INDICEPagina DEFINICION DE AUDITORIA OPERATIVA………………………………………………. 2-3 CARACTERISTICAS…………………………………………………………………… ………….. 4 IMPORTANCIA Y FRECUENCIA……………………………………………………………… 5 OBJETIVOS……………………………………………………………………………… …………… 6 INFORMACION QUE SUMINSTRA………………………………………………............ 7 NECESIDAD…………………………………………………………………………… …………….. 8 BENEFICIOS…………………………………………………………………………… …………….. 9 TIPOS…………………………………………………………………………………… ………………. 10 METODOLOGIA……………………………………………………………………… …………….. 11 CARACTERISTAS DE LA METODOLOGIA…………………………………………………. 12 ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………… …………….. 13 EJECUCIONY CONTROL………………………………………………………………………….. 14 NORMAS Y HERRAMIENTAS………………………………………………………………….. 15-18 IMPORTANCIA Y REDACCION DEL INFORME………………………………………….. 18 LIMITACIONES Y BARRERAS…………………………………………………………………… 19 1 CASOS PRACTICOS…………………………………………………………………………… ……. 20-30 BIBLIOGRAFÌA 1. WEB PAGINAS TU GUÌA CONTABLE http://www.tuguiacontable.com/2012/04/auditoria-operacional_07.html MONOGRAFÌAS.COM http://www.monografias.com/trabajos69/auditoria-operativa/auditoria-operativa2.shtml REVISTAS FAURA CASAS AUDITORES CONSULTORES INFORMES DE AUDITORIA OPERATIVA - PERE RUIZ ESPINOS resar una opinión independiente sobre: i) la eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control in eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene l rativa o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se miden en función de por ésta en la utilización de los recursos disponibles, detectar sus posibles deficiencias y proponer las recomendacione DEFINICIÒN DE AUDITORÌA OPERATIVA 2 finanzas. aa operLauL d u ditoríave ito ría s:a e ra p o tiv e : s IM P C IA R A :n u L ca n e b d j a d e s r e rd i vo je b o (ta d in e t e d n p c ie lo tó n co m co m n lo e o rs o e p l). considerando una o más áreas específicas periódica y rotativamente. . política y estrategia de empresas entre otras más.sr CARACTERÌSTICAS DE LA AUDITORÌA OPERATIVA Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial. El Auditor Operativo. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización. teoría de la organización. administración de personal. comercialización. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión. costos. a n R IT C e d A C c :p a e b rlo ta u q e sd e u rn ito r se p le ta la n rim e p . La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario. auditoria. psicología general y social.3 oc(tabjeivdIMmnlprARCPusóL:).gSTEhÁOq. ra e se d la u ca b vid d rto isp a n so le ib a ra p n te ju ru b n . donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos. debe basar su preparación en administración general. e ico n EM IT S IC O T Á :p u e rq o lo ra sg lo e o tivra je b u o s(e la te p n r a p l a p co b e d n rt e h ). así ellos pueden planificar mejor. economía. fraudes. FRECUENCIA DE LA AUDITORÌA OPERATIVA Una Auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico. pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio. Tiene un significado más importante para el sector público. La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia. dan lugar a la realización de una auditoría operativa. creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. se convierte en un elemento pensante. La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos.4 IMPORTANCIA DE LA AUDITORÌA OPERATIVA La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. malversaciones de fondos y otras irregularidades. . buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos. así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles. En el caso de existir carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia. el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos. la insuficiencia de los controles administrativos. sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario. gerenciales y operativos. poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas. 6. económica y efectiva. es decir. 5. Determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente. Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad.5 OBJETIVOS DE LA AUDITORÌA OPERATIVA 1. 3. 9. presupuestos y pronósticos así como también los Estados Financieros. Desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas adversos evidentes en la eficiente administración. 4. Se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero). Formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos. diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. analizar y evaluar los hechos. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad. calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. 8. Determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de política. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa. Investigar. procedimientos y prácticas contables defectuosas. en consecuencia se dan variados informes. 7. 10. mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. controles operativos y acción correctiva. Determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas. Identificar las áreas de reducción de Costos. INFORMACIÓN QUE SUMINISTRA LA AUDITORIA OPERACIONAL . 2. 2. Opinión reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones como una base para la acción. presupuestos y lineamientos) son integrales. para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoria más específica para que pueda ubicar o . Evaluaciones del desempeño de la unidad con relación a los objetivos u otros criterios convenientes. consistentes y atendidos en los niveles operativos. 5. NECESIDAD DE LA AUDITORÍA OPERATIVA La auditoría operativa es opcional. por ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores: Por competencia. 4. 3. Información objetiva con relación a qué tan bien se están llevando a cabo los planes y políticas en todas las áreas de operaciones y acerca de oportunidades para el mejoramiento en cuanto a la eficacia. Opinión en cuanto a que los planes (según se enuncian en declaraciones de objetivos. eficiencia y economía. Información acerca de las debilidades en los controles operativos. programas.6 La auditoría operacional podrá informar a la gerencia de los siguientes aspectos: 1. sobre todo a posibles fuentes de dispendio. teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determina áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones. cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente.7 detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. y procedimientos organizacionales aún no definidos. políticas. Identificación de objetivos. tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el número de fa BENEFICIOS DE UNA AUDITORIA OPERATIVA A. cacia de los programas en términos de utilidades. . efectivo y económico de los objetivos empresariales. Por alta dirección empresarial. Identificación de cursos alternativos de acción. F.8 B. D. Evaluación de la efectividad de los sistemas de control gerencial. políticas y procedimientos organizacionales. E. Evaluación independiente del cumplimiento de los objetivos. C. Identificación de criterios para la medición del logro de objetivos organizacionales. G. TIPOS DE AUDITORÌA OPERATIVA ECONOMÍA Y EFICIENCIA Evaluación uso eficiente recursos Cumplimiento de legalidad . Evaluación de la confiabilidad y utilización de la información gerencial. H. Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias o ingresos y/o reducción de costos. Identificación de áreas críticas problemáticas y de las causas que las originan. METODOLOGÌA DE LA AUDITORIA OPERATIVA Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un determinado subsistema de la organización.9 Grado consecución de objetivos PROGRAMAS Eficacia de la organización Cumplimiento de legalidad SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Estudio exhaustivo del procedimiento para describirlo. . la metodología que usaremos pera examinar la entidad será: Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa. detectar deficiencias y proponer medidas correctoras. guiar y dirigir el desarrollo profundo del examen. Los objetivos generales de un programa de auditoria son: Planificar. Metodología. Etapa de Estudio Específico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de cada área. Anexos. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas. El auditor debe generar un modelo de control. Diagnóstico. CONTENIDO Una auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan resultados se podrá programar con precisión y en detalle lo que sigue. CARACTERÍSTICAS DE LA METODOLOGÌA DE AUDITORÌA OPERATIVA A. Pronostico. para así llegar a establecer las causas últimas de los problemas. con su evidencia correspondiente. . experta e independiente en relación a la materia sometida a examen. Alcance del trabajo. La estructura del informe debe contener: Objetivo de la auditoria.10 Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas. Con el material ordenado se procede a un análisis del problema. con el fin de formular los juicios que conozcan al diagnóstico real de la situación y también a un pronóstico. Recomendaciones. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión meditada. uniformando criterios de acción. con el objeto de inferir de su examen las conclusiones aplicables al universo de operaciones. para establecer científicamente la muestra que se deberá seleccionar.11 Controlar la ejecución del trabajo. precisa y ordenada. SELECCIÓN DE EQUIPOS La auditoría posee una connotación fuertemente cualitativa. por lo que no basta con hacer un listado de los conocimientos que el auditor debe poseer. en la forma más racional posible. Debe afinar esa estimación hasta segmentarla por etapas y fases de la metodología a ocupar. por el contrario se requiere de una conjunción de factores. ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA B. Coordinar los recursos humanos y establecer las autoridades responsabilidades. Información y tareas que debe proporcionar al área auditada: se especifica que tareas y/o informaciones deben ser realizadas y/o entregas al cliente. Definición de los procedimientos seleccionados: deben ser enunciados en forma clara. Tiempo estimado para cada procedimiento: esta estimación posibilita un control permanente de la labor que se efectúa. Proporcionar un ordenamiento. Asignación de tareas: se distribuirá el trabajo total a realizar entre los componentes del equipo de auditoria. en comparación con los tiempos reales consumidos. actividades y sectores considerados en la auditoria. evitar las demoras y atrasos en el programa y cumplir con los plazos estipulados. Oportunidad en que deben aplicarse los procedimientos: la adecuada distribución de las pruebas y procedimientos con el tiempo permitirá dosificar el desarrollo del trabajo. El auditor al momento de planificar el trabajo. evitando omisiones. Algunos de los puntos importantes que debe incluir son: Identificación del objetivo de la Auditoria: se orienta a los encargados para materializar el programa. sistemático para definir y administrar coordinadamente la aplicación de los procedimientos de auditoria. debe estimar el tiempo necesario para realizar la auditoria. los que se pueden representar por: ¿Quiénes van a realizar la auditoria operativa? ¿Que deben saber? ¿Qué experiencia y condiciones deben tener? . Cobra importancia el muestreo estadístico. Identificación de las áreas a examinar: al separar el trabajo por áreas se facilita la distribución y ejecución. Indicación del alcance de los procedimientos: debe indicarse la extensión con que se utilizaran los procedimientos. producción. conocer la organización. . Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y mantener una buena relación interpersonal con los integrantes de la organización. se integran en forma permanente o transitoria. Como se sabe lo que el cliente espera de él. CONTROL SOBRE LA MARCHA Los objetivos de una adecuada ejecución y control del trabajo son: Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre el equipo. es fundamental que hayan vivido los problemas. Habilidades y capacidades personales. Además deben saber trabajar en equipos y comprender los puntos de vista de los otros especialistas. Analizar los avances del programa. patrimonio. pragmática y flexible. teoría de decisiones. Para ello es necesario considerar algunos criterios: Conocimiento que posee cada uno de los miembros del grupo. tamaño. Debe tener conciencia que debe ayudar.12 ¿Cuál debe ser su perspectiva y motivación? En cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos grupos: Auditores. solucionando en el momento las dificultades que hay. el auditor debe mirar la situación a la que se enfrenta y su contexto. teoría de la organización. Experiencias vividas. desde una perspectiva amplia y constructiva. dado que trabaja más con personas que con documentos y a ellas afectan más en su informe. finanzas. se procede a asignarlas horas y las tareas. críticamente. personal. El auditor debe sentir la seguridad de que la empresa intentara solucionar los problemas que el encuentre. La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener los auditores. Supervisar las actividades. Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y aplicación de la auditoria operativa. los que por su formación profesional y experiencia están en condiciones de conducir y realizar el trabajo en forma óptima en cada una de las etapas. esta se puede agrupar en dos grupos: Conocimientos sobre administración general. ASIGNACIÓN DE TAREAS Definidos los objetivos. Especialistas. contabilidad. el auditor operativo desarrolla lazos naturales de estimación con las personas que forman la empresa en algunos casos. Para la última pregunta. para estar en condiciones de concretar el trabajo en forma objetiva. la entidad. Conocimientos específicos de las particularidades de la empresa y de sus funciones. El tacto. costos. comercialización. la cautela y la discreción son los atributos ineludibles para cualquier auditor operativo. La segunda pregunta sobre el conocimiento de las personas. por la misma naturaleza de la investigación. Preferencias que pueden tener y que sean compatibles con otros criterios. como por ejemplo su giro. a través de una nueva actitud mental. determinados los planes y conformado el equipo. EJECUCIÓN Y CONTROL DE LA AUDITORIA C. sector al que pertenece. que están relacionados con la materia a auditar. política y estrategia de empresa. En este punto de la investigación se ha de evaluar. oportunidad. . porque constituyen el eslabón intrínsecamente positivo y corrector de la acción. alcance y valides también el rendimiento que se obtuvo del trabajo. el cual no debe sobrepasarse. su frecuencia. D. es decir. Además este sistema de información debe ser claro y expedito. Control cualitativo: en relación al avance y calidad de lo desarrollado.13 Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado. las dificultades del terreno para así poder determinar las desviaciones. El grupo debe haber un sistema de información para una buena coordinación de los tiempos. ii. Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos anteriores. Cabe considerar la naturaleza de cada desviación. Estas medidas son internas y deben trascender al cliente. es la que obviamente presenta una mayor ventaja. Desviación de los Objetivos Lógicamente ocurrirán desviaciones entre lo que se desea hacer y lo que ha sido posible alcanzar en la realidad. NORMAS Y HERRAMIENTAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA Normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que desempeña. Las correcciones dan sentido al control de la auditoria. conocer el grado de avance. El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria debe ser controlado considerando dos planes: Control cuantitativo: en relación al tiempo que se destina a cada fase y etapa. Debe ser periódica ya que se debe seguir el programa. La implementación hecha por el auditor. los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoria y de sus características específicas. todo esto en relación a la planificación. deben preguntarse si están satisfechos por el resultado final que van a entregar al cliente. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo para intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. para solucionar los problemas. El auditor a cargo y su equipo. costos. porque la auditoria operativa enfrenta situaciones siempre distintas y cambiantes. con que eficacia se llevo a cabo la auditoria. para que los juicios emitidos sean los más acertados. CORRECCIONES INTERNAS Del análisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar los efectos. La existencia de un proceso retroalimentador (planificación – ejecución – control – planificación) permitiría tomar decisiones oportunas. Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con más experiencia. causas que lo originaron y en qué medida entorpecen el cumplimiento de los objetivos. Control del Resultado Final Es la última etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto terminado. ya sean negativas o positivas. iv. su calidad. 1. como mínimo: Los objetivos del trabajo . Se debe preparar un plan general de auditoria que incluirá. Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. 2. al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. NORMAS PERSONALES El profesional debe tener adiestramiento. tiene que avalar todas las conclusiones que en él se encuentran. tanto para los auditores como para los clientes. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia. a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. teniendo título profesional oficialmente reconocido y o la habilitación legal correspondiente. independencia y experiencia. Representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente.14 Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad. Debido a que no existen normas. debe tener entrenamiento técnico. NORMAS A LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. pericia. Cuando el auditor entrega su informe. El auditor debe ser una persona que. cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa. con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión. idoneidad. El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. eficiencia y economicidad de la empresa. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia. así como los resultados obtenidos. cumplimiento de actividades y otras. Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran. Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluación. El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe. incluye información suficiente sobre Observaciones. de evidencia comprobatoria valida. s de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada. eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen. El trabajo de auditoria debe comprender la obtención. pertinente y suficiente. mediante la aplicación de procedimientos de auditoria. las causas de los problemas en la gestión analizada. n existente para saber cómo es la calidad de la administración y eficacia. Toda conclusión debe estar respaldada. ya que se está evaluando las decisiones administrativas. para determinar la natural dara a establecer en principio. 3. así como Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en cuanto a políticas. NORMAS RELATIVAS AL INFORME Concluido el Trabajo de Campo. El informe contendrá el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado. Conclusiones de hechos significativos. que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe. el Auditor tendrá como responsabilidad la confección del Informe de Auditoría como un producto final de este trabajo. Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación. procedimientos. . Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.15 Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización. resolver problemas y mejorar la gestión administrativa. Metodología utilizada. Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo. sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo. sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total. Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario. Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar. esto es. como mínimo. Precisión: La información debe ser apta y conveniente para los requerimientos del usuario. Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales. Sugerencias y recomendaciones necesarias. todos los elementos esenciales de la situación auditada. reunir los atributos necesarios para transmitir su utilización.16 El informe debe contener como mínimo lo siguiente: Objetivo de la auditoria y motivo de su realización. El informe debe reunir. en el sentido de incluir. . Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnóstico. Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen. Suficiencia: La información. Pronostico de la información. por lo menos. sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos. enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria. Alcance y limitaciones del examen. debe además. para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del receptor. las características de:. Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión. IMPORTANCIA DEL INFORME Reviste gran Importancia. evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada. así como expresiones confusas. como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. El Informe a través de sus observaciones. conclusiones y recomendaciones. evitando párrafos largos y complicados. porque suministra a la administración de la empresa.17 Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada. Convencer mediante información sencilla. en este sentido el Informe debe: Despertar o motivar interés. constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como están operando. evitando infidencias y riesgos innecesarios. . LIMITACIONES Y BARRERAS DE LA AUDITORÌA OPERATIVA Definición del alcance. información sustancial sobre su proceso administrativo. La Redacción del Informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del Auditor para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan de él. Ausencia de normas técnicas concretas “generalmente aceptadas”. REDACCIÒN DEL INFORME DE AUDITORÌA OPERATIVA La Redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector. veraz y objetiva. cliente. subjetividad… Exigencia formación específica multidisciplinar. CASOS PRÀCTICOS DE . “Deformación” del auditor: Opinión por defecto. gestor… Ausencia cultura “rendición de cuentas”.18 Elaboración de conclusiones compleja: amplitud. Tratamiento de información no monetaria ni cuantitativa Conflicto de intereses: ciudadano. Información no contable: evidencia limitada. Ausencia de experiencia homogénea. A. En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa. Se está partiendo de la base de que el Jefe de la Auditoria Interna acaba de ser cambiado. La empresa cuenta con una planta y oficinas administrativas. ORGANIZACIÓN La organización de la empresa está estructurada como sigue: . CARACTERISTICAS GENERALES DE LA EMPRESA 1. nunca se llevó a cabo ningún estudio. el único argumento que se tomó en cuenta fue el anotado de estar cerca del mercado más grande existente. está ubicada en la ciudad de Lima. 2. por esa razón se incluye la crítica de dicho departamento).". UBICACIÓN DE LA EMPRESA La empresa "Industria Básica S.19 AUDITORÌA OPERATIVA CASO PRÁCTICO QUE CONTIENE ASPECTOS BÁSICOS PARA ELABORAR UN INFORME DE AUDITORÍA OPERATIVA EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL (Nota. lugar que fue seleccionado por estar cerca del mercado más grande del país. I. c.) siempre han quedado al juicio del Gerente respectivo. Dependiendo de estos Gerentes existe un sub-gerente. ventas. Gerente de Producción. el Gerente de Ventas ha intervenido en las funciones de producción por acuerdo del Director Gerente. creando confusión en el personal subordinado. por ejemplo: a. El Supervisor. sin que ello se haya notificado al personal de manufactura. etc.20 a. Gerente de Compras. A un Supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo sus órdenes no estaban trabajando. . encontramos quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se les había notificado. Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algún Gerente. había pedido mantenimiento sin habérsele proporcionado. este imponga un nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir. sin habérseles concedido tampoco la autoridad correspondiente. Gerente de finanzas y Gerentes de Personal. y debajo de ellos el resto del personal. en ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quien en su Jefe. pues su máquina se había descompuesto. en ocasiones llamado ayudante o asistente. y es muy común que existe superposición de funciones y que los empleados y obreros. No existe grafica de organización que la defina. Director Gerente b. ventas y contabilidad. en épocas de reajuste en que ha llegado a faltar el Gerente de Producción. En algunas entrevistas con supervisores de producción. Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras. Al mismo nivel – Gerente de Ventas. contratación personal. desde dos días antes. 000 deberían ser detenidos. PLANEACIÓN FINANCIERA. b. sin embargo esta cuota no se les había notificado y en su determinación nunca se les consultó. En su elaboración solo interviene el departamento de finanzas y esporádicamente se consulta a los Gerentes de los demás departamentos. c. Al Supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad se le llamó la atención por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dejó de surtir por ese hecho. todos los pagos mayores a I/. que se encomienda al Gerente de finanzas. d. 3. La empresa se dedica a la elaboración de productos farmacéuticos utilizando tecnología inglesa y alemana por que paga regalías y esporádicamente. . Dicho presupuesto tiene las siguientes características: a. El presupuesto solo es por un año. A un Supervisor de Ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no había cumplido con la cuota asignada. PRODUCCIÓN.21 b. pero la programación de pagos no había sido incluida porque por órdenes del Gerente de Finanzas. 4. c. La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa. Las facturas habían sido aprobadas por ese departamento un mes antes. 500. Anualmente se elabora un presupuesto. No está dividido por áreas de responsabilidad. asistencia técnica. Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales. que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se le encuentran afiliados los obreros. . y no ha existido mayor programación basada en proyecciones.800 b. En lo que a los empleados administrativos se refiere. y generalmente se le entrena dentro de la empresa y n existe problema para hacer contrataciones. Empleados: 400 La mano de obra no requiere ser muy calificada. as relaciones se rigen por contratos individuales firmados con ellos y las disposiciones laborales vigentes. la cual se ha ampliado por razones de expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. INSTALACIONES PRODUCTIVAS La compañía cuenta con una planta.22 5. La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de "Relaciones Industriales". PERSONAL La compañía cuenta con el siguiente personal: a. Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias de ramo. 6. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado. Obreros: 8. 9. Puno. Estado de Costos de Producción y relaciones de todas las cuentas. Chiclayo. Trujillo. .23 7. Estado de Resultados. Cuzco. Los estado financieros de preferencia se presentan en un legajo que incluye Balance General. Se efectúa publicidad de los productos a través de las revistas y literatura. c. Arequipa. En una entrevista llevada a cabo con el supervisor General se obtuvo la siguiente información: a. SISTEMA DE INFORMACIÓN Existe una organización contable bien definida que permite la capacitación de la información requerida para los estados financieros necesarios de la empresa. Mensualmente se procesan estados financieros. Alemania y Estado Unidos. El sistema se encuentra integrado a un computador. atendidas por un almacenista) en las ciudades más importantes del país: Piura. Iquitos y Junín. VENTAS Las ventas son realizadas a través a través de agentes. La información que se muestra solo tiene la información del mes. que se terminan en 20 días después del mes al que pertenecen. anualmente de comparan los estados financieros con el Presupuesto. ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA El 60% de la materia prima se compra en el país y el resto es importada de Inglaterra. b. 8. Existen centros de distribución (droguerías. La coordinación de compras está asignada al departamento respectivo. este legajo asciende aproximadamente 100 hojas tamaño carta. Revisión de corrección aritmética de estados financieros mensuales 5% d. como sigue: a. Elaboración de la declaración anual del impuesto sobre la renta 5% f. Revisión de conciliaciones 5% b. Revisión de todas las cuentas por pagar que apruebe contabilidad 10% e. existe un departamento de auditoría Interna que cuenta con 5 personas y que invierte anualmente el tiempo. Visitas a oficinas foráneas (Se visitan todas varias veces al año) 30% c. 10. Este legajo es enviado únicamente al Director Gerente.24 d. AUDITORIA INTERNA Dependiendo del Gerente de finanzas. Revisión de: Circularización de cuentas por cobrar Revisión de valuación de inventarios al final de año Revisión de cuentas de gastos Pruebas de ingresos Revisión de importaciones Otras revisiones encomendadas por la Gerencia de Finanzas 45% . 000 102 000.000 40 000.000 4 000.000 110 000.000 15 000.000 ACTIVO FIJO NETO 80 000.25 11.000 8 500.000 CAPITAL SOCIAL 40 000.000 46 500.000 85 000.000 86 500.000 16 000.000 PASIVO A LARGO PLAZO 12 000.000 OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVO .000 5 000.000 90 000.000 UTILIDAD ACUMULADA 45 000. 2013 2014 ACTIVO CIRCULANTE 17 000.000 23 500. ESTADISTICA Enseguida se muestra un cuadro comparativo de los estados financieros de la empresa y sus principales razones financieras por los dos años.000 17 000.000 PASIVO A CORTO PLAZO 5 000. 000 90 000.000 30 000.000 70% 75% UTILIDAD BRUTA 27 000.000 100% 100% COSTO DE VENTAS 63 000.000 IMPORTE DE RESULTADOS 2013 2014 2013 2014 VENTAS NETAS 90 000.000 110 000.26 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 102 000.000 30% 25% GASTOS DE OPERACIÓN 13 500.000 15% 15% .000 18 000.000 120 000. 000) (4 800.000) (7)% (6)% (1 800.000 15% 10% OTROS GASTOS (1 800.000) (1 200.000) (2)% (4)% UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 15 300.000 16 800.000) (2)% (1)% 7 200.000 8 400.0 3.000 17% 14% (6 300.000 12 000.000 9 7 SE DEDUCE UTILIDAD NETA PRINCIPALES RAZONES FINANCIERAS 1986 1987 CAPITAL CONTABLE A PASIVO TOTAL 3.9 CAPITAL CONTABLE A ACTIVO FIJO 5.000) (7 200.8 .4 1.27 13 500. 28 VENTAS A CREDITO O SALDOS DE CLIENTES 100 (*) 135 (*) VENTAS NETAS A INVENTARIOS 280 (*) 415 (*) VENTAS NETAS A ACITVO FIJO 1.05 1. Informe de Auditoría Operativa de la empresa Industrias Básicas S. con el objeto de evaluar su eficiencia. efectividad y economicidad.38 (*) ESTAS RAZONES ESTAN EXPRESADAS EN NUMERO DE DIAS DE VENTAS QUE REPRESENTAN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS INVENTARIOS. INTRODUCCIÓN: La auditoría ha sido realizada en cumplimiento del cronograma anual aprobado por el directorio.12 1. 1. . habiéndola iniciado el 22-01-2015 y concluido el 30-02-2015 Nuestro trabajo abarcó el periodo comprendido entre el 01-01-2013 al 31-12-2014 Hemos revisado el Sistema de Control Interno y procedimientos administrativos y contables de todas las áreas de la Empresa.A.33 VENTAS NETAS A CAPITAL CONTABLE 1. n existe comparación de los Estados financieros con el presupuesto. La mayor parte de las compras se realizan con el carácter de "urgente". No existe un catálogo de proveedores. 2. solo se envía al Director Gerente. 2. si se solicitan cotizaciones para comprar precios. 2.1 ORGANIZACIÓN No existe un grafica de organización. No existen puestos ni funciones debidas. No existen áreas de responsabilidad identificadas con el presupuesto.3 COMPRAS (ABASTECIMIENTO) No existe un Plan de abastecimientos concordantes con las necesidades de producción. No existe presupuesto a largo plazo. . No hay balances Comparativos Mensuales. No existen Manuales de funciones ni procedimientos administrativos ni de control interno.29 2. OBSERVACIONES: 2. Las líneas de autoridad y responsabilidad no están definidas. ni se incluyen explicaciones al balance.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN La información contable y financiera.2 PLANEACIÓN FINANCIERA No siempre intervienen todos los niveles en la elaboración del presupuesto. 5 AUDITORIA INTERNA El departamento de Auditoria. Incompatibilidad de funciones al encargar al Dpto. de Auditoria Interna la elaboración de la declaración Anual del Impuesto a la Renta. 2.30 2. Mala distribución del área de producción en relación con las áreas de almacenamiento y empaque. No existe una adecuada racionalización de la mano de obra Falta de control de calidad en el embalaje. . No hay un Programa de Auditoria Especifico.6 PRODUCCIÓN No existe un Plan Mensual de Producción No se utiliza el total de la capacidad instalada No existe un Programa de mantenimiento preventivo. depende del Gerente Financiero. 8 PERSONAL No existe un Programa Selectivo de Contratación de Personal No existe una política salarial adecuada 2. 2.7 VENTAS Los presupuestos de ventas no se elaboran en base a posibilidades lógicas y situaciones de mercado.31 2.9 FINANZAS. No se conocen los costos de producción y venta. No existe un flujo de Caja No existe un control adecuado de cobranzas . No se cuenta con información que permita conocer el volumen de las ventas por cada centro de distribución. por efectuar las compras con carácter de urgente y no comparar precios.3 La descoordinación entre producción y compras genera problemas en el abastecimiento normal y mayores costos. CONCLUSIONES 3.6 El plan inadecuado de producción. le quita autonomía en el desarrollo de sus funciones. que no existan metas y objetivos precisos que guíen la marcha de la empresa. de Auditoria de la Gerencia de finanzas.5 La dependencia del Dpto.4 El sistema de información insuficiente en cuanto a su contenido no permiten la toma de decisiones para aplicar las medidas necesarias. 3.32 3. . de mantenimiento de la maquinaria y falta de control de calidad en el embalaje está ocasionando retrasos y mayores costos. 3. 3. 3.1 La falta de estructura orgánica y manuales de procedimientos y funciones. 3.7 La falta de conocimiento del mercado conllevará a un deficiente presupuesto de ventas y el desconocimiento de los costos de producción o permite definir correctamente los precios de venta.2 La no existencia de un Planteamiento financiero origina. 3. originan desconcierto en todos los niveles operativos de la empresa. referente a las líneas de autoridad y comunicación. los Manuales de funciones y Procedimientos administrativos. con proyección de por los menos dos ejercicios subsiguientes. 3. lo que puede generar mayores problemas de liquidez.33 3. 4.8 No existe una política adecuada de Administración de Recursos Humanos. en función al cual las áreas respectivas elevan sus sugerencias para el planeamiento integral del ejercicio económico. Igualmente. 4.3 Implantar el comité de Gerencia. CASO PRÁCTICO DE HALLAZGOS DE CUENTAS POR COBRAR . el descontrol que existe en las cobranzas impide el normal flujo de ingreso de fondos y consecuentemente mayores gastos financieros. deberá emitir los lineamientos generales de política. instruyendo a todo el personal involucrado.9 La falta de programación del flujo de egresos está deteriorando la imagen de la empresa por el incumplimiento de los pagos. RECOMENDACIONES.2 El Directorio de la Empresa. 4. bajo la Presidencia del Gerente general. 4. con el fin de coordinar acciones y revisar periódicamente la marcha operativa y administrativa de la empresa. por el corte de los créditos de parte de los proveedores.1 Elaborar el Organigrama Central de la Empresa. 04 20.04 27.04 09.32182 001. establecidas en directivas y manuales de procedimientos.04 12.De acuerdo al caso que se comenta a continuación.428 Inshala SAC 4.32120 001.04 23. Los auditores externos.32029 001.950 Tatin EIRL 7.900 Murdoch 5. inician su evaluación en el Area de Ventas.32220 001. la empresa realizó diversas actividades y la Gerencia General quiere saber cuál es la situación de control interno aplicado en el Área de Ventas.140 Skyper SAC 2. Durante el año 2009.32253 Ruc: 20104546785 20109978654 10896532121 20104546785 20103452112 20107652310 20108723455 20109824512 20106753110 20165324112 Cliente: Precio: Skyper SAC 11.04 16. y seleccionan la siguiente documentación: Facturas emitidas en el mes de Abril: Fecha: 02.32065 001. prepare los Papeles de Trabajo de Auditoria y redacte el Hallazgo correspondiente: La empresa industrial BANYO SAC tiene 5 años de creación y se dedica a la comercialización de materiales electricidad y cuenta con una Gerencia General y varias Sub Gerencias.380 Ruben´s 1.04 28.04 Número: 001.520 Jean Pierre´s 1. entre las cuales la de Comercialización. que se encarga de aplicar las políticas de ventas y compras..190 Marco Antonio 9.34 1.04 Número: 001. Igualmente existe una Sub Gerencia de Finanzas que se encarga de administrar los recursos financieros de la empresa para lo cual opera con las áreas de tesorería y contabilidad.04 25.32165 001.500 5.32021 001.04 09.342/ 365 001.04 09.760 Isharani 714 Yugui 595 Boletas emitidas en el mes de Abril: Fecha: 03.32001 001. para lo cual solicita a los Auditores Externos su correspondiente evaluación.415/ 452 Cliente: Varios Varios Precio: 3.200 Condición: Letras Contado Crédito Contado Contado Letras Contado Crédito Contado Contado .32244 001. 000 10.04 23.000. los documentos no han sido enviados al departamento de contabilidad.04 28. se encuentran en cartera y en custodia en los cajones del cajero.04 Operación: 0123450 0298634 0312209 Importe: 10. 82. se ha determinado que los cheques girados por la empresa a orden de algunos proveedores y las letras pendientes de cobro.800.000 9. Los comprobantes de pago de los meses de enero...04 001. 12. incluyendo un saldo inicial del mes anterior de S/.000 Vouchers de depósito del mes de Abril a la Cuenta Corriente en el Banco de Comercio: Fecha: 01.655/ 745 001. y los ingresos fueron S/.000 Al verificar los movimientos de caja del mes de Abril.04 27. 5.000 6. se determinó que al día 30 se realizaron gastos autorizados por la Gerencia General por la suma de S/. se aprecia además que no existen actas de arqueos sorpresivos. se encuentran en el departamento de contabilidad. .000.900 6.899/1002 001-1120/1200 Varios Varios Varios 4. toda vez que no existe una caja fuerte. febrero y marzo. ordenados. archivados y debidamente registrados en los registros contables hasta el día 20 de febrero. Asimismo.35 16.04 17.