Tesis Implementacion de Sistema de Gestion Documentaria Mdjayanca

U N I V E R S I D A D  SEÑOR DE SIPAN FACULTAD DE INGENIERIA  ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS  T E S I S  “ IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN  DOCUMENTARIA PARA MEJORAR EL SERVICIO DE ATENCION A  LOS USUARIOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JAYANCA”   PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL  DE INGENIERO DE SISTEMAS  AUTOR:  Albertina Purisaca Vigil  ASESOR:  Ing. Martín Ampuero Pasco  PIMENTEL ­ PERÚ  2008 “ IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN  DOCUMENTARIA PARA MEJORAR EL SERVICIO DE ATENCION A  LOS USUARIOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JAYANCA”   _______________________  Albertina Purisaca Vigl  AUTOR  ________________________  Ing. Martin Ampuero Pasco  ASESOR  PRESENTADA A LA ESCUEL A DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE LA  UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN PARA OPTAR EL TÍTULO DE:  INGENIERO DE SISTEMAS  APROBADO POR:  _______________________  Lic. Manuel Amaya Checa  Presidente  ________________________  Msc. Manuel Sánchez Chero  Secretario  _______________________  Ing. Alberto Samillán Ayala  Vocal DEDIC A TO RI A A Dios por iluminarme en mi  vida y a lo largo de mi carrera  profesional.  A mis hijos:  ROCÍO ALESANDRA y  JUAN DIEGO,  fuerza y motivo de mi existencia. A G R A D E CIM I ENTO S .   A las autoridades y trabajadores  de  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  RESUMEN  En el marco del gobierno electrónico y modernización de las instituciones del  estado  y  en beneficio de  los ciudadanos.A  mi  familia  que  me  brindó  su  apoyo  incondicional  y  cons­tante  para lograr mis metas propuestas. se ha planteado  la  implementación de  un .  por  su  apoyo  brindado  para el desarrollo de la presente  investi­gación.   Elaboración.  se  analizan  tres  metodologías  de  desarrollo  de  software  (Proceso  Unificado  de  Rational  ­RUP.  Construcción  y  Transición)  que  interactúan  con  sus  disciplinas  (Modelado  del  Negocio.  Requisitos. los gastos concurrentes u operativos y los beneficios.  la  justificación  e  importancia  de  la investigación; los objetivos de la investigación; el planteamiento de la hipótesis y  su contrastación por medio de variables e indicadores. siendo RUP la que se consideró más apropiada para su  aplicación  teniendo  en  cuenta  que  permite  generar  muchos  artefactos  finales  que  pueden ser aprovechados en una reutilización de productos.sistema  de  gestión  documentaria  para  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  la  formulación  del  problema. se analiza el problema de investigación teniendo en cuenta  realidad problemática. funciones básicas y estructura organizativa.  Esta  se    conforma  de  cuatro  fases  (Inicio.  En  el  Capítulo  I. se establece el marco teórico realizando una recopilación de  antecedentes  de  estudio  e  investigación.  correspondiente  al  marco  conceptual.  En el Capítulo II.  En  Capítulo  VI:  se  ha  realizado  el  análisis  Costo  Beneficio. Posteriormente se realiza la  selección de la metodología.  Diseño.  ICONIX  y  proceso  del  software  orientado  a  objetos­OOSP)  considerando  los  criterios: Características del proyecto y requerimientos. modelos y procesos.  se  describe  la  institución  en  estudio  considerando  su:  finalidad. Implementación y Pruebas).  Esta  investigación constituye un aporte para el logro de los objetivos estratégicos  de esta  institución. objetivos. y está estructurada de la siguiente manera.  se  desarrolla  la  propuesta en base a  la  metodología  RUP.  En  el  Capítulo  IV.  Análisis.  En el Capítulo III.  así  como  la  definición  conceptual  de  la  terminología empleada.  indicando  la  inversión inicial. .  En  el  Capítulo  V.   Requirements. describes the institution of their study: purpose.  indicating  the  initial  investment. objectives.  In Chapter V. models and processes. it developes the proposal based on the RUP methodology.ABSTRACT  Under the field of electronic government and modernization of state institutions  and  for  the  benefit  of  citizens.  the  formulation  of  the  problem.  research  objectives.  the  approach  of  the  assumptions  and  their  scrutiny  by  variables  and  indicators .  which  covers  the  conceptual  framework.  establishes  the  theoretical  framework  doing  a  collection  of  background study and research. he examines the research problem including problematic reality.  has  proposed  the  implementation  of  Documentary  Management  System  for  District  Municipality  of  Jayanca. Construction and Transition) interacting  with  their  disciplines  (Business  Modeling.  This  research  is  a  contribution  to  achieving  the  strategic  goals  of  this  institution.  Analysis.  In Chapter II.  Design.  and  is  structured  as  follows.  ICONIX  and  Object­Oriented Software Process­OOSP) considering the criteria: Characteristics of  the Project and requirements and then it chooses the methodology.  In  Chapter  VI:  it  performed  the  analysis  Cost  Benefit.  In Chapter I.  Implementation and Testing).  justification  and  importance  of  research. .  it  analyzes  three  software  development  methodologies  (Rational  Unified  Process­RUP. Development.  In  Chapter  IV. This  consists of four phases (Start. concurrent or operational costs and benefits.  In  Chapter  III. as well as the conceptual definition of terminology. core  functions and organizational structure. being  RUP the  most  appropriate  for  application  because  it  generates  many  devices  that  can  be  seized in the reuse of products. ....3.....................................1................................4.............................................................1......... Contrastación de hipótesis ...................... 45  Sistema informático .......... Variables .........................................................  1..................... MARCO TEÓRICO  3............................4..................... 31  2.....1....................... 20  1..................1.....7............................................................................................................................... Objetivos ..................... Funciones Básicas....................................................1................................................................................. Justificación e Importancia de la Investigación .............................................................  RESUMEN......5....... 33  2.. Estructura Organizativa.....1................................................ 20  1............. 38  3..............................................  AGRADECIMIENTO...... 25  2......  ABSTRACT.................................................... Objetivos Específicos ................. 42  Seguridad en los Sistemas de Información..............................................................................  3.....................................1............ Limitaciones de la investigación .........................................................................................2...................... 33  2....... Objetivos ..................................5.............................................  3........... Finalidad....6....... 36  CAPÍTULO III............... 21  1....... 34  2............................................ 40  Sistema de información....  Investigaciones a Nivel Académico ............................................................................ Hipótesis.....................I N D I C E  G E N E R A L  DEDICATORIA.......1........ 33  2..........1.Reseña histórica ...2......................... 23  CAPITULO II: PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN....4.....  3.............. 20  1...............  CAPITULO I: LA ORGANIZACIÓN....4...............2.......................................2................................................... 47 .............................................................................. Objetivo General........5...................1.......................................4..3........8. Formulación del Problema .................. 31  2............... 35  2.......... 35  2...........................................  2................................................................ 38  Investigaciones a Nivel institucional ....................  3.......................................3............. Realidad Problemática........................ Antecedentes de la Investigación ..................................................... ......  3.........................2...................................................1......................................1.......3...... Seguridad del sistema .......1.......................... 53  Gestión documentaria  ..1...................3....................2..........2.......1......................................2...............2. 97  4.......................................... 94  4.............. 78  3........................... Definición  ........................................1...... Comparación de metodologías....................1................................................. 85  3................  Fase inicial ..3....... 73  3.............2..................4............ 112 .2...........2...................................................................................3............................1.....11......  Gestión de la información.........  Tecnología usada en sistemas informáticos .  Usuario ............2....................................................  RUP. 74  3........ Metodología basada en UML ....................................... 106  5.................  Ley de Procedimiento Administrativo General.......... 92  4....12................... Sistema de Gestión documentaria ..... 111  5..............................................  RUP y las mejores prácticas para el desarrollo de software...............1...  Metodología OOSP (Object­Oriented Software Process): ................... Glosario de términos...  Metodología ICONIX  ...3............ DESARROLLO DE LA PROPUESTA  5..... Atención al usuario ....4................2... Especificación de Casos de Uso del Negocio ...................... MARCO CONCEPTUAL  4................8  3........................................................................ 59  3........................................ 77  3........1..  3...................................................... 86  3.... 105  5.................................................... Metodologías de desarrollo de sistemas ... 88  CAPÍTULO IV............ 54  3.......................9..............................5..10.. Definición conceptual terminológica .......4.............. 48  Documento ....1......... Modelo de dominio del problema .......1.................................1........................1....... 88  3........................5.....................1......................... 105  5..............................2.............................................13...............................................  Fases de la Metodología RUP.1.....................................  Ley de Transparencia y acceso a la información pública....................................................... 90  4.................. 108  5..........2................... Modelo de Casos de Uso del Negocio .............................2..... Modelos de objeto del negocio (MON) ..... 101  CAPÍTULO V....1................1................................ 91  4.............................. 82  3.........................1.............................. Aspecto sobre digitalización........ 91  4...............1...............................16.......................................... 84  3........  Usuario ..............................3..............15.....................1.............1.................. Ley N° 27444 .....................................  Normas del Sistema Nacional de Archivo aplicada a Municipalidades ...1.... 90  4......... 84  3.................... Nº 27806  ..................3............................... 105  5.  Modelado del negocio ...............14............1.. 57  3.................1.............3...  Metodología RUP ...................................2........................................................  Sistema de Gestión documentaria .............................3...............................................1..... Metodología elegida..............  Atención al usuario .........................................3............ 49  Documento electrónico .. 94  4......1.........1...........7....... 94  4...6......................1................................................ ..... 143  5.................................. Comunicación segura ................ 213  Costo/Beneficio ...... 115  5...............3.................................................................  6...............  Requerimientos...........2............2...............................  Medidas de Seguridad para el sistema.................3.......................................... 207  5.................................................................. 160  a) Interfaces del Sistemas ........1........................................................................................1.... 201  5..............................  Fase de construcción....5...................  Inversión inicial ..........3....3.. Modelo de Diseño...........3.....3.........  Análisis y Diseño.......  Fase de Elaboración.......................................... 211  Gastos concurrentes u operativos.........................................3...................................................3.... 159  5..................................................1.....................  Implementación... 205  5..................2.............1...............3.3......................................2..... 200  d) Diseño Físico de la Base de Datos: .3....................................................1.....2....................3.............................. Modelo de Casos de Uso de Requerimientos (MCUR .. 113  5......................................................................1................2...... 206  5......2..........1................. 202  5.............2......................... Diagrama de Componentes: .........1...................... Administración de perfiles............................ Autenticación (identificación segura)........................ 206  5........3.................1.3...............  6....3..........2..................................................3.........  6........................................3.......................................... 160  5..... 114  5... Autorización ................................ 160  b) Diagramas de secuencias ..................................1.. 213  CAPITULO VII: CONCLUSIONES  CAPITULO VIII: RECOMENDACIONES  REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  ANEXOS ............................................ 202  5........................5.....................................................1.............................................................. Diagrama de Despliegue: ...............  Análisis y Diseño.....................  Modelo de Análisis ..................2...................................................2..................2...............................................3..........................................3.......4......... 212  Resumen de los costos totales de implementación .............................................................3................ Auditoría. 208  CAPITULO VI: ANALISIS COSTO BENEFICIO  6.... 144  5.................... 171  c) Diagrama de Clases ......................... 207  5....4........................................................ 207  5..... ................................ 116  FIGURA 14: Modelo de caso de uso de requerimiento: registro de documento..... flujos de trabajo e iteraciones de la metodología RUP.........................50  FIGURA 2: Edad de los documentos según la teoría de los documentos................................................................................ 123  FIGURA 15: Modelo de caso de uso de requerimiento: gestión de documento ............................................................................................................................................................... 146  FIGURA Nº 19: Diagrama de colaboración: Registrar área ..... 111  FIGURA 13: Modelo de caso de uso de requerimiento: administración del sistema ................................................................................................................................................................................................................................. 134  FIGURA Nº 16: Diagrama de colaboración: Listar serie documental .................... 148  FIGURA Nº 22: Diagrama de colaboración: Asignar usuario y permisos ............ 146  FIGURA Nº 18: Diagrama de colaboración: Registrar grupo documental ................. 149  FIGURA Nº 24: Diagrama de colaboración: Registrar documento externo ..................96  FIGURA 7: Mejores prácticas en la metodología RUP ................................................ 109  FIGURA 11: Modelo de objeto de negocio: gestión de documento........60  FIGURA 4: Cadena de digitalización  ............................72  FIGURA 5: Modelo del sistema de Gestión Documentaria para la Municipalidad  Distrital de Jayanca....................................... 147  FIGURA Nº 21: Diagrama de colaboración: Registrar empleado............................ 148  FIGURA Nº 23: Diagrama de colaboración: Listar documentos externos registrados ...I N D I C E   D E   I L U S T R A C I O N E S  FIGURA 1: Tipos de documentos en las oficinas Municipales................. 105  FIGURA 9: Modelo de objeto de negocio: administración del sistema ..................................... 147  FIGURA Nº 20: Diagrama de colaboración: Listar empleado ................................... 145  FIGURA Nº 17: Diagrama de colaboración: Registrar serie documental.............. 151 ....................................................................... 150  FIGURA Nº 26: Diagrama de colaboración: Registrar usuario........ 109  FIGURA 10: Modelo de objeto de negocio: Registro de documento.................................................................................................................. 150  FIGURA Nº 27: Diagrama de colaboración: Gestionar adjuntos......53  FIGURA 3: Arquitectura de tecnología Web Clásica (Cliente ­ Servidor) ........................................................ 101  FIGURA 8: Modelo de casos de uso del negocio ..................................................................... 150  FIGURA Nº 25: Diagrama de colaboración: Buscar usuario.85  FIGURA 6: Fases..................................................... 110  FIGURA 12: Modelo de dominio del problema................................................................. ... 166  FIGURA Nº 57: IU: Listar documentos internos registrados .......................................................................................................................... 152  FIGURA Nº 30: Diagrama de colaboración: Generar ticket ........... 156  FIGURA Nº 39: Diagrama de colaboración: Listar documentos respondidos.........FIGURA Nº 28: Diagrama de colaboración: Gestionar referencias......................................................................... 159  FIGURA Nº 44: IU: Acceso al sistema .................. 152  FIGURA Nº 31: Diagrama de colaboración: Mostrar adjuntos .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 155  FIGURA Nº 37: Diagrama de colaboración: Concluir atención ....... 162  FIGURA Nº 48: IU: Registrar empleado............................................................................................................................................... 156  FIGURA Nº 40: Diagrama de colaboración: Listar documentos atendidos........................................................ 154  FIGURA Nº 35: Diagrama de colaboración: Registrar documento interno ..... 155  FIGURA Nº 38: Diagrama de colaboración: Mostrar seguimiento .................................................................... 160  FIGURA Nº 45: IU Principal del SISGEDOC................................... 165  FIGURA Nº 54: IU: Mostrar adjuntos de documento externo............ 164  FIGURA Nº 52: IU: Derivar documento........................................................... 164  FIGURA Nº 53: IU: Generar ticket .................................................................................................................... 163  FIGURA Nº 51: IU: Registrar documento externo ...... 153  FIGURA Nº 33: Diagrama de colaboración: Listar documentos anulados........................ 158  FIGURA Nº 42: Diagrama de colaboración: Ubicar documento externo ......................................... 152  FIGURA Nº 32: Diagrama de colaboración: Listar documentos externos derivados ........................................... 158  FIGURA Nº 43: Diagrama de colaboración: Ubicar documento interno ................................................... 167 ................................................................................................................................. 163  FIGURA Nº 50: IU: Listar documentos externos .................. 157  FIGURA Nº 41: Diagrama de colaboración: Listar documentos archivados........................... 153  FIGURA Nº 34: Diagrama de colaboración: Listar documentos internos registrados .... 154  FIGURA Nº 36: Diagrama de colaboración: Listar documentos pendientes de atención......................................... 151  FIGURA Nº 29: Diagrama de colaboración: Derivar documento..................... 161  FIGURA Nº 46: Menú Administración del sistema ................................. 167  FIGURA Nº 58: IU: Registrar documento interno ...................... 161  FIGURA Nº 47: IU: Registrar área de trabajo................................................................................................................................... 165  FIGURA Nº 55: IU: Listar documentos enviados........................... 162  FIGURA Nº 49: IU: Registrar serie documental................... 166  FIGURA Nº 56: IU: Listar documentos eliminados ..... ....................................... 192  FIGURA Nº 87: Diagrama de secuencia: Concluir atención .. 177  FIGURA Nº 72: Diagrama de secuencia: Asignar usuario y permisos .. 173  FIGURA Nº 68: Diagrama de secuencia: Registrar grupo documental ................................. 169  FIGURA Nº 63: IU Ubicar documento externo ........................................................................ 182  FIGURA Nº 77: Diagrama de secuencia: Gestionar adjuntos......................................................................................................................... 188  FIGURA Nº 83: Diagrama de secuencia: Listar documentos anulados............................................................................................................. 185  FIGURA Nº 80: Diagrama de secuencia: Generar ticket ................ 168  FIGURA Nº 60: IU Listar documentos respondidos........................ 190  FIGURA Nº 85: Diagrama de secuencia: Registrar documento interno ................................. 175  FIGURA Nº 70: Diagrama de secuencia: Listar empleado .......... 191  FIGURA Nº 86: Diagrama de secuencia: Listar documentos pendientes de atención............................................................................................................................................................................................... 171  FIGURA Nº 66: Diagrama de secuencia: Listar serie documental ....... 194  FIGURA Nº 89: Diagrama de secuencia: Listar documentos respondidos.......... 181  FIGURA Nº 76: Diagrama de secuencia: Registrar usuario.......................................... 178  FIGURA Nº 73: Diagrama de secuencia: Listar documentos externos registrados .............FIGURA Nº 59: IU: Listar documentos pendientes de atención............................................................................................................................................... 168  FIGURA Nº 61: IU Listar documentos atendidos................................... 186  FIGURA Nº 81: Diagrama de secuencia: Mostrar adjuntos .............. 174  FIGURA Nº 69: Diagrama de secuencia: Registrar área .................................. 184  FIGURA Nº 79: Diagrama de secuencia: Derivar documento................... 170  FIGURA Nº 65: IU Mostrar documento interno......... 183  FIGURA Nº 78: Diagrama de secuencia: Gestionar referencias....................... 189  FIGURA Nº 84: Diagrama de secuencia: Listar documentos internos registrados .............................................................................................................................................................................. 187  FIGURA Nº 82: Diagrama de secuencia: Listar documentos externos derivados .................................................................................................... 170  FIGURA Nº 64: IU Ubicar documento interno ..................................................................................................... 169  FIGURA Nº 62: IU Listar documentos archivados......... 180  FIGURA Nº 75: Diagrama de secuencia: Buscar usuario ..... 176  FIGURA Nº 71: Diagrama de secuencia: Registrar empleado.. 195 .......................... 172  FIGURA Nº 67: Diagrama de secuencia: Registrar serie documental......................... 193  FIGURA Nº 88: Diagrama de secuencia: Mostrar seguimiento.. 179  FIGURA Nº 74: Diagrama de secuencia: Registrar documento externo ................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................. 201  FIGURA 96: Diagrama de Componentes........................... 208 ..... 199  FIGURA 94: Diagrama de clases ....................................................................... 206  FIGURA Nº 99: IU Auditoría de operaciones con documentos  .................................................................................................. 203  FIGURA 97: Diagrama de despliegue.... 205  FIGURA 98: Directivas de seguridad en las tres capas del sistema .................FIGURA Nº 90: Diagrama de secuencia: Listar documentos atendidos...................................... 197  FIGURA Nº 92: Diagrama de secuencia: Ubicar documento externo ............ 200  FIGURA 95: Diagrama físico de la base de datos.... 198  FIGURA Nº 93: Diagrama de secuencia: Ubicar documento interno .................................................... 196  FIGURA Nº 91: Diagrama de secuencia: Listar documentos archivados .......................................................................................................... ..... 117  CUADRO 19: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR SERIE DOCUMENTARIA ................................ 124 ................. 36  CUADRO 4: SISTEMAS Y SUBSISTEMAS DE UN GOBIERNO LOCAL ...................................................................................................................................................................... 118  CUADRO 21: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR ÁREA...... 77  CUADRO 7: CARACTERÍSTICAS DEL SCANNER DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JAYANCA.......................................................... 70  CUADRO 6: TIPOS DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES ...................................................................................................................................  REGISTRADOS .... 108  CUADRO 18: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR SERIE DOCUMENTARIA .. 121  CUADRO 28: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR ESTADÍSTICAS DE GESTIÓN............. 117  CUADRO 20: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR GRUPO DOCUMENTAL .......................................................................................I N D I C E  D E  C U A D R O S Y   G R Á F I C O S  CUADRO 1: INDICADORES Y FÓRMULA PARA SU CÁLCULO ........................................... 93  CUADRO 10: PONDERACIONES ASIGNADAS SEGÚN CRITERIOS DE ELECCIÓN DE METODOLOGÍA..................... 120  CUADRO 26: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR REPORTE DE SERIE DOCUMENTAL POR  GRUPO DOCUMENTARIO .............................................................................................................. 118  CUADRO 22: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR EMPLEADO .......... 36  CUADRO 3: INCREMENTO DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS ..................................................... 107  CUADRO 17: CASO DE USO GESTIÓN DE DOCUMENTO ......... 44  CUADRO 5: FORMATOS DE ARCHIVO DE IMÁGENES COMUNES ................................................................................ 121  CUADRO 27: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR REPORTE DE EMPLEADOS ............................... 124  CUADRO 30: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR DOCUMENTO EXTERNO ....................................... 99  CUADRO 14: DIAGRAMAS EN UML........................................ 93  CUADRO 11: CRITERIOS DE SELECCIÓN Y PUNTUACIONES SEGÚN METODOLOGÍA ............ 119  CUADRO 24: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ACTUALIZAR EMPLEADO........................................................... 122  CUADRO 29: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS EXT...................................... 100  CUADRO 15: CASO DE USO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA ............... 119  CUADRO 23: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR EMPLEADO .................................................................................... 92  CUADRO 9: COMPARACIÓN DE METODOLOGÍAS SEGÚN REQUERIMIENTOS PARA LA ADOPCIÓN .. 98  CUADRO 13: ELEMENTOS DE RELACIÓN EN UML .. 87  CUADRO 8: COMPARACIÓN DE METODOLOGÍAS SEGÚN CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO ........ 35  CUADRO 2: REDUCCIÓN DEL TIEMPO DE GESTIÓN DOCUMENTARIA .......................................................... 106  CUADRO 16: CASO DE USO REGISTRO DE DOCUMENTO................... 93  CUADRO 12: ELEMENTOS DE CONSTRUCCIÓN EN UML. 120  CUADRO 25: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ASIGNAR USUARIO Y PERMISOS.............. ........  REGISTRADOS ......................................................................................... 127  CUADRO 37: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR TICKET ............................................. 126  CUADRO 35: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR USUARIO................................... 138  CUADRO 56: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ARCHIVAR DOCUMENTO ...................................................................................... 128  CUADRO 38: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR ADJUNTOS......................................................................................................................................... 125  CUADRO 33: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GESTIONAR REFERENCIAS................................ 137  CUADRO 53: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS RESPONDIDOS ............ 139  CUADRO 57: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS ATENDIDOS ........................................ 130  CUADRO 43: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTA DE DOCUMENTOS ANULADOS..... 131  CUADRO 44: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS INT. 136  CUADRO 51: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS PENDIENTES DE ATENCIÓN............................................................................................. 137  CUADRO 54: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS RESPONDIDOS........................................................................................................... 133  CUADRO 48: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS PENDIENTES  DE ATENCIÓN .......................... 128  CUADRO 39: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS  REGISTRADOS........................................ 140 ............................ 132  CUADRO 47: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS  INTERNOS REGISTRADOS ............................................ 135  CUADRO 49: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO DAR PROVEÍDO................................ 138  CUADRO 55: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS ATENDIDOS....... 139  CUADRO 58: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS ARCHIVADOS ..................................................... 129  CUADRO 40: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS EXTENOS DERIVADOS ......CUADRO 31: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MODIFICAR DOCUMENTO EXTERNO ....... 136  CUADRO 52: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR SEGUIMIENTO ................................................................................... 132  CUADRO 46: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MODIFICAR DOCUMENTO INTERNO . 126  CUADRO 34: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO BUSCAR USUARIO ............................... 127  CUADRO 36: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO DERIVAR DOCUMENTO....................... 131  CUADRO 45: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR DOCUMENTO INTERNO ..................... 135  CUADRO 50: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO CONCLUIR ATENCIÓN............................... 129  CUADRO 41: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTA DE DOCUMENTOS DERIVADOS 130  CUADRO 42: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS EXTENOS ANULADOS .............................................................................................................................................. 125  CUADRO 32: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GESTIONAR ADJUNTOS........... ..................................................................................................................... 143  CUADRO 65: ESPECIFICACIÓN DE COMPONENTE “LÓGICA DE ACCESO A DATOS” .............................................. 212  CUADRO 70: GASTOS OPERATIVOS EN PERSONAL ..............30  Gráfico 4: Nivel de Satisfacción respecto a la realización de trámites por parte usuario de la  Municipalidad Distrital de Jayanca.................. 142  CUADRO 64: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO CONSULTAR ESTADO DE UN DOCUMENTO ..................................28  Gráfico 2: Nivel de Satisfacción respecto a la atención al usuario de la Municipalidad Distrital  de Jayanca .......................................................................................... 211  CUADRO 68: COSTOS DE SOFTWARE........................................................................................................................................................................................... 213  CUADRO 71: RESUMEN DE COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN  GRÁFICOS  Gráfico 1: Tres aspectos más importantes que debe priorizar la municipalidad para  brindar una buena atención a sus usuarios .............................. 141  CUADRO 61: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  UBICAR DOCUMENTO EXTERNO ....................................................................... 211  CUADRO 67: COSTOS DE PERSONAL ..................................................... 141  CUADRO 62: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO UBICAR DOCUMENTO INTERNO......................29  Gráfico 3: Nivel de Satisfacción respecto al servicio brindado al usuario de la Municipalidad  Distrital de Jayanca....31 ........................................................................................................................ 140  CUADRO 60: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS  ARCHIVADOS ........................................................................ 204  CUADRO 66: COSTOS DE SUMINISTROS ............................................. 142  CUADRO 63: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR DOCUMENTO INTERNO ..............................CUADRO 59: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ELIMINAR ARCHIVADO ....................................................................................................... 212  CUADRO 69: COSTOS DE HARDWARE  .............................................................................................................. .  se encuentra representada por el Lic.1.  económica  y  administrativa  en  los  asuntos  de  su  competencia  y  está  sujeta  al  marco  legal  que  regulan  las  actividades  y  funcionamiento  del  sector  público.  es  el  órgano  de  Gobierno  promotor  del  desarrollo  local.  Actualmente.  ejecutar e implementar a través de los organismos competentes el conjunto  de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado  para  la  satisfacción  de  sus  necesidades  en  aspectos  de  vivienda.  1.CAPITULO I: L A ORGANIZACIÓN  1.  con  personería  jurídica  de  derecho  público.  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  el territorio. transporte y comunicaciones. abastecimiento. (Ver anexo 1)  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  salubridad.  siendo  de  observancia  y  cumplimiento  obligatorio.  con participación de la población.  FINALIDAD  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  tiene  por  finalidad  representar  al  vecindario.3.  en  conformidad  de  la  ley  orgánica  del  28  de  noviembre  de  1856  por  la  Convención Nacional de 1855.  RESEÑA HISTÓRICA  La  Municipalidad  de  Jayanca  es  creada  el  2  de  enero  de  1857.  promueve  la  adecuada  prestación  de  los  servicios  públicos  locales y el desarrollo integral. la población y la organización.  con  autonomía  política. educación.2.  es  una  entidad  básica  de  la  organización territorial del Estado y canal inmediato de participación vecinal  en  los  asuntos  públicos. Juan Augusto Purisaca  Vigil. sostenible y armónico de su circunscripción.  1. .  que  institucionaliza  y  gestiona  con  autonomía  los  intereses propios de Jayanca; siendo elemento esencial del gobierno local.  OBJETIVOS  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  tiene  como  objetivos:  planificar.   urbanismo.  conservación  de  monumentos  arqueológicos e históricos.  transporte  colectivo.  vivienda.1.  ü  Fomentar la competitividad.  sustentabilidad  de  los  recursos  naturales. .  ü  Presentar  iniciativas  legislativas  en  materia  y  asuntos  de  su  competencia.  arbitrios. las inversiones y el financiamiento para  la ejecución de proyectos y obras de infraestructura local.  FUNCIONES GENERALES  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  ejerce  competencias  y  atribuciones  que le confiere la Constitución Política y la ley.  Administrar sus bienes y rentas.  ü  b).  circulación  y  tránsito.  reglamentar  y  administrar  los  servicios  públicos  locales  de su responsabilidad.4.  licencias  y derechos municipales. y ejecutar los planes correspondientes.  modificar  y  suprimir  contribuciones.  saneamiento.  salud.  urbanismo  y  el  acondicionamiento  territorial.  turismo.  Así como aquellas competencias señaladas en los arts. 42º y 43º de la  Ley de Bases de la Descentralización Nº 27783:  Competencias exclusivas:  ü  Planificar  y  promover  el  desarrollo  urbano  y  rural  de  su  circunscripción. así tenemos:  a).  tasas.  ü  Organizar.  ü  Desarrollar  y  regular  actividades  y/o  servicios  en  materia  de  educación.  acondicionamiento  territorial  y  asentamientos humanos. conforme a ley.  Art.  incluyendo  la  zonificación.  medio  ambiente. conforme a  ley.  Crear. recreación y deporte.  195º  de la  Constitución Política del  Estado  modificada por Ley  de  Reforma Constitucional Nº 27680:  ü  ü  ü  ü  Aprobar su organización interna y su presupuesto. conforme a  ley.  Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.  Ejercer las demás atribuciones inherentes a su función. cultura.  ü  Normar  la  zonificación.  ü  Planificar  el  desarrollo  urbano  y  rural  de  sus  circunscripciones.  la defensa y protección del ambiente.  ü  Aprobar  su  organización  interna  y  su  presupuesto  institucional  conforme a la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y las Leyes  Anuales de Presupuesto.  Cultura.  Otras que se le agreguen o asignen conforme a ley.  ü  ü  ü  ü  ü  ü  ü  Seguridad ciudadana.  ü  Dictar  las  normas  sobre  los  asuntos  y  materias  de  su  responsabilidad  correspondientes.5.  ü  ü  ü  Salud pública.  Participación  en  la  gestión  educativa  conforme  lo  determine la ley de la materia.  ü  Formular  y  aprobar  el  plan  de  desarrollo  local  concertado  con  su  comunidad. recreación y deportes.  Transporte colectivo.  Preservación  y  administración  de  las  reservas  y  áreas  naturales  protegidas locales. circulación y tránsito urbano. turismo.  ESTRUCTURA ORGÁNICA  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  asegura  el  cumplimiento  de  sus  competencias y ejecución de funciones específicas a través de la estructura  orgánica siguiente: .  1.  Competencias compartidas:  ü  Educación.  y  proponer  las  iniciativas  legislativas  ü  Otras que se deriven de sus atribuciones y funciones propias.  Aprobar  y  facilitar  los  mecanismos  y  espacios  de  participación.  Vivienda y renovación urbana.  concertación y fiscalización de la comunidad en la gestión municipal.  Conservación de monumentos arqueológicos e históricos.  Atención y administración de programas sociales. y las  que señale la Ley.  Gestión de residuos sólidos.ü  Administrar y reglamentar los servicios públicos locales destinados a  satisfacer necesidades colectivas de carácter local.  ü  ü  Ejecutar y supervisar la obra pública de carácter local.   Consejo de coordinación local distrital  Juntas vecinales.  ORGANOS DE APOYO  Oficina de secretaria general y trámite documentario  Oficina de administración  ORGANOS EJECUTIVOS O DE LINEA  Gerencia  de  desarrollo  económico  y  de  servicios  comunales  (GEDESC)  Gerencia de proyección y desarrollo social (GEPDES)  Gerencia desarrollo urbano rural (GEDUR)  ORGANOS DESCONCENTRADOS  Agencias municipales.  Unidad de informática.  Unidad de asesoría legal.ORGANO DE GOBIERNO  Concejo municipal.  COMUDENA  ORGANO DE CONTROL  Auditoria interna.  Comité distrital de seguridad ciudadana.  Gerencia municipal.  ORGANOS DE ALTA DIRECCION  Alcaldía.  ORGANOS DESCENTRALIZADOS  Municipalidades de centros poblados  Proyectos especiales municipales. DE COORDINACION Y PARTICIPACION  Comisiones de regidores. .  ORGANOS DE CONCERTACION. (Por crearse)  ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL DE LA MUNICIPALIDAD  Procuraduría municipal  ORGANOS DE ASESORAMIENTO  Unidad de planificación y presupuesto.  Comité distrital de defensa civil. .El organigrama de la Municipalidad Distrital de Jayanca se aprecia en  el anexo 2. .   en  forma  manual.  Realidad Problemática  El  problema  central  es  la  inadecuada  prestación  de  servicio  de  atención  al  usuario de la Municipalidad Distrital de Jayanca.  y  luego  las  derivaciones  ínter­áreas. duplicidad de documentos producidos por la gran cantidad  de papel que debe ser manejado.  la  consulta  y  difusión  de  los  documentos.  trasladándose  de  oficina  en  oficina  para  determinar  el  lugar  donde  se  encuentran  su  documento.  no  puede  ofrecerse  una  respuesta.  Cuando  se  consulta  en  esa  área  sobre  el  estado  de  un  documento.  ü  Dificultad  para  la  conservación.  Es  muy  difícil  ubicar  los  documentos  e  informar sobre el estado de los mismos.  ü  Existe demora y restricciones en la recepción de documentos: Toda gestión  se  origina  en  recepción.  en  las  diferentes  áreas  de  la  Municipalidad.  ü  No  se  lleva  una  estadística  y  reporte  de  los  documentos:  No  se  sabe  exactamente  cuántos  de  los  documentos  que  han  sido  recepcionados  han  sido  archivados. ocasionada por las siguientes  dificultades:  ü  Desorganización  durante  el  registro  de  la  información.  se  pierde  el  control  de  los  mismos.  donde  se  pierde  mucho  tiempo  en  registrar  documento.CAPITULO II: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN  2.  ü  No  existe  un  historial  de  los  documentos  que  ingresan  a  la  municipalidad:  Dada  la  recargada  documentación  que  se  maneja  (en  promedio  550  ingresos  de  documentos  al  mes).  derivando  a  secretaría  general para dar una solución.  organización. cuánto tiempo se utiliza para atender un documento.  Luego  se  acumulan  los  documentos  y  se  derivan  a  la  secretaria  general  para  ubicar  al  área  correspondiente  a  dar  respuesta.  el  acceso.  generación  de  tiempos muertos.  de  donde  proceden  los  documentos.  quiénes  los  atendieron.  ü  No consta un seguimiento de documentos de la Municipalidad: El solicitante  se  ve  en  la  necesidad  de  realizarle  un  seguimiento  de  forma  personal.  administración.1.  generándose  en  ocasiones  traspapeleo    de  los  documentos recepcionados. .   ü  Incremento del archivo documental en cada oficina: A pesar que se cuenta  con  una  fotocopiadora  en  la  institución. A esto  hay  que  agregarle  la  pérdida  de  tiempo  de  los  usuarios  y  de  los  trabajadores  municipales.  En  algunas  ocasiones  la  institución  ha  sido  sujeta  a  crítica  por  parte  de  la  opinión pública. produciéndose pérdida y deterioro de los  documentos.  Y  por  otro  lado. lo que origina que los documentos sean atendidos fuera de plazo.  en  el  actual  sistema.  se  utiliza  mayor  tiempo  y  recursos. en el  mejor de los casos.    y  en  consecuencia insatisfacción en el ciudadano.  los  trabajadores  manifiestan  que  la  gestión  de  los  documentos  en  forma  manual.  contribuyendo  a  aumentar  el  tamaño  de  los  archivos  y  su  efectividad  queda  invalidada  por  la  ausencia  de  un  sistema  con  criterio  de  archivo  y  que  permita  un  solo  almacenamiento  y  múltiples  consultas.  les  produce  stress y desmoralización.  aún  se  necesita  acudir  personalmente  a  la  municipalidad  para  conocer el estado o trámite que está siguiendo un documento.  Producto  de  estas  dificultades.  ü  El  archivo  de  los  documentos  se  realiza  en  forma  manual  y  sin  ningún  criterio archivístico.  esta  crea  una  falsa  apariencia  de  control  de  la  información.ü  No se controla la prioridad de los documentos: Algunos documentos deben  ser  respondidos  en  breves  plazos.  además  se distraen recursos humanos  y  materiales  para  entregar  información  que  los  ciudadanos  demandan  en  ejercicio  de  su  derecho  al  acceso  a  la . existe un 8% de documentos que no se llegan a atender y cerca de  un  10%  de  documentos  sufren  pérdidas  que  obligan  al  ciudadano  reiniciar  su  gestión y.  producto  de  las  consultas.  El problema fue evidenciado en la investigación que realizaramos en Enero del  presente  año  con  el  financiamiento  de  la  Oficina  Regional  de  Inwent  –  Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International. confusión entre otros documentos. no se aprovecha en toda su  extensión.  ü  La comunicación ciudadano­gobierno municipal.  no  existe  un  mecanismo  que  le  recuerde  a  las  personas  que  tienen  documentos  en  su  poder y deben ser pasados oportunamente a la instancia siguiente para su  atención.  Germany)  en  la  que  se  manifiesta  que  ante  esta  serie  de  dificultades.  deterioro  del  material  documentario. información  pública  amparado  por  el  Artículo  2º  Inc.  Germany).  5º  de  la  Constitución  Política  del  Estado  y  la  Ley  27806  Ley  de  Transparencia  y  Acceso  a  la  Información Pública.  GRÁFICO 2:  Nivel de Satisfacción respecto a la atención al usuario de la  Municipalidad Distrital de Jayanca. .  Asimismo  se  presentan  los  resultados  de  la  investigación  antes  mencionada  sobre los aspectos relacionados con la atención al usuario de la Municipalidad  Distrital de Jayanca.  Evaluación  del  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad Distrital de Jayanca – Lambayeque. modificada por la Ley Nº 27927. Enero 2008.  Oficina  Regional  de  Inwent.  GRÁFICO 1: Tres aspectos más importantes que debe priorizar la  municipalidad para brindar una buena atención a sus usuarios  RANKING  DE  IMPORTANCIA  Agilidad/Rapidez en atención  Cordialidad/Am abilidad  Soluc ión adecuada de consultas  Conocim iento de s er vic ios  Conoc im iento de trám ite  Horarios de atenc ión  Per sonal c apacitado  84  80  62  53  52  31  26  0  20  40  %  ALTA  MEDIA  BAJA  60  80  100  Base: Total de usuarios entrevistados  Fuente:  Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International. 7  49.  en  el  segundo  se  refleja  el  nivel  de  satisfacción  de  los  usuarios  en  estos aspectos priorizados por ellos mismos.5  28.  esto  podría  ser  producto  del  desconocimiento  de  los  servicios  y  procedimientos  que  muestran  similar  comportamiento  con  28.2  23.0  21. .  En  cuanto  al  horario  de  atención  más  de  la  mitad  de  usuarios  se  sienten  satisfechos  (57%).  Germany).5  32.  El  nivel  de satisfacción  más  bajo  obtenido  es  27%  en  el  aspecto  de  personal  capacitado.0  BAJA  Muy Satisfecho  Satis fecho  RANKING  DE IMPORTANCIA  Base: Total de usuarios entrevistados  Fuente:  Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International.4  28.5  42.7  39.2%  y  28.  asimismo.  Oficina  Regional  de  Inwent.4  22.0  29.  Evaluación  del  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad Distrital de Jayanca – Lambayeque.5  MEDIA  57.5%  respectivamente.0  27.  Se observa un bajo nivel de satisfacción (29.7%) en cuanto a agilidad y rapidez  en atención.  puesto  que  siempre  encuentran  las  puertas  abiertas  de  la  Municipalidad. aspecto que consideran de alta importancia.  Alcaldes  y  Regidores  están  a  disposición del  público  en horarios de la tarde y en algunas ocasiones en las noches.2  28.  Obsérvese  la  relación  entre  los  dos  gráficos  anteriores.  mientras  que  en  el  primero  se  muestra  la clasificación de  aspectos  por orden  de importancia que  considera  el  usuario  que  debe  priorizar  la  Municipalidad  brindar  una  mejor  atención. Enero 2008.%  0  Agilidad /rapidez en atenc ión  Cor dialidad / am abilidad  Soluc ión adec uada de c onsultas  Conoc im iento de s ervic ios  Conocimiento de trámite  Hor arios  de atenc ión  Pers onal c apacitado  20  40  60  80  100  ALTA  5  10  4  6  5  15  6  24. 9  39. Enero 2008.5  0  20  46.2  45.2  39.7  % 65.5  43.  GRÁFICO 4: Nivel de Satisfacción respecto a la realización de trámites por  parte usuario de la Municipalidad Distrital de Jayanca.  Evaluación  del  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad Distrital de Jayanca – Lambayeque.0%  69.0  %  60  80  100  Satisfecho  Base: Total de usuarios entrevistados  Fuente:  Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International.1  %  66. mantiene siempre limpios los ambientes y existe cierta comodidad al  ser atendido.  Cuando  al  usuario  se  le  pregunta  que  tan  satisfechos  se  encuentran  con  aspectos como equipos.  limpieza  de los ambientes y  otros  el nivel  supera  el  60%.4  %  63.GRÁFICO 3: Nivel de Satisfacción respecto al servicio brindado al usuario de la  Municipalidad Distrital de Jayanca.  Germany).  Equipos  y tecnología  Cantidad de pues tos  d e atención  Facilidad  par a s aber  h acia d onde d ir igir s e  Com odidad d entr o d e las  o ficinas  M antenim iento y lim pieza inter nos  M antenim iento y lim pieza exter nos  40.7  43. pero esta satisfacción se desdibuja cuando se trata de la opinión  sobre  aspectos  relacionados  con  el  trámite.  como  veremos  en  el  gráfico  siguiente. .9  21.  dado que la  municipalidad  distrital  tiene  un parque  informático  renovado.  Oficina  Regional  de  Inwent.0  22. tecnología.7  44.7%  84.4  25.5  40  %  Muy Satisfecho  87.2  23.  lo que deviene en una disminución de la burocracia.6  13.3. motivo de nuestra investigación. así  como el costo de los trámites) no supera el 31%.2  7.Facilidad par a o bte ner  inf or m ación?  7.6  0  20  60  80  100  Base: Total de usuarios entrevistados  Fuente:  Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International.4  4. un nivel bajo muy preocupante  de  satisfacción  del  usuario.9%  26.  2.  La implementación de un sistema de gestión documentario en la Municipalidad  Distrital de Jayanca se justifica en las siguientes razones: .9  23.  duración  de  trámites. Enero 2008.  Oficina  Regional  de  Inwent.  Esto  indica  la  necesidad  urgente  de  mejora  en  estos aspectos.3  19.  Evaluación  del  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad Distrital de Jayanca – Lambayeque.4  6.  Germany). requisitos solicitados.2.8  30.9%  30.  Justificación e importancia del Problema  Esta  investigación  es  importante  porque  permitirá  construir  una  herramienta  que contribuya a una gestión efectiva de la documentación externa e interna de  la institución.8  17. claridad de la información y de los formatos.7  19. mejorando la  atención y servicio al ciudadano.7%  24. el  nivel  de satisfacción en  aspectos  relacionados  con  la  realización  del  trámite  (facilidad  para  obtener  información.2 6.  Formulación del Problema  ¿Cómo  mejorar  el  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad  Distrital de Jayanca?  2.7%  22.2%  40  %  Muy Satisfecho  Satisfecho  Dur ación de tr ám it es ?  Cant idad de docu m ent ació n s olicit ada?  Clar idad de la inf or m ación ?  Clar idad d e for m at os /s olicit ud de tr ám ite ?  Cos t o de tr ám it es ?  8.5  24.0%  24.  Como  se  dijo  anteriormente.   y  por  tanto eliminar su pérdida.  La Resolución Ministerial Nº 181­2003­PCM que crea la Comisión Multisectorial  para el Desarrollo de la Sociedad de la Información – CODESI.  metas  relacionadas  con  el  uso  de  Internet  y  el  uso  de  1  Resoluc ión Ministerial Nº 181­2003­PCM que crea la Comisión Multisectorial para el Desarrollo de la  Sociedad de la Información – CODESI – Perú. incrementará la  eficiencia en la prestación de los servicios públicos estatales. firma.  dirección  y  promoción  de  un  Plan para crear las bases que permitan la implementación de la Sociedad de la  Información generará mejoras en el comercio y en la industria. registro y archivo de documentos provocan  costes  de  personal  y  tiempo.  ­  Razones normativas: Es necesario documentar las actuaciones de las áreas  involucradas  o  responsables  de  la  atención. el  trabajo manual de reparto. así como en el desarrollo de  sus  actividades.  Además.  A esto se suma. en uno de sus  considerandos  señala:  “el  adecuado  desarrollo. hay que considerar que la legislación peruana reconoce la importancia  de las Tecnologías de Información y Comunicación como  motor del desarrollo.  Además  de  cumplir  con  la  normatividad vigente del Sistema Nacional de Archivo.  permitirá  acceder  inmediatamente  a  la  información  por  un  conjunto  de  personas  a  la  vez  desde  cualquier  área  y  disponer de mayores posibilidades para el análisis e información en general.  A  esto  se  agrega  las  pérdidas  de  tiempo  de  espera  del  ciudadano.  lo  que  incidirá  directamente  en  una  mejora  en  la  competitividad  del  Estado  en  un  entorno  1  económico caracterizado por el fenómeno de la globalización”  El  Decreto  Supremo  Nº  066­2001­PCM  que  aprueba  los  “Lineamientos  de  Políticas Generales  para  promover  la  masificación  del  acceso  a  Internet  en  el  Perú”  en su  Política  General  Nº  7  señala:  “Las  entidades  de la  administración  pública deberán incluir en sus planes sectoriales.­  Razones económicas: la no disponibilidad o localización de documentos.  El  sistema  de  gestión  documentaria.  la  reducción de la circulación física  de  documentos. . mejorará la  generación  de  productividad  y  de  beneficios  empresariales.  ­  Razones  informativas: Las buenas decisiones  requieren  buena  información  y  oportunamente.  Definitivamente.  y  esto  se  logrará  tratando  de  evitar  duplicar  tareas.  con  el  sistema  de  gestión  documentaria  se  logrará  aumento  de  la  efectividad  y  eficiencia  administrativa. 2.  Objetivo general  Implementar  un  sistema  informático  de  gestión  documentaria  para  mejorar  el  servicio  de  atención  a  los  usuarios  en  la  municipalidad  distrital  de  jayanca.  Objetivos  2.  ante  la  presencia  de  la  ley  de  procedimiento  administrativo  2  general  N°  27444  .4.01 .  •  Diagnosticar la situación respecto al sistema de gestión documentaria  en la Municipalidad Distrital de Jayanca  •  Analizar    los  procesos  que  involucran  la  gestión  documentaria  en  la  Municipalidad  distrital de Jayanca.04. Diario El Peruano: 11.herramientas  informáticas.  2.  es  necesario  resolver las solicitudes con la máxima dinámica posible.  que  contiene  importantes  disposiciones  de  simplificación  administrativa que las personas naturales y jurídicas deben tener en cuenta al  realizar  trámites  en  las  instituciones  y  dependencias  públicas.  •  Desarrollar los procesos de gestión documentaria.  Objetivos Específicos  •  Recopilar información general sobre la institución.  •  Diseñar los procesos de la gestión documentaria.4.  2  Ley de Procedimiento Administrativo General N° 27444.  a  fin  de  agilizar    la  prestación  de  servicios  gubernamentales  y  propender  a  la  prestación  de  servicios  en  línea  (gobierno  electrónico)  a  través  de  paginas  web  y  servicios  de  consulta  interactivos”.4.1.  2.  •  Realizar entrevistas a los trabajadores de la municipalidad distrital de  Jayanca  y  usuarios  externos  con  la  finalidad  de  conocer  la  realidad  problemática.  Por  otro  lado.  Los usuarios pueden  exigir el cumplimiento de los plazos.   aspecto  que  no  está  contemplado  en  la  presente  investigación.  resoluciones  de  alcaldía.  de  acuerdo  a  la  normativa  vigente.  ordenanzas  municipales.  etc.  resoluciones  de  concejo.  La  principal  limitante  es  la  inexistencia  de  la  aplicación  de  la  normativa  en  materia  de  archivo  que  posee  esta  institución.6.  2.  Es necesario realizar el  rediseño  de  procesos.  Además  sólo  se  considera  consultas  a  través  de  un  tramitador  automatizado.5.•  Plantear las medidas de Seguridad para el sistema  •  Analizar  el  beneficio/costo  de  la  implementación  del  sistema  de  gestión documentaria para la municipalidad distrital de Jayanca.  convenios  de  cooperación  técnica.  puesto  que  la  investigadora tuvo que realizar sóla todas las actividades involucradas.  Para el caso de la documentación interna se considera el registro de las series  documentales  (ordenanzas.  2.  más no solicitudes de información en línea.  por  lo  que  principalmente se consideran los procedimientos no TUPA.  No  está  demás  mencionar  el  factor  limitante  tiempo.  así  como  el  no  sinceramiento  del  TUPA  (Texto  Único de  Procedimientos  Administrativos) ni  la  debida  actualización y  publicación  en  el  presente  año.  acuerdos  de  concejo.  actas  de  sesión  de  concejos.  Limitaciones de la investigación  Esta investigación toma en consideración tanto la digitalización de documentos  externos  como  la  gestión  de  los  mismos  para  los  procedimientos  con  alta  demanda  ciudadana  y  que  impactan  directamente  en  el  cumplimiento  de  la  misión de la Municipalidad Distrital de Jayanca. .)  con  la  finalidad  de  proteger  dicha información y para que sirvan como elementos de consulta.  decretos  municipales.  Hipótesis  Mediante  la  implementación  de  un  Sistema  Informático  de  Gestión  Documentaria  se  mejorará  el  servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad Distrital de Jayanca.   4 los usuarios  ü  Promedio  mensual  de  año /12  reclamos (Ẍ4).  Indicadores  CUADRO 1: INDICADORES Y FÓRMULAS PARA SU CÁLCULO  VARIA­  B LE  INDICADO  RES  SUBINDICADORES  ü  Porcentaje  de  documentos  atendidos  en  el  plazo  establecido (dat).  %  us  =  #  de  usuarios  satisfechos  ü  Porcentaje  de  usuarios  con  la  atención  /  #  de  usuarios  Incremento  satisfechos  con  la  atención  atendidos.  3  FÓRMULA  dat= # documentos atendidos en el  plazo  establecido/Total  de  documentos recibidos en un mes.1.  Ẍ    =  ∑  tiempo  en  el  proceso  de  1 orientación  y  registro/  #  doc.  Variables  2.  Ẍ2  =  ∑  tiempo  en  el  proceso  de  derivación/ # doc.2.  facción de  Ẍ    =  ∑  reclamos  efectuados  en  un  los usuarios. consultados.7.  Observación  registrados.  ü  Tiempo  promedio  en  el  proceso  de  consulta  de  documentos (Ẍ  ).7.7.  2.2.  Fuente: Elaboración propia .  Variable independiente  Sistema Informático de Gestión Documentaria.  Variable dependiente  Servicio  de  atención  a  los  usuarios  de  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  2.  ü  Tiempo  promedio  en  el  proceso  de  derivación  de  documentos (Ẍ2).3.  TÉCNICA  Servicio  de  atención  al  usuario  Reducción  del tiempo  de gestión  documen­  taria  Ẍ3  =  ∑  tiempo  en  el  proceso  de  consulta/ # doc.  ü  Tiempo  promedio  en  el  proceso  de  orientación  y  registro  de  documentos  (Ẍ1).7. derivados.  Encuesta  a  su  documento  ingresado  de satis­  aplicada  a  (% us). 3%  Fuente: Elaboración propia  3  Información tomada de la Evaluación del servicio de atención a los usuarios de la Municipalidad Distrital de Jayanca –  Lambayeque. .  fotocopiado  del  documento  para  entregar.  ACTUAL  PROPUESTO  MEJORA  30.  proceso de consulta de  documentos (Ẍ3).  Contrastación de hipótesis  CUADRO 2: MEJORA DEL TIEMPO DE GESTIÓN DOCUMENTARIA  SUBINDICADOR  ACTUAL  PROPUESTO  MEJORA  Porcentaje  de  docu­  54.9%  95.0%  + 64.63%  mentos atendidos en el  plazo  establecido  por  ley (dat).  proceso  de  orientación/registro  de  documentos ( Ẍ1 ).  ­44 min. Oficina Regional de Inwent – Internationale Weiterbildung und Entwicklung gGmbH (Capacity Building  International.8.55%  98. Germany). registro del documento por parte de la  persona que decepciona y firma en el libro de trámite documentario.2. entrega del documento a la persona indicada.  (1)  Incluye  el  tiempo  de  desplazamiento  de  la  tramitadora.  ­29 min.  Tiempo promedio en el  45 minutos  1 min.18%  43.  proceso  de  derivación  de documentos (Ẍ2).  ­3 min.(mensual)  Tiempo promedio en el  6 min.10%  12  2  ­83.  3 min.  Tiempo promedio en el  30 minutos (1)  1 min.  Promedio  mensual  de  reclamos (Ẍ4).  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 3: MEJORA DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS  SUBINDICADOR  Porcentaje de usuarios  satisfechos  con  la  atención  a  su  documento  ingresado  3  (% us). Enero 2008. .   Perú;  2002):  En  la  investigación  “Gestión de Documentos: El Caso Consorcio SMS”.  mejora  sensiblemente  el  control  y  organización  de  los  documentos.  sino que puede ser utilizado en cualquier ámbito empresarial que maneje  documentos  y  que  sus  áreas  de  negocio  dependan  en  gran  parte  del  manejo de estos. presenta un modelo de implantación de un Sistema  de  gestión  documental  aplicable  no  solo  a  entidades  o  áreas  jurídicas.  Felipe  y  Forero  Guzmán.1.  Colombia;  2005):  En  la  investigación  “Diseño  de  un  modelo  para  la  implantación  de  un  sistema  de  gestión  documental  en  áreas  u  organizaciones  jurídicas”.  Felipe  (Bogotá.  presenta  un  sistema  basado  en  el  registro  de  seguimiento.A.  reportes  y  estadísticas  de  documentación.)  para  cumplir  eficiente  y  eficazmente  sus  funciones  y  objetivos  como  inspector de las obras y estudios comprendidos en los subprogramas B y  C  del  programa  de  saneamiento  básico  del  Perú..1.CAPITULO III: MARCO TEÓRICO  3.  ü  Contreras  Henao. describe y analiza el  programa  de  gestión  documental  implantado  por  el  consorcio  SMS  (Sondotécnica  S. Investigaciones a Nivel Académico  ü  Landa  Molina.A. Asimismo.  y  Serconsult  S.  que  el  diseño  y  aplicación  de  un  programa  de  gestión  documental  en  las  empresas.  Antecedentes de estudio y de investigación  3.  que  también  es  parte  de  la  gestión .  consultas.1.  y  contribuye  al  logro  de  los  objetivos  empresariales.  da  una  idea  general  de  las  variables  que  conforman  un  sistema  de  gestión  documental  y  las  implicancias  que  existen  al  adquirir  o  al  tratar  de  desarrollar  uno  para  una  determinada  empresa.  Perú;  2005):  En  su  tesis “Desarrollo de un Sistema de Control documentario para el apoyo a  la  gestión  de  la  Municipalidad  Provincial  de  Ferreñafe”.  No  involucra  la  digitalización  y  preservación  de  los  documentos.  Luz  Mercedes  (Lima.  Juan  Carlos  (Lambayeque.  Concluye  la  investigadora.  ü  Orozco  Sigüeñas.  Multiservice  Engenharia  Ltda. documentaria  y  que  implica  toda  una  reingeniería  en  el  sistema  de  archivo de la municipalidad.  Concluye el autor de la tesis, que este sistema mejora sensiblemente el  control  y  organización  de  los  documentos  y  contribuye  al  logro  de  los  objetivos  y  misión  de  la  organización  “promover  servicios  públicos  de  calidad,  impulsar  el  desarrollo  económico  provincial,  lograr  la  participación y concertación de los vecinos y de la sociedad civil”.  ü  Ancajima Miñán, Víctor Angel (Piura, Perú; 2005): En la investigación  “Análisis, Diseño y Prototipos del Sistema Trámite Documentario para la  Universidad  Los  Ángeles  de  Chimbote”,  resultado  de  un  análisis  de  la  situación  del  proceso  documentario  en  la  Sede  Piura  de  la  ULADECH,  incluye  análisis,  diseño  y  algunos  prototipos  a  fin  de  sustentar  y  demostrar  técnicamente  la  viabilidad  de  la  implantación  de  un  Sistema  de Trámite Documentario en la Sede de Piura, de la ULADECH.  ü  Arenas  Llontop,  Cornetero  Muro  (Lambayeque,  Perú;  2005):  En  su  investigación  “Sistema  de  Gestión  Documental  para  la  Dirección  de  Estudios y Desarrollo  Agrícola del PEOT” presenta un sistema orientado  a controlar toda la documentación que se genera durante la elaboración  de  los  proyectos de  inversión,  así como rescatar aquellos  almacenados  físicamente  en  el  Archivo  Técnico  del  PEOT.    Para  esto  se  planteó  escanear e indexar; capturando documentos y trasformándolos a formato  digital.  ü  Diaz  Castillo,  Mario  y  Suclupe  Alamas  Danny  (Lambayeque,  Perú;  2005):  En  su  investigación  “Sistema  de  Información  y  el  Plan  de  Tecnología  de  clasificación  y  búsqueda  de  expedientes  del  Archivo  Regional  de  Lambayeque”  busca  mejorar  el  desempeño  del  usuario  interno en el manejo y ubicación de expedientes, para lo cual establece  el diseño de una base de datos, un módulo de registro y actualización de  información.  Comprende el registro de tomos de archivos de acuerdo a  su lugar de ubicación, registro de escrituras de acuerdo a  un sustento y  el módulo de consultas y reportes que permite realizar las búsquedas de documentos  a  través  de  parámetros,  emitiendo  reportes  y  gráficos  estadísticos sobre las consultas realizadas.  3.1.2. Investigaciones a Nivel institucional  ü  Ministerio  de  Agricultura,  Servicio  Nacional  de  Sanidad  Agraria,  Dirección  de  Informática  (Perú,  2005):  Elaboraron  el  Sistema  de  tramite  documentario  –  SISDOC,  el  cual  surgió  como  respuesta  a  la  problemática  presentada  en  la  ubicación  de  documentos  y  las  respectivas rutas seguidas por estos hasta su atención.  Este  sistema  permite  realizar  un  registro  de  las  actividades  (derivaciones)  que  se  originan  en  las  diferentes  áreas  del  SENASA  cuando se recibe un requerimiento formulado por una entidad externa o  por otra área dentro de la institución, simplificándose de esta manera la  ubicación de documentos. Además permite el registro de derivaciones a  diferentes  niveles  Jefatura,  Dirección  General,  Dirección  de  Línea  y  Profesionales.  Asimismo, permite realizar un seguimiento eficaz de las actividades que  se  originan  en  las  diferentes  áreas  del  SENASA  cuando  se  recibe  un  requerimiento formulado por una entidad externa o por otra área dentro  de  la  institución,  de  manera  que  todos  los  requerimientos  sean  respondidos  en  el  menor  tiempo  posible  y  dentro  de  los  plazos  establecidos  y  a  su  vez  se  simplifique  la  ubicación  de  los  documentos  atendidos.  Fue  diseñado  para  realizar  principalmente  los  siguientes  procesos:  Registro de un documento, recepción de un documento, derivación de un  documento  y  atención  y  archivo  de  un  documento.  Su  concepción  del  sistema se basa en tres casos: · · · Recepción de documentos externos Flujo de documentos internos Salida de documentos ü  Consejo  Nacional  de  Descentralización  (CND)  (Perú,  2004):  Se  implementó  el  Sistema  Integrado  de  Gestión  documentaria  OFIMATIC,  cuyos  objetivos  fueron:    Permitir  el  acceso  al  trámite  de  documentos  desde  Internet,  reducir  los  tiempos  requeridos  para  la  circulación  de  documentos  mediante  el  registro  y  distribución  electrónica  de  estos  mediante  escaneo,  conocer  las  acciones  tomadas  por  cada  usuario  en  relación al proceso de cada documento, reducir el volumen de papel que  circula  en  la  entidad,  además  de  integrar una  agenda  por  cada  oficina.  Este sistema ha sido desarrollado en Visual Foxpro con SQL Server, por  lo que era necesario su instalación sólo en servidores Web bajo entorno  Windows.    El  objetivo  que  no  se  cumplió  en  su  totalidad  fue  el  de  la  distribución electrónica de los documentos, debido al trabajo que implica  escanear documentos y convertirlos en formato digital.  La intención del  CND fue la distribución y aplicación de este software a nivel nacional en  todos los Gobiernos regionales, no obstante no llegó a concretarse este  proyecto  por  el  requerimiento  costoso  de  hardware  y  software  que  implicaba su instalación y otras razones administrativas.  ü  Dirección  Regional  de  Trabajo  (Lambayeque,  Perú;  2003):  Implementaron  el  SISCADOC  (Sistema  de  Control  Automatizado  de  documentos), que fue desarrollado a fines del año 2003 y se encuentra  en operación desde el año 2004.  Está desarrollado en lenguaje FoxPro  2.6.  Entre  sus  características  podemos  destacar  lo  siguiente:  Administración  de  usuarios  con  niveles  de  acceso,  Registro  y  seguimiento  de  documentos  externos,  Varios  tipos  de  reportes  y  consultas.    No  obstante,  la  tecnología  usada  para  el  desarrollo  del  sistema es obsoleta no brindando la seguridad e integridad respectiva de  los datos.  En  este sistema  no existe  opción para registrar  y controlar  la  documentación  interna  tampoco  un  buen  control  de  los  documentos  ya  procesados  o  archivados,  el  seguimiento  de  los  documentos  solo  se  lleva  al  nivel  de  oficina  o  área  y  no  por  trabajador,  no  es  posible  consultar los datos vía Internet.  3.1.3. Sistema de información Effy  OZ,  en  su  libro  Administración  de  Sistemas  de  información,  define  este  tèrmino  como  “ Todos  los  elementos  que  funcionan  en  conjunto  para  procesar  datos  y  producir  información.  Casi  todos  los  sistemas  de  información  para  los  negocios  se  componen  de  muchos  subsistemas  con  sus  respectivos  subobjetivos,  y  todos  contribuyen a lograr el objetivo principal de la organización ” 4 .    Por otro lado, manifiesta que un sistema realiza una tarea limitada cuyo  resultado  debe  combinarse  con  el  producto  de  otros  sistemas  para  alcanzar  un  objetivo  final.  A  este  tipo  de  sistema  se  le  llama  subsistemas, y varios de ellos pueden dar lugar a un sistema.  Las características de un sistema de información son los siguientes: · · Contener información interna y externa a la organización. Consistencia  e  Integración.  Asegurar  una  única  fuente  de  información de gestión para todas las áreas de la empresa. · Facilitar  la  comprensión  de  la  información  mediante  una  ordenación adecuada de las ideas. · Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada  escalón obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta  dirección  de  la  organización  viva  con  una  información  creada  y  manipulada para ella misma. · · Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera. Facilitar  a  los  directivos  una  gestión  más  ágil,  mediante  indicadores  clave  adecuados  a  los  objetivos  y  estructura  de  la  organización. · Rápido acceso a la información actual e histórica.  Un  Sistema  de  Información  es  un  conjunto  de  elementos  que  interactúan  entre sí con  el  fin  de apoyar  las actividades de una  empresa  o  negocio.  En  un  sentido  amplio,  un  sistema  de  información  no  necesariamente  incluye  equipo  electrónico  (hardware).  Sin  embargo  en  la  práctica  se  utiliza  como  sinónimo  de  "sistema  de  información  computarizado"  Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:  4  Effy Oz, Administración de Sistemas de información, Thompson Editores, segunda edición, México,  2001   Fahsbender C. Estas incluyen las operaciones diarias de las empresas. 2007 .  D. Perú.  Primera edición.  cintas  magnéticas.  que  un  tomador  de  decisiones  genere  una  proyección  financiera  a partir  de  los  datos que contiene  un  estado  de  resultados  o  un  balance general en un año base.  Existe  un  elevado  número  de  sistemas. · Procesamiento  de  la  información:  esta  característica  de  los  sistemas  permite la  transformación  de los datos  fuente en información que  puede  ser  utilizada  para  la  toma  de  decisiones. Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos.  la  comunicación  de  los  datos  e  informes.  haciendo  notar  que  se  suele  confundir  sistema  con software  y  que  un sistema  puede ser  manual  o usar software. Desde Adentro: La organización del gobierno local.  Las  unidades  típicas  de  salida  son  las  impresoras.  por  medio  de  estaciones  de trabajo.  El  énfasis en sistemas significa que los variados componentes buscan un  objetivo  común  un  objetivo  común  para  apoyar  las  actividades  de  la  organización. escáner.  la  administración  de  las  5  actividades y la toma de decisiones ”  . Edición Universidad de Piura.  datos  y  procedimientos  que  funcionan  en  conjunto. diskettes.  casi  5  6  Spencer. teclado.  Fahsbender  manifiesta  que  el  conjunto  de  procesos  vinculantes  configuran  “sistemas”.  diskettes. · Salida  de  información:  es  la  capacidad  de  un  SI  para  sacar  la  información  procesada  o  bien  datos  de  entrada  al  exterior.  éste  último  es  un  elemento  que  correctamente  diseñado  e  implementado  puede ayudara a manejar el sistema. la voz. Primera edición.  “un  sistema  e  información  es  un  conjunto  de  personas. código de barras.· Entrada de  información:  proceso en  el cual el sistema  toma  los  datos  que  requiere  para  procesar  la  información. Juan Carlos.  Para  Spencer. ya que a través de esta propiedad  el  sistema  puede  recordar  la  información  guardad  en  la  sesión  o  proceso  anterior. D; Monzon. etc. J. etc. 1994..  graficadores. · Almacenamiento de información: es una de las actividades más  importantes que tiene una computadora.  y  aunque  se  puede  pensar  que  corresponde  a  las  unidades  orgánicas  o  un  grupo  de  funciones.  6  Por  otro  lado. Lima – Perú.  lo  que  hace  posible.  entre  otras  cosas.   Multas administrativas.  presupuesto y control  Sistema administrativo  Otros sistemas  .  Control de repuestos y reparaciones de vehículos.  Incidentes y mapa de conflictos sociales.  Control de material decomisado.  Sistema de desarrollo  económico local.  Proyectos de inversión pública y privada.  Turnos del personal.  Administración de proyectos informáticos. Estadística de intervenciones.  En  el  marco  de  definición  de  Effy  Oz.  Control de stock de libros.  Vaso de leche. Control de almacenes.  Control  de  obras  en  ejecución  por  administración  directa.  Expedientes derivados a comisión municipal.  Licencias de funcionamiento. Presupuesto.  Mapa de zonificación de la ciudad.  Sistema de servicios culturales.  Control de actualización de procesos.  Demandas y juicios en curso.  Fahsbender  clasifica  los  sistemas  de  información  de  un  gobierno  local  de  acuerdo  al  cuadro  siguiente:  CUADRO 4: SISTEMAS Y SUBSISTEMAS DE UN GOBIERNO LOCAL  SISTEMA  SUBSISTEMA  Audiencias de presupuesto participativo.  Información socioeconómica del entorno. telecomunicaciones).  Proyectos de mejora continúa.  Reporte de hechos.  Planificación.  Mantenimiento de señalización vial. Interacción con el ciudadano y  portal electrónico. Impuestos municipales.  Sistema de servicios de  medioambiente y otros. Comedores y Juntas vecinales.  que  a  su  vez  están  compuestos  por  innumerables procesos.  Sistema de servicios  comerciales.  Control de proyectos en estudio.  Control de obras en ejecución por contrata.  deportivos y recreativos.  Proyectos en proceso y en SNIP.  Control de normatividad municipal. software.  Autorizaciones para eventos públicos no deportivos.  Control del camal municipal.  Programas de participación ciudadana.  Control de uso de locales municipales y plazas públicas.  Control de combustible.  Administración del mercado.  Agenda del alcalde.  Licencia de obras y vinculadas.  Control del plan operativo institucional.  Solicitud de audiencia con el alcalde. infraestructura y  transporte.  Control de rutas y combustible de recolectores.  Administrativo. Control presupuestal.  Padrón de comerciantes.  Registro civil.  Tesorería y contabilidad.  Sistema de apoyo social.  Estadísticas de negocios.  Eventos culturales.  Control de herramientas de limpieza y ornato.  Plan Director y catastro.  Sistema de planificación.  Liquidación de obras.  Administración  y  control  del  parque  tecnológico  (hardware. Personal y escalafón.  Sistema de ordenamiento  territorial.  Sistema de servicios de  seguridad y control.  Audiencias de rendición de cuentas.  Autorizaciones de rutas de transporte.  Gestión de expedientes TUPA y No TUPA.  Control de actualización de manuales.  Los  sistemas  pueden  estar  compuestos  por  subsistemas.  Trabajo on­line de la información al portal electrónico.todos  los  sistemas  son  transversales.   tengan  acceso  única  y  exclusivamente  quienes  tengan  la  autorización  para  hacerlo.  7  Oficina Nacional del Gobierno Electrónico e Informática.1.  Por  otro  lado.  este  enfoque  parecía  funcionar  cuando  las  operaciones  de  cómputo  de  una  entidad  estaban  centralizadas.  Sesiones y actas de consejo.  pueda  tener  mayor  relevancia  y. Edición  Universidad de Piura. agrupándolos convenientemente. Desde Adentro: La organización del gobierno local.  documentos. Juan Carlos. Optimización de procesos.  Integral para actualización del portal electrónico.Seguridad en los Sistemas de Información  Para  la  Oficina  Nacional  del  Gobierno  Electrónico  e  Informática  ONGEI  –  Perú.  programas  y  dispositivos  físicos)  encaminados  a  lograr  que  los  recursos  de  cómputo  disponibles  en  un  ambiente  dado.4.  “…definir  la  seguridad  de  la  información  lo  considera  complejo.  el  punto  de  vista  tradicional  sobre  seguridad  otorga  mayor atención a los aspectos de seguridad clásicos.  El  enfoque  propuesto. Perú.  Administración de directivas.  el  cual  abarca  metódicamente todas estas áreas se denomina Seguridad Total.  Noticias en el portal electrónico. El escrutinio cuidadoso  de estas áreas revelará que ninguna de ellas es.  Pero  puede  darse  el  caso  que  en  una  instalación  específica.  Sin  embargo  da  una  aproximación  a  la  definición  como  el  conjunto  de  recursos  (metodologías. como son: el acceso  físico. hoy en día esta situación ha cambiado.Control de archivo central. TUPA .  Tomando  en  cuenta  los  párrafos  anteriores. si se comporta como los usuarios esperan que lo haga”  7 .  requerir  mayor  atención.  consecuentemente. de importancia  exclusiva.  Ahora  bien. Lima ­ Perú .  Intranet de funcionarios.  Intranet de gestión interna de expedientes  Procesos..  debido  a  la  gran  cantidad  de  factores  que  intervienen. por sí sola.  se  requiere  un  enfoque  amplio  que  abarque  cierto  número  de  aspectos  relacionados  entre  sí  de  manera metódica.  Fuente: Fahsbender C. Primera edición. Sin embargo si se incurre en el error de excluir una de estas áreas  se  dejaran  vacíos  o  poros  en  las  estructuras  referentes  a  administración  y  control  de  la  seguridad. 2007  3.  y  la  seguridad  de  los  datos.  Existe  una  medida  cualitativa  para  la  seguridad  que  dice:  “ Un  sistema  es  seguro. ONGEI. .    Como  un  proceso  estratégico.Esto  indica  que  en  toda  organización  debe  existir  un  sistema  de  Seguridad de Información y un personal responsable que este a cargo de la  dirección para la aplicación adecuada. Plan 1991) Universidad Jaume I.  sus  clientes. Uniendo estos dos conceptos  –  seguridad como  “Protección”  y seguridad como  “Habilitador  de  Accesos”  –  se  define  de  manera  integral  un  nuevo  enfoque  de  Seguridad  de  la  Información en las organizaciones.  La  Seguridad  de  la  Información  es  otro  proceso  estratégico  del  negocio  ya  que  al  lograr  el  equilibrio  adecuado  entre  la  protección  y  la  habilitación  de  acceso  a  los  activos  de  información  en  línea  con  los  objetivos  de  negocio. tecnología). metódica.  al  identificar  con  qué  recursos  (organización.  En  este  sentido.  Auditoría Informática (I.  tecnología).  Para  Coltell. organizada y controlada de  las políticas y procedimientos de seguridad física y lógica de la organización  como  así también de  los  recursos  involucrados para  la consecución  de  los  objetivos de la compañía.  O.  “la  Seguridad  de  la  Información  puede  ser  vista  desde  su rol  estratégico  en los  procesos  de  negocio.  la  Seguridad  de  la  Información  pudiera  estar  enfocada en  proteger  los  activos  de información  de  una  organización  contra  pérdidas  o  uso  indebido.  metodologías. La Seguridad de la Información puede ser  vista  desde  su  rol  estratégico  en  los  procesos  de  negocio.  O.  Desarrollo  general  de  una  auditoría.T. 2003.  al  identificar  con  qué recursos (organización.  técnicas  y  tecnologías.  la  Seguridad  de  la  Información  es  un  aspecto sumamente importante en la relación que se establece entre el  negocio.  La  noción de Seguridad de la Información como un habilitador de negocios  es  hoy  día  un  concepto  esencial  para  las  organizaciones  de  cualquier  sector industrial” 8 . procesos.  se debe contar para  alcanzar  la  efectividad  entre  las  actividades  de  resguardo  o  protección  de  los  activos  de  información  y  la  habilitación  del  acceso  apropiado  a  los  mismos.  socios.  procesos.  se  debe  contar  para  alcanzar la efectividad entre las actividades de resguardo o protección de los  8  Coltell.  procesos.G.I.  o  focalizada  a  brindar  acceso  a  los  activos  de  información apoyando los objetivos de negocio.  proveedores  y  empleados.  se  estarán  optimizando  substancialmente  las  operaciones.     3.uv. junto con la persona que lo maneja y  los  periféricos  que  los  envuelven.  la  Seguridad  de  la  Información  es  un  aspecto  sumamente  importante  en  la  relación  que  se  establece  entre  el  negocio.  Para  Microsoft.Sistema informático  Según  la  Norma  Técnica  Peruana  NTP­ISO/IEC  12207. proveedores y empleados.com>  10  Norma Técnica Peruana NTP­ISO/IEC 12207.  “ el  diseño  de  una  aplicación  distribuida  es  afectado  por  las  directivas  relativas  a  la seguridad.1.  software.  sistema  informático  es  “el  conjunto  de  elementos  relacionados  compuestos  por  uno  o  más  procesos.  “ Un  sistema  informático  es  un  conjunto  de  elementos  necesarios  (computador.  sus  clientes.  [En línea] Disponible en <  mat.pdf>  11  Universidad de Valparaíso. La computadora personal o PC.    Los  diseñadores  de  sistemas  informáticos  no  necesariamente  esperan que sus sistemas se puedan interconectar con otros sistemas. Chile.activos de información y la habilitación del acceso apropiado a los mismos. Tecnología de la información.  Tecnología  de la información. así como la forma en que los distintos  componentes  de  una  aplicación  se  comunican  entre  sí  y  con  los  servicios externos 9 ” .  Perú.  el modo en el que se administra.  hardware. los  técnicamente  eruditos  a  menudo  pueden configurar  sistemas  9  Microsoft Corporation. Patterns & Practices.  que  son  las  reglas  que son las que determinan la forma en que se protege una aplicación.  etc.  socios.gob.  resultan  de  por  sí  un  ejemplo  de  un  sistema informático.  instalaciones  y  personal  que  proporcionan  la  capacidad  de  satisfacer una necesidad u objetivo definido ” 10  Un sistema informático es el conjunto de hardware.ppt >. Por  otro  lado.)  para  la  realización  y  explotación de aplicaciones informáticas” 11 .5. software y de un  soporte  humano. 2006 [En línea] Disponible en <http://www. Procesos del ciclo de vida del software publicada el 28 de  julio  del  2006.  impresoras. Procesos del ciclo de vida del software Lima. En  este  sentido. .bvindecopi. Diciembre de 2002[En línea] Disponible en  <www. Directivas de seguridad.cl/profesores/apuntes/archivos_publicos/6796172328_Informatica.microsoft.pe/normas/isoiec12207.  Un  sistema  informático  típico  emplea  una  computadora  que  usa  dispositivos  programables  para  capturar.  almacenar  y  procesar  datos. 1.  Diversos  especialistas  consideran  que  sin  una  adecuada  gestión  de  la  información  es  imposible  llegar  a  la  gestión  del  conocimiento.  3.  separándola  de  las  demás  aspectos  que  abarca  la  gestión  del  conocimiento. año VIII. 2007] .  recuperar  adecuadamente  la  información  producida.pdf) [Consulta 2 Oct. 226­230.6. Carlota y Amarilla Iglesias. Gestión del conocimiento y gestión de la información [en  línea].  procesamiento.disímiles  para  que  se  puedan  comunicar  entre  sí  usando  un  conjunto  de  reglas  y  restricciones  conocidas  como  protocolos.  Gestión de la información  Las  autoras  Bustelo  y  Amarilla  (2001)  dicen  que  “la  gestión  de  la  información  se  puede  definir  como  el  conjunto  de  actividades  realizadas  con  el  fin  de  controlar.  como  son  los  recursos  humanos y la medición de los activos intangibles.  que  abarca  todos  los  procesos  y  actividades  vinculadas  a  la  generación.  www.infoarea.  la  gestión  se  restringe  al  campo  de  la  información  manejada  por  una  organización.  En  este  caso. nº 34 (marzo 2001); pp.  recibida  o  retenida  por  cualquier  organización  en  el  desarrollo  de  sus  12  actividades ”  .7. entonces podrán ser capaces de interconectarse y  formar parte de un sistema mayor.  y  la  importancia  que  se  le  otorga  es  de  un  máximo  nivel  cuando  las  autoras  Bustelo  y  Amarilla  (2001)  señalan  lo  siguiente:  “Es  por  lo  tanto  el  paso  previo.  Cabe resaltar que en el centro de la gestión de la información se encuentra  la gestión de la documentación. Raquel.  posteriormente.1.  que  cualquier  organización  debería  dar  antes  de  tratar  de  implantar un sistema de gestión del conocimiento ”.  3.  Documento  12  Bustelo Ruesta.  La gestión de la información se constituye en la vertiente más importante de  la  gestión  del  conocimiento.  uso  y  transformación  de  los  datos  como  fuentes  futuras  de  información  y  posterior  conocimiento. En Boletín del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico.  Los  protocolos  tratan  precisamente  de  definir  la  comunicación  dentro  de  y  entre  sistemas  informáticos distintos pero conectados entre sí.  almacenar  y.es/documentos/GC. Si dos sistemas informáticos  usan el mismo protocolo.   que  como  explicaremos  más  adelante  darán lugar  a una tipología  documental  específica. 1999 . Manual de organización de Archivos de gestión en las Oficinas municipales.  Estos grandes  grupos serían:  Figura 1: Tipos de documentos en las oficinas Municipales  13  Fernández Gil.  pero  también  otros  que  no  se  ajustarían  a  la  definición  antes  presentada. Paloma. en cuanto puede ser objeto de utilización por parte del público ajeno  a la gestión del mismo.  Los  documentos  administrativos  reciben  diferentes  nombres  dependiendo  de  la  función  que  desempeñen  en  el  procedimiento  administrativo. Segunda edición.  En  una  municipalidad  podemos  encontrar  documentos  puramente  administrativos. ediciones  Adhara.  Todos  sin  embargo  formarán  el  archivo  de  oficina y su organización será imprescindible.  13  A efectos de esa organización Fernández Gil (1999)  manifiesta que  conviene  hacer  unos  grandes  grupos  de  documentos  que  se  pueden  encontrar  en  todas  las  oficinas  municipales  con  independencia  de  las  actividades  que  se  lleven  a  cabo  en  ellas.Un  documento  administrativo  nace  con  una  función  administrativa  que  le  es  inherente;  con  un  carácter  de  temporalidad  que  viene  condicionado  por  la  necesaria  permanencia  en  la  oficina  de  donde  parte  o  que lo gestiona; y adquiere un valor paralelo como fondo del organismo del  Estado.  segunda edición.  La  variedad  de  cartas  que  reciben  o  envían  las  municipalidades  es  enorme. Fernández Gil. .  En el segundo puede incluirse las certificaciones de acuerdos sobre asuntos  personales. pero hay que considerar que una inmensa mayoría formarán parte  de un expediente. · Documentos  de  Notificación:  Denominamos  documentos  de  notificación  a  los  que  se  envían  a  todas  las  oficinas  municipales  para  comunicar asuntos de interés general; o aquellos documentos dirigidos a un  empleado público o a una oficina determinada para comunicar un asunto de  su  interés. 1999.  En el  primer  caso se  incluyen las  Circulares.  por  lo  tanto  podrían  ser  eliminados luego de un tiempo prudencial. Generalmente  reciben  el  nombre  de  “notas  de  régimen  interior”.Fuente:  Manual  de  Organización  de  Archivos  de  Gestión  en  las  Oficinas  Municipales.  Cuando  existe  una  buena  organización  administrativa  y  los  documentos  están  correctamente  elaborados.  la  autoría  y  la  fecha  de  los  escritos  bien  expresados. · Documentos de Enlace: Como su nombre indica son documentos  que se utilizan para trasladar documentos de un área a otra.  y/o  Comunicados. · Correspondencia:  Podemos  definir  la  correspondencia  como  el  conjunto de cartas que recibe y emite una oficina.  orgánica  y  funcionalmente  por  un  sujeto  productor  en la resolución de un mismo asunto”.  “oficios  de  remisión”  o  “relaciones de envío”. Paloma.  y  ordinariamente  cerrado. El diccionario de la Real  Academia  de  la  Lengua  define  la  palabra  carta  como  “papel  escrito.  Su  función será  dejar constancia  de  que  los  documentos  se  envían  y  se  reciben.  que  una  persona  envía  a  otra  para  comunicarse  con ella”.  Se  archivarán  en  una  carpeta  independiente ordenadas  por oficinas. · Expedientes:  El  Diccionario  de  Terminología  Archivística  define  expediente  como  “unidad  documental  formada  por  un  conjunto  de  documentos  generado.  estas  notas  de  régimen  interior  sólo  sirven  como  acompañamiento  al  documento.  por lo que pueden ser destruidos una vez utilizados. suelen ser documentos originales. · Documentación  informativa  auxiliar:  Está  formada  por  los  diferentes  textos  legales.  salvo  el  meramente  informativo  inmediato.  Según  esta  teoría  los  documentos  pasan  por  tres  etapas  desde  su  creación: · Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan.  Los  documentos  administrativos  estudiados  hasta  ahora  suelen  ser  sustentadores de derechos de los ciudadanos y de la propia administración  al menos durante un período de su vida.  y  reunidos  y  organizados  forman  el  archivo  de  oficina.  Lo  que  no  deja  de  ser  un  convencionalismo  tal  vez  de  necesaria  aplicación  en  grandes .  revistas  especializadas. igual que las personas. · Tercera  Edad:  Los  documentos  tienen  un  valor  histórico  y  su  consulta  se  lleva  a  cabo  por  los  investigadores  preferentemente.  los  de  segunda  edad  de  5  a  30  años  y  los  de  tercera  edad  son  aquellos  que  superan  dicha  fecha.  Estos documentos forman el Archivo Histórico.  pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor legal y/o  fiscal  y  son  consultados  con  mucha  frecuencia  por  la  Administración o los ciudadanos.  así se dice que los documentos  de primera  edad  tienen  de 0  a 5  años.  Boletines  oficiales  y  Catálogos que suelen recibir todas las oficinas. · Segunda Edad:  Los  documentos carecen  de valor  administrativo. Forman el Archivo Intermedio. Su  uso  es  frecuente.  Esta  documentación  tiene  como  característica  común  la  de  su carácter  informativo  efímero  y  su  falta  de valor legal o histórico.· Documentos de apoyo a la gestión: Por documentos de apoyo a la  gestión  entendemos  todos  aquellos  que  recibe  una  oficina  o  elabora  ella  misma  para  facilitar  la  gestión  de  sus  asuntos.  Generalmente  a  cada  una  de  estas  edades  se  le  asigna  un  número  de años.  Los documentos. Así surge en la ciencia archivística la  llamada Teoría de las tres edades. tienen una especie de vida  propia y pasan por diferentes edades.  Los documentos  de  apoyo  son copias de  otros  documentos  o  documentos  repetidos  y  carecen  de  cualquier  valor. 1. .  transformable.organizaciones.  localizable.  pero  que  aplicado  a  ámbitos  más  pequeños  puede  ir  en  detrimento de la conservación de los documentos y del aprovechamiento de  los espacios administrativos.  p.  669)  un  documento  electrónico  tiene  una  serie  de  características  que  lo  diferencian  del  tradicional:  es  fácilmente  rápidamente  manipulable.  enlazable  interna  y  externamente. Fernández Gil. 1999.  intrínsecamente  instantáneamente transportable e infinitamente replicable.8  Documento electrónico  Para  Schamber  (1996. Paloma.  Figura 2: Edad de los documentos según la teoría de los documentos   Fuente:  Manual  de  Organización  de  Archivos  de  Gestión  en  las  Oficinas  Municipales. segunda edición.  3.   que  incluirían  la  forma  o  el  tipo  de  material  cuando  es  visualizado  en  pantalla  o  impreso. 1992). Se  reconoce  que  tal  gestión  “se  extiende  al  ciclo  vital  de  vida  completo  del  documento  desde  su  producción  hasta  su  eliminación  o  envío  al  archivo  para su conservación permanente”  Gestión.  son  en  gran  medida  una  función  del  software  y  están  separados  del  contenido  informativo  o  del  contexto del documento.  debe  representar  cambios  fundamentales  para  los  profesionales  de  los  archivos  y  la  gestión  de  documentos:  nuevas  prácticas  de comunicación  y  nuevas formas  de documentos.1.  Los  atributos  físicos  del  documento  electrónico.  3.9.  De  hecho.  Las  relaciones  lógicas  de  un  documento  dependen  de  los  atributos  físicos  y  de  otra  información  contextual  que  genera  el  software  (Dollar. tiene pocos o ninguno de los atributos físicos  del  documento  tradicional. Las relaciones físicas y lógicas  del  documento  electrónico  pueden ser  separadas  y  conservadas  de  modo recíprocamente independiente. la simplificación y la .  Gestión documentaria  En  su  primigenia  acepción.  la  gestión  de  documentos queda acotada a los documentos con valor primario.  difundida  por  el  National  Archives  and  Records  Administration  (NARA)  de  Estados  Unidos.  como  sucede con el documento tradicional. para nosotros. el  documento  electrónico consta de  una serie de señales  digitales y.  naturalmente.  con  características  poco  definidas;  y  la  transformación  del  entorno  relativamente  estable  de  las  organizaciones  burocráticas  y  su  reemplazo por un tipo de estructura organizativa apenas esbozada en  estos momentos.  con  la  estructura  lógica  y  las  relaciones  físicas  interdependientes.El  documento  electrónico  no  es  una  entidad  física  inerte. es decir a  los documentos corrientes o. por lo tanto.  Todo  esto. es un término común que supone administración de recursos  con vistas a su rentabilidad a partir de la racionalidad. con vigencia administrativa.   de  eficacia.  identificación. la selección y la eliminación.  gestión  documentaria  debe  abarcar  todas  las  funciones  y  actuaciones  (recojo. incluida la Administración.  incluso  algunas  más.  descripción.  supone  una  atención  y  tratamiento  continuados  a  los  documentos  que  no  se  interrumpe.  La  gestión  documental  así  entendida. sin  traumas.  sobre los documentos a lo largo de toda su existencia.  valoración.  ininterrumpida  a  todo lo largo de la vida de éstos. con  fines  de  economía  y  eficacia.  ni  se  diferencia  esencialmente  al  entrar  en  el  estadio  de  la  conservación  permanente.  los  documentos  corrientes  de  hoy  hasta  configurar  los  fondos  históricos del mañana.  eliminación. .eficacia que.  difusión).  éstas  nos  permiten  dinamizar  el  servicio  de  los  documentos  a lo  largo de  todas sus  edades  y  conducir. Puede ser aplicado a cualquier  ámbito y sobre cualquier recurso.  organización. se le exigen.  que  le  son  inherentes.  en  el  marco  de  la  racionalización. uso y destino final de  los documentos.  lo  que defendemos  es  que.  existen  posturas  que  parecen  circunscribir  el  tratamiento  archivístico  a  los  documentos  históricos  cuando  la  documentación  administrativa  requiere  también  de  todas  las  funciones  archivísticas  que  aquellos.  Por  el  contrario.  de  normatividad.  De  alguna  manera. pero no recabando esencialmente dimensión administrativa. Cuando utilizamos el término gestión de  documentos.  conservación.  a  partir  de  la  sucesión  de  actuaciones  archivísticas.  Es  decir  una  gestión  de  documentos  sin  reservas.  con  vistas  al  servicio  de  los  mismos  para  cualquier usuario.  En  este  sentido. empleamos el término gestión recabando para él las notas de  dinamismo. en la actualidad. sino  archivística con la  amplitud que conlleva  el  término “documento” y  su ciclo  vital.  entre  otras.  El  Diccionario  de  Terminología  Archivística  editado  por  el  Consejo  Internacional de Archivos define el término Gestión de Documentos como un  aspecto  de  la  Administración  general  relacionado  con  la  búsqueda  de  la  economía y eficacia en la producción.  de  racionalidad. mantenimiento.  como  pueden  ser.   Disponible  en:  Herramientas  para  la  gestión  de  los  documentos  electrónicos  en  los  nuevos  servicios  de  información  y  documentación  [en  línea]  <  www.  14  garantizando su autenticidad y veracidad ” .  salvaguardando  sus  características  estructurales.org/7es/homecas.  cuando  se  parte  de  la  premisa  de  que  tratamos la gestión de la documentación como un simple conjunto de  herramientas  tecnológicas  que  permiten  trabajar.  indica  que  “.cobdc. Desde el momento mismo de su creación.  Elisa.  recepción.  Otra definición importante es la de Elisa García­Morales que nos dice:  “… es la parte del sistema de información de la empresa desarrollada  con el propósito de almacenar y recuperar documentos. vive (fase de mantenimiento  y uso) y muere (fase de conservación histórica o eliminación”.  se  está  obviando  todo  el  componente  organizativo y funcional del sistema.  contextuales  y.htm>  [Consulta: 2 Dic.  Además.  en  función  de  la  información  contenida  en  él  será  objeto de una atención especial.  corporativo e integral del proceso documental de una organización. que debe estar  diseñada  para  coordinar  y  controlar  todas  aquellas  funciones  y  actividades  específicas  que  afectan  a  la  creación.Dicho  de  manera  más  clara  “es  el  conjunto  de  tareas  y  procedimientos  orientados  a  lograr  una  mayor  eficacia  y  economía  en  la  explotación de los documentos por parte de las Administraciones”. Este es el que permite sentar las  bases para  que  todos esos documentos.  2007] ..  Gestión  Documental  en  Intranet.  La  idea  primordial  de  la  Gestión  de  Documentos  pasa  a  ser  la  teoría  del  CICLO DE VIDA de los documentos.  producir  y  acceder  mejor  a  los  documentos. mediano y  largo plazo” .  El  documento.  Desde  el punto  de vista  de Ricardo  García  y Bonifacio  Martin “en la  actualidad la gestión documental es entedida como un proceso global.  acceso  y  preservación  de  los  documentos. en el sentido que nace (fase de creación). Es  por  ello  más  acertado  hablar  de  Sistemas  de  Gestión  Integrada  de  la  14  García­Morales. que en su versión más radical consiste  “en que la información registrada tiene una vida similar a la de un organismo  vivo.  almacenamiento. sean un  conjunto  coherente  que de respuesta a las necesidades de la empresa a corto.   Por  otro  lado. Sistema de Gestión documentaria  Para  atender  a  los  documentos  en  todo  su  ciclo  de  vida  se  deben  desarrollar  programas  de  gestión  de  documentos  que  podríamos  definir  como una actuación sobre los documentos destinada asegurar la economía  y la eficiencia en su gestión y que permita su identificación.  cabe  mencionar  que  el  diseño  de  un  Sistema  de  Gestión  Documental  implica  además  la  determinación  de  los  tipos  documentales  disponibles  y  la  identificación  y  categorización  de  la  producción documental de la organización.  Los  sistemas  de  gestión  documentaria  son  una  agrupación  de  herramientas  y  metodologías  que  permiten  controlar  y  realizar  una  gestión  sobre el ciclo de vida y operaciones que recaen habitual o esporádicamente  sobre los documentos generados y almacenados en una organización. mantenimiento y utilización y por último  a la eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su  ciclo vital. su conservación  y la utilización de los archivos de forma sistemática.  Duchein  afirma  que  la  gestión  documental  es  “un  sistema  que  pretende  organizar  y  racionalizar  la  gestión  de  los  fondos  desde  el  mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso  a  los  archivos  nacionales.  3.htm> [Consulta 2 Dic. Ricardo; Martín Galán.org/7es/home­  cas.  las  cuales  controlan  la  producción.  interviniendo  tanto  en  el  trabajo  de  las  oficinas  y  en los  servicios  administrativos  en las  distintas etapas  del  tratamiento de fondos” . Bonifacio. Herramientas para la gestión de los documentos  electrónicos en los nuevos servicios de información y documentación [en línea] <www.  la  circulación. 2007] .documentación.    Para  la  UNESCO  la  gestión documentaria  es  la esfera  de la  gestión  administrativa  encaminada  a  conseguir  la  economía  y  la  eficacia  de  las  operaciones con vista a la creación.cobdc.1.10.  Entre  los  objetivos  que  debe  perseguir  la  implantación  de  todo  sistema de gestión de documentos tenemos:  15  García Caballero.  el  almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información” 15 .  Cit. 19.es/documentos/feabid.  cuando. · Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un  recurso colectivo. · Conservar la memoria de la organización y aprovechar el valor de  los  contenidos  en  los  que  queda  plasmada  la  experiencia. · Garantizar  el  mantenimiento  de  los  criterios  de  organización  de  los mismos. Bilbao.  Para  17  Elisa  García­Morales  .pdf> [Consulta: 7­1­2008]  17  García Morales Huidobro. · Establecer una política racional de conservación y destrucción de  documentos  en  función  de  las  necesiades  informativas  de  la  empresa. a través de la determinación de una política clara  en la materia.  16  Bustelo Ruesta. Carlota. Gestión Documental en las empresas: una aproximación práctica  [En  línea] En: VII Jornadas Españolas de Documentación (Fesabid 2000). Elisa.  como  y  donde;  y  cómo  encontrar  en  poco  tiempo  los  documentos adecuados cuando los necesita. Ob. · Salvaguardar  y  preservar  la  evidencia  de  las  actividades.  en  lo  referente  a  la  estandarización de la producción.  archivamiento  y  eliminación  de  los  documentos.21 de octubre del  2000 <wwww. evitando que se duplique y se produzcan copias  innecesarias.  16  Para  Carlota  Bustelo  (2000)  los  sistemas  de  gestión  documental  pretenden que: · Cada  persona  conozca  qué  documento  tiene  que  guardar.infoarea.  conocimientos y transacciones de la empresa.  la  persona  que  asuma  la  responsabilidad  de  administrar  el  Sistema  de  gestión  documental  debe  orientar sus funciones hacia la coordinación y supervisión de las actividades  relacionadas con: · La  producción  de  los  documentos.  lo  que  implica  recuperar  los  documentos  verídicos  y  fiables  entre  las  múltiples  copias y versiones que pueden existir. . · La  conservación.  evitando  empezar  de  cero  sobre  aspectos  con  los  que  ya  hay  experiencia acumulada.· Asegurar  y  facilitar  el  acceso  a  los  documentos. sociedadelainformacion.com/9/las_tecnologias_web. F.  Están  muy  extendidas  por  muchas  razones:  facilitan  el  desarrollo de sistemas.11.  aplicaciones de OCR.1. etc. Javier.  Típicamente  un  Sistema  de  gestión  documentaria  cuenta  con  una  18  arquitectura que incluye los siguientes elementos  : · · Elementos de entrada de documentos. 2005  19  Pérez Capdevila.Tecnología usadas en sistemas informáticos  3.  a la hora de expandir el sistema; su sencillez de uso y que imitan la forma  de  relacionarse  de  las  personas.  es  necesario  entender    que  el  trabajo  ahora  tiene  un  desarrollo  incesante que nos permite atender  todas  las  tareas  involucradas  en  lo  que  podríamos  decir  que  es  gestión  y  diseminación  de  información  desde  la  producción de la información hasta que esa información esté procesada. es decir.11.· La  preservación  de  la  integridad  de  los  documentos  de  valor  para la empresa.  Tecnología Web  19  La  Tecnología  Web  implica  el  diseño  de  aplicaciones  en  torno  a  procesos. La  tecnología  Web  nos  plantea  dos  tareas:  Diseñar  en  torno  a  procesos  y  apoyar  cada  proceso  con  Tecnologías  de  la  Información  para  comunicar  a  las personas.  discos  ópticos. · Elementos  de  recuperación. Elementos  de  proceso  de  imágenes  y  datos:    base  de  datos.  herramientas  de  ofimática  y  de  administración de base de datos  Los sistemas  de  Gestión  documental. · Elementos  de  almacenamiento:  bases  de  datos.  3. Bogotá. su flexibilidad en términos de escalabilidad. Forero.  visualización  y  reproducción:  aplicaciones  front­end. Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión  documental en áreas u organizaciones jurídicas. escáner.1.1.htm][Consulta: 28 Set. F. Las Tecnologías Web para la Gestión del Conocimiento [Disponible en  http://www.  son sistemas  orientados  al  funcionamiento dentro de un ambiente de red y de trabajo común. 2007] . Colombia. por ejemplo.  Las  tecnologías  Web  sirven  para  acceder  a  los  recursos  de  conocimiento  disponibles  en  Internet  o  en  las  intranets  utilizando  un  navegador.  al  poner  a  disposición  de  todos  el  18  Contreras. Añadir más inteligencia en el servidor  En  las  páginas  dinámicas  que  se  procesan  en  el  cliente.  Un  lenguaje  del  lado  del  servidor  es  aquel  que  se  ejecuta  en  el  servidor  web.  toda  la  carga  de  procesamiento  de  los  efectos  y  funcionalidades  la  soporta  el  navegador. Las páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos . Cuando una  página  HTML  contiene  scripts  de  cliente.  La  tecnología  Web    proporciona  un  ambiente  heterogéneo.  justo antes de que se envíe  la  página a través de  Internet al  cliente. Introducción a las Tecnologías Web  Desde  esa  primera  concepción  del  servidor  HTTP  como  mero  servidor  de  ficheros  HTML  el  concepto  ha  ido  evolucionando  en  dos  direcciones complementarias: · · Añadir más inteligencia en el cliente.  distribuido  y  en  red.  FIGURA 3: Arquitectura de tecnología Web Clásica (Cliente ­ Servidor)  Fuente: Jiménez. Luís Marco.conocimiento  de los  demás. El código necesario para crear los efectos y funcionalidades se  incluye dentro del mismo archivo HTML y es llamado SCRIPT.  La  plataforma  Web  ha  evolucionado  progresivamente  y  pasó  a  ser  una  aglomeración  de  documentos con información estática programados con HTML (Lenguaje de  marcado  de  hipertexto)  a  un  ambiente  donde  se  pueden  implementar  potentes  aplicaciones  cliente­servidor  accesible  desde  un  cliente  Web  o  browser.  ampliamente  difundido  por  el  mundo.  barreras  formales  u  otras cuestiones.  por  encima  de jerarquías.  el  navegador  se  encarga  de  interpretarlos y ejecutarlos para realizar los efectos y funcionalidades.   a)  Navegador Web .  compensación). JSP o  PHP. que procesa el  archivo solicitado desde el principio hasta el final.  envío de paquetes. Fuentes  de  información  confiable  y  trazabilidad:  No  toda  la  información de Internet es segura. Navegación automática. que tienen características similares. ejecuta los comandos que  encuentre y envía una página Web al explorador. Una secuencia de comandos del servidor comienza  a  ejecutarse  cuando  un  explorador  solicita  un  archivo  de  script  al  servidor  Web. · Nuevos  modelos  de  procesos  (persistencia. PDAs.  Integración  de  múltiples  dispositivos:  móviles.  3. El cliente solamente recibe  una página con el código HTML resultante de la ejecución de la ASP.  Las Tecnologías Web tienen las siguientes ventajas: · Comunicación. El servidor Web llama al procesador del archivo script.  Tecnologías Cliente  Son  dispositivos    o  herramientas  con  los  cuales  se  accede  a  los  servicios del servidor.  ya  que  sólo  se  devuelve  al  explorador  el  resultado de la secuencia de comandos.  portabilidad. · · Autonomía: Procesos que se modifican a sí mismos.  conexiones  en  red.a  bases  de  datos.  y  otras  tareas  para  crear  la  página  final que verá el cliente. etc. · · · Obtención de conocimiento.­  Capacidad  de  facilitar  la  comunicación  entre  diferentes  entidades.2.­  Publicación  y  descubrimiento  de  servicios  Ejemplos:  Validación  de  tarjetas. Flexibilidad  y  responsabilidad:  Aceptar  la  rapidez  de  cambios  de contenidos. · Arquitectura  basada  en  servicios.11.  Puesto que las secuencias de comandos se ejecutan en el servidor y  no en el cliente.1.  Las secuencias de comandos del  servidor  no  se  pueden  copiar. el servidor Web hace todo el trabajo necesario para generar  las páginas HTML que envía a los exploradores.     Estos  applets  se  programan  en  Java  y  por  tanto  se  benefician de la potencia de este lenguaje para la Red.  Entre las acciones típicas que se pueden realizar en Javascript  tenemos  dos  vertientes.  Tanto su sintaxis como  la  manera de  trabajar  están  muy inspiradas en el. · Applets Java  Es una manera de incluir programas complejos en el ámbito de  una  página  Web.  un  popular  lenguaje  para  crear  aplicaciones Windows. · VBScript  Es un lenguaje de programación de scripts del lado del cliente.  2007] .  Se  trata  de  un  lenguaje  de  programación  del  lado  del  cliente.  Está  basado  en  Visual  Basic. porque es el navegador el que soporta la carga de procesamiento.  pero  sólo  compatible  con  Internet  Explorer.  Por  un  lado  los  efectos  especiales  sobre  páginas  Web.  20  Tecnologías web [en línea] [Disponible en http://www.com/manuales/15/] [Consulta 28 Set.  Básicamente se trata de un conjunto de etiquetas que sirven para definir la  forma en la que se presenta el texto y otros elementos de la página. · JavaScript / JScript  Javascript  es un  lenguaje  de programación utilizado  para crear  pequeños programas encargados de realizar acciones dentro del ámbito de  una  página  Web.  Es  por  ello  que  su  utilización  está desaconsejada a favor de Javascript. para crear contenidos dinámicos y elementos de la página que tengan  movimiento. cambien de color o cualquier otro dinamismo.· Internet Explorer · Netscape Navigator · Mozilla · Konqueror  20 b)  Tecnologías de programación  · HTML  HTML  es  el  lenguaje  con  el  que  se  definen  las  páginas  Web.desarrolloweb.   Por  ejemplo.  Haré  mención  sólo  a  las  últimas  versiones  de  este  lenguaje. . Visual Basic sufrió la  transformación  más  amplia  que  jamás  haya  tenido  este  lenguaje. · Visual Basic  Visual  Basic  es  uno  de  los  lenguajes  de  programación  más  extendido  y  utilizado  en  la  historia  de  la  informática  y  ha  continuado  evolucionando en los últimos años.  etc.NET;  posibilidad  de  crear  aplicaciones  de  consola  (ventana  MS­DOS);  programación  para  Internet  mediante  Web  Forms;  un  entorno  de desarrollo común a  todas  las  herramientas de . Microsoft  elaboró  la  primera  especificación  de  esta  evolución  que  ha  tenido  Visual  Basic 7.NET posee plenas capacidades  de  orientación  a  objetos  (Full­OOP).  pues con la aparición de la tecnología Microsof .NET 2002. · Componentes ActiveX  ActiveX  es  una  tecnología  de  Microsoft  para  el  desarrollo  de  páginas dinámicas. y que sería la que se incorporaría a Visual Basic .NET.  El  VB.0.NET 2003. Tiene presencia en la programación del lado del servidor  y del lado del cliente.NET.  cuando  realizamos  una  conexión  con  una  base  de  datos.  estamos utilizando un control ActiveX del servidor.La  principal  ventaja  de  utilizar  applets  consiste  en  que  son  mucho  menos  dependientes  del  navegador  que  los  scripts  en  Javascript.  herencia;  Windows  Forms  o  la  nueva  generación  de  formularios  para  aplicaciones  Windows;  soporte  nativo  de  XML; gestión de errores  estructurada; un modelo de objetos para acceso a  datos  más  potente  con  ADO.  incluyendo  por  fin.  Poco  tiempo  después.  incluso  independientes  del  sistema  operativo  del  ordenador  donde  se  ejecutan.  la  especificación  del  lenguaje  Visual  Basic sufrió pequeños retoques que se incorporaron a la especificación del  lenguaje Visual Basic 7.1 y que formaría parte de Visual Basic .  En  el  servidor:  También  existen  controles  ActiveX  del  servidor.  En  el  cliente:  Son  pequeños  programas  que  se  pueden  incluir  dentro de páginas Web y sirven para realizar acciones de diversa índole. aunque existan diferencias en el uso en cada uno de  esos dos casos.   encontramos  el  Visual  Basic  2008.  proporciona acceso rápido a las tareas frecuentes de .  no  se  ha  detenido  aquí  y  así  ha  elaborado  la  especificación  del  lenguaje  Visual  Basic  8.NET Framework.  Una  de  estas  características. http://msdn.  21  Microsoft.  recolección  de  elementos  no  21  utilizados.  la  eliminación garantizada de recursos.NET  Framework. Visual Basic 2005.aspx .  Visual  Basic  también  integra  completamente .NET  Framework.  con  varias  mejoras.  Actualmente. así  como  información  e  instancias  de  objeto  predeterminadas  que  estén  relacionadas  con  la  aplicación  y  su  entorno  en  tiempo  de  ejecución.3  Tecnologías Servidor  Es  cualquier  recurso  de  cómputo  dedicado  a  responder  a  los  requerimientos  del  cliente. acceso a bases  de datos.  Los  servidores  pueden  estar  conectados  a  los  clientes  a  través  de  redes  LANs  o  WANs. procesamiento de imágenes. que  proporcionan  interoperabilidad  de  lenguajes.  el  Web  y  dispositivos móviles. la sobrecarga de operadores.  llamada  My. seguridad mejorada y control de versiones.  Esta  versión  de  Visual  Basic  vuelve  a  incluir  la  compatibilidad  para  Editar  y  continuar  e  incluye  nuevas  características  para  el  desarrollo  rápido  de  aplicaciones. 3. los tipos  genéricos  y  los  eventos  personalizados.  Visual  Basic  permite  a  los  desarrolladores  centrar  el  diseño  en  Windows.com/es­es/library/2x7h1hfk(VS.80).  los  programas  escritos  en  Visual  Basic  se  benefician de la seguridad y la interoperabilidad de lenguajes.NET Framework y Common Language Runtime (CLR).Microsoft  sin  embargo.  Las  nuevas  características  de  idioma  incluyen  la  continuación  de  bucle.  Microsoft  Visual  Basic  2005  es  una  evolución  del  lenguaje  Visual  Basic  que  está  diseñado  para  generar  de  manera  productiva  aplicaciones  con  seguridad  de  tipos  y  orientadas  a  objetos.1.0  que  es  la  especificación que forma parte de Visual Basic 2005 .  para  proveer  de  múltiples  servicios a los clientes y ciudadanos tales como impresión.microsoft. fax.  Esta generación de Visual Basic continúa la tradición de ofrecer  una  manera  rápida  y  fácil  de  crear  aplicaciones  basadas  en  . Como con todos los lenguajes que tienen por objetivo  Microsoft  . etc.11.   y  otras  tareas  para  crear  la  página  final  que  verá  el  cliente. Las páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos  a  bases  de  datos.a.  conexiones  en  red.  Existe  un  módulo  que  hace  que  nuestro  servidor Web comprenda los scripts realizados en este lenguaje.  rapidez  y  seguridad.  Es  un  lenguaje de programación del lado del servidor gratuito e independiente de  plataforma.  Tecnologías de Programación · PHP  Es  un  lenguaje para  programar scripts  del  lado  del servidor.  al  igual  que  ocurre  con  el  popular  ASP  de  Microsoft.  Un lenguaje del lado del servidor es aquel que se ejecuta en  el servidor Web.  rápido.  El  cliente  solamente  recibe  una  página  con  el  código HTML resultante de la ejecución de PHP. Como la página resultante  contiene  únicamente  código  HTML.  Es  independiente  de  plataforma.  b.  PHP  es  el  acrónimo  de  Hipertext  Preprocesor. Apache ­ Tomcat · WebSphere webserver · Motores Java.  Servidor Web · Internet Information Server (IIS) · Apache.  Esto hace  que cualquier  sistema  pueda  ser  compatible  con  el  lenguaje  y  significa  una  ventaja  importante. PHP.  lo  que  lo  hace  realmente  fácil  de  utilizar. ya que permite portar el sitio desarrollado en PHP de un sistema  a otro sin prácticamente ningún trabajo.  con  una  gran  librería  de  funciones  y  mucha  documentación.  es  compatible  con  todos  los  navegadores. pero con algunas ventajas como su gratuidad. .  que  se  incrustan  dentro  del  código  HTML.  PHP  se  escribe  dentro  del  código  HTML.  Este  lenguaje  es  gratuito  y  multiplataforma.  puesto  que  existe  un  módulo  de PHP  para  casi cualquier servidor  web. independencia de  plataforma. justo antes de que se envíe la página a través de Internet al  cliente. · JSP  La  tecnología  Java  para  la  creación  de  páginas  web  con  programación  en  el  servidor.  una  tecnología  orientada  a  crear  páginas  web  con  programación  en  Java.  Las ventajas de PHP son:  v  Es un lenguaje multiplataforma.  Las páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos a  bases de datos.  v  Leer y manipular datos desde diversas fuentes.  pues. incluyendo datos  que pueden ingresar los usuarios desde formularios HTML. en este punto también es importante el hecho  de que en muchas ocasiones PHP se encuentra instalado sobre servidores  Unix o Linux.  El  cliente  solamente  recibe  una  página  con  el  código  HTML resultante de la ejecución de la página ASP.  v  Posee una amplia documentación en su página oficial.  v  Capacidad de expandir su potencial utilizando la enorme cantidad  de módulos (llamados ext's o extensiones). Es.  v  Capacidad  de  conexión  con  la  mayoría  de  los  manejadores  de  base de datos que se utilizan en la actualidad. conexiones en red.  utilizando el lenguaje Visual Basic Script o Jscript (Javascript de Microsoft). · ASP  Es el lenguaje de scripting del lado del servidor creado por Microsoft  ASP (Active Server Pages) es la tecnología desarrollada para la creación de  páginas  dinámicas  del  servidor.  que en castellano vendría a decir algo como Páginas de Servidor Java. Windows NT o 2000.  v  Permite las técnicas de Programación Orientada a Objetos.  ASP  se  escribe  en  la  misma  página Web. y otras tareas para crear la página final  que  verá  el  cliente.  v  Es  libre. .  JSP  es  un  acrónimo  de  Java  Server  Pages.  por  lo  que  se  presenta  como  una  alternativa  de  fácil  acceso para todos.La seguridad.  v  Nos permite crear los formularios para la Web. que son de sobra conocidos como más veloces y seguros que  el sistema operativo donde se ejecuta las ASP.   3. · Resolución  La  resolución  es  la  capacidad  de  distinguir  los  detalles  espaciales  finos. blanco.11.  de  múltiples  plataformas. pero dentro de ciertos límites. el cual está representado en un código binario (ceros y unos). el aumento de la frecuencia de  muestreo también ayuda a aumentar la resolución. matices de  gris o color). la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de  una  imagen  digital  (la  frecuencia  de  muestreo)  es  un  buen  indicador  de  la  resolución.4.  textos  impresos  e  ilustraciones. Aspectos sobre digitalización · Imagen digital  Las imágenes digitales son fotos electrónicas tomadas de una escena  o  escaneadas  de  documentos  ­fotografías.  Se  realiza  una  muestra  de la  imagen digital  y  se confecciona  un mapa de ella en forma de cuadrícula de puntos o elementos de la figura  (píxeles).  Generalmente. · Dimensiones de pixel  Las  dimensiones  de  píxel  son  las  medidas  horizontales  y  verticales  de una imagen.  manuscritos. Luego la computadora interpreta y  lee  los  bits  para  producir  una  versión  analógica  para  su  visualización  o  impresión. Las dimensiones de píxel se pueden  determinar multiplicando tanto el ancho como la altura por el dpi.  Una cámara digital también tendrá dimensiones de píxel. expresadas  como  la  cantidad  de  píxeles  en  forma  horizontal  y  en  forma  vertical  que . Este es el motivo por el cual dots­per­inch (puntos por pulgada)  (dpi)  o  pixels­per­inch  (píxeles  por  pulgada)  (ppi)  son  términos  comunes  y  sinónimos  utilizados  para  expresar  la  resolución  de  imágenes  digitales.1.  ya  que  Java  es  en  esencia un lenguaje multiplataforma.  Los  dígitos  binarios  ("bits")  para  cada  píxel  son  almacenados  por  una  computadora  en  una  secuencia.Con  JSP  podemos  crear  aplicaciones  web  que  se  ejecuten  en  distintos  servidores  web. A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro.  y  con  frecuencia  se  los  reduce  a  una  representación matemática (comprimida). expresadas en píxeles. Por lo general.  Cuanto mayor sea la profundidad de bits.  que están formados por 8 bits.  los  escáneres están capturando  10  bits  o  más  por  canal  de  color  y  por  lo  general  imprimen  a  8  bits  para  compensar  el  "ruido"  del  escáner  y  para  presentar  una  imagen  que  se  acerque en el mayor grado posible a la percepción humana.  por  la  profundidad  de  2  bits  y  el  dpi  . Una imagen de 24 bits ofrece 16.7 millones (2  24  )  de valores  de color. · Profundidad de bits  La  profundidad  de  bits  es  determinada  por  la  cantidad  de  bits  utilizados para definir cada píxel.  tanto mayor será la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan  ser  representados.  y  8  para  el  azul. · Tamaño del archivo  El  tamaño  del  archivo  se  calcula  multiplicando  el  área  de  superficie  (altura  x  ancho)  de  un  documento  a  ser  escaneado.  2  Tamaño de archivo = (altura x ancho x profundidad de bits x dpi  ) / 8 · Formatos de archivo .  Cada vez  más. utilizando los valores 0 para el negro y 1 para el blanco o viceversa. se divide esta cifra por 8.  que  típicamente  varían  entre 2 a 8 bits o más.  Las  imágenes  digitales se pueden producir  en  blanco  y  negro (en forma bitonal).  que  pueden  representar  dos  tonos  (típicamente  negro  y  blanco).  Una  imagen bitonal  está representada por  píxeles  que constan  de 1  bit  cada  uno.  Para  representar  otros  colores  se  utilizan  combinaciones de esos bits.  Una  imagen  a  escala  de  grises  está  compuesta  por  píxeles  representados  por  múltiples  bits  de  información. 8 para el  verde.048 por 3. a escala de grises o a color.  Debido  a  que  el  archivo  de  imagen  se  representa  en  bytes. Aquí se calcula el dpi  logrado  dividiendo  las  dimensiones  de  un  documento  por  la  dimensión  de  píxel correspondiente respecto de la cual se encuentra alineado.  los bits por lo general están divididos en tres grupos: 8 para el rojo.definen su resolución (por ejemplo: 2.072). En una imagen de 24 bits.  Una  imagen  a  color  está  típicamente  representada  por  una  profundidad de bits entre 8 y 24 o superior a ésta.  Paleta.jif.  CMYK  Paleta  Originario desde  Microsoft® Internet  Explorer.  ha  sido  utilizado  ampliamente  como  un  estándar  de  facto  para  el  intercambio  y  visualización  de  archivos  de  negocios.  ICC  RGB.0 (Tagged Image  File Form at)  JPEG (Joint  Photographi c  GIF 89a (Graphi cs  Expert Group)/JFIF  Inter change Format)  (JPEG File  Inter change  Format)  PNG 1.jpeg.  CMYK.6. CIE L*a*b*  Conexión o aplicación  externa  Estándar de facto  JPEG: ISO 10918­  ISO 15948  Estándar  1/2  (anticipado) [a]  Internacional ISO  JFIF: estándar de  [b]  facto  YC bCr  Originario desde  Microsoft® Internet  Explorer 2.  derivado de  LZ77  Descomprimido  Sin pérdida: ITU­  T.  Conjunto básico  Conjunto básico  de rótulos  de rótulos  etiquetados  etiquetados  más rótulos  definidos por el  usuario. LZW. LZW. .  externa  Netscape  Navigator. escala de  Escala de grises a  1­48 bits; color  Escala de grises  grises o color entre  8 bits; color a 24  a 8 bits. YCbC r.2  (Portable  Netw ork  Graphi cs)  PDF 1.  profundidad  de  bits.gif  . escala  a 4 bits; color a 8  1 y 8 bits  bits  de grises a 16  bits; soporta  bits.  [b]  Adobe  ha  proporcionado  suficiente  información  para  permitir  que  los  encargados  de  desarrollar  programas  escriban  aplicaciones que lean y modifiquen archivos PDF. sRGB. Sin embargo. siendo . color a 48  hasta 64 bits para  bits  color  Con pérdida:  JPEG  Sin pérdida:  Sin pérdida:  Deflate.  Sin  embargo  Adobe  siempre  ha  mantenido  la  propiedad  del  formato  hasta  que  finalmente sucumbió a la presión de la industria y lo remitió para su estandarización el pasado mes de febrero de 2007.  Se puede  reemplazar por  PNG; Soporte de  entrelazado y  transparencia a  través de la mayoría  de los navegadores  Web  JPEG progresivo  Puede  ampliamente  reemplazar a  soportado por los  GIF  navegadores Web  [a] Aprobado por W3C para reemplazar a GIF para usar en la Web.Los formatos de archivo consisten tanto en los bits que comprende la  imagen como en la información del encabezamiento acerca de cómo leer e  interpretar el archivo. PDF. los archivos pdf comúnmente se crean y se acceden utilizando  el software Acrobat propio de Adobe. .  Netscape  Navigator 2  Paleta. YCbCr.  etc.  Preferido para  imprimir y ver  documentos de  páginas múltiples;  uso intensivo por  parte del  gobierno  Soporte  de  metada­  tos  Conjunto básico de  rótulos etiquetados  Campo de texto libre  Campo de texto  para comentarios  libre para  comentarios  Comenta­  Acepta imágenes y  rios  archivos múltiples. .6.tiff  .  y  soporte  para  compresión  y  metadatos.  Los  formatos  de  archivo  varían  en  términos  de  resolución. jpg.7 del PDF de Adobe.  Con pérdida: JPEG  Estándar/  Estándar de facto  patenta­  do  Gestión  de color  Soporte  de Web  RGB.  CUADRO 5: FORMATOS DE ARCHIVO DE IMÁGENES COMUNES  Nombr e y  versión  actual  TIFF 6.  capacidades  de  color. El estándar está basado en la versión 1. el formato de archivo  para  el  software  Acrobat  de  Adobe.jfif  .png  . Netscape  Navigator® 2  Originario  Conexión o  desde Internet  aplicación  Explorer 4.3  (Portable  Document Format)  Extensión  .tif.  Con  pérdida: JPEG  Compre­  Descomprimido sin  Sin pérdida: LZW  sió n  pérdida: ITU­T.pdf  Profundi­  Bitonal a 1 bit; escala  dad de  de grises o color de  bits  paleta de 4 u 8 bits;  hasta color de 64 bits  Bitonal. html] · La cadena de digitalización  La  tecnología  necesaria  para  navegar  desde  un  extremo  de  la  cadena  de  digitalización  al  otro  consta  principalmente  de:  hardware.  El  formato  es  abierto  y  accesible  por  cualquiera  como  ISO  32000­1.  ni  siquiera  los  aspectos  básicos  de  la  infraestructura  técnica se pueden evaluar en forma completamente aislada.  Una  perspectiva  integral  de  la  infraestructura  técnica  también  incluye  protocolos  y  normas.  Sin  embargo.cornell. Las acciones y  consideraciones  relacionadas  que  afectarán  las  decisiones  respecto  de  la  infraestructura técnica incluyen: · Determinación de los requisitos de calidad basándose en los atributos de  los documentos (Patrón de referencia); · Valoración  de  las  virtudes  y  defectos  institucionales.  FIGURA 4: Cadena de digitalización .  mantenimiento.)  y  los  niveles  de  habilidad  y  responsabilidades del trabajo del personal de una organización.  [Disponible en http://www.  etc.  software  y  redes.  actualizaciones.  los  horarios  y  el  presupuesto (Gestión); · · Comprensión de las necesidades del usuario (Presentación); Valoración de planes a largo plazo (Preservación digital).recientemente  aprobado  por  la  ISO  como  estándar  internacional.library.edu/preservation/tutorial­spanish/technical/technicalA­01.  seguridad.  Fuente:  Biblioteca  de  la  Universidad  de  Cornell/Departamento  de  Investigación  2000­2003  Biblioteca  de  la  Universidad de Cornell/Departamento de Investigación.  Éstos  son  el  centro  de  esta  sección.  políticas  y  procedimientos  (para  el  flujo  de  trabajo.   La luz.  una  imagen  de  un  documento  escaneado.cornell.edu/preservation/tutorial­spanish/technical/technicalA­01.Fuente:  Biblioteca  de  la  Universidad  de  Cornell/Departamento  de  Investigación  2000­2003  Biblioteca  de  la  Universidad de Cornell/Departamento de Investigación  [Disponible en http://www.library.  Un scanner usa una fuente de luz para iluminar el objeto escaneado.  El  CDD  colecta  la  información  y  convierte  la  señal  analógica  en  señales  digitales  que  después  pueden  ser  leídos  y  procesados  por  la  electrónica interna del Scanner y posteriormente por el ordenador. es reflectada al CDD (Charged Coupled  Device).  documento  de texto  o  fotografía. .html] · Scanner  Un  scanner  es  un  dispositivo  de entrada en el  ordenador.  Entre los tipos más comunes de scanner tenemos: · Planos:  Es  el  típico  equipo  que  nos  encontraremos  encima  de  una  mesa o  mueble y confundiremos con una fotocopiadora. Los precios  suelen  variar  dependiendo  de  la  calidad  de  la  resolución  que  tenga  aunque podemos encontrar buenos precios si miramos bien.  puede  ser  convertido en un  formato  editable con  un software  OCR  (Optical Character  Recognition). Hace una  captura de  una  imagen. al incidir sobre este objeto. y  lo  transfiere  en  bits de información. De  la  misma  manera. los cuales puede entender y manejar un ordenador.   Estos  usuarios  son  gerentes  de  la  empresa  que  22  Norma Técnica Peruana NTP­ISO/IEC 12207. son los que interactúan con el sistema. ” 22  Para Spencer. Tecnología de la información. 2006 [En línea] Disponible en <  http://www.  Procesos  del  ciclo  de  vida  del  software  publicada  el  28  de  julio  del  2006. que tienen responsabilidades administrativas en los  sistemas  de  aplicación.  usuario  es  “el  individuo  u  organización  que  utiliza  el  sistema  en  operación  para  llevar  a  cabo  una  función  específica.  los  gerentes  de  mercadotecnia.  El  usuario  puede  llevar  a  cabo  otros  papeles. El inconveniente  es  que  el  escaneado  se  hace  hoja  por  hoja  pasando  por  una  abertura.gob. · De mano: Son los mas económicos aunque los de mas baja calidad. quizá por medio de una terminal.  Hoy  en  día  están  desapareciendo.  También  se  les  llama  “portátiles”  por  su  tamaño. · Los usuarios indirectos.  Son las llamadas “impresoras multifunción”.  son  los  responsables  de  las  aplicaciones de análisis de venta que genera  los reportes mensuales de la  compañía en este ramo.  Los usuarios finales pueden agruparse en cuatro categorías: · Usuarios primarios.  tales  como  adquiriente. Escanean  las imágenes como si se tratara de un FAX común. Alimentan con  datos (entradas) o reciben salidas. Estos usuarios que utilizan el sistema. los analistas emplean el término usuario final para  referirse  a  las  personas  que  no  son  especialistas  en  sistemas  de  información ero que utilizan las computadoras para desempeñar su trabajo.  3. · Los usuarios gerentes.12.· De rodillo: Son pequeños y por ello bastante manejables. Procesos del ciclo de  vida del software Lima.1.  pueden ser los gerentes encargados de las funciones de la empresa. D. son aquellos que se benefician de los resultados o  reportes generados por estos sistemas pero que no interactúan de manera  directa con el hardware o software. por lo que escanear libros o manuales se hace complicado.pdf> .bvindecopi. por  ejemplo.pe/normas/isoiec12207.  desarrollador o responsable de mantenimiento. Perú.  Existe una modalidad de impresora donde el scanner viene integrado. Usuario  Para la Norma Técnica Peruana NTP­ISO/IEC 12207. Tecnología de  la  información.   no  tendrán  la  autoridad  para  aprobar  o  no  la  inversión  en  el  desarrollo  de  aplicaciones.  Una de las manifestaciones de eficiencia de un estado es la correcta  atención  al ciudadano.  Las  organizaciones  bien  dirigidas  consideran  el  posible  impacto    y  los  beneficios  de  los  sistemas  de  información cuando elaboran su estrategia competitiva. la atención de los servicios públicos no responde. organización u otra entidad que  depende de los servicios de un sistema de computación para obtener un  23  resultado deseado ”  .microsoft. etc. así como la eficiencia en la  atención satisfactoria de sus demandas. un usuario “es la persona.13.  la  consulta a beneficiarios.  buscando  garantizar  tanto  la  calidad  de  la  información brindada como la del trato ofrecido.  basándose en políticas.1. acciones y sistemas que permitan entablar con él la  mejor  relación  posible.  siguiendo  el  23  Microsoft. a las necesidades de los ciudadanos. resultados).  y  mejorar  la  calidad de  la  atención  comprende  una  variedad  de  procesos  de  cambio  como:  la  desregulación.  Mientras  estas  personas  no  utilicen  los  sistemas  ya  sea  directa  o  indirectamente.  3.  mejora  de  la  calidad  de  procesos  de  atención  (eficiencia. · Los  usuarios  directivos. ventanillas ciudadanas.  [En línea] Disponible en <  http://www.  toman  cada  vez  mayor  responsabilidad  en  el  desarrollo  de  sistemas  de  información. en  todos los casos.  además  no  tendrán  la  responsabilidad  ante  la  organización  de la efectividad de los sistemas. incorporación de mecanismos para insumo  y consulta de  la  ciudadanía. Atención al usuario  En nuestro país.utilizan  en  gran  medida  los  sistemas  de  información.  Ejemplos  son  la  informatización  de  servicios  y  trámites.  Una  buena  práctica  gubernamental  en  Servicio  de  Atención  al  Ciudadano  (BPG)  se  orienta  a  lograr  excelencia  en  el  servicio  a  éste.  trato.com/latam/technet/recursos/howto/glosario/default.mspx> .  Las BPGs en Servicio de Atención al Ciudadano buscan que éste sea  el elemento esencial del proceso administrativo en el sector público y que su  bienestar  sea  el  principio  fundamental  del  servidor  público.  la  simplificación  administrativa.  Para Microsoft.   ü  Los ciudadanos pagan impuestos para sustentar los servicios que  las  instituciones  prestan  esperando    una  efectiva  atención  de  éstas.  ü  Un  servicio  de  calidad  toma  en  cuenta  las  necesidades  del  ciudadano.  Busca  alcanzar  o superar  los  estándares  de  atención  de las empresas privadas en calidad de servicio y satisfacción del . todo lo cual es posible mediante el gobierno electrónico.  El  servicio  de  atención  al  ciudadano  de  la  administración  pública  resulta importante porque:  ü  Es un punto de contacto de las políticas y reglas gubernamentales  con  el  ciudadano.  el  rediseño  de  procesos  para  la  comodidad y facilidad de acceso de los ciudadanos a los servicios.  Los  servicios  de  atención  al  ciudadano  se  orientan  al  uso  de  tecnologías  de  la  información  y  al  desarrollo  de  políticas  conducentes  a  promover su participación mediante la demanda de información y servicios. En este  aspecto  son  acciones  pioneras  la  construcción  de  establecimientos  de  atención  y  simplificación  de  procesos  en  municipalidades  provinciales  y  distritales  a  nivel  nacional.  en  la  mayoría  de  casos.  la  demanda  del  ciudadano  por  más  y  mejores  servicios  y  las  medidas  en  materia  de  simplificación  administrativa  y  transparencia  emprendidas  por  el  gobierno  para  la  mejora  de  los  servicios  han  llevado  a  que  el  gobierno  electrónico  sea  un  canal  para  introducir  cambios  en  las  formas  de  acceso  de  los  ciudadanos  a  la  información  y  la  prestación  de  los  servicios  de  manera  descentralizada  e  integrada. e­mail y/o Internet).principio de servicio al cliente. Ello implica un cambio de mentalidad en los  funcionarios  y.  incrementando  el  tiempo  y  espacio  de  interacción  del  ciudadano  con  las  entidades  públicas  y  reduciendo  los  plazos  y  costos  para  acceder  a  información.  la  atención personalizada  utilizando  tecnologías  de  información  y  la  difusión  de  información  para  el  ciudadano  sobre  el  quehacer institucional por todos los canales disponibles. con el  gobierno electrónico como máxima expresión.  Este  canal además puede ser utilizado para una rendición de cuentas adecuada.  descentralizando  sus  oficinas  y/o  utilizando  tecnologías de la información (teléfono.  Las  instituciones  están  presentes  donde  éste  más  lo  necesita.  En  este  contexto.  así como  sus  indicadores  económicos  y  financieros.  permite  optimizar  el  uso  de  los  recursos y elevar el nivel de eficiencia de la institución.  El  segundo  modelo  ­centrado  en  el  costo  del  Estado  para  el  contribuyente­  anima  a  los  ciudadanos  a  verse  a  sí  mismos  como  inversionistas  que  están  destinando  parte  de  su  dinero  a  financiar  la  actividad  del  aparato  estatal  y  que  tienen  derecho  a  exigir  resultados  a  cambio.  “Ciudadanos  al  día”  recoge  tres  modelos  que  pretenden  explicar  las  relaciones  entre  el  Estado  y  la  ciudadanía.  lo  que  a  su  vez  tiene  un  impacto  positivo  en  el  clima  organizacional interno.  llamado  el  modelo  del  socio  o  del  ciudadano  votante  o  elector.  educándolos y orientándolos para su desarrollo.  El  tercero.  conocido  como  el  modelo  del  cliente.  Esto  se  puede  apreciar  en  la  siguiente tabla:  CUADRO 6: TIPOS DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES .  Una  entidad  responsable  y  efectiva  en  la  prestación  de  servicios  crea  ciudadanos  satisfechos  generando  bases  para  legitimar  sus  gestiones.  informándolos. insiste más bien en la responsabilidad que éstos tienen de tomar un  rol  activo  en  el  diseño  de  las  políticas  públicas.cliente.  ü  La satisfacción de los ciudadanos con los servicios que reciben de  las instituciones contribuye a la mejora de la imagen de la entidad.  incluyendo a  los  relegados.  como  clientes  de  servicios  gubernamentales  de  calidad.  ü  Las  instituciones buscan al ciudadano para servirlo.  por  lo  cual  promueve  mecanismos  de  participación  ciudadana.  presenta  a  los  ciudadanos  como  consumidores  de  los  servicios  del  Estado.  estando siempre  a su  disposición. simplificando  procesos  y optimizando costos.  por  lo  general.  geográfica  y/o  económicamente.  ü  El  rediseño  en  procesos  que  buscan  mejorar  la  atención  a  los  ciudadanos.  esto  es.  El  primero.   expresado en el “ Manual de Procedimientos para Municipalidades” .  los  gobiernos  locales  están  sujetos  a  los  sistemas  administrativos  del  Estado  que  por  su  naturaleza  son  de  observancia  y  cumplimiento  obligatorio.  Manual de Buenas Prácticas Gubernamentales  2006.  El Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestión Archivística que ha  sido elaborado teniendo en consideración la normatividad vigente aprobada por  el  Archivo  General  de  la  Nación  y  tiene  como  objetivo  impartir  instrucciones  sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivísticos con la .  Lima.  El  manual  de  procedimientos  es  una  herramienta  que  sirve  como  soporte  técnico    operativo  en  la  ejecución  de  las  actividades  archivísticas  en  las  municipalidades  y  su  aplicación  depende  de  la    decisión  en    parte  de  autoridades y funcionarios pero  básicamente del responsable de Archivo.  Asimismo.Fuente:  Ciudadanos  al Día.14.  En  este  contexto  ubicamos  la  normatividad  del  Sistema  Nacional  de  Archivo. 2006  3.  Normas  del  Sistema  Nacional  de  Archivo  aplicadas  a  Municipalidades  Los  gobiernos  locales  son  las  primeras  células  de  organización  social.  donde  confluye el vecino con su municipio y dentro de esta simbiosis encontramos los  archivos  como  sustento  de  la  gestión  y facilitadotes  de  la  información  que  el  vecino requiere.1. 1.  La  regulación  propia  del  Derecho  Procesal  Civil  es  aplicable  sólo  en  cuanto  sea  compatible  con el régimen administrativo.15.  racionalidad  y  eficiencia  en  los  diferentes  niveles  de  Archivo de la Municipalidad. a  ofrecer y producir pruebas y a obtener una decisión motivada y fundada  en  derecho. · Principio  del  debido  procedimiento. Comprende los procedimientos:  ­ De transferencia de documentos.  Ley de Procedimiento Administrativo General. · Principio de impulso de oficio.­  Los  administrados  gozan  de  todos  los  derechos  y  garantías  inherentes  al  debido  procedimiento  administrativo.  Organización. Ley N° 27444  Esta  Ley  regula  las  actuaciones  de  la  función  administrativa  del  Estado y el procedimiento administrativo común desarrollados en las entidades  y  tiene  la  finalidad  de  establecer  el  régimen  jurídico  aplicable  para  que  la  actuación de la Administración Pública sirva a la protección del interés general.  El  procedimiento  administrativo  se  sustenta  fundamentalmente  en  los  siguientes  principios.  ­ De eliminación documental  ­ De servicio de información. que comprende el derecho a exponer sus argumentos.  dando  un  principio  de  unidad.  ­ De organización documental.­ Las autoridades deben dirigir e impulsar  de oficio el procedimiento y ordenar la realización o práctica de los actos .  3.  dentro  de  las  facultades  que le estén atribuidas y de acuerdo con los fines para los que les fueron  conferidas.­ Las autoridades administrativas deben actuar con  respeto  a  la  Constitución.  Eliminación  y  Servicio.finalidad  de  optimizar  el  tratamiento  de  los  documentos  de  Archivo  en  los  procesos  de  Transferencia.  la  ley  y  al  derecho.  sin  perjuicio  de  la  vigencia  de  otros  principios  generales  del Derecho Administrativo: · Principio de legalidad.  garantizando  los  derechos  e  intereses  de  los  administrados  y  con  sujeción  al  ordenamiento constitucional y jurídico en general.  La  institución  del  debido  procedimiento  administrativo  se  rige  por  los  principios  del  Derecho  Administrativo.   resolviendo  conforme al ordenamiento jurídico y con atención al interés general.  a  fin  de  que  respondan  a  lo  estrictamente  necesario para la satisfacción de su cometido.que  resulten  convenientes  para  el  esclarecimiento  y  resolución  de  las  cuestiones necesarias.  se  presume  que  los  documentos  y  declaraciones formulados por los administrados en la forma prescrita por  esta  Ley.­  Las  decisiones  de  la  autoridad  administrativa.­  Las  normas  de  procedimiento  deben  ser  interpretadas  en  forma  favorable  a  la  admisión  y  decisión  final  de  las  pretensiones  de  los  administrados. · Principio  de  razonabilidad.  los  administrados.­  La  autoridad  administrativa.  evitando  actuaciones  procesales  que  dificulten  su . · Principio  de  celeridad. · Principio  de  imparcialidad  .  deben  adaptarse  dentro  de  los  límites  de  la  facultad  atribuida  y  manteniendo la debida proporción entre los medios a emplear y los fines  públicos  que  deba  tutelar. · Principio  de  presunción  de  veracidad.  en  general.  de  modo  que  sus  derechos  e  intereses  no  sean  afectados por  la exigencia  de aspectos  formales  que  puedan  ser  subsanados  dentro  del  procedimiento.  impongan  sanciones.  o  establezcan  restricciones  a  los  administrados. · Principio  de  conducta  procedimental.  otorgándoles  tratamiento  y  tutela  igualitarios  frente  al  procedimiento.  responden  a  la  verdad  de  los  hechos  que  ellos  afirman.  todos  los  partícipes  del  procedimiento.  la  colaboración  y  la  buena  fe.­  Quienes  participan  en  el  procedimiento  deben  ajustar  su  actuación  de  tal  modo  que  se  dote  al  trámite  de  la  máxima  dinámica  posible.  siempre  que  dicha  excusa no afecte derechos de terceros o el interés público.­  Las  autoridades  administrativas  actúan  sin  ninguna  clase  de  discriminación  entre  los  administrados.  Ninguna  regulación  del  procedimiento  administrativo  puede  interpretarse de  modo  tal  que ampare  alguna  conducta contra  la buena  fe procesal.  realizan  sus  respectivos  actos  procedimentales  guiados  por  el  respeto  mutuo.  Esta  presunción admite prueba en contrario.  cuando  creen  obligaciones.­  En  la  tramitación  del  procedimiento  administrativo.  sus  representantes  o  abogados  y. · Principio  de  informalismo  .  califiquen  infracciones. · Principio  de  verdad  material. mediante cualquier sistema .  la  autoridad  administrativa  estará  obligada  a  ejercer  dicha  facultad cuando su pronunciamiento pudiera involucrar también al interés  público. no  determinen  aspectos importantes en la decisión final. no disminuyan las  garantías del procedimiento.  sobre aquellos formalismos cuya realización no incida en su validez. · Principio de participación. a fin de alcanzar una  decisión  en  tiempo  razonable.  sin  que  ello  releve  a  las  autoridades  del  respeto al debido procedimiento o vulnere el ordenamiento.  aun  cuando  no  hayan sido propuestas por los administrados o hayan acordado eximirse  de ellas. · En  todos  los  supuestos  de  aplicación  de  este  principio.  sin  expresión  de  causa.  las  vinculadas  a  la  seguridad  nacional  o  las  que  expresamente  sean  excluidas  por  Ley;  y  extender  las  posibilidades  de  participación  de  los  administrados  y  de sus representantes.  en  aquellas  decisiones públicas que les puedan afectar.­  En  el  procedimiento.  la  finalidad  del  acto  que  se  privilegie  sobre  las  formalidades  no  esenciales  deberá  ajustarse al marco normativo aplicable y su validez será una garantía de  la  finalidad  pública  que  se  busca  satisfacer  con  la  aplicación  de  este  principio.desenvolvimiento o constituyan meros formalismos. para lo cual deberá adoptar todas las  medidas  probatorias  necesarias  autorizadas  por  la  Ley. · Principio de eficacia.­ Las entidades  deben  brindar  las condiciones  necesarias a todos los administrados para acceder a la información que  administren.­ Los sujetos del procedimiento administrativo deben  hacer prevalecer el cumplimiento de la finalidad del acto procedimental.  la  autoridad  administrativa  competente  deberá  verificar  plenamente  los  hechos  que  sirven de motivo a sus decisiones. ni causen indefensión a los administrados. sin  que  ello signifique  una  sustitución  del  deber  probatorio  que  corresponde  a  éstas. · En  el  caso  de  procedimientos  trilaterales  la  autoridad  administrativa  estará facultada a verificar por todos los medios disponibles la verdad de  los  hechos  que  le son propuestos por  las partes.  salvo  aquellas  que  afectan  la  intimidad  personal.  Sin  embargo.   el  servicio  de  acceso  a  la  información  y  la  presentación de opinión.  Este  acceso  a  la  información  tiene  dos mecanismos:  a) El derecho a solicitar información y  b)  La  obligación  de  publicar  información  mediante  la  instalación  de  portales  Internet institucionales y/o su difusión mediante diarios y reportes periódicos.  Gracias a esta Ley el Perú ha dado un importante paso.  Toda  diferenciación  deberá  basarse  en  criterios  objetivos  debidamente sustentados.  el  derecho  de  comprobar  la  veracidad  de  la  información  presentada.  sino  además  con  una  herramienta  para  la  vigilancia de la gestión del Estado. Nº 27806  El  Estado peruano  tiene una Ley  que faculta  el  acceso  de cualquier  ciudadano  a  la  información  pública:  Ley  de  Transparencia  y  Acceso  a  la  Información  Pública  Nº  27806  del  2002.­  La  tramitación  de  los  procedimientos  administrativos  se  sustentará  en  la  aplicación  de  la  fiscalización  posterior;  reservándose  la  autoridad  administrativa.­ La autoridad administrativa deberá brindar a  los  administrados  o  sus  representantes  información  veraz.  3. Hoy en día.  los  requisitos  exigidos  deberán  ser  racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.que  permita  la  difusión.1. contando no  solo  con  un  derecho  humano. · Principio  de  simplicidad.­  Los  trámites  establecidos  por  la  autoridad  administrativa  deberán  ser  sencillos.  Ley de Transparencia y acceso a la información pública. · Principio de uniformidad.  garantizando  que  las  excepciones a los principios generales no serán convertidos en la regla  general.­ La autoridad administrativa deberá establecer  requisitos  similares  para  trámites  similares. la ciudadanía tiene un medio . el administrado  pueda  tener  una  conciencia  bastante  certera  de  cual  será  el  resultado  final que se obtendrá. · Principio de predictibilidad. · Principio  de  privilegio  de  controles  posteriores.16. de modo tal que a su inicio.  debiendo  eliminarse  toda  complejidad  innecesaria;  es  decir.  el  cumplimiento  de  la  normatividad  sustantiva  y  aplicar  las  sanciones  pertinentes en caso que la información presentada no sea veraz.  completa  y  confiable sobre cada trámite.   Sin embargo.  la  información  es  distinta  a  la  solicitada  y  la  información  brindada  está  fuera  de  los  plazos  de  ley.  Esto  plantea  una  necesidad de correctivos. democratiza la información.  de  mediar  circunstancias  que  hagan  inusualmente  difícil  reunir la información solicitada. lo que.  a  tener  un  portal  Internet  de  transparencia. regional y local) están  obligadas  progresivamente. a la  vez. la experiencia nos indica que  existen serios problemas de cumplimiento: no hay funcionario responsable.  antes  del  vencimiento  del  primer  plazo. En caso de que  éste no hubiera sido designado.para hacer frente a la "cultura del secreto de la gestión pública" que apaña las  malversaciones  de  fondos. .  esta  circunstancia  deberá ser puesta en conocimiento del solicitante. la entidad deberá comunicar por  escrito.  teniendo  éste  como  ventaja  la  reducción  de  los  costos de transacción para el ciudadano que requiere información. la solicitud se dirige al funcionario que tiene en  su poder la información requerida o al superior inmediato. ante una solicitud de información.  b)  La  entidad  de  la  Administración  Pública  a  la  cual  se  haya  presentado  la  solicitud de información deberá otorgarla en un plazo no mayor de 7 (siete) días  útiles;  plazo  que  se  podrá  prorrogar  en  forma  excepcional  por  cinco  (5)  días  útiles  adicionales.  Todas las entidades públicas (a nivel nacional.  las  razones  por  las  que  hará  uso  de  tal  prórroga.  de  acuerdo  a  su  presupuesto.  Vale  subrayar  que  el  incumplimiento  de  esta  obligación  por  las  entidades  públicas  es  sancionado  como  falta  grave  e  incluso pueden ser denunciadas penalmente por abuso de autoridad.  El  acceso  a  la  información  pública  se  sujeta  al  siguiente  procedimiento:  a) Toda solicitud de información debe ser dirigida al funcionario designado por  la entidad de la Administración Pública para realizar esta labor. En este caso.  c)  La  denegatoria  al  acceso  a  la  información  se  sujeta  a  lo  dispuesto  en  el  segundo párrafo del Artículo 13 de la Ley.  En  el  supuesto  de  que  la  entidad  de  la  Administración  Pública  no  posea  la  información  solicitada  y  de  conocer  su  ubicación  y  destino. no  se  da  la  información  completa.   y  contextuales.  salvo  que  la  solicitud  haya  sido  cursada  a  un  órgano  sometido  a  superior  jerarquía. el solicitante  puede considerar denegado su pedido.  3.  el  solicitante  que  no  obtuvo  la  información  requerida  podrá  optar  por  iniciar  el  proceso  contencioso  administrativo.2.  g)  Agotada  la  vía  administrativa.  y  garantizando  su  autenticidad y veracidad y basado en la normatividad peruana aplicable para  la Municipalidad.  salvaguardando  sus  características  estructurales.  almacenamiento.1.  Definición conceptual terminológica  3.d) De no mediar respuesta en los plazos previstos en el inciso b).  f) Si la apelación se resuelve en sentido negativo.  clasificación. .  el solicitante podrá dar por agotada la vía administrativa.  búsqueda.  y  distribución  de  documentos  de  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca.  el  solicitante  puede  considerar  denegado  su  pedido  para  los  efectos  de  dar  por  agotada  la  vía  administrativa. o la entidad correspondiente  no se pronuncia en un plazo de diez (10) días útiles de presentado el recurso. de acuerdo a lo señalado por la Ley Nº 26301.  e)  En  los  casos  señalados  en  los  incisos  c)  y  d)  del  presente  artículo.2. Sistema de Gestión documentaria  Para  esta  investigación  el  Sistema  de  gestión  documentaia  es  un  software  elaborado  en  Visual  Basic  2005  con  SQL  Server  2005  que  soporta  la  captura.  en  cuyo  caso  deberá  interponer  el  recurso de apelación para agotarla.  consulta.  de  conformidad  con  lo  señalado  en  la  Ley  Nº  27584  u  optar  por  el  proceso  constitucional del Hábeas Data.   Si  no  se  cuenta  con  reglas. para lo cual se utilizó el formato recomendado  que se muestra en el anexo 3 ­  Formato de series y grupos documentales.  Antes de proceder a la elaboración de este sistema se determinaron  las  series  y  grupos  documentales  más  relevantes  que  se  encuentran  disponibles y la identificación y categorización de la producción documental  de  la  Municipalidad  distrital  de  Jayanca.  Seguridad del sistema  La  Seguridad  de  la  Información  hoy  día  no  es  sólo  un  aspecto  tecnológico.  procesos  y  tecnología. por el contrario.2.  Este  concepto  de  Seguridad  de  la  .  responsabilidades  y  procedimientos  predefinidos.2.  BASE DE DATOS  La inf ormación se  almacena de  manera  est ructurada  Queda registrado que  inf ormación es  modificada.Figura 5: Modelo del sistema de Gestión Documentaria para la Municipalidad  Distrital de Jayanca  Modelo del sistema de Gestión Docum entaria para la Municipalidad Distrit al de Jayanca La inf ormación  se localiza  rápidamente  Consultas  Se evita el acceso  de personal no  autorizado  Cada jefe de área accede a  la inf ormación que  necesita.  3.  lineamientos.  basados  en  la  Normatividad  del  Archivo general de la Nación. y ante la ausencia de personal que es capacitado para la  gestión  del  proceso. es una solución integrada de negocio que  combina  recursos  organizacionales. anulada o  agregada  Entrada de documentos  Las copias de seguridad  evitan las pérdidas de  inf ormación  Escáner  Fuente: Elaboración propia.  la  inversión  en  tecnología  solamente  no  es  más  que  una  pérdida  de  dinero.   pragmática  y  operativa  de  seguridad.  autorización  (acceso  a  ciertas  funcionalidades). visto en la sección anterior.  una  resolución  de  200  dpi  es  la  adecuada  para  desplegar con claridad tipografías de hasta 7 puntos.  respecto  a  la  Resolución.  Sin  embargo.3.  que  brinde  resultados  cuantificables para el negocio. textos impresos e ilustraciones. · Dispositivo de digitalización .  que  es  el  término  usado  para  definir el número de pixeles o puntos (dots) que se capturan por pulgada de  papel  (dots  per  inch:  dpi). 200 dpi es  la resolución a la que la mayoría de los documentos serán digitalizados en  la Municipalidad.  Asimismo. aunque será muy poco frecuente.  para  esta  investigación  la  seguridad  del  sistema  estará  basada  en función a las  mejores prácticas que plantea  Microsoft en sus directivas de seguridad: Autenticación (identificación  segura).  las  imágenes  digitales  son  fotos  electrónicas  tomadas  de  una  escena  o  escaneadas  de  documentos­  fotografías.  por  ser  considerado  recientemente  como  estándar  internacional  y  ser  preferido  para  imprimir  y  ver  documentos  de  páginas  múltiples. de acuerdo a lo que se indica en el cuadro antes mostrado sobre  formatos de archivo de imágenes comunes.  Respecto  a  los  formatos  de  archivos  digitales.  comunicación segura. documentos  con  tipografías  más  finas  u  otros  detalles  requerirán una mayor resolución. Por tanto. auditoria y administración de perfiles.  para  esta  investigación  se  ha  decidido  digitalizar  los  documentos  y  ser  almacenados  en  formato  PD.  Como  se  ha  visto  anteriormente.  Estos  aspectos  y  su  tratamiento  serán  detallados  en  el  capítulo  siguiente: Desarrollo de la propuesta.  en  una  plataforma  tangible.2. manuscritos.  3.Información  como  una  solución  integral  es  esencial  para  la  transformación  de  este  nuevo  enfoque.  De  acuerdo  a  lo  analizado. Aspecto sobre digitalización  La  digitalización  es  el  proceso  mediante  el  cual  la  imagen  de  una  página (ya sea el anverso o el reverso) es capturada.   resultan  ser  suficientes  para  llevar  a  cabo  el  ingreso  de  los  documentos  al servidor  de  archivos. HTM. PDF buscable. HTML.  Rich Text  Fuente: Manual de uso y especificaciones técnicas HP ScanJet 2400  De  las  características  presentadas. transparencias. Flashpix (FPX).  cuyas características se mencionan en el siguiente cuadro:  CUADRO 7: CARACTERÍSTICAS DEL SCANNER HP SCANJET 2400 DE LA  MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JAYANCA  DATOS BÁSICOS  Modelo: HP scanjet 2400  Tipo de digitalización: Superficie plana  Resolución de exploración por hardware:  1200x1200ppp  Profundidad de bits: 48 bits.  El equipo  de escaneo con que cuenta  la Municipalidad es un escáner digital de superficie plana  HP scanjet 2400. Texto sin Formato PDF. el análisis de los equipos con que se cuenta en  dicha  oficina.  PDF.4.  definimos  al  usuario  como  la  persona  natural  o  jurídica  que  utiliza  el  sistema  de  gestión  documentaria  para  un  fin  específico: .  3. TIFF  comprimido. objetos  tridimensionales. PCX.La tecnología de digitalización comprende básicamente el ingreso de  los documentos; mediante el scanner; en la unidad de trámite documentario  de la Municipalidad distrital de Jayanca.  Velocidad de digitalización en modo de  presentación preliminar: 12 seg. prensa. RTF.  Encontramos  una  variedad  de  escáner  que  son  utilizados  para  el  tratamiento de documentos.  podemos  deducir  que  son  suficientes para el proceso de captura de los documentos. artículos de  revista).  Conectividad estándar: USB  Tipos de soporte admitidos: Papel (normal.  FlashPix.  Resolución de exploración mejorada  Niveles de escala de grises  Resolución mejorada ilimitada  256  INFORMACIÓN TÉCNICA ADICIONAL  Formato del archivo de digitalización  Windows: BMP. GIF.  inyección de tinta. PICT. JPEG. JPEG. TXT;  Macintosh: TIFF. TIFF.  Procesos  del  ciclo  de  vida  del  software.  Tecnología  de  la  información.2. PNG.  Usuario:  Basándonos en la definición que presenta la Norma Técnica Peruana  NTP­ISO/IEC  12207.   el  rediseño  de  procesos  para  la  comodidad y facilidad de acceso de los ciudadanos a los servicios.  3.  Esto  implica  servicios  concretos:  El  usuario  no  debe  hacer  colas. En este  aspecto  constituye  un  elemento  de  suma  importancia  la  atención  personalizada  utilizando  tecnologías  de  información  y  la  difusión  de  información para el ciudadano sobre el quehacer institucional por todos los  canales disponibles.5.2.  en  la  mayoría  de  casos.  brindarle  un  buen  trato.  basado  en  el  Manual  de  Buenas  prácticas  gubernamentales  (BPGs) 2006. . Atención al usuario  En  esta  investigación  se  tomará  en  cuenta  el  servicio  Directo  en  el  modelo  ciudadano­cliente.consultar  estado  de  documento. Ello implica un cambio de mentalidad en los  funcionarios  y.  una  atención  de  calidad. rendir cuentas.  agilizar  los  trámites.  emitir  documento  a  la  Municipalidad  Distrital de Jayanca y recibir una respuesta de atención a este documento.  siguiendo  el  principio de servicio al cliente.  brindar  información oportuna.  Las  BPGs  en  Servicio  de  Atención  al  Ciudadano  buscan  que  éste  sea  el  elemento  esencial  del  proceso  administrativo  en  el  sector  público  y  que  su  bienestar  sea  el  principio  fundamental  del  servidor  público. .  etc. .  por  ejemplo:  SCM.1. Es iterativo e incremental.  Las características principales de RUP son: · Puede  ser  adaptado  y  extendido  para  satisfacer  las  necesidades  de  la  organización que lo adopte.  Metodología RUP  El  Proceso  Unificado  de  Rational  es  un  proceso  de  ingeniería  del  software.  internal/external  reviews.  risk  management. Utiliza UML como lenguaje de notación. En la investigación se tomarán sólo las metodologías  basadas en UML.1.  No  se  trata  de  elegir  cual  es  la  mejor. · · · · · Es guiado por casos de uso Es centrado en la arquitectura.CAPITULO IV: MARCO CONCEPTUAL  4.  PM. iterativo e incremental.1.  porque  todas  contribuyen  con  ideas  importantes  para  el  desarrollo  de  un  sistema.  Metodologías de desarrollo de sistemas  Existen varias metodologías para el desarrollo de sistemas y algunas surgen de  combinaciones de otras. el RUP es una metodología de desarrollo de software que intenta  integrar todos los aspectos a tener en cuenta durante todo el ciclo de vida del  software.  sino  más  bien  cual  de  ellas  se  adapta a una situación determinada.  con  el  objetivo  de  hacer  abarcables  tanto  pequeños  como  grandes  proyectos software. Captura  muchas  de  las  “mejores  prácticas”  del  desarrollo  de  software  moderno. QA. Su propósito es asegurar  la  producción  de  software  de  alta  calidad  que  se  ajuste  a  las  necesidades  de  sus usuarios finales con unos costos y un calendario predecibles. Proporciona un acercamiento disciplinado a la asignación de tareas y  responsabilidades en una organización de desarrollo. prototipos.  En definitiva.  A  continuación  se  presentan  las  características  más  relevantes  de  las  metodologías mas utilizadas basadas en UML:  4. En cada paso hay una referencia a los requerimientos. .  Comparación de metodologías  Para efectuar la comparación de metodologías se tomó en cuenta tres aspectos  importantes antes de elegir una metodología de desarrollo de sistemas:  4.  ICONIX  es  minimalista  y  se  focaliza  en  el  área  que  queda  entre  los  casos de uso y el código. · Phase  process  pattern:  determina  las  iteracciones  entre  los  “stage  process patterns” dentro de una fase del proceso.3.  Características del proyecto. Son bloques reusables a partir de los cuales  se  configura  un  modelo  de  proceso  de  software  que  se  encuadre  en  las  necesidades particulares de la organización.1.  4.  4. pero no descarta las notaciones de análisis y  diseño. · Stage  process  pattern:  determina  las  tareas.2. dentro de una stage del proceso.  como  RUP.  Un  process  pattern  es  a  su  vez  una  colección  de  técnicas  genéricas.2.2.  Los  “process  patterns”  describen  lo  que  se  debe  hacer  pero  no  los  detalles exactos de cómo hacerlo.1.  Es relativamente pequeño.  Es  guiado  por  casos  de  uso. · Task process pattern: da soluciones probadas para problemas de bajo  nivel dentro de cada stage.  acciones  y/o  tareas  que solucionan un problema específico de procesos de software considerando  las fuerzas y factores del problema.  Metodología ICONIX  ICONIX es una metodología simple que se le puede ubicar entre RUP y  la metodología XP.1.  usualmente  llevadas  a  cabo en forma iterativa.  Metodología OOSP (Object­Oriented Software Process)  Está  formada  por  una  colección  de  “process  patterns”.  Los 3 elementos fundamentales de ICONIX son: · · · Es iterativo e incremental. Hace un uso estilizado de UML.  pero  no  posee  todo  la  plataforma de RUP.4. · · · Tamaño esperado del proyecto.2.  Requerimientos · Curva de aprendizaje: ¿Cuanto le toma a una organización incorporar  el conocimiento necesario para aplicar correctamente el modelo? · Herramientas:  ¿Existen  herramientas  que  den  soporte  a  las  actividades que hay que realizar? · Soporte  externo:  ¿Existe  en  el  mercado  soporte  para  adoptar  el  modelo?  CUADRO 9: COMPARACIÓN DE METODOLOGÍAS SEGÚN REQUERIMIENTOS  METODOLOGÍA  RUP  ICONIX  OOSP  Curva de  aprendizaje  Lento  Rápido  Lento  Herramientas  Altamente  soportadas  Algunas  disponibles  No se menciona  Soporte  externo  Altamente  Algunas  disponibles  No disponible  Fuente: Pragma Consultores: ¿Agile o Unified? – UBA – Noviembre 2004 .2. Complejidad del problema a resolver  CUADRO 8: COMPARACIÓN DE METODOLOGÍAS SEGÚN CARACTERÍSTICAS  DEL PROYECTO  METODOLOGÍA  RUP  ICONIX  OOSP  Tamaño del  proyecto  Mediano/Grande  Tamaño del  equipo  Mediano/Grande  Complejidad  del problema  Mediana/Alta  Pequeño/Mediano  Pequeño/Mediano  Baja/Mediana  Mediano/Grande  Mediano/Grande  Mediana/Alta  Fuente: Pragma Consultores: ¿Agile o Unified? – UBA – Noviembre 2004  4. Tamaño del equipo de desarrollo.   Metodología elegida  4.  llamada  así  por  sus  siglas  en  inglés  Rational  Unified  Process.  4.5  10  5  5  5  0  0  0  15  Dado el escenario que se presenta se eligió utilizar la metodología RUP.3.  es  un  proceso  de  ingeniería  del  software.  Su  propósito  es  asegurar  la  producción  de  software  de  alta  calidad  que  se  ajuste  a  las .5 5  0 2.  Proporciona  un  acercamiento  disciplinado  a  la  asignación  de  tareas  y  responsabilidades  en  una  organización  de  desarrollo.5 5  Tamaño del  proyecto  Características  Tamaño del  del proyecto  equipo  Complejidad del  problema  Curva de  aprendizaje  Herramientas  Requerimientos  Soporte externo  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 11: CRITERIOS DE SELECCIÓN Y PUNTUACIONES SEGÚN  METODOLOGÍA  CRITERIO  DETALLE  Tamaño del proyecto  Características  Tamaño del equipo  del proyecto  Complejidad del  problema  Curva de aprendizaje  Requerimientos  Herramientas  Soporte externo  TOTAL  Fuente: Elaboración propia  RUP  ICONIX  OOSP  5  5  5  0  5  5  25  0  0  0  5  2.CUADRO 10: PONDERACIONES ASIGNADAS SEGÚN CRITERIOS DE  ELECCIÓN DE METODOLOGÍA  CRITERIO  DETALLE  PONDERACIÓN  Pequeño/Mediano  Mediano/Grande  Pequeño/Mediano  Mediano/Grande  Baja/Mediana  Mediana/Alta  Lento  Rápido  No se menciona  Algunas disponibles Altamente  soportadas  No disponible  Algunas disponibles  Altamente  0  5  0  5  0  5  0  5  0 2.  Definición  La  metodología  RUP.1.5  2.3.  establecer los cimientos de la arquitectura.  Sin  embargo  no  pretendemos  una  estimación  precisa  o  la  captura  de  todos  los  requisitos. Generalmente no  debe  durar  mucho  más  de una  semana.  En esta fase se construye un prototipo de la arquitectura.  bien  con  este  prototipo. En esta etapa el objetivo es determinar la  arquitectura óptima.3.  que  no  lo  hayan  sido · · .  Fases de la Metodología RUP  La metodología RUP divide en 4 fases el desarrollo del software: · Inicio:  Antes  de  iniciar  un  proyecto  es  conveniente  plantearse  algunas  cuestiones:  ¿Cuál  es  el  objetivo?  ¿Es  factible?  ¿Lo  construimos  o  lo  compramos?  ¿Cuánto  va  a  costar?  La  fase  de  inicio  trata  de  responder  a  estas  preguntas  y  a  otras  más. Es por esto que la fase de  elaboración es de gran importancia. que debe  evolucionar en iteraciones sucesivas hasta convertirse en el sistema  final.  desarrollar el plan del proyecto y eliminar los mayores riesgos.  Este  prototipo  debe  contener  los  casos  de  uso  críticos  identificados en la fase de inicio.  4.  Más  bien  se  trata  de  explorar  el  problema  lo  justo para decidir si vamos a continuar o a dejarlo.  bien  con otros de usar y tirar. Elaboración: El propósito de la fase de elaboración es analizar el  dominio del problema.  El  Objetivo  en  esta  etapa  es determinar la visión del proyecto.  características  y  requisitos. También debe demostrarse que se  han  evitado  los  riesgos  más  graves.  Durante  esta  fase  todas  los  componentes. costosa y arriesgada. a afrontar la fase de  construcción.2. Construcción:  La  finalidad  principal  de  esta  fase  es  alcanzar  la  capacidad  operacional  del  producto  de  forma  incremental  a  través  de  las  sucesivas  iteraciones.  Cuando termina esta fase se llega al punto de no retorno del  proyecto: a partir de ese momento pasamos de las relativamente  ligeras y de poco riesgo dos primeras fases.necesidades  de  sus  usuarios  finales  con  unos  costos  y  un  calendario  predecibles. . Requerimientos:  Trasladando  las  necesidades  del  negocio  a  un  sistema automatizado.  administrando  los  recursos  eficientemente.  tareas  relacionadas  con  el  ajuste. instalación y usabilidad del producto. · Análisis  y  Diseño:  Trasladando  los  requerimientos  dentro  de  la  arquitectura de software. · Pruebas:  Asegurándose  que  el  comportamiento  requerido  es  el  correcto y que todo los solicitado esta presente.  Disciplina de Soporte · Configuración  y  administración  del  cambio:  Guardando  todas  las  versiones del proyecto. los calendarios y la calidad. · · Administrando el proyecto: Administrando horarios y recursos. Los Objetivos de una iteración se establecen en función  de  la  evaluación  de las  iteraciones precedentes.  de  tal  forma  que  se  optimicen los costes.  El  énfasis  en  esta  fase  se  pone  controlar  las  operaciones  realizadas.  entrenar  al  usuario  en  el  manejo  del  producto  y. · Implementación: Creando software que se ajuste a la arquitectura y  que tenga el comportamiento deseado. Ambiente: Administrando el ambiente de desarrollo.hecho  hasta  ahora.  en  general.  Cada  una  de  estas  etapas  es  desarrollada  mediante  el  ciclo  de  iteraciones. · Transición:  La  finalidad  de  la  fase  de  transición  es  poner  el  producto en manos de los usuarios finales.  han  de  ser  implementados.  integrados  y  probados.  completar  la  documentación. para lo que típicamente  se requerirá desarrollar nuevas versiones actualizadas del producto.  obteniéndose  una  versión  del  producto  que  se  pueda  poner  en  manos  de  los  usuarios  (una  versión  beta).  Cabe  mencionar  que  el ciclo de vida que se desarrolla por cada iteración. es llevada bajo dos  disciplinas:  Disciplina de Desarrollo · · Ingeniería de Negocios: Entendiendo las necesidades del negocio. la cual consiste en reproducir el ciclo de vida en cascada a  menor escala.  configuración.   Los bloques básicos de construcción de UML son tres.  Hay  cuatro  tipos.  Es  posible  generar  código  a  partir  de  un  modelo  UML  (ingeniería  directa)  y  también  puede  construirse  un  modelo  a  partir  de  la  implementación  (ingeniería inversa).  El  UML  es  un  lenguaje  de  modelado  cuyo  vocabulario  y  sintaxis  están  ideados para la representación conceptual y física de un sistema.  4. Esto trae como beneficio la retroalimentación que  se tendría en cada entregable o en cada iteración.  como  Java.  RUP. las  relaciones y los diagramas. · Los  elementos  son  abstracciones  que  actúan  como  unidades  básicas  de  construcción. Sus modelos  son precisos.3. Metodología basada en UML  Puesto  que  la  metodología  RUP  está  basada  en  UML. los elementos. completos y pueden ser trasladados directamente a  una  gran  variedad  de  lenguajes  de  programación  . en función de lo buenas  que sean las herramientas empleadas.  se  tratará  de  resumir los aspectos que involucra este lenguaje de modelado.  los  estructurales. no ambiguos. aunque en las dos situaciones debe intervenir un mayor o  menor grado de supervisión por parte del programador.  los  de .· Distribución: Hacer todo lo necesario para la salida del proyecto  Figura 6: Fases.3. y que cada una se convierta luego en un  entregable al cliente.  C++  o  Visual  Basic. flujos de trabajo e iteraciones de la metodología RUP  Fuente: Pragma Consultores: ¿Agile o Unified? – UBA – Noviembre 2004  Es recomendable que a cada una de estas iteraciones se les clasifique  y ordene según su prioridad.  pero  también  a  tablas  de  bases  de  datos  relacionales  y  orientadas  a  objetos.  Sólo  hay  un  elemento  de  agrupación.  colaboraciones  y  proporciona  la implementación de dichos elementos.  clases.  establecen las divisiones en que se puede fraccionar un modelo.  comentarios  que  pueden  describir  textualmente cualquier aspecto de un modelo.  relaciones  y  semántica.  aunque  lo  más  normal  es  emplear  la  clase  con  el  nombre  en  cursiva.  Los  elementos  de  agrupación  son  las  partes  organizativas  de  UML.  UML  permite  emplear  un  círculo    para  representar  las  interfaces.  externamente  visible.  describiendo su comportamiento.  métodos. Sólo hay un elemento  de notación principal.  Clase  Componente  E  S  T  R  U  C  T  U  R  A  L  E  S  Caso de  uso  Colabor  ación  E  L  E  M  E  N  T  O  S  Clase activa  Se  trata  de  una  clase.  Describe  un  conjunto  de  secuencias  de  acciones  que  un  sistema  ejecuta. la nota.  Las líneas del  contorno son más gruesas  que en  la  clase “normal”  Agrupación  de  métodos  u  operaciones  que  especifican  un  servicio de una clase o componente.  en  la  que  existe  procesos  o  hilos de ejecución concurrentes con otros elementos. los de agrupación y los de notación. En cuanto a los  elementos  estructurales  son  las  partes  estáticas  de  los  modelos  y  representan  aspectos  conceptuales  o  materiales.  Define  una  interacción  entre  elementos  que  cooperan  para  proporcionar  un  comportamiento  mayor  que  la  suma  de  los  comportamientos  de  sus  elementos.  archivos  de  código  fuente.  el  paquete.  Los  elementos  de  comportamiento  son  las  partes  dinámicas  de  los  modelos  y  representan  comportamientos  en  el  tiempo  y  en  el  espacio.  Las clases implementan una o más interfaces. Los elementos de notación son  las  partes  explicativas  de  UML.  para  producir  un  resultado  observable  de  interés.  Parte física y por tanto reemplazable  de un modelo.  que  agrupa  un  conjunto  de  interfaces.  que  se  emplea  para  organizar otros elementos en grupos.comportamiento. completo o parcial. Interfaz  .  CUADRO 12: ELEMENTOS DE CONSTRUCCIÓN EN UML  Describe  un  conjunto  de  objetos  que  comparten  los  mismos  atributos.  Se  emplea  para  estructurar  los aspectos de comportamiento de un modelo.   Grupo  Iris  (Integración  y  Reingeniería  de  Sistemas). UML . · Las  relaciones son abstracciones  que  actúan  como  unión entre  los  distintos  elementos.  Hay  cuatro  tipos.  la  asociación. 2004.  Máquinas  de  Estados  Elementos  de  Comporta­  miento  Interacción  Comprende  un  conjunto  de  mensajes  que  se  intercambian  entre  un  conjunto  de  objetos.  que  puede  describir  textualmente cualquier aspecto del modelo  Fuente:  Arregui.  Castellón.  Es  una  relación  estructural  que  resume  un  conjunto  de  enlaces  que  son conexiones entre objetos.  Es  una  relación  que  implica  que  la  parte realizante cumple con una serie  de especificaciones propuestas por la  clase realizada (interfaces).  Universitat  Jaume  I.  Castellón. 2004.  M. Tutorial de UML. España. · Los diagramas son la disposición de un conjunto de elementos. ya que comparten su estructura  y comportamiento. en respuesta a eventos.  Universitat  Jaume  I.  Elementos  de  agrupación  Elementos  de  notación  Paquete  Se  emplea  para  organizar  otros  elementos  en  grupos.  la generalización y la realización.  M.  Partes  explicativa  de  UML.  CUADRO 13: ELEMENTOS DE RELACIÓN EN UML  Nota  Dependencia  Es una relación entre dos elementos.  Asociación  Generaliza­  ción  Realización  Fuente:  Arregui. la  dependencia. España.  Especifica la secuencia de estados por los que pasa  un objeto o una interacción.  para  cumplir un objetivo especifico..  Es una relación en la que el elemento  generalizado  puede  ser  substituido  por  cualquiera  de  los  elementos  hijos.  Grupo  Iris  (Integración  y  Reingeniería  de  Sistemas).Nodo  Elemento físico que existe en tiempo de ejecución y  representa un recurso computacional con capacidad  de procesar.  tal  que  un  cambio  en  uno  puede  afectar al otro. que  representan el sistema modelado desde diferentes perspectivas.  Tutorial de UML..   Los  diagramas  estáticos  son:  el de clases.  Los  diagramas  de  comportamiento  son:  el  de  Casos  de  Uso.  agrupados  en  dos  grandes  grupos.  de componentes  y  de  despliegue. de estados y de actividades. . de colaboración.tiene  nueve  diagramas  fundamentales.  uno  para  modelar  la  estructura  estática  del  sistema  y  otro  para  modelar  el  comportamiento  dinámico.  de  secuencia.  de objetos.   Muestra la configuración del hardware del sistema. se puede ver que los elementos  gráficos  no  son  cajas  rectangulares.4.  Son  diagramas  de  interacción.  transiciones.  con  sus  estados.  En  el  diagrama  de  colaboración  de  la  figura de la izquierda.  un  Control  (modela  un  comportamiento)  y  una  Instancia  (modela un objeto de dato).  Cubren  la  vista  dinámica  de  un  sistema.  mientras que el de colaboración resalta la organización  estructural  de  los  objetos.  Cubren  la  vista  de  implementación  estática  de  un  sistema. así como sus  relaciones.  Clases  Despliegue  E  S  T  R  U  C  T  U  R  A  Análogo  al  diagrama  de  clases..  Muestra  un  conjunto  de  casos  de  uso.  Tipo especial de diagrama de estados que muestra el  flujo de actividades dentro de un sistema.  Modelan  comportamientos  reactivos en base a eventos. los  nodos  de  proceso  y  los  componentes  empleados  por  éstos.  El  diagrama  de  secuencia  resalta  la  ordenación  temporal  de  los  mensajes.  4.  Grupo  Iris  (Integración  y  Reingeniería  de  Sistemas).CUADRO 14: DIAGRAMAS EN UML  M  O  D  E  L  A  N  Muestra  un  conjunto  de  clases.  eventos  y  actividades.  ambos  siendo  equivalentes  o  isomorfos.  Castellón.  RUP y las mejores prácticas para el desarrollo de software Actividades  C  O  M  P  O  R  T  A  M  I  E  N  T  O  Estados  Colaboración  Secuencia  Casos de Uso  Componentes  Obje­  tos  .  M.  Estas  versiones  tienen  como  finalidad  evidenciar  un  rol  específico  del  objeto  siendo  modelado.  En  la  figura  encontramos  de  izquierda  a  derecha  y  de  arriba  abajo  un  Actor.  muestran  un  conjunto  de  objetos  y  sus  relaciones.  Tutorial de UML.  una  Interfaz.  Son  diagramas  fundamentales  en  el  modelado  y  organización  del  sistema. 2004.  como  cabría  esperar.  Cubren  la  vista  dinámica  del  sistema.  Universitat  Jaume  I.  interfaces  y  colaboraciones. de modo que los  diagramas de componentes son los análogos físicos a  los diagramas de clases. España.  Muestra  una  máquina  de  estados.  cubriendo la  vista de diseño estática del sistema.  y  en  su  lugar  encontramos  sus  versiones  adornadas.  Un  componente es un módulo de código.3.  muestra  un  conjunto  de  objetos  y  sus  relaciones.  M  O  D  E  L  A  N  Fuente:  Arregui.  pero  a  modo  de  vista  instantánea de instancias de una clase en el tiempo.  Cubren  la  vista  de  despliegue  estática  de  una  arquitectura.  Muestra  la  organización  y  dependencias  de  un  conjunto  de  componentes.  los  actores  implicados  y  sus  relaciones.  así  como  los  mensajes  que  se  intercambian  entre  ellos.  las siguientes mejores prácticas:  Figura 7: Mejores prácticas en la metodología RUP  Fuente: Pragma Consultores: ¿Agile o Unified? – UBA – Noviembre 2004 · Desarrollar software iterativamente:  En  función  de  la  cada  vez  mayor  complejidad  solicitada  para  los  sistemas  de  software.  RUP  provee  a  cada  miembro  del  equipo  de  las  guías  de  proceso.  construir  el  software  y  finalmente.  que permita una comprensión creciente del problema a través de refinamientos  sucesivos.El  Proceso  Unificado  de  Rational  (RUP)  describe  como  aplicar  efectivamente  enfoques  comprobados  comercialmente  para  el  desarrollo  de  software.  luego  diseñar  toda  la  solución.  manteniendo al team de desarrollo focalizado en producir resultados.  ya  no  es  posible  trabajar  secuencialmente:  definir  primero  el  problema  completo.  llegando  a  una  solución  efectiva  luego  de  múltiples  iteraciones  acotadas en complejidad. Estos enfoques son llamados "mejores prácticas" pues son utilizados  en la industria por organizaciones exitosas.  se  logra  detectar  en  forma  temprana  los  desajustes  e  inconsistencias  entre  los  requerimientos.  plantillas y  mentores de herramientas necesarios para que el  equipo completo  tome ventaja de. .  el  diseño.  el  desarrollo  y  la  implementación  del  sistema.  A  través  de  las  iteraciones  que  generan  releases  ejecutables.  RUP  utiliza  y  soporta  este  enfoque  iterativo  que  ayuda  a  atacar  los  riesgos  mediante  la  producción  de  releases  ejecutables  progresivos  y  frecuentes que permiten la opinión e involucramiento del usuario.  Es  necesario  un  enfoque  iterativo. entre otras.  testear  el  producto. · Administrar los requerimientos  Los  requerimientos  son  las  condiciones  o  capacidades  que  el  sistema  debe  conformar. organizar y  monitorear los requerimientos  cambiantes de un sistema.  RUP  provee  un  enfoque  sistemático  para  definir  una  arquitectura  utilizando  componentes nuevos y preexistentes.  comprensible  intuitivamente  y  promueve  una  más efectiva reutilización de software.  La  Administración  de  Requerimientos  es  un  enfoque  sistemático para hallar.  organizar  y  documentar  la  funcionalidad  y  restricciones  requeridas · Documentar y monitorear las alternativas y decisiones  Las  nociones  de  Casos  de Uso  y de  Escenarios  utilizadas en  RUP han  demostrado  ser  una  manera  excelente  de  capturar  los  requerimientos  funcionales  y  asegurarse  que  direccionan  el  diseño. RUP describe como diseñar una arquitectura flexible.  b)  que  los  requerimientos  puedan  ser  priorizados. documentar. · Modelizar software visualmente . logrando así que el sistema satisfaga las necesidades del  usuario.  c)  que  sea  posible  realizar  evaluaciones  objetivas  de  funcionalidad  y  performance.  antes  de  comprometer  recursos  para  el  desarrollo en gran escala.  que  se  acomode  a  los  cambios.  d)  que  las  inconsistencias  se  detecten  más  fácilmente  RUP  describe  como: · Obtener.  la  implementación  y  la  prueba del sistema.  filtrados  y  monitoreados. · Utilizar arquitecturas basadas en componentes  El  proceso  de  software  debe  focalizarse  en  el  desarrollo  temprano  de  una  arquitectura  robusta  ejecutable.  La Administración de Requerimientos permite:  a) que las comunicaciones estén basadas en requerimientos claramente  definidos. Soporta el desarrollo de software basado  en  componentes:  módulos  no  triviales  que  completan  una  función clara.   utilizando  medidas  y  criterios  objetivos. implementación.  involucrando  a  todos  los  participantes.  creado  por  Rational  Software. · Verificar la calidad de software  Es  necesario  evaluar  la  calidad  de  un  sistema  respecto  de  sus  requerimientos  de  funcionalidad.  confiabilidad  y  performance.  La  actividad  fundamental es el testing.RUP  muestra  como  modelar  software  visualmente  para  capturar  la  estructura  y  comportamiento  de  arquitecturas  y  componentes.  permitiendo  así  detectar  e  identificar  los  defectos  en  forma  temprana.  mantener  la consistencia  entre  diseño  e  implementación  y  promover  una  comunicación  precisa. .  rastrear  y  monitorear los cambios para permitir un desarrollo iterativo exitoso. etc. Es también  una guía para establecer espacios de trabajo seguros para cada desarrollador.  RUP  describe  como  controlar. en todas  las  actividades.  es  el  cimiento  para  un  modelado  visual exitoso.  ver  como  los  elementos  del  sistema  se  relacionan  entre sí. que permite encontrar las fallas antes de la puesta en  producción.  El aseguramiento de la calidad se construye dentro del proceso.  Las  abstracciones  visuales  ayudan  a  comunicar  diferentes  aspectos  del  software;  comprender  los  requerimientos.  suministrando  el  aislamiento  de  los  cambios  hechos  en  otros  espacios  de  trabajo  y  controlando  los  cambios  de  todos  los  elementos  de  software  (modelos. ejecución  y evaluación de todos estos tipos de testing.  El  estándar  UML(Lenguaje  de  Modelado  Unificado). documentos.). RUP asiste en el planeamiento. código. · Controlar los cambios al software  La  capacidad  de  administrar  los  cambios  es  esencial  en  ambientes  en  los  cuales  el  cambio  es  inevitable. diseño. . 2.  Durante  esta  fase se  identificarán  todos  los  actores  y  casos  de  uso. Modelo  de Objetos del Negocio. Modelo de Dominio del Problema y un glosario con la  terminología clave del dominio del problema. especificación de los Caso de Uso del Negocio.  Se  desarrolla  la  propuesta basada en el Plan de Desarrollo de Software que se muestra en el anexo  4.CAPITULO V: DESARROLLO DE LA PROPUESTA  El  desarrollo  de  la  propuesta  se  ha  basado  en  el  marco  conceptual  descrito  anteriormente.1.  5.  Especificación de Casos de Uso del Negocio .1.1.1. siendo los artefactos desarrollados:  el Modelo de Caso  de Uso del Negocio.1.  Modelo de casos de uso del negocio (MCUN)  Figura 8: Modelo de casos de uso del negocio­ Gestión Documentaria de la  Municipalidad Distrital de Jayanca  Adminis tr ador  Adminis tr ac ión del s is tema  Regis tro de doc um ento  Unidad de Tr ámite  Doc umentar io  Us uario  Ges tión doc um ento  J efatura de Área  Us uario Natural  Us uario jur ídic o   Fuente: Elaboración propia  5.  Aquí  se  definirán  el  modelo  del  negocio  y  el  alcance del proyecto. Modelado del negocio  El propósito de la fase de inicio es establecer los objetivos para el ciclo  de vida del  software  a  implementar.  es  decir  de  acuerdo  a  la  normatividad  del  Sistema  Nacional  de  Archivo aplicadas a Municipalidades. la ley del procedimiento administrativo general  y  la  ley  de  transparencia  y  acceso  a  la  información  pública.1.  5.1.1.  Fase inicial  5. Asignar requisitos.  sus  áreas.  Categoría  Flujos de  trabajo Caso de Uso Principal  · · · · · · · · Registrar/Actualizar serie documental. sus áreas y la asignación de usuario y permisos a los  usuarios.  Fuente: Elaboración propia . Registrar área.CUADRO 15: CASO DE USO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA  Administración del sistema  Definición del  caso de uso  Proceso  en  el  cual  se  da  mantenimiento  a  los  grupos  documentales. Buscar empleado. series documentales.  las  series  documentales. así como asignar usuario y permisos a los usuarios.  Metas  Gestionar  eficientemente  la  información  sobre  las  series  documentales.  estadísticas de gestión documentaria). Generar reportes (empleados.  Propietario  Riesgos  Jefe de unidad informática  Al  gestionar  ineficientemente  el  proceso  de  administración  del  sistema  se  realizará  incorrectamente  el  proceso  de  registro  de  documento y su gestión. Registrar/Actualizar empleado.  así  como  la  información  correspondiente  a  los  empleados. Asignar usuarios y permisos.  los  empleados. Registrar/Actualizar grupo documental.  enviados)  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 17: CASO DE USO GESTIÓN DE DOCUMENTO .  asimismo  se  registran  sus  adjuntos. anulados. el  cual  es  generado  por  los  usuarios  (naturales  o  jurídicos).  Categoría  Flujos de  trabajo Caso de Uso Principal  · · · · · · · · · · · · · · · · · · · Listar documentos externos Registrar documento externo Modificar documento externo Gestionar referencias Gestionar adjuntos Buscar usuario Registrar/Actualizar usuario Generar ticket Derivar documento externo Anular documento Listar documentos enviados Mostrar adjuntos Listar documentos anulados Restaurar documento Listar documentos internos Registrar documento interno Modificar documento interno Asignar adjunto Imprimir documentos(registrados.CUADRO 16: CASO DE USO REGISTRO DE DOCUMENTO  Registro de documento  Definición del  caso de uso  Proceso en el cual se registra un documento interno o externo.  y  se  inicia  el  proceso  de  derivación  del  documento  al  área  responsable.  Metas  Registrar  eficientemente  la  información  sobre  los  documentos  internos y externos de la Municipalidad Distrital de Jayanca.  Propietario  Riesgos  Tramitadora  Al  realizar  el  registro  de  los  documentos  ineficientemente.  culminando  en  la  generación de un ticket que es entregado al usuario.  el  proceso de gestión del documento se realizará incorrectamente. Mostrar seguimiento del documento.  de  manera  que  se  produzca una rápida respuesta a los usuarios. Dar proveído.  Aquí  también  se  consideran  las  consultas  realizadas  sobre  los  documentos  respondidos.3.  respondidos. Ubicar documento interno. Listar documentos respondidos. usuario. Mostrar adjunto.Gestión de documento  Definición del  caso de uso  Proceso  en  el  cual  se  gestiona el  documento. Archivar documento. Mostrar adjuntos del documento.  así  como  la  ubicación  de  documentos internos o externos. Listar documentos atendidos.  concluyendo  la  atención  o  archivándolo.  atendidos y archivados)  Fuente: Elaboración propia  5. Listar documentos archivados.  Metas  Propietario  Riesgos  Gestionar  eficientemente  los  documentos.  atendidos  y  archivados. Ubicar documento externo. .  Categoría  Flujos de  trabajo Caso de Uso Principal  · · · · · · · · · · · · · · Listar documentos pendientes de atención. Los modelos  de objetos del negocio están asociados a cada uno de los casos  de uso del negocio descritos anteriormente.  Jefe de área. derivándolo  a  otra  área. tramitadora  Al  gestionar  ineficientemente  el  proceso  de  gestión  de  documentos  no  se  logrará  brindar  un  adecuado  servicio  de  atención al usuario.1.  Modelos de objeto del negocio(MON)  Un  modelo  de  Objetos  del  Negocio  es  un  modelo  interno  a  un negocio y describe como cada caso de uso es llevado a cabo  por parte de un conjunto de trabajadores que utilizan un conjunto  de entidades del negocio y de unidades de trabajo. Imprimir  documentos  (pendientes  de  atención. Consultar estado de un documento.1. Cocluir atención del documento. Figura 9: Modelo de objeto del negocio: Administración del sistema  Área  Registrar /Actualizar  Registrar /Actualizar   Gr upo_documental  Requisito  Asignar  Registrar/Actualizar/Listar/  Asignar  usuario y  permisos/Buscar  Administr ador  Registrar  / Actualizar/Listar  Empleado  Ser ie_docum ental  Fuente: Elaboración propia  Figura 10: Modelo de objeto del negocio: Registro de documento  Docum ento interno  Docum ento externo  Adjunto  Documento  Registrar/Mostrar/Asignar  Registrar/ModificarListar/  Anular/Consultar/Derivar/  Imprim ir  Usuario_Natural  Registrar/Modificar/Listar  Tram itadora  Generar  Us uario_Jurídico  Usuario  Ticket  Fuente: Elaboración propia  Figura 11: Modelo de objeto del negocio: Gestión de documento . Listar/Dar proveído/Concluir atención/  Archivar/Eliminar envío/Ubicar/Listar  Consultar estado de doc.  Documento  Jefe de Área  Listar  Listar  Listar/Dar proveído/Concluir atención/  Archivar/Eliminar envío/Ub icar/  Listar/Consultar estado de doc.  Tramitador Automatizado  Listar  Movimientos _doc  Tram itadora  Fuente: Elaboración propia . 1...n  1.4..1  0...n  1.n  Contrato  1...  Modelo de dominio del problema  Figura 12: Modelo de dominio del problema  Adjunto  (f rom clases )  Referencia  (f rom DC_Administrac.1  (f rom clases)  1...n  0..n  0..n  1..1  Ubic.1  1.1  Movimientos_doc  (f rom clases )  Documento  (f rom clases )  Grupo_documental  1.1  Área  (f rom clases)  1...n  0..1  Cargo  Fuente: Elaboración propia ..n  1.geograf  1..1  1.n  Us uario_Jurí  dico  (f rom clases)  1.1... .n  1.n  (f rom clases)  Us uario_  Natural  (f rom clases)  1..1  Us uario  (f rom clases )  Serie_documental  (f rom clases)  0....1  1.1  1.1  1..5..n  Requis ito  0.)  del  sistema)  ion  0.   organismos  públicos.  La  serie  documental  es  un  factor  fundamental  para una clasificación que se rija por el principio de respeto a  la estructura en que se generan los documentos.  brindar  un  servicio  de  atención  personalizada en las consultas.1.1. registrar y distribuir la documentación recibida de  usuarios  externos.  asignándole  una  numeración  correlativa.  ­  Serie documental: Conjunto de documentos que responden a  un  mismo  grupo  documental  producido  por  un  órgano.  como  fuente de información.  ­  Documentación  generados  por  Externa:  los  Son  aquellos  documentos  privados.5.  Glosario de Términos  A  continuación  se  presentan  las  definiciones  de  los  términos  utilizados a  lo  largo del  proyecto de implementación  de  un  sistema  de  gestión  documentaria  para  mejorar  el  servicio  de  atención de los usuarios de la Municipalidad Distrital de Jayanca. ubicación e información de los .  ­  Estado  de  un  documento:  A  una  fecha  determinada  el  estado de un expediente puede ser la siguiente:  o  Pendiente:  Aquel  que  está  pendiente  para  la  atención  del  jefe de un área determinada. quien depende funcional y jerárquicamente del Jefe  de  la  Oficina  de  Secretaría  General­  Su  función  es  recepcionar.  o  Atendido:  Aquel  documento  que  concluyó  en  su  atención  en  una  determinada  área.  ­  Unidad  de  Trámite  documentario:  La  Unidad  de  Trámite  Documentario  y  Archivo  está  a  cargo  de  un  funcionario  de  confianza.  en  el  ejercicio  de  una  función  determinada  dentro  de  la  Municipalidad.  ­  Documentación  Interna:  Son  aquellos  documentos  generados por las unidades o áreas de la Municipalidad.  asociaciones  o  ciudadanos  y  que  son  recepcionados  por  el  área  de  trámite  documentario.  o  Archivado:  Aquel  que  se  mantiene  en  custodia.  quedando  listo  para  ser  archivado.5.  En esta fase  se  realizará  la  captura  de  la  mayor  parte  de  los  requerimientos  funcionales.  administrar  el  Archivo Central de la Municipalidad.  quien  depende  funcional  y  jerárquicamente  del  Alcalde.  El  ámbito  de  competencia  funcional  de  la  Oficina  de  Secretaría  General  comprende.  ­  Ticket: Documento generado luego de registrar un documento  externo  y  que  es  entregado  al  usuario  para  que  en  base  al  código generado pueda realizar su consulta.  acumulando  la  información  necesaria  para  el  plan  de  construcción y obteniendo suficiente información para hacer realizable el  caso del negocio.  Cuando  termina  esta  fase  se  llega  al  punto de no retorno del proyecto: a partir de ese momento se pasará de  las relativamente ligeras y de poco riesgo dos primeras fases. planteado en el  modelado del negocio.  eliminando  los  mayores  riesgos. y se establecerá los cimientos de la arquitectura.  que  de  algún  modo  resulta  ser  costosa  y ­ 110 ­  .  Se  desarrollan  prototipos  que  contienen  los  casos  de uso críticos que fueron identificados en la fase de inicio.2.  así  como. a afrontar  la  fase  de  construcción.  uso.  garantizar  el  correcto desarrollo de los procesos de trámite documentario y  el  mantenimiento.  ­  Secretaría  General:  La  Oficina  de  Secretaría  General  es  el  área que está a cargo de un funcionario de confianza con nivel  de  Gerente.  conservación  y  depuración  del  patrimonio documental.  5.documentos  solicitados  por Secretaría General. entre otras.  En esta fase se analizará el dominio del problema.  ­  Jefe de Área: Es aquella persona responsable de un área que  realiza la gestión de los documentos que competen a su área.  manejando  los  riesgos  que  interfieran con los objetivos del  sistema.  Fase de Elaboración  El objetivo general en esta fase es plantear la arquitectura para el  ciclo  de  vida  del  producto  que  se  implementará  en  la  Municipalidad  distrital  de  Jayanca.  el  apoyo  a  las  acciones  administrativas  del  Concejo  Municipal  y  de  la  Alcaldía  conforme  a  la  normatividad  vigente.   de  modo  que  los  usuarios finales tienen que comprender y aceptar los requerimientos que  se  especifiquen.arriesgada.  5.2. que describirán las funciones que el software va a ejecutar;  y los no funcionales. · Establecer  y  mantener  un  acuerdo  entre  clientes  y  otros  involucrados sobre lo que el sistema debería hacer. y consiste en establecer los servicios  que  el  sistema  debe  proveer  y  las  restricciones  bajo  las  cuales  debe  operar. Diagramas de Colaboración.  Para  obtener  los  requerimientos  se  deben  aplicar  prácticas de licitación a los involucrados en el proyecto. enfocada a  las necesidades y metas del usuario. · Tener  un  mejor  entendimiento  de  los  requerimientos  del  sistema.  Los artefactos que se presentará en esta fase serán: · · · Modelo de Casos de Casos de Uso de Requerimiento.  Los  requerimientos  serán  divididos  en  dos  grupos:  Los  funcionales.  Los principales objetivos de esta disciplina son: · · Definir el ámbito del sistema.1  Requerimientos  La  etapa  de  Requerimientos  es  el  segundo  flujo  de  trabajo  o  disciplina de la metodología RUP. anotar y validar  todas sus solicitudes. Diagramas de Secuencia.  El objetivo principal de esta disciplina es establecer las funciones  que  se  quiere  que  satisfaga  el  sistema  a  construir. · Tener  una  base  para  estimar  recursos  y  tiempo  de  desarrollo del sistema.  En  esta  línea  los  requerimientos  son  el  contrato  que  se  debe  cumplir. que especificarán criterios que pueden usarse para  juzgar la operación de un sistema en lugar de sus funciones específicas.  Es  por  ello  que  la  fase  de  elaboración  es  de  gran  importancia. Definir una interfaz de usuarios para el sistema. ­ 111 ­  .   5. Modelo de Casos de Uso de Requerimientos (MCUR)  Los Modelos de Casos de Uso capturan parte de la realidad en la  cual se está trabajando y describen el sistema y su ambiente.1.  de  modo  que  se  pueda  tener una descripción detallada de los requisitos funcionales del sistema  a implementar.2.1. pero que no son una funcionalidad  específica;  serán  descritos  textualmente  en  especificaciones  suplementarias. los requisitos no funcionales que representan aquellos  atributos que debe exhibir el sistema.  elaborando  sus  respectivas  especificaciones.  A)  Modelo de caso de uso de requerimientos: administración del  sistema.  perteneciente a la fase de Inicio de la metodología. se han elaborado los  casos de uso de requerimientos. Figura 13: MCUR: Administración del sistema ­ 112 ­  . Registro de documento.  Así mismo. Gestión de documentos. Teniendo  en  cuenta  el  modelado  del  negocio  hecho  en  el  flujo  anterior.Para  ello  se  ha  utilizado  los  diagramas  de  casos  de  uso. siendo estos divididos en tres procesos  principales: · · · Administración del sistema.   (fr o m Gd o c­CU )  Fuente: Elaboración propia  A. Especificaciones de los Casos de Uso  CUADRO 18: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR SERIE DOCUMENTAL ­ 113 ­  .  (fr o m Gd o c­CU )  Generar reporte  de Em pleado  (fr o m Gd o c­CU )  (fr o m Gd oc­CU)  Generar estadísticas  de gestión doc.Registrar  Serie documental  (fr o m Gd o c­CU)  Registrar Grupo  documental  (fr o m Gd o c­CU )  <<extend>>  <<extend>>  Listar s erie docum ental  (fr o m Gd o c­CU)  Registrar  Área  Adm inistrador  (fr o m Actor es)  (fr o m Gd o c­CU )  Actualizar Empleado  (fr o m Gd o c­CU )  <<extend>>  <<extend>>  Listar Empleado  (fr o m Gd o c­CU )  Asignar usuario y perm isos  (fr o m Gd o c­CU )  <<extend>>  Registrar empleado  Generar repor te de serie  documental por grupo doc.1.   Punto de extensión  Ninguno.  El  administrador  del  sistema  selecciona  la  opción  “Nueva  serie”  y  aparecerá una interfase donde deberá registrar el nombre de la serie  documental.  Luego de acceder  al sistema.  2.  el  grupo  documental  al  que  pertenece.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 20: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR  GRUPO DOCUMENTAL ­ 114 ­  .  3.  área a la que pertenece.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  El sistema muestra una interfase donde deberá seleccionar el criterio a  listar  las  series  documentales  (  por  grupo  documentario.  Post­  condiciones  Punto  extensión  El  sistema  creará  automáticamente  los  códigos  de  las  series  documentales.  2.CASO DE USO  Descripción  LISTAR SERIE DOCUMENTAL  El sistema permite mostrar las series documentales registradas por grupo  dcoumentario o por área. plazo de respuesta y seleccionar requisitos.  área  y/o  nombre).  tipo  de  serie.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 19: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR  SERIE DOCUMENTAL  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  REGISTRAR SERIE DOCUMENTAL  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  creación  o  actualización  de series documentales.  Pre­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  El  sistema  muestra  una  interfase  donde  muestra  un  listado  de  las  series documentales registradas.  FLUJO BÁSICO  1.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  el  administrador  selecciona  del  menú  “Administración del sistema” la opción “Serie documental”.  de  Al  listar  las  series  documentales  el  administrador  del  sistema  puede  registrar. el  administrador  selecciona del  menú  “Administración del sistema” la opción “Serie documental”.  Luego  de  acceder  al  sistema.  actualizar  o  eliminar  una  serie  documental  o registrar/actualizar  un grupo documental.  El sistema crea automáticamente los códigos de las series documentales. CASO DE USO  Descripción  documentales.  REGISTRAR GRUPO DOCUMENTAL  El sistema provee el soporte necesario para la creación de nuevos grupos  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  FLUJO BÁSICO  1.  4.  El  sistema  muestra  una  interfase  donde  deberá  registrar  la  descripción del área y el área de dependencia.  condiciones  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 21: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR ÁREA  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  REGISTRAR ÁREA  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  creación  de  áreas  a  las  que pertenecen los empleados de la Municipalidad Distrital de Jayanca.  El sistema listará los grupos registrados y aparece la opción “Nuevo”  que debe elegir el administrador del sistema.  2.  El administrador debe ingresar el nombre del grupo documental.  Pre­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  2.  El  sistema  muestra  una  interfase  donde  deberá  activar  la  opción  grupo documentario.  Luego  de  acceder  al  sistema.  El  sistema  creará  automáticamente  los  códigos  de  los  grupos  Post­  documentales.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 22: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR EMPLEADO ­ 115 ­  .  El sistema creará automáticamente los códigos para cada área.  el  administrador  selecciona  del  menú  “Administración del sistema”  la opción “Serie documental”.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  Luego  de  acceder  al  sistema.  3.  el  administrador  selecciona  del  menú  “Administración del sistema” la opción “Area de trabajo”.  teléfono. DNI.  el  administrador  selecciona  la  opción “Nuevo empleado”. el administrador  del sistema puede  registrar/actualizar los datos o asignar usuario y permisos.  El sistema creará automáticamente los códigos del empleado.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1. mail.  2.  3.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario. número de contrato.CASO DE USO  Descripción  LISTAR EMPLEADO  El  sistema  permite  mostrar  resultados  a  partir  del  dato  de  búsqueda  ingresado. el administrador selecciona del menú  “Administración del sistema”  la opción “Empleados”.  El  sistema  muestra  una  pantalla  solicitando  los  siguientes  datos:  Nombre.  área a la que pertenece. fecha de ingreso y  cargo.  Al ingresar al listado de empleados. sexo.  Al  listar  los  empleados  registrados.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario. mail. A partir de este resultado es posible seleccionar el empleado  y actualizar sus datos.  Luego de acceder al sistema.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 24: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  ACTUALIZAR EMPLEADO ­ 116 ­  .  Luego de registrar estos datos el administrador del sistema accede  a la opción “Grabar empleado”. distrito.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 23: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  REGISTRAR EMPLEADO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  REGISTRAR EMPLEADO  El sistema permite registrar los datos de los empleados.  FLUJO BÁSICO  1. provincia  y departamento de residencia. tipo de contrato.  El  sistema  muestra  una  interfase  con  los  datos  de  los  empleados  de acuerdo al nombre ingresado.  2. dirección.  Ninguna.   dirección. el administrador debe elegir  un empleado.  2.  Al listar los empleados registrados.  tipo  de  contrato.  mail. gestión de documentos externos).  número  de  contrato.  Ninguna.  Al  listar  los  empleados  registrados.CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  ACTUALIZAR EMPLEADO  El sistema permite actualizar los datos de los empleados.  ­Deben existir empleados registrados y uno seleccionado.  2.  el  administrador  selecciona  un  empleado y luego elige la opción “Asignar login y permisos”.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 26: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR REPORTE  DE SERIE DOCUMENTAL POR GRUPO DOCUMENTARIO ­ 117 ­  .  FLUJO BÁSICO  1. gestión  de documentos internos.  3.  El  sistema  muestra  una  pantalla  mostrando  los  datos  del  empleado  seleccionado:  Nombre.  teléfono.  Ninguna.  El  sistema  muestra  una  interfase  solicitando  los  datos:  nombre  de  usuario  y  contraseña.  3.  área  a  la  que  pertenece.  FLUJO BÁSICO  1.  Luego  de  actualizar  estos  datos  el  administrador  del  sistema  accede a la opción “Grabar empleado”.  así  como  la  selección  de  los  accesos  al  sistema (administración del sistema.  sexo.  Luego  de  ingresar  y  seleccionar  estos  datos  el  administrador  del  sistema accede a la opción “Grabar”.  distrito.  mail.  ­ Deben existir empleados registrados y uno seleccionado. registro de documento.  Pre­condiciones  Post­condiciones  ­ El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  provincia  y  departamento  de  residencia.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 25: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  ASIGNAR USUARIO Y PERMISOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  ASIGNAR USUARIO Y PERMISOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  asignación  de  nombre  de  usuario y permisos para acceder a los menús y opciones del  sistema.  fecha de ingreso y  cargo.  DNI.  Pre­condiciones  Post­condiciones  ­El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario. Para lo cual el  administrador puede realizar una búsqueda previa de éste.   Ninguna.  fecha  de  ingreso  y  cargo  que  muestra  los  datos  de  las  series  documentales  registradas  agrupadas  por  grupo  documentario  y  con opciones para exportar en formato pdf o imprimir el reporte. mail. tipo de contrato.  Post­  condiciones  Fuente: Elaboración propia ­ 118 ­  . nombre.  y  luego  la  opción  “Serie documental”. área a la que pertenece. y luego la  opción “Empleados”. DNI.  dirección.  el  administrador  selecciona  del  menú “Administración del sistema” la opción “Reportes”.  Pre­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.GENERAR REPORTE DE SERIE DOCUMENTAL  CASO DE USO  Descripción  POR GRUPO DOCUMENTARIO  El sistema provee el soporte necesario para la generación del reporte de  series documentales según grupo documental.  Ninguna. El reporte muestra el código del empleado.  Post­  condiciones  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 27: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR  REPORTE DE EMPLEADOS  CASO DE USO  Descripción  empleados.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  con  la  vista  previa  del  reporte.  Luego  de  acceder  al  sistema.  GENERAR REPORTE DE EMPLEADOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  generación  de  reporte  de  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1. teléfono.  Luego  de  acceder  al  sistema.  el  administrador  selecciona  del  menú  “Administración  del  sistema”  la  opción  “Reportes”.  2.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  2.  El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa del reporte  que  muestra  los  datos  de  las  series  documentales  registradas  agrupadas  por  grupo  documentario  y  con  opciones  para  exportar  en  formato pdf o imprimir el reporte.   2. y luego la  opción “Estadísticas de gestión”.  Ninguna.CUADRO 28: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR  ESTADÍSTICAS DE GESTIÓN  CASO DE USO  Descripción  de gestión.  Pre­condiciones  El administrador del sistema debe haber validado su cuenta de usuario.  GENERAR ESTADÍSTICAS DE GESTIÓN  El sistema provee el soporte necesario para la generación de estadísticas  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  Luego  de  acceder  al  sistema.  Post­  condiciones  Fuente: Elaboración propia ­ 119 ­  .  el  administrador  selecciona  del  menú “Administración del sistema” la opción “Reportes”.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  con  información  sobre  documentos derivados por área. record mensual de atención de solicitudes  de acceso a la información pública.  tiempo promedio de  atención de  un documento por área. B)  Modelo de caso de uso de requerimientos: Registro de documento. el iminados  (f rom Gdoc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<include>>  Modi fic ar documento  Bus car Us uari o  Imprimir  lis tado de  doc .  internos  reg. regi strados  Lis tar doc umentos  elimi nados  <<extend>>  (f rom Gdoc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  Regi strar Doc . r eg.i nterno  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  <<extend>>  Lis tar doc umentos  env i ados  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  Registrar Us uario  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  Asi gnar Adj unto  (f rom Gdoc­CU)  Impr imir li stado  de doc .  <<extend>>  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  Trami tadora  (f rom Actores)  Lis tar doc umentos  ext. interno  (f rom Gdoc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  (from Gd oc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  Modi fic ar  doc .  (from Gdoc­CU)  Imprimir  lis tado  Mostrar adj unto  de doc.  Figura 14: MCUR: Registro de documento  Usuari o Natur al  (f rom Acto res)  Usuario Jur ídic o  (f rom Actores)  Anul ar doc umento  Deriv ar documento  (fro m Gd oc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  (f rom Gdoc­CU)  Usuari o  Generar ti ck et  (f rom Actores)  Impr imir li stado  <<extend>>  de doc .env iados  (f rom Gdoc­CU)  Fuente: Elaboración propia ­ 120 ­  .i nter nos  Registrar  doc . externo  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  <<include>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  <<extend>>  Res taurar  doc umento  (f rom Gdoc­CU)  Gestionar  adj untos  (f rom Gdoc­CU)  Gestionar  refer enc ias  (f rom Gdoc­CU)  <<extend>>  Lis tar doc .   la  tramitadora  puede  ingresar  un  nuevo  documento  externo.  3. asunto o propietario del documento. asunto. prioridad.  El sistema creará automáticamente los códigos de los documentos registrados.B.  así como registrar un nuevo propietario si  el usuario  es nuevo.  derivar  el  documento  seleccionado.  El  sistema  permite  cambiar  el  listado  de  documentos  externos  registrados.  Luego  de  acceder  al  sistema. la tramitadora elige la opción “Registrar documento”.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Registrar  documentos externos”. observaciones.  En  el  punto  Nº  2.  FLUJO ALTERNATIVO  4.  la  tramitadora  puede  gestionar  los  archivos  adjuntos y las referencias.  El  sistema  muestra  una  interfase  donde  lista  los  últimos  documentos  externos  registrados que no han sido derivados.  la  tramitadora  selecciona  el  menú  “Registrar  documento”.  número  de  documento. Especificaciones de los Casos de Uso  CUADRO 29: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTRADOS  CASO DE  LISTAR DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTRADOS  USO  Descripción  El sistema permite mostrar los documentos externos registrados y que aún no se han  derivado para su atención.  fecha  de  ingreso.  de  Al  registrar  un  nuevo  documento.    modificar  un  documento  registrado  que  seleccione. anular documento. EXTERNO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  REGISTRAR DOCUMENTO EXTERNO  El sistema provee el soporte necesario para el ingreso de un documento externo.  3.  Ninguna. la tramitadora elige la opción grabar documento. generar ticket para el usuario.  mostrar  adjuntos  del  documento  seleccionado.  la  tramitadora  podrá  anular  el  documento  que  seleccione  o  imprimir el listado de los documentos mostrados.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Puntos  extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­  condiciones  Post­  condiciones  Puntos  de  extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Luego.  El  sistema  muestra una  nueva  interfase  donde  solicita  los  datos  del  nuevo  documento:  tipo  de  serie  documental.  o imprimir listado.1. DE CASO DE USO REGISTRAR DOC. propietario.  2.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 30: ESPEC.  de  acuerdo a lo que la tramitadora elija: fecha.  Flujo  eventos  de  FLUJO BÁSICO  1. número de folios.  2.  Fuente: Elaboración propia ­ 121 ­  .  Al  ingresar  a  la  lista  de  documentos  externos  registrados.   asunto y observaciones. Asimismo la tramitadora puede eliminar un adjunto.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 32: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GESTIONAR ADJUNTOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  GESTIONAR ADJUNTOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  agregar  o  actualizar  la  lista de los adjuntos de un documento que la tramitadora seleccione.  2.  Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Registrar  documentos  externos”.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  FLUJO BÁSICO  1.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  que  permitirá  seleccionar  un  documento  digitalizado  en  formato  PDF  buscable.  3. la tramitadora realiza los  cambios que sean necesarios elige la  opción “Grabar documento”.  la  tramitadora  selecciona  un  documento  registrado y  elige la opción Modificar documento.  así  como  registrar  un  nuevo  propietario  si  el  usuario es nuevo.  Fuente: Elaboración propia ­ 122 ­  .  número  de  folios.  Luego.  El  sistema  muestra  una  nueva  interfase  donde  muestra  los  datos  del  documento  seleccionado  :  tipo  de  serie  documental..  la  tramitadora  puede  gestionar  los  archivos  extensión  adjuntos  y  las  referencias.  fecha  de  ingreso.CUADRO 31: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MODIFICAR  DOCUMENTO EXTERNO  CASO DE USO  Descripción  MODIFICAR DOCUMENTO EXTERNO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  modificación  de  un  documento ingresado.  prioridad.  Deben existir documentos registrados y un seleccionado.  propietario.  Post­  condiciones  Puntos  de  Al  modificar  un  documento.  Al  ingresar  a  la  opción  “Ingresar  documento”  o  “Modificar  documento”  la  tramitadora  elige  la  opción  de  “Gestionar  adjuntos”  2.  Ninguna.  Ninguna.  número  de  documento.   Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Al  ingresar  a  la  opción  “Ingresar  documento”  o  “Modificar  documento”  la  tramitadora  elige  la  opción  de  “Gestionar  referencias”  2.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1. la tramitadora selecciona la opción “Buscar usuario”.  Ninguna.  El sistema mostrará una nueva interfase que permitirá agregar  o eliminar un documento de referencia.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguno.  La  tramitadora  puede  elegir  de  la  lista  un  usuario  para  ser  asignado como propietario al documento externo.  2.CUADRO 33: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GESTIONAR  REFERENCIAS  CASO DE USO  Descripción  GESTIONAR REFERENCIAS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  registrar  o  actualizar  la  lista  de  los  referencias  de  un  documento  que  la  tramitadora  seleccione.  3.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 35: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR USUARIO ­ 123 ­  . A partir  de  este  resultado  es  posible  elegir  el  usuario  propietario  del  documento externo.  Luego de acceder a la  opción “ingresar documento”  o “actualizar  documento”.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  Ninguna.  El  sistema  muestra  una  interfase  en  la  cual  lista  los  usuarios  registrados  de  acuerdo  al  tipo  de  persona  seleccionada  y  al  nombre ingresado.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 34: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO BUSCAR USUARIO  CASO DE USO  Descripción  BUSCAR USUARIO  El  sistema  permite  mostrar  resultados  según  el  tipo  de  persona  seleccionada: natural o jurídica y según el nombre ingresado.   Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  la  tramitadora  selecciona  un  documento  y  elige  la  opción  “Derivar documento”.  ­ Deben existir documentos registrados.  El sistema muestra una nueva interfase solicitando los datos para el envío  del documento.  Luego  de  acceder  a  la  opción  “ingresar  documento”  o  “actualizar  documento”.  El sistema creará automáticamente los códigos del usuario. mail.  3. teléfono alternativo.  4. si la tramitadora elige colocar un plazo de  respuesta puede  ingresar la fecha de plazo para responder el documento.  La tramitadora deberá seleccionar el área destino del documento. mail alternativo.  El  sistema  muestra  una  interfase  en  la  cual  lista  los  usuarios  registrados de acuerdo al nombre que se ingrese.  deberá elegir un usuario y elegir la opción Modificar.  permitiendo remitir el documento a un área. provincia y departamento  de residencia. la acción  a tomar y las observaciones. distrito.  La tramitadora registra los datos del usuario.  2.  registrando la  acción a realizar e  ingresando las observaciones al respecto.  La tramitadora debe elegir la opción “Nuevo”  4.  En el punto 3.  En  el paso 3.  2.  El  sistema  solicita  los  datos  del  usuario:  Nombre  o  razón  social.CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  REGISTRAR USUARIO  El sistema permite registrar o actualizar los datos de un usuario.  3.  5.  Luego se selecciona la opción de “Enviar” y el documento aparecerá en los  documentos pendientes de atención del área donde fue enviado.  FLUJO ALTERNATIVO  5.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 36: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO DERIVAR DOCUMENTO  CASO DE USO  DERIVAR DOCUMENTO  Descripción  El  sistema  permite  derivar  un  documento  elegido  de  la  lista  de  documentos.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  registrar  documento.  identificación (DNI o RUC).  si la tramitadora decide actualizar los datos del usuario. teléfono.  1. dirección.  FLUJO BÁSICO  6.  Post­condiciones  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 37: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO GENERAR TICKET ­ 124 ­  .  Pre­condiciones  ­ La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario. la tramitadora selecciona la opción “Registrar usuario”.   Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  el  mismo  que  será  entregado  al  usuario.  Luego  de  mostrar  el  listado  de  los  documentos.  El  sistema muestra una  vista previa del ticket con los datos del  documento  (grupo  y  serie  documental.  2.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  2.  el  empleado  elige la opción “Mostrar adjuntos”.  el  cual  será  entregado al usuario para que sirva de elemento de consulta.  FLUJO BÁSICO  1.  asunto.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  registrar  documento.  la  tramitadora  selecciona  un  documento  registrado y elige la opción “Generar ticket”.CASO DE USO  Descripción  GENERAR TICKET  El  sistema provee  el soporte  necesario para la generación de un ticket.  El documento debe tener documentos adjuntos.  realice  una  consulta  sobre  el  estado  de  su  documento.  número  de  documento.  La  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir  ticket”.  Fuente: Elaboración propia ­ 125 ­  .  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 38: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR ADJUNTOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  MOSTRAR ADJUNTOS  El sistema provee el soporte necesario para visualizar los documentos  digitalizados adjuntos al documento que ha sido seleccionado.  plazo  máximo  de respuesta).  para  que  a través del  número  de  documento  asignado.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  que  permitirá  seleccionar  y  visualizar  cada  uno  de  los  adjuntos  del  documento.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Ninguna.  oficina  donde  fue  enviado  el  documento.  3.   Fuente: Elaboración propia ­ 126 ­  .  Ninguna. la tramitadora elige la opción “Imprimir listado”.  Ninguna.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  registrar  documento.  asunto  o  propietario  del  documento.  3.  El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa del reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  externos  registrados  ordenados  por  fecha  de  registro.  de  acuerdo  a  lo  que  la  tramitadora  elija:  fecha.  FLUJO BÁSICO  1.  2.  El  sistema  permite  cambiar  el  listado  de  documentos  derivados.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 40: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS EXTERNOS DERIVADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de  eventos  LISTAR DOCUMENTOS DERIVADOS  El sistema permite mostrar los documentos externos derivados.  Post­  condiciones  Puntos  de  Al ingresar  a  la  lista  de  documentos derivados.  la  tramitadora  selecciona  el  menú  “Documentos derivados”.  Asimismo  el  sistema  muestra  las  opciones para exportar en formato pdf o imprimir el reporte.  FLUJO BÁSICO  1.  Luego  de  acceder  al  sistema.  2.CUADRO 39: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTRADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS  REGISTRADOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos externos registrados por la tramitadora.  la  tramitadora  puede  mostrar  extensión  adjuntos del documento seleccionado o imprimir listado.  Pre­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  El sistema muestra una interfase donde lista los documentos externos  derivados.   LISTAR DOCUMENTOS ANULADOS  El  sistema  permite  mostrar  los  documentos  anulados  tanto  externos  como  Pre­condiciones  Post­  condiciones  Puntos  de  extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir  listado”.  la  tramitadora  podrá  restaurar  el  documento  que  seleccione o imprimir el listado de los documentos mostrados.  2.  FLUJO ALTERNATIVO  4. de acuerdo  a lo que la tramitadora elija: fecha de registro o asunto. mostrar adjuntos del documento seleccionado o imprimir listado  de documentos anulados.  Ninguna.  El  sistema  muestra  una  interfase  donde  lista  los  documentos  externos  e  internos que han sido anulados.  El sistema permite cambiar el listado de documentos anulados.  Fuente: Elaboración propia ­ 127 ­  .  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 42: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS ANULADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de  eventos  internos.  FLUJO BÁSICO  1.  2.  la  tramitadora  selecciona  la  opción  “Documentos anulados”.  Asimismo  el  sistema  muestra  las  opciones  para  exportar  en  formato  pdf  o  imprimir  el  reporte.  Al ingresar a la lista de documentos anulados.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  con  la  vista  previa  del  reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  derivados  ordenados  por  fecha  de  envío  o  derivación.CUADRO 41: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS DERIVADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS DERIVADOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos derivados por la tramitadora.  Luego  de  acceder  al  sistema. la tramitadora  puede restaurar  el documento.  FLUJO BÁSICO  1.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Documentos  derivados”.  En  el  punto  Nº  2.  3.   la  tramitadora  selecciona  el  menú “Registrar documento interno”.  2.  Luego  de  acceder  al  sistema.  2.  de acuerdo a lo que la tramitadora elija:  fecha de registro o asunto.  FLUJO BÁSICO  1.  Al  ingresar  a  la  lista  de  documentos  internos  registrados.  FLUJO BÁSICO  1.  modificar un  documento  registrado  que  seleccione.  Fuente: Elaboración propia ­ 128 ­  .  Asimismo  el  sistema muestra las opciones para exportar en formato pdf  o imprimir el reporte.  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Estando en la interfase que  se muestra al ingresar al menú  “Documentos  anulados”.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Ninguna.  anular  documento  o  imprimir  listado de documentos internos.  la  tramitadora puede ingresar un nuevo documento interno.CUADRO 43: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS ANUL ADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS ANULADOS  El sistema provee el soporte necesario para la impresión del listado  de documentos anulados.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Puntos de  extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  El  sistema muestra  una  interfase  donde  lista los  documentos  internos registrados.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir listado”.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 44: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS INTERNOS REGISTRADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  LISTAR DOCUMENTOS INTERNOS REGISTRADOS  El sistema permite mostrar los documentos internos registrados.  El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa  del  reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  anulados  ordenados  por  fecha  de  registro.   Fuente: Elaboración propia ­ 129 ­  .  número  de  folios.  Pre­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  fecha  de  emisión.  área  productora.  El  sistema  muestra  una  nueva  interfase  donde  muestra  los  datos  del  documento  seleccionado:  tipo  de  serie  documental.  3.  Puntos  extensión  Ninguna.CUADRO 45: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO REGISTRAR  DOCUMENTO INTERNO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  REGISTRAR DOCUMENTO INTERNO  El sistema provee el soporte necesario para el ingreso de un doc. observaciones y documento adjunto.  Luego.  asunto.  FLUJO BÁSICO  1.  Estando en la interfase que se muestra al ingresar al menú “Registrar  de  documentos  internos”.  Post­condicion.  área  productora.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1. la tramitadora realiza los cambios  que  sean necesarios y elige  la opción “Grabar documento”.  2.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Puntos  extensión  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  observaciones  y documento adjunto.  de  Al modificar un documento interno.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Registrar  documento”.  número  de  documento.  Estando en la interfase que se muestra al ingresar al menú “Registrar  de  documentos  internos”.  número  de  folios. la tramitadora elige la opción grabar documento.  El sistema creará automáticamente los códigos de los documentos regist.  2.  fecha  de  emisión.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 46: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MODIFICAR  DOCUMENTO INTERNO  CASO DE USO  Descripción  MODIFICAR DOCUMENTO INTERNO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  modificación  de  un  documento interno ingresado.  3. la tramitadora puede asignar el adjunto  al documento interno. interno. la tramitadora puede asignar el adjunto  al documento interno.  de  Al  registrar  un nuevo documento.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Modificar  documento”.  El  sistema  muestra  una  nueva  interfase  donde  solicita  los  datos  del  nuevo  documento:  tipo  de  serie  documental.  Deben existir documentos registrados y un seleccionado.  número  de  documento.  asunto.  Luego.   Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  registrar  documento. Asimismo el sistema muestra las opciones para exportar  en formato pdf o imprimir el reporte.  FLUJO BÁSICO  1. la tramitadora elige la opción “Imprimir listado”.CUADRO 47: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS INTERNOS REGISTRADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS INTERNOS REGISTRADOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos internos registrados por la tramitadora.  Ninguna.  Pre­condiciones  Post­condiciones  La tramitadora debe haber validado su cuenta de usuario.  Fuente: Elaboración propia ­ 130 ­  .  El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa del reporte que  muestra  los  datos  de  los  documentos  internos  registrados  ordenados  por  fecha de registro.  2.   Figura 15: MCUR: Gestión de documento  Imprimi r l i s tado  de doc .  (f rom  Gdo c­CU)  << extend>>  Dar prov eído  (from  Gd oc­CU)  <<extend> >  Conc l uir atenc i ón  <<extend>>  (from Gdoc­CU)  <<include> >  < <include>>  Li s tar doc . pend. res pondi dos  (from Gd oc­CU)  Li s tar doc umentos  Res pondi dos  (from  Gd oc­CU)  < <extend> >  Mos trar s egui mi ento  (from Gd oc­CU)  Empleado_  <<extend>>  <<extend>>  Ubi c ar doc um ento  ex terno  (from Gdoc­CU)  Mos tr ar adj unto  (f rom  Gdo c­CU)  Imprim ir li s tado  de doc . arc hiv ados  (from Gd oc­CU)  Mos tr ar doc .internos  (from  Gd oc­CU)  Trami tador  Automati zado  (from Acto res)  Cons ul tar es tado  de un doc umento  (from  Gd oc­CU)  Us uari o  (from  Act ores)  Fuente: Elaboración propia ­ 131 ­  .  i nterno  (f rom  Gdo c­CU)  Imprimir li s tado de  doc . ex t.  <<extend>>  (from Gdoc­CU)  Trami tadora  (f rom  Acto res)  <<include>>  <<extend>>  <<extend>>  Ubi c ar doc umento  interno  (from Gdoc­CU)  Li s tar doc umentos  atendidos  (from Gdoc­CU)  Imprimi r l i s tado de  doc umentos  atendidos  (from Gdoc­CU)  Arc hiv ar doc umento  (from Gdoc­CU)  <<include>>  Li s tar doc umentos  arc hi v ados  (from  Gd oc­CU)  << extend>>  <<extend>>  <<extend>>  Impri mir li s tado  de doc .atenc .C)  Modelo  de  caso  de  uso  de  requerimientos:  Gestión  de  documento.pendi entes  de atenc i ón  < <extend> >  J efe de área  (from Acto res)  (from  Gd oc­CU)  Impri mir li s tado  de doc .   Ninguno.  ­ Deben existir documentos pendientes de atención.  FLUJO BÁSICO  1.  Fuente: Elaboración propia ­ 132 ­  . mostrar seguimiento del documento o  imprimir el listado de documentos pendientes.  Estando en la interfase de “Documentos pendientes de atención” el  empleado selecciona el documento al que desea darle proveído.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 49: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO DAR PROVEÍDO  CASO DE USO  Descripción  DAR PROVEÍDO  El sistema permite dar proveído a un documento elegido en la lista de  documentos pendientes de atención.  El  sistema  mostrará  la  lista  de  estos  documentos.  el  empleado  puede  dar  proveído  al  documento. Especificaciones de los Casos de Uso  CUADRO 48: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO LISTAR DOCUMENTOS  PENDIENTES DE ATENCIÓN  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  LISTAR DOCUMENTOS PENDIENTES DE ATENCIÓN  Para  gestionar  un  documento  pendiente  de  atención.  4.  Al  ingresar  a  esta  lista  de  documentos  pendientes  de  atención.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Luego  se  selecciona  la  opción  de  “Enviar  documento”  y  el  documento  aparecerá  en  los  documentos  pendientes  de  atención  en el área donde se envío el documento.  Elige la opción “Dar proveído”. solicitando datos del proveído (área de destino.  2.  proveído y observaciones).  El sistema mostrará una interfase donde se muestran los datos del  documento elegido.  El  empleado  elige  del  menú  “Gestión  de  documentos”  la  opción  “Documentos pendientes de atención”.  Ninguna.  Ninguna.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de extensión  ­ El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  pudiendo  ser  cambiado de acuerdo a la fecha de envío y asunto. permitiendo remitir el documento  a  otra  área.C.  3.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.1.  mostrar adjuntos del documento.  el  jefe  de  área  tiene la posibilidad de listar documentos pendientes de atención.  concluir  la  atención.  2.  ingresando  la  acción  o  el  proveído  del  documento  y  observaciones al respecto.   El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa del reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  pendientes  de  atención  ordenados  por  fecha  de  envío.  Elige la opción “Concluir atención”.  ­ Deben existir documentos pendientes de atención.  El  sistema  solicitará  las  observaciones  correspondientes  a  la  conclusión del documento.  Fuente: Elaboración propia ­ 133 ­  .CUADRO 50: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO CONCLUIR ATENCIÓN  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  CONCLUIR ATENCIÓN  El  sistema  permite  concluir  la  atención  a  un  documento  permitiendo  ingresar observaciones al respecto.  Pre­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Estando  en  la  interfase  de  “Documentos  pendientes  de  atención”  el  empleado  selecciona  el  documento  que  desea  concluir atención.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 51: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS PENDIENTES DE ATENCIÓN  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS PENDIENTES DE ATENCIÓN  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos pendientes de atención.  2.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de extensión  ­ El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Documentos  pendientes  de  atención”.  3.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir listado”.  FLUJO BÁSICO  1.  FLUJO BÁSICO  1.  Asimismo  el  sistema  muestra  las  opciones para exportar en formato pdf o imprimir el reporte.  Ninguna.  Ninguno.  2.  Post­condiciones  Ninguna. CUADRO 52: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR SEGUIMIENTO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  MOSTRAR SEGUIMIENTO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  mostrar  el  seguimiento  de  cada documento seleccionado.  FLUJO BÁSICO  1.  La tramitadora selecciona un documento del cual desea mostrar su  seguimiento.  2.  El  sistema  muestra  el  seguimiento  de  dicho  documento  indicando  la  fecha  de  envío,  el  área  origen,  área  destino,  acciones  que  se  tomaron y observaciones.  3.  El sistema muestra la opción “Imprimir seguimiento”  4.  El empleado selecciona la opción imprimir.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 53: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS RESPONDIDOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  respondido.  FLUJO BÁSICO  1.  El empleado elige del menú “Gestión de documentos” la opción  “Documentos Respondidos”.  2.  El sistema mostrará la lista de estos documentos, pudiendo ser  cambiado de acuerdo a la fecha de envío y asunto.  LISTAR DOCUMENTOS RESPONDIDOS  El  empleado  puede  mostrar  una  lista  de  los  documentos  que  ha  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Al  ingresar  a  la  lista  de  documentos  respondidos,  el  empleado  puede  mostrar adjuntos del documento, mostrar seguimiento del documento  o  imprimir el listado de documentos respondidos.  Fuente: Elaboración propia ­ 134 ­  CUADRO 54: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS RESPONDIDOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS RESPONDIDOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos respondidos.  FLUJO BÁSICO  1.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Documentos  respondidos”, la tramitadora elige la opción “Imprimir listado”.  2.  El sistema mostrará una  nueva interfase con la  vista  previa del reporte que  muestra  los  datos  de  los  documentos respondidos  ordenados  por  fecha  de  respuesta.  Asimismo  el  sistema  muestra  las  opciones  para  exportar  en  formato pdf o imprimir el reporte.  Pre­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Post­condiciones  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 55: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS ATENDIDOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  atendido.  FLUJO BÁSICO  1.  El empleado elige del menú “Gestión de documentos” la opción  “Documentos atendidos”.  2.  El sistema mostrará la lista de estos documentos, pudiendo ser  cambiado de acuerdo a la fecha de atención y asunto.  LISTAR DOCUMENTOS ATENDIDOS  El  empleado  puede  mostrar  una  lista  de  los  documentos  que  ha  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Al  ingresar  a  la  lista  de  documentos  atendidos,  el  empleado  puede  mostrar adjuntos del documento, mostrar seguimiento del documento  o  imprimir el listado de documentos atendidos.  Fuente: Elaboración propia ­ 135 ­  CUADRO 56: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ARCHIVAR DOCUMENTO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  ARCHIVAR DOCUMENTO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  archivar  un  documento  externo que haya concluido su atención.  FLUJO BÁSICO  1.  Estando en la interfase “Documentos atendidos”, el empleado  debe  seleccionar  un  documento  y  proceder  a  archivar  dicho  documento.  2.  El  sistema  mostrará  un  mensaje  de  confirmación  de  archivado.  3.  El sistema procede a archivar el documento.  Pre­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Debe  haber  documentos  externos  con  atención  concluida  y  ser  seleccionado(s).  Post­condiciones  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 57: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS ATENDIDOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS ATENDIDOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos respondidos.  FLUJO BÁSICO  1.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Documentos  atendidos”,  la  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir  listado”.  2.  El  sistema  mostrará  una  nueva  interfase  con  la  vista  previa  del  reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  atendidos  ordenados  por  fecha  de  atención.  Asimismo  el  sistema  muestra  las opciones para exportar en formato pdf o imprimir el reporte.  Pre­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Post­condiciones  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia ­ 136 ­  CUADRO 58: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  LISTAR DOCUMENTOS ARCHIVADOS  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  archivado.  FLUJO BÁSICO  1.  El empleado elige del menú “Gestión de documentos” la opción  “Documentos Archivados”.  2.  El sistema mostrará la lista de estos documentos, pudiendo ser  cambiado de acuerdo a la fecha de archivo y asunto.  LISTAR DOCUMENTOS ARCHIVADOS  El  empleado  puede  mostrar  una  lista  de  los  documentos  que  ha  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Ninguna.  Al  ingresar  a  la  lista  de  documentos  archivados,  el  empleado  puede  mostrar  adjuntos  del  documento,  mostrar  seguimiento  del  documento,  quitar  el  estado  de  archivado  o  imprimir  el  listado  de  documentos  archivados.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 59: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO ELIMINAR ARCHIVADO  CASO DE USO  Descripción  ELIMINAR ARCHIVADO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  eliminar  el  estado  de  archivado  de  un  documento  externo,  pasándolo  a  la  lista  de  documentos atendidos.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  Estando  en  la  interfase  “Documentos  archivados”,  el  empleado  debe  seleccionar  un  documento  y  proceder  a  eliminar el archivado de dicho documento.  2.  El  sistema  procede  a  quitar  el  estado  de  archivado  el  documento.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Debe haber documento externo archivado y seleccionado.  Ninguna.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 60: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO IMPRIMIR LISTADO DE  DOCUMENTOS ARCHIVADOS ­ 137 ­    Pre­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Asimismo  el  sistema  muestra  las  opciones  para  exportar en formato pdf o imprimir el reporte.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 62: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  UBICAR DOCUMENTO INTERNO ­ 138 ­  .  El empleado elige del menú “Gestión de documentos” la opción  “Ubicar documento externo”.  El sistema mostrará la lista de estos documentos.  2. pudiendo ser  cambiado de acuerdo a la fecha de registro y asunto.  Al  ingresar  a  la  lista  de  los  documentos  externos.  Estando  en  la  interfase  que  se  muestra  al  ingresar  al  menú  “Documentos  archivados”.  FLUJO BÁSICO  1.  la  tramitadora  elige  la  opción  “Imprimir  listado”.  2. mostrar seguimiento del documento  o  imprimir el listado de documentos externos.  Ninguna.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 61: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO  UBICAR DOCUMENTO EXTERNO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  UBICAR DOCUMENTO EXTERNO  El  empleado  puede  mostrar  una  lista  de  los  documentos  externos  (anulados o no y archivados o no).  el  empleado  puede  mostrar adjuntos del documento.CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  IMPRIMIR LISTADO DE DOCUMENTOS ARCHIVADOS  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  la  impresión  del  listado  de  documentos archivados.  El sistema mostrará una nueva interfase con la vista previa del reporte  que  muestra  los  datos  de  los  documentos  archivados  ordenados  por  fecha  de  archivo.  FLUJO BÁSICO  1.  Post­condiciones  Ninguna.   el  empleado selecciona la opción “Mostrar documento”  2.  Ninguna.  Pre­condiciones  Post­condiciones  Punto de  extensión  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  Pre­condiciones  Post­condiciones  El empleado debe haber validado su cuenta de usuario.  El sistema muestra el documento en formato PDF buscable.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 63: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO MOSTRAR  DOCUMENTO INTERNO  CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  MOSTRAR DOCUMENTO INTERNO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  visualizar  el  documento  interno digitalizado que ha sido seleccionado.  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 64: ESPECIFICACIÓN DE CASO DE USO CONSULTAR ESTADO  DE UN DOCUMENTO ­ 139 ­  .  2.  la  fecha  de  emisión y asunto.  El documento debe tener documento adjunto.  El empleado elige del menú “Gestión de documentos” la opción  “Ubicar documento interno”.CASO DE USO  Descripción  Flujo de eventos  (anulados o no).  FLUJO BÁSICO  1.  UBICAR DOCUMENTO INTERNO  El  empleado  puede  mostrar  una  lista  de  los  documentos  internos  FLUJO BÁSICO  1.  Estando  en  la  interfase  “Ubicar  documento  interno”.  el  empleado  puede  mostrar el documento o imprimir el listado de documentos internos. pudiendo ser  cambiado  de  acuerdo  al  tipo  de  serie  documental.  Ninguna.  El sistema mostrará la lista de estos documentos.  Al  ingresar  a  la  lista  de  los  documentos  internos.  identificar clases de análisis y actualizar las realizaciones de los  Casos de Uso con las interacciones de las clases de análisis.  El  tramitador  automatizado  muestra  una  pantalla  solicitando  el  código  del  trámite  realizado  por  el  usuario.  4.  Flujo de eventos  FLUJO BÁSICO  1.  el  diseño  es  un  refinamiento  que  toma  en  cuenta los requerimientos no funcionales.  Pre­condiciones  Ninguna.CASO DE USO  Descripción  CONSULTAR ESTADO DE UN DOCUMENTO  El  sistema  provee  el  soporte  necesario  para  brindar  al  usuario  el  estado  de su documento y el seguimiento del mismo.  por  tal  motivo  este  se  interesa  en  los  requerimientos  funcionales.  el  cual  figura  en  el  ticket  que  entregó  la  tramitadora  al  usuario  al  momento  de  registrar su documento.  Al  principio  de  la  fase  de  elaboración  hay  que  definir  una  arquitectura  candidata:  crear  un  esquema  inicial  de  la  arquitectura  del  sistema.  El  usuario  ingresa  a  la  web  municipal  y  elige  la  opción  “Trámite  documentario”. ­ 140 ­  .  El usuario ingresa el código del documento.  Post­  condiciones  Fuente: Elaboración propia  5.  Análisis y Diseño:  El  objetivo  principal  de  esta  disciplina  es  transformar  los  requerimientos  a  una  especificación  que  describa  cómo  implementar  el  sistema  en la  institución.  3.  • Desarrollar una arquitectura para el sistema.  2.  Por  otro  lado.  Ninguna.  En el  análisis  fundamentalmente  se  tratará  de  obtener una visión acerca de la funcionalidad del sistema de software a  desarrollar. así como el seguimiento del mismo.  • Transformar los requerimientos al diseño del futuro sistema.2.  A  continuación  el  tramitador  automatizado  muestra  el  estado  del  documento.  Los principales objetivos en esta disciplina son:  •  Adaptar  el  diseño  para  que  sea  consistente  con  el  entorno  de  implementación. por lo cual se centra en como  el sistema cumple sus objetivos.2.   se  describirá  la  realización  de  los casos  de  uso.1)  Administración del sistema  FIGURA Nº 16: Diagrama de colaboración: Listar serie documental ­ 141 ­  .  En cada  iteración hay  que analizar  el  comportamiento para diseñar componentes.  Su utilidad radica en que permite una apreciación global conceptual del  sistema.  a)  Diagramas  de  Colaboración  (DC):  Un  Diagrama  de  Colaboración  muestra  una  interacción  organizada  basándose  en  los  objetos  que  toman  parte  en  la  interacción  y  los  enlaces  entre  los  mismos.  Modelo de Análisis:  A  través  de  este  modelo  se  representará  la  estructura  global  del  sistema.2. así como también  a  cada  interfase  mostrada  en  la  etapa  de  diseño.Durante  la  fase  de  elaboración  se  va  refinando  esta  arquitectura  hasta llegar  a su  forma  definitiva.  La  secuencia  de  los  mensajes  y  los  flujos  de  ejecución  concurrentes  se  determinarán  explícitamente  mediante  números  de  secuencia. las relaciones y los diagramas.  servirá  como  una  abstracción  del  Modelo  de  Diseño  y  se  centrará  en  los  requerimientos  funcionales. Estos diagramas muestran las relaciones entre los roles de los  objetos.  A  continuación  se  presentan los diagramas de colaboración de los principales procesos:  a.  Para  representar  los  diagramas  del  Modelo  de  Análisis  se  empleará los diagramas UML de Colaboración.  Puede  contener:  las  clases  y  paquetes  de  análisis.  el  Modelo  de  Análisis  da  forma  a  la  arquitectura para soportar las funcionalidades que en el anterior modelo  se  expresa.  A  diferencia  del  Modelo  de  Casos  de  Uso  que  captura  la  funcionalidad  del  sistema.  Cada  diagrama  de  colaboración  hará  una  referencia  directa  a  cada caso de uso mostrado en la etapa de requisitos.2.  Este  modelo  de análisis  no es un  diagrama  final  que describe  todos  los  posibles conceptos  y  sus relaciones.1.  5.  las  realizaciones de los casos de uso. es  un  primer intento por definir los conceptos claves que describen el sistema.   22: Mostrar()  RGD : Registrador_grupodocumental  : Registra grupo documental  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 17: Diagrama de colaboración: Registrar serie documental ­ 142 ­  .  18: Mostrar()  RSD : Registradorseriedocumental  19: Modificar seried doc.  : Registradorseriedoc  20: Mostrar()  MSD : ModificadorSeriedocumental  21: Registrar grupo doc.2: Buscar serie(nombreserie)  3: Leer()  4: Listado series  5: Buscar todos  BSDOC : Buscador Serie  docum ental  6: Leer()  7: Listado series  BTO : Buscador todos  9: Leer()  8: Buscar serie (codgrupodoc)  15: Mensaje de confirmación  10: Listado series por grupo  BXGDOC : Buscador de s erie por grupo  11: Bus car serie(codarea)  12: Leer()  : Seriedocumental  1: Registrar serie documental  13: Listado series por área  : Administrador  LSD : Listar serie documentales  BXAR : Buscador por área  16: Eliminar()  14: Eliminar serie(codserie)  ESD : Eliminador_s eriedocumental  17: Registrar serie doc.   6: Guardar()  A : Administrador  RGD : Registra grupo documental  RGD : Regis trador_grupodocumental  : Grupodocumental  7: Modificar grupo doc.  1: Regis trar grupo docum entario  5: Regis trar grupo doc.2: Indicar grupodoc(codgrupodoc)  4: Listar gruposdocumentarios  3: Leer()  IGD : Indicar grupo  documentario  GD : Grupodocumental  5: Inicar area(codarea)  11: Validar Formulario  7: Listar área  IAR : Indicar Area  6: Leer()  AR : Area  1: RegistrarSeriedoc  8: Indicarrequisitos  10: Listar requisitos  9: Leer()  A : Adminis trador  IURSD : Registradorseriedoc  IREQ : AsignarRequisitos  : Requisitosseriedoc  12: Registrar serie documental  13: Guardar()  : Registradorseriedocumental  SD : Seriedocumental  14: Salir de la interfase  S : Salir  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 18: Diagrama de colaboración: Registrar grupo documental  2: Indicargrupo  3: Leer()  4: Listado de grupos doc.  IG : Indicar grupo doc.  8: Guardar()  MGD : Modificador_grupodocumental  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 19: Diagrama de colaboración: Registrar área ­ 143 ­  . 2: Indicar área padre  3: Leer()  4: Lis tar áreas  IAP : Indicar area padre  1: Regis trar área  5: Regis trar área  6: Guardar()  : Adm inis trador  RAR : Regis tra area  RAR : Regis trador Area  : Area  7: Modificar área  8: Guardar()  MAR : Modificador area  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 20: Diagrama de colaboración: Listar empleado  2: BuscarEm pleado(nombre)  3: Leer()  4: Lis tado de Empleados  BE : Bus cadorEmpleado  E : Empleado  6: Mensaje de confirmación  5: Elim inar empleado(codemp)  7: Elim inar()  1: Regis trarempleado  EE : EliminadorEm pleado  8: Registrar em pleado  9: Mostrar()  A : Adminis trador  IURE : Regis trador_Empleado  IE : RegistradorEmpleado  10: Modificar empleado  : Regis trador_Em pleado  11: Mostrar()  ME : ModificadorEm pleado  12: As ignarloginpermis os  13: Mostrar()  ALP : As ignarloginpermis os  ALP : As ignadorloginpermisos  Fuente: Elaboración propia ­ 144 ­  .   IUG : Indicar ubicacgeografica  12: Registrar em pleado  13: Guardar()  : Ubicacgeografica  : Regis tradorEm pleado  14: Modificar empleado  15: Guardar()  : Empleado  : ModificadorEmpleado  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 22: Diagrama de colaboración: Asignar usuario y permisos  3: Valida form ulario  2: Asignar login y  1: Asignar login y perm isos  perm is os (codemp)  4: Guardar()  A : Adminis trador  ALP : As ignadorloginpermisos  ALP : As ignarloginpermis os  PEUS : Perusuario  Fuente: Elaboración propia ­ 145 ­  .FIGURA Nº 21: Diagrama de colaboración: Registrar empleado  2: Indicar área  3: Leer()  4: Listar áreas  11: Validar form ulario  5: Indicar cargo  1: Registrar empleado  7: Lis tar cargos  IC : Indicar cargo  A : Adminis trador  IURE : Regis trador_Empleado  8: Indicar ubigeo  9: Leer()  : Cargo  IA : Indicar Area  6: Leer()  : Area  10: Listar dpto. dis t. prov. ext.2)  Registro de documentos  FIGURA Nº 23: Diagrama de colaboración: Listar documentos externos  registrados  2: Buscar docum ento(fechareg.externo  13: Modificar doc_ext  RDE : Regis tradordocexterno  14: Mostrar()  MDE : Modificador docexterno  15: Derivar documento  16: Mostrar()  DDE : Derivadordocexterno  17: Generar ticket(coddoc)  DDE : Derivador doc externo  18: Mostrar()  GTI : Generadordeticket  19: Mostrar adjunto(coddoc)  GTD : Generador_ticket  20: Mostrar()  MAD : Mostrar adjuntos  VAD : Visualizador de adjuntos  FIGURA Nº 24: Diagrama de colaboración: Registrar documento externo ­ 146 ­  . asunto)  3: Leer()  4: Lis tado doc. ext.  1: Registrar documento externo  11: Regis trar_doc_ext  : Documento  9: Leer()  12: Mostrar()  T : Tramitadora  LDR : Lis tar doc. ext.registrados  BDOC : Buscar docum ento  5: Anular documento(coddoc)  7: Anular()  ADOC : Anuladordedocumento  8: Imprim ir lis tado doc.  6: Mensaje de confirmación  10: Imprime reporte  IDOC : Im presor_docextregist.registrados  RDE : Registrador doc.reg.a.  prov. geog.  14: Grabar()  D : Documento  MDE : Modificador documento ext  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 25: Diagrama de colaboración: Buscar usuario  1: Buscar us uario  2: Buscarus uario(tipo. nombre)  3: Leer()  4: Lis tar usuarios  T : Tram itadora  BUS : Buscador_usuario  B_U : Buscar usuario  : Usuario  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 26: Diagrama de colaboración: Registrar usuario  2: Indicar Ubic. dpto  IUG : Indicar ubicacgeografica  1: Registrar usuario  5: Registrar usuario  7: Guardar()  : Ubicacgeografica  3: Leer()  T : Tram itadora  RUS : Registrador_usuario  RUS : Registrador usuario  : Usuario  8: Modificar usuario  9: Guardar()  MUS : Modificador usuario  Fuente: Elaboración propia ­ 147 ­  .  6: Validar formulario  4: Leer dist.nombre)  3: Mostrar()  BUS : Buscar usuario  4: Registrar usuario  13: Validar formulario  RUS : Registrar usuario  1: Registrar  documento  5: Gestionar referencias  7: Mostrar()  6: Mostrar()  BUS : Buscador_usuario  RUS : Registrador_usuario  T : Tramitadora  IURD : Registradordocexterno  ARE : Gestionador referencias  GRE : Gestionador_referencias  8: Gestionar adjuntos  9: Mostrar()  GAD : Gestionador adjuntos  10: Registrar documento externo  GAD : Gestionador_adjuntos  11: Grabar()  RDE : Registrador documento ext  12: Modificar doc.2: Buscar usuario(tipo.. ext.   6: Guardar()  T : Tram itadora  IUGA : Gestionador_adjuntos  BAR : Agregar archivos adj  ADJ : Adjunto  7: Elim inar adj. asunto)  3: Leer  4: Listado de docum entos externos  6: Mensaje de confirm ación  BDE : Buscar documento  5: Elim inar referencia  D : Docum ento  7: Elim inar()  1: Gestionar referencias  T : Tram itadora  : Ges tionador_referencias  ERE : Eliminar referencia  9: Guardar()  8: Agregar referencia  ARE : Agregar referencia  REF : Referencia  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 29: Diagrama de colaboración: Derivar documento ­ 148 ­  .  9: Eliminar()  EAD : Eliminar adjunto  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 28: Diagrama de colaboración: Gestionar referencias  2: Buscar docum ento(fecharegistro.FIGURA Nº 27: Diagrama de colaboración: Gestionar adjuntos  2: Indicar adjuntos  3: Leer()  8: Mensaje de confirmación  1: Gestionar adjuntos  4: Listar archivos adj.  IAD : Indicar adjuntos  5: Agregar adj. 2: Indicar area des tino  6: Validar formulario  4: Lis tar áreas  1: Derivar docum ento  3: Leer()  IA : Indicar Area  A : Area  T : Tram itadora  IUDD : Derivador doc externo  5: Derivar docum ento  7: Guardar()  DDE : Derivadordocexterno  : Docum ento  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 30: Diagrama de colaboración: Generar ticket  1: Generar ticket  2: Im prim ir ticket  3: Leer()  T : Tram itadora  4: Im prim e ticket  GT : Generador_ticket  ITI : Im pres or ticket  : Docum ento  5: Salir de la interfase  : Salir  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 31: Diagrama de colaboración: Mostrar adjuntos  2: Indicar adjuntos  3: Leer  4: Listar adjuntos  IA : Indicar adjuntos  1: Mostrar adjuntos  5: Mostrar adjunto  6: Leer ruta  A : Adjunto  7: Muestra adjunto  T : Tram itadora  IUVA : Visualizador de adjuntos  MA : Mostrador_adjunto  Fuente: Elaboración propia ­ 149 ­  . derivados  : Docum ento  8: Mos trar adjuntos(coddoc)  9: Mostrar()  : Mostrar adjuntos  : Vis ualizador de adjuntos  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 33: Diagrama de colaboración: Listar documentos anulados  2: Buscar doc. asunto)  3: Leer()  4: Lis tado doc.(coddoc)  10: Restaurar()  RAD : Restaurador de documento  11: Mostrar()  8: Mostrar adjunto(codoc)  MA : Mostrador_adjunto  : Visualizador de adjuntos  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 34: Diagrama de colaboración: Listar documentos internos  registrados ­ 150 ­  .FIGURA Nº 32: Diagrama de colaboración: Listar documentos externos  derivados  2: Buscar doc(fechaenvio.ext.(tipo. ext. fecha reg..anulados  6: Leer()  7: Imprime listado  T : Tramitadora  LDA : Listar documentos anulados  IDA : Impresor doc.anulados  5: Imprimir listado doc. derivados  5: Imprim ir listado doc.derivados  : Buscar documento  1: Lis tar doc. derivados  6: Leer()  7: Imprim e reporte  T : Tram itadora  LDD : Listar doc.derivados  IDD : Im presordoc.anulados  9: Restaurar doc. asunto)  3: Leer()  4: Listado de doc. anulados  BD : Buscar documento  : Documento  1: Listar doc.  interno  RDI : Registrador doc. interno  IAA : Indicar archivo adjunto  13: Grabar()  : Adjunto  11: Registrar doc.3)  Gestión de documentos ­ 151 ­  .  ISD : Indicar serie documental  5: Indicar área  : Seriedocum ental  6: Leer()  12: Validar form ulario  7: Listado área  IAR : Indicar Area  9: Leer()  8: Indicar arch. internos  reg.doc.  BD : Buscar docum ento  5: Anular doc. reg.  3: Leer()  4: Listado serie doc. interno  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 35: Diagrama de colaboración: Registrar documento interno  2: Indicar serie doc.  10: Ruta de adjunto  : Area  1: Registrar doc. interno  RDI : Regis trador doc.2: Buscar doc. int. adj. interno  14: Mostrar()  MDI : Modificador doc. interno  RDI : Registrador doc. interno  Fuente: Elaboración propia  a.  IDI : Im pres or lis t. interno  : Documento  15: Grabar()  MDI : Modificador doc.int.interno  14: Modificar doc. int.doc.  10: Imprim e listado  T : Tram itadora  LDI : Lis tar docum entos int.internos  12: Mos trar()  9: Leer()  D : Documento  7: Elim inar()  11: Registrar doc.(Fecha em is ion. interno  T : Tram itadora  IURDI : Registrador doc. asunto)  3: Leer()  4: Lis tado de doc.(coddoc)  6: Mensaje de confirm ación  AD : Anuladordedocum ento  1: Regis trar doc. interno  8: Im prim ir list.interno  13: Modificador doc.   BDO : Buscador documento  5: Imprimir listado  6: Leer()  D : Documento  7: Imprime listado  IDPA : Impresor doc.  3: Guardar()  E : Em pleado_  CAT : Concl_atencion  CAT : Concl_atención  MOV : Movim ientodoc  Fuente: Elaboración propia ­ 152 ­  .atenc.atenc.  10: Mostrar adjunto(coddoc)  11: Mostrar()  MAD : Mostrador_adjunto  12: Conluir atención(coddoc)  VAD : Visualizador de adjuntos  13: Mostrar()  CAT : Concl_atención  14: Mostrar seguimiento(coddoc)  CATD : Concl_atencion  15: Mostrar()  MSE : Mostrador_seguimiento  MSEG : Mostrador seguimiento  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 37: Diagrama de colaboración: Concluir atención  1: Concluir atención(coddoc)  2: Concluir atención doc.pen. atenc. asunto)  3: Leer()  4: Listado doc.atención  EDO : Da_proveido  DDE : Derivador doc externo  E : Empleado_  LDPA : Listar documentos pend.  8: Dar proveido(coddoc)  9: Mostrar()  1: Listar doc.(fecha envío.FIGURA Nº 36: Diagrama de colaboración: Listar documentos pendientes de  atención  2: Buscar doc. pend.pend.  respondidos  8: Mos trar adjunto (coddoc)  E : Empleado_  LDR : Lis tar doc.FIGURA Nº 38: Diagrama de colaboración: Mostrar seguimiento  1: Mostrar seguimiento()  2: Mostrar seguimiento(coddoc)  3: Leer()  4: Muestra seguimiento  E : Empleado_  MSEG : Mostrador seguimiento  MSEG : Mostrador_seguimiento  MOV : Movimientodoc  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 39: Diagrama de colaboración: Listar documentos respondidos  2: Buscar doc(fecha_rpta.res pondidos  D : Documento  6: Leer()  9: Mos trar()  MAD : Mos trador_adjunto  VAD : Visualizador de adjuntos  10: Mos trar s eguimiento (coddoc)  11: Mos trar()  MSE : Mostrador_seguim iento  MSEG : Mostrador s eguimiento  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 40: Diagrama de colaboración: Listar documentos atendidos ­ 153 ­  .res pondidos  IDR : Impresor doc. respondidos  BD : Bus cador documento  5: Imprim ir doc. asunto)  3: Leer()  4: Listado doc. respondidos  7: Imprim e listado doc. respondidos  1: Listar doc.  atend. atendidos  8: Leer()  9: Imprime listado doc. atendidos  : Documento  10: Mostrar adjuntos(coddoc)  11: Mostrar()  MA : Mostrar adjuntos  12: Mostrar seguimiento(coddoc)  VAD : Visualizador de adjuntos  13: Mostrar()  MS : Mostrador_seguimiento  MSE : Mostrador seguimiento  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 41: Diagrama de colaboración: Listar documentos archivados ­ 154 ­  . atendidos  BDO : Buscador documento  5: Archivar documento(coddoc)  6: Guardar()  ADO : Archivar documento  1: Listar documentos atendidos  7: Imprimir listado doc. asunto)  3: Leer()  4: Listado doc.  E : Empleado_  LDAT : Listar documentos atendidos  IDA : Impresor doc.2: Buscar docum ento(Fechaenvio.  externo(fecha reg. externos  8: Mostrar adjuntos(coddoc)  9: Mostrar()  MAD : Mostrar adjuntos  VAD : Visualizador de adjuntos  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 43: Diagrama de colaboración: Ubicar documento interno ­ 155 ­  . archivados  BDO : Bus cador documento  5: Imprimir doc. externos  6: Leer()  7: Imprime listado doc. archivados  6: Leer()  7: Imprime lis tado doc. archivados  IDA : Impresor doc. asunto)  3: Leer()  4: Listado doc.  E : Empleado_  UDOC : Ubicador documento externo  IDE : Impresor doc. ext. archivados  D : Documento  1: Listar docum entos  archivados  8: Des archivar doc(coddoc)  9: Grabar()  E : Empleado_  LDA : Listar documentos  archivados  DAD : Desarchivar documento  10: Mostrar seguimiento(coddoc)  11: Mostrar()  MSE : Mos trador_s eguimiento  12: Mostrar ajunto(coddoc)  13: Mostrar()  MSE : Mos trador seguimiento  : Mos trar adjuntos  : Visualizador de adjuntos  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 42: Diagrama de colaboración: Ubicar documento externo  2: Ubicar doc. as unto)  3: Leer()  4: Lis tado doc.. externos  BDOC : Buscador documento  D : Documento  1: Ubicar doc. externo  5: Imprim ir doc.2: Buscar doc(fecha archivo. int.  implementados.  administrando  los  recursos  eficientemente.  El  hito  en  esta  fase  culmina  con  el  desarrollo  del  sistema  con  calidad  de  producción  y  la  preparación  para  la  entrega  al  equipo  de  transición. fechaemision. doc.  Se  hará  énfasis  en  controlar  las  operaciones  realizadas.  obteniendo  una  versión  aceptable  del  producto  comúnmente  llamada  versión  beta.  Los objetivos específicos de esta fase son: · Minimizar los costos de desarrollo mediante la optimización de recursos  y evitando el tener que rehacer un trabajo o incluso desecharlo. asunto)  6: Leer()  SD : Seriedocumental  7: Listar documentos  internos  BDO : Bus cador documento  1: Ubicar doc.2: Listar s erie documental  4: Listar serie documental  3: Leer()  ISD : Indicar s erie documental  5: Buscar documento(seriedoc. y otras versiones de prueba)  tan rápido como sea práctico. interno  I : Impresor list.  En  esta  fase  todas  las  características. beta.  los  calendarios y la calidad. interno(coddoc)  8: Imprimir lis t.  y  requerimientos  serán  integrados.  Fase de construcción  El objetivo general de esta fase es alcanzar la capacidad operacional del  producto  de  software  de  forma  incremental  a  través  de  las  sucesivas  iteraciones. Conseguir versiones funcionales (alfa.3.  Toda  la  funcionalidad debe haber sido implementada. internos  10: Imprime listado doc.  E : Empleado_  UDI : Ubicar doc.internos  9: Leer()  D : Documento  11: Mostrar adjunto()  12: Mostrar()  MA : Mostrar adjuntos  VA : Visualizador de adjuntos  Fuente: Elaboración propia  5. · · Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.doc.  y  probados  en  su  totalidad.  de  tal  forma  que  se  optimicen  los  costos.  componentes. ­ 156 ­  .  el cual fundamentalmente se empleará para representar y  documentar  su  diseño. Diagramas de Secuencia y Diagramas de Clases.5. Análisis y Diseño  5.  Modelo de Diseño  Es  una  abstracción  del  Modelo  de  Implementación  y  su  código fuente.  Para  representar  los  diagramas  del  Modelo  de  Diseño  se  emplearán  diferentes  diagramas  de  UML  tales  como: Interfases.3.1.3.  Será  usado  como  entrada  esencial  en  las  actividades relacionadas a implementación.  a)  Interfaces del Sistemas  FIGURA Nº 44: IU: Acceso al sistema  Fuente: Elaboración propia ­ 157 ­  . Representará a los casos de  uso  en  el  dominio  de  la  solución.1.1. FIGURA Nº 45: IU Principal del SISGEDOC  Fuente: Elaboración propia  a.1.  Administración del Sistema  FIGURA Nº 46: Menú Administración del sistema  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 47: IU: Registrar área de trabajo ­ 158 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 48: IU: Registrar empleado   Fuente: Elaboración propia ­ 159 ­  .   Registro de documentos  FIGURA Nº 50: IU: Listar documentos externos   Fuente: Elaboración propia ­ 160 ­  .2.FIGURA Nº 49: IU: Registrar serie documental   Fuente: Elaboración propia  a. FIGURA Nº 51: IU: Registrar documento externo   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 52: IU: Derivar documento   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 53: IU: Generar ticket ­ 161 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 54: IU: Mostrar adjuntos de documento externo   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 55: IU: Listar documentos enviados ­ 162 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 56: IU: Listar documentos eliminados   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 57: IU: Listar documentos internos registrados ­ 163 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 58: IU: Registrar documento interno   Fuente: Elaboración propia  a.3.  Gestión de documentos  FIGURA Nº 59: IU: Listar documentos pendientes de atención ­ 164 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 60: IU Listar documentos respondidos   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 61: IU Listar documentos atendidos ­ 165 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 62: IU Listar documentos archivados   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 63: IU Ubicar documento externo ­ 166 ­  . Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 64: IU Ubicar documento interno   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 65: IU Mostrar documento interno ­ 167 ­  .  Muestra los objetos que  se  encuentran  en  el  escenario  y  la  secuencia  de  mensajes  intercambiados  entre  los  objetos  para  llevar  a  cabo  la  funcionalidad  descrita por el escenario.1.  componentes o casos de uso y viendo en forma estimada. para así poder eliminarlos.Fuente: Elaboración propia  b) Diagramas de secuencias  Un  diagrama  de  secuencia  muestra  las  interacciones  entre objetos ordenadas en secuencia temporal.  A  continuación  se  presentarán  los  diagramas  de  secuencia  que  documentarán  el  diseño  desde  el  punto  de  vista  de  los  casos  de  uso.  observando  qué  mensajes  se  envían  a  los  objetos.  b.  Estos  diagramas  ayudarán  también  a  identificar los cuellos de botella potenciales. cuanto tiempo  consume  el  método  invocado.  Administración del Sistema ­ 168 ­  .   Registrador_grupo.  Mostrar()  Registrar grupo doc..FIGURA Nº 66: Diagrama de secuencia: Listar serie documental  BS DOC : Buscador Serie  LSD : Listar serie documentales  : Administrador  MS D :  ES D :  RGD :  B XGDOC : Buscador de B X AR : B uscador por  : S eriedocumental  BTO : B uscador todos  RSD :  : Registra grupo documental  documental  ModificadorSeriedo....  serie por grupo  área  Registradorseriedo...  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia .  Mostrar()  Modificar seried doc..  Registrar serie documental  B uscar serie(nombreserie)  : Registradorseriedoc  Leer()  Listado series  B uscar todos  Listado series  B uscar serie (codgrupodoc)  Listado series por grupo  Buscar serie(codarea)  Listado series por área  Eliminar serie(codserie)  Mensaje de confirmación  Leer()  Leer()  Leer()  Eliminar()  Registrar serie doc..  Eliminador_seriedo.   Indicar g rupodoc(codgrupodoc)  Leer()  Listar g ruposdocumentarios  Inicar area(codarea)  Leer()  Listar área  Indicarreq uisitos  Leer()  Listar req uisitos  Validar Formulario  Reg istrar serie documental  Guardar()  Salir de la interfase  Fuente: Elaboración propia ­ 170 ­  .FIGURA Nº 67: Diagrama de secuencia: Registrar serie documental  IGD : Indicar g rupo  A : Administrador  documentario  SD : Seriedocumental  IURSD : R egistradorseriedoc  R egistrarSeriedoc  IREQ : AsignarReq uisitos  S : Salir  GD : Grupodocumental  AR : Area  R SD  :  RSD  : Indicar Area  : Req uisitosseriedoc  R egistradorseriedo... .FIGURA Nº 68: Diagrama de secuencia: Registrar grupo documental  A :  Administrador  RGD :  Registra  grupo  documental  IG  :  Indicar grupo doc.  MG D :  Modif icador_grupod.  Guardar()  Modificar grupo doc...  Registrar grupo documentario  Indicargrupo  Leer()  Listado de grupos doc.  Guardar()  Fuente: Elaboración propia ­ 171 ­  .  : G rupodocumental  RGD :  Registrador_grupo.  Registrar grupo doc.. FIGURA Nº 69: Diagrama de secuencia: Registrar área  : Administrador  RAR : Registra area  Registrar área  : Area  IAP : Indicar area padre  RAR : Registrador Area  MAR : Modificador area  Indicar área padre  Leer()  Listar áreas  Registrar área  G uardar()  Modificar área  Guardar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 70: Diagrama de secuencia: Listar empleado ­ 172 ­  . B E : B uscadorEmpleado  IE  :  RegistradorE mpleado  ME  :  ModificadorE mpleado  EE  :  E : Empleado  EliminadorE mpleado  IURE : Registrador_E mpleado  A : Administrador  Registrarempleado  : Registrador_Empleado  ALP : Asignadorloginpermisos  A LP :  A signarloginpermisos  BuscarE mpleado(nombre)  Leer()  Listado de Empleados  Eliminar empleado(codemp)  Mensaje de confirmación  E liminar()  Registrar empleado  Mostrar()  Modificar empleado  Mostrar()  Asignarloginpermisos  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 71: Diagrama de secuencia: Registrar empleado ­ 173 ­  . IA  : Indicar Area  : Ubicacgeografica  : A rea  : Cargo  A : Administrador  IC : Indicar cargo  IUG : Indicar  IURE : Registrador_E mpleado  : RegistradorE mpleado  : ModificadorE mpleado  : E mpleado  ubicacgeografica  Registrar empleado  Indicar área  Leer()  Listar áreas  Indicar cargo  Leer()  Listar cargos  Indicar ubigeo  Leer()  Listar dpto, prov, dist.  Validar formulario  Registrar empleado  Guardar()  Modificar empleado  Guardar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 72: Diagrama de secuencia: Asignar usuario y permisos ­ 174 ­  A : Administrador  ALP : Asignadorloginpermisos PEUS : Perusuario  Asignar login y perm isos  Asignar login y  perm isos(codem p)  ALP :  Asignarloginperm is os  Valida form ulario  Guardar()  Fuente: Elaboración propia  b.2  Registro de documentos  FIGURA Nº 73: Diagrama de secuencia: Listar documentos externos registrados ­ 175 ­  T  :   Tr am i ador a  t LDR :   Li t ar   doc. ext . r egi t r ados    s s :  D ocum ent o  BD C  :   B O uscador  docum ent o  A C  :  DO A ador dedocum ent o  nul I DO C :    G TI   :   G ener ador det i ket  c I m pr esor _docext r egi t .  s RD :   R st r ador  E  egi doc. ext er no  M D :   M odi i ador  E  fc docext er no  D   :  DE Der i ador docext er no  v RD :   R s t r ador docext er no  E  egi DD :   D i ador   doc  ext er no  E  er v G TD :   G ener ador _t i ket    c M AD :   M ost r ar   adj nt os    u VA :   V ual ador   de  adj nt os  D  s z i i u Regi t r ar   docum ent o  ext er no  s Buscar   docum ent o( f echar eg,   asunt o)  Leer ( )  Li t ado  doc.   ext . r egi t r ados  s s A ar   docum ent o( coddoc)  nul M ensaj   de  conf i m aci n  e r ó Anul r ( )  a I m pr i i   l t ado  doc.   ext . r eg.  mr i s Leer ( )  I m pr i e  r epor t e  m Regi t r ar _doc_ext  s M ost r ar ( )  M odi i ar   doc_ext  fc M ost r ar ( )  D i ar   docum ent o  er v M ost r ar ( )  G ener ar   t i ket ( coddoc)  c M ost r ar ( )  M ost r ar   adj nt o( coddoc)  u M ost r ar ( )   Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 74: Diagrama de secuencia: Registrar documento externo ­ 176 ­  IURD : Registradordocexterno T : Tramitadora  BUS : Buscar usuario  RUS : Registrar usuario  GAD : Gestionador  ARE : Gestionador  RDE : Registrador  D : Documento  GRE : Gestionador_referencias  GAD : Gestionador_adjuntos  MDE : Modificador  adjuntos  referencias  documento ext  documento ext  Registrar  documento  RUS : Registrador_usuario  BUS : Buscador_usuario  Buscar usuario(tipo,nombre)  Mostrar()  Registrar usuario  Gestionar referencias  Mostrar()  Mostrar()  Gestionar adjuntos  Mostrar()  Registrar documento externo  Grabar()  Modificar doc. ext.  Validar formulario  Grabar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 75: Diagrama de secuencia: Buscar usuario ­ 177 ­  BUS : Buscador_usuario  Buscar usuario  T : Tramitadora  : Usuario  B_U : Buscar usuario  Buscarusuario(tipo. nombre)  Leer()  Listar usuarios  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 76: Diagrama de secuencia: Registrar usuario ­ 178 ­  .  geog.  Leer()  Leer dist.T : Tramitadora  RUS : Registrador_usuario  : Ubicacgeografica  RUS : Registrador  MUS : Modificador  usuario  usuario  IUG : Indicar  ubicacgeografica  : Usuario  Registrar usuario  Indicar Ubic. dpto  Registrar usuario  Validar formulario  Guardar()  Modificar usuario  Guardar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 77: Diagrama de secuencia: Gestionar adjuntos ­ 179 ­  .. prov. T : Tramitadora  IUGA : Ges tionador_adjuntos  BAR : Agregar archiv os  adj  EAD : Eliminar adjunto  ADJ  : Adjunto  IAD : Indic ar adjuntos  Ges tionar adjuntos  Indic ar adjuntos  Leer()  Lis tar arc hiv os  adj.  Mens aje de c onfirmac ión  Eliminar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 78: Diagrama de secuencia: Gestionar referencias ­ 180 ­  .  Agregar adj.  Guardar()  Eliminar adj.  as unto)  Leer  Lis tado de documentos  externos  Eliminar r eferencia  Mensaje de c onfirmación  Eliminar( )  Agre gar refer enc ia  Guar dar ()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 79: Diagrama de secuencia: Derivar documento ­ 181 ­  .T : Tr amitadora  : Gestionador_refer enc ias  ER E : Eliminar  r eferencia  AR E : Agr egar r eferencia  R EF : R efer enc ia  BD E : Busc ador  documento  D : D ocumento  Gestionar r eferencias  Busc ar documento(fecharegis tr o. T : Tramitadora  IUDD : Derivador doc externo  IA : Indicar Area  A : Area  DDE :  Derivadordocexterno  : Documento  Derivar documento  Indicar area destino  Leer()  Listar áreas  Derivar documento  Validar formulario  Guardar()  Fuente: Elaboración propia ­ 182 ­  . FIGURA Nº 80: Diagrama de secuencia: Generar ticket  T : Tram itadora  GT : Generador_ticket  Generar ticket  : Salir  ITI : Impresor ticket  : Documento  Imprimir ticket  Leer()  Imprime ticket  Salir de la interfase  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 81: Diagrama de secuencia: Mostrar adjuntos ­ 183 ­  . T : Tramitadora  IUVA : Visualizador de adjuntos  IA : Indicar adjuntos  A : Adjunto  MA : Mostrador_adjunto  Mostrar adjuntos  Indicar adjuntos  Leer  Listar adjuntos  Mostrar adjunto  Leer ruta  Muestra adjunto  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 82: Diagrama de secuencia: Listar documentos externos derivados ­ 184 ­  . T : Tr amitador a  LD D : Lis tar doc . deriv ados  Leer()  Impr ime r eporte  Mos trar adjuntos ( coddoc )  Mos trar( )  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 83: Diagrama de secuencia: Listar documentos anulados ­ 185 ­  .deriv ados  Lis tar doc .deriv ados  Impr imir lis tado doc . deriv ados  : Bus c ador  doc umento  ID D :  : Mos tr ar  adjuntos  : D oc umento  Impres ordoc . as unto)  Leer()  Lis tado doc . ex t.der iv ados  : Vis ualiz ador de adjuntos  Bus c ar doc ( fec haenv io.ex t. anulados  Leer()  Imprime listado  Mostrar adjunto(codoc)  Restaurar doc.(coddoc)  Restaurar()  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 84: Diagrama de secuencia: Listar documentos internos registrados ­ 186 ­  . asunto)  Leer()  Listado de doc. fecha reg.anulados  : Documento  RA D : Restaurador de  documento  B uscar doc..T : Tramitadora  LDA  : Listar documentos  anulados  Listar doc.(tipo. anulados  Imprimir listado doc.anulados  B D : B uscador  documento  MA  : Mostrador_adjunto  : V isualizador de adjuntos  IDA  : Impresor  doc. T : Tramitadora  AD :  LDI : Listar documentos int. reg.BD : Buscador  documento  Anuladordedocumento  Registrar doc. interno  IDI : Impresor  list.doc.internos  RDI : Registrador  doc.interno  MDI : Modificador doc.  interno  D : Documento  RDI : Registrador doc. interno  B uscar doc. int.(Fecha emision, asunto)  Leer()  Listado de doc. internos reg.  A nular doc. int.(coddoc)  Mensaje de confirmación  E liminar()  Imprimir list.doc.int.  Leer()  Imprime listado  Registrar doc. interno  Mostrar()  Modificador doc. interno  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 85: Diagrama de secuencia: Registrar documento interno ­ 187 ­  T : Tramitadora  IURDI : Registrador doc. interno  IS D : Indicar serie eriedocumental IAR : Indicar A rea  : A rea  RDI : Registrador  MDI : Modificador doc.  : Documento  IAA  : Indicar archivo  : S documental  doc.interno  interno  adjunto  Registrar doc. interno  : A djunto  Indicar serie doc.  Leer()  Listado serie doc.  Indicar área  Leer()  Listado área  Indicar arch. adj.  Leer()  Ruta de adjunto  Registrar doc. interno  V alidar formulario  Grabar()  Modificar doc. interno  Grabar()  Fuente: Elaboración propia  b.3  Gestión de documentos ­ 188 ­  FIGURA Nº 86: Diagrama de secuencia: Listar documentos pendientes de atención  E : E mpleado_ LDP A  : Listar documentos  BDO : B uscador  D : Documento  IDP A  : Impresor  E DO : Da_proveido   : D erivador doc externo D : Mostrador_adjunto  T : Concl_atención  TD : Concl_atencion D : V isualizador de adjuntos  E G : Mostrador seguimiento E :  DDE MA CA CA VA MS MS documento  doc.pen.atenc.  Mostrador_seguimiento  pend.atenc.  Listar doc.pend.atención  B uscar doc.(fecha envío, asunto)  Leer()  Listado doc. pend. atenc.  Imprimir listado  Leer()  Imprime listado  Dar proveido(coddoc)  Mostrar()  Mostrar adjunto(coddoc)  Mostrar()  Conluir atención(coddoc)  Mostrar()  Mostrar seguimiento(coddoc)  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 87: Diagrama de secuencia: Concluir atención ­ 189 ­  E : Em pleado_  CAT : Concl_atencion  MOV : Movimientodoc  CAT : Concl_atención  Concluir atención(coddoc)  Concluir atención doc.  Guardar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 88: Diagrama de secuencia: Mostrar seguimiento ­ 190 ­  E : Empleado_  MSEG :  MSEG : Mostrador seguimiento  Mostrador_seguimiento  Mostrar seguimiento()  MOV : Movimientodoc  Mostrar seguimiento(coddoc)  Leer()  Muestra seguimiento  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 89: Diagrama de secuencia: Listar documentos respondidos ­ 191 ­  . respondidos  Bus car doc (fec ha_rpta. as unto)  Leer()  Lis tado doc .E : Empleado_  LDR : Listar doc .  Mos trador_s eguimiento  res pondidos  D  : Doc umento  VAD  : Vis ualiz ador  de adjuntos  BD : Bus c ador  documento  Lis tar  doc.res pondidos  MAD : Mos trador_adjunto  MSEG : Mos trador s eguimiento  MSE :  IDR  : Impres or doc . res pondidos  Imprimir doc . respondidos  Mostrar adjunto ( coddoc )  Mos trar()  Mos trar s eguimiento (coddoc)  Mos trar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 90: Diagrama de secuencia: Listar documentos atendidos ­ 192 ­  . res pondidos  Leer()  Imprime lis tado doc.   Mostrar adjuntos(coddoc)  Mostrar()  Mostrar seguimiento(coddoc)  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 91: Diagrama de secuencia: Listar documentos archivados ­ 193 ­  .E  : Empleado_  LDAT : Listar documentos atendidos  IDA  : Impresor doc. atendidos  Archivar documento(coddoc)  Guardar()  Imprimir listado doc.  atendidos  : Documento  MA : Mostrar adjuntos  V AD : Visualizador de adjuntos  A DO : Archivar  MS  :  MSE : Mostrador seguimiento  documento  Mostrador_seguimiento  BDO : B uscador  documento  Listar documentos atendidos  B uscar documento(Fechaenvio. asunto)  Leer()  Listado doc. atend. atendidos  Leer()  Imprime listado doc.  asunto)  Leer()  Listado doc. archivados  Desarchivar doc(coddoc)  Grabar()  Mostrar seguimiento(coddoc)  Mostrar()  Mostrar ajunto(coddoc)  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 92: Diagrama de secuencia: Ubicar documento externo ­ 194 ­  . archivados  Leer()  Imprime listado doc.E  : E mpleado_  LDA  : Listar documentos archivados  Listar documentos archivados  IDA  : Impresor doc. archivados  Imprimir doc.  D : Documento  MS E  :  MS E  : Mostrador seguimiento  archivados  Mostrador_seguimiento  DA D : Desarchivar  documento  B DO : Buscador  : V isualizador de adjuntos  documento  : Mostrar adjuntos  Buscar doc(fecha archivo.  externo  BDOC : Buscador  documento  D : Documento  IDE : Impresor doc.E : Empleado_  UDOC : Ubicador documento externo  Ubicar doc.  VAD : Visualizador de adjuntos  MAD : Mostrar adjuntos  externos  Ubicar doc. ext. externos  Leer()  Imprime listado doc.. externos  Imprimir doc. externo(fecha reg. asunto)  Leer()  Listado doc.  Mostrar adjuntos(coddoc)  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia  FIGURA Nº 93: Diagrama de secuencia: Ubicar documento interno ­ 195 ­  .  internos  Leer ()  Imprime lis tado doc . inter no( coddoc )  Lis tar s er ie doc umental  Leer()  Lis tar s erie doc umental  Bus c ar documento(s eriedoc . doc .  Mos trar  adjunto( )  Mostrar()  Fuente: Elaboración propia ­ 196 ­  .int.doc .E : Empleado_ UD I : Ubic ar  doc . as unto)  Leer( )  Lis tar  doc umentos  internos  Imprimir lis t. internoI : Impres or  BD O : Bus cador  ISD  : Indic ar  s erie  VA : Vis ualiz ador  de adjuntos  MA : Mos trar adjuntos  SD  : Seriedoc umental  D : D oc umento  lis t.internos  doc umento  doc umental  U bic ar doc . fechaemis ion. *  1..*  mov observ aciones : String  mov marcador : String  Leer()  Insertar()  Distrito  nombredistrito : String  1  1  0.*  Serie_documental  seriedocnombre : String  seriedoctipo : String  seriedocplazorpta : Integer  seriedocestado : String  1.*  Prov incia  nombre prov incia : String  Leer()  1  1....*  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  perjruc : String  perrptante : String  percargo : String  pernatsexo : String  perdni : String  leer()  insertar()  modif icar()  Eliminar()  Percontrato  contipo : Integer  conf echaini : Date  connro : String  conarea : String  concargo : Integer  conobserv aciones : String  1..*  PerClase : Integer  perestado : I nteger  1  1.*  1  Area  codigo_area_arbol : String  aredescripcion : String  1  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  1  Grupo_documental  grupodocnombre : String  grupodocdetalle : String  grupodocestado : String  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  Cargo  carnombre : String  cardescripcion : string  1  Leer()  Tipoc ontrato  connombre : String  conobserv aciones  : String  Leer()  1  1  Requisitos  reqnombre : String  reqestado : String  Leer()  1  Persona  PerNombre :  String  pertipo : String  PerDireccion : String  PerTelef ono  : String  PerTelef ono2 : String  permail : String  permail2 : St ring  1.*  conaccesos : String  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  0....*  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Anular()  1  1.c) Diagrama de Clases  FIGURA 94: DIAGRAMA DE CLASES  Pernatural  Perjuridica  Rubro  rubdescrip : String  Leer()  Departamento  Nombredepa : String  Leer()  1  1.*  Fuente: Elaboración propia ..*  1.*  1.....*  Leer()  Adjunto  adjlinea : Integer  adjnomarchiv o : String  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  Documento  doctipo : String  docnumero : String  docf echaregistro : Date  docprioridad : Integer  docasunto : String  docnumf olios : Integer  docobserv acion : String  docarchiv o : Integer  docf echaemision : Date  docanulado : Integer  docf echaarchiv o : Date  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Anular()  Archiv ar()  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  Mov imiento  mov f echaenv io : String  mov accion : Date  mov f echaplazoatencion : Date  mov f echarecepcion : Date  mov f echaatencion : Date  mov prov eido : String  mov estado : String  mov estadof echa : Date  1..*  Leer()  Insertar()  Modif icar()  Eliminar()  1  0.*  1  Ref erencia  docref linea : Integer  1  docref erencia : String  0.*  0...*  conlogin : String  conclav e : String  1.. .   dichos  elementos  son  los  archivos  y  códigos  fuentes.3.  Otra  parte  de  esta  disciplina  son  las  pruebas  de  unidad. según lo solicite la capa de Negocio. Implementación  El  objetivo principal  que  se busca  en  esta  disciplina es  convertir  los  elementos  del  diseño  en  elementos  de  implementación. si se encuentran.  La  capa  Negocio. transacciones y reportes.5. Notificar los errores de diseño. Está capa  contiene  también  el  componente  de  conexión  donde  se  configura  la  Base de Datos. En la figura Nº 96.3. ­ 199 ­  .  La capa de Presentación que contiene los formularios de  mantenimientos.2.2.  Los objetivos específicos son: · Determinar  en  qué  orden se  implementarán  los  elementos de  cada subsistema.  que  está  conformada  por  las clases que realizarán las consultas  y  transacciones  SQL a la Base de Datos.  las  cuales  se  limitan  a  los  componentes  de  software  implementados.  Diagrama de Componentes:  El  diagrama  de  componentes  describirá  los  elementos  físicos del sistema.  La  capa  de  Lógica  de  Acceso  a  Datos.  5.  La  estructura  de  todos  los  elementos  implementados  formará  el  Modelo de Implementación. sus relaciones y dependencias.1.  De  esta  disciplina  se  obtendrá un sistema estable.  que  contiene  la  lógica  del  negocio  correspondiente a validaciones y control de transacciones. actualizando  la documentación. se  muestra  las  tres  capas  del  sistema  implementadas  en  el  Visual  Basic  2005. · · Integrar el sistema siguiendo el plan. FIGURA 96: Diagrama de Componentes  SERVIDOR DE APLICACIÓN  LÓGICA DE  NEGOCIO  PRESENTACIÓN  LÓGICO DE  ACCESO A DATOS  BDGESDOC  SERVIDOR WEB  PRESENTA  CIÓN  Fuente: Elaboración propia ­ 200 ­  .  enviados. respondidos.  eliminados.  Listardocumentosint  Listarpropietariodoc  Listarrefdocumento  Listarticket  Listardocumentoint  Listarempleado  Registrarempleado  Eliminarempleado  Existeusuario  Elimina_serie  Eliminareqseries  Eliminargrupo  Graba_actualizagrupo  Graba_actualizaserie  Grabareqserie  Listar_seriesxgrupo  Listarestadoreq  Listargrupos  Listarseries  Recuperaciudad  Graba_actualizapersona  Graba_percontrato  Graba_perjuridica  Graba_pernatural  Listapersonasactivas  Recuperararea  Recuperarcargo  Recuperarrubro  Listarusuariosxclase  Listarusuarios  Actualizalogin  Eliminarusuario  Grabaactualizaarea  Listaarea  Eliminararea  Clsdocumento  LÓGICA DE  ACCESO A  DATOS  Clsempleado  Clsseriedoc  Clsciudad  Clsusuario  Clsarea  COMPONENTE CLASES PROC  Fuente: Elaboración propia  MIENTOS ALMACENADOS ­ 201 ­  . pendientes. atendidos.CUADRO 65: ESPECIFICACIÓN DE COMPONENTE  “ LÓGICA DE ACCESO A DATOS”   COMPONENTE  CLASE  PROCEDIMIENTO ALMACENADO  Grabaactualizadocumento  Grabaadjunto  Grabareferencia  Eliminardocumento  Mostrarseguimiento  Registrarenvio  Registrarconcluiratenc  Restaurardocumento Desarchivardocumento  buscarenvio  borrarefyadj  Verificaradjuntos  Archivardocumento  Listaradjundocumento  Listardocumentosext: archivados. O. Windows Server 2003  SQL  Server 2005  Presentación  Lógi ca del Negoci o  Lógi o de acceso a datos  TCP/IP  S.5.  Scanner HP  SCANJET 2400  Puerto USB  S.  Equipos que se  encuentran  distribuido s  en las jefaturas de  área de la  Municipalidad. Windows Server 2003  SQL Server 2005  Presentación Consulta de doc.2.  S. Wi ndows XP  Sistema GESDOC  Impresora  Puerto USB  Es tación 01­Unidad de  Trám.  Diagrama de Despliegue  FIGURA 97: Diagrama de despliegue  Servidor web  Servidor que  alojará todos los  componentes del  sistema.O.O.2.  Serv idor que  permitirá el  acceso  al sistema de  Consulta de  documentos por  parte de l os  usuarios.3. Windows XP  Sistema GESDOC  Fuente: Elaboración propia ­ 202 ­  .O.  TCP/IP  Servidor de  aplicaciones  TCP/IP  Switch ­ D­Link  TCP/IP  Switch ­ D­Link  TCP/IP  Estación JA­02 ­ JA­07  Jefatura de área  S.  Equi po que se  encuentra en l a  Unidad de Trámite  documentario. Docum.  genera un código relativamente pequeño.5.3. · El  administrador  del  sistema.  Algoritmo  hash seguro de 128 bits). sólo son  reemplazadas por completo. Medidas de Seguridad para el sistema  El plan de seguridad se estableció en función a las mejores  prácticas que plantea Microsoft en sus directivas de seguridad:  Figura 98: Directivas de seguridad en las tres capas del sistema  Fuente:  Microsoft Corporation. · Las contraseñas no pueden ser modificadas.  Patterns & Practices.  en  caso  contrario  se  cierra  la aplicación.3. Diciembre de 2002  5.3.1. Si bien MD5 es el algoritmo  más rápido.3.  es  el  único  usuario  encargado  de  la  base  de  datos  y  del  sistema  operativo.  es  el  único  usuario  encargado  de  asignar  las  contraseñas  a  los  nuevos  usuarios del sistema.  AUTENTICACIÓN (identificación segura)  Existe  un  mecanismo  de  autenticación  personalizado  en el  que  la  aplicación solicita  un  nombre  de  usuario  y  una  contraseña. · Las  contraseñas  serán  encriptadas  utilizando  el  algoritmo  SHA­1  (Secure  Hash  Algorithm.  brindándole  tres  oportunidades  para  acceder. Para esto se utilizan las siguientes políticas  de seguridad: · El  administrador  del  sistema. Directivas  de seguridad.  por lo que al incrementar la longitud utilizando SHA­1 ­ 203 ­  .   Se  evita  mostrar información confidencial sin una advertencia. Las  operaciones  que  realicen  los  usuarios  en  las  tablas  más  importantes  del  sistema  serán  monitoreados durante todo el inicio de sesión.  COMUNICACIÓN SEGURA:  Los  componentes  de  la  interfaz  de  usuario  únicamente  se  comunican  con  el  usuario. · Se  habilitan  o  deshabilitan  controles  para  la  intervención del usuario. entradas de menú o paneles sobre los que  pueda  actuar  según  las  funciones  que  tenga  el  usuario.3.3.2.  para lo cual se utilizó una tabla adicional que almacene la  información de la auditoría.  AUDITORÍA:  Se realiza para ejecutar el seguimiento del usuario  y su  actividad en la aplicación por motivos de seguridad.3. ­ 204 ­  .3.  5.4.3.  5. · En  la  interfaz  del  usuario  solo  puede  ver  los  elementos.  serán  expulsados  del  sistema. · Los  usuarios  que  tras  3  intentos  no  se  hayan  identificado  correctamente. Las  contraseñas nunca se muestran o transmiten en texto sin  formato.  AUTORIZACIÓN: · · Acceso a ciertas funcionalidades.3.3.reduce  la  ya  escasa  probabilidad  de  que  dos  textos  produzcan el mismo código.  proporcionando  un  mecanismo  adicional  para  auditar  las  acciones DDL.  Se  especifican  los  triggers  en  operaciones  DDL.  5.  anulados.  procedimientos  almacenados..  etc.5.3. Tipo de operación  FIGURA Nº 99: IU Auditoría de operaciones con documentos  Fuente: Elaboración propia  5. ­ 205 ­  . Fecha y hora de operación. agregados: · · · · Usuario.  Los  roles  se  utilizan  para  que  los  usuarios  puedan  acceder  o  no  a  los objetos  de  las  bases  de datos  como  tablas.El  reporte  de  auditoría  será  mostrado  para  los  documentos modificados.  así  como  ejecutar sentencias como select. Equipo desde donde se accede.  ADMINISTRACIÓN DE PERFILES:  Asignación  de  roles  y  funciones  desde  el  SQL  Server.  Una  función  es  un  objeto  que  tiene  un  conjunto  de  permisos y que utilizaré para administrar adecuadamente  los permisos de un grupo de usuarios. SQL Server tiene  dos tipos de funciones: estándar y de aplicación.3.  esto quiere decir que si un  usuario ingresa al analizador de consultas no debe tener  acceso a ninguno de los objetos de la base de datos.Aún no se han elaborado las funciones de aplicación  que  serán  utilizadas.  permitiendo  a  la  aplicación  desarrollada  y  a  la  base  de  datos  tener  los  permisos  cuando ejecuten la aplicación. ­ 206 ­  . sin  embargo se utiliza la protección a través de la aplicación  con la clave encriptada. ­ 207 ­ .   Ahora  bien.04  3.  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  tiene  un  moderno  parque  informático.00  Total (S/. luego se definirá los gastos  concurrentes u operativos y por último los beneficios intangibles obtenidos.00  9.  sino  también  considerando  los  beneficios  intangibles  que  se  obtendrán.00  18.)  12  12  10  10  Total (S/.  Primero  se  establecerá  los  costos  de  inversión  que  deberá  afrontar  la  institución en la etapa inicial de la implementación.00  Papel Bond A4  Millar  CD­RW 700 MB  Pz  Impresiones  Hojas  Fotocopias  Hojas  Anillados  Unid.  Empastados  Unid.1. La  mayoría  de  Pc’s  tienen  licencia  de  Microsoft  Windows  XP  y  Microsoft  Office  2003.00  1000.  entre  los  que se  encuentra servidores  recientemente  adquiridos a  través  de  donaciones  y  convenios  con  instituciones  (SUNAT.)  2880.00  CUADRO 68: Costos de Software ­ 208 ­  .00  240.00  800.00  0.CAPITULO VI: ANÁLISIS COSTO BENEFICIO  En  este  capítulo  el  proyecto  será  evaluado  no  sólo  desde  el  punto  de  vista  monetario.00  576.00  8280.  6.  TOTAL  Fuente: Elaboración propia  CUADRO 67: Costos de personal  Descripción  Análisis y Diseño  Implementación  Instalación y pruebas  Capacitación y consultoría  TOTAL  Fuente: Elaboración propia  Nº horas  240  300  100  80  Costo por  hora(S/.30  0.  GTZ)  y  otros  adquiridos  por  compras  realizadas  por  la  Municipalidad).  Inversión Inicial  CUADRO 66: Costos de suministros  Descripción  Unidad  Cantidad  4  3  600  600  3  3  Precio  unitario  21  3.)  84.  (Coordinadora  Nacional  de  Radio. lo cual hace que los costos disminuyan considerablemente.00  54.00  180.00  3600.00  9. 00  7831.00  0. En relación al escáner.00  5734.)  0.00  (*) Costos obtenidos de: http://www.Descripción  Microsoft .00  2331.  TOTAL  Total (S/.3.Net framework 2.00  (1)  Recientemente  la  Municipalidad  cuenta  con  un  profesional  designado  como  Jefe  de  la  Unidad de Informática que estará a cargo de la administración de los sistemas y del servidor.  (2)  El  personal  encargado  del  registro  y  digitalización  de  documentos  será  del  área  de  trámite documentario. se  cuenta ya con este equipo.00  5500.00  0.00  734.00  0.00  0.00  (*) No se consideran algunos costos.0  Microsoft Visual Basic 2005 Express  Software administración de base de datos SQL  Server 2005 (*)  Sistema operativo de Servidor Microsoft Windows  2003 Server  TOTAL  Fuente: Elaboración propia  Total (S/.  Gastos concurrentes u Operativos  CUADRO 70: Gastos operativos en Personal  Descripción  Administración del sistema (1)  Administrador del servidor (1)  Registradora (Personal del área de trámite  documentario) (2)  TOTAL  Total (S/.00  0. puesto que ya se cuenta con éstas.00  0. puesto que la institución  tiene disponible actualmente un servidor  y equipos necesarios en cada área para la implantación de la aplicación.mspx#EAC  No se consideran costos de licencia Windows XP.)  0.)  5000.  por lo tanto la  inversión para el recurso humano referido a estas dos  personas se encuentra incluida  dentro del  pago  mensual según  las  funciones establecidas  que cumplen en la Municipalidad  Fuente: Elaboración propia  6.  CUADRO 69: Costos de Hardw are (*)  Descripción  Servidor de aplicación  Estaciones de trabajo  Suministros de red  Escáner  UPS 2500 W.microsoft.2.  Fuente: Elaboración propia  6.00  0.com/latam/office/livecomm/howtobuy/default.  Resumen de los costos totales de implementación ­ 209 ­  . el cual viene cumpliendo la funcionalidad de digitalización en eventuales  circunstancias.   Ø  Recorte  del  espacio  de  almacenamiento  y  reaprovechamiento  del  mismo.  Ø  Mejora  de  la  satisfacción  del  cliente  en  64.  con  el  uso  del  sistema  la  realizará  en  un  promedio  de  tres  minutos.  Hay  que  considerar  que  el  usuario  además  consume  tiempo  de  traslado  a  la  Municipalidad  de  Jayanca.4.  Costo/Beneficio  El costo beneficio del proyecto esta reflejado  en los tiempos de respuesta que  el sistema brinda a los usuarios finales. el usuario no tiene que  rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla.00  0. aunque se considera que para llegar  a este nivel será necesario sensibilización y difusión del nuevo sistema.00  7831.  Ø  Aumento de productividad de personal en las áreas involucradas.CUADRO 71: Resumen de costos de implementación  Descripción  Costos de suministros  Costos de personal  Costos de Hardware  Costos de Software  Gastos operativos en personal  TOTAL  Total (S/.  Ø  Disminución  del  tiempo  de  localización  y  recuperación  de  los  documentos al ser accesible desde el propio puesto de trabajo. ­ 210 ­  .)  576. por lo tanto el cálculo del VAN y TIR no  representa  un  cálculo  determinante  para  medir  la  factibilidad  del  presente  proyecto.  Ø  Disminución de costes administrativos.  Es  por  ello  que  se  ha  determinado  cuantitativamente  en  tiempo  el  beneficio  que se ha  obtenido. Los originales en papel pueden enviarse al archivo de custodia.  Ø  Disminución del tiempo en tratamiento y gestión.00  8280.10%:  95%  de  usuarios  satisfechos por la atención recibida.  Ø  Ahorro  del  tiempo  de  usuarios  que  solicitan  información  o  consulta  el  estado  de  un  documento:  Si  un  usuario  ocupaba  2  horas  en  promedio  para  conocer  el  estado  de  su  documento.00  6.00  5734.00  22421.  Los beneficios  que  presentamos  a continuación  son  beneficios intangibles en costo.   Ø  Rendimiento  en  la  consulta. ­ 211 ­  .  Ø  Mayor  control  y  seguridad;  el  acceso  a  los  documentos  puede  restringirse  a  determinados  usuarios  definiendo  niveles  de  confidencialidad.Un  CD­ROM  puede  almacenar  120  mil  páginas  de  listados  o  15  mil  páginas escaneadas.  Ø  Eliminación  de  los  documentos  duplicados  al  estar  accesibles  en  cualquier momento desde cualquier puesto.  Ø  Drástica  reducción  en  material  de  archivo  al  suprimirse  los  listados  en  papel y las copias.  Ø  No existen documentos extraviados o perdidos.  Estos beneficios han sido cuantificados en el capítulo II.  Ø  Mejora de la calidad del servicio ofrecido.  con  multiplicidad  de  criterios  de  recuperación.  Ø  Disminución de la pérdida de oportunidad. ­ 212 ­ .   que  incluye  la  digitalización  del  documento  y  gestión del documento. para lo cual se contó con el  financiamiento de la Oficina Regional de Inwent – Internationale  Weiterbildung  und  Entwicklung  gGmbH  (Capacity  Building  International.  •  Estos procesos fueron diseñados utilizando la metodología RUP  en  las  etapas  de  análisis  y  diseño  elaborando  los  artefactos  establecidos por la metodología RUP.  •  A partir de la información recopilada se realizó un diagnóstico de  la  situación  respecto  al  sistema  de  gestión  documentaria  en  la  Municipalidad Distrital de Jayanca.  Germany).  Al  realizar  el  análisis  de  los  procesos  administrativos se encontró inconsistencias en el TUPA.  la  atención    y  consulta  del  estado del mismo.  y en el caso de ser documento interno.  se  realizó  la  implementación  (construcción)  mediante  esta  técnica  de  programación.  •  Puesto  que  se  aplicó  una  metodología  orientada  a  objetos  en  todas  sus  fases  y  disciplinas.  las  cuales  estuvieron  basadas  en  función  a  las  mejores  prácticas ­ 213 ­  .  siendo  necesario  realizar  la  separación  lógica  de  la  aplicación  en capas (presentación. negocio y datos).  •  Los procesos básicos que involucran la gestión documentaria en  la  Municipalidad    distrital  de  Jayanca  son:  Registro  del  documento.CAPITULO VII: CONCLUSIONES  •  Se  recopiló  información  sobre  la  institución  que  constituyó  la  base  para  el  entendimiento  y  análisis  de  la  problemática  en  el  aspecto documentario. sólo  la consulta del documento.  Utilizando entrevistas  a  los  trabajadores  de la municipalidad distrital de Jayanca y usuarios externos. que en caso de ser documento externo  inicia  con  el  trámite  del  mismo.  utilizando  el  lenguaje  de  programación  Visual  Basic  2005.  •  Se  plantearon  las  medidas  de  Seguridad  para  el  sistema.  Es por ello que se determinó  cuantitativamente en tiempo el beneficio que se ha obtenido. ­ 214 ­  .  Autorización.  comunicación  segura.que plantea Microsoft en sus directivas de seguridad en las tres  capas  del  sistema:  Autenticación. auditoria y administración de perfiles.  Por  otro  lado  el  costo  beneficio  del  proyecto  esta  reflejado    en  los  tiempos  de  respuesta  que  el  sistema brinda a los usuarios finales.  •  La  inversión  inicial  necesaria  para  la  implementación  del  sistema  es  de  S/. por lo tanto el cálculo del  VAN y TIR no representa un cálculo determinante para medir la  factibilidad del presente proyecto.  22421. ­ 215 ­ .   después  de  aplicar  cambios  sustanciales  en  los  procesos administrativos.  ü  Se recomienda evaluar los servicios que brinda al usuario la Municipalidad  Distrital  de  Jayanca. ­ 216 ­  .CAPITULO VIII: RECOMENDACIONES  ü  Realizar un adecuado rediseño de los procedimientos que conduzcan a una  correcta actuación administrativa y optimización de procesos que apoyen el  proceso de automatización en la Municipalidad Distrital de Jayanca.  ü  Implantar  progresivamente  un workflow  adecuado  a  la  naturaleza  de  todos  los procesos rediseñados en la Municipalidad distrital de Jayanca. con la finalidad de conocer de manera objetiva el  grado de satisfacción ciudadano con respecto a los servicios que brinda. durante la implantación del software propuesto.  ü  Se  recomienda  tomar  en  consideración  los  criterios  de  seguridad  formulados. ­ 217 ­ .   Manual  de  Buenas  Prácticas  Gubernamentales  2006..  Mario.  Víctor  Angel.  ü  LAUDON.  Metodología  formal  de  la  investigación  científica. Perú.  Tercera  edición.  Álvaro. Lambayeque. 2006.. Bibliografía:  ü  ANCAJIMA  M.  ü  LANDA M. ­ 218 ­  . Kaneth c. 2005  ü  OROZCO  S.  Racional  Software  Corporation. Jane P. 2000.    Análisis.  ü  RUMBAUGH  J. España.A.    .1.  Organización  y  Tecnología.  ü  TAMAYO  V...REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  8.  Marc.  Diseño  y  Prototipos  del  Sistema  Trámite  Documentario  para  la  Universidad  Los  Ángeles  de  Chimbote  –  Perú.. Colombia; 2005. Sistema de Información y el Plan de  Tecnología  de  clasificación  y  búsqueda  de  expedientes  del  Archivo  Regional de Lambayeque.  Desde  Adentro:    La  organización  del  gobierno local.. Lambayeque ­ Perú.  ü  CONTRERAS H....  Juan  Carlos. Lima. Sistema de Gestión Documental para la Dirección de  Estudios y Desarrollo  Agrícola del PEOT.  El  lenguaje  unificado  de  modelado  Manual  de  referencia. Bogotá.  Juan  Carlos.  Ciudadanos al Día.. Felipe; FORERO G. 1989. Lima.  Desarrollo  de  un  Sistema  de  Control  documentario  para  el  apoyo  a  la  gestión  de  la  Municipalidad  Provincial  de  Ferreñafe”. Luz M.  Beatriz.. Gestión de Documentos: El Caso Consorcio SMS.. Grimaldo.  ü  DIAZ C.  Primera edición.  Jacobson  I. 2005. 2005.  PEÑA  G.  ü  FAHSBENDER  C. 2007  ü  GINESTÁ. Edición Universidad de Piura. Chiclayo.  Perú; 2002.  Booch  G. Mario; SUCLUPE A.; LAUDON. 2004. Primera edición.    Ediciones  Pretince  Hall.  Editorial Limusa S.. Felipe.  2001. Administración de los Sistemas de  Información. Diseño de un modelo para la  implantación  de  un  sistema  de  gestión  documental  en  áreas  u  organizaciones jurídicas.  ü  NAVAS Y.  España. Danny.  Editorial  Pearson. 2005  ü  BOZA  D.  Ingeniería  del  software  en  entornos  de  Software Libre.   Lima.  Marzo  de  2000.  [Consulta: 15 septiembre 2007]  ü  INEI  –  Perú. [Disponible  en  http://www.dc. [Disponible  en http://sistemasdeoficina..pdf] [Consulta:  19 septiembre  2007]  ü  HEREDIA H.cemci.  ∙  Vol  5  ­  Nº  22­23  Enero­Marzo 1998.    La  importancia  de  los  documentos  en  los  sistemas de archivo manuales y computadorizados.pdf] [Consulta: 16 Abril 2008]  ü  VEGA  BRICEÑO.gob.  Hilda.ongei.  2005.ar/materias/isoft2/invitados/sansano.    Los  Sistemas  de  Información  y  su  importancia  para  las  organizaciones  y  empresas.  Noviembre  2004.shtml]  [Consulta: 1 octubre 2007] ­ 219 ­  .  1999.2.google.  ediciones  Adhara.  junio  2005.  editorial  MAD.  [Disponible  en  http://www­2.  .ü  TORO G. [Disponible en www. Camilo. Citas Electrónicas:  ü  ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCIA.htm] [Consulta: 1 octubre 2007]  ü  PRAGMA  CONSULTORES. Gilberto; CRISTANCHO M.pe] [Consulta: 20 septiembre 2007]  ü  MORALES  TORRES. [Disponible  en  http://books.  Conceptos  de  Seguridad  Informática. Turno libre.  Volumen  III.  Archivo  General  de  Andalucia.  8. Antonia. El Debate sobre la Gestión Documental ­ Métodos de  Información. Gobierno Electrónico local e  inclusión digital.  Paloma.  Edgar  Armando.pe] [Consulta: 18 septiembre 2007]  ü  FERNÁNDEZ  G..uba.  Segunda  edición.  .com/impdoc.  Abril 2000. Colombia. 2006.monografias.¿Agile  o  Unified?  –  UBA.  España.com/trabajos24/tics­empresas/tics­empresas.    [Disponible  en  http://www.  Manual  de organización  de Archivos  de  gestión  en  las  Oficinas  municipales. Temario.com.org/archivos. ­ 220 ­ . Anexo 1: DOCUMENTO DE CREACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD  DISTRITAL DE JAYANCA .  Y  DESARROLLO SOCIAL  GERENCIA DE DESARRO­  LLO URBANO Y RURAL  AGENCIAS MUNICIPALES  ­ 222 ­  .  DOCUMENTARIO  UNIDAD DE ASESORÍA  LEGAL  OFICINA DE  ADMINISTRACIÓN  UNIDAD DE  INFORMÁTICA GERENCIA DE DESARROLLO  ECONÓMICO Y DE SERVICIOS  COMUNALES  GERENCIA DE  PROYECC. GENERAL Y TRÁM. CIUDADANA  COMUDENA  UNIDAD DE TRÁM. DOCU­  MENTARIO Y ARCHIVO  GERENCIA MUNICIPAL  UNIDAD DE PLANIFICACIÓN  Y PRESUPUESTO  SEC.Anexo 2: ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD  DISTRITAL DE JAYANCA  CONCEJO MUNICIPAL  COMISIONES DE  REGIDORES  CONSEJO DE  COORDINACON LOCAL  DISTRITAL  JUNTAS VECINALES  OFICINA DE  AUDITORÍA INTERNA  ALCALDÍA  COMITÉ DISTRITAL DE  DEFENSA CIVIL  COMITÉ DISTRITAL DE  SEG. MUNICIPALIDDES DE  CENTROS POBL ADOS  PROYECTOS  ESPECIALES  MUNICIPALES ­ 223 ­  .  ORGANIZ. Y FUNCIONES  MANUAL DE PROCEDIMIENTOS  CUADRO DE NECESIDADES  PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  PECOSA  INVENTARIO FISICO DE BIENES  ORDENES DE SERVICIOS  ORDENES DE COMPRA  CONTRATOS  NOTAS DE PRENSA  INFORME DE EVALUACIÓN  INFORME DE APROBACIÓN  INFORME DE SUPERVISIÓN  INFORME DE INSPECCIÓN  SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA  RECONOCIMIENTO JUNTA VECINAL  RECONOCIMIETO COMITÉ DE VASO DE LECHE  USO DE LOCAL MUNICIPAL PARA ACTIVIDADES  CULTURALES  AUTORIZACIÓN DE ACTIVIDAD BAILABLE  SOLICITUD DE APOYOS VARIOS  AUTORIZACIÓN DE TRABAJO EN CALLES  DECLARACION JURADA  INVITACIÓN  CARTA  CARTA NOTARIAL  Fuente: Elaboración propia basada en la normativa del Archivo General de la Nación para Municipalidades ­ 224 ­  . Y FUNCIONES  MANUAL DE ORGAN.Anexo 3: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE LA MUNICIPALIDAD  DISTRITAL DE JAYANCA  TIPO  GRUPO  PLAZO  (Interno  DOCUMENTAL  RPTA(días)  /Externo)  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  I  E  E  E  E  E  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  2  2  2  2  3  3  3  3  3  3  3  E  E  E  E  3  4  4  4  7  CODIGO  001  002  003  004  005  006  007  008  009  010  011  012  013  014  015  016  017  018  019  020  021  022  023  024  025  026  027  028  029  030  031  032  033  034  035  036  037  038  039  NOMBRE DE SERIE DOCUMENTAL  CONVENIOS DE COOPERACION TECNICA  MEMORIAS ANUALES  ACTAS DE SESION DE CONCEJOS  RESOLUCIONES DE ALCALDIA  DECRETOS MUNICIPALES  RESOLUCIONES DE CONCEJO  ACUERDOS DE CONCEJO  ORDENANZAS MUNICIPALES  NORMAS  REGLAMENTOS  LICITACIONES  PLAN ANUAL  PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL  REGLAM.  seleccionando los roles de  los  participantes.  Se incluirá el detalle para las fases de Inicio y Elaboración y adicionalmente se  esbozarán  las  fases  posteriores  de  Construcción  y  Transición  para  dar  una  visión global de todo proceso. ­ 225 ­  . En él se describe el enfoque de desarrollo  del software.  las  actividades  a  realizar  y  los  artefactos  (entregables)  que  serán generados. El detalle de las  iteraciones  individuales  se  describe  en  los  planes  de  cada  iteración.  • Los miembros del equipo de desarrollo: Lo usan para entender lo qué deben  hacer. cuándo deben hacerlo y qué otras actividades dependen de ello.  lo  cual  constituye  la  base  para  la  planificación  de  las  iteraciones.  Es  importante  destacar esto puesto que utilizaremos la terminología RUP en este documento.Anexo 4: PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN  DOCUMENTARIA PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JAYANCA  INTRODUCCIÓN  Este documento se constituye en el plan de Desarrollo del Sistema Informático  de  Gestión  documentaria  para  la  Municipalidad  distrital  de  Jayanca.  documentos  que  se  aportan  en  forma  separada.  constando  únicamente  en  la  tercera  fase  de  dos  iteraciones.  Los usuarios del Plan de Desarrollo del Software son:  •  El  jefe  del  proyecto:  Lo  utiliza  para  organizar  la  agenda  y  necesidades  de  recursos y para realizar su seguimiento.  El  proyecto  ha  sido  ofertado  por  Albertina  Purisaca  Vigil  basado  en  una  metodología  de  Rational  Unified  Process  (RUP)  en  la  que  únicamente  se  procederá  a  cumplir  con  las  tres  primeras  fases  que  marca  la  metodología. Este documento es a su vez uno de los artefactos de RUP.  Durante  el  proceso  de  desarrollo en el artefacto “Visión” se definen las características del producto a  desarrollar.  El propósito del Plan de Desarrollo de Software es proporcionar la información  necesaria para controlar el proyecto.  El  Plan  de  Desarrollo  del  Software  describe  el  plan  global  usado  para  el  desarrollo del “Sistema Informático de Gestión Documentaria”.  El  enfoque  de  desarrollo  propuesto  constituye  una  configuración  del  proceso  RUP de acuerdo a las características del proyecto.  y  provee  una visión global del enfoque de desarrollo propuesto.   El  proyecto  debe  proporcionar  una  propuesta  para  el  desarrollo  de  los  siguientes procesos: ­ 226 ­  .  basándose  en  políticas. buscando garantizar tanto la calidad de la información brindada como  la  del  trato  ofrecido.  alcance  y  objetivos  del  proyecto.  Una  buena  práctica  gubernamental  en  Servicio  de  Atención  al  Ciudadano  (BPG)  se  orienta  a  lograr  excelencia  en  el  servicio  a  éste.  acciones  y  sistemas  que  permitan  entablar  con  él  la  mejor  relación  posible.  sostenible  y  armónico  de  su  circunscripción. Alcance y Objetivos  La información que a continuación se incluye ha sido extraída de las diferentes  reuniones  que  se  han  celebrado  con  el  stakeholder  de  la  empresa  desde  el  inicio del proyecto.  estableciendo  los  artefactos  que  serán  producidos y utilizados durante el proyecto.Para la versión 1.  Gestión del Proceso — explica los costos y planificación estimada.  La  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  tiene  por  finalidad  representar  al  vecindario.1.  representante  de  la  Municipalidad para hacer una estimación aproximada. promueve la adecuada prestación de los servicios públicos locales y  el  desarrollo  integral. define las  fases e hitos del proyecto y describe cómo se realizará su seguimiento.  I.0 del Plan de Desarrollo del Software.  Propósito.  En  este  contexto  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  considera  necesario  el  desarrollo  del  sistema  informático  de  gestión  documentaria  para  mejorar  el  servicio de atención a los usuarios.  El documento está organizado en las siguientes secciones:  Vista  General  del  Proyecto  —  proporciona  una  descripción  del  propósito.  Organización del Proyecto — describe la estructura organizacional del equipo  de desarrollo.  con  participación de la población.  así  como  la  eficiencia  en  la  atención  satisfactoria  de sus  demandas. nos hemos basado en  la  captura  de  requisitos  por  medio  del  stakeholder. VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO  1.   estadísticas de gestión  documentaria).  b) Registro de documento. Buscar empleado.a) Administración del sistema. Mostrar adjuntos del documento. que incluye: · · · · · · · · Registrar/Actualizar serie documental. Asignar requisitos. series documentales. Generar reportes (empleados. Registrar/Actualizar grupo documental. enviados)  c) Gestión de documentos. ­ 227 ­  . Registrar área. que incluye: · · · Listar documentos pendientes de atención. Registrar/Actualizar empleado. Dar proveído. Asignar usuarios y permisos. que incluye: · · · · · · · · · · · · · · · · · · · Listar documentos externos Registrar documento externo Modificar documento externo Gestionar referencias Gestionar adjuntos Buscar usuario Registrar/Actualizar usuario Generar ticket Derivar documento externo Anular documento Listar documentos enviados Mostrar adjuntos Listar documentos anulados Restaurar documento Listar documentos internos Registrar documento interno Modificar documento interno Asignar adjunto Imprimir documentos(registrados. anulados. 2.  el  resultado  de  cada  iteración  y  los  hitos  del  proyecto  están  enfocados  a  conseguir  un  cierto  grado  de  completitud  y  estabilidad  de  los ­ 228 ­ .  sólo  al  término  del  proceso  podríamos  tener  una  versión  definitiva  y  completa  de  cada  uno  de  ellos.  y  que proponemos para este proyecto. Listar documentos atendidos.· · · · · · · · · · · Cocluir atención del documento. Imprimir  documentos  (pendientes  de  atención.3. Ubicar documento interno. Consultar estado de un documento.  Es  preciso  destacar que de  acuerdo  a  la  filosofía  de  RUP  (y  de todo proceso  iterativo e  incremental).  con  lo  cual.  todos los artefactos son  objeto  de modificaciones  a  lo  largo  del  proceso  de  desarrollo.  y  que  se  derivan  directamente de las entrevistas con el stakeholder de la empresa son: · · El  sistema  debe  ajustarse  a  la  normativa  vigente  del  Archivo  de  la  Nación.  la  lista  de  suposiciones  y  restricciones  se  incrementará  durante  el  desarrollo  del  proyecto.  atendidos  y  archivados)  1. Ubicar documento externo.  respondidos. Mostrar adjunto. Archivar documento. Listar documentos respondidos. Mostrar seguimiento del documento.  Sin  embargo.  Entregables del proyecto  A  continuación  se  indican  y  describen  cada  uno  de  los  artefactos  que  serán  generados y utilizados por el proyecto y que constituyen los entregables.  particularmente  una  vez  establecido  el  artefacto “Visión”. Listar documentos archivados.  Como  es  natural. El  sistema  debe  considerar  formatos  de archivos  aprobados  por  la  ISO  como estándar internacional.  1. Esta  lista  constituye  la  configuración de  RUP  desde  la  perspectiva  de  artefactos.  Suposiciones y Restricciones  Las  suposiciones  y  restricciones  respecto  del  sistema.   estableciendo  los  actores  internos.  y  Diagramas  de  Actividad para mostrar los flujos de trabajo.  flujo  de  eventos.  Permite establecer una terminología consensuada.  c) Modelo de Objetos del Negocio  Es  un  modelo  que  describe  la  realización  de  cada  caso  de  uso  del  negocio.  b) Modelo de Casos de Uso del Negocio  Es  un  modelo  de las  funciones  de  negocio vistas  desde  la  perspectiva  de los  actores externos (Agentes de registro.  Para  la  representación  de  este  modelo  se  utilizan  Diagramas  de  Colaboración  (para  mostrar  actores  externos.artefactos.  internos  y  las  entidades  (información)  que  manipulan.  post­condiciones.)  Permite situar al sistema en el contexto organizacional haciendo énfasis en los  objetivos  en  este  ámbito.  Este  modelo  se  representa  con  un  Diagrama  de  Casos de Uso usando estereotipos específicos para este modelo.  También.  e) Modelo de Casos de Uso  El  modelo  de  Casos  de  Uso  presenta  las  funciones  del  sistema  y  los  actores  que hacen uso de ellas.  d) Glosario  Es  un  documento  que  define  los  principales  términos  usados  en  el  proyecto.  f) Especificaciones de Casos de Uso  Para los casos de uso que lo requieran (cuya funcionalidad no sea evidente o  que no baste con una simple descripción narrativa) se realiza una descripción  detallada  utilizando  una  plantilla  de  documento.  donde  se  incluyen:  precondiciones. Esto será indicado más adelante cuando se presenten los objetivos  de cada iteración. Se representa mediante Diagramas de Casos de Uso. otros sistemas etc.  la  información  que  en  términos  generales  manipulan  y  los  flujos  de  trabajo  (workflows)  asociados  al  caso  de  uso  del  negocio.  para  casos  de  uso  cuyo  flujo  de  eventos  sea complejo  podrá  adjuntarse  una  representación  gráfica mediante un Diagrama de Actividad.  un  Diagrama  de  Clases  para  mostrar  gráficamente  las  entidades  del  sistema  y  sus  relaciones.  g) Especificaciones adicionales ­ 229 ­  .  a) Plan de Desarrollo del Software  Es el presente documento. solicitantes finales.   Sólo  los  de  este  último  tipo  serán  entregados  al  final  de  la  fase  de  Elaboración.  este  artefacto.  será  desechado  en  la  fase  de  Construcción  en  la  medida  que  el  resultado  de  las  iteraciones  vayan  desarrollando  el  producto  final.  k) Modelo de Implementación  Este  modelo  es  una  colección  de  componentes  y  los  subsistemas  que  los  contienen.  Estos  componentes  incluyen:  ficheros  ejecutables. este modelo describe la representación lógica de  los datos persistentes.  aplicación  de  estándares.  dibujos  con  alguna  herramienta  gráfica  o  prototipos  ejecutables  interactivos.).  y  todo  otro  tipo  de  ficheros  necesarios  para  la  implantación  y ­ 230 ­  .  h) Prototipos de Interfaces de Usuario  Se trata de prototipos que permiten al usuario hacerse una idea más o menos  precisa  de  las  interfaces  que  proveerá  el  sistema  y  así. etc.  Estos  prototipos  se  realizarán  como:  dibujos  a  mano  en  papel.  ficheros  de  código  fuente.  requisitos de compatibilidad.  j) Modelo de Datos  Previendo que la persistencia de la información del sistema será soportada por  una base de datos relacional.  para  conseguir  la  representación de tablas.  los  otros  serán  desechados.  conseguir  retroalimentación  de  su  parte  respecto  a  los  requisitos  del  sistema.  requisitos  de  calidad  del  producto.  Dichos  requisitos  incluyen:  requisitos  legales  o  normas. etc. claves.  tales  como:  confiabilidad. de acuerdo al avance del proyecto.  desempeño. tales como: sistema operativo. u otros requisitos de ambiente..  siguiendo  ese  orden  de  acuerdo  al  avance  del  proyecto.  i) Modelo de Análisis y Diseño  Este modelo establece la realización de los casos de uso en clases y pasando  desde  una  representación  en  términos  de  análisis  (sin  incluir  aspectos  de  implementación)  hacia  una  de  diseño  (incluyendo  una  orientación  hacia  el  entorno de implementación). etc.  Asimismo. de acuerdo con el enfoque para modelado relacional de  datos. Para expresar este modelo se utiliza un Diagrama de Clases (donde se  utiliza  un  profile  UML  para  Modelado  de  Datos.Este documento capturará todos los requisitos que no han sido incluidos como  parte de los casos de uso y se refieren requisitos no­funcionales globales.   En  nuestro  caso al final de cada iteración se establecerá una baseline. posteriormente tiene bastante refinamiento). Guías de Mantenimiento y  Sistema de Ayuda. a partir de la  primera  iteración  de  la  fase  de  Construcción  es  desarrollado  incremental  e  iterativamente.  Así  se provee un registro de decisiones de cambios. obteniéndose una nueva release al final de cada iteración. y  se asegura que éstos sean conocidos por el equipo de desarrollo.  l) Modelo de Despliegue  Este  modelo  muestra  el  despliegue  la  configuración  de  tipos  de  nodos  del  sistema. de su evaluación e impacto. (Este modelo es sólo una versión preliminar al final de  la fase de Elaboración.  dependencias  entre  ellas.  Se  realiza  para  cada  iteración.  q) Material de Apoyo al Usuario Final  Corresponde  a  un  conjunto  de  documentos  y  facilidades  de  uso  del  sistema. solicitud  de mejoras  o cambios en los requisitos  del producto.despliegue del sistema.  m) Solicitud de Cambio  Los  cambios  propuestos  para  los  artefactos  se  formalizan  mediante  este  documento.  p) Manual de Instalación  Este  documento  incluye  las  instrucciones  para  realizar  la  instalación  del  producto.  incluyendo: Guías del Usuario. El producto. en los cuales se hará el despliegue de los componentes.  o) Lista de Riesgos  Este  documento  incluye  una  lista  de  los  riesgos  conocidos  y  vigentes  en  el  proyecto. Mediante este documento se hace un seguimiento de los defectos  detectados.  n) Plan de Iteración  Es un conjunto de actividades y tareas ordenadas temporalmente.  ordenados  en  orden  decreciente  de  importancia  y  con  acciones  específicas de contingencia o para su mitigación. Guías de Operación.  y  para  todas las fases. Los cambios  se  establecen  respecto  de  la  última  baseline  (el  estado  del  conjunto  de  los  artefactos  en  un  momento  determinado  del  proyecto)  establecida. ­ 231 ­  . con recursos  asignados.  r) Producto  Los  ficheros  del  producto  empaquetados  y  almacenadas  en  un  CD  con  los  mecanismos apropiados para facilitar su instalación.   Colaboración  en la  elaboración  de  las  pruebas  funcionales.  II. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO  2.  El  jefe  de  proyecto  también  establece  un  conjunto  de  prácticas  que  aseguran  la  integridad  y  calidad  de  los  artefactos del proyecto.  especificación  y  validación  de  requisitos. Planificación y control del  proyecto. ­ 232 ­  .  coordina  las  interacciones  con  los  clientes  y  usuarios.  Además.  Elaboración  del  Modelo  de  Análisis  y  Diseño.  En  este  caso.  interactuando  con  el  cliente  y  los  usuarios  mediante  entrevistas. modelo de datos y en las validaciones con el usuario  de  Gestión  de  requisitos.  El resto del personal del proyecto considerando las fases de Inicio. GESTIÓN DEL PROCESO  3.  Estimaciones del Proyecto  El  presupuesto  del  proyecto  y  los  recursos  involucrados  están  descritos  en  el  informe de tesis elaborado.  la  tesista  está  asumiendo  todos los roles.  y  mantiene  al  equipo  del  proyecto  enfocado  en  los  objetivos. q y r se generarán a partir de la fase de Construcción.1. de acuerdo con los  roles  que desempeñan en  RUP.  Analista  Sistemas  Programador:  Ingeniero  Software:  III. preparación de las pruebas funcionales.  gestión  de  configuración  y  cambios.  sólo  para  la  investigación  presentada. con lo  cual se han incluido aquí sólo para dar una visión global de todos los artefactos  que se generarán en el proceso de desarrollo.  Participantes en el Proyecto  El  personal  que  designó  la  Municipalidad  Distrital  de  Jayanca  para  coordinar y apoyar en el desarrollo del proyecto fue la Secretaria General.  elaboración  del  modelo de datos.1.  Colaboración  en  la  elaboración  de  las  pruebas  funcionales y el modelo de datos. elaboración de la  documentación.  de  Captura.Los artefactos  p.  Construcción  de  prototipos. el jefe de  proyecto  se  encargará  de  supervisar el establecimiento  de la arquitectura del sistema. Elaboración  y la fase de Construcción.  gestiona  las  prioridades.  CUADRO A­1: ROLES Y RESPONSABILIDADES  Puesto  Jefe  Proyecto  Responsabilidad  de  El  jefe  de  proyecto  asigna  los  recursos. Elaborar modelos de implementación y despliegue. Gestión de riesgos. estará formado por los siguientes puestos de trabajo  y  personal  asociado.   El  hito  que  marca  el  fin  de  esta  fase  incluye.  todos  los  casos  de  uso  correspondientes  a  requisitos  que  serán  implementados  en  la  primera  release  de  la  fase  de  Construcción  deben  estar  analizados  y  diseñados  (en  el  Modelo  de  Análisis  /  Diseño). ­ 233 ­  . Los principales casos  de  uso  serán  identificados  y  se  hará  un  refinamiento  del  Plan  de  Desarrollo  del  Proyecto.  Para  la  fase  de  Construcción  es  sólo  una  aproximación  preliminar.  asegurando  una  Transición  implantación  y  cambio  del  sistema  previo  de  manera  adecuada.  La  primera  iteración  tendrá  como  objetivo  la  identificación  y  especificación  de  los  principales  casos  de  uso.  incluyendo  el  entrenamiento  de  los  usuarios.  con  la  capacidad  operacional  parcial  del  producto  que  se  haya  considerado  como crítica.  CUADRO A­2: PLAN DE FASES  FASE  Fase de inicio  Fase de elaboración  Fase  de  construcción  Fase de transición  NRO.3. cada una produciendo una release a la cual se le aplican las  pruebas  y  se  valida  con  el  usuario.  Esta  fase  no  está  incluida  en  la  investigación.2.  también  permitirá  hacer  una revisión general del estado de los artefactos hasta este punto  y  ajustar si es  necesario la planificación para asegurar el cumplimiento de los objetivos.  La  revisión  y  aceptación del prototipo de la arquitectura del sistema marca el final de esta fase. los cuales serán establecidos en el artefacto Visión.0.  Fase  de  Durante la fase de construcción se terminan de analizar y diseñar todos los casos  Construcción  de  uso.  Fase  de  En  esta  fase  se  prepararán  dos  releases  para  distribución.  Plan de las Fases  El desarrollo se llevará a cabo en base a fases con una o más iteraciones en  cada  una  de  ellas.  la  entrega de toda la documentación del proyecto con los manuales de instalación y  todo  el  material  de  apoyo  al  usuario. El hito que marca el fin de esta fase es la versión de la release  3.  refinando  el  Modelo  de  Análisis  /  Diseño.  El  producto  se  construye  en  base a 2 iteraciones.  la  finalización  del  entrenamiento  de  los  usuarios  y  el  empaquetamiento  del  producto.  Se  comienza  la  elaboración  de  material  de  apoyo al usuario.  así  como  su  realización  preliminar  en  el  Modelo  de  Análisis  /  Diseño.  La  aceptación  del  cliente  /  usuario  del  artefacto  Plan  de  Desarrollo  marcan el final de esta fase.  Fase  de  En esta fase se analizan los requisitos y se desarrolla un prototipo de arquitectura  Elaboración  (incluyendo  las  partes  más  relevantes  y  /  o  críticas  del  sistema). lista para ser entregada a los usuarios para pruebas beta.  La  revisión  y  entrega  de  todos  los  artefactos  hasta  este  punto  de  desarrollo  también  se  incluye  como  hito.  Al final  de  esta  fase.  ITERACIONES  1  1  2  ­­  DURACIÓN  4 semanas  3 semanas  16 semanas  ­­  CUADRO A­3: DESCRIPCIÓN DE HITOS SEGÚN FASE  Descripción  Hito  Fase  de  En  esta  fase  desarrollará  los  requisitos  del  producto  desde  la  perspectiva  del  Inicio  usuario.   Calendario del Proyecto  A continuación se presenta un calendario de las principales tareas del proyecto  incluyendo sólo  las  fases  de  Inicio  y  Elaboración.  con  lo  cual  la  mayoría  de  los  artefactos  son  generados  muy  tempranamente  en  el  proyecto  pero  van  desarrollándose  en  mayor  o  menor  grado  de  acuerdo  a  la  fase e iteración del proyecto.  Como  se  ha  comentado.0  y  planes de las Iteraciones  Comienzo  07­01­2008  07­01­2008  24­01­2008  31­01­2008  25­02­2008  04­03­2008  11­03­2008  20­03­2008  01­04­2008  02­05­2008  Durante todo el  proyecto  07/01/2008 ­ 234 ­  .3.  CUADRO A­4: CALENDARIO DEL PROYECTO – FASES INICIO Y  ELABORACIÓN  Disciplinas / Artefactos generados o modificados durante la  Fase  Modelado Del Negocio  Modelo de Casos de Uso del Negocio y Modelo de Objetos  del Negocio  Requisitos  Glosario  Modelado de casos de uso  Especificación de casos de uso  Especificaciones adicionales  Análisis/Diseño  Modelo de Análisis/Diseño  Modelo de datos  Implementación  Prototipos de interfaces de usuario  Modelo de implementación  Despliegue  Modelo de despliegue  Gestión de Cambios y Configuración  Gestión del proyecto  Plan  de  Desarrollo  del  Software  en  su  versión  2.3.  el  proceso iterativo e incremental de RUP está caracterizado por la realización en  paralelo  de  todas  las  disciplinas  de  desarrollo  a  lo  largo  del  proyecto. 0  y  planes  de  las  Iteraciones  15/05/2008  02­05­2008  Durante todo  el proyecto  20­03­2008  01­04­2008  04­03­2008  11­03­2008  07­01­2008  24­01­2008  31­01­2008  25­02­2008  07­01­2008  Comienzo  3. Control de Plazos  El  calendario  del  proyecto tendrá  un seguimiento  y  evaluación semanal  por el jefe de proyecto. ­ 235 ­  .  Seguimiento y Control del Proyecto  Gestión de Requisitos  Los cambios en los requisitos serán gestionados mediante una Solicitud  de  Cambio.4.CUADRO A­5: CALENDARIO DEL PROYECTO – FASE ELABORACIÓN  Disciplinas / Artefactos generados o modificados durante la Fase  Modelado del Negocio  Modelo  de  Casos  de  Uso  del  Negocio  y  Modelo  de  Objetos  del  Negocio  Requisitos  Glosario  Visión  Modelo de Casos de Uso  Especificación de Casos de Uso  Especificaciones Adicionales  Análisis / Diseño  Modelo de Análisis / Diseño  Modelo de Datos  Implementación  Prototipos de Interfaces de Usuario  Modelo de Implementación  Pruebas  Casos de Pruebas Funcionales  Despliegue  Modelo de Despliegue  Gestión de Cambios y Configuración  Gestión del proyecto  Plan  de  Desarrollo  del  Software  en  su  versión  2.  las  cuales  serán  evaluadas  y  distribuidas  para  asegurar  la  integridad  del  sistema  y  el  correcto  proceso  de  gestión  de  configuración  y  cambios.   También  se  incluirá  la  gestión  de  las  Solicitudes  de  Cambio  y  de  las  modificaciones  que  éstas  produzcan. estableciendo una versión).Control de Calidad  Los defectos detectados en las revisiones y formalizados también en una  Solicitud  de  Cambio  tendrán  un  seguimiento  para  asegurar  la  conformidad  respecto  de  la  solución  de  dichas  deficiencias  Para  la  revisión  de  cada  artefacto  y  su  correspondiente  garantía  de  calidad  se  utilizarán  las  guías  de  revisión y checklist (listas de verificación) incluidas en RUP. Esta lista será evaluada al menos una vez en cada  iteración.  la cual podrá ser modificada sólo por una Solicitud de Cambio aprobada.  Al  final  de  cada  iteración  se  establecerá  una  baseline (un registro del estado de cada artefacto. ­ 236 ­  .  Gestión de Configuración  Se  realizará  una  gestión de  configuración  para  llevar un  registro  de los  artefactos  generados  y  sus  versiones.  informando  y  publicando dichos cambios  para  que sean accesibles  a  todo  los  participantes  en  el  proyecto.  Gestión de Riesgos  A partir de la fase de Inicio se mantendrá una lista de riesgos asociados  al  proyecto  y  de  las  acciones  establecidas  como  estrategia  para  mitigarlos  o  acciones de contingencia.