INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Propuesta de mejora de procesos aplicada a una microempresa del ramo de las artes gráficas Tesis Que para obtener el grado de Maestría en Ciencias en Administración de Negocios PRESENTA: Ing. Javier Estrada Colín Directores de Tesis M. en C. Ana Lilia Coria Páez Dr. José Antonio Morales Castro México, D.F. Diciembre de 2010 i ii AGRADECIMIENTOS Mi primer reconocimiento es por convicción para Dios, mi Señor y Salvador, gracias a ti que me has hecho libre. Todo lo que he logrado hasta el día de hoy ha sido por tu gracia y amor. Gracias por hacerme entender, enseñarme el camino y fijar tus ojos sobre mí. Gracias a mis papás Guadalupe y Luis por su inmenso amor. Sin su ejemplo no sería quien soy, gracias por enseñarme cada día el significado de integridad, disciplina, responsabilidad, justicia, amor, respeto, valentía, determinación, entusiasmo y sujeción. Gracias por hacer de mí la persona que hoy soy, pero sobre todo, gracias por enseñarme a amar a Dios con todo mi corazón, mente y fuerzas. A mi esposa Nora por motivarme y amarme, por apoyarme, animarme con sus consejos cuando estaba cansado y a punto de renunciar. Gracias a mi gran familia, gracias por todo el tiempo que me apoyaron y me hicieron sentir parte de cada una de sus familias. Gracias a mi amiga la M. en C. Rosario Cortés por su apoyo y aportaciones a mi trabajo de tesis. Gracias a todos mis amigos y amigas de la maestría. Y por último, pero no menos importante gracias a cada uno de mis maestros, a aquellos que fueron mi inspiración y motivación. A mis directores de Tesis a la M. en C. Ana Lilia Coria Páez, por todo su experiencia, tiempo y dedicación. Al Dr. José Antonio Morales por su experiencia y conocimiento. Todo mi respeto, admiración y agradecimiento a la M. en C. Silvia Galicia Villanueva por su apoyo, atención y calidad humana. A la M. en C. Irma Cecilia Ortega, por todo su apoyo mientras fui su alumno y durante el desarrollo de mi tesis, así como sus consejos de vida. A todos mis profesores de comité de tesis, por sus aportaciones y observaciones. Finalmente, un agradecimiento muy especial al Instituto Politécnico Nacional, Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Tepepan, por abrirme las puertas, enseñarme a ser mejor cada día y a servir a mi Patria. iii Al IPN y la ESCA por ser mi fuente de conocimiento. simplemente por existir y hacerme feliz. Gracias a todos.Soy orgullosamente Politécnico. por complementar mi vida. A mis amigos. por darme la vida. A mi gran familia. por todo su apoyo. por su tiempo. por permitirme trabajar con ellos y ser un medio para la realización de este trabajo de tesis. A mis papás. A mis hermanos. A la empresa “Impresos Joseles”. iv . sin ustedes no hubiera sido posible la elaboración de esta investigación. por mostrarme un mundo mejor cada día con su ejemplo. A mis Directores de tesis. Dios los bendiga Javier Estrada Colín DEDICATORIAS A Dios. 12 1. v Glosario………………………………………...7 Diseño de la investigación……. ix Relación de tablas...… 16 1.… 18 v ..…………………………………………………………….8 Materiales y método…………………. xvii Introducción……………………………………………………………………………. 15 1....... iii Índice……………………………………….….………………………………………………. 18 1..……………………………………….6 Alcance de la investigación……......……………………………………………... xviii Índice Capítulo 1 Fundamentación Metodológica 1.………………………………………….. gráficas y figuras……………………………………………….1 Contexto…………………………………………………………………………….………………………………………….4 Objetivo general y específico….…… 18 1. xi Resumen……………………………………….………………………………………. 02 1..…………………………………………….5 Justificación..Acta de revisión de tesis……………………………………………………………… i Carta de cesión de derechos………………………………………………………… ii Agradecimientos……………………………………………………………………….2 Planteamiento del problema…….……………………………………….…...3 Pregunta de investigación ……………………………………………………….……………………………………… xvi Abstract………………………………………. 15 1. 44 Capítulo 3 Mejora de procesos en los Negocios 3.... 66 3..……………………………………. 75 3. 24 2.1 El sector de las artes gráficas y su importancia en México…………………. 37 2.8 Empresas familiares y su problemática……………………………………….5 La administración en las microempresas.6 Herramientas para la elaboración de mapeo de procesos………………….9 Causas de fracaso en los proyectos de mejora de procesos………………. 80 vi .7 Problemática general de las microempresas en México……………………. 22 2..2 Concepto de Procesos y su clasificación………………………………………... 36 2..3 Metodología para el análisis y la mejora de los procesos…………………….6 Problemática general de las microempresas a nivel internacional………….4 Herramientas para la recolección de información…………………………….. 74 3..3 Principales problemas del sector editorial e imprenta………………………… 28 2. 34 2.2 Localización geográfica y evolución del sector de las artes gráficas………. 71 3..1 La mejora de procesos y la ISO 9000………………………………………….4 Otros factores de fracaso de las microempresas en México………………… 31 2.8 Documentación de los procesos………………………………………………. 72 3. 77 3..Capítulo 2 Los problemas administrativos en las MiPyMEs del sector de las Artes Gráficas 2..7 Procedimiento para la elaboración de mapeo de procesos………………….5 Mapeo de procesos y sus ventajas……………………………………………. 63 3. 57 3. ... 132 5...………………………..…………..………………………………....…….……….13 Resumen de la problemática administrativa de la Microempresa “Impresos Joseles” 126 Capítulo 5 Propuesta de mejora 5.8 Análisis interno y diagnóstico de la empresa………………………………….7 Mejora del proceso de diseño gráfico…………………....7 Localización geográfica………………………………………………………….6 Recursos humanos y materiales……………….…….9 Análisis de costos por reproceso de la producción…………………………… 94 4. 83 4. 135 5.4 Elaboración de un reglamento interno de trabajo…………………………….…………….. 141 5.1 Antecedentes de la empresa……………………….1 Propuesta para mejorar y dar solución a la problemática que enfrenta la empresa con los empleados ………………………………………………………… 131 5.. 137 5..5 Mejora del proceso de registro de venta y registro de pedido………………. 87 4.6 Mejora del proceso de elaboración de placas……………………..11 Descripción del proceso de producción de la microempresa “Impresos Joseles” 121 4....…....…..12 Diagrama del proceso de producción actual de la empresa “Impresos Joseles” 124 4.2 Misión y visión de la empresa…………………………………….....3 Productos y servicios que ofrece….. 83 4..3 Elaboración de contratos………………………………………………………… 134 5. 84 4.10 Diagnóstico de los procesos actuales de la empresa “Impresos Joseles” 109 4. 90 4. 91 4..……………………………….2 Mejora en el área de contratación y selección de personal…………………. 142 vii .. 85 4.5 Estructura orgánica……………………………………………………………… 86 4.4 Principales clientes……………………………………………………………..Capítulo 4 Presentación y diagnóstico de la empresa 4. 11 Mejora del proceso de compras……..………………………………………………………………….………………………………………… 147 5....…………………………………….. 150 Conclusiones………………………………………………………………………….10 Mejora del proceso de folio y acabado…. 146 5.8 Mejora del proceso de corte………………………. 155 Anexos………………………….………....12 Mejora del proceso de facturación……………………………………………....9.. Mejora del proceso de impresión……………. 158 viii ...…………………………… 143 5...13 Mejoras a la empresa a corto. 149 5.5.…………………………………………. mediano y largo plazo………………………..………………………………… 144 5. 153 Bibliografía………. ix . la fotografía electrolítica. la imagen o el texto se trasfiere por presión a una mantilla de caucho. Impresión. técnicos y/o sociales planificados o que forman parte de un esquema determinado. Si bien es un término que tiende a remitir a escenarios científicos. el alto grabado. Proceso. desarrollado por Ira Rubel a comienzos del siglo XX. mientras que en las partes donde no ha incidido. Como la flexografía. Imprenta.Glosario Microempresa...En fotografía. Aunque comenzó como un método artesanal.. sobre una plancha metálica.. el offset. quedarán transparentes. que consiste en aplicar una tinta. también puede tener relación con situaciones que tienen lugar de forma más o menos natural o espontánea. Constituye un proceso similar al de la litografía. era un proceso muy veloz para sus tiempos. para pasarla. Impresión offset. Las partes del negativo en las que ha incidido la luz se verán con un color oscuro. generalmente oleosa. el hueco grabado. que consiste en aplicar una tinta. realizar el positivado en papel. Negativo.Es más amplio pues supone la evolución de diversas tecnologías que hoy hacen posible hacerlo mediante múltiples métodos de impresión y reproducción. la litografía. al papel por presión.Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin. llamadas tipos. finalmente.La definición exacta de una microempresa depende de la legislación de cada país.Es un método industrial de reproducción de textos e imágenes sobre papel o materiales similares. compuesta generalmente de una aleación de aluminio. se llama negativo a la película que se utiliza en la cámara fotográfica convencional para. generalmente oleosa. seguidamente. sobre unas piezas metálicas. la xerografía. la serigrafía. La plancha toma la tinta en las zonas donde hay un compuesto hidrófobo y el resto de la plancha (zona hidrófila) se moja con agua para que repela la tinta. y los métodos digitales actuales. para transferirla al papel por presión. la fotolitografía. La podemos definir como unidad productora con menos de diez personas ocupadas incluyendo al propietario. sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes como eventuales...Es un método de reproducción de documentos e imágenes sobre papel o materiales similares. Se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas.Es la acción de concebir. a las industrias manufactureras y de servicio. Esto es lo que se conoce como preprensa... Puede ser de modo tradicional o digital.Consistente en los pasos a seguir antes de comenzar con la impresión del producto. Proceso administrativo.. el corel draw en los cuales se realiza el archivo electrónico para posteriormente ser enviado al proceso de elaboración o salida de negativos. mediante luz. mostrando la secuencia de tareas a realizar y su trayectoria. Multilith. x . Mapeo de procesos.El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades... dentro de un proceso o un procedimiento. Antes de mandar a imprimirse. además. toda la información que se considera necesaria para el análisis.. Insoladora. bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas.Máquina de impresión offset para tamaños de impresión carta u oficio. Administración. Diagrama de proceso. Diseño gráfico. producidas en general por medio de programas como son el adobe ilustrator. proyectar y realizar comunicaciones visuales.. programar. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones.Máquina para copiar el negativo a la placa de impresión..Es una representación gráfica de un proceso.Preprensa. tal como distancias recorridas. Usa una versión modificada de los símbolos estándar de los flujogramas. identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza.Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades. el diseño tiene que pasar por un proceso que lo prepara y transfiere a las placas de impresión. incluye. cantidad considerada y tiempo requerido. personal ocupado y valor agregado. principales indicadores relativos por tamaño de empresa 24 Tabla 5 Industria de la imprenta y las editoriales: participación de los estados 25 en las unidades económicas.RELACIÓN DE TABLAS. el personal ocupado y el valor agregado Tabla 6 Resumen de la problemática en las microempresas en México 44 Tabla 7 Técnicas de representación para construir diagramas de procesos 74 Tabla 8 Grupo de procedimientos según diversos autores para la elaboración de mapeo de procesos 75 Tabla 9 Registro de devoluciones de la empresa “Impresos Joseles” 92 Tabla 10 Costos por reproceso periodo Mayo 2009 95 Tabla 11 Costos por reproceso periodo Junio 2009 96 Tabla 12 Costos por reproceso periodo Julio 2009 97 Tabla 13 Costos por reproceso periodo Agosto 2009 98 Tabla 14 Costos por reproceso periodo Septiembre 2009 99 Tabla 15 Costos por reproceso periodo Octubre 2009 100 Tabla 16 Costos por reproceso periodo Noviembre 2009 101 Tabla 17 Costos por reproceso periodo Diciembre 2009 102 Tabla 18 Costos por reproceso periodo Enero 2010 103 Tabla 19 Costos por reproceso periodo Febrero 2010 104 Tabla 20 Costos por reproceso periodo Marzo 2010 105 xi . FIGURAS Y GRÁFICAS Tablas Página Tabla 1 Tamaño y clasificación de empresas 3 Tabla 2 Imprenta. 2004 22 Tabla 3 Imprenta. editoriales e industrias conexas. editoriales e industrias conexas: unidades productivas. editoriales e industrias conexas: participación de la 23 pequeña y mediana empresa Tabla 4 Imprenta. Tabla 21 Costos por reproceso periodo Abril 2010 106 Tabla 22 Costos por reproceso periodo Mayo 2010 107 Tabla 23 Resumen de costos por reproceso periodo Mayo 2009 a Mayo 2010 108 Tabla 24 Tipo de problema y sus consecuencias en la microempresa 127 “Impresos Joseles” Tabla 25 Mejoras a corto. mediano y largo plazo 150 xii . Figuras Página Figura 1 Problemática en la empresa “Impresos Joseles” 14 Figura 2 Pasos que se siguieron para la investigación 20 Figura 3 Principales problemas en las empresas 40 Figura 4 Simbología de los diagramas de flujo 69 Figura 5 Formato de documentación del proceso 79 Figura 6 Organigrama de la empresa “Impresos Joseles” 86 Figura 7 Mapa de ubicación de la empresa “Impresos Joseles” 90 Figura 8 Proceso de diseño gráfico 109 Figura 9 Esquema del proceso de diseño gráfico actual 109 Figura 10 Proceso de elaboración de placas 110 Figura 11 Esquema del proceso de elaboración de placa 110 Figura 12 Proceso de corte 111 Figura 13 Esquema del proceso de elaboración de corte 111 Figura 14 Proceso de impresión offset 112 Figura 15 Esquema del proceso de impresión 113 Figura 16 Proceso de folio 114 Figura 17 Esquema del proceso de folio 114 Figura 18 Proceso de acabado 115 Figura 19 Esquema del proceso de acabado 116 Figura 20 Proceso de ventas 117 Figura 21 Esquema del proceso de ventas 118 Figura 22 Proceso de compras 119 Figura 23 Esquema del proceso de compras 119 Figura 24 Proceso de facturación 120 Figura 25 Esquema del proceso de facturación 120 Figura 26 Diagrama de proceso de producción actual en la microempresa 125 “Impresos Joseles” Figura 27 Diagrama de flujo del proceso de ventas 138 xiii . Figura 28 Diagrama de flujo del proceso de pedido 140 Figura 29 Diagrama del proceso de elaboración de placas 141 Figura 30 Diagrama del proceso de diseño gráfico 142 Figura 31 Diagrama del proceso de corte 144 Figura 32 Diagrama del proceso de impresión 145 Figura 33 Diagrama del proceso de folio 147 Figura 34 Diagrama del proceso de compras 148 Figura 35 Diagrama del proceso de facturación 149 xiv . Gráficas Página Gráfica 1 Representación de los tamaños de empresas en porcentaje 4 Gráfica 2 Porcentaje de participación de las empresas en el valor de la producción 4 Gráfica 3 Porcentaje de participación de las empresas en el empleo 5 Gráfica 4 Porcentajes según tamaño de empresas de las artes gráficas 12 Gráfica 5 Imprenta y editoriales: participación de los estados 24 Gráfica 6 Expectativa de continuidad en los microempresarios 26 Gráfica 7 Cambio y continuidad en el negocio 27 Gráfica 8 Micro negocios en México 42 Gráfica 9 Problemas de las microempresas en México 43 Gráfica 10 Registro de devoluciones de la empresa “Impresos Joseles” 93 Gráfica 11 Registro en porcentaje de devoluciones de la empresa “Impresos Joseles 93 xv Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas RESÚMEN La propuesta del presente trabajo de tesis se desarrolla en una microempresa del sector de las artes gráficas, la cual se dedica a la elaboración de papelería fiscal, comercial y artículos de publicidad. La organización no cuenta con procesos formales de producción y contratación de personal, lo que ha generó problemas con el personal y la producción provocando que aumenten sus costos de producción. Es por ello que con el fin de resolver esta problemática surge la propuesta de formalizar y mejorar sus procesos de producción, así como la administración de sus recursos humanos. Una vez establecido el marco referencial se realizo el diagnostico y análisis de la empresa, con el fin de tener elementos suficientes para la propuesta de mejora de sus procesos en la producción y manejo de sus recursos humanos, utilizando el mapeo de procesos y los diagramas de flujo para hacer más accesible a todos los empleados la comprensión de los mismos. La propuesta de utilizar el mapeo de procesos permitió identificar las áreas del proceso de producción con mayor número de problemas y devoluciones, identificar las causas y evaluar los costos por reproceso en la producción y los diagramas de proceso buscan mejorar la operación de las diferentes áreas de la empresa, así como la reducción de los costos de producción. La investigación es de tipo descriptivo, que tuvo como objetivo la elaboración de una propuesta que permita disminuir los costos de producción por re-procesos. Palabras clave: proceso, mejora de proceso, mapeo de proceso xvi Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ABSTRACT The main proposal of this thesis is developed in a small business of graphic arts sector, which its work is based on the printing of fiscal stationery, commercial and advertising items. The enterprise has no formal production processes and staffing, which has created problems with the staff and also costs increase in the production. In order to solve this problem, it´s propose to formalize their processes to improve all the production and manage human resources. Once the frame of reference was carried out diagnosis and analysis of the company, to be sufficient for the proposal improvement within production processes and human resource management, using the process mapping and diagrams flow to make it accessible to all employees understand them. The proposal to use the mapping process identified the problematic topics related with the production and refund, evaluating costs of re-processes in production, the process diagrams seek to improve the operation of company’s production, as well as reducing the costs. The research is descriptive, which aimed at developing a proposal to reduce production costs by re-processes. Keywords: process, process improvement, process mapping xvii Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas INTRODUCCIÓN En la actualidad es de suma importancia que los líderes de las empresas elijan estrategias sólidas que les permitan ser más competitivas, alcanzar los objetivos planteados y cumplir con las exigencias del mercado y los clientes. Redefinir objetivos a través de los procesos de producción, que le brinden a la gerencia elementos para elevar su nivel operativo y de rendimiento. La mejora de procesos permite que las empresas optimicen su producción con el fin de mejorar la calidad de sus productos y disminuir sus costos de producción, al evitar errores durante la realización de cada uno de las actividades se espera que disminuyan de manera significativa los reprocesos en la misma. La empresa en estudio presenta actualmente problemática en las siguientes áreas: impresión, corte, folio, acabado, registro de pedido, ventas, contratación; por tales circunstancias se establece la propuesta de mejora utilizando el mapeo y los diagramas de proceso. El trabajo de investigación consta de cinco capítulos que se desarrollan de la siguiente forma: El capítulo 1, la fundamentación metodológica, que hace referencia a los antecedentes, planteamiento del problema, pregunta de investigación, objetivo general, la justificación, y alcance de la investigación. El capítulo 2, desarrolla el marco contextual de la problemática a la que se enfrentan, la micro y pequeña empresa en México en específico dentro del sector de las artes gráficas, así como el manejo de los recursos humanos. El capítulo 3, incluye el marco teórico del mapeo de procesos y su mejora como sustento de la propuesta de optimizar el funcionamiento de la empresa y en consecuencia disminuir sus costos de operación. xviii xix . todo ello. son mencionados los antecedentes de la empresa estudio de caso. mediante el uso de diagramas de flujo. en este apartado. y se elabora un diagnóstico de la situación actual con el fin de poder determinar de manera precisa la propuesta de solución. mediano y largo plazo. así como plantear una estrategia de mejora a corto. El capítulo 5.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El capítulo 4. se detalla la propuesta de mejora de recursos humanos y del proceso de producción de la empresa en estudio. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO 1 FUNDAMENTACIÓN METODOLÓGICA 1 . es por ello la necesidad de contar con un plan de organización y administración. sin duda. el autoempleo es. una forma eficaz por (medio de) la cual las familias de bajos ingresos pueden incrementarlos. y costosas estrategias de comercialización. así como un adecuado plan de financiamiento. en los últimos años. 2010). que le permita a la empresa mejorar su operación y rendimiento. ya que éstas tienen la capacidad de obtener grandes volúmenes de producción. pequeñas y medianas empresas ha tomado relevancia en los últimos años ya que estas constituyen el 99. Debido a lo anterior es importante que este tipo de empresas sean competitivas para marcar la diferencia. se ha despertado. creando a su vez ingresos equivalentes al 52% del PIB (INEGI. La MiPyME era considerada sólo de manera secundaria. realizan grandes inversiones en bienes de capital. En el plano económico internacional se han dando grandes cambios que han tienen una importante incidencia en la planta industrial a nivel mundial. la globalización ha provocado que sea cada vez más difícil su supervivencia. Sin embargo. son generadoras de empleo del 72% de la población.1 Contexto En todo el mundo. Además. 2010). realizando una actividad productiva que incorpora la mano de obra familiar.8 % de las empresas en México por número de establecimientos. funcionaba únicamente como abastecedor de las grandes empresas con lo que no podían desarrollarse (COMPITE. programas y organizaciones que buscan apoyar el desarrollo de estas empresas debido al reconocimiento de su importancia en la economía de nuestro país. (Secretaría de Economía. Así. En México. la microempresa ha demostrado su capacidad como un medio efectivo para propiciar el desarrollo social y económico y para combatir la pobreza. En México el tema de las micro. Tanto a nivel nacional como internacional las pequeñas y medianas empresas juegan un papel muy importante ya que son la base de la economía de muchos países como México. han surgido acciones. un creciente interés por la micro y pequeña empresa. y reducen sus costos de la mano de obra. 2 . 2004). la concepción tradicional sostenía que sólo eran productivas las grandes empresas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 1. mx/siem2008/operaciones2008/acuerdoestratificacion.siem.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tamaño y clasificación Para este punto del tamaño de las empresas. En las siguientes gráficas se puede observar la importancia de las microempresas existentes en el país.01 hasta $250 235 Servicios Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100. Tabla 1.01 hasta $100 95 Comercio Desde 31 hasta 100 Desde 51 hasta 100 Desde $100. se tomará la última clasificación de estratificación de empresas publicada por el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM). 3 .6 Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.asp 15-10-09 En la tabla se puede observar que el tamaño de la empresa se determinará a partir del puntaje obtenido conforme a la siguiente fórmula: puntaje de la empresa = (número de trabajadores) X 10% + (monto de ventas anuales) X 90%. el cual debe ser igual o menor al tope máximo combinado de su categoría.Tamaño y clasificación de empresas Estratificación Tamaño Sector Rango de número de trabajadores Rango de monto de ventas anuales (mdp) Tope máximo combinado* Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.gob..01 hasta $250 250 Pequeña Mediana *Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90% Fuente: Biblioteca del Sistema de información Empresarial Mexicano http://www. así como su valor en la producción y el empleo en México.01 hasta $100 93 Industria y servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4. . pequeña. mediana y grande empresa. mediana y grande empresa.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Gráfica 1.. 2002 Gráfica 2.Representación de los tamaños de empresas en porcentaje EMPRESAS POR TAMAÑO Fuente: Elaboración propia con datos de la Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro. pequeña. 2002 4 .Porcentaje de participación de las empresas en el valor de la producción VALOR DE LA PRODUCCIÓN Fuente: Elaboración propia con datos de la Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro. (COMPITE. su papel únicamente era el de abastecer aquellos pequeños mercados en donde las grandes empresas no podían desarrollarse. pequeña. El papel tradicional de las microempresas y pequeñas empresas como productores de bienes con bajo contenido tecnológico y alta utilización de mano de obra se ha 5 . y costosas estrategias de comercialización. y reducen sus costos de la mano de obra. mediana y grande empresa. Actualmente se están dando grandes cambios en el plano económico internacional y que tienen una importante incidencia en la planta industrial a nivel mundial. Dichos cambios han modificado la concepción tradicional que sostenía que sólo eran productivas las grandes empresas. ya que éstas tienen la capacidad de obtener grandes volúmenes de producción. En cambio la MiPyME era considerada sólo de manera secundaria. en donde se ha logrado un importante desarrollo gracias a la flexibilidad en el proceso de trabajo de las MiPyME. ya que la globalización ha provocado que sea cada vez más difícil su conservación. Por lo que la búsqueda de solución a los problemas administrativos que enfrentan es de vital importancia para su supervivencia. Fue a partir de la década de los setenta.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Gráfica 3. que se generó un nuevo interés por los casos exitosos de algunos países como Italia y Japón..Porcentaje de participación de las empresas en el empleo EMPLEO Fuente: Elaboración propia con datos de la Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro. 2002 Es importante que este tipo de empresas sean competitivas para lograr su supervivencia. realizan grandes inversiones en bienes de capital. 2010). cuentas con las bases para actuar como proveedoras eficientes y competitivas de empresas grandes. Adicionalmente a su carácter flexible. operan MiPyMEs con capacidad para incorporar tecnologías productivas y de gestión avanzada. La flexibilidad se inserta. La importancia de la MiPyME radica en la posibilidad de mejorar los niveles de producción sin aumentar sus costos. no se trata de una tendencia generalizada. como un medio por el cual se intenta superar la ruptura entre la realización de las mercancías y la producción de estas. Dados los datos. Como presenta cierta tendencia a la especialización. 2004) De acuerdo con autores como Piore y Sabel. como lo evidencia el surgimiento de pequeñas y medianas empresas innovadoras. Así. sino también a la facilidad con la que pueden adaptarse a una demanda cambiante y volátil. las especificaciones del producto y las condiciones de entrega. Por la facilidad con la que pueden adaptarse a las condiciones locales estas formas de producción flexible pueden desarrollar con mayor facilidad las ventajas competitivas de cada país. ya que puede adaptarse a los cambios en un elemento muy importante en las estrategias de industrialización de las economías de los países subdesarrollados. modificando el nivel de sus pedidos. a la distribución regional del ingreso. pero en algunos países y ciertas ramas industriales. 6 . Sin embargo. En este sentido. tamaños y montos de capital han logrado desarrollar una gran capacidad de adaptación a los mercados. las grandes corporaciones han hecho un uso extensivo de este tipo de empresas hasta integrarlas a sus cadenas productivas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas modificado. contribuyen. las MiPyME son importantes generadoras de puestos de trabajo. al rediseñar sus procesos para hacerlos más eficientes. se puede plantear que la producción flexible en las microempresas tiene una plena superioridad sobre la producción en masa de las grandes empresas. pues el número de estos por unidad de inversión es mayor. en cuyo proceso de producción se genera una crisis en la forma de organización del trabajo. emplear trabajadores calificados y realizar innovaciones de distinto alcance en los productos o procesos fabriles. La flexibilidad que tiene la MiPyME no se refiere solamente a la no utilización de equipo muy sofisticado y los pequeños montos de capital que requiere su operación. Al mismo tiempo. (CIPI. la afiliación subordinada y la contratación son dos de las fórmulas de trabajo más valiosas ahora que la globalización productiva y la intensa competencia por los mercados son rasgos importantes de la reorganización industrial y comercial en el mundo actual. (Secretaría de economía. pequeñas y medianas empresas. 2001) En virtud de que las MiPyME constituyen un amplio sector de la industria. anexo al presente. se da una larga lista de factores a los cuales el o los 7 . Sin embargo. Desde luego. A tales efectos. el más grande de Latinoamérica. es reconociendo todos aquellos factores posibles de fracaso. puesto que este trabajo se centra en el estudio de la imprenta perteneciente al sector de las artes gráficas. especialmente. La mejor forma de prevenir el descalabro y apuntalar sobre bases sólidas la continuidad y crecimiento de la empresa. Ahora bien. las MiPyME de México se han consolidado como el motor más importante de la economía nacional. ahora que se tiende a incorporar numerosos establecimientos al proceso de fabricación o ensamble de un solo producto. su capacidad de respuesta dependerá de mucho de sus posibilidades de acceder a los recursos financieros. en los últimos diez años. resulta oportuno reflexionar sobre las capacidades tecnológicas de estas empresas y la forma como se vinculan con el ambiente institucional. En 2006. y por el importe de impuestos que se recauda de ellas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Las características descritas anteriormente constituyen las potencialidades inherentes a las empresas de menor tamaño. incluso a las empresas mejor dirigidas les ha costado trabajo mantenerse. ya que ascendieron a 4 290 198 de micro. lo mismo en las economías avanzadas que en los países en desarrollo. de electrónica y electrodomésticos. También han tropezado cada vez con mayores dificultades a la hora de trasladar los aumentos de los costos a sus clientes subiendo el precio de los productos o servicios que ofrecen. sino todo lo contrario. En nuestro país éstas generan la mitad del producto interno bruto (PIB) que alcanza los 850 millones de dólares. (Rodarte. comerciales y de servicios. son un gran activo para el crecimiento económico de México. y a no elevar su nivel de beneficios. tecnología. la mayoría de éstas empresas se dedican a realizar actividades industriales. a la capacitación. por empleo 7 de cada 10 son creados por MiPyMEs. Ejemplos ilustrativos son las industrias automovilísticas. asesoría y a mecanismos de asociación empresarial. De esta forma las MiPyME no son un pasivo en la estrategia para impulsar el desarrollo del país. 2010). de maquila. es necesario hacer una breve descripción de la importancia económica que tienen las pequeñas y medianas empresas de este sector para la economía mexicana. Falta de experiencia. Mala ubicación. es de fundamental importancia para ocupar un lugar en el mercado. no disponer de los suficientes fondos para amparar dichos egresos hasta tanto las operaciones propias de la empresa permitan abonarlos sin mayores problemas. razones éstas. Falta de dinero . y por otro. Algunos de los problemas más comunes que enfrentan las microempresas en México según el INEGI (2006) son: 1. Carecer de experiencia constituye en sí la base fundamental de todas las demás causas que llevan al fracaso.capital. Es fundamental contar con la suficiente cantidad de fondos que hagan innecesario por un lado la solicitud de préstamos. a efectos de evitar los daños por ellos causados. Es necesario volver a subrayar el hecho de que no basta con contar con experiencia en materia de negocios. contar con lo necesario para desarrollar las operaciones básicas que la actividad en cuestión requiere. Ubicarse en el lugar incorrecto en función de la actividad constituye desde un principio un problema. Así por ejemplo cierto tipo de actividades requieren de egresos fijos mensuales. la cantidad de personas que pasan por el lugar. las especialidades propias de la zona.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas propietarios deberán regularmente cotejar. los niveles de accesibilidad entre otros. Ubicarse en el mejor lugar comporta mayores gastos en concepto de alquiler y menores niveles de gastos en publicidad. además es necesario contar con experiencia en el ramo en particular a la cual se dedique. como en la actividad que se ha de desarrollar es un riesgo considerable para los pequeños propietarios. La carencia de experiencia tanto en la administración de empresas. como lo es el caso de la publicidad en diarios por parte de los negocios inmobiliarios. Ella tiene suma importancia en cuanto a la facilidad de estacionamiento para los clientes. 8 . las características del entorno. 2. como las anteriormente mencionadas que deben evaluarse convenientemente a la hora de evitar inconvenientes para el desarrollo de las futuras operaciones de la empresa. 3. La ubicación suele ser un factor no tenido debidamente en cuenta a la hora de comenzar determinadas actividades. los niveles de seguridad del lugar. Una importante cantidad de empresas quiebran todos los años producto de los fraudes. es fundamental en caso de vender a crédito seleccionar convenientemente los clientes. Este punto se relaciona también muy directamente con los altos niveles de desperdicios y despilfarros. Este es un punto vinculado directamente con las falencias en materia de seguridad. quitan liquidez a la empresa. La ausencia o escaso nivel de enfoque constituye uno de las principales causas de fracasos. ya sea por carencia de 9 . ni diligénciales para atenderlos de manera óptima. No elegir al personal apropiado para el desarrollo de las diversas tareas que se ejecutan en la empresa. también se trata de evitar la comisión de errores o falencias que lleven a importantes pérdidas para la empresa. los plazos de pago y gestionar correctamente las cobranzas. ni materiales. Ello está motivado en la incapacidad de atender eficaz y eficientemente todos los rubros y clientes. Generalmente ésta falta de enfoque lleva entre otras cosas a un mal manejo de inventarios. Querer serlo todo para todos es algo insostenible en el tiempo. como podría ser los errores en materia fiscal. No basta con diseñar buenos productos y servicios. producir de manera excelentes los productos o servicios. Mal manejo de inventarios. Relacionado con el punto anterior. lleva a la empresa a acumular insumos y productos finales. debido a no contar ni con los recursos humanos. Fallas en los controles internos. como así también a la carencia de información relevante y oportuna.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4. Mala selección de personal. Estos aspectos están directamente vinculadas con otros fallos de la empresa como son la falta de sistemas confiables de información interna y la falta de adaptación al entorno. 5. 8. Las equivocaciones en los controles internos es fundamental evitar tanto a la hora de los fraudes internos. y venderlos en buen número y buen margen de rentabilidad. o artículos de reventa en una cantidad y proporción superior a la necesaria. donde se acumulan artículos de baja rotación que aparte de reducir los niveles de rentabilidad. Malas decisiones en materia de créditos y cobranzas. sus límites crediticios. Cabe acotar además que al hablar de controles internos no sólo estamos haciendo referencia a evitar fraudes. 6. 7. Falta de enfoque. tener buena atención a los clientes y consumidores. como externos. No hacer correctamente éstos últimos pasos llevará a la empresa a una situación de peligrosa iliquidez. Las MiPyMEs a pesar de todos estos problemas tienen un gran potencial de generación de empleo y recursos. Incapacidad para consultar. con la finalidad de beneficiarse a través del incremento de su productividad y competitividad. y nuestra capacidad para cubrirlas. caída en la rentabilidad. o dicho de otra forma. no prever efectivamente las capacidades que posee la empresa y aquellas otras que debe conseguir. planificación de necesidades. Vinculado al punto anterior. planifica para el desastre”. debemos conocer la real potencialidad de nuestros productos o servicios. Las fallas en materia de selección. desconocer las realidades del entorno y las posibilidades reales de la empresa dentro de su ámbito de acción. Producto tanto de la falta de experiencia o de la ausencia de capacidades técnicas puede llevar al empresario o directivo a no fijar correctamente los objetivos. salarios. ya que estas se encuentran inmersas en un enorme proceso de cambios. Ante esto deben capacitarlo en actividades administrativas. Debe recordarse una famosa frase que al respecto dice “quien no planifica. 10.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas experiencia. Desaciertos en política de personal. lo cual es motivo de aumento en la rotación de personal con sus efectos en los costos de selección y capacitación. e incrementos en los costos por improductividades. que afectan la 10 . Así tenemos al propietario consultando de todo y para todo a su contador. enfrentar estas grandes carencias y limitaciones. premios y castigos lleva con el transcurso del tiempo a disminuir tanto la productividad del personal. aptitudes. actitudes o carencias de orden moral pueden acarrear pérdidas por defraudaciones. dirección. 11. como resultante de todo ello. motivación. 9. como la lealtad de estos para con la empresa. Fallas en la planeación. Es de importancia fundamental conocer cuáles son las demandas o necesidades de los consumidores. se trate de política de precios. así como prepara una mano de obra especializada. logística o marketing. aparte de poder llegar a generar problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios. capacitación. todo con el fin de alcanzar objetivos. procesos internos. es la posición del propietario o directivo quien creyendo saberlo todo no consulta o lo hace a quién no corresponde. niveles de productividad y satisfacción del cliente y. pérdidas de clientes por mala atención. Ellas consideran que el recurso más importante es el humano y lo valoran como la herramienta para sobrevivir y salir adelante. también cuenta de cerca del 42% del valor agregado generado por toda la industria. 2003:156). impresión y encuadernación e industrias auxiliares con edición e impresión.4%) son microempresas. (INEGI Censos económicos. edición de libros y similares. con más de 250 empleados. 0.Porcentajes según tamaño de empresas de las artes gráficas 145. 2004). 6% MICROEMPRESAS Fuente: PEQUEÑAS MEDIANA GRANDE 15186. es decir. de los cuales cerca de 14 262 (79%) realizan actividades de impresión y encuadernación. el sector de la imprenta y las editoriales es una industria integrada primordialmente por micro y pequeñas empresas. 2004 11 . pues no sólo concentra la mayor cantidad de unidades productivas y mayor número de trabajadores.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas naturaleza del trabajo directivo y las competencias necesarias para ejercitarlo (Acosta. Asimismo esta industria dio ocupación a 142 759 personas. de las cuales aproximadamente el 62% se concentran en labores de impresión y encuadernación. editoriales e industrias conexas en cuatro clases de actividad: edición de periódicos y revistas. Gráfica 4. 2004).. Hablando del sector de las artes gráficas el Censo industrial. en 1998 había al menos 16 424 unidades productivas dedicadas a estas actividades.4% califican como grandes.1% 1031. 1% EMPRESAS 62.(INEGI. 2004). El censo industrial señala la presencia de 16 424 establecimientos productivos dedicados a estas actividades. 93 % Fuente: Elaboración propia con datos INEGI. de las cuales 15 186 (92. Por otra parte. (INEGI. registra a las imprentas. La impresión y encuadernación constituyen la más importante actividad dentro de este sector. Según este documento.2 % se halla en el rango de las pequeñas y medianas y únicamente 0. el 7. 1.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas En la gráfica anterior se puede observar la importancia que representa las microempresas en este sector de la industria de nuestro país. los errores se presentan desde el registro del pedido hasta la facturación del mismo. pues al no realizarlo de una manera formal. así como sus subprocesos con lo que se logrará mejorar su funcionamiento y evitar el reproceso de los trabajos. el dueño de la empresa comienza a tener grandes problemas con las entregas oportunas y a perder clientes. 225 donde da inicio a sus operaciones. el cual le solicita la realización de varios libros para sus cursos de computación. el dueño compró más equipo y contrató otros diez empleados para dar cumplimiento al trabajo. Debido a este crecimiento no planeado y a la falta de conocimientos administrativos y de planeación.2 Planteamiento del problema La empresa “Impresos Joseles” nace en 1980 por su fundador el señor Alejandro Estrada quien años anteriores había trabajado en varios talleres de imprenta en diferentes áreas. Así. Por lo cual. pero comienza a obtener sus primeros clientes y generar fuentes de trabajo para su dueño y tres empleados. Como toda microempresa en sus inicios tiene muchos problemas para financiar sus primeros trabajos. por lo que es importante ofrecer una solución para el funcionamiento adecuado de este sector proporcionando una solución para el mejoramiento de sus procesos de producción. utilizando un mapeo de procesos que nos permita identificar los problemas y mejorar el proceso de producción. Por lo tanto este trabajo toma como punto de partida el diagnóstico de la empresa para identificar su problemática y proponer una solución que le permita mejorar su funcionamiento. a pesar de contar con una gran cantidad de trabajo no logra obtener las utilidades esperadas. el dueño se enfrenta a una gran cantidad de problemas en la producción de dichos libros ya que al contratar a más personal y tener que atender a mas clientes le genera un conflicto grave en la planeación de las actividades. 12 . con lo cual la microempresa da inicio a un importante crecimiento. Para mediados de los 90 el propietario de la empresa logra conseguir un cliente importante para su negocio. Debido a su gran deseo de superación decide establecer su propio negocio para lo cual adquiere el equipo necesario y renta un local en la calle de Pajares No. Esto por las pérdidas relativas a los constantes errores en el proceso de producción. ya que gracias a este proyecto de impresión de libros bajo un contrato anual. ortográficos. no se confirman y sólo se toman de palabra. • Elaboración de placas: no hay supervisión en las placas elaboradas antes de pasarlas a impresión. presentan errores de escritura. la empresa “Impresos Joseles” ve afectado su crecimiento y comienza a enfrentar problemas de liquidez al ver disminuidas sus ventas que en el año 1998 alcanzaron los $3 450 00. provocando errores en la producción. un 38% menos. • Negativos: falta de supervisión en los negativos contratados externamente. no se checa el inventario antes de solicitar algún material.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas De este modo. • Acabado y empaque: se hace el block en cantidades diferentes requeridas a la solicitada por el cliente. se pegan los blocks cuando el cliente los solicito sin pegar. • Diseño gráfico: no hay supervisión en el diseño de los formatos a imprimir. Todos estos problemas que se presentan en cada una de las etapas del proceso de ventas y producción de la empresa. 13 .00 a $580 000.00 y en el año 2008 llegaron a $2 139 000. • Compra: se pide la cantidad equivocada de papel. • Entrega: no se cumple con la fecha acordada con para la entrega de su trabajo. A continuación se mencionan algunos de los problemas que se presentan en las diferentes áreas del proceso de producción: • Registro del pedido: no existe un registro formal de pedidos.00. • Corte: Se corta el papel a una medida equivocada antes de pasarlo a la máquina de impresión. sus costos de operación aumentaron de $480 000. se corta el trabajo ya impreso a un tamaño no especificado por el cliente. se empacan en cantidades diferentes a las solicitadas por el cliente.00. falta de datos. lo cual debido a los constantes errores en el proceso de producción y a la pérdida de clientes. • Impresión y folio: errores en la impresión por no existir una orden de producción. es decir. requieren de una solución factible para mejorar su funcionamiento y eliminar los errores que causan pérdidas financieras a la microempresa (ver figura 1). esto es un 21% más aproximadamente. etc. u omisión de datos importantes. salen a comer y ya no regresan a trabajar. etc. Acabado y Empaque: Se hace el empaque en forma incorrecta Preprensa: descuido al revisar los productos (negativos) contratados externamente. Figura No. ya que los empleados al presentar cierta negligencia en sus actividades. por lo que también ha tenido que pagar indemnizaciones y gastos de abogado. Impresión: errores en la impresión o folio por no existir una orden de producción Corte: Se corta el papel a una medida equivocada antes de pasarlo a la maquina de impresión. enfrentan al dueño de la empresa al no aceptar sus errores e incitándolo a ser despedidos. errores de dedo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Registro del pedido: no existe un registro formal de pedidos. provocando errores en la producción. se corta el trabajo ya impreso a un tamaño no especificado por el Área de Elaboración de Placas: Falta de atención por parte del operario al hacer placas con defectos o con error. no quieren checar su asistencia. 14 . Faltan de una a dos veces por semana en un mes. faltan sin avisar que están enfermos pero no presentan su receta de que asistieron al seguro social. Entrega: no se cumple con la fecha acordada con el cliente para la entrega de su trabajo. Diseño: Hay constantes errores en el diseño de los formatos a imprimir. la microempresa se ha enfrentado a dos demandas laborales por despidos injustificados en la junta de Conciliación y arbitraje. realizan mal sus tareas durante el día provocando desperdicios de material de trabajo. no se confirman y sólo se toman de palabra. Cuando el dueño les llama la atención estos le solicitan ser despedidos. su salida y entrada de comida.1 Problemática en el área de producción de la empresa “Impresos Joseles” Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa Existen también problemas laborales. Es importante mencionar que la microempresa no cuenta con un departamento de recursos humanos dentro de su estructura de organización. aplicada a una microempresa del sector de las artes gráficas. la pregunta de investigación que se plantea es: ¿Cómo mejorar los procesos que están causando pérdidas financieras a la empresa? Preguntas específicas ¿Qué áreas de la empresa presentan más errores? ¿Cuál es el total de perdidas por reproceso en un año? ¿Cuáles son los problemas administrativos que están causando pérdidas financieras a la microempresa? 1. Objetivos Específicos Detectar las áreas en las cuales se provocan el mayor número de errores durante el proceso de producción.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Derivado de lo anterior se desprende la importancia de este trabajo. 1.3 Pregunta de investigación Ante la problemática expuesta. Cuantificar las pérdidas durante un año por causas de reproceso de la producción.4 Objetivo General y específicos Objetivo General Elaborar una propuesta de mejoramiento de los procesos que están causando pérdidas financieras a la empresa. cuyo propósito será elaborar una propuesta que permita dar solución a los problemas que afectan el funcionamiento correcto de la microempresa. 15 . 5 Justificación La eliminación de los defectos. la mejora de la producción. De esta manera. Incrementar la productividad 62% 16 . así como identificar los subprocesos comprendidos. los problemas existentes pueden ponerse de manifiesto de forma clara y propiciar el inicio de acciones de mejora mediante el uso de los diagramas o mapeos de procesos. definir los puntos de contacto con otros procesos. Mejorar el proceso de producción para disminuir los costos de producción por re-procesos. son los métodos utilizados para representarlos con el fin de conocerlos y por consiguiente mejorarlos. Para entender estos procesos es necesario apreciar las interrelaciones existentes entre distintas actividades. son objetivos esenciales y comunes de casi todas las organizaciones. así como la reducción del tiempo para comercializar productos y servicios. Mejorar la calidad 79% 3. Los principales motivos para mapear y mejorar los procesos son: 1. La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y donde podrían estar fallando las conexiones o actividades. así como la administración de los recursos humanos. analizar cada una. El mapeo de los procesos permite obtener. tareas y medidas de un proceso. Los diagramas o mapas de procesos. Permite la identificación de problemas y un análisis de síntomas y proponer posibles soluciones. Reducir los costos 84% 2.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Identificar los principales problemas que presentan la empresa “Impresos Joseles”. actividades. 1. un panorama de todos los pasos. El mapeo de procesos es una técnica para examinar el proceso y determinar a dónde y por qué ocurren fallas importantes. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4. Enfrentar a la competencia 50% 5. Cambiar la cultura organizacional 35% 6. Otros 9% Fuente: Instituto Mexicano de finanzas, 2004 Derivado de lo anterior se puede observar que el mapeo de procesos es una herramienta útil, que pueden utilizar las microempresas mexicanas para mejorar sus procesos, lo que dará como resultado una ventaja competitiva, reducción de los costos y la consiguiente satisfacción del cliente. Ya que en la actualidad, los clientes están presionando a las empresas para mejorar la calidad de sus productos, el tiempo de entrega más cortó, así como desarrollar e innovar nuevos productos. (Reyes, 2002) Por lo anterior, este trabajo, pretende analizar a la microempresa “Impresos Joseles”, con el fin de realizar un diagnóstico que permita mejorar los procesos de producción, con el objetivo de proponer la implementación de algunas herramientas como el mapeo de procesos y la mejora de los procesos para disminuir sus costos de producción. Esta investigación se considera viable para realizarse pues existe evidencia suficiente para solucionar un problema en una empresa como lo es la falta de organización y formalización de los procesos de producción del cual adolece un gran porcentaje de MiPyMEs en el país. En el caso de que la empresa “Impresos Joseles”, si no formalice sus procesos de producción, puede provocar que siga trabajando con altos costos de operación y falta de productividad, causando pérdida de clientes y por consiguiente ver disminuidas sus posibilidades de crecimiento, podría tener el mismo fin de algunas MiPyMEs en México, las cuales nacen y mueren, sin lograr consolidarse como una mediana empresa. También es de vital importancia que la empresa resuelva la problemática actual que presenta con los empleados dándole una solución inmediata, ya que el capital humano es una parte muy importante para la productividad de cualquier empresa, siendo parte fundamental para mejorar su productividad y competitividad con otras empresas del mismo ramo. 17 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 1.6 Alcance de la investigación La presente investigación tiene un alcance tipo descriptivo porque se pretenden conocer las herramientas gerenciales que permitan mejorar la operación en la producción de la empresa y que mejor se adapten a una microempresa; siendo además propositiva, por qué se va a proponer una herramienta que le permita a la empresa mejorar sus operaciones en el área de producción. El alcance del estudio se enfocará exclusivamente en las operaciones que tiene que ver directamente con los procesos de la empresa “Impresos Joseles”, los resultados obtenidos no se pueden extender a otras empresas aunque sean similares a “Impresos Joseles” 1.7 Diseño de la investigación Esta investigación es no experimental y transversal, ya que no controla ningún tipo de variables. Es mixta porque se considera información documental y de campo de la empresa. Se trata de un estudio de caso. 1.8 Materiales y Método Se inició la investigación a través de la observación directa del funcionamiento de la MiPyME, posteriormente se realizó una de carácter documental, para tener datos estadísticos del número de errores generados en cada una de las etapas de la producción a través de un mapeo de procesos, para determinar las áreas críticas de la empresa. Posteriormente mediante un cuestionario se obtuvo información valiosa de los archivos de la empresa para generar datos estadísticos que nos permitan identificar las áreas con problemas. Al mismo tiempo se confeccionó una búsqueda de información documental sobre las MiPyMEs, los problemas que enfrentan y su problemática, así como las herramientas de mapeo de proceso para utilizarlo en una MiPyME y proponer una mejora de procesos que permita que su funcionamiento operativo sea más eficiente, con esto posibilitarle a 18 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas la empresa alguna estrategia en un futuro, como el establecer alguna herramienta de calidad que le permita optimizar su producción y buscar una integración de sus empleados. Lo anterior fue lo que dio origen a la formulación del marco teórico y contextual de la investigación. Esto permitió el desarrollo del diagnóstico de la MiPyMEs, cuyo análisis de resultados apoyaron la importancia de contar con un modelo administrativo formal que mejore el funcionamiento de la empresa, aprovechar los recursos y mejorar las utilidades de la empresa. (Figura 2) 19 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura No.2 Pasos que se siguieron para la investigación: Búsqueda de información documental Investigación de Campo -Revistas -Internet -Libros Elaborar instrumento s para diagnostico Analizar y procesar la información Presentación e interpretació n Propuesta Conclusiones y Recomendac iones -Tesis Fuente: Elaboración Propia de acuerdo con el modelo de Sampieri 20 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO 2 LOS PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS MiPyMEs SECTOR DE LAS ARTES GRÁFICAS 21 . Según este documento.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. Producción de papel. 2004. edición de libros y similares.9 5 828 519 35.8 88 752 62. 22 .2 6 826 739 41. pues no solo concentra la mayor cantidad de unidades productivas y mayor número de trabajadores.312. la impresión y encuadernación constituyen la más importante actividad dentro de este sector.759 100 16. 342004 Edición de libros 16.7 415 2. impresión y encuadernación e industrias auxiliares con edición e impresión. de los cuales cerca de 14 262 (79%) realizan actividades de impresión y encuadernación. Tabla 2. imprenta y ediciones. de las cuales aproximadamente el 62% se concentran en labores de impresión y encuadernación. personal ocupado y valor agregado. productos de papel.1.9 3 372 669 20.424 100 142.1 4 269 3. El sector de las artes gráficas y su importancia en México El Censo del INEGI (2004).5 36 988 25. Clase de actividad Número de % Personal % Valor unidades ocupado agregado productivas (personas) (miles de % pesos) 3420 Imprenta. había al menos 16 424 unidades productivas dedicadas a estas actividades.. Conexas 342002 Edición de periódicos y 342003 revistas.8 y similares 1. registra en la imprenta. editoriales e industrias conexas: unidades productivas.5 12 750 8. Como se observa en la tabla 2. Asimismo esta industria dio ocupación a 142 759 personas.Imprenta.7 Impresión y 676 4.7 14 262 86. editorial 342001 e ind.0 284 734 encuadernación Industrial auxiliares y conexas Con edición e impresión Fuente: INEGI. Industrias manufactureras subsector 34. editoriales e industrias conexas cuatro clases de actividad: edición de periódicos y revistas. sino que también cuenta de cerca del 42% del valor agregado generado por toda la industria. Censo Industrial 2004.661 100 1 071 6. Por otra parte las empresas pequeñas y medianas.2% de los establecimientos. 23 . es decir. Las grandes empresas. En el otro extremo. de las cuales 15 186 (92.4% de los establecimientos producen el 23% del VA. Lo que revela la importancia económica considerable. ocupan el 42.4% de los establecimientos producen el 31. las microempresas con el 92.2 % se halla en el rango de las pequeñas y medianas. y únicamente 0.4%) son microempresas. el sector de la imprenta y las editoriales es una industria integrada primordialmente por micro y pequeñas empresas.. editoriales e industrias conexas: participación de la pequeña y mediana empresa . con sólo el 0. con más de 250 empleados. El censo industrial de 1998 señala la presencia de 16 424 establecimientos productivos dedicados a estas actividades. tomadas como conjunto. el 7.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Por otra parte.8% de la fuerza laboral.4% del valor agregado.4% califican como grandes. Tamaño Establecimientos Número de Valor agregado Activos fijos (unidades) personas (miles de pesos) netos ocupadas (miles de pesos) Total 16 424 142 759 16 312 661 22 812 818 Microempresa 15 186 53 568 3 711 984 5 126 306 Pequeña 1 031 38 588 3 371 822 3 139 727 Mediana 145 22 511 4 104 175 8 695 614 Grande 62 28 092 5 124 680 5 851 171 Fuente: Elaboración con datos del censo industrial INEGI 2004 La industria se ha caracterizado también por una alta concentración del valor agregado (VA). el 52% de los activos fijos netos y generan cerca del 46% del VA. representan el 7. Tabla 3.Imprenta. 5% del valor agregado se generaba únicamente en cuatro estados del país. En 1988. principales indicadores relativos por tamaño de empresa. Número de personas promedio en cada establecimiento VA por persona ocupada (miles de pesos por trabajador) Activos fijos netos promedio en cada establecimiento. 24 . (miles de pesos) Activos fijos netos por persona ocupada (miles de pesos) VA en cada estableci miento.F..F.7%.2 Localización geográfica y evolución del sector La industria de la imprenta y las editoriales está concentrada en un reducido número de entidades federativas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 4.) se ha convertido en el centro rector de esta industria (gráfica 5). Sin embargo. Él. el 77. el Estado de México ocupa el segundo lugar por su contribución al valor agregado en la industria con 9. el Distrito Federal (D.Imprenta y editoriales: participación de los estados 2% 2% Localización Geografica 2% 16% 3% 7% 10% Distrito Federal 58% Estado de México Nuevo León Jalisco Baja California Tamaulipas Fuente: Elaborado en base a los Censo Industrial INEGI 2004.7% del valor agregado nacional. donde se localizaba el 50% de los establecimientos y se daba ocupación a cerca del 60% de la fuerza laboral.Imprenta editoriales e industrias conexas. Lejos del D... (Tabla 5) Gráfico 5. por si sólo. genera el 57. (miles de pesos) Promedio 9 114 1 389 160 993 Microempres a 4 69 338 96 244 37 87 3 045 81 3 270 155 182 59 970 386 28 305 453 182 94 374 208 82 656 Pequeña Mediana Grande Fuente: Elaboración con datos del Censo industrial INEGI 2004 2. una sola entidad. el resto de los estados que integran la federación. encuadernación y de las artes graficas localizadas en el Distrito Federal destacan no sólo por su importancia cuantitativa.7 14. sino también que son más grandes que sus similares del interior.8 Guanajuato 3.4 1.8 --- 2.2 30. gobiernan y establecen las políticas y las estrategias que siguen los empresarios de todo el país. la concentración de la industria.0 100.2 18.7 6.0 38.9 2.9 Jalisco 6.0 41.8 7. el personal ocupado y el valor agregado.0 100.1 1.4 9. como Baja california han crecido de forma importante.5 6.1 3. no obstante.7 8. que destacan por su importancia.0 3.5%.6 2.2 57. pero en 1998 ocupaba ya el quinto lugar con 2.9 Total nacional Distrito Federal Estado de México Nuevo León California Fuente: Elaboración propia con datos del INEGI 2004 Las actividades de impresión.2 1.5 6. En 1993 este estado no figuraba entre los siete primeros como generador de valor agregado.8 9.3 3.2 4.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 5.0 100.9 1. más productivas y en promedio más avanzadas en habilidades gerenciales y en sus capacidades para asimilar nuevas tecnologías.8 6.1 3. Ello obedece no solamente a que aquí se concentran el mayor número de empresas.1 2.8 Chihuahua 2.6 27.3 8. Unidades Económicas Personal Ocupado Valor Agregado 1993 1998 1993 1998 1993 1998 100.5 7.0 100.2 3.. los cuatro estados 25 .4 2.4 Baja ---- 2.5 6.4 Tamaulipas 3. No obstante. El crecimiento en este caso seguramente ha estado asociado al despegue industrial que en los últimos 10 años ha tenido lugar en Tijuana y Mexicali. Las empresas que ahí radican.3 39. Nuevo León y Jalisco. Otros estados. Por supuesto existen otras entidades como el Estado de México. están lejos de representar una seria amenaza para los empresarios localizados en la Ciudad de México.Industria de la imprenta y las editoriales: participación de los estados en las unidades económicas.0 100.0 31.8 2.7 6. sino también su significado cualitativo.9 2.7 27.0 55.4 --- 3.5 Otros 38.7 3.0 9.2 4.6 5. no parece haber sufrido cambios importantes con la apertura comercial. sobre todo cuando hay mayor apertura comercial sin estrategias de soporte y sustentabilidad interna. Esta configuración hace suponer que las zonas geográficas con una mayor concentración de empresas podrían facilitar el surgimiento de externalidades positivas que favorecieran el desarrollo del sector. 2007:20-25) 26 . Grafica 6. 2006 Entre los principales problemas que se destacan en las microempresas están los siguientes: (Contreras. como se verá más adelante. Por eso se estima que entre el 10% y el 15% morirán. Expectativas y continuidad de las microempresas en México Los microempresarios en México tienen pocas expectativas de crecimiento ya que de cada 10 empresas aproximadamente 9 consideran continuar y una cambiar o abandonar. como lo señala el presidente de la Asociación Latinoamericana de Micros. se está en presencia de un sector con fuerte participación de las microempresas pero sumamente concentrado en unas pocas regiones.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas en importancia siguen conservando más del 75% del VA. Pequeños y Medianos Empresarios (ALAMPYME) Pedro Salcedo García (Periódico la Jornada 14 /11/2007: 31). por no atender y diseñar responsablemente una política económica adecuada. Por lo tanto. esto no ha sucedido o ha sido muy limitado. Sin embargo. El Distrito Federal incluso ha aumentado su contribución al valor agregado entre 1998 y 2004..Expectativa de continuidad en los microempresarios Continuarán con el negocio Abandonarán o cambiaran el negocio Fuente: INEGI. es decir. Representa el 15. ya que 28 habían señalado que el 85. estos resultados son interesantes debido a que nos mencionan de manera indirecta cómo van a gestionar la organización (según expectativas del dueño) están por un lado. En estos casos hay una prospectiva donde los recursos monetarios van a ser un factor clave.71%. Nos indican de los que van a continuar con su forma de gestión (sea empírica o profesional).Cambio y continuidad en el negocio Fuente: INEGI. esto es preocupante. que representan el 89. se amplíe las líneas de productos entre otros por la gran novedad que hay en los sectores y en los ramos. manifestando las siguientes estrategias: Gráfica 7.17% tenían problemas. Es el 67. los que piensan continuar con el negocio.85 % aproximadamente. no se van a establecer medidas correctivas o preventivas en la gestión para la mejora de los problemas. ¿por qué tenían que seguir sin cambios importantes. en cuanto a cierto crecimiento esperado. Realizando nuevas inversiones. si la mayoría señalaba problemas? Ampliando la línea de productos.15% de los micro negocios. Tendríamos que ver si están sustentados o son 27 . En esta respuesta hay una idea de prospectiva. de las unidades.. tendríamos que ver si están bien definidos bajo esquemas de planeación. 2006 Sin cambios importantes. no va a hacer cambios importantes.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Cambio y continuidad en el negocio En cuanto a la evaluación de los negocios. en esta rama del sector manufacturero está pasando por grandes problemas que repercuten en la efectividad y el funcionamiento de las empresas que se dedican a esta actividad. esto en comparación con el porcentaje total de dicho problema en las demás ramas que se encuentran en esta clasificación. pero cuando hay una intencionalidad sustentada racionalmente.91%. Con otro plan.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas corazonadas. pero que en general hay propósitos de cambiar.95%. ya que se requiere personal para realizar las operaciones y se requieren recursos para sustentar esos trabajos. Entendemos que los recursos de los comercios pequeños y micros son muy limitados. En estos casos parecería que de manera indirecta hay actividad. 28 . Hay que señalar que aún cuando fuera una u otra. Supondríamos mejoría. Aumentando el número de trabajadores. habría que ver si están bien diseñados y sustentados. 2.26%. ocupa el cuarto lugar en cuanto al problema falta de clientes. En estos casos pareciera ser que hay correcciones. redefiniciones o nuevos proyectos.84%.4%. No sabe cómo continuar. Representa 11. Esta respuesta quizá sea más preocupante que la de sin cambios importantes.3 Principales problemas del sector editorial e imprenta Con un porcentaje del 7.14% ocupa el lugar número seis de la tabla. (Contreras. debido a que no tiene ideas claras sobre lo que sucede. se puede pensar en y con los negocios (aprendizaje de gestión). Representa el 2. es por ello que se debe de asesorar antes de que se pierdan estas formas de trabajo representan el 1. intenciones de modificar las estrategias. no garantiza por sí misma buenos resultados. Como se observa al obtener dicho porcentaje. con un 3. Representa 0. en una comparación con el total de problemas que se dan dentro del sector manufacturero. 2007:72-74) Falta de clientes La rama de productos editoriales. no es muy elevado. tiene un porcentaje del 2. aunque sean de primera necesidad. aunque es una de las actividades más 29 . es porque el precio que están manejando no es el adecuado. en la actualidad el porcentaje de empresas va en aumento. en la actualidad existen un sinfín de empresas dedicadas a esta actividad y. Competencia excesiva La rama de productos imprenta editorial y otros productos de papel. otra de las causas por las cuales sean menores sus clientes. no sea el adecuado y por tal motivo las personas no pueden conseguirlo tan fácilmente. ocupa el tercer lugar en cuanto al problema competencia excesiva. Falta de crédito La rama de productos imprenta editorial y otros productos de papel. podría ser que sea demasiado elevado y que la mayoría de las personas no cuenten con los recursos para poder obtenerlo. por consecuencia nosotros como consumidores tenemos una gran gama de productos y podemos optar por el que cumpla con nuestras necesidades. ocupa el quinto lugar en cuanto al problema bajas ganancias. con un porcentaje del 10.69%. por este motivo las prestaciones no se les restringen y pueden obtenerlas fácilmente. esto en comparación con el porcentaje total de dicho problema. quiere decir que la falta de clientes no está afectando verdaderamente la actividad de negocios. por la confiabilidad de pago de dichas empresas. significa que el problema es un factor que está afectando un poco a dicha rama aunque no es un problema grave. estas cifras bajas se deben a que las industrias dedicadas a esta actividad están cumpliendo con el pago de los créditos que les son otorgados. con un porcentaje del 6. esta actividad tiene un alto índice de esta problemática.01%. Bajas ganancias La rama de imprenta editorial y otros productos de papel. también que el lugar en donde se encuentre localizado su producto.13%. son elevados los índices de competencia excesiva. este problema como puede observarse en el porcentaje que arrojó. eso se debe a que en la actualidad es muy fácil el conseguir crédito. dado en las demás ramas que comprenden el sector manufacturero.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Este porcentaje no es muy elevado. se encuentra en segundo lugar. también es sin duda una de las que más competencia han generado con el paso de los años.24 %. Conflicto con los clientes La rama de productos imprenta editorial y otros productos de papel.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas demandadas por el público consumidor. con un porcentaje del 29. como se puede observar en el porcentaje que se arrojo. esto se puede concluir debido al porcentaje tan alto que se obtiene de estos problemas. esto es debido a que los trabajadores no hacen de manera correcta su trabajo y por ello no se les reconoce al obtener sus salarios. el porcentaje es del 24. el problema es muy grave.40%. Problemas con autoridades Dentro de esta clasificación del sector manufacturero. las empresas dedicadas a la fabricación de productos imprenta editorial y otros productos de papel. 30 . todas las empresas se esfuerzan por brindar al público consumidor un producto de buena calidad por tal motivo el cliente tiene dificultad a elegir entre la gran gama de productos que se ofrecen. la rama de productos imprenta editorial y otros productos de papel. Otros problemas Hay otros tipos problemas no desglosados que están afectando considerablemente a las empresas dedicadas a la fabricación de productos imprenta editorial y otros productos de papel. en este problema no s e registra datos que lo implique por lo que se deduce que no existe este tipo de problemas en la rama. dado en las demás ramas.46%. con un porcentaje del 40. ocupa el primer lugar en cuanto al problema conflicto con los clientes. No le pagan a tiempo En cuanto al problema no pagan a tiempo. 4 Otros factores de fracaso en las microempresas en México Otro factor de suma importancia es la carencia casi generalizada de una cultura empresarial. Únicamente el 24% maneja alguna licencia o patente. De lo que antecede se destaca que una de las causas principales del fracaso de las micro y pequeñas empresas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. El 83% no realiza actividad alguna para consolidar su presencia en el exterior. con el fin de cambiar la forma de organizar y producir en estas. independientemente de la calidad de sus productos o servicios. F) El 3% por conflictos con los insumos. E) El 4% por asuntos relacionados con la producción. y permitir que tengan mejores oportunidades de crecimiento al utilizar algunas herramientas gerenciales que permita llevar a cabo estas mejoras de funcionamiento operacional y administrativo. Lo anterior cobra mayor relevancia al considerar el hecho de que: El 65% son de carácter familiar. (FUNDES. característica de micro y pequeños empresarios. es la falta de preparación de sus dirigentes. 31 . D) El 16% por obstáculos relacionados con las ventas y cobranza. más de 80% no cuenta con algún tipo de preparación o certificación. nacional o internacional. se sabe que el 43% de las empresas fracasa por errores administrativos. B) El 24% muere por tropiezos financieros. De lo anterior podemos desprender que es muy importante considerar estas causas de fracaso en las microempresas. 2004) A) Así. regional. les impide en la actualidad y de manera significativa. Cerca de 50% no utiliza técnicas en calidad o productividad. C) El 24% por problemas fiscales. ser más competitivos en el ámbito local. coordinar y controlar” Koontz y O´Donnell define a la administración como: “Establecer y conservar un medio ambiente en el cual las personas. desempeñado para determinar y lograr los objetivos manifestados. George R. al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano. organizar. ejecutar y controlar. Terry afirma: “La administración es un proceso distintivo que consiste en planear. quien fue el primero en publicar una obra específica sobre administración. Entre los principales conceptos y definiciones de administración. trabajando en grupo. unido al máximo de prosperidad de cada trabajador”. 1992:13): Frederick Taylor. pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia. José Antonio Fernández Arena opina: “La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. destacan los siguientes (Barajas. Agustín Reyes Ponce define la administración como: “El conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social”. no dio ninguna definición acerca de la misma. Henri Fayol la define como: “Administrar es prever. mediante el uso de seres humanos y de otros recursos”. mandar. 32 . sean guiadas a lograr de manera efectiva y eficiente la obtención de metas colectivas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas La administración puede definirse de diversas formas. organizar. se limito a señalar su propósito: “El principal propósito de la administración debiera consistir en asegurar el máximo de prosperidad para el patrón. así como las relaciones con los empleados. que se denomina administración operacional. que incluye a la propia función básica de manejar una empresa de acuerdo con ciertos principios administrativos. que las cosas se realicen basadas en un plan y no de manera improvisada.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Por lo que podemos entender que la administración es el proceso que consiste en dirigir el desarrollo. designación de precios. esto con la finalidad de aprovechar al máximo los recursos de la empresa. publicidad. La administración está orientada a obtener resultados que sean considerados como eficientes al aplicar las técnicas y métodos que se establecen en su cuidado. crédito y cobranza. las cuales son (Rodríguez. 2002:119): Función operacional La operacional diaria de una empresa. que consideran. comprende aspectos como compras. cada uno de ellos selecciona la forma de administrar. más adecuada. Lo anterior nos muestra que existen muchos campos en los cuales se debe desarrollar la competencia. promoción. No obstante. La administración abarca en realidad dos tipos diferentes de funciones. Es decir. Función administrativa A esta actividad se le denomina dirección administrativa. control de inventarios. contabilidad. la conservación y la asignación de recursos con el fin de alcanzar las metas de una empresa. Esto parece ser más complicado de lo que es en realidad. Significa la dirección o el manejo de una empresa estableciendo una manera constante y eficiente de hacer las cosas y de tomar decisiones. 33 . El ambiente en las pequeñas empresas se ha vuelto cada vez más complicado debido a la globalización de la tecnología. Una encuesta cerca de las tendencias y los desarrollos futuros de las pequeñas empresas encontró que casi la mitad de los encuestados veían las habilidades administrativas inadecuadas como una amenaza para sus empresas. La administración sólida es crítica para el éxito. debido a recortes de personal o que voluntariamente abandonan el mundo corporativo para buscar un mundo de vida más tranquilo y un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida familiar. (Daft y Marcic. 34 . en comparación con menos del 25% de las compañías grandes. sistematizar y racionalizar la acción creadora del hombre con el propósito de contribuir a la máxima satisfacción de sus necesidades de subsistencia. a las regulaciones del gobierno y las crecientes exigencias de los clientes. Los administradores pequeños tienden a obtener una calificación más baja en el papel del liderazgo y en las tareas de procesamiento de información en comparación contra sus contrapartes de compañías grandes. 2002:13-17) Un descubrimiento interesante es que los administradores de pequeñas empresas tienden a enfatizar los papeles de una manera distinta respecto a la forma en que lo hacen los administradores de compañías grandes. constituye la esencia y el objetivo de la administración en sus distintas prácticas y aplicaciones. como de organizar.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. pero las pequeñas compañías algunas veces tienen dificultades para desarrollar la destreza administrativa que se requiere para sobrevivir en un medio ambiente complejo.5 La administración en las microempresas Las microempresas se vuelven cada vez más importantes. por que deben promover a las pequeñas empresas y en crecimiento hacia el mundo exterior. cientos de empresas son abiertas cada mes por personas que han sido despedidas por corporaciones. Los administradores de empresas pequeñas frecuentemente ven su papel más importante en el desempeño de su función como representantes. La tarea tanto de dirigir. la labor de los ejecutivos y supervisores puede dividirse en distintos campos según la materia y. con esta disciplina siempre habrá una manera de hacer las cosas. producción.La administración ofrece una serie de elementos que ayudan a iniciar y mantener en operación un organismo social. etcétera).Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Autores como. En realidad. materiales. La administración no es. incrementa la productividad en los distintos sectores de la economía nacional mediante el empleo de mejores técnicas. etc. comercialización. finanzas. otra función más de la empresa.) 35 . capital. además refinamiento que sean entendidos por los encargados de alcanzarlos. como en el caso de las funciones de marketing. Los objetivos principales por lo general los proporcionan otros. dichos objetivos están declarados en términos muy amplios y se requiere trabajo. Se puede deducir que la función administrativa está muy vinculada al logro de objetivos por obtener resultados concretos. Por esta razón. particularmente en donde su trabajo se esté desarrollando. lo cual exige un equilibrio que permite la efectividad y la eficiencia en el manejo de los recursos humanos así como materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo. Es en realidad una parte fundamental del trabajo que debe desempeñarse en cualquiera de los grupos divididos por actividades o materias ya sean en marketing (ventas. La administración no puede efectuarse en un ambiente abstracto. Koontz y O´Donnell afirman: “Desde que el hombre empezó a formar grupos para alcanzar metas que no hubiese podido lograr individualmente. También la administración recurre y combina los factores de la producción. pero en esos casos. etc. personal. por lo tanto. la administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de esfuerzos individuales”. está ligada a las operaciones reales de una empresa. Hay que aprovechar al máximo los recursos de los cuales se dispone (personal. indicó que el 25% de ellas desapareció en el primer año. A continuación se resumen algunas de estas cifras entre países: España: “El 80% de las empresas quiebran en los primeros cinco años”. según informa Rodrigo Castro F. el 13% en el tercer año y un 11% en el cuarto año. de La Caixa). • Chile: un estudio en el que se le dio seguimiento a 67.com). “…el 75% de las nuevas empresas mexicanas debe cerrar sus operaciones apenas después de dos años en el mercado”. un 17% en el segundo año. según García Ordóñez.6 Problemática general de las microempresas a nivel internacional A nivel internacional las cifras de fracaso y expectativas de vida de las PyMEs son abrumadoras en cualquier país que se analicen. de la Universidad de Cádiz. 36 . • CEPAL (organismo de las Naciones Unidas): “En los países subdesarrollados entre un 50 y un 75% de las nuevas empresas dejan de existir durante los primeros tres años”. tienen éxito y crecen” (Francisco Yánez).Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. • México: “Al cumplir 10 años. más del 70% de los negocios no llegan a los cuatro años de vida” (“Emprendedor XXI”.310 empresas creadas en 1996. • Hispanoamérica: “La experiencia demuestra que el 50% de las empresas quiebran durante el primer año de actividad. y no menos del 90% antes de cinco años” (degerencia. solamente el 10% de las empresas maduran. • Estados Unidos de América: “El promedio de vida de las empresas es de seis años y más de un 30% no llega al tercer año” (Samuelson y Nordhaus). De acuerdo con CRECE. “Las estadísticas nos hablan de una elevada mortalidad en las empresas de nueva creación: según datos de 2003. • Argentina: “Sólo el 7% de los emprendimientos llega al 2º año de vida y sólo el 3% de los emprendimientos llega al 5º año de vida” (Asociación Argentina para el Desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa). proveedores y empleados sobre quién se es y hacia dónde se dirige. productos más innovadores. de mercado. c) Son empresas que no se cuestionan ¿Por qué existimos como organización?. como por ejemplo simplificación de trámites o eliminación de aranceles. ¿Cuáles son nuestros valores? El no plantearse lo anterior y mucho menos tener una respuesta al respecto envía mensajes confusos a clientes. 37 . que ignoren las oportunidades que pueden aprovechar. b) La mayoría de micro y pequeñas empresas pocas veces se plantean su misión. advierte Alan Castellanos.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. de control de costos. en cambios que se puedan generar dentro de una organización y de los cuales la gerencia moderna no pueda separarse de los mismo. ¿Por qué nos compran los clientes?. e) Falta de un análisis estratégico. director adjunto de Nacional Financiera (NAFIN).7 Problemática general de las microempresas en México Definitivamente. escasez de mano de obra calificada o dificultades para hacerse de materias primas. consiste. ¿Cuál es nuestro propósito?. visión y valores. dado que muchas veces. Quienes se lanzan a la aventura empresarial generalmente fracasan cuando no están respaldados por un análisis estratégico que los oriente sobre sus fortalezas. no es de extrañar que muchas micro y pequeñas empresas aborden el mercado con lo que creen que necesita y no con lo que requiere en realidad. puede originar grandes conflictos dentro de una organización. y que pasen por alto aquellos aspectos que pueden acabar con ellos como una competencia desleal. d) “Veo varios problemas: de liderazgo. Así. si a estos no se le da la atención debida. 2002): a) Ausencia de una cultura empresarial. de falta de una cultura empresarial. que un problema administrativo común. debilidades y amenazas. Lo que es un hecho es que no tener esta cultura es como viajar en un barco sin timón. de manejo de inventarios. mercadotecnia y de capacitación”. oportunidades. Los problemas que pueden generar conflictos dentro de una organización más comunes son (INEGI. comercializador. sino también para mirar hacia el exterior. Es común encontrar en las secciones de negocios de los diarios o de publicaciones especializadas. para competir no sólo en el mercado doméstico.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas g) Mala administración. En este bosquejo de investigación queda constancia del hecho de que las micro. enfrentan grandes problemas que deben ser resueltos para hacerlas más competitivas en el ámbito nacional. A continuación enlistaremos algunos de los errores más comunes que pueden llevar al fracaso a las PyMEs (Observatorio PyME. “las micro y pequeñas empresa suelen enfrentar una serie de problemas laborales. se calcula que el 43% de las empresas fracasa por errores administrativos y que sólo dos de cada diez empresarios está capacitado formalmente para administrar su propia empresa. la capacitación en administración se presenta como esa plataforma que requieren muchas micro y pequeñas empresas. Ante este panorama. 24 por ciento por problemas 38 . datos alarmantes sobre los índices de fracaso de las empresas. 2004): Falta de preparación de sus directores: 43 por ciento de la empresas fracasan por errores administrativos. Por consiguiente. también es común que los propietarios se sientan con los conocimientos suficientes en todas las áreas del negocio y rechacen cualquier insinuación de asesoría o apoyo. técnico. Además. fiscales. consultor del Regional para la Competitividad Empresarial de la Ciudad de México (Crece). pequeñas y medianas empresas. De hecho. financiero y fiscalista. 24 por ciento por tropiezos financieros. pese a todos los beneficios que aportan a la economía del país. dice Luis Enrique Dávila. financieros y de regulación que frenan el desarrollo de la empresa dejándola indefensa ante la competencia nacional e internacional”. Por lo general se trata de negocios de un solo dueño que hace las veces de administrador. muchas empresas surgen de una corazonada más que de un conocimiento significativo del negocio y sus características. 4 por ciento por obstáculos en la producción y 3 por ciento por dificultades en los insumos. oportunidades. El 83 por ciento de las empresas no realiza actividad alguna para consolidar su presencia en el exterior. el 88 por ciento señala que la institución que les otorgó el más importante fue la Banca Comercial. ¿cuáles son nuestros valores? Falta de análisis estratégico: las PyMEs. mientras que el 1.4 por ciento de las mismas expresa haberlo obtenido a través de la Banca de desarrollo. Únicamente el 13 por ciento de las PyMEs ha solicitado algún tipo de crédito bancario en los dos últimos años. Ausencia de cultura laboral: la mayoría de las PyMEs pocas veces se plantean su misión. Las PyMEs mexicanas establecen que factores tales como. La falta de garantías. generalmente no están respaldadas por un análisis estratégico que las oriente sobre sus fortalezas. de este porcentaje. debilidades y amenazas. el 76 por ciento ha recibido dicho crédito. De ese 76 por ciento de empresas que obtuvo el crédito. y 39 . Baja participación del sector financiero en el otorgamiento de créditos a estas empresas. No se cuestionan. la lentitud en las operaciones debido a los excesivos trámites aduaneros. ¿cuál es nuestro propósito?. ¿por qué existimos como organización?. Asimismo. así como los altos aranceles en los mercados de destino han limitado sus exportaciones. 16 por ciento por problemas en ventas y cobranzas. ya que únicamente el 9 por ciento de estas empresas ha logrado consumar esta actividad en los últimos dos años. visión y valores.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas fiscales. no es de extrañar que muchas PyMEs aborden el mercado con lo que creen que necesita y no con lo que requiere en realidad. Mala administración: se calcula que el 43 por ciento de las empresas fracasa por errores administrativos y que sólo dos de cada diez empresarios está capacitado formalmente para administrar su propia empresa. establecen que las principales causas por las cuales se les niega el crédito son: El desinterés del banco hacia el sector. ¿por qué nos compran los clientes?. Falta de información y apoyos para la exportación. Así. la escasez y alto costo de fletes. Bajas ganancias 4. Conflictos con los clientes 40 . Contratación de mano de obra no calificada. funciones.gob. horarios. Contratación insuficiente de personal.-Desconocimiento de la misión y la visión de la empresa. Falta de planeación. 2. 6.. 7. Falta de clientes 3. 8. Evasión de impuestos. p. Falta de control(inventarios. Fuente: http://www. 4. 2007. Así podemos resumir en la siguiente figura que los principales problemas administrativos que enfrentan las empresas en México son: Figura 3.pdf 28-05-10 Contreras menciona que los principales problemas por los que fracasan las microempresas en México son:(Contreras. 3. 5.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas La indiscutible falta de información en esta materia. Mala atención al público.Principales problemas en las empresas 1. etc). Falta de crédito 5. Otros 6. Falta de compromiso de los empleados con el objeto social de la empresa.mx/html/principalesresultados.18-19) 1. Problemas con las autoridades 7.cipi. Competencia excesiva 2. No le pagan a tiempo 8. abuso de clientes u otros deudores. uso del suelo. a la insolvencia. farmacias. pollos rostizados. de la inversión o de las necesidades de la organización (no es suficiente la demanda. seguro social. a los beneficios que se llevan no de manera justa las grandes empresas entre ellas las trasnacionales. ya que se establecen y pululan: abarrotes. los créditos inaccesibles a los micro empresarios. corrupción. La falta de clientes puede deberse a varias cuestiones: por no haberse instalado en centros habitacionales o comunidades donde se requiere el servicio. que ha llegado el caso de extorsión. de salubridad. La instalación se debe a una experiencia intuitiva de establecer un negocio. por exceso de competencia. sin una planeación y operación adecuada. etcétera. hacen que el producto vendido sea poco el margen de ganancias. en cuanto a las problemáticas fiscales. para ser rentable). las molestias o excesos de las autoridades (de los tres niveles). se debe entre varias cosas. etcétera. uso del agua. falta de responsabilidad de los pagos pactados y a la formalidad de hacer negocios. abusos o estafas de funcionarios o pseudo autoridades. Bajas ganancias. Pensemos en esta demanda con cautela. Falta de crédito se debe entre otros a la falta de información sobre fuentes de apoyos económicos para crecimiento del negocio. Por otro lado. así como los requisitos y exigencias para los accesos o bien intereses muy altos y riesgosos. va desde la tramitología. este tipo de problemas se debe entre otros. No le pagan a tiempo. por una demanda raquítica que no favorece a la recuperación de la operación. por ejemplo son los casos de los negocios que piden prestado para pagar deudas. la ausencia de gestión de los recursos en enfoques costos beneficios y de eficiencia en las operaciones de la organización.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas La competencia excesiva es uno de los problemas principales de los micronegocios. debido al manejo inadecuado de los recursos financieros. los intermediarios (coyotes). 41 . Problemas con las autoridades. taquerías. pues se cree que con sólo incrementar los recursos monetarios se resuelve los problemas del negocio. torterías. con referencia a ello. De acuerdo con la gráfica siguiente.Micronegocios en México Fuente: INEGI. 2006 Esto quiere decir de cada diez empresas un poco más de ocho tienen problemas. robos. A nivel nacional los micronegocios de todos los sectores (manufacturas. se encontró que los problemas más importantes de las microempresas tienen que ver con: falta de clientes 42%. hasta demandas.Ver gráfica Gráfica 8.17 % declara que Sí tiene problemas (3 759 978 unidades) y el 14. etcétera. competencia 22% y bajas ganancias 14. posteriormente se analizará más detalladamente.. 42 . comercio y servicios transporte entrevistados de una muestra representativa de 4 414. malos entendidos. Los problemas de las microempresas se dan en la siguiente gráfica.57 %. 600 micros a nivel nacional) que se declaran si tienen o no problemas son: El 85. va desde un conflicto de exigencia de servicio. aproximadamente. abusos (de algunas de las partes). en cuanto a las relaciones y causas que las generan.82 % declaran que No (654 622 unidades).Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Conflictos con los clientes. construcción. las cámaras deben de incrementar esfuerzos para ayudar a sus agremiados y el gobierno afrontar apoyos adecuados. por lo que es necesario organizarse para hacer frente a ellos. 43 . dedicadas al estudio que enfrentan las pequeñas y medinas empresas en México. En la siguiente tabla (número 6) se resumen los principales problemas que enfrentan las microempresas en México. antes de que pasen a ser masas de desempleados en una economía que genera pobreza.Problemas de las microempresas en México con datos del INEGI 2006 Fuente: INEGI. así como las Universidades e Institutos de Educación Superior apoyar técnicamente a estas unidades económicas. de acuerdo a diversas fuentes o autores.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Grafica 9.. 2006 Como se puede observar en la gráfica anterior son bastantes los micronegocios que declaran tener problemas. política industrial (CIPI) Pérez R. TV Azteca. Televisa. Altos costos de Problemas valores de operación las No le pagan a tiempo contraído Conflictos Carencia con los No presentan Falta de liquidez cambios importantes financiera a futuro No diversifican sus No Problemas Falta de compromiso Contratación y de los empleados de mano saben Falta de análisis de obra Falta de preparación de sus directores Mala Ausencia de cultura laboral Problemas Falta de análisis estratégico Problemas fiscales Mala administración Problemas Evasión financieros y de Falta de Falta de control (inventario. Mac Graw-Hill (en el ámbito internacional).) Falta de planeación Fuente: Elaboración propia con diversos autores 2. capacitación de impuestos regulación cómo continuar creciendo de calificada laborales productos visión administración en el negocio de la empresa No se plantean su estratégico Cambio y continuidad Desconocimiento de la misión y la visión liderazgo clientes de materias primas con autoridades al crédito empresarial Mercado Falta de acceso de cultura por falta Ausencia poder insumos. Grupo Cifra. obsoletas o de sistemas administrativos incipientes.Resumen de la problemática en las microempresas en México Jurado A.8 Empresas familiares y su problemática Una empresa familiar se define como aquella organización cuyo capital accionario pertenece. son organizaciones de corte familiar que de pequeñas. horarios. Protexa. Contreras Soto R. sin embargo. Competencia funciones. a una familia. Wall-Mart. Problemas para adquirir excesiva Falta de clientes Bajas Ganancias adquisitivo Falta de crédito misión. en su mayoría. recursos financieros escasos y sistemas administrativos incipientes.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 6. Usualmente la percepción que se tiene de dichas empresas es que son pequeñas entidades económicas. Grupo Autrey y Grupo Industrial Saltillo (en el ámbito nacional).. con tecnología obsoleta. Grupo Alfa. 44 . Cargill. FEMSA. empresas como Ford. INEGI 2006 Comisión intersecretarial de Vivar V. etc. no tienen nada. La trascendencia de la empresa Este es un problema que suele presentarse en todo tipo de empresas. se deciden posponer gastos o inversiones familiares (una refacción de la vivienda. tomar decisiones 45 . Es el caso de privilegiar lo urgente sobre lo importante. 2002): No separar lo familiar de lo empresario Es normal mezclar los tiempos familiares con los de la empresa en forma continua y de esa manera discutir los temas del negocio durante el desayuno y como prepara sus exámenes el adolescente de la familia mientras decide incorporar una nueva línea de productos. el cambio del automóvil. unas vacaciones). es tarea que quienes tienen el poder de decisión no pueden postergar y para ello es conveniente recurrir a los consultores especializados en negocios de familia. existen una serie de problemas comunes a las empresas de familia. conocer las consecuencias que pueden ocasionar en las empresas y en las familias y tratar de encontrar las vías que permitan encausarlos. dividiendo a quienes comparten esa decisión y quienes la resisten. que generalmente se presentan en estas organizaciones y que responden a patrones comunes. También puede darse a la inversa. Reinversión en el negocio En muchas oportunidades. correr detrás de los problemas. o sea que gastos o inversiones familiares resientan las finanzas de la empresa.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Problemas comunes de estas empresas Si bien cada negocio tiene su propio universo. Saber de su existencia. cuando las necesidades financieras del negocio lo requieren. controlarlos y reducirlos a su mínima expresión. y ello resiente la relación interna de la familia. produciendo efectos de división entre sus miembros. Entre los principales problemas que se presentan están (Rodríguez. a continuación hablaremos de la importancia de la administración de los recursos humanos y su contratación. Preparar un buen plan de transferencia de responsabilidades. Dentro de los problemas que presentan las pequeñas empresas en México se encuentran los problemas laborales con sus empleados. Esta lista que comprende las situaciones que suelen provocar el conflicto en las empresas de familia.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas sin considerar como afectarán a la empresa en el largo plazo. Planificar es la consigna. Si su papel es pasivo respecto al negocio. Las personas no pertenecientes a la familia. de los roles que debe ocupar cada uno a lo largo de todo el proceso de sucesión. conforman un conflicto común a todas las empresas de familia. Si participa activamente en el negocio su papel es importante para que se concreten los objetivos del negocio. El papel de las mujeres en el negocio Aquí son varios los factores que influyen. que han crecido y envejecido con éste y por lo tanto. por la falta de formalidad en la contratación de los mismos. generalmente son personas de confianza del titular del negocio. de la preparación de cada uno de ellos (de los que ceden y de los que toman lugares) para asumir sus nuevos roles. generalmente aporta confusión al mezclar los asuntos familiares con los de la empresa y aporta al conflicto. es simplemente enunciativa. Es importante que los directivos tengan en claro la visión del negocio y sus objetivos. La sucesión en la empresa Entre la intransigencia del fundador en ceder posiciones y el apuro por llegar de la generación siguiente. es tarea irrenunciable para quienes dirigen una empresa familiar y ven acercarse el tiempo del cambio generacional. etc. 46 . El primero lo representa la esposa del empresario. representan un conflicto importante al momento del cambio generacional o cuando se decide profesionalizar el negocio. pero sus consecuencias pueden ser tan graves como la limitación en el desarrollo de la empresa familiar y hasta llegar a su disolución. las normas disciplinarias. los periodos de pago y la fecha en que se comienza a trabajar. generalmente dentro de los dos primeros meses de haber comenzado a trabajar.p. 47 . el nombre de su empleador. el procedimiento para encauzar las quejas. en específico se trata de reclutar. el nombre del cargo. evaluar. Por ejemplo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas La administración de los recursos humanos La administración de los recursos humanos. capacitar. se refiere a las prácticas y políticas necesarias para manejar los asuntos que tienen que ver con las relaciones humanas del trabajo administrativo. menciona cómo se realizan estos contratos en otros países. el horario laboral.(Dessler. En Reino Unido debe darse al trabajador un contrato por escrito que especifique. las políticas de vacaciones y de permisos por enfermedad.2004. remunerar y ofrecer un ambiente seguro y equitativo para los empleados de la compañía. entre otras cuestiones.2) La administración de los recursos humanos es importante ya que evita: Contratar a la persona equivocada para el puesto Experimentar alta rotación de personal Encontrar empleados problemáticos y que no den lo mejor de sí Tener a la empresa en un juicio por violaciones a la ley Contratos laborales a nivel internacional y en México Aunque los requerimientos de los contratos laborales varían de país de país la administración debe tomar muy en cuenta el trato justo con los empleados mediante un documento que contenga las condiciones laborales. varía de un país a otro. Europa requería una comunicación más estrecha que aquella que se efectuaba con las personas contratadas en Estados Unidos. el plan de pensión. el sueldo. la Unión Europea (UE) tiene una directiva que requiere que las empresas ofrezcan a los empleados contratos laborales muy explícitos. La forma en que los empleadores deben cumplir esta ley. Dessler (2004). aunque por costumbre lo son dada la cantidad de detalles que deben cubrir: un aviso como mínimo previo al despido. mediante el pago de un salario. el salario. los derechos de maternidad. el periodo de prueba. aunque. En Italia tampoco se requiere un contrato por escrito. los periodos de aviso. el lugar de labores. la descripción del puesto. los derechos de patente. el horario laboral. La obligatoriedad de un contrato escrito lo observamos en el artículo 24 de la Ley Federal del Trabajo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas En Alemania. nacionalidad. las vacaciones. Contratos laborales en México Dentro de la legislación Mexicana en la Ley Federal del trabajo en su título segundo Las relaciones individuales de trabajo. En Francia. edad. sexo. En el artículo 21 menciona que se presume la existencia de una relación de trabajo y de un contrato entre el que presta un trabajo personal y él que lo recibe. donde indica que las condiciones de trabajo deben hacerse constar por escrito cuando no exista un contrato colectivo aplicable. el lugar de trabajo. dice que un contrato individual de trabajo. la cláusula de no competencia y el pago por enfermedad. 48 . Aquí los conceptos que cubre incluyen la fecha de inicio. los contratos no necesitan ser por escrito. el contrato debe hacerse por escrito y especificar información como las identidades de las partes. Si la relación de trabajo es por obra o tiempo determinado o tiempo indeterminado. el salario. estado civil y domicilio del trabajador y del patrón. en su capítulo I en el artículo 20. de nuevo también lo es. el tipo de trabajo o la descripción del puesto. las fechas de pago y el horario laboral. cualquiera que sea su forma o denominación. y cláusula de no competencia. El escrito debe contener (artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo): El nombre. es aquel que por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado. 2000. 2000:247).Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El servicio o servicios que deban prestarse. Entre las razones especificas se incluyen el ausentismo excesivo. conducta inadecuada.565-576). Como en este caso el 49 . El día y el lugar de pago de salario. a pesar de sea diligente. (Frone. falta de calificación para el puesto y cambio de requerimientos del puesto. Se tienen cuatro razones para el despido: desempeño insatisfactorio. La indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan en la empresa. la impuntualidad. Los despidos en las empresas El despido es la medida disciplinaria más drástica y debe tomarse con cuidado especial (Frone.463). 2000. p.(Frone. o la actitud hostil hacia la compañía. tales como día de descanso. el fracaso persistente para cubrir los requerimientos normales del puesto. el supervisor o los compañeros de trabajo. La falta de calificación para el puesto se define como la incapacidad del trabajador para realizar las tareas que se le asignan. e incluyen el robo. El lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo. vacaciones y demás que convengan al trabajador y al patrón. conforme a lo dispuesto en la ley. p. el comportamiento pendenciero y la insubordinación. 2000:247) La conducta inadecuada se considera una violación deliberada y voluntaria de las normas de la compañía. La forma y el monto del salario. los que determinarán con la mayor precisión posible. La duración de la jornada. Otras condiciones de trabajo. El desempeño insatisfactorio se define como la falla persistente en el desarrollo de los deberes que se asignaron o en el logro de los estándares del puesto (Mair. Indicar que no deseaban llevar a su antiguo empleador ante los tribunales. si ello fuera posible. 2. una vez que se modificó la naturaleza del puesto. según la legislación de cada país. el momento de protegerse contra demandas es antes de cometer los errores y de que se haya levantado una denuncia. seguir políticas de empleo y procedimientos de resolución 50 . (Frone. manuales de trabajador u otras promesas de la empresa. quizá asignándole otro puesto o capacitándolo. en un estudio reciente se descubrió que “los individuos que indicaron que se les dieron explicaciones exhaustivas de cómo y por qué se tomaron las decisiones para su despido fueron más proclives a: 1. Para la información relativa al despido en la Latinoamérica. El robo. por ejemplo. la impuntualidad crónica y la calidad deficiente del trabajo realizado son causas concretas y justificadas para el despido. Avalar a la organización que los despidió y 3. 2000:248) El cambio de requerimientos del puesto se define como la incapacidad del trabajador para ejecutar el trabajo que se le asigna.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas empleado intenta realizar su trabajo. aun de manera implícita. Prevención de demandas por despido injustificado Un despido injustificado sucede cuando no se cumple con la ley o con el arreglo contractual que estableció. la administración a través de sus formas de solicitud de empleo. Así mismo. sin embargo. es útil recordar que algunos actos son o deberían considerarse insubordinaciones en cualquier momento y lugar que ocurran. se recomienda hacer el esfuerzo por rescatarlo. 2000: 248) La insubordinación es una forma de conducta inadecuada que a veces es causa para el despido. De nueva cuenta la administración debe ser diligente para que se consideren todas las medidas para retener o para transferir al individuo. en ocasiones la insubordinación es más fácil de explicar con palabras. Estos incluyen. puede despedirse a alguien cuando se elimina su puesto. la desatención directa de la autoridad del jefe y el rechazo a obedecer las órdenes del jefe – en particular frente a otras personas -. Despedir a un trabajador nunca es fácil. no obstante la administración al menos debería asegurarse de que el proceso se perciba como justo. Percibir su despido como justo. Por lo tanto. Por ejemplo. En primer lugar. Para evitar demandas por despidos injustificados se requiere al menos una estrategia en dos vertientes. Para ello. (Frone. en cuanto al pago de su liquidación). Revisar el manual del trabajador para buscar y eliminar cualesquiera enunciados que llegaran a erosionar la defensa de la empresa en un juicio por despido injustificado. es más proclive a buscar indemnización en los tribunales. Después. Mantenga registros confidenciales minuciosos de todas las actividades. verificar dicha historia con el conocimiento de ambas versiones del asunto. Si se viola una regla. se le agravió su dignidad o se le trató en forma injusta (por ejemplo. que logren que el personal sienta que se le da un trato justo. la cláusula debe informar al candidato al puesto que no se puede cambiar nada que contenga esta solicitud. aunque la primera instancia de defensa de una compañía es asegurarse de que. advertencias o avisos. La segunda forma de evitar demandas por despido injustificado consiste en preparar el terreno de trabajo – comenzando con la forma de solicitud de empleo-. Además. Todas las evaluaciones deben ser escrito y estar firmadas por el empleado. Asegurarse de evaluar a los trabajadores por lo menos una vez al año. sea justo. memorandos que indiquen como puede mejorar el empleado. Un individuo a quien se despidió y se marchó con la sensación de que se le avergonzó. 2004:248-250): Hacer que los candidatos firmen la solicitud de empleo y asegurarse de que ésta contenga una cláusula explicita clara acerca de que el empleo es por tiempo indeterminado y que la administración pueda dar por terminada la relación laboral en cualquier momento. como evaluaciones de los trabajadores. elimine cualquier referencia al hecho de que los empleados solo pueden ser despedidos por causa justificada (a menos que usted de verdad quiera esto). Contar con un reglamento interno de trabajo por escrito que indique las infracciones que requerirían medidas disciplinarias y despido. de manera que le ayude a evitar que se entablen las demandas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas de disputas (como los que se esbozan en este capítulo). hágale una advertencia y dele oportunidad y los medios para mejorar. por lo menos. escuchar la versión del empleado frente a testigos. Por ejemplo. Si un elemento da señales de incompetencia. Las medidas a tomar incluyen las siguientes (Dessler. después asegurarse de seguirlas. de preferencia solicitando que la firme. Tal vez no haya manera de lograr que un despido resulte agradable. 51 . salvo que hubiera malos tratos. 52 . omisiones o imprudencias que afecten la seguridad o el funcionamiento del establecimiento. Faltar a sus labores sin causa justificada durante dos días seguidos. cuando esté a su cargo una actividad o máquina cuyo abandono signifique una perturbación grave en la marcha del negocio. si no avisan. Chile La ley establece que el empleador podrá despedir al trabajador sin derecho a indemnización cuando este último incurra en: Falta de moralidad grave debidamente comprobada. o la salud de los demás trabajadores. 2004:249-250) : Bolivia La legislación laboral sólo contempla el despido para el trabajo doméstico contratado por tiempo indeterminado con aviso previo de 15 días y una indemnización equivalente al salario de dicho periodo. o la falta injustificada.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Las causas de despido en países Latinoamericanos (Dessler. e Incumplimiento grave de las obligaciones del contrato. injurias graves. Abandono del trabajo por una salida injustificada durante las horas de trabajo sin el permiso del empleador. herramientas o los productos. ataques a la moral o alguna enfermedad contagiosa. Colombia La legislación en la materia contempla el despido en dos situaciones: por quiebra de la empresa y cuando se declare ilegal una suspensión de labores. o por la negativa a trabajar sin causa justificada en las faenas convenidas en el contrato. Los trabajadores domésticos no podrán retirarse sin aviso previo de 15 días. perderán el salario de dicho tiempo. dos lunes en el mes o tres días durante igual periodo. El daño material provocado de manera intencional en las instalaciones. robo. Actos. o sin aviso. Asimismo. enfermedad contagiosa. salvo que haya hurto. etc. inmoralidad. para quienes participen en ésta. queda prohibido el despido por motivo de embarazo o lactancia. Negociaciones que estén prohibidas por escrito en el respectivo contrato. Abandone el lugar de trabajo en horas laborables. Releve secretos técnicos.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Costa Rica La ley contempla que el empleador podrá despedir al trabajador cuando. Se niegue a adoptar medidas preventivas para evitar accidentes o enfermedades. Trabaje bajo la influencia de alcohol o drogas. comerciales o de fabricación. se presume que legalmente cualquier despido es sin causa justificada. Comprometa por imprudencia o descuido. excepto cuando la causa haya 53 . este último: Se conduzca en forma inmoral contra empleador o contra sus compañeros. El Salvador Según la ley. Cometa algún delito o falta intencional contra la propiedad de la empresa. siempre que como consecuencia se altere gravemente la disciplina y se interrumpan las labores. por lo general el trabajador despedido tendría derecho a indemnización y a los salarios caídos desde la presentación de la demanda y hasta la fecha de la sentencia. durante dos días consecutivos o durante más de dos días dentro del mismo mes. Haga propaganda contraria a las instituciones democráticas del país o contraria al respeto a la libertad. durante sus labores. absolutamente inexcusable del lugar de labor. o presentando referencias personales falsas. y Cuando incurra en falta grave a las obligaciones del contrato. Porte armas de cualquier clase durante las horas de labor que no formen parte de las herramientas de trabajo. Deje de asistir al trabajo. Tampoco se podrá despedir a la mujer por su estado de gravidez. Cuando al celebrar al contrato haya mentido sobre tener competencia de las que en realidad carece. Cuando sufra sentencia ejecutoriada de prisión. sin causa justificada o sin autorización. sin causa justificada ni autorización. materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo. Asistencia a sus labores en estado de embriaguez o bajo la influencia de algún narcótico o droga enervante. sin permiso ni causa justificada. México En la mayoría de los casos. Desobediencia al empleador o sus representantes. En el caso de que el despido sea injustificado. Negativa a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o enfermedades. Sentencia ejecutoriada con pena de prisión. aptitudes o facultades de las que carezca. Faltas de propiedad u honradez. Más de tres faltas de asistencia en un periodo de 30 días. salvo prueba en contrario.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas sido anterior al embarazo. salvo que obre en defensa propia. la carga de la prueba es para la administración. si como consecuencia se altera la disciplina del lugar de trabajo. la autoridad declarará la reincorporación 54 . Revelación de secretos industriales de carácter reservado. Daños materiales durante el desempeño de sus actividades en construcciones. Imprudencia o descuido inexcusable que comprometa la seguridad del establecimiento o de las personas que se encuentren en él. injurias o malos tratos contra el empleador. Actos inmorales en el establecimiento o lugar de trabajo. donde se atribuyan a aquél capacidades. sin causa justificada. instrumentos. siempre que se trate de trabajo contratado. sus familiares o el personal administrativo de la empresa. sin responsabilidad para el empleador incurre en: Engaño de él o de su sindicato con documentación o referencias falsas. considerando despido justificado causas económicas como la quiebra del empleador y clausura de actividades de la empresa por incosteabilidad notoria. Alguno de los actos de la fracción anterior. Las causas de la rescisión de la relación laboral. violencia. maquinaria. Panamá La ley en la materia señala que el despido se entiende sin causa justificada. al no tener formalizados sus procesos de contratación y condiciones de trabajo dentro de las mismas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas inmediata del trabajador a sus labores o el pago de una indemnización. Injuria o falta grave a la administración o a sus representantes o familia. En el siguiente capítulo se verá la importancia que tienen los procesos de producción en las empresas. o en la propiedad de la empresa. Finalmente como conclusión de este capítulo nos da un panorama general donde podemos destacar que las microempresas en México presentan una serie de carencias administrativas que provocan que no puedan ser competitivas. así como la falta de administración de sus recursos humanos como impactan en su productividad y desempeño de los empleados. Daño material intencional o con negligencia grave en máquinas. Hecho intencional o negligencia grave que afecte a la seguridad o higiene del lugar de trabajo. herramientas y útiles de trabajo. 55 . Venezuela No se permitirán despedidos masivos (más del 10% de trabajadores) sin autorización previa de la autoridad del ramo. El despedido estará justificado cuando el trabajador incurra en: Conducta inmoral o falta de probidad en el trabajo. Inasistencia injustificada durante tres días hábiles durante un mes. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO 3 MEJORA DE PROCESOS EN LOS NEGOCIOS 56 . 3. por ejemplo. Existen más de 20 elementos en los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan. ISO está compuesta por representantes de normas nacionales de más de 100 países. Para ganar más dinero no hay que tocar los precios sino manejar los costos (hacia abajo por supuesto). menos costos operativos y una mayor demanda por sus 57 . donde las empresas buscan sobrevivir a través de disminuir sus costos de operación. El término se refiere a una serie de normas universales que define un sistema de Garantía de calidad desarrollado por la organización Internacional de Normalización (ISO) y adoptado por 90 países en todo el mundo. como esta. Y el negocio que se ubica en Boston puede tener una norma de calidad diferente del negocio en Los Ángeles o Londres. Las empresas que obtienen la certificación ISO 9000 generalmente se benefician con menos reclamos de clientes. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación. Control de calidad total o de alguna otra forma. ISO 9000 designa un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad. Sin embargo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El presente capítulo tiene la intención de establecer teóricamente las bases de cómo la mejora de procesos puede conducir a increíbles reducciones de los costos de los procesos esenciales. intelectual. Su objetivo es promover el intercambio de productos y servicios en todo el mundo y fomentar la cooperación mundial en todas las áreas. sus estándares de calidad. productos y servicios. todos los programas de este tipo apuntan a mejorar los procesos operativos. científica. como los métodos de auditoría. Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios.1 La mejora de procesos y la ISO 9000 La calidad es un criterio que pueden elegir los negocios y los clientes por igual. Ahí es donde se aplica ISO 9000. tiempos de entrega y niveles de servicio. establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). tecnológica y económica. puede ser muy diferente a lo que piensa el empleado que lo atiende en algún negocio. El ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera. Ya sea si la empresa los denomina Gestión de calidad total. la calidad. Sobre todo en épocas de crisis. o posibles clientes. Por ejemplo algunas empresas no compran productos de fabricantes que no cuenten con la certificación ISO 9000. dependerá más de lo que esperan sus clientes o requiere el mercado. La decisión de tratar de obtener la certificación o no. no el producto ni el servicio en sí. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. Si los competidores están trabajando en obtener una certificación ISO 9000. logran la certificación. conforme a lo certificado por un organismo de certificación externo. La organización deberá de acuerdo con la norma ISO 9001:2000 cláusula 4. Para obtener la certificación ISO 9000. la norma ISO 9001 no excluye industrias o sectores económicos específicos. La mejora de procesos y la reingeniería Después de la segunda Guerra Mundial. piden que sus proveedores tengan la certificación.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas productos o servicios. 1980: 65-90): Clientes importantes. devoluciones y reclamos de clientes.1 con los siguientes requisitos: a) Identificar los procesos necesarios para mejorar su procesos a través de una mejora continua y su aplicación a través de la organización. una empresa deberá cumplir con ciertas normas de garantía de calidad en sus operaciones. Si la empresa se puede beneficial al establecer un sistema de calidad formal para reducir errores. La certificación ISO 9000 será necesaria para el éxito de un negocio si se requiere que (Crosby. Aunque las industrias manufactureras se concentraron primero en la garantía de calidad. las estrategias de abastecimiento llevaron a la administración a pensar en estrategias de producción con el objetivo de asegurar el 58 . El sistema de garantía de calidad. Si en su sector se considera que la certificación ISO 9000 es una necesidad importante. comenzaron a analizar las técnicas de fabricación de los japoneses. segmentar y reanalizar el mercado. Hoy día la mayoría de las empresas occidentales siguen orientadas hacia los procesos en un sentido táctico. en el Occidente. los japoneses han aplicado su experiencia en el mercado por más de una década. El estilo de administración seguía siendo burocrático y la mercadotecnia el eje central. se encaminaron hacia la búsqueda de la excelencia en los procesos en un esfuerzo por mejorar la calidad y reducir los costos. En 1978. Además Japón comenzó a incursionar en los mercados de occidente. Pocas han aplicado las mismas fuera de su empresa. mejorando sus propias operaciones. al sentir el impacto de la intrusión japonesa en sus mercados. El Occidente seguía empeñado en la mercadotecnia. Con el embargo del petróleo en 1973. Mientras esto sucedía. otras compañías japonesas aprendieron los conceptos orientados hacia los procesos y comenzaron a aplicarlo en la producción. El estilo de la administración era autocrático. Ha surgido la necesidad del desarrollo y el uso de nuevas maneras de pensar de las mejoras 59 . Se esperaba que la fabricación apoyara y siguiera el liderazgo estratégico de la mercadotecnia. toda organización líder alrededor del mundo se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos. los estrategas se esforzaban por analizar.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas abasto. En la década de 1980. Al equilibrase la oferta y la demanda. Sin importar el área de operación de una compañía. algunas compañías japonesas (Toyota). Para la década pasada el conocimiento de los principios de producción. En la década de 1960. la mercadotecnia se volvió vital. algunas compañías occidentales comenzaron a enfocarse en los procesos al aplicar muchas de las técnicas y filosofías que los japoneses tan hábilmente habían utilizado por más de 20 años. como la fabricación justo a tiempo. era bien conocida. Por su lado. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas de la cadena de valor en empresas industriales y de servicio. se ha vuelto general y permanente. Todo lo citado ha llevado a la reorganización de las compañías de manera que puedan lograr sus objetivos ante el nuevo marco que se presenta y que se seguirá desarrollando en el siglo XXI. calidad. Ante todo. Hoy quienes mandan son los clientes. la compañía que lanzaba un producto o servicio aceptable y al mejor precio era la que vendía.1995:4) 60 . Champy. Esas fuerzas son las llamadas tres C: clientes. Las compañías nuevas no siguen las reglas conocidas y hacen nuevas reglas para manejar sus negocios. La segunda C corresponde a la competencia que solía ser sencilla. Hoy día no se puede contar con un ciclo previsible de los negocios como ocurría anteriormente. Por otro lado el paso del cambio se ha acelerado.cliente. Los nombres no son nuevos pero sus características son diferentes de lo que fueron en el pasado. el primero era el que mandaba. competencia y cambio. De aquí que en el año 1993 Michael Hammer y James Champy presentaran sus ideas de Reingeniería. Definición de reingeniería Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como “la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos. En el ambiente no hay nada constante ni previsible. éstos no se comportan ya como parte de una masa sino que exigen productos y servicios diseñados para sus necesidades particulares y específicas. la naturaleza del mismo ha cambiado. por separado y en combinación. están impulsando a las compañías hacia su revisión. la presión competitiva para crear nuevos productos aumenta constantemente. otra fuerza importante es el cambio. Los cambios se verifican en diferentes órdenes. Anteriormente en la relación vendedor . Tres fuerzas. Ahora no sólo hay más competencia sino que es de muchas clases distintas. para lograr avances rápidos y radicales en el mercado. Por último. servicio y rapidez” (Hammer. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe ser. Fundamental: La reingeniería determina primero qué debe hacerse y cómo debe hacerse. llevan a interiorizarse en los fundamentos de los procesos de trabajo. no efectuar cambios superficiales. 4. Radical: La base de esta palabra viene del latín radix. La reingeniería de procesos es radical hasta cierto punto. con base en los avances tecnológicos. Las tareas individuales son importantes en un proceso. Esta es la palabra que más trabajo da a los gerentes corporativos. todos hablan de ello en todo momento. Está en la mente de cualquiera todo el tiempo. Espectacular: La reingeniería no es cuestión de hacer mejoras marginales. sino de dar saltos gigantescos en rendimiento. barreras departamentales. etc. ya que busca llegar a la raíz de las cosas. 3. Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos?. pero no tienen ninguna de ellas importancia por el cliente si el proceso global no funciona. no se trata solamente de mejorarlos. además animadas por la nueva ISO 9001:2000 se plantean cómo mejorar los procesos y evitar algunos males habituales: poco enfoque al cliente. Proceso: es un conjunto de actividades que reciben uno o más insumos y crea un producto de valor por el cliente. un consultor en sistemas de información alguna vez escribía en una revista técnica que la reingeniería de procesos es similar al sexo en la adolescencia. subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso. Las organizaciones son tan eficaces y eficientes como lo son sus procesos. todo el mundo piensa que cualquiera puede hacerlo. que significa raíz. rediseñar radicalmente llegar hasta la raíz de las cosas. busca reinventarlos. sino que principalmente. reprocesos. sino abandonar lo viejo. Según Hammer y Champy. Según Mark Weisz. bajo rendimiento de los procesos. La mayoría han tomado conciencia de esto. descartar todas las estructuras existentes y crear nuevas formas de realizar el trabajo. excesivas inspecciones. casi nadie está realmente haciéndolo y los 61 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Por lo tanto se trata de una reconcepción fundamental de una organización. 2. la reingeniería tiene 4 palabras clave: 1. con el fin de crear ventajas competitivas osadas. Traspaso (flujo): Aquellas en las que se entrega de manera interdepartamental o externa la información y productos. lograr la paridad o ser el mejor y realizar un punto de innovación radical”.1994) Hay tres elementos importantes en un proceso: Valor agregado: Aquellas que transforman los datos e insumos para crear información y productos o servicios para el cliente. Control: Aquellas que permiten que las actividades de traspaso se lleven a cabo de acuerdo a especificaciones previas de calidad. materiales o de salidas de otros procesos. 62 .(Hammell. Intentar encontrar y realizar puntos de innovación radical. Sobre todo en épocas de crisis. Un esfuerzo de reingeniería de procesos puede ser motivado por uno de tres objetivos diferentes como son: La mejora de un proceso que puede conducir a increíbles reducciones de los costos de los procesos no esenciales.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas pocos que lo hacen. Pretender llegar a ser el mejor de su clase. actividades o acciones lógicamente relacionadas entre sí que. Hay que analizar los ingresos y los egresos área por área y ver que sección es más eficiente. como esta. qué productos son estrella y cuáles no. Para ganar más dinero no hay que tocar los precios sino manejar los costos (hacia abajo por supuesto). al mismo tiempo que se logra la paridad competitiva con los que en el pasado establecieron las normas. Hasta hay casos en que es necesario aumentarlos. Cuando se transita un ciclo económico negativo o de recesión es cuando se toman decisiones estratégicas que en el los ciclos buenos se evitan. Según Hammer y Champy “existen tres tipos de reingeniería. de mejorar costo. lo están haciendo pobremente. a partir de una o varias entradas de información. no lo practican de manera segura y están convencidos que la próxima vez saldrá mejor. ciertos costos no hay que considerarlos gastos sino inversión y no se deben tocar. dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido. Un proceso lo podemos definir como un conjunto de tareas. tiempo y costo establecido. (Diccionario de la Real Academia Española). Magáz (1999): Define los procesos como una cadena de valor. que ocurren o se llevan a cabo de una forma definida. que persiguen la creación de valor y que su salida final es la conformación de un bien o servicio para un cliente que puede ser interno o externo a la organización. una operación continua o una serie de operaciones. generalmente crear un valor agregado para el cliente” (Evans y Lindsay. Así. 63 . Proceso: Una serie de acciones sistemáticas dirigidas al logro de un objetivo previamente definido (Juran. ningún producto puede fabricarse y ningún servicio puede suministrarse sin un proceso. Otra definición interesante de proceso es la que refiere “…un proceso implica el uso de los recursos de una organización. como es la utilidad de realizar diagramas de proceso. 2000: 341).2 Concepto de procesos y su clasificación Definición de Proceso De las definiciones de proceso.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Es importante que la administración considere estos objetivos cuando determine la dirección de un trabajo de mejora de procesos. en el que el cliente externo o interno recibe el producto o servicio solicitado. Otras definiciones que conceptualizan un proceso son las siguientes: Proceso: Acción o sucesión de acciones continuas regulares. En general de las definiciones de proceso se pueden extraer como ideas básicas que constituyen un conjunto de actividades interrelacionadas. Shaw (2000): Define que un proceso es una serie de actividades relacionadas y ejecutadas con lógica para alcanzar resultados específicos. y ningún proceso puede existir sin un producto o servicio” (Krajewski y Ritzman. recogidas en la literatura especializada. 2000:151). por medio de su contribución a la creación de un producto o la entrega de un servicio. 2000: 89). sencillas y actuales es la que lo conceptualiza como “…una secuencia de actividades que tienen la finalidad de lograr algún resultado. una de las más lógicas. Cada paso de un proceso añade valor al paso anterior y así hasta el último paso del mismo. para obtener algo de valor. 3. y que llevan al cumplimiento de algún resultado. Clasificación de los procesos en los negocios Lo primero que vale apuntar es el hecho de que no existe una única manera de clasificar los procesos. básicos o fundamentales.1 define un Proceso como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. Son los que expresan el objeto social y la razón de ser de la organización. Por el impacto sobre el cliente final: Claves. El esquema de la cadena de valor ideado por el profesor Michael Porter de la Harvard Business School es uno de los modelos administrativos más conocidos. A partir de ellos el cliente percibe y valora la calidad de lo ofertado.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Galloway (1998): Define los procesos como una secuencia de pasos. se desarrolla o tiene su inicio y fin dentro de una sola área organizativa. Unitarios. En sí mismo o como descomposición de un proceso empresarial. Funcionales. tareas o actividades que convierten las entradas en salidas. Por el alcance en la organización: Empresariales.4. Es una actividad elemental realizada en un nivel de la organización inferior a la funcional. Estos están enfocados al cliente y a los resultados. Josy (2003): Los procesos son grupos de actividades y tareas que juntas entregan valor al cliente. Son aquellos que directamente contribuyen a realizar el producto o brindar el servicio. Es todo aquel proceso que en su ejecución involucra a varias unidades organizativas de la entidad. Son los que identifican y distinguen a la entidad. 64 . no obstante los autores de este trabajo aceptan y comparten como válidas las que aquí señalamos. este se refiere a los procesos como cadenas. Atañan a varias áreas de la empresa y tienen impacto directo en el cliente externo creando valor para este. las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. involucran muchas personas y departamentos y transforman entradas en salidas. La serie de Normas de Calidad ISO 9000:2000 en el apartado 3. humanos y financieros). Incorporación de nuevas tecnologías. muestran un pobre desempeño con relación a la calidad con que se brindan a los clientes. básicos o fundaméntales de la entidad. claves. que crean las condiciones para garantizar el exitoso desempeño de los procesos claves. Son aquellos procesos que siendo relevantes para la organización. Proceso con alto costo. Son los encargados de proveer a la organización de todos los recursos (materiales. No se está cumpliendo con las especificaciones establecidas. Es importante seleccionarlos atendiendo a los problemas reales o potenciales evidenciados. Proceso con tiempos de ciclo prolongado. Procesos críticos. Visualización de mejoras al realizar la representación del proceso.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Soporte o apoyo. es decir. Por ejemplo: Problemas o quejas de clientes externos. La empresa tiene que definir qué procesos le interesa mejorar. Existencia de una mejor forma conocida de realizar el proceso que se quiere adoptar. 65 . Problemas o quejas de clientes internos. Existencia de peleas o malas comunicaciones interfuncionales. Pérdidas de mercados. 1995:5) El dueño del proceso debe elegir a los miembros del equipo atendiendo a que: Tengan experiencia en el proceso. 5. control y adaptabilidad. Identificación de los procesos claves de la organización. Confección de las gráficas de proceso. es el gerente quien está más involucrado en el proceso. Propuestas de mejora. Identificación de los procesos claves de la organización La identificación de los procesos claves de la organización tiene la finalidad de definir o precisar cuáles son los procesos que determinan la razón de ser de la entidad. En general. 6. ya sea por los recursos o el grado en que es afectado cuando hay problemas. en estos casos. ya que el proceso abarca diferentes áreas funcionales de la empresa.3 Metodología para desarrollar el análisis y mejora de los procesos Es precisamente esta última entidad la que se tomará como referencia para mostrar toda la lógica del procedimiento aplicado. cuyos pasos son los siguientes: 1. es decir. En muchas ocasiones. señalar aquellos procesos que soportan la Misión de la organización. Equipos de trabajo efectivos Una vez identificados los procesos que se desean mejorar. es decir. de especialistas de la entidad y de algunos empleados que conozcan en profundidad la organización.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. 3. debe definirse quienes deben integrar el equipo que trabajará en el análisis y la mejora. Para dar cumplimiento a este primer paso se hace imprescindible la participación del consejo de dirección. el dueño del proceso no tiene autoridad sobre todas las actividades. 2. Propuesta de indicadores para medir el desempeño del proceso mejorado. (Juran y Gryna. lo que supone su efectividad. Elaboración del Mapa de Proceso de la entidad. Análisis de los procesos. En primer lugar se clarifica quien es el dueño del proceso o el propietario del proceso. 4. quién es el responsable del desempeño global del mismo. 66 . 2004:p 10) Confección de las gráficas de proceso Una vez que se ha elaborado el Mapa de proceso.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Puedan contribuir más (conocimientos. equipos o materiales a través de un proceso” (Krajewski y Ritzman: 67 . son también claves para el logro del objetivo planteado. Puedan asistir a las reuniones del equipo (disponibilidad de tiempo. de participación y búsqueda de consenso. con lo que se estimula el intercambio de ideas. Si bien el funcionamiento de un equipo no se define sólo por las reuniones que el mismo realiza. clientes. en un lugar propicio. “El diagrama de flujo describe o muestra el flujo de información. creatividad). responsable de los registros. empleados. Diagramas de proceso Los diagramas de proceso proporcionan una descripción sistemática del ciclo de trabajo o proceso. corresponde o es recomendable elaborar las gráficas de proceso. motivación). con suficientes detalles de análisis para planear la mejora de los métodos. Los formatos estandarizados proveen el lenguaje común con el que varias personas podrán tener juntas una representación grafica de los problemas. Una de las formas más prácticas para elaborar el mapa de proceso consiste en ir realizando el mismo sobre un rótulo o pizarra acrílica e ir pidiendo a los participantes que vayan observando lo que se hace y que manifiesten sus criterios de conformidad o no con relación a lo que se está conformando. los diferentes roles (coordinador. éstas son un ámbito muy importante de comunicación y trabajo. participantes) y la metodología de trabajo. Diagrama de flujo. En un clima adecuado. Para que el equipo trabaje de manera efectiva debieran estar claros el objetivo. (Khodson. con un buen manejo del tiempo. Finalmente los diagramas son excelentes herramientas para la presentación de propuestas que mejoren los métodos en todos los niveles de la administración. Dos técnicas básicas para representar y analizar procesos son los diagramas de flujo y las gráficas de proceso. La conformación del mapa de proceso es una actividad compleja y que requiere la implicación del grupo de personas que se involucraron en el paso anterior. Sobre esta técnica no se ofrecen más detalles por el hecho de que en la práctica los autores de este trabajo hemos utilizado más las gráficas de proceso. (Krajewski y Ritzman: 2000:112) Representación gráfica de los procesos La representación gráfica de un proceso no es más que una herramienta para facilitar su análisis. los diagramas suelen elaborarse simplemente con cuadros. lo que facilita el detectar aquellas operaciones esenciales para lograr el éxito y aquellas en las que se producen los fallos más frecuentes o en las que se consume tiempo innecesariamente. líneas y flechas. al considerar esta última más universal y fácil de aplicar”. Existen una serie de símbolos normalizados que se utilizan para la representación formal de los diagramas. comunicación a terceros. los más frecuentes se muestran en la siguiente figura: 68 . Tienen la ventaja de que son sencillos de elaborar y muestran secuencialmente todas las actividades que conforman un proceso. “Sin existir una regla fija sobre el particular. El nivel de detalle del grafismo ha de ser adecuado al propósito perseguido.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2000:112). desplaza o traslada el objeto o cliente de un lugar a otro.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 4. Retraso: Se presenta cuando el objeto se queda detenido en espera de una acción posterior. Combinación: Cuando se presenta la unión de dos o más actividades.. Transporte: Mueve. 69 .Simbología para diagramas de flujo Fuente: Krajewski y Ritzman. a saber: Operación: Representa una tarea o actividad que crea. modifica o agrega algo. mientras elabora un producto o brinda un servicio a un cliente. Almacén: Ocurre cuando algo es apartado para usarse después. Una gráfica de proceso es una forma organizada de registrar y representar todas las actividades que realiza una persona en una estación o área de trabajo. Las actividades en cuestión se suelen agrupar en seis categorías. 2000:p. Inspección: Revisa o verifica algo. pero no realiza ningún cambio.114 Gráficas de proceso. ¿En qué punto debe medirse o controlarse la calidad? 70 . ¿Todos los pasos agregan valor? 3. ¿Existe proporcionalidad entre cada uno de los pasos que conforman el proceso? 7.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Análisis de los procesos Una vez que se han elaborado las gráficas de proceso de cada uno de los subprocesos que conforman los procesos claves de la organización. se procede al análisis de los mismos con el propósito de identificar las posibles áreas de mejora. ¿Qué habilidades. ¿Puede eliminarse algunos de los pasos a fin de mejorar la calidad? 4. 1995:27). La metodología diseñada para desarrollar un análisis sobre cualquier proceso. Las metodologías de análisis de procesos consisten en un conjunto de diferentes técnicas que se utilizan en las distintas etapas del análisis. equipos y herramientas se requieren en cada uno de los pasos del proceso? 8. Es también un sistema de orden en el pensamiento o la acción” (Manganelli y Klein. No dice que se encontrará al final de camino. en la medida que pasa por las distintas fases o actividades que integran un proceso o un subproceso se recomienda emplear la esencia consiste en dar respuesta a la siguiente lista de interrogantes: 1. ¿Todos los pasos del proceso están organizados en una secuencia lógica? 2. sino cuál es el camino que se debe recorrer. La metodología no da respuestas sino que ofrece un medio o modo de pensar acerca de una situación: cómo ver y entender su naturaleza y las consecuencias del cambio. no es un conjunto rígido de reglas que hay que seguir estrictamente. ¿Algunos pasos deberían reordenarse? 6. ¿Deberán mecanizarse o automatizarse algunos pasos del proceso? 9. Una buena metodología. ¿Deben añadirse algunos pasos a fin de mejorar la calidad? 5. sino una guía que nos orienta y debemos atender flexiblemente. Una metodología “es una manera sistemática o claramente definida de alcanzar un fin. hasta sistemas de sugerencia sencillos que dependen de sesiones de lluvias de ideas y análisis de trozos informales de información. sencillas y muy lógicas. ¿En qué punto del proceso pueden ocurrir los errores más frecuentes? Como se puede apreciar las preguntas son claras. La respuesta a cada interrogante debe obtenerse. para poder aplicar la metodología y obtener resultados efectivos se requiere. De aquí se infiere que este es y tiene que ser un trabajo de equipo donde el obrero directo o el empleado juegan un papel trascendental.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 10. de conjunto con estos. diagramas de dispersión. que una vez que se haya elaborado la gráfica del proceso que se vaya a analizar. se utilizan herramientas como las entrevistas de profundidad. histogramas. se hace la revisión de los problemas que se generan e identifican las oportunidades de mejoramiento. 3. se reúna a todos los trabajadores que estén involucrados en el desarrollo del mismo y que se proceda. Entre las herramientas más comunes que se usan para resolver problemas y lograr un mejoramiento continuo se encuentran los diagramas de flujo de procesos. Para la recolección de la información que permite elaborar diagramas de flujo de proceso.4 Herramientas para la recolección de información Los métodos utilizados para llevar a cabo un proceso de mejoramiento oscilan entre programas muy estructurados que utilizan herramientas de control estadístico de procesos. lluvias de ideas y la observación directa. 2000:147). 71 . Aquilano y Jacobs. sino por consenso sí por amplia mayoría. diagramas causa-efecto entre otros (Chanse. análisis de Parapeto. a realizar cada una de las preguntas que conforman la metodología. por consiguiente. 2. detectar oportunidades de mejora continua. ( Aquel que resulte más conocido para los participantes). 3. Es una técnica muy extendida y cotidiana. Identificar las funciones más importantes involucradas en el proceso mediante una lista al costado izquierdo del mapa. Un mapeo de procesos es una ayuda visual para imaginarse el proceso donde se muestra la unión de entradas. que permite definir. además de incitar el nuevo pensamiento. Moviéndose hacia abajo y a la derecha ingresar las actividades asociadas con cada participante. es una etapa esencial para la gestión y mejora de los mismos. Identificar el proceso Clave y asignarle un nombre. resultados y tareas. Para realizarlo se debe: 1. Las técnicas de mapeo utilizadas en la actualidad son la base para maximizar las expectativas de los clientes por medio de manejar los procesos en sus dimensiones. los mapas de procesos son reconocidos como elemento fundamental en la Gestión por Procesos. El mapeo de un proceso es el primer paso a realizar antes de evaluarlo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. constituyen una de las maneras más eficaces de ganar una 72 . 1999). desde calidad y rendimiento hasta tiempo de respuesta o costo. 4. Es por eso que a pesar de sus desventajas. analizar y mejorar los procesos para perfeccionar los resultados deseados por los clientes (Aldowaisan. Conectar las actividades mediante una flecha desde el proveedor hasta su cliente más inmediato. Evitar los detalles. describir. Los mapas de proceso. Identificar el punto de partida representándolo en el lado superior izquierdo. Su realización permite visualizar cómo funcionan y se interrelacionan los procesos y actividades de la empresa y. 5.5 Mapeo de procesos y sus ventajas La representación de procesos mediante mapas. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado el Mapeo. Las empresas se ocupan más de la integridad de los mapas que de aumentar la velocidad de sus acciones. Sin embargo. la gerencia no percibe la posibilidad del cambio y otros modos de hacer más efectivos. las razones para el empleo de los mapas de proceso pesan mucho más que sus desventajas. Ayuda a simplificar las actividades del proceso. Puede que en ocasiones. Son muy utilizables. 1995) plantea que el mapa de procesos tiene ciertas desventajas: Pueden distraer en gran medida. pues facilita la identificación de complejidades innecesarias o repetición de tareas. Ayuda a la estandarización del proceso. Al decir del propio Peppard y otros autores. que ayudan a mejorar y rediseñar los procesos de negocio. 73 . Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar. (Peppard.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas comprensión de los procesos existentes. si se les toma como elementos rígidos. Pueden perder relevancia para los trabajadores. Muestra las relaciones y roles. Estos no son invariables en el tiempo sino el reflejo gráfico del funcionamiento del proceso. pues pueden ofrecer descripciones útiles y relativamente baratas. estas son: Provee una visión global. explican los procesos de manera más clara que las palabras. Ayuda a explicar el proceso. Una elaboración no adecuada puede provocar que no sean buenos medios de comunicación para la alta gerencia. IDEF03 [Biazzo(2000)] ASME [Peppard et al (1995) Es inherente en su uso una evaluación de si una actividad añade valor o no. Esclarece las áreas de pérdida o actividades que no aportan valor. la estructura de la organización. para eliminar despilfarros y actividades que no aportan valor a los procesos. Las filas indica “quien” hace el paso del proceso es decir un individuo. Permite el análisis de cada actividad. que serán mejorados con los métodos de manufactura flexible (lean manufacturing). símbolos. tipos de flujos. Fuente: Elaboración propia con datos de diversos autores 74 . estructura orgánica.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. Técnicas de representación para construir diagramas de procesos CARACTERÍSTICAS DIAGRAMA Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones e inspecciones. operadores lógicos y tiempo de flujo. OIT(1987) Se sigue y mide con hilo el trayecto de trabajadores.6 Herramientas para la elaboración de un mapa de procesos Es posible crear diferentes mapas en dependencia de las técnicas de representación utilizadas para construir modelos de procesos. Integra las técnicas IDEFO Y PFN-IDEF3 (equivalente a un flujo grama estándar). Servucción Eiglier y Langeard(1989) Representación simplificada de un sistema de fabricación de un servicio a partir de los siguientes elementos: clientes. uniones jerárquicas entre los mapas. Método de arriba-abajo Mapas de proceso de senda (swimlane) Mapas de la cadena de valor Similares a los mapas de flujos pero muestran.(1998)] Se trazan los movimientos del producto o de sus componentes y se indican las actividades en los diversos puntos sobre un plano de la fabricación o zona de trabajo. explícitamente. Diagrama de recorrido OIT(1987) Diagrama de Hilo.Brinda mejor visibilidad. o una organización. Los enfoques para elaborar mapas de procesos pueden variar de acuerdo a diferentes atributos: nivel de detalle. Documentan procesos industriales. Estudia operaciones respectivas. que se descomponen en actividades elementales en relación con las manos del operario. Tabla 7. a través del flujo de trabajo o de información . de flujo de proceso o cursograma analítico Muestra además de todo lo anterior los traslados. demoras y almacenamientos con los que tropieza un artículo en su recorrido por la planta. una sección. soporte físico. personal de contacto y servicio. Diagrama bimanual OIT(1987) Muestra los pasos principales del proceso desde los macro procesos hasta los sub procesos de cada uno jerárquicamente (de arriba hacia abajo). materiales o equipos en sucesión de hechos sobre un plano o modelo. Diagrama de OPERIN Operaciones de proceso o cursograma sinóptico Diagrama de OTIDA. Diagrama As Is [Arenas Herrera (1998) Trischler. Registra como el proceso actual realmente opera. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado el mapeo. posteriormente. El cuadro 2 resume un grupo de los procedimientos de más actualidad. use título y fecha. Tabla 8. de las principales entradas y salidas y de los actores involucrados en el flujo de trabajo. identificar las actividades o procesos (en dependencia del nivel de detalle) y su correspondiente secuencia hasta producir el resultado final esperado. Construcción del diagrama. Evitar los detalles. Antes de poder administrar o mejorar un proceso se necesita documentar como trabaja éste. Dibujo de mapas mediante la modelación del sistema 6: Revise para completamiento. de los consumidores. Identificar el proceso clave y asignarle un nombre. Despliegue del proceso del subproceso (aumentar el nivel de detalle). conlleva varias fases. para lo cual se proponen los siguientes pasos para la elaboración de los diagramas o mapas de procesos. las que algunas veces suceden. Creación del modelo basado en la información recogida y revisión paso a paso del modelo. Identificar las funciones más importantes involucradas en el proceso mediante una lista al costado izquierdo del mapa. Identificación de actividades. clientes y requerimientos. 3: Secuencia los pasos 4: Dibuje los símbolos apropiados 5: Modelo del sistema. la representación de procesos por medio de mapas. Conectar las actividades mediante flechas desde el proveedor hasta su cliente más inmediato.7 Procedimientos para la elaboración de mapas de procesos No importa la técnica que se adopte. Grupo de procedimientos según diversos autores para la elaboración de mapeo de procesos AUTOR Bou y Sauguet (2004) Biazzo (2000) Herramientas de calidad Ahoy 1999 PROCEDIMIENTOS (PASOS) Definición del proceso (ficha de proceso) misión del proceso. Identificar el punto de partida y representarlo en el lado superior izquierdo. 1 Determinar los límites ¿Dónde empieza un proceso? ¿Dónde acaba un proceso? 2: Lista de los pasos: use un verbo para empezar la descripción de la tarea. de acuerdo a la lógica del ciclo de los autores-lectores (donde los lectores pueden ser tanto aquellos que participan en el proceso como los potenciales usuarios del modelo). 75 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. Incluya la información que sea pertinente en el mapa. y diversos autores aportan procedimientos para su ejecución. Definición de los límites. entradas clave. salida. ¿Las personas están siguiendo el proceso como esta trazado? Fuente: Elaboración propia con datos de diversos autores Como resumen del cuadro anterior se puede plantear que la mayoría de los procedimientos aboga por un primer paso que es definición del proceso clave (bien podría apoyarse en aspectos como caracterización y clasificación de sistemas productivos) para. Moverse hacia abajo y a la derecha para ingresar las actividades asociadas con cada participante. basado en la tabla 8. Distinción entre las actividades: las que siempre suceden. fin y comienzo. Entrevistas con aquellos responsables de las diferentes actividades del proceso y estudio de la documentación disponible. 7: Finalice el organigrama. Definir proceso a mejorar. Ordenar las actividades en secuencias y dibujar flechas para indicar el flujo. 12. Asignar un nombre al proceso. Arreglar las actividades restantes bajo los pasos o áreas principales como pasos secundarios o subprocesos. Identificar los pasos del proceso utilizando la técnica de lluvia de ideas. Listar las entradas al proceso y los proveedores de las mismas. Llegar a un consenso sobre cuáles son las fronteras del proceso. 2. 8. Determinar los requerimientos clave que los clientes quieren que tengan las salidas. 10. Agrupar en un diagrama las actividades importantes del proceso. Listar las salidas del proceso y los clientes de las mismas. 7. 11. 5. incluir también los requerimientos que queremos tengan las entradas. 6. Discutir los pasos o actividades en detalle.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Pasos básicos en la elaboración de un mapa de proceso: 1. resolver problemas y encontrar oportunidades de mejora. Revisarlas y decidir sobre el nivel de detalle que se desea reflejar en las actividades que nos provean de la información más útil. mediante un recorrido paso por paso del proceso real y haciendo que otros expertos lo validen. 4. 3. 9. 76 . Validar el mapa. Analizar el mapa de proceso para mejorar su entendimiento. • Qué se incluye y qué no se incluye en el proceso. • Las salidas (resultados) del proceso: el producto o servicio y todo el sistema de información que requiere. Como detallamos a continuación. documentarlos con la mejora. • Tiempo – puntualidad. 2. • Las interrelaciones con otros procesos de la empresa. Las dimensiones más usuales a considerar son: • Calidad – funcionalidad – rendimiento – exactitud – aspecto. • Quiénes son los clientes del proceso. • Disponibilidad – cantidad.continuidad.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. Esto es establecer las especificaciones de las salidas (resultados) del proceso.Definir el Proceso Determinar: • Los límites del proceso. debemos seguir una serie de pasos en la metodología de análisis y mejora de procesos. ¿Cuándo se inicia y cuando termina? • El objetivo general del proceso.Identificar los requerimientos de los clientes del proceso Determinar en forma cualitativa y cuantitativa que necesitan los distintos clientes del proceso. 1995. • Precio (costo). También puede realizarse el análisis y la mejora de procesos que aún no se han documentado. ¿Qué trabajo hago? ¿Qué producto o servicio realizo? • Cuáles son los insumos (ingresos) que inician el proceso.. y quiénes son sus proveedores.8 Documentación y mejora del proceso El tener los procesos documentados. 77 . Chang.. 1996) 1. (Juran y Gryna. aprovechando esta instancia para recién luego. facilita el trabajo. un cuadro explicativo. y cuantificar los datos correspondientes a los indicadores seleccionados. no como nos gustaría que fuese. Establecer las mediciones. Identificar las subtareas y decisiones que vinculan las tareas más importantes. Describir mediante un diagrama de flujo el proceso tal cual opera hoy. Utilizar datos objetivos es esencial para hacer buenos juicios.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El valor de un producto o servicio sólo puede ser definido por el cliente y sólo es útil cuando es expresado en forma de especificaciones y dimensiones específicas para el producto o servicio. Usar datos que reflejen la situación actual. Por lo menos deben considerarse indicadores para: • Los resultados del proceso (óptica del cliente). 78 . Establecer los responsables de cada etapa. y que puedan medirse. Enumerar las tareas y decisiones más importantes. • Evaluar la marcha del proceso (óptica de la organización). • Los insumos del proceso. 3..Establecer mediciones Observar. los controles y registros que se realizan en cada etapa. 4. registrar. 5..-Establecer indicadores Seleccionar una o más variables que sean representativas de los requerimientos de los clientes.Representar el proceso Clasificar la secuencia de pasos y decisiones del proceso. Se deben tener suficientes indicadores y mediciones para poder evaluar claramente la situación actual antes de pensar en hacer cambios. En general hay tres clases de intervenciones para mejorar el desempeño de un proceso: 1. Mejora continúa de procesos: es una estrategia para incrementar gradualmente la capacidad de los procesos.Formato de documentación del proceso Nombre del subproceso Entradas Salidas Proveedores Proceso Clientes Fuente. Formato de documentación del proceso Nombre del proceso: ________________________________ Responsable:______________________________________ Figura 5. 3. Elaboración propia 79 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 6. Se usa sobre todo en las etapas iniciales de madurez de los procesos para identificar y remover las causas de la variación de los procesos. La innovación debe ser utilizada cuando es necesario realizar grandes mejoras. Solución de problemas.. Innovación del proceso.. 2.Decidir si se va a documentar el proceso o se lo va a mejorar. Cuando se detectan problemas operacionales. Tardar demasiado: si no se logra terminar la mejora en un tiempo razonable. queremos advertir sobre las causas de muchos fracasos que se producen cuando se trabaja en la mejora de los procesos. Expectativas no realistas. Nuestra experiencia nos ha permitido ver que tratando de evitar su ocurrencia. Nadie nace sabiendo trabajar en equipo. Se necesita conocer herramientas para la solución de problemas. 2000:114): 1. Falta de patrocinio y compromiso de la alta dirección. Recursos humanos inadecuados. 4. 5. los objetivos y los límites de los procesos a mejorar. 6. 80 . o por otro lado. y en su lugar se integran los equipos con personas no adecuadas para el objetivo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 3. etc. Falta de claridad en las definiciones. Algunas de las causas de fracaso más comunes que es necesario tener en cuenta son (Harrington. técnicas de negociación. aumentan considerablemente las probabilidades de éxito de los proyectos. Se deben fijar las metas y condicionar las expectativas sobre la base del análisis realista verificado durante el proyecto.9 Causas de fracaso en los proyectos de mejora de procesos Para concluir. Muchas veces las personas más capacitadas para realizar la mejora del proceso son las que menos se pueden distraer de sus deberes normales. 2. el equipo de trabajo y la organización entran en un círculo vicioso de ineficiencia que lleva a que primero las personas y luego la organización abandonen el proyecto. formas de participación efectiva. injerencias frecuentes de la dirección en el funcionamiento del equipo. Las personas que se reúnen para trabajar en equipo deben recibir la formación necesaria para que las reuniones sean eficaces y motivadoras. No tener una metodología adecuada para conducir las reuniones. 3. toma de decisiones. No atender igualmente los procesos de apoyo – procesos que el cliente jamás ve pero que ejercen un impacto positivo en el servicio al cliente. Se debería empezar con los procesos estratégicos de valor agregado. 9. Realizar las reuniones de equipo fuera de horas de trabajo. 15. 12. es decir. Mal ambiente laboral. 8. pero lo que se mejora es un proceso. falta de asignación de roles. Directivos o mandos medios mal preparados para liderar los cambios y las mejoras propuestas por el equipo. 81 . presionar. 10. Creer que con sólo invitar a participar. Buscar participación o sugerencias cuando los directivos no son verdaderos líderes participativos. 14. Campo de acción equivocado: la gente dice que está mejorando la compañía o el departamento. Se puede concluir que la mejora de los procesos en las pequeñas empresas es de gran importancia ya que la formalidad de sus procesos y la mejora de los mismos les permitirá tener un ahorro en los recursos al no tener que reprocesar sus productor por falta de organización y control en sus procesos y así colocarse en una situación en la que puedan competir con más posibilidades de sobrevivir y crecer a un futuro.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 7. pero no basta con aplicar tecnología para mejorar los procesos. Trabajar en procesos importantes. los que son críticos para sus clientes y la estrategia comercial. Falta de planificación adecuada de las reuniones. competencia entre los miembros del equipo. criticar las ideas o propuestas de forma destructiva. 11. reunirse y estudiar un tema está todo hecho. Exigir. Tecnocentrismo: la tecnología es un capacitador clave para la mejora. 13. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO 4 PRESENTACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 82 . se presenta el diagnóstico de la situación actual en sus procesos. F. en la calle de Granjeros número 268 Col. Inició operaciones el 01 de Enero de 1985 en México. después este mismo cliente solicitó la impresión de libros con lo cual se requirió la compra de maquinaria para poder satisfacer su demanda y el taller diversificó aún más sus servicios de impresión. a través de nuestra atención. dando el valor agregado a los productos. Misión y visión de la empresa Misión Ser una empresa de las artes gráficas. orientada a satisfacer las necesidades del cliente. sus productos iniciales fueron la elaboración de invitaciones. 09810. C. mediante el usos de materias primas de calidad y la fabricación de productos que superen las expectativas de los clientes. maquila de folio y de offset y la impresión de algunos formatos tamaño carta. una de impresión offset tamaño carta y una máquina para folio. 4.1 Antecedentes La empresa llamada IMPRESOS JOSELES. líder. 4. En el año de 1991 una empresa dedicada a la impartición de cursos de computación le solicitó el servicio de su papelería en general con lo cual la imprenta tuvo un crecimiento muy importante. ingresando al negocio de la encuadernación. identificar las áreas críticas de sus procesos y evaluar los costos por reproceso que está presentando la empresa. innovadora de productos gráficos a costos accesibles. D. es una empresa ubicada dentro del giro de las artes gráficas. P. Progreso del Sur delegación Iztapalapa. Nos comprometemos a operar con ética y responsabilidad con nuestros empleados y clientes. después se dio de alta como impresor de comprobantes fiscales con lo cual amplio sus servicios y empezó a crecer su cartera de clientes por este tipo de servicio. comenzó sus actividades únicamente con 2 máquinas. 83 .2. puntualidad y entregas de producto a su domicilio.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El objetivo del presente capítulo es dar una descripción general de la empresa. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Visión Ser una empresa líder en el mercado de las artes gráficas.. con tecnología de vanguardia. creada con el fin de responder satisfactoriamente a las necesidades dentro del ámbito de las artes gráficas. Calidad. autosuficiente y reconocida en el mercado por su eficiencia y calidad en el servicio. 4. Puntualidad y Economía. IMPRESOS JOSELES es una empresa 100% mexicana.3. son las características que nos distinguen.PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE En esta empresa nos dedicamos a la impresión en offset de: HOJAS MEMBRETADAS TARJETAS DE PRESENTACIÓN CALENDARIOS LIBROS REVISTAS TRÍPTICOS DÍPTICOS AGENDAS FOLDERS MEMBRETADOS SOBRES MEMBRETADOS BOLETAS INVITACIONES POSTERS A SELECCIÓN DE COLOR SEPARADORES VOLANTES CALENDARIOS 84 . altamente competitivas. .M. C. barniz UV. S.A. AUTOS SUPER SURESTE MENSAJERIA Y SERVICIOS. CENTRO DE COMPUTACIÓN PROFESIONAL DE MÉXICO INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ANTROPOLÓGICAS DE LA U.N. S. V. 85 .V. LABORATORIOS GRIN. plastificados. V.4.A. fresado. DE C. V. RAINDOC.Principales clientes de la empresa Algunos de nuestros clientes: CHEVROLET MOTORS TLÁHUAC S. DE C. suajes.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas También se realizan acabados especiales como: Barniz de máquina. (HOSPITAL ÁNGELES) COLEGIO “SOR JUANA” VITALITY S.V. INSTITUTO “DON BOSCO” UNIVERSIDAD SALESIANA DE MÉXICO INSTITUTO MONTESSORI INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL LITHO BOND. hot-melt. S. DIMENSION GROUP MÉXICO S.A. DE C.A. encuadernación en rústica. espiral plástica y acabados en general.A. S. 2 grapas a caballo. C. DE C. cosido con hilo. S. DE C. DE C.A. GRUPO ABASTECEDORA INDUSTRIAL GANDI INNOVATIOS. V. 4. A. -Organigrama de la empresa DIRECTOR GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO DESPACHO CONTABLE EXTERNO GERENTE DE PRODUCCION DISEÑADOR GRÁFICO *GERENTE DE VENTAS EJECUTIVOS DE VENTAS PRENSISTA SOLNA 124 PRENSISTA HEINDELBE RG COMPRAS PRENSISTA MULTILITH PRENSISTA CHANDLER FACTURACIÓN Y COBRO OPERADOR DE INSOLADORA CORTADOR AYUDANTE GENERAL Fuente. Elaboración propia *Cabe mencionar que este departamento realiza estas actividades 86 . Estructura orgánica de Impresos Joseles Figura 6.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4.5. 6. 3 Prensistas 1 Operador de insoladora 1 Ayudante general 1 Operador de guillotina 1 Diseñador gráfico 1 Vendedor 1 Administrador 1 Gerente general Recursos tecnológicos de la empresa: Máquina solna 124 1 color Tamaño de impresión máximo 4 cartas Origen: Suecia Elección: por su calidad de impresión su flexibilidad para impresión desde tamaño oficio hasta 4 cartas. Recursos humanos y materiales La empresa cuenta actualmente con diez empleados. quienes realizan las diferentes actividades para la elaboración de los productos impresos y que además algunos de ellos tienen la capacidad de desempeñar algunas otras actividades dentro de la empresa. Vida útil: 40 años 87 . Vida útil: 20 años Máquina Heindelberg kord 1 Color Tamaño de impresión 48 x 64 Origen: Alemania Elección: Por su flexibilidad de impresión desde un tamaño carta hasta 4 cartas y su alto calidad de impresión.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4. ideal para la impresión de plastas de color. S. 30 años Máquina Chandler Tamaño 4 cartas Origen: U. Elección: por su tamaño de cuchilla para corte Vida útil. Origen: U.S.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Máquina Multilith 1 Color Tamaño de impresión máximo oficio Origen: U. Vida útil: 5 años Máquina guillotina Champion Tamaño de corte 75 cm. Elección: bajos costos de impresión de folio y pleca Vida útil: 20 años 88 .S. Elección: por su tamaño de impresión y su economía de costos de impresión.A.A.A. 1 Millares de papel autocopiante final azul 75 grs. 1 Millar de papel autocopiante intermedio amarillo 75 grs. tinta magenta 1 Kg.S. de tinta negra 2 Kg. 1 Millar de papel autocopiante original blanco 75 grs. tinta yellow 4 botes reveladores wipe on 2 Botes sensibilizadores 10 esponjas 89 . 5 kg.A.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Insoladora Tamaño de lámina 4 cartas Origen: U. 1 Millar de papel autocopiante intermedio rosa 75 grs. tinta azul reflex 1 Kg. tinta cyan 1 Kg. Elección: por la capacidad de tamaño de lámina Vida útil: 3 a 5 años Recursos Materiales e insumos: 4 Escritorios 3 Computadoras 1 Fax 2 Teléfonos 4 Sillas 2 Archiveros 1 Horno de microondas 1 Cafetera 5 Millares de papel Bond de 70 x 95 50 Kg. Mapa de ubicación de la empresa “Impresos Joseles” Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 90 .. 09810 México. como se ilustra en el siguiente mapa Figura 7. de polvo antirepinte 4. 4 cintas canela 10 diurex 40 Laminas regraneadas 4 Ligas de agua 1 Paquete de ligas 1 litro de acondicionador 1 kg. D.P.7 Localización geográfica de la empresa La empresa “Impresos Joseles” se ubica dentro del Distrito Federal en la calle de Granjeros 227 Col.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 1 Caja de láminas wipe on presensibilizadas 1 rollo de molletón.. Progreso del Sur C.F0. 8 Análisis interno y diagnóstico de la empresa Como parte del proceso de investigación a efecto de conocer las causas de la problemática de la empresa se consultó los registros por devoluciones para identificar las áreas de la producción con problemas y mayor número de devoluciones por parte de los clientes. es decir.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4. así como sus pérdidas financieras durante un año Mayo 2009 a Mayo 2010. reflejados en la tabla que aparece a continuación: 91 . Se obtuvieron los siguientes resultados. en cual proceso o subprocesos están ocasionando el mayor número de devoluciones de los productos. 57% 10.36% 19% 7 2 13 5 9 11 3 5 9 13 0 3 2 82 8.92% 5.22% 8.67% 0% 8.98% 15.70% 0% 0% 8.09% 4.35% 12.71% 12.14% 64.41% 5.09% 10.78% 12% 2 1 0 0 2 0 0 1 3 2 3 0 0 14 14.45% 9.10% 0% 5.35% 10.14% 0% 21.40% 2.51% 16.88% 11.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 9.29% 9.33% 25% 8.65% 2.83% 6.22% 16.65% 6.06% 4.7% 4..45% 12.11% 5.10% 5.54% 2.33% 0% 16.28% 21.5% 3.05% 9.14% 0% 0% 0% 0% 0% 7.05% 9.98% 13.76% 14.33% 3% 4 5 3 6 7 5 3 3 7 2 6 4 1 56 7.14% 14.14% 21.28% 7.76% 7.41% 5.22% 8.71% 7.64 9.18% 4.52% 6.23% 0% 11.09% 0% 18.29% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 3% 2 1 3 0 0 2 3 1 3 2 0 4 1 22 9.67% 3.64 4.43% 0% 7.43% 15.5% 8.14% 8.35% 5.67% 14% Error en el corte Error en el folio Error en el acabado Error en la impresión Error en el empaque Total 5 3 3 2 3 0 3 2 3 0 1 0 0 25 20% 12% 12% 8% 12% 0% 12% 8% 12% 0% 4% 0% 0% 6% 6 3 0 2 1 0 0 3 2 5 6 6 3 37 16.22% 8.92% 5.88% 11.85% 0% 3.40% 13.9% 9.43% 18% Error en la elaboración 2 5 3 4 6 2 0 7 6 9 4 8 6 62 de placa 3.33% 0% 16.Registro de devoluciones por error en diferentes áreas MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010 2010 Error en el registro 9 3 7 4 2 1 0 5 4 2 8 3 2 50 del pedido 18% 6% 14% 8% 4% 2% 0% 10% 8% 4% 16% 6% 4% 11% Tipo de error Error en la compra Error en la facturación Error en el diseño gráfico Error en el negativo Total 0 1 0 3 0 1 9 0 0 0 0 0 0 14 0% 7.54% 13.42% 0% 0% 3% 44 32 39 36 37 30 28 37 49 41 35 33 18 459 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 92 .33% 8.09% 10.67% 0% 0% 8.41% 3.10% 8% 1 0 2 0 1 0 2 0 0 1 3 1 1 12 8.54% 13.09% 13.14% 1.88% 4.64% 0% 0% 9.67% 14.85% 6.54% 5% 6 8 5 10 6 8 5 10 12 5 4 4 2 85 7.7% 2. ..Registro de devoluciones de “Impresos Joseles” Fuente: Elaboración propia con referencia en registro de devoluciones de “Impresos Joseles” Gráfica 11.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Gráfica 10.Registro en porcentaje de devoluciones de “Impresos Joseles” Fuente: Elaboración propia con referencia en registro de devoluciones de “Impresos Joseles” 93 . 94 . Nos ayudaremos de un mapeo de procesos para poder definir el proceso empleado. y proponer una mejora del proceso. 4. con el fin de evitar costos elevados de producción. con el fin de valorar el impacto que tienen sobre las utilidades de la empresa. así como el costo financieros que implico para la empresa el tener que reprocesar el trabajo devuelto por los clientes. A continuación se realizo un análisis de los costos por reproceso durante un año en la microempresa.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas De las gráficas anteriores se puede identificar que los subprocesos que causaron el mayor número de devoluciones por los clientes son: Registro del pedido Diseño gráfico Negativos Elaboración de placas Folio Impresión Corte Al realizar la revisión de cada una de las áreas que tienen que ver con la producción podemos concluir que el proceso actual utilizado por la empresa no le está dando resultado por lo que sería muy oportuno establecer o proponer una mejora del proceso de producción de la imprenta. con el fin de determinar qué porcentaje que representa de la utilidad de la empresa las pérdidas financieras por causas de diversos errores que se presentan en la elaboración de los productos y valorar la importancia de mejorar la forma de realizar dichos procesos.9 Análisis de costos por reproceso de la producción Mediante una revisión documental de los archivos de la empresa se procedió a elaborar un registro mensual de los trabajos reprocesados. 00 $80..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 10. TAMAÑO CARTA ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $1 000.Costos por reproceso periodo Mayo 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 8 000 TRÍPTICOS IMPRESOS A 4 X4 TINTAS SOBRE PAPEL COUCHÉ DE 250 GRS.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 95 .00 TOTAL $11 100.00 CORTE $350.00 PAPEL $5 280.00 SUBTOTAL $7 380.00 $0 DISEÑO $200.00 $3 720.00 $200.00 $400.00 NEGATIVOS $400.00 FOLIO $0.00 $640.00 $0.00 ACABADO $150.00 $2 400. 00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 96 .00 $8 150.00 ACABADO $200.00 TOTAL $18 178.00 $1 200.00 $6. MARGINALES Y PLECA DE CORTE ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $500.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 11.00 $450..00 SUBTOTAL $10 028.00 PAPEL $8 678.00 CORTE $150.00 $400.Costos por reproceso periodo Junio 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 15 000 FACTURAS IMPRESAS A 2 X0 TINTAS SOBRE PAPEL BOND EUCALIPTO DE 90 GRS CON FOLIO.00 $100.00 FOLIO $300.00 $0 DISEÑO $0 $0 NEGATIVOS $200.000. 00 CORTE $100.00 $0 DISEÑO $0 $0 NEGATIVOS $400.00 $1 600 PAPEL $7 350.00 SUBTOTAL $8 450..00 FOLIO $0 $0 ACABADO $100.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 97 .00 $100.00 $1 950.00 $150.Costos por reproceso periodo Julio 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 5 000 POSTERS IMPRESOS A SELECCIÓN DE COLOR SOBRE CARTULINA SULFATADA 1 CARA 12 PUNTOS TAMAÑO 40 X50 CM ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $500.00 $100.00 TOTAL $10 400.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 12. Costos por reproceso periodo Agosto 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 50 000 HOJAS DE CUADERNOS IMPRESOS A 1 X 1 TINTAS SOBRE PAPEL BOND TAMAÑO CARTA 10 000 HOJAS DE CUADRENO IMPRESOS A 1 X 1 TINTAS SOBRE PAPEL BOND EN FORMA ITALIANA ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $2 000.00 TOTAL $30 326.00 $800.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 98 .00 FOLIO $0.00 $0..00 $2 000.00 CORTE $600.00 $7 200.00 NEGATIVOS $2 000.00 SUBTOTAL $17 326.00 --------- DISEÑO $0.00 $0.00 PAPEL $11 726.00 ACABADO $1 000.00 $13 000.00 $3 000.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 13. .00 --------- DISEÑO $400.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 99 .00 $2 000.00 FOLIO $0.Costos por reproceso periodo Septiembre 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 105 000 VOLANTES IMPRESOS A SELECCIÓN DE COLOR FRENTE Y UNA TINTA VUELTA TAMAÑO 1/4 DE CARTA SOBRE PAPEL BOND ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $1 000.00 $800.00 $0.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 14.00 ACABADO $500.00 $0.00 PAPEL $8 000.00 $3 600.00 NEGATIVOS $800.00 SUBTOTAL $11 200 $7 400.00 $1 000.00 CORTE $500.00 TOTAL $18 600. 00 $100..00 NEGATIVOS $320.00 $0.00 CORTE $100.Costos por reproceso periodo Octubre 2009 PRODUCTOS REPROCESADOS: 5 000 FACTURAS IMPRESAS A 3 TINTAS ORIGINAL Y 3 COPIAS CON FOLIO Y MARGINALES ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $500.00 --------- DISEÑO $100.00 $900.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 15.00 $3 000.00 ACABADO $200.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 100 .00 MARGINALES TOTAL $6 320.00 PAPEL $2 000.00 $100.00 SUBTOTAL $3 320.00 FOLIO Y $100.00 $300.00 $1 600. 00 $0.00 $0.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 16.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 101 .Costos por reproceso periodo Noviembre 2009 PRODUCTOS 2 000 POSTERS IMPRESOS A REPROCESADOS: 4 X 0 TINTAS SOBRE PAPEL COUCHE DE 210 GRS.00 NEGATIVOS $800.00 FOLIO $0.00 $400.00 --------- DISEÑO $0.00 ACABADO $150.00 $1 600. TAMAÑO FINAL 44 X50 CM ÁREA O COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PROCESOS PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $1 000.00 CORTE $300..00 TOTAL $6 340.00 SUBTOTAL $4 140.00 $100.00 PAPEL $1 890.00 $2 200.00 $100. Costos por reproceso periodo Diciembre 2009 PRODUCTOS 5 000 CALENDARIOS DE REPROCESADOS: ESCRITORIO EN PAPEL COUCHÉ DE 3000 GRS.00 --------- DISEÑO $6 000.00 $800.00 $1 800.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 102 .00 CORTE $600. CON ARILLO METALICO IMPRESO A 4 X 4 TINTAS 10 000 CALENDARIOS DE BOLSILLO IMPRESOS 4 X 1 TINTAS EN COUCHÉ DE 300 GRS ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $2 000.00 $1 000.00 PAPEL $8 656.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 17.00 $21 656 $9 600.00 ACABADO $2 000.00 NEGATIVOS $2 400.00 $3 200.00 $0.00 ARILLO Y SUAJE SUBTOTAL TOTAL $31 256..00 $600.00 FOLIO $0. 00 --------- DISEÑO $400.00 NEGATIVOS $600.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 103 .00 $0.00 SUBTOTAL $5 314.00 $500.00 FOLIO $0.00 CORTE $200..00 PAPEL $3 314.Costos por reproceso periodo Enero 2010 PRODUCTOS REPROCESADOS: 10 000 ETIQUETAS IMPRESAS A 4X0 TINTAS SOBRE PAPEL COUCHE DE 135 GRS ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $500.00 ACABADO $300.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 18.00 $2 500.00 $100.00 TOTAL $9 514.00 $400.00 $4 200.00 $700. 00 $100.00 SUBTOTAL $1 200.00 $1 900.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 104 .00 $400.00 ACABADO $200.00 MARGINALES TOTAL $3 100.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 19.00 $150.00 FOLIO Y $100.00 NEGATIVOS $200.00 CORTE $100.00 PAPEL $450..Costos por reproceso periodo Febrero 2010 PRODUCTOS REPROCESADOS: 3 000 FACTURAS IMPRESAS A 2 TINTAS ORIGINAL Y 3 COPIAS CON FOLIO ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $350.00 $1 000.00 $0.00 $250.00 --------- DISEÑO $0. 00 PAPEL $8 460.00 $6 750.00 $800.Costos por reproceso periodo Marzo 2010 PRODUCTOS REPROCESADOS: 30 000 TRÍPTICOS IMPRESOS 4 X 4 TINTAS SOBRE COUCHÉ DE 210 GRS.00 $4 000.00 $950.00 $400.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 20.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 105 .00 CORTE $100.00 NEGATIVOS $1 990.00 ACABADO $600.00 SUBTOTAL $17 800.00 FOLIO Y $ $0.00 $600.. BRILLANTE CON 3 VERSIONES: 10 000 ASESOR 10 000 DIRECTORES 10 000 ALUMNOS ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $1 000.00 CROMALIN MARGINALES TOTAL $24 550.00 $0 DISEÑO $5 650. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 21.00 SUBTOTAL $3 180.00 $30.Costos por reproceso periodo Abril 2010 PRODUCTOS REPROCESADOS: 1 000 NOTAS DE CRÉDITO IMPRESAS A 3 TINTAS CON FOLIO TAMAÑO CARTA 5 000 HOJAS MEMBRETADAS A 2 TINTAS PAPEL COUCHÉ 135 GRS.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 106 .00 NEGATIVOS $120. TAMAÑO CARTA ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $400.00 $480.00 $100.00 TOTAL $5 690..00 $1 510.00 PAPEL $3 400.00 $200.00 $100.00 ACABADO $120.00 CORTE $100.00 FOLIO $240.00 --------- DISEÑO $200.00 $600. 00 $300.00 $0.00 PAPEL $6 316.00 NEGATIVOS $600.00 FOLIO $0.00 ACABADO $200.00 Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa 107 .00 TOTAL $12 116.00 $800.00 $0.00 $100..Costos por reproceso periodo Mayo 2010 PRODUCTOS 10 000 GUÍAS DEL ASESOR REPROCESADOS: EN PAPEL COUCHÉ DE 100 GRS IMPRESOS A 1X1 TINTAS ÁREA O PROCESOS COSTOS DE MATERIA COSTOS DE PRIMA POR REPROCESO MANO DE OBRA POR REPROCESO IMPRESIÓN $1 000.00 $2 500.00 --------- DISEÑO $0.00 CORTE $300.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 22.00 SUBTOTAL $8 416.00 $3 700. 00 AGOSTO 2009 50 000 HOJAS DE CUADERNO $30 326.00 JUNIO 2009 15 000 FACTURAS $18 178.00 ENERO 2010 10 000 ETIQUETAS $9514.00 10 000 GUÍAS DEL ASESOR $12 116. 108 .00 TOTAL DE PÉRDIDAS POR REPROCESO $187 490 TOTAL DE UTILIDADES DE $656 756.00 SEPTIEMBRE 2009 105 000 VOLANTES $18 600.00 10 000 CALENDARIOS DE BOLSILLO $10 200.00 FEBRERO 2010 3 000 FACTURAS $3 100.00 NOVIEMBRE 2009 2 000 POSTERS $6 340. la cual obtuvo durante el periodo de Mayo 2009 a Mayo 2010 una utilidad de $656 756.00 MARZO 2010 30 000 TRÍPTICOS $24 550.00 ABRIL 2010 1 000 NOTAS DE CRÉDITO $3 500.00.00 OCTUBRE 2009 5 000 FACTURAS $6 320. A continuación se presenta como se desarrollan cada uno de los procesos de la empresa. del gerente de producción y con el trabajador que realiza el proceso.00 5 000 HOJAS MEMBRETADAS $2 190.00 JULIO 2009 5 000 POSTERS $10 400.Resumen de costos por reproceso periodo Mayo 2009 a Mayo 2010 MES AÑO PRODUCTOS REPROCESADOS COSTOS POR REPROCESO MAYO 2009 8 000 TRÍPTICOS $11 100.00.00 MAYO 2010 LA EMPRESA EN EL MISMO PERIODO PORCENTAJE QUE REPRESENTA DE LAS UTILIDADES POR PÉRDIDAS DE 28% REPROCESO Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa De la tabla resumen se puede observar que las pérdidas financieras por reprocesos durante un año para la empresa fueron de $187 490. por lo que es importante que la empresa tome medidas al respecto si no quiere ubicarse en una situación crítica por las pérdidas de recursos y clientes que está presentando actualmente. la cual se realizó con ayuda del dueño. lo que representan un 28% de las utilidades totales de la microempresa.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 23..00 DICIEMBRE 2009 5 000 CALENDARIOS DE ESCRITORIO $21 056. . cabe mencionar que no existe un formato único. Esquema general del proceso de diseño gráfico Nombre del proceso: Diseño gráfico Responsable : Jorge Valderabano Figura 8.Esquema del proceso de diseño gráfico actual Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 109 . sólo se propone el siguiente que se menciona en el capítulo 3. para simplificar el procedimiento de documentar como se realiza el proceso actualmente..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4.Proceso de diseño gráfico Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa Figura 9.10 Diagnóstico de los procesos actuales de la empresa “Impresos Joseles” Para la elaboración e identificación de cómo son los procedimientos a documentar en la empresa se entrevistó a cada uno de los empleados junto con el dueño y el gerente de producción para que describan como realiza su actividad (Anexo 9). Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de elaboración de placa Nombre del proceso: Elaboración de placa Responsable (dueño del proceso): David Navarro Figura 10...Esquema del proceso de elaboración de placa Fuente Elaboración propia con datos de la empresa 110 .Proceso de elaboración de placas Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa Figura 11. Esquema del proceso de elaboración de corte Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 111 ...Proceso de Corte Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa Figura 13.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de elaboración de corte Nombre del proceso: Corte Responsable (dueño del proceso): Arturo Estrada Figura 12. Proceso de impresión offset Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 112 ..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de elaboración de impresión Nombre del proceso: Impresión offset Responsable (dueño del proceso): Arturo González Figura 14. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 15..Esquema del proceso de impresión Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 113 . .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de elaboración de folio Nombre del proceso: Folio Responsable (dueño del proceso): David Mota de la Cruz Figura 16.Proceso de Folio Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa Figura 17..Esquema del proceso de folio Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 114 . .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de elaboración de acabado Nombre del proceso: Acabado y empaque Responsable (dueño del proceso): Jorge Estrada Mota Figura 18.Proceso de acabado Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 115 . Esquema del proceso de acabado Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 116 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 19.. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de ventas Nombre del proceso: Ventas Responsable (dueño del proceso): Teresa Estrada Figura 20..Proceso de ventas Fuente: Elaboración propia 117 . Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 21.Esquema del proceso de ventas Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 118 .. .Proceso de compras Fuente: Elaboración propia Figura 23.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de compras Nombre del proceso: Compras Responsable (dueño del proceso): Norma Rodríguez Figura 22..Esquema del proceso de compras Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 119 . Proceso de facturación Fuente: Elaboración propia Figura 25...Esquema del proceso de facturación 120 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Esquema general del proceso de facturación Nombre del proceso: Facturación Responsable (dueño del proceso): Norma Rodríguez Figura 24. Descripción del proceso general de producción de la microempresa “Impresos Joseles” Se parte de una negociación con el cliente para definir las características del trabajo solicita. etc. posteriormente se elabora el diseño gráfico del formato solicitado el cual se envía al área de pre-prensa donde se elaboran los negativos. A continuación se detallan los principales procesos de producción.) donde está grabado todo el material a imprimir. El mismo puede ser confeccionado por la propia imprenta o puede ser realizado por el cliente o su agencia. el diseño consiste en un archivo electrónico (en formato Corel Draw – Illustrator – PhotoShop – Acrobat Reader. 4. con el fin de entender cómo se realizan los procesos y en qué consiste cada uno de estos. actividad realizada por el área de ventas de la empresa. para pasar a elaboración de placas y finalmente al área de impresión y acabado. así como los insumos necesarios para llevar a cabo la impresión. 121 . En cualquier caso. A continuación se describe de una manera más detallada el proceso de producción en el área de impresión en qué consiste y como se realiza la impresión offset: El proceso de producción comienza una vez que está finalizado el arte o diseño del trabajo a imprimir.11. Cuando el trabajo es terminado la persona encargada de elaborar la factura del trabajo se encarga de llamar al cliente para realizar la entrega del trabajo y finalmente cobrar o acordar la fecha de pago. así como el costo acordado y tiempo de entrega.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa Una vez identificada la problemática en cada uno de las áreas y documentados los procesos actuales de la empresa se dará una descripción general del proceso de producción de una imprenta. El departamento de compras se encarga de realizar la solicitud del material requerido para la impresión del trabajo solicitado por el cliente. Las placas son el Output del departamento de pre-impresión. Se debe filmar una película por cada tinta (o color) que se utilizará en el proceso de impresión. Estas placas (de aluminio de 0.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Pre . Este proceso comienza con el tratamiento del archivo para hacer los retoques necesarios. si el trabajo es una revista que se imprime a cuatro colores (Cyan – Magenta – Amarillo y Negro) se debe filmar 4 películas por cada pliego. por lo que en trabajos de gran volumen es necesario contar con más de un juego de placas. Impresión El proceso de impresión que utilizará “Impresos Joseles” es el OFFSET alimentado por hojas (también existe OFFSET alimentado por bobinas). incluir los textos y gráficos de control de color y de registro (son de uso interno y no llegan al cliente). Dicho equipamiento es aún de alto costo y es por eso que Impresos Joseles lo contrata de manera externa. A su vez se realiza el “armado ó arreglo” del diseño. Una vez filmadas todas las películas se procede a copiar las placas donde nuevamente se debe copiar una placa por cada película existente.Impresión El departamento de pre impresión o fotomecánica es donde se transforma el diseño que está en un archivo electrónico en las placas (matrices) que serán montadas en las máquinas impresoras.3 mm de espesor) son las matrices que contienen los textos y gráficos a imprimir. Esta tecnología permite eliminar el uso de las costosas películas pasando directamente del archivo digital al copiado de la placa mediante un equipamiento específico. Actualmente se está usando una nueva tecnología llamada CTP por sus siglas en inglés Computer to Plate. Todas las impresoras offset utilizan una tecnología similar de impresión donde las características más importantes de 122 . Hasta este momento el trabajo a imprimir todavía existe únicamente en formato digital pero ya ha sido preparado para el proceso de impresión. El próximo paso consiste en filmar las películas necesarias. Suelen tener una vida útil de 100 000 impresiones. Así. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas la máquina son su tamaño máximo de impresión (o formato) y su número de cuerpos impresores. la uniformidad. etc. cambiar chapas. Por lo general el tiraje tiene interrupciones para lavar la máquina. retirar la pila de papel ya impreso. etc. Por lo general el arreglo suele demorar entre 30 y 60 minutos dependiendo de la complejidad del trabajo. etc. A modo de ejemplo se enumeran las distintas tareas que se realizan según el tipo de trabajo. El proceso de impresión termina cuando se ha producido el tiraje necesario y se han removido las placas de ese trabajo dejando la máquina lista para la orden siguiente. Estas tareas reciben el nombre de arreglo. Cuando se comienza un trabajo nuevo. cambiar la pila de papel en blanco. espesor. y se deben montar las placas para dicho trabajo.. el registro. se debe revisar todos los parámetros de la máquina: tamaño de papel. Luego de terminado el arreglo se hace la producción (o tiraje). cabe mencionar que algunas de estas tareas o servicios son contratadas en forma externa: Revistas: • Doblado de los pliegos • Intercalado • Cosido con ganchos • Corte final • Empaquetado Cajas: • Troquelado 123 . Post impresión Las tareas de post impresión varían de acuerdo con el tipo de trabajo que se está realizando. Cabe destacar que la gran mayoría de los trabajos requiere más de una “pasada” por la máquina debido a que la mayoría de las máquinas imprimen el papel de un solo lado y por ende si el trabajo lleva impresión en ambas caras del papel entonces es necesario realizar una pasada en la máquina por cada lado del papel. gramaje. Luego se realizan las primeras impresiones para ajustar el nivel de color. 12 Diagrama del proceso de producción actual de la empresa “Impresos Joseles” A continuación se elaboró el diagrama de proceso de producción de la imprenta que incluye también el proceso de comercialización y negociación con el cliente. posters. Recibos • Folio • Corte Final • Intercalado Otras tareas más generales y de mayor valor agregado que pueden aplicarse a cualquier trabajo según lo desee el cliente son: Bajo relieve Hot stamping Laminado Barnizado Numerado Perforado Impresión de Información variable 4. hojas membretadas. recibos. 124 . notas de crédito. Este diagrama de proceso ha sido simplificado para su mayor entendimiento y considera solamente 3 productos más importantes de fabricación: facturas. Trípticos.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas • Descarnado • Pegado • Empaquetado Folletos • Corte final • Doblado • Empaquetado Facturas. Elaboración propia con datos de la empresa 125 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 26.Diagrama de Proceso de producción actual en la microempresa “Impresos Joseles” VENTAS COMPRAS DISEÑO GRÁFICO REVELADO CORTE IMPRESIÓN ACABADO INICIO SOLICITUD DE COTIZACIÓN FICHERO DE PRECIOS (ARCHIVO CLIENTE) ACEPTACIÓN DE COTIZACIÓN ORDEN DE TRABAJO CORTE DEL PAPEL A IMPRIMIR SOLICITUD Y COMPRA DE MATERIA PRIMA AL PROVEEDOR ELABORACIÓN DEL ARCHIVO EN ELECTRÓNICO FORMACIÓN ELABORACIÓN DE NEGATIVOS COLOCACIÓN DE PAPEL Y PLACAS EN LA MAQUINA ELABORACION DE PLACAS DE IMPRESION COLOCACION DEL PAPEL EN LA MAQUINA FOLIO FACTURACIÓN Y ENTREGA DEL PRODUCTO PEGADO CORTE FINAL INTERCALADO Fuente.. 13 Resumen de la problemática administrativa de la microempresa “Impresos Joseles” En el caso de “Impresos Joseles” los problemas manifestados. A continuación se elaboró una tabla resumen de los problemas encontrados dentro de la empresa “Impresos Joseles” en cada una de las áreas que la conforman. está muy relacionada con la nula implementación de formalidad en sus procesos de producción. falta de liquidez y pérdida de clientes. con el fin de tener un resumen de la problemática e identificar los problemas que se pretenden resolver con la propuesta elaborada en este trabajo de tesis. truncando las posibilidades de los pequeños de permanecer sanas. inestabilidad. lo que está generando un problema grave en la microempresa que ve limitada en su proyección de crecimiento y competitividad. Sérvulo Anzola en el libro “Administración de pequeñas empresas” publicado en el año 2006 nos dice: Que los problemas internos como los conflictos familiares. la demasiada centralización. la rápida apertura comercial de los países en vías de desarrollo al comercio internacional y la adopción del libre mercado como sistema económico vigente son circunstancias que determinan fuertemente el futuro de cualquier empresa. la falta de planeación y control son factores que obstaculizan su labor normal. así como la falta de supervisión en la producción. lo que ha provocado. problemas externos como la fuerte competencia en un mundo ya globalizado. 126 . Por otra parte. aumento en los costos de producción.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 4. 1. Se provoca un conflicto con el cliente presupuesto con el cliente 3. interno políticas y y no la No elaboró contratos de trabajo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tabla 24. de requisitos en la elaboración comprobantes la entrega del trabajo. Constantes errores de: ortografía. No hay archivos de cotizaciones de Problemas de liquidez en la empresa cobranza 1. del cliente 2.. un que ocasiona muchos problemas de personal únicamente la parte reglamento interno de trabajo lo de contratación y selección de manejar administrativa parte del dueño de la GENERAL cómo operativa administrar el taller por DIRECCIÓN El propietario tiene conocimientos laborales y demandas legales Problema de autoridad dentro de la empresa y los empleados no saben a quién obedecer. Perdida del cliente Aumento en los costos de producción de fiscales. COMPRAS No realiza a tiempo la Retraso en la producción orden de compra Desperdicio de materia prima y Solicita 2. anteriores formal del pedido No 2. 127 .Tipo de problema y sus consecuencias en la microempresa “Impresos Joseles” Área Problemática Nula 1. tamaño del formato. VENTAS confirma el No elabora correctamente No hay políticas Provoca que producción no elabore correctamente el producto la orden de trabajo 4. el equivocado No hace 3. tiempo material a tiempo la solicitud del cheque a El proveedor no entregue el material solicitado Gastos extras de transportación Dirección General No se revisa el diseño Devolución por parte del cliente DISEÑO antes de pasarlo al área Molestia en el cliente y retrasó en GRÁFICO de negativos. Bo. con el Vo. empleados poco productivos No elabora un registro 1. de omisión de información y colores. Consecuencia preparación profesional sobre para empresa 2. Falta de contratos reglamento trabajo. Cantidad total impresa con El área de folio reporta faltantes de de copias faltantes papel impreso 5. folio incorrecta ACABADO de e incompleto Devolución del cliente Aumento en los costos Devolución del cliente Desperdicio de papel e insumos 2.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ELABORACIÓN DE 1. Pleca de corte defectuosa 4. Facturas con incorrectos e importes datos Fuente: Elaboración propia con datos proporcionados por la empresa De la tabla anterior se puede concluir que los problemas que presenta la empresa “Impresos Joseles”. Tonos de tinta incorrectos Retrasó del proceso de producción 6. Cantidad de papel cortada Falto papel al imprimir lo que con faltantes para el área ocasiona tener que volver a repetir de impresión el proceso Aumento en los costos de producción IMPRESIÓN 1. Negativo con defectos Error en la impresión ELABORACIÓN DE 1. Placa con velo Desperdicio de papel impreso PLACAS 2. Engomado defectuoso Aumento en los gastos de entrega 3. Color de tinta incorrecto Desperdicios de papel 2. Folios incorrectos Desperdicio de papel impreso 2. Placa con piojos Desperdicio de placas 3. Papel mal intercalado materia prima. Folios incompletos Desperdicio 3. Tamaño final incorrecto Devolución del cliente 2. tinta. Formación incorrecta Error en la placa NEGATIVOS 2. Color de tinta de 1. Color No entregar a tiempo Retrasó en el pago de la factura Molestia en el cliente de engomado equivocado FACTURACIÓN 4. Cantidad Desperdicios de tintas incorrecta Desperdicios de placas 3. Papel impreso con faltantes Aumento de los costos de producción FOLIO 1. Empacado equivocado 1. Placa incorrecta Desperdicio de tiempo Aumento en los costos de producción CORTE 1. Tipo de papel incorrecto Devolución del cliente 4. ocasionan: reprocesar el trabajo. aumento en los costos de 128 . Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas producción. pérdidas en las utilidades de la empresa y falta de competitividad. 129 . pérdida de clientes. y la administración de los recursos humanos como propuesta de solución. así como buscar que la empresa formalice sus procesos para en un futuro buscar una estrategia para lograr una mejora continua de sus procesos y contar con control de calidad basada en las normas ISO con la finalidad de certificarse y poder acceder a clientes que requieren de esta certificación para poder ser su proveedor. Una vez identificada la problemática general de la empresa en el siguiente capítulo se propone mejorar los procesos de producción. conflictos internos entre los empleados. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO 5 PROPUESTA DE MEJORA 130 . así como conocer el monto de las pérdidas financieras provocadas por estos problemas y sus efectos en el proceso de producción. evitando con esto que tenga que enfrentar constantes demandas laborales y juicios costosos para la misma. con el fin de evitar los reprocesos y desperdicios que causan pérdidas financieras a la empresa. Por lo tanto. políticas de contratación y selección de personal. número 2: Falta de contratos y reglamento interno de trabajo. El análisis previo se sintetiza en los siguientes problemas detectados en diferentes áreas: Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. así como también elaborar una propuesta para resolver la problemática laboral que enfrenta actualmente la empresa lo que también incide en la productividad de la empresa. 131 . con el fin de evitar el desperdicio de recursos y aumento en los costos de producción. realizar un reglamento interno de trabajo. 5.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas El objetivo de este capítulo es desarrollar la propuesta de formalización y mejora de los procesos. elaborar contratos. también se propone rediseñar el proceso de producción de la empresa. Esta propuesta tiene el propósito de solucionar la problemática mencionada en el área de falta de contratos y reglamento interno que tiene la empresa. se propone realizar una formalización en la contratación de los empleados. y un manual de puestos.1 Propuesta de mejora para resolver los conflictos laborales de la empresa “Impresos Joseles” En el capítulo 4 se realizó una investigación dentro de la empresa para conocer cuáles eran los problemas administrativos que estaban causando el mal funcionamiento de la misma. Esta causa de recisión dejara de tener efecto después de treinta días de prestar sus servicios al trabajador. cualquiera de los actos enumerados en la fracción anterior. si como consecuencia de ellos se altera la disciplina del lugar en que se desempeña el trabajo. perjuicios materiales durante el desempeño de las labores o con motivo de ellas. Ocasionar el trabajador. en los edificios.. el sindicato que lo hubiese propuesto o recomendado con certificados falsos o referencias en los que se atribuyan al trabajador capacidad.. en actos de violencia.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5. contra el patrón sus familiares o personal directivo administrativo. sin dolo. fuera del servicio. injurias o malos tratamientos en contra del patrón. con el fin de evitar que la empresa se vea constantemente demandada por sus empleados y sometida por la actitud de los empleados al sentir estos que tienen la razón y enfrentarse con tanta seguridad con el dueño de la empresa. VI. I.Cometer el trabajador. III. pero con negligencia tal. Ocasionar el trabajador los perjuicios de que habla la fracción anterior siempre que sean graves.Incurrir el trabajador. 132 .. si son de tal manera grave que hagan imposible el cumplimiento de la relación laboral de trabajo.Cometer el trabajador contra alguno de sus compañeros. sin incurrir en responsabilidad.2 Mejora en la contratación y selección de personal La empresa apoyándose con la consultoría de un experto en la materia del área laboral se le propone lo siguiente. intencionalmente.. sus familiares o del personal directivo o administrativo de la empresa o establecimiento salvo que medie provocación o que obre en defensa propia. que ella sea la causa única del perjuicio. II. IV. obras. instrumentos. en fallas de probidad u honradez.Engañarlo el trabajador en su caso. maquinaria. amagos. durante sus labores. V. aptitudes o facultades de que carezca. De acuerdo con La Ley Federal del trabajo artículos 46 y 47 nos mencionan que son causas de recisión de la relación laboral de trabajo por causa justificada. alguno de los actos a que se refiere la fracción II. materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo. sin causa justificada. Antes de iniciar su servicio.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas VII. Las análogas a las establecidas en las fracciones anteriores. Cometer el trabajador actos inmorales en el establecimiento o lugar de trabajo. X. así como en su párrafo II su violencia observada dentro del área de trabajo al enfrentar al dueño de la empresa y dañar el equipo (reloj checador) con el fin de no checar su entrada y salida de la empresa como menciona el articulo 47 en su párrafo II. Concurrir el trabajador a sus labores en estado de embriaguez o bajo la influencia de algún narcótico o droga enervante. Tener el trabajador más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días. VIII. de igual manera grave y de consecuencias semejantes en lo que al trabajo se refiere. con perjuicio de la empresa. XII. y XV. siempre que se trate del trabajo contratado. Desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes. Revelar el trabajador los secretos de fabricación o dar a conocer asuntos de carácter reservado. Negarse el trabajador a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o enfermedades. XI. XIII. en este último caso. por su imprudencia o descuido inexcusable. así como al pagarles a los empleados exigirles que firmen su registro de 133 . Comprometer el trabajador. La sentencia ejecutoriada que imponga al trabajador una pena de prisión. que le impida el cumplimiento de la relación de trabajo. la seguridad del establecimiento o de las personas que se encuentren en él. XIV. exista prescripción médica. para lo cual se recomienda tener un registro de hechos ya sea levantando actas ante el ministerio publico por daños materiales contra la empresa. De acuerdo con el artículo 47 párrafo X la empresa podrá despedir sin ningún problema a los empleados que están faltando más de 3 veces en un mes. sin permiso del patrón o sin causa justificada. el trabajador deberá poner el hecho en conocimiento del patrón y presentar la prescripción suscrita por el médico. salvo que. IX. Si la relación de trabajo es por obra o tiempo determinado o tiempo indeterminado. y IX. tales como días de descanso. VI. mediante el pago de un salario. edad. estado civil y domicilio del trabajador y del patrón. Otras condiciones de trabajo.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas asistencia. el salario etc. todo esto con el fin de tener los argumentos necesarios para enfrentar en su caso un juicio con las bases suficientes para realizar un despido justificado. por lo que se recomienda a la empresa elaborar contratos de trabajo en el caso de ser empleado de nuevo ingreso que sean contratos determinados para que la empresa tenga la opción de ponerlo a prueba durante un tiempo de 30 días y si funciona elaborarle un contrato indeterminado. la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona. El servicio o servicios que deban prestarse. por ejemplo la fecha de ingreso. IV. vacaciones y demás que convengan el trabajador y el patrón. sexo. con el fin de tener documentado. Nombre. La indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan en la empresa. III. es decir. Así como el artículo 25 de la Ley Federal del trabajo nos menciona lo que debe contener este documento como es: I. 5. nacionalidad.3 Elaboración de contratos De acuerdo con el artículo 20 de la ley federal del trabajo. El día y el lugar de pago del salario. II. es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otro un trabajo personal subordinado. cualquiera que sea el acto que le de origen. conforme a lo dispuesto en esta Ley. mediante el pago de un salario. nos dice que se entiende por relación laboral de trabajo. La duración de la jornada. VIII. V. los que se determinarán con la mayor precisión posible. La forma y el monto del salario. También nos menciona que un contrato individual cualquiera que sea su forma o denominación. Todo esto con el fin de dar la formalidad necesaria que debe existir en una relación laboral. VII. El lugar o los lugares donde debe prestarse el trabajo.. las condiciones de trabajo bajo las cuales se va 134 . El Reglamento Interno de Trabajo también se conoce como el conjunto de suposiciones. 2000. el Reglamento Interior de Trabajo. con carácter obligatorio para trabajadores y patrones y cuyo objeto es coadyuvar. Lugar y momento en que deben comenzar y terminar las jornadas de trabajo. (Cabanellas.314) De acuerdo con el artículo 422 de la Ley Federal del Trabajo. maquinaria. fracción V. p. tiempo destinado para las comidas y períodos de reposo durante la jornada. Días y horas fijados para hacer la limpieza de los establecimientos. aparatos y útiles de trabajo. VI. II. Horas de entrada y salida de los trabajadores.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas establecer la relación con la empresa. IV.4 Elaboración de un reglamento interno de trabajo El Reglamento Interno o también llamado de taller o de fábrica en otras legislaciones. Normas para prevenir los riesgos de trabajo e instrucciones para prestar los primeros auxilios. Normas para el uso de los asientos o sillas a que se refiere el artículo 132. De acuerdo con el artículo 423 de la Ley Federal del Trabajo este reglamento contendrá: I. sobre todo de los trabajadores durante el desarrollo del contrato de trabajo. son disposiciones normativas obligatorias entre trabajadores y patronos vinculados por un contrato individual que regulan el papel de las partes. 5. V. conforme a la naturaleza de cada empresa o establecimiento. a la mayor seguridad. III. para lo cual se propone los siguientes formatos de contrato contenidos en los anexos 3 y 4. Días y lugares de pago. producto del acuerdo entre las partes. 135 . se define como el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento. regularidad y productividad en el desarrollo de sus trabajos. Las demás normas necesarias y convenientes de acuerdo con la naturaleza de cada empresa o establecimiento. Tiempo y forma en que los trabajadores deben someterse a los exámenes médicos. el registro de asistencias etc. Por lo que se recomienda a la empresa “Impresos Joseles” el siguiente formato de Reglamento interno de Trabajo contenido en el anexo 5. El trabajador tendrá derecho a ser oído antes de que se aplique la sanción.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas VII. Finalmente se recomienda a la empresa tener un manual de puestos donde se especifique el perfil que debe cumplir el empleado para desempeñar el puesto ya que como se mencionó anteriormente es una empresa familiar que tiene varios miembros de la familia en estos puesto lo que ha provocado un mal desarrollo de las actividades del puesto. Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. para lo cual se propone un manual de perfil de puestos contenido en el anexo 7. previos o periódicos. Permisos y licencias. 136 . La suspensión en el trabajo. Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores y la protección que deben tener las trabajadoras embarazadas. X. IX. con el fin de que se conozcan y formalicen las reglas dentro de la empresa y así se evite tener discusiones en cuanto al horario. para conseguir la mayor seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo. VIII. para lo cual se propone el formato que se encuentra en el anexo 6. por lo que es necesario profesionalizar a la empresa y renovar algunos de los empleados que actualmente tiene la misma. como medida disciplinaria. y XI. También se propone elaborar una carta de conocimiento del reglamento interno de trabajo con el fin de que los empleados conozcan las condiciones de trabajo internas de la empresa y se de registro de que ellos tienen conocimiento de este reglamento. no podrá exceder de ocho días. y a las medidas profilácticas que dicten las autoridades. donde se mostro como realizan actualmente los procesos. No elabora un registro formal del pedido 2.. No elabora correctamente la orden de trabajo 4. Es importante mencionar que los procesos mejorados se muestran mediante diagramas de flujo donde las mejoras se pueden observar al compararlos con los esquemas del capítulo 4 páginas de la pagina 109 a la 120.Mejora del proceso de venta y registro de pedido Problemas a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. 2. 3 y 4 del área de ventas: 1.5. 137 . No confirma el presupuesto con el cliente 3. número 1. y no se elaboraba correctamente la orden de trabajo y tampoco se confirmaba las condiciones de compra del trabajo solicitado. No hay políticas de cobro Ventas Para el proceso de ventas se identificó que unos de los problemas era que no se confirmaba la cotización.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5. por lo que se propone seguir el siguiente diagrama de proceso mostrado en la figura siguiente con el fin de evitar errores durante la realización de esta actividad. Por lo que los diagramas propuestos permitirán realizar las actividades correspondientes a cada proceso de manera organizada y controlada permitiendo que los empleados se integren de manera responsable a sus tareas. Diagrama de flujo del proceso de ventas INICIO SOLICITUD DE COTIZACIÓN ESCUCHAR LAS NECESIDADES DEL CLIENTE SOBRE EL TRABAJO REQUERIDO 1 NO ELABORACIÓN DE FORMATO SOLICITADO ¿EXISTE ARCHIVO DEL CLIENTE? ORDENAR LA ELABORACIÓN DE NEGATIVOS SI 3 2 NO ARCHIVO DE CLIENTES 3 2 SI ELABORAR ORDEN DE TRABAJO 1 ELABORAR COTIZACIÓN DEL TRABAJO SOLICITADO NO ENVIAR COTIZACIÓN POR ESCRITO AL CLIENTE Y DISEÑO ENVIAR ORDEN DE TRABAJO Y NEGATIVOS AL AREA DE PLACAS SI CHECAR INVENTARIO Y SOLICITAR MATERIAL FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 138 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 27.. En el diagrama se observa cómo se debe se considera llenar el formato de registro de pedido. llenar orden de trabajo con el fin de no presentar ninguna inconsistencia con lo que el cliente solicito y lo que el vendedor registró. no recordaba lo que el cliente le había solicitado. la cual en ocasiones extraviaba. 139 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Registro de pedido Cuando se llevaba a cabo el registro del pedido no se llenaba ningún formato el vendedor únicamente anotaba los datos en una hoja. si había algún cambio en su formato en caso de ser un cliente frecuente. por lo que para formalizar este proceso se propone utilizar también un formato que se encuentra en el anexo 7. A continuación se elaboró un diagrama de flujo para el proceso de registro de pedido con el fin de evitar los errores anteriormente mencionados y formalizar dicho proceso. .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 28.Diagrama de flujo del proceso de pedido INICIO LLENAR FORMATO DE REGISTRO DE PEDIDO CON LOS DATOS DEL CLIENTE LLENAR ORDEN DE TRABAJO NO SOLICITAR A DISEÑO LA ELABORACIÓN DEL FORMATO ¿EXISTE ARCHIVO DEL CLIENTE? SI BUSCAR NEGATIVOS EN EL ARCHIVO DEL CLIENTE ¿SON CORRECTOS LOS DATOS DEL CLIENTE? NO LLAMAR AL CLIENTE PARA VERIFICAR DATOS SI ELABORAR REQUISICIÓN DE MATERIAL A COMPRAS PROGRAMAR EL TRABAJO FIN Fuente: Elaboración propia 140 . placas equivocadas.Diagrama del proceso de elaboración de placas INICIO REVISAR ORDEN DE TRABAJO CHECAR LOS NEGATIVOS CON RESPECTO A LA ORDEN DE TRABAJO Y LA MUESTRA 1 NO ESTAN CORRECTOS LOS NEGATIVOS? AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR NEGATIVOS SI 1 SOLICITAR PLACAS AL ALMACEN Y MATERIAL NECESARIO 2 ELABORAR PLACAS DE ACUERDO A LA ORDEN DE TRABAJO SUPERVISAR LAS PLACAS ANTES DE PASAR A IMPRESION ESTÁN CORRECTOS LAS PLACAS? NO 2 SI ENVIAR PLACAS.6 Mejora del proceso de elaboración de placas Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. El diagrama del proceso de elaboración de placas propuesto a la empresa es el siguiente: Figura 29. 1.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5. causando pérdidas de tiempo y recursos. MUESTRA Y ORDEN DE TRABAJO AL AREA DE IMPRESION FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 141 .. 2. 3.Placa incorrecta Para la elaboración de placas se rediseño completamente la forma de realizar la elaboración de placas con el fin de evitar el reproceso por velo.Placa con piojos.. piojos. número 1 del área de elaboración de placas. en consecuencia que tenga pérdidas financieras la empresa por la elevación de costos de producción...Placa con velo. con el Vo. de requisitos en la elaboración de comprobantes fiscales. No se revisa el diseño antes de pasarlo al área de negativos.-Constantes errores de: ortografía. de tiempo y recursos. El diagrama del proceso de diseño gráfico a la empresa es el siguiente: Figura 30. número 1 del área de diseño gráfico: 1.7 Mejora del proceso de diseño gráfico Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. del cliente 2.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5. Para el proceso de diseño gráfico se propone que la forma de iniciar esta etapa. ¿ESTAN CORRECTOS? INDICAR LOS ERRORES A CORREGIR SI 1 NO 1 ENVIAR ARCHIVO AL CLIENTE PARA SU Vo. MEDIDAS. Bo. LOGOS. tamaño del formato. con el fin de evitar el reproceso en esta área sea constante motivo de causa de pérdidas. Bo. POR CORREO ELECTRONICO ¿ESTÁN CORRECTOS? SI ENVIAR ARCHIVO A LA EMPRESA QUE ELABORA LOS NEGATIVOS POR CORREO ELECTRONICO 2 2 NO SUPERVISAR NEGATIVOS CON ORIGINALES MECANICOS ELABORADOS POR EL AREA DE DISEÑO GRAFICO SI ESTAN CORRECTOS? ENVIAR AL AREA DE ELABORACION DE PLACAS FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 142 . de omisión de información y colores. DATOS DEL CLIENTE ETC. en consecuencia que tenga pérdidas financieras la empresa por la elevación de costos. Diagrama del proceso de diseño gráfico INICIO REVISAR ORDEN DE PEDIDO CHECAR MUESTRA DEL CLIENTE Y DATOS PROPORCIONADOS POR EL MISMO 1 ELABORAR FORMATO EN COREL DRAW O ADOBE ILUSTRATOR NO SUPERVISAR LOS REQUERIMIENTOS FISCALES. El diagrama del proceso de corte propuesto a la empresa es el siguiente: El diagrama del proceso de corte propuesto a la empresa es el siguiente: 143 .-Cantidad de papel cortada con faltantes para el área de impresión Para el proceso de corte se elaboro completamente la forma de iniciar esta etapa con el fin de evitar el reproceso en esta etapa causando pérdidas de tiempo y recursos.8.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5. número 1 del área de corte: 1.-Tamaño final incorrecto 2. en consecuencia que tenga pérdidas financieras la empresa por la elevación de costos. Mejora del proceso de corte Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. 4.-Color de tinta incorrecto.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 31. número 1 del área de impresión: 1.-Papel impreso con faltantes 144 .-Cantidad total impresa con faltantes.9..Diagrama del proceso de corte INICIO REVISAR ORDEN DE TRABAJO CHECAR MUESTRA DE CORTE O VERIFICAR MEDIDAS SOLICITADAS EN LA ORDEN 1 SOLICITAR MATERIAL A CORTAR SUPERVISAR LAS MEDIDAS DE CORTE Y MATERIAL ¿ESTÁN CORRECTOS? NO AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR MEDIDA DE CORTE Y MATERIAL SI 1 CORTAR MATERIAL A LAS MEDIDAS ESPECIFICADAS ENVIARLO A IMPRESION O AL AREA DE ACABADO Y EMPAQUE FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 5. 3.-Cantidad de copias incorrecta. 5.-Tipo de papel incorrecto. 2.Tonos de tinta incorrectos. Mejora del proceso de impresión Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. 6. tonos de tinta. en consecuencia que tenga elevación de costos de producción y conflictos con él cliente. TINTAS. PAPEL. TINTAS Y OTROS MATERIALES REVISAR ORDEN DE TRABAJO INICIO AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR SOLICITAR MATERIAL PAPEL.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Para el proceso de impresión la mejora está básicamente en resolver la problemática de color de tinta equivocado. El diagrama del proceso de impresión propuesto a la empresa es el siguiente: Figura 32. PLACAS Y OTROS SUPERVISAR LA ORDEN LAS PALCAS. mala calidad de impresión y retrasos en la producción.Diagrama del proceso de impresión 1 CHECAR MUESTRA DE IMPRESIÓN. papel incorrecto.. con una mejora del proceso con el fin de evitar pérdidas de tiempo y recursos. cantidad de hojas incompleta.LA MUESTRA DE IMPRESION ASI COMO MATERIALES NECESARIOS PARA INICIAR LA IMPRESION NO ¿ESTAN CORRECTOS? SI 1 REALIZAR EL ARREGLO DE PLACAS Y PAPEL EN LA MAQUINA HEIDELBERG DE IMPRESION 2 INICIAR IMPRESION DE PRIMER COLOR DE TINTA SUPERVISAR PRIMER COLOR DE IMPRESION CON LA MUESTRA CROMALINE 2 3 INICIAR IMPRESIÓN DE SEGUNDO COLOR DE TINTA SUPERVISAR SEGUNDO COLOR DE IMPRESIÓN CON LA MUESTRA CROMALINE REALIZAR EL ARREGLO DE PLACAS Y PAPEL EN LA MAQUINA HEIDELBERG DE IMPRESIÓN ¿ESTÁN CORRECTOS? SI ¿ESTÁN CORRECTOS? SI NO AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR IMPRESIÓN DE SEGUNDO COLOR FIN NO AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR 3 Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 145 . 2. defectuosos.Empacado defectuoso Para el proceso de folio y acabado la mejora está básicamente enfocada a resolver la problemática de folios incorrectos. El diagrama del proceso de folio y acabado la empresa es el siguiente: 146 . incompletos.Folios incorrectos 2.... faltantes de hojas.Engomando defectuoso 3.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5..-Color de tinta equivocada Acabado: 1.. engomado defectuoso y empacado equivocado.10 Mejora del proceso de folio y acabado Problemas a resolver en la empresa “Impresos Joseles” los cuales se mencionan en la tabla 24 del capítulo 4.Folios incompletos 3. En cuanto al acabado que es la siguiente etapa que es muy relacionada con la anterior la problemática a resolver papel mal intercalado..Color de engomado equivocado 4.Papel mal intercalado e incompleto. número 1 del área de folio y acabado: Folio: 1. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Figura 33. número 1 del área de compras: 1. No realiza a tiempo la orden de compra 147 .11 Mejora del proceso de compras Problema a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4.Diagrama del proceso de folio INICIO REVISAR ORDEN DE TRABAJO CHECAR MUESTRA DE CORTE O VERIFICAR MEDIDAS SOLICITADAS EN LA ORDEN 1 SOLICITAR MATERIAL A CORTAR SUPERVISAR LAS MEDIDAS DE CORTE Y MATERIAL ¿ESTÁN CORRECTOS? NO AVISAR AL JEFE DE TALLER PARA CORREGIR MEDIDA DE CORTE Y MATERIAL SI 1 CORTAR MATERIAL A LAS MEDIDAS ESPECIFICADAS ENVIARLO A IMPRESIÓN O AL ÁREA DE ACABADO Y EMPAQUE FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 5.. Solicita el material equivocado 3.-Diagrama del proceso de compras INICIO REVISAR ORDEN DE PEDIDO Y COTIZACION 1 CHECAR LA EXISTENCIAS DE MATERIAL EN EL ALMACEN 2 COMPARAR LOS PRECIOS CON DIFERENTES PROVEEDORES VERIFICAR LOS PRECIOS Y CANTIDADES ORDENAR LA COMPRA CON EL PROVEEDOR NO CHECAR ORDEN DE PEDIDO Y COTIZACION SI NO 1 ACORDAR LUGAR DE ENTREGA Y FECHA CON EL PROVEEDOR E IMPORTE DE LA COMPRA ESTAN CORRECTOS? SI ELABORAR CHEQUE A NOMBRE DEL PROVEEDOR 2 NO RECIBIR O RECOGER EL MATERIAL.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 2. así como dar seguimiento a la entrega correcta de los materiales solicitados. No hace a tiempo la solicitud del cheque a Dirección General Para el proceso de compras la mejora del proceso está básicamente enfocado en una ahorro de recursos y tiempo en la obtención de los materiales necesarios para iniciar el proceso de producción por lo que es importante que la persona responsable del área de compras verifique la existencia en el almacén antes de ordenar un pedido. El diagrama del proceso de compras de la empresa es el siguiente: Figura 34. REVISAR SI ESTAN CORRECTOS CON LA ORDEN DE COMPRA SI ESTAN CORRECTOS? ENTREGAR CHEQUE Y RECIBIR FACTURA DE COMPRA FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 148 . número 1 proceso de facturación: 1..Factura con datos incorrectos del cliente e importes incorrectos Para el proceso de facturación la mejora esta básicamente enfocado en una atención adecuada al cliente al llamarle para avisar que está listo su trabajo. como también dar seguimiento a la venta realizada y que la empresa recupere la inversión lo más rápido posible.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 5.12 Mejora del proceso de facturación Problemas a resolver en la empresa “Impresos Joseles” el cual se menciona en la tabla 24 del capítulo 4. así como verificar antes de entregar que el trabajo cumple con la calidad y está correctamente elaborado.. El diagrama del proceso de facturación y cobranza de la empresa es el siguiente: Figura 35.Diagrama del proceso de facturación INICIO REVISAR EL PRODUCTO QUE CUMPLA CON LO SOLICITADO POR EL CLIENTE ESTAN CORRECTOS SI ELABORAR FACTURA CON LOS DATOS PROPORCIONADOS POR EL CLIENTE NO CHECAR ORDEN DE PEDIDO Y ESPECIFICACIONES 1 ESTAN CORRECTOS? SI LLAMAR AL CLIENTE PARA INDICAR QUE YA ESTA LISTO SU TRABAJO ACORDAR LA FORMA DE PAGO (CHEQUE O EFECTIVO) NO 1 ACORDAR LUGAR DE ENTREGA Y FECHA CON EL PROVEEDOR E IMPORTE DE LA COMPRA FIN Fuente: Elaboración propia con datos de la empresa 149 . elaborar correctamente la factura antes de enviarla al cliente. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Cada una de las etapas criticas detectadas en el diagnostico de la empresa fueron mejoradas con el fin de tener un funcionamiento operativo optimo de la empresa y evitar el reproceso.Mejoras a corto. así como los constantes errores que se venían presentando en la empresa. mediano y largo plazo Con el fin de proponer una estrategia de mejora a la empresa a corto y largo plazo se propone algunas medidas como se menciona en la siguiente tabla: Tabla 25. outsourcing y selección de personal Diversificar los servicios Mejorar las relaciones Elaborar una página de laborales Capacitarse en el uso de conveniente contratar por de contratación Cambiar de tecnologías de impresión offset a una procesos herramienta de calidad significativamente. de continua a los procesos producción y una mejora de producción Disminuir los costos de Buscar Comprar maquinaria equipo ofrecer la digital de de y nueva generación producción. 5. al reducir impresión los comprobantes fiscales las nuevas tecnologías de Eliminar impresión errores algunos procesos que es más Formalizar sus a los empleados. mediano y largo plazo Corto plazo Mediano Plazo Largo plazo 1 a 2 años 3 a 5 años 5 a 10 años Formalizar sus Mejorar sus procesos para impresión de tipo digital. alguna procesos de producción administración Aplicar internet Capacitación al dueño de la empresa para administrarla de manera más eficiente Fuente: Elaboración propia 150 ..13 Mejoras a la empresa a corto. así como la mejora en los procesos de contratación que eviten que la empresa se vea envuelta en problemas legales que dañen sus finanzas. la mejora de procesos permitirá que la empresa disminuya sus costos de operación y en consecuencia disminuyan de forma significativa los errores en cada una de las áreas de la empresa. Existen en el mercado planchas offset térmicas con proceso sin productos químicos. que se revelan directamente con agua.00 y en la actualidad tiene un costo de $25 pesos con lo que desaparecieron los fotolitos. COMPUTER TO PLATE o también PLATESETTERS. ya que actualmente ya se está ofreciendo el servicio de impresión de archivos digitales directos a placa. Existen 2 tecnologías principales y bien diferenciadas: térmica y violeta. que la plancha se monta sobre la cara externa de un tambor que gira a velocidades del orden de las 200 rpm mientras el cabezal láser se mueve a lo largo del tambor exponiendo con todos sus haces de luz laser toda el área de la plancha. producen separaciones de color directamente sobre una plancha offset. lineaturas y tipos de punto. Impresión directa a placa Los equipos de pre impresión llamados CTP. pudiendo incluso utilizarse procesadoras convencionales para el revelado de las mismas. La mayoría son de tambor externo . Tecnología térmica: los CTP térmicos utilizan varios haces de luz láser infra roja (830 nm) para exponer sobre una plancha offset con emulsión sensible al calor de esa radiación trabajos con diferentes resoluciones. El revelado de las planchas offset térmicas es muy similar al de las convencionales. A continuación se explica brevemente en que consiste este proceso. es la de mayor calidad y estabilidad por lo que es la más recomendada para impresión comercial. 151 . es decir.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Mejoras a mediano plazo En cuanto al mediano plazo se propone a la empresa eliminar algunos subprocesos de su producción como es la elaboración de placas. La tecnología CTP Térmica fue la que primero se desarrolló (1995). Se trabaja en ambientes con luz día ya que las planchas offset térmicas no son sensibles a la luz blanca. así como paso con la elaboración de negativos digitales que hace unos 10 años costaba un negativo carta $80. De esta manera se evita el uso de película y el insolado de planchas. mediante la acción de haces de luz láser. en este momento todavía es costoso pero en unos 3 años se calcula que el servicio será bastante accesible. disminuyendo tiempos y costos de pre impresión y obteniendo una considerable mejora en la calidad de los impresos. El Offset digital es la solución real para aquellos proyectos que requieren tirajes cortos o medianos (de 100 a 20. Como sus antecesores. A continuación se explica lo que es la impresión digital. lineaturas y tipos de punto.000 pliegos de 46 x 34 cm) que pueden ir impresos desde una tinta hasta selección de color y. con la calidad del Offset tradicional. para poder seguir siendo competitivos. la calidad y el precio son los atributos que queremos destacar. donde la rapidez. sin la necesidad de negativos. Offset digital Proceso que consiste en la impresión de un archivo digital sobre papel. Mejoras a largo plazo En cuanto a largo plazo se recomienda a la empresa utilizar una reingeniería en sus procesos ya que las tendencias marcan que la impresión digital está ganando mercado de manera sorprendente por lo que sería importante adquirir nuevas tecnologías y equipo de impresión digital. los CTP Violetas son de tambor interno o Capstan (de cama plana).Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Tecnología violeta : los CTP Violetas utilizan un único haz de luz láser violeta (410 nm) para exponer sobre una plancha offset con emulsión sensible a esa radiación trabajos con diferentes resoluciones. 152 . las Filmadoras (también llamadas Filmsetters o Imagesetters) que exponían sobre una película fotográfica mediante un laser. y la calidad del producto. se utilizó el mapeo de procesos para describir el estado actual e identificar las áreas de oportunidad del proceso de producción y usar la metodología de la mejora de procesos para eficientarlos. corte. El mapeo de procesos permitió identificar las causas de los errores provocaban las pérdidas financieras a la microempresa y a su vez se involucro a los empleados en la identificación de dichos elemento dándoles la oportunidad de participar en la mejora de los procesos. así como las áreas con mayor número de devoluciones por parte de los clientes. elaboración de negativos. La propuesta consistió en el uso de los diagramas de proceso para tener un control más eficiente de los mismos y permitirles a los empleados un entendimiento sencillo de cómo realizar sus actividades y así evitar los constantes errores que se presentan actualmente. acabado. Así como también se propone la elaboración de contratos formales. diseño gráfico. El análisis radico en la identificación de las causas que estaban provocando los constantes errores en el proceso de producción.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CONCLUSIONES De este trabajo de investigación se puede concluir que para la empresa Impresos Joseles perteneciente al sector editorial y de imprenta. elaboración de placas. así como la falta de formalización de sus procesos de producción y evitar con esto el reproceso del producto. folio. y también se consultó a un experto en el área laboral con el fin de buscar una solución en la parte de la administración de los recursos humanos. ocasionada también por la falta de compromiso de los empleados en su trabajo. ventas. con el fin de tener control sobre los procesos. La problemática caracterizada por altos costos de producción que enfrenta actualmente la empresa en sus procesos de: impresión. es de vital importancia contar con procedimientos formales para su proceso de producción y operación. un reglamento interno 153 . Mediante las entrevistas realizadas y la investigación de campo permitieron cuantificar los costos de reproceso por diversas causas. facturación. la devolución por parte de los clientes y en consecuencia pérdidas financieras a la empresa. con la finalidad de que adquiera los conocimientos administrativos necesarios para administrar de manera más eficiente la misma. También en este trabajo quedo plasmada una propuesta con visión a corto. mediano y largo plazo dando diversas recomendaciones a la empresa con el fin de tener una empresa competitiva. 154 . para mejorar el manejo de los recursos humanos de la empresa. Y la necesidad de aplicar a largo plazo una reingeniería del proceso de producción cambiando a las nuevas tecnologías de impresión digital y así lograr permanecer en el mercado. es por ello que se recomienda a la empresa capacitar al gerente de la empresa. sin embargo es recomendable hacer un análisis de las demás empresas del sector. Por último una vez que la empresa haya logrado formalizar sus procesos de operación y producción. se recomienda utilizar algunas herramientas de lean manufacturing con el fin de eliminar algunos subprocesos que le permitirían a la empresa disminuir de manera considerable sus costos de producción. Todo cambio y reestructuración dentro de una organización requiere de un líder con las capacidades necesarias para enfrentar un mercado cada vez más competitivo. Las limitaciones de la propuesta son que las soluciones son exclusivamente para las operaciones que tiene que ver directamente con los procesos de la empresa “Impresos Joseles”. probablemente esta propuesta podría funcionar para otras empresas del mismo sector de las artes gráficas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas de trabajo y un manual de descripción de puestos. J.. Mc Graw Hill Dessler. M. (2004) Las Pymes ante el reto del siglo XXI. Gary. Gravert. Otalora. F. México. Soler. D. Mata. Introducción a la teoría general de la administración. Reingeniería. Juran y F. M. Administración de Recursos humanos México Dessler. Pérez R. M. (1994). México. (2000) Administración de operaciones. I (1999). G. (1997) Programa de apoyo a la micro y pequeña empresa. C. S. Ritzman. México: Thomson Editores. (2004). M. y Marcic.. México : Pearson Educación J. N. Mc Graw Hill 155 . Editorial Mc Graw Hill Interamericana México Harrington. Mc Graw Hill Johansson. Gary 2008. Hernández Sampieri Roberto (2006). Ch. C. L. México: Limusa. México: Del verbo emprender. Vivar V. Krajewski. Hammer. Grabinsky. J (2000) Mejoramiento de los procesos de la empresa. H. México. L. Daft. Tryna (2004) Análisis y planeación de la calidad. (1981) Administración de Negocios. R. 2004 Administración de personal Mc Graw Hill México Dávila. García. Henry. Jurado A. Colombia: Norma. (2002) Dinámica y conflictos en las empresas familiares. A. Colombia: Norma. J. México: CECSA Chiavenato. México: Thomson Editores.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas BIBLIOGRAFÍA Broom. (1997). Más allá de la Reingeniería. Introducción a la administración. y Longenecker. (2009) Reingeniería de procesos de negocios. Hammer.. pequeñas y medianas empresas: un reto para la economía mexicana.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Manganelli. J. E.uv. 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Tesis González Bermejo.com/docs/284-claves_mejora_procesos_organizaciones recuperado el 10 octubre 2010 Kauffman S. http://www.mx/html/observatorio.compite.htm recuperado el 19 junio 2010 CIPI (2004) Observatorio PyMe Documento informativo sobre las pequeñas y medianas empresas en México. Revista electrónica Claves para la mejora de los procesos en las organizaciones http://www. 31-55. (2002). Fundación y consultoria.html Organización internacional para la estandarización ISO recuperado el 10 de abril de 2009 http://www.gob.siem.mx/siem2008/operaciones2008/acuerdoestratificacion.php?section=economia&article=031n1eco Periódico La Jornada.inegi.mx/est/contenidos/espanol/sistemas/enamin/enamin_2002 recuperado 6 marzo 2010 157 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas http//www.org/ Fundación para el Desarrollo Sostenible.gob.mx/index. recuperado el 14 de noviembre de 2007 http://www.gob.mx/html/principalesresultados.org. 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Sus respuestas serán útiles para el desarrollo del estudio.¿Cómo administra su empresa? Bueno. 1. para elaborar un estudio que servirá de tema de tesis.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ANEXO 2 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN MAESTRÍA EN CIENCIAS EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS PROPUESTA DE APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A UNA MiPyME DEL SECTOR DE LAS ARTES GRÁFICAS ENTREVISTA DATOS GENERALES Fecha: 1 Marzo 2010 Lugar: Empresa “Impresos Joseles” Entrevistador: Javier Estrada Colín Entrevistado: Gerente Alejandro Estrada Rivas Edad: 60 años Introducción: La siguiente entrevista tiene como objetivo recolectar datos sobre la forma en que se lleva el proceso de producción de la microempresa. considerando que usted es la persona encargada del funcionamiento de la empresa y nos puede proporcionar dicha información: CARACTERÍSTICAS DE LA ENTREVISTA Conteste con la mayor sinceridad posible. no saben qué papel es para cada trabajo. 4.. tal vez ventas ya que considero que si se logra vender por lo cual la empresa sigue teniendo buenos ingresos 160 .. nunca planeo las actividades a realizar..¿Qué área considera la más débil en cuanto al número de errores que se presentan? ¿Por qué? El área de producción ya que es la aquella donde tengo más problemas con los obreros. 6..¿Cual considera que es el área mejor organizada? ¿Por qué? Pues. 7. ya que anteriormente cuando la empresa tenía trabajos más pequeños si me funcionaba pero ahora que tengo más trabajo siempre ocurren errores en alguna etapa del trabajo. no hay coordinación entre ellos para realizarlo y generalmente es donde tengo más errores en el trabajo. así que no uso ningún tipo de planeación de materia prima.¿Cómo organiza las actividades en su empresa en el proceso de producción? Simplemente reparto el trabajo le digo a mis empleados que tiene que hacer cada uno y como lo tiene que realizar.¿Cómo planea la solicitud de los materiales en su empresa? No hago ninguna. así como también voy llevando el control de mi saldo para poder hacer frente a los pagos que se requieren al momento. trabajo sobre la marcha. 8. solo solicito el material hasta que se requiere para iniciar el trabajo y procuro no comprar más que lo necesario. de ventas ni del trabajo a realizar.¿Qué tipo de planes o herramientas utiliza para la elaboración de los trabajos? Ninguno. 2.¿Considera que el proceso actual que utiliza es el más adecuado? No.¿Qué área de su empresa considera que tiene mejor planeación? ¿Por qué? Ninguna ya que como mencione.. ya que no tengo un control de los materiales. porque ya perdieron la orden de trabajo. 5.. ya que voy sacando los trabajos en el momento. 3.. y cuando surge un problema hay mucho descontrol para poder realizar los trabajos.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas hacer y yo superviso las labores. registro. ya cuando regreso ya no están trabajando. ya que yo soy el que les indica lo que tienen que hacer.¿Quién toma las decisiones en su empresa? Yo soy el único que toma decisiones en la empresa y nadie está autorizado a tomar alguna decisión... ya que tengo constantes problemas con los empleados.¿Cual considera que es el área donde se presentan el mayor número de errores? a) Ventas b) Diseño c) Impresión d) Folio e) Acabado f) Compras g) Tesorería 161 ..¿A quién acuden sus empleados cuando se presenta un problema? Me buscan a mí. sin embargo. ni tampoco el material con el cual lo iban a realizar. como la realizo…. por lo que siempre se vuelve un caos. checo el producto para verificar características.¿Cuál considera que es el área más débil en cuanto a organización? ¿Por qué? Nuevamente producción. 15.. porque no saben que seguía después de lo último que les encargue y que no encontraban las ordenes de trabajo.. Bueno. 14.¿Realiza supervisión y cómo realiza la supervisión del trabajo en su empresa y por quién? La supervisión es realizada por mí. 13. en cuanto a que si tengo que salir de la imprenta.. pero no tengo instrumentos de control de la producción. 12. 11.¿Qué tipo de controles utiliza en su empresa? Ningún tipo de control sólo se utiliza en ocasiones orden de trabajo. cuando no me encuentro en algunas ocasiones los orientan mis hijos en caso de estar enterados del trabajo y sus características. ya que realizó también la función de jefe de taller. colores de impresión etc. paso a las máquinas y observo cómo están realizando el trabajo mis prensistas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas 9. que está con mal registro. dígame que hacer. que se toman mal los datos del trabajo. GRACIAS POR SU TIEMPO 162 ..¿Como resuelve los problemas cuando se presentan en alguna de estas áreas? De forma improvisada lo que se ocurre para evitar repetir todo el trabajo y que la empresa pierda al tener que volver a comprar el papel. que se entrego el trabajo incompleto y considero que es por falta de organización y control del proceso de producción.¿Estaría dispuesto a rediseñar su proceso de producción para mejorar su calidad y producción? Si.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ¿Por qué? ¿Cuáles son las causas por las que atribuye esto? Son donde se presentan el mayor número de errores ya que los clientes me reclamen que está mal impreso.¿Por qué considera que suceden tales errores? Por falta de supervisión.. que va mal registrado el trabajo o el color de impresión no es el correcto para el cliente. a una mala organización del trabajo y a la falta de controles en cada etapa del trabajo.¿Cuáles son los errores que se dan con mayor frecuencia? Errores en el diseño del formato. 19. repetir la impresión y tener que pagar tiempo extra a los prensistas... 17. por que los empleados se ahechan la culpa entre ellos no hay una delimitación de funciones. 16. 18. por su puesto si esto logra que los errores se reduzcan a un mínimo y que logre entregar el producto a tiempo y con calidad. que tiene algún error el diseño. . con estado civil………. que tiene el carácter de puesto de confianza dentro de la empresa. “ la empresa “ y “él (la) trabajador (a)” respectivamente. B) Que su representante cuenta con las facultades suficientes y necesarias para obligar a su mandante en términos de este instrumento. DECLARACIONES 1. la empresa denominada **********. representada en este acto por su apoderado el Sr……………. por su propio derecho. C) Que señalan como domicilio para todos los efectos legales a que haya lugar el ubicado en calle…………………………….Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Anexo 3 Contrato Laboral de Tiempo Determinado Contrato individual de trabajo por tiempo determinado que celebran por una parte.-DECLARA EL TRABAJADOR: A) Por sus generales. años de edad. 2. legalmente constituida conforme a las leyes de la republica mexicana.DECLARA LA EMPRESA: A) Que es una persona moral. ser de sexo………. y por la otra.. con las facultades para celebrar el presente contrato. de nacionalidad mexicana y con domicilio en: …………………………………que cuenta con la capacidad y aptitudes necesarias para desempeñar las actividades y funciones correspondientes al puesto de ……………… y para el cargo de confianza que requiere el patrón. el Sr…………… los que para los efectos del presente contrato serán designados como. y que requiere contratar los servicios de una persona que cuente con la capacidad y aptitudes necesarias para desarrollar el puesto de almacenista. de…. quienes se sujetan a los derechos y obligaciones que se consignan con arreglo a las siguientes declaraciones y cláusulas.DECLARAN LAS PARTES: 163 ... 3. contando dentro de su objetivo social. así como inscrita en el registro público de la propiedad y del comercio. . Tercera.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas A) Que se reconocen recíprocamente la personalidad con que se ostentan. acabado según sea el caso. dentro de la republica mexicana. al presente documento “el contrato”. a los que lo suscriben como “las partes”.El contrato se celebra por obra indeterminada según lo establecido en el artículo 35 de la ley. en el que por razones de necesidad le asigne la empresa.. En este último caso la empresa le comunicara con anticipación razonable el nuevo lugar de prestación de servicios indicándole con toda claridad el domicilio respectivo y haciéndole saber. 164 . para el que se le contrata. igualmente se obliga el trabajador a desempeñar todas las actividades y funciones que sean conexas.. consistirá en todo lo relacionado con su puesto como impresión.para efectos de brevedad se denominara en lo sucesivo a la ley federal del trabajo como “la ley”.El lugar de la prestación de los servicios del trabajador será conviniendo las partes y aceptando el trabajador prestarlos en cualquier otro lugar..Los servicios que el trabajador prestara a la empresa. complementarias y accesorias a las principales antes mencionadas. en su caso el horario de trabajo bajo el cual laborara en el nuevo centro de trabajo. folio. Cuarta. y como “el trabajador” y “la empresa” según sea el caso. Segunda. corte. siempre y cuando no se vea menoscabo su salario. sujetándose al presente contrato de trabajo en forma libre y de conformidad con las siguientes: CLÁUSULAS Primera. Sexta. Séptima.. pudiéndose distribuir en los términos del artículo 59 de la ley. el importe correspondiente a quince días de salario por concepto de aguinaldo. De igual modo percibirá por concepto de prima vacacional la cantidad equivalente al 25% del importe pagado por vacaciones.El trabajador percibirá por la prestación de sus servicios como salario diario la cantidad de $ ………(con letra 00/100M. Octava. De no haber cumplido el año de servicios.El lugar de pago de los salarios del trabajador será el centro de trabajo en forma semanal o quincenal. si el día de pago coincidiera con un día de descanso obligatorio el pago se efectuara un día anterior. misma en la que se encuentra comprendido el séptimo día y será cubierta por el patrón en forma semanal o quincenal según convenga al giro de la empresa. y por cada seis días de trabajo disfrutara de un día de descanso con una hora para comer. Novena..El trabajador tendrá derecho a descansar con goce de salario integro en los días señalados en el artículo 74 de la ley..El trabajador tendrá derecho a disfrutar de un periodo anual de vacaciones conforme al establecido en el artículo 76 de la ley. con pago de salario integro. 165 ..N.). Decima.el trabajador tendrá derecho a capacitación y adiestramiento de acuerdo a los términos de los planes y programas para que dicho efecto se tengan establecidos o se establezcan en la empresa conforme a la ley.la duración de la jornada de trabajo será de cuarenta y ocho horas semanales. antes del día 20 de diciembre de cada año.. tendrá derecho a que se la pague la parte proporcional del aguinaldo correspondiente al tiempo que hubiere trabajado.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Quinta.El trabajador tendrá derecho a recibir por parte de la empresa.. Decima primera. o bien el que se llegara a establecer conforme a la ley. así como el incumplimiento por parte del trabajador a las obligaciones y prohibiciones que le imponen los artículos 134 y 135 de la ley.El trabajador deberá presentarse puntualmente a sus labores en el centro de trabajo. abonos y gastos de mantenimiento al 166 . Obligándose a sujetarse a los controles de asistencia y puntualidad establecidos o que se establezcan en la empresa. Decima tercera. Decima quinta..El trabajador manifiesta manifiesta su expresa conformidad en que la empresa haga las retenciones correspondientes al pago de su salario y demás prestaciones por concepto de impuesto sobre producto del trabajo. Las faltas de asistencia por motivo de enfermedad solo se justificaran mediante la presentación del certificado de incapacidad expedido por el instituto mexicano del seguro social. Decima sexta. ya que sus actividades al servicio de la empresa le son prioritarias Decima cuarta.Serán causas justificadas de recisión del presente contrato las contempladas como tales en la ley. a cumplir con el nuevo que se le asignara.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Decima segunda.El trabajador se obliga a observar y cumplir en su integridad el reglamento de trabajo como las instrucciones y circulares que emanen de el patrón o del personal autorizado para ello... haciendo constar desde ahora su disponibilidad para dicho cumplimiento. Cuotas al seguro social...el trabajador acepta que cuando por razones de necesidad la empresa modificara su horario de trabajo. En caso de inasistencia a sus labores el trabajador se obliga a dar aviso a la empresa y a justificar su falta al momento de su regreso. ... cuotas sindicales y demás que se origine él termino.... y en su caso fondo de ahorro......... lo firman de conformidad y así lo ratifican.. en la ciudad de México. ............ Enterado los contratantes del significado..... REPRESENTANTE LEGAL 167 .de 20 y con fecha de vencimiento al……… de………..... alcance y fuerza legal de este contrato y de las estipulaciones contenidas........ de 20___ PATRÓN TRABAJADOR ________________________ _________________________ ..... a los …............. como de los artículos mencionados........Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas instituto de fondo nacional de la vivienda para los trabajadores...... Días del mes de………........... Declara el trabajador: A) Que es una persona física. Declaraciones 1. “la empresa” y “el trabajador” respectivamente. de acuerdo a su solicitud de empleo presentada o contar con las características que en esta capitulo se describen. ………………………. por su propio derecho. de nacionalidad mexicana y que cuenta con la capacidad y experiencia suficiente y necesaria. .. B) Que su representante cuenta con las facultades suficientes y necesarias para obligar a su mandante en términos de este instrumento. contando dentro de su objetivo social. Los que para efectos del presente contrato serán asignados como.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Anexo 4 Contrato Laboral Tiempo Indeterminado Contrato individual de trabajo por obra indeterminada que celebran por una parte. la empresa denominada………………. quienes se sujetan a los derechos y obligaciones que se consignan con arreglo a las siguientes declaraciones y clausulas. representada en este acto por su apoderado el Sr. 168 . así como inscrita en el registro público de la propiedad y del comercio. el sr……………… . Declara la empresa: A) Que es una persona moral. con las facultades para celebrar el presente contrato. para prestar los servicios contratados. C) Que señalan como domicilio para todos los efectos legales a que haya lugar el ubicado en…………………………… 2. y por otra. legalmente constituida conforme a las leyes de la republica mexicana. Tercera. a los que lo suscriben como “las partes”. así como todas aquellas inherentes al puesto. y como “el trabajador” y “la empresa”.. Segunda.. igualmente se obliga el trabajador a desempeñar todas las actividades y funciones que sean conexas complementarias y accesorias a las principales antes mencionadas.. 169 .Los servicios que el trabajador le prestara a la empresa inherente al puesto para el que se contrata... según sea el caso.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas B) Que cuenta con la capacidad y aptitudes necesarias para desempeñar las actividades y funciones correspondientes al puesto de ……………. al presente documento “el contrato”. con estado civil……….El lugar de la prestación de los servicios el trabajador será conviniendo las partes y aceptando el trabajador prestarlos en cualquier otro lugar.. dentro de la republica mexicana. siempre y cuando no se vea menoscabo su salario. llamarse como ha quedado escrito. acabado. así como por sus generales. corte..El contrato se celebra por obra determinada según lo establecido en el artículo 35 de la ley. contar con ….y con domicilio en……………… 3. Declaran las partes: A) Que se reconocen recíprocamente la personalidad con que se ostentan. sujetándose al presente contrato de trabajo en forma libre de conformidad con las siguientes: Clausulas Primera. en el que por razones de necesidad le asigne la empresa. años de edad. folio.. Cuarta. consistirán en realizar diferentes actividades que con llevan a impresión. ser de nacionalidad mexicana.Para efectos de brevedad se denominara en lo sucesivo a la ley federal del trabajo como “la ley”. Séptima. Si el día de descanso del trabajador fuera distinto al domingo por la prestación de servicios en este día el trabajador tendrá derecho a una prima adicional del 25% sobre el salario diario. Si el trabajador tuviera que prestar sus servicios en alguno de tales días tendrá derecho independientemente del salario que le corresponda por los mismos. Sexta. Quinta.. Decima primera.. en su caso el horario bajo el cual laborara en el nuevo centro de trabajo. pudiéndose distribuir en los términos del artículo 59 de la ley.La duración de la jornada de trabajo será de cuarenta y ocho horas a la semana. Decima.. de igual modo percibirá por concepto de prima vacacional la cantidad equivalente al 25% del importe pagado por vacaciones.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas En este último caso la empresa le comunicara con anticipación razonable el nuevo lugar de prestación de servicios indicándole con toda claridad el domicilio respectivo y haciéndole saber..el trabajador percibirá por la prestación de sus servicios como salario diario la cantidad de $………… (En letra 00/100 M.El trabajador tendrá derecho a disfrutar de un periodo anual de vacaciones conforme al establecido en el art. antes del día 20 de diciembre de cada año. 76 de la ley. al pago de un salario doble por el servicio prestado. y por cada seis días de trabajo disfrutara de un día de descanso con una hora para comer.) Misma en la que se encuentra comprendido en el séptimo día y será cubierta por el patrón en forma semanal o quincenal según convenga al giro de la empresa. Octava. con pago de salario integro.El trabajador tendrá derecho a descansar con goce de salario integro en los días señalados en el artículo 74 de la ley.N..el lugar de pago de los salarios del trabajador será el centro de trabajo en forma semanal o quincenal. Si el día de pago coincidiera con un día de descanso obligatorio el pago se efectuará el día anterior. el importe correspondiente a quince días de salario 170 .El trabajador tendrá derecho después de seis días de labores a uno descansado que preferentemente será el domingo de cada semana..El trabajador tendrá derecho a recibir por parte de la empresa.. Novena. El trabajador deberá presentarse puntualmente a sus labores en el centro de trabajo. En caso de inasistencia a sus labores el trabajador se obliga a dar aviso a la empresa y a justificar su falta al momento de su regreso..El trabajador manifiesta su expresa conformidad en que la empresa haga las retenciones correspondientes al pago de su salario y demás prestaciones por concepto de impuesto sobre producto del trabajo.Serán causas justificadas de rescisión del presente contrato las contempladas como tales en la ley. así como el incumplimiento por parte del trabajador a las obligaciones y prohibiciones que le imponen los articulo 134 y 135 de la ley. abonos y gastos de mantenimiento al instituto de fondo nacional de la vivienda para los trabajadores. cuotas sindicales y demás que se origine él termino. Cuotas al seguro social. 171 . Las faltas de asistencia por motivo de enfermedad solo se justificaran mediante presentación del certificado de incapacidad expedido por el instituto mexicano del seguro social. a cumplir con el nuevo que se le asignara. obligándose a sujetarse a los controles de asistencia y puntualidad establecidos o que se establezcan en la empresa. de no haber cumplido el año de servicios tendrá derecho a que se le pague la parte proporcional del aguinaldo correspondiente al tiempo que hubiera trabajado.. Decima sexta.. Decima tercera.el trabajador se obliga a observar y cumplir en su integridad el reglamento de trabajo como las instrucciones y circulares que emanen del patrón o del personal autorizado para ello o bien el que se llegara a establecer conforme a la ley. Decima cuarta.. ya que sus actividades al servicio de la empresa le son prioritarias. Decima quinta. Decima séptima..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas por concepto de aguinaldo. Decima segunda.El trabajador tendrá derecho a capacitación y adiestramiento de acuerdo a los términos de los planes y programas que para dicho efecto se tengan establecidos o se establezcan en la empresa conforme a la ley. haciendo constar desde ahora su disponibilidad para dicho cumplimiento.El trabajador acepta que cuando por razones de necesidad la empresa modificara su horario de trabajo.. y en su caso fondo de ahorro. como de los artículos mencionados. alcance y fuerza legal de este. a los __ días del mes de _____ de 20 . de las estipulaciones contenidas. lo firman de conformidad y así lo ratifican. EL TRABAJADOR ___________________ ……………………………… REPRESENTANTE LEGAL 172 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Enterados los contratantes del significado. EL PATRON __________________________ ……………………………………. en la ciudad de …………. ejecución y pago de remuneraciones Capítulo V Faltas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Anexo 5 Reglamento interno de Trabajo de la empresa “Impresos Joseles” Capítulo Primero I Aplicación del presente reglamento Interno de Trabajo Capítulo II De la clasificación interna administración del personal de trabajadores Capítulo III De la admisión y requisitos para la contratación del personal Capítulo IV Cumplimiento de las jornadas de trabajo y otras normas relativas a los turnos. clases y sanciones Capítulo VI Disposiciones Generales 173 . . Artículo 4.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO CAPÍTULO I Aplicación del presente reglamento de trabajo Artículo 1.M. CAPÍTULO II Los horarios de trabajo Artículo 5.En todos los casos se considera una tolerancia de 10 minutos después de la hora entrada. 174 .A.Este reglamento tendrá aplicación en cada uno de los lugares de prestación de servicios de los colaboradores de esta empresa.. Artículo 6. entrada y salidas del inmueble en el que prestan sus servicios mediante el sistema o mecanismo de chequeo de entrada que disponga la empresa para tal efecto y proceder inmediatamente a instalarse en su lugar de trabajo. sucursales.M (…………) salvo los centros de trabajo que tienen horarios especiales de conformidad con el servicio que prestan...Quedan obligados a cumplir y hacer cumplir el presente reglamento todos los colaboradores que presten sus servicios a la empresa. departamentos y en general. no debiendo rebasar la jornada que para efecto se estipula en la Ley Federal del Trabajo.La hora de registro de entrada será a las…9... Artículo 3..Todos los colaboradores de la empresa deberán de registrar su asistencia. se harán atendiendo a las características del tipo de trabajo.La aplicación de las disposiciones contenidas en este reglamento. se dará lugar a una sanción administrativa consistente en el descuento de un día de salario. Artículo 2... base o temporales) que presta sus servicios en la misma en todas sus áreas. más pasando 1 minuto de la hora de entrada se considerará retardo y con la acumulación de 3 retardos. Artículo 7. regula las relaciones obrero patronales entre la empresa “Impresos Joseles” y el personal de trabajadores (empleados.El presente reglamento interior de trabajo. personal de confianza. los cuales podrán ser acumulables de manera mensual.. para todos los colaboradores operativos y administrativos de la empresa.. y la salida será a las …7 P. el colaborador regresara a su puesto habitual. la empresa tiene el derecho de utilizar sus servicios y el colaborador el deber de prestarlos.. maquinaria. 175 .Se considerará para el horario de comida una hora por jornada laboral completa y veinte minutos de receso por media jornada laboral.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Artículo 8. ni será acumulativo para recesión laboral.. Artículo 9. Artículo 10.En los días y horas que se establezcan para cualquier actividad compatible a que se le asigne en el área de trabajo. en los que el colaborador no se pueda dedicar a las labores que habitualmente desempeña.Rebasando los diez minutos de la hora de entrada. Al terminar esta circunstancia extraordinaria. ya no se permitirá el ingreso del personal a sus áreas de trabajo..Lo omisión injustificada del registro de asistencia a la entrada o la salida. aparatos o instrumentos de trabajo o por cualquier otra causa. Artículo 11. sin menoscabo de la retribución de su categoría. previa investigación de la causa que lo originó.. excepción hecha de que por autorización del titular del área se le permita el acceso en la inteligencia de que no se le considerará como un día laborado para los efectos de nómina. se considerará como falta de asistencia. la salida sin dicha autorización se considerará abandono de trabajo.Desde el inicio de la jornada laboral hasta el fin de la misma. cuando le corresponda a la transmisión del Poder Ejecutivo Federal » 25° de diciembre Artículo 17. 176 . Artículo 16. por cada seis días de trabajo. CAPÍTULO IV Días de descanso y vacaciones Artículo 15..La empresa concederá a sus colaboradores vacaciones anuales conforme al artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo. y en lugar visible el gafete de identificación expedido por la empresa. en la inteligencia de que tales días serán pagados con salario integro. los siguientes: » 1° de enero » 5° de febrero » 21° de marzo » 1° de mayo » 16° de septiembre » 20° de noviembre » 1° de diciembre de cada seis años.La empresa concederá a sus colaboradores un día de descanso..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO III Lugar y momento de comenzar y terminar la jornada de trabajo Artículo 12.Una vez que registre su entrada el colaborador. Artículo 14. deberá concentrarse en su lugar de trabajo e iniciar las actividades encomendadas.Para retirarse del centro de trabajo antes de la terminación de la jornada será requerirá por escrito o su equivalente en medio electrónico.. equipo de seguridad en su caso. todos los empleados deberán portar su bata. Artículo 13. autorización del del Jefe de taller o área facultado para ello.. más el 25% adicional por concepto de prima vacacional..Son días de descanso obligatorio con goce integro de salario.. Artículo 19. de asistencia o cualquier documento que suscriba la empresa como comprobante del pago de los salarios. CAPÍTULO IV Lugar y día de pago Artículo 20. más si el día de pago corresponde a uno de descanso. agilidad administrativa o implementación de tecnología de vanguardia...Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Artículo 18. se pagará el día hábil inmediato anterior..Todos los trabajadores están obligados a firmar los recibos de pago. listas de raya. mismos que se realizarán dentro de las horas de trabajo. los que no estén incluidos en el descanso semanal. acorde con el puesto y actividad que tengan asignado.El lugar de pago a los colaboradores será directamente en su centro de trabajo.- La Empresa dictaminará semestralmente un periodo de vacaciones permitido para los colaboradores con la finalidad de atender primordialmente los intereses y necesidades de la empresa y de sus colaboradores. Artículo 21. pudiendo modificar por razones de seguridad.Para el cómputo de las vacaciones de los colaboradores se incluirán únicamente los días laborables.. entendiéndose como tales.. La negativa del trabajador a otorgar la firma de dichos documentos. Artículo 24. Artículo 22. Artículo 23.Si por ausencia del trabajador hubiere necesidad de que otra persona cobre su salario..El salario es la retribución que la empresa paga a sus colaboradores a cambio de sus servicios.Los días de pago para los colaboradores de la Empresa será los viernes de cada semana. esta deberá presentar carta poder otorgada por el trabajador ausente y suscrita ante dos testigos. relevara a la empresa de entregar los salarios respectivos 177 . ni los días de descanso señalados en el artículo 16 de este Reglamento. en cuyo caso se dará aviso con oportunidad. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO V Permisos Artículo 25.- Los colaboradores están obligados a solicitar los permisos para faltar a sus labores como mínimo con un día de anticipación. Artículo 26.- Toda falta no amparada con un comprobante legal, será considerada como falta injustificada. Artículo 27.- Son consideradas faltas injustificadas, sin el requisito del permiso autorizado por escrito, las que obedezcan a caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. La comprobación de la justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de las 48 horas siguientes al momento en que faltó a sus labores. Artículo 28.- El trabajador que necesite retirarse de la empresa dentro de la jornada de trabajo por enfermedad, razones personales o extraordinarias, deberá solicitar el permiso a su jefe inmediato, quien le entregara la autorización correspondiente. Artículo 29.- La empresa otorga a sus colaboradores los siguientes días como permiso justificado y con goce de sueldo; 3 días II) Matrimonio: Por una sola vez a los empleados solteros. III) Nacimiento: En el caso de los hombres se otorga esta prestación, en el caso de las mujeres se respeta la incapacidad que marca la ley. IV) Defunción: Si por desgracia algún familiar de primer grado (padres, hijos o cónyuge) falleciera. Artículo 30.- Los días que otorga la empresa explícitos en el artículo 30 Fracción I, II, III, y IV de este reglamento deberán tramitarse con su jefe inmediato superior comprobando mediante copia del acta respectiva y serán disfrutados en un término de 30 días a partir del acontecimiento solo en la fracción I y II, en caso de no utilizarlos en dicho plazo el colaborador da por entendido la perdida de estos. 178 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas CAPÍTULO VI Correcciones disciplinarias Artículo 31.- Son causas de rescisión del contrato de trabajo, las señaladas por la Ley Federal del Trabajo. Artículo 32.- Todas las faltas que impliquen incumplimiento en la Ley Federal del Trabajo, a este reglamento o al Contrato de Trabajo, que no ameriten la rescisión del contrato, serán sancionadas conforme los artículo 31 de este reglamento. Artículo 33.- Todas las faltas que impliquen incumplimiento a la Ley Federal del Trabajo, a este Reglamento o al Contrato de Trabajo, que no ameriten la rescisión del contrato, serán sancionadas con suspensión de labores hasta por 4 días. Artículo 34.- Sanciones por ausencias injustificadas en un periodo de 30 días: » » » » 1 Ausencia 2 Ausencias 3 Ausencias 4 Ausencias o más Suspensión por 1 día, sin goce de sueldo. Suspensión por 1 día, sin goce de sueldo. Suspensión por 2 días, sin goce de sueldo. Rescisión del contrato. Artículo 35.- Sanciones por faltas a la buena moral, ética profesional o presentación ante los clientes, socios y proveedores de la empresa. Amonestación verbal Amonestación por Escrito (Acta Administrativa) Hablar por teléfono o consumir alimentos frente a los clientes socios dentro del horario de atención y dando prioridad a la actividad personal y no al cliente socio. Ingresar a áreas restringidas sólo para personal autorizado como son Oficina o Almacén sin estar acreditado por sus actividades. No entregar respaldos correspondientes que afecten la operación de otras áreas y que su registro al día y hora solicitado sea de suma importancia por afectar directamente los registros de la empresa. Las que determine la empresa que por su gravedad afecten la operación de la empresa en términos monetarios o estratégicos. Artículo 36.- Serán causantes de rescisión de contrato las faltas a la Ley Federal del Trabajo, las faltas al Código de Ética laboral de la empresa y así como: 179 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas I. Presentarse al trabajo en estado de ebriedad o bajo la influencia de cualquier otro narcótico. II. Introducir a la empresa bebidas alcohólicas o drogas. III. Sustraer mercancía o herramientas de trabajo sin autorización del Jefe Directo fuera del departamento o área a la que pertenecen o de las instalaciones de la empresa. IV. La acumulación de 3 faltas administrativas por escrito. Artículo 35.- Cualquier otra infracción a las disposiciones del presente reglamento será sancionada con una amonestación por escrito o con una suspensión de actividades de uno a dos días, bajo el descuento salarial correspondiente, según la gravedad de la infracción. 180 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Anexo 5 Carta de reconocimiento del Reglamento Interno para la microempresa “Impresos Joseles” Carta de reconocimiento del Reglamento Interno Se me ha mostrado el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa “Impresos Joseles y/o Alejandro Estrada Rivas, y he comprendido que no lo puedo retirar de las instalaciones. Me comprometo a leerlo, sabiendo que tengo acceso al mismo durante mi horario de trabajo. Entiendo que este Reglamento no es un Contrato de Trabajo, sino una mera expresión del derecho de la empresa de emitir y hacer cumplir prácticas y procedimientos puntuales en el manejo de sus negocios. Comprendo y estoy de acuerdo en atenerme a las reglas y procedimientos de este Reglamento, al igual que a cualquier cambio que la empresa pueda realizar de aquí en adelante. Firma del Empleado Fecha Firma del Gerente Fecha Alejandro Estrada Rivas 181 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ANEXOS 6 Manual de Puestos para la microempresa de artes graficas “Impresos Joseles” Manual de puestos La organización del proceso se logra mediante la estructura de las actividades a realizar por cada uno de los integrantes de la empresa para lo cual se propone un manual de puestos. 182 . Alcance del puesto: Sobre todas las actividades que se lleven a cabo en cada uno de los departamentos para asegurar la entrega del producto final y obtener los máximos de utilidad. como sigue: Puesto: Director general Objetivo del puesto: Realizar todas las actividades relativas a coordinar todos los departamentos de producción. o ante situaciones no previstas en las políticas. donde se indique la responsabilidad y tareas a desarrollar de acuerdo al puesto. dentro de sus principales funciones están: Planeación de los procesos administrativos y productivos Asegurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa Elaborar presupuestos Elaborar estrategias de mercado Autoridad: Sobre todos los departamentos e integrantes de estos. ventas y administración. Responsabilidades Es el responsable de la toma de decisiones que rebasen la autoridad de los gerentes. Hacer las ordenes de producción de acuerdo con los requerimientos especificados por el cliente. Alcance del puesto: Sobre todas las actividades relacionadas con la impresión.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una oficina con teléfono. Verificar constantemente que el trabajo vaya siendo impreso de acurdo con los cromalines aprobados por el cliente. Verificar que el papel entregado al impresor sea el indicado y la cantidad requerida. foliador. etc. internet así como listas de precios. así como las placas para iniciar la impresión del material. prensistas. previamente autorizados por este. repartirlas entre todos los encargados de realizar el trabajo. cortador. 183 . Puesto: Gerente de producción Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a coordinar la elaboración del producto. Responsabilidades Verificar que los diseños y negativos correspondan con los requerimientos especificados por el cliente. corte y acabado del producto. fax. asegurar la calidad de los insumos y que los productos terminados cumplan con las características especificadas en la orden de trabajo. computadora. Autoridad: Sobre todos los miembros del departamento de producción. internet así como listas de precios. almacén. fax. asegurar la calidad de los insumos y los mejores precios. Puesto: Gerente administrativo Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a coordinar la elaboración de cotizaciones del producto. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que se haya recibido de ingeniero industrial. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una oficina con teléfono. cursos para estar al día en las nuevas tendencias de producción.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Comunicación: Les debe reportar al gerente general y al gerente administrativo. reparto y vigilancia. ordenes de trabajo y papelería necesaria para su trabajo. mecánico o en artes graficas. y tenga vocación para trabajar con obreros y en equipo. pantone. computadora. tenga experiencia en los procesos de impresión. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área y asistir a ferias. Alcance del puesto: Reporta a la Dirección general y supervisa a producción. cuenta hilos. crédito y cobranza. 184 . Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. en administración de empresas. Responsabilidades Verificar que los insumos son conseguidos al mejor precio. Comunicación: Le debe reportar al director general como van las ventas de cada mes. supervisar actividades de cobranza y control de operaciones bancarias. que la cobranza vaya al día. computadora. internet así como papelería en general. Puesto: Gerente de ventas Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a las ventas. fax. o Lic. 185 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Proveer de información financiera y contable a dirección general. Autoridad: Sobre los contadores y auxiliares administrativos. así como todos los asuntos relacionados con el manejo del dinero para la adquisición de materiales y pago a proveedores. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una oficina con teléfono. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que se haya recibido de Contador público. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una oficina con teléfono.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Alcance del puesto: Desarrollar actividades de ventas a clientes. Autoridad: Sobre los vendedores Comunicación: Le debe reportar al gerente general como van las ventas de cada mes. internet así como papelería en general. Puesto: Vendedor Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a las ventas. Responsabilidades Verificar que el vendedor este cumpliendo con su mínimo de ventas mensual así como atender correctamente a la cartera de clientes ya obtenida por la empresa. en relaciones comerciales. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. fax. mercadotecnia o una carrera fin. computadora. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que se haya recibido de Lic. 186 . Responsabilidades Atender a los clientes que le sean asignados siguiendo los procedimientos establecidos por la empresa para dar el servicio de atención que el cliente solicite.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Alcance del puesto: Desarrollar actividades de ventas a clientes. revisándolas y checando que las especificaciones. Mantener una relación constante con el cliente investigando si el producto entregado estuvo a su satisfacción del cliente y reportando por escrito a la empresa si existe alguna queja o sugerencia del cliente para corregir su próximo pedido. tanto de producto como de precio y tiempo de entrega. estén contenidas en el mismo. Constantemente estar buscando nuevos prospectos de clientes para engrosar su cartera de clientes. Autoridad: En todo lo relativo a la atención al cliente Comunicación: Le debe reportar al gerente de ventas como van las ventas de cada mes. 187 . Llevar una buena relación de trabajo con el departamento administrativo y de producción haciendo órdenes de trabajo. así como si hubo un nuevo cliente integrado a la cartera de la empresa. que le sean autorizados los cromalines con los cambios necesarios para realizar la impresión del pedido solicitado. Encargarse de que los pedidos que nos dé el cliente tengan las especificaciones requeridas por él. Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una oficina con teléfono, computadora, fax, internet así como papelería en general. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que sea puntual, responsable, con facilidad de palabra y tenga habilidad para tratar a los clientes. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. Puesto: Prensista máquina Heidelberg Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a la impresión y manejo de la máquina. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de impresión Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que los cromalines, placas y papel requerido para la elaboración del trabajo sea el especificado por la orden de trabajo. Tener la capacidad de operar su máquina con la habilidad suficiente para entregar un trabajo impreso con buena calidad. Autoridad: En todo lo relativo con su actividad 188 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar imprimiendo un trabajo así como la cantidad total impresa al termino del trabajo. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una máquina de impresión offset, revelador, polvo antirepinte, gasolina, líquido azul, rollo de molleton, tintas, papel, placas, Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre el manejo de la máquina, que sea puntual, y responsable, Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. Puesto: prensista Solna 124 Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a la impresión y manejo de la máquina. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de impresión Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que los cromalines, placas y papel requerido para la elaboración del trabajo sea el especificado por la orden de trabajo. Tener la capacidad de operar su máquina con la habilidad suficiente para entregar un trabajo impreso con buena calidad. 189 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar imprimiendo un trabajo así como la cantidad total impresa al termino del trabajo. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una máquina de impresión offset, revelador, polvo anti repinte, gasolina, líquido azul, rollo de molleton, tintas, papel, placas, Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre el manejo de la máquina, que sea puntual, y responsable, Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. Puesto: prensista Chandler Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a la elaboración de folio y plecas. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de impresión Responsabilidades 190 Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas En coordinación con su gerente de producción verificar que los folios correspondan con los especificados con la orden de trabajo. Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar foliando un trabajo así como la cantidad total impresa al termino del trabajo. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una máquina de impresión de folio, tinta roja, foliadoras, gasolina, thiner, tipografía, plecas de medio corte, acondicionador de tintas. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre el manejo de la máquina, que sea puntual, y responsable, Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. Puesto: operador de insoladora Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas a la elaboración de placas y manejo de negativos. 191 Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que los negativos correspondan con la muestra de trabajo proporcionada en la orden de trabajo. esponjas. navajas. mesa para colocación de placas. Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar elaborando las placas. agua. revelador de placas. diurex rojo. 192 . Y que la formación de estos sea la adecuada. goma. papel mandarina. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre el manejo de insoladoras y formación de negativos. diurex transparente. mesa de transparencias. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una máquina de exposición de láminas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Alcance del puesto: Desarrollar actividades de elaboración de placas y corrección de negativos. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. sensibilizador de placas. regletas. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una guillotina. Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que los cortes sean los especificados por la orden de trabajo. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre el manejo de guillotinas. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de corte de papel y trabajo terminado. jabón. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. plumas.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Puesto: Cortador Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas con el corte de todo tipo de papel. Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar cortando un trabajo así como la cantidad total impresa al termino del trabajo. reglas. 193 . Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Puesto: diseñador gráfico Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas con diseño. papel. formación. fax. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de diseño. y elaboración muestras de color. 194 . Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar diseñando un trabajo así como la los posibles errores que pueda tener un archivo proporcionado por un cliente. impresora laser de tinta negra. reglas. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento en diseño gráfico. internet. Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que la formación del diseño sea la adecuada para la impresión en las máquinas. impresora laser de color. Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con una computadora. transporte de material. Responsabilidades En coordinación con su gerente de producción verificar que el trabajo terminado sea empacado la cantidad especificada en la orden de trabajo. Alcance del puesto: Desarrollar actividades de acabado del producto impreso. empaque. Autoridad: En todo lo relativo con su actividad Comunicación: Le debe reportar al gerente de producción cualquier anomalía que el observe al estar empacando un trabajo así como la los posibles errores que pueda tener un trabajo. etc. Disponibilidad para cualquier actividad en la que se requiera su apoyo. intercalado. Puesto: ayudante general Objetivo del puesto: Llevar a cabo todas las actividades relativas con el pegado. o realizar el proceso de acabado especificado.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área. 195 . etc. cinta canela. resistol rojo. papel para empaque. glicerina. Capacitación requerida: Deberá actualizarse constantemente en todo lo relacionado a su área.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Recursos requeridos para realizar esta actividad: Contar con un área de acabado. 196 . couter. Habilidades requeridas para el puesto: El puesto deberá ser ocupado por una persona que tenga conocimiento sobre pegado y acabado en general. DE ORDEN DE PEDIDO TINTAS DIRECCION: IMPRIMIR: TIPO DE PAPEL: MARGINALES: ( ) SI ( ) NO ORDEN DE INTERCALADO CORTE DOCUMENTOS QUE ENTREGA: ( ) ORIGINAL DE CEDULA ( ) COPIA DE IFE ( ) COPIA DE COMPROBANTE DE DOMICILIO 197 .Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas ANEXO 7 Orden de pedido de “Impresos Joseles” ORDEN DE PEDIDO FECHA DE RECEPCION FECHA DE ENTREGA TELÉFONO O CORREO DEL CLIENTE CLIENTE NUM. posteriormente procedo a cortar el papel o trabajo impreso a la medida indicado por el patrón.. si acepta la cotización solicito la información o documentos necesarios para la realización del diseño gráfico.¿Cómo realizas la venta con un cliente? Bueno. Área de Diseño gráfico 2. cuando es por teléfono me da su nombre me indica el tipo de trabajo que requiere y procedo a elaborar la cotización. procedo a realizar el diseño generalmente en Corel Draw y posteriormente se lo entrego a la persona de ventas para que lo revise.¿Cómo realizas la elaboración de placas? Recibo los negativos por parte del patrón. 198 .¿Como realizas la elaboración de un formato o diseño? Generalmente la persona que levanto el pedido me entrega los datos que lleva el formato o la muestra en su caso si existe. Área de elaboración de placas 3. cabe mencionar que la entrevista se realizó en presencia del dueño de la empresa. posteriormente le doy el importe de su trabajo y tiempo de entrega. en caso de llevar algún cambio el negativo lo realizo en donde lleva el cambio y posteriormente quemo la placa o placas. si dice que está bien lo paso al área de elaboración de negativos. Área de ventas 1. el me da indicaciones de cómo elaborar las placas y procedo a realizar las placas para pasárselas al área de impresión.¿Cómo realizas el corte? El dueño o patrón me dice que paquetes de papel se van a cortar y a qué medida.. Área de corte 4.Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Anexo 8 Entrevista con los empleados Objetivo: Conocer como realizan sus tareas cada uno de los empleados en las diferentes etapas de elaboración del producto.. acuerdo con el cliente la autorización del diseño generalmente todo esto es de palabra. con el fin de mejorar cada uno de estos procesos.. 199 . empacar. revelador.¿Cómo realizas el folio? Con la orden de trabajo veo el folio de que numero a que numero va. etc. intercalar y corte Área de cobranza 7. laminas.... procedo a solicitar las placas y material de impresión.¿Cómo realizas la cobranza? Llamo al cliente para saber si puedo pasar a cobrar o que día podría pasar a realizar el cobró de la factura. posteriormente los paso al área de corte para luego darles el acabado final (pedago.¿Cómo realizas la impresión? La impresión la realizo de acuerdo a la muestra de impresión y la orden de trabajo que me proporciona el dueño. tintas.¿Cómo realizas la compra? Pregunto al patrón de cuanto se requiere de papel. empacado) También me encargo del acabado lo que es pegado de blocks. Área de folio 6. el patrón me indica el orden en que voy a ir imprimiendo los trabajos. Área de facturación 9.¿Cómo realizas la facturación? Pregunto al patrón de cuanto se va a realizar la factura y tomo los datos del cliente de su archivo y envío la factura junto con el trabajo. Área de compras 8.. realizo el arreglo en la máquina de impresión y procedo a imprimir el trabajo..Propuesta de mejora de procesos aplicada a una micro empresa del ramo de las Artes Gráficas Área de impresión 5.
Report "Mejora de procesos aplicada a una microempresa del ramo de las artes gráficas.pdf"