Les interactions entre les différentesfonctions effectuées au sein du pôle développement. -Rapport de stage- Réalisé par : Encadrante pédagogique : Encadrant professionnel : Sommaire Remerciements………………………….…..................................page2 Introduction.............................………………..……….. .........…page3 Chapitre 1 Présentation générale de l’ONCF…… ......... ….page4 Chapitre 2 Présentation de l’Organisation de l’ONC.…..…page7 I. Pole voyageur…………………………………………...page7 II. Pole frêt et logistique…………………………………...page7 III. Pole maintenance matériel……………………….……..page8 IV. Pole infrastructure et circulation……………………....page8 V. Pole sécurité et contrôle………………………………..page9 VI. Pole développement……………………………….........page9 Chapitre 3 : Lieu du stage……………………… ……………page11 Chapitre 4 : Les interactions entre les différentes fonctions effectuées au sein du pôle développement……….. ……………………. page13 I. Les cinq principales étapes…………………………….page15 II. Taches effectuées ……………………….………… ;…..page22 a. Contrôle de gestion…………………..…………...page22 b. Comptabilité………………..…………….……....page27 Conclusion.…………………………………….……………….page29 Bibliographie…………………………...……………..….........page 30 Annexe ……………………………………………… ..….........page31 Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 1 Remerciements Mes remerciements les plus sincères vont à ceux qui ont apporté leur précieuse contribution à l’élaboration de ce travail. J’exprime toute ma gratitude à Mr., mon parrain de stage, qui m’a permis de réaliser mon stage dans un groupe multiculturel doté d’un savoir faire inégalé. C’est avec beaucoup d’implication qu’il m’a suivi au cours de mon travail, et grâce à lui, j’ai énormément appris. J’adresse ensuite mes sincères remerciements à mon professeur et mon encadrante pédagogique, pour ses orientations précieuses qui ont permis à ce travail d’être au niveau souhaité. Enfin, je profite pour témoigner ma reconnaissance à l’égard de tous mes professeurs de qui m’ont permis d’acquérir les connaissances nécessaires de la relève de défis entrepreneuriaux. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 2 et l’établissement des relations avec l’organisation. Cependant. et qui contribue considérablement au développement de l’économie nationale. La nécessité du stage est due au rôle vital qu’il joue dans la vie professionnelle du stagiaire. il s’agit donc du passage de l’abstrait vers le concret. de l’ étape théorique vers une autre pratique totalement différente et vaste qui demande l’exploitation de toutes connaissances requises durant le cursus de formation. j’ai effectué mon stage au sein de l’office national des chemins de fer (ONCF). ses stratégies et ses valeurs. cette expérience mène à la découverte l’environnement professionnel. afin de nous intégrer dans le milieu du travail. Cette période nous permet de nous habituer avec le monde du travail dans tous ses aspects humains et professionnels et met à l’épreuve les théories apprises au cours de sa formation. qui représente un établissement public marocain chargé de l'exploitation du réseau ferroviaire du pays. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 3 . Introduction Le stage est une mise en situation professionnelle qui nous permet de nous adapter aux conditions de travail et de mettre en application les éléments théoriques étudiés. à travers ses actions. C’est pour cette raison. et pour m’enrichir et exploiter tous mes acquis. la conformité de la théorie avec la pratique. l'ONCF est membre actif de l'Union Internationale des chemins de Fer (UIC). à sa création en 1963. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 4 . et placé sous la tutelle du Ministère d’équipements. La mission de l’ONCF est l’exploitation et la gestion du réseau de transport ferroviaire marocain. Les anciennes compagnies concessionnaires sont maintenues dans leurs droits. nommé par Dahir pris sur proposition du Conseil d’Administration. Chapitre 1 : Présentation générale de l’ONCF L’Office National des Chemins de Fer (ONCF) est un Établissement public à caractère industriel et commercial doté de la personnalité civile et de l'autonomie financière. Cette entreprise a été investie. De même. Il intervient également dans la gestion et l’exploitation de différentes participations notamment dans le domaine de l’hôtellerie et la messagerie. placé sous la tutelle administrative du Ministre de l’Equipement et du Transport. Crée en 1963 par le Dahir de 1-63-225. Lorsque le Maroc accède à l’indépendance en 1956. de l’exclusivité de l’exploitation et de la gestion du réseau de transport ferroviaire marocain. il hérite d’un réseau relativement moderne et en bon état. le Maroc est membre de l'Organisation Internationale du Trafic Ferroviaire (OTIF) qu'il s'agisse de marchandises (CIM) ou de voyageurs (CIV). L’ONCF est administré par un Conseil d’Administration. de l'Union Arabe des Chemins de Fer (UACF) et du Comité du Transport Ferroviaire Maghrébin (CTFM). le temps de procéder à la « marocanisation » du personnel. Il intervient également dans la gestion et l’exploitation de différentes participations notamment dans le domaine de l’hôtellerie. présidé par le Ministre de l’Equipement et des Transports et comprenant des représentants de plusieurs ministères et géré par un Directeur Général. L’ONCF est un établissement public à caractère industriel et commercial doté de la personnalité civile et de l’autonomie financière. Sur la scène internationale. transport et logistique. le transport de messagerie ainsi que l’extraction et la production de basaltes et de gravettes. L'ONCF est soumis au contrôle d’accompagnement de l'État. pour progresser au rythme de ses clients. il anticipe et se dépasse en s’imposant une règle de conduite . Le renouvellementt technique • En améliorant le professionnalisme de son personnel et en assurant une Le fonctionnement gestion financière saine de l’entreprise. commerciale Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 5 . la poursuite de la modernisation de l’entreprise se fait sur trois niveaux essentiaux : • En investissant continuellement dans une infrastructure moderne et un matériel fiable et confortable. l’ONCF se veut une entreprise au service du public. est recommandé par le Conseil d'Administration de l’Office et les bailleurs de fonds internationaux. L'audit des comptes de l'ONCF par des auditeurs indépendants. Au-delà de sa mission de service public. interne • En adoptant une stratégie offensive orientée marché et offrant un L’action système de services intégrés et innovants. Cependant. ma Effectif : environ 8 000 personnes Longueur totale des lignes : 1 907 km Régime fiscal : L’ONCF est soumise à l’impôt sur les sociétés (30%) et à la TVA (20% pour les travaux génie civil. Supratours … Siège social : Rue Abderrahmane El Ghafiki Agdal. SBM. Objet de l’activité : Trafic voyageurs. Etant donné que l’ONCF a un déficit reportable. Trafic marchandises (Phosphates. Fiche de présentation de la société: Raison sociale : Office National des Chemins de Fer Date de création : 1er janvier 1963 Forme juridique : Etablissement public Capital social : 5 MDH (resultat 2013) Filiales : Hôtel Mamounia. L’Office paye la cotisation minimale qui est de 5 pour mille.oncf. 20% pour le matériel acquis et 14% pour la TVA sur les produits). Fret) Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 6 . Rabat Site web: www. Chapitre 2 : Présentation de l’Organisation interne de l’ONCF Même si l’ancienne organisation avait permis à l’ONCF de réaliser de grands succès. Missions : Afin d’atteindre ses objectifs le pôle Voyageur est tenu de : o Etablir le Plan de développement de l'activité voyageur o Gérer mieux les situations perturbées o Améliorer les prestations offertes aux clients o Offrir la vente et la distribution automatique de billets (internet. bornes. Mise en place à compter du 1er Juillet 2009. cette nouvelle organisation a reposé sur l’instauration de six pôles : I. POLE VOYAGEUR : Le pôle qui défends les valeurs et perfectionne l’image et l’aspect externe de l’ONCF en prenant en charge le fonctionnement de l’activité du transport des voyageurs et en satisfaisant la clientèle et donc l’environnement externe. de relever le défi de concrétiser les grands projets inscrits dans le programme d’investissement. et de répondre aux attentes des clients aussi bien externes qu’internes (l’ensemble des collaborateurs de l’ONCF). Raison pour laquelle. etc.) o Permettre la télécommunication et l'accès internet pour le client dans les gares et à bord des trains Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 7 . la nouvelle organisation fut conçue dans l’objectif d’accompagner le développement des activités de l’ONCF. elle s’est avérée incapable de donner la dynamique et la latitude nécessaires pour répondre aux défis futurs fixés. afin de garantir le bon déroulement et la continuité du transport. sécurité et environnement o Il est notamment chargé de : a) Élaborer et piloter la mise en œuvre de la politique commerciale fret & Logistique b) Gérer et optimiser les moyens matériels et humains nécessaires afin de satisfaire les clients. sa consistance. image et efficacité de l’Office vis-à-vis de la clientèle en prenant en charge tout ce qui se rapporte au transport de marchandises. POLE FRET ET LOGISTIQUE : Ce pôle assure de même la bonne réputation. Le pôle se constitue de deux grandes unités. Il définit la politique de maintenance et élabore ses règles. acquisition de matériel et travaux Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 8 . les directions centrales et les établissements locaux. en coordination avec les responsables des autres pôles o Contrôler et valider les études d’ingénierie matérielle réalisée par des organismes externes o Élaborer les cahiers des charges en coordination avec les services concernés pour les prestations de service. pour le rendre comme une référence de la logistique sur le marché national de transport fret o Il est responsable de la gestion optimisée de ses moyens humains et matériels permettant une meilleure adaptation de l’offre à la demande garantissant ainsi les normes standards qualité. Parmi les différentes missions que le pôle assure on trouve : o Planifier la maintenance et les opérations d’entretien o Assurer le pilotage de la sécurité. qualité et environnement. Missions : Ce pôle assure la maintenance du matériel roulant et interviendra vis-à-vis des Pôles Voyageurs et Fret & Logistique comme un prestataire interne. Missions: o Il positionne le groupe ONCF dans la logistique. POLE MAINTENANCE MATERIEL : Son activité principale est de mettre à la disposition des Pôles Voyageurs et Fret & Logistique les locomotives nécessaires au transport continuel des voyageurs et des frets (des marchandises) en cas de besoin. III. sa périodicité et décide de l'aptitude du matériel à circuler.II. POLE INFRASTRUCTURE ET CIRCULATION : Le pôle infrastructure et circulation s’occupe de la gestion des installations fixes et mobiles de l’office à savoir : la voie ferré. •b) Il évalue le système de contrôle interne au sein du groupe ONCF pour promouvoir son efficacité au Qualité & meilleur coût Environnement Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 9 . les caténaires. •a) l anime l’implémentation du Système de Management de la Qualité et d’environnement. o Optimise la capacité de ses lignes à forte fréquentation o Aménage les lignes à haute prestation o Améliore l'impact visuel des ouvrages ferroviaires (architecture des OA) V. les bâtiments des matériels roulants et comme son nom l’indique il s’occupe également de la circulation du matériels roulants ainsi que leur régularité. et assure l’évaluation régulière et la pertinence de son efficacité Un volet Contrôle. ainsi de garantir la sécurité et la sureté dans tout le réseau ferroviaire national. POLE SECURITE& CONTROLE : Le pôle sécurité & contrôle a pour objectif la maintenance de la sécurité des moyens de transport de masse au niveau de l’ONCF.IV. des personnes et des biens transportés • La sécurité du personnel de l’ONCF. le système de signalisations. Il est responsable de la protection des personnes et leurs biens à l’intérieur des trains. Missions: Ce Pôle comprend deux volets : •a) Il se charge de définir la politique de l’ONCF en matière de sécurité ferroviaire et de sûreté des biens et des personnes •b) Son domaine d’action englobe les deux volets de la Un volet Sécurité & sécurité : Sûreté • La sécurité des circulations. Missions: o Offre des équipements sécurisés (automatismes) o Offre des services sûrs et sécurisés selon les standards internationaux. et de réaliser des projets hors le métier ferroviaire pouvant combler la baisse des recettes provenant du transport du phosphate tel que la création des espaces de commerces au sein des gares. L’ONCF cherche à diversifier ses sources de rentabilité afin de garder sa stabilité financière. Les Missions de la direction projets LGV : o Les responsables fonction. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 10 . coûts. Le pôle développement se charge de proposer et d’étudier de nouveaux axes de développement. risques Gestion documentaire et qualité b) Sécurité et protection de la santé c) Sécurité LGV et Homologation d) Communication e) Environnement f) Contrôle de gestion. en charge de l’achat des trains et de leur maintenance. des services transverses collaborent avec les fonctions techniques: a) Planification. assurent la conduite et le pilotage de la partie du projet dont ils sont chargés. o Le projet est organisé par des grandes fonctions : a) Offre commerciale b) Exploitation c) Matériel roulant. POLE DEVELOPPEMENT : Suite à l’abandon de l’OCP du mode de transport ferroviaire du phosphate par le pipeline. d’où l’idée de créer un nouveau pôle. des plateformes logistiques et des activités touristiques.VI. infrastructure générale. sous l’autorité du Directeur de Projet. o Sous la responsabilité des fonctions gestion du projet et Pôle appui projet. ouvrages spéciaux et Matériaux logistique f) Equipements ferroviaires de la LG g) Maintenance de la LGV. des pôles d’échanges autour des gares. d) Aménagement des installations terminales et construction de l’atelier de maintenance des rames e) Construction de la plateforme de la ligne nouvelle à grande vitesse (LGV). Il est en charge de la concrétisation du projet Ligne Grande Vitesse L’ORGANISATION DU POLE DEVELOPPEMENT : Le pôle Développement est composé de deux directions (La direction projet LGV. le développement de l’Office. et la direction valorisation du patrimoine) et du département support aux projets patrimoine et= LGV Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 11 . comme son nom l’indique.Chapitre 3 : Lieu du stage : Pôle Développement Le pôle Développement a pour mission d’accompagner. de la Comptabilité et du Contrôle de Gestion. d’assurer le contrôle et le suivi budgétaires des opérations et projets relatifs au pôle Développement. Département Support Projets Patrimoine et LGV Comme son nom l’indique. Ce service est chargé de tenir la comptabilité du pôle. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 12 . d’élaborer les budgets prévisionnels. des Achats. Ce département a pour mission d’apporter un support aux projets pilotés par le pôle développement sur les domaines des Ressources Humaines. d’information On m’a affecté en tant que stagiaire au service Comptabilité et Gestion spécialement au sein de la structure « contrôle de gestion ». Il est composé de 2 services : Pole développement Service Ressources Service Comptabilité et humaines et système Gestion. j’ai remarqué que les fonctions : achats. Cette pratique se répand également en informatique. ces derniers lui permettent de déterminer et suivre finement ses couts et sa rentabilité. de plus. La comptabilité : est une discipline pratique consistant à répertorier et enregistrer les données chiffrées permettant de refléter et de qualifier - pour un agent ou une entité .Chapitre 4: Les interactions entre les différentes fonctions effectuées au sein du pôle développement. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 13 . Elle est systématique dans le cas des marchés publics. L’organisation comptable de l’ONCF se base sur le principe de la décentralisation des prises en charge comptables au niveau des établissements locaux et régionaux. puisque chaque règlement ou paiement doit passer par ces services D’ou la nécessité de savoir leur processus de fonctionnement ainsi que l’interaction et l’impact de chaque service vis-à-vis l’autre. Le passage par une procédure formalisée d'appel d'offres a pour effet de renforcer le rôle des directions des achats et de stimuler la concurrence. Durant ce stage. évaluer les couts de ses principales activités et c est d’ici d’où proviens le rôle de la comptabilité analytique. je vous présente les définitions des fonctions réalisées au sein du pôle. C'est une pratique courante dans de nombreux secteurs d'activité. Les achats : sont les opérations commerciales qui aboutissent à l'acquisition d'un bien ou d'un droit qui passent souvent par des procédures d'appel d'offres. Donc pour commencer. comptabilité et contrôle de gestion sont les fonctions clés de L’ONCF. Ainsi cette entreprise dispose d’informations de gestion très précises.aussi bien l'ampleur de son activité économique que ses conséquences sur l'inventaire de son patrimoine. De plus. permettez-moi de vous éclaircir les termes de cette définition : Processus système de contrôle de gestion englobe à la fois un processus (l’ensemble des actions mises en œuvre) et une structure (les adaptations organisationnelles et les constructions d’information qui facilitent le processus.Les services comptables au niveau des pôles . Le contrôle de gestion : c’est le processus par lequel les dirigeants s’assurent sur les ressources qui sont obtenues et utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs) et efficience (par rapport aux moyens employés) pour réaliser les objectifs de l’organisation.) Les dirigeants la procédure de contrôle de gestion demande l’intervention de deux catégories de dirigeants au rôle différents : les opérationnels incorporent leur jugement dans le système. fluide et pertinente.Les établissements locaux . résument et présentent l’information utile au processus ainsi que prendre les décisions Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 14 .Le service chargé de la centralisation comptable Une telle décentralisation permet de responsabiliser les équipes régionales et de garantir une information fiable. Les dirigeants fonctionnels : collectent. Elle comporte trois niveaux hiérarchiques : L'organisation comptable . et contrôle leurs actions. Pour mieux vous faciliter la tache. les décisions qu’il a prises Les objectifs du contrôle de gestion : a) La contribution à la définition de la stratégie b) Suivre la mise en œuvre de la stratégie c) Mesurer les performances Les outils du contrôle de gestion : a) Prévision à court terme (fixer les objectifs) b) Suivi des performances : Comptabilité analytique Tableau de bord Contrôle budgétaire c) Assistance et conseil aux managers Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 15 . passons maintenant au but du contrôle de gestion : a) Permettre à chaque manager de piloter son unité de gestion : c'est-à- dire prévoir.Efficacité un système efficace. contrôler les performances et réagir. b) Permettre à chaque manager de rendre compte : c'est-à-dire de présenter les résultats qu’il a obtenus. c’est le fait de maximiser ses résultats en utilisant le minimum de moyens Apres cette définition. c’est un système permettant d’atteindre les résultats les plus proches des objectifs tracés Efficience dans son sens technique. …) et des recettes générées par les trafics voyageurs et marchandises ainsi que les autres produits de l’entreprise (occupation temporaires. I. . entretien courant. électricité de traction. on distingue 3 phases : 1.PHASE DE CADRAGE Le processus d’élaboration des budgets commence quand la direction Stratégie adresse aux différents pôles et directions rattachées à la direction générale une note d’orientation stratégique générale pour la préparation des budgets de l’année à venir.Budget d’Investissement : est constitué des dépenses relatives à l’acquisition ou le renouvellement des immobilisations. location des engins. il convient de faire tout d’abord la distinction entre le budget d’investissement et le budget d’exploitation ou de fonctionnement.…) pour une période donnée (généralement une année). aux travaux d’amélioration et de réhabilitation. Cette note qui formalise les orientations et les objectifs stratégiques en matière commerciale. industrielle et financière de l’ensemble du groupe ONCF. Les cinq principales étapes : Apres avoir défini les fonctions ci-dessus. . permettez-moi de vous présenter les interactions entre ses services dans les cinq principales étapes qui suivent : Etape n°1: La préparation des budgets Avant de présenter les étapes du processus de préparation des budgets au sein de l’ONCF. frais généraux. Budget de fonctionnement : est constitué des dépenses de fonctionnement (personnel. cession de terrains. dépenses exceptionnelles. est suivie par une note du département contrôle de gestion de la Direction des finances (Contrôle de Gestion central) demandant d’établir les budgets prévisionnels selon un CANVA préétabli tout en respectant un délai bien déterminé. Pour la procédure budgétaire. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 16 . Une dépense d’investissement est une dépense qui augmente la valeur de l’immobilisation. leur permettre d’établir un programme d’actions : Il s’agit bien des listes de marché et les bons de commandes à passer. Des réunions de mise au point doivent être organisées par la direction des finances afin d’en négocier le contenu avec les pôles et les directions. doivent être notifiés de manière provisoire aux différentes entités pour : . une fois arrêtés par le conseil d’administration.CONSTRUCTION ET EXAMEN DES BUDGETS DETAILLES En se basant sur les indications des notes de cadrage validées. Surtout que certains budgets sont structurants (qui conditionnent d’autres budgets) et doivent donc être élaborés en priorité.Par la suite. Une réunion de validation des notes de cadrage du budget est organisée sous la présidence du Directeur général. Il s’avère important de signaler que la définition des coûts prévisionnels des projets par exemple. Une particularité que présente le traitement des prévisions budgets d’investissement. on procède à sa décomposition en lots selon la nature de la prestation. Chaque budget doit être établi non pas isolément mais en connexion avec tous les autres. ne se fait pas arbitrairement. 2. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 17 . Par la suite. …) 3. Les prévisions de budgets sont détaillées par rubrique budgétaire en ce qui concerne le budget de fonctionnement. Pour définir le coût. Ces budgets.VALIDATION DU BUDGET DEFINITIF : Le département Contrôle de gestion central (Direction des finances et du contrôle de gestion) se charge de la consolidation des budgets au niveau ONCF ainsi que de la vérification de la cohérence. une réunion de fixation des budgets est organisée sous la présidence du directeur général. Chaque pôle (principalement le service Contrôle de gestion du pôle) est tenu d’élaborer ses budgets prévisionnels d’investissement et d’exploitation tout en prenant en considération la contrainte de l’interaction des fonctions. foncier. est que la direction Stratégie doit vérifier l’évaluation économique et financière des opérations d’investissement sur la base des dossiers d’étude opportunité et rentabilité et des études nécessaires selon la nature du projet (Levés topographiques. directeur et chef d’entité rattachée à la direction générale doit – en concertation avec les directions et les départements placés sous son autorité – préparer une note dite de cadrage du budget spécifique à ses domaines d’activités. chaque Directeur de pôle. et par projet et par nature en ce qui concerne le budget d’investissement. les échéanciers sont déterminés selon les prévisions d’avancement des projets. sans donner. . Les budgets alloués à chaque entité se traduisent par la passation des marchés et des bons de commande.L’opportunité de l’opération : Les opérations jugées inopportunes sont annulées Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 18 . toutefois. toute demande d’achat transite par le contrôle de gestion avant de lancer l’appel d’offres. en ce qui concerne les frais généraux (puisqu’ils ont un caractère plus ou moins linéaire). on divise le budget par 12 mois. De manière plus simple. .déterminer l’échéancier mensuel des dépenses : Cet échéancier traduit les prévisions de réalisation et de règlement de chaque projet d’investissement (Budget d’investissement) et de chaque rubrique budgétaire (budget de fonctionnement).. les détails techniques. a. CONTROLE BUDGETAIRE: Tout marché ou Bon de commande devant permettre d’engager des dépenses doit faire l’objet d’un contrôle budgétaire avant de lancer l’appel d’offres ou la commande.Achat effectué suivant un cahier de charge fonctionnel : On décrit la fonction attendue du projet. Le contrôle de gestion intervient aussi à ce niveau également. on mensualise les budgets.Si l’opération est budgétisée : Une opération non budgétisée ne peut être acceptée que si elle a un caractère urgent et nécessaire. Le service demandeur se charge de la partie technique. On distingue deux types d’achat : . Ce contrôle consiste à vérifier trois choses importantes : . Etape n°2: La passation des marchés et des bons de commande Le processus d’achat à l’ONCF se déclenche par l’expression du besoin au niveau du service demandeur. à titre d’exemple. mais en ce qui concerne les autres budgets n’ayant pas un caractère linéaire (les budgets d’investissement par exemple).Achat effectué suivant un descriptif technique : le concepteur présente le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).Si le montant de la dépense ne dépasse pas le budget prévisionnel . Ce dernier est composé des clauses qui décrivent l’aspect technique du projet. Les budgets définitifs sont notifiés aux différents pôles et directions. et de l’établissement du cahier de charges où on formule ses besoins. Les budgets ne sont arrêtés définitivement qu’après approbation par le ministère des Finances. l’Ordre de Service de notification. 00 dh. soit par des commandes. la limite est fixée à 600 000. et à la réalisation des travaux ou services. pour lui notifier de l’approbation du marché ou du bon de commande. les achats sont effectués soit par passation de marchés. de la façon par laquelle il serait exécuté. Une fois le fournisseur sélectionné. Pour chaque marché pour la prestation de travaux. . et qui va le financer. un dépouillement des offres se fait afin de les étudier et décider de la meilleure offre. Après le lancement de l’appel d’offres. Généralement.Le maître d’œuvre : On lui confie la responsabilité d’exécuter les projets. Les appels d’offres pour la passation des marchés peuvent être soit : • Tout candidat peut obtenir le dossier de Ouverts consultation et présenter sa candidature • Seuls peuvent remettre des offres les candidats que Restreints le maître d’œuvre a décidé de consulter. Le dossier Marché est envoyé par la suite au service comptabilité. on doit lui envoyer un ordre de service de notification. b. On est tenu de consulter au moins trois concurrents et présenter au moins trois devis contradictoires. le service Achat prépare le CCAP (cahier des clauses administratives particulières). Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 19 . Les prestations assurées par Bon de commande doivent faire l’objet d’une concurrence préalable (sauf pour le cas où celle-ci s’avère impossible). ainsi que d’autres pièces éventuellement constitutives du Marché (pièces mentionnées par le Marché). on distingue entre la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage : -Le maître d’ouvrage: Qui décide de faire un projet. On constitue un dossier Marché qui doit comprendre l’original du marché approuvé. Pour le cas où on procède par bon de commande à l’acquisition de fournitures. AU NIVEAU DU SERVICE ACHAT: Après réception du CCTP. la fiche de suivi du marché et la fiche de saisie. les décomptes n et derniers. Cette formalité est de la responsabilité du maître d’œuvre qui doit formellement procéder à «l'admission» des attachements à introduire dans le décompte provisoire. à cet effet un état des attachements pour faire l’objet d’un paiement. Chaque Décompte provisoire doit être accompagné de la fiche de suivi de décompte provisoire. Le maître d’œuvre aura pris au préalable toutes les dispositions et assurances que rien ne s’oppose au démarrage des Prestations du Marché à la date convenue et arrêtée. Les décomptes provisoires mensuels. Cet attachement. il convient d'examiner leur adéquation avec les termes du Marché. Après concertation et accord du maître d’ouvrage sur la date de démarrage de l’exécution du Marché. les projets des décomptes définitifs ainsi que les décomptes définitifs sont établis par le maître d’œuvre. Il reste à signaler. sert de base au règlement de ces dernières. des changements peuvent survenir dans l’avancement d’un marché. le maître d’œuvre établit l’Ordre de Service notifiant la date de commencement des Prestations. que dans certains cas. Avant leur prise en considération dans le décompte qui est établi en vue du versement de l'acompte au Prestataire. qui est à l’origine de la détermination des prestations effectuées par le prestataire. c’est le document qui relie l’exécution d’une prestation constatée à un prix du bordereau des prix du Marché.Etape n°3 : La gestion et le suivi des marchés et des bons de commande. On a droit à un dépassement dans les cas suivants: Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 20 . Tout changement doit faire l’objet d’un avenant. le droit à paiement du Prestataire au titre du Marché n'en découle pas automatiquement. Il établit. Toutefois. Le maître d’œuvre établit chaque jour un attachement. C’est un récapitulatif des travaux journaliers réalisés. Travaux supplémentaires non prévus dans le marché mais qui s’avèrent nécessaires : ne doivent pas dépasser 10%. Le mandatement consiste à contrôler la régularité de l’ordonnancement. Etape n°4: La prise en charge comptable Au début. Dans un premier temps. LA PRISE EN CHARGE COMPTABLE : Au niveau de la comptabilité. Une fois on reçoit la facture.. il s’avère utile de mentionner que la comptabilité du pôle Développement est une comptabilité des dépenses et non pas des recettes. on édite la fiche mandatement pour règlement. Ensuite. Ces mandats de paiement sont transmis au service contrôle de conformité de paiement pour accord. et la prise en charge comptable se fait au niveau du progiciel Oracle. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 21 . et à établir l’instrument de règlement (Mandats de paiement). on prépare le dossier règlement du décompte. au département mandatement et gestion des tiers plus précisément. le dossier est envoyé à la direction des finances. avant d’être envoyé au service de trésorerie pour règlement. nous allons commencer par une présentation de l’organisation comptable au niveau de l’ONCF et du progiciel de gestion intégrée Oracle Applications. Augmentation de la masse des travaux prévus dans le marché : le seuil maximum accepté est de 10% de la masse initiale du marché . . est par contre plus détaillée. on peut avoir une idée claire sur le degré d’atteinte des objectifs. et permet de justifier les dépenses. En suivant mensuellement toutes les réalisations afférentes aux opérations budgétaires qu’on est chargé de gérer. et minimiser les écarts tout en veillant à respecter l’engagement du budget. A la fin de chaque mois.Prendre les mesures correctrices nécessaires La structure de la comptabilité analytique au sein de l’ONCF permet de suivre. les dépenses réalisées à une date donnée et de les comparer aux budgets prévisionnels. le module GL génère des bases VLM et VLJ : . aux différents niveaux de responsabilité.Rechercher les causes d’écarts .Informer les différents niveaux hiérarchiques . un reporting se fait afin de justifier les écarts et déterminer les actions à mener afin de respecter les budgets et atteindre les objectifs escomptés. Etape n°5 : Le suivi budgétaire Le suivi budgétaire consiste à la confrontation des réalisations avec le budget.VLM : c’est le résultat comptable d’un mois.VLJ : Cette base de données comptables.Faire ressortir les écarts . Après chaque arrêté mensuel. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 22 . C’est une comparaison permanente des résultats réels et des prévisions chiffrées qui se fait afin de : . Cette base ne contient pas les détails. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 23 . il est envoyé au service contrôle de gestion du Pôle pour engagement dans l’application. Tâches effectuées : a.Une collecte de données. Grâce à ses caractéristiques. Grâce à Hypérion planning. l’ONCF s'appuyait sur différents outils dont Excel pour élaborer son budget et ses prévisions.Une structure de données multidimensionnelles . Bien évidemment. ceci a nécessité préalablement une définition claire et cohérente des référentiels de données. la cohérence des données est garantie : toutes les données sont traitées de la même manière et par conséquence. Contrôle de gestion Jusqu'en 2009. il permet de : Planifier et modéliser. La solution adoptée était la mise en œuvre du logiciel Hypérion Planning. et la collecte d’information réelles. Le logiciel Oracle Hypérion Planning est une solution centralisée pour la planification (plan.Des règles de gestion complexes . les collaborateurs disposeront de la même information.II. budget. gérer les tableaux de bord et améliorer la productivité grâce à un espace de travail commun Après l’établissement de l’accord par la Direction des Achats.Un cycle budgétaire itératif . Hypérion planning présente les caractéristiques suivantes : . prévisions de fin d’année …). quelques tests et expériences ont mis en relief des gains de productivité et de qualité de données. le choix du logiciel Hypérion Planning réside principalement dans son caractère structurant. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 24 . Même si nous marquons encore de recul pour apprécier précisément les apports de ce nouvel outil.LE MODULE DES ENGAGEMENTS: Ci-dessous le panneau qui représente les informations liées à l’accord quant à le montant à engager il se fait dans un autre panneau nommé : Engagements.Cette partie aura comme objectif la spécification de l’engagement en termes de Montant. mais qui semblaient plus risquées en terme de contrôle global du processus. Année. établissement…) Au fait. Rubriques budgétaires et /ou imputation (Nature de charge. Il est évident qu’il existait sur le marché d’autres solutions offrant plus de flexibilité ou de convivialité. . . à tous les utilisateurs leur fixant le délai de soumission des prévisions.Garder une traçabilité de tout le cycle budgétaire .LE MODULE DU BUDGET: Le logiciel Oracle Hypérion permet d’optimiser le processus d’élaboration des budgets prévisionnels : Le processus d’élaboration des budgets serait déclenché au niveau du logiciel. par l’envoi de mail.Faciliter la remontée et la consolidation des données.Garder un historique des différentes versions des données prévisionnelles . Une telle démarche mènera à un respect du calendrier fixé.Garder un historique des budgets et des réalisations des années antérieures . Les données prévisionnelles pourront être soumises par les opérationnels (les planificateurs) et agrégés au niveau Contrôle de gestion opérationnel puis au niveau Contrôle de gestion central.Faciliter le suivi des réalisations comptables Ci-dessous un aperçu du panneau pour la saisi du budget Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 25 . TRAÇABILITE: En parallèle il y a une base Access qui permet de faire un suivi détaillé de l’engagement du marché dans ces différentes étapes comme le montre le canevas ci dessous : Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 26 . le n° de marché. l’ONCF a réalisé une interface système permettant d’alimenter Oracle Application par toutes les factures. montant HT et son TVA. Les champs traités sont : date et n° de la facture. Comptabilité Apres avoir présenté les taches effectuées avec le contrôleur de gestion il est temps de passer à la partie de la comptabilité Dans le cadre de l’amélioration du fonctionnement de son système d’information et de son intégration. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 27 . Ci-dessous le module FM (Fiche Mandatement) de l’application oracle pour la saisi et le traitement de la facture et le décompte correspondant Dans ce panneau on concrétise les pièces comptables pour avoir par la suite une traçabilité et une fiabilité. le n° de son décompte avec sa date de situation. b. le code tier de l’entreprise. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 28 . le délai du traitement du dossier au sein du service comptabilité et la finance aussi car chaque décompte traité est envoyé à la Direction du Finance pour le mandatement.En parallèle il y a une base Access qui permet de faire un suivi détaillé du marché et son décompte pour avoir une visibilité globale sur le décompte d’un marché quelconque à savoir : 1. 2. Les rejets entre le MOE et service comptabilité et aussi entre la DF et SCG 3. la correspondance entre la facture du fournisseur et le décompte du MOE. Une traçabilité pour le suivi détaillé du décompte. En complément du suivi du marché dans le système il y a aussi la vérification de toutes les pièces comptables qui constituent un dossier marché envoyé à la DF Cette vérification s’articule sur la conformité des articles du marché par rapport au règlement des achats. les résultats de la recherche action montrent qu’il existe une forte interaction entre les tableaux de bord et les budgets. un transfert de rôles des budgets vers les tableaux de bord doit Effectivement s’opérer pour que les seconds puissent assumer les fonctions qui leur sont Théoriquement destinées. En effet. Ce rapport a pour objectif de donner une bonne définition aux interactions entre les différentes fonctions : Achats. La réussite de la mise en place d’un dispositif de tableaux de bord exige une évolution des pratiques budgétaires. Conclusion Au plan de la conception des systèmes de contrôle de gestion. Comptabilité et Contrôle de gestion. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 29 . Bibliographie • RG. Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 30 .07-EBA-Elaboration du budget.0003-PMC-Règlement de passation des marchés de l'ONCF.15-GPI-Gestion de projet d'investissement. • P. • DR 0005-RAM-Directive pour le règlement des achats par marches. • P. 0042/AAPF Fiche de saisie • Annexe 4 – EN.0044/AAPF Ordre de service tenant lieu de convocation • Annexe 6 – EN. Annexes • Annexe 1 – EN.0040/AAPF Fiche de suivi de décompte provisoire • Annexe 2 – EN.0045/AAPF Décompte provisoire • Annexe 7 – Fiche Engagement • Annexe 8 – Décompte provisoire Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 31 .0041/AAPF Fiche de suivi de marché • Annexe 3 – EN.0043/AAPF Rapport d’achèvement de l’exécution du marché • Annexe 5 – EN. Signature du Maître d’Oeuvre Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 32 . OBJET…………………………… DECOMPTE PROVISOIRE N°……………. A…………… Le……………….(1) Date (2) Observation Maître d’œuvre Exécution (3) Bon de réception Certification Envoi au MOA Assistant (DRIC) ou au SC du MOA Maître d’Ouvrage Date Assistant (pour les DRIC) Réception Vérification Transmission au SC du MOA SC du MOA Réception Vérification Transmission au SF de la DF Service Financement (DF) Réception Paiement (1) Numérotation chronologique par marché . (3) Date de constat du service fait mentionnée dans l’en-tête du décompte .. préciser date et motif .Annexe N°1 FICHE DE SUIVI DE DECOMPTE PROVISOIRE (MAITRE D’ŒUVRE) MARCHE N°……………………. (2) En cas de rejet. FICHE DE SUIVI N° ………………………. délai partiel ou date limite . ANNEXE N°2 FICHE DE SUIVI DU MARCHE (MAITRE D’ŒUVRE) A . Signature du Maître d’Oeuvre Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 33 . Global B .Exécution financière N° Dat Prestatio % Dépense Révisio Remb.Présentation du marché ● Marché n° montant ● Titulaire ● Objet ● Date de commencement des prestations ● Délai d’exécution . délai global ou date limite C .Exécution physique ● Ordre(s) de service d’arrêt du Motif ● Ordre(s) de service de reprise à compter du ● Réception provisoire prévisionnelle : . Retenu Pénalités Monta DP e ns TTC s n des Avanc e de Réfactio nt contrôlé Prix e garanti ns acompt es TTC e e Arrêt du au Total Observations : A…………… Le………………. Partiel . A…………… le………… Signature du Maître d’œuvre Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 34 . Relatif à ………………………..ANNEXE N°3 FICHE DE SAISIE N°… Marché N°…………………. Prix N° Code Unité Quantité Quantité Quantité Variation Etablisseme prévue réalisée cumulée En % nt au VENTILATION PAR IMPUTATION Imputation Nature Code Montant de règlement Etablissement Total Dressé par le……….. Réception provisoire . Approuvé le : . Date de commencement des prestations : . Objet : .ANNEXE N°4 RAPPORT D’ACHEVEMENT DE L’EXECUTION DU MARCHE (MAITRE D’ŒUVRE ou Personne chargée du suivi de l’exécution du marché) A . Ordre(s) de service d’arrêt du motif : .Exécution financière Révisio Retenu N° Dat % Dépenses Remb. Approbation notifié le : . Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 35 . Marché n° : montant : . Pénalités Prestatio n des e de Montant D e (3 contrôlée Avanc Réfaction ns TTC Prix Garanti acompte P (2) ) s e s TTC e (2) La date à mentionner est celle du constat d’exécution des prestations.…) C . Lieu de réalisation : . Avenant (reprendre les mentions de l’approbation jusqu’à celle du délai ci- dessus) B . Ordre(s) de service de reprise à compter du . Titulaire : . Délai d’exécution : .Exécution physique . Modifications au programme initial (consistance des prestations. délai d’exécution.Présentation du marché . (3) Le % est à calculer pour chaque décompte par rapport au montant initial du marché éventuellement complété du montant des avenants. A…. titulaire du marché n°…………. relatif au ….DATE ET SIGNATURE DU VISA DU MAITRE MAITRE D’OEUVRE D’OUVRAGE ASSISTANT VISA DU MAITRE D’OUVRAGE ANNEXE N°5 ORDRE DE SERVICE N°…… TENANT LIEU DE CONVOCATION L’entrepreneur ………………………………………………….. le……………. est invité à se présenter ou à se faire représenter par un représentant légal au bureau du …... .. pour prendre connaissance du décompte définitif général et en donner acceptation. faisant élection de domicile à….. Le maître d’œuvre Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 36 .. ANNEXE N°6 Date d’Edition:………….Avis Contrôle de Gestion de l'entité : Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 37 .2 .Montant: (En Milliers de DH) Montant HT Montant total DH Devise CV en DH TTC Section II: Renseignements budgétaires: II.2 .4 ..Type de prestation: I. FICHE D'ENGAGEMENT Pole ………………………….. A..3 .Attributaire: I. Accord n° ……………….1 . O. P / POLE d'exploitation Crédits DEVELOPPEMENT Marchés / BC engagés DL/DA en cours Accords d'engagement en cours Montant Accord ci-joint d'engagement Total engagements Crédits disponibles II. Entité ……………………………. Section I: Description: I.1 ..5 .Mode de passation: I.Situation budgétaire: (En Milliers de DH) Poste Budgétaire: Budget Investissement Budget achats Budget M.Objet: I. Section III: Cadre réservé à DFCG ANNEXE N°7 Ecole Nationale de Commerce et de Gestion |ONCF Année universitaire 2013-2014 38 .