Certificat professionnel Comptable et FinancierGroupe ISCAE IFOEC Institut de formation De l’ordre des Experts comptables Mémoire de fin d’étude THEME « Proposition d’un manuel de procédures comptables » Présenté par : Encadré par : Mohamed Keddal Mr Issam Maguiri SOMMAIRE Remerciement Dédicace Introduction……….……………………………………………………………………………………………..1 Première partie : ……………………………………………………………………………………………….4 I- Présentation de la société..…………………………………………………………………………………..5 I-1 Historique de la société ……………………………………………………………………………………...5 I-2 Présentation de la société…………………………………………………………………………………….7 I-3 Organigramme de la société………………………………………………………………………………….8 I-4 Présentation des produits commercialisés par la société…………………………………………………….9 II- Importance d’audit et contrôle interne dans l’élaboration d’un manuel de procédures comptables………………………………………………………………………………………………………11 Définition d’audit interne………………………………………………………………………………………..11 Mission et finalité d’audit interne………………………………………………………………….…………….12 Les critères d’un bon auditeur……………………………………………………………………….…………..14 Le cadre de référence de l’audit interne …………………………………………………………….…………..15 Comment les normes sont –elles structurées……………………………………………………….……………16 Planification de la mission d’audit interne……………………………………………………………………16-17 Déroulement des missions d’audit interne…………………………………………………………….…………17 Caractéristiques et objectifs du rapport de l’audit interne………………………………………………….……18 L’audit interne et la mise en œuvre des recommandations……………………………………………….……..19 Comment mesure-t-on la performance de l’audit interne ?...................................................................................19 Définition contrôle interne………………………………………………………………………………….……20 Les principes du contrôle interne…………………………………………………………………………….…..21 Utilisation du manuel des procédures……………………………………………………………………………22 Est-il possible de modifier une procédure ?...........................................................................................................24 A quelles questions un manuel de procédures doit nous permettre de répondre ?................................................24 Forme du manuel des procédures……………………………………………………………………………… ..25 Deuxième partie :……………………………………………………………………………………………..26 Formalisation de manuel de procédures comptables par cycle………………………………………………..27 Cycle approvisionnement achats à l’import…………………………………………………………………...27 Définition et délimitations de procédure……………………………………………………………………….27 Cycle approvisionnement achats à l’import……………………………………………………………………29 Définition et délimitations de procédure…………………………………………………………………… …29 Objectifs……………………………………………………………………………………………….……….30 Déroulement de la procédure………………………………………………………………………….……….30 Cycle ventes – clients…………………………………………………………………………………..………34 Ventes de marchandises……………………………………………………………………………….…..……34 Définition et délimitation de la procédure………………………………………………………………………34 Objectifs…………………………………………………………………………………………………………35 Déroulement de la procédure……………………………………………………………………………………35 Retour de marchandises…………………………………………………………………………………………39 Définition et délimitation de la procédure……………………………………………………………………….39 Objectifs………………………………………………………………………………………………………….39 Déroulement de la procédure………………………………………………………………………….…………39 Cycle stocks………………………………………………………………………………………….…………..42 Suivi des mouvements des stocks et des inventaires physiques…………………………………………………42 Définition et délimitation de la procédure……………………………………………………………………….42 Objectifs……………………………………………………………………………………………….…………43 Déroulement de la procédure…………………………………………………………………………….……….43 Cycle personnel……………………………………………………………………………….………………….47 Paie et suivi du personnel…………………………………………………………………….…………………..47 Définition et délimitation de procédure………………………………………………………….……………….47 Objectifs………………………………………………………………………………………………………….47 Déroulement de la procédure……………………………………………………………………….…………….48 Cycle état impôts et taxes…………………………………………………………………………...…………….50 Etablissement des déclarations fiscales………………………………………………………….….…………….50 Définition et délimitation de la procédure………………………………………………………………….50 Objectifs…………………………………………………………………………………………………….51 Déroulement de la procédure……………………………………………………………………………….51 Cycle trésorerie……………………………………………………………………………………………..57 Tenue de la trésorerie………………………………………………………………………………………57 Définition et délimitation de la procédure…………………………………………………………………57 Objectifs…………………………………………………………………………………………………….58 Déroulement de la procédure……………………………………………………………………………….58 Cycle clôture……………………………………………………………………………………………….72 Arrête des états de synthèses ………………………………………………………………………………72 Définition et délimitation de procédure……………………………………………………………………72 Objectifs…………………………………………………………………………………………………….72 Déroulement de la procédure……………………………………………………………………………….72 Conclusion ………………………………………………………………………………………………...86 Bibliographie ……………………………………………………………………………………………….87 Annexes………………………………………………………………………………………………..……88 Remerciements Mes remerciements vont : A Monsieur ISSAM MAGUIRI expert comptable l’encadrant de la formation CPCF et Monsieur AMINE BAAKILI, l’expert comptable consultant de notre société et le personnel de la société Unionaire Morocco Pour leur soutient. A tous ceux et celles qui ont forgé mon expérience professionnelle et influence ma vie professionnelle de façon positive. Dédicace Je dédie ce mémoire, A ma mère, ma profond gratitude pour l’éducation qu’elle m’a prodiguée, au prix de tous les sacrifices qu’elle a consenti à mon égard. A la mémoire de mon défunt père, qui fût on pilier de l’intellect et de la spiritualité. A mon épouse, pour le soutient et l’affectation qu’elle m’a apportés tout au long de la formation. Qu’elle trouve, ici, l’expression de mon respect les plus Profond. A mes enfants, Achraf et Manal, ma joie de vivre, que je remercie pour m’avoir permis d’abuser de leur temps. Proposition de manuel de procédures comptables 1 Introduction Le manuel de procédures comptables établies par application de l’article 4 de la loi 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants qui prévoit que « les personnes assujetties à la présente loi dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à dix millions et demi de dirhams (10.000.000 DH) doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire l’organisation comptable de leur entreprise ». Le manuel de procédures comptables a ainsi pour objectif de : Répondre à l’obligation comptable édictée par l’article 4 précité Permettre la compréhension du système de traitement des informations et de faciliter la réalisation des contrôles. L’élaboration d’un tel manuel découle d’une analyse systémique de l’organisation et des procédures de la société découpée en un ensemble de sous systèmes constituant des cycles d’activités homogènes et interdépendants. Les cycles décrits sont les suivants : Approvisionnements Ventes – clients Stocks Paie personnel Etat impôts et taxes Trésorerie Cycle comptable et financier Chaque procédure comprend les volets suivants : Une définition de l’objet de la procédure qui délimite son champ et ses principales étapes. Un rappel des objectifs clés de contrôle interne à atteindre au niveau de chaque procédure. Un rappel des principales attributions des personnes impliquées. La description narrative du circuit de la procédure contenant les documents émis ou reçus par les services, les contrôles effectués et les enregistrements comptables qui en découlent. Une schématisation des modalités de comptabilisation de chaque type d’opération avec rappel des supports comptables d’enregistrement, des principes comptables et méthodes d’évaluation appliqués. Une récapitulation des contrôles comptables clés devant exister au niveau de chaque procédure. Proposition de manuel de procédures comptables 2 Une récapitulation du circuit des documents et de leur classement. Le présent manuel ne pourra survivre et n’aura de valeur que par : sa diffusion auprès des utilisateurs ; l’application stricte de son contenu ; la mise en place d’un dispositif rigoureux de suivi et de mise à jour. A ce titre, le service comptable doit être chargé du suivi et de la mise à jour du présent manuel. Il en contrôlera l’application, analysera les dysfonctionnements potentiels et recueillera les observations pertinentes pour son adaptation et mise à jour en provenance des différents acteurs impliqués. La mise à jour d’une procédure devra faire l’objet d’un consensus entre les services concernés et la direction générale. Une note de service ad hoc doit être établie pour toute modification de procédure. Après accord de la direction, le service comptable et financier veillera à la diffusion de la nouvelle procédure avec mention de la date de dernière mise à jour. La note de service modificative doit suivre une séquence numérique continue et jointe au manuel. L’importance d’un manuel de procédure pour toutes entreprises n’est plus à démontrer. En effet, de par leur nature, ces dernières sont appelées à exécuter des opérations dont le cycle, c’est – à- dire les étapes à suivre pour leur réalisations, doivent être scrupuleusement respectés, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise ne soit désarticulée. De manière générale, un manuel de procédures a pour but d’améliorer le fonctionnement de l’activité et permet notamment : - de définir les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de l’institution ; - de tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes qu’externes ainsi que le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables ; - de définir les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape d’exécutions des opérations ; - de connaître les outils dont doivent disposer les intervenants chargés d’exécuter les opérations ; - d’identifier les types de contrôle fondamentaux à effectuer à priori ou posteriori : Contrôle journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel ; Comme les différents niveaux de contrôle : auto – contrôle, contrôle hiérarchique, audits interne et externe et l’inspection ; - d’indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités dans l’engagement de l’institution et le schéma de traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines. Proposition de manuel de procédures comptables 3 bref, le manuel de procédures constitue un excellent et indispensable instrument de travail dont les directions générales doivent se servir pour asseoir une gestion saine et transparente et ainsi assurer le pérennité de leur s’institutions respectives. L’étude dégage d’abord une problématique ensuite, pour rentrer dans la pratique des institutions, elle présente le processus suivi dans l’élaboration et dans la détermination du contenu du manuel de procédure administrative et financières. Et puis, en plus elle s’attarde sur le contenu spécifique du chapitre consacré à la gestion comptable comme conseils pratiques des partenaires. En réalité, toute organisation pouvant être décomposée en cycle d'activité, les procédures sont formalisées par cycle d'activité. Chaque cycle présente des aspects comptables dont il faut tenir compte. La production de l'information comptable fiable est non seulement une nécessité pour la prise de décisions pertinentes pour l'organisation, mais aussi, une obligation légale. La comptabilité, organisation du traitement de l'information, est l'outil privilégié pour produire l'information. Contrairement aux entreprises classiques dont la comptabilité est entièrement encadrée par le législateur, celle des projets révèle des spécificités dont il faut tenir compte pour l'élaboration des procédures comptables. L'objet du premier chapitre est de cerner l'organisation du traitement de l'information dans sa généralité et les spécificités des projets de Développement. La conception du manuel de procédures présente un enjeu considérable pour toute organisation. Elle requiert une Connaissance préalable de l'entité et doit suivre généralement un processus qui puisse permettre à terme aux Utilisateurs d'en tirer le meilleur profit. Comme pour les procédures opérationnelles, la formalisation des Procédures comptables commence tout d'abord par une évaluation du contrôle interne afin d'identifier les risques Liées à chaque procédure et de les maitriser. L'évaluation du contrôle interne, elle-même nécessite l'adoption d'une démarche spécifique définie par certains référentiels. Cette démarche est accompagnée par l'utilisation de diverses techniques telles que les entretiens, les observations, les études documentaires et les sondages. Proposition de manuel de procédures comptables 4 Proposition de manuel de procédures comptables 5 I- Présentation de la société: I-1 Historique La société Uninaire Morocco est créer en mars 2000 avec un capital étranger de un million de dirhams spécialiser à la commercialisation des climatiseurs et accessoires, au début la société à commencer seulement avec les muraux et petit à petit et avec le temps la société a compléter toute la gamme de la clim demander au marche marocain . En 2008, Unionaire sera classée comme l'une des plus grandes entreprises de fabrication dans le monde, un objectif qui Unionaire a fait de grands efforts à réaliser. Mise en œuvre de la prise de conscience la plus haute qualité technique, contrôle de la qualité, une croissance rapide et vif dans l'application s'affirmer programmes de ressources humaines qui maintiennent un environnement positif et fructueux travail ont abouti à cet objectif. C'est le privilège fiers de l'entreprise à vous offrir le meilleur en matière de technologie et de service avec AlC inégalée cinq étoiles de traitement. A la fin de la journée, l'entreprise veut nos clients de se considérer comme faisant partie de l'entreprise, connectée et intégrée, tout comme nos propres actionnaires de la société. Communication et d'interaction avec les clients Unionaire et au sein de notre entreprise familiale est la clé de la réussite. Nos clients se voient offrir un sentiment de confort, car ils peuvent librement et interagir positivement avec Unionaire afin de mieux les servir et de permettre à la société d'offrir la qualité à son meilleur. Nos portes de communication sont toujours ouvertes. Au Unionaire, nous avons un sens aigu de la nécessité de recherches approfondies et le développement, c'est l'un de nos principaux moyens de succès et ce souci des filtres dans tous les aspects de notre processus de fabrication. Nous n'avons pas de limites à la mise en œuvre de notre dynamique d'innovation. Proposition de manuel de procédures comptables 6 En outre, la fabrication de produits respectueux de l'environnement est un objectif dévoué qui est continuellement surveillé et mis à jour. De la fabrication révolutionnaire du gaz de refroidissement et le recyclage de tous les produits bi-du processus de fabrication, nous maintenons des normes illimitées dans notre quête de faible consommation d'énergie tout en même temps en accordant une attention prudente dans les moindres détails de la fabrication. Au Unionaire, nous mettons l'accent non seulement sur les immenses contrôle de la qualité des mesures, mais aussi sur les besoins de nos employés à l'aide des politiques et des mesures incitatives mises en place par le biais d'un service diligent des ressources humaines. Pour l'entreprise, la qualité du produit commence par la qualité de vie de ses employés. Grâce à notre engagement sans bornes à la recherche, le développement, la croissance et le succès, les 10 prochaines années ne sera pas seulement profiter des avancées plus positives à la société qui à son tour donnera plus d'avantages à nos clients. Les principales marques des climatiseurs existent au Maroc depuis longtemps et qui représentent une concurrence pour notre société sont Carrier et LG électronique, pour le moment il y a un équilibre dans le marche de la climatisation malgré la diversité des climatiseurs qui viennent de la chaine. Notre société parvient toujours à satisfaire sa clientèle par la force notre service après ventes et pièces détachés qui existe toujours grâce la maison mère et ses usines à l’EGYPTE et la politique de notre direction générales qui une grande détermination d’exister en force sur le marche marocains. Le chiffre d’affaires de la société à augmenter d’une façon ascendant depuis l’exercice de l’ année 2000 ainsi que l’effectifs, au début de la création de la société le personnelle était seulement six personnes maintenant le nombre du personnelle est de quinze. Proposition de manuel de procédures comptables 7 I-2 Présentation de la société Dénomination social : Unionaire Morocco Forme juridique : SARL Capital : Trois millions (3 500 000) dirhams Siège social : 55 BD Zerktouni angle Rue Sebta Quartier des Hôpitaux Casablanca Activité : L’importation et la commercialisation, des climatiseurs Téléphone : 212 022 35-15-21 Fax : 212 022 35-08-00 Date de création : 01 mars 2000 Registre de Commerce N° : 119413 Patente N° : 37908166 Identifiant fiscal N° : 02222407 CNSS N° : 6158754 Gérants : Monsieur Aneba houssine Monsieur Sobhi soliman emad Répartition du capital social : Trois mille (3 500) parts sociales répartie comme suit : Monsieur Mohamed Fathi 1 706 Parts sociales Monsieur Jamil Zakzouk 1 706 Parts sociales Monsieur Ahmed Adil Soliman 88 Parts sociales ---------------------------- Total 3 500 Parts sociales Proposition de manuel de procédures comptables 8 I-3 Organigramme de la société Direction Générale Service Après Vents Magasin Direction Direction Financière Service Commercial Service Comptabilité Générale Service Facturation et Contrôle de Stock Proposition de manuel de procédures comptables 9 I-4 Présentation des produits commercialises par la société : La société UNIONAIRE MOROCCO est une société spécialisée dans la commercialisation des climatiseurs et accessoires, la gamme des climatiseurs se présente comme suit : - Les muraux leur puissance varient selon la superficie des locaux qu’on veut climatiser : - Mural de 9000 BTU - Mural de 12000 BTU - Mural de 18000 BTU - Mural de 24000 BTU - Mural de 30000 BTU - Mural de 36000 BTU - Les consoles : - Console 12000 BTU - Console 18000 BTU - Console 24000 BTU - Console 30000 BTU - Console 36000 BTU - Les gainables : - Gainable 18000 BTU - Gainable 24000 BTU - Gainable 30000 BTU - Gainable 36000 BTU - Gainable 48000 BTU - Gainable 60000 BTU Proposition de manuel de procédures comptables 10 - Les cassettes : - Cassette 18000 BTU - Cassette 24000 BTU - Cassette 36000 BTU - Les armoires : - Armoire 20000 BTU - Armoire 24000 BTU - Armoire 36000 BTU - Armoire 48000 BTU - Les monoblocs : - Monobloc 9000 BTU - Monobloc 12000 BTU - Monobloc 18000 BTU - Monobloc 24000 BTU - Les centrales : - Centrale 60000 BTU - Centrale 90000 BTU - Centrale 120000 BTU - Centrale 180000 BTU - Centrale 240000 BTU - Centrale 300000 BTU Proposition de manuel de procédures comptables 11 II- Importance d’un audit et contrôle interne dans l’élaboration d’un manuel de procédures comptables 1- Définition d’audit interne Les entreprises sont confrontées en permanence à l’amélioration de leur performance dans un environnement de en plus instable et risqué : complexité et diversité des activités, obstacles croissants liés aux contraintes légales et réglementaires, changements fréquent de l’environnement, pression sur les coûts, attente des marchés et des actionnaires, etc. Si hier la stabilité était la règle et le changement l’exception, aujourd’hui, le changement est la Règle et la stabilité l’exception. L’audit interne y est défini comme étant une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une Assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des proposition pour renforcer leur efficacité. L’audit interne joue deux rôles essentiels d’aide à la création de valeur et à la protection de valeur. Il est au service des managers : apprentissage par le partage des savoir-faire et aide à la performance. L’audit, en effet, doit dépasser le seule conformité pour s’intéresser à la performance. Les éléments moteurs de audit interne doivent être la sensibilisation à l’autocontrôle et le développement de l’appropriation des bonnes pratiques. Dans la définition, il n’est pas question de surveillance ; le mot « contrôle » veut dire maîtrise par l’évaluation et l’amélioration du fonctionnement des trois dispositifs. L’accent est mis sur le management des risques incluant les activités de contrôle. L’audit interne doit être pensé au regard des besoins spécifiques de l’organisation exprimés par le conseil d’administration, le comité d’audit, le cas échéant, et la direction générale. Ceux-ci dépendent de la nature Et du volume des activités d’une part (risques) et la stratégie et du style de management d’autre part (réponse de l’entreprise face aux risques). Proposition de manuel de procédures comptables 12 2- Mission et finalité d’audit interne C’est parce qu’il y a des risques qu’il ya du contrôle interne. Pour garantir l’efficacité du contrôle interne, il faut un audit interne pour l’évaluer, qui va à son tour alimenter par ses contacts ses recommandations, le risque management. L’audit interne analyse les points forts et les points faible du contrôle interne d’une organisation ainsi que des risque liés et des opportunités d’amélioration qui peuvent avoir un impact sur la capacité de l’organisation à atteindre ou non ses objectifs. Cette analyse évalue si la gestionnaire des risques identifie les risques et met en place des mécanismes de contrôle en vue d’une gestion efficace et efficiente. L’audit interne a pour mission de donner de la visibilité aux différentes parties prenantes de l’organisation : management, opérationnels, direction générale, administration et autres acteurs, externes à l’organisation. Il structure et enrichit le processus de décision. C’est un instrument incontournable au service du gouvernement D’entreprise qui permet d’avoir un regard de l’intérieur sur l’évaluation du contrôle interne et du management des risques, procurant à l’organisation un degré d’assurances sur l’efficacité de ses systèmes. Il doit attirer l’attention de la direction générale et du conseil sur toute insuffisance significative, a fortiori, grave de l’organisation. L’auditeur interne crée de la valeur par la pertinence et clarté de ses recommandations. En audit essentiel n’est pas ce que l’on écrit, mais comment on l’écrit et le communique : c’est la force du rapport synthétique, Percutant, et communiquant. L’audit interne a, à la fois, un caractère permanent et périodique, il est également universel. Toute entité, activité, Fonction et processus sont concernes par les investigations de l’audit interne. Dés lors, son existence dans l’organisation ne peut être qu’un avantage distinctif. L’intervention de l’audit interne porte sur les processus, les procédures, les activités et entités de l’organisation. Elle répond à l’un ou plusieurs des objectifs suivants : un objectif de régularité (ou de conformité), lorsqu’elle a pour finalité l’évaluation de la conformité aux Instructions, lois, et réglementation en vigueur et de la régularité dans le respect des procédures et modes opératoires liés aux processus, activités et entités audités. Proposition de manuel de procédures comptables 13 L’auditeur compare la règle à la réalité. L’auditeur signalera toute irrégularité observée, remontra aux causes, alertera sur les conséquences et formulera des recommandations d’améliorations ; un objectif de performance lorsqu’elle a pour finalité l’appréciation des résultats, de l’efficacité et de l’efficience des processus, activités ou entités audité et ce, au regard des objectifs qui leur sont assignés Et de s’assurer de l’optimisation des moyens dédiés à un ou plusieurs processus d’activités. L’auditeur émettra Une opinion non seulement sur l’application des procédures, mais également leur qualité ; un objectif stratégique , lorsqu’elle a pour finalité l’appréciation de la cohérence globale des politiques et stratégies de l’organisation avec l’environnement de l’entreprise ; un objectif de management, lorsqu’elle a pour finalité l’appréciation de la pertinence des objectifs et la cohérences des opérations et programmes avec les politiques et la stratégie de l’organisation. Les deux derniers types d’audit constituent le stade ultime de développement de l’activité d’audit au sien de l’organisation. L’audit interne opère selon deux types d’interventions : des missions d’assurance , consistant en un examen objectif d’éléments probants, effectués en vue de fournir à l’organisation une évaluation indépendante des trois processus et partant, d’assurer la direction de l’application de ses directives et politiques et de la qualité de contrôle interne, et des missions de conseils et services y afférents rendus au client donneur d’ordre (managers et direction) dont la nature et le champ sont convenus au préalable avec lui , ayant principalement pour objectif de l’aider à se contrôler et à contrôler son entité pour améliorer son fonctionnement. Ces activités ont pour objectif de créer de la valeur ajoutée et d’améliorer le fonctionnement de l’organisation, client réel de l’audit interne. Aujourd’hui, il exigé de l’opérationnel gestionnaire, outre et au-delà du respect des règles : - Qu’il applique les meilleurs pratiques de bonne gestion, aux objectifs ; - Qu’il soit responsable de la qualité et de l’efficacité de ses résultats, jugés par apports aux objectifs ; - Et qu’il assure la sécurité et la transparence de sa gestion. L’audit interne a pour tâche de collaborer avec le gestionnaire, de l’aider dans l’édification d’un système de gestion et de contrôle, reposant sur l’analyse des risques et destiné à produire la meilleure gestion possible, en termes de résultats, pour un niveau de moyens donné. Proposition de manuel de procédures comptables 14 L’audit décèle des problèmes et formules des recommandations aux directions et aux audités qui leur apportent une solution .Son rôle n’est pas de dénoncer ou d’accuser, mais d’arbitrer « 3R » : Rechercher, Reconnaitre et Remédier aux faiblesses de l’organisation. Il aide à anticiper les risques et se place dans une démarche vertueuse d’amélioration continue. L’auditeur interne ne travaille pas au gré de son inspiration, il se doit de suivre et de respecter les normes internationales éditées par l’Institute of Internal Auditors(IIA) , association professionnelle internationale. Les recommandations de l’audit interne doivent être pertinentes. Pour ce faire, il lui est demandé de s’investir dans le métier et les rouages de l’entreprise et d’avoir des aptitudes à l’écoute et à la prise de renseignements utiles. 3- les critères d’un bon auditeur Afin de mener à bien les missions d’audit, la qualification, l’expérience et les qualités personnelles des auditeurs sont très importantes. D’ailleurs, la définition de l’audit interne adoptée par l’IIA, implique une formation exigeante, tant initiale que continue, des auditeurs, une organisation rigoureuse dans leur fonctionnement interne et le respect scrupuleux d’une méthodologie dans la conduite des audits qu’ils relèvent de missions d’assurance (conformité)ou de conseil (performance) . L’entreprise doit se doter d’auditeurs professionnels censés garantir l’engagement au niveau des compétences. Au –delà des diplômes, l’audit interne, ne s’invente pas, il s’apprend et se pratique. Ce n’est pas a’ l’université que l’on apprend le métier de l’audit ; c’est sur le terrain (on the job).La formation universitaire ne donne pas, en effet, tous les outils professionnels indispensables, en plus de cela, il faut s’attacher à la personnalité du futur auditeur .Ce dont l’entreprise a besoin, ce sont des auditeurs qui proposent des solutions d’améliorations pragmatiques et non stratosphériques. Mal sélectionnés, mal formés, mal encadrés, les auditeurs internes peuvent non seulement se révéler inutiles, mais même représenter un risque pour l’organisation. Parmi les critères d’un bon auditeur, nous pouvons citer : - l’ouverture d’esprit ; - l’engagement ; - l’éthique ; - la rigueur ; - l’esprit de synthèse ; Proposition de manuel de procédures comptables 15 - le courage ; - la pondération ; - le professionnalisme ; - Le partage et la capacité à échanger les bonnes pratiques ; - la capacité à donner du sens à son intervention ; 4- Le cadre de référence de l’audit interne Pour être efficace, l’audit interne, outre des ressources et la compétence de ses membres doit disposer d’un cadre de référence international des pratiques professionnelles (CRIPP) .En effet, comme le stipule le document d’introduction aux normes de l’IIA « l’audit interne est exercé dans différents environnements juridiques et culturels ainsi que dans des organisations dont l’objet, la taille, la complexité et la structure sont divers. Il peut être en outre exercé par des professionnels de l’audit, internes ou externes à l’organisation. Comme ces différences peuvent influencer la pratique de l’audit interne dans chaque environnement, il est essentiel de se conformer aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’IIA pour les auditeurs internes et l’audit interne s’acquittent de leurs responsabilités. » L’objet du CRIPP est de contribuer à la légitimité et la crédibilité de l’audit interne. Les auditeurs internes doivent l’assimiler et l’appliquer s’ils veulent jouer pleinement le rôle qui leur est assigné : la création de valeur. Le référentiel regroupe les principes de nature à guider le travail de l’audit interne dans ses missions actuelles. Il est constitué outre la définition officielle de l’audit, d’un code de déontologie qui précise aux auditeurs les valeurs à respecter dan l’accomplissement de leur activité et s’appuie sur quatre principes fondamentaux pertinents pour une pratique éthique de l’audit interne. Il est structuré en dispositions obligatoires : définition de l’audit interne, code de déontologie, normes internationales, et dispositions recommandés : modalités pratiques d’application-MPA, guides pratiques, prises de disposition (constituent un ajout et commentent les rôles et responsabilités de l’auditeur interne, l’impact de l’audit interne dans un contexte spécifique et ses interactions avec d’autre acteurs. Proposition de manuel de procédures comptables 16 5- Comment les normes sont –elles structurées Le cadre est un ensemble cohérent de plusieurs niveaux partant du code de déontologie, passant par les normes, proprement dites, expliquées, dans les modalités pratique d’application. Le code de déontologie fournit aux auditeurs internes les principes et valeurs d’éthique qui régissent leur pratique professionnelle. Le code de déontologie s’applique aux personnes et aux entités qui fournissent des services d’audit interne. Il dispose de quatre principes fondamentaux : intégrité, objectivité, confidentialité et compétence. Ces principes inspirent l’ensemble des normes et d’auditeur peut référer en cas d’imprécision des normes ou d’une question inédite à traiter. Les normes sont un élément d’appui capital pour l’exercice de l’audit interne, elle ont pour objet : - De définir les principes de base que la pratique de l’audit interne doit suivre ; - De fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion d’un large éventail d’activités d’audit interne apportant une valeur ajoutée ; - D’établir les critères d’appréciation du fonctionnement de l audit interne ; - De favoriser l’amélioration des processus organisationnels des opérations. 6- Planification de la mission d’audit ? L’audit interne procède à une évaluation objective dont la finalité est la validation indépendante des processus de contrôle interne, de management des risques et du gouvernement d’entreprise. La palification des missions d’audit interne doit être fondée sur les risques afin de définir les priorités cohérentes Avec les objectifs de l’organisation. Les données d’entrée du plan élaboré par l’audit interne s’appuieront sur la stratégie, les tableaux de bord, les résultats des missions précédentes, la cartographie des risques, le périmètre auditable (processus et entités concernes), les travaux des auditeurs externes, la veille externe (benchmark, réglementation…) et les entretiens et les demandes ad hoc de management. Proposition de manuel de procédures comptables 17 Le cycle d’élaboration du plan commence par la désignation d’ un groupe de travail interne à l’audit qui procède à la sélection et à la hiérarchisation des sujets candidats. Il s’ensuit une première validation avec la direction générale, puis une deuxième validation par la comite d’audit, le cas échéant, avant la formalisation et la présentation du plan retenu et du planning d’intervention qui sera largement diffusé. Tout plan d’audit doit donc être adapté au niveau de maturité du diapositif de contrôle interne de l’entreprise et être en ligne avec les missions et objectifs fixés a l’audit internes pour s’adapter aux événements en cours d’exercices. Ces missions d’audit spécifiques (mission non prévues dans le programme d’audit arrêté) peuvent émaner du management, de la direction générale ou du comité d’audit. L’objectif est de diffuser l’information en prévenant les audités par voie hiérarchique afin de leur permettre de s’organiser. L’ordre de mission précise l’origine de la mission et son étendue, les entités concernées, sujet, raison et dates ; il accrédite l’équipe d’audit (noms, téléphone, etc.), mais ne répète pas la charte ( rôle de l’audit interne, place, déroulement) et ne rage de la mission (présentation, déroulement) 7- Déroulement des missions d’audit interne Tout mission d’audit interne doit respecter un déroulement en trois phases logiques : une phase étude : destinée à acquérir les bases et la connaissance théorique nécessaire à l’exécution de la mission. Elle permet également d’avoir une première appréciation des éléments de contrôle interne contenus dans le processus à auditer. A l’issue de ses travaux un jugement est porté sur la qualité apparence de contrôle interne dans le processus audité et pour l’entité examinée. L’étendue des travaux à effectuer pour arriver à un jugement motivé et donc un programme de travail à mettre en œuvre en découlent ; une phase réalisation : des programmes de travail sont déroules représentant l’ensemble des tests et des recherches auxquels doivent de livrer les auditeurs afin de porter une appréciation motivée sur la qualité du contrôle interne dans la mise en œuvre de processus par l’entité concernée par la mission. une phase conclusion : un rapport d’audit est rédigé par l’auditeur tenant compte des attentes de la direction et du conseil et des autres partie prenantes. Il fait connaître ses opinions et ses conclusions d’audit. Proposition de manuel de procédures comptables 18 Ces phases, structurées en étapes, doivent être supportées par des documents à rédiger par l’auditeur, et communiquées par le cadre de réunions avec les entités auditées. 8- Caractéristiques et objectifs du rapport de l’audit interne Le travail de l’audit interne doit profiter à toute l’organisation. Le reportions de l audit commence au niveau opérationnel avec qui sont discuter les différents points soulevés et les recommandations formulées, puis, en suivant la voie hiérarchique, il remonte jusqu’au conseil d’administration, à travers, le cas échéant, le comité d’audit. Le rapport d’audit a deux objectifs distinct : - Il s’agit d’un document d’information pour la hiérarchie. L’audit donne à celle-ci une assurance sur la - maîtrise du domaine audité. Il reprend clairement une identification des risques relevés et indique les mesures à prendre. - Il s’agit d’un outil de travail pour les audités. C’est à partir du rapport que l’audité décide du plan d’action à mettre en œuvre pour apporter les amélioration nécessaires aux dysfonctionnements relevés par l’audit. Pour ce faire, le document doit reprendre l’analyse, le détail des constats relevés ainsi que des recommandation émises. L’efficacité du rapport d’audit dépend de la capacité de l’auditeur à sélectionner et à formuler l’information piétinante de façon à ce que des décisions opportunes puissent être prises. Le rapport doit respecter un certain nombre de principe : - Le rapport doit être complet, constructif, objectif et clair, concis, utile et le plus convaincant possible. Les constats, analyses et propositions d’amélioration de l’auditeur interne ne doivent concernés que les dysfonctionnement et situations relevés lors de son intervention. - Le responsable de l’audit assume personnellement toutes les conséquences des travaux de son équipe. - Même en cas de conclusions positives, un rapport doit être rédigé. - Le rapport ne doit contenir que des éléments qui ont été présenter aux responsables des entités auditées. Le rapport d’audit ne doit pas constituer une surprise pour les audites. C’est à cette fin que la réunion de Proposition de manuel de procédures comptables 19 validation et de clôture est organisée. Elle rend indiscutable les faits les constants et si possible les conclusions. - Le rapport doit être structure pour des lecteurs différents. C’est pourquoi, il comprend un exposé général et synthèse. L’exposé général doit être complet et technique et apporter toutes les informations utiles aux responsables audités et aux responsables des actions à entreprendre. La synthèse s’adresse è des personnes qui doivent être informées et sensibilisées mais qui n’ont pas à résoudre les dysfonctionnements relevés. - Le rapport doit être revu par au moins une personne du service d’audit qui n’a pas participé à sa rédaction. 9- L’audit interne et la mise en œuvre des recommandations L’auditeur interne doit organiser le suivi des recommandations d’audit émises par lui et acceptées par l’audité. Il s’agit pour l’auditeur de vérifier la réalité de la mise en œuvre des recommandations conformément aux engagements donnés par les auteurs des plans d’actions. L’auditeur doit obtenir une copie des procédures modifiées pour corriger les dysfonctionnements et envisager les tests d’audit nécessaires pour obtenir l’assurance que ceux-ci ont été corrigés. Cet audit de suivi peut être fait au moyen d’une mission d’audit de suivi spécifique (les audits de suivi font partie du programme annuel d’audit) ou au moyen de missions récurrentes ou par tout autre procédé que l’auditeur jugera utile. Chaque année le service d’audit interne établit un compte de ses activités destiné à la direction générale et ai conseil. Ce rapport annuel comportera la synthèse du suivi de ses recommandations. L’auditeur n’oubliera pas de signaler les difficultés dans l’exercice de sa mission. 10- Comment mesure-t-on la performance de l’audit interne ? Tout service d’audit performant doit être en mesure de respecter le programme d’audit validé par la direction générale et la comité d’audit, le cas échéant. Mais la performance de l’audit interne ne s’arrête pas au respect du programme d’audit ; d’autres indicateurs de performances qualitatifs doivent êtres suivis et appréciés que ce soit par le responsable de l’audit interne et son équipe, mais également par la direction générale, le comité d’audit et les audités. Il s’agit, notamment : Proposition de manuel de procédures comptables 20 - Des délais de déroulement des missions et de livraison des rapports d’audit. - De la compréhension du métier ; - Du caractère réaliste des recommandations ; - Du suivi de la mise en œuvre de ces recommandations ; - Du non déclenchement d’incidents dans un délai rapproché (d’environ d’1an) dans le périmètre d’une entité auditée pour des détectés par l’audit ; - De la prise en considération de ses audits par l’auditeur externe évitant les redondances et chevauchement dans les interventions ; - - De la fidélité du rapport aux échanges qui se sont déroulés en cours de mission entre l’équipe d’audit et les audités. La performance de l’audit interne peut être mesurée aussi par des critères quantitatifs : - Nombre de missions prévus ; - Nombre de missions réalisées et commencées ; - Nombres de jours total / nombre de jours sur le terrain ; - Nombre de jours passés pour des missions non programmées ; - Délai d’édition du rapport / fin de mission sur place ; - Nombre d’auditeurs, masse salariale correspondante et frais généraux de service ; - Nombre de recommandations émises ; - Nombre de recommandations accepter ; - Nombre de recommandation mises en œuvre ; - Economies dont l’audit est à l’origine ; 11- Définition contrôle interne Le contrôle interne est le processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant aux objectifs fixés. Les objectifs fixés sont les suivants : - La réalisation et l’optimisation des opérations, - La fiabilité des opérations financières, - La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur. Proposition de manuel de procédures comptables 21 Par optimisation des opérations dans la définition du contrôle interne, on entend amélioration des performances et protection de ressources. Par objectifs financiers, on entend la mise à disposition d’informations financières fiables et conformes aux normes comptables applicables, ainsi que les informations nécessaires à la bonne gestion. Par conformité aux lois et aux réglementations en vigueur, on entend respect par l’organisation de ceux-ci. Il s’agit d’un dispositif et non d’une fonction. C’est un ensemble de mesures telles que des règles, des procédures, des sécurités, des plans, des systèmes d’information, des modes d’organisation, etc. ceci veut dire qu’il n’existe pas un service ou une fonction de contrôle interne, c’est avant tout un état d’esprit, un reflexe partagé par tous. Le dispositif de contrôle interne est l’affaire de tous avec une responsabilité particulière du management qui doit veiller à ce que chacun à son niveau de responsabilité prenne les mesures adéquates. Les cinq éléments essentiels composant cadre de maîtrise des risques d’une organisation : 1- Environnement de contrôle : élément de l’organisation favorisant la sensibilité du contrôle de chacun, intégrité, compétence, autorité et responsabilité, c’est le fondement de tous les autres composants du contrôle. 2- Evaluation de contrôle : identification et hiérarchisation des risques, dispositif de détection des risques, anticipation et intégration systématique des risques dans les activités. Elle constitue la basa pour la détermination des activités de contrôle. 3- Activités de contrôle : application appropriée des règlements, directives, procédures et pratiques mises en œuvre avec examen périodique. Elle incluent plusieurs activités, dont les approbations, autorisations, vérifications, recommandations et évaluations de rendement, ainsi que la sécurité des actifs et la réparation des taches. 4- Information et communication : nécessite de méthodes et de référentiels communs formalisés et partagés par tous, procédures pour diffusion en temps opportun. 5- Pilotage : assure l’harmonie et la cohésion de contrôle interne, documentation des contrôles effectués, tests en cas de changement de système et du rendement du dispositif au fil du temps. Proposition de manuel de procédures comptables 22 12- Les principes du contrôle interne Le contrôle interne repose sur onze principes sont : 1- Indissociabilité du contrôle interne de l’activité : le contrôle interne est consubstantiel à toute organisation, c’est un moyen de gestion du risque associé aux programmes et aux activités de l’organisation. 2- Organisation : adapté et adaptable avec formalisation des procédures de fonctionnement et de contrôle. 3- Pratique de la délégation : la délégation implique le contrôle. Un dirigeant délègue tout sauf sa responsabilité. Le contrôle interne est un outil de gestion pour la direction qui ne saurait se substituer à elle. 4- Autocontrôle : recoupement, contrôles réciproque ou tout autre procédé permettant, autant que faire se peut, de réduire erreurs, négligences, incompétence, risques, etc. 5- Séparation des fonction d’autorisation, d’exécution et de contrôle : éviter le cumul par une même personne, dans l’exercice d’une activité de l’entreprise de toutes ces fonctions ou de deux d’entre elles. 6- Permanence : ce qui suppose la non rigidité et la pérennité des systèmes de contrôle. 7- Bonne information : l’information doit répondre aux critères de pertinence, d’utilité, d’objectivité, de communicabilité et de vérifiabilité. 8- Qualité du personnel : tout système de contrôle interne est, sans un personne de qualité, voué à l’échec. 9- Universalité : le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’organisation, en tout temps et en tout lieu. Il n’y a pas de domaines réservés ou d’unités hors champ de contrôle. 10- Harmonie : l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’organisation et de son environnement. 11- Indépendance : les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment les méthodes, procédés et moyens de l’entreprise. 13-Utilisation du manuel des procédures Le manuel de procédures rédigé doit répondre à ces questions : A quoi sert une procédure ? Elle sert à décrire ce qui se fait afin : *de connaître ce qui se fait ; *de faire connaître ce qui se fait ; *d’améliorer ce qui se fait. Proposition de manuel de procédures comptables 23 Quand doit-on utiliser une procédure ? *lorsqu’il y a une affectation à un nouveau poste ; *Lorsqu’il y a un remplacement à un poste ; *Lorsqu’on a oublié ce qu’il faut faire ; *Lorsqu’on ne sait pas ce qu’il faut faire ; *Lorsqu’on doit régler un problème ; *Lorsqu’on n’est pas d’accord sur ce qu’il y a à faire. Pourquoi utiliser une procédure ? Car elle offre un cadre de justification des décisions des agents, avec comme conséquence la possibilité : *De faire confiance aux informations reçues ou agents les ayant fournies, la procédure servant de gage ; *De prendre des initiatives, la procédure servant de justificatif à priori ; *De sanctionner avec objectivité ; *De réclamer avec objectivité. Qui vérifie que le travail est effectué selon les procédures ? *Soi-même ; *Le responsable hiérarchique ; *Occasionnellement les auditeurs et contrôleurs internes ou externes et missions de supervision des bailleurs de fonds. Comment s’effectue cette vérification ? En comparant : *Ce qui est fait par rapport à ce qui est écrit ; *Ce qui n’est pas fait par rapport à ce qui est écrit ; *Ce que l’on aurait dû faire par rapport à ce qui est écrit. Que doit-on faire si la procédure est différente de la pratique habituelle ? En discuter avec la coordination, il se peut que : *La procédure écrite doit être révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ; *La coordination désire que l’on procède différemment. Que fait le responsable avec les procédures ? Proposition de manuel de procédures comptables 24 Il s’en sert pour : *Décrire les postes de travail ; *Contrôler la qualité des opérations ; *Spécifier les améliorations à apporter ; *Evaluer la performance des agents. 14- Est-il possible de modifier une procédure ? Une procédure comprend : *Les directives qui sont les règles émises par la direction. Ces règles ne peuvent être changées que par la direction ; *Une façon d’exécuter ces directives. Il est possible de proposer des améliorations sur cette façon de faire. 15- A quelles questions un manuel de procédures doit nous permettre de répondre ? *Où se situe la procédure ? *Où trouve-t-on ces procédures dans le projet ? * A quelle étape de la procédure sommes-nous ? *De quel type de procédure s’agit-il ? *Quand la procédure a-t-elle été rédigée ? *Qui intervient dans la procédure ? *A quel groupe de tâche est affecté un agent ? *Que doit concrètement faire cet agent ? *Comment doit-il le faire ? *De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ? *A quelles autres procédures doit-il se référer ? Proposition de manuel de procédures comptables 25 16- Forme du manuel des procédures Le manuel de procédures établit doit être conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états successifs auxquels il se rapporte. En effet, la rédaction du manuel de procédures étant une obligation légale, l’administration est en droit de le réclamer en cas d’éventuel contrôle ; par ailleurs, étant un outil de gestion, le manuel de procédures doit évoluer au rythme de l’entreprise. Proposition de manuel de procédures comptables 26 Proposition de manuel de procédures comptables 27 Formalisation de manuel de procédures comptables par cycle 1- Cycle approvisionnement achats à l’import 1-1 Définition et délimitations de procédure : Cette procédure a pour objet de décrire le processus de réalisation et de suivi des achats importés (climatiseurs). Elle comprend les quartes phases suivantes : Réception des achats et dédouanement. Calcul des coûts d’achats imports Comptabilisation des factures et des frais d’approche Analyse et justification des comptes fournisseurs. 1-2 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : • Le contrôle des quantités réceptionnées. • L’évaluation correcte des prix de revient et l’établissement des états de suivi. • La comptabilisation correcte, exhaustive et dans la bonne période des charges sur la base de factures en bonne et due forme. • La prise en charge des factures dans l’exercice de rattachement. • L’analyse et la justification des comptes de tiers. 1-3 Déroulement de la procédure • Les besoins d’achats sont déterminés par le directeur et le directeur financier en fonction des : - Prévisions de vente ; - Situation des stocks ; - Prix de certains biens à l’échelle international ; - Situation de trésorerie de la société. Proposition de manuel de procédures comptables 28 • A l’achèvement des opérations de dédouanement, le transitaire transmet le dossier d’importation complet au Service comptable comprenant : - La facture fournisseur - L’engagement d’importation - La fiche de liquidation - La quittance douanière - Les factures de transport - Les factures du magasinage - Les quittances d’assurance - La DUM • Le Service Import confronte les documents et s’assure de leur cohérence (liste de colisage, facture fournisseur, engagement d’importation et Déclaration Unique de Marchandises DUM). • Il procède ensuite à la vérification des droits de douane figurant sur la fiche de liquidation (droits et taxes à l’importation), la TVA sur la base des dispositions en vigueur à la date d’enregistrement de la déclaration. • Le responsable du magasin assure la réception et le déchargement des marchandises et procède au comptage physique des arrivages. • Après rapprochement entre la quantité reçue et celle figurant sur la liste de colisage, le responsable du magasin établit un bon d’entrée tiré d’une série continue et pré-numérotée avec ses remarques sur la qualité des marchandises reçues. • Ces bons d’entrées ne peuvent être réédités par le responsable du magasin (c) Calcul des coûts d’achats des marchandises importées • Le Service Comptable centralise les dossiers d’import en provenance du transitaire avec toutes les factures de frais d’approche et les classe de manière séquentielle. • Le Service Comptable procède à : La vérification du bien fondé de la facturation ; La vérification des frais et débours du transitaire La vérification du calcul arithmétique ; La vérification du calcul de la TVA (bases et taux) ; La vérification de la cohérence entre facture fournisseur définitive, bon d’entrée et bon de commande interne fournisseur (prix, quantité……). • Le directeur financier porte son visa sur le dossier import. • Le Service Comptable vérifie périodiquement également la séquence des bons d’entrée afin de s’assurer que toutes les réceptions ont été prises en considération. • Il procède à la détermination du coût d’achat dès l’entrée en stocks en établissant une fiche analytique. Proposition de manuel de procédures comptables 29 • Le coût d’achat comprend le prix d’achat de la facture fournisseur libellée en devises dont le montant est converti en dirhams sur la base du cours de la DUM et l’ensemble des frais engagé : - Le montant hors taxes des frais de transitaire ; - Le montant hors TVA et hors frais financiers des droits de douane figurant sur la fiche de liquidation ; - Les frais de transport hors TVA ; - Les frais d’assurance ; - Les frais de manutention (frais de chariot). • Il dégage de ces calculs un coût par unité achetée. - Comptabilisation des factures et frais d’approche. - Analyse et justification des comptes fournisseurs : • Le Service Comptable effectue à la fin de chaque mois un lettrage manuel des comptes fournisseurs imports permettant de justifier les soldes en comptabilité et de relever, le cas échéant les factures ou les règlements non encore comptabilisées. • Il édite à la fin de chaque mois : - Un état des achats import, - Un état de la répartition des dettes par date d’ancienneté de solde. • Il analyse et explique le solde fournisseur-import. - Règle de contrôle (annexe 2 ) classement et archivage (annexe 3) 2- Cycle approvisionnement achats locaux 2-1 Définition et délimitations de procédure : Cette procédure a pour objet de décrire le processus de réalisation et de suivi des achats locaux. Elle concerne essentiellement les achats de fournitures consommables, les autres frais généraux tels que les fournitures de bureau, le téléphone, l’eau et l’électricité, etc ainsi que les achats des immobilisations. Elle comprend les quatre phases suivantes : (a) Processus d’achat par catégorie de bien (b) Comptabilisation et classement des factures (c) Etablissement des bons à payer (d) Analyse et justification des comptes fournisseurs. Proposition de manuel de procédures comptables 30 2-2 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : • La réalisation des achats autorisés selon les meilleures conditions économiques. • Le contrôle des factures reçues quant à : - -- - la réception des biens ou services correspondants en qualité et en quantité, - -- - la régularité des factures, - -- - leur calcul correct. • La comptabilisation correcte, exhaustive et dans la bonne période des charges sur la base de factures en bonne et due forme. • La prise en charge des factures dans l’exercice de rattachement. • L’analyse et la justification des comptes de tiers. 2-3 Déroulement de la procédure Il convient de distinguer entre quatre grandes catégories d’achat : (a) Processus d’achat par catégorie de bien - -- - Achats normaux de fournitures consommables (fournitures de bureau et autres). - -- - Achats de prestations de services (transit, transport, entretiens et réparations…….). - -- - Achats des immobilisations. - -- - Achats abonnés (Frais de téléphone, Electricité, Eau). Achats normaux de fournitures consommables • Le responsable des achats locaux lance auprès de deux nouveaux fournisseurs au début de chaque année une consultation préliminaire des prix des matières et fournitures à utiliser puis, il procède au choix du mieux offrant (rapport qualité-prix) sur la base d’un état comparatif par rapport à l’ancien fournisseur. • Le responsable des achats locaux arrête périodiquement ou à l’initiative du responsable du magasin des fournitures, la liste des fournitures consommables dont le niveau du stock atteint ou s’approche du stock de sécurité. • Une copie de cet état est remis à la direction générale ou toute personne autorisée pour approbation. • Il établit un bon de commande en 3 exemplaires soumis à la signature du directeur financier. • Après signature, le directeur financiers transmet : - -- - L’original du bon de commande au fournisseur agréé ; - -- - Un exemplaire au responsable du magasin des fournitures ; Proposition de manuel de procédures comptables 31 • Le responsable du magasin fournitures assure la réception des articles et procède au rapprochement des réceptions en quantité avec les données du bon de commande et du bon de livraison. Il contrôle corrélativement la qualité des réceptions. • Il valide ou non le bon de livraison du fournisseur et établit un bon de réception en 3 exemplaires en cas de validation. Si non, il en informe l’utilisateur lequel soit valide la réception et consigne le bon de réception soit refuse la réception. • Il garde à son niveau une copie du bon de réception qu’il joint au bon de commande. • Le directeur financier vérifie à son niveau aussi la liasse bon de commande, bon de livraison et bon de réception et relance la facture fournisseur. • Une fois le fournisseur envoie la facture, le responsable des achats locaux porte son visa dessus après vérification et transmet le bon de commande, le bon de livraison et la facture au Service Comptable pour comptabilisation. • Les contrôles effectués sont clairement matérialisés. • Le Service Comptable joint la facture transmise au bon de réception déjà reçu et procède à la vérification et la comptabilisation de la facture. Achats de prestations de services • Pour les achats des prestations de services ( Transit, transport, entretiens et réparations, assurance …..), la Direction Générale arrête la liste des fournisseurs auprès desquels les achats doivent être effectués et établit à cet effet, une fiche synthétique résumant les principales conditions d’achat (Nature, prix, conditions de règlement) avec les références des documents contractuels. • Cette liste et ses mises à jour sont adressées au Service Comptable et aux services utilisateurs concernés. • Les factures reçues sont contrôlées par le service utilisateur sur la base des conditions arrêtées par la Direction dans la fiche synthétique avant d’être transmises à une personne autorisée par la Direction pour approbation et visa. • Lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, le service comptabilité porte la mention « Originale » sur un exemplaire et la mention « Duplicata » sur les autres exemplaires afin d’éviter ultérieurement leur double comptabilisation ou paiement. • Elles sont ensuite on procède à leur comptabilisation. Achats des immobilisations • Pour les achats des immobilisations, la Direction Générale arrête au début de chaque année en collaboration avec la Direction Administrative et financière un plan annuel d’investissement assis sur la base des demandes d’achats signées par les responsables des services utilisateurs. • Le service comptable procède à une consultation de trois fournisseurs au moins à des dates fixées par la Direction Administrative et Financière. Proposition de manuel de procédures comptables 32 • Il établit un bon de commande en 3 exemplaires sur la base d’un état comparatif des prix de trois devis au moins soumis à la signature de la Direction Générale ou d’une personne autorisée. • Après signature, le service des achats locaux transmet l’original au fournisseur contre accusé de réception, un exemplaire à la comptabilité et garde le troisième pour assurer le suivi et la relance, le cas échéant. • Les immobilisations acquises sont ensuite consignés par le Service Comptable dans un registre qui enregistre par ordre chronologique les acquisitions. Chaque immobilisation porte le même code qui figurera dans les fichiers des immobilisations ainsi que le registre d’immobilisation. • La facture reçue du fournisseur est approuvée par le directeur financier avant d’être transmise au Service Comptable pour procéder à sa comptabilisation et son classement par ordre chronologique propre aux factures d’immobilisations. Achats abonnés (Frais de téléphone, Electricité, Eau, honoraires récurrents, les assurances, les factures de crédit-bail……). • Pour cette catégorie, le responsable des achats locaux contrôle seulement leur évolution par rapport au mois précédent et dresse un état à cet effet qui est approuvé par la Direction Générale ou toute personne autorisée. • Les originaux des factures sont transmis au Service Comptable qui procède à leur comptabilisation. (b) Comptabilisation et classement des factures Vérification des factures • Les factures fournisseurs reçues sont remises au responsable des achats locaux. Après avoir reçu les approbations nécessaires mentionnées ci-dessus pour chaque type d’achat, elles sont transmises au service Comptable pour comptabilisation et classement. • Le service Comptable procède à : - -- - La vérification des factures qui doivent être établies conformément aux règles en vigueur (numérotées, signées, portant l’identification fiscale des fournisseurs, le numéro de la patente, la désignation des fournitures et des travaux, le nombre d’exemplaires). - -- - La vérification du bien fondé de la facturation (existence d’un bon de commande, d’un bon de livraison et d’un bon de réception) et l’existence des approbations nécessaires. - -- - Le rapprochement entre les factures, les bons de commandes, les bons de livraison et de réception. - -- - La vérification du calcul arithmétique. - -- - La vérification du calcul de la TVA (bases et taux). - -- - La consultation des comptes fournisseurs concernés. Proposition de manuel de procédures comptables 33 - -- - La consultation des comptes « fournisseurs factures non parvenues » pour les factures datées en début d’exercice. Comptabilisation des factures • Après vérification, le Service Comptable : - -- - Comptabilise les factures d’achat comme suit Achats de (à détailler par compte d’achats « charges ou d’immobilisations ») Sens Compte Intitulé Montant Débit 6121X ou 23XX Achats « Charges ou Immobilisations » Pour le montant hors taxes de la facture. Débit 345520 TVA récupérable Pour le montant de la TVA Crédit 4411X Fournisseurs Pour le montant toutes taxes de la facture • Le Service Comptable appose le cachet «Facture comptabilisée » et porte la référence de l’écriture comptable sur les factures comptabilisées afin d’éviter les doubles comptabilisations. • Le service Comptable doit veiller à ce que : - -- - Les factures achats soient comptabilisées au prix d’achat hors taxes, dès la réception de la facture. - -- - Les achats sont rattachés à l’exercice en cours sur la base du bon de livraison du fournisseur si la facture n’est pas encore parvenue. Classement des factures • les factures concernant l’achat des immobilisations sont classées dans un chrono propre de manière à ce que le rapprochement avec le registre des immobilisations soit facile. • En ce qui concerne les autres achats, le Service Comptable classe les factures chronologiquement par journal. (c) Etablissement des bons à payer : • Conformément aux délais de paiement fixés, par la Direction Générale, par fournisseur ou catégorie de fournisseurs, le service Comptable établit un bon à payer sur un modèle pré-imprimé et transmet à la direction pour préparer le règlement. Proposition de manuel de procédures comptables 34 (d) Analyse et justification des comptes fournisseurs : • Le Service Comptable établit à la fin de chaque mois un lettrage des comptes fournisseurs permettant de justifier les soldes en comptabilité et de relever, le cas échéant les factures ou règlements non encore comptabilisées. • Il analyse et explique le solde de chaque fournisseur. 3- Cycle ventes – clients 3-1 Ventes de marchandises 3-2 Définition et délimitation de la procédure : Cette procédure a pour objet de décrire le processus de réalisation et de suivi des ventes. Elle comprend les six phases suivantes : (a) Le traitement des commandes (b) La livraison des marchandises aux clients (c) La facturation (d) Le suivi des encaissements clients (e) La comptabilisation des factures et des règlements (f) Le reporting commercial. Intervenants INTERNES PRINCIPALES ATTRIBUTIONS LIEES A LA PROCEDURE Direction générale Définition des conditions de ventes (prix, délais, modes de règlement et plafond de crédit). Départements commerciaux Suivi des commandes clients Collecte des commandes Suivi des encaissements clients Recouvrement Service facturation Contrôle de l’application des conditions de ventes Etablissement des bons de livraison Etablissement des factures Magasin Préparation des livraisons Sortie des stocks magasin Service Comptable Contrôle et enregistrement comptable Edition des situations clients Analyse et justification des soldes Proposition de manuel de procédures comptables 35 3-3 objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : La sortie autorisée des livraisons aux clients. La facturation exhaustive des ventes clients. Le suivi et le contrôle des encaissements clients. La comptabilisation correcte, exhaustive et dans la bonne période des ventes sur la base de factures en bonne et du forme. L’analyse et la justification des comptes de tiers. Le respect des conditions de ventes fixées par la Direction Générale 3-4 Déroulement de la procédure (a) Traitement des commandes • Les commerciaux collectent les commandes clients lors des visites sur place ou par téléphone. • Sur la base des bons de commande clients le département commercial établit les bons de commandes internes. Ces derniers sont séquentiels et doivent indiquer : le nom du client, la désignation, la quantité, le prix, les modalités et délais de paiement. • Les bons de commande internes sont remis au responsable de la facturation. Ce dernier consulte la situation du client à savoir ses impayés en cours et le découvert atteint par lui. • Le responsable de la facturation procède au rapprochement des prix, des modalités et délais de paiement indiqués sur les bons de commande internes avec l’état des tarifs mis à jour et l’état des modalités et des délais de paiement applicables à chaque client et approuvés par la Direction Générale. • Lorsque des conditions particulières de prix, de délai ou de dépassement de découvert sont consenties au client, le bon de commande est soumis à la Direction Générale ou à toute autre personne habilitée pour approbation. • Les bons de commande clients ainsi que les bons de commande internes font l’objet d’un classement dans le dossier client tenu par le responsable de la facturation, qui en transmet copie au Service Comptable. (b) Livraisons aux clients • Le responsable de la facturation établit, sur la base du bon de commande interne, un bon de livraison en trois exemplaires qu’il transmet au magasinier pour livraison des marchandises: Deux exemplaires sont remis au client : Le troisième est signé par le client pour accusé de réception est retourné par le magasinier au responsable de la facturation pour classement ; Proposition de manuel de procédures comptables 36 • Le magasinier prépare, sur la base du bon de livraison, les quantités de marchandise à livrer et s’assure • aussi de la concordance entre les articles sortis et les quantités inscrites sur le bon de livraison. (c) Facturation • Le responsable de la facturation établit la facture en deux exemplaires qu’il signe et transmet au Service Comptable pour rapprochement avec le bon de commande interne et le bon de livraison, comptabilisation et classement d’un exemplaire. - L’autre exemplaire est envoyé au client. Les factures ne peuvent être rééditées par le responsable de la facturation • En fin de journée, la DAF procède au rapprochement entre l’état des sorties magasin de la journée transmis par le magasinier et l’état des factures de la journée transmis par le responsable de la facturation. (d) Règlements • Les encaissements clients sont remis au Service comptabilité par l’intermédiaire des départements commerciaux concernés. • Ces encaissements font l’objet de récépissés pré-imprimés et pré-numérotés. • Ces récépissés sont tirés d’une série pré-numérotée unique par mode de règlement et ce pour les commerciaux. Ils comportent entre autres les informations suivantes (date, nom du client, montant réglé, factures réglées, le régime fiscal de TVA et l’échéance pour les encaissements effets). • La remise par les clients aux commerciaux ou leurs assistants de valeurs (Espèces, chèques, effets) en règlement de factures donne lieu à une décharge donnée par ces derniers aux clients. • Les règlements en espèces de factures de montant TTC égal ou supérieur à 20 000 DH ne sont pas admis sauf en cas de règlement d’impayés. • Les chèques et les espèces sont versés à la banque le jour même. • Les effets sont traités en fonction des besoins financiers de la société : - soient remis à l’encaissement à l’échéance - soient escomptés avant leur échéance. • Les bordereaux de remise d’espèces, chèques ou effets sont adressés par le service trésorerie au service comptabilité. Proposition de manuel de procédures comptables 37 (e) Comptabilisation des factures • Le Service Comptable procède à la comptabilisation des factures de vente sur la base de l’exemplaire de facture transmis par le responsable de la facturation comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3421X Clients Montant de la facture TTC Crédit 7111X Ventes de marchandise Montant de la facture HT Crédit 4455X Etat TVA facturée Montant de la TVA • Le Service Comptable annule les factures après comptabilisation pour éviter les enregistrements multiples. Cette annulation est faite par la mention « Comptabilisée » inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon. • Il s’assure que toute sortie a été comptabilisée et vérifie la concordance entre la facture, le bon de sortie et le bon de commande interne. • Il contrôle la continuité des séquences des factures. • Il rapproche à la fin de chaque mois entre le chiffre d’affaires comptable et celui communiqué par le responsable de la facturation. Ce rapprochement fait l’objet systématiquement d’un état écrit analysant les écarts éventuels. • Il s’assure que tout règlement a été comptabilisé à travers la continuité des séquences des récépissés de règlement. • Il analyse et justifie à la fin de chaque mois, tous les soldes clients et les rapproche client par client avec ceux du suivi commercial. Ce rapprochement fait l’objet systématiquement d’un état écrit analysant les écarts éventuels. • Il rapproche les comptes effets à recevoir avec l’état tenu par le service portefeuille et analyse tout écart éventuel ; • Il doit s’assurer également que : - Les soldes clients sont débiteurs et qu’aucune compensation entre les soldes clients n’a été effectuée. - Le solde du compte collectif clients concorde avec celui de la balance auxiliaire clients. - Le solde de chaque client est détaillé par facture non encore réglée. (f) Relance et provisions • Sur la base de la balance par ancienneté des créances, une procédure systématique de relance est déclenchée par la Gestion Commerciale. • Le Service Comptable avise le département concerné qui incitera le client à régulariser sa situation avec la société. Proposition de manuel de procédures comptables 38 • La procédure de relance est suivie en cas d’échec d’une remise au contentieux. • Les provisions sur clients douteux sont arrêtées par la Direction Générale à la fin de chaque exercice. • Le Service Comptable dresse un état à cet effet qu’il fait signé par la Direction Générale. (g) Reporting commercial. Le responsable de la facturation édite à la fin de chaque mois : - Un état des ventes réalisées par Commerciale; - Un état des ventes par catégorie d’article; - Un état des ventes par client ; - Une balance par ancienneté de créance. - Règles de contrôle Moment de contrôle Type de contrôle Support de contrôle Délai Auteur contrôle Auto/ Manuel Contrôle des sorties de stocks magasin S’assurer que les sorties figurant sur le bon de livraison concordent avec le bon de sortie et les quantités physiques sorties Bon de livraison Bon de sortie Quantité physique A chaque sortie de stocks magasinier Manuel Facturation des ventes S’assurer que les bons de livraison sont visés par les clients et les quantités y figurant concordent avec celles des factures Bons de livraison Factures A chaque facturation Responsable de facturation Manuel Fin de journée Rapprochement de l’état des sorties magasin et l’état journalier des facturations Etat des sorties Etat de la facturation Chaque jour Direction financiere Manuel Comptabilisation Contrôle de la concordance entre les factures, les bons de sorties magasin et les bons de commandes internes Factures, bons de sorties et bons de commande interne Mensuel Service comptable Manuel Centralisation et contrôle facturation S’assurer que les facturations comptabilisées correspondent aux factures émises Etat du chiffre d’affaires émis par le responsable de facturation Et journal comptable Mensuel Service comptable Manuel Contrôle des encaissements clients Contrôle de la continuité de la séquence des récépissés émis par le service trésorerie par mode de règlement Récépissés de règlement Mensuel Service comptable Manuel Contrôle et justification des soldes clients Rapprochement des soldes comptables clients avec ceux du suivi commercial Le grand livre clients et portefeuille des effets et soldes clients du suivi commercial Mensuel Service comptable Manuel Proposition de manuel de procédures comptables 39 3-5 Retour de marchandises 3-6 Définition et délimitation de la procédure : Cette procédure a pour objet de décrire le processus de retour de marchandises. Elle comprend les trois phases suivantes : (a) Le retour de marchandises (b) L’établissement des avoirs (c) La comptabilisation des avoirs Intervenants internes principales attributions liées a la procédure Département commercial Collecte des retours de marchandises Service facturation Etablissement des avoirs. Magasin Etablissement des Bons de retours Entrée des stocks au magasin Service comptable Contrôle enregistrement comptable, Analyse et justification des soldes 3-7 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : L’entrée autorisée des retours de marchandises. L’établissement exhaustif des avoirs. La comptabilisation correcte, exhaustive et dans la bonne période des retours de marchandises sur la base des avoirs en bonne et du forme. 3-8 Déroulement de la procédure (a) Retour de marchandise • Par une concertation entre le commercial et le client, une décision de retour de marchandises est prise. • La décision du retour est soumise à approbation préalable de la direction générale ou du responsable commercial habilité. Proposition de manuel de procédures comptables 40 • A l’arrivée des marchandises retournées, le magasinier établit un bon de retour après contrôle des techniciens la qualité des marchandises retournées. • Les bons de retour sont pré-numérotés et suivent une séquence différente de celle des bons d’entrée. • Le magasinier signe le bon de livraison du client après avoir contrôlé l’équivalence entre les quantités retournées et celles inscrites sur le bon de livraison client. • Il contrôle corrélativement la qualité des marchandises retournées et signale toute remarque sur le bon de retour et le bon de livraison client avant leur signature. • L’autorisation du retour de marchandises est matérialisée par la signature du responsable commercial concerné sur le bon de retour établi par le magasinier. (b) L’établissement de l’avoir • Le service facturation établit l’avoir en trois exemplaires signés par le commercial concerné dont : - Un exemplaire est gardé par le responsable de facturation et classé par client ; - Un exemplaire est envoyé au client ; - Un exemplaire visé par la Direction est envoyé au Service Comptable; (c) Comptabilisation • Sur la base des avoirs transmis par le responsable de facturation, le service comptable procède à leur rapprochement avec les bons de retour correspondants et à leur comptabilisation comme suit Constatation des avoirs: Sens Compte Intitulé Montant Débit 3421X Clients Montant de la facture TTC Crédit 7111X Ventes de marchandise Montant de la facture HT Crédit 4455X Etat TVA facturée Montant de la TVA • Les avoirs sont annulés après comptabilisation par la mention « Comptabilisé » inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon. Proposition de manuel de procédures comptables 41 (d) Reporting commercial. Le responsable de la facturation édite à la fin de chaque mois : - Un état des avoirs par département commercial; - Un état des retours par catégorie de marchandises; Il transmet également au Service Comptable un état des avoirs non encore établis à la date de l’arrêté. Règles de contrôle Moment de contrôle Type de contrôle Support de contrôle Délai Auteur contrôle Auto/ Manuel Contrôle des entrées au stocks magasin S’assurer que les entrées figurant sur le bon de livraison du client concordent avec la quantité physique entrante Bon de livraison du client Quantité physique A chaque retour de marchandise Magasinier et techniciens Manuel Facturation des avoirs S’assurer que les bons de retour sont visés par le responsable habilité et les quantités y figurant concordent avec celles des avoirs Bons de retour & Avoirs A chaque établissement d’avoir Responsable de la facturation Manuel Centralisation et contrôle des avoirs S’assurer de l’établissement exhaustive des avoirs Bons de retour émis par le magasinier & journal comptable Mensuel Service comptable Manuel Proposition de manuel de procédures comptables 42 Classement et archivage Document Emetteur Périodicité Nombre Destinataire Classement Bon de retour Magasinier A chaque retour de marchandises au magasin 3 Responsable de facturation & Service comptable Magasinier Service comptabilité Avoir Responsable de facturation A chaque retour 3 Client Service comptabilité Responsable de facturation (par client) Service comptabilité Etats de reporting Responsable de facturation Fin de mois 2 Direction Générale Direction Administrative & Financière Direction Administrative & Financière 4- Cycle stocks 4-1 Suivi des mouvements des stocks et des inventaires physiques 4-2 Définition et délimitation de la procédure: Cette procédure a pour objet de décrire le mode de gestion des marchandises importées ou achetées localement et le suivi des inventaires physiques des stocks. Elle décrit les opérations relatives aux : (a) Mouvements des stocks de la marchandise comprenant : - L’entrée des stocks au magasin - La sortie des stocks (b) L’inventaire physique et la valorisation des stocks. Intervenants NTERNES PRINCIPALES ATTRIBUTIONS LIEES A LA PROCEDURE Direction Générale Contrôle des états de stocks Approbation des procédures d’inventaire. Service comptable Valorisation des entrées Etablissement de la procédure d’inventaire Supervision des inventaires des stocks. Magasin Entrée / sortie stocks Manutention et affectation des stocks Inventaire des stocks (tournants et intermittents) Proposition de manuel de procédures comptables 43 4-3 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : Une autorisation systématique des mouvements de stocks ; Le suivi de l’état des stocks ; La confirmation des existants en stocks par des inventaires physiques (annuels et tournants). La valorisation et la comptabilisation correctes des stocks finaux. 4-4 Déroulement de la procédure (a) Mouvement des stocks des marchandises Entrées des stocks aux magasins : • Le responsable du magasin assure les réceptions et le déchargement des marchandises et autres articles stockables et effectue un comptage physique des arrivages. • Il rapproche les réceptions en quantité avec les données du bon de commande interne, la liste de colisage et du bon de livraison fournisseur le cas échéant. • Il contrôle corrélativement la qualité des biens réceptionnés. • Il porte sa validation ou non sur le bon de livraison du fournisseur (en deux exemplaires) • Il procède à l’enregistrement des entrées de stocks sur des fiches tenues par article. Sortie des stocks • Le responsable de la facturation établit, sur la base du bon de commande interne, un bon de livraison en trois exemplaires qu’il transmet au magasinier pour livraison des marchandises: • Le magasinier prépare, sur la base du bon de livraison, les quantités de marchandise à livrer et s’assure aussi de la concordance entre les articles sortis et les quantités inscrites sur le bon de livraison. • Le magasinier établit en même temps un bon de sortie. • A la sortie des magasins, le gardien contrôle la concordance entre les quantités inscrites sur le bon de sortie, le bon de livraison et la quantité transportée. • Les bons de sortis dûment visés le Service Comptable pour archivage. Proposition de manuel de procédures comptables 44 (b) Inventaire des stocks Préparation de la procédure d’inventaire • La Direction générale organise au moins une fois en fin d’année l’opération d’inventaire physique des stocks sur la base d’une procédure établie par la Direction Administrative et Financière. Cette procédure est décrite en Annexe. Celle-ci arrête le calendrier des opérations de recensement comprenant : - Les dates d’inventaire ; - Les équipes chargées des travaux d’inventaire : les équipes de premier et deuxième comptage, le superviseur et le responsable de l’analyse et de la centralisation des informations de comptage. - Les supports des travaux d’inventaire. • Le planning est établi de telle sorte que tous les lieux de stockage soient couverts au cours de l’inventaire. • La Direction Administrative et Financière organise des réunions préparatoires avec le personnel chargé des travaux d’inventaire pour leur présenter les procédures de travail. • Elle désigne le responsable chargé de la supervision des inventaires. • Le superviseur de l’inventaire doit: S’assurer que les procédures d’inventaire sont correctement mises en œuvre ; Vérifier que tous les lieux de stockage sont entièrement inventoriés ; Centraliser les feuilles de comptage et s’assurer que toutes les fiches, utilisées ou non, ont été restituées dûment signées ; Relever éventuellement les écarts qui apparaissent sur les feuilles de comptage et désigner l’équipe qui effectuera si nécessaire le troisième comptage. • Les documents de comptage dont un modèle est présenté en Annexe sont pré-numérotés et contiennent les informations suivantes : Date et l’heure de comptage ; Lieux de stockage ; Dépôt de comptage Code et désignation précis des articles à inventorier ; Méthode de comptage et unité de mesure ; Quantités comptées ; Signature de l’équipe d’inventaire.(Annexe 1a et annexe 1b) • Ces documents ne doivent en aucun cas faire mention des quantités en stocks, et doivent être retournés aussi rapidement que possible à la personne responsable de l’analyse des informations de comptage. Proposition de manuel de procédures comptables 45 • Les fiches de comptage sont servies par : Le report des quantités comptées ; Les observations de l’équipe de comptage dont notamment des indications sur la qualité des articles inventoriés (rotation, absence de mouvement, détérioration..etc.) • Outre l’inventaire annuel, la Direction Administrative et Financière organise périodiquement en collaboration et à l’initiative des responsables des départements commerciaux des inventaires tournants à chaque fois que la quantité en stocks des principaux articles atteint un niveau minimum et ce pour s’assurer de la concordance entre les quantités figurant sur les fiches de stocks et les quantités physiques • L’inventaire périodique est organisé de manière à ce que les principaux articles soient contrôlés au moins une fois par année. Réalisation des travaux d’inventaire physique : • Les équipes d’inventaire réalisent les inventaires selon le calendrier arrêté en respectant les règles suivantes : Comptage en stocks selon la procédure d’inventaire en vigueur ; Chaque équipe doit être munie d’étiquettes auto collantes. Les étiquettes de 1er et 2ème comptage doivent être de couleurs différentes. Report des quantités comptées sur les documents de comptage au stylo à encre sans rature ni surcharge et conservation des documents annulés, non utilisés ou mal remplis ; Seuls les articles existant physiquement et effectivement dans les stocks doivent faire l’objet de comptage. Identification des stocks à rotation lente, non valides ou détériorés et indication de leurs références sur les documents de comptage en faisant mention du taux de dépréciation compte tenu de leur état. Analyses et corrections • Le responsable de l’analyse des comptages centralise les résultats de l’inventaire physique effectué et les rapproche avec les fiches de stocks magasin (inventaire permanent) • Il prend toutes les dispositions nécessaires pour le respect des règles de séparation des exercices par : Un recensement des derniers mouvements physiques des stocks et leur rapprochement avec les fiches de stocks correspondant ; Un relevé des numéros de bons d’entrées et de sorties correspondants. • Il confronte les résultats de l’inventaire physique avec l’inventaire permanent et détermine les écarts, confirmés par un second comptage réalisé par les équipes d’inventaire. • Il analyse les écarts constatés sur lesquels une enquête peut être menée si nécessaire avant de procéder à leur régularisation pour en déterminer la cause et de s’assurer que les mesures adéquates ont été prises pour éviter qu’ils ne se reproduisent plus. • La Direction Administrative et Financière transmet les résultats de l’inventaire au responsable qu’elle aura désigné pour la valorisation. Proposition de manuel de procédures comptables 46 Valorisation et comptabilisation : • Le responsable de la valorisation détermine le coût d’acquisition par article et par dossier. • Les stocks de marchandises sont valorisés selon la méthode du coût moyen unitaire pondéré après chaque entrée. • Le responsable de la valorisation détermine sur la base des résultats de l’inventaire physique et des indications du magasin, après avis de la Direction Générale, les stocks non valides ou invendables et détermine sur cette base le montant des provisions à constituer. • Le responsable de la valorisation transmet l’état des stocks finaux valorisés à la Direction Générale pour validation. • Après validation, le responsable de la valorisation transmet l’état au Service Comptable pour contrôle et comptabilisation. • Le Service Comptable procède en fin d’exercice à la comptabilisation des valeurs des stocks finaux et des provisions pour dépréciation. • Pour les arrêtés périodiques, il comptabilise la valeur des stocks finaux sur la base des données de l’inventaire comptable permanent. • Les mouvements de stocks sont comptabilisés comme suit : Stock initial Sens Compte Intitulé Montant Débit 6121X Variation de stock des marchandises Montant du stock initial Crédit 312X Marchandises Montant du stock initial Stock final Sens Compte Intitulé Montant Débit 312X Marchandises Montant du stock final Crédit 6121X Variation de stock des marchandises Montant du stock final Proposition de manuel de procédures comptables 47 Constatation d’une provision pour dépréciation : Sens Compte Intitulé Montant Débit 61961 DEP pour dépréciation des stocks Montant de la dépréciation Crédit 391 Provision pour dépréciation des stocks Montant de la dépréciation • Le Service Comptable s’assure du respect des principes comptables applicables aux stocks comme suit : La présentation des comptes de stocks n’a pas été modifiée d’un exercice à l’autre ; Les méthodes d’évaluation retenues sont les même d’un exercice à l’autre 5- Cycle personnel 5-1 Paie et suivi du personnel 5-2 Définition et délimitation de procédure: Cette procédure a pour objet de décrire le mode de gestion administrative et comptable du personnel de la société CTCM. Elle décrit successivement les volets suivants : (a) Recrutement du personnel (b) Octroi des avances ou prêts (c) Traitement périodique de la paie (d) Suivi des absences, congés et frais de déplacement 5-3 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : Le calcul correct de la paie en fonction de tous les éléments fixes et variables. La prise en charge correcte de la paie, dans les comptes adéquats et dans la bonne période. Le paiement dans les délais légaux et réglementaires des charges sociales et fiscales. L’analyse et la justification correcte des comptes liés au personnel. Le suivi des situations du personnel (congés, absence, situation familiale, avances et prêts, déplacements). Proposition de manuel de procédures comptables 48 5-4 Déroulement de la procédure (a) Recrutement du personnel - Le Responsable du personnel procède au classement et à l’archivage des demandes d’emploi reçues spontanément. - Un vivier de candidatures est ainsi constitué, il est classé par profils, diplômes et expériences. Ce vivier est régulièrement actualisé et consulté à chaque expression de besoin. - Les responsables des différents services expriment leurs besoins en personnel à la Direction Générale qui donne ses instructions pour la recherche du profil souhaité. - Le Responsable du personnel procède à l’exploitation du vivier des candidatures et à la recherche du profil souhaité. - La Direction Générale, trie les demandes d’emploi reçues, sélectionne les meilleures candidatures et convoque le ou les candidat (s) pour passer des tests ou des entretiens de sélection. - Les candidats convoqués passent un entretien avec la Direction Générale. - La Direction Générale évalue et choisit les candidatures répondant aux conditions du poste à pourvoir. - Il donne suit à la décision de recruter, le cas échéant, et attribue les fonctions et statuts après présentation d’un dossier administratif complet et du contrat de travail signé par le salarié. - Le responsable du personnel constitue suite à la décision de la Direction Générale un dossier administratif comprenant : - -- - Les copies des diplômes et attestations de travail certifié conformes ; - -- - La CIN ; - -- - Deux photos ; - -- - Extraits d’actes de naissance du salarié et de ses enfants à charge ; - -- - Les attestations de salaire ; - -- - Les décisions de la Direction Générale (prêts, promotions,…..) - -- - Une attestation médicale ; - -- - Certificat de résidence, obligatoire pour les personnes bénéficiant de prêt logement ; - -- - Un casier judiciaire ; - -- - Le contrat de travail ou le contrat insertion le cas échéant signés et légalisés ; - -- - Copie de la carte d’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale. - Le dossier sera complété par les pièces relatives aux changements de situation des salariés (décisions de modification salariale, situation familiale, changement adresse, décision de congé, demande de prêt, etc). (b) Traitement périodique de la paie La paie est établie d’après les éléments permanents compte tenue des commissions et derniers changements décidés par la Direction Générale. Proposition de manuel de procédures comptables 49 Les augmentations, indemnités et primes exceptionnelles - La Direction générale communique à l’occasion de chaque changement dans le salaire de base du personnel (augmentation, attribution d’indemnités ou de primes exceptionnelles…….) un état récapitulant sa décision. Cet état doit préciser obligatoirement la date d’effet de ce changement. - A partir de la date d’effet ainsi fixée par la Direction Générale, le Responsable du personnel prend en considération les nouveaux éléments dans le calcul de la paie mensuelle. Enregistrements comptables - Après la clôture de la paie de chaque mois, le responsable du personnel transmet au service Comptable une copie du journal récapitulatif de paie dûment daté et signé par le responsable du personnel ainsi qu’un exemplaire des déclarations fiscales et sociales. - Sur la base de ses états, le service Comptable passe les écritures conformément au plan marocain. - Le Service Comptable appose sur les pièces justificatives la mention «pièce comptabilisée » inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon en portant les références de l’écriture comptable et ce afin d’éviter les doubles comptabilisations. - Le Service Comptable doit s’assurer que les comptes de prêts et avances sont régulièrement rapprochés avec les états d’avances accordées au personnel. - Le Service Comptable doit s’assurer en outre : - -- - Que toutes les charges relatives au personnel de la société sont correctement comptabilisées. - -- - Que les comptes de personnel sont régulièrement analysés - -- - De la concordance entre le grand livre et les journaux de paie - -- - Du bon suivi des avances au personnel - -- - Que toutes les déclarations de charges sociales ont bien été comptabilisées - -- - Que les calculs de l’IGR sont bien effectués et concordent avec ceux figurant sur les déclarations (9421) - -- - Que les soldes créditeurs des charges sociales sont analysés et rapprochés avec les montants des dettes fiscales et sociales non encore réglés. - Le Service Comptable doit provisionner en fin d’année les montants des congés à payer. (c) Remboursement de frais et suivi des absences et congés. Remboursement de frais - La Direction Générale fixe les bases de calcul des indemnités de déplacement et indemnités kilométriques destinés à dédommager le salarié de certains frais qu’il est obligé d’exposer eu égard à la nature de son emploi. - Cela fait l’objet d’une note de service à communiquer avec ses mises à jour aux chefs des départements des bénéficiaires. Elle comprend essentiellement : - -- - Les noms des bénéficiaires des indemnités forfaitaires ainsi que le montant alloué à chacun d’eux. - -- - Les bases de calcul pour le remboursement de frais occasionnés lors des missions effectuées par les commerciaux hors place dans le cadre de leur travail en tenant compte de leur qualité, le nombre de jour à passer ainsi que l’éloignement de la destination. - -- - La nature des pièces justificatives à remettre. Proposition de manuel de procédures comptables 50 - Les missions effectués hors place font préalablement l’objet d’un ordre de mission à remplir par l’intéresse sur un imprimé modèle en précisant l’objet de la mission, la destination, le jour de départ et le jour d’arrivée et l’estimation du nombre de kilomètres à traverser - Cet ordre de mission est signé par le chef du département commercial de l’intéresse avant d’être transmis à la Direction Générale ou toute personne autorisé pour approbation. - Il est transmis à l’arrivée de l’intéressé avec les factures, les tickets de caisse, le péage d’autoroute, au responsable du personnel. - Le responsable du personnel après avoir vérifié la cohérence des informations obtenues et tout particulièrement rapproché les informations des tickets de caisse avec les dates des jours en déplacement procède à la détermination du montant forfaitaire à rembourser par mission sur la base de la note de service communiquée par la Direction Générale. - Le montant à rembourser est ensuite contrôlé par le Service Comptable avant d’être soumis à la Direction financière pour autoriser son remboursement. Suivi des absences justifiées et non justifiées : - Toute absence doit être formulée par une demande écrite établie par l’intéressé en mentionnant la durée, le motif de l’absence et son prélèvement sur salaire ou déduction du congé annuel. - La demande est soumise pour avis au responsable hiérarchique et adressé au responsable de personnel - Le responsable du personnel enregistre l’absence sur des états récapitulatifs mensuels. - Toute personne concernée doit justifier son absence auprès du responsable du personnel, en cas d’absence non précédé par un préavis. - En cas d’absence justifiée à posteriori, le responsable du personnel fait le traitement et l’enregistrement des pièces justificatives de l’absence. - En cas d’absence non justifiée à posteriori, le responsable du personnel prend les dispositions nécessaires en fonction des instructions de la Direction Générale. Suivi des congés - Les intéressés formulent régulièrement leurs demandes de congés au responsable du personnel - Le responsable du personnel procède en premier lieu à la vérification des droits aux congés, puis à la mise à jour de la situation des salariés. - Le responsable du personnel édite à fin décembre une situation des congés restant dus, valorise le montant dû au titre des congés payés et communique copie de la situation valorisée signée et cachetée au Service Comptable. 6- Cycle état impôts et taxes 6-1 Etablissement des déclarations fiscale 6-2 Définition et délimitation de la procédure: Cette procédure a pour objet de décrire le processus d’établissement et de contrôle des déclarations fiscales de la société ainsi que le paiement des droits dus relatifs à : Proposition de manuel de procédures comptables 51 (a) La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (b) L’impôt général sur le revenu (IR) (c) L’impôt sur les sociétés (IS) (d) Les autres impôts et taxes 6-3 Objectifs Cette procédure doit permettre d’assurer : L’établissement à temps des déclarations fiscales dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Le paiement des montants dus dans les délais légaux. La constatation des charges d’impôt dans la bonne période. La comptabilisation correcte des impôts et taxes. 6-4 Déroulement de la procédure (a) Etablissement des déclarations de TVA : TVA récupérable - Le Service Comptable établit mensuellement l’état des paiements des factures d’achats non immobilisés contenant une TVA sur la base des journaux de trésorerie du mois précédent celui au cours duquel la déclaration de TVA est établie (mois n-1). - Pour les achats immobilisés, l’état est établi sur la base des journaux de trésorerie du mois n. - Il valide les paiements figurant sur cet état avec le débit porté sur le relevé bancaire pour les paiements par banque; les paiements non encore débités par la banque ne sont pas pris en compte dans la déclaration. La TVA sur achats import est récupérée suivant la date de la quittance douanière. - Pour les avoirs reçus mentionnant la TVA, il vérifie la régularisation de la taxe déjà déduite. - Il vérifie le respect du décalage de un mois pour les achats de biens et services non immobilisés. - Il s’assure d’après l’état de suivi des dossiers imports (voir modèle en annexe n° 2) de l’exhaustivité des déductions requises - Il vérifie que les règles d’exclusion sont respectées (achats et dépenses afférents aux voitures de tourismes, facture d’hôtel, restaurant, cadeaux et autres libéralités) - Il appose le cachet (TVA déduite mois X ) sur toutes les factures dont la TVA a été déduite. - Il rapproche entre le montant de la TVA à déduire sur les agios bancaires et celui figurant dans la comptabilité -Il prépare sur cette base l’état mensuel de la TVA récupérable se présentant comme suit: Proposition de manuel de procédures comptables 52 Date N° facture N° identification Noms et adresse fournisseur Nature Montant HT Taux TVA Observations (Date, mode de paiement) - L'état de TVA récupérable est établi par nature de bien (immobilisés ou biens et services) ; par source d’approvisionnement (Import ou à l’intérieur) ainsi que par taux de TVA. - Les montants de la TVA récupérable sont reportés sur la déclaration fiscale mensuelle de TVA. TVA facturée - Le montant du chiffre d’affaire à déclarer est réparti en : - Opérations de ventes de biens et commissions imposables ; - Opérations de ventes faites en suspension de la TVA (AT) ; - Opérations de ventes exonérées. - Le Service Comptable détermine le montant de la TVA collectée d’après l’encaissement total ou partiel du prix des marchandises ou des services (Régime d’encaissement). - Il établit les rapprochements bancaires avant de procéder aux travaux de déclaration. - Les encaissements chèques et virements sont déclarés d’après les relevés bancaires ou les comptes « Banque X » édités à partir de la comptabilité - Les encaissements effets sont déclarés à partir des comptes « Effets à recevoir » tenus par mois d’échéance. - Les encaissements espèces sont déclarés d’après le carnet des récépissés encaissements espèces et rapprochés avec le compte « caisse recettes ». - Parallèlement, le Service Trésorerie transmet au Service Comptable avant la fin de chaque mois les états suivants : - -- - Etat des encaissements chèques concernant le mois de déclaration ; - -- - Etat des effets à recevoir échus et encaissés au cours du mois précédent celui au titre duquel la déclaration est établie ; - -- - Etat des chèques impayés au cours du mois au titre duquel la déclaration est établie ; - -- - Etat des effets retournés impayés dont l’échéance correspond au mois de déclaration et qui ont été remis soit à l’encaissement soit à l’escompte. - le Service Comptable rapproche entre ces états et les encaissements chèques et effets à déclarer, il analyse et traite tout écart éventuel. -Il s’assure que chaque encaissement déclaré est bien un encaissement sur vente. Proposition de manuel de procédures comptables 53 Pour les avoirs accordés mentionnant la TVA, il vérifie la régularisation de la taxe déjà déclarée. - Le Service Comptable rapproche les montants des encaissements déclarés à la TVA avec ceux comptabilisés. - Les montants de la TVA dues sont reportés ensuite sur la déclaration mensuelle de TVA. Calcul de la TVA due ou du crédit de TVA - Après qu’il s’assure du report du crédit de la période précédente, le Service Comptable calcule le montant soit de : - -- - La TVA due (TVA collectée supérieure à la TVA récupérable y compris le report à nouveau), - -- - Le crédit de TVA (TVA collectée inférieure à la TVA récupérable y compris le report à nouveau). - La déclaration est contrôlée par une personne autre que celle qui l’a établie. - En cas de TVA due, le Service Comptable transmet la déclaration après contrôle et visa, au Service Trésorerie pour préparer le règlement. - La DAF s’assure que l’ensemble des états de rapprochement requis ont été effectués. - La déclaration est transmise ensuite avec le règlement à la Direction Générale pour approbation et signature. - Le Service Comptable garde une copie de la déclaration et dépose l’original à la perception dans les délais légaux. Comptabilisation Constatation de la déclaration de TVA (TVA due) Sens Compte Intitulé Montant Débit 4455 Etat TVA facturée Montant total de la TVA collectée Crédit 34551 Etat TVA récupérable sur immobilisations Montant TVA Crédit 3455 Etat TVA récupérable / charges 20% Montant TVA Crédit 34558 TVA/Droits douane Montant TVA Crédit 34452X Etat TVA récupérable / charges 7% Montant TVA Crédit 34552 Etat TVA récupérable /frais financiers Montant TVA Crédit Et /Ou Débit 4456 Et /Ou 3456 Etat TVA due Crédit de TVA Montant TVA à payer Montant du crédit de TVA Proposition de manuel de procédures comptables 54 (b) Etablissement des déclarations d’IGR - Le Responsable du personnel établit tous les 25 du mois au plus tard la déclaration de l’IGR à payer au titre des salaires du mois précèdent. - Il s’assure que l’ensemble des informations requises sont portées sur le bordereau de versement. - Il transmet d’abord la déclaration au Service Comptable pour vérification et visa puis au Service Trésorerie pour établissement du moyen de règlement. - La déclaration est transmise ensuite avec le moyen de règlement à la Direction Générale pour signature. - Après signature de la déclaration - -- - L’original est déposé à la perception dans les délais légaux ; - -- - Une copie est gardée par le Responsable du personnel. (c) Paiement et comptabilisation des acomptes provisionnels et des régularisations d’IS - Le Service Comptable détermine à la fin de chaque trimestre le montant des acomptes provisionnels à payer au titre de l’IS, sur la base de l’IS de l’exercice précèdent ou de la cotisation minimale en cas de déficit ou si la cotisation minimale excède le montant de l’impôt. - Il transmet au Service Trésorerie le bordereau de paiement d’acompte pour préparation du chèque de règlement. - Le bordereau est transmis ensuite avec le chèque à la Direction Générale pour signature. - Après signature, le bordereau est déposé à la perception dans les délais légaux avec le règlement. la quittance de paiement est retournée au Service comptable qui la classe avec une copie du bordereau. - Le Service Comptable passe ensuite l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3453 Avances sur IS Pour le montant de l’acompte versé Crédit 554X Banque X Pour le montant de l’acompte versé Le montant de l’impôt dû pour chaque exercice, ne peut être inférieur, , quel que soit le résultat fiscal à une cotisation minimale calculée au taux de 0,5% du montant hors taxes des produits d’exploitation à savoir les ventes de produits, les produits accessoires et financiers et les subventions, sans être inférieur à 1.500 dh.. La cotisation minimale acquittée au titre d’un exercice déficitaire ainsi que la partie de cotisation qui excède le montant de l’impôt au titre d’un exercice donné, sont imputées sur le montant de l’impôt qui excède celui de la cotisation exigible au titre de l’exercice suivant. A défaut de cet excèdent, ou en cas d’excédent insuffisant pour que l’imputation puisse être opérée en totalité ou en partie, le reliquat de la cotisation minimale peut être déduit du montant de l’IS dû au titre des exercices suivants jusqu’au 3ème exercice qui suit l’exercice déficitaire ou celui au titre duquel le montant de ladite cotisation excède celui de l’impôt. Proposition de manuel de procédures comptables 55 - A la date d’arrêté des comptes, le Service Comptable arrête le montant de l’IS de l’exercice (cf Procédure d’arrêté des états de synthèse). - Sur la base de la liasse fiscale, il constate l’IS de l’exercice ainsi que l’écriture de sa liquidation comme suit : Constatation de l’IS Sens Compte Intitulé Montant Débit 6701 Impôts sur les bénéfices Pour le montant de l’IS dû Crédit 4453 Etat impôt sur le résultat Pour le montant de l’IS dû Liquidation de l’IS Sens Compte Intitulé Montant Débit 4453 Etat impôt sur le résultat Pour le montant des acomptes acquittés Crédit 3453 Avances sur IS Pour le montant des acomptes acquittés - Il arrête également le montant restant à payer en tenant compte des acomptes provisionnels versés pour ledit exercice. - Il établit à ce titre un bordereau de complément d’impôt qui sera transmis au Service Trésorerie pour préparation du chèque de régularisation. - Le bordereau est transmis ensuite avec le chèque à la Direction Générale pour signature. - Après signature, le bordereau est déposé à la perception dans les délais légaux avec le règlement. la quittance de paiement est retournée au Service comptable qui la classe avec une copie du bordereau. - Le Service Comptable passe ensuite l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4453 Etat impôt sur le résultat Pour le montant du complément à verser Crédit 554X Banque X Pour le montant du complément à verser Proposition de manuel de procédures comptables 56 S’il en résulte un excèdent d’impôt déjà versé, l’excèdent est imputé d’office sur le premier acompte provisionnel échu et, le cas échéant, sur les autres acomptes restants. Le reliquat éventuel est restituable d’office. En cas de déficit fiscal au titre d’un exercice comptable, celui-ci peut être déduit du bénéfice de l’exercice comptable suivant. A défaut de bénéfice ou en cas de bénéfice insuffisant pour que la déduction puisse être opérée en totalité ou en partie, le déficit ou le reliquat de déficit peut être déduit des bénéfices des exercices comptables suivants jusqu’au quatrième exercice qui suit l’exercice déficitaire. Toutefois, la limitation du délai de déduction prévue ci-dessus n’est pas applicable au déficit ou à la fraction du déficit correspondant à des amortissements régulièrement comptabilisés et compris dans les charges déductibles. (d) Prise en charge des autres impôts et taxes - Le Service Comptable enregistre en fin d’année la provision du montant des impôts et taxes à payer au titre de la patente, taxe urbaine et taxe d’édilité sur la base des montants payés les exercices précédents et des variations des bases de calcul de ces impôts au cours de l’exercice en cours. Sens Compte Intitulé Montant Débit 61611 61612 Taxe urbaine et taxe d’édilité Patente Pour le montant dû Crédit 4457 Etat impôts et taxes à payer Pour le montant dû - Cette écriture est contrepassée au début d’exercice suivant. - A la réception des avis d’imposition, le Service Comptable passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 61611 61612 Taxe urbaine et taxe d’édilité Patente Pour le montant dû Crédit 4452X Etat, taxe urbaine et taxe d’édilité ou Etat, patente Pour le montant dû Proposition de manuel de procédures comptables 57 - Il met en paiement les avis en question, après en avoir contrôlé leur bien fondé. - Après paiement, le Service Comptable comptabilise les montants payés comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4452X Etat, taxe urbaine et taxe d’édilité ou Etat, patente Pour le montant payé Crédit 554X Banque X Pour le montant payé 7- Cycle trésorerie 7-1 Tenue de la trésorerie 7-2 Définition et délimitation de la procédure: - Cette procédure a pour objet de décrire le mode de tenue des mouvements de trésorerie, de leur comptabilisation et contrôle ainsi que la gestion et le suivi des situations de trésorerie. Cette procédure comprend les étapes suivantes : - Gestion des encaissements et comptabilisation - Par caisse - Par chèques - Par virements - Par effets - Gestion des décaissements et comptabilisation - Par caisse - Par chèques et par virements - Par effets - Cas particuliers - cas de règlement des salaires et allocations familiales - cas de règlement de la CNSS et des autres organismes sociaux - cas de règlement des droits des douanes - cas de règlement des fournisseurs étrangers - Le contrôle des conditions bancaires et leur négociation - Etablissement des états de rapprochements bancaires. - Le reporting financier Proposition de manuel de procédures comptables 58 7-3 Objectifs - Cette procédure doit permettre d’assurer : - La gestion de la trésorerie dans les meilleures conditions - La constatation exhaustive des encaissements et décaissements en comptabilité - L’autorisation et la justification des différents types de paiements. - La séparation des fonctions de tenue de la trésorerie, de contrôle des opérations et de leur comptabilisation. - L’établissement et le contrôle permanent des états de rapprochement bancaires. - Le suivi régulier et correct des situations de trésorerie et l’information de la Direction Générale. 7-4 Déroulement de la procédure - Les délais de règlement des clients sont arrêtés par la Direction Générale en fonction de la politique commerciale choisie. Il constitue le délai au terme duquel une procédure de recouvrement est déclenchée contre un client. - Il en est de même pour les fournisseurs où la Direction Générale fixe le mode et le délai de paiement de chaque fournisseur ou catégorie de fournisseurs. - Ces conditions et leurs mises à jour sont communiquées aux responsables commerciaux concernés, au Service Trésorerie et au Service Comptable. - La Direction Générale arrête également la liste des personnes habilitées à ouvrir des accréditifs, acheter des devises spot ou à terme, mettre en place et mobiliser certaines lignes de crédit, domicilier les chèques et les effets encaissés ainsi que les engagements d’importation pour le règlement des fournisseurs étrangers. (a)Gestion des encaissements et comptabilisation - Gestion des encaissements par caisse - Les encaissements espèces sont remis au Service Trésorerie par l’intermédiaire du département commercial concerné. - Ces encaissements reçus par les commerciaux ou leur assistante commerciale donnent lieu obligatoirement à des décharges aux clients. - Pour les factures dont le montant TTC est supérieur ou égal à 20 000 dirhams, les commerciaux exigent un règlement par chèque barré non endossable, effet de commerce ou par virement bancaire. - L’assistante du département commercial concerné établit le récépissé « Encaissement espèce » sur un modèle pré-imprimé et pré-numéroté en trois exemplaires dont : - La souche est transmise au Service Trésorerie avec les espèces. - Un exemplaire est remis au responsable de la Gestion commerciale pour enregistrement et transmission à la comptabilité; - Le dernier exemplaire est gardé par l’assistante commerciale; - Chaque récépissé comporte les références suivantes : - Date - Nom du client Proposition de manuel de procédures comptables 59 - Montant réglé - Les numéros des factures réglées et leur date - Le régime fiscal de la TVA - Le responsable de la Gestion Commerciale met les soldes clients à jour sur la base des récépissés transmis par le Service Trésorerie. - Le Service Comptable reçoit un exemplaire du récépissé et comptabilise le règlement au journal caisse recettes par numéro de récépissé en détaillant le règlement facture par facture. Sens Compte Intitulé Montant Débit 5162 Caisse recettes Montant de l’encaissement Crédit 3421 clients Montant de l’encaissement - Le Service Trésorerie remet les fonds le jour même à la banque contre un bordereau de versement espèce. - Ce bordereau de versement espèce est transmis ensuite au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 554X Banques Montant remis Crédit 5115 Virements de fonds Montant remis - A la fin de chaque mois, le Service Comptable passe l’écriture suivante pour toutes les remises figurant sur le relevé bancaire. Sens Compte Intitulé Montant Débit 5115 Virements de fonds Montant remis Crédit 5162 Caisse recettes Montant remis - Gestion des encaissements par chèques - Les encaissements chèques sont remis au Service Trésorerie par l’intermédiaire du département commercial concerné. Ces encaissements reçus par les commerciaux ou leur assistante commerciale donnent lieu obligatoirement à des décharges aux clients. L’assistante du département commercial concerné établit le récépissé « Encaissement chèques » sur un modèle pré-imprimé et pré-numéroté en trois exemplaires dont : La souche est transmise au Service Trésorerie avec les chèques. Un exemplaire est remis au responsable de la Gestion commerciale pour enregistrement et transmission à la comptabilité; Le dernier exemplaire est gardé par l’assistante commerciale; Chaque récépissé comporte les références suivantes : Date Nom du client Proposition de manuel de procédures comptables 60 Références du chèque (Numéro, banque, agence) Montant de la facture Les numéros des factures réglées et leur date Le régime fiscal de la TVA le cas échéant. Le Service Trésorerie s’assure que les chèques comportent le nom du bénéficiaire « CTCM » et la mention « Non endossable », sinon complète le chèque par ces mentions. Le responsable de la Gestion Commerciale met les soldes clients à jour sur la base des récépissés transmis par le Service Trésorerie. Le Service Comptable reçoit du responsable de la Gestion Commerciale un exemplaire de ces récépissés et comptabilise le règlement dans le journal banque recettes concerné comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 5111 Valeurs à l’encaissement Montant de chèque Crédit 3421 Clients Montant de chèque Le Service Trésorerie remet les chèques le jour même à la banque contre un bordereau de remise de chèques. Ce bordereau de remise de chèques est transmis ensuite au Service Comptable qui passe l’écriture suivante dans le journal banque recettes concerné: Sens Compte Intitulé Montant Débit 554X Banque XXXXX Montant de chèque Crédit 5111 Valeurs à l’encaissement Montant de chèque Lorsque un chèque retourne impayé pour un motif quelconque, le Service Trésorerie informe immédiatement le responsable commercial concerné. L’avis d’impayé est transmis en premier temps au responsable de la Gestion Commerciale avant de le transmettre au Service Comptable qui passe l’écriture comptable dans le journal banque recettes concerné comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3421 Clients Montant de chèque impayé Crédit 554X Banque XXXXX Montant de chèque impayé Le chèque du client retourné avec l’avis d’impayé est gardé par le Service Trésorerie jusqu'à son remplacement par un autre chèque ou en espèces soit directement par le client soit par le responsable commercial concerné. Dans ce dernier cas il est remis au responsable commercial contre décharge. le remplacement du chèque impayé donne lieu à l’établissement d’un récépissé dans les mêmes conditions citées ci-dessus. Gestion des encaissements par virements Le Service Trésorerie est informé par modem des virements reçus des commettants et des autres clients. Il informe immédiatement le responsable commercial concerné. Proposition de manuel de procédures comptables 61 A la réception de l’avis de crédit, le Service Trésorerie le transmet au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 554X Banque XXXXX Montant encaissé Débit 61473 Commissions sur services bancaires Le montant des frais financiers Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Crédit 3421X Clients Montant de virement Gestion des encaissements par effets Les encaissements effets sont remis au Service Trésorerie par l’intermédiaire du département commercial concerné. Ces encaissements reçus par les commerciaux ou leur assistante commerciale donnent lieu obligatoirement à des décharges aux clients. L’assistante du département commercial concerné établit le récépissé « Encaissement effets » sur un modèle pré- imprimé et pré-numéroté en trois exemplaires dont : La souche est transmise au Service Trésorerie avec les effets. Un exemplaire est remis au responsable de la Gestion commerciale pour enregistrement et transmission à la comptabilité; Le dernier exemplaire est gardé par l’assistante commerciale; Chaque récépissé comporte les références suivantes : Date Nom du client Montant de l’effet Les numéros des factures réglées et leur date Le régime fiscal de la TVA L’échéance de l’effet. Le Service Trésorerie tient un état « Effets à recevoir » par mois d’échéance où il enregistre sur la base des récépissés restés dans la souche l’ensemble des effets reçus. Le responsable de la Gestion Commerciale met à jour les soldes clients sur la base des récépissés transmis par le Service Trésorerie. Le Service Comptable qui reçoit un exemplaire de ces récépissés, comptabilise le règlement comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3425X Effets à recevoir mois X Montant d’effet Crédit 3421X Clients Montant d’effet Le Service Trésorerie remet les effets reçus soit à l’encaissement soit à l’escompte le cas échéant, à la banque contre un bordereau de remise. Proposition de manuel de procédures comptables 62 Le bordereau de remise des effets à l’escompte ou à l’encaissement est transmis ensuite au Service Comptable qui passe l’écriture suivante dans le journal de banque recettes concernée : Sens Compte Intitulé Montant Débit 554X Banque Le reliquat entre le montant et les services bancaires TTC Débit 61473 Commissions sur service bancaires Le montant HT des frais financiers « en cas d’escompte » Débit 63115 Agios d’escompte Le montant HT des agios « en cas d’escompte » Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA « en cas d’escompte » Crédit 552X Escompte mois X Montant d’effet A l’échéance, les avis d’encaissement des effets qui ont été remis à la banque, sont transmis au Service Comptable par le Service Trésorerie après qu’il met à jour son état d’échéancier. Lorsque un effet retourne impayé pour un motif quelconque, le Service Trésorerie informe immédiatement le responsable commercial concerné L’avis d’impayé est transmis en premier temps au responsable de la Gestion Commerciale avant d’être transmis au Service Comptable qui passe les écritures comptables suivantes : Sens Compte Intitulé Montant Débit 552X Escompte mois X Montant d’effet Crédit 3425X Effets à recevoir mois X Montant d’effet Sens Compte Intitulé Montant Débit 3421X clients Montant d’effet Crédit 554X Banque Montant d’effet L’effet du client retourné avec l’avis d’impayé est gardé par le Service Trésorerie jusqu'à son remplacement par chèque ou en espèces soit directement par le client soit par le commercial concerné. Dans ce dernier cas il est remis au commercial contre décharge. Il en est de même pour les effets concernant des clients hors place. le remplacement de l’effet impayé donne lieu à l’établissement d’un récépissé dans les mêmes conditions citées ci-dessus. En revanche, si l’effet est encaissé, le Service Comptable passe l’écriture suivante sur la base de l’avis de d’encaissement : Sens Compte Intitulé Montant Débit 552X Escompte mois X Montant d’effet Crédit 3425X Effets à recevoir mois X Montant d’effet Proposition de manuel de procédures comptables 63 (b) Gestion des décaissements et comptabilisation Gestion des décaissements en espèces Le responsable de caisse établit en fonction du solde de la caisse une demande d’alimentation munie du chèque à signer par la Direction Générale. L’alimentation est effectuée régulièrement sur la base d’un montant fixe déterminé en fonction des besoins courants de caisse. La reconstitution de l’avance fixe, se fait sur présentation de justificatifs ayant reçus les approbations nécessaires. La Direction Générale fixe un seuil à partir duquel toute dépense ne doit être effectué par caisse. Dans tous les cas, pour les achats de matières, travaux ou services, ce seuil est de 10 000 dirhams. Le responsable de caisse établit à l’occasion de chaque dépense une pièce de caisse préimprimée et prénumerotée munie des justificatifs correspondants le cas échéant. Le responsable de caisse doit exiger des pièces justificatives originales établies en bonne et dû forme. Ces pièces de caisse sont visées par le bénéficiaire, le responsable de caisse et par la Direction Générale ou toute autre personne autorisée par cette dernière. Le responsable de caisse annule les pièces justificatives par une mention inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon comme suit ; Payé Par caisse le A la fin de chaque journée, le responsable de caisse enregistre l’ensemble des dépenses dans le registre de caisse avec les références de chaque pièce et transmet les pièces avec ses justificatifs au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : • Sens Compte Intitulé Montant Débit 6XXX Charges par nature Montant (Pièce de caisse) Crédit 5161 Caisse dépenses Montant (Pièce de caisse) N.B Toute dépense par caisse autorisée qu’elle soit appuyée de pièces justificatives requises ou non doit faire l’objet d’une pièce de caisse qui sera transmis au Service Comptable pour comptabilisation quitte à réintégrer fiscalement celle qui n’est pas appuyée des pièces justificatives requises . Gestion des décaissements par chèques et virements Les personnes autres que la Direction Générale qui disposent de la signature des chèques ou des ordres de virement sont limitativement désignées par la Direction Générale. Les chèques ou les ordres de virement sont établis par le Service Trésorerie sur demande des services suivants : Proposition de manuel de procédures comptables 64 Le Service Comptable pour le règlement des fournisseurs et des dettes fiscales ; Le responsable du personnel pour le règlement des salaires, indemnités, déclarations sociales et allocations diverses. Le Service Trésorerie prépare les chèques ou les ordres de virement sur la base des documents justificatifs originaux (facture, BL et BC). Il ne prépare les chèques et les ordres de virements qu’après avoir s’assurer du bien-fondé des justificatives présentées et de l’existence des visas requis. Il mentionne dans le chéquier toutes les références utiles à l’occasion de chaque règlement (Date, nom du fournisseur, montant, n° des factures….). En ce qui concerne les factures fournisseurs, le Service Trésorerie s’assure du respect des conditions de délais de paiement arrêtées par la Direction générale par type de fournisseur. Les chèques présentés aux signataires sont barrés et établis au nom des bénéficiaires nommément désignés. Après signature par la Direction Générale ou toute autre personne autorisée par cette dernière, les chèques sont expédiés aux fournisseurs par le secrétariat de la société contre accusé de réception tandis que les ordres de virements sont remis à la banque. Les documents justificatifs sont retournés au Service Comptable ou au responsable du personnel selon le cas, après annulation par une mention inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon par le Service Trésorerie ; • Payé par chèque ou virement le Référence Les chéquiers sont transmis périodiquement au Service Comptable qui passe tous les règlements effectués par le Service Trésorerie comme suit : • Sens Compte Intitulé Montant Débit 44XX Tiers concerné Montant de chèque ou virement Crédit 554X Banque XXXX Montant de chèque ou virement Il en de même pour les ordres de virement dûment réceptionnés par la banque. Gestion des décaissements par effets Les personnes autres que la Direction Générale qui disposent de la signature des effets sont limitativement désignées par cette dernière. Sur la base du bon à payer transmis par le Service Comptable, le Service Trésorerie établit un effet sur un modèle pré-imprimé et pré-numéroté. Il préparer les effets sur la base des documents justificatifs originaux (facture, BL et BC). Il ne prépare les effets qu’après avoir s’assurer du bien-fondé des factures présentées et l’existence des visas requis. En ce qui concerne les factures fournisseurs, le Service Trésorerie s’assure du respect des conditions de délais de paiement arrêtées par la Direction Générale par type de fournisseur. Proposition de manuel de procédures comptables 65 Les effets présentés aux signataires sont établis au nom des bénéficiaires nommément désignés. Le Service Trésorerie tient un échéancier des effets à payer. Ce dernier est mis à jour au fur et à mesure de la signature des effets. Après signature par la Direction Générale ou toute autre personne autorisée par cette dernière, les effets sont expédiés aux fournisseurs par le secrétariat de la société contre un accusé de réception sur la copie des effets. Les copies des effets dûment réceptionnés sont transmises au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : • Sens Compte Intitulé Montant Débit 4411X Fournisseurs Montant d’effet Crédit 4415 Effets à payer (A détailler par mois d’échéance) Montant d’effet Les documents justificatifs sont retournés au Service Comptable après annulation par une mention inscrite manuellement ou à l’aide d’un tampon par le Service Trésorerie comme suit : • Payé par effet le Référence • • A l’échéance, le Service Comptable passe l’écriture suivante : • Sens Compte Intitulé Montant Débit 4415 Effets à payer Montant d’effet Crédit 554X Banque Montant d’effet Cas particulier Cas de règlement des salaires et des allocations familiales. Après signature et approbation de la paie par la Direction Générale, le Service Trésorerie transmet un état récapitulatif des salaires à payer, étant précisé que tous les salaires sont payés par chèque. Il transmet également au secrétariat de la société les chèques à remettre au personnel concerné contre décharge. Les décharges des chèques sont transmises au responsable du personnel pour classement. Sur la base des chéquiers transmis par le Service Trésorerie, le Service Comptable procède à la comptabilisation des règlements des salaires comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4432 Rémunérations dues Montant total des salaires payés Crédit 554X Banque X Montant des salaires payés par chèques Les remboursements concernant les allocations familiales et la mutuelle sont effectués par chèque sur la base d’un bon à payer écrit transmis par le responsable du Personnel. Proposition de manuel de procédures comptables 66 Les chèques sont remis également contre décharge par le secrétariat de la société. Cas de règlement de CNSS et autres organisme sociaux la CNSS et les autres organismes sociaux sont réglés par virement sur la base des bordereaux de paiement envoyés par eux. Ces bordereaux sont remis à la banque en deux exemplaires dont un de chaque bordereau est retourné dûment cachetés. La banque exécute les ordres de virement en faveur des organismes concernés. Les exemplaires des bordereaux dûment cachetés par la banque sont transmis au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 444X Organisme social concerné Montant du virement Crédit 554X Banque X Montant du virement Cas de règlement des droits de douanes Les droits de douane sont réglés par chèque à remettre au transitaire contre décharge au nom de l’administration des douanes. Cependant pour des raisons financières, CTCM recourt à certaines facilités de paiement que l’administration des douanes met à la disposition des sociétés importatrices. Trois grandes catégories de facilités de paiement sont à distinguer : Crédit d’enlèvement Obligations cautionnées Billet de mobilisation Crédit d’enlèvement Le plafond de ce type de facilité de paiement est négocié préalablement avec la banque par la Direction Générale. Pour en bénéficier, la société CTCM établit une demande au receveur des douanes qui l’autorise pour un montant déterminé et pour une période annuelle (année civile). A chaque importation, la Direction Générale produit une caution bancaire intitulée « Soumission cautionnée » soumise à la formalité d’enregistrement et qui comporte l’engagement de la société CTCM d’acquitter les droits de douanes dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de délivrance de l’autorisation d’enlever les marchandises. Elle est transmise ensuite au transitaire pour poursuivre les procédures de dédouanement. Le receveur des douanes qui ouvre un dossier de crédit, surveille le plafond des autorisations. Si le cumul des engagements ne dépasse pas le plafond du crédit autorisé, l’administration des douanes délivre le bon à enlever au transitaire. A l’échéance, le Service Trésorerie paie par chèque certifié à l’administration des douanes les droits et taxes majorés d’une remise calculée sur la base de ces derniers. Proposition de manuel de procédures comptables 67 La quittance délivrée par l’administration des douanes et transmise avec son dossier par le Service Import, est imputée dans le coût d’achat de l’importation dans les conditions citées dans la procédure d’achats imports. Obligations cautionnées : Le plafond de ce type de facilité de paiement est négocié préalablement avec la banque par la Direction Générale. La Direction Générale ou toute personne autorisée souscrit à l’ordre du Receveur des douanes un billet à ordre avalisé par la banque (banque domiciliataire) en 4 exemplaires dont l’échéance ne peut dépassé 120 jours. Lorsque ces droits et taxes ont fait l’objet déjà d’un crédit d’enlèvement, la date des obligations cautionnées est décomptée depuis l’expiration du délai de 30 jours. Le billet à ordre est transmis ensuite au transitaire pour poursuivre les procédures de dédouanement. La quittance délivrée à ce titre et transmise ensuite avec son dossier par le Service Import, est imputée dans le coût d’achat de l’importation dans les conditions citées dans la procédure d’achats imports. A l’échéance l’administration des douanes est payée par la banque domiciliataire de l’opération qui envoi à la société un avis de débit avec les différents frais bancaires. Les commissions bancaires sont décomptées trimestriellement ou annuellement sur la base de la ligne autorisée et du taux convenu avec la Direction Générale. L’avis de débit est transmis ensuite au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4487X Obligations cautionnées Le montant du billet à ordre Débit 61473 Commissions sur service bancaires Le montant des frais financiers HT Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Crédit 554X Banque X Montant prélevé Billets de mobilisation : Comme le crédit d’enlèvement et les obligations cautionnées, le plafond de la ligne des billets de mobilisation est négocié préalablement avec la banque par la Direction Générale. Pour cela la société fait une demande sur un imprimé de demande de mobilisation de crédit. Cette facilité consiste à souscrire un billet à ordre au profit de la banque domiciliataire de l’opération et établir un chèque à certifier par la banque au profit de l’administration des douanes. Le chèque certifié est transmis au transitaire pour poursuivre les procédures de dédouanement. Un exemplaire du billet à ordre est transmis au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 554X Banque X Le montant du crédit mobilisé Débit 553X Crédit de trésorerie banque X Le montant du crédit mobilisé A l’échéance, la banque débite le compte de la société par le montant du crédit mobilisé en envoyant à la société un avis de débit et en joignant le billet à ordre déjà souscrit par la Direction Générale. Proposition de manuel de procédures comptables 68 Les intérêts calculés sur la base du montant de crédit mobilisé et du taux convenu avec la Direction Générale, sont décomptés soit à la date de mobilisation de crédit soit à l’échéance. L’avis de débit est transmis avec le billet à ordre au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 553X Crédit de trésorerie Le montant du billet à ordre Débit 6311501 Agios bancaires Le montant des agios HT Débit 61473 Commissions sur service bancaires Le montant des frais financiers HT Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Crédit 554X Banque X Montant prélevé Cas de règlement des fournisseurs étrangers Le Service trésorerie procède à la domiciliation de l’engagement d’importation dûment signé par l’administration des douanes. Cette démarche est nécessaire pour toutes les importations donnant lieu à un paiement en devises. Le règlement des fournisseurs étrangers passe obligatoirement par le canal bancaire. Trois techniques de paiement sont généralement à distinguer : Virement simple Il est utilisé pour payer les fournisseurs en cas de confiance total de ces derniers à CTCM. Dans ce cas, les documents relatifs à l’importation sont envoyés directement à la société et la banque n’intervient que en dernier ressort où le Service Trésorerie lui envoi un ordre de virement en faveur du fournisseur étranger. Dans le cas où le Service de Trésorerie n’a pas déjà acheté des devises à terme, la banque procède à l’achat des devises dans le cadre du marché de changes interbancaires (achat Spot) et débite le compte de la société de la contre-valeur en dirhams en lui faisant parvenir un avis d’achat de devises pour le compte de la société suivant le cours convenu. L’avis de virement reçu a cet effet de la banque, est transmis au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4421X Fournisseurs étrangers Le montant de la facture convertie au cours du jour de l’opération ou au cours d’achat de devises à terme le cas échéant. Débit 61473 Commissions sur service bancaires Le montant des frais financiers HT Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Débit ou Crédit 6331 ou 7331 Perte ou Gain de changes L’écart entre le montant comptabilisé et le montant viré Crédit 554X Banque X Montant prélevé Proposition de manuel de procédures comptables 69 Si le Service Trésorerie avait déjà acheté des devises à terme, il demande à la banque de les utiliser. Le crédit documentaire (l’Accréditif) : Le Service Trésorerie ouvre un accréditif (crédit documentaire) à vue ou à terme auprès de la banque domiciliataire dès la confirmation de la commande ou la réception de la facture proforma du fournisseur. La banque domiciliataire notifie à la banque du bénéficiaire son engagement irrévocable à effectuer le paiement sous réserve que ce dernier respecte scrupuleusement toutes les conditions du crédit. Les documents dont la conformité avec les termes du crédit est indiscutable, sont envoyés par canal bancaire à la banque domiciliataire. Dans le cas d’un crédit documentaire à vue, la banque domiciliataire paie le bénéficiaire dès la réception des documents conformes aux stipulations du crédit justifiant l’expédition de la marchandise à destination du port de Casablanca et essentiellement le connaissement du transporteur. En revanche, dans le cas d’un crédit documentaire à terme, la banque ne débitera la société qu’à l’échéance qui commence à courir à partir de la date d’expédition des documents. La banque domiciliataire avise la société de l’arrivée des documents en lui demandant de se présenter à ses guichet pour les retirer. Les documents sont remis ensuite au transitaire pour procéder aux opérations de dédouanement. L’avis de débit reçu à cet effet de la banque, est transmis au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4421X Fournisseurs étrangers Le montant de la facture convertie au cours du jour de l’opération ou au cours d’achat de devises à terme le cas échéant. Débit 6311501 Agios bancaires Le montant des agios HT Débit 61473 Commissions sur services bancaires Le montant des frais financiers HT Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Débit ou Crédit 6331ou 7331 Perte ou Gain de changes L’écart entre le montant comptabilisé et le montant viré Crédit 554X Banque X Le montant débité Si le Service Trésorerie avait déjà acheté des devises à terme, il demande à la banque de les utiliser. La traite avalisée : Le fournisseur étranger remet les documents d’importation (Facture, connaissement du transporteur, liste de colisage, documents d’embarquement) avec la traite à accepter par la société et à avaliser par sa banque. La banque domiciliataire avise la société de l’arrivée des documents en lui demandant de se présenter à ses guichets pour les retirer. Proposition de manuel de procédures comptables 70 Les documents sont retirés contre décharge et acceptation de la traite. La société établie une demande sur un modèle pré-imprimé ou manuellement à la banque pour avaliser la traite. A l’échéance, la banque domiciliataire paie le fournisseur étranger en débitant le compte de la société par la contre- valeur de la traite en dirhams. L’avis de débit reçu a cet effet de la banque, est transmis au Service Comptable qui passe la même écriture indiquée dans le cas de paiement par accréditif. Le cas de financement : Cette technique consiste à rembourser les dettes des fournisseurs étrangers au moyen d’une ligne de crédit de financement extérieur dont les termes de références sont négociés préalablement avec la Direction Générale. Pour cela, le Service Trésorerie établit une demande de financement en précisant le montant de l’importation, le nom du fournisseur, la durée de financement choisie, l’échéance de financement et le titre d’importation. Si le montant demandé est dans la limite du plafond de la ligne autorisé, la banque envoi une lettre de confirmation en précisant outre les informations déjà mentionnées dans la demande de la société, le taux d’intérêt à appliquer ainsi que le montant total en principal et intérêts. Cette lettre de confirmation est transmise ensuite au Service Comptable qui passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 4421X Fournisseurs étrangers Le montant de financement. Crédit 553X Crédit de financement extérieur Le montant de financement A l’échéance la banque prélève le montant de financement majoré des différents frais et intérêts, et envoi à cet effet un avis de débit qui sera transmis au Service Comptable. Sur la base de cet avis, le Service Comptable passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 553X Crédit de financement extérieur Le montant de financement Débit 6311501 Agios bancaires Le montant des agios HT Débit 61473 Commissions sur service bancaires Le montant des frais financiers HT Débit 34552 TVA sur frais financiers Le montant de TVA Débit ou Crédit 6331ou 7331 Perte de changes ou Gain de changes L’écart entre le montant comptabilisé et le montant viré Crédit 554X Banque X Le montant débité (c)Le contrôle des conditions bancaires et leur négociation : la négociation des conditions bancaires est assurée soit par la Direction Générale soit par la DAF en fonction des conditions du marché, de l’importance des mouvements des comptes bancaires ouverts auprès des différentes banques et des nouvelles offres proposées par ces dernières. Cette négociation porte essentiellement sur : Les conditions de banque (dates de valeur, taux d’intérêts, commissions et échelles d’intérêts) ; Le plafond des différentes lignes de crédits ; Proposition de manuel de procédures comptables 71 Les achats et ventes de devises ainsi que les plafonds à obtenir. Dans le cas où les conditions fixées n’ont pas fait l’objet d’un écrit entre la banque et Direction Générale, cette dernière les consignes sur un état récapitulatif sur la base duquel le contrôle sera effectué. Un exemplaire de cet état est transmis au Service Comptable et au Service Trésorerie. Le Service Trésorerie reçoit quotidiennement par modem les extraits bancaires et les rapproche avec les : Avis de débit et avis de crédit Bordereaux de remise (Chèque, effets et espèces) Ordres de prélèvement des cotisations sociales (CNSS, CIMR, Mutuelle) L’état des chèques et effets émis Il s’assure que les dates de valeurs appliquées aux opérations bancaires (versements d’espèces, retraits par chèques, etc) sont conformes aux conditions consignées dans l’état récapitulatif, fixées avec la Direction Générale et que les agios sont calculés conformément aux jours de valeurs convenus. Il compare l’état des échelles d’intérêts édité à partir du logiciel de la gestion de trésorerie et celui adressé par les banques. Toute différence non justifiée fait l’objet d’une demande écrite des explications à adresser aux banquiers. Il s’assure également que les taux de changes applicables aux règlements des fournisseurs et aux encaissements des commissions sont conformes avec les taux négociés par la Direction Générale ou la personne autorisée à cet effet. Sur la base des états de rapprochement bancaire transmis par le Service Comptable, le Service Trésorerie établit des lettres de réclamations de pièces bancaires non encore parvenues et assure un suivi de ces réclamations. (d)Etablissement des états de rapprochement bancaire : Le Service Comptable édite en fin de mois un état des recettes – dépenses par banque (Grand livre des comptes bancaires) et par caisse (Grand livre de la caisse dépenses et caisse recettes). Il reçoit et contrôle les documents reçus auprès des banques qui comprennent : Les relevés de comptes bancaires Les échelles d’intérêt Les bordereaux d’escompte Il rapproche l’état édité (Grand livre des comptes bancaires) avec le relevé bancaire et le registre de caisse tenu manuellement et ajuste le cas échéant les écritures constatées. Les états de rapprochement sont préparés mensuellement et pour tous les comptes bancaires dont dispose la société. Ces états de rapprochement bancaire devraient être obligatoirement signés par la personne qui les a établis et visé par le chef comptable. Un exemplaire de l’état du rapprochement bancaire est transmis au Service Trésorerie pour établir éventuellement des réclamations des pièces bancaires non encore parvenues. Il s’assure de l’exhaustivité des écritures d’encaissement à travers le suivi de numérotation des récépissés d’encaissement effets, chèques et espèces (e) Reporting financier Le service Trésorerie édite quotidiennement : La position de la trésorerie en jours de valeur et dates d’opérations ; Proposition de manuel de procédures comptables 72 La situation prévisionnelle de la trésorerie en valeur sur un horizon de 15 à 30 jours ; La situation globale de l’endettement. Il édite également à la fin de chaque mois les états suivants : Un état détaillé des effets échus et ceux retournés impayés au cours du mois ; Un état détaillé des chèques remis et ceux retournés impayés au cours du mois ; Etats statistiques sur les soldes moyens par banque ; Situation et synthèse des réclamations ; Résultats des analyses effectuées sur les échelles d’intérêts. 8- Cycle clôture 8-1 arrête des états de synthèses 8-2 Définition et délimitation de procédure Cette procédure a pour objet de décrire les travaux d’arrêté des comptes de fin d’exercice et des situations périodiques, ainsi que l’élaboration des états de synthèse. Elle comprend les étapes suivantes : (a) La collecte des informations et documents d’arrêté des comptes (b) La constatation des écritures d’inventaire (c) La vérification du respect des méthodes d’évaluation et des principes comptables (d) L’établissement du tableau de passage du résultat comptable au résultat fiscal (e) L’établissement des états de synthèse (f) La clôture des comptes. 8-3 Objectifs Cette procédure doit permettre : - De traiter tout fait, événement ou situation née dans l’exercice. - De s’assurer de l’enregistrement des écritures d’inventaire et de régularisation de manière exhaustive ; - De calculer le résultat fiscal conformément aux dispositions fiscales en vigueur ; - De vérifier le respect du dispositif comptable de forme et de fond dans la présentation des états de synthèse, et ce en vertu de la loi 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants. 8-4 Déroulement de la procédure La DAF collecte auprès des services et départements émetteurs un certain nombre de documents et informations à savoir : Nature Service ou département Observations Etat des créances clients Services commerciaux Pour chaque solde client, détailler les factures le composant Etat du chiffre d’affaires Services commerciaux A détailler en HT, TVA, de l’exercice TTC Proposition de manuel de procédures comptables 73 Etat des « effets à recevoir » Service Trésorerie en portefeuille à la date d’arrêté des comptes Etat des biens livrés et non Services commerciaux Voir annexe facturés à la date d’arrêté des comptes Etat des avoirs clients à établir Services commerciaux Voir annexe Etat des créances à provisionner La Direction Générale Avec indication de celles faisant l’objet d’un recours judiciaire Etat nominatif des sommes dues Responsable du personnel - par le personnel à la date d’arrêté des comptes (avances, prêts …. etc.) Etat nominatif des congés payés Responsable du personnel - restant dus à la date d’arrêté des comptes Liste des biens et services reçus Responsable d’achats Voir annexe à la date d’arrêté des comptes et autre services et dont les factures ne sont pas utilisateurs parvenues Liste des avoirs à obtenir Responsable d’achats et Voir annexe A la date d’arrêté des comptes autre services utilisateurs Proposition de manuel de procédures comptables 74 • Les informations demandées font l’objet d’états formalisés et signés par chaque responsable du département ou du service émetteur concerné. • La DAF vérifie la qualité des informations et documents reçus : clarté, cohérence, exhaustivité, signature des émetteurs, et les transmet au Service Comptable après visa, 10 jours au plus tard après la date d’arrêté des comptes. • Sur la base de ces états, le Service Comptable procède aux contrôles et rapprochements détaillés en Annexe • Les travaux de rapprochement et de contrôle sont formalisés par écrit et visés par le Service Comptable avant d’être transmis à la Direction Générale ou toute personne autorisée pour approbation. • Après validation de l’ensemble des états de rapprochements le Service Comptable procède à la constatation des écritures d’inventaire et de régularisation ainsi que à l’établissement des états de synthèse. • Le Service Comptable collecte auprès des différents services les bons de réception ou de livraison fournisseurs dont les factures ne sont pas encore transmis par les fournisseurs. • Il constate au journal des OD les biens ou services livrés ou réceptionnés imputables à l’exercice, dont le montant est connu et évaluable sur la base des états reçus des services utilisateurs comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 61XX Comptes de charges par nature Montant hors taxes des bons de réception ou de livraison. Crédit 4417 Fournisseurs factures non parvenues Montant hors taxes des bons de réception ou de livraison. Crédit 4437 4447 4487 4493 Charges du personnel à payer Charges sociales à payer Dettes rattachées aux autres créanciers Intérêts courus et non échus à payer Montant de la charge correspondant à l’exercice. • Il en est de même pour les avoirs commerciaux ou à obtenir suite à des retours de marchandises et qui ne sont pas encore transmis par les fournisseurs. Sens Compte Intitulé Montant Débit 3417 R. R. R à obtenir - avoir non encore reçus Montant hors taxes de l’avoir. Crédit 6119 ou 6129 R.R.R obtenus sur achats Montant hors taxes de l’avoir. Proposition de manuel de procédures comptables 75 • Il constate également au journal des OD les régularisations de charges correspondant aux factures parvenues dont les biens ne sont pas reçus ou bien les charges s’étalant sur plusieurs exercices, qu'il comptabilise comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3491 Charges constatées d’avance Montant hors taxes des factures Crédit 61XX Comptes de charges par nature Montant hors taxes des factures -Régularisation des produits imputables à l’exercice • Le Service Comptable constate en fin d’année les écritures de régularisation de produits sur la base des états reçus des départements commerciaux et correspondant aux ventes réalisées avant la fin de l’exercice et non encore facturées ainsi que les avoirs à établir. Il constate les écritures de régularisation comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 34271 Clients factures à établir Montant hors taxes de la vente Débit 7119 R.R.R accordés par l’entreprise Montant hors taxes de l’avoir Crédit 711X Ventes de Marchandises Montant hors taxes des factures Crédit 4427 R.R.R à accorder- avoir à établir Montant hors taxes de l’avoir • En ce qui concerne les commissions, le responsable de leur suivi transmet au Service Comptable à l’occasion de chaque arrêté des comptes un état des commissions restantes encore dues par les commettants converties au cours de change de la date d’arrêté ou la date la plus proche le cas échéant. • Sur la base de cette état le Service Comptable passe l’écriture suivante : Sens Compte Intitulé Montant Débit 34271 Clients factures à établir Montant hors taxes des commissions Crédit 71253 Ventes de services Montant hors taxes des commissions -Constatation des stocks • Le Service Comptable doit procéder sur la base de l’état d’inventaire physique valorisé de fin d’exercice à la constatation des écritures de stocks (cf procédure Production stocks). Proposition de manuel de procédures comptables 76 -Constatation des écarts de conversion : • Le Service Comptable constate les écritures d’écarts de conversion liées aux créances et dettes en devises figurant au bilan à la date de clôture. • Les dettes et créances libellées en monnaies étrangères sont évaluées aux cours de change à la date de clôture. La différence de la valeur par rapport à la valeur d’entrée doit faire l’objet des écritures suivantes : Augmentation des créances ou diminution des dettes à plus d’un an Sens Compte Intitulé Montant Débit 2XX 14XX Comptes de créances ou de dettes concernés Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Crédit 1710 1720 Augmentation des créances immobilisées Diminution des dettes de financement Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Augmentation des dettes ou diminution des créances à plus d’un an Sens Compte Intitulé Montant Débit 2710 2720 Diminution des créances immobilisées Augmentation des dettes de financement Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Crédit 2XX 14XX Comptes de créances ou de dettes concernés Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Augmentation des créances ou diminution des dettes à moins d’un an : Sens Compte Intitulé Montant Débit 3XX 44XX Comptes de créances ou de dettes concernées Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Crédit 4701 4702 Augmentation des créances circulantes Diminution de dettes circulantes Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Proposition de manuel de procédures comptables 77 Augmentation des dettes ou diminution des créances à moins d’un an Sens Compte Intitulé Montant Débit 3701 3702 Diminution des créances circulantes Augmentation de dettes du passif circulant Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture Crédit 3XX 44XX Comptes de créances ou de dettes concernées Ecart entre la valeur d’entrée et la valeur à la date de clôture • L’ensemble de ces écritures est contre passé à l’ouverture de l’exercice suivant. • Des provisions pour risques de change doivent être constatées pour le montant des pertes de change latentes comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 6396 D.E.P. pour risques et charges financières Montant de la provision Crédit 1516 ou 4506 Provisions pour pertes de change Montant de la provision -Constatation des provisions pour créances douteuses • Le Service Comptable arrête les provisions pour dépréciation des créances lorsque celles-ci remplissent les conditions requises pour la constitution des provisions à savoir : Conditions de fond : - Le risque de non - recouvrement des créances est probable. Ces créances sont à provisionner coupablement en hors taxes. Cependant lorsqu’une procédure de recouvrement par voie de justice est entamée, la provision devient déductible fiscalement pour son montant hors taxes. - La créance est nettement précisée quant à sa nature et à son montant. - Le non - recouvrement de la créance résulte d’événements intervenus ou connus au cours de l’exercice. Conditions de forme : - Les provisions concernées font l’objet d’une comptabilisation effective. - Leur montant doit être porté au niveau de l’état B5 de l’ETIC. Proposition de manuel de procédures comptables 78 Sens Compte Intitulé Montant Débit 619 D.E.P. pour dépréciation des créances clients Montant hors taxes des créances Crédit 391X Provisions pour dépréciation des créances clients Montant hors taxes des créances 2. Vérification du respect des méthodes d’évaluation et des principes comptables : • Le Service Comptable s’assure préalablement à l’arrêté des états de synthèse définitifs de respect des méthodes d’évaluation prévu par le Code Général de Normalisation Comptable « CNGC » et de l’application des principes comptables fondamentaux, dans les conditions suivantes : 2.1 Les méthodes d’évaluation Actif immobilisé • Les immobilisations sont inscrites au bilan pour leur valeur d’origine. Cette valeur s’entend pour les immobilisations acquises par CTCM, du prix d’acquisition, y compris le cas échéant les frais accessoires tels que : les frais de transport, les frais d’installation et de montage et les taxes non déductibles. En revanche, ne sont pas compris dans le prix de revient de l’immobilisation, la TVA déductible, les droits d’enregistrement, les honoraires et commissions, les frais d’actes et les frais financiers exposés pour l’acquisition de l’immobilisation. • La valeur à affecter aux immobilisations à la clôture des comptes est égale à la plus faible des deux valeurs : - Sa valeur actuelle ; ou - Sa valeur nette d’amortissement si le bien est amortissable ou sa valeur d’entrée, s’il s’agit d’un bien non amortissable. • Lorsque la valeur actuelle est manifestement plus faible, la société CTCM a la possibilité de constituer soit une provision pour dépréciation, si celle-ci n’est pas jugée irréversible soit un amortissement exceptionnel si la dépréciation est définitive. • Les immobilisations en non-valeurs font l’objet d’un étalement par voie d’amortissement sur une durée ne dépasse cinq ans (sans prorata temporis) et ce selon les règles propres à chaque élément. • Les créances immobilisées sont évaluées à leur valeur nominale, corrigée le cas échéant par une provision pour dépréciation s’il apparaît que leur encaissement est incertain. • Les titres de participation sont évalués à leur coût d’acquisition, frais d’acquisition exclus, corrigée par une provision pour dépréciation si leur valeur d’utilité économique est inférieure au coût d’acquisition. • Les méthodes d’amortissement et les durés de vie utilisées sont conformes aux prescriptions fiscales à savoir : - L’amortissement linéaire qui consiste à répartir le montant amortissable par fraction égales sur toute la durée d’utilisation prévisible du bien par CTCM à compter de la mise en service. Proposition de manuel de procédures comptables 79 - L’amortissement dégressif qui consiste à pratiquer des annuités d’amortissement plus élevées à celles de l’amortissement linéaire et ce en appliquant au taux d’amortissement linéaire un coefficient déterminé en fonction de la durée d’amortissement du bien. Actif circulant • Les stocks sont enregistrés à leur coût réel d’achat formé du prix d’achat facturé converti en dirhams au cours de DUM en cas d’importation, majoré des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérables et diminué des taxes légalement récupérables ainsi que des réductions commerciales obtenues. • Ils sont évalués à la valeur la plus basse entre le coût réel d’achat et la valeur réalisable nette déterminée à partir du marché et de l’utilité du bien. • Les créances de l’actif circulant sont enregistrées à leur valeur nominale. Cependant dans le cas où apparaît un pourcentage de non recouvrement partiel ou total d’une créance, la valeur nominale est corrigée par une provision pour dépréciation appropriée. • Les créances libellées en monnaie étrangère sont évaluées à la date d’arrêté des comptes sur la base du dernier cours de change connu. Financement permanent • Le capital social est enregistré pour la valeur nominale des parts sociales détenues par les associés de CTCM. • Le montant des provisions pour investissement constituées le cas échéant par CTCM en franchise d’impôt est limité à 20% du résultat fiscal avant impôt de l’exercice de leur constitution. • Les provisions pour amortissement dérogatoires représentent la différence entre l’amortissement fiscal et celui économique comptabilisé linéairement. • Les dettes de financement sont inscrites pour leur montant nominal. • Les dettes libellées en monnaie étrangère sont converties en dirhams sur la base du cours du cours du jours de réalisation de l’opération en corrigeant leur valeur sur la base du dernier cours de change et en faisant ressortir un gain ou une perte latente. • Les provisions durables pour risques et charges sont destinées à couvrir CTCM à l’encontre de risques et charges dont le délai de réalisation est supérieure à douze mois à la date d’arrêté des comptes. Passif circulant • Les dettes du passif circulant sont comptabilisées pour leur montant nominal. • Les dettes résultants d’un contrat de change à terme sont converties en dirhams sur la base du cours de change à terme figurant sur le contrat. • La valeur des dettes libellées en monnaie étrangère est corrigée sur la base du dernier cours de change à la date de clôture. • Les provisions sont constituées à concurrence du montant de risque non couvert par une couvertures de changes. Proposition de manuel de procédures comptables 80 • Les provisions sont destinées à couvrir des risques et charges : - Individualisées et définis. - Trouvant leur origine dans l’exercice en cours. - Correspondant aux seules éléments affectés d’incertitude. - Evaluées avec une approximation suffisante. La trésorerie • Les disponibilités en caisse ou en banque sont enregistrés en valeurs nominales tandis que les disponibilités en devises sont converties en dirhams sur la base du dernier cours de change. 2.2 Les principes comptables fondamentaux Le principe de permanence des méthodes • La présentation des comptes annuels n’a pas été modifiée d’un exercice à l’autre ; • Les méthodes d’évaluation retenues sont fixes d’un exercice à l’autre. Il s’agit en particulier : - De la méthode de l’évaluation des stocks, - Des méthodes d’amortissement des immobilisations, - Des méthodes d’évaluation des provisions. • Les modifications intervenues dans les méthodes et règles habituelles doivent être précisées et justifiées dans l’ETIC Etat A3 « Etat des changements de méthodes » avec indication de leur influence sur le patrimoine, la situation financière et les résultats. Le principe du coût historique : • Tous les éléments du bilan y figurent toujours pour leur valeur d’entrée. Le principe de spécialisation des exercices : • Toutes les charges et produits rattachés à l’exercice non encore facturés ont été enregistrés en comptabilité sur la base des documents de réception et/ou de livraison. Le principe de prudence : • Toutes les charges probables et risques de pertes sont constatées sous forme de provisions pour dépréciation ou pour risque de charges. Le principe de clarté : - Les états de synthèse sont établis et présentés conformément aux prescriptions de la loi comptable et du code général de normalisation comptable ; - Les éléments d’actif et de passif sont évalués et présentés séparément, et sans compensation ; - Les comptes débiteurs et qui en principe sont créditeurs, sont virés aux comptes débiteurs correspondant et vice versa. Proposition de manuel de procédures comptables 81 Le principe d’importance significative : • Les états financiers doivent comporter des informations relatives à toutes les opérations dont l’importance peut affecter les évaluations et les décisions. 3. Etablissement de l’état de passage du résultat comptable au résultat fiscal : • Le Service Comptable analyse le compte de produits et de charge de l’exercice et établit le tableau de passage du résultat comptable au résultat fiscal en tenant compte des réintégrations et déductions fiscales détaillées en annexe n° 8 et les reports déficitaires : • Après détermination du montant de l’IS de l’exercice, le Service Comptable comptabilise le montant de l’IS du au titre de l’exercice comme suit : Sens Compte Intitulé Montant Débit 6701ou 6705 IS ou Imposition minimale annuelle des sociétés Pour le montant de l’impôt. Crédit 4453 Etat IS à payer Pour le montant de l’impôt. 4. L’établissement des états de synthèse • Le Service Comptable arrête les états de synthèse tels que prévus par la loi comptable complétés des états fiscaux. La liste des états à établir est la suivantes : Bilan actif Passif Compte de produits et charges Etat de soldes de gestion Tableau de financement Etat des informations complémentaires A. Principes et méthodes comptables A1. Principales méthodes d'évaluation spécifiques à l'entreprise A2. Etat des dérogations A3. Etat des changements de méthodes B. Informations complémentaires au bilan (B L) et au compte de produits et charges (CPC) B1.Détail des non-valeurs B2 Tableau des immobilisations B2 Bis. Tableau des amortissements B3. Tableau des plus ou moins- values sur cessions ou retraits d'immobilisations Proposition de manuel de procédures comptables 82 B4. Tableau des titres de participation B5. Tableau des provisions B6. Tableau des créances B7. Tableau des dettes B8. Tableau des sûretés réelles données ou reçues B9. Engagements financiers reçus ou donnés hors opération de crédit-bail B10. Tableau des biens en crédit-bail B11. Détail des postes du CPC B12. Passage du résultat net comptable au résultat net fiscal B13. Détermination du résultat courant après impôts B14. Détail de la taxe sur la valeur ajoutée C. Autres informations complémentaires C1. Etat de répartition du capital social C2. Tableau d'affectation des résultats intervenue au cours de l'exercice C3. Résultats et autres éléments caractéristiques de l'entreprise au cours des trois derniers exercices C4. Tableau des opérations en devises comptabilisées pendant l'exercice C5. Datation et événements postérieurs Autres états fiscaux Tableau de calcul de l’impôt pour les entreprises encouragées Tableau des locations et baux autres que le crédit-bail Tableaux des intérêts attribués aux associés Tableau des stocks • le Service Comptable utilise ensuite l’« Outil de contrôle » (Voir Annexe) pour s’assurer de la cohérence de la liasse bilancielle. • Il analyse toute incohérence que l’ « Outil de contrôle » fait ressortir dans la page des résultats de rapprochements avant de transmettre la liasse à la DAF pour contrôle et visa. • La liasse est transmise ensuite à la Direction Générale pour approbation et signature. Proposition de manuel de procédures comptables 83 5. Clôture des comptes : • Après approbation des états de synthèse définitifs, le Service Comptable constate les écritures de clôture comme suit : Regroupement des charges et produits Regroupement des charges et produits d’exploitation, pour solde selon le schéma d’écritures ci après : Regroupement des charges et produits financiers Regroupement des charges et produits non courants 8100 résultats d’exploitation 61XX Compte de charges d’exploitation X X 71XX Comptes de produits d’exploitation 61XX Comptes de charges d’exploitation X X 8300 résultats financiers 63XX Compte de charges financières X X 73XX Comptes de produits financiers 83XX résultat financier X X 8500 résultats non courant 65XX Compte de charges non courantes X X Proposition de manuel de procédures comptables 84 Détermination du résultat net de l’exercice Détermination du résultat avant impôt Détermination du résultat après impôt 75XX Comptes de produits non courants 85XX résultat non courant X X 8100 résultats d’exploitation 84XX résultat courant X X 8400 résultats courant 8500 résultats non courant X X X 8800 résultats après impôt 6701 Impôt sur les bénéfices X X 8600 résultats avant impôt 8800 résultats après impôt X X 8800 résultat après impôt 1191 résultats nets de l’exercice X X Proposition de manuel de procédures comptables 85 • Il édite la balance définitive, les balances des tiers, les journaux auxiliaires, le grand livre des comptes en apposant dessus documents définitifs. Ces documents ainsi que les autres pièces justificatives ( Factures, BL, avis bancaires, pièces de caisse…..) sont conservés pendant dix ans. Il met à jour le livre journal et le livre d’inventaire en veillant de les maintenir sans blanc ni altération d’aucune sorte. En cas d’erreur, en corrigeant par une ligne en moins au dessous de celle où l’erreur a été commise: - Sur le livre journal, il transcrit les mouvements des journaux centralisés par mois et dont le détail se trouve dans les journaux auxiliaires. - Sur le livre d’inventaire, il transcrit le bilan et le compte de produits et charges de chaque exercice. • Les états de synthèse, l’inventaire de l’exercice et les journaux légaux sont mis à la disposition des associés et du commissaire aux comptes conformément aux dispositions légales en vigueur. 6. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE Document Emetteur Nombre D’exemplaires Destinataire Classement Etats de synthèse et autres états fiscaux. Service Comptable 2 Direction Générale Administration Impôts Tribunal de Commerce Commissaire aux comptes Service Comptable Etats des informations concernant les l’arrêté des comptes Départements et services concernés 1 Service Comptable DAF Service Comptable Etats des rapprochements d’arrêté des comptes Service Comptable 1 DAF Service Comptable Outil de contrôle Service Comptable 1 DAF Service Comptable Balance générale, balance des tiers, journaux auxiliaires, grand livre des comptes Service Comptable 1 Direction générale Administration Impôts Commissaire aux comptes Service Comptable Livres légaux cotés et paraphés Tribunal de commerce 1 Direction générale Service comptable Service Comptable Proposition de manuel de procédures comptables 86 Conclusion Enfin, le stage a été l'occasion de porter notre réflexion sur le thème intitulé « Proposition d'un manuel de procédures comptable »La formalisation des savoir-faire, au travers les procédures est d'un enjeu réel pourles organisations désireuses d'atteindre leurs objectifs de manière efficiente. Toutefois, cette formalisation n'est pas facile à mettre en œuvre, notamment du fait de la rédaction qui nécessite une adhésion et une implication de l'ensemble du personnel à tous les niveaux. Au sortir de cette mémoire, il convient de souligner que le travail, portant sur l'élaboration d'un manuel de procédures comptables, nous a permis d'axer notre étude à deux niveaux : Il faut savoir que le contrôle interne englobe un ensemble de mesures et normes mises en œuvre par une entreprise en vue d'atteindre les objectifs qui sont : -prévention des erreurs et fraudes ; - protection de l'intégrité des biens et ressources de l'entreprise ; -gestion rationnelle des biens de l'entreprise ; -assurance d'un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations. Par ailleurs, la réalisation de ces objectifs nécessite la séparation des quatre fonctions essentielles au sein de l'entreprise : -la fonction de décision ; -la fonction de conservation du patrimoine ; -la fonction d'enregistrement ; -la fonction de contrôle. La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu'une séparation des tâches permet de réaliser un autocontrôle efficace ; il importe donc de concevoir un document contenant, en des termes clairs et précis, le rôle des uns et des autres d'où un manuel de procédures qui comprendra : - la description de la place qu'occupe l'intéressé dans l'entreprise ; -ses attributions et responsabilités ; -l'origine des documents qu'on lui transmet ; -les documents à créer et leur destination. Proposition de manuel de procédures comptables 87 Bibliographie Audit et contrôle interne : « L’audit interne tout simplement ouvrage de Mr MOHSIN BERRADA Alin-michel Chauvel : « Méthodes et outils pour résoudre un problème » Elisabeth bertin : « Audit interne : enjeux et pratiques à l’international » Contrôle interne Alin-Gérard Cohen : « Contrôle interne et audit publics – pour une nouvelle gestion public » Manuel de procédure http://bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/M0079MPTCF10.pdf http://bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/M0009MPCGF10.pdf http://www.nyankunde.org/MANUEL%20DE%20PROCEDURES%20FINANCIERES%20ET%20COMPTAB LES.htm http://precesse-ucp.cm/phocadownload/precesse%20-%20manuel%20de%20procedures%20de%20gestion%20administrative%20- %20financiere%20et%20compte.pdf Proposition de manuel de procédures comptables 88 5. REGLES DE CONTROLE Moment de contrôle Type de contrôle Support de contrôle Délai Auteur contrôle Auto/ Manuel Consultation des fournisseurs et étude des offres Comparer les offres en fonction des besoins, des capacités de stockages et des prix au niveau international Téléphone ou mail Périodiqu e Direction Générale Manuel Réception quantitative des achats Contrôler les réceptions des articles et leur conformité avec la commande passée. Documents de réception articles Bons de commande A chaque réception Service Magasin Manuel Contrôle des factures fournisseurs S’assurer que les factures sont validées par la Direction et établies en bonne et due forme. Facture & Bon de commande & Bon d’entrée A la réception des factures Service Comptabl e& Service Import Manuel Comptabilisatio n des réceptions Rapprocher entre le journal d’achat et la liste des réceptions Liste de réceptions Magasin & Journal d’achat par mois A la fin de chaque mois Service Comptabl e Manuel Justification des soldes Vérifier que les soldes fournisseurs sont correctement analysés par rapprochement des montants comptabilisés et des règlements effectués. Compte fournisseur A la fin de chaque mois Service Comptabl e Manuel Proposition de manuel de procédures comptables 89 6. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE Document Emetteur Périodicité Nombre Destinataires Classement Dossier d’import Service Import A chaque importation 1 Service Import & Service Comptable Service Comptable Séquentiel numérique Bon de commande interne Responsable de la gestion commerciale A chaque commande 3 Service Import & Magasin Service Comptable (par dossier) Gestion commerciale (séquentiel) Bon d’entrée Magasin A chaque réception 3 Service Import & Gestion commerciale Service Comptable (par dossier) Magasin (séquentiel) Factures fournisseurs Fournisseurs A chaque facturation 2 Service comptable & Service Import Service comptable Par dossier Etats des analyses et justifications des soldes Service Comptable Fin de mois 1 Direction Générale Direction Administrativ e et Financière
Report "Proposition d’Un Manuel de Procédures Comptables Www.banquedesetudes.com"