NORMA TÉCNICA COLOMBIANANTC 3793 1996-05-15 SALUD OCUPACIONAL. CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ESTADÍSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL E: OCUPATIONAL HEALTH. CLASSIFICATION, RECORDING AND STATISTICS FOR LABOR ABSENTEISM. CORRESPONDENCIA: DESCRIPTORES: ausencia laboral; estadística, salud ocupacional, sondeo estadístico, seguridad industrial. I.C.S.: 13.100; 03.100.30 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435 Prohibida su reproducción regionales y nacionales. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública. Generalidades. BP EXPLORATION CIBA GEIGY COLMOTORES CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES MINISTERIO DE TRABAJO MINISTERIO DE SALUD PREVESEG SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD SERVICIOS MÉDICOS COLPATRIA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales. Medicina de trabajo de la Secretaría Técnica de Normalización del Consejo Colombiano de Seguridad. La NTC 3793 fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-05-15 Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. según el Decreto 2269 de 1993. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN . para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país. ICONTEC. es el organismo nacional de normalización. sin ánimo de lucro. este último caracterizado por la participación del público en general. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000012 Salud ocupacional. cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor.PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. ICONTEC es una entidad de carácter privado. CLASIFICACIÓN. recreativos. OBJETO Esta norma tiene por objeto conceptualizar y establecer lineamientos para la clasificación. 2.4 Enfermedad profesional Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar. en concordancia con las exigencias legales. y que produzca en el trabajador lesión orgánica. 2. 2.1.1.5 Enfermedad general Todo estado patológico que no esté considerado como enfermedad profesional. 2.1. vía pública. el registro y el seguimiento estadístico del ausentismo en las empresas del país.1 DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN DEFINICIONES Ausentismo laboral Es la suma de los períodos en los que los empleados de una organización no están en el trabajo según lo programado.3 Accidente de trabajo Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo. incluye sucesos en el hogar. REGISTRO Y ESTADÍSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL 1. invalidez o muerte.1 2. perturbación funcional.1.2 Accidente común Evento de salud repentino no relacionado con el trabajo.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3793 SALUD OCUPACIONAL. con o sin justificación. entre otros. 2. Todos los empleadores en Colombia deben seguir los parámetros establecidos en la presente norma.1. 2. 1 . recopilación y registro de la información conforme a lo indicado en el numeral 5. 2.2.1 3.2 Extralegales pactadas en convenciones y acuerdos extralegales.1 Identificación del trabajador.1. Apellidos y nombres.2. 2.4 Enfermedad Profesional. 3.3.1 Accidente Común. archivo y actualización de registros La información se debe recolectar en la(s) sede(s) provisional(es) o permanente(s) donde se encuentren laborando los trabajadores.1 CLASIFICACIÓN NTC 3793 Causas no relacionadas con la salud 2.2 Causas relacionadas con la salud 2. problemas familiares. 3. edad.2. los archivos organizados se deben ubicar en sitios destinados para tal fin y periódicamente se deben actualizar.3 Enfermedad General.1. 3.2. La CIE (Clasificación Internacional de Enfermedades) es un buen criterio para la clasificación por causas relacionadas con la salud.1 Legales pactadas en el Código Sustantivo del Trabajo.2.2. área.1.3 Registro de casos El registro de la información debe consignarse en un formato que incluya: 3.3 Otras formas de ausentismo autorizadas o no y de cualquier duración.2.5 Control Preventivo. problemas interpersonales. 2.1. 3.2. Detenciones. estado civil. 2.1. 2.1.2. sexo. 2 .2.2.1 Establecer la responsabilidad del registro En cada una de las sedes de la empresa y en áreas estratégicas se designa un encargado del seguimiento. 2.3.2 Metodología general para registro de casos 3. información que debe remitirse mensualmente al responsable del Programa de Salud Ocupacional de la empresa.2.2.2. cédula o carnet.1 REQUISITOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Ubicación.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 2.1.2.1. división o sección y cargo. Nota.2 2. El uso de decimales permite recolectar información más específica y detallada.2 Accidente de Trabajo. etc. 2.2. 3 Cuantificación de la ausencia. se recomiendan cortes mensuales y tendencias anuales.3. Ausencia por Estado gripal: En la primera columna se coloca el número 1 correspondiente a la causa (para este caso relacionada con la salud). indica la severidad del evento y es una relación que contempla el tiempo perdido por ausencias con respecto al tiempo programado.2.3. Período de ausencia.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3793 3. en un período determinado. 3. la ausencia por incapacidad médica de 3 d.4 Otros. Fecha de inicio y finalización de la ausencia al trabajo.1. 3.2 3. ALG = Tiempo de trabajo perdido en el período X 100 Tiempo de trabajo programado en el mismo período Donde: Tiempo de trabajo perdido y programado se puede dar en días o en horas y se obtiene de cuantificar el tiempo real de falta al trabajo de acuerdo con la jornada laboral (Ejemplo: empresa donde se labora de lunes a viernes de las 07:00 horas a las 15:00 horas. analizar y ofrecer alternativas de control al ausentismo laboral. corresponde a 14 h de ausentismo). la segunda a las categorías de las mismas y las otras al CIE.1.2. por consiguiente la codificación de la ausencia queda así: 1 1 4 6 0 3. Se sugiere usar un sistema de codificación donde la primera casilla correspondería a causas de ausentismo.1. que puede darse en horas o días. Teniendo en cuenta las relacionadas o no relacionadas con la salud y de acuerdo con la clasificación mencionada en el numeral 3. EJEMPLO. jueves. Motivo de la ausencia.2 Causas de Ausentismo.3. El período se puede tomar en meses o años. viernes y sábado. - Se interpreta*: 3 . costos de la misma y observaciones que permitan identificar. en la segunda columna el número 1 correspondiente la categoría (enfermedad común) y en las siguientes el número de la CIE. remunerada o no.1 INDICADORES De ausentismo laboral global (ALG) También llamado de Ausentismo General. 1 Distribución porcentual del ALG por causas y categorías Se aplica la misma fórmula anterior. pero la unidad de tiempo se discrimina por causas y categorías. * Esta interpretación permite comparar con la constante de horas hombre trabajadas que defina el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. 3.2. así: 3.1.2. a través de una regla de tres simple.2 Ausentismo Laboral por causas relacionadas con la salud Ausentismo Laboral por accidente común Ausentismo Laboral por accidente de trabajo Ausentismo Laboral por enfermedad general Ausentismo Laboral por enfermedad profesional Ausentismo Laboral por control preventivo Ausentismo Laboral por causas no relacionadas con la salud Ausentismo Laboral por motivos legales Ausentismo Laboral por motivos extralegales Ausentismo Laboral por otros motivos 70 % 20 % 5% 40 % 0% 5% 30 % 20 % 5% 5% General de ausentistas (IGA) Hace referencia a la proporción de ausentistas con respecto al total de trabajadores. IGA = Número de ausentistas en un período X 100 Total de trabajadores en el mismo período Se interpreta: 4 .NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3793 El "X %" de las unidades de período programadas (horas) se perdieron por ausentismo laboral o. de cada 100 unidades de período programadas (horas) se perdieron "X" por ausentismo laboral. en el período estudiado. 3.3 Otros 3. son ausentistas laborales o.1 Promedio de ausencias por ausentistas X= Número de ausencias en el período Número de ausentistas en el mismo período Se interpreta: El promedio de ausencias por cada ausentista es "X".2. de cada 100 trabajadores se ausentan "X" en un período definido.2.2 Promedio de ausencias por trabajadores X= Número de ausencias en el período Número de ausentistas en el mismo período 5 . 3. 3.2.2.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3793 El "X %" de los trabajadores. en un período determinado.1 Distribución porcentual de ausentistas por causas y categorías Se aplica la misma fórmula anterior.2.3. pero se discrimina por causas y categorías. así: - Ausentistas por causas relacionadas con la salud Ausentistas por accidente común Ausentistas por accidente de trabajo Ausentistas por enfermedad general Ausentistas por enfermedad profesional Ausentistas por control preventivo Ausentistas por causas no relacionadas con la salud Ausentistas por motivos legales Ausentistas por motivos extralegales Ausentistas por otros motivos 40 % 5% 5% 25 % 0% 5% 60 % 45 % 0% 15 % 3. 6 b) . si son muy diferentes. 3. se trabaja con el primero. hallar la mediana. Es conveniente acompañar el promedio de sus desviaciones estándar y. adicionalmente. Costos de las prestaciones por hora por trabajador ausente.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA Se interpreta: NTC 3793 El promedio de ausencias por cada trabajador es "X". Nota.3. Tiene dos opciones: a) Si los trabajadores reciben pago durante su ausencia incluye sueldo o salario más prestaciones.3 COSTOS DEL AUSENTISMO Uno de los métodos para el cálculo de éstos costos.3 Promedio de tiempo por ausencias X= Tiempo de trabajo perdido en el período Número de ausentistas en el mismo período Se interpreta: El promedio de tiempo perdido por cada ausencia es "X". Remuneración total por hora trabajador ausente. 3. establece cuatro grupos principales: - Costos por pérdida de productividad Costos por trabajo extraordinario Costos por personal reemplazante Costos por entrenamiento adicional. Este método se compone de once pasos que permiten calcular el costo total estimado del ausentismo laboral: 1) 2) 3) 4) Total horas del trabajador perdidas por ausentismo durante el período.2. si ésta es similar al promedio. Promedio ponderado de sueldo o salario por hora por trabajador ausente. se deja la segunda. Si los trabajadores ausentes no reciben pago: incluye solamente prestaciones. Todos los demás costos relacionados con el ausentismo y no incluidos en los ítems anteriores. 6) 7) 8) 9) 10) 11) 7 . Costo total estimado de ausentismo por trabajador.8 y 9. Producto de ítem 6 por ítem 7. Total de horas de supervisión perdidas por ausentismo laboral. Sumatoria de los ítems 5. Promedio de sueldo por hora de supervisores incluyendo prestaciones. Total de sueldos de supervisión perdidos por el manejo de problemas de ausentismo. Se divide el ítem 10 entre el número total de trabajadores.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 5) NTC 3793 Total remuneración perdida por trabajadores ausentes (total de horas por trabajador perdidas según que sea 4a o 4b). Costo estimado total de ausentismo. INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. 2a Ed. 1994. D. 8 . Consejo Colombiano de Seguridad . Epidemiología básica. Santa Fé de Bogotá. D.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3793 Anexo A (Informativo) Bibliografia AGUILAR. Pp 161-173 . Organización Panamericana de la Salud. Medicina del Trabajo. Seccional Antioquia. Medellín. Washington. 1989. Módulo I. Consejo Colombiano de Seguridad . BEAGLEHOLE. 1996. R. J. Epidemiología. Medellín. Ausentismo Laboral. KJELLSTROM. Especialización en Seguridad y Prevención de Riesgos Profesionales. Documento elaborado por la Secretaría Técnica de Normalización del Consejo Colombiano de Seguridad. 1993.Andi. BONITA. T. División de Salud Ocupacional.INTESEG. RIVERO. Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social . R.C.