TECNICAS DE ESTUDIO PARA EL EXAMENPMP Las preguntas del examen son principalmente situacionales, muchas son ambiguas y con muchas palabras, y algunas incluso parecen tener dos o más respuestas correctas. Llega preparado para el siguiente tipo de preguntas de modo que no pierdas tiempo ni te tomen por sorpresa a la hora de tomar el examen. 1. Preguntas situacionales Estas preguntas demuestran por qué es importante tener experiencia en dirección de proyectos para aprobar el examen. Estas preguntas requieren que integres tu experiencia en el mundo real y tu conocimiento de los conceptos del examen. Por ejemplo: Pregunta Recibes un aviso de que un artículo importante que estás comprando para un proyecto, llegará retrasado. ¿Qué es lo MEJOR que puedes hacer? a) b) c) d) Volver a planificar tu proyecto según este retraso. Notificar a tu jefe. Avisar al cliente y hablar sobre las opciones. Reunirte con el equipo para identificar alternativas. Respuesta D 2. Preguntas con dos o más respuestas correctas Una de las mayores quejas por parte de los examinados es sobre las preguntas que parecen tener dos, tres, o incluso cuatro respuestas correctas. Muchas preguntas darán una lista de varias opciones donde todas podrían razonablemente llevarse a cabo, y que probablemente serán elegidas por los directores de proyectos con menor experiencia o menos calificados. A medida que vayas pasando por las preguntas y revisando las respuestas en este libro (o en el PM FASTrackº para los usuarios del sistema de Preparación para el Examen PMP), busca las preguntas donde creas que puede haber más de una respuesta correcta y trata de averiguar por qué piensas que es así. Hemos incluido, intencionalmente, dichas preguntas en nuestros productos para exponerte al tipo de preguntas que verás en el examen y hemos proporcionado explicaciones para ayudarte a entender por qué tu respuesta correcta puede no ser la mejor opción. Revisemos nuevamente la pregunta situacional anterior. ¿No podríamos efectivamente llevar a cabo todas las opciones? Ciertamente la respuesta correcta es D, pero ¿no es también correcto avisarle al cliente? Sí, pero no es lo primero que se debe hacer. Esencialmente esta pregunta en realidad está diciendo: "¿Qué es lo MEJOR que se debe hacer A CONTINUACIÓN?" Al responder preguntas de práctica, recuerda este concepto de "lo MEJOR que se debe hacer A CONTINUACIÓN" para ayudarte a decidir cuál respuesta identifica el paso siguiente en la dirección de proyectos adecuada. 3. Preguntas con información irrelevante Es muy importante notar que no toda la información incluida en una pregunta es relevante. Por ejemplo, en la siguiente pregunta, las cifras son irrelevantes. Pregunta La experiencia muestra que cada vez que duplicas la producción de puertas, los costos unitarios disminuyen un 10 por ciento. Sobre esta base, la compañía determina que la producción de 3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra: 77 a) b) c) d) Ciclo de aprendizaje. Ley de los rendimientos decrecientes. Regla del 80/20. Estimación paramétrica de costos. Respuesta D Muchas preguntas serán de mayor tamaño que el ejemplo anterior, posiblemente con una longitud de varios párrafos. Pero nuevamente, puede que no necesites toda la información para contestar la pregunta. Por ejemplo, imagina que cambiamos la pregunta anterior para hacerla complicada con muchas palabras. Podría quedar así: "Tu compañía es una importante fábrica de puertas y ha recibido numerosos premios de calidad. Como jefe del departamento de manufactura tienes 230 personas a tu cargo, trabajando en 23 proyectos diferentes. La experiencia muestra que cada vez que duplicas la producción de puertas, los costos unitarios disminuyen un 10 por ciento. Sobre esta base, la compañía determina que la producción de 3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra:" ¿Te das cuenta cómo los datos adicionales no le agregan ningún valor a la pregunta? Esta información sirve para distraerte. En el examen, quizás encuentres párrafos completos de datos que no se necesitan para responder la pregunta. La técnica es analizar cada pregunta para determinar: "¿Qué está pidiendo esta pregunta?': en lugar de perderte en toda la información que se te dio. Pero nuevamente, puede que no necesites toda la información para contestar la pregunta. No te molestes si las preguntas largas y con muchas palabras sin sentido se te dificultan. Sólo márcalas y regresa a ellas después. Si sabes lo que te espera, te sentirás tranquilo y no perderás la confianza cuando veas estas preguntas. 4. Preguntas que utilizan términos inventados Muchas personas que presentan el examen esperan que todos los términos. usados como opciones signifiquen algo. ¡Pues no es así! En el examen con frecuencia vas a encontrar términos inventados. Quizás quien escribió las preguntas necesitaba otra opción, o tal vez, los términos inventados se usan para engañar a los examinados. Si crees estar bien preparado y encuentras dentro del examen un término que no conoces, hay probabilidades de que no sea la respuesta correcta. Por ejemplo: Pregunta La definición continua de un proyecto a medida que el equipo dispone de más información se conoce como: a) b) c) d) Validación del alcance. Planificación estratégica. Elaboración gradual. Elaboración cuantitativa. Respuesta C En esta pregunta, "elaboración cuantitativa" (opción D) no es un término de dirección de proyectos real. 5. Preguntas donde la comprensión es importante Veamos la siguiente pregunta: Pregunta El proceso de descomposición de entregables componentes más pequeños, más manejables se completa cuando: en a) Se ha establecido la justificación del proyecto. b) Se han producido solicitudes de cambio. c) Las estimaciones de costos pueden desarrollarse para cada elemento de trabajo. 77 d) Cada elemento de trabajo se encuentra en el diccionario de la EDT. Respuesta C Para poder responder esta pregunta, debes entender los términos, así como el concepto de descomposición y el valor que tiene esta técnica en el proceso de dirección de proyectos. ¡Memorizar no es suficiente! 6. Preguntas con un enfoque nuevo sobre temas conocidos Habrá muchos casos donde entenderás el tema pero nunca has pensado en él como lo describe la pregunta. Por ejemplo: Pregunta En una organización matricial, es MÁS probable que la difusión de la información sea efectiva cuando: a) b) c) d) La información fluye tanto horizontal como verticalmente. Los flujos de la comunicación se mantienen simples. Hay una lógica inherente en el tipo de matriz elegida. Los directores de proyectos y gerentes funcionales socializan. Respuesta A Muchas personas saben lo que es una organización matricial pero no se han tomado el tiempo para considerar cómo este tipo de estructura organizacional afecta las direcciones en las que se comparte la información. 7. Preguntas con más de un elemento en cada opción Veamos el siguiente ejemplo: Pregunta El proveedor en el proyecto ha presentado una notificación formal al director del proyecto diciendo que las actividades del comprador han dañado al proveedor. El proveedor reclama que la lentitud de respuesta del comprador a las aprobaciones solicitadas ha retrasado el proyecto y ha causado gastos inesperados al proveedor. Las PRIMERAS cosas que el director del proyecto debe hacer son: a) Recopilar todos los datos relevantes, enviarlos al abogado de la empresa y consultar al abogado sobre acciones legales. b) Revisar en el contrato los términos específicos acordados con relación a esta polémica, ver si hay una respuesta clara y, de ser necesario, consultar un abogado. c) Revisar los requisitos en el enunciado del trabajo de las adquisiciones, enviar una respuesta de recibo de reclamación y reunirse para resolver la polémica, de ser posible, sin recurrir a la acción legal. d) Reunirse con el equipo para revisar por qué se han retrasado las aceptaciones, hacer una lista de las razones específicas y corregir esas razones. Respuesta B Estas preguntas pueden parecer difíciles hasta que aplicas esta pequeña técnica: usa el proceso de eliminación de un elemento a la vez. Revisa el primer elemento enlistado en cada opción y elimina las opciones donde este primer elemento resulta inverosímil. Analiza después el segundo elemento de cada opción restante y elimina cualquiera .de las opciones inverosímiles. Continúa haciendo lo mismo hasta que te quedes con una sola opción. Ten cuidado; a veces los elementos en cada opción muestran un flujo o un proceso. Ve el siguiente ejemplo: Pregunta Cuando diriges un proyecto, ¿cuál de los siguientes es el MEJOR orden para abordar los problemas que surgen? 77 a) b) c) d) Ir con el equipo, ir a la dirección, ir con los gerentes de recursos. Ir con los gerentes de recursos, ir a la dirección, ir con el cliente. Manejarlo tú mismo, ir con el cliente, ir a la dirección. Resolver problemas con los recursos que tú controlas, ir con los gerentes de recursos, ir con el cliente. Respuesta D En este caso, debes analizar cada opción de manera independiente para determinar si el proceso listado es correcto. 8. Preguntas con demasiadas palabras En lugar de decir "el proyecto está retrasado': el examen puede utilizar fraseo con muchas palabras, como "La holgura del proyecto era cero y recientemente ha pasado a ser 2 negativo''. En lugar de decir, "El equipo no está informando apropiadamente': el examen podría decir, "El equipo ha perdido el enfoque en el plan de gestión de las comunicaciones''. El primer paso para contestar muchas preguntas es determinar lo que la pregunta te está pidiendo, y después traducir el fraseo de muchas palabras. Si no eres hablante nativo de inglés, esto se puede convertir en un gran problema, pero aun para los anglohablantes sigue siendo difícil. Sólo tómate tu tiempo, y práctica leyendo preguntas con muchas palabras antes de presentar et examen. Revisa el capítulo 15 de este libro para mayor información sobre el examen y para ayuda adicional en la asimilación de la información proporcionada en este libro. 77 COMO ESTUDIAR PARA EL EXAMEN PMP Algunas personas creen que necesitan leer cada recurso disponible y pasar todo el tiempo que sea Posible preparándose para el examen PMP. ¡No cometas estos errores! No debes leer cada libro que encuentres, y existe un riesgo en estudiar de más. En su lugar, recomendamos el siguiente enfoque: LAS TRES MÁGICAS Los estudios han demostrado que si revisas un tema tres veces, lo vas a recordar. Por lo tanto, debes leer este libro una vez y examinar rápidamente todo el contenido dos veces más, enfocándote principalmente en las actividades que no realizas en el mundo real o en los conceptos que se te hacen difíciles de entender, además de usar nuestros otros productos de preparación para el examen. PONTE EN MODO EXAMEN Familiarízate con el hecho de saltar de un tema a otro y practica tomando exámenes que duren cuatro horas. No subestimes el desgaste físico, mental y emocional que significa presentar un examen de larga duración. TU PLAN DE ESTUDIO PASO A PASO Te recomendamos usar alguno de los siguientes planes de estudio. Sigue el Plan A si es que cuentas con el sistema completo de preparación para el examen PMP de RMC. Sigue el Plan B si no tienes el sistema completo. PLAN A: Uso de Este Libro con el Sistema de Preparación para el Examen -PMP-(libro de Preparación para el Examen PMP, PM FASTrack® y Hot Topics) Un error común que cometen las personas que compran el Sistema de Preparación para el Examen PMP es dedicar la mayor parte del tiempo a responder una pregunta tras otra en el PM FASTrackº, porque creen que eso los preparará para aprobar el examen. Este enfoque no será efectivo. Como mencionamos anteriormente, debes enfocar tus esfuerzos de estudio en la lectura de este libro, la resolución de los ejercicios y la revisión de las actividades; y cubrir las brechas en tu experiencia en la dirección de proyectos. Para lograrlo, sigue los pasos enumerados a continuación para estudiar este libro en conjunto con el uso del PM FASTrackºy las Hot Topics flashcards: 1. Lee este libro por primera vez y completa todos los ejercicios, pero no realices los exámenes de práctica ubicados al final de cada capítulo. Enfócate más en los capítulos donde tengas más brechas en tus conocimientos o en tu experiencia en la dirección de proyectos en la vida real, y en los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En cada capítulo consulta el Diagrama del Proceso de Rita, y asegúrate de entender todos los esfuerzos involucrados en las áreas de conocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente el capítulo que corresponde en la Guía del PMBOK para comprender el flujo de los procesos. 2. Conforme termines cada capítulo, revisa los términos del Examen Rápido en listados en la primera página del capítulo para asegurarte de conocer el significado de cada término o concepto. Usa las fichas de estudio Hot Topics flashcards para mejorar la memorización y examinar tu comprensión de ese capítulo. 3. Una vez hayas leído por primera vez el libro tú solo, si te es posible, forma un grupo de estudio. De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás la oportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrar después). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguiente discusión de: "Cómo usar este libro en un grupo de estudio"). 77 4. Examina el libro nuevamente. 5. Asegúrate de que conoces realmente el material y después realiza una simulación del examen PMP en el PM FASTrackº. Este paso te dará una línea base contra la cual darle seguimiento a tu progreso mientras continúas estudiando. ADVERTENCIA: Debes limitarte a no más de dos simulaciones completas del examen PMP antes de presentar el examen real. De lo contrario, disminuyes el valor del PM FASTrackº. ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al 70 por ciento la primera vez que realices una simulación completa del PMP (no sólo los exámenes de u11 área de conocimiento o grupo de procesos), puede que necesites refrescar los conceptos clave de dirección de proyectos. Si asististe a una clase de dirección de proyectos básica, revisa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipo de clase, considera hacerlo. 6. Revisa cada pregunta que respondiste mal en el PM FASTrack y escribe las razones específicas de cada respuesta errónea. Evalúa por qué la opción correcta es la adecuada y por qué las otras respuestas son erróneas. ¡Este paso es muy importante! 7. Usa tu lista (del paso 6), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar qué material debes estudiar más. Esto te ayudará a determinar cuánto tiempo más de estudio necesitas y cuáles capítulos debes leer con mayor cuidado. Continúa con el estudio de este libro, centrándote con detalle en las áreas en las que existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamente las secciones o capítulos en los que no te has equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de los conceptos discutidos en este libro. Revisa la Guía del PMBOK* para centrarte en estas brechas. Y recuerda, piensa en "proyectos grandes" y en cómo se debe aplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijas proyectos en tu mundo real. 8. Si tuviste dificultades con ciertas áreas de conocimiento, grupos de procesos o conceptos y estúdiatelas áreas en las que tienes brechas, puedes responder una pequeña muestra de preguntas (no más de 20) utilizando la función .kea de Conocimiento, Grupo de Procesos o Palabra Clave del PM FASTrackº. Analiza por qué respondiste incorrectamente las preguntas y continúa estudiando tus brechas. ADVERTENCIA: Es posible que te veas tentado a responder más de 20 preguntas, pero esto no es recomendable. Veinte preguntas deberían ser suficientes para ayudarte a evaluar si has progresado en el área de conocimiento, el grupo de procesos o el concepto en particular, o si debes estudiar más. Responder más de 20 preguntas en un área en particular puede disminuir el valor del PM FASTrack• y no te preparara adecuadamente para la extensión de la experiencia del examen. 9. Haz tu examen de simulación PMP final. Debes obtener una puntuación arriba del 75 por ciento antes de presentar el examen real. Si encuentras muchas preguntas repetidas, significa que estás usando de más el PM FASTrack 10. Usa las fichas de estudio Hot Tapies flashcards y otros materiales para retener la información que has aprendido hasta que presentes el examen. 11. ¡APRUEBA EL EXAMEN! PLAN B: Uso de Este Libro de Manera Independiente 1. Lee este libro por primera vez y completa todos los ejercicios, pero todavía no realices los exámenes de práctica ubicados al final de cada capítulo. Enfócate más en los capítulos donde tengas más brechas en tus conocimientos o en tu 77 experiencia en la dirección de proyectos en la vida real, y en los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En cada capítulo consulta el Diagrama del Proceso de Rita, y asegúrate de entender todos los esfuerzos involucrados en las áreas de conocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente el capítulo que corresponde en la Guía del PMBOKº para comprender el flujo de los procesos. 2. Conforme termines cada capítulo, consulta los términos del Examen Rápido enlistados en la primera página del capítulo y asegúrate de conocer el significado de cada término o concepto. Revisa los términos sobre los que tengas dudas para mejorar la memorización y evaluar tu comprensión del capítulo. 3. Una vez que hayas leído por primera vez el libro tú solo, si te es posible, forma un grupo de estudio. De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás la oportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrar después). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguiente discusión de: "Cómo usar este libro en un grupo de estudio"). 4. Una vez te sientas seguro acerca del material, realiza en una sola sesión los exámenes de práctica ubicados al final de cada capítulo. Este procedimiento te dará una línea base para identificar cuánto has aprendido una vez termines el libro. Así mismo, te ayudará a determinar el tiempo de estudio adicional que necesitas)' cuáles capítulos debes leer con mayor atención. 5. Revisa cada pregunta que respondiste mal en los exámenes de práctica del capítulo, y escribe las razones específicas de cada respuesta errónea en la Hoja de Punh1ación de este capítulo. Evalúa por qué la opción correcta es la adecuada y por qué las otras respuestas son erróneas. Continúa con el estudio de este libro, centrándote con detalle en las áreas en las que existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamente las secciones o capítulos en los que no te has equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de los conceptos discutidos en este libro. Revisa la Guía del PMBOK" para centrarte en estas brechas. ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al 70 por ciento en los exámenes de práctica del capítulo, puede que necesites refrescar los conceptos clave de dirección de proyectos. Si asististe a una clase de dirección de proyectos básica, revisa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipo de clase, considera hacerlo. No puedes confiar sólo en estas preguntas de práctica para prepararte para el examen. 6. Asegúrate de que conoces realmente el material y después repite los exámenes de práctica de este libro. Como en el paso 5, usa la Hoja de Puntuación para identificar por escrito la razón específica, no la general, por la que respondiste mal cada una de las preguntas. 7. Usa tu lista (del paso 6), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar qué material estudiar más, y luego estudia este material. Recuerda, piensa en "proyectos grandes" y en cómo se debe aplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijas proyectos en tu mundo real. Asegúrate de sentirte seguro de haber llenado tus brechas antes de presentar el examen. 8. ¡APRUEBA EL EXAMEN! 77 77 TEMA: COMPRENDER LOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. EXAMEN DE PRÁCTICA 1 Ponga a prueba su conocimiento de la información en el Capítulo 1 al responder a estas preguntas. 1. ¿Cuál es la función principal del director de portafolio? a) Entregar el producto, servicio o resultado único del proyecto. b) Proporcionar gobernanza y patrocinio al proyecto. c) Evaluar todos los proyectos posibles contra los objetivos estratégicos organizacionales conocidos. d) Gestionar directamente las personas asignadas a varios proyectos diferentes. 2. ¿Cuál es el propósito principal de la Guía del PMBOK®? a) Proporcionar una metodología flexible para todos los proyectos, sin importar cuán grandes o pequeños sean. b) Identificar un marco de referencia para Dirección de Proyectos en base a lo que generalmente se reconoce como buenas prácticas. c) Definir un enfoque prescriptivo para la Dirección de Proyectos. d) Presentar toda la información conocida de Dirección de Proyectos de una manera concisa. 3. ¿Cuál es la mejor descripción de planificación gradual? a) Actividades de planificación de la Dirección de Proyectos que se vuelven más detalladas a medida que avanza el proyecto. b) Solo la planificación de la primera fase de un proyecto. c) Planificación de todo el proyecto antes de iniciar la ejecución. d) Solo la planificación de la siguiente fase de un proyecto. 4. ¿Cuál es la relación entre los proyectos exitosos y los objetivos estratégicos de una organización? a) No hay ninguna relación, porque son piezas separadas y distintas de una organización. b) La entrega exitosa de los proyectos puede ser un facilitador estratégico para la entrega de los objetivos estratégicos. c) La metodología de selección de proyectos determinará cuáles son los objetivos estratégicos de una organización. d) Los proyectos se entregan a los programas, que a su vez se entregan a los portafolios, y estos a su vez se entregan a las estrategias. 5. ¿Cuál es el mejor rol de una Oficina de Dirección de Proyectos en una organización con un bajo nivel de madurez de Dirección de Proyectos? a) Directiva b) Control c) Apoyo d) Habilitador 6. ¿Cuál es el nombre para un grupo de proyectos relacionados administrados de manera coordinada para obtener una sinergia que no se encuentra gestionándolos de forma individual? a) Proyectos múltiples b) Portafolio c) Programa d) Estrategia 7. 7. ¿En qué modelo de Ciclo de Vida se basan los grupos de procesos de la Guía del PMBOK®? i a) El ciclo Comprobar - Planificar - Hacer - Actuar ¡ b) El ciclo Planificar - Hacer - Comprobar - Actuar l 77 El ciclo Planificar - Comprobar - Actuar- Hacer El ciclo Hacer - Comprobar - Actuar - Planificar 8. 8. ¿Cuántos procesos hay en el área de conocimiento de Gestión de riesgos? a) Tres b) Cuatro c) Cinco d) Seis 9. 9. ¿Cuántos procesos hay en el grupo de procesos de Seguimiento y Control? a) 9 b) 10 c) 11 d) 12 10. ¿Qué área de conocimiento no tiene un proceso de Seguimiento y Control? a) Gestión de los costos b) Iniciación c) Gestión de los Recursos Humanos d) Cierre 11. Comprender la cultura, políticas y procedimientos de la organización en la que el proyecto se desarrolla es más necesario en: a) Organizaciones globales b) Organizaciones manufactureras c) Organizaciones pequeñas d) Organizaciones ágiles 12. ¿Cuál de las siguientes describe mejor las principales restricciones en un proyecto? a) Alcance, número de recursos y costo. b) Alcance, costo y tiempo. c) Alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo, recursos, y satisfacción del cliente. d) Tiempo, costo, y número de cambios. 13. Las siguientes son características de un proyecto, excepto: a) Es temporal. b) Tiene un comienzo y un final definidos. c) Tiene actividades interrelacionadas. d) Se repite cada mes 14. El director del proyecto está dirigiendo su segundo proyecto. Empezó un mes después que el primero, y ambos están en proceso. A pesar que el primer proyecto es pequeño, parece que el segundo crece cada día. Conforme pasan los días, el director del proyecto empieza a sentirse más y más necesitado de ayuda. El director acaba de escuchar de un proyecto en la compañía, realizado el año pasado, similar a su segundo proyecto. ¿Qué debe hacer? a) Contactar al otro director de proyectos para pedirle ayuda. b) Obtener registros históricos y orientación de parte de la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). c) Esperar a ver si el proyecto es impactado por el crecimiento del alcance. d) Asegurarse que el alcance del proyecto sea acordado por todos los interesados. 15. El Ciclo de Vida del proyecto difiere del Ciclo de Vida del producto en que el primero: a) No incorpora una metodología. b) Es diferente para cada industria. c) Puede generar muchos proyectos. c) d) 77 d) Describe las actividades de la Dirección de Proyectos. 16. Su gerencia ha decidido que todos los pedidos sean tratados como proyectos y que los directores de proyectos actualicen los pedidos todos los días para resolver polémicas y asegurar que el cliente acepte formalmente el producto dentro de los treinta días posteriores a la fecha en que fue completado. Los ingresos provenientes de los pedidos individuales pueden variar desde $100 hasta $150,000. No se le solicitará al director del proyecto que lleve a cabo planificación, o que haga entrega de documentación que vaya más allá de la situación diaria. ¿Cómo definiría esta situación? a) Ya que cada orden individual es una tarea temporal, cada orden es un proyecto. b) Se trata de Dirección de Proyectos dado que hay muchos proyectos involucrados. c) Se trata de un proceso recurrente. d) Los pedidos que superen $100,000 en ingresos serían considerados proyectos e involucrarían Dirección de Proyectos. 17. El director del proyecto anterior a su proyecto lo dirigió sin mucha organización. Existe una falta de control de la gestión y no hay entregables claramente definidos. ¿Cuál de las siguientes sería la mejor opción para optimizar la organización del proyecto? a) Adoptar un enfoque de Ciclo de Vida para el proyecto. b) Desarrollar las lecciones aprendidas para cada fase. c) Desarrollar los planes de trabajo específicos para cada paquete de trabajo. d) Desarrollar una descripción del producto del proyecto. 18. Un equipo de proyectos está trabajando en la manufactura de un nuevo producto, pero está teniendo problemas para crear el Acta de Constitución del Proyecto. ¿Cuál es la mejor descripción del verdadero problema? a) No han identificado los objetivos del proyecto. b) Están trabajando en un proceso y no en un proyecto. c) No se ha establecido una fecha de finalización. d) No han identificado el producto del proyecto 19. Uno de los miembros de su equipo le informa que no sabe cuál de los muchos proyectos en, los que está trabajando es el más importante. ¿Quién debe determinar prioridades entre los proyectos de una empresa? a) El director del proyecto b) El equipo de Dirección de Proyectos c) La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) d) El equipo 20. El trabajo operativo se distingue del trabajo de proyecto debido a que es: a) Único b) Temporal c) Continuo y repetitivo d) Parte de todas las actividades del proyecto 21. Los procedimientos de la compañía requieren de la creación de un documento de lecciones aprendidas. ¿Cuál de los siguientes es el mejor uso que se le puede dar a las lecciones aprendidas? a) Registros históricos para proyectos futuros. b) Registro de planificación para el proyecto actual. c) Informar al equipo acerca de lo que ha hecho el director del proyecto. d) Informar al equipo sobre el plan para la dirección del proyecto. 22. Lo mejor sería que las lecciones aprendidas fueran completadas por: a) El director del proyecto b) El equipo 77 El patrocinador Los interesados 23. La consideración de las operaciones del día a día y del mantenimiento es de crucial importancia para los productos de los proyectos. Estas operaciones deben: a) Estar incluidas en las actividades que habrán de llevarse a cabo durante el cierre del proyecto. b) Tener una fase distinta en el Ciclo de Vida del proyecto, pues se gasta una parte importante de los costos del Ciclo de Vida en mantenimiento y operaciones. c) No ser vistos como un proyecto separado. d) Ser vistos como un proyecto separado. 24. ¿Qué es un programa? a) Una iniciativa emprendida por la dirección. b) Un medio por el cual obtener beneficios y controlar proyectos relacionados. c) Un grupo de proyectos sin relación entre sí que se dirige de forma coordinada. d) Una regulación gubernamental. 25. Una compañía está haciendo un esfuerzo por mejorar el rendimiento de su proyecto y crear registros históricos de proyectos pasados. ¿Cuál es la mejor manera de lograrlo? a) Crear planes para la dirección del proyecto. b) Crear lecciones aprendidas. c) Crear diagramas de red. d) Crear informes de estado. c) d) Respuestas 1. 2. 3. 4. 5. C B A B C 6. 7. 8. 9. 10. C B D C C 11. 12. 13. 14. 15. A C D B B 16. 17. 18. 19. 20. C A B C C 21. 22. 23. 24. 25. A D C B B 77 TEMA: MARCO DE REFERENCIA PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. EXAMEN DE PRÁCTICA - RITA 1. Comprender la cultura, las políticas y los procedimientos de la organización en la que se lleva a cabo el proyecto es MÁS difícil en: a) Organizaciones globales. b) Organizaciones de manufactura. c) Organizaciones pequeñas. d) Organizaciones ágiles. 2. 2. En una organización orientada a proyectos, el equipo del proyecto: a) Reporta a muchos jefes. b) No tiene lealtad al proyecto. c) Reporta al gerente funcional. d) No siempre tendrá una "sede". 3. Un director de proyectos está intentando completar un, Proyecto de desarrollo de software, pero no puede captar atención suficiente para el proyecto. Los recursos están enfocados en la finalización del trabajo relativo al proceso y el director del proyecto tiene poca autoridad para hacer una asignación de recursos. ¿En qué tipo de organización está Trabajando el director del proyecto? a) Funcional b) Matricial c) Expedidor d) Coordinador 4. Un director de proyectos tiene muy poca experiencia en proyectos, pero ha sido asignado como director de proyectos de un nuevo proyecto. Dado que estará trabajando en una organización matricial para completar su proyecto, puede esperar que las comunicaciones resulten: a) Simples. b) Abiertas y precisas. c) Complejas. d) Difíciles de automatizar. 5. Un miembro del equipo del proyecto está hablando con otro miembro del equipo y quejándose de que muchas personas le piden que haga cosas. Si trabaja en una organización funcional, ¿quién tiene el poder de dirigir al miembro del equipo? a) El director del proyecto · b) El gerente funcional c) El equipo d) La oficina de dirección de proyectos 6. Dos directores de proyectos se acaban de dar cuenta de que están en una organización matricial débil y que su poder como directores de proyectos está bastante limitado. Uno de ellos cae en cuenta de que realmente trabaja de expedidor del proyecto mientras que el otro se da cuenta de que en realidad es un coordinador del proyecto. ¿En qué se diferencia un expedidor de proyectos de un coordinador de proyectos? a) El expedidor del proyecto no puede tomar decisiones. b) El expedidor del proyecto puede tomar más decisiones. c) El expedidor del proyecto reporta a un director de mayor nivel. d) El expedidor del proyecto tiene cierta autoridad. 7. ¿Quién tiene el MAYOR poder en una organización orientada a proyectos? a) El director del proyecto 77 El gerente funcional El equipo Todos comparten el poder 8. Las siguientes son características de un proyecto, EXCEPTO: a) A. Es temporal. b) B. Tiene un comienzo y final definitivos. c) C. Tiene actividades interrelacionadas. d) D. Se repite cada mes. 9. Un marco de referencia para mantener la organización enfocada en su estrategia general es: a) Dirección de proyectos organizacional. b) La Guía del PMBOKº. c) Gobierno del proyecto. d) Gestión del portafolio. 10. ¿Cuál de las siguientes opciones describe MEJOR las principales restricciones en un proyecto? a) Alcance, número de recursos y costo b) Alcance, costo y tiempo c) Alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo, recursos y satisfacción del cliente d) Tiempo, costo y número de cambios 11. Si un director de proyectos está preocupado por recolectar, integrar y difundir las salidas de todos los procesos de dirección de proyectos, debe concentrarse en mejorar: a) Estructura de desglose del trabajo (EDT). b) Plan de gestión de las comunicaciones. c) Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS). d) El plan de gestión del alcance. 12. Un director de proyectos está dirigiendo su segundo proyecto. Empezó un mes después del primero, y ambos están en proceso. A pesar de que el primer proyecto es pequeño, parece que el segundo crece cada día Conforme pasan los días, cl director del proyecto empieza a sentir que necesita más y más ayuda. El director del proyecto acaba de escuchar de un proyecto en la compañía, realizado el año pasado, similar a su segundo proyecto. ¿Qué debe hacer? a) Contactar al otro director del proyecto para pedirle asistencia. b) Obtener registros históricos y orientación de parte de la oficina de dirección de proyectos (PMO). c) Esperar para ver si el proyecto es impactado por el crecimiento del alcance. d) Asegurarse de que el alcance del proyecto sea acordado por todos los interesados. 13. El ciclo de vida del proyecto difiere del proceso de la dirección de proyectos en que el proceso de la dirección de proyectos: a) Es igual para todos los proyectos. b) No incorpora una metodología. c) Es diferente para cada industria. d) Puede generar muchos proyectos. 14. Para obtener apoyo para el proyecto en toda la organización ejecutante, es MEJOR si el director del proyecto: a) Se asegura de que haya un plan de gestión de las comunicaciones. b) Correlaciona la necesidad del proyecto con el plan estratégico de la organización. c) Conecta el proyecto con los objetivos personales del patrocinador. d) Se asegura de que el plan de gestión incluye la gestión de los miembros del equipo. b) c) d) 77 15. Tu gerencia ha decidido que todos los pedidos sean tratados como "proyectos" y que los directores de proyectos actualicen los pedidos todos los días, par;¡ resolver polémicas, y para asegurar que el cliente acepte formalmente el producto dentro de los 30 días posteriores a la fecha en que fue completado. Las ganancias provenientes de los pedidos individuales pueden variar de los US $100 hasta los US $150.000. No se le solicitará al director del proyecto que lleve a cabo planificación o que haga entrega de documentación que vaya más allá del estado diario. ¿Cómo definirías esta situación? a) Dado que cada orden individual es una "tarea temporal'; cada orden es un proyecto. b) Se trata de dirección de programas dado que hay muchos proyectos involucrados. c) Se trata de un proceso recurrente. d) Los pedidos que superen $100.000 en ganancias serían considerados proyectos e involucrarían dirección de proyectos. 16. El director del proyecto anterior de tu proyecto, lo dirigió sin mucha organización. Existe una falta de control de la gestión y no hay entregables claramente definidos en el proyecto. ¿Cuál de las siguientes sería la MEJOR opción para mejorar la organización de tu proyecto? a) Adoptar un enfoque del ciclo de vida para el proyecto. b) Desarrollar las lecciones aprendidas para cada fase. c) Desarrollar los planes de trabajo específicos para cada paquete de trabajo. d) Desarrollar una descripción del producto del proyecto. 17. Un equipo de proyectos está trabajando en la manufactura de un nuevo producto, pero está teniendo problemas para crear el acta de constitución del proyecto. ¿Cuál es la MEJOR descripción del verdadero problema? a) No han identificado los objetivos del proyecto. b) Están trabajando en un proceso y no un proyecto. c) No se ha establecido una fecha de finalización. d) No han identificado el producto del proyecto. 18. Uno de los miembros de tu equipo te informa que no sabe cuál de los muchos proyectos en los que está trabajando es el más importante. ¿Quién debe determinar prioridades entre los proyectos de una compañía? a) El director del proyecto b) El equipo de dirección del proyecto c) La oficina de dirección de proyectos (PMO) d) El equipo 19. La diferencia entre un proyecto, un programa y un portafolio es que: a) Un proyecto es una tarea temporal con un principio y un final, un programa puede incluir otro trabajo no relacionado con el proyecto, y un portafolio incluye todos los proyectos de un determinado departamento o división. b) Un proyecto es una tarea prolongada con un principio y un final, un programa combina dos o más proyectos no relacionados, y un portafolio combina dos o más programas. c) Un proyecto es una tarea temporal con un principio y un final, un programa es un conjunto de proyectos relacionados; y un portafolio es un grupo de proyectos y programas relacionados con un objetivo estratégico específico. d) Un proyecto es una tarea contratada con un principio y un final, un portafolio es un grupo de proyectos con fechas de conclusión de final más abierto, y un programa combina dos o más portafolios. 20. El trabajo operativo se distingue del trabajo de proyecto debido a que el trabajo operativo es: 77 Único. Temporal. Continuo y repetitivo. Parte de todas las actividades del proyecto. 21. Los procedimientos de la compañía requieren de la creación de un documento de lecciones aprendidas. ¿Cuál de los siguientes es el MEJOR uso que se le puede dar a las lecciones aprendidas? a) Registros históricos para proyectos futuros b) Registro de planificación para el proyecto actual c) Informar al equipo acerca de lo que ha hecho el director del proyecto d) Informar al equipo sobre el plan para la dirección del proyecto 22. Lo MEJOR sería que las lecciones aprendidas fueran completadas por: a) El director del proyecto. b) El equipo. c) El patrocinador. d) Los interesados. 23. La consideración de las operaciones del día a día y del mantenimiento es de crucial importancia para los productos de los proyectos. Las operaciones del día a día y el mantenimiento deben: a) Estar incluidos en las actividades que habrán de llevarse a cabo durante el cierre del proyecto. b) Tener una fase distinta en el ciclo de vida del proyecto, pues se gasta una parte importante de los costos del ciclo de vida en mantenimiento y operaciones. c) No ser vistos como parte del proyecto. d) Ser vistos como un proyecto separado. 24. ¿Qué es un programa? a) Una iniciativa empezada por la dirección b) Un medio por el cual obtener beneficios y control de proyectos relacionados c) Un grupo de proyectos sin relación entre sí que se dirigen de forma coordinada d) Una regulación gubernamental 25. Una compañía está haciendo un esfuerzo por mejorar el rendimiento de su proyecto y crear registros históricos de proyectos pasados. ¿Cuál es la MEJOR manera de lograrlo? a) Crear planes para la dirección del proyecto. b) Crear lecciones aprendidas. c) Crear diagramas de red. d) Crear informes del estado. a) b) c) d) Respuestas 1. 2. 3. 4. 5. A D A C B 6. 7. 8. 9. 10. A A D A C 11. 12. 13. 14. 15. C B A B C 16. 17. 18. 19. 20. A B C C C 21. 22. 23. 24. 25. A D C B B 1. Respuesta A Explicación Comprender la cultura, las políticas y los procedimientos de la organización en la que se lleva a cabo el proyecto es especialmente difícil en las organizaciones globales. La cultura, las políticas y los procedimientos en la oficina central pueden ser diferentes de aquellos de la oficina desde la cual se dirige el proyecto, y también pueden variar entre las oficinas internacionales de la misma organización. Esto influirá en la forma en que se dirige el proyecto. 2. Respuesta D 77 Explicación El mayor inconveniente de una organización orientada a proyectos es que al final del proyecto cuando el equipo es dispersado, no tiene un departamento funcional ("sede") al cual regresar. 3. Respuesta A Explicación En una organización funcional, el director del proyecto tiene la menor cantidad de apoyo para el proyecto y tiene poca autoridad para asignar recursos. El expedidor del proyecto y el coordinador del proyecto son roles en una organización matricial débil. 4. Respuesta C Explicación Dado que un proyecto llevado a cabo en una organización matricial involucra a personas a lo largo de la organización, las comunicaciones se vuelven más complejas. 5. Respuesta B Explicación En una organización funcional, el gerente funcional es el jefe de los miembros del equipo y probablemente el jefe del director del proyecto. 6. Respuesta A Explicación El coordinador del proyecto reporta a un gerente de mayor nivel y tiene la autoridad para la toma de ciertas decisiones. El expedidor del proyecto no tiene la autoridad para la toma de decisiones. 7. Respuesta A Explicación En una organización orientada a proyectos, la compañía entera está organizada por proyectos, por lo que el director del proyecto es quien tiene el mayor poder. 8. Respuesta D Explicación "Se repite cada mes" implica que el proyecto completo se repite cada mes. Por lo general, las únicas cosas que podrían repetirse en un proyecto son algunas actividades. El proyecto en sí no se repite. 9. Respuesta A Explicación La dirección de proyectos organizacional (OPM) proporciona un marco de referencia e indicaciones acerca de cómo se deben realizar los proyectos, programas, portafolios y trabajos de una organización a fin de cumplir los objetivos estratégicos de la organización. 10. Respuesta C Explicación Alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo, recursos y satisfacción del cliente" es la lista más acertada de restricciones, o necesidades en competencia, con las que debe tratar un director de proyectos. 11. Respuesta C Explicación El plan de gestión del alcance del proyecto y la EDT se centran en el alcance del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones aborda quién será comunicado con quién, cuándo y de qué manera. La única opción que aborda recolectar, integrar y difundir información es el sistema de información para la dirección de proyectos. 12. Respuesta B Explicación Hay muchas cosas que el director del proyecto podría hacer. Pedirle asistencia al otro director de proyectos no es la mejor opción, ya que el otro 77 director de proyectos tal vez no sea un mentor experimentado. Sus sugerencias tal vez no sean adecuadas para ayudar al otro director de proyectos. Esperar para evaluar el impacto en el proyecto es reactivo; un director de proyectos debe ser proactivo. Obtener el acuerdo de todos los interesados en el alcance del proyecto tampoco es la mejor opción. Sería útil, pero no aborda específicamente la polémica de esta situación. Si se contacta a la PMO, el director del proyecto puede obtener el conocimiento de muchos directores de proyectos, la información histórica de varios proyectos y la asistencia de alguien cuyo trabajo sea ayudar. 13. Respuesta A Explicación El proceso de la dirección de proyectos SIEMPRE incluye el trabajo de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto. Esta metodología es igual para los proyectos de cualquier industria. El trabajo de estos grupo de procesos puede repetirse (iterarse). 14. Respuesta B Explicación Conectar el proyecto con los objetivos del patrocinador puede ser una buena idea, pero no aborda la polémica de obtener apoyo en toda Ja organización ejecutante. Ni un plan de gestión de las comunicaciones ni un plan de gestión en general abordan directamente la obtención de apoyo para el proyecto. Correlacionar la necesidad del proyecto con el plan estratégico de la organización es la mejor manera de obtener el apoyo para el proyecto. 15. Respuesta C Explicación Dado que los pedidos son numerosos y de corta duración, esta situación es un proceso recurrente, no un proyecto. 16. Respuesta A Explicación Desarrollar las lecciones aprendidas ayudarla a mejorar las fases subsiguientes, pero no haría nada para mejorar el control o los entregables. Tener planes para cada paquete de trabajo ayudaría a controlar .cada fase, pero no controlaría la integración de esas fases en un todo cohesivo. Una descripción del producto del proyecto ayudarla, pero eso no mejoraría el control y los entregables de cada fase. La dirección de proyectos efectiva requiere un enfoque del ciclo de vida para efectuar el proyecto. Adoptar un enfoque del ciclo de vida es la única respuesta que abarca tanto el control como los entregables. 17. Respuesta B Explicación Manufacturar un producto es un proceso continuo; es un trabajo operativo, no trabajo de proyecto. Por lo tanto, el equipo de manufactura no tendría ninguna razón para crear un acta de constitución del proyecto y tendría dificultades para hacerlo si lo intentara, debido a la naturaleza constante del trabajo. Sin embargo, si la pregunta se refiriera a un equipo que desarrolla un producto nuevo, eso calificaría como un proyecto. 18. Respuesta C Explicación Dado que la pregunta se refiere a las prioridades que existen entre los proyectos, este no puede ser el rol del director del proyecto, el equipo de dirección del proyecto, ni el equipo del proyecto. La determinación de las prioridades entre los proyectos es un rol de la oficina de dirección de proyectos. 19. Respuesta C Explicación Un proyecto es una tarea temporal con un principio y un final, un programa es un conjunto de proyectos relacionados, y un portafolio es un grupo de proyectos y programas relacionados con un objetivo estratégico específico. 77 Recuerda utilizar el proceso de eliminación y descarta toda respuesta que no sea completamente correcta. 20. Respuesta C Explicación El trabajo operativo es aquel que se realiza de forma constante para sostener una organización. 21. Respuesta A Explicación Date cuenta de que esta pregunta te pide información sobre el uso de una herramienta de la dirección de proyectos. Muchas personas pueden aprender de un libro acerca de lo que es un documento de lecciones aprendidas, pero preguntas como estas pueden ser contestadas más fácilmente si realmente utilizas la herramienta y conoces su valor a partir de tu propia experiencia. Pregúntate a ti mismo sobre otras herramientas de la dirección de proyectos. ¿Por qué son beneficiosas? El MEJOR uso de las lecciones aprendidas es como registros históricos para futuros proyectos. Hay otras herramientas mejores para cumplir con las cosas que se enlistan en las otras opciones. 22. Respuesta D Explicación La mejor respuesta es interesados, ya que sus entradas son críticas para recolectar todas las lecciones aprendidas en cada proyecto. El término "interesados" incluye a todos los demás grupos. 23. Respuesta C Explicación Recuerda la definición de proyecto: temporal y único. Las operaciones y el mantenimiento se consideran actividades del día a día, no temporales. Por lo tanto, dicho trabajo no se considera un proyecto ni parte de un proyecto. 24. Respuesta B Explicación ¿Seleccionaste "un grupo de proyectos sin relación entre sí que se dirigen de forma coordinada"? De ser así, no leíste las palabras "sin relación entre sí". Los programas son grupos de proyectos relacionados entre sí. 25. Respuesta B Explicación Las lecciones aprendidas te ayudarán a evitar peligros en el futuro y a usar las buenas ideas de proyectos pasados. Esto lleva a mejoras en los proyectos futuros. 77 TEMA: PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. EXAMEN DE PRÁCTICA – RITA 1. ¿En qué grupo de procesos de dirección de proyectos se crea el presupuesto detallado del proyecto? a) Iniciación b) Antes del proceso de dirección de proyectos c) Planificación d) Ejecución 2. ¿En qué grupo de procesos de dirección de proyectos se crea el acta de constitución del proyecto? a) Ejecución b) Planificación c) Cierre d) Iniciación 3. El equipo del proyecto acaba de completar el cronograma inicial del proyecto y el presupuesto. Lo SIGUIENTE que debes hacer es: a) Identificar los riesgos b) Comenzar iteraciones. c) Determinar los requisitos de comunicaciones. d) Crear un diagrama de barras (de Gantt). 4. Un cronograma detallado del proyecto sólo puede crearse después de: a) El presupuesto del proyecto. b) La estructura de desglose del trabajo. c) El plan para la dirección del proyecto. d) La evaluación detallada de riesgos. 5. La persona que debe estar en control del proyecto durante la planificación del proyecto es el: a) Director del proyecto. b) Miembro del equipo. c) Gerente funcional. d) Patrocinador. 6. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es una entrada del grupo de procesos de iniciación? a) Procesos de Ja compañía b) Cultura de la compañía c) EDT históricas d) Enunciado del alcance del proyecto 7. El patrocinador del proyecto acaba de firmar el acta de constitución del proyecto. ¿Qué es lo SIGUIENTE que debemos hacer? a) Comenzar a completar los paquetes de trabajo. b) Validar el alcance. c) Comenzar el control integrado de cambios. d) Empezar a crear los planes de gestión. 8. Las restricciones al cronograma del proyecto de alto nivel acaban de ser determinadas. ¿En qué grupo de procesos de la dirección de proyectos te encuentras? a) Iniciación b) Planificación c) Ejecución d) Seguimiento y control 9. La EDT y el diccionario de la EDT han sido completados. El equipo del proyecto ha comenzado a trabajar para identificar riesgos. El patrocinador contacta al director del proyecto y le solicita que la matriz 77 de asignación de responsabilidades sea presentada. El proyecto tiene un presupuesto de US$1 00.000 y se llevará a cabo en tres países con la ayuda de 14 recursos humanos. Se pronostica poco riesgo para el proyecto y el director del proyecto ha dirigido muchos proyectos parecidos a este. ¿Qué es lo SIGUIENTE que debemos hacer? a) Entender la experiencia del patrocinador en proyectos similares. b) Crear una lista de actividades. c) Asegurarse de tener un alcance del proyecto definido. d) Completar la gestión de riesgos y emitir la matriz de asignación de responsabilidades. 10. Un director de proyectos no tiene mucho tiempo para hacer la planificación, pues ya se aproxima la fecha límite para comenzar. Por lo tanto, busca planificar de la manera más efectiva posible. ¿Qué consejo ofrecerías? a) Asegurarse de que tenga un acta de constitución del proyecto firmada y comenzar con la EDT. b) Crear una lista de actividades antes de crear un diagrama de red. c) Documentar todos los riesgos conocidos antes de documentar los supuestos de alto nivel. d) Finalizar el plan de gestión de calidad antes de determinar las métricas de calidad. 11. El MEJOR momento para asignar un proyecto al director del proyecto es durante: a) Integración. b) Selección de proyectos. c) Iniciación. d) Planificación. 12. Un director de proyectos recibe una llamada de parte de un miembro del equipo notificándole que existe una variación entre la velocidad de un sistema en el proyecto y la velocidad deseada o planificada. El director del proyecto se sorprende ya que esa medición del desempeño tendría que haberse identificado durante la planificación. Si el director del proyecto evalúa si la Variación amerita una respuesta, ¿en qué parte de los grupos de procesos de la dirección de proyectos se encuentra? a) Iniciación b) Ejecución c) Seguimiento y control d) Cierre 13. Un miembro del equipo notifica al director del proyecto que las actividades que comprenden un paquete de trabajo ya no resultan apropiadas. Lo MEJOR para el director del proyecto sería estar en qué parte del proceso de la dirección de proyectos: a) Acción correctiva b) Control integrado de cambios c) Seguimiento y control d) Cierre del proyecto 14. Durante una reunión del equipo, un miembro hace una pregunta respecto de las medidas que se utilizarán en el proyecto para evaluar el desempeño. El miembro del equipo siente que algunas de las medidas relacionadas con las actividades que le han sido asignadas no son medidas válidas. ¿Es MEJOR considerar el proyecto en qué parte de los grupos de procesos de dirección de proyectos? a) Cierre b) Seguimiento y control c) Ejecución 77 d) Iniciación 15. ¿Cuál de las siguientes acciones es la MAS adecuada Durante el grupo de procesas de iniciación? a) Crear una descripción detallada de los entregables del proyecto. b) Familiarizarse con la cultura de la compañía y su estructura en relación con el proyecto. c) Identificar la causa raíz de los problemas. d) Asegurarse de que todos los procesos de dirección de proyectos hayan sido completados. 16. ¿Cuál de las siguientes es una característica de los procesos de dirección de proyectos? a) Iterativo b) Único c) Innecesario d) Estandarizado 17. ¿Qué grupo de procesos de dirección de proyectos es el que generalmente consume MÁS tiempo y recursos del proyecto? a) Planificación b) Diseño c) Integración d) Ejecución 18. Todas las siguientes acciones deben realizarse durante la iniciación del proyecto, EXCEPTO: a) Identificar y documentar las necesidades del negocio. b) Crear un enunciado del alcance del proyecto. c) Dividir un proyecto grande en fases. d) Acumular y evaluar información histórica. 19. El cierre incluye todas las siguientes acciones, EXCEPTO: a) Determinar medidas del desempeño. b) Hacer entrega del producto del proyecto. c) Documentar hasta qué grado se cerró de forma correcta cada fase del proyecto después de su d) conclusión. e) Actualizar los activos de los procesos de la organización. 20. La primera fase de tu proyecto ha llegado a su fin. ¿Qué es lo MÁS importante que debes asegurarte de hacer ANTES de pasar a la siguiente fase? a) Verificar que los recursos estén disponibles para la siguiente fase. b) Revisar el progreso del proyecto en relación a sus líneas base. c) Confirmar que la fase haya cumplido con sus objetivos y lograr la aceptación formal de sus entregables. d) Recomendar acción correctiva con el propósito de alinear los resultados del proyecto con las expectativas del proyecto. 21. ¿Durante qué grupo de procesos el equipo analiza y mide el trabajo que está siendo realizado en el proyecto? a) Iniciación b) Ejecución c) Seguimiento y control d) Cierre 22. ¿Qué grupos de procesos deben estar incluidos en todos los proyectos? a) Planificación, ejecución y cierre b) Iniciación, planificación y ejecución c) Iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre d) Planificación, ejecución, y seguimiento y control 77 23. ¿Cuál de los siguientes es lo MÁS apropiado que debe hacerse en el cierre del proyecto? a) Trabajar con el cliente para determinar los criterios de aceptación. b) Recolectar información histórica de proyectos anteriores. c) Confirmar que todos los requisitos del proyecto se hayan cumplido. d) Obtener la aprobación formal de los planes de gestión. 24. ¿Qué grupo de procesos se enfoca en completar los requisitos del proyecto? a) Iniciación b) Planificación c) Ejecución d) Cierre 25. Todas las siguientes opciones ocurren durante el grupo de proceso de planificación, EXCEPTO: a) Desarrollar el acta de constitución del proyecto. b) Crear la EDT. c) Estimar los Costos. d) Secuenciar las Actividades. 26. Demanda de mercado, una necesidad de negocios y/o una disposición legal son ejemplos de: a) Razones para contratar a un director del proyecto. b) Razones por las que se inician los proyectos. c) Razones por las que las personas o las empresas se convierten en interesados d) Razones para patrocinar un proyecto. RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. C D C B A 6. 7. 8. 9. 10. D D A B B 11. 12. 13. 14. 15. C C C C B 16. 17. 18. 19. 20. A D B A C 21. 22. 23. 24. 25. 26. C C C C A B 1. Respuesta C Explicación Toma nota de la palabra "detallado''. Dicho presupuesto se establece durante la planificación del proyecto. 2. Respuesta D Explicación Se necesita un acta de constitución del proyecto antes de que se pueda realizar la planificación y la ejecución del trabajo. Por lo tanto, se crea y aprueba en la iniciación del proyecto. 3. Respuesta C Explicación Los requisitos de las comunicaciones y los estándares de calidad pueden determinarse antes que los riesgos (especialmente los riesgos pertenecientes a las comunicaciones y a la calidad). Las iteraciones no pueden comenzar hasta que los riesgos hayan sido identificados, calificados y cuantificados, y hasta que se hayan desarrollado las respuestas. Mediante las iteraciones, se revisan la EDT y otras partes del plan para la dirección del proyecto. El diagrama de barras tendría que haberse hecho durante el período de creación del cronograma, y por lo tanto no puede constituir el siguiente paso. De todas las opciones listadas, determinar los requisitos de las comunicaciones resulta la opción más adecuada. 77 4. Respuesta B Explicación En el proceso de dirección de proyectos, el presupuesto del proyecto, la evaluación detallada de riesgos y el plan para la dirección del proyecto ocurren después de la creación del cronograma. La única respuesta que podría constituir una entrada es la estructura de desglose del trabajo. 5. Respuesta A Explicación El director del proyecto debe ser .nombrado de forma temprana en el proyecto, de ser posible, durante la iniciación del proyecto. Por lo tanto, es su responsabilidad controlar el proyecto mientras esté vigente. 6. Respuesta D Explicación Toma nota de que la pregunta te pide que indiques cuál de todas las opciones NO es una entrada para la iniciación del proyecto. ¿Leíste correctamente? Las compañías deben implementar procesos para contratar recursos, reportar y hacer gestión de riesgos en el proyecto (por mencionar sólo unas cuantas opciones). Estas son entradas para la iniciación del proyecto, ya que son parte de la cultura de la compañía y las EDT históricas. El enunciado del alcance del proyecto es una salida de la planificación del proyecto. 7. Respuesta D Explicación Para responder a este tipo de pregunta, busca la opción que ocurre de forma más cercana al grupo de procesos en el que te encuentras. El acta de constitución del proyecto se crea durante la iniciación del proyecto. Los paquetes de trabajo se ejecutan durante la ejecución del proyecto. La validación del alcancé y la realización del control integrado de cambios se llevan a cabo durante el seguimiento y control del proyecto. La mejor opción es empezar a crear los planes de gestión, ya que es parte de la planificación del proyecto. 8. Respuesta A Explicación Las restricciones de alto nivel se identifican en el acta de constitución del proyecto, la cual se crea durante la iniciación del proyecto. 9. Respuesta B Explicación Observa el orden de planificación del proyecto escogido por el equipo. A pesar de que entender la experiencia del patrocinador podría parecer una buena idea, el patrocinador es un interesado y el entender a los interesados forma parte del análisis de los interesados. Esto tendría que haber ocurrido antes de la creación de la EDT. El alcance del proyecto debe definirse antes de que se cree una EDT. Concluir la gestión de los riesgos y emitir la matriz de asignación de responsabilidades no puede ser mejores, ya que ese trabajo no es el próximo paso en el proceso. Se deben realizar otros trabajos antes de que pueda completarse efectivamente la gestión de los riesgos. Crear una lista de actividades es el siguiente paso después de la EDT y el diccionario de la EDT. 10. Respuesta B Explicación Esta pregunta te pide que indiques cuál de las opciones es la forma más efectiva de moverse a través de la planificación del proyecto. Si se comienza la EDT inmediatamente después de obtener un acta de constitución del proyecto se saltan pasos importantes como la definición del alcance, entre otras actividades. Los supuestos de alto nivel se determinan en la iniciación del proyecto. Las métricas de calidad se determinan como parte del plan de gestión de la calidad, no después del mismo. La lista de actividades se crea antes del diagrama de red, por lo cual esa es la mejor opción. 77 11. Respuesta C Explicación El director del proyecto debe ser asignado durante la iniciación del proyecto. 12. Respuesta C Explicación A pesar de que la medida no se identificó durante la planificación, el director del proyecto tendría que investigar Ja variación y determinar si es importante. El director del proyecto se encuentra en el seguimiento y control del proyecto. 13. Respuesta C Explicación Si seleccionaste otra parte del proceso de la dirección de proyectos, probablemente olvidaste que la situación necesita ser evaluada por el director del proyecto antes de recomendar un cambio o comenzar con el control integrado de cambios. 14. Respuesta C Explicación Esta situación no describe una medida real (una actividad de seguimiento y control) sino una reunión que ocurre durante la ejecución del proyecto. 15. Respuesta B Explicación Una descripción detallada de los entregables del proyecto se crea durante la planificación del proyecto, como parte de la creación del enunciado del alcance del proyecto. El análisis causal ocurre durante el seguimiento y control del proyecto, no durante la iniciación. Asegurar que todos los procesos de dirección del proyecto estén completos ocurre durante el cierre del proyecto. Es importante para un director de proyectos familiarizarse con la cultura de la compañía y su estructura en relación con el proyecto lo más temprano posible. Establece la opción más apropiada para hacer en la iniciación del proyecto. 16. Respuesta A Explicación Conforme avanza el ciclo de vida del proyecto, cada vez hay más información disponible, lo cual le permite al equipo dirigir el proyecto en forma más detallada. 17. Respuesta D Explicación ¿Te diste cuenta de que la planificación y la ejecución son los únicos grupos de procesos que se ofrecen como opciones? Por lo tanto, el diseño y la integración pueden eliminarse como opciones. Efectuar el trabajo en sí (en la ejecución) será lo que generalmente ocupe la mayor parte del tiempo y recursos del proyecto. 18. Respuesta B Explicación Un enunciado del alcance del proyecto se crea durante la planificación del proyecto. 19. Respuesta A Explicación Las medidas del desempeño se determinan de forma más temprana en el proyecto con el propósito de que puedan ser utilizadas para medir el progreso durante el proyecto, por lo que determinar las medidas del desempeño es la única respuesta correcta a esta pregunta. 20. Respuesta C Explicación Una fase o proyecto debe ser formalmente cerrado y aceptado. 77 21. Respuesta C Explicación Durante el seguimiento y control, se mide el desempeño del proyecto y se identifican y aprueban los cambios necesarios. 22. Respuesta C Explicación Los cinco grupos de procesos son atendidos en cada proyecto. Es responsabilidad del director del proyecto determinar el nivel de atención que se le otorgará a cada grupo de procesos. 23. Respuesta C Explicación La recolección de información histórica y la determinación de los criterios de aceptación generales se realizan en la iniciación del proyecto. Obtener la aprobación de los planes de gestión es parte de la planificación del proyecto. Confirmar que los requisitos del proyecto se hayan cumplido ocurre en el cierre del proyecto. 24. Respuesta C Explicación La ejecución del proyecto es la parte donde se realiza el trabajo con el propósito de generar el producto del proyecto. 25. Respuesta A Explicación Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto ocurre durante la iniciación del proyecto. 26. Respuesta B Explicación Todas estas son razones por las que se empiezan los proyectos. 77 TEMA: GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN EXAMEN DE PRÁCTICA 2 Ponga a prueba su conocimiento de la información en el Capítulo 2 al responder a estas preguntas. 1. El Director (Project Manager) de un proyecto de construcción descubre que se está construyendo un canal de agua nuevo en el vecindario donde administra el proyecto. La política de la compañía requiere que se completen una serie de formatos para cambios ambientales en la ciudad antes de continuar el trabajo del proyecto. Este es un ejemplo de: a) Un Factor ambiental de la empresa b) Un proyecto c) Un programa d) Un portafolio 2. ¿Cuál de las siguientes NO es una característica de un proyecto? a) Estratégico b) Resultado específico c) Temporal d) Elaborado progresivamente 3. Una compañía energética está invirtiendo en una serie de iniciativas para buscar fuentes de energía alternativa, y así ser competitiva dentro diez años. Las iniciativas son rastreadas y gestionadas conjuntamente, ya que este objetivo es vital para el éxito de la compañía. Este es un ejemplo de: a) Un Factor ambiental de la empresa b) Un proyecto c) Un programa d) Un portafolio 4. ¿Cuál de las siguientes NO es responsabilidad de un Director del proyecto (Project Manager)? a) Patrocinar el proyecto. b) Recopilar los requerimientos del producto. c) Gestionar el compromiso de los interesados (Stakeholders). d) Gestionar las limitaciones del proyecto. 5. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es un Grupo de Procesos? a) Monitoreo y Control b) Cierre c) Reunir Requerimientos d) Iniciación 6. ¿Cuál de las siguientes NO es un Área de Conocimientos? a) Alcance b) Iniciación c) Integración d) Adquisiciones 7. ¿Cuál de las siguientes proposiciones NO es correcta respecto a la Gestión de Proyectos? a) Un portafolio puede contener programas y proyectos. b) El Gerente de portafolios juzga el éxito del portafolio combinando información de todos sus programas y proyectos. c) Un portafolio está organizado alrededor de objetivos del negocio. d) Un portafolio siempre es un grupo de programas. 8. ¿Cuál de las siguientes NO es una restricción de un Proyecto? a) Calidad b) Escala c) Tiempo 77 d) Costo 9. ¿Cuál de las siguientes NO es un ejemplo de trabajo operativo? a) Evaluaciones anuales de desempeño del personal. b) Construir un sistema de órdenes de compra para cuentas por pagar. c) Efectuar actualizaciones semanales de Software antivirus. d) Presentar órdenes de compra semanales a través de un sistema de órdenes de compra. 10. Su Gerente le pregunta dónde puede encontrar la lista de proyectos que deben ser dirigidos conjuntamente. ¿Cuál es el MEJOR lugar para encontrar esta información? a) El Acta de constitución del portafolio b) El Plan de proyecto c) El Acta de constitución del proyecto (Project Chárter) d) El Acta de constitución del programa 11. Usted desea saber específicamente qué objetivos del negocio de un grupo de proyectos y programas se van a lograr. ¿Cuál es el mejor lugar para encontrar esta información? a) El Acta de constitución del portafolio b) El Plan de proyecto c) El Acta de constitución del proyecto (Project Chárter) d) El Acta de constitución del programa 12. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) trabajando en un proyecto de Ingeniería de Software. Los programadores han comenzado a construir el software, y los evaluadores han comenzado a crear el entorno de prueba. ¿Cuál Grupo de Procesos incluye estas actividades? a) Planificación b) Iniciación c) Ejecución d) Cierre 13. ¿Qué Grupo de Procesos contiene los procesos Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Chárter) e Identificar a los Interesados? a) Monitoreo y Control b) Ejecución c) Iniciación d) Cierre 14. ¿Cuál de los siguientes NO es un Proyecto? a) Construir un paso a desnivel en una carretera. b) Reparar un automóvil. c) Filmar una película. d) Operar un Departamento de soporte de TI. 15. El Director del proyecto (Project Manager) está ejecutando un proyecto de Software que se supone será entregado en fases. Él estaba planeando dividir los recursos en dos equipos separados para hacer el trabajo de las dos fases al mismo tiempo, pero uno de sus promotores superiores sugirió que, en vez de su plan, utilice una Metodología Ágil, y él está de acuerdo. ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR la relación entre las etapas de su proyecto? a) Relación Iterativa b) Relación Limitada c) Relación Superpuesta d) Relación Secuencial 16. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es cierto respecto a las fases superpuestas? a) Existe un riesgo incrementado en el proyecto debido al potencial de re trabajo. 77 Cada fase debe ir por todos los cinco grupos de procesos. Cada fase es hecha por un equipo distinto. Existe un riesgo incrementado de demoras cuando una fase sucesora no puede comenzar hasta que la predecesora termine. 17. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) trabajando en una organización matricial débil. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es cierta? a) Los gerentes funcionales toman decisiones que pueden afectar a sus proyectos. b) Usted no está directamente a cargo de sus recursos. c) Usted tiene la responsabilidad exclusiva del éxito o fracaso de su proyecto. d) Los miembros de su equipo reportan a los gerentes funcionales. 18. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) en un proyecto de Diseño Industrial. Los miembros de su equipo le reportan, y usted es responsable de crear el presupuesto, armar el cronograma y asignar las tareas. Cuando el proyecto se completa, usted deja ir a su equipo para que ellos puedan trabajar en otros proyectos de la compañía. ¿En qué tipo de organización está? a) Funcional b) Orientada a proyectos (proyectizada) c) Matricial débil d) Matricial fuerte 19. Usted acaba de recibir una Solicitud de Cambio. Esto significa: A. Usted está en el proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, y ahora puede implementar el cambio. a) El Acta de constitución del proyecto (Project Chárter) está completa, pero aún no se puede b) iniciar el trabajo porque necesita hacer un cambio a la Línea base del alcance. c) Existe un defecto en un entregable que debe ser arreglado. d) El cambio requiere ser aprobado antes de ser implementado. 20. ¿Cuál de las siguientes NO es una entrada para el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Chárter)? a) Enunciado del trabajo del proyecto b) Plan para la dirección del proyecto c) Factores ambientales de la empresa d) Contrato 21. ¿Cuál es una salida del proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto? a) Pronósticos b) Entregables c) Procesos de gestión del proyecto d) Solicitudes de cambio aprobadas 22. Usted está dirigiendo un proyecto de diseño gráfico. Uno de los miembros de su equipo reporta que hay un problema serio, y usted se da cuenta que podría causar una demora perjudicial para el negocio de los interesados (Stakeholders). Aún peor, le tomará dos días evaluar el impacto completamente, y hasta entonces usted no conocerá toda la historia. ¿Cuál es la MEJOR manera de manejar esta situación? a) Crear un documento de Solicitud de cambio y remitirlo al Comité de control de cambios. b) Actualizar las Lecciones aprendidas y añadirlo a sus Activos de los procesos de la organización. c) Sacar el Acta de constitución del proyecto (Project Chárter) y mostrarle a todos que usted tiene autorización para tomar decisiones. d) Reunirse con los interesados e informarles que existe un problema, pero necesita dos días para entregarles la información que necesitan. b) c) d) 77 23. Usted es un Director del Proyecto (Project Manager) en un proyecto de construcción. El electricista ha comenzado a planificar el cableado cuando de pronto, el cliente se dirige a usted con una Solicitud de Cambio. Él necesita salidas de corriente adicionales, y usted piensa que esto incrementará el costo del trabajo eléctrico. ¿Qué es los primero que debe hacer? a) Revisar el Plan para la dirección del proyecto para ver cómo debe manejarse el cambio. b) Negarse a realizar el cambio porque incrementará el costo del proyecto y arruinará su Presupuesto. c) Consultar el contrato para ver si existe alguna cláusula. d) Realizar el cambio, ya que el cliente lo ha pedido. 24. El sistema de Autorización del Trabajo: a) Autoriza al Director del proyecto (Project Manager) a gastar dinero en el trabajo. b) Es una descripción formalizada y escrita de cómo llevar a cabo una actividad. c) Es una serie de procesos y herramientas que ayuda al director del proyecto (Project Manager) a guiar el proyecto a su culminación efectivamente. d) Asegura que cada paquete de trabajo sea realizado en el momento correcto y en la secuencia adecuada. 25. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) de una empresa de telecomunicaciones. Recientemente, algunos Interesados (stakeholders) se le han acercado con cambio. Usted se dio cuenta que los cambios implicarán el uso de tiempo y dinero adicionales. Los interesados estuvieron de acuerdo, a usted se le dio tiempo y presupuesto adicional y los cambios fueron aprobados. Ahora, usted debe incorporar los cambios al proyecto. ¿Qué hace a continuación? a) Usar el Sistema de autorización de trabajo para asegurarse que el trabajo sea hecho. b) Asegurarse de comparar los cambios con la Línea Base del proyecto para saber cuánto realmente costarán los cambios. c) Modificar el Acta de constitución del proyecto (Project Chárter) para incluir los cambios. d) Incorporar los cambios a la línea base para que pueda seguir el proyecto adecuadamente. RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. A A D A C 6. 7. 8. 9. 10. B D B B D 11. 12. 13. 14. 15. A C C D A 16. 17. 18. 19. 20. C C B D B 21. 22. 23. 24. 25. B D A D D 77 TEMA: GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN EXAMEN DE PRÁCTICA – RITA 1. La necesidad de _ es una de las mayores razones para la comunicación en un proyecto. a) Optimización b) Integridad c) Integración d) Diferenciación 2. El cliente ha aceptado el alcance del proyecto completado. No obstante, las lecciones aprendidas requeridas por la oficina de dirección de proyectos no se han completado. ¿Cuál es el estado del proyecto? a) El proyecto está incompleto porque necesita volver a planificarse. b) El proyecto no está completo hasta que todos los entregables del producto y del proyecto estén completos y aceptados. c) El proyecto está completo porque el cliente ha aceptado los entregables. d) El proyecto está completo porque ha alcanzado su fecha de entrega. 3. En relación con los cambios, la atención del director del proyecto está MEJOR enfocada en: a) Realizar los cambios. b) Seguir y registrar los cambios. c) Informar al patrocinador de los cambios. d) Prevenir cambios innecesarios. 4. El cliente de un proyecto le dice al director de proyectos que se quedó sin dinero para pagar el proyecto. ¿Qué debe realizar PRIMERO el director del proyecto? a) Trasladar más trabajo para que sea realizado más adelante en el cronograma para que el cliente tenga tiempo de obtener los fondos. b) Cerrar el Proyecto o Fase. c) Detener el trabajo. d) Liberar parte del equipo del proyecto. 5. Todos los siguientes son partes de un plan de gestión de cambios efectivo, EXCEPTO: a) Procedimientos. b) Estándares de los informes. c) Reuniones. d) Lecciones aprendidas. 6. Un sistema de autorización de trabajo puede utilizarse para: a) Gestionar quién hace cada actividad. b) Gestionar cuándo y en qué orden se realiza el trabajo. c) Gestionar cuándo se realiza cada actividad. d) Gestionar quién hace cada actividad y cuándo se realiza. 7. Un proyecto está plagado de cambios al acta de constitución del proyecto. ¿Quién tiene la responsabilidad principal de decidir si estos cambios son necesarios? a) El director del proyecto b) El equipo del proyecto c) El patrocinador d) Los interesados 8. La integración efectiva del proyecto usualmente requiere un énfasis en: a) Las trayectorias personales de los miembros del equipo. b) Actualizaciones oportunas al plan para la dirección del proyecto. c) Comunicación efectiva en los puntos clave de la interface. d) Control del producto. 77 9. La integración es realizada por: a) El director del proyecto. b) El equipo. c) El patrocinador. d) Los interesados. 10. ¿Cuál de las siguientes opciones describe MEJOR el rol del director de proyectos como integrador? a) Ayudar a los miembros del equipo a familiarizarse con el proyecto. b) Unir todas las piezas de un proyecto en un todo cohesivo. c) Unir todas las piezas del proyecto en un programa. d) Unir a todos los miembros del equipo en un todo cohesivo. 11. ¿Las acciones correctivas aprobadas son una entrada a cuáles de los siguientes procesos? a) Validar el Alcance b) Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto c) Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto d) Desarrollar el Cronograma 12. El balance de doble amortización decreciente es una forma de: a) Depreciación desacelerada. b) Depreciación de línea recta. c) Depreciación acelerada. d) Costeo del ciclo de vida. 13. ¿Cuál de las siguientes opciones describe MEJOR para qué se puede utilizar un acta de constitución del proyecto cuando se está completando el trabajo? a) Para asegurarse de que todos los miembros del equipo sean recompensados b) Para ayudar a determinar si debe aprobarse un cambio en el alcance c) Para evaluar la efectividad del sistema de control de cambios d) Para garantizar que toda la documentación sobre el proyecto esté completa 14. ¿Cuál de las siguientes opciones describe MEJOR un plan para la dirección del proyecto? a) Una impresión de un software de dirección de proyectos b) Un diagrama de barras · c) Planes de gestión de riesgo, recursos humanos, mejora del proceso y otros planes de gestión d) El alcance del proyecto 15. ¿Cuál de las siguientes opciones es VERDADERA acerca del desarrollo del acta de constitución del proyecto? a) El patrocinador crea el acta de constitución del proyecto y el director del proyecto la aprueba. b) El equipo del proyecto crea el acta de constitución del proyecto y la PMO la aprueba. c) El gerente ejecutivo crea el acta de constitución del proyecto y el gerente funcional la aprueba. d) El director del proyecto crea el acta de constitución del proyecto y el patrocinador la aprueba. 16. Un plan para la dirección del proyecto debe ser realista para poder utilizarse en la dirección de un proyecto. ¿Cuál de los siguientes es el MEJOR método para obtener un plan para la dirección del proyecto realista? ' a) El patrocinador crea el plan para la dirección del proyecto basado en las entradas del director del proyecto. b) El gerente funcional crea el plan para la dirección del proyecto basado en las entradas del director del proyecto. 77 El director del proyecto crea el plan para la dirección del proyecto basado en las entradas de la gerencia senior. d) El Director del proyecto crea el plan para la dirección del proyecto basado en las entradas del equipo. 17. Te estás haciendo cargo de un proyecto durante la planificación del proyecto y descubres que seis personas han firmado el acta de constitución del proyecto. ¿Cuál de las siguientes opciones te preocupa MÁS? a) Quién será miembro del comité de control de cambios b) Gastar más tiempo en la gestión de la configuración c) Obtener a un solo patrocinador del proyecto d) Determinar la estructura de informe 18. El director del proyecto está trabajando para describir claramente el nivel de participación esperado de todos los involucrados en el proyecto, a fin de prevenir el reproceso, el conflicto y los problemas de coordinación. ¿Cuál de los siguientes describe MEJOR los esfuerzos del director del proyecto? a) Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto y Planificar la Gestión de la Calidad b) Gestionar el Compromiso de los Interesados y Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto c) Validar el Alcance y Controlar la Calidad d) Identificar los Riesgos y Desarrollar el Equipo del Proyecto 19. Todas las opciones siguientes forman parte del proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, EXCEPTO: a) Identificar los cambios. b) Utilizar una estructura de desglose de trabajo. c) Implementar acciones correctivas. d) Implementar un sistema de control del proyecto. 20. Un director de proyectos es nombrado jefe de un proyecto sumamente técnico en un área con la que tiene una familiaridad limitada. El director del proyecto delega los procesos Desarrollar el Cronograma, Estimar los Costos, Definir las Actividades y Estimar los Recursos de las Actividades a varios miembros del equipo del proyecto, y básicamente sirve como un árbitro ocasional y como coordinador de actividades. El resultado de este alcance probablemente sea: a) Un equipo que funciona a lo largo del proyecto a un nivel muy alto, demostrando creatividad y compromiso. b) Un equipo que inicialmente experimenta algo de confusión, pero que después de un período de tiempo se vuelve una unidad cohesiva y efectiva. c) Un equipo que no es muy productivo, pero que se mantiene unido debido al ambiente de trabajo creado por el director del proyecto. d) Un equipo que se caracteriza por un desempeño bajo, baja motivación, niveles altos de conflicto y una alta rotación. 21. Estás en la mitad de la ejecución de una modificación grande a un producto existente cuando te enteras de que los recursos prometidos al principio del proyecto no están disponibles. Lo MEJOR que se puede hacer es: a) Mostrar cómo los recursos fueron prometidos originalmente a tu proyecto. b) Volver a planificar el proyecto sin los recursos. c) Explicar el impacto si los recursos prometidos no están disponibles. d) Comprimir el proyecto. 22. El cliente principal de un proyecto ha solicitado un cambio en la aplicación durante la prueba del usuario. Como director del proyecto, ¿cómo resolverías MEJOR esta polémica? c) 77 Desarrollar un plan de mitigación de riesgos. Crear una solicitud formal de cambio. Informar al patrocinador del proyecto acerca de los cambios en el alcance, costo y cronograma. d) Asegurar que el cambio al alcance cumpla con todas las disposiciones relevantes del contrato. 23. El director del proyecto acaba de recibir un cambio del cliente que no afecta el cronograma del proyecto y es fácil de completar. ¿Qué debe hacer PRIMERO el director del proyecto? a) Hacer que el cambio suceda lo más pronto posible. b) Contactar al patrocinador del proyecto para obtener permiso. c) Dirigirse al comité de control de cambios. d) Evaluar el impacto sobre otras restricciones del proyecto. 24. Tu compañía acaba de ganar un proyecto nuevo importante. Comenzará en tres meses y está valuado en US$2.000.000. Tú eres el director de proyectos de un proyecto existente. ¿Qué es lo PRIMERO que debes hacer una vez que te enteras del proyecto nuevo? a) Preguntar a la gerencia cómo utilizará los recursos el proyecto nuevo. b) Nivelar los recursos de tu proyecto. c) Comprimir tu proyecto. d) Preguntar a la gerencia cómo afectará a tu proyecto el nuevo proyecto. 25. Acaban de asignarte para que le hagas cargo de un proyecto de otro director de proyectos que deja la compañía. El director del proyecto anterior te dice que el proyecto está a tiempo, pero sólo porque él ha presionado constantemente al equipo para que rinda. ¿Qué es lo PRIMERO que debes hacer como el nuevo director del proyecto? a) Revisar el estado del riesgo. b) Revisar el desempeño de costos. c) Determinar una estrategia de dirección. d) Informar tus objetivos al equipo. 26. Eres designado como director del proyecto a la mitad del proyecto. El proyecto se encuentra dentro de las líneas base, pero el cliente no está contento con el desempeño del proyecto. ¿Qué debes hacer PRIMERO? a) Analizarlo con el equipo del proyecto. b) Recalcular las líneas base. c) Renegociar el contrato. d) Reunirte con el cliente. 27. En la mitad del proyecto, el programador le informa al director del proyecto que los límites de control del proyecto están seguros. Esa misma mañana recibe una nota de un miembro del equipo acerca de un problema con el que se está enfrentando. La nota dice: "Esta actividad me está enloqueciendo y el gerente del departamento de contabilidad no quiere ayudarme hasta que la holgura de la actividad esté en peligro". Además, el director del proyecto tiene correos electrónicos de un interesado menor y 14 correos electrónicos de miembros del equipo. Mientras ella está leyendo los correos electrónicos, un miembro del equipo del proyecto entra a su oficina para decirle que una acción correctiva fue implementada por un miembro del equipo de la oficina de dirección de proyectos, pero que no fue documentada. ¿Qué debe hacer A CONTINUACIÓN el director del proyecto? a) Informar la violación de documentación a la oficina de dirección de proyectos, evaluar la seguridad de los límites de control y revisar las reglas de envío de correos electrónicos en el plan de gestión de las comunicaciones. a) b) c) 77 Aclarar el razonamiento detrás de que la documentación sea un problema, hacer que el departamento de contabilidad ayude al miembro del equipo y responder al interesado menor. c) Agregar la acción correctiva implementada al registro de cambios, analizar el valor de la documentación en la siguiente reunión del equipo y suavizar el problema del miembro del equipo con el departamento de contabilidad. d) Descubrir quién causó el problema con el departamento de contabilidad, responderle al interesado menor antes de responder al resto de los correos electrónicos y revisar el proceso enumerado en el plan de gestión de las comunicaciones para informarle las preocupaciones al miembro del equipo que tiene el problema de documentación. 28. El cliente exige cambios a las especificaciones del producto que agregarán sólo dos semanas a la ruta crítica. ¿Cuál de las siguientes opciones indica lo MEJOR que puede realizar el director del proyecto? a) Comprimir el cronograma para recuperar las dos semanas. b) Cortar el alcance para recuperar las dos semanas. c) Consultar al patrocinador sobre opciones. d) Aconsejar al cliente acerca del impacto del cambio. 29. Durante la ejecución del proyecto, el director del proyecto determina que se necesita un cambio al material comprado para el proyecto. El director del proyecto convoca a una reunión del equipo para planificar cómo hacer el cambio. Esto es un ejemplo de: a) Gestión por objetivos. b) Falta de un plan de gestión de cambios. c) Buena relación del equipo. d) Falta de una estructura de desglose del trabajo clara. 30. El proyecto iba bien y, de repente, hubo cambios al proyecto que vinieron de múltiples interesados. Después de que todos los cambios fueron determinados, el director del proyecto se reunió con todos los interesados para investigar por qué hubo cambios y para descubrir cualquier otro cambio. El trabajo del proyecto se ha estabilizado pero un miembro del equipo le menciona al pasar al director del proyecto que agregó funcionalidad a un producto del proyecto. "No te preocupes", dice, "¡No afecté el tiempo, el costo ni la calidad!" ¿Qué debe hacer PRIMERO el director del proyecto? a) Preguntar al miembro del equipo cómo se determinó la necesidad de la funcionalidad. b) Realizar una reunión para revisar el trabajo completo del miembro del equipo. c) Buscar otra funcionalidad agregada. d) Preguntar al miembro del equipo cómo sabe que no hay impacto sobre el tiempo, los costos o la calidad. 31. Te piden que prepares un presupuesto para completar un proyecto que había comenzado el año pasado y después fue suspendido por seis meses. Todo lo siguiente sería incluido en d presupuesto del proyecto, EXCEPTO: a) Costos fijos. b) Costos irrecuperables. c) Costos directos. d) Costos variables. 32. ¿Cuál de las siguientes secuencias representa una depreciación en línea recta? a) $100,$100,$100 b) $100,$120,$140 c) $100, $120, $160 d) $160,$140,$120 b) 77 33. Este proyecto está concebido para determinar nuevas formas de extender la vida de uno de los productos producidos por la compañía. El director del proyecto viene del departamento de ingeniería y el equipo viene de los departamentos de gestión del producto y mercadeo. El enunciado del alcance del proyecto y la planificación del proyecto se han completado, pero un interesado notifica al equipo que hay una mejor manera de completar uno de los paquetes de trabajo. El interesado suministra una carta de revisión técnica de su departamento que prueba que la nueva manera de completar el paquete de trabajo será más rápida que la anterior. El director del proyecto ha tenid0 experiencias similares con este departamento en otros proyectos, y estaba esperando que esto sucediera en este proyecto. ¿Qué es lo PRIMERO que el director del proyecto debe hacer? a) Contactar al departamento y reclamar de nuevo sobre la falta de cumplimiento de la fecha límite para la entrega del alcance. b) Revisar cómo este cambio impactará en el costo para completar el paquete de trabajo y la calidad del producto del paquete de trabajo. c) Ver si hay una manera de cambiar de una organización matricial a una funcional para eliminar la interferencia de otros departamentos. d) Preguntar al departamento si tiene algún otro cambio 34. El proyecto A tiene una tasa interna de retorno (IRR) de 21 por ciento. El proyecto B tiene una tasa interna de retorno de 7 por ciento. El proyecto C tiene una tasa interna de retorno de 31 por ciento. El proyecto D tiene una tasa interna de retorno de 19 por ciento. ¿Cuál de estos sería el MEJOR proyecto? a) El proyecto A b) El proyecto B c) El proyecto C d) El proyecto D 35. Una salida del proceso Cerrar el Proyecto o Fase es la creación de: e) Los archivos del proyecto. f) Un acta de constitución del proyecto. g) Un plan para la dirección del proyecto. h) Un plan de gestión de los riesgos. 36. Todo lo siguiente sucede durante el proceso Cerrar el Proyecto o Fase, EXCEPTO: a) Crear lecciones aprendidas. b) Aceptación formal. c) Informes de desempeño. d) Realizar el análisis costo-beneficio. 37. ¿Cuál de los siguientes se incluye en el acta de constitución del proyecto? a) Una estrategia de gestión de riesgos b) Estimados de los paquetes de trabajo c) Estimados detallados de los recursos d) El caso de negocio del proyecto 38. Un director de proyectos está tratando de convencer a la gerencia de utilizar más procedimientos formales para la dirección de proyectos, y ha decidido comenzar a mejorar la dirección de proyectos de la compañía a través de la obtención de un acta de constitución para cada uno de sus proyectos. ¿Cuál de las siguientes opciones describe MEJOR por qué un acta de constitución del proyecto ayudaría al director del proyecto? a) Describe los detalles de lo que debe hacerse: b) Enumera los nombres de todos los miembros del equipo. c) Le da autoridad al director del proyecto. d) Describe la historia de proyectos similares o relacionados. 77 39. ¿La programación lineal es un ejemplo de qué tipo de criterios de selección de proyectos? a) Optimización por restricciones b) Enfoque comparativo c) Medición de beneficios d) Análisis de impacto 40. Has participado en la creación del acta de constitución del proyecto, pero no has logrado que sea aprobada. Tu director y su jefe pidieron que el proyecto iniciara inmediatamente. ¿Cuál de las siguientes es la MEJOR opción a realizar? a) Crear un proceso de control integrado de cambios. b) Mostrarle a tu director el impacto de proceder sin una aprobación. c) Enfocarte en completar proyectos que tienen actas de constitución firmadas. d) Comenzar el trabajo sólo con las actividades de la ruta crítica. 41. El departamento de ingeniería ha descubierto un problema con el sistema de contabilidad de costos y ha pedido al departamento de sistemas que analice qué es lo que está mal y que arregle el problema. Tú eres el director de proyectos que trabaja con los sistemas de contabilidad de costos en otro proyecto. La gerencia ha emitido una solicitud de cambio al comité de control de cambios para agregar nuevo trabajo a tu proyecto. Tu proyecto actual tiene un índice de desempeño del costo (CPI) de 1,2 y un índice de desempeño del cronograma (SPI) de 1,3, así que tienes un poco de margen para agregar trabajo sin retrasar tu proyecto actual ni sobrepasar el presupuesto. Sin embargo, no puedes ver cómo el nuevo trabajo encaja dentro del acta de constitución del proyecto para tu proyecto actual. Después de un poco de análisis, determinas que el nuevo trabajo y el trabajo existente no se sobreponen y pueden realizarse simultáneamente. También requieren diferentes conjuntos de habilidades. ¿Cuál de las siguientes es la MEJOR opción a realizar? a) Desarrollar un acta de constitución del proyecto. b) Volver a estimar el cronograma del proyecto con entradas del departamento de ingeniería. c) Validar el alcance del nuevo trabajo con la ayuda de los interesados. d) Identificar los cambios específicos al trabajo existente. 42. Todo el trabajo técnico ha sido completado en el proyecto. ¿Qué falta por hacer? a) Validar el Alcance b) Planificar la Respuesta a los Riesgos c) Crear un plan de gestión de personal d) Completar las lecciones aprendidas 43. ¿Cuál de los siguientes refleja MEJOR la frase "influir en los factores que afectan al cambio"? a) Decirles a las personas que los cambios no están permitidos después de finalizar la planificación b) Determinar las fuentes de los cambios y solucionar las causas raíz c) Agregar más actividades a la estructura de desglose del trabajo para adaptar los riesgos d) Calcular el impacto de los cambios hasta la fecha sobre el proyecto RESPUESTAS 1. 2. 3. C B D 10. 11. 12. B B C 19. 20. 21. D D C 28. 29. 30. C B D 37. 38. 39. D C A 77 4. B 5. D 6. B 7. C 8. C 9. A 1. Respuesta C 13. 14. 15. 16. 17. 18. B C D D B A 22. 23. 24. 25. 26. 27. B D D C D C 31. 32. 33. 34. 35. 36. B A B C A D 40. 41. 42. 43. B A D B Explicación El director del proyecto es un integrador. Esta pregunta es acerca de su rol como integrador y comunicador. 2. Respuesta B Explicación La re planificación no es necesaria para esta situación. Alcanzar la fecha de finalización planificada no significa necesariamente que el proyecto esté terminado. Un proyecto está terminado cuando todo el trabajo, incluido el trabajo de dirección de proyectos, está terminado, y el producto del proyecto y todos los entregables del proyecto son aceptados. Las lecciones aprendidas son parte de los entregables de Ja dirección del proyecto y, por Lo tanto, deben estar terminadas para que el proyecto esté completo. 3. Respuesta D Explicación Los directores de proyectos deben ser proactivos. La única respuesta proactiva aquí es prevenir cambios innecesarios. 4. Respuesta B Explicación Todos los proyectos se deben cerrar, ya que el cierre proporciona beneficios para la organización ejecutante. Esto significa que simplemente detener el trabajo no es la mejor opción. Trasladar trabajo y liberar a los miembros del equipo no resuelve el problema, simplemente pospone su solución. Lo mejor que puede realizar el director del proyecto es comenzar el proceso Cerrar el Proyecto o Fase. 5. Respuesta D Explicación Un plan de gestión de cambios incluye los procesos y procedimientos que permiten la evaluación y seguimiento sin problemas de los cambios. Las lecciones aprendidas son revisiones de los procesos y de los procedimientos luego del hecho, para mejorarlos en proyectos futuros. 6. Respuesta B Explicación Quién realiza cada actividad es gestionado con la matriz de asignación de responsabilidades. Cuándo se realiza cada actividad se gestiona con el cronograma del proyecto. Un sistema de autorización de trabajo se utiliza para coordinar cuándo y en qué orden se realiza el trabajo, de manera que el trabajo y las personas puedan relacionarse adecuadamente con otros trabajos y otras personas. 7. Respuesta C Explicación El patrocinador emite el acta de constitución del proyecto, y este debe ayudar al director del proyecto a controlar los cambios al acta de constitución. La responsabilidad principal recae en el patrocinador. 8. Respuesta C Explicación Esta pregunta está pidiendo la opción más importante. Piensa en lo que implica la integración: el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, la ejecución del plan para la dirección del proyecto y el control integrado de cambios. 77 Las actualizaciones y el control del producto son partes del seguimiento y control del proyecto, mientras que la integración incluye más que control. El avance de las trayectorias de los miembros del equipo recae en la ejecución del proyecto (el proceso Desarrollar el Equipo del Proyecto). Para integrar los componentes del proyecto en un todo cohesivo, la comunicación es clave siempre que una actividad o un miembro del equipo puedan interferir con otro, o cuando cualquier otro tipo de interferencia pueda ocurrir. 9. Respuesta A Explicación La integración es una responsabilidad fundamental del director del proyecto. 10. Respuesta B Explicación La integración se refiere a la combinación de actividades, no de miembros del equipo. 11. Respuesta B Explicación Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es la única respuesta correcta. 12. 12. Respuesta C Explicación El balance de doble amortización decreciente es una forma de depreciación. Eso elimina la opción del costeo del ciclo de vida. Las opciones de depreciación desacelerada y depreciación en línea recta también son incorrectas porque el balance de doble amortización decreciente es una forma de depreciación acelerada. 13. Respuesta B Explicación Una de las maneras de decidir si un cambio debe ser aprobado es determinar si el trabajo está incluido en el acta de constitución del proyecto. Si no, debe ser rechazado, asignado a un proyecto más adecuado o abordarse como un proyecto en sí mismo. 14. Respuesta C Explicación El plan para la dirección del proyecto incluye más que tan solo un diagrama de barras y el plan del director del proyecto para completar el trabajo. Incluye todos los planes de gestión para el proyecto. 15. Respuesta D Explicación El director del proyecto puede crear el acta de constitución, pero el patrocinador del proyecto es quien la aprueba y la autoriza, para darle al director del proyecto la autoridad para proceder con el proyecto. 16. Respuesta D Explicación Si fuéramos a reformular la pregunta, sería: "¿Quién crea el plan para la dirección del proyecto?''. La mejor respuesta es que el plan para la dirección del proyecto es creado por el director de proyectos pero requiere una entrada del equipo. 17. Respuesta B Explicación Determinar quién estará en el comité de control de cambios y determinar la estructura de informe tal vez ya se llevaron a cabo. En cualquier caso, estas opciones no son directamente afectadas por el número de patrocinadores que firmaron el acta de constitución. Tener un solo patrocinador del proyecto no es necesario. Esta situación implica que hay seis áreas incluidas en 77 este proyecto. Además de los requisitos de comunicación agregados, debes estar preocupado por las necesidades que compiten entre sí y los requisitos que impactan tus esfuerzos en la gestión de la configuración. 18. Respuesta A Explicación Ten en cuenta que esta pregunta utiliza las palabras "trabajando para describir claramente" y "prevenir''. Si las consideras en conjunto, deberían indicarte que el proyecto se encuentra en la planificación del proyecto. Esto elimina todas las opciones excepto Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto y Planificar la Gestión de la Calidad. La coordinación y la prevención de conflictos se relacionan con el proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, y prevenir el reproceso es parte de Planificar la Gestión de la Calidad. 19. Respuesta D Explicación Una ETD se crea en la planificación del proyecto, pero puede utilizarse para ayudar a dirigir el proyecto durante la ejecución del proyecto. Las palabras que aquí se utilizaron no fueron "crear una EDT" sino "utilizar una EDT". Un sistema de control del proyecto se establece durante la planificación del proyecto, no durante la ejecución del proyecto y, por consiguiente, es la excepción. 20. Respuesta D Explicación Un director de proyectos debe dirigir e integrar todos los aspectos de un proyecto. Sí todas las actividades son delegadas, sobreviene el caos y los miembros del equipo pasarán más tiempo compitiendo por posiciones que completando actividades. 21. Respuesta C Explicación La compresión y la replanificación están esencialmente retrasando la situación. En cambio, el director del proyecto debe tratar de prevenir Ja situación mostrando las consecuencias si los recursos no están disponibles. Esta es una estrategia más efectiva que decir "pero tú me los diste". 22. Respuesta B Explicación Lo primero que debes hacer es documentar formalmente el cambio solicitado a los requisitos, y luego seguir el proceso de control integrado de cambios. 23. Respuesta D Explicación Primero se deben evaluar los otros impactos al proyecto. Tales impactos incluyen alcance, costo, calidad, riesgo, recursos y satisfacción del cliente. Una vez son evaluados, el comité de control de cambios, sí este existe, puede aprobar o rechazar el cambio. 24. Respuesta D Explicación No tienes Información suficiente como para considerar la nivelación de recursos o la compresión de este proyecto. Mientras trabajas en cualquier proyecto, necesitas reevaluar los objetivos del proyecto constantemente y el modo en que el proyecto se relaciona con los otros proyectos concurrentes. ¿Aún está tu proyecto alineado con los objetivos corporativos? Si el otro proyecto va a afectar el tuyo, necesitas ser proactivo y trabajar en las opciones ahora. 25. Respuesta C Explicación Antes de que puedas hacer cualquier otra cosa, necesitas saber qué vas a hacer Tú. Desarrollar la estrategia de dirección proveerá el marco de 77 referencia para todo el resto de las opciones presentadas y las otras actividades que deben ser realizadas. 26. Respuesta D Explicación Primero, necesitas averiguar por qué el cliente no está contento. Después, reunirte con el equipo Y determinar opciones. 27. Respuesta C Explicación Ten en cuenta cuántas situaciones son arrojadas hacia ti en esta pregunta. Es importante practicar Ja lectura a través de las preguntas para descubrir que es importante y qué es sólo información de antecedentes. En esta pregunta, el único aspecto relevante fue la acción correctiva tomada. Una vez que descubres cuál es la polémica principal, mira las opciones y descubre cuál es la mejor para atender esa polémica. ¿Cuál es la polémica principal aquí? ¿Te diste cuenta de que la nota del miembro del equipo es acerca de una actividad que no se encuentra en la ruta crítica? ("Hasta que la holgura del proyecto esté en peligro" significa que hay holgura y, por lo tanto, no está en la ruta crítica). Entonces, ¿la polémica es la actividad que no se encuentra en la ruta crítica o la documentación? Puede que no estés de acuerdo con la lógica, pero en este caso la respuesta es la documentación. En el mundo real, los problemas comúnmente se repiten. Sin un registro de Jo que se ha realizado, n hay oportunidad de considerar la misma solución para problemas futuros. La documentación es fundamental para los proyectos. Dado que el registro de cambios se convierte en parte de Ja base de datos de registros históricos, es mejor primero registrar Ja acción correctiva implementada, luego analizar el valor de la documentación en la próxima re unión del equipo, y suavizar la polémica del miembro del equipo con el departamento de contabilidad. 28. Respuesta C Explicación ¿Recuerdas qué hacer cuando hay un cambio? Evaluar primero. No tomarías medidas antes de obtener la aprobación, así que comprimir el cronograma o cortar el alcance sucederá después de consultar con el patrocinador o aconsejar al cliente acerca del impacto del cambio. No te contactarías con el cliente antes de hacerlo con tu gerencia interna, por lo que aconsejar al cliente no es la siguiente acción correcta por realizar. El siguiente paso es analizar las opciones con el patrocinador. 29. Respuesta B Explicación El director del proyecto está preguntando cómo realizar un cambio. Dicha pregunta no se puede resolver utilizando la gestión por objetivos, las relaciones de equipo, o una estructura de desglose del trabajo. Los procedimientos, formularios, aprobaciones y otros requisitos similares para manejar los cambios deben haber sido determinados en el plan de gestión de los cambios. Si no fue así, el director del proyecto perderá tiempo valioso tratando de descifrarlo después del hecho. 30. Respuesta D Explicación Fíjate que el primer párrafo es superfluo. También fíjate que la pregunta enuncia que el cambio ya ha sido realizado. Las acciones del director del proyecto serían diferentes si el cambio no hubiera sido realizado. El director de proyectos, con la ayuda de otras personas, debe determinar cómo un cambio impacta al proyecto como un todo. Preguntarle al miembro del equipo cómo sabe que no hay impacto sobre el tiempo, los costos o la calidad es la mejor respuesta. Esto comienza el análisis del director del proyecto sobre los impactos al proyecto como un todo mediante la averiguación acerca de qué análisis ya se ha realizado. 77 Este cambio implica, como mínimo, una modificación de la línea base del alcance, y probablemente, de otras líneas base. Una solicitud de cambio debe presentarse, en última instancia, al control integrado de cambios, pero eso no está mencionado como una opción. 31. Respuesta B Explicación Los costos irrecuperables son costos gastados. La regla es que no deberían ser considerados cuando se decide si continuar con un proyecto en problemas. 32. Respuesta A Explicación La depreciación en línea recta utiliza la misma cantidad en cada período de tiempo. 33. Respuesta B Explicación Puedes reclamar el incumplimiento de la fecha límite, pero esto no es proactivo. Sería útil llegar a la causa raíz del por qué este departamento siempre aparece con tales ideas o cambios después de que el proyecto ha comenzado. Sin embargo, éste no es el problema inmediato; el cambio es el problema inmediato, y por lo tanto, reclamar no es lo mejor. El tipo de organización del proyecto descrito es una organización matricial. No hay nada esencialmente malo con tal organización, ni hay nada en esta situación en particular que requiera un cambio, así que cambiar la manera en que está organizada la compañía no puede ser lo mejor. La historia del departamento indica que preguntar si el departamento tiene otros cambios es algo que definitivamente debería ser realizado, pero el cambio propuesto necesita una atención más inmediata. Revisar los impactos del cambio comienza el control integrado de cambios. 34. Respuesta C Explicación Recuerda, la tasa interna de retorno es similar a la tasa de interés que obtienes de tu banco. Mientras más alta la tasa, mejor el retorno. 35. Respuesta A Explicación El acta de constitución del proyecto se crea durante la iniciación. El plan para la dirección del proyecto y los planes de gestión de los riesgos son salidas de la planificación del proyecto. Los registros del proyecto se archivan en el proceso Cerrar el Proyecto o Fase. 36. Respuesta D Explicación El análisis costo-beneficio se realiza con antelación en el proyecto para ayudar a seleccionar entre las alternativas. Todas las otras opciones se realizan durante el proceso Cerrar el Proyecto o Fase. Por lo tanto, realizar el análisis costobeneficio es Ja mejor respuesta. 37. Respuesta D Explicación Una estrategia de gestión de riesgos y los estimados de paquetes de trabajo no se crean hasta la planificación del proyecto, pero el acta de constitución se crea en la iniciación. Un Acta de constitución del proyecto puede incluir los nombres de algunos recursos (el director del proyecto, por ejemplo), pero no los estimados de recursos detallados. De las opciones proporcionadas, sólo el caso de negocio para el proyecto se incluye en el acta de constitución del proyecto. 38. Respuesta C Explicación El examen hará preguntas como esta para asegurarse de que conozcas los beneficios que deberías estar obteniendo de los procesos y las 77 herramientas de Ja dirección de proyectos. Los detalles de lo que debe realizarse se encuentran en el diccionario de la EDT. Los nombres de los miembros del equipo son incluidos en la matriz de asignación de responsabilidades y en otros documentos. La historia del proyecto se encuentra en las lecciones aprendidas y en otros registros históricos. Un beneficio importante de un acta de constitución del proyecto es que documenta la autoridad dada al director del proyecto. 39. Respuesta A Explicación La optimización por restricciones utiliza modelos matemáticos. La programación lineal es un modelo matemático. 40. Respuesta B Explicación Lo mejor que podrías hacer sería mostrar el impacto. Esta es la única opción que previene problemas futuros: siempre la mejor opción. Las otras opciones simplemente pretenden que el problema no existe. 41. Respuesta A Explicación ¿Cuánto tiempo te tomó leer esta pregunta? Espera preguntas interminables en este examen. Revisa de nuevo las opciones antes de seguir leyendo. ¿Notaste que cada una de las opciones ocurre durante una parte diferente del proceso de la dirección de proyectos? Esta pregunta esencialmente está preguntando si el nuevo trabajo debe agregarse al proyecto existente. Puede haber muchas razones de negocio para tratar de hacer esto, pero desde una perspectiva de dirección de proyectos, generalmente se tratan de evitar las adiciones grandes al proyecto. En este caso, el nuevo trabajo es una unidad de trabajo autocontenida, no se sobrepone con el trabajo existente, no encaja en el acta de constitución del proyecto y necesita un conjunto de habilidades diferente. Por consiguiente, es mejor realizar un nuevo proyecto. El primer paso para contestar esta pregunta es darse cuenta de que el trabajo debe ser un proyecto separado. El segundo paso es revisar las opciones y ver cuál se relaciona con la iniciación de un nuevo proyecto. Volver a estimar el proyecto parece la mejor opción, sólo si no te diste cuenta de que el nuevo trabajo debe ser un proyecto separado. La validación del alcance se realiza durante el seguimiento y control del proyecto, y no se relaciona con la decisión de agregar trabajo al proyecto. Identificar los cambios en el alcance también implica que el trabajo nuevo ha sido aceptad0 como una adición al proyecto existente. Desarrollar un acta. de constitución del proyecto está entre los primeros pasos de iniciación de un proyecto nuevo, y es la mejor opción en esta situación. 42. Respuesta D Explicación ¿Elegiste Validar el Alcance? Entonces tal vez olvidaste que el proceso Validar el Alcance se lleva a cabo durante el seguimiento y control del proyecto, no durante su cierre. Planificarlas respuestas a los riesgos y crear el plan de gestión de personal se realizan con anterioridad al proyecto. Las lecciones aprendidas sólo pueden completarse después de que se complete el trabajo. 43. Respuesta B Explicación Un director de proyectos debe tener en cuenta de donde vienen los cambios y hacer lo que sea necesario para limitar los efectos negativos del cambio en el proyecto.. Necesita encontrar la causa raíz, para que se puedan evitar cambios futuros. 77 TEMA: GESTIÓN DEL ALCANCE EXAMEN DE PRÁCTICA 3 Ponga a prueba su conocimiento de la información en el Capítulo 3 al responder a estas preguntas. 1. ¿Cuál de los siguientes enunciados es CIERTO acerca de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDD? a) La EDT es creada por el Patrocinador (Sponsor) del proyecto y los interesados (Stakeholders). b) La EDT representa todo el trabajo que debe ser hecho en el proyecto. c) Cada ítem de la EDT representa una característica del alcance del producto. d) Contiene paquetes de trabajo que son descritos en una lista lineal y no estructurada. 2. 2. ¿Cuál de las siguientes NO es una salida de los procesos de Gestión del Alcance? a) Casa de Negocio b) Diccionario de la escritura de desglose de trabajo (EDD c) Entregables aceptados d) Cambios solicitados 3. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es cierto respecto a la Estructura de Desglose de Trabajo (EDD?. a) Puede ser descompuesta por fase de proyecto entregable. b) Describe procesos para definir el alcance, verificar el trabajo y gestionar cambio en alcance. c) Contiene una lista gráfica y jerárquica de todo el trabajo a realizar. d) Es un elemento importante de la Línea Base del Alcance. 4. ¿Cuál es el orden correcto de los procesos de Gestión del Alcance? a) Definir el Alcance, Crear la Estructura, Crear la Estructura de Desglose del Trabajo, Validar el Alcance. b) Recopilar requisitos, Controlar el Alcance, Crear la Estructura de Desglose del Trabajo, Validar el Alcance. c) Recopilar requisitos, Definir el Alcance, Crear la Estructura de Desglose del Trabajo, Validar el Alcance. d) Recopilar requisitos, Línea de base del Alcance, Definir el Alcance, Controlar el Alcance. 5. Usted está dirigiendo un proyecto de software. Su equipo ha trabajado por ocho semanas y, hasta ahora, el proyecto está en buen camino. El programador principal acude a usted con un problema: hay un paquete de trabajo que está causando problemas. Nadie parece saber quién es responsable de ello; el departamento de contabilidad no sabe a qué centro de costo facturárselo y ni siquiera está claro qué trabajo debe ser hecho. ¿Cuál de los siguientes ayudaría MEJOR en ésta situación? a) El Plan de gestión de alcance b) Análisis de alternativas c) El Diccionario de la estructura de desglose del trabajo (EDT) d) Validación del alcance 6. El objetivo de Validar el Alcance es: a) Obtener aceptación formal de los entregables del proyecto por parte del Patrocinador (Sponsor) y los interesados (Stakeholders). b) Inspeccionar defectos en la declaración del alcance para que el alcance sea correcto. c) Lograr que todos en el proyecto trabajen hacia un objetivo común. d) Verificar que todos los procesos de la Guía PMBOK sean compilados. 7. La información histórica y las lecciones aprendidas son parte de: 77 El Sistema de información de la gestión de proyectos (PMIS). Información sobre el desempeño del trabajo. Los Factores ambientales de la empresa. Los Activos de los procesos de la organización. 8. Usted ha asumido el cargo de Director de Proyecto (Project Manager) en un proyecto de una carretera, y la ejecución ya está en marcha. Su Patrocinador (Sponsor) le dice que al avanzar, todo el asfalto debe ser colocado con un espesor de 25 centímetros. El enunciado del Alcance y la Estructura de Desglose del trabajo (EDT) proponen 20 centímetros de espesor. ¿Cuál es la MEJOR alternativa de acción? a) Decirle al equipo que complazca el pedido inmediatamente. b) Decirle al Patrocinador que el trabajo ya se encuentra en marcha y por eso no se puede complacer su petición. c) Rehusarse a alterar los planes hasta que el Sistema de Control de Cambios haya sido utilizado. d) Buscar a un proveedor con menores costos para que el impacto sea minimizado. 9. ¿Cuál de las siguientes alternativas describe MEJOR el propósito de la Matriz de Trazabilidad de Requisitos? a) Lo ayuda a entender la fuente de cada requisito y cómo ese requisito está contemplado en uno o más Entregables específicos. b) Es utilizado para asegurarse que todos los sub-planes del Plan para la Dirección del Proyecto hayan sido creado. c) Es utilizado para seguir la fuente de todos los cambios, y estos se puedan seguir a lo largo del proceso de controlar el Alcance. Además, verifica que el cambio fue implementado apropiadamente. d) Describe cómo las entradas al Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) son rastreadas hasta paquetes de trabajo, y cómo los paquetes de trabajo son descompuestos desde entregables. 10. Es el final de la ejecución de un gran proyecto para la construcción de una carretera. El trabajo ya ha sido hecho y los trabajadores están listos para empacar sus equipos. El Director del proyecto (Project Manager) y el Patrocinador (Sponsor) del proyecto han llegado con especialistas para revisar que cada requisito haya sido cumplido, y que todo el trabajo descrito en la Estructura de Desglose del trabajo (EDT) haya sido hecho. ¿Qué proceso se está realizando? a) Definir el alcance b) Validar el alcance c) Controlar el alcance d) Comprobación del alcance 11. Usted acaba de ser puesto a cargo de un proyecto que ya está en ejecución. Mientras revisaba la documentación del proyecto, descubre que no hay Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Revisa el Plan de Gestión del Alcance y descubre que debería haber una EDT para su proyecto. ¿Qué es lo MEJOR que podría hacer? a) Detener el trabajo del proyecto y crear una EDT. No permitir que se siga trabajando hasta que la EDT sea creada. b) Anotarlo en las Lecciones aprendidas, para que no suceda en proyectos futuros. c) Asegurarse de gestionar las comunicaciones de cerca, para asegurarse que el equipo no omita ningún trabajo no documentado. d) Alertar inmediatamente al patrocinador (Sponsor) y asegurarse que el trabajo del proyecto no se detenga. 12. El Director (Project Manager) de un proyecto de diseño industrial se entera que el Patrocinador (Sponsor) quiere realizar un cambio al a) b) c) d) 77 alcance, y necesita conocer el procedimiento para gestionar cambios. ¿Cuál es el MEJOR lugar para buscar esta información? a) Caso de negocio b) Plantilla del formato de solicitud de cambio c) Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) d) Plan de Gestión del Alcance 13. La línea de Base del Alcance incluye los siguientes documentos: a) Enunciado del alcance del proyecto, EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) y el presupuesto. b) Enunciado del alcance del proyecto, EDT, Diccionario EDT. c) Enunciado del alcance del proyecto, EDT y RBS (Estructura de desglose de Riesgo). d) EDT, RBS, cronograma y presupuesto. 14. Usted es el Director (Project Manager) de un proyecto de software. Su equipo solo ha completado la mitad del trabajo, cuando el Patrocinador (Sponsor) le informa que el proyecto ha sido cancelado. ¿Cuál es la MEJOR acción que puede tomar? a) Trabajar con el patrocinador para ver si hay alguna manera de retomar el proyecto. b) Verificar los Entregables producidos en la Línea Base del Alcance, y documentar cualquier diferencia encontrada. c) Convocar a una reunión de equipo para decidir cómo gastar el resto del presupuesto. d) Decirle al equipo que deje de trabajar inmediatamente. 15. Usted está gestionando un proyecto de diseño industrial. Uno de los miembros de su equipo lo aborda con una sugerencia que le permitirá hacer más trabajo y, a la vez, ahorrarle al Presupuesto un 15%. ¿Cuál es la MEJOR manera de proceder para usted? a) Rehusarse a considerar el cambio porque afectará la Línea Base. b) Indicarle al equipo que haga el cambio porque hará más trabajo en menor tiempo. c) Rehusarse a hacer el cambio hasta que una solicitud de cambio sea documentada y el control del cambio sea hecho. d) Hacer un análisis costo-beneficio y luego, asegurarse de informar al Patrocinador (Sponsor) que el alcance del proyecto cambió. 16. 16. Usted es el Director (Project Manager) de un proyecto de telecomunicaciones y está trabajando en la declaración del proyecto. ¿Cuál de los siguientes NO está incluido en este documento? a) La lista de entregables que deben ser creados. b) Autorización para que el Director del proyecto trabaje en el proyecto. c) Requisitos que los entregables deben satisfacer. d) Una descripción de los objetivos del proyecto. 17. ¿Cuál de las siguientes NO es una entrada para Controlar el Alcance? a) Solicitudes de cambios aprobadas b) Cambios solicitados c) El Diccionario de la estructura de desglose de trabajo (EDT) d) Enunciado del alcance del proyecto 18. ¿Cuál de los siguientes procesos NO es parte de la Gestión del Alcance? a) Validar el alcance b) Identificar el alcance c) Recopilar requisitos d) Controlar el alcance 19. Usted es el Director (Project Manager) de un nuevo proyecto, y desea ahorrar tiempo creando una estructura de desglose de trabajo (EDT). ¿Cuál es la MEJOR manera de hacer esto? 77 Pedirle al Patrocinador (Sponsor) que proporcione los paquetes de trabajo para cada entregable. b) No crear el diccionario EDT. c) Usar una EDT de un proyecto anterior como plantilla. d) Hacer una descomposición más rápida mediante la reducción del número de entregables. 20. El Director (Project Manager) de un proyecto de diseño está realizando el proceso Definir el Alcance ¿Qué alternativa describe MEJOR dicho proceso? a) Crear una representación gráfica de cómo las fases y entregables se descomponen en paquetes de trabajo. b) Crear un documento que describa todo el trabajo que el equipo debe hacer para lograr los Entregables. c) Crear un documento que enumera las características del producto. d) Crear un plan para gestionar cambios en la Línea base del alcance. 21. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) de un proyecto de construcción. Ha completado las actividades de Iniciación del Proyecto y ahora está creando un documento que describe procesos para documentar el alcance, descomponer entregables en paquetes de trabajo, verificar que todo el trabajo esté completo y gestionar cambios en la línea base. ¿Qué proceso está ejecutando? a) Desarrollar el Acta de constitución del proyecto (Project Chárter). b) Crear la Estructura de desglose del trabajo (EDD. c) Definir el alcance. 1 d) Desarrollar el Plan para la dirección del proyecto. 22. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) trabajando en un proyecto. Su Patrocinador (Sponsor) desea saber a quién le está asignado un paquete de trabajo específico. ¿A qué documento se le debe hacer referencia? a) Diccionario EDT b) Estructura de desglose del trabajo (EDT) c) Plan de gestión del alcance d) Enunciado del alcance 23. Usted es el Director del proyecto (Project Manager) para un proyecto de software. Uno de sus equipos descubre que si se desvían del plan, pueden omitir uno de los Entregables que no sea necesario. Ellos haces los cálculos y se dan cuenta que pueden ahorrarle al cliente un 10% del costo del proyecto sin comprometer las características del producto. Ellos adoptan este enfoque y le informan lo que hicieron durante la reunión de estado la semana siguiente. ¿Cuál es la MEJOR manera de describir esta situación? a) El equipo del proyecto ha tomado iniciativa y salvado el dinero del cliente. b) Una disputa ha sido resuelta a favor del cliente. c) El equipo no siguió el proceso de Controlar el Alcance. d) El equipo informó al Director del proyecto (Project Manager) del cambio, pero también debieron haber informado al cliente. 24. ¿Cuál de las siguientes alternativas describe MEJOR el propósito del Enunciado del Alcance del Proyecto? a) Describe los objetivos, requisitos, Entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos. b) Descompone Entregables en paquetes de trabajo. c) Describe las características del producto de un proyecto. d) Es creado antes del Plan de gestión del alcance. 25. El Director del proyecto (Project Manager) en una empresa de cable y redes está recopilando requisitos para un proyecto que construirá una a) 77 nueva versión de su equipo de telecomunicaciones. ¿Cuál de las siguientes NO es una acción que deba realizar? a) Descripciones específicas de los paquetes de trabajo que serán desarrollados. b) Entrevista individuales con ejecutivos superiores que necesitan el equipo nuevo. c) Notas que tomó mientras se estaba compenetrando con el personal que eventualmente utilizará el equipo que se está desarrollando. d) Un prototipo operativo del equipo de telecomunicaciones que ayude a obtener retroalimentación de los interesados (Stakeholders). RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. B A B C C 6. 7. 8. 9. 10. A D C A B 11. 12. 13. 14. 15. A D B B C 16. 17. 18. 19. 20. B B B C B 21. 22. 23. 24. 25. D A C A A 77 TEMA: GESTIÓN DEL ALCANCE EXAMEN DE PRÁCTICA – RITA 1. El sistema de numeración de una estructura de desglose del trabajo permite al equipo del proyecto: a) Estimar en forma sistemática los costos de los elementos de la estructura de desglose del trabajo. b) Proporcionar la justificación del proyecto. c) Identificar el nivel en el cual se encuentran los elementos individuales. d) Usarlo en un software de dirección de proyectos. 2. La estructura de desglose del trabajo puede considerarse MEJOR como una ayuda efectiva para las comunicaciones del __________ a) Equipo b) Director del proyecto c) Cliente d) Interesado 3. ¿Cuál de las siguientes es una salida CLAVE del proceso Validar el Alcance? a) Un plan de gestión del alcance más completo b) La aceptación del cliente de los entregables del proyecto c) Estimaciones del cronograma mejoradas d) Un sistema de información para la dirección de proyectos mejorado 4. Durante la ejecución del proyecto, un miembro del equipo se acerca al director del proyecto porque no está seguro sobre qué trabajo debe realizar en el proyecto. ¿Cuál de los siguientes documentos contiene descripciones detalladas de los paquetes de trabajo? a) Diccionario de la EDT b) Lista de actividades c) Enunciado del alcance del proyecto d) El plan para la gestión del alcance 5. Durante cuál parte del proceso de dirección de proyectos se crea el enunciado del alcance del proyecto? a) Iniciación b) Planificación c) Ejecución d) Seguimiento y control 6. El programa se planificó años atrás, antes de que hubiera una introducción masiva de nueva tecnología. Mientras se planifica el siguiente proyecto en este programa, el director del proyecto ha ampliado el plan de gestión del alcance del proyecto porque, conforme un proyecto se vuelve más complejo, el nivel de incertidumbre en el alcance: a) Permanece igual b) Disminuye. c) Disminuye y luego aumenta. d) Aumenta. 7. Durante una reunión con algunos de los interesados del proyecto, se le pide al Director del proyecto añadir trabajo al alcance del proyecto. El director del proyecto tuvo acceso a correspondencia sobre el proyecto antes de que el acta de constitución del proyecto se firmara y recuerda que el patrocinador del proyecto negó, específicamente, financiamiento para el alcance mencionado por estos interesados. Lo MEJOR que el director del proyecto puede hacer es: a) Dejar que el patrocinador se entere de la solicitud de los interesados. 77 Evaluar el impacto de añadir el alcance. Decirle a los interesados que no se puede añadir el alcance. Añadir el trabajo si en el cronograma del proyecto hay tiempo disponible. 8. Un director de proyectos nuevo tiene como mentor a un director de proyectos certificado como PMP con más experiencia. Al nuevo director del proyecto se le está dificultando encontrar tiempo suficiente para dirigir el proyecto porque el alcance del proyecto se está elaborando progresivamente. El director de proyectos certificado como PMP aconseja que las herramientas básicas para la dirección de proyectos, como la estructura de desglose del trabajo, puedan usarse durante l:i ejecución del proyecto para ayudar al director del proyecto. ¿Para cuál de las siguientes puede usarse una estructura de desglose del trabajo? a) Comunicación con el cliente b) Mostrar las fechas del calendario para cada paquete de trabajo c) Mostrar los gerentes funcionales para cada miembro del equipo d) Mostrar la necesidad de negocio para el proyecto 9. Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro del equipo sugiere una mejora para el alcance que va más allá del alcance del acta de constitución del proyecto. El director del proyecto señala que el equipo necesita concentrarse en finalizar todo el trabajo y sólo el trabajo solicitado. Esto es un ejemplo de: a) Proceso de la gestión de los cambios. b) Gestión del alcance. c) Análisis de calidad. d) Desglose del alcance. 10. ¿Cuándo debería hacerse el proceso Validar el Alcance? a) Al final del proyecto b) Al inicio del proyecto c) Al final de cada fase del proyecto d) Durante los procesos de planificación 11. El proyecto está casi finalizado. El proyecto tiene una variación del cronograma de 300 y una variación de costos de -900. Todas las inspecciones de control de calidad se han finalizado, salvo una, y todas han alcanzado los requisitos de calidad. Todas las acciones en el registro de polémicas se han resuelto. Muchos de los recursos se han liberado. El patrocinador está a punto de llamar a una reunión para obtener la validación del producto cuando el cliente notifica al director del proyecto que quieren hacer un cambio importante en el alcance. El director del proyecto debe: a) Reunirse con el equipo del proyecto para determinar si se puede hacer este cambio. b) Pedir al cliente una descripción del cambio. c) Explicar que no se puede hacer el cambio en ese momento del proceso. d) Informar a la gerencia. 12. Después de cinco años de trabajar en proyectos, te acabas de integrar a la oficina de la dirección de proyectos. Una de las cosas que quieres introducir en tu compañía es el valor de la creación y la utilización de estructuras de desglose del trabajo. Algunos de los directores de proyectos están enojados porque les estás pidiendo que hagan "trabajo de más''. ¿Cuál de las siguientes sería la MEJOR cosa que les puedes decir a los directores de proyectos para convencerlos de usar las estructuras de desglose del trabajo? a) Las estructuras de desglose del trabajo evitarán que el trabajo se omita. b) Las estructuras de desglose del trabajo sólo son necesarias en proyectos grandes. b) c) d) 77 Las estructuras de desglose del trabajo sólo son necesarias si el proyecto implica contratos. d) Las estructuras de desglose del trabajo son la única manera de identificar los riesgos. 13. Un director de proyectos nuevo te ha pedido un consejo sobre la creación de una estructura de desglose del trabajo. Después de explicarle el proceso, te pregunta qué software debe usar para crear la EDT, y qué debe hacer con ella cuando esté completa. Quizás respondas que la imagen no es el resultado más valioso de crear una EDT. El resultado más valioso de una EDT es: a) Un diagrama de barras. b) Aceptación del equipo. c) Actividades. d) Una lista de riesgos. 14. Para dirigir un proyecto de manera efectiva se debe desglosar el trabajo en piezas pequeñas. ¿Cuál de los siguientes NO describe hasta dónde descomponer el trabajo? a) Hasta que tiene una conclusión significativa b) Hasta que lógicamente no se puede subdividir más c) Hasta que puede hacerse por una persona d) Hasta que puede estimarse de modo realista 15. Un director de proyectos quizás use ___ para asegurarse de que los miembros del equipo conocen claramente qué trabajo se incluye en cada uno de sus paquetes de trabajo. a) El enunciado del alcance del proyecto b) El alcance del producto c) El diccionario de la EDT d) El cronograma 16. El PRINCIPAL objetivo de escribir una historia de usuarios es: a) Documentar las características o funciones requeridas por los interesados. b) Crear un registro de las polémicas enfrentadas en el proyecto. c) Realizar el análisis "qué pasaría si''. d) Comunicar el avance. 17. La fase de construcción de un nuevo producto de software está por finalizar. Las siguientes fases son prueba e implementación. El proyecto lleva dos semanas de adelanto con respecto al cronograma. ¿Por cuál de los siguientes procesos el director de proyectos debe preocuparse MÁS antes de pasar a la fase final? a) Validar el alcance b) Realizar el Control de Calidad c) Gestionar las comunicaciones d) Controlar los Costos 18. Estás dirigiendo un proyecto de seis meses y has celebrado reuniones quincenales con los interesados de tu proyecto. Después de cinco meses y medio de trabajo, el proyecto está dentro del cronograma y presupuesto, pero los interesados no están satisfechos con los entregables. Esta situación va a retrasar un mes la finalización del proyecto. El proceso MÁS importante que pudo haber prevenido esta situación es: a) Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos. b) Controlar el Cronograma. c) Definir el Alcance. d) Controlar el Alcance. 19. Todo lo que sigue son partes de la línea base del alcance EXCEPTO: a) Plan de gestión del alcance. c) 77 Enunciado del alcance del proyecto. Estructura de desglose del trabajo. Diccionario de la EDT. 20. Uno de los interesados del proyecto se pone en contacto con el director de proyectos para hablar sobre cierto alcance adicional que quieren añadir al proyecto. El director de proyectos pide los detalles por escrito y luego trabaja en el proceso Controlar el .AJcru1ce. ¿Qué es lo que debe hacer el director del proyecto DESPUÉS, cuando la evaluación del alcance solicitado está finalizada? a) Preguntar al interesado si hay más cambios esperados. b) Completar el control integrado de cambios. c) Asegurarse de que el interesado comprenda el impacto del cambio. d) Hallar la causa raíz por lo cual no se descubrió el alcance durante la planificación del proyecto. 21. Durante la finalización del trabajo del proyecto, el patrocinador pide al director de proyectos que le informe sobre cómo va el proyecto. Para preparar el informe, el director de proyectos pregunta a todos los miembros del equipo qué porcentaje de su trabajo está finalizado. Hay un miembro del equipo que desde el principio ha sido difícil de dirigir. En respuesta a la pregunta sobre el porcentaje que lleva finalizado, el miembro del equipo pregunta, "¿Porcentaje finalizado de qué Cansado de tales comentarios, el director de proyectos informa al jefe del miembro del equipo que el miembro del equipo no está cooperando. ¿Cuál de los siguientes es MÁS probable que sea el verdadero problema? a) El director del proyecto no obtuvo el compromiso del gerente para los recursos del proyecto. b) El director de proyectos no creó un sistema de recompensa adecuado para los miembros del equipo para mejorar su cooperación. c) El director de proyectos debió haber tenido una reunión con el jefe del miembro del equipo la primera vez que el miembro del equipo causó problemas. d) El director del proyecto no asignó paquetes de trabajo. 22. El desarrollo de la línea base del alcance puede describirse MEJOR como la responsabilidad de: a) Los gerentes funcionales. b) El equipo del proyecto. c) Todos los interesados. d) El expedidor del proyecto. 23. ¿Cuál de las siguientes es una salida del proceso Recopilar los Requisitos? a) La matriz de rastreabilidad de requisitos b) Enunciado del alcance del proyecto c) La estructura de desglose del trabajo d) Solicitud de cambios 24. Un interesado del proyecto ha sugerido un cambio en el alcance. Después de un examen cuidadoso y mucha argumentación, el comité de control de cambios ha decidido rechazar el cambio. ¿Qué debe hacer el director del proyecto? a) Apoyar al interesado preguntando al comité la razón del rechazo. b) Insinuar al interesado que el siguiente cambio que solicite será aprobado. c) Documentar el resultado de la solicitud de cambio. d) Aconsejar al comité de control de cambios para asegurar que elaboren procesos de aprobación antes de que el siguiente cambio sea propuesto. 25. El índice de desempeño del costo (CPI) en el proyecto es 1,13, y la relación costo beneficio es 1,2. El alcance del proyecto lo crearon el b) c) d) 77 equipo y los interesados A lo largo-del proyecto; los requisitos del proyecto han estado cambiando. Independientemente de lo que el director de proyectos ha tratado de lograr dirigiendo el proyecto, ¿qué es lo MÁS probable que él tendrá que enfrentar en el futuro? a) Tener que reducir los costos en el proyecto e incrementar los beneficios b) Asegurarse de que el cliente apruebe el alcance del proyecto c) No ser capaz de medir la finalización del producto del proyecto d) Tener que añadir recursos al proyecto 26. Validar el Alcance está estrechamente relacionado con: a) Realizar el Control de Calidad. b) Secuenciar las Actividades. c) Realizar el Aseguramiento de Calidad. d) Gestión del tiempo. 27. ¿Cuál de las siguientes pueden crear el MAYOR malentendido del enunciado del alcance del proyecto? a) Lenguaje impreciso b) Patrón, estructura y orden cronológico deficientes c) Pequeñas variaciones en el tamaño de los paquetes de trabajo o detalle de trabajo d) Mucho detalle 28. ¿Con respecto al proceso Controlar el Alcance, cuál de las siguientes es CORRECTA? a) Una definición efectiva del alcance puede llevar a un enunciado del alcance del proyecto más completo. b) El proceso Controlar el Alcance debe hacerse antes de la planificación del alcance. c) El proceso Controlar el Alcance debe estar integrado con otros procesos de control. d) La forma más efectiva de controlar el alcance es controlar el cronograma 29. ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR el proceso Validar el Alcance? a) Proporciona la seguridad de que el entregable cumple con las especificaciones, es una entrada al plan para la dirección del proyecto y es una salida de Realizar el Control de Calidad. b) Asegura que el entregable se finalice a tiempo, asegura la. aceptación del cliente y muestra que el entregable cumple con las especificaciones, c) Asegura la aceptación del diente, muestra que el entregable cumple con las especificaciones y proporciona una oportunidad para que las diferencias de opinión salgan a la luz. d) Es una salida de Realizar el Control de Calidad, ocurre antes de Definir el Alcance y asegura la aceptación del diente. 30. ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR el análisis del producto? a) Trabajar con el diente para determinar la descripción del producto b) Analizar matemáticamente la calidad deseada para el proyecto c) Adquirir una mejor comprensión del producto del proyecto para crear el enunciado del alcance del proyecto d) Determinar si pueden alcanzarse los estándares de calidad del proyecto RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. C D B A B D 7. 8. 9. 10. 11. 12. C A B C B A 13. 14. 15. 16. 17. 18. B C C A A C 19. 20. 21. 22. 23. 24. A B D B A C 25. 26. 27. 28. 29. 30. C A A C C C 77 1. Respuesta C Explicación El sistema de numeración permite a los miembros del equipo identificar rápidamente el nivel de la estructura de desglose del trabajo donde se encuentra el elemento específico. También ayuda a localizar el elemento en el diccionario de la EDT. 2. Respuesta D Explicación El término "interesado" abarca todas las otras opciones. En este caso, es la mejor respuesta ya que la EDT puede usarse (pero no se necesita usar) como una herramienta de comunicación para todos los interesados para "ver" lo que está incluido en el proyecto. 3. Respuesta B Explicación La salida del proceso Validar el Alcance es la aceptación del cliente de los entregables del proyecto. Todas las otras opciones suceden durante la planificación del proyecto, mucho antes de que se lleve a cabo el proceso Validar el Alcance. 4. Respuesta A Explicación Las listas de actividades pueden identificar el paquete de trabajo con el que se relacionan; pero no contienen descripciones detalladas de los paquetes de trabajo. El enunciado del alcance del proyecto define el alcance del proyecto, pero no describe el trabajo asignado a un miembro del equipo. El plan de gestión del alcance del proyecto describe cómo el alcance va a ser planificado, gestionado y controlado. No incluye una descripción de cada paquete de trabajo. El diccionario de la EDT define cada elemento en la EDT. Por lo tanto, las descripciones de los paquetes de trabajo están en el diccionario de la EDT. 5. Respuesta B Explicación El enunciado del alcance del proyecto es una salida del procesó Definir el Alcance, el cual ocurre durante la planificación del proyecto. 6. Respuesta D Explicación No todas las preguntas serán difíciles. El nivel de incertidumbre en el alcance aumenta basándose en la escala del esfuerzo requerido para identificar todo el alcance. Para proyectos más grandes, es más difícil darse cuenta de todo lo que sucede. 7. Respuesta C Explicación Aunque se podría informar al patrocinador acerca de la solicitud de los interesados, la mejor opción de la lista sería decir no, puesto que la solicitud ya fue considerada. Una opción aún mejor sería encontrar !a causa raíz del problema, pero esa opción no se encuentra enumerada aquí. 8. Respuesta A Explicación Una EDT no muestra fechas o asignaciones de responsabilidad. La necesidad de negocio se describe en el acta de constitución del proyecto. En esta situación, el alcance del proyecto se encuentra en proceso de ser perfeccionado. Al director del proyecto le ahorrará tiempo para dirigir con efectividad la elaboración gradual si la EDT se utilizó como herramienta de comunicación. El uso de la EDT ayuda a garantizar que todos (incluyendo el cliente) comprendan el alcance del trabajo. 9. Respuesta B 77 Explicación El miembro del equipo sugiere una mejora que está fuera del alcance del acta de constitución del proyecto. La gestión del alcance implica enfocarse en hacer el trabajo y solamente el trabajo del plan para /a dirección. Del proyecto que cumple los objetivos del acta de constitución del proyecto. El director del proyecto está ejecutando la gestión del alcance. 10. Respuesta C Explicación El proceso Validar el Alcance ocurre durante el seguimiento y control del proyecto. Se realiza al final de cada fase del proyecto para obtener la aprobación de los entregables de la fase, así como en otros puntos para conseguir la aprobación de los entregables intermedios. 11. Respuesta B Explicación No saltes al problema sin pensar. El diente sólo notificó al director de proyectos que quieren hacer un cambio. No describieron el cambio. El director de proyectos no debe decir no sino hasta que conozca más sobre el posible cambio, ni deberá ir a Ja gerencia sin más información. El director de proyectos debe comprender la naturaleza del cambio y tener tiempo para evaluar el impacto de ese cambio antes de hacer algo más. De estas opciones, lo primero que se debe hacer es determinar cuál es el cambio. El director de proyectos podría entonces analizar el posible cambio con el equipo, pero sólo si se requiere su entrada. 12. Respuesta A Explicación Las estructuras de desglose del trabajo se requieren en proyectos de todos los tamaños, independientemente de que existan contratos. Las estructuras de desglose del trabajo pueden utilizarse para ayudar a identificar riesgos, pero también es posible identificar los riesgos a través de otros métodos. Prevenir que se olvide el trabajo (escapándose de las manos) es una de las razones principales por las que se utiliza la herramienta, y es la mejor opción que aquí se ofrece. 13. Respuesta B Explicación La EDT es una entrada a todas estas opciones. Sin embargo, la aceptación del equipo es un resultado directo del proceso Crear la EDT, mientras que las otras opciones utilizan la EDT como ayuda para su finalización. Involucrar al equipo para crear la EDT proporciona a los miembros del equipo del proyecto una comprensión sobre dónde se ubican sus piezas dentro del plan general para la dirección del proyecto y les da una indicación del impacto de su trabajo en el proyecto en su totalidad. 14. Respuesta C Explicación El nivel más bajo de la EDT es un paquete de trabajo, el cual puede completarse por más de una persona. Las otras opciones son aspectos de un paquete de trabajo. 15. Respuesta C Explicación El enunciado del alcance del proyecto describe el trabajo a un alto nivel. Los paquetes de trabajo necesitan ser específicos para permitir a los miembros del equipo finalizar su trabajo sin "bañar en oro" (añadir funcionalidad extra). El alcance del producto no les dice a los miembros del equipo qué trabajo se les asignó. El equipo debe tener una copia del cronograma, pero un cronograma no les mostrará el trabajo incluido en cada uno de sus paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo se describen en el diccionario de la EDT. NOTA: No pienses en el diccionario de la EDT como un diccionario de términos. 77 16. Respuesta A. Explicación Una historia de usuarios es una forma de describir un requisito, generalmente con el siguiente formato: Como <rol>, deseo <funcionalidad/objetivo>, a fin de <beneficio para el negocio/motivación>. Las historias de usuarios pueden desarrollarse en talleres facilitados o como parte de otros métodos de recopilación de requisitos. 17. Respuesta A Explicación El proceso Validar el Alcance se ocupa de la aceptación del cliente. Sin esta aceptación, el director del proyecto no podrá desplazarse a la siguiente fase del proyecto. 18. Respuesta C Explicación Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos, Controlar el Cronograma y Controlar el Alcance son procesos de seguimiento y control. Esta situación pregunta cómo prevenir el problema, que tendría que haberse hecho durante la planificación. Los entregables del proyecto se definen en el proceso Definir el Alcance, el cual es una parte de la planificación del proyecto. Una buena planificación reduce la probabilidad de una situación como la descrita, al incluir a la gente correcta y pasar el tiempo adecuado aclarando el alcance del proyecto. 19. Respuesta A Explicación La línea base del alcance incluye la EDT, el diccionario de la EDT y el enunciado del alcance del proyecto. El plan de gestión del alcance del proyecto no es parte de la línea base del alcance. 20. Respuesta B Explicación Fíjate que hay muchas cosas enumeradas en las opciones que el director del proyecto pudo hacer. La pregunta dice cuál es la MEJOR acción por hacer DESPUÉS. La gestión del cambio no está finalizada cuando el proceso Controlar el Alcance está finalizado. Es importante ver el impacto del cambio en otras partes del proyecto tales como tiempo y costo. Por lo tanto, realizar el control integrado de cambios es lo mejor que se puede hacer después. Esto probablemente sería seguido por asegurarse de que el interesado comprenda el impacto del cambio, luego determinar porque este alcance no fue identificado en la planificación, y preguntar al interesado si hay más cambios esperados. 21. Respuesta D Explicación El director del proyecto no está perdiendo recursos (lo que va implícito al no tratar de conseguir la aprobación del gerente). A pesar de que un sistema de recompensa ayudaría con la cooperación, aquí, el verdadero problema no es la cooperación. Reunirse con el miembro del equipo y su jefe no puede ser la respuesta ya que no resuelve el problema (el miembro del equipo no sabe lo que tiene que hacer). ¡Si elegiste esta opción, ten mucho cuidado! ¡Puedes tener de 10 a 20 preguntas mal en el examen simplemente porque no ves el problema real! Todo el argumento sobre el miembro del equipo y sus acciones son para distraer. El verdadero problema en este escenario no es que el miembro del equipo no esté cooperando. Él está haciendo una pregunta que muchos miembros del equipo quieren preguntar en el mundo real. "¿Cómo puedo decirte cómo están las cosas si no sé qué trabajo me están solicitando?" El verdadero problema es la falta de una EDT y paquetes de trabajo. Si hubiera una EDT y paquetes de trabajo para el proyecto, el miembro del equipo no tendría que hacer tal pregunta. 22. Respuesta B 77 Explicación Después de obtener la contribución del cliente y otros interesados, el equipo del proyecto es responsable del desarrollo de la línea base del alcance. Recuerda que la línea base del alcance incluye la EDT, el diccionario de la EDT y "el enunciado del alcance del proyecto. 23. Respuesta A Explicación El enunciado del alcance del proyecto es una salida del proceso Definir el Alcance. La estructura de desglose del trabajo es una salida del proceso Crear la EDT. Las solicitudes de cambio en el alcance son salidas de los procesos Validar el Alcance y Controlar el Alcance. La matriz de rastreabilidad de requisitos es una salida del proceso Recopilar los Requisitos y se utiliza para dar seguimiento a los requisitos a lo largo de la vida del proyecto. 24. Respuesta C Explicación No existe razón para pensar que el rechazo del comité no tiene ya una explicación, dado que comúnmente se proporciona esa información. No es ético sugerir un proceso de cambio que obvie la autoridad del comité de control de cambios. No hay razón para pensar que los procesos de aprobación no están ya en su lugar. Un cambio rechazado debe registrarse para propósitos históricos, en el caso de que más adelante se resucite la idea, y por otras razones. 25. Respuesta C Explicación Hay muchas piezas de información en esta pregunta que le distraen del verdadero asunto. Aunque es común tener que reducir los costos y añadir recursos a un proyecto, no hay nada en la pregunta que te lleve a pensar que estas se van a necesitar para esta situación. Los dientes generalmente no aprueban el alcance del proyecto (lo que vas a hacer para completar sus requisitos); en cambio, aprueban el alcance del producto (sus requisitos). Dado que los requisitos se utilizan para medir la finalización del producto del proyecto, no tener completos los requisitos hace imposible estas mediciones. 26. Respuesta A Explicación El proceso Realizar el Control de Calidad verifica que sea correcto y el proceso Validar el Alcance verifica la aceptación. 27. Respuesta A Explicación Una gran parte del trabajo en el proyecto se rige por el enunciado del alcance del proyecto. Cualquier imprecisión en semejante documento clave dará lugar a interpretaciones discrepante s. 28. Respuesta C Explicación SI bien es cierto que una definición efec1iva del alcance puede llevar a un enunciado del alcance del proyecto más completo, ésta no puede ser la respuesta, ya que no tiene que ver con control. La planificación del alcance ocurre antes del proceso Controlar el Alcance, no después del mismo. Controlar el cronograma no es la mejor forma para controlar el alcance, por Jo cual esa no es Ja mejor respuesta. Los procesos de control no actúan en forma aislada. Es muy probable que un cambio a uno afecte a los otros. Por lo tanto la necesidad de integrar el proceso Controlar el Alcance con otros procesos de control es la mejor respuesta. 29. Respuesta C Explicación El plan para la dirección del proyecto se completa antes del proceso Validar el Alcance. El proceso Validar el Alcance no trata con el tiempo, sino más bien con la aceptación. El proceso Validar el Alcance no ocurre antes del proceso 77 Definir el Alcance. La opción que indica que el proceso Validar el Alcance asegura la aceptación del cliente, muestra que el entregable cumple con las especificaciones y proporciona una oportunidad para que las diferencias de opinión salgan a la luz es completamente correcta, lo cual la convierte en la mejor respuesta. 30. Respuesta C Explicación Necesitas tener una descripción del producto antes de que puedas hacer el análisis del producto. El análisis del nivel de calidad deseado está relacionado con el proceso Planificar la Gestión de la Calidad. Determinar si pueden alcanzarse los estándares de calidad del proyecto se realiza en el proceso Realizar el Aseguramiento de Calidad. El análisis del producto incluye la obtención de una mejor comprensión del producto del proyecto para crear el enunciado del alcance del proyecto. 77 TEMA: GESTIÓN DEL TIEMPO EXAMEN DE PRÁCTICA 4 Ponga a prueba su conocimiento de la información en el Capítulo 4 al responder a estas preguntas. 1. Usted es el Project Manager de un proyecto de construcción de un edificio de oficinas comerciales; este edificio tiene muchas características similares a un proyecto de construcción realizado por su compañía hace dos años. Al empezar con la definición de las actividades, ¿cuál será el mejor enfoque? a) Generar la lista de actividades sin revisar las listas de proyectos anteriores, y compararlo cuando la lista del proyecto esté terminada. b) Usar la lista de actividades anterior como plantilla para construir la lista actual. c) Usar la lista de actividades de los proyectos anteriores como la lista de actividades para el proyecto actual. d) Usar la técnica del Análisis de intervalo para identificar cualquier diferencia entre el proyecto actual y el proyecto anterior. 2. ¿Cuál de las siguientes alternativas es una salida del proceso Secuenciar las Actividades? a) Diagramas de red del cronograma del proyecto b) Estimación de la duración de las actividades c) Cronograma de hitos d) Línea base del cronograma 3. Si usted se encuentra en el proceso Estimar la Duración de las Actividades de su proyecto, ¿cuál de las siguientes herramientas o técnicas no sería apropiada usar?: a) Juicio de expertos b) Estimación por tres valores c) Estimación análoga d) Estimación de órdenes de magnitud 4. La Alta Gerencia lo ha llamado para revisar el avance de su proyecto. Le han asignado diez minutos para dar un informe del avance y discutir temas críticos. ¿Con cuál de las siguientes herramientas afrontaría de la mejor manera esta situación?: a) Llevaría a un experto de cada área funcional del proyecto para que todas las preguntas puedan ser respondidas. b) El reporte de estado del proyecto de los miembros de su equipo. c) El diagrama de hitos d) El diagrama de red del proyecto 5. La lista de hitos es una salida del proceso: a) Desarrollar el Cronograma b) Secuenciar las Actividades c) Definir las Actividades d) Estimar la Duración de las Actividades 6. La entrada más importante en el proceso Estimar los Recursos de las Actividades es: a) El Acta de constitución del proyecto b) La lista de hitos c) La lista de actividades d) El cronograma del proyecto 7. La compresión (crashing) se diferencia de la ejecución rápida (fasttracking) porque la compresión: a) Puede ahorrar más tiempo b) Puede ahorrar más dinero 77 Puede incrementar el costo Puede incrementar el valor 8. Si la Alta Gerencia le dice: "El último proyecto que hicimos nos ha costado casi cinco millones de dólares, y este es similar", ¿qué método de estimación está siendo usado?: a) Estimación ascendente (Bottom -up) b) La técnica Delphi c) Estimación por analogía d) El principio de equivalencia de actividades 9. Usted está asesorando a un Project Manager que se encuentra muy atrasado en el cronograma de su proyecto. El sponsor del proyecto se siente inconforme con la manera en que las cosas están progresando y ha amenazado con cancelar el proyecto. El sponsor no permitirá ningún aumento en el costo del proyecto. ¿Cuál de las siguientes alternativas representaría el mejor consejo que 'le podría dar a ese Project Manager?: a) Pedir a la Alta Gerencia un nuevo sponsor para el proyecto. b) Intensificar el cronograma. c) Hacer fast tracking (ejecución rápida) al cronograma. d) Conversar con el cliente para ver si se puede incrementar el presupuesto sin la intervención del sponsor. 10. ¿Qué herramienta del proceso Desarrollar el Cronograma inserta colchones de duración que son actividades del cronograma no laborables? a) Método de la cadena crítica b) Modelado del cronograma c) Método del camino crítico d) Nivelación de recursos 11. El propósito principal del diagrama de red del cronograma del proyecto es: a) Mostrar la secuencia y dependencia de las actividades. b) Crear el plan del proyecto. c) Crear los caminos a través de la red. d) Mostrar el porcentaje completado de las actividades. 12. La lista de actividades debe incluir: a) Un conjunto de las actividades del cronograma para este y otros proyectos relacionados. b) Un subconjunto de todas las actividades del cronograma. c) Solamente las actividades del cronograma del proyecto que se encuentran en el camino crítico. d) Todas las actividades del cronograma definidas en el proyecto. 13. La descomposición es una técnica usada en el proceso: a) Secuenciar las Actividades b) Definir las Actividades c) Desarrollar el Cronograma d) Estimar la Duración de las Actividades 14. Una actividad tiene las siguientes estimaciones: duración optimista = 30 días, duración más probable = 44 días y duración pesimista = 62 días. ¿Cuál es la duración estimada para esta actividad, usando la técnica de estimación por 3 valores?: a) S9.33 días b) 44.67 días c) 34.67 días d) 5.33 días 15. ¿Cómo se relacionan entre si la Lista de actividades y los Atributos de la actividad? c) d) 77 La Lista de actividades se enfoca en las Actividades del cronograma, mientras que los Atributos de la actividad aplican para las Actividades de la EDT. b) La Lista de actividades puede ser sustituida por los atributos de la actividad en la mayoría de procesos. c) Los atributos de la actividad son creados antes que la Lista de actividades. d) Los atributos de la actividad proveen información adicional para cada actividad en la Lista de actividades. 16. ¿Qué proceso se enfoca en producir una lista de actividades que se necesitan para producir los entregables y sub entregables descritos en la EDT? a) Secuenciar las Actividades b) Estimar la Duración de las Actividades c) Listar las Actividades d) Definir las Actividades 17. La Lista de Actividades sirve como entrada del proceso: a) Definir las Actividades b) Crear la EDT c) Planificar los Recursos d) Estimar la Duración de las Actividades 18. 18. Si la estimación optimista para una actividad es 15 días y la pesimista es 25 días. Entonces, ¿cuál es la duración más probable? a) Faltan datos para calcular lo requerido b) 21 días c) 20 días d) 19 días 19. Los calendarios de recursos se utilizan como una entrada a varios de los procesos de la gestión del tiempo, EXCEPTO en: a) Estimar la Duración de las Actividades b) Estimar los Recursos de las Actividades c) Desarrollar el Cronograma d) Secuenciar las Actividades 20. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es una herramienta o técnica del proceso Desarrollar el Cronograma?: a) Método de la ruta crítica b) Factores Ambientales de la empresa c) Análisis de la red del cronograma d) Nivelación de recursos 21. ¿Cuál de las siguientes opciones es CORRECTA? a) La ruta crítica ayuda a comprobar cuánto tiempo llevará el proyecto. b) Solo puede haber una ruta crítica. c) El diagrama de red cambiará cada vez que cambie la fecha de finalización. d) Un proyecto nunca puede tener una holgura negativa. 22. Un proyecto tiene tres rutas críticas ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR cómo afecta esto al proyecto? a) Lo hace más fácil de dirigir. b) Incrementa los riesgos del proyecto. c) Requiere de más permisos. d) Lo hace más caro. 23. ¿Cuál de las siguientes es la MEJOR acción por hacer para intentar concluir un proyecto dos días más temprano? a) Decirle a la gerencia senior que la ruta crítica del proyecto no permite que el proyecto se finalice más temprano. b) Comunicarle al jefe. c) Reunirte con el equipo para buscar opciones para realizar una compresión o ejecución rápida de la ruta crítica. a) 77 d) Trabajar mucho y ver cuál es el estado del proyecto al mes siguiente. 24. El director del proyecto está en medio de la ejecución de un proyecto de construcción muy grande cuando descubre que el tiempo que se necesita para concluir el proyecto es mayor al tiempo disponible. ¿Qué es lo MEJOR que puede hacerse? a) Reducir el alcance del proyecto. b) Reunirse con la gerencia y decirles que no s~ puede cumplir con la fecha requerida. c) Trabajar horas extras. d) Determinar las opciones para la comprensión del cronograma y presentar a la gerencia su opción recomendada. 25. Con base en lo siguiente, un retraso (lag) es: a) La cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin retrasar la fecha de finalización de un proyecto. b) La cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin retrasar la fecha de inicio temprano de su sucesora. c) Tiempo de espera d) El producto de un recorrido hacia adelante y hacia atrás. RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. B A D C C 6. 7. 8. 9. 10. C C C C A 11. 12. 13. 14. 15. A D B B D 16. 17. 18. 19. 20. D D A D B 21. 22. 23. 24. 25. B B C D C 77 TEMA: GESTIÓN DEL TIEMPO EXAMEN DE PRÁCTICA – RITA 1. Para controlar el cronograma, un director de proyectos está volviendo a analizar el proyecto para predecir su duración. Lo hace mediante el análisis de la secuencia de las actividades con la menor cantidad de flexibilidad de calendarización. ¿Qué técnica está utilizando? a) Método de la ruta crítica b) Diagrama de flujo c) Diagramación por precedencia d) La estructura de desglose del trabajo 2. Una dependencia que necesita que el diseño se finalice antes de que se pueda iniciar la manufactura es un ejemplo de: a) Dependencia discrecional. b) Dependencia externa. c) Dependencia obligatoria. d) Dependencia del alcance. 3. Cuál de las siguientes GENERALMENTE se ilustra MEJOR mediante diagramas de barras que por diagramas de red? a) Relaciones lógicas b) Rutas críticas c) Compensaciones de recursos d) Avance o estado 4. Si el estimado optimista para una actividad es de 12 días y el estimado pesimista es de 18 días, ¿cuál es la desviación estándar de esta actividad? a) 1 b) 1,3 c) 6 d) 3 5. Una heurística se describe MEJOR como: a) Herramienta de control. b) Método de calendarización. c) Herramienta de planificación. d) Regla generalmente aceptada. 6. Retraso (lag) significa: a) La cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. b) La cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin retrasar la fecha de inicio temprano de su sucesora. c) Tiempo de espera. d) El producto de un recorrido hacia adelante y hacia atrás 7. ¿Cuál de las siguientes es Ja MEJOR herramienta de dirección de proyectos para usar con el fin de determinar el mayor periodo de tiempo que llevará el proyecto? a) La estructura de desglose del trabajo b) Diagrama de red c) Diagrama de barras e) Acta de constitución del proyecto 8. ¿Cuál de las siguientes opciones es CORRECTA? a) La ruta crítica ayuda a comprobar cuánto tiempo llevará el proyecto. b) Sólo puede haber una ruta crítica. c) El diagrama de red cambiará cada vez que cambie la fecha de finalización. d) Un proyecto nunca puede tener una holgura negativa. 77 9. ¿Cuánto dura un hito? a) Es más corto que la duración de la actividad más larga. b) Es más corto que la actividad que representa. c) No tiene duración. d) Tiene la misma duración que Ja actividad que representa. 10. ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR la relación entre la desviación estándar y los riesgos? a) No hay relación. b) La desviación estándar te dice si el estimado es preciso. c) La desviación estándar te dice qué tii1!.i11.cierto es el estimado. d) La desviación estándar te dice si el estimado incluye un rellenó. 11. 11. La holgura de una actividad se determina a través de: a) Realizar el análisis Monte Cario. b) Determinar el tiempo de espera entre actividades. c) Determinar el retraso. d) Determinar la cantidad de tiempo que la actividad se puede atrasar sin que se retrase la ruta crítica. 12. Un proyecto tiene tres rutas críticas. ¿Cuál de las siguientes describe MEJOR cómo afecta esto el proyecto? a) Lo hace más fácil de dirigir. b) Incrementa los riesgos del proyecto. c) Requiere de más personas. d) Lo hace más caro. 13. Si el tiempo y costos del proyecto no son tan importantes como el número de recursos utilizados cada mes, ¿cuál de las siguientes es la MEJOR cosa por hacer? a) Realizar el análisis Monte Cario. b) Implementar la técnica de ejecución rápida. c) Realizar la optimización de los recursos. d) Analizar los costos del ciclo de vida. 14. ¿Cuándo se utiliza un diagrama de hitos en lugar de un diagrama de barras? a) La planificación del proyecto b) Cuando se reporta a los miembros del equipo c) Cuando se reporta a la gerencia d) Análisis de riesgos 15. Tu plan para la dirección del proyecto resulta en un cronograma del proyecto que es demasiado largo. Si el diagrama de red del proyecto no puede cambiar pero tienes recursos de personal adicionales, ¿qué es lo MEJOR que puedes hacer? a) Implementar la técnica de ejecución rápida. b) Nivelar los recursos. c) Implementar la técnica de compresión. d) Realizar el análisis Monte Carlo. 16. ¿Cuál de las siguientes es lo MEJOR que puedes hacer cuando te solicitan que concluyas un proyecto dos días antes de lo planificado? a) Decirle a la gerencia senior que la ruta crítica del proyecto rio permite que el proyecto se finalice más temprano. b) Decirle a tu jefe. c) Reunirte con el equipo para buscar opciones para realizar una compresión o ejecución rápida de la ruta crítica. d) Trabajar mucho y ver cuál es el estado del proyecto al mes siguiente. 17. Al intentar concluir el proyecto más rápido, el director del proyecto examina los costos asociados con la compresión de cada actividad. El MEJOR enfoque a la compresión también incluiría examinar: 77 El impacto de los riesgos de la compresión de cada actividad. La opinión del cliente sobre qué actividades comprimir. La opinión del jefe sobre qué actividades comprimir y en qué orden. Fase del ciclo de vida del proyecto en la que la actividad está programada para ocurrir. 18. ¿Cuál de los siguientes procesos incluye preguntarles a los miembros del equipo acerca de los estimados de tiempo para sus actividades y llegar a acuerdos sobre la fecha de calendario para cada actividad? a) Secuenciar las Actividades b) Desarrollar el Cronograma c) Definir el Alcance d) Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 19. Un director de proyectos está en medio de la ejecución de un proyecto de construcción muy grande cuando descubre que el tiempo que se necesita para concluir el proyecto es mayor al tiempo disponible. ¿Qué es lo MEJOR que puedes hacer? a) Reducir el alcance del producto. b) Reunirse 'con la gerencia y decirles que no se puede cumplir con la fecha requerida. c) Trabajar horas extras. d) Determinar las opciones para la compresión del cronograma y presentar a la gerencia su opción recomendad 20. Durante la planificación del proyecto, estimas el tiempo necesario para cada actividad y luego añades los estimados para crear el estimado del proyecto. Te comprometes a concluir el proyecto para esta fecha. ¿Cuál es el problema de este escenario? a) El equipo no creó el estimado, y estimar utilizando ese método lleva mucho tiempo. b) El equipo no creó el estimado, y no se utilizó un diagrama de red. c) El estimado es muy largo y debería ser creado por la gerencia. d) El estimado del proyecto debería ser el mismo que la fecha de conclusión requerida por el cliente. 21. Eres un director de proyectos en un proyecto de desarrollo de software de US$5.000.000. Mientras trabajas con tu equipo del proyecto para desarrollar un diagrama de red, te das cuenta de una serie de actividades que se pueden trabajar en paralelo pero deben terminar en una secuencia específica. ¿Qué tipo de método de secuencia de actividades se necesita para estas actividades? a) Método de diagramación por precedencia b) Método de diagramación con flechas c) Método de la ruta critica d) Método de diagramación operacional 22. Eres un director de proyectos en un proyecto de desarrollo de software de US$5.000.000. Mientras trabajas con tu equipo del proyecto para desarrollar un diagrama de red, tu arquitecto de datos sugiere que se puede mejorar la calidad si la gerencia senior aprueba el modelo de datos antes de pasar a otros elementos de diseño. Ellos apoyan esta sugerencia con un artículo de una publicación líder en desarrollo de software. ¿Cuál de los siguientes describe MEJOR este tipo de entrada? a) Dependencia obligatoria b) Dependencia discrecional c) Dependencia externa d) Heurística 23. Sobre la base de lo siguiente, si necesitaras acortar la duración del proyecto, ¿qué actividad intentarías reducir para acortarlo? a) b) c) d) 77 a) b) c) d) Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad anterior Duración en semanas Inicio Ninguna 0 A Inicio 1 B Inicio 2 C Inicio 6 D A 10 E B, C 1 F C 2 G D 3 H E 9 I F 1 Final G,H,I 0 B D H C 24. Tienes un proyecto con las siguientes actividades: La actividad A lleva 40 horas y puede comenzar después del inicio del proyecto. La actividad B lleva 25 horas y debe ocurrir después del inicio del proyecto. La actividad C debe ocurrir después de la actividad A y lleva 35 horas. La actividad D debe ocurrir después de las actividades B y C, y lleva 30 horas. La actividad E debe realizarse después de la actividad C y lleva 10 horas. La actividad F se realiza después de la Actividad E y lleva 22 horas. Las actividades F y D son las últimas actividades del proyecto. ¿Cuál de las siguientes es VERDADERA si la actividad B tomara 37 horas? a) La ruta crítica sería de 67 horas. b) La ruta crítica cambiaría a Inicio, B, D, Final. c) La ruta crítica sería Inicio, A, C, E, F, Final. d) La ruta crítica se incrementaría por 12 horas. 25. Un director de proyectos ha recibido los estimados de duración de las actividades de su equipo. ¿Cuál de las siguientes necesita con el fin de concluir el proceso Desarrollar el Cronograma? a) Solicitud de cambios b) Sistema de control de cambios al cronograma c) Acciones correctivas recomendadas d) Reservas 26. Un director de proyectos se está haciendo cargo de un proyecto de otro director de proyectos durante la planificación del proyecto. Si el nuevo director de proyectos quiere ver lo que planificó el director de proyectos anterior para gestionar los cambios al cronograma, sería MEJOR buscar en: a) Plan de gestión de las comunicaciones. b) Plan de gestión de las actualizaciones. c) Plan de asignación de personal. d) Plan de gestión del cronograma. 77 27. Un director de proyectos está usando los estimados de duración del promedio ponderado para realizar el análisis de la red del cronograma. ¿Qué tipo de análisis matemático se está utilizando? a) Método de la ruta crítica b) Distribución beta c) Monte Carlo d) Nivelación de recursos 28. La EDT, los estimados para cada paquete de trabajo y el diagrama de red están concluidos. Lo SIGUIENTE que debe hacer el director del proyecto es: a) Secuenciar las actividades. b) Validar que tengan el alcance correcto. c) Crear un cronograma preliminar y obtener la aprobación del equipo. d) Completar la gestión de los riesgos. 29. Un nuevo proyecto de desarrollo de producto tiene cuatro niveles en la estructura de desglose del trabajo y ha sido secuenciado utilizando el método de diagramación por precedencia. Se han recibido los estimados de duración de las actividades. ¿Qué se debe hacer A CONTINUACIÓN? a) Crear una lista de actividades. b) Comenzar la estructura de desglose del trabajo. c) Finalizar el cronograma. d) Comprimir el cronograma. 30. Eres el director de proyectos para un nuevo proyecto de desarrollo de producto que tiene cuatro niveles en la estructura de desglose del trabajo. El diagrama de red y los estimados de duración se han creado, y se ha desarrollado y comprimido un cronograma. ¿Qué actividad de la gestión del tiempo debes realizar DESPUÉS? a) Controlar el Cronograma. b) Estimar los Recursos de las Actividades. c) Estimar el cronograma de manera análoga. d) Obtener la aprobación. 31. Un miembro del equipo de investigación y desarrollo te dice que su trabajo es muy creativo como para proporcionarte un sólo estimado fijo para la actividad. Entre los dos deciden usar las horas de trabajo promedio para desarrollar un prototipo (de proyectos anteriores). ¿Éste es un ejemplo de cuál de las siguientes? a) Estimación paramétrica b) Estimación por tres valores c) Estimación análoga d) Análisis Monte Carlo 32. Una actividad tiene un inicio temprano (ES) del día 3, un inicio tardío (LS) del día 13, una finalización temprana (EF) del día 9 y una finalización tardía (LF) del día 19. La actividad: a) Está en la ruta crítica. b) Tiene un retraso. c) Está avanzando bien. d) No está en la ruta crítica. 33. El proyecto se calculó para finalizar cuatro días después de la fecha de conclusión deseada. No tienes acceso a recursos adicionales. El proyecto es de bajo riesgo, se espera que la relación costo beneficio sea de 1,6, y las dependencias son preferenciales. Bajo estas circunstancias, ¿cuál es la MEJOR cosa por hacer? a) Reducir recursos de una actividad. b) Hacer más actividades simultáneas. 77 Mover recursos de las dependencias preferenciales a las dependencias externas. d) Quitar una actividad del proyecto. 34. Un director de proyectos para una pequeña compañía de construcción tiene un proyecto que se presupuestó en US$130.000 durante un período de seis semanas. Según su cronograma, el proyecto debería haber costado US$60.-000 a la fecha. Sin embargo, ha costado US$90.000. El proyecto también está retrasado con respecto al cronograma, debido a que los estimados originales no fueron exactos. ¿Quién tiene la PRINCIPAL responsabilidad para resolver este problema? a) El director del proyecto b) La gerencia senior c) El patrocinador del proyecto d) El director de la oficina de dirección de proyectos 35. La gerencia senior se está quejando de que no son capaces de determinar fácilmente el estado de los proyectos en curso dentro de la organización. ¿Cuál de los siguientes tipos de informes ayudaría a proporcionar información resumida a la gerencia senior? a) Estimados de costos detallados b) Planes para la dirección del proyecto c) Diagramas de barras d) Informes de hitos 36. La acción de reorganizar los recursos de modo que se utilice cada mes un número constante de recursos se le llama: a) Compresión. b) Holgura. c) Nivelación. d) Ejecución rápida. 37. ¿Cuál de los siguientes es un beneficio de un estimado análogo del proyecto? a) Estará más cerca de lo que el trabajo en realidad va a necesitar. b) Está basada en una comprensión detallada de lo que el trabajo necesita. c) Proporciona al equipo del proyecto una comprensión de las expectativas de la gerencia. d) Ayuda al director del proyecto a determinar si el proyecto cumplirá con el cronograma. 38. Durante la ejecución del proyecto, se realizan un gran número de cambios al proyecto. El director del proyecto debe: a) Esperar hasta que se conozcan todos los cambios e imprimir un nuevo cronograma. b) Realizar cambios aprobados como sea necesario, pero mantener la línea base del cronograma. c) Realizar sólo los cambios aprobados por la gerencia. d) Hablar con la gerencia antes de realizar cualquier cambio c) RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. A C D A D C B A C 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. C D B C C C C A B 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. D B A B D C D D B 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. C D D A D B A D C 37. 38. C B 77 1. Respuesta A Explicación Sólo hay dos opciones relacionadas con calendarización: método de ruta crítica y diagramación por precedencia. La diagramación por precedencia, sin embargo, es una técnica de diagramación que se ocupa de la relación entre las actividades, no de Ja flexibilidad del cronograma. El director del proyecto está analizando la ruta crítica. 2. Respuesta C Explicación No se hizo mención de que Ja dependencia venga de una fuente externa al proyecto, por lo que esta no es una dependencia externa. Dependencia del alcance no es un término definido. La palabra clave en la pregunta es "necesaria''. Puesto que la dependencia es necesaria, no puede ser discrecional y por lo tanto debe ser obligatoria. La pregunta define una dependencia obligatoria. 3. Respuesta D Explicación El diagrama de barras (o diagrama de Gantt) está diseñado para mostrar una relación con el tiempo. Se utiliza por lo general cuando se busca demostrar el progreso o el estado como factores del tiempo. 4. Respuesta A Explicación La desviación beta se calcula mediante (P - 0)/6. Por consiguiente, Ja respuesta es (18 - 12)/6 = 616 = 1. 5. Respuesta D Explicación Una heurística es una regla generalmente aceptada. Los ejemplos son los costos por línea de código, los costos por pie cuadrado de espacio, etc. 6. Respuesta C Explicación La holgura total y la holgura libre son el tiempo que una actividad se puede atrasar sin impactar el proyecto total o la siguiente actividad. Un recorrido hacia adelante o hacia atrás se refiere a una técnica de análisis de la red, no al tiempo de espera. El tiempo de espera es la definición correcta de retraso. 7. Respuesta B Explicación El diagrama de barras a lo mejor muestra una fecha de finalización, pero no se usa para determinar fechas. El acta de constitución del proyecto puede incluir una fecha de finalización requerida, pero no una determinación lógica de cuánto tiempo llevará el proyecto. El diagrama de red toma las actividades de la lista de actividades y agrega las dependencias. Las dependencias nos permiten ver las diversas rutas a través del diagrama para determinar Ja ruta de duración más larga (crítica). El diagrama de red es la mejor respuesta. 8. Respuesta A Explicación Esta pregunta pone a prueba tu conocimiento sobre una serie de temas. A menudo puede haber más de una ruta crítica, pero puedes ajustar el plan para reducir los riesgos y tener sólo una ruta crítica. El diagrama de red puede o no cambiar cuando cambia la fecha de finalización, dependiendo de la cantidad de reservas del cronograma y la razón para el cambio al cronograma. Puedes tener holgura negativa si estás atrasado en el cronograma. La ruta crítica ayuda a comprobar cuánto tiempo llevará el proyecto. Este es el único enunciado correcto de las opciones dadas. 9. Respuesta C Explicación Un hito representa la conclusión de una serie de actividades o paquetes de trabajo. Por consiguiente, no tiene tiempo por sí mismo. 77 10. Respuesta C Explicación Un estimado puede tener un rango amplio y aún ser preciso si el elemento que se estima incluye riesgos identificados. No existe tal cosa como un relleno en la dirección de proyectos adecuada. Un estimado puede estar inflado, pero es una reserva calculada para afrontar riesgos, no el relleno (padding) arbitrario. La desviación estándar te indica la cantidad de incertidumbre o riesgos involucrados en el estimado para la actividad. 11. Respuesta D Explicación La holgura total de una actividad es la cantidad de tiempo que la actividad se puede retrasar sin retrasar la ruta crítica. 12. Respuesta B Explicación Aunque tener tres rutas críticas PUDIERA requerir de más personas o costar más, la respuesta que es definitiva y siempre verdadera es que incrementa los riesgos del proyecto. Debido a que necesitas gestionar tres rutas críticas, el riesgo de que algo pueda ocurrir y retrasar el proyecto aumenta. 13. Respuesta C Explicación La ejecución rápida afecta tanto el tiempo como el costo, pero no puede ayudar a equilibrar el uso de recursos. El análisis Monte Cario y el análisis de los costos del ciclo de vida no tratan directamente sobre los recursos. La optimización de los recursos es la única opción que definitivamente afectará a los recursos. 14. Respuesta C Explicación Ambos tipos de diagramas se utilizan en la planificación del proyecto. Los miembros del equipo necesitan ver los detalles y lo que requieren es un diagrama de barras más que un diagrama de hitos. El análisis de riesgos PODIÚA hacer uso de ambos diagramas. Un diagrama de hitos se utiliza en lugar de un diagrama de barras para cualquier situación en donde quieras informar de una manera menos detallada. Dado que los diagramas de barras pueden asustar a las personas con su complejidad, y a menudo muestran más detalle del necesario a nivel gerencial, los diagramas de hitos son más efectivos para informar a la gerencia. 15. Respuesta C Explicación La nivelación de recursos generalmente prolonga el cronograma. El análisis Monte Carlo no aborda directamente las restricciones de esta situación. Para comprimir el cronograma, puedes implementar tanto la técnica de compresión como la de ejecución rápida. Sin embargo, la situación dice que el diagrama de red no puede cambiar. Esto elimina la opción de ejecución rápida, dejando la compresión del proyecto como la mejor respuesta. 16. Respuesta C Explicación Esta es otra pregunta que indaga en la solución de problemas. Decirle al jefe o esperar a ver cuál es el estado al mes siguiente no intenta resolver el verdadero problema. Sería incorrecto informar que el proyecto no se puede finalizar antes. Únicamente reunirte con el equipo para buscar opciones para comprimir el cronograma (mediante la compresión o la ejecución rápida) se relaciona con la resolución del problema. 17. Respuesta A Explicación Puedes o no necesitar la entrada de tu cliente o de tu jefe, pero definitivamente vas a necesitar incluir un análisis de riesgos. 77 18. Respuesta B Explicación Para el momento en el que este proceso se esté llevando a cabo, Secuenciar las Actividades, Definir el Alcance y Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto ya habrán sido concluidos. El proceso definido en la pregunta es Desarrollar el Cronograma. 19. Respuesta D Explicación Esta pregunta de nuevo examina si sabes cómo resolver problemas. Reducir el alcance del producto afecta negativamente al cliente, y por lo tanto no es lo mejor. El trabajo del director de proyectos es determinar las opciones para cumplir con cualquier fecha de finalización; por lo tanto, avisarle simplemente a la gerencia que la fecha requerida no se puede ·cumplir no es la opción correcta. Trabajar horas extras es caro e innecesario cuando existen muchas otras opciones que se podrían elegir primero. Determinar las opciones para la compresión del cronograma tendría el menor efecto negativo sobre el proyecto. 20. Respuesta B Explicación Los estimados de tiempo para las actividades deberían ser creados por el equipo y no deberían sumarse para crear el estimado del proyecto. Algunas actividades pueden hacerse simultáneamente; éstas serían identificadas en el diagrama de red. 21. Respuesta A Explicación La pregunta implica una relación final a final entre las actividades. El método de diagramación con flechas no soporta ese tipo de relación. La ruta crítica no es un método de diagramación, y el método de diagramación operacional es un término inventado. El método de diagramación por precedencia es el más apropiado en este caso. 22. Respuesta B Explicación La situación no es ni obligatoria ni impulsada por una fuente externa. Una heurística es una regla general que se puede usar constantemente. Esta situación es un acontecimiento único para la cual se sugiere un método preferido. Por lo tanto, se trata de una dependencia discrecional. 23. Respuesta D Explicación Este es un ejemplo de una pregunta de dos etapas que puedes encontrar en el examen. Primero necesitas dibujar el diagrama de red y encontrar la ruta crítica, y luego tomar la decisión. El diagrama de red sería: RUTAS DURACION EN SEMANAS Inicio, A, D, G, Final 14 Inicio, B, E, H, Final 12 Inicio, C, E, H, Fina 16 Inicio, C, F, I, Final 9 77 La ruta crítica es de 16 (Inicio, C, E, H, Final). Muchas personas inmediatamente buscan reducir la duración de las actividades más largas en el proyecto. Aquí la actividad Des la más larga, de 10 semanas. Sin embargo, esa actividad no está en la ruta crítica y red1.1cirla no acortaría la duración del proyecto. Debes cambiar la ruta crítica. En este caso, tanto la actividad C como la actividad H están en la ruta crítica. Si tienes una opción, y todas las cosas parecen iguales, elige la opción más temprana. Por consiguiente, la actividad C es la mejor respuesta. 24. Respuesta C Explicación ¿Te diste cuenta de qué tan difícil fue leer esta pregunta? Esa redacción es intencional para prepararte a interpretar preguntas en el examen real. Al ver esta situación, notas que hay tres rutas a lo largo de la red como se muestra en la siguiente tabla. Si la duración de la actividad B cambia de 25 a 37, la actividad llevará 12 horas más. Puesto que la actividad está sólo en la tercera ruta, únicamente cambiará la duración de esa ruta de 55.a 55 + 12 6 67 horas. Ya que la duración de la ruta crítica es de 107 horas, el retraso con la actividad B no tendrá impacto en la línea del tiempo del proyecto o la ruta crítica actual. RUTAS 25. DURACION EN HORAS Inicio, A, C, E, F, Final 107 Inicio, A, C, D, Final 105 Inicio, B, D, Final 55 25. Respuesta D Explicación El proceso Desarrollar el Cronograma incluye todo el trabajo y utiliza todas las entradas necesarias para llegar a un ·cronograma finalizado y realista. Como parte del proceso Estimar la Duración de las Actividades, se crean reservas para cubrir los riesgos del cronograma identificados y desconocidos. Todas las otras opciones son parte de Controlar el Cronograma y ocurren después del proceso Desarrollar el Cronograma. 26. Respuesta D Explicación El plan de gestión del cronograma es la respuesta más correcta. Incluye los planes sobre la forma en que se gestionarán los cambios del cronograma. 77 27. Respuesta B Explicación La distribución beta utiliza promedios ponderados para calcular la duración de las actividades. 28. Respuesta C Explicación Secuenciar las actividades es lo mismo que crear un diagrama de red, de modo que eso ya se ha llevado a cabo. El proceso Validar el Alcance se realiza durante el seguimiento y control del proyecto, no durante la planificación del proyecto. Dado que un cronograma es una entrada a la gestión de los riesgos, la gestión de los riesgos ocurre después de la creación de un cronograma preliminar, y por consiguiente no es la "próxima cosa por hacer". La creación del cronograma preliminar es lo que sigue. 29. Respuesta D Explicación Lo que en realidad se te está preguntando es, "¿qué se realiza después del proceso Estimar la Duración de las Actividades?" La estructura de desglose del trabajo y la lista de actividades ,1 se realizan antes de Estimar la Duración de las Actividades. El cronograma no está finalizado hasta después de la compresión del cronograma. Por lo tanto, la compresión del cronograma se hace a continuación. 30. Respuesta D Explicación Toma nota de cómo esta pregunta y la anterior parecen muy similares. Lo que esto pretende es prepararte para preguntas similares en el examen. Estimar los recursos de las actividades y estimar de forma análoga el cronograma deben estar ya concluidas. La situación descrita está dentro del proceso Desarrollar el Cronograma de la gestión del tiempo. Controlar el Cronograma es el siguiente proceso de la gestión del tiempo después de Desarrollar el Cronograma, sólo que el proceso Desarrollar el Cronograma todavía no está finalizado. La aprobación final del cronograma por parte de los interesados se necesita antes de que uno tenga un cronograma del proyecto. 31. Respuesta A Explicación El análisis Monte Cario es una técnica de modelado o simulación. La estimación por tres valores utiliza tres estimados de tiempo por actividad. Uno podría usar datos de proyectos anteriores para obtener el estimado (estimación análoga), pero la mejor respuesta es la estimación paramétrica, porque se está utilizando la historia pasada para calcular un estimado. 32. Respuesta D Explicación No se presenta información sobre retraso o progreso. La actividad descrita tiene holgura, .porque hay una diferencia entre el inicio temprano y el inicio tardío. Una actividad que tiene holgura probablemente no está en la ruta crítica. 33. Respuesta B Explicación Reducir los recursos de una actividad no ahorraría tiempo, como tampoco lo haría mover los recursos de las dependencias preferenciales a las dependencias externas. Quitar una actividad del proyecto es una posibilidad, pero como las dependencias son preferenciales y el riesgo es bajo, la mejor opción es hacer más actividades simultáneas, ya que esto tendría un menor impacto en el proyecto. 34. Respuesta A Explicación ¿Te perdiste viendo todos los números que se presentaron en esta pregunta? Fíjate que no se necesitan cálculos, simplemente comprender cuál es el 77 problema. Esta pregunta describe la gestión del cronograma, que es una responsabilidad del director de proyectos. 35. Respuesta D Explicación Los estimados de costos detallados no tienen nada que ver con la situación descrita. Los planes para la dirección del proyecto incluyen más detalles de los necesarios para la situación descrita, y si se utilizan en esta situación pueden distraer del diálogo. Los diagramas de barras son más efectivos para informar al equipo. La mejor respuesta es informes de hitos, que presentan el nivel correcto de detalle para la alta gerencia. 36. Respuesta C Explicación La clave para esta pregunta es la frase "número constante utilizado cada mes''. Sólo la nivelación tiene tal efecto en el cronograma. 37. Respuesta C Explicación Recuerda que los estimados análogos se consideran estimados del proyecto de alto nivel descendentes. Por lo tanto, no están basados en una comprensión detallada de lo que el trabajo necesita. El director del proyecto necesita más que estimados análogos (alto nivel) para determinar si el proyecto cumplirá con el cronograma o no. El beneficio de un estimado del proyecto análogo es que se trata de las expectativas de la gerencia sobre cuánto tiempo llevará el proyecto. Cualquier diferencia entre el estimado análogo y el estimado detallado ascendente se puede conciliar en los procesos de planificación. 38. Respuesta B Explicación Esperar hasta que se conozcan todos los cambios, y luego imprimir un nuevo cronograma, es un error común que muchos directores del proyecto cometen. En lugar de esto, el director del proyecto debería estar controlando el proyecto a lo largo de su realización. La situación en la pregunta no ofrece ninguna razón para creer que la línea base del cronograma deba cambiarse. Un director de proyectos debe tener el control del proyecto, en vez de consultar con la gerencia antes de hacer cualquier cambio. Siempre que un gran número de cambios ocurran en un proyecto, es conveniente confirmar que el caso de negocio, según se indica en el acta de constitución del proyecto, sigue siendo válido. 77 TEMA: GESTIÓN DE LOS INTERESADOS EXAMEN DE PRÁCTICA 11 Ponga a prueba su conocimiento de la información en el Capítulo 11 al responder a estas preguntas. 1. ¿A cuál de las siguientes alternativas pertenece la información que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto? a) Informes del Proyecto b) Registros del Proyecto c) Retroalimentación de los interesados d) Notificaciones de los interesados 2. La compañía ha ganado una licitación para la construcción de 43 km de una carretera. Usted ha sido asignado como el Project manager para dicho proyecto. Completado el 50% del proyecto, usted quiere dar a conocer a los interesados el avance y desarrollo del trabajo hasta la fecha ¿Qué documento utiliza para hacer eso? a) Información sobre el desempeño del trabajo b) Notificaciones de los interesados c) Registro de incidentes d) Registro de los interesados 3. El Registro de los interesados NO contiene: a) Clasificación de los interesados b) Datos históricos c) Evaluación de información d) Información de identificación 4. 4. El análisis de los interesados es: a) Una técnica de información que permite conocer cuántos interesados se han identificado a lo largo del proyecto. b) Una técnica sistemática de recopilación y análisis de información cuantitativa y cualitativa para determinar qué intereses deben ser tomados en cuenta a lo largo del proyecto. c) Una herramienta que sirve para asegurar la identificación de los interesados y la elaboración de un listado exhaustivo de estos. d) Una herramienta que identifica cómo el proyecto afectará a los interesados. 5. La disposición de cómo los requerimientos de los recursos humanos serán recibidos, y cómo los roles, las responsabilidades y las relaciones de información y de gestión personal serán tratados y estructurados para el proyecto, constituyen una información utilizada para: a) Identificar a los interesados claves. b) Determinar los niveles de compromisos deseados y actuales de los interesados claves. c) La planificación del cronograma del proyecto. d) El desarrollo del plan de gestión de los interesados. 6. La activa gestión del compromiso de los interesados: a) Disminuye el riesgo de fracaso del proyecto para cumplir con sus metas y objetivos. 1.. b) Disminuye los problemas de elaboración del plan para dirección del proyecto. c) Disminuye el número de cambios a realizar en el proyecto. d) Disminuye los impactos negativos. 7. Evaluar cómo los interesados pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones es una labor que se hace con el fin de: a) Controlar el Compromiso de los Interesados. 77 Planificar la manera de influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los posibles impactos negativos. c) Identificar los posibles impactos negativos que pueden surgir en diferentes situaciones en el análisis del proyecto. d) Planificar el compromiso de los interesados durante todo el proyecto. 8. Todos los Activos de los procesos de la organización se utilizan: a) Como entradas para el proceso Planificar la Gestión de los Interesados. b) Para preparar el Plan de Gestión de los Interesados. c) Para manejar las expectativas de los interesados mediante la negociación y la comunicación. d) Para actualizar y rellenar el Plan de Gestión de los Interesados. 9. Usted es el Project manager de un proyecto de desarrollo de un software para el control de procesos administrativos para un cliente importante. El proyecto está completado al 55% y usted ya envió los informes de desempeño a los interesados correspondientes. Un interesado le hace llegar su inconformidad sobre el informe enviado, y le aclara que el proyecto no está cumpliendo con todas sus expectativas. ¿Qué proceso no se realizó adecuadamente? a) Gestionar el Compromiso de los Interesados. b) Controlar el Compromiso con los Interesados. c) Identificar a los Interesados. d) Planificar la Gestión de los Interesados. 10. El beneficio clave del proceso de Planificar la Gestión de los Interesados es: a) Promocionar una descripción de cómo el trabajo será adecuado para lograr los objetivos del proyecto. b) Promocionar un análisis de los interesados clave para el desarrollo del proyecto. c) Proporcionar una información detallada de todos los interesados en el proyecto. d) Proporcionar un plan claro y factible para interactuar con los interesados para apoyar los intereses del proyecto. 11. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es un ejemplo de una Habilidad interpersonal que debe aplicar el director del proyecto para las expectativas de los interesados? a) Escuchar de manera activa. b) Tener sobre las personas una influencia que les conduzca a apoyar el proyecto. c) Superar la resistencia al cambio. d) Generar confianza. 12. 12. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es una matriz de la técnica análisis de los interesados? a) Matriz de interés/impacto b) Matriz de Influencia/impacto c) Matriz de poder/influencia d) Matriz Poder/interés. 13. ¿Cuál de las siguientes alternativas es una salida del proceso Identificar a los Interesados? a) Registro de los interesados b) Información sobre el desempeño del trabajo c) Juicio de expertos d) Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización 14. Su compañía estaba llevando a cabo un proyecto de instalación de gaseoductos para un cliente muy importante. Una persona con poca experiencia en este tipo de instalaciones estaba a cargo del proyecto, por lo que la Alta Gerencia decidió asignarle a usted la culminación del b) 77 trabajo. Actualmente, usted ya ha concluido el 80% del total del proyecto y desea informar el desempeño del trabajo a los interesados. ¿Qué documento debe consultar para obtener una lista de los interesados? a) Registro de incidentes b) Registro de los interesados c) Información del desempeño del trabajo d) Notificaciones de los interesados 15. La capacidad de los interesados para tener influencia en el proyecto es típicamente: a) Más alta en las etapas iniciales, y se hace cada vez menor a medida que avanza el proyecto. b) Igual a lo largo de todo el proyecto. c) Más bajo en las etapas iniciales del proyecto, y se hace cada vez mayor a medida que avanza el proyecto. d) Alto en las etapas iniciales, y se hace cada vez mayor a medida que avanza el proyecto. 16. Usted es el Project manager de un nuevo proyecto de construcción, y requiere que los interesados participen de manera efectiva en el proyecto para gestionar sus expectativas y, en última instancia, para la consecución de los objetivos del proyecto. ¿En qué proceso se encuentra usted? a) Gestionar el Compromiso de los Interesados b) Planificar la Gestión de los Interesados c) Identificar a los Interesados d) Controlar el Compromiso de los Interesados 17. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es un factor de particular importancia de los Factores ambientales de la empresa? a) Recursos Humanos b) Clima Político c) Cultura Organizacional d) Estructura Organizacional 18. Planificar la Gestión de los Interesados es un _ _ ___ que se revisa de forma periódica por el director del proyecto. a) Proceso Iterativo b) Proceso Administrativo c) Proceso de Integración d) Proceso de Comunicación 19. ¿Cuál de las siguientes alternativas NO es una entrada del proceso Controlar el Compromiso de los Interesados? a) Registro de incidentes b) Datos sobre el desempeño del trabajo c) Reuniones d) Documentos del proyecto 20. Gestionar el Compromiso de los Interesados es el proceso de: a) Comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas. b) Evaluar el nivel de rendimiento de los interesados. c) Proporcionar una orientación sobre cómo los distintos interesados pueden ser mejor involucrados en el proyecto. d) Emitir los procedimientos de gestión requeridos. 21. La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos requeridos para identificar: a) Actividades, paquetes de trabajo y recursos para determinar el correcto avance del proyecto. 77 Personas grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por el proyecto. c) Actividades, tareas y recursos para determinar el correcto alcance del proyecto. d) Personas, grupos u organizaciones que podrían ser solo afectados por el proyecto. 22. ¿Cuál de las siguientes alternativas representa un proceso de los Interesados del Proyecto? a) Planificar la Gestión de los Recursos Humanos b) Controlar el Cronograma del Proyecto c) Visión de los Interesados d) Controlar el Compromiso de los Interesados 23. Es una técnica sistemática de recopilación y análisis de información cuantitativa y cualitativa para determinar qué intereses deben ser tomados en cuenta a lo largo del proyecto: a) Análisis de los interesados b) Juicios de Expertos c) Reuniones d) Técnica analítica 24. Planificar la Gestión de los Interesados es: a) La descripción de cómo el trabajo será ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. b) Un requisito potencial que podría influir en el proyecto y, con mayor interés, en la fase del ciclo de vida. c) El proceso de elaboración de estrategias de gestión apropiadas para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto. d) El registro de los interesados, que contiene todos los detalles que se relacionan con los interesados. 25. ¿Cuál de las siguientes alternativas es una calificación del nivel de compromiso de los interesados? a) Neutral b) Consciente c) Fuerte d) Poder b) RESPUESTAS 1. 2. 3. 4. 5. D A B B D 6. 7. 8. 9. 10. A B A C D 11. 12. 13. 14. 15. B A A B A 16. 17. 18. 19. 20. B A A C A 21. 22. 23. 24. 25. B D A C A 77 TEMA: GESTIÓN DE LOS INTERESADOS EXAMEN DE PRÁCTICA – RITA 1. ¿Cuándo tiene el interesado una MAYOR influencia en un proyecto? a) Al inicio del proyecto b) En la mitad del proyecto c) Al final del proyecto d) A lo largo de todo el proyecto 2. El proyecto ha ido bien, excepto por el número de cambios que se han realizado. El producto del proyecto está instalándose dentro de siete departamentos diferentes dentro de la compañía y cuando esté operando mejorará enormemente el desempeño departamental. El equipo ha seleccionado los procesos adecuados para utilizar en el proyecto. El director del proyecto es un experto técnico y también ha sido capacitado en comunicaciones y dirección de personal. ¿Cuál de las siguientes es la causa MÁS probable de los problemas del proyecto? a) El director del proyecto no estaba capacitado para entender el entorno de la compañía. b) El proyecto debió tener mayor supervisión de dirección, puesto que se traducirá en grandes beneficios para la compañía. c) El proyecto debió utilizar más de los procesos de la dirección de proyectos. d) No se identificó a algunos de los interesados. 3. ¿En qué grupo de procesos de dirección de proyectos se puede identificar a los interesados? a) Iniciación, planificación, ejecución y seguimiento y control b) Iniciación y planificación c) Planificación y seguimiento y control d) Seguimiento y control y cierre 4. Un interesado en particular tiene la reputación de solicitar muchos cambios en los proyectos. ¿Cuál es el MEJOR enfoque que un director de proyectos puede adoptar en el inicio del proyecto para dirigir esta situación? a) Decir "no" al interesado unas cuantas veces para disuadirlo de presentar más cambios. b) Hacer que el interesado se involucre en el proyecto lo antes posible. c) Hablar con el jefe del interesado para encontrar formas de dirigir las actividades del interesado hacia otro proyecto. d) Pedir que no se incluya al interesado en la lista de los interesados. 5. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe MEJOR cómo los interesados participan en un proyecto? a) Ayudan a determinar el cronograma, los entregables y los requisitos del proyecto. b) Ayudan a determinar las restricciones del proyecto y los entregables del producto. c) Ayudan a determinar las necesidades de los recursos y las restricciones de los recursos en el proyecto. d) Aprueban el acta de constitución del proyecto, ayudan a proporcionar los supuestos y crear los planes de gestión. 6. Las siguientes son todas partes del esfuerzo de gestión de los interesados del equipo, EXCEPTO: a) Determinar las necesidades de los interesados. b) Identificar a los interesados. c) Dar extras a los interesados. d) Gestionar las expectativas de los interesados. 77 7. Te han asignado para dirigir el desarrollo del nuevo sitio Web de una organización. El sitio será muy complejo e interactivo, y ni tu equipo ni el cliente tienen mucha experiencia en el desarrollo de este tipo de sitios Web. La línea de tiempo es extremadamente agresiva. Cualquier retraso será costoso para tu compañía Y para el cliente. Tienes un patrocinador del proyecto y has obtenido un acuerdo y la aprobación del acta de constitución del proyecto y del plan para la dirección del proyecto. El personal del cliente ha sido constantemente informado del progreso del proyecto a través de los informes de estado y las reuniones regulares. El proyecto está a tiempo y dentro del presupuesto, y una revisión superficial final ha sido calendarizada. De repente, escuchas que el esfuerzo completo puede ser cancelado porque el producto desarrollado es completamente inaceptable. ¿Cuál es la causa MÁS probable de esta situación? a) Un interesado clave no fue involucrado correctamente en el proyecto. b) El acta de constitución del proyecto 0 el plan para la dirección del proyecto no fueron explicados completamente al cliente o revisados adecuadamente por este. · c) Los acuerdos de las comunicaciones fueron inadecuados y no proporcionaron la información necesaria a las partes interesadas .. d) El patrocinador del proyecto no brindó el soporte adecuado para el proyecto. 8. Un director de proyectos quiere involucrar más a los interesados en el proyecto. ¿Cuál de las siguientes opciones sería la MEJOR manera de lograrlo? a) Hacer que los interesados revisen periódicamente la lista de los requisitos del proyecto. b) Invitar a los interesados a asistir a las reuniones de estado del proyecto. c) Enviar informes de estado a los interesados. d) Actualizar a los interesados con respecto al estado de todos los cambios del proyecto. 9. Una matriz de evaluación del compromiso de los interesados puede ser utilizada para identificar: a) Brechas de comunicación. b) Más interesados. c) Relaciones clave entre los interesados. d) Niveles de habilidades de los interesados. 10. El rol de cada interesado es determinado por: a) El interesado y el patrocinador. b) El director del proyecto y el patrocinador. c) El equipo y el director del proyecto. d) El director del proyecto y el interesado. 11. Eres el director de proyectos de un gran proyecto de instalación cuando te das cuenta de que hay más de 200 interesados potenciales en el proyecto. ¿Cuál de los siguientes sería el MEJOR curso de acción que podrías tomar? a) Eliminar algunos interesados. b) Encontrar una manera efectiva de reunir las necesidades de todos los interesados. c) Contactarte con tu gerente y preguntarle qué interesados son los más importantes. d) Reunir las necesidades de todos los interesados más influyentes. 12. La información del registro de los interesados debe ser: a) Accesible solamente para el director del proyecto. b) Disponible para el director del proyecto y el personal de la PMO. c) Disponible para todos los interesados y miembros del equipo. · 77 d) Compartida con terceros a discreción del director del proyecto. 13. El director de proyectos está intentando recordar el método de comunicación preferido de un interesado. ¿Dónde puede encontrar esa información? a) Diagrama RACI b) Matriz de evaluación del compromiso de los interesados c) Plan de gestión de los interesados d) Plan de gestión de los recursos humanos 14. Todas las siguientes son responsabilidades del director de proyectos, EXCEPTO: a) Seleccionar cuidadosamente a los interesados adecuados para el proyecto. b) Hacer que los interesados aprueben que se han finalizado todos los requisitos. c) Determinar cuándo y en qué medida van a participar los interesados en el proyecto. d) Pedir a los interesados que te informen acerca de los problemas que surjan en las comunicaciones y las relaciones del proyecto. 15. El objetivo clave de la gestión de los interesados es: a) Comunicación. b) Coordinación. c) Satisfacción. d) Relaciones. 16. Como director de proyectos; no puedes dedicar el tiempo que desearías para interactuar con los interesados. ¿Conocer a cuál de los siguientes interesados sería tu prioridad? a) El interesado que es experto en el producto del proyecto, pero que no está interesado en implementarlo en su departamento. b) El gerente del departamento que utilizará el producto del proyecto. Se sabe que se resiste a los cambios. c) El patrocinador del proyecto, con quien has trabajado con éxito en muchos proyectos. d) El empleado del departamento que no está familiarizado con el producto del proyecto, pero que está abierto a los impactos positivos que cree que el producto tendrá en su entorno de trabajo. 17. La creencia o la imagen mental de un interesado acerca del futuro es un/a: a) Requisito. b) Heurística. c) Expectativa. d) Restricción. 18. El punto hasta el cual un interesado en particular puede afectar negativa o positivamente un proyecto es su: a) Nivel de participación. b) Nivel de interés. c) Nivel de compromiso. d) Nivel de influencia. 19. ¿A cuál de los siguientes procesos es una entrada el registro de los interesados? a) Planificar la Gestión de los Riesgos y Recopilar los Requisitos b) Realizar el Control Integrado de Cambios y Planificar la Gestión de las Comunicaciones c) Planificar la Gestión de la Calidad y Realizar el Aseguramiento de Calidad d) Identificar los Riesgos y Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 20. Un director de proyectos en un proyecto de implementación de un sitio Web multinacional está en una fiesta y habla con unos amigos que utilizarán este nuevo sitio Web con regularidad cuando se termine el 77 proyecto y se implemente el sitio. Ellos describen algunos aspectos molestos del sitio Web actual. El director del proyecto le lleva esta retroalimentación al patrocinador, y propone cambios en el diseño y el alcance. ¿Cuál de los siguientes describe MEJOR lo que ha hecho el director del proyecto? a) Validación del alcance b) Control integrado de cambios c) Análisis de los interesados d) Planificación del alcance RESPUESTAS 1. A 2. D 3. A 4. B 5. B 1. Respuesta A 6. 7. 8. 9. 10. C A A A D 11. 12. 13. 14. 15. B D C A C 16. 17. 18. 19. 20. B C D A C Explicación Los interesados tienen un impacto a lo largo de todo el proyecto, pero deben ser identificados e involucrados al comienzo del proyecto, para poder determinar sus requisitos y expectativas. Si este esfuerzo no se realiza al principio, los resultados podrían ser cambios caros o insatisfacción más adelante en el proyecto. 2. Respuesta D Explicación Una vez más, es importante buscar Ja opción que resolvería el verdadero problema. No hay razón para pensar que la capacitación, la supervisión de dirección y Ja necesidad de más procesos sean factores que contribuyan al número de cambios. La causa raíz es que los interesados no se detectaron, y como resultado, sus requisitos no fueron encontrados. Esos interesados ahora están solicitando cambios para adaptar sus necesidades. 3. Respuesta A Explicación Los interesados se pueden identificar a lo largo del proyecto. Sin embargo, entre más temprano se identifique a los interesados, mejor para el proyecto. Si se toman en cuenta todas las necesidades y requisitos de los interesados antes de que los planes se finalicen y el trabajo del proyecto comience, se necesitarán pocos cambios más adelante en el proyecto, cuando resultarán más costosos. 4. Respuesta B Explicación El director del proyecto no puede evitar al interesado, porque este tiene una participación en el proyecto. El director del proyecto puede decir "no': pero esto no soluciona la causa raíz del problema. A lo mejor hay buenas ideas dentro de esas solicitudes de cambios. La única opción que enfrenta el problema es hacer que el interesado se involucre en el proyecto lo antes posible. Los cambios generalmente surgen por la falta de entradas al comienzo del proyecto. Si el director del proyecto desde el principio comienza una comunicación efectiva con este interesado, hay más posibilidades de que sus cambios se descubran durante el proceso de planificación, cuando tendrán un menor impacto sobre el proyecto. 5. Respuesta B Explicación El director del proyecto determina el cronograma del proyecto a través del desarrollo del cronograma. El equipo y otros interesados facilitan las entradas. Puesto que es también el rol del director del proyecto determinar las necesidades 77 de los recursos y crear planes de gestión, las opciones que incluyen esos roles no pueden ser las mejores. El patrocinador del proyecto aprueba el acta de constitución del proyecto, no los interesados. Sin embargo, los interesados ayudan a determinar las restricciones del proyecto y los entregables del producto. ¡Fíjate cuán tramposas pueden ser las preguntas si no las lees correctamente. Ten cuidado con esto en otras preguntas y presta especial atención a las diferencias de redacción. 6. Respuesta C Explicación Darle extras a los interesados se conoce como "bañar en oro" (añadir funcionalidad extra). Esto no constituye una forma efectiva de gestión de los interesados o de gestión de la calidad. 7. Respuesta A Explicación Un solo ejecutivo de alto nivel puede terminar un proyecto entero si no se encuentra satisfecho con los resultados, aún si esta persona está, por decisión propia, involucrada en el proyecto solamente de manera tangencial. Es fundamental asegurarse de que todos los que toman las decisiones finales hayan sido identificados temprano en el proyecto para garantizar que sus preocupaciones sean atendidas. 8. Respuesta A Explicación Parece que todas estas son buenas ideas, pero hacer que los interesados revisen la lista de los requisitos del proyecto ayuda a descubrir errores y cambios, y es por esto que puede ser considerada como la mejor opción para mantener involucrados a los interesados del proyecto. 9. Respuesta A Explicación La matriz de evaluación de la participación de los interesados puede ser utilizada para comparar los niveles reales de compromiso de los interesados individuales con los niveles planificados. Se puede analizar todas las discrepancias e implementar las comunicaciones para ajustar los niveles de participación. 10. Respuesta D Explicación El rol de cada interesado es determinado por el director del proyecto y el interesado. Es importante que los interesados sepan de qué manera contribuirán con el proyecto. ¡El rol del director del proyecto NO es decirle a la gente qué hacer! 11. Respuesta B Explicación Debes considerar las necesidades de todos los interesados Jo antes posible, a fin de crear un proyecto mejor organizado y minimizar los cambios en el futuro. 12. Respuesta D Explicación Recuerda que el registro de los interesados incluye la impresión que tiene el director de proyectos de las capacidades y actitudes de los interesados, y posiblemente los desafíos que implica trabajar con ellos. Es posible que tales notas no estén dirigidas a todos, o que no sea apropiado que todos las vean. Por lo tanto, el registro de interesados debe compartirse con terceros a discreción del director del proyecto. 13. Respuesta C Explicación Los requisitos individuales de los interesados con respecto a las comunicaciones están documentados en el plan de gestión de los interesados. 77 14. Respuesta A Explicación El director del proyecto no tiene la opción de seleccionar a los interesados. Por definición, los interesados son personas u organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por el proyecto o su producto, como también cualquier persona que pueda ejercer una influencia positiva o negativa sobre el proyecto. Todos los interesados deben identificarse y gestionarse para garantizar el éxito del proyecto. 15. Respuesta C Explicación Si bien la -comunicación, la coordinación y el desarrollo de relaciones son partes de la gestión de los interesados, en conjunto contribuyen al principal objetivo de este proceso, la satisfacción de los interesados. 16. Respuesta B Explicación Como director del departamento, esta persona es un interesado clave, y ejerce mucha influencia sobre los otros interesados de su departamento. El hecho de que se resista a los cambios indica que el director del proyecto deberá brindarle tranquilidad; de lo contrario, esta persona podría ejercer su influencia para desbaratar el proyecto. 17. Respuesta C Explicación Las expectativas no son tan directas o simples como los requisitos. Sin embargo, es importante reconocerlas y abordarlas para garantizar la satisfacción de los interesados con el proyecto. Por lo tanto, el director de proyectos debe esforzarse por descubrir las expectativas de los interesados. 18. Respuesta D Explicación La pregunta se refiere al nivel de influencia. El nivel de influencia de cada interesado puede basarse en el estado dentro de la organización, la antigüedad y otros factores. El nivel de influencia de cada interesado debe identificarse y gestionarse durante todo el proyecto. 19. Respuesta A Explicación De las opciones de respuestas enumeradas, el registro de los interesados es una entrada a Recopilar los Requisitos, Planificar la Gestión de la Calidad, Planificar Ja Gestión de las Comunicaciones, Planificar la Gestión de los Riesgos e Identificar los Riesgos. Asegúrate de comprender por qué es importante cada uno de estos procesos. 20. Respuesta C Explicación La validación del alcance es una función de control que se relaciona con ganar la aceptación del diente. El control integrado de cambios se relaciona con buscar los múltiples impactos de los cambios. La planificación del alcance crea un plan de gestión del alcance del proyecto. El director de proyectos ha realizado el análisis de los interesados al conocer los requisitos de los interesados y realizar recomendaciones para cumplir esos requisitos. 77 77