2FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CIENCIAS EMPRESARIALES DISEÑO ORGANIZACIONAL Título “OLVA COURIER SAC” Autores: ALMEYDA, Sarita DE LA FUENTE SANGINEZ, Danneth HUAITALLA CHATE, Catalina RIVERA GAVILAN, Stephanie ROLIN DIAZ, Carlos Daniel Asesor: ZARATE, Julio Lima – Perú 2014 2 Dedicatoria. A nuestros padres, que con su humilde conocimiento y con mucho esfuerzo supieron educarnos para que siempre luchemos por nuestros objetivos. A las personas que constantemente nos critican con agudeza, nos obligan a sacar lo mejor de nosotros. 2 Agradecimiento. A Yasmina Bazan, quién constantemente brindo información fundamental para realizar esta monografía. 2 INIDICE CARATULA. ........................................................................................................................... 1 ÍNDICE. ................................................................................................................................. 2 1. INTRODUCCION. ...................................................................................................................................... 3 1.1. Resumen Ejecutivo: Datos generales de la empresa, RUC, Tipo de Empresa, Su historia P.P.F, Cantidad de Trabajadores, etc. ............................................................................. 5 a. Giro del negocio. ............................................................................................... 6 b. Diseño organizativo. ........................................................................................ 13 c. Localización de operaciones de la empresa. .................................................... 14 2. CUERPO 2.1. Diseño organizacional. ................................................................................................. 14 a. Visión, Misión, Cultura organizacional, Tipos de liderazgo de la gerencia y Objetivos. .......................................................................................................... 14 b. Desarrollo y evaluación de las declaraciones de visión y misión. ..................... 18 c. Estrategias y ventajas competitivas. ................................................................. 19 2.2. Fase de análisis de información de entrada. ................................................................ 20 a. Análisis de factores externos. ........................................................................... 20 b. Análisis interno. ................................................................................................ 22 c. Análisis FODA. ................................................................................................... 23 2.3. Diagnostico o determinación de sus causas de problemas con relación al diseño organizacional actual. ................................................................................................. 23 a. Identificación de problemas. ............................................................................. 23 b. Planteamiento de mejora en la estructura organizacional. ............................... 24 c. Presentación del organigrama complementario. ............................................... 26 2.4. Presentación de organigramas para la empresa elegida. ............................................ 27 a. Organigrama circular. ........................................................................................ 27 b. Organigrama funcional. ..................................................................................... 28 c. Organigrama por cargo...................................................................................... 40 c.1. Ficha de cargos. ................................................................................. 41 c.2. Perfil de cada puesto. ............................................................................ c.3. Sueldo a ofrecer. .................................................................................... 2.5. Presentación de procesos y procedimientos. .............................................................. 51 a. Identificación del área y desarrollo de sus procedimientos y presentación del flujograma. ............................................................................................................. 51 b. Glosario de términos. ........................................................................................ 54 3. CONCLUSIONES. .....................................................................................................................................54 4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................................................54 5. ANEXOS ......................................................................................................................................................54 2 1.1. RESUMEN EJECUTIVO DATOS GENERALES NÚMERO DE RUC 201006868 14 – OLVA COURIER S.A.C TIPO DE CONTRIBUYE NTE SOCIEDAD ANÓNIMA CERRADA NOMBRE COMERCIAL OLVA COURIER FECHA DE INSCRIPCIÓN 27/01/199 3 ESTADO DEL CONTRIBUYE NTE ACTIVO CONDICIÓN DEL CONTRIBUYE NTE HABIDO DIRECCIÓN DEL DOMICILIO FISCAL AV. GRAL. ALVAREZ DE ARENALES NRO. 1775 LIMA – LIMA - LINCE FECHA DE INICIO DE ACTIVIDADES 01/071990 Recuperado de: http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias 2 RESEÑA HISTÓRICA El 23 de marzo de 1987, dos jóvenes empresarios decidieron fundar Olva & Asociados S.R.L., empresa de correo privado dirigida a especializarse exclusivamente al correo nacional. Hoy, nos hemos convertido en el Courier más grande del Perú: OLVA COURIER. […] Entre los años 1990 y 1991, logramos una importante cartera de más de 600 clientes corporativos, pertenecientes a diversos sectores de negocio. Al nuevo milenio, ingresamos como una empresa sólida que cuenta con un almacén central de 3.300 m2, 14 locales de atención al público ubicados en distritos estratégicos de Lima, 270 oficinas en provincias y más de 200 unidades móviles que recorren todo el país. Tras 25 años de experiencia, […] [Soporta] una cartera de clientes corporativos superior a las 1,000 empresas y más de 2 millones de personas naturales […] Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empresa CANTIDAD DE COLABORADORES Según la página web de SUNAT hasta febrero del presente año Olva Courier tiene registrados 1033trabajadores. Recuperado de: http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias a. GIRO DEL NEGOCIO a.1. SERVICIOS PRINCIPALES OLVA COURIER Unidad orientada al envío de sobres y paquetes a nivel local y nacional con servicios diferenciados […] Entre ellas tenemos: 2 El servicio cuenta con una tarifa base única para los primeros 10kg. El peso adicional a esto se cobra con tarifa por kilo. Este servicio solo contempla envíos de oficina Olva Lima a otra oficina Olva Lima o a cualquier otra oficina Olva en el ámbito nacional. No contempla recojo ni entrega a domicilio. Tiempo de entrega entre 24 y 72 horas aproximadamente según lo distante del destino. No permite envíos de productos con valores mayores a S/.300 ni artículos tecnológicos como celulares, mp3, cámaras, etc. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=41&fri endly=Encomiendas Este servicio permite sobres hasta tamaño oficio, con un peso máximo de 200g. Solo permite contenido de documentos sin valor de reposición o de cambio. Solo contempla envíos de oficina Olva Lima a otra oficina Olva de Lima o provincias. No contempla recojo ni entrega a domicilio. Tiempo de entrega aproximado de 24 horas en Lima y capitales de departamento, según lo distante del destino. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=42& friendly=Econ%C3%B3mico%20-%20%20Sobres Servicio de Encomiendas en Lima y Provincias Servicio Económico de Sobres Metropolitano / Nacional 2 Sobres postales de 11 x 22 cm / 30g. No valores, cheques, vales de consumo, etc. Destinos nacionales / No locales (Lima) No tiene recojo a domicilio. No tiene cargo adjunto. Tiempo de entrega regular. Responde hasta 10 veces tarifa base sin IGV. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=43&friend ly=Sobres%20Postal Este servicio está disponible en cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional y por medio de programación de recojo. Servicio para sobres y paquetes. Valores menores a S/.300. No valorados, joyas, artículos de cómputo. Permite recojo o depósito en oficina Olva. Permite entrega en domicilio u oficina Olva. Sí contempla tránsitos. Sí permite cargo adjunto. Tiempo de entrega regular. Contempla entrega regular / en ruta. Responde hasta 10 veces tarifa base sin IGV. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=44&fri endly=Regular%2024%20horas Servicio Sobres Postal Servicio Regular 24 horas 2 Previa coordinación hasta el mediodía. Este servicio está disponible en cualquiera de nuestras oficinas a nivel nacional y por medio de programación de recojo. Servicio para sobres y paquetes hasta 10kg. No valorados, joyas, artículos de cómputo. Sólo permite depósito en oficina Olva hasta antes de las 3pm. Permite entrega en domicilio u oficina Olva. No contempla tránsitos. Sí permite cargo adjunto. Tiempo de entrega Urgentes. Rompe el proceso de entrega regular. Responde hasta 10 veces tarifa base sin IGV. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&a cc=file&id=45&friendly=Urgente Permite envío de sobres y paquetes. Permite indicaciones para la forma y hora de la entrega. No permite el envío de valorados, joyas y artículos de cómputo. Contempla envíos de oficina Olva Lima a otras oficinas Olva de Lima o provincias. Contempla recojo y entrega a domicilio. Tiempo de entrega regular. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=46&frie ndly=Especial Servicio Urgente Servicio Especial en Lima y provincias 2 Permite sólo el envío de sobres hasta 500 gramos. No permite el envío de valorados, joyas y artículos de cómputo. Se transporta por vía aérea. Contempla envíos de oficina Olva Lima y provincias. Contempla entrega a domicilio. Tiempo de entrega de acuerdo a lugar de destino. Permite el seguimiento estándar por la web. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=file&id=47&friend ly=internacional Prioridad en la seguridad del contenido. Este servicio permite envío de sobres y paquetes. Permite el envío de artículos valorados superiores a S/.500, artículos electrónicos desde S/.50. Contempla seguro de 0.4% del valor declarado. Permite recojo o depósito en oficina Olva Lima y provincia. Sólo contempla entrega en domicilio. Tiempo de entrega regular. Acepta el servicio complementario de cargo adjunto. El seguro responde hasta el 90% del producto. Recuperadode:http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=textos_items&acc=f ile&id=48&friendly=Valorados%20-%20Fragil Servicio Internacional Servicio de Valorados en Lima y provincias 2 Recuperado de: http://laperla.olx.com.pe/olva-carga-sac-transporte-de-mercaderia-con-eficiencia-iid- 549059872 OLVA CARGA Es una unidad especializada en ofrecer servicios de carga ligera con servicios locales y nacionales. Cuenta con su propia planta operativa ubicada en el Callao y más de 20 unidades de transporte. Actualmente ofrece servicios diarios de carga consolidada, carga expresa, distribución y transporte de muebles y enseres. OLVA TI Es la unidad de negocio que ofrece el servicio de soporte informático preventivo y correctivo, desarrollo de software, cableado estructurado, así como aprovisionamiento de insumos y repuestos con cobertura nacional. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=unidades-de-negocio 2 a.2. SERVICIOS SECUNDARIOS OLVA EXPORT/IMPORT OLVA COMPRAS a.3. SERVICIOS ADICIONALES […] Nueva línea de servicio de gestiones con cobertura nacional: verificaciones, cobranzas, trámites, firma de contratos, outsourcing, control de colas y auditoría de envíos masivos. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empresa 2 b. ORGANIGRAMA GENERAL Bazan, Y. (2014) 2 c. LOCALIZACIÓN Recuperado de: https://www.google.com.pe/maps/place/Olva+Courier/@-12.049016,- 77.099418,17z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x9105c9542dabc157:0x954ee1265715d85e 2.1. Diagnostico organizacional a. “Que OLVA COURIER sea reconocida como una empresa de clase mundial, dando soluciones logísticas y de comunicación contando con el compromiso de nuestros representantes nacionales y con nuestra propia flota terrestre y aérea en el ámbito nacional e incursionando en el mercado internacional mediante sucursales propias y franquicias, basadas en la filosofía de servicio”. Recuperado de:http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab =pages&page=empresa VISIÓN FUNDAMEN TO 2 Según Fleitman Jack en su obra “Negocios Exitosos” (2000), la visión viene a ser “el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad.” Con los clientes: Brindar servicios de logística integral a través de Courier, transporte de encomiendas y servicios colaterales, con calidad, eficiencia y de acuerdo a sus requerimientos, satisfaciendo sus necesidades con excelencia y ética. Brindar asesoría comercial, de marketing, sistemas y direcciones estratégicas. Con los trabajadores: Brindar facilidades técnicas, económicas y un ambiente de trabajo adecuado para el cumplimiento de sus funciones, favoreciendo su desarrollo personal y profesional. Establecer normas y procedimiento, funciones y responsabilidades, direcciones, objetivos estratégicos, filosofía empresarial y de trabajo, con un sistema de retribución adecuado a la productividad de cada colaborador. Cumplimiento de las leyes laborales. Con los proveedores: Relaciones de largo plazo, lealtad. Cumplir con los acuerdos estipulados: pagos, formalidad. Crear alianzas para mejorar sus procesos o nuevos productos y servicios. Con los accionistas / propietarios: Rentabilidad de sus inversiones y utilidades. Con la sociedad: Que la comunidad peruana sienta que OLVA está contribuyendo al desarrollo del país creando puestos de trabajo de acuerdo al crecimiento de la empresa. Cumplimiento de las leyes y normas. Recuperado de:http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empresa 2 Para O. C. Ferrel y Geoffrey Hirt (2004) autores del libro “Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante”,la misión de una organización es su propósito general. Responde a la pregunta ¿qué se supone que hace la organización?" CULTURA ORGANIZACIONAL VALORES Responsabilidad Cumplir con los objetivos, tareas y actividades encomendadas de acuerdo con los procesos definidos, en una forma eficiente, oportuna y con calidad. Puntualidad Cumplir los compromisos con exactitud, respetando a los demás Honestidad: Actuar con coherencia, con veracidad, claridad y transparencia en nuestros actos. Respetar el patrimonio de la empresa, ideas y cosas de los demás. Honestidad Actuar con coherencia, con veracidad, claridad y transparencia en nuestros actos. Respetar el patrimonio de la empresa, ideas y cosas de los demás. Orden Mantener una adecuada organización de las actividades, del tiempo, de los útiles, herramientas, equipos y materiales. Iniciativa Sentido de obrar por si solos. Proponer soluciones y alternativas ante los eventuales problemas. Justicia Entregar y reconocer a los demás lo que les corresponda según sus habilidades, comportamientos y derechos. LOS PILARES PRINCIPALES 2 Personas En quienes confían y a quienes se darán las herramientas y un ambiente o entorno adecuado para desarrollar su trabajo diario de la mejor manera posible. Procesos Serán muy exigentes en cuanto a los cumplimientos de los procesos, serán revisados y modificados haciéndose menos numerosos en actividades y en tiempo. Tecnología Vamos a invertir en equipos y programas para que nos ayuden en nuestra labor diaria para optimizar nuestros procesos y atender a nuestros clientes con prontitud. Costos y gastos Vamos a reducir los costos que no agregan valor a la cadena y los que se originen de mejora de procesos. Vamos a controlar los gastos que no impacten en la calidad del servicio y los que no sean necesarios. TIPOS DE LIDERAZGO DE LA GERENCIA Según Italo Basile, jefe de procesos y calidad, informa que el gerente general de Olva Courier Anderson Vásquez mantiene un liderazgo inteligente ya que es una persona eficaz, empática, que se preocupa por sus objetivos y el de su entorno, por que gestiona su diagnóstico o tratamiento a tiempo, porque las debilidades que presenta la empresa las soluciona, porque no solo se dedica a dar órdenes sino a mantener al grupo unido, motivado, e inspirado. 2 OBEJTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Una organización no posee un único objetivo, sino que al igual que existen distintos niveles dentro de una organización, también existen distintos niveles entre los objetivos. Los objetivos de los distintos niveles jerárquicos no tienen que contradecirse para evitar tensiones dentro de la empresa. Los objetivos deben ser alcanzables y mensurables. Los objetivos de Olva Courier S.A.C Exigir un incremento en las ventas cuando la economía está en recesión. Hay que saber cuánto es necesario conseguir para tener una buena posición competitiva. Maximizar el valor de la empresa, debe cumplir los requisitos exigidos al resto de objetivos, es decir deben ser deseables, factibles, cuantificables, comprensibles, y motivantes. Mejorar la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones. Garantizar que una organización sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo Y mejorando el uso de sus recursos. b. DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LA VISÓN Y LA MISIÓN VISIÓN THE BIZZ 2011, uno de los premios a la excelencia empresarial más importantes del mundo condecoró a Olva Courier como una de las empresas más destacadas de nuestro país. Recuperado de:http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=items&tab=blog_noticias&acc=file&id=1&friendly=Olva%20Courier %20recibi%C3%B3%20premio%20a%20la%20excelencia%20empresarial%20THE%20BIZZ%202011 “¿Quieres comprar en USA y no sabes cómo traerlo?” Olva compras te brinda la solución. Regístrate en nuestra página y comienza a hacer uso de nuestro servicio. Recuperado de: https://www.facebook.com/olvaclub/photos/a.372512469439836.95949.139287366095682/609366269087787/?type= 1&theater 2 De acuerdo a dicha condecoración podemos notar que el esfuerzo realizado hasta el año 2011 dio resultados a favor de la visión que tiene OLVA Courier. Además con el servicio de Olva compras aumenta sus posibilidades de ser reconocida como una empresa de clase mundial, es un avance para saber que está en camino a cumplir lo antes mencionado. “En el Área de Operaciones de OLVA COURIER, contamos con el apoyo de dos futuros Ingenieros Industriales. Ellos son Jorge Omar Ramos Ancaya y Milagros Mercedes Montes Mogollón […].” “[…] El Grupo Excelencia Prima AFP reconoció la dedicación, el esfuerzo y el mérito demostrado por Milagros Montes durante su trayectoria universitaria […].” Recuperado de: http://olvacourier.blogspot.com/2011/11/practicante-de-olva-courier-recibe.html c. ESTRATÉGIAS Y VENTAJAS COMPETITVAS LIDERAZGO EN COSTO. Liderazgo de costos - bajo costo Según Porter esta estrategia se basa más que nada en liderar el mercado al precio más bajo del mercado disponible, como Olva en primer lugar se enfocó en la nacional brindando sus servicios a un costo competitivo para así ganar y fidelizar al cliente de una u otra forma. Liderazgo de costos - mejor valor. Según Michael Porter, esta estrategia consiste en reflejar en precios más baratos o en márgenes de ganancias superiores, si bien es cierto ahora los servicios que brinda Olva no son los más baratos y esta estrategia no lo estaría aplicando. DE DIFERENCIACION En esta estrategia se basa en, crear algo que sea percibido en el mercado como único. Esto no significa que la empresa ignore los costos, sino que no son el objetivo estratégico primordial que mayormente vino brindando servicios de calidad y la rapidez con diferencia a su competencia en lo que se refiere al envió y entrega de los servicios. Pero en una encuesta que se realizó a algunos clientes saliendo de la empresa, estaban muy disgustados por el mal servicio y hay bastantes reclamos por los mismos. DE ENFOQUE Bajo Costo Se centra más que nada en las necesidades de 1 segmento de mercado, sin pretender dirigirse al mercado entero. Busca satisfacer las necesidades del segmento, mejor que los competidores que se dirigen a todo el mercado. En primer momento la empresa Olva más que nada se enfocó en primer lugar de fidelizar en lo nacional para ya luego cumplir con su visión. Mejor Valor Este tipo de estrategia ofrece productos o servicios a una pequeña variedad de cliente con la mejor relación y precios disponibles en el mercado buscando así la mayor aceptación por los clientes. 2 2.2 Fase de análisis de información de entrada. a. Análisis de factores externos. (PESTE. Político, económico, Social, Tecnológico, Económico) Político: Existe dentro del factor político un rango que tomaremos como una variante del mismo, estos son los bloqueos de carreteras y huelgas, por esto sabemos que los constantes desacuerdos en las resoluciones del gobierno son motivos por los cuales aparecen las huelgas como las que realizan el sector minero provocando bloqueos en carreteras siendo los más perjudicados las empresas de transportes. Olva también es afectada por este factor ya que son las carreteras el lugar por donde se trasladan las unidades de transporte y si estas estuviesen bloqueadas, podrían correr el riesgo de que la mercadería no llegara a su destino a tiempo, también los posibles daños que puedan realizarse a las unidades de transporte, pero sobretodo la integridad de los colaboradores. “Las diferencias exclusivas siguen la lógica del “o esto o esto”. Proyectan el mudo como una coordinación y subordinación de mundos separados en los que se excluyen las identidades y las pertenencias. Cada cosa que ocurre “entre medias” es un “in-cidente”, un contratiempo: irrita, escandaliza y provoca desalojos o actividades que restablecen el orden. Por su parte, las diferenciaciones inclusivas ofrecen una imagen completamente diferente de “orden”. Ocurrir, in-cidir entre las categorías no es en este caso una excepción, sino la regla.” Recuperado de: http://blog.consultorartesano.com/2011/02/15-citas-de-que-es-la-globalizacion-de-ulrich- beck.html Ecológico: Actualmente un factor muy importante y no controlable para las empresas de transporte son los desastres naturales por lo cual al producirse uno de estos puede impedir el tránsito de las unidades de transporte por lo tanto como consecuencia disminuirían las ventas y aumentarían los precios ocasionando la disconformidad de los clientes. También tenemos por otro lado el buen mantenimiento que tiene las unidades de Olva ya que ayuda a conservar limpio el ambiente sin producir daños y porque puede mostrar buena imagen a sus clientes. “La desigualdad es el mayor problema del mundo desde el punto de vista “ecológico”. [...] El diagnóstico de la sociedad de riesgo mundial sería exactamente el siguiente: los denominados peligros globales hacen que se resquebrajen los pilares del tradicional sistema de seguridad [...]. 2 Los daños apenas si pueden seguir atribuyendo a unos responsables determinados; el principio de causalidad pierde capacidad segregadora.” Recuperado de: http://blog.consultorartesano.com/2011/02/15-citas-de-que-es-la-globalizacion-de-ulrich-beck.html Tecnológico: En el factor tecnológico Olva tiene como propósito seguir siendo una empresa líder, por lo tanto actualmente tiene unidades modernas las que cuentan con tecnología que ayuda a disminuir el tiempo de llegada de los servicios solicitados a su destino provocando como resultado el satisfacer la necesidad de cada cliente. Asimismo cuenta con Olva TI que está implementado para brindar un servicio de soporte con alta tecnología en desarrollo de software, cableado estructurado y otros por lo que se vuelve también la tecnología un factor importante para el crecimiento de la empresa generando mayor eficacia a sus clientes. “El verdadero progreso es el que pone la tecnología al alcance de todos.” Recuperado de: http://www.sabidurias.com/cita/es/3117/henry-ford/el-verdadero-progreso-es-el-que- pone-la-tecnologia-al-alcance-de-todos Económico: El incremento de destinos para los servicios solicitados y la implementación de nuevos servicios provocan un aumento en los costos para los salarios de los colaboradores y por consecuencia tal vez la empresa se vea obligada a incrementar los precios de los servicios, ya que el posicionarse cada vez más en este mercado implica de una inversión. Asimismo el tener diversidad de servicios en cuanto a traslados de mercadería hacen que Olva sea reconocida y el captar más clientes hace posible aumentar su situación económica. “Hay una regla para el empresario y es: hacer los productos con la mayor calidad posible al menor coste y pagando unos sueldos lo más altos posibles.” Recuperado de: http://www.eleconomistaamerica.com/reportajes-en-eAm-usa/noticias/4879752/06/13/Las-20-frases- de-Henry-Ford-sobre-los-negocios-y-el-liderazgo.html 2 Sociable: Olva cuenta con las medidas de seguridad suficientes por lo que es considerada una empresa seria y confiable, la cual brinda diferentes servicios que satisfacen a los clientes, son por estos motivos que Olva ha llegado a posicionarse en un buen lugar entre sus competidores. Por otro lado la publicidad también es un factor muy importante, ya que ayuda al crecimiento de la empresa de una forma positiva, haciendo que los clientes se sientan identificados y siempre quieran contar con los servicios de Olva. “Calidad significa hacer lo correcto cuando nadie está mirando.” Recuperado de: http://www.eleconomistaamerica.com/reportajes-en-eAm-usa/noticias/4879752/06/13/Las-20-frases-de- Henry-Ford-sobre-los-negocios-y-el-liderazgo.html b. Análisis Interno (Son las principales áreas de la empresa son 5. Finanzas, Producción, Marketing, Tecnológico, RRHH) MARKETING El área de marketing de Olva Courier genera la atención de los clientes a través de la implementación de una nueva página en redes sociales Facebook, además incentiva a que los clientes se inscriban en la página de Olva club para poder acceder a promociones y premios. Según el autor José María de Andrés Ferrando, en su libro Marketing en la empresas de servicios. En todas las industrias de servicio crece la competencia y las expectativas de los clientes. En consecuencia, el éxito no solo está en la presencia correcta, sino en la creación de nuevos servicios. El resultado y el proceso de un servicio se combinan creando experiencias y beneficios a los clientes; por ello, en el desarrollo de nuevos servicios deben abordarse ambos aspectos.(Ferrando, J. P, 28) RECURSOS HUMANOS Olva Courier cumple con sus trabajadores en cuanto a sus salarios mensuales y sus beneficios (gratificación, CTS, seguro, bono de productividad). Pero hay una deficiencia en cuanto a la infraestructura en algunos ambientes de la empresa, estas falencias afectan el desempeño del personal. Según William B. Werther nos dice en su libro Administración de personal y recursos humanos, que. La administración de personal implica el manejo del recurso más preciado de la organización. 2 La eminente dignidad de la persona debe guiar toda esta actividad. El sacrificio de los valores humanos debe guiar toda esta actividad. El sacrificio de los valores humanos a las necesidades administrativos no sólo es aceptable en términos éticos, sino profundamente extraño a la administración moderna. (Werther, W. P, 22) c. Desarrollar un análisis FODA con indicadores. 2.3 Diagnóstico o determinación de causas de problemas con relación al diseño organizacional actual. a. Identificación de problemas que se encuentran. 1. El problema principal es que no hay un proceso efectivo entre las áreas subordinadas a la gerencia de operaciones, ya que es donde se generan más reclamos del cliente final, ya sea por el área de recojos, distribución, despachos, entre otros. Sabiendo que cada proceso que se estableze para cada una de estas áreas es dependiente de la otra. 2. Nuestro problema principal es el alto número de reclamos de nuestros clientes por defectos en la entrega de las encomiendas (proceso de distribución). 3. También se identificó problemas en la Jefatura de distribución: Personal no capacitado por lo que no son tan conocedores de las zonas a las cuales se envían las encomiendas, falta de actualización de las calles y falta de personal. 4. Otro problema sería a causa de ítem Nª 2 las Entregas a tiempo de los cuales le dan una importancia de 9 del rango de 0 – 10 y que la insatisfacción de los clientes hacia este es de un 60%. 5. El porcentaje de rotación del personal afecta en la entrega del producto fuera de tiempo en un 65,9 % 2 b. Planteamiento de mejora en la estructura organizacional general Ejecutivo de Ventas y Cotizaciones Jefe de Línea distribución (Cesar Vela) Jefe de Línea Gestión (Vanessa Monge) Jefe de línea Top (Dante estrada) Jefe de línea de servicios estado con liquidación (Alonso Córdova) Jefe de Line Despacho y Recojo (Carlos Escobar) Jefe de línea de control (carlaPortocarr e) Jefe de Línea internacional (Julio Ramirez) Jefe de línea de call center (Martin Mejia) Asistente de Operaciones (Luis Barrios) Analista administrativo Monitor de oficinas Jefe de créditos y cobranzas (Rosa Vázquez) Gerencia de Operaciones (Walter Vela) Gerencia de marketing y Ventas (Manuel Crespo) Gerencia de Recursos Humanos (Rosana Torres) Gerencia General (Anderson Vásquez) Gerencia de Administración y Finanzas (Jenny Grandez) Jefe de Línea de Sistemas (Rafael Barona) Asesor de Gestión (Fernando Noriega) Jefe de Procesos y Calidad (Ítalo Basile) ORGANIGRMA ACTUAL 2 Asistente de la Gerencia de RRHH Asistente de reclutamie nto Jefe de Seguridad (Alejandro Navarro) Asistente de Gerencia de Marketing y ventas (Alejandro navarro) Ejecutivo de Ventas y Cotizacione s Jefe de Linea distribución (Cesar Vela) Gefe de Linea Gestion (Vanessa Monge) Jefe de línea Top (Dante estrada) Jefe de línea de servicios estado con liquidación (Alonso Córdova) .) Jefe de Line Despacho y Recojo (Carlos Escobar) Jefe de línea de control (carla Portocarre) Jefe de Línea internacion al (Julio Ramirez) Jefe de línea de call center (Martin Mejia) Analista administrat ivo Monitor de oficinas Jefe de créditos y cobranzas (Rosa Vázquez) Gerencia de Operaciones (Walter Vela) Gerencia de Marketing y Ventas (Manuel Crespo) Gerencia de Recursos Humano (Rosana Torres) Gerencia General (Anderson Vásquez) Gerencia de Administración y Finanzas (Jenny Grandez) Jefe de Línea de Sistemas (Rafael Barona) Asesor de Gestión (Fernando Noriega) Jefe de Calidad (Ítalo Basile) Presentación del nuevo organigrama: PROPUESTA DEL EQUIPO DE INVESTIGACION El asistente de la gerencia de RRHH nos permite llevar un control del personal, para generar convocatorias internas y además saber que tenemos un personal capaz y efectivo. El Asistente de Reclutamiento, mejorar el proceso de evaluación y desarrollo del personal ingresante con el fin de evitar constantes rotaciones El Departamento se encargaría de supervisar y vigilar que todos los departamentos cumplan sus objetivos, reportando a la dirección general. 2 c. Presentación de organigramas complementario ( RR.HH, PRODUCCIÓN, MARKETING, TECNOLOGIA, FINANZAS) Asistente de operaciones y procesos SOBRES PAQUETERIA VALORADOS CARGOS ADJUNTOS JURIDICOS DEVOLUCIO NES CARGOS ADJUNTOS ESTATALES VERIFICACIO N DE DATOS LIQUIDACIO N Y ESCANEOS Jefe de Línea distribución (Cesar Vela) Jefe de Línea Gestión (Vanessa Monge) Jefe de línea Top (Dante estrada) Jefe de línea de servicios estado con liquidación (Alonso Córdova) Jefe de Line Despacho y Recojo (Carlos Escobar) Jefe de línea de control (carlaPortoc arre) Jefe de Línea internacional (Julio Ramirez) Gerencia de Operaciones (Walter Vela) Jefe de línea de call center (Martin Mejia) COTIZACION ES Y SEGUIMIENT O DE ENVIOS PROGRAMAC ION DE RECOJOS Y RECLAMOS CARGOS ADJUTNOS – CLIENTES TOP CLIENTES CREDITO - TOP CLIENTES CREDITO - TOP CLIENTES CREDITO - TOP ZONA NORTE ZONA SUR ZONA CENTRO ZONA ORIENTE LOCALES 2 2.4 Presentación de Organigramas para la empresa elegida. a. Presentar organigrama General horizontal, matricial, circular, territorial, etc. de ser el caso. GERENCIA GENERAL GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANZAS GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Jefe de Créditos y Cobranzas y ventas. Ejecutivo de Ventas y Cotizaciones Jefatura de Operaciones y Procesos. Jefe de Seguridad Analista Administrativo Monitor Jefe de Línea de Distribución Jefe de línea de Gestión Jefe de Línea de Control Jefe de Línea Internaciona l Jefe de Línea Top Jefe de Línea de Call Center Jefe de Línea de Servicio Jefe de Línea Despacho y Recojo Asistente de Gerencia Asistente de Reclutamiento Asistente de Gerencia PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA CIRCULAR DE OLVA COURIER SAC Jefe de calidad Asesor de Gestión 2 b. Presentar el Organigrama Funcional en donde se describe las funciones de todos los cargos según organigrama general de la empresa. (AREA INVOLUCRADA, FUNCION, AMBITO DE ACCION). Gerencia General Es responsable de gerenciar y administrar correctamente la conducción de los negocios, es la cabeza visible de la empresa; es el ejecutor de en la gestión del negocio y por otro lado la representación de la sociedad ante los distintos agentes que participan en el mercado Gerencia de Administración y Finanzas Es resaponsable de controlar los ingresos y gastos (egresos) en general, asi como elaborar el flujo de caja actual y proyectado de la empresa. Gerencia de Operaciones Gerencia de Marketing y Ventas Es responsable de planificar y dirigir la política de promoción, venta y distribuvión de productos o servicios de la compañia; asumiendo tambien la responsabilidad del marketing y publicidad, encagado de realizar la promoción, venta y distribución de productos o servicios de la compañia según las directrices de la Gerencia General, manteniendo e incrementando la cartera de clientes Gerencia de Recursos Humanos Es el encargado de la admnistración y gestión integral de los recursos humanos de la empresa. Es responsable del desempeño dexitoso de los recursos humanos dentro de la estrategía de la empresa. Está a cargo de la planificación, dirección y control de las políticas. Asesor de Gestión Es responsable de verificar la productividad y rentabilidad de la empresa en sus diversas áreas , promoviendo las acciones necesarias para efectuar una adecuada y eficiente labor. Jefe de Calidad 2 ÁREA INVOLUCRADA FUNCIÓN ÁMBITO GERENCIA GENERAL a) Ejercer la representación legal de la empresa ante de los demás ya sea en actos públicos o privados. b) Establece con la Junta de General de Accionistas de Olva Courier SAC los objetivos de la empresa para cumplir con la Visión y Misión establecidas. c) Realizar la presentación semestral y anual a la Junta General de Accionistas en donde debe mostrar los resultados obtenidos y el nivel de cumplimiento de las metas propuestas. d) Se responsabiliza por las actividades que realizan las personas pertenecientes a la empresa. e) Presenta ante los Gerentes de área los objetivos y metas establecidas por la Junta General de Accionistas. f) Define en coordinación con los Gerentes de área, el planeamiento estratégico que debe tomar la empresa para cumplir con los objetivos propuestos. g) Establece, en coordinación con los gerentes de área, las políticas adecuadas para que la empresa cumpla con los objetivos y metas trazadas. h) Coordinar y controlar la función disciplinaria, asimismo expedir los actos administrativos, órdenes y directrices necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. Comprende la Gerencia General de Olva Courier 2 i) Supervisa el cumplimiento de las normas establecidas por la empresa por parte del personal. j) Motiva al personal de la empresa para que se cumplan los objetivos trazados. k) Analiza los resultados obtenidos por el personal de la empresa para realizar la comparación con las metas propuestas y determinar la eficiencia d la empresa. l) Supervisa que la empresa sea lo más eficiente posible, optimizando los recursos, controlando y cuantificando los recursos humanos y de equipos. m) Supervisa directamente las actividades y resultados de las diferentes áreas. n) Supervisar y aprobar los presupuestos anuales y diferenciados por las diversas áreas de la empresa. o) Suscribir los actos y contratos que se requieran para el funcionamiento de la empresa, de acuerdo con las autorizaciones de la Junta de accionistas. p) Construir apoderados que representen a la empresa en negocios comerciales, judiciales y extrajudiciales. 2 ASISTENTE DE GERENCIA a) Responsable de identificar y distribuir correctamente los gastos de la empresa por los códigos de centros de costos. b) Responsable de administrar la INTRANET, creando usuarios, otorgándole al personal contraseñas y permitiendo los accesos de acuerdo a sus funciones. c) Realizar el control de fletes validando las guías del transportista con las de Olva Courier SAC. d) Realizar el control de consumo de combustible al personal, para que no exceda del promedio del consumo semanal. e) Analizar e interpretar los indicadores o ratios de gestión de las diversas áreas, así como realizar las estadísticas de envío, asignación de repartos y recojo. f) Coordinar reuniones con el personal de sistemas para verificar las variaciones de los indicadores de gestión. g) Coordinar reuniones con los jefes de las diversas áreas para analizar la variación de costos y realizar un informe como presentación al director -gerente. h) Administrar y controlar las cajas chicas de las diversas áreas. i) Controlar el sistema de presupuesto mensual. j) Controlar el sistema de costos ABC Comprende el Asesor de Gerencia de Olva Courier 2 k) Digitar el ingreso de indicadores y/o variables para el costeo mensual por áreas. l) Coordinar las cotizaciones con terceros para alquiler de unidades, equipos y de los servicios profesionales que se requieran. m) Otras funcione que requiera el área o el Jefe inmediato. GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS a) Encargada de revisar las cuentas pendientes por pagar. b) Efectuar un control de los ingresos y egresos o gastos en general. c) Atender de manera cordial a los clientes internos y externos. d) Cancelar las facturas y letras a los proveedores a la fecha de vencimiento. e) Supervisar los collects Lima – Provincia. f) Control de las facturas para pago Provincia – Lima g) Abonar a las provincias las facturas cobradas en Lima. h) Responder los correos electrónicos de consultas internas y externas. i) Mantener constante comunicación con el personal de su área. j) Verificar los reembolsos del fondo fijo (caja chica) en general. k) Realizar el flujo de la caja actual y proyectada. l) Evaluar las cotizaciones de compra. Comprende a la Gerencia de Administración y Finanzas de Olva Courier 2 m) Realizar el control de stocks de almacén. n) Realizar el pago de las planillas de sueldos, honorarios y de formación laboral juvenil previa verificación. o) Coordinar con los diversos proveedores para adquirir materiales o insumos necesarios para la empresa. p) Llevar un control de lo presupuestado con lo gastado mensualmente. q) Realizar el análisis e interpretación de los estados financieros, así como realizar los indicadores o ratios de gestión y financieros. GERENTE DE CRÉDITOS Y COBRANZAS a) Evaluar las solicitudes de créditos presentadas por los clientes. Para el proceso de evaluación, debe revisar que la documentación básica cumpla con los requerimientos de OLVA. b) Establecer los límites de créditos a clientes, los cuales son revisados periódicamente en función a la solvencia del deudor. Debe revisar, periódicamente, la puntualidad del cliente en el pago de las cuotas, para determinar si se levanta o disminuye la línea de crédito en función a su solvencia. c) Revisar las facturas pendientes, así como verificar las cobranzas de las oficinas (recepción). d) Preparar las facturas internacionales a provincias. Comprende a la Gerencia de Créditos y Cobranzas de Olva Courier 2 e) Solicitar garantías a los clientes de crédito. En el caso que, durante el proceso de evaluación un cliente no se muestre muy consistente porque presenta ciertos riesgos, debe solicitársele algún tipo de garantía, los cuales pueden ser, carta fianza, hipoteca, cheque, etc. f) Realizar un seguimiento de los clientes según su deuda pendiente. g) Revisar el registro de ventas de todas las oficinas de Lima. h) Verificar los vouchers de abono de las facturas canceladas. i) Crear, actualizar y anular los clientes registrados en el sistema. j) Verificar la cobranza de los asistentes y auxiliares de cobranzas. k) Elaborar los descuentos de facturas para descontar al personal. l) Preparar los descuentos para las quincenas respectivas y alcanzarlo a recursos humanos. m) Coordinar directamente con funcionarios responsables de las diferentes empresas deudoras para la efectividad del pago. n) Mantener una cartera sana, control de moras y realizar la medición de riesgo. La aprobación o el rechazo del crédito es de acuerdo a la calificación obtenida. o) Medir la efectividad de la cobranza periódicamente realizada por el 2 Auxiliar de cobranzas. Luego compara los resultados obtenidos con los esperados para poder realizar una comparación entre ambos. p) Coordinar constantemente con el área de Finanzas para realizar los descargos de las cuentas y con contabilidad en las conciliaciones. GERENTE DE MARKETING Y VENTAS a) Planeación y supervisión del presupuesto de venta anual, así como estructurar la organización de ventas. b) Supervisar la elaboración de los planes y acciones a corto y medio plazo para conseguir los objetivos marcados por la empresa, diseñando las estrategias necesarias y supervisando su aplicación. c) Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las medidas necesarias para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias. d) Realizar cotizaciones, así con atender los reclamos y verificar los correos electrónicos. e) Dirigir las actividades de la red comercial existente (trabajo en equipo), formando al equipo y motivándolo. f) Supervisar e interpretar el análisis del volumen de ventas, costos y utilidades. g) Fijar tanto la política de precios y condiciones de venta como los canales Comprende la Gerencia de Marketing y Ventas de Olva Courier 2 de distribución. h) Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas. i) Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la máxima efectividad en la consecución de objetivos. j) Ejecutar el plan de comisiones para sus ejecutivos de ventas. k) Coordinar con el área de operaciones para servicios especiales. l) Preparar propuestas económicas para licitaciones. m) Realizar coordinaciones del servicio de nuevos clientes con la administración, sistemas, repartos, recojo y cobranzas. n) Planificar el plan de visitas, firmar la carta de presentación y coordinar las fianzas. o) Realizar periódicamente una medición y evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. a) Proponer e implementar la política general de administración de recursos humanos de la empresa. b) Proponer e implementar normas y procedimientos de reclutamiento, selección y contratación del personal de la empresa. c) Desarrollar estrategias de atracción y retención de personal. 2 GERENTE DE RECURSOS HUAMNOS d) Elaboración, coordinación y ejecución del programa de inducción para el personal que se incorpora a la empresa. e) Elaboración, coordinación y ejecución del programa de evaluación del desempeño y encuestas de clima laboral, así como el Manual de organización y funciones del personal. f) Encargado de aprobar los permisos del personal previamente coordinado con sus respectivos jefes y de verificar los descansos médicos al personal. g) Brindar atención personalizada y oportuna a casos sociales presentados, a fin de promover la estabilidad emocional del trabajador, orientando y canalizando alternativas de solución a problemas que limiten su rendimiento. h) Proporcionar al personal ingresante, adecuada información sobre la imagen y rol institucional, misión- visión, organigrama y las normas internas a cumplir, así como los beneficios de los trabajadores; involucrando a su vez a las demás áreas de la empresa en el programa de inducción. i) Elaboración de planes y programas de capacitación, como cursos, seminarios y talleres dictados internamente y externamente. j) Administración de las relaciones Comprende la Gerencia de Recursos Humanos de Olva Courier 2 laborales. k) Revisión y seguimiento a los documentos y requisitos solicitados por la organización para el legajo del nuevo personal ingresante. l) Encargado de realizar y otorgar las amonestaciones y/o suspensiones al trabajador por cualquier falta a las normas internas de la empresa, en coordinación con el jefe de área. m) Proponer los alineamientos y controlar la implementación y manteamiento de una adecuada estructura salarial y una adecuada evaluación de puestos. n) Promover programas de bienestar social y actividades recreativas, culturales y deportivas para los trabajadores. o) Administrar los procesos de pagos de remuneraciones, compensaciones, aportaciones de los trabajadores e impuestos de la empresa (planillas de sueldos, depósitos CTS (compensación de tiempo de servicios), planillas AFP (administradoras privadas de fondo de pensiones), elaboración del PDT (programa de Declaración Telemática) - SUNAT (Superintendencia Nacional de Administración Tributaria). p) Coordinar con el personal femenino la elección del uniforme de trabajo y aprobación del mismo. 2 q) Difundir las políticas y normas de OLVA COURIER S.A.C. a través del periódico mural y/o intranet. r) Desarrollar la política de evaluación de calidad de servicio al concesionario del comedor. s) Realizar las gestiones de coordinación con entes externos como abogados externos, funcionarios de bancos, representantes de AFP, SUNAT y ministerio de trabajo vinculados al área. t) Velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo y próximamente de las pautas de conducta general. 2 c. Presentar los organigramas generales por cargos. De forma ordenada según divisiones que se muestran. Gerencia de Operaciones 1. Gerente 1. Asistenta 8. Jefe 10. Tele operadoras 30. Operario Chofer 30 Motorizado Gerencia de Administración y Finanzas 1. Gerente 1. Jefe 2. Analista 5. Personal crédito Gerencia de Marketing y Ventas 1. Gerente 1. Asistenta 5. vendedor Gerencia de Recursos Humanos 1. Gerente 1. Jefe Gerencia General 1. Gerente 1. Asistente 1. Asistente Asesor de gestión 1. Asesor Jefe de Procesos y Calidad 1. Jefe 2. Personal 2 c.1. FICHAS DE CARGOS Perfil de cada puesto, Sueldo a ofrecer. 1.- Gerente General – GG – Cargo Jefatura Requisitos Título en alguna carrera y con estudios en pos grado y o especializaciones especificas empresariales. Experiencia laboral como gerente general mínimo de diez (10) años en empresas de reconocido prestigio. Edad: 40 años Nivel gerencial: tener la capacidad de liderazgo, don de mando, delegación, negociación efectiva, trabajo en equipo. S/. 5000 Mensual S/. 5000 x 12 meses = S/. 60000 Anual Incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: SECRETARIA 2.- Secretaria de Gerencia – SG – Profesional Requisitos Tener título de secretaria en algún instituto de prestigio, conocimiento básico en idioma inglés. Tener experiencia mínima 2 años en secretariado. Edad 25 años. Nivel Profesional: asistir al directorio – Gerente en labores de recepción de llamadas y administración de la agenda de citas, encargada también de las compras urgentes, solicitar cotizaciones o precios. S/. 1500 Mensual. S/.15000 x 12 meses = S/. 18000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre Gerencia General 1. Gerente 2. Secretaria de Gerencia 2 1.- Asesor de Gerencia – AG – Profesional Requisitos Título profesional en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas o carreras afines. Tener experiencia mínima 3 años en sistemas de costos y elaboración de puestos e indicadores. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsabilidad, en identificar y distribuir correctamente los gastos de la empresa por los códigos de centros de costos. S/. 2000 Mensual S/. 2000 x 12 meses = S/. 24000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. 1.- Asesor de Calidad – JC – Profesional Requisitos Título profesional en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas, control de calidad o carreras afines. Tener experiencia mínima de 2 años en Control de Procesos. Edad 30 años. Nivel Profesional: supervisores y el responsable de control de calidad para poner en práctica los planes de trabajos en conformidad a los procedimientos de la empresa. S/. 2000 Mensual S/.2000 x 12 meses = S/. 24000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre Asesor de Gestión 1. Asesor Jefe de Procesos y Calidad 1. Jefe 2 1.- Gerente de Administración Y Finanzas – GF – Profesional Requisitos Título profesional en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas o carreras afinen y cursos de extensión en Administración de empresas, finanzas y contabilidad. Tener experiencia mínima 5 años en gestión de empresas comercial como jefe. Edad 35 años. Nivel Profesional: Responsable de controlar los ingresos y gastos (egresos) en general, asi como elaborar el flujo de cajas actual y proyectado de la empresa. S/. 3500 Mensual S/.3500 x 12 meses = S/. 42000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: JEFE 1.- JEFE DE CREDITOS Y COBRANZAS – GF – Profesional 2.- Requisitos o Título profesional en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas o carreras afinen y cursos de extensión en créditos y cobranzas Gerencia de Administración y Finanzas 1. Gerente 1. Jefe 2. Analista 2 Tener experiencia mínima 5 años en gestión de empresas comercial encargado de créditos y cobranzas. Edad 35 años. Nivel Profesional: Responsable de liderar, supervisar y controlar las actividades del área de créditos y cobranzas. S/. 3500 Mensual S/.3500 x 12 meses = S/. 42000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: ASISTENTE 1.- ASISTENTE DE CREDITOS Y COBRANZAS – AC – Profesional 2.- Requisitos Bachiller en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas o carreras afines. Tener experiencia mínima 3 años como asistenta administrativa y/o de facturación. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsable de la cobranza asignada del día en la zona determinada, así como la entrega de las facturas al cliente respectivo para su posterior cobro programado. S/. 1800 Mensual S/.1800 x 12 meses = S/. 21600 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre 2 CARGO: JEFE 1.- JEFE DE REPARTO – GR – Profesional Requisitos Título profesional en ciencias administrativas, ciencias contables, ciencias económicas o carreras afinen y cursos de extensión en créditos y cobranzas Tener experiencia mínima 4 años en gestión de empresas comercial como jefe y mejor aún si es en empresa de Courier. Edad 35 años. Nivel Profesional: Responsable de administrar y supervisar las acciones necesarias para que los repartos de sobres, documentos, paquetes enviados por los clientes que tengan el destino indicado, en coordinación con los encargados de reparto local y nacional. S/. 2000 Mensual S/.2000 x 12 meses = S/. 24000 Anual Incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: ASISTENTE 1.- Chofer – CH Requisitos Tener secundaria completa Tener experiencia mínima 2 años como chofer de reparto. Edad 30 años. Gerencia de Operaciones 1. Gerente 8. Jefe 1. Asistenta 10. Tele operadoras 30. Operario Chofer 30. Operario Motorizado 30. Operario a pie 2 Nivel Profesional: Responsable del reparto y recojo de la paquetería en forma oportuna y eficiente. S/. 1200 Mensual S/.1200 x 12 meses = S/. 14400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. CARGO: TELEOPERADORES 1.- Tele operadores - T Requisitos Tener estudios culminados de tele operación en instituto superiores. Experiencia laboral en tele operador y trato con el público mayor de 1 año Edad 20 años. Nivel Profesional: Responsable de la recepción de las llamadas telefónicas de forma eficiente y eficaz, atender las llamadas con respeto, amabilidad, cortesía y sinceridad orientado al cliente a la pronta solución de sus problemas o consultas. S/. 900 Mensual S/.900 x 12 meses = S/. 10800 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. CARGO: OPERADOR 1.- Operador Chofer – OC Requisitos Tener secundaria completa y algún estudio técnico completo o incompleto Experiencia como operador chofer no menor de 2 años en empresa Courier, con licencia de conducir vigente Edad 28 años. Nivel Profesional: Responsable no solo en lo referente al vehículo o unidad que conduce, si no al hecho de transportar las encomiendas respectivas para su despacho y/o entrega final. S/. 1200 Mensual S/.1200 x 12 meses = S/. 14400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. 2 CARGO: OPERADOR 1.- Operador Motorizado – OP Requisitos Tener secundaria completa Tener experiencia mínima 2 años como chofer de reparto. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsable de repartir los documentos, encomiendas, cartas, entre otros de las distintas zonas de la ciudad de Lima en forma eficiente y oportuna. S/. 1200 Mensual S/.1200 x 12 meses = S/. 14400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. CARGO: OPERADOR 1.- Operador A Pie – OP Requisitos Tener secundaria completa y algún estudio técnico completo o incompleto Tener conocimiento de rutas aledañas a nivel Lima Edad 20 años. Nivel Profesional: Encargado de repartir los documentos, encomiendas, cartas, entre otro de los clientes en forma personal (a pie) a las distintas zonas de la ciudad de Lima en forma Eficiente y oportuna. S/. 1000 Mensual S/.1000 x 12 meses = S/. 12000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre. 2 1.- Gerente de Marketing y Ventas – GM – Profesional Requisitos Formación profesional o técnica en ingeniera y/o afines con estudios o cursos sobre técnicas de ventas y con especialización. Tener experiencia mínima 7 años en ventas de productos y servicios. Edad 35 años. Nivel Profesional: Responsable de planificar y dirigir la política de promoción, ventas y distribución de productos o servicios de la compañía; asumiendo también las responsabilidades del Marketing y Publicidad, encargado de realizar la promoción, venta y distribución de productos o servicios de la compañía. S/. 3500 Mensual S/.3000 x 12 meses = S/. 36000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: JEFE 1.- JEFE DE VENTAS – JV – Profesional Requisitos Formación profesional o técnica en ingeniería y/o afines con estudios o cursos sobre técnicas de ventas. Tener experiencia mínima 5 años en ventas de productos y servicios. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsable de verificar y hacer cumplir los objetivos del área en forma eficiente y eficaz. Monitorear a todo el personal o la fuerza de ventas. S/. 2200 Mensual Gerencia de Marketing y Ventas 1. Gerente 1. Asistenta 2. Vendedor 2 S/.2200 x 12 meses = S/. 29400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: ASISTENTE 1.- ASISTENTE DE MARKETING Y VENTAS – AMV – Profesional Requisitos Tener título de secretaria a nombre de la nación. Tener experiencia mínima 2 años como asistenta administrativa o de ventas. Edad 25 años. Nivel Profesional: Responsable de cualquier consulta, duda o cotización que tenga el cliente, responsable de realizar las cartas para las presentaciones ante los clientes, clasificar los documentos para las licitaciones coordinando con el área correspondiente. S/. 1200 Mensual S/.1800 x 12 meses = S/. 14400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre 1.- Gerente de Recursos Humanos – GRRHH – Profesional Requisitos Título profesional en relaciones industriales, ciencias administrativas, ciencias contables, y cursos de extensión en Recursos Humanos (especialización). Tener experiencia mínima 4 años en gestión o administración de Recursos Humanos. Edad 35 años. Gerencia de Recursos Humanos 1. Gerente 1. Jefe 1. Asistenta de Recursos Humanos 2 Nivel Profesional: Encargado de la administración y gestión integral de los recursos humanos de la empresa. Es responsable del desempeño exitoso de los recursos humanos dentro de la estrategia de la empresa. S/. 3200 Mensual S/.3200 x 12 meses = S/. 38400 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: JEFE DE SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL 1.- JEFE DE SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL – JHI – Profesional Requisitos Tener la capacidad de interactuar con los trabajadores a todo nivel de la empresa Conocimiento contra lucha contra incendios, sismos y primeros auxilios. Tener experiencia mínima 4 años como encargado de seguridad e higiene industrial. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsable por la seguridad e higiene industrial, verificando la seguridad de nuestras instalaciones, previniendo los riesgos y elaborando programas de seguridad y salud ocupacional. S/. 2000 Mensual S/.2000 x 12 meses = S/. 24000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre CARGO: ASISTENTA DE RECURSOS HUMANOS 1.- ASISTENTA DE RECURSOS HUMANOS – ARRHH – Profesional Requisitos Tener como mínimo el grado de bachiller en la carrera de Administración, relaciones industriales, ciencias contables o carreras afines. Tener experiencia mínima 2 años en el puesto. Edad 30 años. Nivel Profesional: Responsable del cálculo de todas las partes de compensaciones llámese planillas de pago, vacaciones, gratificaciones, CTS, utilidades, liquidación de beneficios sociales, bonos, etc. 2 S/. 1500 Mensual S/.15000 x 12 meses = S/. 18000 Anual incluyendo las dos Gratificaciones de Julio y Diciembre 2.5 Presentación de Procesos y procedimientos. a. Identificar un área y desarrollar sus procedimientos, mediante flujogramas. RECEPCIÓN DE PAQUETES – CLIENTES CREDITO TOP Objetivo: Realizar un despacho adecuado con en tiempo de entrega establecido con las condiciones necesarias para un traslado seguro. Alcance: Se origina cuando el cliente crédito TOP indica que un proveedor se apersonará al almacén a dejar un paquete el cual debe ser cargado a su cuenta. Documentos: Guía de remisión / Factura Declaración Jurada Orden de servicio Autorización de Embalaje ( tener presente si es valorado, frágil o si el cliente lo solicita) N° Actividad Descripción Responsable Registro 1 Deposito del paquete en almacén Proveedor del cliente crédito TOP se apersona a dejar un paquete al almacén, en ese momento se aceptará los documentos presentados ya sea guía o factura. El cliente debe declarar su paquete. PROVEEDOR / CLIENTE CREDITO TOP Orden de Servicio Cargo de recepción. 2 2 Proceso de recojo El área de recojo verifica que los documentos estén ingresados correctamente y verifica si el paquete requiere embalaje o no. ÁREA DE RECOJOS Orden de servicio. Declaración jurada. Guía de remisión. 3 Digitación Verifica los datos del rotulo del paquete para la digitación en el sistema. Realiza la creación del código de remito. Entrega del paquete para su distribución. DIGITACIÓN – DESPACHOS (VALORADOS/PAQUETES) Orden de servicio con sticker de remito para que se proceda con el despacho. 2 PROVEDOR-CREDITO TOP RECOJOS DESPACHOS Inicio Deposito del paquete en almacén. Verificación de documentos y del paquete. ¿Paquete requiere embalaje? Registrar el valor del paquete en la declaración jurada. Rezagado, a la espera de la autorización del cliente. Presentación de documentos (factura o guía) SI NO Salida directa al área de despachos. Verificación de los datos del rotulo del paquete. Creación del código de remito. Entrega del paquete para su distribución. Fin FLUJOGRAMA 2 b. Presentación de glosario de términos. ESMPRESA: ES UNA ORGANIZACION E INSTIRUCION, DEDICADA A BRINDAR PRODUCTOS O SERVICIOS A LOS DIFERENTES CLIENTES. LOGRANDO A CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS Y METAS ESTABLECIDAS. GERENTE: RESPONSABLE, DEL TOTAL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA Y SE ENCARGA DE CORDINAR CON CADA JEFATURA PARA LA SUPERVISION DEL PERSONAL Y LOS RESUSTADOS DE LA EMPRESA. JEFATURAS: AUTORIDAD EN CADA DEPARTAMENTO DE UNA EMPRESA. MOF: MANUAL DE FUNCIONES DEL LAS AUTORIDADES Y PERSONAL DE LA EMPRESA. ORGANIGRAMA: DIAGRAMA QUE REPRESENTA LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA, EL CUAL NOS DESCRIBE CLARAMENTE COMO ESTA COMPUESTA, EN CAUANTAS AREAS ESTA DIVIDIDAS Y LOS NOMBRES DE QUIENES LA CONFORMAN. III CONCLUSIONES IV REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Recuperado de: http://www.eleconomistaamerica.com/reportajes-en-eAm-usa/noticias/4879752/06/13/Las-20- frases-de-Henry-Ford-sobre-los-negocios-y-el-liderazgo.html Recuperado de: http://blog.consultorartesano.com/2011/02/15-citas-de-que-es-la-globalizacion-de-ulrich- beck.html Recuperado de: http://blog.consultorartesano.com/2011/02/15-citas-de-que-es-la-globalizacion-de-ulrich- beck.html 2 Recuperado de: http://www.eleconomistaamerica.com/reportajes-en-eAm usa/noticias/4879752/06/13/Las-20- frases-de-Henry-Ford-sobre-los-negocios-y-el-liderazgo.html#.Kku8TrV0CfBne9h. Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empresa Recuperado de: http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=tex tos_items&acc=file&id=43&friendly=Sobres%20Postal Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?sec=olvacourier&modulo=items&tab=tex tos_items&acc=file&id=41&friendly=Encomiendas Recuperado de: http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empresa Recuperado de: http://laperla.olx.com.pe/olva-carga-sac-transporte-de-mercaderia-con-eficiencia-iid-549059872 Recuperado de: http://www.olva-ti.com/ Recuperado de:http://www.olvacourier.com/index.php?modulo=app&tab=pages&page=empesa Recuperado de: https://www.facebook.com/olvaclub/photos/a.372512469439836.95949.139287366095682/609 366269087787/?type=1&theat 2