ACUERDO No.060 (30 de octubre de 2001) EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS ACUERDA: ARTICULO PRIMERO: ARTICULO SEGUNDO ARTÍCULO TERCERO ARTICULO CUARTO ARTÍCULO QUINTO Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las Unidades de Correspondencia: Definiciones. Para los efectos del Procedimientos para la radicación de unidades de correspondencia de las presente Acuerdo se definen en : Las entidades deberán establecer de Firmas responsables comunicaciones oficiales entidades públicas y las privadas que acuerdo con su estructura cumplan funciones públicas Toda entidad debe establecer en los Archivo eletronico, comunicaciones manuales de procedimientos los Los procedimientos para la radicación oficiales, correspondencia, documento Las unidades de correspondencia, cumplir con los programas de gestión cargos de los funcionarios autorizados de comunicaciones oficiales, velarán eletronico de archivo, documento deberán contar con personal suficiente documental para firmar la documentación con por la transparencia de la actuación original, y debidamente capacitado. destino interno y externo que genere administrativa, la institución. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se documento publico, radicacion de debe dejar constancia por escrito, con comunicaciones oficiales, serie la respectiva justificación y firma del documental, tabla de retencion Jefe de la unidad de correspondencia documental, . ARTÍCULO SEXTO ARTÍCULO SÉPTIMO ARTICULO OCTAVO ARTICULO NOVENO ARTICULO DECIMO Numeración de actos Control de comunicaciones Comunicaciones oficiales Comunicaciones internas Conservación documental administrativos oficiales recibidas La numeración de los actos Las comunicaciones oficiales que administrativos debe ser las entidades deberán establecer Las entidades son responsables por consecutiva y las oficinas elaborarán planillas, formatos y ingresen a las instituciones deberán controles y procedimientos que la adecuada conservación de su controles manuales o automatizados ser revisadas, para verificar su encargadas de dicha actividad permitan realizar un adecuado documentación que permitan certificar la recepción de informacion y datos. seguimiento. los documentos Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia . ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO ARTICULO DÉCIMO TERCERO ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO Comunicaciones oficiales Comunicaciones oficiales por Comunicaciones oficiales vía fax Imagen corporativa Horarios de Atención al Público enviadas correo electrónico las entidades establecerán en Todas las unidades de Las comunicaciones oficiales Las comunicaciones recibidas y Las entidades que dispongan de sus manuales de correspondencia, informarán el enviadas en soporte papel, se enviadas por este medio se Internet y servicios de correo procedimientos, la manera de horario de atención al público en elaborarán en original y máximo tramitaran electrónico elaborar oficios, cartas, un lugar visible y de fácil acceso dos copias memorandos y otros para los ciudadanos. teniendo en cuenta la En los casos en los cuales haya reglamentarán su utilización y información que forma parte varios destinatarios, se asignarán responsabilidades de integral de las series elaborarán igual cantidad de acuerdo con la cantidad de establecidas en las tablas de copias adicionales. cuentas habilitadas retención documental