TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNARealice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA POLICIA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE POLICIA CASANARE Comandante de Departamento Policía Casanare: Coronel RAUL PARDO CASAS DIRECCION: Diagonal 15 Nro. 13B-05 TELEFONO: 6344700 Extensión 328159 CORREO ELECTRONICO:
[email protected] DE: Equipo auditor Oficina de Control interno, Dirección General de la Policía
[email protected] PARA: Intendente ANDRES PADILLA MORALES Jefe Oficina de planeación, Departamento de Policía Casanare Fecha: Marzo 19 del 2018 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna el cumplimiento de la política de calidad de la Policía Nacional a través de la aplicación del Sistema de Gestión Integral en la oficina de planeación del Departamento de Policía Casanare. ALCANCE: Verificar el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional en el Departamento de Policía Casanare. CRITERIOS DE AUDITORIA: Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional Manual de calidad de la Policía nacional Guía de gestión documental de la Policía Nacional normas ISO9001, NTCGP1000, ISO14001 y OHSAS18001 en el Sistema Integrado de Gestión Sistema de Gestión Ambiental SGA Sistema de Gestión de Calidad SGC Sistema general de Seguridad de la Información SGSI REUNION DE APERTURA: Viernes 23 de marzo del 2018 HORA: 08:00 horas REUNION DE CIERRE: Viernes, 23 de marzo del 2018 HORA: 11:30 horas Cordial saludo. De manera atenta y respetuosa me dirijo a mi Coronel para informar que la oficina de control interno de la dirección General realizara Auditoría interna al cumplimiento de la política de calidad de la Policía Nacional a través de la aplicación del Sistema de Gestión Integral en la oficina de planeación del Departamento de Policía Casanare. La visita será realizada por un equipo de tres auditores y deben ser atendidos inicialmente por el Jefe de la Oficina de Planeación, subjefe del grupo Gestión Institucional y subjefe del grupo de Direccionamiento Estratégico; el día 23 de marzo del 2017 con una duración de 03 horas en la oficina de planeación del Departamento. Adjunto lista de chequeo y procedimiento establecido en el Manual de control interno de la Policía Nacional, Resolución Nro. 03296. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación por favor reportarla al Líder del grupo auditor antes del 22 de marzo del 2018. Misma manera para la Reunión de apertura deberá estar el señor Comandante, Subcomandante del Departamento de Policía Casanare al igual que el Jefe oficina de planeación y los subjefes de los diferentes procesos de mencionada oficina. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente por el grupo auditor. Sin otro particular, Oficina de Control Interno, Dirección General Policía Nacional de Colombia. INICADORES: Cumplimiento de la Política de calidad RESPONSABLE DE LA AUDITORIA: Intendente RAUL ALBEIRO PARRA ARICAPA RESPONSABLE DEL AREA: Intendente ANDRES PADILLA MORALES, Jefe oficina de planeación ASISTENTES: Comandante Departamento de Policía Casanare Subcomandante Departamento Policía Casanare Jefe oficina de planeación Subjefe Grupo Gestión institucional (oficina de planeación) Subjefe Grupo Direccionamiento estratégico (Oficina de planeación) Equipo Auditor en Gerencia de Calidad ASISTENTES: Grado, Nombres y Cargo FIRMA Apellidos IT. Raúl Parra Aricapa Líder Grupo auditor SI. Fernando Orozco Grupo Auditor SI. Carlos Pérez Grupo Auditor AUDITADOS: Grado, Nombres y Cargo FIRMA Apellidos IT. Andrés Padilla M Jefe oficina planeación IT. Ernesto Villada Subjefe gestión institucional Si. Andrés Carmona Subjefe Direccionamiento estratégico PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA 23 MARZO 2018 PROCESO Y/O AUDITOR CARGO HORA ACTIVIDAD Subjefe oficina Reunión de apertura IT. Raúl Parra control interno, 08:00-08:30 Dirección General Enfoque al cliente SI. Fernando Auditor interno de 08:30-09:30 Orozco calidad Revisión Política de SI. Carlos Auditor interno de 09:30-10:30 calidad Pérez calidad Subjefe oficina Revisión de la IT. Raúl parra control interno, 10:30-11:30 planificación Dirección General Reunión de cierre Subjefe oficina IT. Raúl parra control interno, 11:30-12:30 Dirección General ALMUERZO OBSERVACIONES: Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoría al correo electrónico
[email protected] y
[email protected]; misma manera cualquier duda comunicarse al nro. Telefónico 3112478543. Durante la auditoria se cerraran las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No. Documento revisado Observaciones del documento 01 Política de calidad Última actualización 30 junio 2015 02 Política del servicio de Policía II Ultima actualización septiembre 2008 Resolución metas e indicadores Plan estratégico institucional, ultima 03 de gestión modificaciones 02 marzo del 2016 04 Guía de gestión documental Resolución No. 02764 del 26 de junio de 2008, y ultima actualización misma fecha 05 Manual de planeación Resolución 01015 del 19 marzo 2008 y ultima actualización misma fecha c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas LISTA DE VERIFICACION CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES Manual de calidad si Copias controladas del manual de calidad Idoneidad del personal Copia del portal de servicios internos PSI responsables de los procesos en Si de cada funcionario- hoja de vida-perfil oficina de planeación académico Plan de compras e inversión Si Copia documento estudio de viabilidad y capacidad Distribución del presupuesto de Si Documento plan de necesidades la unidad Gestión institucional para aprobación de la jefatura de la Si Copias de informes y reportes oficina de planeación acorde a lo dispuesto por función pública o gobierno nacional Análisis y conceptos de rediseños organizacional para Copia de documentos : solicitudes a la articular la estructura orgánica Si Dirección de talento humano de la Policía con la planta de personal, Nacional manual de funciones, cargos y competencias Actividades de difusión, aplicación y evaluación de la Si Copia registro de actividades doctrina policial Copia de documentos donde se evidencia Administración y gestión de los Si los planes y acciones para mitigar las riesgos consecuencias que pueda tener n gestionarse el riesgo adecuadamente No hay claridad en la actividad c. Gestión documental No Distribución de documentos, en el proceso “Programa de gestión documental” Estrategia y gestión estratégica Si Copia documento de lineamientos de la Policía Nacional metodológicos Asesoría a unidades policiales No se evidencian actas de instrucción al sobre estrategia y gestión No personal estratégica e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: 23 marzo 2018 Auditor (es): Intendente RAUL PARRA Proceso Auditado: PLANEACION Auditado (s): Intendente ANDRES PADILLA, Jefe ESTRATEGICA Oficina de planeación, Dpto. policía Casanare Evidencias Criterios de Hallazgos de No. C NCM NCm de Auditoría Auditoría Auditoría 1 actividad c. Programa de Se encuentran Distribución de gestión documentos sin documentos, documental destino alguno en el proceso para la policía haciendo ingresado x “Programa de nacional con varias semanas de gestión anterioridad documental” 2 Asesoría a Resolución unidades 01042 No se evidencia actas policiales estructura de instrucción al sobre orgánica personal x estrategia y interna de la gestión oficina de estratégica planeación C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Realizar actualización sobre Gestión Documental al personal asignado a los diferentes procesos en la oficina de planeación del Departamento de Policía Casanare Implementar a corto plazo el desplazamiento a las diferentes unidades del departamento de Policía Casanare para socializar con el personal la estrategia y gestión estratégica de la Policía Nacional. Esto reforzado a través de los correos electrónicos de cada funcionario a donde se envía la información con antelación. g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Inicialmente fue algo totalmente desconocido para mí, lo que me llevó a no solo leer lo anexo a esta unidad, sino que también a investigar normatividad al respecto y de mi institución mucho marco legal. Cada vez se refleja la importancia de las auditorias para el mejoramiento de lo privado y púbico; en este caso para mi institución la Policía Nacional de Colombia