i“Año del Centenario de Macchu Picchu” Nombres y Apellidos: Manuel Ochoa Reyes Curso: Informática I Tema: Manuales Administrativos Escuela Académica: Administración Ciclo: II ii MANUALES ADMINISTRATIVOS CONTENIDO INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS 1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN 1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN 1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO 1.7.-LA REORGANIZACIÓN iii CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS 2.2-CLASIFICACIÓN 2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN 2.4.-ACTUALIZACIÓN CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN 3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS AUTO EVALUACIÓN BIBLIOGRAFÍA INTRODUCCIÓN iv Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. CAPÍTULO 1 Estructura y organización de las empresas. con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. gubernamentales.). los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES. han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. para la producción de más y mejores bienes y servicios. por eficientar los procedimientos administrativos. 1. ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más.1 Importancia de la organización. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades. hoteleras. independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles. La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana. . los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización. Los gobiernos. bancarias.v La competencia existente. porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas. etc. han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. universitarias. comerciales. existen cuatro componentes básicos en la organización formal: El trabajo. Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas. Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.vi Sin embargo. Estructuras organizacionales formales. que sugiere orden y relaciones armoniosas. El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. el cual es divisionado. en otras palabras. en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos. . Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados. es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización. que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema. y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización.2 La estructura organizacional Existen diversas definiciones de los conceptos “estructura” y “ organización” (lo cual dificulta precisar estos términos). 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido. sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo.vii Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias. 1. así como el precepto que define a la estructura . Estructura Organizacional. las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes: Estructura. 1. ó como lo definió Jorge Etkin..modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar. “En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos. Organización.VIII organizacional. .es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. un método al cual se recurre para describir marcos normativos. sean estos materiales.es una actitud metodológica. se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales. símbolos gráficos.. ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica”. o sea.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un “modelo” es la representación de alguna cosa. con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. orientar y anticipar las actividades Organizacionales.. modelos formales por medio de los cuales. se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. en cuatro clases ó tipos fundamentales. NIVELES OPERATIVOS 0 0 0 0 0 .1.IX 1. en la mayoría de los casos. que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional.3. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son. fundadores de la empresa. en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura. Estructuras monofuncionales. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). Estructura Funcional. se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas. entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios. También conocida como departamentalización funcional. es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones . Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior. 1.3.3.3.2. se fundamenta en los principios de la teoría clásica.X Figura No. un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: 1. Esta estructura. Estructura descentralizada. por equipos ó por proyectos”. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos. se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles.4. por ejemplo el gerente de finanzas apoya.4. Las relaciones en la organización. . Estructuras no piramidales.XI autónomas. Por esta razón son también conocidos como “matriciales. en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso.3. estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico. en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto. 1.3) corresponde a un “Organigrama de estructura no piramidal”. La figura siguiente (Figura No. ya que. en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional. 1. para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. Las relaciones formales. Estos tipos de autoridad. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos. el análisis detallado de las relaciones Organizacionales. pues estas son en sí.4. hay muchos tipos de autoridad. y que permiten efectuar las . Se emplean para hacer. factible el funcionamiento de la organización formal. Como veremos en este capítulo.1. que se extienden por toda la estructura de la organización. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones. dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales. se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional. 1.XII Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos. las que a través de los manuales. es decir los funcionarios staff . Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. establecen la autoridad y las jerarquías. existe la “autoridad staff”. entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste. Un superior manda directamente a los subalternos. las relaciones entre superiores y subordinados. entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes. y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. quién a su vez la delega a otro.XIII funciones y actividades. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos. el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones. o sea. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. y esta es la esencia de la autoridad lineal. En la mayoría de las empresas. La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”.XIV ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama . XV . 1.5. las actividades los deberes. las responsabilidades y la autoridad en la organización.XVI Figura No.4. 1. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional. en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos.Las funciones. pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados.2. Las relaciones no formales. 4 Autoridad lineal y staff 1.1 Las funciones. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos.5. . Las actividades. Son la cantidad de trabajo específico que..XVII Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa. la agrupación de las actividades afines.Las obligaciones o deberes. un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines. expresadas en forma genérica. esto es. presentamos un ejemplo práctico: Función.. 1.3. Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”.5. para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones.2. .compra de materiales. debe realizar una persona para realizar una o varias funciones. 1.cotización de materiales.5. Actividad. La autoridad. es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. las responsabilidades se describen en los manuales de organización. la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales. Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados.5. Las responsabilidades. en .4. contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina. 1.XVIII 1. esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo.5. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. En conclusión. los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades.5. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”. y en los primeros pueblos. así pues.) 1. eficiencia y con el mínimo esfuerzo. etc. tales cómo: .XIX cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo. pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia. Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos.6.Necesidad de agrupar las distintas actividades. La representación gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. la tribu. el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo. . líderes. dando lugar a la especialización en el trabajo”. La división del trabajo. Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión. La división del trabajo vertical. . 1.El desarrollo tecnológico. .2. que define tipo de trabajo para zonas en particular. puestos y actividades.6.6. División del trabajo horizontal.XX . se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional.1. Necesidad de eficientar los factores de la producción. División del trabajo vertical. la cual fomenta la productividad. Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas.Aprovechar la especialización. este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad. El factor geográfico. 1. el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. 1. el cual es determinado por factores internos. ó en los de las áreas en particular.XXI En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: - Volumen de trabajo. Estabilidad en el volumen de trabajo. . La reorganización Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil. Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos: Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa. ó en otros casos. que provocan su obsolescencia.7. Inadecuada división del trabajo. Problemática relación de trabajo. Baja productividad. Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización. debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad. social y cultural. experiencia y especialización. tarea que sugerimos. Crecimientos no programados. Externos: - Avance científico y tecnológico. Tramos de control muy amplios.XXII - Problemas en la organización Organizacional. . económico. Situación del mercado. Deficiencia o falta de controles. Sistema político. sería la siguiente figura. En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización.XXIII La información que se obtenga de este grupo de consultores. debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional. . la representación gráfica de este. XXIV Figura No.1. antecedentes y objetivos. 5 Proceso de reorganización Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales. 2. Definición. así pues el proceso será cíclico. coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones.1. Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que. o síntomas como los llamamos en este capítulo. 2.1. Capítulo 2 Los manuales administrativos. Definición de manual . Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. Para Terry G. citamos algunos conceptos de diferentes autores. a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. organización. . Continolo G. información y/o instrucciones sobre historia. ya sea conjunta ó separadamente. en forma ordenada y sistemática.XXV Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades. Duhat Kizatus Miguel A. política y procedimientos de una empresa. Lo define “ Un documento que contiene. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”. que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”. que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. . dirección y control administrativo..2. así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. de que se tenga registro. Definición de manual de procedimientos. Definición de manual de políticas.Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura. Antecedentes. El uso de los manuales. 2. funciones..Instrumento administrativo básico para coordinación.XXVI Definición de manual de organización. data de los años de la segunda guerra mundial.1. podemos mencionar los siguientes objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).. Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico. decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. 2. Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización). Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización). etc. . instrucciones internas.1. y dependiendo del grado de especialización del manual. pero establecieron la base para los manuales administrativos.3. Objetivos.XXVII Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. memorándums. Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas). Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos). .XXVIII Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos). mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas). Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos). Precisar funciones. actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica). Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). Facilitar la descentralización. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos). Manual de organización. por su contenido y por su función específica.XXIX Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos). Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos. Manual de políticas. Clasificación.2. en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: Manual de historia del organismo. Manual de Por su contenido . 2. . Manual de adiestramiento o instructivo. historia y organización).XXX procedimientos. Manual técnico. por ejemplo políticas y procedimientos. Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos. Planeación y proceso de elaboración. Manual de ventas. Manual de finanzas.3. . Manual de contabilidad.) Figura No. Manual de personal. Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones. Manual de compras. Por función específica Manual de crédito y cobranza. 6 Clasificación de los manuales administrativos 2.XXXI - Manual de producción. las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de . su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados. por lo que el siguiente paso en la planeación será. Diagnóstico situacional de la empresa. Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“. Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos. las gráficas PERT y CPM. finanzas. personal. por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como: Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo. en sus principales componentes. el programa de trabajo. en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. empieza con una adecuada planeación. El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo.XXXII La primera etapa en la manualización de un organismo. organización y tecnología usada etc. lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos. etc. políticas y por función específica) es diferente. Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia. así como la unidad de medida de tiempo a usar (día. bimestre. Estructurar en forma de flujo la secuencia. La elaboración de cada manual administrativo (organización.XXXIII Gantl. Estimar el tiempo total para la elaboración del manual. procedimientos. 2. será la programación básica para este fin. Recopilación de la información . es recomendable seguir los siguientes pasos: Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo. sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales. ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.1. Determinar la secuencia de dichas etapas. así pues.3. el primer paso en la elaboración de un manual administrativo. mes. al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales.). la entrevista permite. leyes. escritos. previamente diseñadas.3. la opinión de las personas que realizan las actividades.2. cuestionarios y entrevistas. las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas. que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos. Procesamiento de la información. tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona. . gráficas. Mediante la investigación documental obtendremos. La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental. además de conocer información de la estructura.. La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual. 2. instructivos reportes etc. observaciones. es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.XXXIV Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo. es importante que el analista. debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas. con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Redacción. . Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información. actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. pues la resistencia al cambio.3. los pasos de este proceso de organización de la información. son los siguientes: - Depuración Clasificación.XXXV La información recabada debe seguir un procesamiento. y Análisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información. veraz y oportuna con relación a las funciones. 2.3. los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa. para que pueda ser aprovechada al máximo. teniendo en cuenta. se debe contratar a un especialista en corrección de estilo. en la medida de lo posible. Diagramas de flujo. . 2. permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro. y Cuadros de distribución. son sin duda las gráficas. el posible uso ó frecuencia de consulta.XXXVI Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual.3. etc. a que personas va dirigido. quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual. pues facilitan la comprensión de los manuales. Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales. permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión. las representaciones gráfica mas comunes son: - Organigramas.4 Elaboración de gráficas. el grado de especialización del manual. si el presupuesto lo permite. preciso y comprensible. el de ser consultado. su distribución en las páginas. etcétera.3. 2. ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto. Formato y comprensión.5. cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización. fecha de publicación. al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas. Revisión y aprobación. cumple con su objetivo básico. Respirar confianza por su apariencia y orden. es decir. Que permita hacer referencias rápidas y precisas. título del procedimiento. Un manual administrativo. tres características importantes que debe tener un manual son: - Facilidad de lectura y/o consulta. .XXXVII 2. número de página. usando correctamente los espacios en blanco.3.6. ésta información permite al usuario consultas rápidas. donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual. además de usar numeración consecutiva con el total de hojas. los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado. en esta fase final es recomendable efectuar un . viene a dar paso a la impresión. Evitar cambios sólo por gusto personales. Posterior a esta revisión. la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final. la revisión se efectúa en dos fases. es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales. la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos. durante la primera revisión. a cargo del analista y directivos de la empresa. distribución y control de los manuales.XXXVIII En la práctica. directivos y usuarios. culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado. Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación. analistas. todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: - Revisión justa y objetiva del material . Proporcionar críticas específicas y constructivas. debido a las siguientes razones: Por seguridad. llevando a cabo un control estricto. 2. Por costo. para que en su momento. ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos. es decir sólo a los usuarios de cada manual. .XXXIX programa de difusión en forma simultánea a la distribución. Actualización. siendo solamente la gerencia general ó dirección. pues la reposición de los manuales genera un gasto. que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales. a quienes deban asignarse un ejemplar. este control deberá ser de uso del área de personal. quien deba tener un ejemplar de todos los manuales. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales. requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.4. adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan. como herramienta de trabajo. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos. se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos. por lo menos en forma anual. radica en la información contenida en ellos.XL El valor de los manuales administrativos. notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones. nuevos procedimientos. dentro del período programado para esta sección. por cambio de políticas. La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones.. que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones. etcétera. en caso de ser procedentes. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones . cuando existen cambios. es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos. es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización. por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo. nuevos puestos. siendo recomendable efectuarse cada seis meses. 1.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo. organización y métodos. así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos. Capítulo 3 Guía práctica para diseño de manuales administrativos. de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos. etc. por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para.Manuales de organización. modernización administrativa. Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la “organización” de las estructuras. etc. por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual. 3. Cabe mencionar que las características de los manuales.XLI ( métodos y procedimientos. las relaciones dentro de la organización.. la división del trabajo. así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos. se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas. son resultado de la recopilación y la práctica misma. . y debe ser acorde con el plan general de la empresa. El número de puestos y niveles jerárquicos. gerente general. se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general. en el se tratará de precisar: El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organización anteriormente). debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general. Perfil laboral sugerido. Funciones y responsabilidades. situación que se establece mediante un diagnóstico situacional. etc. acerca de los puntos antes descritos.). consejo de administración. así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos.XLII Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización.) . Objetivos generales y específicos. etc. consejo de accionistas. etcétera. modernización administrativa. métodos procedimientos. para toda la organización especifico para un área determinada). La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible. a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración.XLIII pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. Es imprescindible una planeación cuidadosa. si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios. . que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos.