Organización.Representación gráfica 1.1. Tipos de gráficos En la búsqueda de optimizar los recursos y alcanzar los objetivos en forma eficiente, las organizaciones emplean distintas herramientas. En este módulo describiremos algunas de estos instrumentos básicos a través del empleo de las representaciones gráficas. Pero, ¿qué son representaciones gráficas? según Lardent (Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos, pág. 65) la representación gráfica “es la sistematización simbólica de situaciones pasadas, presentes o planeadas.” Los gráficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilización de símbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensión, análisis y diseño de las actividades o estructuras organizacionales. Son más deductivos, si están bien realizados, que la lectura de textos descriptivos, ya el lector puede perderse en la narración si son muy extensos o complejos. Los gráficos presentan distintos tipos de clasificaciones según el fin que se persigue. En este módulo seguiremos la línea adoptada por los autores de la bibliografía básica, así que lo definiremos de acuerdo a su contenido y por la situación que describe o representa. Clasificación según su contenido: Puros: su contenido está constituido en su mayoría por expresiones simbólicas, pudiendo contener partes literales y/o numéricas en caso que se necesite alguna explicación. Por ejemplo: cursograma a nivel operativo (no literal). Literales: se caracterizan por contar en su mayoría con exposiciones literales y/o numéricas, interrelacionadas por líneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal. Mixtos: emplea tantos expresiones simbólicas como literales y/o numéricas, complementándose uno a otros. Por ejemplo: manual de procedimientos. Clasificación de acuerdo al hecho o situación que describe: Organigramas: es una representación gráfica de la estructura orgánica de una organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Gráficos de secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como así también, planificación de tiempos y distribución de componentes físicos operativos o administrativos. Gráficos de valores: se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestión. En esta última clasificación cada tópico mencionado se desarrollará en forma exhaustiva en cuanto a concepto y elementos que los constituyen. 1.1.1. Organigramas. Clases Según la bibliografía estudiada podemos clasificarlos es: Gráficos de estructuras: representa la estructura jerárquica formal de una organización. Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalización. Directorio Comercial Finanzas Producción Gráficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerárquica de un área y describir las funciones que en ellas se desarrollan. GRAFICO DE FUNCIONES Gerencia COMERCIAL Atención al Servicio Departamento Ventas cliente pos-Venta Funciones Descripción narrativa de las funciones Gráficos de puestos: es un instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para exhibir la distribución y cantidad de puestos de trabajos existentes. Cabe destacar que es un gráfico complementario del organigrama departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama. Gráficos piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerárquicos y áreas organizacionales en forma piramidal. Su principal función es exponer los niveles superiores, mandos medios y niveles operativos. DIRECTORIO COMERC. FINANZAS PRODUC. SER COSTOS TESORERIA FABRICACIÓN POS VENTAS AT. VTA CLI Gráficos de secuencia En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma secuencia y sistemáticas. Si las actividades no son plasmadas a través de herramientas adecuadas esto produce pérdida de rendimiento y control. Como solución, se emplean una serie de instrumentos gráficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los gráficos de secuencias. Cabe aclarar que no existe un único criterio de diagramación o rutina, dado que cada administrador adapta a las herramientas gráficas según la problemática a resolver o circuito a exhibir. A continuación desarrollaremos los gráficos secuenciales de mayor utilización en el campo de la administración empresarial. 1.1.2. Cursogramas. Simbologías. Técnicas de diagramación. Tipos Son representaciones gráficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos. Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino que además es una herramienta útil para diagnosticar y proponer circuitos administrativos. Los gráficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas, aunque los administradores de las organizaciones suelen añadir nuevos elementos, pero en general se respetan los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM. En este caso y para realizar la representación gráfica de los cursogramas, nos basaremos en las normas IRAM números: 34.501, para la utilización de simbología 34.502, en el empleo de técnicas 34.503, para el lineamiento general en el diseño de formularios. Norma IRAM 34.501: simbología Símbolo Denominación Descripción Representa toda acción de elaboración, modificación o Operación incorporación de información, por ejemplo: emisión de un documento, incorporación de información, firmas y consultas. Representa toda acción de verificación: cotejo entre Control comprobantes, comprobación y constatación de datos contenidos en un soporte de información. Operación con Representa toda acción conjunta de operación y control. control Representa toda detención transitoria del proceso en espera Demora de un acontecimiento determinado. Representa el almacenamiento sistemático en forma Archivo Transitorio temporaria de elementos portadores de información. Representa el almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. El Archivo Definitivo carácter de permanente se refiere a que la documentación se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durante los procedimientos. Representa la eliminación de la información, se destruya o no Destrucción el elemento portador de la misma. Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden Alternativa originarse distintos cursos de acción y opciones. Formulario o soporte Representa el elemento portador de la información, ya sea de información escrita o magnética. Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, Proceso no definidas, no interesa representar. Normalmente comprende representado o no procedimientos que se realizan fuera de la organización o que relevado no se explicitan a fin de simplificar la graficación o por falta de información acerca del procedimiento. Representa el traslado físico del elemento portador de Traslado información. Es el símbolo que une a los otros símbolos del procedimiento. Representa el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el Toma de información proceso. La flecha indica el sentido de circulación. Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado u otro medio para ser incorporado al circuito administrativo. Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se aplica para: Conectar cursogramas entre sí. Conector Conectar procedimientos graficados en varias páginas. Conectar partes distantes de un cursograma. Norma IRAN 34.502: técnicas de diseño de cursograma 1. Trazado del diseño: El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del diseño tiene una orientación de izquierda a derecha. 2. Ubicación de símbolos: Los símbolos se ubicarán dentro de columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deberán graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan. 3. Líneas de traslado o de toma de información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando el sentido con una flecha. 4. Cruce de líneas: En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizarán puentes en forma de media circunferencia (concavidad). 5. Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de información siempre se efectúan en ángulo recto. 6. Acción conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente. 7. Entrada y salida de líneas a los símbolos: La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del símbolo de alternativa, la entrada se realiza por el vértice superior y sus salidas son los restantes tres vértices (si tiene más de tres opciones, sale una sola línea desde el símbolo, la cual se ramifica en tantas líneas como sea necesario). A cualquier símbolo sólo puede entrar una línea de traslado y sólo puede salir una, salvo excepción en el símbolo de alternativa. 8. Emisión, identificación y distribución de formularios Todo formulario que representa un elemento portador de información puede contener o no copias. La emisión se representa con el signo de operación y a continuación la designación del formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarán superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la acción, identificándolos, numerándolos partiendo desde 0 (cero) o 1 (uno). Para la distribución se grafican las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una línea diagonal los vértices de los ejemplares, de cuyo centro partirá la línea de traslado. Para evitar cruces de líneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares. 9. Ubicación de los símbolos: De acuerdo a las necesidades de diagramación los símbolos pueden ocupar una posición inicial, media o final en el cursograma. Por medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones que pueden ocupar cada uno de ellos: Símbolo Inicial Medio Final Operación X X X Control X X Demora X Archivo transitorio X X X Archivo definitivo X X X Destrucción X Alternativa X Soporte de información X Proceso no X X X representado Traslado X Toma de información X Conector X X Fuente Consultada: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos de Alberto 10. Descripción de leyendas aclaratorias: Existen dos alternativas Dentro del mismo diagrama y cerca de los símbolos. En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones. Norma IRAN 34.503: diseño de formularios A través de esta norma se establecen las características a tener en cuenta en la confección del formulario portador de la representación gráfica de los procedimientos administrativos. Los aspectos que contemplan son: a) Formato de los formularios b) Márgenes c) Plegado de formularios d) Encabezamientos, acciones y datos complementarios e) Diseño del formulario Para el estudio de la materia se considera importante solamente mencionar estos aspectos pero no describirlos. Como síntesis de lo expuesto a continuación mostramos los puntos a tener en cuenta para su construcción: 1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el procedimiento 2. Se incorporan los símbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse A modo de ejemplo se exhibe una imagen de un cursograma que representa el procedimiento de ventas de una organización: Nombre del procedimiento Sectores Intervinientes Simbología Cursogramas literales: Es una variante del cursograma simbólico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento. El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramación ya que excluye totalmente el empleo de símbolos. 1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial Este diagrama es una síntesis del cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres símbolos (acción, formulario y traslado) en los niveles superiores de la organización. 1.1.4. Gráficos de recorridos Es un gráfico que tuvo sus orígenes en el área productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos. Posteriormente lo adoptó la administración como una herramienta básica para el análisis y diseño de la disposición de mobiliarios dentro de una oficina o área. En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus mercaderías en lugares estratégicos para incentivar la compra. 1.1.5. Gráfico de trabajo en equipo Este gráfico también nació en el área productiva y se constituyó en una herramienta valiosa para el estudio de tiempos administrativos. Ahora bien, ¿cuándo se considera trabajar en equipo? consideraremos que existe equipo de trabajo cuando dos o más personas y/o máquinas trabajen simultáneamente efectuando las mismas tareas o complementándose para el logro de un objetivo en común. ¿Cuál es su función? esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que efectúa un equipo de trabajo. De la aplicación de este gráfico se analizan: tiempos productivos, ociosos e inactivos. Cabe recordar que tiempo productivo se considera cuando se efectiviza una actividad por parte de un equipo de trabajo. Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta que no termine el que esta trabajando, por ejemplo una línea de producción, e inactivo cuando no se realiza actividad alguna. El objetivo es optimizar la productividad, minimizando los tiempos de ociosidad e inactividad. Esto se puede lograr reorganizando los equipos, agregando personal o maquinarias, pero siempre se debe tener en cuenta los costos fijos y variables que implica cada variación. Es decir, que se busca maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales. 1.1.6. Estos diagramas se utilizan para la administración de proyectos, es decir su planificación y seguimiento de ejecución. Son gráficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en función de una variable que es el tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse. Los cronogramas más empleados son dos: Diagrama de Gantt Pert Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es un instrumento básico en la gestión de proyectos, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. PERT: El PERT siglas de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, es un modelo para la administración y gestión de proyectos, creado por la Marina de Estados Unidos. El PERT es un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para cumplimentar el proyecto total. Esta herramienta, cuando se la construye, forma una red de actividades que se interrelacionan a través de líneas de tiempo. Cada relación de actividades conforman los distintos caminos de la red. Cabe aclarar, que para el desarrollo de un proyecto, se deben ejecutan todos los caminos de la red. ¿Cómo se realiza el PERT? Para la diagramación del PERT se utilizan dos métodos que son igualmente aceptados: Actividad en el Arco Actividad en el Nodo El método de la actividad en el nodo es la más utilizada en la actualidad, ya que la mayoría de las aplicaciones computacionales especializadas lo emplean para administrar proyectos. Por este motivo lo explicaremos a continuación: Cada nodo contiene la siguiente información sobre la actividad: Nombre de la actividad Duración esperada de la actividad Tiempo de inicio más temprano Tiempo de término más temprano Tiempo de inicio más tardío Tiempo de término más tardío Holgura de la actividad Por convención los arcos se dibujan siempre con orientación hacia la derecha, hacia el nodo de término del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A partir de él se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes, o sea, aquellas que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder ellas iniciarse. A continuación se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar, existirán varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra, es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, éstas son las actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de término del proyecto. No mostraremos como se calcula todo un proyecto a través del PERT, porque no es el objetivo que perseguimos en esta materia y además que se desarrollará en otra asignatura en forma exhaustiva. No obstante expondremos la información que se obtiene de la aplicación de esta herramienta, tales como: tiempo esperado de duración de un proyecto, holguras, actividades críticas y camino crítico. Duración esperada del proyecto: es el tiempo de duración total de un proyecto desarrollando todas las actividades que lo constituyen. Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene ésta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto. Actividades críticas: una actividad es crítica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecución más allá de su duración esperada, provocarán un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de término del proyecto. Camino crítico: el camino crítico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) críticas que la componen. Recuerde que un proyecto puede tener más de un camino crítico pero a lo menos tendrá siempre uno. 1.1.7. Cartas de proceso Este gráfico se emplea en el área administrativa, con muy poca frecuencia, para el estudio de tiempos empleados, por ejemplo, por uno o varios expedientes o trámites al pasar por los diferentes sectores intervinientes pertenecientes a un mismo circuito administrativo. El objetivo buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento. Esta herramienta exhibe concretamente: Áreas o sectores intervinientes en un circuito administrativo. Secuencia de información de cada área. Tiempo de intervención de cada área. Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con información del recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboración de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado en el universo del circuito documental. 1.1.8. Gráficos de valores: Estos gráficos son utilizados para administrar proyectos o también para mostrar valores de gestión para cualquier nivel jerárquico de la organización. Según la bibliografía estudiada menciona tres tipos: Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben tendencias. Por ejemplo: ventas mensuales. Gráficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada. Por ejemplo: costo de la producción mensual. Pictogramas: consiste en un gráfico de valores comparativos. Los valores que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamaño de acuerdo al valor adquirido. A superiores valores de la variable mayor tamaño proporcional tendrá el dibujo. Por ejemplo: representación de la relación costo/venta de un ejercicio comercial.