AUDITORIA INTERNATALLER SEMANA 2 PRESENTADO POR: DIANA PATRICIA MARIN MEJIA Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e. Métodos de auditoría a utilizar. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías". • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario. AUDITORIA INTERNA Taller Programa y Plan de Auditoría Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría PACIFIC COLLEGE S.A Somos un compañía dedicada a la capacitación profesional en el idioma inglés a profesionales, universitarios y estudiantes. a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. Objetivo: Determinar y evaluar los procesos administrativos en cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión bajo la norma ISO 9001:2015, con el fin de establecer acciones de mejora que contribuya al fortalecimiento de la parte administrativa de la compañía PACIFIC COLLEGE. Alcance: Mediante la observación, planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la compañía PACIFIC COLLAGE. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. Las auditorias se realizaran dos veces en el año, cada auditoría tendrá una duración de 2 a 3 días, la primera se realizará en la primera semana del mes de AUDITORIA INTERNA febrero y la segunda auditoría se realizará en la primera semana del mes de noviembre. c. Criterios de auditoría. La auditoría se ejecuta con el fin de conocer si la compañía “PACIFIC COLLAGE” está cumpliendo con los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015 y si cumple con las normas legales y contractuales establecidas en cada área administrativa. d. Auditores seleccionados por procesos. La empresa contratara auditores externos a ella, con el fin de que el proceso de auditoria se realice con mayor imparcialidad y objetividad. Estas personas deben tener educación mínima como universitarios y su formación debe estar enfocada en auditorias y deben tener una experiencia mínima de 2 años en proceso de auditoría. e. Recursos necesarios. 1. RECURSOS HUMANOS: Equipo auditor, expertos técnicos, personal de apoyo de la organización, personal del área de calidad de la organización. 2. TECNOLOGICOS: equipos de cómputo e impresoras SOFTWARE: internet, aplicativos, office. 3. INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. Se debe realizar un análisis físico, documental, tecnológico, humano, para que la compañía “PACIFIC COLLAGE” no corra ningún tipo de riesgo cuando se esté realizando esta y se pueda ejecutar de manera adecuada. 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. Objetivo: Comprender la importancia del proceso de la actividad de Auditoria Interna y como a partir de este entendimiento genera valor el equipo de control interno y/o auditoria. Aplicar en la práctica una metodología de auditoria basada en riesgos que apoye el cumplimiento de los objetivos de la entidad. AUDITORIA INTERNA Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la Auditoria a los Objetivos de la compañía y la administración de riesgos. Verificar conformidad con requisitos contractuales. Determinar la efectividad del sistema de gestión. Alcance: Realización de las auditorías a sistemas de gestión, así como servir de directriz sobre la evaluación de competencia de los individuos involucrados en el proceso de auditoría, incluyendo el personal que maneja el programa de auditoría, los auditores y los equipos de auditoría. Esta es aplicable a toda la organización que requieren llevar a cabo auditorías internas o externas a sistemas de gestión o manejar un programa de auditoría. Se llevarán a cabo auditoría por departamento, el equipo de auditoría determinará la fecha, hora de la auditoría y comunicará al departamento asignado la fecha de la realización de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. 1. Sistema de Gestión de Calidad. 2. Contabilidad 3. Cuentas por pagar. 4. Ventas y Facturación c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. Elaborar el plan de visita de auditoria. Precisar los detalles de la auditoria tales como: Determinación del tipo de auditoria Determinación de equipos y medio de almacenamiento electrónico a utilizar Asignación de tareas al equipo auditor Determinación de recursos necesarios. Definir: Objetivos, alcance y antecedentes. AUDITORIA INTERNA d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. No Requisitos/Preoceso/Actividad Criterios mes 1 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 febrero 1y2 noviemre2y3 2 contabilidad ISO 9001:2015 febrero 1y2 noviemre2y3 3 cuentas por paga ISO 9001:2015 febrero 1y2 noviemre2y3 4 ventas y facturacion ISO 9001:2015 febrero 1y2 noviemre2y3 Ubicación: instalaciones de la compañía PACIFIC COLLAGE. Fechas: primer auditoria (1 y 2 de FEBRERO) segunda auditoria (2 y 3 de noviembre) del 2018. Tiempo esperado y duración de las actividades de auditoria: se espera que el tiempo para realizar cada proceso de auditoria sea máximo 2 a 3 días. e. Métodos de auditoría a utilizar. Método de Objetivos Ejemplos Evaluación Revisón de registros Verificar los antecedentes del Análisis de registros de educación, auditor entrenamiento, empleo, credenciales profesionales y experiencia en auditoría Retroalimentación Proporcionar información sobre Encuestas, cuestionarios, cómo se percibe el desempeño del referencias personales, auditor recomendaciones, quejas, evaluación del desempeño, evaluación entre pares Entrevista Evaluar los atributos personales y Entrevistas personales las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos y para obtener la información adicional Observación Evaluar los atributos personales y Actuación, testificación de las habilidades de comunicación, auditorías, desempeño en el trabajo para verificar la información y examinar los conocimientos, y para obtener información adicional Exámen Evaluar los atributos personales y Exámenes orales y escritos, la aptitud para aplicar los exámenes psicotécnicos conocimientos y habilidades Revisión después de la Proveer información sobre el Revisión del reporte de auditoría, auditoría desempeño del auditor durante las entrevistas con el líder del equipo actividades de auditoría, identificar auditor, con el equipo auditor y, si es fortalezas y debilidades adecuado, retoalimentación del auditado AUDITORIA INTERNA f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. e. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor Se conformarán Cinco (05) equipos de Auditorías de tres (03) personas, cada uno con un Lider Auditor, un Asesor o expector técnico y un observador. Roles Lider Auditor: Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad. - Identifica y evalua los riesgos del programa de auditoría; - Establece responsabilidades de auditoría; - Establece procedimientos para programas de auditoría; - Determina los recursos necesarios; - Asegura la implementación del programa de auditoría, incluyendo el establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditoría de las auditorías individuales, determinando los métodos de auditoría y seleccionando el equipo auditor y evaluando los auditores; - Asegura el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa de auditoría; - Monitorea, revisa y mejora el programa de auditoría. - Debe asegurar que los resultados de la auditoría de no conformidad, sean documentados de forma clara, concisa y que estén respaldados por la evidencia de la auditoría. - Debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoría constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoría, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoría. Asesor o expector técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor. Observador Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita, no influencia o interfiere con la realización de la auditoría. AUDITORIA INTERNA Conclusiones La auditoría es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. Tomando en consideración todo lo anteriormente realizado podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.