METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓNDE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES GARY COOPER MARTÍNEZ Gerente de Proyectos CINTEL Resumen Este artículo propone una metodología para la construcción de un Plan Maestro de Tecnologías de Informacion y Comunicaciones indicando las actividades de los planes estratégico y táctico, y la importancia de cada uno de ellos. Con esta metodología, el PMTI habilita la generación de iniciativas orientadas a mejorar y optimizar los procesos del negocio incorporando tecnologías apropiadas que generan valor y competitividad para la organización y promoviendo el uso efectivo de la infraestructura tecnológica de los sistemas de información y de sus aplicaciones. CINTEL ha desarrollado planes estratégicos de IT y telecomunicaciones para diferentes organizaciones del país, entre las cuales se mencionan los realizados para la FGN, FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS, TELETOLIMA, INTERNEXA, COMPENSAR, COLCIENCIAS y GAS NATURAL E.S.P., entre otros. (Abril de 2010) METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 2 Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4 1. LINEAMIENTOS GENERALES DEL PMTIC .................................................... 5 2. FASES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PMTIC ............................................ 7 3. PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES – PETIC .......................................................................... 9 4. PLAN TÁCTICO Y OPERATIVO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES – PTOTIC .................................................................. 11 METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 3 INTRODUCCIÓN El desarrollo de un Plan Maestro de Tecnologías de Información y Comunicaciones, PMTIC, se ha convertido en un aspecto fundamental para la sostenibilidad de las empresas del sector público y privado, y requisito imperante para proponer el plan de inversión tecnológica empresarial a corto, mediano y largo plazo. El objetivo de este artículo es plantear una metodología que permita la construcción de un Plan Maestro de Tecnologías de Información y Comunicaciones y que el Centro de Investigación de las Telecomunicaciones, CINTEL, dentro de su amplia gama de servicios de asesoría en planeación y desarrollo, ha estado desarrollando en el mercado y ofreciendo como producto, dada la creciente necesidad de las empresas por utilizar las TIC como herramienta de desarrollo empresarial. El artículo está organizado de manera que el lector identifique la estructura del modelo metodológico de construcción del PMTIC así como sus componentes estratégicos y táctico-operativos. En primer lugar, se identifican los lineamientos del plan; posteriormente, se presentan las fases de desarrollo, su metodología estratégica y táctica con sus correspondientes actividades; y finalmente se presentan los resultados principales del PMTIC. METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 4 METO ODOLOGÍA PARA A LA CONSTRUCC CIÓN DE UN U PLAN MA AESTRO DE TECNOLOGÍA AS DE INF FORMAC CIÓN Y CO OMUNICA ACIONES S - PMTIC 1. LINEAMIEN NTOS GENE ERALES DEL D PMTIC Para la construc cción del PMTIC, P la metodología m a propone el e desarrollo de dos (2) ( lineam mientos ge enerales, lo os cuales están interrelacionad dos y son la base del d mode elo: el prime ero de elloss es el Line eamiento Estratégico E o, el cual comprende c la porció ón estratég gica del plan que defin ne el horizonte hacia dónde se quiere lleg gar con el PMTIC, y las estrategias e acer que la y recomendacioness para ha admin nistración de d los dato os sean valoradas al interior de e la empressas como un u recursso tecnológ gico fundam mental para a la sosten nibilidad de las misma as. Este pla an corressponde al a Plan Estratégico o de Te ecnologías de Info ormación y Comu unicaciones s, PETIC. El seg gundo linea amiento es el Táctico-Operativo o, que abarrca la porció ón táctica del d plan, conformad da fundame entalmente por un co onjunto de proyectos de inversió ón orienttados al cu umplimiento o de la forrmulación estratégica e y correspo onde al Pla an Tácticco y Operrativo de las Tecno ologías de Informació ón y Com municacione es, PTOT TIC. Estoss lineamien ntos se desarrollan de d manera progresiva a, integrada y parale ela desde e el inicio del d proyectto hasta la finalizació ón y entrega del PMT TIC, como se descrribe en la Fiigura 1. Figura 1 . Liineamientos para la Cons strucción de el PMTIC Fue ente: CINTEL METOD DOLOGÍA PAR RA LA CONSTR RUCCIÓN DE UN PLAN MAE ESTRO DE TEC CNOLOGÍAS DE D INFORMAC CIÓN Y COMUN NICACIONES 5 el En co oncordancia a con los lineamiento os, la meto odología co ontempla desarrollar d PMTIC basado en e seis (6) áreas tem máticas de conocimien c nto como se e muestra en e la Figura 2. Tres s (3) de ella as son de profundizac p ión tecnoló ógica en loss sistemas de d inform mación y co omunicacion nes: 1. 2. 3. Plataforma as Hardware e y Software.. Sistemas de d Información. Comunicac ciones (Red y Gestión). Las ottras tres (3) áreas temátticas se desa arrollan de manera m transsversal a lass anteriores: 4. 5. 6. Procesos y procedimie entos de la organización o n. Seguridad. Integración n de plataforrmas y sistem mas de inforrmación. Figu ura 2. Áreas temáticas t de el modelo de construcció ón del PMTIC C Fue ente: CINTEL METOD DOLOGÍA PAR RA LA CONSTR RUCCIÓN DE UN PLAN MAE ESTRO DE TEC CNOLOGÍAS DE D INFORMAC CIÓN Y COMUN NICACIONES 6 2. F FASES PAR RA LA CONSTRUCC CIÓN DEL PMTIC P La metodología m para la construcción del PMTIC compren nde cinco (5) fases de implem mentación la as cuales se e desarrollan n como lo ind dica la Figurra 3. Es importante indiccar que esstas fases se s desarrolla an con el eq quipo de la empresa-cliiente de ma anera conjun nta debido o a que el co onocimiento del cliente es e fundamen ntal para el éxito é del PM MTIC. Figura 3. Fases para la Construcción del PMTIC P Fue ente: CINTEL ases a desarrrollar son las siguientess: Las fa 1. Levantam miento de informac ción y an nálisis: essta fase contempla c el levantamiento de la información n necesaria a para el an nálisis del estado e actu ual de la emp presa. Por área á temática se reco opila la información ne ecesaria pa ara el análisis s del estado o actual de la empresa a. 2. Evaluació ón del entorno e o organizacio onal, dire ectivo, es stratégico y procesos s: comprende el conoccimiento de e la situació ón actual de e la empresa en cuanto o a sus asp pectos estra atégicos y organizacio o onales que le apuntan al tema tecn nológico. 3. Evaluació ón tecnoló ógica actu ual y análisis de brechas b te ecnológica as: constituye e la evalua ación, con base b en la informació ón levantad da en la fase uno (1), del d estado actual de las diferen ntes áreas temáticas así como la selección de los sisstemas de informació ón existente es y su integración de d METOD DOLOGÍA PAR RA LA CONSTR RUCCIÓN DE UN PLAN MAE ESTRO DE TEC CNOLOGÍAS DE D INFORMAC CIÓN Y COMUN NICACIONES 7 aplicaciones. Esta fase culmina con la presentación de un documento que exponga el estado tecnológico actual de la empresa en las áreas TIC. 4. Definición de la arquitectura tecnológica del PMTIC: teniendo en cuenta la información levantada y el diagnostico y evaluación realizado en las fases anteriores, se presentan diferentes alternativas de arquitectura para el PMTIC. Estas arquitecturas se construyen sobre la base de las tecnologías de punta y las mejores prácticas del mercado. 5. Construcción del PMTIC: con el conocimiento de la organización, los procesos e información estratégica, la evaluación del estado tecnológico, el diagnóstico de los sistemas de información y el planteamiento tecnológico se inicia la construcción del PMTIC. Esta fase contempla por supuesto el análisis integral de todas las fases anteriores, lo que concluye en la formulación de proyectos estratégicos y tecnológicos por áreas temáticas que debe seguir la empresa. METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 8 3. PLAN ESTR RATÉGICO O DE TECNO OLOGÍAS DE INFOR RMACIÓN Y C COMUNICA ACIONES – PETIC El PE ETIC articula a el plan de e tecnología a informáticca con las estrategias e s corporativas de la empresa para el sopo orte de las necesidades y oportu unidades de e informació ón al horrizonte de tiempo t definido para el e PMTIC. El E PETIC se s desarrolla de mane era parale ela que el PTOTIC y se planttea de ma anera conju unta con el e equipo de d tecnología de la empresa. elo de consstrucción de el PMTIC, el e PETIC contempla c las fases qu ue Dentrro del mode muestra la Figurra 4. Figura 4. Fases para a la construcción del PETIC P Fue ente: CINTEL e desarrolllo de estas fases, la metodología m a para la co onstrucción del PETIC Para el comprende las siguientes s a actividades, , las cualess están articculadas con n las activid dades del PTOTIC P que se presen ntan más adelante: a 1. Evaluació ón de Estrattegias Corp porativas: se e revisan lass estrategiass definidas por p la empresa a, la misión corporativa a y del área de tecnolog gía, los obje etivos, factorres críticos de éxito y estra ategias corp porativas de la empresa.. d Modelo de Empres sa: se analizza cada área a de la emp presa como un 2. Análisis del conjunto sistémico e in ntegrado. o de Entrev vistas Ejecu utivas: orien ntadas a ob btener del grupo ejecutiivo 3. Desarrollo de la emp presa los principales problemas p y oportunida ades en el manejo de la información para cada a una de suss áreas. METOD DOLOGÍA PAR RA LA CONSTR RUCCIÓN DE UN PLAN MAE ESTRO DE TEC CNOLOGÍAS DE D INFORMAC CIÓN Y COMUN NICACIONES 9 4. Evaluación de las Oportunidades de Información: se evalúan las oportunidades de información para ser propuestas como proyectos en la formulación del PMTIC, priorizados a corto y mediano plazo, y se generan recomendaciones estratégicas al equipo directivo de la empresa. 5. Análisis del Soporte de los Sistemas Actuales: se analiza el alcance del soporte que los sistemas actuales y planeados le brindan al modelo de empresa. 6. Definición de la Arquitectura Básica de Aplicaciones: se identifican los módulos de los sistemas requeridos para el manejo de toda la información de la empresa y se identifica qué información es provista por cada módulo, el flujo de información y el soporte ofrecido a cada proceso. 7. Definición de la Arquitectura Geográfica de la Red: consiste en establecer, con base en las oportunidades de información y las estrategias para el sistema de información, los requerimientos generales de comunicaciones para distribución de recursos (aplicaciones, datos, equipos, etc.). 8. Formulación del PETIC: finalmente, a partir de los resultados de las actividades anteriores, se proponen estrategias y recomendaciones relacionadas con las tecnologías de información y comunicaciones en cuanto a la administración de los datos como recurso estratégico de la organización. METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 10 4. PLAN TÁCTICO Y OPERATIVO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES – PTOTIC Como se ha indicado, este plan apunta a desarrollar el lineamiento táctico y operativo del PMTIC. El planteamiento metodológico para la construcción del PTOTIC se describe en la Figura 5. Figura 5. Metodología del PTOTIC Fuente: CINTEL Las actividades que progresivamente desarrolla el PTOTIC son las siguientes: 1. Levantamiento de Información y Evaluación Tecnológica Actual: en esta actividad se evalúa la infraestructura de HW y SW de la empresa, los sistemas operativos, el esquema de seguridad de la información, las bases de datos, las brechas tecnológicas (oportunidades de mejora) y las necesidades actuales de información. 2. Diagnóstico de los Sistemas de Información de la Entidad e Integración interna y externa: se centra fundamentalmente en clasificar los sistemas de información del área de tecnología de la empresa, analizar su ciclo de vida bajo el plan tecnológico actual y evaluar la interacción con otros sistemas de información. METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PLAN MAESTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 11 3. Definición de la Alternativa Tecnológica: contempla el análisis de las diferentes alternativas tecnológicas y la selección de una de ellas como el planteamiento tecnológico del PMTIC. 4. Construcción del PTOTIC: Finalmente, este plan contempla el listado maestro de proyectos tecnológicos, el análisis de brecha tecnológica de los contenidos del PMTIC y una serie de subplanes como son: plan de asignación de recursos, plan de HW, plan de SW, plan de red de comunicaciones, plan de instalaciones, plan de mantenimiento y soporte, plan de costos y definición de ANS e indicadores. 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