NOBRADEAPRESENTAÇÃO (...) O primeiro trabalho consolidado da comissão foi a elaboração da norma para descrição de documentos arquivísticos ISAD(G), publicada em 1994, abrangendo documentos de todo e qualquer suporte, respaldada em procedimentos metodológicos já implementada, bem como definido um universo de elementos de descrição para registro de informações tradicionalmente recuperadas. Em 1996, foi lançada a norma ISAAR (CPF), completar à primeira, regulando a descrição do produtor, entidade fundamental para o contexto dos documentos descritos. (...) A participação do Brasil no processo de revisão da ISAD(G) foi extremamente proveitosa. Ganhou a Norma, ao incorporar uma visão crítica mais afastada dos grandes centros de discussão arquivística e com experiências diferenciadas em termos de tradição tecnológica1. Ao mesmo tempo, ganhou a comunidade profissional brasileira, ao ter um contato mais amplo e constante com as preocupações de colegas de outros países2, além de aprofundar sua reflexão sobre a própria ISAD(G).(...) (...) A CTNDA3 (...) (...) A NOBRADE não é uma mera tradução das normas ISAD(G) e ISSAR(CPF), que já existem e estão publicadas. Seu objetivo, ao contrário, consiste na adaptação das normas internacionais à realidade brasileira, incorporando 1 Uma das contribuições dói a possibilidade de a ISAD(G) ser usada tanto na descrição de fundos quanto de coleções, o que passou a ser expressamente declarado na segunda edição. 2 A partir de 1998, o Arquivo Nacional promoveu um seminário internacional e dois cursos sobre descrição arquivística, além de, aproveitando a reunião do CND durante o seminário ibero-americano de arquivos, em 2003, ter patrocinado também um curso sobre a experiência australiana com documentos eletrônicos. 3 A Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA) foi criada pela Portaria nº 56, de 10/9/2001, com o objetivo de elaborar normas nacionais de descrição em consonância com as normas internacionais. Para isso, além de procurar acompanhar as experiências de outros países, atua na divulgação de informações, no levantamento de dados e na promoção de debates, de modo a estimular a participação da comunidade arquivística. Tem por integrantes representantes de instituições arquivísticas e de ensino superior localizadas em território nacional. de foro nacional. Esta norma deve ser intensamente divulgada no âmbito das instituições arquivísticas e nos eventos ligados aos profissionais da área. de modo a possibilitar o seu aperfeiçoamento.preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do conselho Internacional de Arquivos (CDS/CIA) considerava importantes. porém. . .5). fundo ou coleção4 (nível 1). dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). 4 Para efeito de utilização desta Norma.) Como a definição dos níveis se dá a partir de uma estrutura hierárquica. fundo e coleção. Graficamente. pode também ser aplicada à descrição em fase corrente e intermediária. (..5). deve-se entender o item documental como um nível e não como um documento. o Apêndice A mostra como se estruturam os níveis 0 a 5.seção (nível 2).) (.. equivalem-se. série (nível 3).ÂMBITO E OBJETIVO Esta norma estabelece diretivas para descrição no Brasil de documentos arquivísticos.. São admitidos como níveis intermediários o acervo da subunidade custodiadora (nível 0. compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF). . (. Embora voltada preferencialmente para descrição de documentos em fase permanente.. conforme definidos no Glossário a seguir. e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.) Considera-se existência de seis principais níveis de descrição. a saber: acervo da entidade custodiadora (nível 0). assim como um dossiê/processo pode ser constituído de um único documento. a subseção (nível 2.5) e a subsérie (nível 3.. Acervo entidade custodiadora. destinada a identificar qualquer unidade de descrição. Conjunto características intencionalmente. independentemente da sua data de produção. Elemento de identificação cronológica que tem por referencial um calendário. Elemento de identificação cronológica. reunidos Coleção Colecionador Data-assunto Entidade coletiva. do local de Data crônica Data de acumulação Data de produção Data-limite Data tópica . sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação. A sua elaboração baseou-se no Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Elemento de identificação produção de um documento.GLOSSÁRIO As definições a seguir devem ser entendidas no contexto desta Norma. pessoa ou família responsável pela formação de uma coleção. Elementos de identificação cronológica pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido. de documentos com comuns. Elemento de identificação cronológica do assunto de um documento. Código de referencia Totalidade de documentos de uma Designação genérica para quem cria um Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G). em que são indicadas as datas do início e do termino do período abrangido por uma unidade de descrição. Autor documento. Elemento de identificação cronológica que leva em consideração variantes da história de formação do acervo com herança de fundos. . carta. congresso. lugar. Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. documento bibliográfico. como documento audiovisual. políticos. seminários. Ver também processo. variando no seu grau e forma de organização. aeronaves e embarcações. particularmente o suporte e o formato. Grupo de pessoas que age de maneira organizada e é identificado por um nome específico. projeto). São exemplos de espécies documentais ata. em geral identificados como cabeçalhos de assunto. doc iconográfico. militares e religiosos. doc eletrônico. . científicos. doc micrográfico.Dossiê Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto (ação. econômicos. documento cartográfico. pessoa. Elemento de descrição Entidade coletiva Entidade custodiadora Entidade produtora Espécie documental Fundo Gênero documental Indexação pós-coordenada Indexação por termos que devem ser combinados no momento da busca para filtragem da informação desejada. Termo que equivale a arquivo. doc textual. e que exigem processamento técnico específico e. em geral chamados descritores. Cada uma das categorias de informação que compõem a descrição normalizada de documentos. naves. Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo. bem como feiras. documento cinematográfico. por vezes. Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais. expedições. Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por características comuns de estrutura da informação. culturais.. como instituições e movimentos sociais. Indexação pré-cooredenada Indexação por termos combinados previamente.. evento. Ver produtor. mediação técnica para acesso. com indicação das relações de equivalência. agravante.Indicação de responsabilidade Nome das partes envolvidas no documento no que diz respeito à origem e destino. decretos sem números. apelado. Entidade coletiva. por exemplo.. identificação ou localização de documentos. Nível de arranjo Nível de descrição Posição dos documentos em uma estrutura hierarquizada de organização de um acervo. partitivas. Elemento de informação. Notação Ponto de acesso Processo Produtor Seção Subdivisão da estrutura hierarquizada de organização que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo ou coleção (. cartas-patentes. normalizados e preferenciais. Posição da unidade de descrição em uma estrutura hierarquizada de organização de um acervo. decretos-leis. cessionário. Ver também código de referência. pessoa ou família identificada como geradora de arquivo. destinatário. cartas-régias. agrupados por afinidade semântica. Código de identificação das unidades de arquivamento. adotante. natureza de conteúdo ou técnico do registro. Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática. Unidade de arquivamento constituída de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial. tais como cartas precatórias. hierárquicas. agravado. de negação e funcionais estabelecidas entre elas. termo ou código que. emissor. presente em unidades de descrição. também chamada de entidade produtora. serve à pesquisa. autor. decretos- Tipo documental . cedente. como. apelante.) Tesauro Vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural.. aparelho para essa reprodução. serve de base a uma descrição particularizada. (1) Área de identificação. Título dado pelo arquivista para uma unidade de descrição. (2) Área de contextualização. e que. ficando assim constituído. . arranjo. possui mais uma área (área 8) e dois elementos de descrição (6. onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição. (3) Área de conteúdo e estrutura. tratados como uma unidade. ESTRUTURA E USO DA NORMA Esta norma prevê a existência de oito áreas compreendendo 28 elementos de descrição. sob qualquer forma física. Unidade de descrição Documento ou conjunto de documentos. armazenamento e notação. pintura ou reprodução exata.1). 5 Reprodução de imagens pelo processo de Daguerre. (5) Área de fontes relacionadas. xilogravuras. Título formal Título atribuído litogravuras. onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição. serigrafias. Em relação à ISAD(G). onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição.imagem reproduzida por aquele aparelho.1 e 8.legislativos. Unidade de arquivamento Documento(s) tomados por base para fins de classificação. (4) Área de condições de acesso e uso. daguerreótipos5. onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição. Título que aparece explicitamente na unidade arquivística que está sendo descrita. como tal. onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição. não devendo ser visto como integrante da Norma em si. Condições de acesso (somente para descrição em níveis 0 e 1). (7) Área de controle da descrição. c – regra(s) geral(is) aplicável (is). Título. f – exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de interpretação de sua(s) regra(s). onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição. b – objetivo. Dimensão e suporte. Todos os elementos de descrição apresentam: a – título. . sete são obrigatórios. quando e por quem a descrição foi elaborada. O número que antecede os títulos dos elementos de descrição tem apenas objetivo de referencia. onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores. em que são fornecidas informações sobre a importância e o funcionamento do elemento de descrição. Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis. Nome(s) do(s) produtor(es). e – procedimento. onde se registra informação sobre como. a saber: Código de referencia. Data(s).(6) Área de notas. d – comentários. Nível de descrição. (8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos. que detalham a(s) regra(s) geral(is). ELEMENTOS DE DESCRIÇÃO 1 Área de identificação 1.1Código de referencia . e mais propriamente para os domínios de topo da Internet. Títulos extensos ponde ser abreviados. estados e/ou províncias. nível 0 1. Comentários: (. obrigatoriamente. tais como. mantenha as diferentes versões. ISO 3166-3. Exemplo: BR MN Museu Nacional (Brasil) Nota: Para o acervo da entidade custodiadora Museu Nacional (Brasil). idêntico ao que foi definido pela Divisão de Estatística das Nações Unidas (ONU) (ver abaixo). . Os capítulos que derivam deste código são: ISO 3166-2. É um sistema de duas letras. Títulos imprecisos devem ser complementados. códigos para substituir códigos Alfa-2 obsoletos.Objetivo: Identificar a unidade de descrição Regra(s): Registre. códigos para unidades monetárias. utilizando o sinal de igualdade (=) para demostrar a equivalênica. que tem muitas aplicações. Caso a entidade custodiadora permita acesso em mais de um endereço. ISO 4217. Se a unidade descrita forem mais de um idioma simultaneamente... códigos para subdivisões. ISO 3166-1 Numérico. um sistema de 3 (três) letras (ver abaixo).) código do país6 e código da entidade custodiadora. Títulos em outros idiomas devem ser preservados. um sistema numérico de 3 (três) dígitos. ISO 3166-1 Alfa-3. o código do país (BR). como prescrito internacional a: ISO 3166-1 é parte da norma ISO 3166 que sugere códigos para os nomes de países e dependências. deve-se registrar um código específico para cada subunidade custodiadora existente. Exemplo: João Goulard 6 O código BR obedece. o código da entidade custodiadora e o código específico da unidade de descrição.2Título Objeto: Identificar nominalmente a unidade de descrição Regra(s): Registre o título da unidade de descrição Comentários: Este elemento de descrição é olbrigatório Procedimento: Registre o título original. .)Para indicação de data tópica não explícita na unidade de descrição. recorra a expressão como “s. subsérie Diretoria 1. A principal característica do formato de data e hora da norma ISO 8601 é que a informação de data e hora seja ordenada a partir do valor menos significativo ou.) Procedimento: (... que preconiza o formato aaaammdd.4Nível de descrição Objetivo: Identificar o nível da unidade de descrição em relação às demais Regra(s): Registre o nível da unidade de descrição 7 A ISO 8601 é uma norma internacional para representação de data e hora emitida pela Organização Internacional para Padronização (International Organization for Standardization .. a obrigatoriedade recai sobre a(s) datas(s) de produção(.. do fundo José Feio. .3Data(s) Objetivo: Informar a(s) data(s) da unidade de descrição Regra(s): Forneça obrigatoriamente a(s) data de produção da unidade de descrição.” [sem local} ou “não disponível” e a sinais. nível 4. (.) Para efeito de intercâmbio internacional de dados.Centro de Pesquisa e Documentação de História contemporânea do Brasil Nota: Para o fundo João Goulard. Em âmbito nacional.) Comentários: Este elemento de descrição é obrigatório no que tange à data crônica. (. do maior (o ano) para o menor (o segundo).ISO).) Use algarismos arábicos. sugere-se uma saída de informação de data conforme a ISO 86017. nível 1 1.... Exemplo: [1960?]-[1968?] (data de produção) [1823?]-[1968?] (data-assunto) Museu Nacional (Brasil) Nota: Para o dossiê 108. Opcional as demais(.. atribuição ou incerteza.l. como colchetes ou pontos de interrogação entre colchetes [?] para indicar desconhecimento. em termos simples. série Museu Nacional. Especificamente esta norma define: “Elementos de dados e formatos de intercâmbio para representação e manipulação de datas e horas”.. . nível 4 = dossiê ou processo. (.. volumes.5. São admitidos níveis intermediários.5. nível 1 = fundo ou coleção. nível 2 = seção. representados da seguinte maneira: acervo da subunidade custodiadora = nível 0. etc) 2 Área de contextualização 8 Um metro cúbico de documentos corresponde a 12 metros lineares ou 600 kg. Outras unidades (caixas. São considerados seis principais níveis de descrição.. 1. a saber: nível 0 = acervo da entidade custodiadora. álbuns.) indicar as dimensões em metros lineares8. nível 3 = série.5Dimensão e suporte Objetivo: Identificar as dimensões físicas ou lógicas e o suporte da unidade de descrição Regra(s): Registre a dimensão física ou lógica da unidade de descrição... pastas. Procedimento: O registro das dimensões deve ser feito por gênero documental (cartográfico. relacionando esse dado ao respectivo suporte Comentários: Este elemento é obrigadório. folhas. nível = 5 item documental.).5. subsérie = nível 3..Comentários: este elemento de descrição é obrigatório. subseção = nível 2.