Universidad del CaribePresupuesto Financiero Trabajo Práctico final 1 Universidad del Caribe Asignatura Presupuesto Empresarial I Tema Presupuesto Financiero Facilitador Luis Felipe Rosa Nolasco Participantes Nancy Mercedes Núñez 2011-2432 Esmeralda Saviñon 2011-0256 Misael Germán 2012-2747 Vicente Pineda 2005-0526 Fecha 12 de Junio de 2014 2 Índice Introducción ......................................................................................... 3 Concepto ............................................................................................. 4 Sus objetivos e importancia ................................................................. 5 Elementos que integran el presupuesto financiero (solo abundaremos de algunos) .......................................................................................... 6 Tipos de presupuesto .......................................................................... 8 Periodos Presupuestarios ...................................................................11 Proceso de elaboración de un presupuesto financiero .......................12 Responsabilidad en la confección, seguimiento y control del Presupuesto Financiero ......................................................................13 Fuentes: .............................................................................................15 3 Introducción Como grupo intentamos dar una explicación clara y llana de lo que es un Presupuesto Financiero, con esto pretendemos informar al lector de algunos de los aspectos más importantes sobre este tema donde abordaremos sus objetivos e importancia entre otros. En la actualidad la escasez de recursos, de mercados, de espacios sin explotar, el hecho de administrar una organización, por grande o pequeña que esta fuese, lleva un gran riesgo. La administración de hoy, debe tener muy claro hacia dónde va, con qué medios cuenta y que es lo que quiere lograr en el mediano y largo plazo. Es sabido por todos nosotros que para tener la posibilidad de crecer es indispensable tener una buena administración de los recursos y un buen control del desarrollo de las actividades planeadas para llegar a los objetivos fijados. Por todo esto es que resulta sumamente importante en la actualidad la planificación, la presupuestación de la actividad, para que las variables controlables estén planificadas y controladas activamente por la administración y las no controlables se pueda tener una noción de las situaciones que se podrían presentar según su reacción o comportamiento. Una vez realizada la ardua tarea de la presupuestación, es necesario la comparación de la misma con los datos de la realidad, ya que de nada serviría tener un presupuesto de lo que va a suceder según nuestros pronósticos y no cotejarlo con la realidad que dicte el curso de la empresa. Esta comparación comienza a partir de que se desarrollen los hechos en los períodos presupuestados. Lo que intentamos demostrar en este trabajo es la importancia que tiene en la vida actual de las organizaciones una buena presupuestación. 4 Concepto El presupuesto financiero es el que se ocupa de la estructura financiera de la empresa, esto es, de la composición y relación que debe existir entre los activos, pasivos y capital. Es importante considerar las necesidades de capital de trabajo, los orígenes y aplicaciones de recursos, así como flujo de efectivo y la rentabilidad de la entidad, pudiendo resumirse en dos objetivos: Liquidez Rentabilidad La composición de la estructura financiera varía de empresa a empresa, pero se puede afirmar que existen grandes grupos que tienen una importancia considerable en la composición de las estructuras financieras y son los siguientes: Efectivo en caja y bancos e inversiones temporales (activos líquidos) Cuentas por cobrar a clientes Inventarios Inversiones permanentes Deudas a corto y largo plazo Cuentas por pagar a proveedores Gastos e impuestos acumulados Capital social y utilidades retenidas El presupuesto se juzga separadamente en cada una de las partes que lo forman, pero una vez que este ha sido ensamblado en su totalidad debe juzgarse si cumple con los objetivos establecidos de liquidez y productividad. Es probable que tengan que cambiarse ciertos planes o políticas como por ejemplo, que la política de crédito establecida hace que la recuperación de las ventas sea lenta o que la política sobre inversión de inventarios haga que se destinen muchos 5 recursos a este concepto y por tanto esta en conflicto con los saldos mínimos de efectivo que requiere la empresa. Finalmente, es importante que se apliquen las técnicas de análisis de los estados de información financiera. En primer lugar es necesario establecer si es posible “financiar” la actividad planeada, con el capital operativo disponible, ya que en caso contrario habrá que revisarla y producir las modificaciones para adecuarla conforme a los medios de pago que se dispondrían (incluido el crédito). Esas modificaciones pueden consistir en reducción o cambios en la composición de las ventas, disminución de stocks, postergación o suspensión de inversiones u otras medidas apropiadas Sus objetivos e importancia Entre los objetivos de elaborar un presupuesto financiero podemos destacar los siguientes: Indicar la situación probable de la tesorería como consecuencia de las operaciones programadas. Determinar posibles excedentes o déficits de recursos que puedan producirse y, como consecuencia, poner de manifiesto posibles necesidades de préstamos, o el uso de los excedentes en inversiones. ¿Por qué es importante? Porque permite asumir el control de las finanzas, identificar concretamente los gastos y llevar un control de los mismos, crear un plan de ahorro, ayudar a evitar los gastos impulsivos y a decidir el volumen de compra de la empresa así cómo proteger a la empresa contra consecuencias financieras de posibles imprevistos. 6 Elementos que integran el presupuesto financiero (solo abundaremos de algunos) 1. Ingresos Por ventas: Se imputa como “ingresos por ventas”. Es necesario realizar una “apertura teórica” de dichas ventas para estimar los períodos de cobranzas considerando sus plazos de atraso habituales que la empresa soporta. Ésta apertura permite determinar los montos netos a cobrar. Se debe descartar la utilización de plazos promedios porque carece de validez para realizar estimaciones financieras adecuadas. Cuando habla de apertura teórica de las ventas es determinar del total de las ventas, cuánto corresponde a pago contado, cuánto a 30 días y cuanto a X días. Otros ingresos: Agrupa cuentas de resultado positivo que generan ingresos de fondos y que no son presupuestadas en el rubro “ventas”, por lo que se excluyen del resultado operativo. Son ejemplos las regalías, dividendos, intereses, venta bienes de uso, etc. Ésta última debe ir en el PF el ingreso y no el resultado por la venta; la forma de presupuestar el resto será estimar una fecha efectiva de ingreso, neto de descuentos más la incidencia del impuesto. Uso del crédito Aumento de capital social Realización de bienes de activo fijo (venta de inmuebles o bienes del activo fijo) Ingresos varios (regalías, dividendos, venta de patentes, alquileres, etc.) 2. Egresos Insumos varios (materias primas, materiales auxiliares y de consumo, empaque y envase) Mano de obra Gastos varios de fabricación 7 3. Costo de fabricación Materias primas, materiales auxiliares y de envase y empaque Mano de obra Gastos varios de fabricación (admón. De fábrica, materiales accesorios y de consumo, repuestos, etc.) 4. Otros gastos de venta: Transporte Comisiones 5. Impuestos 6. Inversión en bienes de capital 7. Regalías 8. Egresos financieros 9. Distribución de utilidades 10. Egresos por descuentos e incobrables Todo presupuesto financiero incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de efectivo o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables. Presupuesto de efectivo o de tesorería: se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones realizadas con la entrada de fondos o con la salida de fondos 8 líquidos ocasionadas por la congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos. Se formula por periodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque mediante él se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Presupuesto de capital o erogaciones capitalizables: controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además, se recomienda ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar un índice universal del incremento de precios a todo tipo de activos fijos y, por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos atribuibles a la inversión de terrenos, construcciones y bienes tecnológicos. Tipos de presupuesto Existen dos tipos: el presupuesto financiero base (PFB) y el presupuesto financiero operativo (PFO). a) Presupuesto financiero Base Es la primera versión del movimiento proyectado de fondos que luego sirve como punto de partida del presupuesto financiero operativo. Se trata sólo de la estimación con apertura mensual de ingresos y egresos, volcando en las proyecciones todos los hechos relacionados con la empresa que tengan implicancias financieras en el período que se está presupuestando. Estos hechos se denominan “módulos de información para proyección financiera”. 9 Sobre la base de los resultados que arroje, se tomarán decisiones ya sea si el mismo arrojó déficit o superávit; debe aceptarse que las finanzas limitan lo económico y muchas veces una excelente proyección económica debe descartarse o adaptarse por limitaciones financieras. b) Presupuesto financiero Operativo El PFB, adaptado y ajustado conforme a las distintas decisiones tomadas, da lugar a lo que denominamos “presupuesto financiero operativo”. Si existe un PE adoptado por la organización, validado mediante el PFB y las correspondientes decisiones en materia de ajuste y equilibrio, el PFO adquiere el carácter de hoja de ruta, que va indicando los pasos necesarios para alcanzar los objetivos. En función de esto, es sumamente importante la actualización de la información financiera que puede tener su origen en dos aspectos básicos: Modificación de las pautas económicas Ajustes de índole financiera El primero modifica la proyección económica y como consecuencia directa obliga a considerar la totalidad del PFO, iniciando nuevamente el proceso de toma de decisiones tendientes a lograr su equilibrio o ajuste. La segunda posibilidad tiene relación financiera, lo que lleva a la organización a efectuar ajustes de tipo temporario (carry over) dentro del período presupuestario, como pueden ser la reconsideración de plazos de pagos o toma de préstamos. Estos ajustes no modifican el PFO del período pero son captados por dos subproductos del mismo: Presupuesto financiero mensual (PFM) Presupuesto financiero semanal (PFS) Estos dos asimilan los impactos de los hechos reales, reprocesando la información financiera a fin de que el PF mantenga su concepción de herramienta de control. Resumiendo: 10 Tipo Período presupuestario Cortes de control Financiero base 12 meses Mensual Financiero operativo 12 meses Mensual Financiero mensual Mes Semanal Financiero semanal Semanal Diario Reproduciendo la secuencia, el proceso se inicia en la concepción del presupuesto económico y financiero base. Ambos intercambian información, además de alimentarse de información tanto financiera como económica. El siguiente paso es convertir el PFB en el PFO aplicando las decisiones de ajuste y equilibrio donde corresponde. Los costos e ingresos financieros que los ajustes producen deben ser captados por el económico, porque son variables que afectan el resultado proyectado. Esto implica la posibilidad de reajustar el PFB, con lo cual se reinicia el ciclo. 11 Periodos Presupuestarios El Presupuesto Financiero (PF) complementa y determina la factibilidad operativa del Presupuesto Empresarial (PE), pero presenta diferencias al estipular el horizonte presupuestario. El PE puede presupuestarse a más de un año, pero el financiero no porque cuanto mayor es el plazo, menor es la precisión de la planificación financiera. La única utilidad del presupuesto financiero a tan largo plazo es con relación a la posición neta de ingresos y egresos de partidas que no corresponden a rubros económicos, como ser cancelaciones de préstamos, toma de créditos, etc. El plazo de presupuestación debe ser el año operativo, porque permite tener en cuenta las condiciones del mercado en general y cada cliente en particular. ¿Cuál debe ser el mes de inicio y de cierre del referido período anual? Existen dos posibilidades, a saber: 1. Tomar el año calendario como base de presupuestación 2. Se define en función del ejercicio económico legal de la empresa Los autores se inclinan más por la segunda, ya que resulta ventajoso que todo el sistema presupuestario esté en concordancia con el período contable, lo que permitirá controlar el presupuesto correspondiente sin realizar cortes contables especiales. El presupuesto financiero debe ser dividido mensualmente; 1º porque cada período mensual obliga a realizar controles y a realizar sus correspondientes ajustes en función de los hechos producidos en el mes. Incluso el PF del mes que se inicia debe ser presentado con apertura semanal porque acorta los períodos de incertidumbre y quien lo confecciona automáticamente va definiendo las prioridades en función del grado de cumplimiento que vaya teniendo el presupuesto. 12 Proceso de elaboración de un presupuesto financiero El presupuesto financiero debe partir del conocimiento del saldo existente al comienzo del periodo de planeamiento. Para determinar las disponibilidades correspondientes a cada sub periodo, a este valor se le agregan las entradas previstas, que incluyen las ventas de contado, la recuperación de cartera, los interés provenientes de inversiones en títulos de valores redimibles a corto plazo o de fondos depositados en cuentas que proporcionan beneficios financieros, los dividendos reconocidos por inversiones en otras empresas o las ventas de activo fijo. La captación de fondos monetarios también puede derivar de aportes de capital, de créditos a corto plazo o de la colocación de bonos en el mercado. Después de establecer los fondos monetarios disponibles, se estiman las salidas de efectivo asociadas con las diversas obligaciones que las empresas contraen con quienes les suministran bienes, servicios y capitales. Las erogaciones monetarias contemplaran ítems como la remuneración del personal, la cancelación de cuentas a los proveedores, la amortización de créditos, el pago de intereses, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de obligaciones por concepto de seguros, impuestos, servicios públicos, servicio de vigilancia, contratos de mantenimiento, asesorías, etc. Al deducir las salidas del efectivo de las disponibilidades calculadas previamente se obtiene el saldo final que, comparado con el monto mínimo pretendido conducirá a tomar decisiones sobre inversión temporal externa cuando se pronostiquen excedentes o financiamiento a corto plazo cuando el valor mínimo exigido supere el saldo final calculado. 13 Responsabilidad en la confección, seguimiento y control del Presupuesto Financiero La responsabilidad recae sobre toda la organización, no sólo del área de finanzas. No existe una persona que se pueda encargar de compilar toda la información. Puede existir un sector encargado de todo lo que sea presupuestos, llámese “Planeamiento Financiero”, pero debe poseer un conocimiento integral de la organización, pues también será el responsable de redefinir las prioridades cuando se presenten problemas financieros por incumplimientos presupuestarios. A partir de ello, debería existir el área de Planeamiento y Control. En algunas empresas puede estar dentro del área de Finanzas, pero siempre será necesario que cumpla con aquel requisito de conocimiento profundo e integral de las operaciones del negocio. Volviendo al área de finanzas, aunque el planeamiento financiero no esté a cargo de éste, igualmente tendrá que asumir los siguientes roles a la hora de la participación en la presupuestación financiera: a) Responsable del módulo de información “finanzas”; b) Participa activamente en las decisiones de equilibrio financiero presupuestario; c) Utiliza como herramientas de operación financiera los subproductos; presupuesto mensual, semanal, diario y sus correspondientes cumplimientos. 14 Conclusión A grandes rasgos el objetivo de este trabajo fue cumplido, el cual consistía en dar información sobre los pormenores del Presupuesto Financiero. Ya conocemos su concepto básico, tipos, importancia y otros aspectos del tema. Esperamos tener la curiosidad intelectual para seguir aprendiendo sobre este tema ya que se hace imprescindible en el mundo de hoy una planificación proactiva que va de la mano con los presupuestos. Luego de haber desarrollado las partes más importantes de un presupuesto financiero, queda claro la importancia que tiene este en la vida de una organización moderna, donde la administración eficiente de los recursos cada vez más escasos es la principal necesidad. El presupuesto, para este fin, le brinda a la administración de una sociedad la posibilidad de proyectar cómo debería ser el desenvolvimiento de la compañía bajo ciertas condiciones, y con qué debería contar la empresa para hacer frente a estas supuestas situaciones. La presupuestación y el control presupuestario deben ser una herramienta a utilizar por las empresas para el mejor control y desarrollo de las actividades, debe ser información que sirva para evaluar el desarrollo del negocio en el período examinado, pero no debe ser la presupuestación un fin en sí mismo. 15 Fuentes: Bibliográficas Burbano Ruiz Jorge E. "Presupuestos. Enfoque de gestión planeación y control de recursos" Editorial Mc Graw Hill, Tercera edición Bogotá, Colombia 2005 Bidart Jorge Adolfo “El presupuesto en la empresa” Ediciones Macchi Argentina Moreno Fernández Joaquín A. "Las finanzas en la empresa" Editorial: Mc Graw Hill Cuarta Edición México D.F. Internet http://presupuestosfca2012.blogspot.com/2012/04/el-presupuesto- financiero.html http://www.ehowenespanol.com/presupuesto-financiero-info_468943/ http://es.scribd.com/doc/193874788/PRESUPUESTO-FINANCIERO http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto http://crecerpyme.com/blog/direccion-financiera/presupuesto-financiero/