Modelo de Mejora ContinuaSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 1 de 7 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional del trabajo; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes: • • • • • Manuales Diagramas de procedimiento o de flujo Organigramas Carta de distribución del trabajo o de actividades Análisis de puestos. 1. MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: • • • • • • • • De políticas, Departamentales, De bienvenida, De organización, De procedimientos, De contenido múltiple, De técnicas y De puesto. Son de gran utilidad ya que: • • • • • • • Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia. 1 se emita y quede vigente. Complementarse con gráficas. Cartas de organización. Introducción y objetivos del manual. Carta de organización general y departamental. Objetivos y antecedentes del manual.2 Manuales de organización. Responsabilidades de los altos niveles. Contienen: • • • • • • • • • • • Objetivos generales de la organización. 1. Glosario de términos administrativos.2. 2. concisa y ordenada. Explican los detalles más importantes de la organización. 1. Políticas generales. 3. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. Funciones. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Glosario de términos utilizados. generalmente incluyen: • • • Finalidad de cada elemento de la organización. 2 .Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 2 de 7 1. Objetivos generales de la empresa.1 Manuales departamentales Contienen: 1. los de sus secciones básicas. Nombres de áreas o departamentos y puestos. los del departamento de que se trate y.1 Formato e índice de los manuales. Redacción clara. Historia de la empresa. Procedimientos de organización. Descripción de puestos. Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas: • • • • • • • Índice. Declaración de funciones. 2. por tanto dejan de ser prácticos. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. Una mejor distribución de la planta. 6.2 Manuales interdepartamentales Son similares. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO También se les conoce como flujogramas. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.1 Características de los Flujogramas.Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 3 de 7 4. en su contenido. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.2. Ventajas: • • • • • Describen el funcionamiento de un departamento. Entre las más predominantes están: Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas. Gráficas de proceso. Presentan el flujo de trabajo. actividades y responsabilidades. Mejorar alguna operación. Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento. 1. de preferencia en una sola. 2. y de flujo. Delimitan funciones. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos. Se emplean para dar instrucciones en el departamento. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. Análisis de puestos. Los diagramas de procedimiento permiten: • • • • • Una mayor simplificación del trabajo. combinándola con otra parte del proceso. a los manuales departamentales. • 3 . Eliminar demoras. aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: • • Comprenden a todos los departamentos de la organización. 5. las obligaciones y autoridad. Establecer el procedimiento más factible. Preparar una guía de adelantos logrados. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. Obtener la aprobación. que muestran las interrelaciones. Los organigramas pueden clasificarse en: 4 . 7. Gráfica de flujo de formas. Escoger el procedimiento por realizar. existentes dentro de ella. 3. 5. Llevar registros adecuados de realización. repetitivas y confusas en su interpretación. 12. Presentar la proposición. • De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. 1. 11. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de utilizarse. 9. 10. Implantar el nuevo procedimiento. Gráfica de ubicación de equipo. 8. ORGANIGRAMAS Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización. • Los tipos de diagramas de procedimiento más usados son: • • • • Gráfica de flujo de operaciones. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. los niveles jerárquicos. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. Analizar el trabajo. Observar el procedimiento implantado. Gráficas esquemáticas de flujo. 6. Un diagrama es comparable. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 3. en cierta forma.Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 4 de 7 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas. 2. 4. las funciones. los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. 2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento. Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia. Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 5 de 7 • • Por su objetivo Estructurales. 4. sus relaciones y las principales funciones de los departamentos. Se utiliza por razones de espacio. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia Mixto. • Indican en el cuerpo de la gráfica. hasta quince. Analíticos. Organigramas Por su área Por su contenido Generales. no Muestran contienen detalles. Especiales. Presentan toda la Contienen sólo los organización. Funcionales. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección. se órganos llaman también principales. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. además de • las unidades. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Son más detallados y técnicos que los anteriores • Existen tres formas básicas de representar los organigramas: Vertical. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco. Destacan alguna característica particular de la organización. • Esquemáticos. se cartas maestras elaboran para el Departamentales. Circular. • Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. público. Horizontal. tanto el horizontal como el vertical. personas. para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. la organización de • un departamento o sección de la organización. Ventajas: 5 . Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1.Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 6 de 7 • • • • • Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. cambiarse. o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. Se complementa la información con la observación y la entrevista. El análisis comprende: La descripción del puesto. 3. 5. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. redistribuirse. en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente. 4. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. 2. o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer. con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. 2. Delimita funciones. 5. y la especificación del puesto. evitando fugas de responsabilidad. Normaliza y estandariza procedimientos. La técnica del análisis de puestos. Cómo ordenar dichos datos. 6 . Formulación Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1. 6. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. EL ANÁLISIS DE PUESTOS Analizar significa "separar y ordenar. etc. 3. Cómo consignar los mismos. por lo tanto. 7. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección. 2) La descripción genérica. responsabilidad y condiciones de trabajo.4 Defina con sus propias palabras que son los organigramas. Realizar en grupo la lectura de la guía 2. tales como bienes. Establezca la diferencia entre Organigramas estructurales. En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto. Responder en grupo las siguientes preguntas 2. Elaborar un cuadro sinóptico en primera instancia individual y luego grupal que sintetice todo el contenido de la lectura anterior. b) la ubicación. equipo o trámites. que contiene: a) el título. Estos se subdividen en otros más específicos. periódicas y eventuales. Mencione tres (3) tipos de ellos 2. concentrados en cuatro grandes factores: habilidad. contactos permanentes internos y externos.1 Cuales son las principales técnicas y herramientas organizacionales mencionadas en la guía. esfuerzo.Modelo de Mejora Continua SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez Fecha: Noviembre de 2012 Página 7 de 7 En la descripción se distingue: 1) El encabezado o identificación. generales y departamentales. 7 .3 Establezca un concepto propio sobre los diagrama de procedimiento o de flujo. funcionales. TRABAJO COLABORATIVO Con toda la información anterior por CEAP deben: 1. a quiénes manda. 6. Estas operaciones se clasifican en: permanentes. donde se detalla cada operación. Elabore un concepto personal de cada una de ellas 2. que es una definición lo más breve y precisa que sea posible 3) La descripción específica.2 En sus propias palabras defina el concepto de Manuales de la organización y mencione cinco (5) tipos de ellos 2. 3. c) el instrumental. d) la jerarquía: de quien depende. con estimación aproximada del tiempo que requiere. medio ambiente y riesgos.