Planificación de Proyectos con MS Project2013 Tema N° 05: Esquematización del Proyecto 5.1 Esquematización del Proyecto 5.2 Niveles de Tareas 5.3 Tipo de programación de tareas Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Capacidad del Tema 1. Organiza adecuadamente los tipos de tareas en el Ms- Proyect2013 2. Identifica los niveles de las tareas en el Ms- Proyect2013 Conocimientos Previos 1. Conocer el entorno del Software del Ms- Proyect2013 2. Conocer sobre las tareas y sub tareas. Conflicto Cognitivo 1. Diferencia entre aplicar y anular sangría a la Tarea. 2. Diferencia entre unidades fijas, Duración fija, Trabajo fijo Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] 1.1 ESQUEMATIZACIÓN DEL PROYECTO La forma de organizar, agrupar y generar niveles a las tareas se le llama esquematizar, al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Las tareas de resumen se pueden usar para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. También puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto. Sangrías 1.1. Resumen Niveles de Tareas En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la detallada: Tarea de Resumen Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, fases, procesos, concretos, etc. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] 1. Seleccionar tareas 2. Clic insertar tarea resumen SubTarea Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas, Ejemplo: Marcar terrreno, Comprar producto, Colocar cañerías. Sub tareas Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Sangrías Aplicar y anular sangrías permite también mostrar jerarquías: es decir , para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella, que a su vez se convierte en una tarea resumen. o Aplicar sangría. Esta tarea se vuelve una subtarea. Crea una jerarquía y permite a organizar mejor las tareas. 1. Seleccionar tareas o 2. Clic aplicar sangría Anular sangría. Esta tarea se vuelve una tarea resumen. Crea una jerarquía, te permite a organizar mejor las tareas. 1. Seleccionar tarea o tareas 2. Clic en anular sangría Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] 1.2. Tipo de programación de tareas Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea durará más de lo esperado; o al revés. Sea como sea, no sabe lo que hacer. Hay tareas, como el curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo determinada, independientemente de cómo los trabajadores deban verter el cemento. Hay otras, como la construcción de software o de carreteras, que tardarán más o menos en función de la gente y los recursos de los que se disponga. Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga doble clic en Tarea, luego en información de la Tarea, ir a la pestaña Avanzado y cambie el Tipo de tarea. 1. Doble clic en Tareas 2. Pestaña Avanzado 3. Cambiar Tipo de Tara Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] La influencia de los tipos de tareas en la programación Project utiliza una fórmula de programación que relaciona los tres valores de trabajo, duración y unidades de asignaciones: Trabajo = Duración x Unidades Establecer un tipo de tarea permite “fijar” uno de estos valores (es decir, hacer que sea inalterable). Fijar uno de estos valores equivale a hacer que sea prioritario diciéndole a Project que no lo cambie si cambian los otros dos. Esto se aplica tanto a las tareas programadas automáticamente como a las programadas manualmente. Esta práctica tabla lo ayudará a tener siempre en mente las partes móviles de la fórmula de programación. EN UNA SE SE REVISAN LA SI SE REVISAN EL LAS UNIDADES DURACIÓN TRABAJO Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas unidades fijas la duración. el trabajo. la duración. Tarea Se vuelve a calculas Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas la duración. las unidades la duración. Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular el trabajo. el trabajo. las unidades Tarea SI de de trabajo fijo Tarea de duración fija SE REVISAN Vamos a analizar en mayor detalle los tres tipos de tareas. La posibilidad de fijar uno de los valores ofrece un alto nivel de control sobre la programación. Antes de seguir leyendo, asegúrese de comprender la diferencia entre los tres pilares de las programaciones de Project, trabajo, duración y unidades, y de entender la forma en que se relacionan entre sí. Si necesita un repaso rápido, vea Cómo programa tareas Project: entre bastidores. Todo el mundo tiene problemas en este tema, así que no se preocupe si no consigue asimilarlo inmediatamente. Una vez lo domine y sepa controlar las duraciones y tipos de tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentará considerablemente. En la siguiente tabla se resumen los tipos de tareas y su influencia sobre la programación. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] TIPO DE INFLUENCIA SOBRE LA PROGRAMACIÓN TAREA Unidades En esta configuración, se parte de la premisa de que el número de fijas personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no se desea modificar aunque cambie la duración. Si cambia el trabajo de una tarea, cambiará la duración, pero no el número de personas. Este tipo de tarea refleja la realidad de la mayoría de las tareas de cualquier proyecto. Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboración de un informe que normalmente llevaría tan solo dos horas. Si decide que la realidad del trabajo de este informe es que las dos horas deben distribuirse entre dos días del calendario, puede modificar la duración a dos días sin cambiar el número de personas asignadas a la redacción del informe. De hecho, es probable que no quiera tener a más de dos personas redactando el informe. En otras palabras: quiere que el número de unidades (una sola persona) permanezca fijo. Trabajo En esta configuración, se parte de la premisa de que el trabajo no fijo cambia aunque se modifiquen las duraciones o se agreguen más personas. Utilice esta configuración si desea controlar la duración de las tareas agregando o quitando personas. Ejemplo: se necesitan 300 horas para diseñar un jardín de gran tamaño como parte de un proyecto de urbanización y usted desea que el jardín esté terminado lo antes posible, así que asigna más jardineros al trabajo (tarea). La duración de la tarea (la construcción del jardín) disminuirá a medida que agregue más personas. Duración En esta configuración, se parte de la premisa de que la duración no fija cambia aunque se asignen más personas a la tarea. Utilice esta configuración si tiene en mente una duración concreta para la tarea antes de contar con más información sobre dicha tarea. Ejemplo : una reunión semanal sobre el estado de un trabajo puede durar una hora. Configure la reunión como una tarea de duración fija, ya que, de lo contrario, al asignar más personas, la duración de la reunión disminuirá. Y, como todos sabemos, agregar personas a una reunión no contribuye precisamente a limitar su duración (¡más bien lo contrario!). Un ejemplo real sobre cómo controlar los intervalos de las tareas Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto dominó" (y, por tanto, el control) que tienen los tipos de tarea sobre los intervalos de las tareas a lo largo de la programación: Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo completo disponible durante 8 horas al día. Además, ha configurado la tarea con una duración de 10 días y 80 horas de trabajo. QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT USTED Agregar un Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Ahora, la recurso de tiempo tarea tiene asignadas dos unidades de 5 días de duración completo Aumentar y 40 horas de trabajo. la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, duración Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tendrá una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso. Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene 100 horas de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso. Antes de los cambios – Unidades Fijas Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Agregar un recurso de tiempo completo Cambio la Duración 10 días a 5 días. Cambio el Trabajo de 80 h. a 40 h (repartido) 1. Añadir nuevo recurso Se cambia la duración a 5 Días Trabajo cambio a 40h. y se repartió Aumentar o disminuir la duración Al cambiar la Duración a 8 días El trabajo cambia de 80 h. a 64 h. 1. Cambiar la Duración 8 días Trabajo cambia a 64h. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Cambiar el trabajo Al cambiar al trabajo de 80h. a 100h. La Duración cambia de 10 días a 12.5 días. 1. Cambiar Trabajo a 100 h. Se cambia la Duración a 12.5 Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto significa que la tarea solo puede llevar la cantidad de trabajo que haya especificado, ni más ni menos. Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a tiempo completo para 8 horas al día, cuya duración es de 10 días y 80 horas de trabajo. QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT USTED Agregar un Project vuelve a calcular la duración. Ahora la tarea tiene recurso de tiempo 2 unidades asignadas, dura 5 días y 40 horas de trabajo completo repartido en dos. Aumentar la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, duración Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea. Para finalizar la tarea en 80 horas y 8 días, hay que asignar 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la tarea tiene una sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona para dar cuenta de la asignación adicional del 25%. Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene 100 horas de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Agregar un recurso de tiempo completo La Duración cambia de 10 días a 5 días. El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso) 1. Añadir un nuevo recurso Se cambia la duración a 5 Días Trabajo cambio a 40h. y se repartió Aumentar la duración Cambiar la Duración de 10 días a 8 días El trabajo se cambió de 80 h a 64 h. 1. Cambiar la Duración 8 días El trabajo se mantienen 80h. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Cambiar el trabajo Cambiar de trabajo de 80h. a 100h La duración se mantiene en 10 1. Cambiar Trabajo a 100 h. Se mantiene la Duración a 10 Días Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duración fija Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto significa que la tarea debe completarse en la duración que especifique. De nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo. QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT USTED Agregar un Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso. recurso de tiempo Cuando solo había 1 persona asignada a la tarea, el completo recurso tenía 80 horas de trabajo que completar. Al asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendrá 40 horas de trabajo que completar en la misma duración de 10 días, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de recurso, también podrá ajustar la Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] asignación de ambas unidades al 50%, con lo que ambas quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras tareas. Aumentar la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, duración Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tiene una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso. Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea, de forma que el trabajo adicional igual se lleve a cabo en los 10 días asignados. La tarea ahora tiene 100 horas de trabajo, con una duración de 10 días y 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la tarea tiene una sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona a la tarea para dar cuenta de la asignación adicional del 25%. Agregar un recurso de tiempo completo La Duración se mantiene en 10 días. El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso) 1. Añadir un nuevo recurso Se mantiene la duración en 10 d Trabajo cambio a 40h. y se repartió Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Aumentar la duración Cambiar la Duración de 10 días a 8 días. 1. Cambiar la Duración 8 días El trabajo se cambió a 64 h Cambiar el trabajo Cambiar de trabajo de 80h a 100h La duración se mantiene en 10 días 1. Cambiar el Trabajo a 100 h. La duración se mantiene en 10 días Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Autoevaluación sesión 05 Leer detenidamente cada una de las preguntas y marcar la respuesta correcta. 1. ¿La esquematización es un proyecto es? a. Organizar b. Agrupar c. Generar niveles d. Ninguna e. Todas 2. ¿Qué opciones tenemos para generar niveles? a. Insertar una tarea resumen b. Insertar un hito c. Insertar una tarea d. Aplicar sangría e. Solo a y d 3. ¿No es un tipo de programación de tareas? a. Unidades fijas b. Trabajo fijo c. Duración fija d. Tarea fija e. Ninguna 4. La ecuación que define la programación de tareas es: a. Trabajo=Duración X Unidades b. Tarea=Duración X Unidades c. Proyecto=Trabajo X Unidades d. Trabajo=Tarea X Unidades e. Ninguna 5. Indicar la ruta para acceder a cambiar la programación de tareas a. Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Información de la tarea, Tipo de tarea. b. Doble clic, Seleccionar tarea, Avanzado en Información de la tarea, Tipo de tarea. c. Avanzado en Información de la tarea, Seleccionar tarea, doble clic, Tipo de tarea. d. Tipo de tarea Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Información de la tarea. e. Ninguna. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Practica propuesta sesión 05 Leer detenidamente cada una de las preguntas y desarrollar en el programa Microsoft Project 2013. En el curso Proyecto de Tesis, el docente está solicitando que realicen la planificación del desarrollo de su proyecto, considerando los siguientes puntos: Crear un archivo de MS Project y guardar en mis documentos con el nombre de Mi Proyecto5 Poner como fecha de inicio del proyecto el 20 de mayo del 2014. (1 Pto) Ingresar las siguientes Tareas (para cada tarea considerar 5 días de trabajo) (2 Ptos) Plan General de la empresa I. Resumen ejecutivo II. Presentación a) Datos del autor. b) Interés del plan III. Análisis del mercado a) Delimitación del negocio b) Situación del entorno económico c) Producto d) Clientes y tamaño del mercado e) La Competencia IV. Plan de Comercialización a) Estrategia de precios b) Plan de ventas anual c) Estrategia comercial d) Política de distribución V. Plan de operaciones a) Localización de la empresa b) Equipos y maquinaria c) Estrategia de operaciones d) Distribución de la empresa e) Mecanismos de control y seguridad f) Necesidad de recursos humanos g) Plan de organización y funciones VI. Análisis económico a) Detalle de inversión en activo fijo (inmueble, maquinaria y equipo) b) Inversión inicial de capital de trabajo c) Presupuesto para ventas y marketing d) Presupuesto para recurso humano e) Presupuesto para gastos administrativos f) Presupuesto para gastos financieros g) Análisis de costos fijos y variables h) Flujo de caja i) Estado de resultados j) Balance general k) Evaluación del proyecto Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] l) VII. VIII. Fuente de financiación Conclusiones Recomendaciones Esquematizar las tareas (2 Ptos) o Niveles Vincular tareas (2 Ptos) o Tareas o Tareas principales Dependencia de tareas (2 Ptos) o Datos del autor – Interés del plan (CC) o Clientes y tamaño del mercado – La Competencia (FF) o Presupuesto para ventas y marketing - Presupuesto para recurso humano (FC), además posponer 2 dias. o El resto por defecto (FC) Recursos (2 Ptos) o Material Carlos Cueva Carmen Sánchez Juan Pérez Computadora Impresora Scaner Papel Almuerzo Desayuno S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. 22 25 30 2 2 2 22 300 200 S/. S/. S/. S/. S/. S/. 25 30 35 4 4 4 Asignación de recursos ( 2 Ptos) o Datos del autor Carlos Cueva, Computadora, Impresora, Papel. o Interés del Plan Carmen Sánchez, Computadora, Impresora, Papel. o Delimitación del negocio Juan Pérez, Computadora, Scaner, Impresora, Papel. Cambiar Tipo de tareas ( 3 Ptos) o Datos del autor Asignar un recurso más (Carmen Sánchez) con el Tipo de tarea Unidades fijas. o Interés del Plan Cambiar la Duración de trabajo a 3 dias, con el Tipo de tarea Duración fija. o Delimitación del negocio Cambiar el trabajo de 40 h a 60, con el Tipo de tarea Trabajo fijo. Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected] Referencias Bibliográficas del Tema Conocimineto Aditivo. (12 de Agosto de 2013). Obtenido de http://conocimientoadictivo.blogspot.com/2013/06/descargar-office-2013-linksoficiales.html Hurtado, M. (17 de Agosto de 2013). Penn Engineering. Obtenido de http://www.ese.upenn.edu/seniordesign/resources/MS_Project_Tutorial.pdf Microsoft. (19 de Agosto de 2013). Microsoft IT Academy Program. Obtenido de https://itacademy.microsoftelearning.com/eLearning/courseDetail.aspx?courseI d=192480 Microsoft Office. (15 de Septiembre de 2013). Obtenido de http://office.microsoft.com/en-us/project-help/training-courses-for-project-2013HA104032117.aspx Microsoft Project 2013: The Missing Manual. (12 de Septiembre de 2013). Obtenido de http://books.google.com.pe/books?id=nwJVPQJvtbcC&pg=PT934&lpg=PT934& dq=tutorial+oficial+project+2013&source=bl&ots=tKGTkalG6&sig=rMAXLZma9WRbozsBcj015xrCJ88&hl=es&sa=X&ei=SwhgUs2dAovU 9QTH4oHICg&ved=0CHQQ6AEwCA#v=onepage&q=tutorial%20oficial%20proj ect%202 Microsoft Project Tutorial. (13 de Octubre de 2013). Obtenido de http://msproject2013.org/: http://msproject2013.org/ Windows Tecnico. (20 de Mayo de 2013). Obtenido de http://www.windowstecnico.com/archive/2013/01/21/manual-de-microsoftproject-2013-conceptos-b-225-sicos-parte-ii.aspx Comunícate con nosotros. 481614 // PAC:
[email protected] // PEAD:
[email protected]