PROPUESTA IMPLEMENTACIONGESTION DEL CONOCIMIENTO DIRIGIDO A MUEBLES ART & DESING ELABORADO POR: EDGAR GERARDO CAICEDO UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD) COLOMBIA- DICIEMBRE DE 2017 MUEBLES ART & DESING La empresa ART & DESIGN ha presentado una serie de inconvenientes desde que comenzó su crecimiento Diagnóstico y comercial, esto ha conllevado a crear una inconformidad análisis del dentro del equipo de trabajo como consecuencia de las estado actual de la empresa: diferentes decisiones tomadas por los directivos, afectando de manera negativa el ambiente laboral de los trabajadores y así mismo la producción de la organización. La situación de inconformidad y bajos resultados se presenta debido a que la empresa no ha implementado una gestión del conocimiento organizacional y el departamento de Recursos Humanos no evalúa las competencias que deben tener los funcionarios para desempeñar los diferentes cargos. Al desconocer el conocimiento organizacional por parte de los directivos de la compañía, se desconocen aspectos fundamentales para tomar decisiones estratégicas con el fin de conseguir un mejor bienestar para la empresa y trabajadores, logrando de esta manera cumplir con la totalidad de pedidos a todos los clientes que maneja en el mercado. La ausencia del conocimiento organizacional no ha permitido que puedan hacer uso de las tecnologías de la información y comunicación, afectando los diferentes departamentos en el envío de la información, igualmente es evidente que la empresa no implementa un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, lo cual es fundamental en para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores y de esta manera obtener mejores resultados. ¿Cómo está la organización de la empresa? ¿Bajo qué modelo se puede basar la gestión en la Preguntas compañía? problémicas a ¿Por qué la organización influye en el nivel de calidad de los resolver: productos fabricados? ¿A qué se debe la falta de organización tecnológica? ¿A qué se deben los retrasos en las entregas? ¿Por qué no se ha implementado la gestión del conocimiento organizacional en la empresa? ¿Qué estrategias se pueden utilizar para poder implementar la gestión de conocimiento dentro de la organización? ¿Cómo pueden aportar los trabajadores a los programas de gestión de conocimiento empresarial que implemente la compañía? ¿Por qué la empresa no utiliza las tecnologías de la información y comunicación al servicio de la gestión del conocimiento? Se les brindara a los colaboradores la oportunidad de capacitarse mediante cursos que la compañía brinde. Los empleados deben empezar su formación profesional y lo Teoría pueden realizar estudiando a distancia. relacionada con el problema y con Es necesario tener un líder o supervisor en el área de la solución del producción, el cual se encargara de transmitir a su grupo de problema: trabajo las metas y especificaciones de cada lote que se vaya a producir, él se deberá encargar de medir el avance diario para cumplir con los pedidos de los clientes, también de realizar el pedido justo de la materia prima para evitar gastos innecesarios. Es vital que el producto sea entregado con las características y en el tiempo solicitado así que un supervisor garantizara, preverá y solucionara cualquier aspecto que interfiera en este cumplimiento. Principalmente es necesario que las directivas de la empresa reconozcan la importancia de la gestión del conocimiento dentro de la organización, es indispensable tener una actitud proactiva frente a los retos a los cuales es sometida la compañía donde cada día son más complejos y cambiantes, para ello se deben aceptar los retos y fomentar el aprendizaje, las directivas de la empresa comprenderán que el conocimiento en la organización constituye un recurso cuyo uso proporcionara relevantes beneficios para la empresa. Una vez la empresa esté dispuesta a invertir en el conocimiento se generaran procesos estratégicos de la gestión del conocimiento como son: identificación del conocimiento, adquisición del conocimiento, desarrollo del conocimiento, distribución del conocimiento, es decir compartir, saber usar el conocimiento, retener el conocimiento, hacer una medición del mismo y crear un aprendizaje organizacional. Fuente: Santos, M., Ponjuán, G., Rodríguez, Mahyvin. (2006). Procesos estratégicos de las gestión del conocimiento. Cuba: Scielo Cuba. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.acti on?docID=10179555&p00=procesos+estrat%C3%A9gicos+ gesti%C3%B3n+del+conocimiento Solución del Problema: En la organización ART & DESIGN está sufriendo una situación crítica debido a una serie de inconvenientes presentados por la falta de la implementación de la gestión de conocimiento organizacional lo que ha desencadenado aspectos que están perjudicando la organización; la ausencia del conocimiento en la organización ha afectado al factor humano, la producción y los clientes lo que ha llevado a la empresa a tomar decisiones equivocadas. La empresa se convirtió en una gran industria pero las políticas internas organizacionales no han cambiado o las personas que están liderando la organización no son las idóneas lo que ha permitido que se haya llegado a esta situación. El departamento de recursos humanos en compañía de las directivas de la organización debe tomar decisiones importantes sobre estos aspectos ya que se han identificado la posible causa raíz. Se debe implementar un modelo organizacional de gestión del conocimiento combinando los enfoques: Humanos, organizacionales y tecnológicos y las herramientas para abordar cada uno de ellos teniendo elementos facilitadores, el modelo que puede implementarse es el MODELO THALEC (Tecnología, Política de recursos Humanos, Ambiente laboral, Liderazgo, Estructura y Cultura) para la gestión interna del conocimiento. Es necesario trabajar en una cultura organizacional que incremente la confianza entre los miembros del equipo y el intercambio de ideas para fomentar la integración de las áreas y lograr que el ambiente laboral sea tolerante con los errores que se puedan presentar. Resultados Esperados: Basado en los sistemas de gestión de conocimiento, esta gestión interna tiene como elemento crucial la visión de la empresa basada en el conocimiento esta se centra en el hecho de que gran parte de los conocimientos residen tanto en los individuos como en los diferentes grupos que conviven en la empresa de muebles ART & DESIGN. En consecuencia, se hace necesario, una dirección estratégica del conocimiento que facilite la generación de nuevo conocimiento, la transferencia del conocimiento ya existente entre los miembros de la organización, la aplicación del mismo a las necesidades de la empresa y su medición para poder demostrar cómo añade valor a la organización. Siendo, esta última etapa una de las más complicadas dado el carácter intangible del conocimiento, se pretende identificar una serie de indicadores generales que ayuden en la tarea de medir la capacidad de una empresa para generar, transferir y aplicar conocimiento, para ello se ha tomado como punto de partida el modelo THALEC para la gestión interna del conocimiento, el cual combina e integra los enfoques tecnológico, humano y organizacional. Recomendaciones: Hacer acompañamiento psicológico a los trabajadores, enfocado hacia la resolución de conflictos, comunicación, manejo del tiempo y comunicación asertiva, con el fin de motivar al trabajador a desarrollar sus funciones. Hacer énfasis en el clima organizacional y la cultura organizacional, con el fin de detectar posibles falencias que afecten el bienestar de los trabajadores para de esta manera lograr mejorar la productividad. Fortalecimiento de la comunicación interinstitucional, con el fin de resolver conflictos internos entre los trabajadores, logrando que cada uno de ellos opte por el dialogo. Salvaguardar la salud física, mental, social y emocional del trabajador, disminuyendo los riesgos significativos que se han establecido en la empresa. Retener el conocimiento organizacional a través de un sistema de gestión documental, que garantice a la empresa el acceso a ello en el momento requerido. Con nuestro trabajo podemos demostrar que la empresa debe fomentar una nueva etapa de mejora y de evolución para que su producción y operación surja de la mejor manera debe optar todas las mejoras recomendadas como son todos los recursos tecnológicos realizar un ajuste en la línea de organización hacer una reorganización y reforzar el departamento de cada una de la tiendas y de la fábrica y especialmente en la de recursos humanos para que puedan hacer un filtro de los colaboradores muy específico para que puedan ingresar con la mejor disponibilidad que requiere la empresa. A nivel tecnológico debe optar por adquirir nuevos productos tecnológicos como son los computadores, realizar nuevos esquemas de ventas y de publicidad para que la empresa pueda ejercer muy buena imagen en marketing, cambiar la parte logística y reorganizarla de la mejor manera para que sus despachos y su atención al cliente sea la mejor no tenga problemas con las entregas y no tenga devoluciones y la parte operativa en algunos trabajadores como son los hijos de los dueño ejercer un curso de gestión del conocimiento y de protocolo y un estudio en curso de contaduría par que no tengan problemas con la nómina el cual los empleados se afecten y tengan mejor disponibilidad en el puesto de trabajo y mejoren las condiciones laborales. es muy importante es la restructuración de la parte administrativa, pues es desde arriba de donde se toman las decisiones más importantes y que benefician a la empresa, entonces es desde ahí donde se debe partir para que haya una solución a toda la problemática que se ha venido presentando, organizando de esta manera la parte directiva y de ahí para abajo todo el grupo administrativo que conforma la empresa se puede lograr todos los objetivos que se han planeado, también es muy importante recomendar la capacitación constante del personal que labora en la empresa, pues es la parte más importante que toda organización tiene su grupo de trabajadores, creando en ellos el personal idóneo y capacitado para desarrollar cada una de sus funciones, uno de los principales problemas ha sido que el personal capacitado se va por falta de garantías o por malos entendidos y el nuevo personal no tiene la capacitación suficiente, entonces es lograr crear una estabilidad tanto para el personal antiguo como para el nuevo, con capacitaciones de su trabajo, y estimulando su buena labor y desempeño en la empresa. Reflexión sobre la importancia de la Gestión del Conocimiento en las organizaciones. El conocimiento aporta habilidades que permite que las organizaciones sean competitivas, es de suma importancia que la gestión del conocimiento sea uno de los pilares de cualquier empresa, se deben proyectar sus metas, tener claros los objetivos y estar previsto para el cambio. El elemento más importante para las organizaciones es el recurso humano y el conocimiento que este posee, sus cualidades y habilidades en determinadas funciones se debe fortalecer y guiar hacia las estrategias que fundamentan la empresa, no se trata únicamente de transferir conocimiento sino de aplicarlo, de intuir e identificar potenciales que permiten incrementar la productividad de cualquier recurso o proceso. Todas las organizaciones aprovechan el conocimiento adquirido y es fundamental que lo protejan, que su uso sea de forma responsable, se debe capacitar a todo el personal pero ellos deben garantizar y entender que todos estos conocimientos son de propiedad de la organización, no se deben transferir ni divulgar. El cumplimiento de protección del conocimiento garantiza que la organización pueda competir y pueda transformas todas sus fortalezas en busca de cumplir su misión y visión como compañía. La gestión del conocimiento dentro de una organización debe garantizar el engranaje de tres sistemas que son: sistemas de recursos humanos, Sistemas de la Información y sistema Tecnológica, cada uno de ellos presenta características y cualidades diferentes pero todas van enfocadas hacia un mismo objetivo. El recurso humano debe garantizar el aprovechamiento del sistema tecnológico para no quedarse atrás en los cambios que se presentan en el mercado, nuevas tendencias, nuevos requerimientos, nuevos software, todo aquello que presenta una oportunidad de mejora para competir. El sistema de información debe ser de fácil comprensión para todos los integrantes de la compañía. La Gestión del Conocimiento, se ha transformado en la actualidad en la actividad básica de cualquier organización que quiera ser competitiva, en el plano académico o en el plano deportivo. La misma comprende diversos procesos, desde la adquisición, la transformación, aplicación y comunicación del conocimiento, los antecedentes son más claros en el mundo académico, pero estamos obligados a extender esa experiencia al mundo de la actividad física y el deporte, que son la razón y la esencia ser de nuestras organizaciones. Los motivos que explican esta correlación se deben a que una correcta gestión del conocimiento en la empresa facilita una gestión más eficiente de elementos clave como: • La información interna y externa en la organización •La innovación empresarial • La creación de rutinas organizativas más eficaces • La coordinación entre los distintos niveles organizativos • La rápida incorporación y asimilación de nuevas capacidades a los equipos Todo esto contribuye a crear procesos, productos y modelos de negocio más exitosos, estableciendo rutinas en la organización que permiten: • Mejorar los canales de distribución • Mejores equipos de trabajo • Mejores relaciones con clientes, proveedores, empleados etc.… Pero sobre todo y lo más importante de la gestión del conocimiento es que nos permite contar con una organización adaptativa a las circunstancias cambiantes del entorno. Algo que te garantizo es permanente. Introducir la gestión del conocimiento en la empresa, tiene la virtud de transformar poco a poco nuestras estructuras rígidas en elementos más flexibles, capaces de dotar a la empresa de la cintura necesaria para trasformar amenazas en oportunidades. “Disponer de la habilidad de obtener información, transformarla en conocimiento e incorporar este en la organización es la mejor ventaja con la que podemos dotar a nuestros negocios”. http://papelesdeinteligencia.com/la-importancia-de-la-gestion-del-conocimiento- enla-empresa/ La gestión del conocimiento es un pilar de gran importancia en las empresas el cual se le debe dar el valor que requiere para poder conseguir los resultados deseados; debido a que ayuda a mejorar el funcionamiento de las empresas con respecto a la generación, transferencia, sistematización y protección del conocimiento. Involucrando a los directivos de las organizaciones, recursos humanos y los colaboradores ya sean permanentes o temporales. La gestión de conocimiento en las empresas está íntimamente relacionada con las diferentes áreas o procesos siendo una plataforma de gran importancia para optimizar los procesos, interactuar entre los colaboradores y los directivos, implementar actividades sobre la innovación; también juega un papel muy importante con la tecnología ya que la gestión del conocimiento y la tecnología se puede decir que son complementarias para poder obtener los resultados que la empresa espera al implementar un sistema de gestión del conocimiento. El sistema de gestión del conocimiento en muy importante en las empresas debido que permite optimizar muchos procesos usando sus estrategias para que las empresas sean más competitivas; entre sus principales aportes a las empresas se pueden mencionar la gestión en los siguientes aspectos: ➢ Información interna y externa en la organización. Facilita la información de la empresa debido a que está sistematizada y puede ser enviada a quien la solicite en el momento necesario. ➢ Innovación empresarial. Permite realizar aportes innovadores a las empresas por parte de sus colaboradores para optimizar sus procesos. ➢ Creación de rutinas organizativas más eficaces. Gracias a esta herramienta se programan actividades empresariales con el fin de realizar mejoras dentro de la organización las cuales tienen resultados óptimos. ➢ Crea mejores canales de comunicación. La información dentro de las organizaciones es mejor gracias a las herramientas que facilita este sistema, se pueden mencionar el uso de la TIC. ➢ Mejores relaciones con clientes, proveedores, empleados. Al implementar este sistema existen mejores relaciones dentro y fuera de la organización. CONCLUSIONES Para concluir cabe destacar la importancia de la realización de este trabajo, ya que nos permitió plasmar la Gestión del Conocimiento en la empresa ART & DESING y mediante este poder aplicar a la vida profesional con el fin de poder desenvolverse en el campo empresarial y en la cotidianidad ya que en la vida diaria se necesita de la sistematización y la comunicación lo cual está involucrada en la Gestión del conocimiento y se lleva a cabo directa o indirectamente. Bibliografía Cuestas, A. (2010). Capital humano, capital intelectual y nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (NTIC). En Gestión del Talento Humano y del Conocimiento. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?doc ID=10467110&p00=gesti%C3%B3n+del+talento+humano+del+cono cimiento Valhondo, D. (2009). Gestión del conocimiento: del mito a la realidad. Madrid, España: Ediciones Díaz de Santos. 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