OSH Continuous Improvement Project Rationalization

March 16, 2018 | Author: Statesman Journal | Category: Therapy, Evaluation, Evidence Based Medicine, Health Care, Public Health



    Task 3 ‐ Continuous Improvement  Project Rationalization   Deliverable 3a ‐ CIP Rationalization      Prepared for the    Oregon Health Authority / Oregon State Hospital    Salem, Oregon      in satisfaction of Contract #133459,     Oregon State Hospital Excellence Project    Prepared by:        14 January 2011 Table of Contents  A. Executive Summary…………………………………………………………………………………………………….  B. Background ……………………………………………………………………………………………….................  C. Scope………..……………………………………………………………………………………………….................  D. Approach, Tools and Techniques...................................................................................  E. Rapid Improvement Event…………………………………………………………………………………………..  F. Preparations for Task 04…………………………………………………………………………………….……….  Appendix I ‐ Summary of Disposition of CIP Items Within Category / Impact Area.….…  Appendix II ‐ Individual CIP Rankings ……………………………………………………………………….….  Appendix III ‐ CIP Items Prioritized for Chartering……………………………………………………….  1  1  1  2  3  9        A. Executive Summary  This  document  is  the  Task  3  Deliverable  for  State  of  Oregon  Personal  Services  Contract  Number  133549.  It  is  a  critical  review  and  rationalization  of  current  Continuous  Improvement  Project  (CIP)  Items / related initiatives and a determination of their effectiveness and relevance in achieving OSH’s  new standards of excellence.     B. Background  OSH  has  initiated  roughly  200  CIP  actions  in  response  to  recommendations  received  from  outside  sources ‐ e.g., the Department of Justice, various consultants, and internal stakeholders. These items  address a variety of organizational and inpatient care issues and were initially being managed by the  OSH  Office  of  Strategic  Planning.  Additionally,  the  OSH  Quality  Council  is  charged  with  managing  a  separate  inventory  of  Quality  Improvement  (QI)  actions  and  there  are  28  committees  engaged  in  identifying and managing similar activities. The majority of these actions, collectively referred to as  “CIP Items” do not define standard process improvement tools, schedules, timetables, or even what  resources and skills are required to move them forward. In fact, many are simply operational issues  as opposed to CIP Items and do not require team activities to bring them to conclusion. Completed  CIP Items or those identified as redundant are often not removed from the active inventory.     Many of the CIP Items are not progressing as originally expected. There are several which have been  in process for an extended period of time (years) with little to no progress. OSH seeks to determine  whether the current roster of CIP Items are effective in achieving the goals of advancing patient care  and performance to new standards of excellence. There is general recognition and acceptance of the  need  for  a  robust  and  predictable  process  to  identify  and  modify  or  terminate  under  /  non‐ performing CIPs and to meter new project starts. To ensure this assessment ongoing, OSH desires to  implement a process and criteria to rationalize the current CIP inventory and to rank by priority the  remaining and future proposed initiatives.    C. Scope  Task  3  focuses  on  rationalizing  the  current  inventory  of  187  CIP  Items,  10  proposed  Rapid  Process  Improvement  (RPI)  events,  and  30  Quality  Improvement  activities  for  a  total  of  227  individual  line  items.  CIP  Items  are  managed  in  a  single  database  by  staff  of  the  Strategic  Planning  Unit.  Quality  Improvement  and  Quality  Council  items  are  managed  separately  by  the  Quality  Improvement  Unit.  The 10 RPIs are in alignment with items already in the CIP inventory and are essentially a restatement  of several priority initiatives. They are also managed by the Strategic Planning Unit, however they are  listed  separately  from  the  CIPs  and  tracked  manually.  Table  1  below  highlights  the  distribution  of  items by general category and impact area. The complete inventory is collectively referred to as “CIP  Items”.                Kaufman Global      1  Table 1 ‐ Distribution of CIP Items by Category and Impact Area  Category/Impact Area 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Physical Plant and Safety Leadership and Organization Staffing Admissions & Assessments Formulation & Treatment Care Planning Active Care and Treatment Transition, Discharge & Community Service Integrated Physical Health Care Protection from Harm Medical Records, Documentation and Info Mgmnt Quality Assurance & Improvement Staff Education & Development Proposed RPI Events Quality Improvement Items Total CIP Item  Count                     5                 13                     4                 23                 22                 43                 17                 13                 18                 14                     2                 13                 10                  30                 227   D. Approach, Tools, and Techniques  Kaufman Global applied a specialized project review methodology known as “Initiative Inventory” to  identify all CIP Items, Quality Improvement (QI) Items, RPI Events, Projects, Tasks and Activities that  actively  is  being  tracked  and  which  are  consuming  various  OSH  resources.  A  primary  aim  of  this  methodology is to assess the status of these items and their likelihood of success, and later to help  make a determination of their priority ranking.     Projects may underperform for a variety of reasons. For example, at an organizational level a project  may be hampered by lack of alignment with strategic objectives, unfiltered changing priorities, lack of  an  effective  project  champion,  or  more  commonly,  from  internal  competition  for  limited  time  and  resources.  Internal  competition  may  reveal  itself  through  lack  of  inter‐departmental  support,  competing priorities, unavailability of critical resources, or, simply too many initiatives being worked  on  at  the  same  time.  At  any point in time, a cross‐ section  of  the  projects  may be progressing, albeit  slowly  and  ineffectively,  but  none  are  getting  completed,  as  illustrated  by Figure 1 left. Whatever  the  circumstances,  a  standard  approach  which  profiles,  rationalizes  and  ranks  both  active  and  proposed  CIP  Items  must  be established for OSH.     Figure 1 ‐ Complex orgs need ways to both run and change operations  Kaufman Global      2    It is vital to have a process which includes Executive Steering Committee (ESC) management of CIP  Items through six stages ‐ Qualification, Priority Ranking, Queue Management, Activation, Monitoring  and  Closing.  This  work  must  be  done  with  OSH  sponsors,  project  leaders  and  functional  team  members to establish an approach that provides a means to decide which new projects will start and  when, as well as a system to evaluate projects in terms of whether to continue investment, modify  and re‐charter or eliminate.    To accomplish Task 3, Kaufman Global:  • • • • • Ensured that we had a clear understanding of the strategic objectives of the organization  Researched the historical context and sequence of events leading up to the current state  Established  a  Team  Charter  and  conducted  an  RPI  event  with  key  personnel  to  develop  standard criteria for ranking initiatives  Conducted  interviews  with  select  CIP  Item  stakeholders  in  both  the  functional  areas  and   support departments within the Strategic Planning Unit  Conducted  a  CIP  Rationalization  RPI  event  to:  gain  agreement  on  the  definition  of  a  CIP,  establish criteria for evaluation and ranking of initiatives, determine effectiveness and status  of  CIPs,  assess  and  make  recommendations  for  continued  investment  or  elimination,  and  rank  CIPs  in  terms  of  items  to  be  continued  near‐term  or  in  queue  pending  resource  availability  Documented  the  analysis,  ranking  and  recommendations  for  each  CIP  Item.  Transferred  working  examples  to  OSH  personnel  to  enable  them  to  charter,  conduct  and  report  out  similar events on an ongoing basis  Documented and published findings and concerns in support of the Task 3 Deliverables which  serve as the basis for Task 04, Model Organization and Work Structure    E. Rapid Process Improvement Event  • •   To  gain  important  input  and  develop  consensus  on  the  deliverables  of  Task  3,  an  RPI  Event  was  conducted. Participants in the one and one half day event included a representative cross‐section of  OSH  leadership.  Nena  Strickland  served  as  Sponsor  and,  with  Greg  Roberts,  functioned  as  the  Executive Steering Committee. Working members of the team included: Sue Wimmer, Rick Varnum,  Ted Ficken, Mike Duran, Arthur Tolan, Derek Wehr, Nat Thomas, Rebecca Curtis, Barb Pfaltzgraff, and  Kathy  Deacon.  Prior  to  conducting  the  event,  OSH  Leadership  confirmed  the  approach  and  event  deliverables as contained in the Event Charter and finalized the list of key OSH personnel and their  participation.      Initial barriers, concerns and observations expressed by the team included the following:  • • Who is in charge of the CIP process and responsible for the creation of CIP items?  The overall direction (at OSH) has been a moving target due to the “revolving door” nature of  many positions  Kaufman Global      3  • • • • • • • • • • There is a lack of Vision and Aim of the Hospital to guide the development of priorities  How do we embody the “recovery philosophy” in the CIP process?  Who is in charge of the CIP process and responsible for the creation of CIP items?  External forces enter the scene and drive priorities off their path  There is a lack of integration of the various “improvement” initiatives… OSH needs a single  list of improvement initiatives  Are the CIPs currently on the list and being worked having an impact…how do we know?  How do we achieve sustainability in this effort?  CIPs need to be observable and measureable  How can we determine the right balance of CIPs that can be worked on at one time? And,  How do we tell people to stop working on a CIP which has a lowered priority as a result of  rationalization actions?      By  working  through  these  issues,  the  Team  concluded  that  their  concerns  could  be  addressed  through a CIP Item Initiation, Evaluation and Activation process and a governance structure directed  by an Executive Steering Committee. These are part of the Critical Next Steps after Task 3 and are the  focus of Task 04.    Prior  to  beginning  the  actual  work  of  rationalization,  some  fundamental  questions  had  to  be  answered that would drive the evaluation and decision‐making process. For example, "What exactly  is a CIP Item and how is it different from the other activities people perform as a part of their normal  work?”  and  “What  items  should  be  managed  at  the  leadership  level  and  receive  priority  for  resources?” To answer these questions the Team completed a Modified Affinity Process (see Figure  2) to brainstorm the various characteristics of a CIP and arrive at a single, consistent definition.      Figure 2 ‐ The RPI Team developed work documents to define and rank characteristics of CIP Items    The  finalized  definition  is  included  below  as  Figure  3.  Development  of  the  definition  marked  a  significant departure from previous processes used to address CIP Items, their origination, resource  assignment, management and closure. A key learning in the development of the definition included  Kaufman Global      4  recognition that a CIP Item is a manageable, short duration activity focused on specific outcomes vs.  statements of issues.    A CIP Item is a proposed project which:  • Significantly advances the hospital toward its mission and vision  Improves patient care and services  Promotes patient recovery  Improves process to move the patient to the community  Integrates the efforts of departments disciplines and programs to work toward a  common objective  Identifies an executive sponsor / owner and a proposed champion   Involves cross‐functional participation and learning  Becomes part of a single priority list for the hospital     Has a defined outcome which is observable and measurable  Provides significant return for effort  Outcome can be sustained through owned metrics  Has a defined life  There is a target start and end date  The duration of the project is three months or less  May be needed to correct an area of non‐compliance with regulatory standards  Figure 3 ‐ Definition of a CIP Item    With  a  clear  definition  guiding  them,  the  team  began  the  rationalization  process  by  making  four  passes through the inventory of CIP Items. The first pass assessment involved the identification and  separation  of  CIP  Items  which  had  been  completed  and,  therefore,  were  no  longer  active  and  requiring resources. This resulted in the elimination of 76 items. Next, the Team developed and   agreed  upon  reasons  for  termination  of  CIP  Items  (see  Figure  4).  For  example,  the  item  does  not meet the definition, it  may  be  a  duplication  of  something else, it is really  part  of  someone’s  responsibility  and  job  description,  the  item  has  no clear ownership, or no  action  has  been  taken  toward completion. Using  the  Termination  by  Reason  criteria,  an  additional  83  CIPs  were  eliminated, as outlined in  Figure 4 ‐ Using Termination by Reason criteria, 83 additional CIPs  Figure 5 below.      were eliminated from the total inventory    • • • • Kaufman Global      5  Termination Recommendations by Reason  Does not meet  definition of a CIP, 30 Lack of Ownership, 3 Projects completed/  no longer active, 76 Duplication, 8 No Action, 4 Low Return  for Effort, 4 Should be Assigned to  an Individual,  31 Low Priority Use of  Critical Resources, 3 Figure 5 ‐ Using Termination by Reason criteria,   83 additional CIPs were eliminated from the total inventory    After the first two passes the team had eliminated 159 of the original 227 CIP Items, leaving only 68  remaining, as summarized in Table 2. Also see Appendix I: Summary Disposition of CIP Items.    Table 2 ‐ Remaining CIP Items by Category / Impact Area  Category/Impact Area 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Physical Plant and Safety Leadership and Organization Staffing Admissions & Assessments Formulation & Treatment Care Planning Active Care and Treatment Transition, Discharge & Community Service Integrated Physical Health Care Protection from Harm Medical Records, Documentation and Info Mgmnt Quality Assurance & Improvement Staff Education & Development Proposed RPI Events Quality Improvement Items Total Remaining CIP  Items                       ‐                          5                          4                          5                        10                        18                          9                          4                          8                          2                       ‐                          1                          2                        ‐                         68   For  the  final  68  the  Team  selected  15  criteria  to  promote  thinking  and  assessment  of  the  relative  importance of a CIP Item. The 15 criteria are included below as Figure 6.  Kaufman Global      6  CIP Evaluation Criteria Form  Scoring: 1 ‐ Low,  5 ‐ High    ____  Meets the Definition of a CIP  ____  Clear Ownership is Identified  ____  Externally Mandated  ____  Legal Compliance Requirement  ____  Impacts vs. Effort  ____  Time to Implement / Benefit Realization  ____  Alignment with Strategic Priorities  ____  Patient Safety  ____  Staff Safety  ____  Positive Community Impact  ____  Defined Outcome / Measurable  ____  Sustainable as Standard Work  ____  Resource Availability  ____  Skill / Experience Availability  ____  Prerequisites / Dependencies Identified    ____  Total  Figure 6: Form for 15 Point Evaluation    Using the form in Figure 6, each of the remaining 68 CIP Items were evaluated against the 15 criteria  nodes, each node with a possible scoring scale of one (low) to five (high). A total score for each CIP  Item  was  calculated,  ranging  from  a  potential  low  of  “15”  to  a  potential  high  of  “75”.    The  lowest  actual score for any CIP item was 27 and the highest was 74.  Appendix II: Individual CIP Rankings,  shows the individual rank of each CIP item.      Figure 7 ‐ The  team completes  a 15 Point  Evaluation form  for each of the  remaining 68  CIP Items. The  total score of  each CIP Item is  reflective of its  relative  importance to  resource and    complete      Kaufman Global      7  With  the  15  Point  Evaluation  complete,  the  Team  then  reviewed  the  68  remaining  CIP  Items  to  determine  which  had  current  resource  allocations,  i.e.,  specific  resources  assigned.  In  most  cases  there was no obvious linkage between resources assigned, progress or status and the relative priority  ranking the Team was willing to assign to any individual CIP. A sort and grouping exercise selected 33  of the CIP items with very high scores and combined them into 5 macro areas:  • • • • Active Care and Treatment (9)  Discharge Planning and Community Integration (3)  Protection from Harm (5)  Treatment Care Planning (13) and   • “Other” (3)    These 33 CIP Items constitute the highest priority items, meaning they are at the top of the list for  completion  of  charters  and  resourcing.  They  are  the  resultant,  active  CIP  Items  going  forward.  The  remaining 35 valid CIP Items are in the queue and will be initiated as resources become available to  work on them. See Figure 8.      Figure 8 ‐ Summary of CIP Item Rationalization   The  individual  CIP  Items  on  the  priority  list  are  provided  in  Appendix  III:  CIP  Item  Priorities  for  Chartering Activity.        Kaufman Global      8  Key learning experiences expressed by the Team include the following:  • • • • • • Not everything is important  Significant  interrelationships  exist  among  the  CIPs  regardless  of  their  prior  ranking.  This  became more and more obvious throughout the ranking and sorting process  The remaining CIPs, specifically the 33 highest priority items, must be chartered  OSH needs a process to add potential new CIP Items to avoid the need to continuously purge  and rationalize the inventory of initiatives  There  is  a  high  priority  need  to  develop  an  orientation  toward  project  definition  and  resourcing  Resource assignment and skill planning is a critical step to ensure deliverable attainment  F. Preparations for Task 04   The Team recognized and included in their report‐out to the Sponsor and ESC the importance of the  following:  1. The  chartering  of  the  33  highest  priority  CIPs  will  begin  immediately  to  ensure  no  learning  and forward motion is lost  2. The integrated “one list” concept is integral to development of the ongoing process  3. A needed element of the new process is a mechanism to identify and commit available skills  and resources to satisfy the demands  placed on  the organization by current  and future CIP  Items   4. Leadership  is  needed  to  provide  closure  on  the  CIP  Items  identified  in  Task  3  as  individual  responsibilities and hand these off to the appropriate operational resources  5. Thought  and  direction  are  required  to  ensure  a  positive  communication  to  resources  currently working on CIP items which have been terminated   Kaufman Global      9  Appendix I - Summary Disposition of CIP Items Summary of Disposition of CIP Items Within Category / Impact Area  Terminations Low  Does not  Should be  Priority  Low  meet  Assigned to  Lack of  No Action Return for  Use of  Duplication Ownership an  definition  Critical  Effort Individual of a CIP Resources Remaining CIP Items Category/Impact Area CIP Item  Count                  5                13                  4                23                22                43                17                13                18                14                  2                13                10                  30               227 Completed Priority  Queue Remaining  CIP Items 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Physical Plant and Safety Leadership and Organization Staffing Admissions & Assessments Formulation & Treatment Care Planning Active Care and Treatment Transition, Discharge & Community Service Integrated Physical Health Care Protection from Harm Medical Records, Documentation and Info Mgmnt Quality Assurance & Improvement Staff Education & Development Proposed RPI Events Quality Improvement Items Total                3              1              1            ‐                1              2              2            ‐             ‐          ‐           ‐            ‐              11          ‐              4            ‐                9          ‐              3            ‐              13              4              4            ‐                5          ‐              2            ‐                4              2              1            ‐                4          ‐              2                 2                8              2              1            ‐             ‐          ‐           ‐                 1                1              1            10            ‐             ‐              8           ‐            ‐                17             10                1             ‐               76             30               31                3         ‐        ‐          ‐             ‐             1        ‐          ‐                 2         ‐        ‐          ‐             ‐             1            1          ‐                 1         ‐        ‐          ‐             ‐             1            1             2             ‐         ‐            1          ‐             ‐         ‐            1             1             ‐         ‐        ‐          ‐                 2             1        ‐          ‐             ‐         ‐        ‐          ‐                 1         ‐        ‐          ‐             ‐         ‐        ‐          ‐             ‐          ‐          ‐           ‐                   2             4             4               3                    8         ‐          2          1          2          8          8          2          6          2          1          1         33              ‐         3                  5         3                  4         3                  5         2               10       10               18         7                  9         4                  4         2                  8      ‐                  2      ‐              ‐      ‐                  1         1                  2       ‐               ‐        35                68 Appendix II - Individual CIP Rankings Remaining CIPs ‐ Total Count 68 Chapter ‐ CIP Goal/Task 3. Leadership and Organization 3.5.A Review, revise and simplify OSH mission, vision, values, and name of facility 3.4.E Review and implement new patient ward milieu management. 3.4.D Communicate with all Oregon Sate Hospital staff and stakeholders about new  structure, function and positions 3.1.A Establish clear lines of responsibility, authority and communication 3.1.B Outline organizational expectations to empower leaders to implement those  expectations. 60 51 29 27 26 Evaluation  Score 4. Staffing 4.1.A Research and determine necessary numbers, create positions, recruit, hire and  retain staff 4.1.B Review and expand current privileging system to enhance staff skill mix for individual  patient populations. 4.1.C Identify and obtain advances in technologies and support staff necessary to enhance  the effectiveness of direct staff care hours available 4.1.D Increase the number of managers for clinical disciplines to be able to monitor and  follow up with clinical issues and quality assurance. 55 49 40 38 5. Admissions & Assessments 5.3.A Research and adopt a level of care instrument for placement decisions. 5.4.H Develop and implement a psychology risk screening process to include suicide/self‐ harm, harm to others, sexual behaviors harmful to self or others, fire setting, substance  5.4.E.a Develop monitoring system to track timeliness and completion of medical records  (Qualitative) 5.4.G Research and develop a system for continuous reassessment and monitor the  implementation of that system 5.3.C Develop a system to use the level of care instrument on admission for clinical staff to  determine hospital placement decisions 60 58 53 52 50 Page 1 of 5 Appendix II - Individual CIP Rankings Remaining CIPs ‐ Total Count 68 Chapter ‐ CIP Goal/Task 6. Formulation & Treatment Care Planning 6.3.C Require core members of the IDT to attend TCP meetings and develop resources and  scheduling flexibility that supports this  6.4.D Improve TCP’s to consistently reflect the ultimate goal of discharge and sustained  successful community reintegration  6.5.H Establish a system to monitor improvements in structure, content and process of  Treatment Care Plans 6.5.I Create process to review complex cases (HAPs and PCMs). 6.4.B Develop case formulation and TCP format including master TCP and revision  documents 6.5.B Develop TCP standards to include a minimum of every 30 day review for all patients 6.4.C Improve TCP’s to include focused, pragmatic, individualized goals and interventions  that are written in naturalistic language 6.4.E Improve TCP’s specific evidence‐base by utilizing objective, relevant symptom and  behavior data incorporating the patients stage of change 6.5.G Set up mentor system to support treatment teams continued growth and  improvement 6.5.D Improve TCP’s to reflect achievable treatment goals and interventions mutually  developed with the patient with target dates for review and completion 57 55 50 49 45 45 44 44 36 55 Evaluation  Score Page 2 of 5 Appendix II - Individual CIP Rankings Remaining CIPs ‐ Total Count 68 Chapter ‐ CIP Goal/Task 7. Active Care and Treatment 7.3.P Revise medication distribution/administration system 7.3.C Establish programming within each mall to meet individual treatment needs of  populations and make available at least 20 hours of treatment 7.3.G Develop continuum of care from engagement to transition level group 7.3.H Develop a comprehensive Tx program to address education, self care, vocation, med  management, mental illness awareness, psychotherapy (DBT, CBT), CRB, Psycho‐ 7.8.C Incorporate behavioral support plans into the treatment care planning process 7.8.E Establish behavioral support plan review group to review all plans and monitor  implementation and effectiveness and develop timeliness for reassessment 7.1.F Develop and monitor individual relapse prevention plans and their use in treatment  groups, community integration, work, education and recreational activities  7.1.D.b Develop patient satisfaction survey 7.1.E Develop clinical leadership team to evaluate all program plans for clinical relevancy  and monitor implementation of groups 7.4.E Develop comprehensive monitoring and treatment program for metabolic side  effects including treatment of diabetes. 7.7.A Implement Co‐Occurring Treatment services for civilly committed patients and  expand those services for forensic patients 7.1.A Research and define rehabilitation and recovery guiding principles for the hospital. 7.4.A Research and implement evidence based, best practice prescribing (e.g. APA Practice  Guidelines). Educate physicians, pharmacy staff, and nursing on best practices. Educate  7.3.M Develop a plan for delivery of other services offered in mall such as café, store,  spiritual services, medical appointments, consumer empowerment 7.8.B Educate staff and treatment teams re: behavioral support plans and  implementation. 7.6.A Increase Sex Offender Treatment services in the civil and forensic programs. 7.3.O Develop a plan for coordination of patient services in the treatment malls such as  pharmacy, laboratory, medical clinic, etc. 7.1.B Research evidence based and best practices to address rehabilitation and recovery  treatment 52 67 67 67 59 55 53 51 51 51 51 47 47 45 45 44 43 42 Evaluation  Score Page 3 of 5 Appendix II - Individual CIP Rankings Remaining CIPs ‐ Total Count 68 Chapter ‐ CIP Goal/Task 8. Transition, Discharge & Community Service 8.12.B Research and adopt risk assessment tools to determine safety requirements for  discharge 8.1.F Develop documentation toward meeting discharge readiness. 8.3.C Develop distribution system for stakeholders to receive all treatment and discharge  meeting schedules 8.1.G Establish and enhance transition teams for civilly committed and forensic patients 8.17.C Develop a reporting system so that updates to the PSRB for forensic patients will be  timely and comprehensive 8.3.A Develop new systems of communication with community providers 8.1.D Educate treatment teams regarding discharge planning processes 8.1.B Integrate legal and clinical criteria for discharge into the patient’s treatment care  plan 8.16.B Educate staff on Exceptional Barriers. 56 52 52 48 48 48 47 44 37 Evaluation  Score 9. Integrated Physical Health Care 9.3.A Expand physical health care capacity by: Efficient use of current staffing, creation of  a back‐up coverage list, hiring and privileging of nurse practitioners and PAs for care and  9.1.A Define and support Inter‐Disciplinary Treatment Team psychiatrist responsibility for  patient physical health care 9.2.A Organize Inter‐Disciplinary Treatment Team review to include monthly review of  physical health care, at minimum 9.4.B Research and develop a comprehensive interdisciplinary patient wellness program  with outcome measures 53 50 50 45 Page 4 of 5 Appendix II - Individual CIP Rankings Remaining CIPs ‐ Total Count 68 Chapter ‐ CIP Goal/Task 10. Protection from Harm 10.3.J Incorporate risk assessment data into treatment care planning 10.4.A Reduce seclusion and restraint to an absolute minimum consistent with patient and  staff safety 10.4.D Review and revise current treatment care planning to include patient de‐escalation  preferences medical and trauma history, and effective patient specific interventions 10.3.D Review, revise and implement Behavioral Precautions Policy 6.010 with special  attention to physician and Inter‐Disciplinary Treatment Team roles Create and implement  10.3.B.a Increase capacity to train on interventions for violence and assault. 10.4.C Review and revise all documentation associated with seclusion or restraint 10.4.H Increase patient safety around medications with an Automated Pharmacy and  Medication Distribution System  10.3.I Complete risk assessments on admission and when clinically indicated 74 62 62 61 57 52 52 47 Evaluation  Score 11. Medical Records, Documentation and Info Mgmnt 11.1.D Develop a process to prioritize clinical direction by use of data (ongoing) 11.9.A Educate staff regarding contemporary standards of documentation including  progress notes and treatment care planning with a greater emphasis on formulation;  60 47 13. Staff Education & Development 13.14.A Improve and expand clinical supervision 47 14. Proposed RPI Events RPI ‐ Streamlining risk review ‐ recharter RPI ‐ Discharge process ‐ recharter 53 50 Total Count 68 Page 5 of 5 Appendix III - CIP Items Prioritized for Chartering CIP Item Priorities for Chartering Activity ‐ Total Count 33 Chapter ‐ CIP Goal / Task Active Care and Treatment 3.4.E Review and implement new patient ward milieu management. 5.4.G Research and develop a system for continuous reassessment and monitor the  implementation of that system 7.1.E Develop clinical leadership team to evaluate all program plans for clinical relevancy  and monitor implementation of groups 7.1.F Develop and monitor individual relapse prevention plans and their use in treatment  groups, community integration, work, education and recreational activities  7.3.C Establish programming within each mall to meet individual treatment needs of  populations and make available at least 20 hours of treatment 7.3.G Develop continuum of care from engagement to transition level group 7.3.H Develop a comprehensive Tx program to address education, self care, vocation, med  management, mental illness awareness, psychotherapy (DBT, CBT), CRB, Psycho‐ d i i i d ll 7.4.E Develop comprehensive monitoring and treatment program for metabolic side  effects including treatment of diabetes. 8.1.F Develop documentation toward meeting discharge readiness. 51 52 51 53 67 67 67 51 52 Evaluation  Score Discharge Planning and Community Integration 5.3.A Research and adopt a level of care instrument for placement decisions. 8.12.B Research and adopt risk assessment tools to determine safety requirements for  discharge RPI ‐ Discharge process ‐ recharter 60 56 50 Protection from Harm 10.3.B.a Increase capacity to train on interventions for violence and assault. 10.3.D Review, revise and implement Behavioral Precautions Policy 6.010 with special  attention to physician and Inter‐Disciplinary Treatment Team roles Create and implement  b h i l i id li l 10.4.A Reduce seclusion and restraint to an absolute minimum consistent with patient and  staff safety 10.4.C Review and revise all documentation associated with seclusion or restraint 11.1.D Develop a process to prioritize clinical direction by use of data (ongoing) 57 61 62 52 60 Page 1 of 2 Appendix III - CIP Items Prioritized for Chartering CIP Item Priorities for Chartering Activity ‐ Total Count 33 Chapter ‐ CIP Goal / Task Treatment Care Planning 6.3.C Require core members of the IDT to attend TCP meetings and develop resources and  scheduling flexibility that supports this  6.4.B Develop case formulation and TCP format including master TCP and revision  documents 6.4.C Improve TCP’s to include focused, pragmatic, individualized goals and interventions  that are written in naturalistic language 6.4.D Improve TCP’s to consistently reflect the ultimate goal of discharge and sustained  successful community reintegration  6.4.E Improve TCP’s specific evidence‐base by utilizing objective, relevant symptom and  behavior data incorporating the patients stage of change 6.5.B Develop TCP standards to include a minimum of every 30 day review for all patients 6.5.D Improve TCP’s to reflect achievable treatment goals and interventions mutually  developed with the patient with target dates for review and completion 6.5.H Establish a system to monitor improvements in structure, content and process of  Treatment Care Plans 7.8.C Incorporate behavioral support plans into the treatment care planning process 7.8.E Establish behavioral support plan review group to review all plans and monitor  implementation and effectiveness and develop timeliness for reassessment 10.3.J Incorporate risk assessment data into treatment care planning 10.4.D Review and revise current treatment care planning to include patient de‐escalation  preferences medical and trauma history, and effective patient specific interventions 11.9.A Educate staff regarding contemporary standards of documentation including  progress notes and treatment care planning with a greater emphasis on formulation;  h f d di i d l 57 45 44 55 44 45 55 50 59 55 74 62 47 Evaluation  Score Other 3.5.A Review, revise and simplify OSH mission, vision, values, and name of facility 4.1.D Increase the number of managers for clinical disciplines to be able to monitor and  follow up with clinical issues and quality assurance. 13.14.A Improve and expand clinical supervision 60 38 47 Total Count 33 Page 2 of 2
Copyright © 2021 DOKUMEN.SITE Inc.