Fase: Business BlueprintActividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 1 28/07/2014 1. Información General Descripción de la conversión: Carga Maestro de Proveedores Breve descripción de la conversión, Párrafo corto que describe el objetivo y la justificación de la conversión. Sistema Actual: Archivos Excel (a ser convertidos a txt) Volumen (registros): Por definir Batch / Online: Batch Frecuencia Elaborado por: Fecha 2. Puntos de Atención Relevantes Autor Fecha Descripción Resp 3. Esquema del Proceso de Conversión 3.1. Consideraciones generales y funcionales: Maestro de Proveedores Se recomienda numeración Interna Para los Proveedores Nacionales se valida que el RIF sea válido y con el formato J-12345678-d, G- 12345678-d Se preparará un archivo Excel con los datos relevantes para cada proveedor: dirección, cuenta bancaria del proveedor, forma de pago, términos de pago, indicadores de impuesto, entre otros. A todos los proveedores se les creará la vista de compras con la Organización de compras Centralizada. Para los proveedores internacionales se manejará el idioma inglés y así se indicará en los datos maestros. Se cargarán todos los empleados como proveedores. Se propone utilizar el campo SORT2: Términos de Búsqueda 2 = para manejar la matrícula del empleado, en el caso del grupo de proveedores de empleados. La cédula se manejará en el campo estándar “Nro. de Identificación Fiscal 2”. Para el resto de los proveedores se propone utilizar el campo SORT1: Términos de Búsqueda 1 = el nombre corto de la empresa, dado que este campo se muestra en muchos reportes estándar para el seguimiento de las CXP. Se plantea utilizar la Transacción XK01 Definición Central para que se cree automáticamente en el mandante, en la Sociedad y en la Organización de compra Centralizada VP01. Se deben manejar el email del proveedor que hacerle llegar el Aviso de Pago cuando se contabilice en firma la Propuesta de Pago. Se crearán igualmente como proveedores las empresas afiliadas. En este caso se crearán tanto como proveedores como clientes. Tomar en consideración al cargar el registro maestro que se debe cargar la asociación Proveedor / Cliente. Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 2 28/07/2014 Pendiente verificar si es de interés mantener el código de proveedor del sistema actual, en cuyo caso se debe cargar en el campo “Número anterior de Proveedor”. De requerirse consulta por este campo se debe habilitar un “Match Code” de consulta no estándar. 3.2 Consideraciones Técnicas: Para la carga de maestro de proveedores se debe primero cargar los datos generales de cada proveedor y bancos, para luego extenderse las vistas por sociedades, impuestos y compras. Para esto se implementaron tres programas de LSMW utilizando el programa estándar de batch input RFBIKR00, el primero (PROV-GENERALES) para la carga de datos generales y bancos, el segundo (PROV-SOCIEDADES) cargará los datos de sociedades y retención de impuestos, el tercero (PROV- COMPRAS) cargará finalmente los datos de la vista de Organizaciones de Compras. Para la entrada del segundo y tercer programa es necesaria la ejecución de un programa auxiliar que prepara los archivos de entrada en el formato requerido . Se asume que el lector tiene conocimientos de cómo ejecutar programas ABAP por medio de la transacción SM38 y de cómo ejecutar cargas por medio del Legacy System Migration Workbench (LSMW). 4. Criterio de Extracción Legacy No aplica. Se entregará la información de un archivo plano u Hoja de Excel. Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 3 28/07/2014 5. Especificaciones de correspondencia de Datos 5.1. Formato del archivo plano de Entrada: Estructura Del Archivo De Carga Inicial – PROV-GENERALES.Txt CAMPO TIPO DESCRIPCIÓN LIFNR C(010) Acreedor – Se deberá colocar el Nro de Cuenta Anterior (mismo del campo ALTKN), aunque el sistema derivará un Código nuevo, en el caso de numeración interna. KTOKK C(004) Grupo de cuentas CODIGO DESCRIPCIÓN BCOS BANCOS CIRE COMPAÑIAS RELACIONADAS EMPL EMPLEADOS GOBI GUBERNAMENTALES XXXX PROVEEDORES YYYY PROVEEDORES ZZZZ PROVEEDORES NAME1 C(035) Nombre 1 NAME2 C(035) Nombre 2 NAME3 C(035) Nombre 3 NAME4 C(035) Nombre 4 SORTL C(010) Conc.búsq. PSTLZ C(010) Código postal STRAS C(220) Dirección Fiscal ORT01 C(035) Población LAND1 C(003) Clave de país REGIO C(003) Región TELF1 C(016) Teléfono 1 TELF2 C(016) Teléfono 2 TELFX C(031) Nº telefax TELX1 C(030) Número de télex TELTX C(030) Número de teletex SMTP_ADDR C(241) Dirección KUNNR C(010) Cliente VBUND C(006) Nº sociedad GL BEGRU C(004) Grupo autorizaciones STCD1 C(016) Nº identificación fiscal 1. Valores permitidos: Ejemplo Deudor Nacional: J-00000000-0 STCD2 C(011) Nº ident.fis.2 BRSCH C(004) Ramo ANRED C(015) Tratamiento Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 4 28/07/2014 STKZN C(001) Indicador: ¿el interlocutor comercial es una persona física? PFACH C(010) Apartado ALTKN C(010) Nº cuenta anterior PFORT C(035) Población del apartado SORT2 C(020) Ind-clasificación 02 REMARK C(050) Dirección 5.2. Reglas de Correspondencia de Datos: El mapping es automático dado que el archivo incluye el campo SAP al cual se asocia el campo del archivo de entrada. 5.3. Tablas de Conversión No aplica Sistema Actual Nombre del Campo SAP Nombre del Campo Valor 1 Sistema actual Valor 1 SAP Valor 2 Sistema actual Valor 2 SAP Valor 3 Sistema actual Valor 3 SAP 6. Requisitos Previos 6.1. Configuración: Toda la configuración asociada a las estructuras organizativas de MM debe estar definida en el sistema para la prueba. 6.2. Data Maestra: Toda la configuración asociada al Maestro de Proveedores debe estar definida en el sistema para la prueba. 7. Desarrollos Identificados 7.1. Programas LSMW 7.1.1. Carga de Datos Generales Carga de datos generales Proyecto LSMW ZMODELOS_YV Sub-Proyecto FI Objeto PROV-GENERALES Observaciones Ejecuta el programa estándar RFBIKR00 Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 5 28/07/2014 La estructura del archivo de entrada de datos generales ya fue descrita anteriormente en Especificaciones de correspondencia de Datos 7.1.2. Vista de Sociedad Carga de datos de Sociedad Proyecto LSMW ZMODELOS_YV Sub-Proyecto FI Objeto PROV-SOCIEDADES Observaciones Ejecuta el programa estándar RFBIKR00 usando como insumo Estructura del archivo de sociedades – prov-sociedades.txt CAMPO TIPO DESCRPCIÓN LIFNR C(010) Acreedor. Para los casos de numeración interna, los valores de este campo serán obtenidos a través de un programa auxiliar (descrito más adelante) BUKRS C(004) Sociedad CODIGO DESCRIPCIÓN AKONT C(010) Cuenta asociada Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 6 28/07/2014 ZUAWA C(003) Clave clasificación ZBEGRU C(004) Grupo autorizaciones PERNR C(008) Número de personal ZTERM C(004) Condiciones de Pago CODIGO DESCRIPCIÓN TP01 Pago inmediato TP02 15 días calendarios TP03 30 dias calendarios TP04 45 dias calendarios TP05 60 dias calendarios TP06 Mas de 60 dias REPRF C(001) Verif. factura doble ZWELS C(010) Vías de pago ZAHLS C(001) Bloqueo de pago LNRZB C(010) Receptor alter.pago QLAND C(003) País de retención ALTKN C(010) Nº cuenta anterior TLFXS C(031) Telefaz encargado INTAD C(130) Direc.Internet resp. FDGRV C(10) Planning Group. Este campo se dejará en blanco, y será completado a través de un programa auxiliar (descrito más adelante) Estructura del archivo de impuestos – impuestos.txt CAMPO TIPO DESCRPCIÓN Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 7 28/07/2014 LIFNR C(010) Acreedor. Para los casos de numeración interna, los valores de este campo serán obtenidos a través de un programa auxiliar (descrito más adelante) BUKRS C(004) Sociedad WITHT C(002) Tipo de retenciones WT_SUBJCT C(001) Sujeto a retención WT_WITHCD C(002) Indicador de retención ALTKN C(010) Nº cuenta anterior 7.1.3. Vista de Organización de Compras Carga de datos de Organización de Compras Proyecto LSMW ZMODELOS_YV Sub-Proyecto FI Objeto PROV-COMPRAS Observaciones Ejecuta el programa estándar RFBIKR00 Estructura del archivo de Compras – prov_compras.txt CAMPO TIPO DESCRPCIÓN LIFNR C(010) Acreedor. Para los casos de numeración interna, los valores de este campo serán obtenidos a través de un programa auxiliar (descrito más adelante) EKORG C(004) Organización compras VP01 Org. De compras central WAERS C(005) Moneda ZTERM C(004) Condiciones de Pago CODIGO DESCRIPCIÓN ZP00 Pago inmediato ZP15 15 días calendarios sin DPP ZP30 30 días calendarios sin DPP ZP45 45 días calendarios sin DPP ZP60 60 días calendarios sin DPP ZPM6 Mas de 60 días sin DPP Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 8 28/07/2014 INCO1 C(003) Incoterms INCO2 C(028) Incoterms, parte 2 KALSK C(002) Esquema proveedor WEBRE C(001) Verific.fact.base EM KZAUT C(001) Pedido automático VERKF C(030) Vendedor ZTELF1 C(016) Teléfono 1 ALTKN C(010) Nº cuenta anterior 7.2. Programas Auxiliares Debido a la necesidad de conocer el número de proveedor para crear las sociedades, impuestos y organizaciones de compras, la carga deberá realizarse en tres fases, ya que el volumen de datos convertiría en una tarea inmanejable la edición del documento para insertar un código de proveedor. Para esto, se ha implementado un programa auxiliar ZFI_ARCHIVOS_PROVEEDORES2 que prepara los archivos de entrada a la LSMW de carga de forma automatizada. A continuación, se tiene la descripción de dicho programa: Programa: ZFI_ARCHIVOS_PROVEEDORES2 Parámetros de entrada Archivo de sociedad (prov-sociedad.txt) Archivo de retención de impuestos (impuestos.txt) Archivo de organización de compras (prov-compras.txt) Archivo de sociedad en blanco (sociedad2.txt) Archivo de retención de impuestos en blanco (impuestos2.txt) Archivo de organización de compras en blanco (compras2.txt) Parámetros de salida Archivo de sociedad con número de proveedor correspondiente (sociedad2.txt) Archivo de retención de impuestos con número de proveedor correspondiente (impuestos2.txt) Archivo de organización de compras con número de proveedor correspondiente. (compras2.txt) Pantalla Inicial del Programa Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 9 28/07/2014 Flujo General del Programa 8. Procedimiento o Secuencia de Prueba Para la carga de los datos de maestro de proveedores es necesaria la ejecución de las siguientes instrucciones que involucran los objetos descritos anteriormente en este documento. 1. Ejecutar LSMW para datos de generales de proveedores PROV-GENERALES con el archivo de datos generales como entrada prov_general.txt. Este programa estándar crea los códigos de proveedores con los datos generales indicados en el archivo, utilizando el programa estándar RFBIKR00 (Batch Input). 2. Generar los archivos de entrada para las cargas de Sociedades, Impuestos y Compras. a. Abrir el programa auxiliar ZFI_ARCHIVOS_PROVEEDORES2 desde la transacción SE38. b. Ejecutar el programa suministrándole como entrada los archivos: i. Sociedad.txt (archivo con formato descrito en Objetos de carga) ii. Impuestos.txt (archivo con formato descrito en Objetos de carga) iii. Compras.txt (archivo con formato descrito en Objetos de carga) iv. Sociedad2.txt (archivo con formato similar a Sociedad.txt, sin datos) v. Impuestos2.txt (archivo con formato similar a Impuestos.txt, sin datos) vi. Compras2.txt (archivo con formato similar a Compras.txt, sin datos) Nota 1: La finalidad de la ejecución del programa, es la de obtener los códigos asignados por SAP en la creación inicial y asignarlo en los campos correspondientes de los archivos de copia a ser utilizados en las cargas siguientes. Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 10 28/07/2014 3. Ejecutar LSMW para datos de sociedades PROV-SOCIEDADES utilizando como insumo los archivos: Sociedad2.txt y Impuestos2.txt. Este programa agrega los datos de proveedores en la vista de Sociedad, utilizando el programa estándar RFBIKR00 (Batch Input). 4. Ejecutar LSMW para datos de Organización de Compras PROV-COMPRAS utilizando como insumo el archivo Compras2.txt. Este programa agrega los datos de proveedores en la vista de Organizaciones de Compras, utilizando el programa estándar RFBIKR00 (Batch Input). 5. Ejecutar LSMW para datos de Dirección MDFC DRCCN PRVD utilizando como insumo un archivo con código sap (ya generado) y direcciones. 6. Ejecutar LSMW para datos de Bancos PROV-MDF-BANCOS utilizando como insumo un archivo con código SAP (ya generado) y bancos. Esta última carga fue realizada, con el fin de poder cargar aquellos datos bancarios de proveedores con más de una cuenta bancaria. Esto porque la carga general, no permite cargar múltiples bancos. 9. Mecanismos de Control y Reconciliación: 9.1. Verificar la salida del batch input (log), si se presentaron errores en las cargas realizadas. En el ejemplo se muestra el log de PROV-GENERAL 9.2. Para el detalle de los datos se puede verificar con la transacción S_ALR_87012086. Esta transacción muestra el inventario de proveedores por Sociedad. Fase: Business Blueprint Actividad: Descripción de Procesos Entregable: Especificaciones Funcionales y Técnicas de Interfaz Confidencial Página 11 28/07/2014 10. Anexos: Cualquier otra documentación relevante.