A Gestão do Conhecimento e as Práticas de Gestão de Projetos Palestra 03.12.2009 SENAC‐SP Autor: Paulo Yazigi Sabbag Palestrante: Paulo Yazigi Sabbag § § § § Doutor em Administração pela Fundação Getulio Vargas, SP Engenheiro e Mestre pela Escola Politécnica da USP É PMP – Project Manager Professional pelo PMI desde 1998 Fundador (1996) e dirigente do PMI ‐ Project Management Institute em São Paulo (PMI‐SP) § Professor da FGV‐EAESP desde 1988, foi vice‐coordenador do GVpec – 1995 a 1999, onde co‐coordena os cursos: Gerenciamento de Projetos desde 1988 e Gestão do Conhecimento desde 1999 § Autor do livro Espirais do Conhecimento (2007, ed. Saraiva, entre os 10 finalistas em sua categoria para o Prêmio Jabuti 2008, com reimpressão de 13.500 exemplares) § Autor do livro: Gerenciamento de Projetos e Empreendedorismo (2009, ed. Saraiva) 2 Autor: Paulo Yazigi Sabbag Situação e contexto de projetos 2. Proposição: Gestão do Conhecimento em Projetos 3 Autor: Paulo Yazigi Sabbag .Agenda 1. Espirais do conhecimento 3. Situação e Contexto de Projetos . § Desafiadores (objetivos árduos e recursos escassos) § Temporários (ciclo de vida) § Únicos (one‐shot) § Escopos progressivamente elaborados § Riscos originados da incerteza presente em todos os projetos Fonte: PMI (2008) § Desafiadores e Únicos: estimula o gerenciador a aprender enquanto gerencia. dificulta o aprendizado § Riscos elevados e incerteza: induzem o gerenciador a resignar‐se a aceitar atrasos. custos. situações em que pouco se aprende Autor: Paulo Yazigi Sabbag 5 . qualidade.. tempos. mas pode inibi‐lo.Projetos são. impedindo de comparar o planejado com o realizado. postergações e contingências.. controlando seus projetos a partir do monitoramento de escopos. induzindo‐o a evitar a inovação e a mudança § Temporários e com recursos escassos: estimula o gerenciador a operar com foco em resultados. e do uso de indicadores § Escopos progressivos: muda o baseline. terceiros etc. com interesses antagônicos e expectativas volúveis Baixo grau de sistematização de processos de gestão (ad hoc) e de controles Dócil aceitação a mudanças de escopos sugeridas pelo cliente Pressão por sucesso Mobilização e desmobilização gradual da equipe do projeto Escopo do projeto não inclui atividades educacionais dirigidas à equipe do projeto Isso não é gestão do conhecimento. § § § § § § § parceiros. é gestão da ignorância 6 Autor: Paulo Yazigi Sabbag .Condições usuais de atuação das Equipes de Projeto § Elevada diversidade: equipe multidisciplinar da organização empreendedora. com reduzido controle do esforço alocado Vasta rede de relações envolvida. Dedicação parcial ao projeto. sem refletir se esse padrão é adequado e consistente no projeto atual – aprendizado inercial 7 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . pelo grau de desafio enfrentado § Projetos têm maior visibilidade que atividades corriqueiras § Contudo. só se aprende nos projetos bem sucedidos que temos o privilégio de § § § § participar Nos projetos de sucesso relativo pouco aprendemos.Resultado: aprendizado dos gerenciadores de projetos § Projetos são memoráveis. ou até desaprendemos! Pior: aprendemos a nos defender dos projetos. não a conduzi‐los ao sucesso – aprendizado defensivo Aprendemos por tentativa e erro. mas não de forma sistemática – aprendizado errático Repetimos por inércia o que fizemos no passado. Resultado: aprendizado nas organizações empreendedoras § Não há políticas de estímulo à certificação § Treinamentos são limitados a softwares e cursos de curta duração § Escritórios de Projetos (EGP ou PMO) tentam fazer de tudo: apoio a projetos. definição de templates. coleta de informação para relatórios de controle – com viés de auditoria. criando sinergias e compartilhamento de perícias § Estruturas organizacionais impactam fortemente a capacidade de aprendizagem nas equipes de projeto: § Hierarquia e burocracia inibem a engenhosidade. quem participa de reuniões. assim como cria heróis e simbolismos que condicionam a mentalidade dos indivíduos que pertencem à organização 8 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . a experimentação e a comunicação espontânea § Matricial dificilmente é assimilada § Por projetos reforça a independência e a ação isolada § Cultura organizacional restringe a comunhão de conhecimentos: § Dita quem tem acesso a conhecimentos. inibem os gerenciadores de projetos § Raramente adicionam a gestão de programas à gestão de projetos. seminários e cursos § Dita se há criação interna de conhecimentos ou se há dependência de consultores externos § Dita a preferência pelo registro de conhecimentos ou pelo reconhecimento de talentosos possuidores de conhecimento § Estabelece “vacas sagradas” e assuntos proibidos. Conclusão: queima de conhecimento e de capital intelectual! 9 Autor: Paulo Yazigi Sabbag .Consequências 1. Perda constante de gerenciadores maduros (às vezes certificados). mesmo assim de modo fragmentário 4. Falta de uniformidade dificulta a comparação entre modelos de gestão. 3. inovações etc. resultados. Conhecimentos só são retidos em indivíduos. devido à dificuldade de mapear competências e de reconhecer talentos 5. Não há transferência de experiência e de competência: cada projeto segue seu destino 2. Espirais do Conhecimento . Conhecimento § O saber é o conhecimento atuando no sentido de obter‐se a capacidade de tornarmos nossa vida mais fácil – John DEWEY. descoberto ou aprendido – SABBAG. 1998 § Conhecimento é informação processada que habilita à ação. Conhecimento é a soma ou contínuo do que foi percebido. valores. 1909 § Conhecimento é a mistura fluida de experiências estruturadas. 2007 Conhecimento Propositivo Crenças Verdadeiras Justificadas Capacidade Perícia. informação contextualizada e intuição que fornece uma moldura para avaliar e incorporar novas experiências e informação – DAVENPORT & PRUZAK. Destreza Maestria Saber o que Saber porque Conhecimento como Aptidão 11 Saber fazer Saber com quem Autor: Paulo Yazigi Sabbag . percepções. Teeteto § Conhecimento propositivo requer memorizar e processar informação § Conhecimento como aptidão requer prática e gera perícia § Reunindo‐os: § São conhecimentos que modificam comportamentos e práticas § São ligados à ação e não à erudição § São conhecimentos práticos somados a científicos e filosóficos 12 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Inteligência lógicomatemática Linguagem é meio de expressão Produz Informação Habilidade prática Corpo.Conhecimento Conhecimento Propositivo Cognição Mente. inteligências múltiplas Comportamentos e Atitudes o exprimem Produz Desempenhos Diplomado Erudito Culto Conhecimento como Aptidão Competente Perito Sábio § O conhecimento é algo que não podemos possuir passivamente – PLATÃO. sensações. Espiral do Conhecimento Introversão Extroversão 13 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Espirais do Conhecimento em Indivíduos 14 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Espiral do Conhecimento em Grupos 15 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Espiral do Conhecimento em Organizações 16 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Aportes externos à organização 17 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . mesmo se geridas por diferentes setores § Cumulativa – competências coletivas somam Capital Intelectual § Cíclica – o processo é interminável mas forma espirais GC é um sistema integrado que visa desenvolver competências humanas e organizacionais. com os objetivos de ampliar o capital intelectual de organizações e a sabedoria das pessoas 18 Autor: Paulo Yazigi Sabbag .Proposição § Gerir conhecimentos nas organizações requer: § § § § Visão de longo prazo – resultados não ocorrem em curto prazo Investimento duradouro – aprendizado é processo lento Abrangente – atinge toda a rede de relações e todo o pessoal Sistemática – iniciativas sincrônicas e sinérgicas. Proposição: Gestão do Conhecimento em Projetos . 4. Planejar Gestão do Conhecimento Ativar Base de Conhecimentos Disseminar Conhecimento Monitorar e controlar Capital Intelectual 20 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . Área de Conhecimento ao PMBOK Guide § Processos de gestão: 1. 2. 3.Proposição § PMBOK Guide reúne melhores práticas universais: não pretende ser completo nem exclusivo § Proposta: somar a 9ª. participar de eventos e disseminar experiências. apoiar responsável pela gestão de conhecimentos. efetividade de processos e resultados. presta conta. rever plano de comunicação para criar eventos de compartilhamento de conhecimento. Planejar Gestão do Conhecimento § Objetivos: § Ter alguém contável (dá conta. avaliar impactos de criações. apoiar g. somar ao plano de comunicação eventos entre projetos e de reconhecimento. alimentar base de conhecimentos e mapeamentos de competentes. de riscos e de soluções inovadoras. reservar verba para educação de membros da equipe § Espiral da equipe do projeto: sessões coletivas de toró de palpites. registrar criações e informação requerida para o aprendizado da equipe e de outros pós‐projeto. avaliar desempenho da equipe frente às competências mapeadas § Espiral da organização: busca proativa de novidades na organização e fora dela.1. programas e PMO para que apóiem gestão de conhecimentos. mentalidade de excelência e soluções caso a caso § Otimizar iniciativas e resultados da gestão de conhecimentos § Iniciativas: § Espiral de indivíduos: fomentar criatividade. reconhecer e dar visibilidade às inovações Autor: Paulo Yazigi Sabbag 21 . podemos contar com) pelo tema § Assegurar inovação. mapear competências e conhecimentos disponíveis. manter e remover: documentos. instrumentos de gestão. de desempenhos e de coesão de equipe § Criar Base de Conhecimentos. painéis de controle com indicadores. estabelecendo políticas para formatar. revisões da metodologia etc. estimulando gerenciadores de projetos e programas a discutir questões e a produzir notas técnicas. leis e contratos. artigos e literatura fichada. – convidar especialmente mentores e certificados a participar até como facilitadores § Divulgar e treinar adequadamente usuários para o melhor proveito da Base de Conhecimentos Autor: Paulo Yazigi Sabbag 22 . inserir. com mecanismos de busca adequados. processos e procedimentos. agregando informação de competências. Ativar Base de Conhecimentos § Objetivos: § Substituir Sistema de Informação Gerencial por Base ou Portal de Conhecimentos § Tangibilizar os processos de gestão do conhecimento na organização § Iniciativas: § Identificar qual tipo de informação é útil para a promoção de conhecimentos na equipe e entre equipes de projetos. relatórios. depoimentos e memórias § Criar blogs onde a equipe do projeto posta informação esporádica e interage § Criar Comunidade de Praticantes virtual. casos. e para a organização § Criar indicadores.2. políticas. gerenciadores talentosos podem prosperar fora da organização. equipes de EGP. os consultores e educadores. a sociedade civil devem ser abordados § Não confundir ações de comunicação com ações de gestão do conhecimento. eficácia e efetividade § Estabelecer a atitude aprendiz no pessoal ligado a projetos § Consolidar a metodologia de projetos em uso na organização. a comunidade empresarial. mas sobretudo de fracassos e crises § Envolver não só gerenciadores e membros de equipes de projetos. dirigentes § Não há porque criar uma gestão de conhecimentos intramuros: a comunidade de projetos. Disseminar conhecimentos § Objetivos: § Realizar iniciativas planejadas com eficiência. gerentes funcionais. superando a cultura de competição e de disputas de poder § Com maior visibilidade. a partir da prática § Cuidados: § Disseminar não só casos de sucesso. embora utilizem os mesmos veículos § Dar visibilidade a quem compartilha conhecimentos – sem estímulo. só altruístas são proativos nisso. o que requer políticas de retenção de talentos 23 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . como também: terceiros e temporários.3. liderança etc. Monitorar e Controlar Capital Intelectual § Objetivos: § Transformar a gestão de conhecimentos em meio para acumular capital intelectual. participação em mercado etc. de sucesso e de efetividade dos projetos 24 Autor: Paulo Yazigi Sabbag . políticas e procedimentos. franquias e licenças. capacidade de gestão. intangíveis e duradouros) dos projetos. – usar indicadores de competências. capacidade criativa e de resolução de problemas. novos sistemas de conhecimento § Gerir ativos centrados no indivíduo: perícia individual e coletiva. § Gerir ativos de propriedade intelectual: marcas.4. direitos autorais. mudança cultural. influenciando o valor da organização § Ampliar (ou limitar) a quantidade de projetos realizados anualmente § Iniciativas: § Identificar e gerir não só resultados como benefícios (indiretos. metodologias e tecnologias assimilados. capacidade (velocidade e efetividade) de inovação § Gerir ativos de infra‐estrutura: processos. patentes. carteira de pedidos e potencial de repetição de negócios. estrutura organizacional. associando‐os às diretrizes estratégicas da organização § Gerir ativos de mercado: clientela fiel. Não há espaço para desenvolver a equipe. 4. obstinação para obter resultados. é creditado ao gerenciador heróico. Apenas se o sucesso de um projeto é assimilado por outros. Por isso reluto em aplaudir sucessos heróicos. E essa metodologia precisa incluir a gestão do conhecimento. Esse estímulo desemboca em atitudes de heroísmo: esforço individual exagerado. 25 . insensível e avesso a indulgências O sucesso. se houver. Autor: Paulo Yazigi Sabbag 2. E serão aptas a enfrentar problemas novos. e projetos mais desafiadores. o sucesso é previsível. 3. crises inusitadas. 5. rupturas e tudo o mais que nos reserva o século XXI. flexibilidade exagerada e intolerância frente a entraves organizacionais ou da equipe Facilmente o empreendedor torna‐se um lobo solitário. não um hábito. no futuro. Não há gestão sistemática de conhecimentos O sucesso é um feito. No interior das equipes de projeto.Considerações finais 1. entre equipes de projeto e na organização que hospeda os projetos. Nosso ambiente atrai pessoas com perfil empreendedor estimulados por desafios. Apenas organizações onde todos aprendem estão preparadas para realizar mais projetos. irascível. 6. Prefiro o sucesso planejado e proativo Esse sucesso previsível requer uma metodologia aplicada sistematicamente em 100% dos projetos da organização. Não há tempo para fazer planejamento.