Resumen Administracion de Proyectos

TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información(index.htm) Inicio (index.htm) / Módulo 1 (modulo1.htm) / Tema 1 Tema 1 Introducción Explicación Recursos Tema 1. Conceptos básicos de la administración de proyectos Explicación 1.1 Definición de proyecto Para Gray y Larson (2009) un proyecto es “un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño, y que se diseña para cumplir con las necesidades del cliente”. Una de las situaciones más relevantes para poder manejar ese esfuerzo complejo de recursos y limitaciones, es el proceso que debe generarse para poder alcanzar los objetivos del proyecto. Características de los proyectos Un proyecto puede definirse como un conjunto de actividades con un inicio y un fin determinados que obtienen un producto, servicio o resultado. Es un esfuerzo único, complejo y no rutinario que se desarrolla mediante limitaciones en tiempo, costo y recursos. El proyecto se desarrolla mediante especificaciones claras y precisas que cumplen con los requerimientos de los interesados (stakeholders). Las principales características de un proyecto son: Haz clic sobre cada frase para revisar la información. Principio y fin Deben tener una fecha de inicio y una de terminación, que al no cumplirse crean la sensación de estar realizando proyectos interminables o fuera de control. Objetivos claros Desarrollo progresivo Administrador y equipo de proyecto Cliente principal y patrocinador Único Factores críticos de éxito Paquetes de trabajo y actividades Incertidumbre Tabla 1. Características principales de un proyecto 1.2 Definición de administración y administrador de proyectos LiderdeProyecto (2014) define la administración de proyectos como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos, que se plantean desde un principio por los involucrados en el proyecto”. Los proyectos se administran en forma diferente y utilizando métricas específicas como porcentaje de avance, aplicación de costos, desempeño del equipo de proyecto, solicitudes de cambio, entre otros. El trabajo operativo, que se realiza para las actividades principales del negocio, también es evaluado, pero con métricas distintas que se especifican mediante metas y objetivos en el tiempo. Una vez que se ha determinado que se realizará un proyecto que cumple con las características necesarias, debe definirse el nivel de administración que se aplicará, ya que el uso de métodos y herramientas administrativas de una manera formal, agrega costos al proyecto. En la etapa inicial del proyecto debe asignarse un administrador de proyecto para que realice los procesos de planeación de las actividades del proyecto y el control de la ejecución de las mismas, y es él, con el apoyo de un equipo inicial del proyecto, el que define el nivel administrativo que se requiere e inicie los procesos de la administración de proyectos. 1.3 Guía para la administración de proyectos y características del administrador de proyectos Guía para administración de proyectos La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, herramientas, habilidades y técnicas para lograr los requerimientos que los involucrados (stakeholders) tienen sobre el proyecto. Debe considerar el balance de demandas competentes entre los siguientes elementos: Figura 1. Balance de demandas de un proyecto De acuerdo al Project Management Institute (2014) la administración de proyectos es “la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades de un proyecto para cumplir sus requerimientos”. Las estrategias que se utilizan en la administración de proyectos son las siguientes: Figura 2. Principales estrategias de la administración de proyectos Características del administrador de proyectos entre otras: . al cliente. El enfoque predefinido para las especificaciones del producto y los planes para lograr los requerimientos del producto y del proyecto. a la oficina de proyectos. a los proveedores y contratistas. Los administradores de proyectos deben desarrollar habilidades interpersonales y ser capaces de aplicarlas en diferentes situaciones. en el desarrollo de un producto de calidad: Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Riesgo Además del equipo de desarrollo del proyecto.El administrador de proyectos está relacionado con los interesados en el proyecto. El cumplimiento con los requerimientos que satisfacen las necesidades. Las bases para lograr un balance entre las demandas competentes del proyecto. el administrador del proyecto tiene bajo su coordinación a otros stakeholders que son individuos u organizaciones que están activamente relacionados con el proyecto. por lo que debe mantenerlos informado sobre: Los procesos requeridos para lograr los objetivos del proyecto. o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución o terminación del mismo. al equipo de trabajo. Las habilidades interpersonales del administrador de proyectos son. seleccionándolos de los grupos de procesos de la administración de proyectos (Project Management Process Groups). al patrocinador. y a las personas o grupos que no están relacionados con el producto pero —por su posición en la organización o fuera de ella— podrían ejercer influencia en sus resultados. a los usuarios finales. a la organización que hace el proyecto. Se incluyen en el grupo de stakeholders al administrador del proyecto. deseos y expectativas de los involucrados (stakeholders). servicios o resultados del proyecto. Todos los aspectos anteriores son determinantes para que el administrador de proyectos pueda llevar a cabo su función de líder. Habilidades interpersonales del administrador de proyectos El PMBOK® incorpora como una habilidad del administrador de proyectos la conciencia política y cultural (Project Management Institute. etc. Los administradores de proyectos que actúan como administradores y líderes deben ser un ejemplo para que el equipo de trabajo sea exitoso. especialmente en el área de tecnologías de información necesitan demostrar sus habilidades. que incluye: Las políticas organizacionales que son inevitables en el ambiente debido a la diversidad de normas. Durante el desarrollo del proyecto el administrador debe atender los detalles. idioma. etnia o lenguaje. aplicando sus habilidades administrativas y siendo organizado y efectivo. Los administradores de proyectos. mientras que su falla puede llevar a dificultades en la administración de los proyectos. para que se realicen las actividades que producen los productos. el poder y la cultura apoya el trabajo del administrador de proyectos. es decir donde el administrador de proyectos sea capaz de conducirse en forma adecuada en diferentes escenarios y con personas de diferentes culturas (religión.).Figura 3. El liderazgo es la habilidad del administrador de proyectos para guiar al equipo en el logro de los objetivos y en el balance de las restricciones del proyecto. La cultura de la organización incluye comportamientos y expectativas que ocurren independientemente de la geografía. género. Un proyecto se inicia dentro del ambiente de la empresa. 2013). ambientes y expectativas de la gente interesada en los resultados del proyecto. siendo visionario e inspirador. La aplicación de habilidades en el uso de las políticas. técnicas y su capacidad de liderazgo. El crecimiento de un administrador de proyectos debe de orientarse al conocimiento y al desarrollo de estas habilidades de liderazgo. edad. . Actuar como liga entre los proveedores de servicios y los usuarios finales para implementar soluciones tecnológicas.Para atender las necesidades de los interesados en el proyecto. servicio o resultado que cumpla con los objetivos de los stakeholders. desarrollar e implementar soluciones que utilicen la tecnología de información que contribuyan a las metas del negocio. Ofrecer soporte post-implantación. actualizaciones y cambios al plan de administración del proyecto. programar y controlar las actividades para producir el producto. Participar en el desarrollo de contratos con los vendedores y administrar el presupuesto asignado. El conocimiento y las habilidades requeridas en la administración general. Necesidades: identificar las necesidades de los stakeholders para que sean atendidas y evitar cambios futuros que pueden ocasionar demoras o fallas en el proyecto. ya que los cambios que soliciten afectarán negativamente el desarrollo del proyecto. Con respecto a las actividades de un administrador de proyectos de Tecnologías de Información se presentan las siguientes: Análisis de las necesidades y oportunidades del negocio. Las habilidades interpersonales y el apoyo de los participantes en el proyecto. Para complementar el conocimiento y experiencia del administrador de proyectos. los estándares y las regulaciones de la industria en la que desarrolla sus proyectos. costo y recursos disponibles. El entendimiento del medio ambiente del proyecto. Expectativas: representan lo que esperan del proyecto y en ocasiones no son entendidas correctamente. Conclusión A través de la administración de proyectos se pueden alcanzar los objetivos que la organización estableció dentro del tiempo. El área de aplicación. Aplicar sus conocimientos y habilidades técnicas y administrativas para satisfacer los requerimientos mediante metodologías estándar que permitan el término del proyecto a tiempo. para informarles mediante reportes de avance. . debe incluir: La ciencia y el arte de la administración de proyectos. Comunicación: las necesidades de información serán usadas como base durante todo el proyecto. Planear. que se basa principalmente en el libro de la disciplina que reúne las mejores prácticas: The Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). el administrador debe realizar las siguientes acciones: Identificación: deben ser identificados para que sus intereses sean cubiertos. Coordinar e integrar los esfuerzos individuales y colaborativos para construir relaciones profesionales positivas entre los stakeholders. priorizar. Influencia: debe administrarse la influencia que cada uno de los involucrados ejerce sobre los requerimientos. utilizando software para la administración de proyectos. con entregables de alta calidad y con una relación costo/beneficio favorable. Administrar. What is Project Management? Recuperado de http://www.liderdeproyecto. (5ª ed. (2009). Identificar las características y la función del administrador de proyectos. C.org/About-Us/About-Us-What-is-Project-Management.Los profesionales de la administración de proyectos deben estar preparados para hacer frente. y Larson. Referencias bibliográficas Gray.com/glosario/ Project Management Institute (2013). (2014). Project Management Institute.R. E. las ubicaciones de los empleados.pmi. LiderdeProyecto.). ya que varía el número de empleados. (2014).aspx Checkpoint Asegúrate de poder: Comprender los elementos de la definición de un proyecto. USA: PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Si posteriormente se define un proyecto para instalar la misma aplicación a todos los empleados de otro departamento. Ejemplo Se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalación de un sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Pennsylvania. las características de las computadoras. Recuperado de http://www. el conocimiento computacional previo y otros múltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al anterior.com.© Universidad Tecmilenio®​ . en forma integral y en conjunto con el equipo de proyectos. ​ D. México: McGraw-Hill. LiderdeProyecto. Administración de proyectos (4ª ed. y realizar todas las acciones buscando los mejores resultados. Glosario.). no será igual que el anterior. TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index.htm) Inicio (index.htm) / Módulo 1 (modulo1.htm) / Tema 2 Tema 2 Introducción Explicación Manual del proyecto final Actividad en línea individual Recursos Tema 2. Ciclo de vida de un proyecto de TI Explicación 2.1 Restricciones y origen del proyecto Restricciones del proyecto Un proyecto tiene siempre una serie de restricciones que deben ser consideradas de forma clave en el proyecto; estas restricciones pueden ser principalmente de: Figura 1. Restricciones del proyecto Dichos recursos se planean en función de los requerimientos de cada una de las tareas o actividades del proyecto. En el desarrollo de un proyecto al asignar recursos a una determinada actividad, además de indicar la cantidad que se utilizara del recurso, se debe indicar el costo por unidad, de tal forma que se pueda posteriormente determinar el costo del proyecto. Origen del proyecto Medina (2008) nos dice que “la problemática es una necesidad no satisfecha de una persona o grupo de personas, es una situación indeseable que resta bienestar a las personas afectadas por la misma”; por ello es que a partir del análisis de una problemática se inicia el proceso que permitirá desarrollar un proyecto que plantee la mejor forma de atenderla o resolverla. Características de la problemática: El proceso de análisis de la problemática debe considerar tres elementos que permitirán profundizar la comprensión de la misma (Medina, 2008): Causas: que se refiere a los factores que se considera que provocan la problemática y que pueden ser clasificadas por ser similares. Efectos: son los impactos derivados de las causas, es decir son sucesos observables que identifican a la problemática. Alternativas de solución: que son las acciones que se proponen para atender o resolver la problemática. 2.2 Etapas de un proyecto de TI Figura 2. Etapas de un proyecto Imagen obtenida de http:// http://www.dataprix.com/blogs/respinosamilla/fases-implantaci-n-sistema-dw-metodologia-paraconstrucci-n-dw-0 Sólo para fines educativos. Khorrami (2013) comenta acerca de la gestión por etapas: Generalmente no es realista ni práctico preparar un plan detallado de toda la vida de un proyecto, ya que las actividades en el futuro lejano no son predecibles y suficientemente determinadas en el inicio. Se recomienda preparar un plan de alto nivel en un principio que cubra el 100% del alcance del proyecto, dividir el proyecto en fases secuenciales de gestión que resulten apropiadas para nosotros, y luego preparar un plan detallado de cada etapa antes de su inicio. El ciclo de vida de un proyecto consiste en una serie de pasos (etapas) que se llevan a cabo durante su desarrollo. Esta serie de pasos o etapas permiten un mayor control administrativo del proyecto y sus relaciones con el trabajo operacional para: Establecer qué es lo que se necesita hacer para lograr los productos o entregables del proyecto. Administrar las actividades del proyecto. En términos generales, en el ciclo de vida del proyecto se definen: Elementos que se definen en el ciclo de vida del proyecto Las características de las etapas del ciclo de vida de un proyecto son las siguientes: Las etapas son generalmente secuenciales y están definidas por sus entregables. Los interesados en el proyecto (stakeholders) pueden influir sobre las características del producto y el costo del tiempo. Por ejemplo. Los recursos necesarios se reducen en las etapas finales del proyecto.Figura 3. En las etapas iniciales. cuando se desarrolla un sistema de información se realizan una serie de pasos establecidos en una metodología. El riesgo es mayor al inicio del proyecto y se reduce a medida que se avanza en su desarrollo. principalmente al inicio del proyecto. Análisis de requerimientos Diseño de alto nivel y el diseño detallado Codificación Pruebas Implementación Etapa Análisis de requerimientos Diseño de alto nivel y el diseño detallado Codificación Pruebas Comentarios/Ejemplos . en la forma de información o componentes técnicos. los costos y recursos necesarios son bajos y se incrementan en las etapas intermedias. esto debido a que la incertidumbre también se reduce. que en forma general incluye: Haz clic sobre cada frase para revisar la información. y se hace menor durante el avance. Proceso de maduración del desarrollo de proyectos.Implementación Tabla 1.uk/gradschool/sict/toolkit/strategic/ Sólo para fines educativos.3 Proceso de maduración del desarrollo de proyectos en la organización *Estas actividades llevan a facilitar grupos de discusión y de trabajo. Figura 4. por ello es necesario que dediquen esfuerzos a mejorar sus prácticas de administración de proyectos.ac.nottingham. Entre los principales modelos podemos encontrar los siguientes: . Ejemplo de las etapas del proyecto para el desarrollo de un sistema 2. y por tanto evolucionar en la madurez de su ciclo de vida de los proyectos. Las empresas deben dedicar esfuerzos tendientes a reducir los porcentajes de fallas en los proyectos y los costos que esas fallan generan. Ahora bien. Imagen obtenida de http://www. se pueden mencionar algunos modelos que permiten a las empresas mejorar sus procesos de administración de proyectos. Aunque se utilicen técnicas correctas de ingeniería. los esfuerzos se ven minados por falta de planificación. y con base en ellos determinó 5 niveles para la evolución de la empresa en su proceso de administración de proyectos. El éxito de los proyectos se basa la mayoría de las veces en el esfuerzo personal. Principales modelos de madurez de la administración de proyectos Globales (2007) analizó las principales diferencias entre los modelos CMM's y los MM's. Haz clic sobre cada nivel para revisar la información. Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Inicio Las organizaciones en este nivel no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y mantenimiento de software. de tal forma que sea capaz de tener una infraestructura tal que le permitan realizar sus procesos de administración de proyectos de forma eficiente y eficaz. .Figura 5. El resultado de los proyectos es impredecible. aunque a menudo se producen fracasos y casi siempre retrasos y sobrecostos. Recuperado de http://www.com/wpcontent/uploads/2011/02/El-an+%C3%ADlisis-de-la-problem+%C3%ADtica-como-estrategia-paragenerar-ideas-de-proyectos.com/assets/cmmioverview07. (2013). N.com/pages/gestion_de_proyectos_de_ti.R.Capability Maturity Model Integration. Conclusión El ciclo de vida de la administración de proyectos permite utilizar en forma adecuada los conocimientos. Gestión de proyectos de TI. Referencias bibliográficas Balarezo Consultores. CMMI . Capability Maturity Model Integration (CMMI) Version 1. M. (2008). para satisfacer las necesidades de la problemática que le dio origen.com/articulos/5_planificacion_ciclo_de_vida_prince2. Recuperado de http://www.es. (2007). sino mejorar la calidad y eficiencia en ese desarrollo. LiderdeProyecto.com. Carnegie Mellon University: CMMI Institute.com. herramientas y técnicas que permitan alcanzar los objetivos de un proyecto. Identificar las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos de TI.© Universidad Tecmilenio®​ .pdf Khorrami. Checkpoint Asegúrate de poder: Reconocer cómo se origina un proyecto y cuáles son principales restricciones. El análisis de la problemática como estrategia para generar ideas de proyectos. es decir madurar de tal forma que todos los involucrados generen la infraestructura que permita no sólo reducir fallas y costos. Newtown Square.pdf Globales.Es importante que las empresas consideren que estos modelos de madurez deben tener cierto nivel de flexibilidad para adaptarse a los cambios de un mercado de las tecnologías de información en constante evolución.es/imagen/internet/Informaci%C3%B3n%20General%20CMMI. Explicar el impacto de los niveles de madurez de la administración de proyectos en el desarrollo de proyectos. Centro de Investigaciones para el Desarrollo.pdf CMMI Institute. (2007). Las empresas deben considerar que su proceso de administración de proyectos debe evolucionar. (2000). A Guide to the project management Body of Knowledge. PA: Project Management Institute.globales.pdf PMI Standards Committee. bconsultores. (2006).html Medina. Globales.2 Overview. Recuperado de http://cmmiinstitute. ​ D. Recuperado de http://cayein.liderdeproyecto. Recuperado de http://bconsultores. La planificación del ciclo de vida en PRINCE2. a los datos y cálculos que lo producen (Modelo del programa de actividades). La siguiente tabla muestra los procesos para la administración del programa (calendario) que se realizan en la administración del tiempo.htm) / Módulo 1 (modulo1. El criterio para desarrollar y controlar el programa de actividades del proyecto.htm) / Tema 3 Tema 3 Introducción Explicación Ejercicio Recursos Tema 3. el uso de técnicas como CPM y cadena crítica. por ejemplo. El formato para la programación. tiempo y calendario de actividades La administración del programa de actividades del proyecto incluye los procesos requeridos desde el inicio hasta la terminación del proyecto de acuerdo a las fechas acordadas. Estimación pesimista (pessimistic) tp es el peor escenario. Los principales puntos que se deben tomar en consideración para el programa de actividades son los siguientes (Project Management Institute.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index. Ejemplo de la utilización del método estimación con tres puntos (three-point estimates): En este método se considera el riesgo en la estimación. Estimación optimista (optimistic) to es el mejor escenario. Administración de los recursos de un proyecto de TI Explicación 3. mediante el uso de Open Project. Se fundamenta en la técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) que utiliza tres estimados: Estimación probable (most Likely) tm.1 Administración del alcance. 2013): La metodología de programación seleccionada. El tiempo esperado de la actividad. se calcula utilizando promedios ponderados para los estimados: .htm) Inicio (index. La herramienta de programación en la que se generará el plan del proyecto. que define las reglas y enfoques para el proceso de programación de las actividades. El PMBOK® Guide utiliza el término programa de actividades (Schedule) para referirse al calendario. por ejemplo. pero alternativamente se pueden usar horas/persona o días/persona. Los estimados de costos normalmente se presentan en unidades de moneda. hacer. comprar o rentar el producto o resultado que se obtiene con el paquete de trabajo. 3. ejecutar y controlar los costos del proyecto (Project Management Institute. se produce el plan administrativo del costo. determinación del presupuesto y control del costo para que el proyecto se concluya dentro del presupuesto aprobado. procedimientos y documentación para planear. técnicas analíticas del costo y juntas con el equipo de trabajo. El costo puede influirse en mayor grado en las primeras etapas del proyecto.2 Administración de costos y calidad En esta área de conocimientos se describen los procesos relacionados con la planeación. estimación. 2013). con estas bases se desarrollan las actividades para la administración del costo: Planear la Administración del Costo (Plan Cost Management): es el proceso para establecer las políticas. administrar. Mediante el juicio de expertos. Elementos del plan administrativo del costo Estimar los costos (Estimate Costs) Este proceso consiste en desarrollar una aproximación del dinero necesario para realizar las actividades del proyecto. que incluye: Figura 1. Se basa en una predicción o pronóstico de acuerdo a la información conocida en un momento dado y presenta alternativas de costo para iniciar y terminar el proyecto (Project Management Institute. por ejemplo. 2013). . Con las alternativas generadas se realizan negociaciones que pueden ser.Los tres puntos clarifican el rango de incertidumbre y pueden ser más exactos. desarrollar. Planeación del recurso humano del proyecto . 2013). Al inicio del proyecto la estimación del costo de las actividades se hace de muy alto nivel (ROM Rough Order of Magnitude) con un rango de posibilidades de variación de ±50%. Durante el desarrollo del proyecto la certidumbre se resuelve y el nivel de certeza avanza hasta llegar a un rango de ±10 %.Los estimados pueden refinarse durante el tiempo del proyecto de acuerdo a la información disponible y a medida en que se resuelve la incertidumbre. servicio o resultado del proyecto. El presupuesto incluye los fondos autorizados para realizar el proyecto. Es importante considerar que las características y la cantidad de persona en el equipo del proyecto dependen de las condiciones específicas del cada proyecto y de la disponibilidad del recurso humano (Project Management Institute. quienes son responsables de cubrir los roles que se les asignan y las responsabilidades para completar el proyecto. obteniendo totales para establecer una línea base autorizada del costo (Project Management Institute. que se relacionan principalmente con el costo de los recursos (personas) para realizar el proyecto. 2013). 3.3 Administración de integración y recursos humanos Finalmente tenemos la parte relativa a la administración de los Recursos Humanos del Proyecto. y sirve como base para la medición posterior. En estos procesos se deberían considerar también los costos de usar y mantener el producto. Los procesos para la administración de costos. El Project Management Institute (2013) menciona que para crear el plan administrativo del costo (Cost Management Plan) se requiere documentar información sobre: Los involucrados (stakeholders) atendiendo el hecho de que tienen diferentes necesidades y formas para registrar los costos. y debe de incluir los siguientes costos: Costos directos: Los recursos humanos del proyecto asignados a las actividades Materiales Equipo Costos fijos o indirectos: Servicios Instalaciones Categorías especiales como inflación permitida y contingencias Determinar el Presupuesto (Determine Budget) Para determinar el presupuesto del proyecto se deben agrupar los costos estimados de los paquetes de trabajo o actividades. 00 Material Tabla 2. 2013).00 Especialista en Pruebas Humano $20. tales como costos.00 Papel posters Material $10. ya sea en forma individual o bien en equipos de trabajo.00/hr $0. Ejemplo Para determinar el costo estimado para reparar los defectos de software en un proyecto de desarrollo. tiempo y costo.5 días Versión post-producción 2.00 Lona Material $40. En este tema se analizaron los principales procesos de las áreas de conocimiento que generan los planes y los resultados que servirán como .La planeación de los recursos humanos consiste en determinar aquellas personas que tengan los conocimientos y habilidades necesarias para realizar cada una de las actividades del proyecto.00/hr $200.50 $0.00 Diseñadores Humano $50.00/hr $0. los recursos del proyecto son elementos críticos para el éxito del proyecto.00 $0.00 Equipo de distribución Humano $40. Conclusión Como se ha comentado a lo largo de este tema. se determina el presupuesto de las actividades del proyecto.00/hr $150.00/día $150. calidad y otras áreas del proyecto que pueden verse impactadas en forma directa (Project Management Institute.00/hr $0. cronogramas.5 días Tabla 1. donde en la primera tabla se muestran las actividades y en la segunda los recursos que se requieren para el proyecto: Actividades del proyecto Nombre de la tarea Duración Requerimientos y análisis 12 días Codificación y prueba unitaria 5 días Integración y prueba del sistema 2 días Prueba beta 2. Actividades del proyecto Recursos del proyecto Nombre del recurso Tipo Tasa estándar Cost/Uso Analistas Humano $250. Con base en lo anterior es necesario considerar todos aquellos factores. se relacionan con el alcance.00 Programadores Humano $25. riesgos.00 Equipo de computo Equipamiento $25. Recursos del proyecto Con base en los tiempos y los recursos requeridos para cada uno de ellos.00 Gasolina $12. y tomando en consideración los costos de cada uno de los recursos.00 $0. El recurso humano puede realizar dichas tareas. Referencias bibliográficas Project Management Institute (2013). En los temas siguientes se analizará la forma en que se pueden administrar estos recursos con el uso de herramientas de software tales como OpenProj o Microsoft Project. ​ D. Comprender cómo se definen los costos y presupuesto del proyecto.criterios de evaluación del proyecto.© Universidad Tecmilenio®​ .).R. (5ª ed. Checkpoint Asegúrate de poder: Explicar cómo se realiza un programa o calendario de actividades. Pennsylvania. USA: PMI. Reconocer la planeación correcta de los recursos humanos. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. tales como: .htm) / Tema 4 Tema 4 Introducción Explicación Actividad en línea individual Evidencia 1 Recursos Tema 4.htm) / Módulo 1 (modulo1.1 Administración de la comunicación y el abastecimiento Una herramienta que sirve de apoyo al administrador de proyectos en los procesos de planeación. por ejemplo: Definición de los requerimientos del proyecto Descomposición del proyecto en paquetes de trabajo Desarrollo gráfico de las tareas del proyecto Integración de las precedencias del proyecto mediante gráficas de Gantt. Ruta crítica y PERT. son aquellos recursos computacionales que le permitan documentar el proceso administrativo que realicen. Software para la administración de proyectos Explicación 4. seguimiento y control de los proyectos.htm) Inicio (index.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index. entre otras Estimación del tiempo para las actividades Gráficas de avance de las actividades Evaluación del avance del proyecto Control de cambios El software para la administración de proyectos (Project Management Information System) incluye diversas herramientas para desarrollar y facilitar la realización de los procesos de la administración de proyectos. Herramientas del software para la administración de proyectos Es importante aclarar que el uso de estas aplicaciones requiere del conocimiento de la disciplina de la administración de proyectos para planear y controlar un proyecto que cumpla con los requerimientos y las condiciones del cliente. el equipo necesario para su realización e incluso puede referirse a los materiales utilizados (Microsoft. Los recursos de un proyecto pueden ser personas que realicen el trabajo. Modos de acceso al software para la administración de proyectos Entre las herramientas comerciales que pueden utilizarse para administrar un proyecto se encuentran las siguientes.Figura 1. es hora de realizar la asignación de recursos a cada una de las tareas.2 Planeación del proyecto Programación de tareas y asignación de recursos Una vez que se han definido las tareas y se ha organizado el equipo de trabajo. por ejemplo: Figura 2. 2013). . El software para la administración de proyectos puede ejecutarse desde diferentes fuentes. 4. 00/día $0. Actividades del proyecto Nombre del recurso Tipo Etiqueta Iniciales Grupo Max.00 Estándar Lona Material metro L $40.5 días Vie 11/1/13 Jue 11/5/13 4 Producción terminada 0 días Jue 11/5/13 Jue 11/5/13 5 Tabla 2.00/hr $0.00/hr $0.00 $0.00 Estándar . Veamos un ejemplo: Nombre de la tarea Duración Inicio Fin Predecesor Producción materiales publicidad 12 días Mon 10/21/13 Tue 11/5/13 Diseñar materiales 5 días Lun 10/21/13 Vie 10/25/13 Adquirir materiales para producción 2 días Lun 10/28/13 Jue 10/29/13 2 Producción de materiales 2.00/hr $0.00 $0. En el desarrollo de un proyecto al asignar recursos a una determinada actividad —además de indicar la cantidad que se utilizara del recurso—.00/hr $0.00/hr $0.00/hr $0.00 Estándar Personal de Humano producción PP 100% $50.00 Papel posters Material metro P $10.00 Estándar Personal de Humano distribución PD 100% $25.00/hr $150.00/hr $200.00 $12. de tal forma que se pueda posteriormente determinar el costo del proyecto.5 días Mie 10/30/13 Vie 11/1/13 3 Distribución de materiales 2.50 Tabla 3.00 Equipo de Humano distribución ED Gasolina G Material litro 100% $40.Dichos recursos se planean en función de los requerimientos de cada una de las tareas.00 Estándar Impresora lonas Humano IL 100% $25.00/hr $0.00/hr $0. Tasa material unids estándar Tasa extra Cost/Uso Calendario base Diseñadores Humano de marketing DM 100% $250. se debe indicar el costo por unidad.00/hr $150. Recursos del proyecto $0.00 Estándar Impresora posters Humano IP 100% $20. Figura 3. El conocer dichos costos tiene diversos beneficios. entre ellos se encuentran los siguientes: Figura 4. Beneficios de un presupuesto ¿Cómo determinar el presupuesto del proyecto? Lo esencial para la determinación del presupuesto del proyecto es tener bien definidas las tareas del proyecto y los recursos de trabajo. así como materiales que se requerirán en cada una de las tareas. Garrison (2011) explica que el presupuesto es un plan detallado para adquirir y utilizar recursos financieros y de otro tipo durante un periodo especificado. por lo que permiten prever anticipadamente eventos futuros con cierto grado de certidumbre. Una vez que se tiene esa información se debe proceder de la siguiente forma: . y así evitar costos adicionales o tiempos que pudieran provocar dificultades o la cancelación del proyecto. El objetivo principal del presupuesto de un proyecto es proveer información acerca de los costos del proyecto. Presupuesto del proyecto El presupuesto es un elemento clave para hacer frente a situaciones de incertidumbre y que impide prever anticipadamente los eventos futuros. 2010). tiempos y costos. Los presupuestos proveen información financiera de forma anticipada. Ese es el punto inicial y crítico para el presupuesto. lo cual es crucial para la supervivencia (Paniagua. de tal forma que se pueda cumplir en tiempo y forma con el proyecto. recursos. Gráfica de Gantt Finalmente. es importante que se planee de manera adecuada las actividades. duraciones. Tomando en consideración la información del proyecto que se muestra en la tabla 1 de este tema. revisa el presupuesto del proyecto: Nombre de la tarea Costo Actual Costo por ejecutar Costo total Diseñar materiales $10.00 $0. quien deberá programar reuniones con los responsables de las tareas para el análisis de los avances.00 $0. Determinar el costo de cada una de las tareas considerando los recursos. cantidades y costos unitarios.000. Por lo anterior. Esta labor es responsabilidad del líder o director del proyecto.00 $3. para poder completar en tiempo y forma las tareas del proyecto.00 Producción de materiales $36. En el caso de utilizar una herramienta para la administración de proyectos. y para ello se debe determinar el presupuesto para el mismo. 4.00 Distribución de materiales $0.00 $0. puede ser necesario: Hacer ajustes a los tiempos de las tareas (esto genera aumento en el costo de la tarea).700.3 Seguimiento y control del proyecto Es necesario establecer un mecanismo de control que asegure el cumplimiento de las fechas establecidas para el proyecto en el cronograma. cantidades y costos unitarios de los mismos.00 $36. ella misma se encarga de costear cada actividad y el proyecto. se pueden evitar costos adicionales en el presupuesto derivados de ajustes. recursos.00 Adquirir materiales para producción $800.700.00 $0. Determinar el costo total del proyecto.875.00 Producción terminada $0. al proveerle la información de las tareas. Presupuesto del proyecto Finalmente. Establecer el costo unitario por unidad de tiempo para cada uno de los recursos de trabajo que se utilizarán en las tareas del proyecto.00 $800. Con base en la revisión del avance de las tareas del proyecto. Conclusión .00 $3. Determinar las cantidades por unidad de medida de cada uno de los materiales que serán utilizados en las tareas del proyecto.000.00 Tabla 4.875. Agregar más recursos a la tarea (esto genera aumento en el costo de la tarea).Determinar la duración en unidades de tiempo de cada una de las tareas. Ese mecanismo debe considerar fechas de revisión parciales que permitan analizar el avance que se está teniendo en el proyecto.00 $10. Asignar los niveles de avance a la hoja de control de tareas.00 $0. podemos concluir que en la medida que el mecanismo de control sea efectivo. es importante que se tenga información relacionada con el costo del proyecto. M. Para que la información que se administra en una aplicación para la administración de proyectos sea la que representa la situación del proyecto. Los presupuestos en época de crisis. Utilizar el software para la administración de proyectos en la planeación de tareas.com/es-es/project-help/mas-informacion-sobre-los-recursos-y-sudisponibilidad-HA001020284. (2011). Más información sobre los recursos y su disponibilidad. Las herramientas para la administración de proyectos pueden obtenerse de maneras independientes o integradas en una sola aplicación. seguimiento.imcp.microsoft. (2013).mx/IMG/pdf/miriam_paniagua_corre.).R.El software orientado a la administración de proyectos constituye un elemento esencial para la planeación y el control de los proyectos.pdf Checkpoint Asegúrate de poder: Identificar diferentes herramientas de software para la administración de proyectos. como las descritas en el PMBOK del PMI® que serán analizadas en el siguiente módulo. Recuperado de http://www. controlar el avance en las actividades y registrar rápidamente los cambios aceptados en el proyecto. Así como no es conveniente utilizar una herramienta de software sin el fundamento de la administración de proyectos. Referencias bibliográficas Garrison. ​ D. (2010). Una aplicación de software le facilita la planeación y el seguimiento del proyecto. LS-eBook contabilidad administrativa (11ª ed. R.aspx Paniagua. que incluye los datos necesarios para procesar la información del proyecto. Recuperado de http://office. deben aplicarse las herramientas y técnicas de la administración de proyectos en diferentes etapas o fases del proyecto. México: McGraw-Hill. Microsoft.org. control. tampoco es conveniente que un administrador de proyectos utilice el juicio y la intuición para administrarlo.© Universidad Tecmilenio®​ . recursos y presupuesto. una región o bien toda la humanidad. es posible que se fundamenten en un análisis del tipo CPC (Causa-Efecto-Causa). son sucesos observables que identifican a la problemática. Efectos: son los impactos derivados de las causas. una ciudad. Alternativas de solución: que son las acciones que se proponen para atender o resolver la problemática. es decir. en el que los elementos de ese análisis son los siguientes (Medina. Medina (2008) define un problema como: […] es una necesidad no satisfecha de una persona o grupo de personas. Planeación de un proyecto Explicación 5.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index. La siguiente figura puede apoyarnos en la comprensión del análisis CPC: .htm) / Módulo 2 (modulo2. Así que es el analizar una determinada situación lo que genera la idea inicial de un proyecto.htm) Inicio (index.1 ¿Cómo nace un proyecto? Un proyecto nace de una necesidad especifica que tiene una persona. una familia.htm) / Tema 5 Tema 5 Introducción Explicación Ejercicio Recursos Tema 5. es una situación indeseable que resta bienestar a las personas afectadas por la misma. 2008): Causas: que se refiere a los factores que se considera que provocan la problemática y que pueden ser clasificadas por ser similares. una organización. En relación a las características que generan esa idea inicial. Un proyecto siempre debe tener un objetivo. el cual debe presentar de forma clara y completa aquello que se pretende alcanzar. El objetivo principal debe tener tres elementos identificables que son el qué. Adicionalmente a esto se deben establecer objetivos específicos para el proyecto. 3. 2. una vez que se tiene identificada y analizada la situación. Los objetivos deben comenzar con un verbo en infinitivo. los cuales estarán relacionados con las principales características. Los objetivos. Características del objetivo: 1. Es sin duda la primera pregunta que nos debemos hacer. lo primero que se debe hacer es definir el objetivo del proyecto. Acorde con Partida (2013) un objetivo en un proyecto representa “qué se busca o qué pretende obtener”. Ejemplo de un objetivo: Neoris (2012) estableció un objetivo relacionado con un proyecto para la gestión de emergencias (en el cual participa en forma conjunta con el gobierno de España y con la Unión Europea): . Ejemplo de análisis causa-efecto-causa (CPC) Ahora bien. debido a que representan acciones específicas. nos va a indicar el punto final al que queremos llegar y será la motivación necesaria para culminar con éxito el proyecto.Figura 1. funcionalidades o especificaciones del proyecto. se genera la idea inicial del proyecto. el cómo y para qué del proyecto. es posible que requieran ser ajustados una vez que el proyecto comienza. que se definen en la parte inicial del proyecto. en función de los avances o situaciones que se vayan presentando. El objetivo principal debe proveer la guía base del proyecto. Los pasos que se pueden seguir para la delimitación de un proyecto pueden ser: Figura 2. ya que ellos serán quienes reciban los beneficios del proyecto. en forma específica los aspectos en los cuales se centraran los esfuerzos.Desarrollar un sistema integrado de gestión de emergencias capaz de mejorar en hasta un 30 % los tiempos de respuesta de los vehículos de emergencia que operan en las principales ciudades europeas. Esta delimitación debe darse desde el punto de vista de tiempo. No basta realizar una buena planeación del proyecto. ya que ellos. es decir. Etapas de la delimitación del proyecto 5. espacio y cualquier otro recurso relevante que se requerirá en el proyecto. y por lo tanto siempre se debe pensar en ello cuando se les presente información sobre el mismo. Rodríguez (2013) destaca que los clientes son quienes invertirán sus recursos en el proyecto.2 El enlace con el cliente y el estudio previo Rodríguez (2013) menciona que es de vital importancia en el proceso de planeación de un proyecto que los responsables de la planeación estén en contacto constante con el cliente del proyecto. como se mencionó anteriormente. se debe considerar que se requerirá convencer a los clientes.3 El proceso de planeación de un proyecto La planeación de proyectos debe contemplar las siguientes fases: . ya que de ello dependerá la integración de ambos y el éxito del proceso y producto final del mismo. En relación a la comunicación que debe darse entre los responsables del proyecto y los clientes (sponsors). Es necesario establecer la delimitación del proyecto. 5. y en un momento dado la aprobación o no del mismo. serán los responsables de la aprobación y liberación de los recursos económicos. de este enunciado se destaca lo siguiente: Se debe evaluar en forma adecuada quién o quiénes son los clientes (sponsors) del proyecto. Planeación inicial del proyecto Contar con el plan inicial del proyecto completo permitirá tener claridad en el proyecto. y al mismo tiempo proveer información suficiente para que sea evaluado por los terceros interesados. 2011): Tipo de objetivo Comentarios General Corresponde a las finalidades genéricas de un proyecto No presenta resultados concretos Tienen que ser coherentes con la misión de la empresa o institución Específicos Se derivan de los objetivos generales Indican los efectos específicos que se quieren Tabla 1.Definición del proyecto Estructura del proyecto Requerimientos del proyecto Red del proyecto Las tres primeras fases del proceso de planeación (definición. 2010): . estructura y requerimientos del proyecto) se deben realizar tomando en cuenta los siguientes puntos: Figura 3. Objetivos del proyecto Los objetivos del proyecto deben ser definidos considerando lo siguiente (SUPORT ASSOCIATIU. en estos puntos te ampliaremos la información sobre los objetivos. Las características que deben tener los objetivos específicos son las siguientes (Doolphy. acerca de cómo deben redactarse los objetivos. Objetivos del proyecto Es importante que tomes en consideración la información que se proveyó en el subtema 2.2 Etapas de un proyecto de TI. Enfoque técnico del proyecto De acuerdo con establecido por la FBO (2012). el enfoque técnico (technical approach) se define como la oferta de productos o servicios que satisfacen plenamente todas las características y requerimientos de los clientes en un proyecto. Características de los objetivos Prioridades en un proyecto Es necesario considerar la elaboración de una matriz de prioridades del proyecto. que permitirá identificar aquellos aspectos base del proyecto y cómo se deben manejar dentro del plan.Imagen 4. Tiempo Desempeño Costo Restringido Optimizado Aceptable Imagen 5. Los elementos que debe contener un enfoque técnico son los siguientes: Definición del producto o servicio Define de forma general el producto o servicio que será desarrollado. en la figura anterior podemos apreciar un proyecto que tiene una restricción de tiempo importante y por ello debe ponerse especial atención en el cumplimiento de las asignaciones. Matriz de prioridades del proyecto Por ejemplo. . Detalles tecnicos relacionados con el desarrollo del producto o servicio. Contenido del enfoque técnico Estructura del proyecto La estructura de control del proyecto se debe centrar en asegurar los resultados del proyecto. En cuanto a la estructura del equipo de trabajo es conveniente que se considere la elaboración de una matriz de asignación de responsables para cada uno de los entregables del proyecto. Administración de Proyectos (4a ed. E. .Especificaciones técnicas del producto o servicio Funcionalidades del producto o servicio. se debe considerar que se requiere definir: Quiénes son los clientes (sponsors) del proyecto y quiénes son responsables de establecer los requerimientos y la aceptación del proyecto.). en relación con los miembros del equipo que estarán participando. México: McGraw Hill. y Larson. Los responsables administrativos de los beneficios del proyecto. Documentación Manuales y documentación técnica que se entregará al cliente para el uso y manejo del producto o servicio. Soporte técnico Que se ofrecera al cliente para garantizar el adecuado funcionamiento del producto o servicio. C. Imagen 6. Matriz de responsabilidades para un proyecto. A continuación se muestra un ejemplo de este tipo de matrices: Imagen 7. Fuente: Gray. Equipo del proyecto en función de las características del proyecto y los perfiles del recurso humano disponible. (2009). ya que son ellos los impulsores del proyecto y los principales beneficiarios. programar y supervisar el avance del proyecto. la cual permitirá analizar el detalle de todas las actividades y subactividades del proyecto. también es importante considerar que se debe crear una estructura para la descomposición del trabajo (EDT). los tiempos para que dichas actividades finalicen e inicien acorde a la ruta crítica del proyecto. como parte de la estructura del proyecto. Estructura de descomposición del trabajo para un proyecto de desarrollo de software (EDT) La fase de red del proyecto De acuerdo a Gray y Larson (2009) “la red del proyecto es la herramienta que se utiliza para planear. Se desarrolla a partir de la información que se recopila para la EDT y es un diagrama de flujo gráfico para el plan de trabajo”. Imagen 8. En la siguiente figura se muestra un ejemplo parcial de una EDT.Finalmente. Dicha red incluye aquellas actividades del proyecto que deben ser completadas. de tal forma que puedan ser programadas y asignadas en forma adecuada por los responsables. . abril). España. El análisis de la problemática como estrategia para generar ideas de proyectos.fbo. a fin de que se alcancen los objetivos establecidos. Claves en el éxito de un proyecto. A.php?option=com_content&view=article&id=105%3Aque-es-el-plaestrategic&catid=34%3Apmf-activitats&Itemid=44&lang=es Checkpoint Asegúrate de poder: Comprender los diferentes aspectos que deben ser considerados para iniciar un proyecto. Recuperado de http://mantenimiento-mi. 35 preguntas que un emprendedor debe responder a un inversor. España.com/es/newsspain/2012 Partida.com. Definición de objetivos. Recuperado de https://www. Explicar la relación que debe generarse entre el equipo del proyecto y los . Recuperado de http://cayein. (2013. Establece los objetivos de tus proyectos. Colombia. (2012).com/wp-content/uploads/2011/02/Elan+%C3%ADlisis-de-la-problem+%C3%ADtica-como-estrategia-para-generar-ideas-de-proyectos. (2012). Granada.suport.neoris. ¿Qué son los objetivos generales. Expansión. Pero que cuando se desarrolla en forma adecuada establece las bases para el adecuado desarrollo y seguimiento del proyecto. Madrid.pdf Neoris.com/es/2010/08/10/establece-losobjetivos-de-tus-proyectos/ FBO. 11 de enero).doolphy. Recuperado el 3 de octubre de 2013. septiembre).com/2013/01/11/emprendedoresempleo/emprendimiento/1357928987. Trabajo presentado en el V CONGRESO INTERNACIONAL DE GERENCIA DE PROYECTOS. Recuperado de http://gestio.html SUPORT ASSOCIATIU. Ejemplo de la red de un proyecto Conclusión La planeación de un proyecto es un proceso que requiere de un trabajo coordinado entre los responsables del proyecto y las áreas beneficiadas por el mismo. Referencias bibliográficas Doolphy. Mantenimiento & Mentoring Industrial. (2011). The Doolphy Team.es/2013/definicionde-objetivos-claves-en-el-exito-de-un-proyecto Rodríguez.gov/index? s=opportunity&mode=form&id=30c6e570800fac41d8ceea99a5d0bd6f&tab=core&_cview=1 Medina.org/index. (2013. Bogotá. Recuperado de http://www. Recuperado de http://www. (2008. (2010). E.expansion. de http://blog. Neoris participa en el proyecto Vi@libre para la gestión de emergencias.Imagen 9. M. Digital Asset Management System. específicos y operativos de un proyecto? Mejora de la gestión de entidades no lucrativas. clientes (sponsors) del mismo.R. Desarrollar una planeación de un proyecto tomando en consideración el proceso que permita asegurar el éxito en su ejecución.© Universidad Tecmilenio®​ . ​ D. control y cierre de proyectos de tecnologías de información Explicación 6.1 La ejecución constante y medición del avance de un proyecto Los administradores de proyectos deben realizar un monitoreo tal que permita el seguimiento y control de los procesos relacionados con la ejecución del proyecto.) en relación con lo establecido en el plan del proyecto. 2009): Medición de las actividades en ejecución del proyecto. seguimiento. etc. Detectar las áreas de oportunidad o riesgos potenciales del proyecto. de tal forma que se identifiquen en forma oportuna aquellas áreas de oportunidad o de riesgo que lleven al proyecto en las mejores condiciones de tiempo.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index.2 Conceptos y herramientas para el seguimiento y control En el tema 4 estudiamos lo referente al software para la administración de proyectos. principalmente los objetivos. Las principales acciones que se deben llevar a cabo durante la ejecución del proyecto son (Gray. El seguimiento de un proyecto considera que se deben revisar los siguientes aspectos (Gray. costo y calidad. Monitoreo de las variables o factores críticos para el seguimiento del proyecto (duración. que requieran ajustes. Siempre que sea necesario realizar ajustes al proyecto. costo. 6. calidad.htm) / Módulo 2 (modulo2.htm) / Tema 6 Tema 6 Introducción Explicación Actividad en línea individual Recursos Tema 6. en este punto retomaremos dicho tema ya que no sólo son útiles para la planeación del proyecto. Ejecución. alcance. se deben documentar de tal forma que generen un aprendizaje para el equipo y los administradores del proyecto.htm) Inicio (index. 2009): . sino también para su seguimiento y control. Otro aspecto que se debe considerar es nunca perder de vista la definición inicial del proyecto. y que corresponde a la línea de base del proyecto. Detectar aquellos factores que pudieran provocar problemas en el control y por tanto desviaciones en el proyecto. limitaciones y requerimientos de los clientes y beneficiarios del proyecto. . Aspectos relevantes en la supervisión de un proyecto Algunas de las herramientas que pueden ser útiles para llevar a cabo el seguimiento de un proyecto son: Diagrama de Gantt Figura 2. donde es posible visualizar las fechas o periodos en los cuales será desarrollada una determinada actividad. Las actividades que se incluyen en color rojo denotan que son críticas para el proyecto. mientras que las que se muestran en color azul tienen un margen de holgura determinado por aquella de mayor duración que se ejecuta en forma paralela. Cada actividad tiene un punto de inicio y un punto de terminación.Figura 1. Diagrama de Gantt Esta herramienta permite mostrar visualmente a secuencia de actividades del proyecto en forma de cronograma. puede ser necesario: Hacer ajustes a los tiempos de las tareas (esto genera aumento en el costo de la tarea).El conjunto de las actividades críticas definen el inicio y fin del proyecto. quien deberá programar reuniones con los responsables de las tareas para el análisis de los avances. derivados de ajustes para poder completar en tiempo y forma las tareas del proyecto. sin embargo. Los ejemplos aquí incluidos están desarrollados con OpenProj. se concluye que en la medida que el mecanismo de control sea efectivo se pueden evitar costos adicionales en el presupuesto. toma su nombre de Program Evaluation and Review Techinique (PERT). puede utilizarse cualquier software para la administración de proyectos. así como la duración total del mismo. Ejemplo relacionado con el seguimiento y control de un proyecto El impacto financiero de que el proyecto no sea entregado en tiempo reduciría en un 77% la utilidad que . Diagrama de PERT El diagrama de PERT. Con base en la revisión del avance de las tareas del proyecto. Aseguramiento de fechas de cumplimiento Es necesario establecer un mecanismo de control que asegure el cumplimiento de las fechas establecidas para el proyecto en el cronograma. y que en su conjunto determinaran el inicio y el fin del proyecto. Agregar más recursos a la tarea (esto genera aumento en el costo de la tarea). Asignar los niveles de avance a la hoja de control de tareas. o también conocido en las herramientas de software para la administración de proyectos como diagrama de RED. Permite generar una red de las actividades del proyecto. donde las actividades que aparecen en rojo corresponden a la ruta crítica del proyecto. que se refiere a la técnica de revisión y evaluación de programas. Diagrama de PERT Figura 3. Esta labor es responsabilidad del líder o director del proyecto. Por lo anterior. o perderlos. tareas y recursos del proyecto pueden impactar el conservar clientes e inversionistas. Para ello ilustraremos en qué forma las actividades. Ese mecanismo debe considerar fechas de revisión parciales que permitan analizar el avance que se está teniendo en el proyecto. com. ya que las implicaciones sobre el prestigio de la compañía se verían afectadas. Esta fase es vital. Agendar reuniones con los beneficiarios del proyecto para revisar posibles diferencias. Acciones derivadas de oportunidades o riesgos presentados durante la ejecución del proyecto. ya que también debe considerarse la calidad del producto o servicio. .se había presupuestado para el proyecto.gestaoetc. pues se deben entregar los resultados al cliente y los beneficiarios. planeación. sino sobre nuevas versiones de esa línea base. y deberá considerar que el documento debe contener los principales aspectos relacionados con: Inicio y plan del proyecto. costo y recursos asignados a cada una de las actividades del proyecto. Documento de cierre de proyecto El administrador del proyecto es el responsable de la preparación del documento de cierre. de tal forma que al realizar ajustes éstos no deben ser sobre la línea original. en su caso. pero además. no es lo único. 6. una vez que el proyecto ha sido completado en sus fases de inicio. derivado de lo que el cliente piense al respecto. Preparación del proceso de liberación de los productos entregables del proyecto a los beneficiarios. seguimiento y control. El cierre del proyecto debe generar experiencia y conocimiento que generen mejoras en siguientes proyectos. Revisar asuntos pendientes con empleados y proveedores para la preparación del finiquito del proyecto. y por ello debe considerarse la definición inicial de la línea base del proyecto y. No son sólo las implicaciones financieras las que el sistema de control debe cuidar. es necesario realizar la fase de cierre del proyecto. Figura 4. Por ello el tener un buen sistema de control nos ayuda a evitar este tipo de situaciones.3 Cierre exitoso del proyecto y evaluación del cliente Finalmente. Procesos del PMBOK® Imagen obtenida de http://www. Agendar sesiones con los diferentes grupos del equipo del proyecto. los ajustes que se hayan realizado. de tal forma que ellos serán los responsables de la aceptación de dichos resultados.br/1028/agile-e-pmbok-e-possivel-unir-os-opostos/ Sólo para fines educativos. La línea base identifica duración. Monitoreo de la ejecución y principales consideraciones sobre el valor generado por el proyecto para el cliente. Agendar reuniones de cierre con el cliente y beneficiarios. y ello además podría impactar sobre posibles clientes a futuro. Entre las acciones que se deben realizar para llevar a cabo el cierre del proyecto se encuentran las siguientes: Preparar la documentación del proyecto. así como con la experiencia y conocimiento adicional que se desarrolló por parte del equipo del proyecto y que debe haber quedado documentado.). El uso de herramientas para la administración de proyectos también puede ser de utilidad para el seguimiento y control de los mismos. Administración de Proyectos (4a ed. Checkpoint Asegúrate de poder: Comprender la importancia del seguimiento y control de un proyecto. Los puntos anteriores permiten demostrar que los objetivos y expectativas del proyecto fueron cubiertos y que todos los involucrados quedaron satisfechos con los resultados del mismo.Recomendaciones para el cliente y los beneficiarios. Conclusión Es importante que los proyectos no sólo sean planeados para buscar el éxito en su implementación.R. sino asegurarse que en su ejecución no se pierda el rumbo y más todavía que una vez concluido queden las evidencias de toda la labor realizada y del cumplimiento de los objetivos. E. Listado de todos los entregables del proyecto: Técnicos Operativos Financieros Documento para las firmas derivadas del cierre exitoso del proyecto. y Larson. Referencias bibliográficas Gray. Conocer las acciones que se deben realizar para llevar a cabo el cierre del proyecto. (2009). Preparar el documento de cierre del proyecto para entrega de resultados al cliente. México: Mc Graw Hill. C. ​ D.© Universidad Tecmilenio®​ . que en este caso estamos adaptando para enriquecer el proceso y buscar la integración y desarrollo de equipos de alto rendimiento: 1. Analizar los objetivos del proyecto. 2. pero dejar espacio para la reflexión y generar ideas acerca del porqué están ellos siendo llamados y qué pueden aportar para enriquecer el proyecto. 6. las características del producto o servicio y el cronograma de actividades propuesto. 1. Definir el modelo de organización que mejor convenga al proyecto (ver la tabla 1).htm) Inicio (index. utilizando los recursos necesarios para facilitar el control del proyecto. Lewis (2004) propone etapas para la organización de equipos. Muñoz (2008) presento un artículo donde analiza las 12 características que debe tener un equipo de alto rendimiento. que pueden ser utilizados en la administración de proyectos.1 Desarrollo de equipos de alto rendimiento Modelos para organizar al equipo del proyecto Es importante que el equipo de trabajo del proyecto este organizado. Hablando de equipos de alto rendimiento en relación al desarrollo de proyectos. Administración de equipos de proyectos y el riesgo del proyecto Explicación 7. En la siguiente tabla se muestra información relacionada con algunos modelos de organización de equipos de trabajo. 5. Propósito claro: Todos los miembros del equipo deben saber exactamente cuál es el objetivo a alcanzar. 4.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index. Determinar los requisitos que debe cubrir el responsable de cada una de las actividades. Asignar a cada uno de los miembros del equipo en las diferentes actividades. 3.htm) / Módulo 2 (modulo2. acorde a su perfil. Comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera: El intercambio ágil de la información permite asegurar que se adoptarán oportunamente las . de tal forma que sea capaz de que los objetivos del proyecto se cumplan dentro del tiempo establecido. Presentar claramente las ideas relevantes del proyecto.htm) / Tema 7 Tema 7 Introducción Explicación Ejercicio Recursos Tema 7. 2. Realizar una reunión de integración que contemple a todas aquellas personas que formaran parte del equipo. 6.2 El liderazgo del administrador de proyectos El administrador del proyecto es el responsable de los procesos de planeación. 10. Búsqueda de la excelencia: En aspectos técnicos. Participación en el grupo: Deben sentirse involucrados en la discusión de los problemas y en las decisiones que se adopten. Búsqueda de la innovación: Genera nuevas formas de ver y solucionar los problemas. Equipos multidisciplinarios-problemas multidisciplinarios: La búsqueda de una solución debe ser abordada por un equipo que incorpore representantes de las distintas áreas funcionales. Unir talentos en el momento y lugar adecuado fortalece al equipo. 9. Compromiso: Los integrantes de éste sienten un compromiso no sólo con el trabajo a realizar.3. relaciones entre sus integrantes y con otros involucrados. Como líder es también quien debe organizar e integrar al equipo del proyecto. 12. 7. Es importante considerar el papel de los integrantes del equipo del proyecto. ya que es necesario tener presente tres aspectos relevantes: Todos los integrantes deben seguir las metas y objetivos establecidos. Orientación a la solución de problemas: Orientación a la solución de problemas y no a la búsqueda de culpables. responsabilidad por el trabajo y resultados. 4. Tener un buen líder y seguirlo aseguran un buen desempeño del equipo. Las principales funciones del administrador del proyecto son las siguientes: . Celebración de los logros: Es una oportunidad para que el gerente de proyecto destaque en forma especial a quienes han contribuido al éxito alcanzado más allá de lo esperado. Voluntad de aprender de los demás: Los integrantes del equipo tengan voluntad de aprender nuevas técnicas o métodos para ser aplicados en el proyecto. control y cierre del proyecto. la capacidad innovadora de un equipo es la mejor forma de hacerlo. En la mayoría de los casos es la cara del equipo del proyecto ante el cliente y en ocasiones ante los beneficiarios del proyecto. 5. 8. ejecución seguimiento. decisiones correctas. Involucrar a todas las personas relevantes: Nadie es capaz de entender o resolver un problema solo. 7. sino que también con sus compañeros. Descontento con el status quo: Queremos buscar nuevas y más eficientes formas de llevarlo a cabo. 11. Es el líder responsable del equipo y quien está al frente de la toma de decisiones del proyecto. presupuesto. Planeación del proyecto en respecto de las actividades. plan de acción y el seguimiento y control del proyecto. etc. recursos. El proceso de administración de riesgos es el que define la manera en la que se realizarán las actividades para administrar el riesgo (James. Esto requiere que se asignen suficientes recursos y tiempo para desarrollar las actividades que administran el riesgo. Coordinar los esfuerzos para realizar en los objetivos o alcances del proyecto. sino por la aceptación informal de quienes estarán dentro del equipo. . asignaciones. el tipo y la visibilidad de la administración de proyectos tengan un balance con los riesgos y con la importancia del proyecto para la organización.3 Administración del riesgo de un proyecto Se dice que un riesgo es un evento o condición incierta que si se presenta puede afectar positiva o negativamente al menos a un objetivo del proyecto. Pero.Interacción constante con el cliente en forma especial en la etapa inicial y cierre del proyecto. Tipos de riesgos Para administrar el riesgo se requiere de una planeación. así como disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos del proyecto. sino de liderazgo respecto del equipo de trabajo al cual se dirigirá. Toma de decisiones personales y de equipo que se requieran para evaluar el avance del proyecto. 7. para que realmente se logren los objetivos del proyecto. Recuerda que un líder debe ser reconocido no solamente por la asignación formal del mismo. Es importante que se asegure que el grado. identificación. cuando sea necesario o a solicitud de los clientes y beneficiarios del proyecto. 2010). El administrador del proyecto debe ser un líder que posea ciertas características que lo califiquen no sólo desde el punto de vista técnico del dominio de las etapas de la administración de proyectos. Weeks (2010) indica que se pueden reconocer dos tipos de riesgo: Figura 1. de tal forma que se pueda incrementar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos. análisis. En materia de proyectos. así como con participantes externos que intervengan en las tareas del proyecto. Comunicación constante con clientes y beneficiarios del proyecto. 2010). ¿qué características como encargado de las negociaciones hacia el exterior e interior del equipo debe tener este líder? En la siguiente tabla se muestran las características de un buen negociador (BIC GALICIA. Ejercer la dirección y liderazgo del equipo del proyecto. Argentina. 7000 Tandil. El trabajo puede ser realizado por el administrador del proyecto. (2010). Para el seguimiento se utilizan técnicas y análisis como el uso de varianzas y los análisis de tendencias que utilizan la información generada durante la ejecución del proyecto. otros que requieran cambios y actualizando los riesgos.pdf Clausse. Galicia. Conclusión En este tema se analizó primeramente cómo integrar y desarrollar equipos de proyecto de alto rendimiento capaces de ofrecer las mejores condiciones para el desarrollo de los proyecto. los clientes. Las respuestas al riesgo se ejecutan durante todo el ciclo de vida del proyecto. que sea realista en el contexto del proyecto. de tal forma que se alcancen los resultados mediante acciones correctivas y solución de conflictos. Por último. Recuperado de http://www. insertando recursos y actividades en el presupuesto. considerando los eventos anticipadamente. ISISTA.bicgalicia. en el programa y en el plan administrativo del proyecto. Se contempló lo relativo a la integración de planes de acción para los riesgos conocidos y de planes de contingencia para los no conocidos. El plan de respuesta al riesgo atiende el riesgo de acuerdo a su prioridad. Recuperado de . el equipo de trabajo. (2002). Las respuestas al riesgo deben lograr un balance entre la significancia del riesgo. pero debe darse seguimiento al trabajo continuamente para encontrar riesgos nuevos. Cómo presentar un proyecto en público. Identificar los Riesgos (Identify Risks) Con este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.org/files/FerramentasEmprender/cast/Presentar_Proyectos_enPublico_cas. Facultad de Ciencias Exactas. otros administradores de proyecto.A continuación se enlistan los pasos para la administración de riesgos (James. el equipo para la administración de riesgo. Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 1. A. 2010): Haz clic sobre cada nivel para revisar la información. los involucrados (stakeholders) o expertos en la administración de riesgos. el costo para lograr el reto. aprobado por todas las partes involucradas y asignado a alguna persona. de acuerdo a las necesidades que se presenten. España: Xunta de Galicia. Universidad Nacional del Centro. Referencias bibliográficas BIC GALICIA. Después se revisaron los principales aspectos relacionados con el liderazgo del administrador de proyectos para que las acciones del proyecto produzcan los beneficios esperados por los clientes y beneficiarios. expertos externos en la materia usuarios finales. La administración del riesgo se considera una actividad proactiva que permite que el programa del proyecto sea más realista. Organización de equipos de trabajo de investigación y desarrollo. se consideró el proceso que debe seguirse para la administración de los riesgos del proyecto. org/sitecore/content/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/media/48D5C51A2FA24 Muñoz.com.exa. ¿Cómo evitar el factor Titanic en su proyecto?. ​ D. Recuperado de http://americalatina. (2008). Analizar los planes de trabajo que se requieren para administrar en forma adecuada los riesgos conocidos y no conocidos de un proyecto. (2010).wordpress. F.unicen. PMI América Latina. Universidad para la Cooperación Internacional.http://www.© Universidad Tecmilenio®​ .pmi.R. Analizar el papel del administrador del proyecto y las características que debe tener para ser un buen líder.com/2008/03/06/doce-caracteristicas-de-un-equipo-de-alto-rendimiento/ Weeks. Doce características de un equipo de alto rendimiento. Recuperado de http://iaap. Determinación de riesgos en entornos muy interactivos.ar/catedras/manageit/docs/Equipos. B. T.pmi.org/sitecore/content/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/media/726EB975FA494F2E Checkpoint Asegúrate de poder: Explica las características de un equipo de proyecto de alto rendimiento.edu. IAAP. Recuperado de http://americalatina. (2010). Costa Rica. PMI América Latina.pdf James. Análisis de riesgos fácil. este organismo es el Project Management Institute (por sus siglas en inglés PMI). Actualmente hay seis certificaciones disponibles que han sido desarrolladas rigurosamente.htm) / Módulo 2 (modulo2. PMI define una certificación como: Un programa exhaustivo de certificaciones para quienes practican la profesión de proyectos en cada nivel de educación y habilidades. El PMI ha desarrollado estándares en materia de administración de proyectos donde la Guía del PMBOK es su principal elemento. Técnico certificado en dirección de proyectos (CAPM)® . Existe un organismo internacional que se encarga del manejo de los estándares en materia de administración de proyectos. Un aspecto que está presente en las tecnologías de información es el relacionado con el manejo de estándares que aseguren no sólo la calidad de los proyectos. la educación y la competencia para liderar y dirigir proyectos exitosamente.1 Tipos de certificaciones del Project Management Institute (PMI) En la actualidad es cada vez más indispensable el desarrollo de proyectos para diferentes organizaciones. Es reconocida y demandada en todo el mundo y demuestra que se tiene la experiencia.htm) / Tema 8 Tema 8 Introducción Explicación Actividad en línea individual Evidencia 2 Recursos Tema 8. 2. sino como responsable de los procesos de capacitación de profesionales de alto rendimiento en esta materia. sino de los procesos que se siguen para la ejecución del mismo. por lo cual el desarrollo de proyectos para diferentes situaciones relacionadas con problemáticas del área de Tecnologías de Información es un requerimiento indispensable. Proceso de certi⤅cación PMP Explicación 8. 2014): 1. Profesional en dirección de proyectos (PMP)® Es la certificación más importante en la industria y la más reconocida para los gerentes de proyectos. que se han acreditado mundialmente y que son fácilmente transferibles entre fronteras e industrias. debido a la evolución constante de las tecnologías de información. pero el instituto no sólo se ha quedado en desarrollador de estándares.TI09504 Administración de proyectos de tecnologías de información (index. Las seis certificaciones que desarrolla el PMI son las siguientes (PMI.htm) Inicio (index. 4. así como las organizaciones donde son utilizadas. Profesional en dirección de tiempos del PMI (PMI-SP)® Se diseñó en respuesta al constante crecimiento. Practicante certificado por PMI en enfoques ágiles (PMI-ACP)SM Demuestra el conocimiento en prácticas ágiles a quienes trabajan en organizaciones que usan dichas prácticas para gestionar proyectos. 2014). Esta guía ha ido evolucionando a través de los años. Demuestra que se tiene el conocimiento y entiende la terminología y los procesos fundamentales de la gestión efectiva de los proyectos según la Guía del PMBOK®. Para terminar este punto a continuación se presenta un listado de los principales temas que contiene la Guía del PMBOK® (Estándares PMI. aprobado por un cuerpo reconocido y que ofrece reglas. Los estándares globales que han sido desarrollados por el PMI establecen las guías de las mejores prácticas que deben seguir los administradores de proyectos. 6. programas y portafolios.3. Profesional en dirección de programas (PgMP)® Reconoce a quienes tienen experiencia y habilidades avanzadas como directores de programas. guías o características para que se use repetidamente”. Acorde a Estándares PMI (2014) “un estándar es un documento establecido por consenso. complejidad y diversidad de la dirección de proyectos. donde se proveen “definiciones estandarizadas claras y concisas para los términos que se usan con más frecuencia en la dirección de proyectos. El término PMBOK® se deriva de las siglas en inglés Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). desde que a principios de los noventas surgió la primera versión hasta la versión actual. programas y portafolios” (Estándares PMI. Dado que esta guía define los estándares globales del PMI que son el fundamento de la administración de proyectos. Profesional en dirección de riesgos del PMI (PMI-RMP)® Se diseñó en respuesta al constante crecimiento. 5. 2014): . 8. es necesario presentar alguna información relevante sobre ellos. complejidad y diversidad de la dirección de proyectos. considerando que permiten asegurar que el conocimiento y el marco de la dirección de proyectos se mantienen actualizados.2 Guía para la Administración de Proyectos PMBOK® Guide La Guía de PMBOK® es el estándar en materia de administración de proyectos. 2014) . Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos (PMI. 2014) Introducción Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Gestión del Tiempo del Proyecto Gestión de los Costes del Proyecto Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión de los Riesgos del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Tabla 2.Introducción Finalidad dela GUÍA de/PMBOK® ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es la dirección de proyectos? La estructura de la Guía del PMBOK® Áreas de experiencia Contexto dela dirección de proyectos Ciclo de Vida del Proyecto y Organización Ciclo de vida del proyecto Interesados en el proyecto Influencias dela organización Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto Procesos de Dirección de Proyectos Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos Interacciones entre procesos Correspondencia de los procesos de Dirección de Proyectos Tabla 1. Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (PMI. pmi. es recomendable que tenga una certificación. Comprender la utilidad de la Guía del PMBOK® como estándar para las certificaciones del PMI. (2014).R.pmi. como las descritas en el PMBOK® del PMI® que hemos comentado previamente. Referencias bibliográficas Estándares PMI.org/latam/CertificationsAndCredentials. Recuperado de http://americalatina. que tengan experiencia en proyectos previos de características similares a los que se desean desarrollar. Guía PMBOK® y estándares. ​ D. deberán asegurarse que conozca sobre los estándares. Recuperado de http://americalatina. en el que hemos analizado todos aquellos aspectos que deben ser tomados en cuenta para el desarrollo de proyectos de TI. Para que un administrador de proyectos asegure su conocimiento y comprensión de esos estándares y pueda utilizarlos. Certificaciones. En casos de pequeñas y medianas organizaciones que no tengan los recursos económicos para contratar este tipo de profesionales. PMI América Latina.aspx PMI.aspx Checkpoint Asegúrate de poder: Identificar los diferentes tipos de certificaciones que ofrece el PMI. Es importante que se apliquen las herramientas y técnicas de la administración de proyectos en diferentes etapas o fases del proyecto.org/latam/PMBOKGuideAndStandards.Conclusión Para desarrollar equipos de proyectos de alto rendimiento en organizaciones con proyectos con niveles de complejidad.© Universidad Tecmilenio®​ . PMI América Latina. se requiere que quienes dirigen los procesos del proyecto tengan la experiencia y características necesarias y que se apliquen estándares adecuados como los definidos por el PMI. (2014). Así llegamos al final de este curso. Objetivos claros Determina la satisfacción del cliente. las características de las . que provee la dirección y los fondos para desarrollar el proyecto. Cliente principal y patrocinador La mayoría de los proyectos tienen múltiples interesados o involucrados. por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un plan inicial y actualizarlo con más detalle a medida de que avance el proyecto. cada proyecto es diferente. que son tiempo. El administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de todos los factores de éxito. alguno de ellos toma el papel del patrocinador. que se utilizan para planear las actividades y coordinar su desarrollo. ya que varía el número de empleados. Único Se hace algo no realizado anteriormente.Terma 1 Las principales características de un proyecto son: Principio y fin Deben tener una fecha de inicio y una de terminación. Administrador y equipo de proyecto Son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un administrador del mismo. sin embargo. Si posteriormente se define un proyecto para instalar la misma aplicación a todos los empleados de otro departamento. es decir. Desarrollo progresivo Se desarrollan mediante incrementos. Por ejemplo. no será igual que el anterior. que al no cumplirse crean la sensación de estar realizando proyectos interminables o fuera de control. se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalación de un sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Es el cumplimiento de sus requerimientos expresados en objetivos claros. costo y calidad en los entregables. .computadoras. costo y calidad. Paquetes de trabajo y actividades Se lleva a cabo mediante actividades interdependientes que son realizadas por organizaciones y equipos de trabajo. El avance en el desarrollo del proyecto soluciona la incertidumbre y permite estimados más exactos. ya que el plan del proyecto se basa en supuestos y estimados. Factores críticos de éxito Requerimientos específicos de tiempo. Las actividades requerirán además materiales e instalaciones. las ubicaciones de los empleados. que son administrados durante todo el ciclo de vida del proyecto. el conocimiento computacional previo y otros múltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al anterior. Incertidumbre Incluyen un grado de incertidumbre. Implementación En la etapa de implementación el analista apoya los procesos de inicio de operaciones del sistema de información. la instalación del equipo y la puesta en marcha del nuevo sistema. Esta definición requiere que se haga una investigación de los datos relevantes. cuando se desarrolla un sistema de información se realizan una serie de pasos establecidos en una metodología. incluyendo el entrenamiento de los usuarios finales y la conversión del antiguo sistema al nuevo. entrevistas y cuestionarios a las personas que realizan el trabajo y toman las decisiones involucradas en la función Diseño de alto nivel y el diseño detallado En esta etapa el analista hace un diseño lógico del sistema de información. Inicio . como menús en pantallas para seleccionar datos o preguntas para introducir respuestas. incluyendo manuales de procedimientos. Pruebas Para que el sistema pueda ser usado se debe probar su funcionamiento. Codificación En esta etapa el analista trabaja con los programadores para desarrollar el código (software) que se requiere. El analista también desarrolla la documentación para los programas y los manuales de usuario. utilizando técnicas como diagramas de flujo. Esta etapa incluye la terminación del ciclo de vida. El proceso de conversión se relaciona con el cambio de los archivos del sistema anterior a nuevas bases de datos. que en forma general incluye: Análisis de requerimientos Consiste en la definición de los requerimientos de información de los usuarios relacionados con el sistema.Tema2 Por ejemplo. Salidas de información en forma impresa o mediante informes en pantalla. Las pruebas que se realizan pueden iniciar con verificaciones de los programadores y los analistas en forma conjunta y utilizando datos reales del sistema actual. ya que se realiza una evaluación final del funcionamiento del sistema. que consiste en: Procedimientos precisos que capturan datos mediante interfaces precisas. Diseño de archivos o bases de datos para almacenar los datos que requieren los tomadores de decisiones. Procedimientos de control para proteger al sistema y sus datos. El software resultante es de alta calidad. El resultado de los proyectos es impredecible. los esfuerzos se ven minados por falta de planificación. Repetible En este nivel las organizaciones disponen de unas prácticas institucionalizadas de gestión de proyectos. Se hace uso intensivo de las métricas y se gestiona el proceso de innovación. Procesos requeridos para la programación de actividades. Tema 3 Tabla 1. Refinado Además de una buena gestión de proyectos. a este nivel las organizaciones disponen de correctos procedimientos de coordinación entre grupos. El éxito de los proyectos se basa la mayoría de las veces en el esfuerzo personal. a la vez que es actualizado para reflejar los cambios en la administración del programa. El plan puede ser formal o informal.Las organizaciones en este nivel no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y mantenimiento de software. Aunque se utilicen técnicas correctas de ingeniería. . que se usan de modo sistemático para la toma de decisiones y la gestión de riesgos. Se implementan técnicas de revisión por pares (peer reviews). Optimizado La organización completa está volcada en la mejora continua de los procesos. de alto nivel o detallado. ejecutar y controlar el programa del proyecto. procedimientos y documentación para planear. La relación con subcontratistas y clientes está gestionada sistemáticamente. Administrado Se caracteriza porque las organizaciones disponen de un conjunto de métricas significativas de calidad y productividad. técnicas de ingeniería más detallada y un nivel más avanzado de métricas en los procesos. Actividades Descripción Comentarios/Ejemplos Planear la administración del programa (Plan Schedule Management) Se realiza para establecer las políticas. aunque a menudo se producen fracasos y casi siempre retrasos y sobrecostos. existen unas métricas básicas y un razonable seguimiento de la calidad. desarrollar. formación del personal. dependiendo de las necesidades del proyecto para definir cómo se reportarán y resolverán las contingencias. administrar. Desarrollar la El programa de actividades o programación (Develop calendario del proyecto. Se basa en la estimación del esfuerzo para generar el número de periodos de trabajo –duración— de la actividad. Estimar los recursos de las actividades (Estimate Activities Resources) La estimación de los recursos para las actividades consiste en definir el tipo y las cantidades de personas. Los recursos deben ser cuantificados para conocer los requerimientos en cada paquete de trabajo. Estimar la duración de las actividades (Estimate Activities Durations) Consiste en la estimación de los periodos de tiempo en que se llevan a cabo las actividades. En ocasiones requiere la revisión de los estimados de la duración y recursos de cada actividad. en ocasiones es necesario agregar adelantos(Lead) o demoras a las actividades (Lag)para lograr un programa realista y acorde a la situación en la que se desarrolla. las restricciones y supuestos que se utilizaron para realizar la estimación. El programa de actividades normalmente se realiza de una manera iterativa para crear un programa estable. Cada actividad representa el trabajo necesario para completar el paquete de trabajo. sus duraciones. los requerimientos de recursos y las restricciones el proyecto. Para la secuenciación pueden utilizarse alguna aplicación de software para la administración de proyectos o herramientas manuales o automatizadas que facilitan el proceso. y se documentan incluyendo las bases. uno de los métodos que se utilizan para estimar el tiempo de las actividades cuando no se tiene información previa o se desconoce la forma de realizarla. materiales. Secuenciar las actividades (Sequence Activities) En la secuenciación de actividades se identifican y documentan las relaciones entre las actividades del proyecto. Se genera una aproximación del número de periodos de trabajo que se requiere para realizar las actividades individuales de acuerdo a los recursos estimados. y finalmente se produce una línea base para medir el avance del . Todas las actividades tienen al menos una actividad predecesora y una sucesora.Definir las actividades (Define Activities) Mediante la definición de las actividades se identifican las acciones específicas que deben ser realizadas para producir los entregables del proyecto. Cuando se hace la secuenciación. En este proceso se desglosan los paquetes de trabajo (Work Packages) en actividades. Por ejemplo. se produce Schedule) después de analizar la secuencia de actividades. es la estimación con tres puntos(Three-Point Estimates) que tiene las siguientes características. equipo o provisiones requeridas para realizar cada actividad. ). algunas de ellos son las principales características. los costos y los recursos para mejorar la productividad mediante opciones para elaborar informes.proyecto. el programa. El programa de actividades incluye las fechas planeadas para realizar cada actividad. (5ª ed. dar seguimiento al avance y comunicar la información resultante. Principales herramientas comerciales de software para la administración de proyectos Herramienta Comercial OpenProj Descripción Tiene una amplia gama de características de gran alcance. USA: PMI. Primavera P6 Professional Project Management Comentarios Cada equipo del proyecto puede instalar la herramienta y decidir qué características quieren usar. Este software para la programación Su funcionalidad es fácil de desplegar y control de los proyectos se basa e incluye herramientas que muestran en un acceso poderoso a web para los estimados de tiempo para las diferentes tareas o actividades en un . Pennsylvania. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Permite administrar la información y controlar el trabajo. entre las que se consideran:    Las fechas de inicio Las fechas de terminación Las fechas de metas intermedias Fuente: Project Management Institute (2013). algunas son plugins dedicados. Tema 4 Tema 5 Tabla 1. Permite tener toda la información del proyecto de forma segura y accesible desde cualquier lugar en cualquier momento. administrar las áreas y los recursos. Ofrece una guía de proyectos que es un asistente interactivo que ayuda a planear los proyectos. realizar el plan con asistencia y herramientas flexibles. Microsoft Project Aplicación de la familia de Microsoft Office 2013 que ofrece herramientas para administrar los proyectos. 0 2 Especificació 5 días n de 03/02/2014 07/02/2014 $ 0 2. vistas en línea.0 . Nombre Duració n Fecha inicio Fecha de Predeceso fin r Costo 1 Planeación del portal 6 días 03/02/2014 10/02/2014 $ 0 5. Para el control del proyecto se utilizan paneles de control para la toma de decisiones avanzada.000. El software está diseñado para administrar proyectos de múltiples facetas. listas y gráficas de Gantt. de una manera simultánea. Con estas vistas pueden crear y administrar las tareas e hitos del proyecto que son actualizados automáticamente para mostrar el trabajo completo. periodo de tiempo. y para la presentación de información que lo complementan.todos los usuarios y proyectos. incluyendo tableros. resolver los eventos. Los miembros del equipo pueden consultar sus tareas de diferentes formas. asignar responsabilidades. de alto desempeño y sofisticación para organizar hasta 100. Para el control del avance del proyecto utilice indicadores que facilitan el seguimiento de los proyectos que cumplen con el plan. identificar las dependencias entre proyectos y lograr el éxito consistente en los proyectos.500.000 actividades y con recursos ilimitados. Esta solución para la administración de proyectos y portafolios incluye un medio ambiente de colaboración integrado que facilita el trabajo con las herramientas de escritorio. Tema 6 Ejemplo relacionado con el seguimiento y control de un proyecto No. Daptiv Daptiv apoya a los equipos de trabajo con características robustas para mejorar los pronósticos. 500.0 15 Publicación y 10 días promoción del portal 18/03/2014 31/03/2014 13 $ 0 2.000.requerimiento s 3 Definir 1 día funcionalidad es 10/02/2014 10/02/2014 2 $ 0 2.500.000.000.500.0 1 día 10 Integración de contenidos y funcionalidad es 06/03/2014 06/03/2014 9 $ 0 3. 00 8 Desarrollo de 2 días contenidos 27/02/2014 28/02/2014 5 y 6 $ 0 3.500.500.0 5 días 13 Migrar el portal al host 11/03/2014 17/03/2014 11 $ 0 2.000.0 6 Diseñar del servidor de datos 6 días 11/02/2014 18/02/2014 3 $ 0 3.0 11 Pruebas del portal 2 días 07/03/2014 10/03/2014 10 $ 0 2.500.0 .0 9 Desarrollo de 3 días funcionalidad es 03/03/2014 05/03/2014 8 $ 0 3.000.0 12 Publicación y puesta en marcha del portal 15 días 11/03/2014 31/03/2014 $ 0 7.0 4 Diseño del portal 20 días 11/02/2014 10/03/2014 $ 0 7.0 7 Desarrollo y 8 días pruebas del portal 27/02/2014 10/03/2014 $ 11.500.0 5 Diseño de la Interfaz de usuario 12 días 11/02/2014 26/02/2014 3 $ 0 3.0 14 Capacitación 10 días para uso y administració n del portal 18/03/2014 31/03/2014 13 $ 0 2.000. $ 30.500.500. 00 Tabla 1.500.500.0 00 0 Penalización por entrega fuera de tiempo $ 15.00 .000.0 0 Precio de venta del proyecto $ 50.0 00 0 Utilidad del Proyecto $ 19.Totales 49 días $ 30.000.000. $ 50. Tabla de seguimiento y control de presupuesto de un proyecto $ 4. simplicida respeto. e de l. predictibili dad. ingeniería. pérdida individuali de dad. al. naturalida d. roles y objetivos claros. Indirecto / Simbólico. zado / Recreativo . Prácticas. seguridad. Implícita Identificación Procedimie . sesiones de Flexible / Cooperativ o/ Explorativ o. Formal / y actividades. Directo responsabilid ades claras. grupal. no se aprovech an bien a todos los integrante s. . autoridad. Resolución de problemas. individuali dad. Rigidez. Métodos Directivas. Lluvia de ideas. Informal / investigació Individuali n. Poco Formal. d. mutuo. respeto recursos. motivación guiada. artes y recreación . Capacitaci ón común. Creativida d.Modelo Ventajas Desventa jas Toma de decisio nes Enfoque Jerárqu Estabilida ico d. cia. Sincrón Armonía. consens ual. Innovación. Planeamient o. simulacros y proyectos pilotos. roles Planeación. dependen motivación. ico identificaci ón. desarrollo. variedad. Adaptiv Colaborac Retrasos. innovació n. Orientacione ineficient individua s genéricas. o ión. Áreas de aplicación Estilos Reglas. Negocia da. y ntos. seminario s. tradicion coordinación. competen cias. práctica. juegos cooperativ os. Libre Manejo Informal. apto para piramida la l. otros administradores de proyecto.Tema 7 Información relacionada con algunos modelos de organización de equipos de trabajo. que pueden ser utilizados en la administración de proyectos. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos (Perform Qualitative Risk Analysis) Con este proceso se hace una priorización de los riesgos para un análisis o acción futura.Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos (Perform Quantitative Risk Analysis) Consiste en el análisis numérico del efecto de los riesgos identificados en los objetivos del proyecto. evaluando o combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. del presupuesto y de la necesidad de realizar el análisis. Esto permite enfocarse en los riesgos de alta prioridad. y se toman como base los riesgos identificados en el análisis cuantitativo del riesgo. Identificar los Riesgos (Identify Risks) Con este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características. El impacto correspondiente en los objetivos si el riesgo ocurre. Paso 3. El trabajo puede ser realizado por el administrador del proyecto. Pasos para la administración de riesgos Paso 1. En algunos casos no se requiere hacer un análisis cuantitativo del riesgo para desarrollar una respuesta. Paso 4. Para hacer la evaluación cualitativa del riesgo se evalúa la probabilidad de los riesgos identificados utilizando:    La probabilidad de la ocurrencia. Planear la Respuesta a los Riesgos (Plan Risk Responses) . los clientes. el equipo para la administración de riesgo. Paso 2. los involucrados (stakeholders) o expertos en la administración de riesgos. expertos externos en la materia usuarios finales. el equipo de trabajo. esto depende de la disponibilidad del tiempo. Otros factores como el tiempo de respuesta y la tolerancia de la organización al riesgo. revisando los riesgos residuales. Controlar los Riesgos (Control risks) Consiste en implementar los planes de respuesta al riesgo. por lo que se debe tener un plan de contingencia ero. dando seguimiento a los riesgos identificados. Características Descripción Entusiasmo Debe mostrarse interés e ilusión por el proyecto. Las respuestas al riesgo deben lograr un balance entre la significancia del riesgo. que es quien toma la responsabilidad para cada respuesta aprobada y con fondos asignados. el costo para lograr el reto. Se asigna una persona que es llamada “el propietario de la respuesta al riesgo”. El plan de respuesta al riesgo atiende el riesgo de acuerdo a su prioridad. 2010).En este proceso se desarrollan opciones y acciones para fortalecer la oportunidad de reducir las amenazas para los objetivos del proyecto. en el programa y en el plan administrativo del proyecto. identificando nuevos riesgos y evaluando la efectividad del proceso durante todo el proyecto. Saber reconocer los puntos de interés de los evaluadores. insertando recursos y actividades en el presupuesto. se sabe como enfrentarlos Desconocidos Complejidad para enfrentarlos. aprobado por todas las partes involucradas y asignado a alguna persona. Tipos de reisgo Conocidos Han sido identificados y analizados. Actitud positiva para tener éxito. que sea realista en el contexto del proyecto. Paso 5. . Capacidad de observación Analizar la comunicación no verbal de los evaluadores. de acuerdo a las necesidades que se presenten. ¿qué características como encargado de las negociaciones hacia el exterior e interior del equipo debe tener este líder? En la siguiente tabla se muestran las características de un buen negociador (BIC GALICIA. Tabla 2.Percepción psicológica Estados de ánimo Personalidad Valores o principios Persuasión Utilizar argumentos adecuados dependiendo de la observación de los miembros del equipo evaluador. Aceptación del riesgo Saber tomar decisiones y los riesgos que estas conllevan. Perfeccionismo Proveer cuando sea necesario información detallada. Características de un buen negociador (BIC GALICIA. Profesionalidad y creatividad Capacidad de análisis. Agilidad Capacidad para ajustarse a las circunstancias. 2010) . Inteligencia emocional. Ser sincero pero sin ofender a los miembros del equipo evaluador. Establecer relaciones personales con los diferentes miembros del equipo evaluador. Manejo de detalles técnicos. Seguridad en las propuestas y mantener la calma para defenderlas. Reflexionar y consultar antes de asumir el riesgo de tomar una decisión importante. Carácter sociable Crear una buena atmosfera para la sesión. Captar los puntos importantes y enfocarse en ellos. Creatividad para argumentar de forma adecuada los comentarios del equipo evaluador. Firmeza y confianza Tener ideas claras. Conocer las limitaciones del proceso de negociación. Respeto Hacia cada uno de los miembros del equipo sin tomar partido por alguno en particular. Ser paciente pero firme en los resultados que se esperan. Honestidad Ser honesto en palabra y acción. Tema 8 Proceso de certificación PMP Tabla 2. Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (PMI. 2014) Introducción   Diagramas de flujo Documentos principales del proyecto Gestión de la Integración del Proyecto        Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Control Integrado de Cambios Cerrar Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto      Planificación del Alcance Definición del Alcance Crear EDT Verificación del Alcance Control del Alcance Gestión del Tiempo del Proyecto      Definición de las Actividades Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Estimación de Recursos de las Actividades Estimación dela Duración de las Actividades Desarrollo del Cronograma .  Control del Cronograma Gestión de los Costes del Proyecto    Estimación de Costes Preparación del Presupuesto de Costes Control de Costes Gestión de la Calidad del Proyecto    Planificación de Calidad Realizar Aseguramiento de Calidad Realizar Control de Calidad Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto     Planificación de los Recursos Humanos Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto     Planificación de las Comunicaciones Distribución de la Información Informar el Rendimiento Gestionar a los Interesados Gestión de los Riesgos del Proyecto       Planificación dela Gestión de Riesgos Identificación de riesgos Análisis Cualitativo de Riesgos Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificación dela Respuesta a los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos . Gestión de las Adquisiciones del Proyecto       Planificar las Compras y Adquisiciones Planificar la Contratación Solicitar Respuestas de Vendedores Selección de Vendedores Administración del Contrato Cierre del Contrato .