Proyecto-Sistema de Trámite Documentario meriss

Plan Meriss Inka Gobierno Regional Cusco Propuesta de Sistema de Tramite Documentario y control de archivos electrónicos. AUTOR: Mgt.com celular: 949386378 .Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco TITULO DEL PROYECTO: Propuesta de Sistema de Tramite Documentario y control de archivos electrónicos. Tany Villalba Villalba contacto: tanyvillalbav@gmail. control y archivo de la documentación. tanto de los documentos como de la información en medios electrónicos como CDROM. por lo que se requiere modernizar la gestión documentaria para una rápida y oportuna atención y utilización que permita generar oportunidades de inversión y desarrollo para las personas que laboran con esta información. . tales como el trámite documentarlo y control de archivos. DVD. etc... Uno de los principales factores que impiden la eficiencia de uso de esta documentación e información es la falta de organización y clasificación adecuada que permita una accesibilidad rápida y fácilmente identificable.Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco 1. En muchas instituciones gubernamentales aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes.Introducción Debido a la cantidad de documentación e información recibida y manejada en el Plan Meriss Inka hace necesario un modelo automatizado para el manejo y ordenamiento de esta información.Ana lisis de necesidad Dado de el Plan Meriss Inka. atiende directamente y provee de servicios públicos en el ámbito de sus competencias. lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados con el uso de un sistema automatizado. lo cual demuestra bajo rendimiento de gestión de documentos y de información. atención. la cual se registra de forma manual. 2. en lo que corresponde a la gestión documentaria generada por trámites diversos de los administrados y colaborantes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informáticos que permitan una adecuada recepción. ▪ No Contar con un sistema informático que permita mantener un óptimo flujo de la documentación.Causas del problema: ▪ La falta de empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones.1.. ocasionando . asegurando su seguridad e integridad 5. aumentando de gastos por este concepto.PROPUESTA 5. impresora.. asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentación ingresada llegue oportunamente a su destino. Implementar una solución integral que permita mantener un óptimo flujo de la documentación e información electrónica. 4.Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco 3. debido a que se repiten las tareas. permitiendo su atención y/o utilización de manera eficaz y eficiente.Efectos del problema: ▪ Aumento del tiempo promedio en el trámite olvidos y/o documentos traspapelados. así como también la posterior administración del documento en el Archivo Centralizado de la Entidad. etc. ▪ La Ubicación de un documento en trámite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues que no dispone de acceso instantáneo a la información específica. ▪ La Falta Equipos tecnológicos (computador. ▪ Incremento de costos en el uso de papel.) apropiados para el desempeño de sus funciones. ▪ Disminución de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a los errores.. de un documento. 5. − Dar acceso a la documentación e información electrónica del expediente sólo a las personas que participan en el expediente.Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco 5.) 5. Etc. − El acceso será de lectura. − Dar acceso a la documentación e información electrónica del expediente a un grupo de personas que no participan en el expediente. iniciar. Establecer políticas de seguridad por roles para: visualización de expedientes.4. imprimir documentos. Estas personas pueden participar o no del expediente. − Restringir el acceso a algunos documentos e información electrónica del expediente.2. Capacidad de establecer intercambio comunicación de en línea que con los la supervisados para información. entre otros. permita notificación electrónica de documentos. copia documentos. es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades: − Dar acceso a la documentación y archivos electrónicos del expediente a todo personal autorizado que lo requiera. .3. Esto implica que sólo algunas personas puedan revisar esta información. − Capacidad de auditoría de eventos (crear. aprobar. Capacidad de poder interrelacionar vía Servicios Web a aquellos otros sistemas informáticos que lo requieran. descarga de información. Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco 6. operación. ▪ Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma ágil. 6. que contendrá: ▪ Manejo de seguridad a través de niveles de roles y funciones. ▪ Definición de las propuestas normativas respecto del proceso de gestión documentaría y las directivas para su implementación.2. ▪ Generar consultas y seguimientos para la gestión de toda la documentación en el proceso y almacenada. Requerimientos funcionales de la propuesta: La solución debe considerar el proceso integral de Gestión Documentaría y control de archivos electrónicos. flexible y amigable. control y mejora continua del Sistema Informático de Gestión Documentaría.1. el sistema deberá gestionar. ▪ Gestión y administración de toda la documentación que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera el Plan Meriss. pruebas. clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organización.Alcances y limitaciones de la propuesta 6. los procesos de recepción. . permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios. mantenimiento. esto es. puesta en marcha.. ▪ Manuales y guías de usuarios y administradores del sistema. Del Sistema: Desarrollo e implementación del Sistema Informático de Gestión Documentaría y control de archivos electrónicos. Puede contener actividades a nivel de sistema si se estipula en el contrato. m) Apoyo a la aceptación del software.Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco registro. f) Diseño detallado del software. seguimiento de información.Detalles de la implementación del software propuesto El proceso contiene las actividades para el análisis de los requerimientos. integración. pruebas e instalación y aceptación relacionadas con los productos software. . derivación. h) Integración del software. generación de documentación interna y de respuesta a comunicaciones externas. l) Instalación del software. Lista de actividades: Este proceso consta de las siguientes actividades: a) Implementación del proceso. 7. j) Integración del sistema. codificación. e) Diseño de la arquitectura del software. k) Pruebas de calificación del sistema. g) Codificación y pruebas del software. d) Análisis de los requerimientos software. b) Análisis de los requerimientos del sistema. c) Diseño de la arquitectura del sistema. i) Pruebas de calificación del software. diseño.. c) Adecuación de las normas y métodos de diseño usados.Propuesta económica.00) . b) Consistencia con los requerimientos del sistema. a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema.Proyecto de Ingeniería de Sistemas I Plam Meriss – Inka Gobierno Regional Cusco Además se evaluara la arquitectura del sistema y los requerimientos para los elementos teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuación. d) Viabilidad de los elementos software para cumplir con sus requerimientos asignados.. e) Viabilidad de la operación y mantenimiento.Detalle de implementación. El costo de desarrollo es de: tres mil nuevos soles (S/. de esta manera se cumple con la disponibilidad de la información en cualquier momento a penas es ingresada al sistema. 3000. El desarrollo de software sera hecho enteramente en Web para poder ser accesible desde cualquier punto dentro de la institución. evaluaciones.. Los herramientas tecnológicas utilizadas serán: • • Lenguaje de programación Java Base de Datos Mysql Se deberán documentar los resultados de las 9. 8.