Metodologia Para El Desarrollo de Estudios Organizacionales

OBJETIVOS Facilitar el planteamiento y ejecución de todo tipo de estudio o investigación que se aplique a una organización de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio que se requieren para tal fin Establecer un marco general permita de referencia metodológico que identificar claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del modo más racional posible utilizando las técnicas más adecuadas ETAPAS DE LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES VISON DEL ESTUDIO PLANEACIÓN DEL ESTUDIO RECOPILACIÓN DE DATOS ANÁLISIS DE DATOS FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES IMPLANTACIÓN EVALUACIÓN VISIÓN DEL ESTUDIO Aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar la naturaleza y objeto de un estudio PERCEPCIÓN DE LA IDEA CONCEPCIÓN EXÁMEN PRELIMINAR FORMULACIÓN DE PREGUNTAS DEPURACIÓN DE LA IDEA ORGANIZACIÓN EXTRAPOLACIÓN RETROALIMENTACÍÓN VISIÓN DEL ESTUDIO APROXIMACIÓN A CONCEPTOS EVOLUCIÓN DE UNA IDEA CONSOLIDACIÓN DE LA IDEA ESTRUCTURACIÓN REGISTRO EXPOSICIÓN . es decir.PLANEACIÓN DEL ESTUDIO Precisar la naturaleza y alcance del estudio. establecer los ³términos de referencia´ para orientar su ejecución DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE ESTUDIO FUENTES DE ESTUDIO DEFINICIÓN DEL OBJETIVO INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PREPARACIÓN DEL PROYECTO AUTORIZACIÓN INTEGRACIÓN DEL GRUPO . Determinación del factor de estudio Identificación del elemento o variables que deben someterse a estudio . niveles de la Organización. proveedores. organizaciones líderes. comisiones. unidades de mejoramiento administrativo. comités y grupos de trabajo Externas: Normativas.Fuentes de estudio Internas: Órgano de gobierno. clientes y usuarios . organizaciones análogas. Definición del objetivo de estudio Determinación del objetivo en función de la situación administrativa y resultados que espera la organización . del campo de trabajo y de otras organizaciones .Investigación preliminar Determinación de necesidades Jerarquización de prioridades Nivel técnico de necesidades Estimación de recursos Revisión de información normativa. Preparación del proyecto de estudio Integración del documento de partida para iniciar el estudio Componentes: ‡ Propuesta técnica ‡ Programa de trabajo . Propuesta técnica Antecedentes: recuento de todos los estudios preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar Justificación: demostración de la necesidad de llevar a cabo el estudio Objetivo: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: área de aplicación del estudio en cuanto ubicación física Recursos: requerimientos humanos. materiales y tecnológicos necesarios Costo: estimación global y especifica de recursos financieros que demanda Estrategia: ruta fundamental que orientara los cursos de acción y asignación de recursos Información complementaria: material e investigaciones de apoyo . Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances .Programa de trabajo Identificación: nombre del estudio Responsable(s): unidad o grupo a su cargo de su implementación. Área(s): universo bajo estudio Clave: número progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos específicos para captar la información Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes. Autorización para realizar el estudio Integración del grupo de estudio Capacitación del grupo . RECOPILACIÓN DE DATOS Percepción de hechos y captación de los elementos que permiten conocer lo que realmente sucede en la organización REQUISITOS BÁSICOS QUE DEBEN REUNIR ACTITUD DEL GRUPO RESPONSABLE TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN . tienen que ser: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Específicos Completos Correctos Congruentes Susceptibles de validar .Requisitos que deben reunir los datos Para que los datos aporten elementos de decisión. Técnicas de recopilación de datos La elección de técnicas para la recopilación de los datos tiene que ser acorde con las características y necesidades del estudio Las técnicas que se pueden emplear son: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Investigación documental Observación directa Consulta a sistemas de información Entrevista Cuestionario . subdirectorios y archivos ‡ Preparación de bases de datos ‡ Combinación de recursos .Integración de la información Resguardo ‡ Archivos fuente ‡ Creación de directorios. infraestructura tecnológica. normas y políticas.Clasificación de la información Antecedentes Información historica y normativa Situación actual Objetivos. funciones. equipo normatividad. recursos presupuestales. condiciones de trabajo. relaciones con el entorno . procedimientos. para precisar las causas que llevaron a emprender un estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su solución NATURALEZA Y PROPÓSITO DEL ANÁLISIS PROCEDIMIENTO TÉCNICAS E INSTRUMENTOS FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO .ANÁLISIS DE LOS DATOS Proceso de análisis o examen crítico de los datos. Naturaleza División o separación de los componentes del estudio para conocer su naturaleza. características y origen. sin perder de vista su interrelación e interdependencia Propósito Establecer las bases para desarrollar alternativas de solución consistentes . Procedimiento de análisis Secuencia de pasos: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Conocer el hecho Describirlo Descomponerlo Examinarlo críticamente Ordenar cada elemento Definir relaciones entre los elementos Identificar y explicar su comportamiento . . Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situación como incertidumbre o acontecimientos fortuitos. los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES NOMBRE DE LA TÉCNICA ANÁLISIS DE SISTEMAS APLICACIÓN Proceso de clasificación e interpretación de hechos. al trazar en forma de un ³árbol´ los puntos de decisión. características representativas y comportamiento. Examen completo y constructivo de la estructura de una organización. de sus medios de operación. Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u objener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada. con el fin de obtener elementos de juicio para optimizar su funcionamiento. diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema. empleo de recursos. métodos de control y proceso de toma de decisiones ANÁLISIS DE COSTO-BENEFICIO ANÁLISIS DE ESTRUCTURAS ÁRBOL DE DECISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA . Exámen detallado de la estructura de una organización para conocer sus componentes. Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información. identifican objetivos comunes. con el fin de realizar mejoras organizacionales. para lograr mejoras sustanciales en su desempeño. DESARROLLO ORGANIZACIONAL REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL k REORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS . Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva. Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES NOMBRE DE LA TÉCNICA BENCHMARKING APLICACIÓN Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos. Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización. de organización. definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación. formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios. servicios y procesos de trabajo de las organizacines que son reconocidas como líderes en su campo. el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerárquicos. Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto. y sobre todo. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD CONTROL TOTAL DE CALIDAD ESTUDIO DE VIABILIDAD . Análisis que permite precisar la situación y alternativa de cambio para un producto. proyecto. Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos. mediano yu largo plazos.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES NOMBRE DE LA TÉCNICA AUTOEVALUACIÓN APLICACIÓN Proceso a través del cual los integrantes de una organización identifican. precisión y costo de la información a obtenerse. con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de clientes y/o usuarios. previendo el error y haciendo un hábito la mejora constante. productos y servicios de una organización. exactitud. sistema y/o servicio de una organización tomando en cuenta su medio ambiente. considerando factores tales como la oportunidad. valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un período específico. producción. rotación de personal. etc. en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas. costos. la producción y los inventarios. a partir del estudio de una parte representativa del mismo. Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo. MUESTREO .. Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables. CORRELACIÓN MODELOS DE INVENTARIO MODELOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIÓN Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS NOMBRE DE LA TÉCNICA ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO APLICACIÓN Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos. Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio. ausencias y otras variables en un período determinado con fines de control. las demoras verificadas en algún punto de servicio. Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración. Asignación de recursos escasos de una manera óptima en relación a un objetivo. solamente cuando el efecto de cada decisión se ha determinado se toma una decisión final. en la que se cuida los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera. comprobando la validez y confiabilidad de la información. PROGRAMACIÓN LINEAL SIMULACIÓN PROGRAMACIÓN DINÁMICA TEORÍA DE COLAS O DE LÍNEAS DE ESPERA . sin perderse de vista el objetivo último que se pretende alcanzar. Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas. Utilizada para imitar una operación o un método antes de su ejecución real. errores.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS NOMBRE DE LA TÉCNICA NÚMEROS ÍNDICES APLICACIÓN Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones. donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de estas. esto es. generalmente su finalidad es minimizar costos y maximizar los beneficios. costos. reproduciendo situaciones difíciles o incosteables de experimentar en la práctica. ) tanto el PERT(Program Evaluation Review Technique) como el CPM (Critical Path Method) y el RAMPS (Resource Allocation an Multi Project Scheduling) son diagramas que buscan identificar la trayectoria crítica para planear y programar en forma gráficay cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto. . TEORÍA DE LOS JUEGOS Determinación de la estrategia óptima en una situación de competencia. TEORÍA DE LAS DECISIONES Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable.TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN TEORÍA DE LOS GRAFOS De ésta se derivan las técnicas de planeación y programación por redes (CPM. PERT. etc. Formulación del diagnóstico Preparación de un documento que consigne los elementos más significativos de la composición y funcionamiento de la estructura Información base: ‡ Marco global de análisis ‡ Antecedentes ‡ Normatividad ‡ Objetivos y funciones ‡ Estructura orgánica ‡ Análisis de congruencia programaciónorganización-operación ‡ Sistemas de apoyo administrativo . evaluando sus ventajas y desventajas CONSIDERACIONES PREVIAS PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES ELABORACIÓN DEL INFORME PRESENTACIÓN DE RESULTADOS .FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES Preparación de propuestas concretas de acción. Consideraciones previas No perder de vista el objetivo del estudio Tomar en cuenta restricciones normativas Considerar experiencias anteriores Explorar diferentes caminos Ponderar soluciones excesivamente complejas ‡ Dar preferencia a recomendaciones viables ‡ Aprovechar toda la ayuda posible ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ . Tipos de recomendaciones De: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Mantenimiento Eliminación Adición Combinación Fusión Modificación Simplificación Intercambio . Elaboración del informe Para la entrega de resultados es necesario redactar un informe que fundamente los resultados obtenidos y facilite el proceso de toma de decisiones El informe deberá constar de: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Introducción Análisis de la estructura organizacional Diagnóstico de la situación actual Propuesta de mejoramiento Estrategia de implantación Medidas de seguimiento. control y evaluación Apéndices o anexos . Presentación del informe ‡ Al titular de la organización ‡ Al Órgano de gobierno ‡ A los niveles directivos ‡ A otros niveles jerárquicos ‡ A grupos de filiación. corporativos o sectoriales . IMPLANTACIÓN Transformación los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN INTEGRACIÓN DE RECURSOS EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ACCIONES DE APOYO . Programa de implantación Fases: ‡ Preparación del programa ‡ Integración de recursos ‡ Ejecución del programa Condiciones: ‡ Tipo de estudio ‡ Alcance ‡ Recursos ‡ Nivel de desarrollo tecnológico ‡ Nivel técnico del personal . MODELO DE RED DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ESTUDIO ORGANIZACIONAL FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 5 DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN 2 DETERMINAR LA NECESIDAD DE RECURSOS HUMANOS MATERIALES Y TECNOLÓGICOS 3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTACI ÓN TÉCNICA DE APOYO 4 CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Y SENSIBILIZACIÓN 9 1 INICIO RECLUTAMIENT O Y SELECCIÓN DEL PERSONAL 6 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL 7 AJUSTES A LA DOCUMENTACI ÓN TÉCNICA DE APOYO 8 IMPLANTACIÓN PRELIMINAR Y ADECUACIONES 10 FUNCIONAMIEN TO NORMAL 11 EVALUACIÓN Y MEDIDAS CORRECTIVAS 12 FIN OBTENCIÓN DE RECURSOS . Métodos de implantación Método instantáneo Método del proyecto piloto Método de implantación en paralelo Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas  Combinación de métodos     . Integración de recursos ‡ Acopio de los recursos estimados para poner en marcha el proyecto ‡ Fundamentación técnica y normativa ‡ Selección y capacitación de personal ‡ Instrumentación del método seleccionado ‡ Comunicación y orientación Ejecución del programa Acciones de apoyo a la implantación ‡ ‡ ‡ ‡ Vinculación con aspectos sustantivos Atención a la resisitencia al cambio Involucramiento del personal Campañas de difusión y sensibilización . EVALUACIÓN Comprobación del impacto de los cambios e innovaciones instrumentados MECANISMOS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES MEDICIÓN DE RESULTADOS . Mecanismos de información Establecimiento de mecanismos de flujo de información para la implantación y detección de desviaciones Seguimiento de las acciones Acciones programadas: Responsable(s). porcentaje de avance. período de realización. aspectos organizacionales. acciones correctivas. apoyos y soportes utilizados. productos y/o servicios. y calendario de aplicación . costo. alternativas de solución. porcentaje de eficiencia e interacción con el entorno Acciones no programadas: Desviaciones. causas. consecuencias. Medición de resultados Análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio Variables significativas: Logro de los fines propuestos Consecuencias de las medidas propuestas Beneficios obtenidos Ventajas competitivas Análisis de costo-beneficio Planteamientos estratégicos observados Repercusiones en el medio ambiente .