TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNARealice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. RTA: REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: PURO MAIZ S.A Dirección: Calle 5ta cra 19- 21 San Alberto Representante: Casandra Mendoza Bustamante Tel: 570-40 26 Cargo: Gerente General Correo electrónico: [email protected] De: Equipo Auditor Área Gerencia de [email protected] Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación Marco Benítez Fecha: 1 de agosto del 2017 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas PURO MAIZ S.A, en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos. Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa PURO MAIZ S.A. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación. el día 1 de febrero del presente año. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación. Criterios de Auditoria: SGC de MRC Política de Gestión Financiera. me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. por favor comunicarla al líder del grupo auditor. Así mismo. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de las . El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados encada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. Versión 00 de junio 15 de 2013 Reunión de Apertura: 1 de febrero de 2017 Hora 7:45 am Reunión de Cierre:1 de febrero del 2017 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo. cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico. Política de Logística y Servicio al Cliente Manual de Procedimientos Políticas Corporativa de MRC Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión junio de 2013 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de EnsayosM-DR-005 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de2013 Manual de Calidad M-AM-001. para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. Por favor indique en la columna correspondiente. el nombre. con una duración de 7 horas. antes del 30 de septiembre de 2017. por parte del equipo auditor. además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable Área: Superintendencia de Logística Asistentes: Gerencia General Secretaria de Gerencia Superintendencia de Logística Supervisor de Logística Oficina Asesora de Control interno ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad _________________________ ____________________________ Margareth Daza Castro Carlos Manjarrez Experto Técnico SGC Ingeniero de Procesos _________________________ María Teresa Turizo Representante de Gerencia AUDITADOS ____________________________ _____________________________ Juan David Martínez Martin Prieto Coordinador lab de Ensayos e Investigación Coordinador de Análisis y Ensayos . condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Indicadores: Cumplimiento en compras y ventas. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente. documentaciones. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Durante la auditoria se cerrarán las .m.3.4 (control de registros). aud. 4. 6. Molinares general Tramites: 7. Horacio Coordinador 10:00 a.m. Int Manjarrez proceso Reunión de cierre Margareth Representante. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria. 8.5. Serpa de planta almuerzo 12:00 m Administración del recurso Daniela Director GDRH 02:00 p.4 (ambiente de trabajo). 5.2.m._______________________ _______________________________ Maritza Gómez Analista Santiago Perea Instrumental Analista Fisicoquímico __________________________ ____________________________ Hernán Villanueva Edwin Guillen Analista Fisicoquímico Auxiliar Laboratorios firma Procesos y actividades de auditoria Proceso/actividad/requisito por auditar auditor cargo hora Reunión de apertura Margareth Representante.com Cualquier duda comunicarse al celular: 315-658-9845. 6. al E-mail [email protected] (Análisis de datos).m. 8. Daza experto técnico Dirección del sistema Marieth Secretaria 08:00 a.5.3 (control de documentos). análisis y mejora – Carlos Ingeniería de 04:00 p.5. 05:30 p.3 (acciones correctivas y preventivas).2. 7.1. se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables.5. 8. Daza experto técnico OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español. Los elementos 4.2. 07: 45 a.m. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.3 (comunicación interna). humano García Medición.3 (Infraestructura).2 y 8.m. Documento revisado Observaciones del documento 1 Política de Logística y Servicio última actualización 18 de julio2011 al Cliente 2 Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de enero 20 Instructivos de desarrollo de I-EL-002Carpetas de Protocolos e Ensayos de laboratorio Instructivos 3 Manual de Procedimientos. No Documento revisado Observaciones del documento. verbal. Última actualización 9 de febrero 2014 Cap.Revisión documental durante la realización de la auditoría.acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. Compras y Logística. Manual de Procedimientos de -PC-002Versión Marzo de 2014 Laboratorio Manual de Documentos de M-DR-005Libros de registro de Retención y Archivo del muestras Laboratorio de Ensayos Manual de Calidad M-AM-001 Versión marzo de 2014 c. Lista de chequeo. . La escucha activa d. técnicas de verificación ocular. físicas y escritas.Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). documental. b.Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. No. . e. costos en materiales x by de bodega y stand-by 2 formato único de Cap. Compras el formato único de Manual de y logística despachos y recibo x procedimientos de mercancía en el procedimiento 3 Cambios Política de Falta actualización de organizacionales logística y la política de servicio al logística. de C NCM NCm Auditoría Auditoría Auditoría 1 Procedimientos política de Falta agregar de costos en gestión implementación de materiales en financiera procedimiento para bodega y stand. Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2015. . Fecha: Auditor (es): Proceso Auditado: Auditado (s): Criterios Evidencias de Hallazgos de No. No se tiene encuenta despachos. Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos. Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand- by.Prepare y realice las conclusiones de auditoría. cuya última cliente actualización fue el 18 de julio 2015 y no x se han agregado los cambios organizacionales del año 2012 C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor f.Generación de hallazgos de auditor. medición.Para terminar. g. de ésta actividad). h. Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. análisis y mejora. Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Se debe actualizar la política de gestión de recepción. Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento. Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento delos libros de registros de muestras. Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. registro y análisis de muestras. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establece rindicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización .