en la toma de decisión 3.3.1 Decisión de aceptar una orden especial 3.3.2 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base por unidad) 3.3.3 Análisis del costo de oportunidad de la orden especial (base costo total) 3.3.4 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base costo total) Autoevaluación 3 Prácticas Propuestas OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Análisis de costos e ingresos increméntales en las decisiones gerenciales. 2. análisis de las decisiones gerenciales. 69 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 3.1 Introducción La toma de decisiones se puede considerar como la habilidad de poder definir en términos sencillos sobre dos o más posibilidades o alternativas. La toma de decisiones a nivel gerencial, pasa por la información que le facilitan las otras secciones o departamentos de una empresa o industria, es así que son consecuencia de un proceso predeterminado antes de asumir cualquier tipo de solución o decisión. Puede resumirse las etapas de este proceso como (adaptado de Contabilidad de Costos. Polimeni Ralph. Ed. McGRAW-HILL): a. Identificación de un problema. b. Resolver el problema en función de algo juzgado (modelo) o crear uno nuevo. c. Definición del curso de las acciones a seguir en función del modelo. d. Analizar la información más relevante de forma cuantitativa y cualitativa. e. Seleccionar los medios para dar la solución más adecuada a los problemas. f. Evaluar post y durante, a las decisiones tomadas para solucionar los problemas. Datos Relevantes Los datos relevantes constituyen la información que el contador dispone para ejecutar cada uno de los pasos antes mencionados. Así por lo general suelen ser los costos y los ingresos tanto presupuestados como los realmente incurridos durante el proceso de producción. Es decir deben cumplir la condición de ser medibles y comparables entre sí. Por lo tanto: 1. El presupuesto del costo y el ingreso deben ejecutarse respectivamente, en el futuro. 2. El presupuesto del costo y el ingreso deben ser, comparados obligatoriamente con los incurridos durante su aplicación. El resultado entre presupuestar y ejecutar (gasto e ingreso real), se denominan también diferenciales. Y si estos aumentan se denominan costo o ingreso incremental y si disminuyen costo o ingreso decremental. Mientras que los costos e ingresos irrelevantes son los que no están afectados sobre la elección de tal o cual decisión. A estos costos se los conoce también como costos hundidos o históricos. Ejemplo de estos costos la depreciación de un bien adquirido. 70 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 3.2 Maneras de presentar un informe. El contador puede elaborar su propio estilo de informe, basta con que sea lo suficientemente claro e involucre todas las variables posibles que se adentran en un proceso de producción. Este informe necesariamente debe ser sencillo y conciso, de fácil lectura e interpretación, de tal manera que la persona que vaya a hacer uso de este documento disponga a su alcance una verdadera herramienta de decisión empresarial. Informe basado en el costo de producción Cuando se emita este modelo de informe, el contador debe cuidar que todos los datos tanto relevantes como irrelevantes consten en el mismo, caso contrario se corre el riesgo de desinformar a la persona encargada de tomar la decisión final. Ejemplo (adaptado de Contabilidad de Costos. Polimeni Ralph. Ed. McGRAW-HILL): Confecciones ―SUPERIOR‖ elabora exteriores deportivos de toda talla en las mejores telas conocidas para brindar un mejor servicio y calidad a sus clientes. Presenta los siguientes informes tomados de la Hoja de Costos en cuanto al costo de producción del exterior talla 40, que es el más usual de 100 exteriores con motivos bordados del volcán. Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Costos Indirectos de Fabricación: Costos Fijos Costos Variables Total costo de producción $8,00 $5,00 $7,00 $4,00 $3,00 $20,00 Por el mes de la erupción volcánica las ventas bajaron a 40 exteriores al precio normal de $ 28,00 y 30 exteriores a un precio de $ 18,00 por unidad. Considerando que los 30 exteriores no se venderán. La empresa piensa que: Rematar los exteriores a un costo de $ 10,00, con un costo de inversión de $3,00 por promoción. Cambiar los estampados por unos de la LDU con cocodrilo incluido con un precio de venta de $ 23,00. Con costos de producción unitario de: MPD $ 1,50; MOD $ 0.50 y CIF variables $ 2,00. 71 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador En este ejemplo es costo irrelevante (hundido o histórico) lo constituye el costo de producir 100 exteriores con ese estampado. 3.3 Problemas comunes en la toma de decisión Frecuentemente cuando hablamos de producción especialmente, se presentan varias alternativas de trabajo, y es ahí donde surge la duda en el momento de decidir que es lo mejor para la empresa a través del seguimiento del control de costos. Es decir, nos conviene fabricar un producto ordenado por el cliente en especial; o en su defecto comprar y no fabricar, o sencillamente dejar de producir 72 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador porque no conviene. Así mismo aprovechar el proceso común de un producto para elaborar otro. De igual forma si hablamos de empresas de servicios, la duda surge cuando vendemos un servicio específico y según las capacidades de la empresa pueden ofrecer otro, ¿debemos ofertar los dos servicios?. Estas opciones dentro del control de costos para la toma de decisiones las veremos a continuación, tratando en lo posible de ajustarnos a su autor original (Contabilidad de Costos. Polimeni Ralph. Ed. McGRAW-HILL). 3.3.1 Decisión de aceptar una orden especial Toda empresa en algún momento tienen a más de su propia producción, la de otra. En este punto se fabrica a un costo inferior al de colocación. Es decir que la empresa debe decidir seguir aceptando la producción de otra empresa a precios por debajo de los normales o esto afectaría a la imagen corporativa. En este tramo del camino debemos pensar que aún cuando resulte beneficioso el producir para otros, debemos preguntarnos si esta producción implica o no costos irrelevantes. Es así, que como la producción es directa, sin intermediarios, no se facturará las respectivas comisiones a nuestro departamento de ventas, de tal forma que el Pago de las comisiones es irrelevante pues con o sin comisión se seguirá produciendo. No así, si la producción adicional implica demasiado control por parte del personal de la empresa destinado a la propia, se deberá asignar un contingente de recursos adicionales para controlar la producción especial. En este caso la utilización de estos costos fijos si pasan a ser relevantes. Generalmente, una orden especial podría aceptarse si: 1) El ingreso incremental excede al costo incremental de orden especial. 2) Las instalaciones poseen capacidad ociosa para usarse en la orden especial y no tiene uso alternativo más útil. 3) La orden especial no altera el mercado regular de la empresa. De estas tres condiciones, la más importante de analizar es la tercera. Esto porque, nuestro mercado (consumidores) pueden solicitar el producto a la empresa a la cual le damos produciendo, lógicamente a un menor costo. Por lo tanto podríamos estar corriendo el riesgo de quedar fuera del mercado con nuestros propios productos. 73 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Ejemplo. La empresa ―MUEBLES BONITOS‖ con marca registrada, fabrica en serie camas de 2 plazas con total aceptación en el mercado nacional por sus acabados y precio. El almacén ―LA CAMA NUESTRA‖ de la ciudad de Ambato solicita le den produciendo 200 camas a $ 200 c/u. Nuestra empresa deberá entregar las mismas camas pero sin marca registrada, y el almacén de Ambato, por lo tanto, vendería las camas por debajo del precio de detalle normal. La capacidad de nuestra empresa es de 2.500 camas por año. Las ventas de la compañía proyectadas para este año, excluyendo la orden especial, es de 2.000 camas a un precio de venta de $ 300,00 por cama. El estado de ingreso presupuestado de ―MUEBLES BONITOS‖ es: La porción variable de los gastos administración y ventas es de un 5% de comisión sobre las ventas, que podrían ser pagados en la orden especial. ¿Aceptaría ―MUEBLES BONITOS‖ la orden especial a $200 la cama, aún si el costo promedio de producir y vender un par es de $ 250,00 ($ 230,00 + $20,00)? 74 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 3.3.2 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base por unidad) La empresa ―MUEBLES BONITOS‖ incrementaría sus utilidades totales en $2.400,00 (200 camas x $ 12,00 por cama) si acepta la orden especial. Por lo tanto, sería ventajoso hacerlo. La anterior solución está en función de que la capacidad máxima instalada de la maquinaria es de 2.500 camas al año, y en vista de que las ventas proyectadas eran de 2.000 camas al año, se tiene capacidad ociosa suficiente para absorber otra producción y sobre todo porque sus ingresos relevantes superan a los costos relevantes. Supongamos ahora que la empresa ―MUEBLES BONITOS‖ está operando a ni vel de producción de 2.400 camas por desperfecto en maquinaria. Existen ahora dos cursos alternativos de acción posibles a considerar en una decisión de aceptar o rechazar una orden especial para 200 camas, con base en el supuesto de que el consumidor de la orden especial no aceptará menos de 200 camas. El primer curso de acción alternativo posible demanda una reducción de ventas proyectadas regulares de 2.400 a 2.300, así que la orden especial de 200 camas serían fabricados sin tener que exceder la capacidad total. Solución: 75 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 3.3.3 Análisis del costo de oportunidad de la orden especial (base costo total) El primer curso de acción alternativo es que no se distribuye a nuestros clientes 100 camas, en base a lo anterior no es una solución viable para la empresa, que estaría perdiendo $ 8.800,00. El rubro responsable de este resultado es el ingreso estimado (costo de oportunidad) de $ 11.200,00 provenientes de la incapacidad de vender a un precio normal de mercado las 100 camas fuera de las 2.400 unidades vendidas a nuestros clientes. El segundo curso alternativo de acción posible demanda un incremento en la capacidad productiva pasando del nivel de capacidad usual, igual a 2.500 camas a un nivel de capacidad productiva igual a 2.600. Solución: 3.3.4 Análisis del costo diferencial de la orden especial (base costo total) El segundo curso de acción alternativo incrementar la capacidad de planta en 100 camas, tampoco es una solución viable para la empresa ―MUEBLES BONITOS‖ que estaría en $14570. Concluyendo, los costos de producción variables son los costos relevantes; es importante anotar, sin embargo, que una parte de los costos indirectos de fabricación fijos son también costos relevantes en el contexto de este conjunto particular de opciones. La capacidad máxima productiva es normalmente igual a 2.500 camas. Las ventas regulares para los clientes son iguales a 2.400 camas. La producción de las primeras 100 camas no requiere de ningún costo indirecto de fabricación fijo adicional. La misma cantidad total de costos indirectos de fabricación se incurrirán ya sea que se fabriquen 2.400 ó 2.500 camas. Decisión de hacer o comprar Cuando en la empresa se está fabricando un producto cuyos componentes en su totalidad no se producen (se adquiere uno de ellos) y existe maquinaria para una 76 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador línea de producción, pero la capacidad instalada está siendo sub utilizada, surge la idea de producir nosotros mismos el componente que compramos, o en su defecto de comprar la maquinaria siempre que so costo no sea alto. Esta elección es conocida como la decisión de hacer o comprar. Frecuentemente, los componentes fabricados pueden producirse a un costo incremental más bajo que los cargados a los proveedores externos. Ahora si la empresa puede producir a bajo costo la parte que adquiere a los proveedores, estaría obteniendo una utilidad y mucho más si es de mejor calidad. Pero sin embargo, sucede a veces o casi siempre en que los proveedores en mercados competitivos pueden proveer partes a más bajo precio y/o de mayor calidad que la que se puede obtener de la producción interna. A fin de evaluar apropiadamente una decisión de hacer o comprar, tanto los estándares de cantidad y calidad del componente deben ser iguales a ambos cursos de acción alternativos. Para determinar los costos relevantes para comprar, el costo total de ofrecer el producto en la misma condición y en el mismo sitio si se fabricara internamente debe considerarse y no únicamente el precio de compra. Ejemplos de costos adicionales que deben ser incluidos en la opción de compra son: transporte, recepción, seguro, y costos de pedido. Los costos relevantes de la alternativa de hacer, incluyen los costos de producción incrementales tales como los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación variables. Los costos fijos asignados permanecen invariables en total aunque los componentes se compren o se fabriquen internamente; son irrelevantes en la decisión de hacer comprar. Existen costos futuros que se incurrirán sin importar el curso de acción alternativo que se escoja. Si una inversión de capital es necesaria a fin de hacer el componente, los costos adicionales, ya sean fijos o variables, deben ser tenidos en cuenta en la alternativa de hacer. Otra consideración cuantitativa que debe examinarse es la posibilidad del uso alternativo de la capacidad ociosa. Productos nuevos, en vez del componente, podrían manufacturarse; su ingreso relevante entonces consideraría el costo de oportunidad de hacer los componentes, si el equipo o el espacio no se utiliza podría ser alquilado o arrendado; el ingreso resultante podía mirarse como costo de oportunidad de la decisión de hacer. Dos posibilidades adicionales deben considerarse en la evaluación: primero, los clientes pueden objetar la elaboración de componentes internamente y de esto resultaría una pérdida en las ventas; segundo, si la compañía produce componentes cuando solamente hay capacidad inutilizada, se corre un riesgo real de destruir las relaciones con los proveedores. Esto puede conducir a dificultar la recepción de los componentes hechos externamente cuando ellos no pueden ser internamente producidos debido a la carencia de capacidad productiva disponible. 77 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Ejemplo. La empresa ―MUEBLES BONITOS‖ está considerando hacer su propio logo (tallado en alto relieve), la cual lo hace un fábrica amiga que dispone del tiempo a $10.50 la unidad. Este precio de compra no incluye los precios de pedido, recepción, inspección, los cuales ―MUEBLES BONITOS‖ estima que sean de $ 4,00 por unidad. La empresa piensa que puede fabricar las 2.500 unidades requeridas a un precio más bajo que el precio del proveedor. Los costos relevantes tanto para producir como para comprar son los siguientes: Análisis del costo de oportunidad de hacer o comprar. La empresa se beneficiaría en $ 18.375,00 si elige mandar a hacer los 2.500 logos y adicionar el nuevo producto (archivadores) más bien que sólo hacer los logos. 78 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Estimados estudiantes, una vez que hemos concluido el análisis de los temas de la Unidad 3, se propone la siguiente autoevaluación, con el propósito de que verifique su comprensión 1. La toma de decisiones se puede considerar como la habilidad de poder definir en términos sencillos sobre una posibilidad o alternativa. Verdadero ( ) Falso ( ) 2. Enumere los problemas más comunes que se presentan en la toma de decisiones _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. La decisión de aceptar una orden especial se da cuando los ingresos incrementales son menores que los costos incrementales. Verdadero ( ) Falso ( ) 4. Mencione las características que permiten aceptar una orden especial. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. En la decisión de hacer o comprar un producto, se considera costos relevantes a: a) Costos históricos. b) Costos futuros, los cuales se clasifican en variables más que en fijos. c) Costos futuros, los cuales serán diferentes bajo las dos alternativas. d) Costos futuros, los cuales serán clasificados como fijos más que como variables. 6. La decisión de hacer o comprar en una empresa se presentan cuando en la planta existe suficiente espacio, maquinaria y mano de obra ociosa. Verdadero ( ) Falso ( ) 79 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 7. Para evaluar la decisión de hacer o comprar adecuadamente, los cursos de acción alternativos deben mantener estándares iguales. Verdadero ( ) Falso ( ) 8. La empresa XYZ tiene un exceso de capacidad de producción. Las instalaciones de capacidad ociosa pueden ser usadas para producir un nuevo artículo, pero éste podrá venderse solo cuando esté por encima de sus: a) Costos fijos. b) Costos variables. c) Costos variables más cualquier costo de oportunidad de las instalaciones ociosas. d) Costos indirectos más cualquier costo de oportunidad de las instalaciones ociosas. 9. Para evaluar la decisión de hacer o comprar adecuadamente, los cursos de acción alternativos deben mantener estándares iguales. Verdadero ( ) Falso ( ) 10. Los costos fijos son irrelevantes en la decisión de hacer o comprar, cuando se presentan variables aunque sus componentes se compren o fabriquen. Verdadero ( ) Falso ( ) 11. Un producto será eliminado cuando la reducción (ahorro) en los costos no excede a los ingresos perdidos. Verdadero ( ) Falso ( ) 12. La empresa se enfrenta a la decisión de mezclar un producto, cuando ésta fábrica múltiples productos usando instalaciones independientes. Verdadero ( ) Falso ( ) 13. La empresa se enfrenta a la decisión de mezclar un producto, cuando ésta fábrica múltiples productos usando instalaciones independientes. Verdadero ( ) Falso ( ) 80 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 3.1 La empresa ―MUEBLES BONITOS‖ con marca registrada, fabrica en serie armarios con logo tallado que fabrica otra empresa local, con total aceptación en el mercado nacional por sus acabados y precio. El almacén ―LA CAMA NUESTRA‖ de la ciudad de Ambato solicita le den produciendo 300 armarios a $ 250 c/u. Nuestra empresa deberá entregar las mismas camas pero sin marca registrada, y el almacén de Ambato, por lo tanto, vendería las camas por debajo del precio normal. La capacidad de nuestra empresa es de 3.000 armarios por año. Las ventas de la compañía proyectadas para este año, excluyendo la orden especial, es de 2.500 armarios (materia prima a $ 100 por unidad, mano de obra $ 50 por unidad y costos varios en $ 70 por unidad clasificados en 60% fijos y 40% variables) a un precio de venta de $ 300,00 por armario. Adicionalmente, la empresa ―MUEBLES BONITOS‖ está considerando hacer su propio logo (tallado en alto relieve: materia prima $ 3.50 por unidad; mano de obra $ 2.50 por unidad y costos variables $ 3.00 por unidad), la cual lo hace un fábrica amiga que dispone del tiempo a $10.50 la unidad. Este precio de compra no incluye los precios de pedido, recepción, inspección, los cuales ―MUEBLES BONITOS‖ estima que sean de $ 4,00 por unidad. La empresa piensa que puede fabricar las 3.000 unidades requeridas a un precio más bajo que el precio del proveedor. Ahora, suponga que la empresa al tener la capacidad ociosa suficiente, estima que podría producir 800 archivadores a un precio de $ 200,00 c/u, utilizando materiales para cada unidad por $ 50,00 y manteniendo costos por mano de obra y variables. Pero debido a la diversificación el gerente sugiere que a lo mejor al fabricar otro producto, los anteriores se pierdan y propone que las mesas que también venden sean eliminadas. En función de los siguientes datos que le facilita el contador: por ventas obtiene $30.000,00; sus costos variables de $20.200,00. Sus costos controlables de $5.900,00. Además el contador estima que para las camas y archivadores se da el 10$ de comisión sobre las ventas y para las mesas el 20%. 1. Qué pasaría si la empresa por desperfecto en su maquinaria reduce su producción a 2.900 unidades, teniendo capacidad de venta por 2.800 unidades. 2. Qué pasaría en cambio si las ventas se incrementan a 3.100 unidades. 3. A la empresa le es favorable comprar o seguir haciendo. 4. ¿Le conviene a la empresa fabricar los archivadores o seguir con la capacidad ociosa sin usarla? 81 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 82 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador “No hay tiempo para la facilidad y la comodidad es tiempo de atreverse y persistir” (Winston Churchill) 4.1 Uso de presupuestos en la planeación y el control 4.2 El presupuesto maestro 4.3 Formulación de estrategias y el presupuesto: 4.4 Componentes del proceso de elaboración del presupuesto 4.4.1 Presupuestos de ventas y de producción: 4.4.2 Presupuestos de costos variables 4.4.3 Presupuesto de gastos de venta y administración 4.5 Estado pro forma de resultados 4.6 Balance general pro forma 4.7 Los presupuestos como un estándar para la evaluación Autoevaluación 3 Prácticas Propuestas OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Explicar el uso de los presupuestos en la planeación y el control. 2. Preparar las cédulas del presupuesto que conforman el presupuesto maestro. 3. Explicar por qué se necesitan presupuestos flexibles para la evaluación del desempeño. 4. Explicar el conflicto entre los usos de los presupuestos para la planeación y para el control. 83 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.1 Uso de presupuestos en la planeación y el control Todo el proceso de planeación y control de muchas compañías se crea en torno a los presupuestos. Este capítulo describe la manera en que se utilizan los presupuestos para la planeación y el control. PLANEACIÓN Los presupuestos son útiles en el proceso de planeación porque mejoran la comunicación y la coordinación. El proceso para elaborar un plan formal, es decir, un presupuesto, obliga a los administradores a considerar cuidadosamente sus metas y objetivos y a especificar los medios para alcanzarlos. Los presupuestos se convierten en el vehículo para comunicar hacia dónde va la compañía y ayudan a coordinar las actividades de los administradores. Por ejemplo, el departamento de mercadotecnia puede preparar un presupuesto que incluye los cálculos de las ventas de cada mes del próximo año. El departamento de producción puede usar la información contenida en este presupuesto para programar a los trabajadores y las entregas de materiales. De esta forma se logra la coordinación necesaria de las ventas de los productos y la producción de los mismos. CONTROL Los presupuestos son útiles en el proceso de control porque proporcionan una base para la evaluación del desempeño. Para controlar una compañía (asegurarse de que está yendo en la dirección correcta y que está operando eficientemente), es esencial valorar el desempeño de los administradores y las operaciones de las cuales son responsables. La evaluación del desempeño se realiza comparando el desempeño real con el desempeño planeado o presupuestado. Varias desviaciones importantes del desempeño planeado se relacionan con tres posibles causas: a) Es posible que el plan o el presupuesto se haya concebido deficientemente. Si un presupuesto no se elabora con cuidado, no lo deberá sorprender que los resultados reales difieran de los planeados. b) Es posible que aunque el presupuesto haya sido elaborado cuidadosamente, las condiciones hayan cambiado. Por ejemplo, si la economía dio un giro negativo repentino, las ventas reales pueden ser menores que las presupuestadas. c) Es posible que los administradores hayan hecho un buen trabajo en la administración de las operaciones, o que su trabajo haya sido malo. Si éste es el caso, a los administradores se les recompensará por un buen desempeño (el otorgamiento de un bono o una promoción) o se les castigará por un desempeño malo (una reducción de responsabilidades e incluso el despido). 84 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.2 El presupuesto maestro El presupuesto maestro es un documento completo de planeación que incluye varios presupuestos individuales. Normalmente, incluye los presupuestos de ventas, producción, materiales directos, mano de obra directa, gastos de fabricación, gastos de ventas y de administración, adquisiciones de capital e ingresos y desembolsos de efectivo, al igual que un estado de resultados presupuestado y un estado de situación financiera presupuestado. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO EN EMPRESAS INDUSTRIALES Es el proceso mediante el cual se calculan los costos a unas funciones o actividades específicas que se prevé realizar dentro de un futuro tiempo determinado (generalmente un año). EFECTO DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Partimos del hecho de que toda organización dispone de una cantidad limitada de recursos; por lo tanto, debemos considerar que al momento de confeccionar un presupuesto, éste nos proporcionara un punto de referencia para medir y controlar resultados, aumentar la comunicación y análisis general dentro de la empresa y establecer un acuerdo entre los directivos en cuanto a objetos y metas. LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO MIDE Y CONTROLA EL RENDIMIENTO O RESULTADOS. 4.3 Formulación de estrategias y el presupuesto: La confección del presupuesto solo es un instrumento a disposición de la para mejorar la toma de decisiones y lograr unos resultados favorables. Debe existir por lo tanto una interrelación entre formulación de la estrategia y la implementación a medida que se van tomando decisiones en una empresa. El desarrollo de una estrategia sólida, pero sin una implementación eficaz, es igual de ineficaz que no elaborar ninguna estrategia. La confección de presupuestos es un instrumento clave de gestión, por lo que se trata de método tangible que permite distribuir los recursos e implementar las estrategias, teniendo presente que: 1. Los presupuestos facilitan datos que pueden ser utilizados para controlar el rendimiento o resultados o determinar las recompensas. 2. La confección de presupuestos estimula las comunicaciones y utiliza los sistemas de comunicación existentes en una empresa. 3. La estructura de la organización ayuda a determinar cómo funciona el proceso de confección de presupuestos. 85 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.4 Componentes del proceso de elaboración del presupuesto Se puede englobar en tres pasos para elaborar un presupuesto: 1. Los presupuestos de ventas y de producción. 2. Los presupuestos de costos variables. 3. Los presupuestos de gastos generales. 4.4.1 PRESUPUESTOS DE VENTAS Y DE PRODUCCIÓN: La elaboración del presupuesto de ventas y producción es un proceso mediante el cual se realiza una previsión de los ingresos y la cantidad de productos que se han de producir durante este periodo económico. En este proceso primero determinamos el presupuesto de ventas, segundo el presupuesto de producción. Presupuesto de Ventas: Siendo las ventas las que determinan el éxito o fracaso de una empresa, se debe tener cuidado al hacer las proyecciones para ventas futuras. Es decir, el presupuesto de ventas es una diagramación de la proyección de ventas, tanto en cantidad como en precio. En cantidad desde el punto de la proyección de las unidades al vender, y en su precio, en lo referente al costo de esas unidades proyectadas. EJEMPLO: Según datos históricos proporcionados por la empresa, se determinó que las ventas promedio por trimestre en unidades han sido de: 100; 150; 120; 180. Asimismo los precios del producto fueron de $500,00 y $600,00 por semestre respectivamente. El departamento de presupuesto considera que las ventas se deben proyectar de la siguiente manera: a) El volumen de ventas se incrementará en un 5, 10, 15 y 20% respectivamente. b) Los precios se incrementarán en un 15%. c) El patrón de recuperación de caja será del 70% y 29%. d) El saldo de cuenta por cobrar es de $ 20.000,00 86 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Presupuesto de Producción: El presupuesto de producción se basa en el nivel de ventas esperando durante el ejercicio, más las reposiciones de inventario previstas durante el mismo. Se establece según la mecánica de la empresa mediante la siguiente ecuación: PRESUPUESTO DE PRODUCCION = I.F.P.T. + VENTAS PROYECTADAS - I.I.P.T. 4.4.2 PRESUPUESTOS DE COSTOS VARIABLES Entendemos por costos variables aquellos que aumentan o disminuyen según la proporción del volumen de productos o bienes elaborados. Dentro de estos costos se distingue especialmente los siguientes: a. Gastos de materiales directos. b. Gastos de mano de obra directa. c. Una parte de los gastos generales de fabricación. La confección del presupuesto de costo variable comienza por la elaboración de la previsión de ventas, ya que las estimaciones de los costos de inventario y de producción están en función al volumen de ventas previsto. La realización de esta producción permite calcular el presupuesto de producción (por producto y expresado en unidades). Esto permite a la dirección determinar los presupuestos para: 1. La utilización y adquisición de materia prima. 2. Los costos de mano de obra directa. 87 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador El presupuesto de costos directos de producción se elabora mediante el establecimiento de unos estándares, tanto para el factor de mano de obra como para el de materiales. Presupuestos de Materiales: Nos interesa conocer la compra de materiales y para esto utilizamos las siguientes ecuaciones: 141.800 88 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Presupuesto de Mano de Obra Directa: Los costos de mano de obra directa están por dos factores: Los salarios y el número de horas trabajadas, en el segundo, por regla general escapan al control de la empresa. Se puede obtener mediante la aplicación de la siguiente expresión matemática: P.M.O.D. = P.Prod. * HORAS/UND. * COSTO M.O. /UND. EJEMPLO: DATOS: # HORAS / UNIDAD = 6 Horas COSTO M.O.D. / UNIDAD = $ 15,00 Presupuestos de costos indirectos de fabricación: Estos presupuestos se preparan para todos los costos que no varíen directamente con el volumen de producción (M.O.I.). Es decir determinar el costo que ascienden los gastos del periodo en el progreso productivo. Todo esto se puede lograr a través de una adecuada descentralización departamental y sobre todo conociendo cual es el volumen de la producción. En este punto diferenciamos dos comprometidos y costos controlados. tipos de costos generales: costos 89 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Costos comprometidos, son los gastos en que incurrirá la empresa a corto plazo, independientemente de las decisiones que tomen; por ejemplo: seguros, gastos de alquileres y determinados impuestos. Costos controlados, estos no varían directamente con el volumen de producción, pero puede modificarse. Por ejemplo: los gastos que generan los departamentos financieros, investigación, desarrollo, servicios de oficina, control de calidad, planificación de la producción, etc. Es decir que, este presupuesto tiene una parte fija y una variable, y por tanto requiere el desarrollo de una tasa predeterminada para esta segunda parte (costo variable). Se separa también la depreciación por no ser desembolso en efectivo. Se lo puede determinar mediante la siguiente expresión: P.C.I.F. = CIF FIJO PRESUP. + (TASA VAR. CIF * H/MOD) - DEP. Recuerde que: H/MOD = (PP * #h/unidad) EJEMPLO: DATOS: CIF FIJO PRESUPUESTADO = $ 15.000,00 TASA VARIABLE CIF =$ 6,00 DEPRECIACIÓN = $ 2.000,00 por trimestre 90 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.4.3 Presupuesto de gastos de venta y administración Constituyen todos los gastos considerados como controlados y además por su naturaleza de costos comprometidos en algunas ocasiones, requiere también de una tasa predeterminada tanto para las ventas como para la administración. Se establece este presupuesto a través de la siguiente expresión: G. TOTAL PRESP.= (VTAS. PROY. * TASA G. VAR. ADM. Y VTAS) + G.FIJO PRESUP. EJEMPLO: 91 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador PRESUPUESTO DE CAJA EJEMPLO: Siguiendo el ejemplo en base a los datos anteriores se tiene que: EL PRESUPUESTO DE CAJA SE BASA EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS: La empresa debe mantener como mínimo $ 50.000,00 en caja Los préstamos y abonos deben ser cancelados, respetando la condición del saldo de Caja. La tasa de interés es del 18% anual. Se contrata el crédito al inicio del trimestre y el pago se los hace al final del próximo. La empresa dispone de una línea de crédito de $ 50.000,00 que hará uso de la totalidad en el primer trimestre. Se pagará impuestos a la renta por $15.000,00 el primer período. Se comprará maquinaria por $27.000,00 el primer período. 92 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.5 Estado pro forma de resultados Llamado también Estado Pro forma de Pérdidas y Ganancias es el que permite valorar el resultado de la gestión de la administración a través de la comparación de las corrientes de ingresos y gastos de un periodo determinado para saber como consecuencia si se obtiene un rendimiento o una pérdida. El costo de ventas se obtiene del presupuesto de costo de producción y del presupuesto de producción, en cuanto se refiere a inventarios. Pero si es de producción su costo será: + Inventario Inicial de Materia Prima Directa + Compras del período - Inventario Final de Materia Prima Directa = Materia Prima Utilizada + Mano de Obra Directa + Costos Indirectos de Fabricación = Costo de Producción EJEMPLO: Siguiendo el ejemplo en base a los datos anteriores se tiene que: 93 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 4.6 Balance general pro forma Indica el estado de posición financiera que tendrá una empresa u organización, como consecuencia de las variaciones que se han estimado ocurrirán en sus activos, pasivos, y capital en una fecha determinada. La presentación secuencial de los componentes del activo, deberá efectuarse en función de su convertibilidad, de tal manera que los primeros serán los más líquidos y los últimos, los activos fijos que no pueden liquidarse dentro del año. La ordenación de los pasivos depende de la urgencia con que deben ser canceladas las obligaciones; así los de vencimiento inmediato son los primeros y los últimos aquellos que no deben cancelarse en el corto plazo son el capital social y las reservas. En el esquema presupuestado, los activos corrientes son similares al capital de trabajo requerido, calculado en el tema de inversiones, en forma pormenorizada el valor: Caja Bancos es igual al saldo final del presupuesto de Caja del mismo período: las cobranzas al saldo final del presupuesto correspondiente y, los inventarios de materia prima y productos terminados a los saldos finales de los presupuestos específicos correspondientes. Los pasivos se obtienen de las tablas de amortizaciones correspondientes, el capital del balance histórico, cuando no hay variaciones, de lo contrario se incrementa los valores que se destaquen en el presupuesto de financiamiento. EJEMPLO: Siguiendo el ejemplo en base a los datos anteriores se tiene que: 94 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador La explicación del presupuesto maestro y sus componentes le ha dado un panorama de la manera como se utilizan los presupuestos en el proceso de planeación para comunicar las metas de la compañía y coordinar varias actividades. Los presupuestos, como se indicó anteriormente, también facilitan el control de las operaciones. 4.7 Los presupuestos como un estándar para la evaluación Los presupuestos facilitan el control proporcionando un estándar para la evaluación. El estándar es la cantidad presupuestada, contra la cual se comparará el resultado real. Las diferencias entre las cantidades presupuestadas y las reales se denominan desviaciones del presupuesto, y los reportes que indican desviaciones del presupuesto se denominan reportes de desempeño. Si los costos presupuestados y los reales son aproximadamente iguales, no hay que ejercer acción alguna porque los resultados son compatibles con las expectativas de la administración. Sin embargo, si los costos reales difieren de los presupuestados en una cantidad sustancial, la administración tendrá que iniciar una investigación para determinar la causa de la diferencia. Vamos a suponer que tenemos un producto único que lleva un solo precio de venta promedio (Tomado del ejemplo de empresas industriales). De lo anterior también debemos suponer que el causante del costo es el volumen de ventas o sea las unidades vendidas, y el nivel de actividad previsto el volumen de las ventas 624 unidades. Es decir que, todo el presupuesto se basa en la previsión de las ventas de 624 unidades. Entonces se tiene que: 95 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador El cuadro anterior denominado también informe de desempeño (evaluación del desempeño), nos indica claramente que al comparar lo real frente a lo presupuestado nos encontramos frente a una situación de déficit (pérdida), pero ¿por qué ocurre esto? Si analizamos a simple vista las ventas estuvieron por debajo de lo presupuestado, pero sin embargo las variaciones favorables de los costos variables son engañosas, no encierran las expectativas en función del nivel de la actividad ventas reales menor que las presupuestadas. En conclusión este tipo de informe resulta insuficiente para adoptar decisiones por parte de la gerencia. Presupuesto Flexible: El presupuesto flexible denominado también presupuesto variable, es un presupuesto que se adapta a los cambios del volumen de ventas y de otras actividades causantes del costo. El presupuesto flexible es idéntico al maestro, pero en el formato. Se lo usa para cualquier actividad. Así tomando el ejemplo anterior cuando las ventas son de 400 en lugar de 624, se puede usar el presupuesto flexible para elaborar uno nuevo basado en el nuevo nivel del causante del costo. Los encargados del presupuesto entonces tendrán que calcular de cuánto debería ser los costos variables con base a un nivel de ventas de 400 y comparar este monto con el resultado real. Para la evaluación del desempeño, el presupuesto flexible se prepara con los niveles reales de actividad alcanzados. Ejemplo: 96 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador INFORME DE DESEMPEÑO EN BASE A PRESUPUESTOS FLEXIBLES La evaluación del desempeño se guía mediante la comparación de los resultados reales con los del presupuesto flexible. En presupuestos hay dos razones importantes para que los datos reales sean diferentes de los presupuestados originalmente (presupuesto maestro). La primera que las ventas y otras actividades del causante del costo no fueron las mismas que las que se pronosticaron originalmente. La segunda es que los ingresos o costos variables por unidad de actividad y los costos fijos por período no resultaron como esperaban. Para tratar de evitar esto es que usa el presupuesto flexible en la evaluación del desempeño, ya que se estaría aislando los efectos inesperados sobre los resultados reales, los cuales es posible corregir sin son adversos o ratificarlos si son beneficiosos, dando el grado de responsabilidad los responsables de cada actividad. Debido a que el presupuesto flexible se lo hace con niveles reales de actividad (en nuestro caso el volumen de ventas para el ejemplo que estamos trabajando), cualquier variación que encontremos no pueden deberse a los niveles de actividad (suponiendo que las funciones de ingresos y costos son válidas). Las variaciones entre el presupuesto flexible y los resultados reales se llaman variaciones del presupuesto flexible y deben ser atribuidas a desviaciones de los costos reales o ingreso de los montos de la fórmula del presupuesto flexible, debido a la fijación de precios o control de costos. Es decir, cualquier diferencia o variaciones entre el presupuesto maestro y el presupuesto flexible, se debe a los niveles de actividad y no al control de costos. Así que, las diferencias entre los montos del presupuesto maestro y los montos del presupuesto flexible se llaman variaciones del nivel de actividad. En conclusión las variaciones del Cuadro No. 2, tiene dos componentes: el primero las variaciones de la actividad ventas y la variación del presupuesto flexible. Ejemplo: Nos basamos nuevamente en el Cuadro No. 2, se tiene el siguiente cuadro: 97 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 1: Tomado del Cuadro No. 1 3: Tomado del Cuadro No. 2 Causas de las variaciones Por lo general para evaluar desempeño debemos basarnos en algo planificado frente a los hechos reales ocurridos en cualquier organización. Al evaluar el desempeño debemos distinguir entre dos aspectos fundamentales: la eficacia que mide los resultados obtenidos de la meta, propósito u objetivo; y, la eficiencia que mide de que manera los insumos que intervienen son utilizados en relación con un nivel dado de producción. El desempeño puede ser eficaz, eficiente, o ambos, o ninguno de los dos. En el ejemplo que estamos desarrollando la empresa programó en el presupuesto maestro vender 624 unidades, pero realmente se produjeron y vendieron 400. En función del desempeño medido por las ventas fue ineficaz porque no se logró el objetivo de las ventas. En este caso el grado de eficiencia se mide al comparar las producciones reales alcanzadas (400) frente a los insumos reales (materia prima directa, mano de obra directa). Es decir cuanto menor sea el insumo utilizado para producir un producto dado, tanto más eficiente será operación. Variaciones del presupuesto flexible ―Las variaciones del presupuesto flexible miden la eficiencia de operaciones al nivel real de actividades‖. En nuestro ejemplo las tres primeras columnas del Cuadro No. 4 comparan los resultados reales con los montos del presupuesto flexible. Las variaciones del presupuesto flexible son las diferencias entre columnas 1 y 3, que dan un total desfavorable de $50.000,00. La variación total del presupuesto flexible surge de los precios de ventas recibidos y de los costos variables y fijos en que se incurrió. 98 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Las variaciones del presupuesto flexible indican si fueron o no eficientes las operaciones y pueden ser la base para la evaluación del desempeño en forma periódica con respecto de los responsables de cada actividad o departamento de la empresa. Variaciones de la actividad de ventas Las variaciones de la actividad de ventas, miden cuan efectivos han sido los administradores en el cumplimiento del objetivo de ventas planeadas, calculadas como ventas unitarias reales menos ventas unitarias del presupuesto maestro, multiplicadas por la contribución marginal por unidad presupuestada. Continuando El análisis con el ejemplo del Cuadro No. 4, notamos que las variaciones en ventas son indistintas o indiferentes al precio de venta, es decir que no son afectadas por cualquier cambio en precios unitarios o costos variables. Esto ocurre 99 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador porque el presupuesto tanto flexible como el maestro se lo hace en función de los mismos precios unitarios y costos variables presupuestados, por lo tanto, todos los precios unitarios y costos variables se mantienen constantes en las columnas 3 a la 5. Sobre las variaciones de los niveles de ventas el área o departamento responsable por lo general es casi siempre el departamento de ventas (mercadeo). Desde luego las variaciones están sujetas a muchos factores, pero usualmente el departamento de ventas está en mejor posición para explicar esos fenómenos presentados en la variación. Variaciones de estándares de materia prima y mano de obra Una vez que se fijan los estándares y se observan los resultados reales, podemos medir las variaciones del presupuesto flexible. Siguiendo con el ejemplo anterior tenemos y suponemos: En función al Cuadro No. 5, se tiene una producción real de 400 unidades como sigue: Materia prima directa: Se compraron 4.800 kilos a un costo unitario de $16,00 que dan el total de $ 76.800,00. Mano de obra indirecta: se utilizaron 3.000 horas con un costo por hora de $16.66…, dando un total de $ 50.000,00. Ahora, estas variaciones según el ejemplo que seguimos se debe a: 100 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 1. Utilizar más o menos, el recurso que lo planeado para el nivel real del producto fabricado; y, 2. Pagar más o menos por el recurso planeado. Estos datos permiten subdividir las variaciones del presupuestó flexible en dos componentes separados en uso y precio (Ver cuadro 6). Los totales de la materia prima directa y de la mano de obra del presupuesto son los montos que se habrían gastado con la eficiencia esperada. Generalmente se les denomina costos estándar permitidos totales. Los cálculos se detallan así: Variaciones en precio y uso ―Las variaciones del presupuesto flexible miden la eficiencia relativa de alcanzar la producción real‖. Permiten además retroalimentación a los responsables de los insumos. Las variaciones en precio y uso subdividen cada variación de presupuesto flexible en lo siguiente: 1. Variación en precio: Diferencia entre los precios reales de los insumos y los precios estándar de los insumos, multiplicada por la cantidad real de los insumos utilizados. 101 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 2. Variación en uso: Diferencia entre la cantidad de insumos realmente usados y la cantidad de insumos que deberían haberse usado para alcanzar la cantidad real de producción, multiplicada por el precio esperado del insumo (también llamada variación en cantidad o variación en eficiencia). Cálculos de las columnas 4 y 5 del Cuadro No. 6: ―El objetivo de estos cálculos de variaciones es mantener ya sea el precio o el uso constantes, de tal forma que el efecto de uno de ellos pueda aislarse. Al calcular la variación en precio, se mantiene constante el uso de insumo al nivel real de uso. Al calcular las variaciones en uso, se mantiene el precio constante al nivel de precio estándar‖. Concluyendo, para determinar si una variación es favorable o desfavorable, use la lógica en lugar de memorizar una fórmula. Una variación en precio es favorable si el precio real es menor que el estándar. Una variación en uso es favorable si la cantidad real usada es menor que la cantidad estándar asignada. Lo contrario es desfavorable. 102 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Además recuerde que: Costo estándar (presupuesto flexible) = cantidad estándar x precio estándar Variaciones de costos indirectos Una parte de la variación de los costos indirectos del presupuesto flexible está relacionada con el control del causante del costo y parte con el control del gasto mismo de los costos indirectos. Cuando la actividad causante del costo es diferente de la cantidad estándar asignada para la producción real alcanzada, ocurrirá una variación en eficiencia de costos indirectos variables. Continuando con el ejemplo anterior tenemos que: supongamos los costos de los suministros (costo variable) es consecuencia directa de la mano de obra. Entonces una cuota de costos indirectos variables es de $36,00 por unidad (tomado Cuadro No. 5), sería equivalente a $6,00 por hora mano de obra (tomado del ejercicio de presupuestos industriales unidad 3 Cuadro No. 6 CIF variables). Se tiene que: De la variación desfavorable de los $5.600,00 significa que $3.600,00 se deben al uso de 3.000 horas de mano de obra, en lugar de las 2.400 horas asignadas por el presupuesto flexible. Los $3.600,00 de uso excesivo de suministros son atribuibles al uso deficiente de la actividad del causante del costo horas de mano de obra. Es decir, esta variación en eficiencia hace saber a la administración el costo de no controlar el uso de la actividad causante del costo. El resto de la variación del presupuesto flexible mide el control del costo mismo de los costos indirectos de la actividad real del causante del costo. 103 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador En consecuencia, la variación en costo de costos indirectos variables es la diferencia entre los costos indirectos variables reales y la cantidad de cotos indirectos variables presupuestados para el nivel real de la actividad causante del costo. 104 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Estimados estudiantes, una vez que hemos concluido el análisis de los temas de la Unidad 4, se propone la siguiente autoevaluación, con el propósito de que verifique su comprensión 1. ¿Para qué sirve la elaboración del presupuesto en empresas industriales? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. La elaboración del presupuesto mide y controla el rendimiento o resultados. Verdadero ( ) Falso ( ) 3. La confección de presupuestos es un instrumento clave de gestión, por lo que se trata de método tangible que permite distribuir los recursos e implementar las estrategias Verdadero ( ) Falso ( ) 4. El Presupuesto de Producción se basa en el nivel de ventas esperando durante el ejercicio, más las reposiciones de inventario previstas durante el mismo. Se establece según la mecánica de la empresa mediante la siguiente ecuación: P.Prod. = I.F.P.T. + VENTAS PROYECTADAS - I.I.P.T. Falso ( ) Verdadero ( ) 5. Entendemos por costos variables aquellos que aumentan o disminuyen según la proporción del volumen de productos o bienes elaborados. Verdadero ( ) Falso ( ) 105 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 6. La confección del presupuesto de costo variable comienza por la elaboración de la previsión de ventas, ya que las estimaciones de los costos de inventario y de producción no están en función al volumen de ventas previsto. Verdadero ( ) Falso ( ) 7. El presupuesto de costos directos de producción se elabora mediante el establecimiento de unos estándares, tanto para el factor de mano de obra como para el de materiales. Verdadero ( ) Falso ( ) 8. Para los presupuestos de Materiales nos interesa conocer la compra de materiales y para esto utilizamos las siguientes ecuaciones: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 9. Los presupuestos de costos indirectos de fabricación se preparan para todos los costos que varíen directamente con el volumen de producción. Verdadero ( ) Falso ( ) 10. Los costos comprometidos son gastos en que incurrirá la empresa a corto plazo, dependiendo de las decisiones que tomen; por ejemplo: seguros, gastos de alquileres y determinados impuestos. Verdadero ( ) Falso ( ) 11. Los costos controlados, no varían directamente con el volumen de producción, pero puede modificarse. Por ejemplo: los gastos que generan los departamentos financieros, investigación, desarrollo, servicios de oficina, control de calidad, planificación de la producción, etc. Verdadero ( ) Falso ( ) 106 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 4.1 La empresa Industrial ―ABC‖, Según datos históricos proporcionados por la contadora, se determinó que las ventas promedio por trimestre en unidades han sido de: 150; 200; 170; 280. Asimismo los precios del producto fueron de $500,00 y $600,00 por semestre respectivamente. El departamento de presupuesto considera que las ventas se deben proyectar de la siguiente manera: a) El volumen de ventas se incrementará en un 5, 10, 15 y 20% respectivamente. b) Los precios se incrementarán en un 15%. c) El patrón de recuperación de caja será del 70% y 29%. d) El saldo de cuenta por cobrar es de $20.000,00. Los inventarios han sido utilizados como sigue: En cuanto a la mano de obra: # HORAS / UNIDAD = 6 Horas COSTO M.O.D. / UNIDAD = $ 15,00 Con respecto a los costos de fabricación: CIF FIJO PRESUPUESTADO = $ 15.000,00 TASA VARIABLE CIF =$ 6,00 DEPRECIACIÓN = $ 2.000,00 por trimestre Para los gastos de administración y ventas se tiene: 107 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador EL PRESUPUESTO DE CAJA SE BASA EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS: La empresa debe mantener como mínimo $ 50.000,00 en caja Los préstamos y abonos deben ser cancelados, respetando la condición del saldo de Caja. La tasa de interés es del 12% anual. Se contrata el crédito al inicio del trimestre y el pago se los hace al final del próximo. La empresa dispone de una línea de crédito de $ 50.000,00 que hará uso de la totalidad en el primer trimestre. Se comprará maquinaria por $27.000, 00 en el primer período. Se cancelan los impuestos en el primer período. De existir excedentes se abonará al capital lo que avance, manteniendo la política de caja De existir excedentes y ya no existe deuda, se destinará a inversión a una tasa del 7% anual, con las mismas consideraciones que para el crédito. Adicionalmente facilita el Estado de Situación Financiera como se detalla a continuación: 108 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 4.2 La Industria El Delantal Perfecto, es una empresa de Riobamba que fabrica un solo producto y por lo tanto tiene un solo departamento de producción. La fabricación de este delantal requiere varias operaciones manuales (suponemos se paga por hora y obra) y de maquinaria y que tiene un solo precio de venta. Vamos a suponer que el causante del costo es el volumen de ventas (unidades vendidas) y el nivel de actividad previsto (volumen de ventas) es de 9.000 unidades a $31,00 c/u. La producción involucra costos variables como sigue: Costo de producción variable $21,00 por unidad; gastos de ventas $0,60 por unidad y Gastos de administración $0,20 por unidad. Mientras que para los costos fijos se tiene: costos fijos de producción $37.000,00; costos fijos de administración y ventas $33.000,00. 109 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Ahora suponemos que en la realidad solo se vendieron 7.000 unidades. De igual forma se conoce que: Precio por kilo realmente comprado $1,90. Precio hora mano de obra realmente empleado $16,40. Horas empleadas realmente en la producción 3.750. Ahora suponga que el rubro suministros es causado por las horas mano de obra que era de $0.60 por media hora, entonces una hora es $1,20. Se pide: 1. Informe de desempeño en base al presupuesto maestro. 2. Elaborar el presupuesto flexible, incluyendo la producción de 8.000 unidades para los niveles de actividad de producción y ventas. 3. El resumen de desempeño. 4. Informe de desempeño de control de costos en función del resumen de desempeño. 5. Variación estándar de materia prima y mano de obra. 6. Variación en eficiencia de los costos indirectos variables de suministros. 7. Variación en costo de los costos indirectos variables de suministros. 8. Enfoque general del análisis de las variaciones de la materia prima y mano de obra. 9. Enfoque general del análisis de las variaciones de los costos indirectos. Práctica 4.3 Con los datos del Cuadro 1 y 2 del ejercicio anterior, suponga que las ventas reales fueron de 8.500 unidades en lugar de 7.000 unidades. Los costos reales variables fueron de $188.800,00 y los costos fijos reales fueron de $71.200,00. El precio de venta se mantuvo en $31,00. Se pide: 1. Calcule la variación del presupuesto maestro. ¿Qué le dice esto acerca de la eficiencia de las operaciones? ¿y de la eficacia de las operaciones? 2. Calcule la variación de la actividad de ventas. ¿Es el desempeño de la función de ventas la única explicación de esta diferencia? ¿Por qué? 3. Con un presupuesto flexible del nivel real de actividad, calcule la contribución marginal presupuestada, la utilidad de operación presupuestada y la variación del presupuesto flexible. ¿Qué aprende de esta variación? 110 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador Práctica 4.3 Suponga que en base a los datos del ejercicio anterior (materia prima y mano de obra), se tiene los siguientes resultados reales con una producción de 8.500 unidades: Materia prima directa 46.000 kilos comprados y usados a un precio unitario de $1,85 por kilo, con un costo total real de $85.100,00. Mano de Obra 4.125 horas realmente usadas a una cuota por hora real de $16,80, con un costo real de $69.300, 00. Se pide: a. Calcule la variación del presupuesto flexible y las variaciones en precio y uso de la mano de obra y la materia prima directa. b. Suponga que la empresa está organizada de tal manera que en el departamento de adquisiciones recae la responsabilidad de las compras y en el departamento de producción de uso. Ahora suponga los mismos hechos del punto 1, excepto que el gerente de adquisiciones compró 60.000 kilos de materia prima directa. Esto significa que hay un inventario final de 14.000 kilos de materia prima directa. Vuelva a calcular las variaciones de materias primas. 111 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 112 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc. Control de Costos y Presupuestos por Ordenador 113 Ing. Wilson A. Velastegui. Ojeda. Msc.