missiondauditelectricitesenegaltome2

MISSION D’AUDIT DES DYSFONCTIONNEMENTS DU SECTEUR DE L’ELECTRICITE AU SENEGALRapport final – Avril 2008 – Tome II IDC – Infrastructure Développement Consultants Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal SOMMAIRE A B Préambule ___________________________________________________________4 Audit des procédures de la SENELEC ____________________________________5 B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 B.6 B.7 Présentation générale des processus décisionnels (rappel)________5 Audit des procédures d’investissement _______________________5 Audit des procédures d’achats (hors immobilisations) ___________18 Audit des procédures commerciales de vente et de relations clientèle_______________________________________________31 Audit des procédures d’achat des combustibles________________39 Audit des procédures budgétaires __________________________44 Conclusion générale de l’audit des procédures de la SENELEC ___50 2 Rapport provisoire – Tome II Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Liste des figures Figure 1 : Structure générale de la Direction de l’Equipement de la SENELEC..................................... 7 Figure 2 : Structure générale de la Direction Approvisionnement et Logistique de la SENELEC ........ 20 Figure 3 : Structure générale de la Direction Distribution et Commerciale de la SENELEC ................ 33 Figure 4 : Structure générale de la Direction de la Production de la SENELEC................................... 40 Liste des annexes Annexe 1 : Plan du guide de procédures de la SENELEC – cycle « immobilisations » Annexe 2 : Situation des stocks de combustibles de la SENELEC Annexe 3 : Factures d’achat de combustibles payées mais non reçues 3 Rapport provisoire – Tome II par la SENELEC. dans l’accomplissement de leurs missions. la régulation du secteur. Cet audit est particulièrement important alors que les bailleurs de fonds s’apprêtent à mettre en place un plan de financement ambitieux du secteur de l’Electricité. 4 Rapport provisoire – Tome II . Cette analyse s’est faite en deux temps : . La mission a débuté en Novembre 2007 et le rapport provisoire a été remis à la fin du mois de décembre 2007. la structure du secteur et l’efficacité du service (SENELEC). La méthodologie de l’audit a consisté à séparer chacune des « composantes » du secteur de l’électricité et à les analyser en détail : la politique sectorielle.Dans un premier temps est exposée l’évolution de chacune de ces composantes depuis l’année 2000 . le développement du secteur.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal A PREAMBULE L’étude d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal vise à identifier les raisons des difficultés rencontrées par les principaux acteurs du secteur de l’électricité et. . d’autres concernent des orientations de moyen et de long termes. l’analyse s’est concentrée sur les principaux dysfonctionnements. L’audit des procédures internes de la SENELEC a été particulièrement détaillé.Dans un second temps sont analysés l’ensemble des processus décisionnels ayant un rapport direct ou indirect avec les dysfonctionnements observés. certaines sont applicables rapidement. Pour les autres composantes. en particulier. L’audit conduit à un ensemble de recommandations . il fait l’objet du TOME II du rapport. auxquelles a été ajouté l’approvisionnement en hydrocarbures. de leur actualité et de leur cohérence .Analyser ces procédures du point de vue du contrôle interne. B. .Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal B B.2 AUDIT DES PROCEDURES D’INVESTISSEMENT B. Les procédures d’achat hors immobilisations .1 AUDIT DES PROCEDURES DE LA SENELEC PRESENTATION (RAPPEL) GENERALE DES PROCESSUS DECISIONNELS Les processus décisionnels de la composante « efficacité du service » sont internes à la SENELEC (Tableau 1). Audit des procédures budgétaires . les procédures d’achat des combustibles. Tableau 1 : Processus décisionnels internes à la SENELEC (Efficacité du service) PROCESSUS DECISIONNEL Gouverner Investir PROCEDURES Procédures de gouvernance (CA et DG) Procédures d'investissement (immobilisations) : Extension / renforcement du système Réhabilitation du système Renouvellement du système Procédures de maintenance du système Procédures d'achat (hors immobilisations) Procédures de ventes et de relations clientèle Maintenir et exploiter Facturer et gérer la clientèle Un audit spécifique a été réalisé sur : Les procédures d’investissement (immobilisations) . 1 Bien qu’elles fassent partie des procédures d’achat hors immobilisations.1 Objectifs de l’audit Les objectifs de l’examen des procédures d’investissement et d’immobilisations peuvent être résumés ainsi : Prendre connaissance des procédures écrites de référence . font l’objet d’un chapitre spécifique.2. Les procédures d’achat des combustibles1 . au vu de leur importance. 5 Rapport provisoire – Tome II . Les procédures commerciales de vente et de relations clientèle . Être attentif aux règles de consultation et d’appel d’offres et à leur application . chef du département équipement de production et EL HADJ MAMADOU M. Au cours de la 2ème semaine nous avons rencontrée Monsieur ISSA DIONE. Le Département Equipement de Réseaux (DER) : exécution des projets de transport et de distribution inscrits au budget d’investissement . Le Département Equipement de Production (DEP). supervision et mise en œuvre des projets d’équipement .2. chef du département génie civil. Par ailleurs.1 Les rendez-vous et les documents reçus Au cours de la première semaine nous avons rencontré deux fois la Direction de l’Equipement et plus particulièrement Messieurs MOMAR SOW. Enfin.Vérifier par un sondage sur des dossiers les modalités d’application de ces procédures .2 Descriptif et formalisation des processus décisionnels Les investissements sont placés sous la responsabilité de la Direction de l’Equipement de la SENELEC. B. ingénierie. 6 Rapport provisoire – Tome II . THIAM.2. une partie de la procédure des achats qui nous a été remise par le Département des Approvisionnements et de la Logistique s’applique aux investissements inférieurs à 30 Millions FCFA. Directeur des Approvisionnements et de la Logistique et Monsieur MBACKE SENE. Le Code des Marchés Publics en application aujourd’hui nous a été communiqué. réalisation des projets de génie civil de la production et des réseaux. le mercredi 12 décembre nous avons eu communication d’une procédure importante appelée « cycle immobilisations » par l’intermédiaire de l’Audit interne. B. chef du département équipements de réseaux. 2 Note de Direction n° 013/07 portant organisation de la direction de l’équipement.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal . Prendre connaissance des budgets d’investissement et examiner leur application. Le Département Génie Civil (DGC) : réalisation des bâtiments administratifs et commerciaux. La Direction de l’Equipement s’appuie sur un service support et 3 départements opérationnels2 (Figure 1) : Le Service Gestion et Logistique Equipements (SGLE) : procédures administratives de suivi budgétaire . DIEME Service Génie Civil Industriel IBRAHIMA BOCAR SOW Service Etudes Techniques et Gestion immobilisations SAMBA KANDJI Service Bâtiments Administration et commerciaux FODE SYLLA Figure 1 : Structure générale de la Direction de l’Equipement de la SENELEC Selon les informations reçues des responsables de la Direction de l’Equipement. il n’existerait pas de procédure écrite appliquée concernant les investissements et les immobilisations. Pour son activité. Le processus est alors placé sous la responsabilité de la Département des Approvisionnements et de la Logistique de SENELEC. de Distribution (SED) DIAMBASS DIAW Service Etude de Structures et Lotissement (SEL) FIDELE D. 4 Code des Marchés Publics du 20 mai 2002. THIAM Service Eq. la Direction de l’Equipement se réfèrerait aux règles suivantes : 3 Le budget d’investissements annuels . 7 Rapport provisoire – Tome II . Le Code des Marchés Publics4 pour les investissements supérieurs à 30 MFCFA.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Direction Equipement (DEQ) ISSA DIONE Service Gestion et Logistique Mme FALL Département Equipements de Production MOMAR SOW Département Equipements de Réseaux M. La procédure des achats pour les investissements inférieurs à 30 MFCFA3 . de Transports (SET) CHEIKH KA Service Eq. BACKE SENE Département Génie Civil EL HADJ MAMADOU M. Un nouveau Code devrait paraître prochainement et être mis en application en janvier 2008. . Il n’est par conséquent pas possible de mener des travaux relatifs au respect du contrôle interne et à la séparation des fonctions sur la base de documents de procédures écrites. Une Commission des Marchés est réunie pour tout investissement dont le montant est supérieur à 30 Millions FCFA. 5 Le plan de ce guide de procédures est présenté en Erreur ! Source du renvoi introuvable. Il comporte de nombreuses annexes. il n’existe pas de notes de procédure concernant : Le déclenchement de l’expression des besoins .Selon les informations verbales reçues du chef du Département Génie Civil. Il indique avec précision le « qui ».Les marchés en gré à gré. En définitive. Selon les informations reçues. l’AO restreint.. Les modalités d’application pratique du Code des Marchés Publics . il ne serait pas connu des membres de la Direction de l’Equipement et n’est pas appliqué. Cette Commission des Marchés est conforme aux prescriptions du Code des Marchés et réunit notamment des personnalités extérieures à la SENELEC dont un représentant du Ministère des Finances. Il peut par ailleurs être considéré comme obsolète. 8 Rapport provisoire – Tome II . Il convient par conséquent de se référer aux sondages / entretiens menés au sein de la SENELEC : . au-dessus de 500 Millions FCFA. le « quoi ». Il convient toutefois de citer un guide de procédures qui date de 1998-1999 mais qui n’aurait pas été validé du fait de la rupture du contrat de concession avec le partenaire privé 5. la décision revient au Conseil d’Administration. il semble que la Direction de l’Equipement applique des procédures opérationnelles informelles qui lui suffisent. bien présenté.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Il existe également une note interne sur l’ouverture des plis qui n’a pas été communiquée. selon les sondages effectués au cours de la mission d’audit. Les appels d’offre des consultations sont gérés par chaque chef de Département. . le « comment » et le « quand ». l’adjudication.Le traitement administratif des conséquences comptables et financières des décisions d’investissement. l’AO avec présélection seraient peu utilisés . très opérationnel et comporte des écritures comptables.Les AO en dessous de 500 Millions FCFA font l’objet d’une approbation finale du Directeur Général . . En revanche. La décision de commande de travaux ou d’investissements . la SENELEC retient comme méthode le plus souvent l’Appel d’Offres (AO) ouvert . Ce document apparaît très détaillé. C’est cette Commission des Marchés qui désigne les membres de la sous-commission technique chargée de l’instruction technique des consultations et des Appels d’Offres (AO). ils se répartissent ainsi entre les trois départements : ii Réseaux : Génie civil : Production : Les réseaux 2 dossiers 2 dossiers 5 dossiers Deux investissements ont été sélectionnés : La ligne 225 KV SOCOCIM – MBOUR (programme d’investissements 2003-2006) . nous ne connaissons que les fournisseurs pré-qualifiés. Mais surtout.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal B. Les documents reçus ne représentent pas un dossier d’AO complet avec. la documentation comprend : .926. 9 Rapport provisoire – Tome II . les courriers aux différents candidats. Concernant le poste de MBOUR. s’il est possible de consulter le support d’analyse de pré-qualification qui est documenté et détaillé. Le poste 90/30 KV de MBAO 2 x 40 MVA (programme d’investissement 2006). La décision finale et les raisons du choix de NORELEC et de RMT n’ont pas été communiquées. Le procès-verbal (PV de réception provisoire). ce qui a été le cas.La convention RMT signée le 25 août 2004 à hauteur de 1. notamment. L’AO a été commun aux deux projets. Dans les deux cas. Concernant la ligne SOCOCIM – MBOUR. Le rapport d’analyse et offre financière de RMT remis le 12 décembre 2007.170. Le contenu des conventions apparaît satisfaisant. Le rapport d’analyse et offre financière NORELEC remis le 12 décembre 2007 . Nous n’avons pas eu communication des réponses des autres concurrents.020 FCFA communiquée le 6 décembre 2004 . Les réponses pouvaient concerner des parties de l’AO et les marchés attribués pouvaient l’être à des fournisseurs différents. la documentation comprend : La convention NORELEC (gagnant de l’AO remis le 6 décembre 2007) .2. Le document d’instruction pour l’AO .3 Tests sur les procédures concernant les appels d’offres i Dossiers sélectionnés Sept cas d’investissements de 2005 et de 2006 ont été sélectionnés . la documentation reçue est maigre et le service a eu du mal à la rassembler du fait de problèmes d’archivage. Les documents de soumission . au cours de l’audit. Concernant la construction du siège à MATAM. Le planning prévisionnel .Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Pour les deux opérations. l’évolution du budget et une présentation des risques. La commande du 20 juin 2005 à hauteur de 235. le dossier communiqué (1 classeur) comporte : Les plans . La caution d’avance de démarrage : 25 % .C. ni les réponses des autres candidats. La réponse SAE avec un devis détaillé et estimatif. les acteurs concernés. Le dossier d’appel d’offres . . 16 procès-verbaux de chantier. ce qui constitue à nos yeux une lacune significative.T. En revanche. L’ordre de service du 15 décembre 2005 .La notification signée du Directeur Général (DG) pour imputation au budget 20052006 . Le dossier d’appel d’offres apparaît très correctement établi et complet : Trois enveloppes . etc. l’état d’avancement. L’extension du bureau commercial de KOLDA. une fiche de synthèse établie par le département a été communiquée indiquant la durée et le contenu du projet. 10 Rapport provisoire – Tome II . . Les cahiers de prescriptions générales et techniques. Le projet de convention . Ces documents apportent des informations intéressantes mais les dossiers communiqués ne comportent rien d’autre sur l’évolution du projet.000 FCFA T. nous n’avons pas pu voir ni le procès-verbal de dépouillement des offres. La pondération des notes . La garantie d’exécution : 5 % . Le décompte provisoire .528. iii Le génie civil Deux investissements ont été communiqués : La construction du siège à MATAM . le montage financier. incidents et blocages. Le cahier des conditions d’établissement des offres et l’analyse des offres avec trois enveloppes et les critères de pondération . Il n’existe pas de fiche d’analyse de ce retard. ce qui ne semble pas rapide. liste des quatre entreprises retenues. le chantier connait un retard d’un an qui ne fait pas l’objet d’une explication ou d’une analyse du retard et de la situation. Le chantier devait se terminer en septembre 2006. Les travaux ont été arrêtés depuis la fin de l’année 2006 alors qu’ils devaient être terminés vers la mi-2006. Concernant l’extension du bureau commercial de KOLDA. Ce rapport apparaît de bonne qualité : pondération des notes. après plusieurs mises en demeure en juin et septembre 2007. . La commande du 7 octobre 2005 avec un délai de 200 jours . Le projet de convention . En revanche. ce document ne permet pas de savoir officiellement quelle est l’entreprise retenue et pourquoi. C’est un document d’analyse très satisfaisant. . l’offre financière.975 FCFA TTC : comme il n’a pas été possible de consulter l’offre financière il est difficile d’apprécier la dérive. Selon les informations reçues celle-ci n’est pas très importante . Ceci étant. Le procès-verbal de réception provisoire du 25 juillet 2007 sur une liste des réserves .Le devis estimatif corrigé à hauteur de 58. Aujourd’hui.L’ordre de service du 14 décembre 2005 (ces travaux devaient être terminés vers le milieu de l’année 2006) . tardivement. le projet semble demeurer en instance et ce du fait du candidat choisi par la Commission des Marchés.La réponse du GIE attributaire : nous avons vu l’offre technique et. Le rapport de la sous commission technique de la Commission des Marchés a été consulté. le dossier communiqué (un demiclasseur) comprend : . 11 Rapport provisoire – Tome II .995. La garantie de bonne exécution. notation. le choix de l’entreprise TDM apparaît logique. . Nous avons vu deux mises en demeure du 23 avril 2007 et du 12 juin 2007 après lesquelles les travaux ont repris. au vu des réponses. Enfin. nous notons que le dossier d’appel d’offres n’est pas complet. Il est loisible de constater un délai de huit mois environ entre la soumission et la commande. Les procès-verbaux d’ouverture des plis . il existe un problème de procédure. mais pas le dossier administratif .Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Ainsi. notes minimales requises. explication. Là aussi. critères de sélection. On ne sait pas ce qui s’est passé après le choix du fournisseur. La centrale C6 Diesel 60 MW de Bel Air (30 milliards de FCFA) . Les conditions d’établissement des offres . Les dossiers apparaissent remarquables de clarté et de précision. étendue et limites des prestations. caution de soumission.La mauvaise performance de l’entreprise. . L’IPP de KOUNOUNE 1. spécifications techniques.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Une réception provisoire a eu lieu en juillet 2007. La location de groupes électrogènes . De ce point de vue le dossier pourrait être plus complet et suffisamment informatif. iv Production Cinq opérations d’investissement ont été sélectionnées : L’appel d’offres pour l’acquisition de groupes électrogènes (500 millions de FCFA) . Le projet de Centrale Diesel à KOUNOUNE 2 (30 Milliards de FCFA) . Concernant l’appel d’offres pour l’acquisition de groupes électrogènes. Le PV d’ouverture des plis. Le contrat . Néanmoins on ne dispose pas de la décision finale concernant l’attributaire AFCO. les pièces suivantes ont pu être consultées : .L’appel d’offres : trois enveloppes. 12 Rapport provisoire – Tome II . analyse des données. Le rapport de fin de travaux de novembre 2007 contrôlé par un prestataire extérieur. annexes . garanties. le dossier communiqué comprend : Le dossier d’analyse technique du projet . Le rapport d’analyse des offres techniques . Concernant la centrale Diesel de Bel Air 60 MW. toutes les réserves ne sont pas levées mais il n’est pas possible de savoir lesquelles. La lenteur des paiements. Une mission est prévue pour fin décembre 2007. évaluation des offres financières . Aujourd’hui.Le rapport d’analyse des quatre offres de fournisseurs : méthode d’évaluation. il y a donc eu un problème de choix des entreprises . Deux raisons apparaissent pour expliquer cette situation : . Le rapport d’analyse des offres financières . Sur douze points. Le programme d’entretien du moteur n’est pas fourni . 14 du contrat). Manquent la soumission. Le moteur Diesel est non conforme ( !) . le dossier d’analyse des offres apparaît très sérieux dans la forme. SENELEC a nommé un exploitant chargé de l’exploitation et de la maintenance et un contrat a été signé entre WARTSILA et la SENELEC. dont l’offre a été déclaré irrecevable parce que la caution de soumission n’a pas été présentée . ce qui peut toutefois se justifier par le fait que WARTSILA est le fournisseur des équipements.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Seule une partie du dossier d’appel d’offres a été communiquée. la rémunération de WARTSILA pour O & M serait la suivante chaque mois : partie fixe : partie variable : 63 MFCFA 150 MFCFA Concernant le projet de Centrale Diesel à KOUNOUNE 2. Trois d’entre eux ont visité le site. WARTSILA a donc été seul à pouvoir présenter une offre financière. la Commission des Marchés a retenu d’analyser l’offre de MITSUBISHI. les plans. Néanmoins. 13 Rapport provisoire – Tome II . les CPT génie civil. Le 19 juin 2006. Quatre candidats se sont présentés. La proposition de réaliser en 13 mois au lieu de 10. Les conditions d’établissement des offres apparaissent très complètes et conformes aux textes et aux usages (sauf l’absence des CCAG). La puissance de l’alternateur n’est pas définie . L’appel d’offres ne concernait pas « Opération and Maintenance » (O & M). le projet communiqué comprend : 6 Nous avons pu consulter le contrat et notamment la partie de la redevance. Le dossier ne contient rien sur la suite du projet aux plans financier et administratif. pour des besoins de comparaison. malheureusement incomplète (p. etc. Ceci étant. l’essentiel du dossier est présent. neuf présentent des non conformités et notamment : L’absence de référence fournie pour le moteur Diesel ( !) . A part ces considérations.MITSUBISHI. A notre connaissance il n’y a pas eu d’AO. La liste des pièces de rechange n’est fournie ni en quantités ni en prix unitaires . Selon les informations reçues du chef du département production6. 2 candidats ont présenté une offre : . le projet de la centrale de KOUNOUNE 2 a été déplacé à KAHONE. n’est pas complet . de fait.Les conditions particulières techniques et électromécaniques (dont le contenu est. . le contrat « O&M » faisait partie de l’AO. Nous n’avons pas eu communication de la décision finale de la Commission des Marchés. Chaque groupe électrogène est d’une puissance de 1 MW.537. Le cahier des spécifications techniques .Les conditions d’établissement des offres. L’AO n’a pas été déclarée infructueux. Elle n’a pas été éclaircie avant la signature du contrat et sera traitée après le démarrage du contrat EPC. Le contrat de construction (« EPC ») a été signé. Au final WARTSILA a été retenu. WARTSILA a vu son offre déclarée conforme à hauteur de 28. 14 Rapport provisoire – Tome II . le contrat « O&M » n’était pas intégré.419 FCFA. Par ailleurs. au plan formel. notamment celle du candidat retenu. Concernant la location de groupes électrogènes.338.676. Un avenant a été signé le 12 septembre 2007 à hauteur de 3. Les réponses à l’appel d’offres. ce qui n’est d’ailleurs pas contradictoire avec le Code des Marchés Publics. Les documents suivants ont été communiqués : Le dossier d’AO .Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal . Dans l’AO de Bel Air. Deux sociétés ont répondu : WARTSILA JACOBSEN ELEKTRO L’offre de JAKOBSSEN a été déclarée irrecevable et rejetée par absence de caution de soumission. quatre sociétés ont visité le site. Huit sociétés ont retiré des dossiers. n’ont pas pu être consultées. un appel d’offres a été lancé en décembre 2004 pour la location d’un parc comptabilisant une puissance totale de 40 MW à placer sur le réseau interconnecté. Mais pour KOUNOUNE 2.204 FCFA avec WARTSILA. Mais le contrat Opération & Maintenance (« O&M ») n’est pas encore négocié et signé. très technique) . La réponse de WARTSILA sur « O&M » a été déclarée exorbitante et la commission technique a demandé un complément d’éclaircissement.316. Cela aurait mérité que la demande d’éclaircissement de la Commission des Marchés soit suivie d’effet.Les documents de suivi de la mise en service : le contenu est très technique et partiellement en anglais. . C’est un élément du dossier d’appel d‘offres qui. Le rapport d’analyse des offres . Le rapport d’analyse des offres technique et financière apparaît clair et documenté. d’éléments explicatifs de ce décalage. 2 avenants de nature technique à ce contrat. Nous avons eu communication des éléments suivants : Les spécifications techniques . Les neuf avenants à ce contrat avec AGGREKO.La réponse technique et financière de la Société AGGREKO qui présente plusieurs options . Le dossier d’appel d’offres apparaît complet. 15 Rapport provisoire – Tome II . Concernant l’IPP de KOUNOUNE 1. Malheureusement nous n’avons pas eu communication du document final sur le choix du fournisseur. Il y a eu 3 remises d’offres. En réalité. Le contrat de location . dans le dossier. Sept sociétés ont été pré-qualifiées. La date théorique de mise en service devait être juin 2006. Il n’y a pas. Le rapport d’analyse des offres avec l’analyse technique et financière . Cet appel d’offre a été supervisé par la CRSE. il apparaît étonnant que les deux concurrents d’AGGREKO : MATFORCE et ENERGYST aient présenté des références sans attestation et que leur schéma de raccordement ainsi que la puissance aient été déclarés non conformes. Nous n’avons pas eu communication de la décision finale.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal . Cet appel d’offres a été suivi par un consultant extérieur et par la Banque Mondiale. Le rapport d’analyse des offres techniques et financières . . L’analyse des offres apparaît très sérieuse et complète avec un jeu fourni de questions / réponses sur de nombreux aspects des offres techniques et financières en tenant compte d’éléments environnementaux.Le contrat d’achat d’énergie entre la SENELEC et KOUNOUNE POWER (émanation de MITSUBUSHI) du 5 février 2005 . Un rapport complémentaire . Deux ont remis des offres : WARTSILA et MITSUBISHI. Cinq sociétés ont été consultées. Le PV d’ouverture des plis . Cet appel d’offres semble avoir été traité avec beaucoup de sérieux. un appel d’offres a été lancé pour la réalisation d’une centrale en « BOO » de 60 MW à KOUNOUNE. Quatre d’entre elles ont participé à la visite du site. Néanmoins. le début du fonctionnement de la centrale a été repoussé à novembre 2007. comme pour le siège social de MATAM. 16 Rapport provisoire – Tome II . Ce travail a été réalisé au service « Comptabilité des Immobilisations » avec M. Les informations nous ont été données d’une manière orale. Dans plusieurs cas comme pour la centrale de Bel Air ou le contrat AFCO. Dakar 2 : Siège de Thioroye non réalisé car le terrain a été inondé . le dispositif des tampons d’approbation est variable selon les factures. La centrale de Bel Air.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal v Tests sur la facturation de ces marchés N’ayant pas communication d’une procédure écrite de suivi des opérations après attribution du contrat. il est possible de constater le tampon et la signature du Directeur de l’Equipement qui vaut bon à payer ainsi que le tampon du service « Fournisseurs » de la comptabilité. Enfin. Le bureau commercial de KOLDA . Nous avons eu communication des trois budgets d’investissement 2006 pour la production. Dans d’autres cas. ALIOUNE FALL et porte sur les marché suivants : L’acquisition de groupes électrogènes AFCO . Le poste 90/30 KV à MBAO . Centre Est : la plupart des travaux importants sont terminés . Le siège de MATAM . Nous n’avons pas eu communication d’un document de suivi budgétaire à la Direction de l’Equipement. le génie civil et les réseaux. Ces budgets sont détaillés et chiffrés. La ligne SOCOCIM-MBOUR . nous n’avons pas été en mesure de constater l’approbation des factures et l’application d’un tampon « bon à payer ». SOCOCIM par exemple. Certaines factures font l’objet d’une approbation adéquate. Notre sentiment est que les factures sont suivies avec attention et que les règlements sont effectués d’une manière pertinente. Le dispositif des tampons et des signatures d’approbation devrait être formalisé grâce à une procédure écrite. le Chef du département nous a communiqué l’état de situation de la plupart des chantiers par délégation régionale : Dakar 1 : travaux de l’agence Bourguiba finis . Nos interlocuteurs ont été les chefs de département. Pour ce qui concerne le génie civil. vi Analyse des budgets d’investissement et du suivi budgétaire Nous avons souhaité obtenir le budget des investissements 2006 ainsi que le suivi budgétaire. nous avons tenté de contrôler l’application des règles générales de contrôle interne à la facturation des marchés et des contrats de certains items de notre test tel qu’il est retracé au paragraphe précédent. il y aurait peu de démarrage de travaux par manque de financement. Pour ce qui concerne les autres projets. Les dossiers que nous avons consultés ne sont pas toujours complets et il semble exister un problème d’archivage qui devrait être pallié par une procédure écrite. Louis. comme dans les cas des centrales de Bel Air et de KOUNOUNE 2. Enfin. les marchés d’« O&M » ne devraient pas être dissociés de l’appel d’offres principal concernant l’immobilisation. Le déroulement et les retards de chantiers apparaissent insuffisamment expliqués dans les dossiers. dans la forme. . le Code des Marchés Publics apparaît souvent respecté. n’apparaît pas satisfaisant. Pour ce qui concerne les réseaux.Sud : l’achèvement de l’agence de KOLDA pose des problèmes car il y aurait des retards de paiements Pour ce qui concerne la production.Nord : l’entreprise SAE pour le siège de MATAM est défaillante et pour ce qui concerne le siège de St.Centre Ouest : le bitumage de Toubia et l’agence commerciale de Tivoarone ont été reportés en 2007 . nous n’avons eu d’informations que sur TAG4 dont les travaux ne sont pas commencés et la réhabilitation de la centrale C3 qui est en cours. selon les informations reçues.2. 17 Rapport provisoire – Tome II . Néanmoins l’absence dans les dossiers de la décision finale du choix de l’attributaire du contrat par la Commission des Marchés représente à nos yeux une lacune de l’information. semble t-il. Par ailleurs. Le maintien d’un seul candidat a l’issue de l’ouverture des enveloppes administratives et avant même l’examen des offres techniques. Certains dossiers d’analyse des offres sont de bon niveau et. il serait utile que tous les départements adoptent le système des fiches de synthèse établies par le département des réseaux.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal .4 Conclusions de l’audit des procédures relatives aux investissements Il existe des procédures largement informelles et qui semblent fonctionner autour de l’application du Code des Marchés Publics. de retards administratifs liés à un financement chinois qui avait été pourtant un critère de choix de ces investissements. le marché de la boucle haute tension de Dakar n’est pas mis en vigueur du fait. il demeure un seul candidat en lice. Il nous semble nécessaire de combler ce qu’il convient de considérer comme une lacune. . les études sont terminées et les appels d’offres pour les travaux sont en cours . Lorsqu’à l’issue de l’analyse des offres techniques. un AO ouvert devrait être déclaré infructueux afin d’éviter toute hésitation sur l’indépendance réciproque des fournisseurs. La Direction de l’Equipement ne semble pas connaître d’autres procédures écrites et notamment le manuel de procédures sur les investissements qui date de 1998-1999. B. et des annexes (avril 2004). une note de Direction n° 091/2001 portant création d’un Groupe d’Analyse et d’Aide à la Décision. L’application des règles de consultation .3. d’équipements et de travaux : 97 pages. avec le Directeur des Approvisionnements et de la Logistique et le responsable du service des achats.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal B.1 Objectifs de l’audit L’audit de la procédure des achats de la SENELEC a visé les objectifs suivants : L’inventaire des procédures écrites concernant les achats . 18 Rapport provisoire – Tome II .3. Le contrôle de la comptabilisation en investissements ou en charges. Un sondage sur un échantillon restreint a été effectué avec : le service des achats : Monsieur DIAGNE et Madame DIA. L’application des règles de réception et de contrôle des quantités et de la qualité . la note de Direction n° 030/2007 portant organisation de la DAL L’analyse de la procédure achats a été effectuée par le consultant. du régime des signatures et des délégations de pouvoirs . Avec l’Audit interne : Monsieur ANTOINE DIOUF et ses collaborateurs. L’analyse des procédures du point de vue de la séparation des fonctions. L’application des règles de mise en paiement et de comptabilisation .3 AUDIT DES PROCEDURES D’ACHATS (HORS IMMOBILISATIONS) B. le département de la comptabilité générale : Messieurs FULGENCE DIOUF et ALIOUNE NDIAYE. B.2 Les documents reçus et les rendez-vous Les documents suivants ont été communiqués : les procédures d’acquisition de fournitures. le rapport définitif DIG n° 001D/O6 sur la gestion des achats décentralisés à la Direction des Achats et de la Logistique (DAL). L’organisation de la Direction Approvisionnements et Logistique (DAL)7 comprend (Figure 2) : Un Etat Major. 19 Rapport provisoire – Tome II .3.3 Description et formalisation des processus décisionnels i La Direction des Approvisionnements et de la Logistique Les achats sont placés sous la responsabilité de la Direction des Approvisionnements et de la Logistique (DAL) de la SENELEC.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal B. Un département « Approvisionnements » qui s’appuie notamment sur deux services :   Le service achats Le service « gestion des stocks » Un département « Administration Générale » chargé de l’ensemble des services généraux de la société et structuré en deux services :   Le service administratif Le service « entretien général » 7 Note de Direction du 2 mai 2007. avril 2004) est le document de référence de la SENELEC. les règles de dépouillement des offres. les règles de passation des commandes.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Direction des Approvisionnements et Logistique MAMADOU MBAYE DIA Département Approvisionnements MAHANTA GUEYE Département Administration Générale SAMBA NDIAYE Service Achats ABDOULAYE DIAGNE Service Gestion des Stocks LAURENT DIENE Service Administratif NDEYE FATOU SARRE Service entretien Général ABDOULAYE BADIANE Expert acheteur matériel production LATSOUKABE FALL Unité support administratif Mame FATIMATA DIA Expert acheteur matériel Réseau MOUSTAPHA DIEYE Unité Transit GANE DJIGUENE NDOYE Expert acheteur Travaux et Prestations DETHIE ABDOULAYE DIAW Expert acheteur Matériels Généraux OUMAR NDIAYE Figure 2 : Structure générale de la Direction Approvisionnement et Logistique de la SENELEC ii Les procédures écrites « d’acquisition de fournitures. Le chapitre « Principes et règles régissant les achats » rappelle les principes de base quant à la responsabilité budgétaire. Les parties traitent ensuite des procédures suivantes : 20 Rapport provisoire – Tome II . les lignes du budget d’exploitation à exécuter au niveau central ou au niveau local. d’équipements et de travaux » (97 pages + annexes . d’équipements et de travaux » Le document relatif aux « Procédures d’acquisition de fournitures. iii Analyse des procédures Les premiers constats sont nettement favorables. Au plan formel. les contrôles multipliés et les aller retours entre les services rendent cette procédure un peu lourde et complexe. les principes de la procédure sont indiqués clairement : Les consultations sont systématisées .L’approvisionnement en combustibles qui fait l’objet d’une partie spécifique de notre audit (partie B.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal . Les consultations apparaissent systématisées. Le respect de l’enveloppe budgétaire . La procédure semble garantir la séparation des fonctions et de nombreux contrôles réciproques à toutes les étapes de la procédure : Les points de contrôle sont nombreux .Les procédures d’achats centralisés compris entre 3 millions FCFA et 30 millions FCFA (22 p. Le traitement de la demande de réapprovisionnement Stocks (DRS) (3 p. il est obligatoirement passé un marché. Le refus du « saucissonnage » de la procédure . Enfin sont rappelés dans une dernière partie les dispositions du Code des Marchés Publics et les seuils de passation des commandes. Les règles des consultations sont claires. Eviter l’abus du caractère urgent de la dépense . Cette procédure s’applique en principe à tous les achats de services et de fournitures.5) . Les seuils de commande sont précisés . Les procédures d’achats décentralisés des délégations régionales (12 p. 21 Rapport provisoire – Tome II . Les procédures d’achats décentralisés des directions en-dessous de 3 millions FCFA (15 p. Il est notamment rappelé qu’au-dessus de 30 millions de Francs TTC. En effet.) .). En revanche. La procédure comporte des supports et des annexes nombreux en appui de la procédure. aux achats de combustibles et aux investissements inférieurs à 30 millions FCFA TTC. la procédure apparaît claire avec une présentation des intervenants et des tâches en séquence d’une manière précise et détaillée.) .) . . « Tout achat doit résulter d’une expression de besoins » . Ainsi. 40 et 55) notamment. Or. une commission composée de l’agent d’ordonnancement. Il est loisible de se demander si l’application de la signature du Directeur Général à ce niveau apporte une réelle valeur ajoutée et ne risque pas de provoquer des retards. Il n’est pas mis en place de contrôleur de gestion délégué pour les achats centralisés. En réalité. 22 Rapport provisoire – Tome II . au-delà de 3 millions FCFA. Les seuils ont été modifiés et le seuil de 15 millions FCFA (p. Dans la réalité et hors la procédure écrite. du représentant du demandeur en présence du fournisseur. non codifiée par un texte précis et qui correspond à celle que nous avons testée. dont le montant est supérieur à 3 millions FCFA. En région. La procédure des approvisionnements en combustibles n’est pas appliquée. la procédure apparait décalée de la réalité ou simplement non appliquée. la décentralisation n’étant entrée en vigueur qu’au niveau des Régions. Il est prévu en page 42. prestations et travaux. Depuis cette date. Certes la procédure existe. 8 Créé par la note de direction n° 091/2001. c’est le Directeur des Approvisionnements et de la Logistique qui signe les commandes et au-dessus c’est le Directeur Général. cette commission ne se réunit pas formellement et la réception est faite par le demandeur. La procédure des achats décentralisés des Directions inférieurs à 30 millions FCFA n’est pas mise en application dans la mesure où ces Directions n’ont pas reçu le pouvoir d’acheter. L’introduction d’ORACLE FINANCIALS a conduit à informatiser de plus en plus l’application de la procédure. 8) n’existe plus. Mais en-dessous de 3 millions FCFA. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi d’analyser la procédure réelle et de porter une appréciation sur elle au travers des tests que nous avons pratiqués. En fait la procédure devrait être revue dans son intégralité dans le cadre d’ORACLE FINANCIALS. La note de direction (091/2001) a elle-même vieilli puisqu’elle institue un seuil de 20 millions FCFA HT pour les fournitures et un seuil de 10 millions FCFA pour les prestations et travaux qui ont été remplacés par le seuil de 30 millions FCFA. plus simplifiée et allégée. Ces groupes doivent statuer sur les dossiers d’achat et de fournitures. sur de nombreux points. selon les dires mêmes du Directeur de la Production. Les « Comités des Achats et des Investissements » cités dans plusieurs pages (et décrits en pages 9 à 12) n’ont jamais été mis en place. la structure de la SENELEC a été plusieurs fois modifiée et certaines parties de la procédure n’ont pas été mises en application ou respectées. la fonction de contrôleur de gestion délégué est assurée par une unité de contrôle comptable qui dépend du directeur régional. la procédure n’évoque ORACLE FINANCIALS que sur quelques pages (p. pour la réception des travaux. En réalité il existe une procédure largement inspirée de celle qui vient d’être décrite.Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal iv La procédure et la réalité Cette procédure a été établie principalement par le département de l’Audit interne en avril 2004. par décision de la Direction Générale. les commandes sont signées par le Directeur Général. Les « Groupes d’analyse et d’Aide à la Décision »8 (GAAD) ont été maintenus. 23 Rapport provisoire – Tome II .Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal v Ordinogramme L’ordinogramme simplifié qui suit représente les procédures que nous avons observées au cours de nos entretiens et de nos tests. 63 à 84 de la procédure des achats des Directions). Il est basé sur la partie de la procédure concernant les achats compris entre 3 et 30 millions de FCFA (P. EXPRESSION DES BESOINS Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Service Demandeur Service Demandeur Service Gestion et DAL CHEF DE SERVICE CHEF D’UNITE OU Contrôle Chef de département DIRECTEUR Achats DAL Directeur des Achats GAD et Comité Technique 1 Demande d’achat ou DAT 2 1 3 VISA VISA 2 LEGENDE : DOCUMENT 4 fournisseur 5 fournisseur CREATION DOCUMENT D’UN Offres 7 8 VISA SIGNATURE TRAITEMENT 6 OU 9 Procès verbal d’adjudication 10 DOSSIER 3 CLASSEMENT TEMPORAIRE VERIFIE LA DEMANDE FAIT ETUDIER LES SPECIFICITES TECHNIQUES 5 2 APPROUVE L’EXPRESSION DES 1 VERIFICATION DES VISAS CONTROLE BUDGETAIRE 4 6 9 DOSSIER DE CONSULTATION PREPARATION D’UN DOSSIER D’AO SIGNE LES LETTRES D’APPEL A LA CONCURRENCE 8 ANALYSE LE DOSSIER SELECTIONNE LE(S) FOURNISSEUR(S) SIGNATURE DES MEMBRES DU GAD VERIFIE LA CONFORMITE DU DOSSIER 24 Rapport provisoire – Tome II 7 VERIFIE L’EXHAUSTIVITE DES DONNEES CONVOQUE LE CAO 10 PREPARATION DU PV D’ADJUDICATION . ELABORATION DU BON DE COMMANDE Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal DAL CHEF DU SERVICE ACHATS DAL CHEF DU DEPARTEMENT APPROVISIONNEMENTS DAL DIRECTEUR DE LA LOGISTIQUE CONTROLEUR DE GESTION CENTRAL DIRECTEUR GENERAL 1 Bon de Commande (BC) 2 3 4 1 2 3 5 4 6 LEGENDE : DOCUMENT Procès Verbal d’adjudication Procès Verbal d’adjudication CREATION DOCUMENT D’UN VISA SIGNATURE Bon de Commande OU TRAITEMENT FOURNISSE URs CENTRE DEMANDEU 3 VERIFIE LES DISPONIBILITES BUDGETAIRES VERIFIE QUE LE BC EST CONFORME ET REGULIER VERIFIE L’EXHAUSTIVITE DES PIECES DU DOSSIER ET LA CONFORMITE DU BC AVEC LES RESULTATS DE L’APPEL D’OFFRES DOSSIER 1 SUR LA BASE DU PV Rapport ’provisoire – Tome II 2 D ADJUDICATION VISE LE BON DE COMMANDE CONFORMITE AVEC LE PV D’ADJUDICATION 255 4 SAISIT L’ENGAGEMENT 6 VISE LE PV SIGNE LE BON DE COMMANDE CLASSEMENT TEMPORAIRE . RECEPTION FOURNITURES & TRAVAUX Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal Service demandeur Service demandeur AGENT D’APPROVISIONNEMENT CONTROLE DE GESTION CENTRAL 1 2 1 BORDEREAU DE LIVRAISON 2 3 4 (BL) 3 1 2 3 4 FOURNISSEUR 3 2 SIGNATURE DES BONS DE LIVRAISONS RAPPROCHEMENT BC / DEMANDE D’ACHAT / BL FOURNITURES ET 26 Rapport provisoire – Tome II RECEPTION DES 1 . Mission d’audit de la gouvernance du secteur de l’électricité au Sénégal COMPTABILITE DES FOURNISSEURS Fournisseur TRAITEMENT DES FACTURES DIRECTEUR DE L’UNITE DEMANDEUR SERVICE FISCALITE DIRECTEUR D’UNITE DEMANDEUR CHEF DU SERVICE GESTION/CONTROLE AGENT D’ORDONNANCEMENT Facture 18 BC BL 1 2 3 5 4 7 15 16 6 9 17 13 8 10 11 1 2 5 15 16 CONTROLE DE LA FACTURE AVEC BC ET BL ENREGISTREMENT DE LA FACTURE DANS LA BASE ORACLE AVEC N° D’ORDRE VENTILATION DANS LES COMPTES APPROPRIES 14 12 3 4 VERIFIE LES ASPECTS FISCAUX 6 VERIFIE LA CONFORMITE B/C. FACTURE. VERIFIE LES CALCULS 7 VISA COMPTABILISATION VERIFIE LA FACTURE. B/L . LE BC ET LE BL ET LA CERTIFICATION VERIFIE LACONFORMITE DES FACTURES PAR VERIFICATION DES VISAS ET SIGNATURES 9 VERIFIE LA CONFORMITE BUDGETAIRE ET LA VALIDITE DE LA FACTURE 13 VERIFIE VISAS ET SIGNATURES 11 VERIFIE LE RESPECT DE LA PROCEDURE 17 18 CACHET DE COMPTABILISATION 27 Rapport provisoire – Tome II 14 ENREGISTRE LA FACTURE SUR CARNET MANUFOLD 12 CERTIFICATION VISA 10 VISA AVEC BON DE COMMANDE ET BON DE LIVRAISON 8 . ET LA CONFORMITE DES SIGNATURES ET VISAS. C’est le service demandeur qui contrôle la réception. ce qui pourrait altérer la valeur de chaque contrôle. Il n’est pas indiqué que la facture originale est marquée comme telle. Cependant. bon de commande. réception. Le contrôleur de gestion central intervient à plusieurs reprises. En contrepartie. la correspondance.Les commentaires de l’ordinogramme sont exposés ci-après. . Les disponibilités budgétaires sont vérifiées à plusieurs stades de la procédure. le choix du fournisseur ne lui revient pas. tout en tenant compte du fait que c’est le service demandeur qui. Les tâches de chacun apparaissent clairement. Seul l’Audit interne semble avoir respecté cette obligation. Cette décision pourrait conduire cependant à une surcharge de travail et à des déperditions de temps pour le dirigeant de l’entreprise. Il est possible de constater que cette opération est traitée plusieurs fois. Les factures sont transmises au service comptable dès leur réception. Le principe de séparation des tâches est observé : La personne qui demande la dépense ne signe pas le bon de commande . malgré les demandes de l’Audit interne. traitement de la facture) apparait nettement. Le service des achats reçoit la demande d’achat et lance les appels d’offres. il n’a pas été établi de registres des signatures pour chaque acteur de la procédure. est le mieux placé pour contrôler la réception. La séquence (demande d’achat. Il conviendrait en effet d’être certain que les dépenses de la société sont bien engagées par des personnes autorisées. Il serait souhaitable qu’elles fassent l‘objet d’une fiche de poste pour chaque acteur et de délégations de pouvoirs. ce qui n’est pas conforme aux règles du contrôle interne. Les signatures et visas sont indiqués clairement. Il y a là un point délicat à prendre en considération au titre de la séparation des fonctions. bon de livraison est contrôlée attentivement au cours de la phase de traitement des factures. Les commandes sont adressées au fournisseur par le service achats. au plan technique. Les commandes sont établies par la DAL en plusieurs étapes . bon de commande. Selon les informations reçues.Chef du service achats Chef du département approvisionnements . En principe les mises en concurrence ont été systématisées. Le GAAD traite les appels d’offre et signe le PV d’adjudication.Directeur des Approvisionnements et de la Logistique. les numéros du bon de commande sont séquentiels. Selon les informations reçues. C’est le Directeur Général qui signe les commandes. facture. . Notre sondage a eu lieu au service des achats et à la comptabilité et conduit aux observations suivantes. Le point critique pourrait être le contrôle de la réception par le seul service demandeur.   Rapport provisoire 29 . demandeur sont apposées .3.D’une manière générale. . Les contrôles du service fiscalité sont systématiques . il n’y a pas eu d’appel d’offres car ABB avait installé les machines (le bon de commande est signé par le Directeur Général) . Le tampon d’engagement n’est pas toujours appliqué .Un cachet « Trésorerie » est apposé par le département des Finances pour éviter un double paiement .En dessous de 3 millions FCFA il n’y a pas de contrôle de gestion. ce qui peut constituer une faiblesse de la procédure .Ce cachet qui devrait être apposé sur la facture est parfois apposé sur la feuille d’imputation .Les certifications du directeur du service systématiquement avec les visas des chefs de service . Commande n° 2006-12437 pour des prestations de personnels (nous n’avons pas vu de consultation. . . . mais des exceptions pour des raisons d’urgence ont été observées :   Commande 2006-13184 : creusement d’une tranchée . Commande 2006-1278 : la commande est une régularisation a posteriori de la réparation d’un véhicule en panne. l’analyse de l’ordinogramme apparaît positive du point de vue du contrôle interne même si la procédure apparaît parfois un peu lourde et répétitive.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal En définitive. Commande G0031E au profit d’ABB pour un entretien de turbo processeurs. . mais le bon de commande est signé par le Directeur Général) . B.La signature du DAL ou du Directeur Général est observée (exception : commande 2006-12133 de Bull Sénégal) . Un tampon « Règlement » est apposé sur la plupart des factures . ceci étant le bon de commande est signé par le DAL . la procédure des mises en concurrence est respectée.4 Les tests de procédure Il a été procédé à un sondage sur 10 items de 2006 pour vérifier l’application de la procédure et dégager les erreurs ou les infractions éventuelles.La certification par le service demandeur et l’apposition d’un bon à payer sont globalement respectées . 3. la procédure. Il a été noté 3 points problématiques : . Ce rapport d’audit relativement récent se montre ainsi assez critique sur des points sensibles de la procédure. En définitive. L’analyse de l’ordinogramme confirme un bon niveau de contrôle interne de la procédure. il existe une procédure des achats à la SENELEC qui fait l’objet d’un document écrit. Ce rapport a porté sur les éléments suivants : régularité et respect de la procédure de passation des marchés .Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal  Commande 2006-1390 : situation identique pour ce contrat d’entretien sans appel d’offres car la société a fabriqué la machine qui a nécessité cet entretien (le bon de commande a été signé par le Directeur Général). La procédure qui est appliquée dans la réalité apparaît cependant décalée par rapport à de nombreux points du document écrit. B. Des fournisseurs sont réglés avant l’échéance . Il convient de prendre cependant en considération les exceptions à la règle des mises en concurrence du fait des procédures d’urgence. Il serait utile de procéder à une révision du dispositif pour qu’il y ait adéquation entre le document écrit et l’application réelle de la procédure achats. des commandes ont été éclatées pour entériner la procédure .5 Analyse du rapport d’audit interne Nous avons été en mesure d’examiner le rapport définitif DIG n° 001D/06 sur la gestion des achats centralisés à la DAL (mai 2006).Beaucoup d’unités de la SENELEC procèdent à des commandes directes et procèdent ensuite à des régularisations auprès de la DAL . Le sondage pratiqué apparaît globalement satisfaisant. Beaucoup de dépenses hors budget ont été exécutées. B.3.6 Conclusions de immobilisations l’audit des procédures relatives aux achats hors En définitive. telle qu’elle apparaît au sein du document écrit. sauf sur le point de l’approbation de la réception par le service qui émet la demande d’achats. Rapport provisoire 30 . apparaît fiable et respecte globalement les règles de contrôle interne. respect des conditions et délais de règlement de fournisseurs . qui fonctionne et qui offre de bonnes conditions pour le respect du contrôle interne. suivi des engagements . 1 Objectifs de l’audit L’objectif de l’audit des procédures commerciales de vente d’énergie et des relations avec la clientèle apparaît plus limité.évaluation du système d’information clientèle (SIC) de juillet 2002 Règlement de service Procédure de caisse SYTRIIS Projet de normalisation de branchements aériens Brochure sur les facilités WOYOFAL Nous avons eu deux rendez-vous avec Monsieur MOUSSA DIEYE sous directeur commercial le jeudi 6 décembre après-midi et le mercredi 11 décembre au matin. se faire une opinion sur le degré d’application de ces procédures et les contrôles exercés sur les exécutants. Rapport provisoire 31 . B. Enfin il serait souhaitable qu’il existe une procédure de suivi des observations et critiques notées dans le rapport de l’Audit interne de 2006.4 AUDIT DES PROCEDURES RELATIONS CLIENTELE COMMERCIALES DE VENTE ET DE B.4. .porter une analyse critique sur leur contenu grâce à leur lecture et des entretiens avec des responsables . nous avons noté. il apparaît regrettable que l’on ne puisse pas disposer : d’un registre des signatures et des tampons .2 Documents reçus et rendez-vous Les documents communiqués ont été les suivants : Manuel des Procédures des Revenus Livres I.4. d’une situation des délégations de pouvoirs. comme le rapport d’audit interne.au travers de ces entretiens. . II et III (il existe un Livre IV qui ne nous a pas été communiqué) Système d’Information Clientèle (SIC) de février 2000 Rapport d’audit . malgré son étroitesse. B.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal La signature de hauts responsables sur le bon de commande est systématisée. Il s’est agit de : . Cependant. Notre sondage s’est avéré positif. En revanche.prendre connaissance des textes officiels et des documents de procédure régissant l’activité commerciale de la SENELEC . le recours à des procédures hors consultations et hors mises en concurrence. . Elle est composée de 2 sous-directions (Figure 3) : . La gestion commerciale de la clientèle .La sous-direction « commerciale » est une structure opérationnelle et fonctionnelle rattachée à la DDC qui est en charge des missions commerciales liées à la vente d’énergie par la SENELEC . B.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Par ailleurs.4. nous avons eu l’occasion d’échanger sur les procédures commerciales avec Messieurs Antoine DIOUF et HAMADOU LY de l’audit interne. L’exploitation du réseau de distribution.3 Description et formalisation des processus décisionnels i La Direction « Distribution et Commerciale » La Direction « Distribution et Commerciale » (DDC) a pour mission : La définition de la politique commerciale . Gestion et Logistique a pour missions d’assister le Directeur de la DDC dans les tâches de gestion quotidienne de la Direction et d’autre part de servir de relais entre la Direction Financière et Comptable et les Services Gestion et Contrôle des Délégations régionales pour ce qui concerne les aspects financiers et comptables de la gestion de ces délégations. Le service Administration. Rapport provisoire 32 . du patrimoine et des approvisionnements. Il assiste les services Gestion et Contrôle dans leur mission d’administration du personnel et de la gestion de la logistique.La sous direction « distribution » est en charge du développement et de la maintenance du réseau. Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Direction Distribution et Commercial (DDC) CHEIKHOU CISSE Sous-Direction Distribution MOUSSA NDIAYE Sous-Direction Commerciale MOUSSA DIEYE Délégation Régionale Dakar 1 Délégation Régionale Dakar 2 Service Pratiques Commerciales AMADOU KANE Délégation Régionale Nord Service Recouvrement et pertes Commerciales DIEYNABA BA Délégation Régionale Sud Délégation Régionale Centre Ouest Département grands comptes IBRAHIMA DIEYE Délégation Régionale Centre Est Service Administration Gestion & Logistique FATOU BINETOU TOURE Expert Chargé Plan Marketing MAHE ASSATOU GUEYE Service Prépaiement BATHIE TIAM Service reclassement et contrôle AMADOU LANRINE DRAME Unité Gestion et Comptabilité Unité Administration et Logistique Figure 3 : Structure générale de la Direction Distribution et Commerciale de la SENELEC B. Les principaux chapitres sont les suivants : Rapport provisoire 33 .).4 L’analyse des textes et des procédures communiqués i Le règlement de service Le règlement de service a été rédigé en 2000 avec HYDROQUEBEC (39 p. en application des dispositions visées à l’article 33 du contrat de concession.4. Il régit les relations entre la SENELEC et les consommateurs d’énergie électrique et précise les conditions de fourniture de l’électricité par SENELEC. Conditions de vente au détail . Nous n’avons pas souhaité nous focaliser sur cette procédure informatique très technique. on applique ce texte ou les clauses générales antérieures. iii Les autres procédures L’application informatique SYTRIIS a pour objet la décentralisation du système de facturation et d’encaissement dans les délégations afin d’éviter les inconvénients des éventuels arrêts informatiques au centre de Vincens. Rapport provisoire 34 . Ces procédures sont très détaillées (« trop » disent certains). Mode de fourniture de l’électricité . Il en résulterait un flou dans l’application des textes que ne lève que partiellement le fait que la SENELEC essaie de suivre ces normes. Si tel est le cas. Coûts et financement des prestations. Le Cabinet CAMARA a mis en forme et complété ces textes. équipements et droits chez le client . Normes et pénalités . Ce document. Installations. une telle situation n’a rien de confortable pour la SENELEC. selon les cas et les interlocuteurs. n’a jamais été validé par un arrêté ministériel et n’est pas entré officiellement en application. Ces procédures ont été rédigées de 1995 à 1998 par une commission réunissant la sous direction commerciale et l’audit interne. le « qui ». ce règlement introduisait des contraintes de qualité de service assorties de pénalités que la SENELEC n’était pas en mesure d’appliquer et de supporter9. Par ailleurs. Selon les informations reçues du sous directeur commercial ces procédures seraient en totalité ou partiellement en application aujourd’hui à la SENELEC alors qu’elles sont antérieures de plusieurs années à la rupture de la concession. et très précises sur le « quoi ». le fait que ce texte fondamental ne soit pas entré en vigueur est dommageable pour la SENELEC car il devait préciser les règles des relations avec la clientèle et le niveau auquel le service doit se situer. le « quand » et le « comment ». Elles sont détaillées avec minutie et un exécutant qui se serait pénétré de ces procédures devrait savoir exactement ce qu’il doit faire. En fait. ii Les procédures internes sur les revenus (4 livres dont 3 communiqués) Ce sont des procédures très détaillées concernant toutes les opérations que doit réaliser la sous direction commerciale et les délégations régionales. qui aurait dû être la charte du fonctionnement de la SENELEC. 9 Exemple pages 23/39 : normes de vérification des compteurs.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal - Abonnements au service de l’électricité . La raison première est la rupture intervenue en 2000 avec les opérateurs privés de la concession. Selon nos interlocuteurs. cependant. le « qui » a beaucoup changé. reconnu par son auteur par écrit. des fraudes et des détournements dans les agences. Apparemment. La brochure sur les facilités WOYOFAL est un document d’information destiné à la clientèle. ces procédures qui datent de 1995-1998 sont anciennes. de plus. conscient que ces procédures sont trop volumineuses. tournées vers l’efficacité du service. Il est intéressant pour le contrôle interne dans la mesure où il impose les coffrets de comptage qui doivent être placés en limite de propriété ou à l’extérieur afin de lutter contre les branchements non autorisés. Les exécutants ne les lisent pas assez et ne les appliquent pas d’une manière suffisante sur le terrain. elle met les délégations régionales et les agences en concurrence en éditant périodiquement un document de « performance d’exploitation des demandes du pré-fichier » afin de susciter une émulation sur la tenue d’objectifs de délais : Rapport provisoire 35 . Ce point de vue a été confirmé par l’Audit interne. le Sous Directeur commercial. confirme ce sentiment. ces procédures détaillent beaucoup moins les procédures de contrôle à mettre en place et à exécuter au sein des services commerciaux. En résumé. Or. la sous direction commerciale ne se limite pas à des procédures anciennes et peu prolixes sur les délais. Nous avons pu prendre connaissance d’une plainte du chef d’agence de Louga auprès de la Gendarmerie à l’encontre d’un caissier qui a détourné 6. nous a indiqué qu’elles sont actuellement revues et refondues dans un sens plus pratique et plus résumé : 2 à 3 feuilles par procédure. Périodiquement. Le volume d’un tel détournement. selon les informations reçues. Ces procédures sont très volumineuses. nous avons passé en revue avec le Sous Directeur commercial la procédure d’ « abonnement d’électricité basse tension dans un environnement SIC ». Le projet de normalisation des branchements aériens est un document très technique destiné aux personnels chargés de l’installation de branchements. A nos yeux. Si le « quand » et le « comment » demeurent valables. Enfin.4.5 Commentaires et jugements sur les procédures commerciales de vente d’énergie et de relations clientèle Comme cela a été souligné plus haut. La lecture de cette procédure. De plus. Existe-t-il des procédures du service commercial à la SENELEC ? La réponse est oui et à la première lecture elles apparaissent d’une qualité satisfaisante.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Le document sur le Système d’Information Clientèle émis par la Direction des Systèmes d’Information en février 2000 concerne l’application informatique de base des procédures commerciales et elle serait toujours d’actualité. bien construites. leur application pourrait être améliorée. La Direction de l’Audit interne nous a confirmé la faiblesse des procédures de contrôle qui sont. A ce titre. ces procédures sont plus tournées vers l’opérationnel que vers le contrôle interne. qui comporte le jeu des écritures comptables et plusieurs annexes. insuffisamment appliquées.590 FCFA en cinq fois entre le 14 septembre 2007 et le 17 novembre 2007. si les procédures commerciales existent. Cette situation provoque. la structure de la SENELEC a beaucoup changé depuis dix ans. B.435. Même s’il apparaît clairement qu’elles imposent une véritable séparation de fonctions et des cloisonnements entre les exécutants. les manuels de procédures constituent un corpus de règles précises. s’explique par le fait que la procédure basique de comptage de caisse en fin de journée n’a pas été appliquée quotidiennement. La Direction de l’Audit et du Contrôle général a effectué un audit afin d’évaluer le SIC. Des greffes ont été nécessaires et aujourd’hui selon certains.SIC ne renseigne pas sur les clients actifs non facturés pour des motifs d’omission.facturation entraîne une absence de visibilité des opérations concernées . mais cette démarche se heurterait à des problèmes budgétaires. compte tenu du nombre de produits et du nombre de clients. Les modules utilisés ne permettent pas d’établir un historique pour obtenir des informations sur les différents motifs de non facturation et sur le nombre de clients concernés . Certaines fonctionnalités n’existent pas. B. par exemple : La connaissance de la demande et des clients par segments . La Gestion Relations Clientèles (GRC) ne fait pas l’objet d’un module SIC spécifique contrairement aux applications modernes. .4. la limite du système est atteinte. La gestion des compteurs. selon les informations reçues. . le système ne permet pas d’obtenir la reconstitution ou la traçabilité de l’ensemble des opérations à partir du système. Il souligne un certain nombre de critiques dont certaines sont significatives et que nous citons : . Un cahier des charges aurait été rédigé pour l’implantation d’un nouveau système. Son rapport.6 L’appréciation interne sur le Système d’Information Clientèle (SIC) Nous avons déjà vu l’opinion portée par le service commercial sur SIC. si le Système d’Information Clientèle (SIC) est toujours d’actualité et marche correctement. Les axes de progrès pourraient être une informatique reposant sur un système de base de données avec un GRC et des modules d’analyse des données automatiques. Rapport provisoire 36 . Le défaut de module de contrôle a posteriori des activités de relève . En fait.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal - date de première visite : délai de mise en service : 5 jours 7 jours 7 jours 60 jours délai de vérification du compteur : date d’émission de la première facture : Selon la sous direction commerciale. s’appuie sur des sondages élargis.Les difficultés pour effectuer des contrôles sur le passé de l’abonné en l’absence d’un fichier des abonnés interactif . La gestion des réclamations dont la gestion est manuelle .Concernant la relève – facturation. mais il accuse un retard certain sur des applications plus modernes. daté de juillet 2002. SIC gère surtout la commercialisation et la vente d’énergie mais peu les relations avec la clientèle. La gestion des demandes de devis et le suivi de la pose des branchements . . . ne nous permettent pas de valider ou d’infirmer ces constats et ces conclusions. . ni même de module de calcul du niveau de performance enregistré après leur correction . le logiciel SEN – SAFEGE.Les clients résiliés dont le solde est nul continuent de figurer dans le fichier des clients. dans le cadre de notre mission. La SENELEC effectue une visite chez le client pour voir si les installations sont conformes. au travers de SIC. Il devient donc nécessaire de mettre en chantier une nouvelle application avec un nouveau cahier des charges qui intègre le nouvel environnement informatique. Le risque est que des clients théoriquement sous coupure restent alimentés . le cumul des encaissements par nature et par période . . .L’examen des résiliations permet de constater qu’il n’existe pas de gestion séparée du suivi des clients résiliés . qu’ils soient connus du lecteur. Il semble important. . Le client installe Rapport provisoire 37 . Il nous semblerait utile que la SENELEC fasse le point sur les remèdes apportés depuis 2002 à ces observations qui sont déjà anciennes.Il n’existe pas de suivi du traitement des clients pré contentieux permettant l’identification des dossiers à partir de codes spécifiques . . au cours des entretiens des auditeurs avec les informaticiens. à partir du système. B.Pour l’ensemble des anomalies d’exploitation.On constate le non respect de la procédure de gestion des coupures. Nos travaux.4. En conclusion. ses objectifs et ses activités n’existe pas . on remarque que le système ne prévoit pas de module de suivi de leur traitement. etc.Il est noté qu’une procédure formalisée organisant le recouvrement dans son fonctionnement. Il est apparu. . . ses moyens. des fichiers et tableaux EXCEL. Le client doit faire une demande et remplir une fiche à l’agence commerciale. que la plate-forme sur laquelle le SIC est bâti est très ancienne.Aucune fonctionnalité n’existe pour suivre la gestion des compteurs à partir d’une base SIC .Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal . délais et moratoires.7 Les procédures de raccordement des nouveaux abonnés Un périmètre d’activité géographique a été attribué à la SENELEC à travers le contrat de concession et le cahier des charges annexé. le rapport note que beaucoup d’insuffisances identifiées au niveau du logiciel SIC trouvent un début de solution à travers des développements informatiques spécifiques tels que le RADAR.Il est à déplorer l’absence de code de tri permettant d’obtenir. Il existe des objectifs de nombre de nouveaux clients zone par zone que la SENELEC doit atteindre.Il n’existe pas. ce qui a pour conséquence directe de fausser les données . de moyen direct de contrôle et d’évaluation des performances de recouvrement par le biais du logiciel . Il est suggéré que ces développements informatiques et logiciels soient intégrés au SIC pour constituer une base homogène unique de travail pour tous les exploitants.Les instruments spécifiques de détection des fraudes et de malversations ne sont pas mis en place dans SIC. limités en accord avec les termes de référence. 8 Conclusion En définitive.000 FCFA) Accessoires : gratuit Travail : gratuit Le coût total d’un branchement BT est estimé à 150.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal les prises.868 clients 704. Le coût engendré par ces branchements sans produit correspondant peut donc être estimé à 150.000 FCFA pour qu’il soit branché et démarrer sa consommation d’énergie. bien qu’il représente un coût certain pour la SENELEC.5 %.000 = soit environ 10 milliards FCFA. Or. Les procédures de contrôle et leur application indispensable à un bon contrôle interne devraient notamment être revues. Elles doivent s’appuyer sur des traitements informatiques bien étudiés. ces procédures ont vieilli et utilisent une application informatique qui marche mais qui a elle-même vieilli.4. le budget prend en compte une croissance nette de 10. Le client doit payer une avance sur consommation qui dépend de la puissance souscrite : au minimum 15. la SENELEC branche 70.610 clients 60.742 clients En 2008. est gratuit : Câble : Compteur : gratuit jusqu’à 35 m gratuit (coût 15. trop partielle et parfois qualifiée d’insuffisante. Chaque année. Il convient de souligner que la demande actuelle est très forte : 30 novembre 2006 : 30 novembre 2007 : Accroissement net 643. améliorées et mises réellement en application. Rapport provisoire 38 . La SENELEC doit tirer le fil jusqu’au tableau.000 clients en moyenne. l’activité commerciale de vente d’énergie et de relations avec la clientèle fait l’objet d’un corpus de procédures important et intéressant sur le fond et la forme. B. Ces opérations font l’objet d’une norme technique en cours de validation : « projet de normalisation des branchements aériens ». Ceci entraîne la création de réseaux privés nombreux et importants auxquels la SENELEC ne fait que livrer l’énergie. Reposant sur des textes officiels incertains. Une autre anomalie apparaît : ces branchements ne sont apparemment pas immobilisés : les dépenses de branchements passent en charges sauf les compteurs qui sont immobilisés. les fils et le tableau de comptage. Le vrai problème de cette procédure est son volume qui gène son application. Le branchement.000 FCFA.000 FCFA x 70. les investissements ne sont pas suffisants pour étendre les réseaux. Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Enfin, la gratuité des branchements pose un problème à la SENELEC du point de vue de ses résultats auquel il conviendrait de trouver une solution sous la forme d’une refacturation au moins partielle du coût des branchements. B.5 AUDIT DES PROCEDURES D’ACHAT DES COMBUSTIBLES Nous avons rencontré le mardi 11 décembre 2007 l’après midi les dirigeants du Département de la Production (DP) : Messieurs MAKHA CAMARA et PAPA MAMADOU DIOP ainsi que Monsieur HARMADOU LY de l’audit interne le mercredi 12 décembre. Le problème des achats des combustibles qui apparaît crucial pour la SENELEC, a été abordé sous deux aspects : l’approvisionnement des centrales, la procédure des achats de combustibles. B.5.1 Les objectifs Le principal objectif est la prise de connaissance, auprès des responsables, des problèmes rencontrés par la Direction de la Production pour mener à bien l’approvisionnement des centrales. Pour cela, l’audit étudie avec eux s’il existe une procédure écrite d’achats des combustibles et si toutes les garanties sont données du point de vue du contrôle interne et notamment du contrôle des quantités et des qualités des combustibles livrés. Le problème des achats des combustibles, qui apparaît crucial pour la SENELEC, a été abordé sous deux aspects : L’approvisionnement des centrales ; La procédure des achats de combustibles. B.5.2 Description et formalisation des processus décisionnels i La Direction de la Production La note de direction n°014/2007 du 13 avril 2007, signée par le Directeur Général, confie à la Direction de la Production (DP) les missions : - D’assurer l’exploitation et la maintenance des installations de production du réseau interconnecté, des centrales régionales et des centrales secondaires ; - La gestion des approvisionnements en combustibles pour les besoins de la SENELEC et pour les fournisseurs ayant un contrat de fourniture avec SENELEC. Il existe deux unités fonctionnelles (Figure 4) : La sous direction « Combustibles et Gestion » composée du département Combustibles et Lubrifiants et du Service Action et Logistique ; L’unité Administration et Affaires Générales (UAAG). Les unités opérationnelles sont directement rattachées au Directeur de la Production : Rapport provisoire 39 Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal - Le département production de Bel Air ; Le département production C3 ; Le département production C4 ; Le département Production Régionale. Direction de Production MAKHA CAMARA Unité Administration Sous Direction Combustible & Gestion PAPA MAMADOU DIOP Département Combustibles & Lub. PAPA AMADEME DIAGNE Département Production Bel Air THIERNO OUMAR KANE Département Production C3 PAPE AMADOU NDIAYE Département Production C4 FALILOU SEYE Département Production Régionale MOUSSA DIAGNE Figure 4 : Structure générale de la Direction de la Production de la SENELEC ii La situation sur l’approvisionnement des centrales Le Directeur de la Production a fait un bref rappel historique. Avant la flambée des cours du pétrole de 2004-2005, SHELL, qui avait eu le monopole de l’approvisionnement de la SENELEC, a cédé (à partir de 1984) 40 % du marché, pourcentage que TOTAL s’est adjugé complètement après la fusion avec ELF. Des contrats en bonne et due forme existaient entre la SENELEC et ces pétroliers. A partir de 2004-2005 et du fait de la flambée des cours du baril, les difficultés de trésorerie de la SENELEC ont été telles que SHELL a rompu le contrat avec SENELEC qui n’avait pas voulu consentir de garanties de paiement. La SENELEC a, en revanche, signé un contrat avec limitation de crédit à 3 Milliards FCFA avec SHELL. TOTAL, pour sa part, a fixé un plafond de crédit de 6,5 milliards FCFA. Au-delà de ces plafonds, la SENELEC payait au comptant, la répartition 60% - 40% ayant été abandonnée. Rapport provisoire 40 Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal La SENELEC a également obtenu auprès de l’Etat le statut de distributeur pour pouvoir acheter du combustible à la Société Africaine de Raffinage. Dans ce cas également, il existe un plafond de crédit à hauteur de 3 milliards de FCFA. Enfin, la SENELEC a obtenu une licence d’importation. La SENELEC est donc devenue importateur et distributeur. En 2007 les plafonds d’en cours sont les suivants : SAR : 3 milliards FCFA ; SHELL : 3 milliards FCFA ; TOTAL : 6,5 milliards FCFA. Ces plafonds représenteraient, selon les informations reçues et sur la base d’une consommation de 45.000 tonnes de fuel par mois, des achats pour environ un mois d’approvisionnements. C’est la raison pour laquelle la SENELEC a dû se tourner vers de nombreux contrats avec des « traders ». Il est très intéressant de souligner que les paiements sont à 60 jours, alors que la clientèle paie à 60 jours également, mais en réalité, du fait des temps de relève et d’administration, à 90 jours. Il en résulte un besoin de fonds de roulement important qui pèserait sur la trésorerie de la société. Autre problème, les stocks de la SENELEC en combustibles sont à un niveau peu élevé, comme le montre la situation des stocks de combustibles au 11 décembre 2007 à 8 H 00 : 6,95 jours à Bel Air. Or il faudrait des stocks pour une quinzaine de jours, ne serait-ce que pour laisser décanter l’eau. Selon la Direction de la Production, il en résulte que la SENELEC est à flux tendus permanents. Cette situation coûterait cher car on est contraint de se procurer des approvisionnements sans disposer de suffisamment de souplesse pour négocier les prix. Autre contrainte, à KOUNOUNE 1, l’IPP aurait dû signer un contrat d’approvisionnement en fuel. Mais l’IPP n’a pu signer ce contrat à cause de la teneur de soufre exigée : 2 % applicable aux producteurs indépendants. La SENELEC, qui en a la possibilité, a dû se substituer à KOUNOUNE POWER et utilise du fuel à teneur de soufre à 3,5 %. Enfin, il convient de rappeler que la SENELEC affronte la hausse du prix du baril : fin 2004 : 87.000 FCFA/Tonne de fuel ; début 2007 : 230.000 FCFA/Tonne de fuel ; décembre 2007 : 310.000 FCFA/Tonne de fuel. Aujourd’hui, la SENELEC, pour laquelle les promesses gazières ne sont pas immédiates, a atteint ses limites de crédit auprès de TOTAL, SHELL et de la SAR. Au-delà, il faut payer comptant. Rapport provisoire 41 Le Directeur de la Production a indiqué qu’il avait tenté de lancer deux appels d’offres. Les achats à l’importation auprès de “traders” qui sont plus chers que le marché intérieur. de procédure écrite des achats de combustibles. Ce contrat aurait été signé en février 2007 et mis en vigueur en mars 2007. Selon ses dires. ce que nous jugeons surprenant.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal La SENELEC a bénéficié.Il existe une comptabilité – matières fondée sur des mesures quotidiennes et les bons d’entrée et de sortie des stocks . elle est signée du Directeur Général et transmise à la banque du fournisseur. selon les informations reçues. iii Description de la procédure des achats de combustibles Nous avons présenté au Directeur de la Production la partie de la procédure des achats de 2004 qui concerne les achats de combustibles (20 pages sur 97). En revanche. Le premier appel d’offres. En définitive. dont chacun à la SENELEC est conscient. il ressort des explications du Directeur de la Production que la DP établit la documentation de la lettre de crédit. Pour ce 2ème type d’achat. d’un concours de la Banque Islamique de Développement qui aurait proposé et placé une ligne de financement de 34 millions de dollars (17 milliards FCFA). Un deuxième appel d’offres aurait eu lieu le 19 septembre 2007. Il convient de souligner cependant qu’un tiers des livraisons est payable au comptant. Enfin. le Directeur de la Production nous a indiqué que la comptabilité n’était pas partie prenante à la procédure et qu’aucune facture ne parvenait à celle-ci. aurait été annulé car une seule société avait présenté une offre (ETOK). deux d’entre elles ont été refusées pour défaut de caution de soumission. En réponse à nos questions. il n’existe pas aujourd’hui. même s’il n’y aurait pas de pertes en lignes. le Directeur de la Production a souligné que le réseau des oléoducs est vieux et insuffisant en capacité de débit. il est clair que les approvisionnements en combustibles constituent un problème sérieux. et qui pèse lourd sur : Le besoin en fonds de roulement et la trésorerie de la SENELEC . .Il n’y aurait pas d’expression des besoins car on les connaît grâce au suivi quotidien des stocks et des consommations quotidiennes (voir document en Annexe 2) . une nouvelle procédure ayant pour objectif l’informatisation des achats de combustibles serait terminée mais non validée. au cours de l’année 2007. A notre avis. Il n’en avait pas connaissance et l’a jugée obsolète et inadaptée. Le Directeur de la Production nous a présenté une procédure orale dont nous rappelons les points forts : . Tout se règle entre banques et il n’y aurait pas de lettre de commande. lancé le 17 août 2007. Il existerait aujourd’hui selon le Directeur de la Production deux types d’achat :   Les achats sur le marché intérieur à des prix réglementés et sans concurrence : « On achète là où il y a des disponibilités » . La Commission des Marchés aurait donc souhaité qu’on annule l’appel d’offres Rapport provisoire 42 . Le compte de résultat et le déficit de la société. Trois sociétés ont répondu . Le taux d’intérêt serait quasi nul. une procédure écrite devrait éclaircir ce point important. cette prestation serait arrêtée. de réaliser un sondage sur des opérations d’achats de combustibles. Les commentaires sur les méthodes de réception des combustibles doivent être soulignés. SGS serait. Devant cet échec des appels d’offres.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal et que l’on négocie avec la troisième société : ETOK. du fait du niveau faible des disponibilités. être fréquent avec pour conséquence un combustible qui peut détériorer les machines de la centrale. selon les informations reçues.Le phénomène « du fond des cuves » pourrait. nous avons reçu une information verbale sur un problème de paiement de contrats. A Cap des Biches. Le premier constat est l’absence de procédures écrites et la non utilisation de la procédure écrite des achats par la DP. Il conviendrait de s’assurer que c’est bien le cas. Néanmoins et sur la base de nos entretiens avec la DP et l’audit interne. . le fuel doit être mesuré à trois niveaux et faire par la suite l’objet de calculs complexes comme c’est le cas à Cap des Biches. Par ailleurs. il y a deux bonnes raisons pour tester la qualité : La présence fréquente d’eau et de sédiments dans le fuel . il n’a pas été possible de vérifier dans une centrale thermique l’exécution de la procédure verbale expliquée par le Directeur de Production. Certes. ce qui représente à nos yeux un problème significatif. il apparaît possible d’émettre quelques observations critiques sur la gestion des approvisionnements en combustibles. SGS donne un “certificat of inspection” équivalent au bon de livraison et qui fait partie de l’ensemble des documents requis pour payer le fournisseur. mais force est de constater l’absence d’une procédure globale. A l’arrivée du combustible dans les aires de contrôle. Il a été rappelé également que tout compteur doit être étalonné tous les six mois et une cuve tous les 10 ans. Ce point devrait être précisé dans une procédure dédiée à l’approvisionnement en combustibles. iv Observations Nous n’avons pas été en mesure. On se baserait sur le certificat de qualité du fournisseur. pour ce qui concerne la qualité il n’existerait pas de laboratoire de mesure à Cap des Biches. La Direction de la Production n’a pas été en mesure de les communiquer. il serait opéré un jaugeage avant et après cette arrivée. par manque de temps. il existerait des instructions dans chaque centrale. pour les mêmes raisons. Or. Or Rapport provisoire 43 . Or. Seul 10 % des livraisons à la centrale de Cap des Biches est mesuré. dans le cadre du contrat BID. De même. on se fie à une règle extérieure qui n’est pas suffisamment fiable et difficile d’accès. Par ailleurs. Il n’existerait pas de comptage fiable et systématique des livraisons de combustibles dans les centrales. La Société SGS effectue un contrôle de quantité et de qualité au port de chargement et de déchargement. selon les informations reçues. sauf à Bel Air. tiers détenteur. Il y aurait eu un contrat avec une société de contrôle mais. Apparemment les seules mesures qui sont opérées sont effectuées avec les instruments de mesure du fournisseur : la Société Dakaroise d’Entreposage. Nous avons demandé l’analyse des offres et leur dépouillement. la Direction de la Production en est revenue aux négociations avec les fournisseurs. Cela serait systématique et constituerait une garantie au stade du transfert au port de déchargement de Dakar. Elle prend la forme de trois pages d’items de livraison de combustibles qui ont été payés à des fournisseurs alors que les factures n’étaient pas encore reçues (Annexe 3). était en cours de rédaction. B.2 Les rendez-vous et les documents reçus Plusieurs documents nous ont été communiqués : la note de procédures d’élaboration du budget (septembre 2004). B.1 Les objectifs Les objectifs de nos travaux ont été les suivants : Vérifier qu’il existe des procédures budgétaires à la SENELEC . il conviendrait de s’assurer que la chaine du contrôle interne présente suffisamment de points de contrôle des flux de combustibles qui pèsent lourd sur les résultats de la SENELEC. B. Comprendre le mécanisme d’élaboration des budgets .6. . Sa lecture pourrait représenter un intérêt certain. qui mériterait d’être confirmée. Cette question de l’achat de combustibles a été jugée en interne comme préoccupante et donne lieu à des réactions syndicales.3 Conclusion de l’audit des procédures d’achat de combustibles En définitive.6 AUDIT DES PROCEDURES BUDGETAIRES B. Nous recommandons de le faire dans les meilleurs délais après réception du rapport de l’audit interne à venir dont nous avons été informés.Le traitement des réceptions de combustibles en qualité comme en quantité mériterait certainement une étude attentive et l’implantation dans les centrales d’instruments de mesure des quantités et des qualités. Le rapport. une faille significative du point de vue du contrôle interne. dans l’attente du rapport de l’audit interne et des travaux qui ont été pratiqués sur place : .6. Il apparaît dans cette occurrence.Enfin. Enfin. Prendre connaissance des modalités du suivi budgétaire .Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal de nombreux paiements remonteraient à fin 2006 et au 1er trimestre 2007. . l’audit interne est actuellement en cours de contrôle de l’activité d’approvisionnement en combustibles.Il n’existe pas de procédure écrite complète sur l’approvisionnement en combustibles. . la procédure des mécanismes de suivi budgétaire. au moment de nos travaux.Apprécier l’efficacité du service budgétaire en liaison notamment avec le logiciel ORACLE FINANCIALS.5. Rapport provisoire 44 . il est possible de présenter les conclusions suivantes. Monsieur ASSANE FALL. Un programme d’investissement à 8 ans : 2007-2005 . la note de Direction n° 067/2007 sur la note d’orientation du budget 2008 (octobre 2007). avec l’aide du Cabinet Mazars. Il donne le détail des budgets mensualisés par directeur/délégation.6. Monsieur ANTOINE DIOUF de l’Audit interne. selon les informations reçues. Directeur des Etudes générales. Chef du Département comptable. Rapport provisoire 45 .3 Les programmes d’investissement à moyen terme Nous avons rencontré Monsieur MOUSSA SENE.6. B. la note du 10 septembre 2007 concernant la préparation du budget 2008 le suivi budgétaire des trois départements de la Direction de l’Equipement les investissements enregistrés en comptes d’immobilisations de 2001 à 2006. Monsieur MAMADOU A. énergie et développement durable 6ème sommet.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal - le rapport final d’audit du système d’information (janvier 2004). l’analyse et l’agrégation des données ». Monsieur MOUSSA SENE. Présentation de la SENELEC. Le budget est établi à partir des objectifs généraux assignés par la Direction Générale aux différents responsables budgétaires. Elle vise à « donner d’une manière précise et concise les différentes étapes de l’élaboration et du réajustement budgétaire. Sa Direction chargée des prévisions à moyen et long terme de la SENELEC a établi : Le programme d’urgence 2007-2010 . Elle donne également les supports qui permettent de faciliter la collecte. Directeur des Etudes générales. NDIAYE. Chef du Département Contrôle de Gestion. département et service. les budgets de travaux 2006 des trois départements de la Direction de l’Equipement. Un programme à long terme 2007-2023. B. en indiquant pour chaque étape les intervenants et les tâches.4 Analyse sommaire des procédures écrites d’élaboration du budget La note de procédure d’élaboration du budget de la SENELEC de septembre 2004 a été établie. les budgets de la SENELEC de 2004-2005-2006 et 2007. Nous avons rencontré : les trois chefs de département de la Direction de l’Equipement. Le responsable du centre budgétaire coordonne l’élaboration des sous budgets. selon les informations reçues du contrôleur de gestion. Le DG marque son accord sur le projet et retourne ce document au contrôleur de gestion pour transmission au Délégué aux affaires juridiques aux fins de convocation du Conseil d’Administration (CA). Le processus est identique à celui de l’élaboration du budget et implique le contrôleur de gestion. Rapport provisoire 46 . des précisions sur le budget d’exploitation : celui des investissements et celui de la trésorerie. le Département du contrôle de gestion a émis une note de préparation du budget 2008 détaillée concernant les objectifs.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal La note désigne les maîtres d’œuvre et les responsables d’appui technique. Le contrôleur de gestion transmet aux responsables des centres budgétaires une note d’orientation reprenant les grandes orientations et les objectifs globaux de la DG. Cette note est claire et détaillée quant à l’attribution des fonctions budgétaires. Un procès-verbal de la réunion du CA portant adoption du budget est établi. Augmentation du chiffre d’affaires . Le contrôleur de gestion établit et transmet au DG les pré-budgets pour examen. Cependant. la situation apparaît paradoxale. Après l’examen de la situation d’exécution budgétaire arrêtée au 30 juin . La révision budgétaire peut intervenir : Après l’examen de la situation du premier trimestre . Le DG réunit l’ensemble des Directions/délégations pour arrêter les montants des dotations des différentes lignes budgétaires. A la suite d’évènements exceptionnels. la version définitive des documents budgétaires au contrôleur de gestion. Un calendrier est prescrit aux acteurs de la procédure budgétaire. Le Contrôleur de gestion procède à l’ajustement des budgets tels qu’ils ont été arrêtés par le DG et finalise le document. la procédure (afin d’éliminer les retards qui ont eu lieu par le passé). la Direction Générale a émis une note d’orientation pour le budget 2008 en octobre 2007 en précisant les objectifs de 2008 : Rétablissement de la rentabilité . qui n’a fait que retracer ce qui existait. après correction. Le 10 septembre 2007. elle n’aurait pas été validée par le Directeur Général depuis 2004. Le contrôleur de gestion procède à la saisie du budget dans ORACLE. Au plan de son application. Le budget doit être soumis au Conseil d’Administration au moins un mois avant la date de son entrée en vigueur fixée au 1er janvier de chaque année. Enfin. les soumet au Directeur d’unité pour transmettre. le DG et le CA. La procédure. est appliquée. B. les documents que nous avons pu consulter montrent le souci de la Direction de la SENELEC d’orienter la société par la maîtrise de son budget. Selon les informations reçues. Nous avons tenté de rapprocher : . Enfin.6. Cette procédure. détaillés et chiffrés . Les engagements doivent être saisis manuellement à chaque opération dans ORACLE FINANCIALS. le Conseil d’Administration a souhaité valider non seulement le budget mais également son orientation. L’enregistrement de ces investissements en comptabilité . Rapport provisoire 47 . . même si la note de procédure de 2004 n’a pas été validée par la DG. Amélioration du système d’information . qui comprend de nombreuses annexes et des schémas explicatifs.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal - Amélioration de la qualité du service . Ce point apparaît par conséquent positif et mérite d’être souligné. En définitive.Les trois budgets de travaux 2006-2007 de la Direction de l’Equipement qui sont clairs. Cela devait être fait au cours de la 2ème semaine de décembre pour une approbation à fin décembre. Meilleure disponibilité des informations comptables. au sein duquel sont intégrés les budgets de la SENELEC.Les budgets des investissements 2006 et 2007 de la SENELEC qui sont chiffrés globalement . Normalement le système permet à tout moment de consulter le disponible et de comparer les engagements et les dépenses avec le budget.5 Analyse sommaire des procédures de suivi budgétaire i La note de procédure de 2004 Une note de procédure sur le suivi budgétaire a été rédigée en mars 2004. la procédure indique le rôle du contrôleur de gestion dont l’action de coordination apparaît essentielle. financières et budgétaires. apparaît claire et détaillée. nous avons souhaité examiner les réalisations budgétaires de la Direction de l’Equipement. ii Rapprochement de documents de suivi budgétaire Au cours de nos travaux sur la procédure des investissements. Cette note insiste sur le fait que la gestion budgétaire de la SENELEC est organisée autour du logiciel ORACLE FINANCIALS. La procédure liste les six états de synthèses par type de budget et indique la procédure de saisie et de levée des engagements. De l‘intitulé des rubriques. A cela s’ajoute le fait que. ce qui ne simplifie pas le problème existant. il semble utile d’émettre une observation sur les conditions de rapprochement de ces documents. la SENELEC est en pleine migration vers une nouvelle version d’ORACLE.6. la restitution du suivi budgétaire avait lieu tous les mois. selon les informations reçues. on souligne le problème réel que constitue le suivi budgétaire. le rapprochement n’apparaît pas impossible mais présente des difficultés. Nous nous bornerons à indiquer sommairement les points les plus importants de ce rapport d’audit. La raison invoquée clairement est le module d’ORACLE FINANCIALS dédié au suivi budgétaire qui. Le décalage est de 3 à 6 mois et le suivi budgétaire est en réalité fait à la main. Il est aujourd’hui très difficile d’obtenir les engagements et les réalisations en temps réel. depuis un an. nos interlocuteurs du contrôle de gestion et de l’audit interne soulignent les ratés et les décrochages informatiques dont ils sont victimes et qui sont les causes de retards significatifs dans le traitement des données budgétaires et comptables : apparemment la comptabilité était en train de terminer la situation du 30 juin 2007 en décembre 2007. Comme à la comptabilité. Du chiffrage du budget et des réalisations . notamment pour les investissements.6 Le rapport d’audit du système d’information de la SENELEC Le Cabinet Quintsens a établi le 23 janvier 2004 un rapport sur le Système d’information de la SENELEC. Dans l’état actuel des choses. Ainsi. Celles-ci seraient beaucoup plus favorables si elles faisaient l’objet d’une harmonisation du point de vue : De la présentation . En revanche. iii L’appréciation interne du suivi budgétaire Aussi bien à l’audit interne qu’au contrôle de gestion. Il est rappelé qu’avant l’introduction d’ORACLE FINANCIALS en 1998-1999. La mission s’organise autour de cinq objectifs spécifiques : Rapport provisoire 48 . nous n’avons pu mener ce travail de rapprochement à bien et nous ne sommes pas en mesure d’émettre une conclusion. est mal maîtrisé.Le document hebdomadaire de réalisation budgétaire des trois départements de l’Equipement. B. il apparaît clairement un problème sérieux de suivi budgétaire à la SENELEC. Par manque de temps. La gestion du projet ORACLE FINANCIALS est mise en cause notamment au plan de la formation. détaillé et clair.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal . . Revue Sécurité infrastructure du Système d’information . Par ailleurs.Absence totale au niveau des projets d’une composante majeure du management de projet : la gestion des risques . Rapport provisoire 49 . des sous-répertoires ne contenant pas d’informations. . .Evaluation du projet Oracle Application. . absence de maîtrise d’ouvrage clairement identifiée au sein des différentes Directions opérationnelles concernées par le projet Oracle FINANCIALS Application .D’une manière générale. ni auteur.Des dysfonctionnements ont été identifiés au niveau de la gestion documentaire du projet Oracle :       des comptes-rendus sans date.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal . repositionnement de la Délégation informatique . Organisation.A ce jour les manuels d’exploitation pour les projets nécessitent d’être complétés et la Délégation informatique n’a pas élaboré de dossiers d’exploitation spécifiques aux modules du progiciel Oracle. une absence de formalisme rigoureux pour la signalétique de certains documents. elles ne sont souvent pas réalisées à leur initiative . des sous répertoires ne contenant pas d’information … Il est clair qu’il a existé des déficiences dans la mise en place du progiciel ORACLE FINANCIALS.D’une manière générale. Structure du projet inefficiente face à l’ampleur des travaux engagés . Appréciation adéquation effectif informatique. Revue Système d’information clientèle . des documents se trouvant dans des répertoires inappropriés. recommandations et stratégie de mise en œuvre . Les normes de documentation des projets informatiques de la SENELEC nécessitent d’être améliorées . Les conclusions que nous citons sont les suivantes : .D’une manière générale. Utilisation insuffisante d’outils de conduite de projet . Absence de méthodologie de conduite de projet . le processus d’identification et d’expression des besoins n’a pas été réalisé selon les règles de l’art . des documents identiques sous des noms différents. . les phases de tests et de recette ne sont ni suffisamment formalisées ni exhaustives au sein des Directions utilisatrices. 7 CONCLUSION GENERALE DE L’AUDIT DES PROCEDURES DE LA SENELEC Au terme de nos travaux. le recours fréquent à des procédures exceptionnelles qui écartent les mises en concurrence. les bons de commande sont approuvés par les plus hauts responsables de la SENELEC. B. il demeure un seul candidat en lice. B. les effets de cette installation perdurent aujourd’hui. il apparaît possible d’émettre un jugement général sur les procédures observées. ont vieilli et ne sont plus complètement adaptées à la structure de la SENELEC qui a considérablement été modifiée.6. une règle stricte devrait être instaurée lorsqu’après l’ouverture des enveloppes administratives. L’analyse de l’ordinogramme est globalement satisfaisante. nous avons noté que pour les deux investissements importants récents : centrales de BEL AIR et KOUNOUNE 2. un peu lourd. Enfin. Si des lacunes sont observées quant aux délégations de pouvoirs. Ce document. la liste des signatures et des tampons. Il semble indispensable d’instaurer une procédure écrite et des règles d’archivage. Il existe à la SENELEC une procédure écrite des achats qui constitue un bon socle pour le respect du contrôle interne. Visiblement la gouvernance de la société y apporte la plus grande attention. Nous avons noté cependant. comme le rapport d’audit interne dont la SENELEC devrait indiquer quelles suites ont été données aux observations. le déroulement des chantiers et les explications des retards éventuels apparaissent insuffisamment expliqués. Elles sont Rapport provisoire 50 . les opérations d’O & M devraient faire l’objet d’une mie en concurrence stricte. Ces procédures. En revanche. il existe des procédures informelles centrées sur le Code des Marchés Publics. apparaît décalé de l’application réelle de la procédure sur de nombreux points. qui datent de 1995 à 1998. le suivi budgétaire semble loin d’être à la hauteur des besoins de la SENELEC et pose un problème réel de décalage dans le temps de l’enregistrement et de la restitution des engagements et des réalisations. la procédure de 1998-1999 n’étant apparemment pas utilisée.Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Apparemment selon les commentaires entendus au contrôle de gestion et à l’audit interne. Pour ce qui concerne les investissements. A cette occasion. Par ailleurs. Si certains dossiers d’appel d’offres apparaissent de bon niveau et conformes au Code des Marchés. Il conviendrait que la procédure écrite et la réalité coïncident. il semble possible de mettre en avant que la cause de cette situation est le progiciel ORACLE FINANCIALS tel qu’il a été mis en place ainsi que sa récente migration.7 Conclusion Il existe des procédures d’élaboration des budgets de la SENELEC. L’activité commerciale de vente d’énergie et de relations avec la clientèle a donné lieu à un corps de règles important sur le fond et bien présenté dans la forme. En réalité. Un cahier des charges a été préparé et la réalisation d’une nouvelle application sur mesure est envisagée. La procédure des achats de combustibles est inconnue de la Direction de la Production. il apparaît clairement que la gratuité des branchements se trouve à l’origine de pertes sensibles pour la SENELEC. …).Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal également trop volumineuses pour les exécutants qui ne les lisent pas assez. Enfin nous nous demandons s’il est souhaitable de se lancer dans une migration d’une telle envergure et présentant autant de risques (les exemples de difficultés et d’échecs sont nombreux) quelques mois avant la mise en place d’un nouvel opérateur privé de la distribution. Le traitement des réceptions de combustibles devrait être réformé vigoureusement. le suivi budgétaire pose un problème réel de décalage dans le temps. La gestion clientèle de la SENELEC (relève . En revanche. il existe des procédures d’élaboration du budget de la SENELEC et il semble que la direction de la société y accorde une grande attention. Enfin.recouvrement) est réalisée par un logiciel ancien bien adapté dans ses fonctions principales mais manquant de contrôles et de fonctionnalités essentielles (suivi des demandes et poses de branchements. notamment du point de vue des contrôles. notamment par l’implantation dans les centrales thermiques d’instruments de mesure des quantités et des qualités.facturation . semble t-il. il n’existe pas de procédure écrite complète sur l’approvisionnement en combustibles. Nous recommandons de pallier cette lacune. à un fonctionnement défectueux du progiciel ORACLE FINANCIALS et aux conséquences de sa migration récente. gestion des compteurs. Il est utilisé sur une plate forme informatique obsolète. suivi des réclamations. de l’enregistrement et de la restitution des engagements et des réalisations dû. nous recommandons que le plus grand soin soit apporté à la rédaction du cahier des charges et nous mettons en garde la SENELEC contre tout optimisme dans ce domaine (les délais de réalisation envisagés sont de six mois alors qu’aucun logiciel sérieux n’a été développé en moins de deux ans). Nous accordons une importance certaine au problème de l’approvisionnement en combustibles qui représente un poids considérable sur la trésorerie et le compte de résultat de la SENELEC. Rapport provisoire 51 . Enfin. Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Annexe 1 : Plan du guide de procédures de la SENELEC – cycle « immobilisations » Rapport provisoire 52 . . . . Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Annexe 2 : Situation des stocks de combustibles de la SENELEC Rapport provisoire 53 . . Mission d’audit des dysfonctionnements du secteur de l’électricité au Sénégal Annexe 3 : Factures d’achat de combustibles payées mais non reçues Rapport provisoire 54 .