Gerencia Corporativa de Administración de personalManual de Usuario Proceso de reclutamiento y selección Pag. 1/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Índice 1. Definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Simbología. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Pasos a seguir A) Consulta y administración de candidatos que aplican a vacantes . . . publicadas B) Proceso de selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C) Incorporación (contratación) de un candidato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 2 Pág. 2 Pág. 4 Pág. 11 Pág. 29 Pag. 2/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 1. Definición Instructivo que permite correr el proceso de reclutamiento y selección de candidatos utilizando como herramienta el sistema INTELEXION 2. Simbología Las pantallas contienen funcionalidades básicas que proporcionan diversa información, los más importantes por su uso, se muestran a continuación: Botón Breve Descripción Búsqueda.- Ayuda para buscar específicamente un registro. Editar.- Permite presentar pantalla de actualización de registro seleccionado. Eliminar.- Permite eliminar registro seleccionado. Calendario.- Ayuda para asignar una fecha apoyándose en un calendario. Filtrar.- Permite aplicar los filtros establecidos en una pantalla de búsqueda. Editar.- Permite poner la pantalla en modo de actualización de información. Guardar.- Permite guardar los cambios registrados en la pantalla de actualización. Pag. 3/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 3. Pasos a seguir PREMISAS: La persona que tenga a cargo el proceso de reclutamiento podrá correr el proceso en INTELEXION, pero para ello es indispensable que previamente: a) Se haya liberado una requisición. b) Se haya hecho el proceso de publicar dicha requisición como vacante en el pool de candidatos. c) Se tenga al menos un candidato que aplique para la vacante en cuestión. En nuestro ejercicio tenemos: IdPosición – 796059-1 Puesto: Especialista de Bachillerato Anáhuac A) Consulta y administración de candidatos que aplican a vacantes publicadas. Acción / Instrucciones Se abre una sesión de Internet Explorer. Para esto coloca el puntero sobre el icono Resultado y dé un clic. 2. Ubique el cursor dentro de la ventana de direcciones e ingrese la ruta: http://172.16.0.60/Integer https://intelexion.lcred.net/Integer Se da el Usuario y la Contraseña para entrar al sistema dando clic en Iniciar Sesión Pag. 4/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Dar clic en la opción de Planeación y Des. de R.H. Resultado Seguimos la ruta de: Reclutamiento Vacante Búsqueda Para llegar a la siguiente pantalla: Control de Vacantes En esta pantalla la barra inferior que presenta varios iconos, nos permitirá ir avanzando paso a paso en el proceso de reclutamiento. Para Contraer/Expandir la barra de procesos de RyS. De clic en Opciones Utilizando el recuadro de O el Podemos hacer la búsqueda de nuestra vacante, para nuestro ejemplo utilizaremos la vacante de 8247572-v Pag. 5/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Con el nombre de mi vacante o el número de la posición de la misma, dando clic en Filtro busco la vacante que voy a trabajar. Se presenta la siguiente pantalla en la que puedo ver que debajo del icono tengo 0, esto me indica que no hay candidatos que hayan aplicado a mi vacante 8247572v Para continuar el ejercicio, se darán de alta 3 candidatos para la vacante, para ver este procedimiento a detalle consultar los apartados E) y F) de la Guía Rápida de Alta de un candidato, liberación y publicación de vacantes, selección de vacante por un candidato. Resultado Se presenta la siguiente pantalla, en la parte inferior del icono , marca un número {1,2,3,..} que indica que tengo un candidato para la vacante mencionada. Soy clic sobre ese número 1 Nota: si al desplegarse la pantalla, debajo del icono antes mencionado tengo 0 en la parte superior tiene varios Folders, También puedo dar clic en [Reclutamiento, Selección, Incorporación] Pag. 6/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones doy clic en el botón de Resultado Ya sea dando clic en el 1 o en el botón de Llego a la siguiente pantalla, en la que en la barra superior está resaltada la pestaña de Reclutamiento Lo que me está presentando la pantalla es el nombre del candidato que ha aplicado para mi vacante (Lourdes Ugalde Sandoval). En puedo ver todos los candidatos de la bolsa de trabajo aun que no hayan aplicado a mi vacante. Selección por ejemplo que me busque todos los candidatos que tengan nivel Licenciatura y 100% de ingles Doy Clic en Me presenta los candidatos de la bolsa que cumplen con Pag. 7/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones ambas características. Doy clic en el cuadro de la izquierda para marcar y doy para clic en importarlas Resultado El sistema me puede presentar el siguiente mensaje si la persona ya está aplicando o aplico para otra plaza, si quiero continuar doy Aceptar Una vez dado Aceptar en la pantalla de Búsqueda Personas BOLSA, doy Importar La persona queda ya como un candidato para mi vacante Si utilizo el botón de puedo ver sólo a los que aplicaron para mi vacante. Por ejemplo: Maria_ejemplo, y Ana González González, Si doy clic en Vista Previa, puedo ver un breve resumen del candidato para ver si me interesa incluirlo como Pag. 8/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones candidato de mi posición. Ahora ya tengo 2 personas seleccionadas como candidatos para mi posición. Resultado En la primera columna viene el Tipo de Candidato, esto me indica si es externo o si es interno (que pertenece a alguna de las empresas del grupo). En Requerimientos, me indica cuantos requerimientos se tienen para el puesto (en este caso 51) y cuantos cumple cada candidato esto indica que la persona cumple 3 de 51 requerimientos. Si doy clic sobre se presentan los requerimientos que cumple el candidato y los que estarían pendientes. Pag. 9/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Comentarios, esta sección Resultado nos permite hacer anotaciones que quedarán guardadas y serán parte de la documentación del proceso de selección. Una vez anotado el comentario damos Agregar y el comentario queda grabado así como la persona que lo anotó y la fecha, damos Cerrar para salir de la pantalla. Podemos ver que ya hay un comentario registrado para Ana González. Pag. 10/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado en la columna tiene una función similar a la anterior, aquí en lugar del registro de comentarios, nos permite la visualización de los mismos. Vacantes Comentarios, El icono de Con la opción de Si el candidato ha dado de alta una dirección de Internet, se pueden mandar mensajes ya sea para que aplique pruebas o para citarlo a entrevistas. Sólo hay que dar clic en , para abrir un correo, automáticamente se despliega la dirección de mail del candidato. Pag. 11/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones El siguiente paso es “Selección”, aquí llevamos a los candidatos que más nos interesen. Por ejemplo, voy a transferir al proceso de “Selección”, a Ana, Adriana y Nathalie, para ello marco el cuadro de la izquierda y doy clic al botón de que se encuentra en la parte superior Resultado Se presenta la siguiente pantalla en la que tenemos en Selección a nuestros cinco candidatos: Recomendamos abrir una nueva sesión de internet explorer, ya que posteriormente entraremos en el expediente de la persona y por otra parte seguiremos trabajando en el proceso de RyS. De forma simultánea. Pag. 12/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones En la ventana actual. En la columna de Exámenes tenemos el indicador de cuantos exámenes están completos (4). Esto nos indica que el candidato tiene todos los exámenes completos Si doy clic sobre el recuadro azul, el sistema muestra el estatus de los 4 exámenes de referencia. El paso siguiente es calificar los exámenes actuales. Para ello doy clic sobre el nombre de uno de ellos, por ejemplo doy clic sobre Valores (Allport). Los exámenes pendientes no pueden calificarse. El candidato debe terminarlos. Resultado Se presenta la siguiente pantalla, y en la parte de abajo se pueden ver los valores que corresponden al perfil del puesto, todo puesto tiene predefinidos los niveles esperados de cada prueba. Doy clic en y puedo ver como las calificaciones (perfil) han sido modificadas quedando las del candidato. Pag. 13/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones En caso de querer revisar las respuestas del candidato, esta habilitada la opción de Resultado se presenta la siguiente pantalla en la que ya se ven las respuestas que dio el candidato a cada uno de los cuestionamientos de la prueba. Si por alguna razón se modifica alguna respuesta hay que dar para clic al botón importar las respuestas del expediente del candidato. Después de Guardar doy clic en Y volvemos a si es necesario. En caso contrario se registran las últimas calificaciones. . Pag. 14/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Para calificar todos los exámenes hay que dar clic en Resultado Para visualizar los exámenes y hay que repetir el procedimiento de calificación para cada uno. Por ejemplo, ingresar a Cleaver, Terman, EqMap, etc. califico y regreso a Listado de exámenes. Hasta que tenga completa la calificación de todas las baterías. Pag. 15/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado Puedo solicitar al sistema la interpretación de los graficos. Entro a la carpeta Interpretación y doy clic a la opción . El sistema tiene integrado un set de interpretaciones de acuerdo al cumplimiento de ciertas variables. EN CASO DE QUERER GUARDAR UNA INTERPRETACIÖN EN PARTICULAR HAY QUE DAR CLIC AL BOTON PARA QUE SE REGISTRE EN EL EXPEDIENTE. En caso Contrario cada vez que ingrese al expediente el sistema generará una nueva interpretación. Hay que regresar al proceso de RyS. Existe la opción Sin embargo solo es válida si no hemos salido del folder de evaluaciones. Como nosotros incluso ya interpretamos las baterías hay que utilizar la ventana alterna de internet Explorer. Al regresar el sistema actualiza el apartado de Exámenes y su APP. Que es la valoración que hace el sistema para saber que Pag. 16/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones tanto se apega una persona al perfil del puesto. Para conocer exactamente la evaluación hay que dar doble clic en el APP del candidato y nos mostrará los valores de su psicometría vs la requerida por el puesto. Un mayor % de APP es un elemento en la toma de decisiones de los candidatos, pero no es mandatorio. Nos podemos apoyar en Entrevistas y evaluaciones técnicas. Resultado También encontramos en el folder Selección las opciones Entrevistas Hechas Entrevistas Pendientes con esas opciones puedo programar entrevistas para mis candidatos. E incluso imprimir una guía de entrevista por competencias. Para ello debemos familiarizarnos con la metodología Entrevista por Competencias, analizar Comportamientos y acciones clave. Pag. 17/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado Para programar entrevistas hay que dar clic en Entrevistas Pendientes. Se habilitará la opción para programación de entrevista. Automáticamente aparece en el panel de tareas. La entrevista que tienes pendiente. El responsable de la entrevista, deberá evaluar el pendiente de acuerdo a la escala de competencias del grupo. Ver ejemplo. Se recomienda imprimir la guía por competencias, en la que puede registrar los comportamientos y su respectiva calificación. Pag. 18/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado Posteriormente para registrar comentarios de la entrevista como el valor de cada competencia, En el renglón calificación de clic en Le aparecerá un cuadro de dialogo en el que debe ingresar las calificaciones de acuerdo a la escala de competencias. Una vez registrado el valor de . . Al finalizar de clic en Si desea registrar comentarios de clic en . El pendiente se borrará automáticamente de su panel de tareas. Y Dejará de ser entrevista pendiente a entrevista hecha. El siguiente apartado es el de Valoración, si damos clic sobre la palabra No disponible se despliega la siguiente pantalla, que nos permite dar una recomendación general sobre el candidato. Selecciono alguna de las opciones de Status y doy y posteriormente . Queda Pag. 19/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones registrado el comentario general de la valoración. Volvemos a tener la columna de Documentos, que se presentó en la pantalla de Reclutamiento para registrar documentos adicionales. Para efectos del ejercicio entro a Documentos y para mi candidato, marco como entregados todos los documentos. Doy clic , observe como cambia el tablero de RyS. Resultado Pag. 20/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado En la columna de Investigación Laboral doy clic sobre la palabra N/A se despliega la siguiente pantalla en la cual podemos anotar comentarios y marcar el Status de la Investigación laboral, doy clic en posteriormente en . y El siguiente registro corresponde al Examen Médico, la pantalla que se nos despliega es la siguiente: Lleno la información y marco el Status, al terminar la captura doy clic en posteriormente en y Con esto concluyo mi proceso de Selección y visualmente puedo valorar en base a los colores y las cifras presentadas a los candidatos que han pasado a esta etapa del proceso. Pag. 21/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones Resultado Incorporación de un candidato: Al concluir el ejercicio anterior, podemos ver el candidato más afín a mí puesto. Supongamos que con base en las entrevistas, evaluaciones, etc. Ana es el candidato finalista. El siguiente paso es Incorporarla – contratarla (darla de alta en el sistema). Para ello marco a Ana y doy clic al botón Se presenta la siguiente pantalla, marco a Ana clic al botón de y doy Se presenta la siguiente ventana en la que nos pide ratificar Pag. 22/23 Manual RyS_ver2 Administración de Personal de Capital Humano Fecha de Actualización: 15/01/2008 Acción / Instrucciones nuestra decisión, damos Resultado Y se muestra esta pantalla en la que se nos indica que la persona ha sido ASIGNADA doy clic al botón de actualizar (barra principal de Explorer) y voy a buscar mi posición para ver si la persona ha sido asignada. Pag. 23/23