Manual Usuario TEDEF

SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES DE SALUD SEPS Sistema Integrado de Transacciones Electrónicas de Datos en SaludSITEDS - FACTURACIÓN MANUAL DEL USUARIO SITEDS - FACTURACIÓN (Versión 1.18) SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SALUD SEPS ©2005 Todos los derechos reservados Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN PRESENTACIÓN El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. Este manual comprende la descripción paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, al cual llamaremos FACTURACIÓN. El sistema de FACTURACIÓN, es el programa que permite validar y enviar la información sobre la facturación de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud, según los requerimientos establecidos por la SEPS. Cuenta además con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha información. Asegúrese de leer íntegramente este manual. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 2 Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 3 Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN CONTENIDO PRESENTACIÓN ................................................................................. 2 CONTENIDO .......................................................................................... 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................... 5 Hardware ................................................................................................................................................................... 5 Software ...................................................................................................................................................................... 5 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA.............................. 6 IMPORTANTE................................................................................................................... 6 Estándar para el nombre de Archivos de Texto .............................................................................................. 6 INICIO DEL PROGRAMA................................................................................................. 7 BARRA DE MENU ............................................................................................................. 8 BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS........................................................... 12 DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS............................................................................... 12 REGISTRAR NUEVO ARCHIVO .................................................................................... 13 VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE ....................................................................... 16 VALIDAR ARCHIVOS..................................................................................................... 17 ARCHIVOS VALIDADOS................................................................................................ 21 VER ERRORES DE VALIDACIÓN................................................................................. 21 ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS.................................................................................... 25 ELIMINAR ARCHIVOS................................................................................................... 27 VER CONTENIDO DE PAQUETES................................................................................. 27 COMPACTAR BASE DE DATOS.................................................................................... 28 TABLAS DE VALIDACION............................................................................................. 29 EXPORTAR INFORMACION......................................................................................... 29 SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 4 Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Hardware La configuración mínima para el funcionamiento correcto del sistema es la siguiente: • • • • • • • CPU Pentium III o superior. Memoria RAM 128 MB o superior. Espacio en Disco Duro 500 MB. Monitor a color VGA o superior. Resolución 800 x 600 (fuentes pequeñas). Keyboard y mouse serial compatible. Disk Drive 3.5 (opcional) Lectora de CD (opcional) Software • Windows98 o superior. • No tener instalado MS Access ó tener instalado MS Access 2000 (Repositorio de Datos) SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 5 Antes de iniciar el tratamiento de la información con el sistema de Facturación se deben generar dichos archivos en formato de texto y según el periodo de envío (año y mes).Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA IMPORTANTE El sistema de Facturación trabaja en base a archivos planos que la Entidad Vinculada deberá generar según los requisitos establecidos por la SEPS.txt Donde <codigo_tabla> toma los siguientes valores (4 caracteres): Documento facturador: Detalle de atención: Detalle de servicios: Detalle de diagnósticos: Detalle de farmacia: Detalle de dental: dfac date dser ddia dfar dden <ruc_proveedor>: Número de RUC del proveedor sin guiones (11 caracteres) <codigo_sede>: Código numérico del establecimiento principal (5 caracteres). <fecha>: Fecha en que se generaron los archivos texto. deben tener un nombre que cumplan con el siguiente formato: <codigo_tabla>_<ruc_proveedor>_<codigo_sede>_<lote>_<fecha>. Dichos archivos serán ingresados al sistema para su posterior validación y envío. si él numero de lote contiene menos caracteres este deberá rellenarse de ceros a la izquierda. en 8 caracteres en formato aaaammdd SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 6 . Estos archivos comprendidos en la trama de facturación son: Documento Facturador Detalle de Prestación Detalle de Procedimientos y Servicios Detalle de Diagnósticos Detalle de Farmacia Detalle de Dental Estándar para el nombre de Archivos de Texto Los archivos de Tex to que corresponden al envío de un Lote de Facturación. <lote>: Número del lote en 7 caracteres. Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN INICIO DEL PROGRAMA Para iniciar el sistema haga clic en Inicio -> Programas -> SITEDS FACTURACION -> FACTURACION PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO Barra de Menú Iconos de acceso rápido Información del contenido del listado Listado de elementos Bandejas o Estructura de Elementos SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 7 . .Opciones : a. (Ver Archivos por Validar – Registrar Nuevo archivo ) b. f.Verificar recepción de EPS : Permite verificar si la EPS recibió el envío de lotes. g.Exportar información : Esta ope ración permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt). aquí también se puede dar el caso que se valide un lote o un conjunto de lotes con archivos registrados.Resumen de Lote : Se hace un control de los lotes que han sido validados tanto lotes con error como sin error.Validar archivo : Proceso de validación de los lotes con archivos registrados. Estos se validaran de forma independiente. Al igual que en el proceso de registro de archivos. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 8 . se pueden ingresar varios lotes y todos ellos serán registrados independientemente.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN BARRA DE MENU I .Enviar archivo a las EPS : Se hace en grupos de datos (lotes de facturas)...Transferencia de datos : a. II. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas e. Se debe tener cuidado en aplicar esta opción pues se pueden eliminar tanto los lotes que se encuentren validados como los que han sido enviados c. d.. Cada Lote contiene seis archivos planos....Compactar Base de Datos : Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base de datos que utiliza el programa...Eliminar archivo : Elimina el Lote que este seleccionado..Registrar nuevo archivo : Proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validación. La explicación se detalla mas adelante. . Compacta los lotes y los guarda : C:\Program Files\SITEDS FACTURACION\Datos\03ArchivosComprimidos Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Backup. c.Parámetros de Entidad Vinculada : Formulario donde se ingresa información concerniente a las entidades vinculadas a las EPS.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN b. Presionar el botón “ Iniciar”..Backup de paquetes enviados : Produce una copia de seguridad de los paquetes de archivos que han sido enviados . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 9 .esto se recomienda cuando se tiene una gran cantidad de lotes y se quiere depurar. Restore de paquetes enviados: Permite cargar los paquetes de archivos que han sido enviados a las EPS.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Termino presionando el botón “Aceptar”. Antes de hacer la restauración del paquete. debo copiar éste 03ArchivosComprimidos al directorio 05ArchivosParaCarga del directorio SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 10 . d.. Presionar el botón “Agregar”. Termino presionando el botón “Aceptar”. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 11 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Restore. sólo se pueden eliminar los elementos de las bandejas Archivos por Validar y Archi vos Validados y ver el detalle de algunos elementos según el caso. 4. ARCHIVOS VALIDADOS Esta bandeja contiene todos aquellos archivos que han pasado por el proceso de validación satisfactoriamente. Se realiza por lotes y cada lote está conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un único lote . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 12 . ELEMENTOS ENVIADOS Esta bandeja contiene los paquetes de datos que han sido enviados a las EPS . 2. LISTADO DE ELEMENTOS Esta es una lista donde se muestran los elementos que contiene cada una de las bandejas. DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS 1. Los elementos de esta bandeja pueden ser eliminados (se eliminarán tanto los paquetes generados como los archivos que los conforman). La cabecera de esta lista varía de acuerdo a la selección de la bandeja. los cuales están listos para su validación correspondiente. TABLAS DE VALIDACIÓN Contiene el listado de las Tablas de Estándares de Datos Satélite que utiliza el programa. 3. 5. Por cada tabla seleccionada se muestra su contenido en la base de datos.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS Permite almacenar información en forma estructurada ( organizada ). Esta lista no podrá ser modificada. ARCHIVOS POR VALIDAR Esta bandeja contiene los archivos planos que han sido registrados o cargados al sistema. El programa “moverá” los archivo de texto que se le indiquen en su directorio de trabajo a la Bandeja 01ArchivosPlanos cuya ruta es la siguiente: C:\Program Files \SITEDS FACTURACION\Datos \01ArchivosPlanos Estructura de Directorios 1.06Transmitidos : Almacena los archivos que han sido enviados a las EPS. • • • El cargado de archivos se realizará por Lotes enviados.01ArchivosPlanos : Almacena los archivos planos (txt). 4. 2.. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un único lote. hora.02ResultadoValidacion : Almacena los archivos resultantes de la validación.. 3.03ArchivosComprimidos : Almacena los archivos comprimidos . este no será cargado.. El sistema reconocerá automáticamente cada lote y lo registrará en un periodo único.05ArchivosParaCarga : Almacena los archivos que serán cargados al sistema. año. mes.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ARCHIVOS POR VALIDAR REGISTRAR NUEVO ARCHIVO • Este es el proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validación.. identificado por un número que es incluido en el nombre de los archivos. minuto y segundo. identificado por día. Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Registrar nuevo archivo’.. Mostrará la siguiente ventana para registrar. por lo cual si un lote no cuenta con todos sus archivos (6 en total). 5. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 13 . el estándar para el nombre de los archivos de texto y los códigos de tablas. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 14 . para esto se deberá seleccionar el directorio deseado en la ventana .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN La ventana muestra la fecha actual que se tomará como parte del periodo en que se registrarán los archivos. Presione el Botón “Registrar Archivos” para registrar los lotes de archivos. Esta será: C:\PRODUCTO01\FUENTES\Proyectos\Datos\05ArchivosParaCarga. Presione “Aceptar” y luego verifique que los archivos se hay an cargado en la ventana de registro de archivos. Por defecto se leerán los archivos de la carpeta de carga de archivos del sistema.Con el botón se podrán cargar los archivos de un diferente directorio. • Importante: No debe registrar archivos con un nombre previamente usado. archivos registrados y archivos no registrados. Los archivos registrados se almacenan en la Bandeja Archivos por validar. acto seguido dar un clic derecho y seleccionar eliminar o dar un clic izquierdo al icono SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 15 . para hacerlo.seleccionar algún lote y luego en la ventana de la derecha marcar el archivo a eliminar. deberá eliminar el registro anterior.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Cuando el archivo se encuentre registrado aparecerá el siguiente aviso : Al final del proceso de carga se mostrará cuantos archivos existían en la carpeta. cuantos paquetes se han registrado.Ir a la Bandeja de Archivos por validar . Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE Se pueden observar todas las facturas correspondientes al lote seleccionado. VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 16 . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 17 . Se mostrará la siguiente ventana. individualmente y en conjunto (aquellos datos que guardan relación en la trama de facturación). Se validan los datos que contienen los archivos los que pertenecen a un mismo lote.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN VALIDAR ARCHIVOS • Este es el proceso de validación de los archivos registrados para las tablas del sistema. • Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Validar Archivos’. Esta validación es conforme a los requerimientos establecidos por la SEPS en cuanto a la trama de facturación. Al finalizar el proceso de validación de archivos registrados se mostrará la pantalla mostrada a continuación. Automáticamente se marcaran los archivos correspondientes. con esto se marcarán todos los procesos en el listado superior y en consecuencia se marcarán los archivos que se encuentran en el listado inferior. validando que cada campo de cada tabla (segundo listado) esté de acuerdo a los criterios especificados . en el listado inferior. se deberá hacer clic en la cabecera del listado superior en donde se encuentra una “V”. Si se desea que se marquen todos los procesos.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Se puede elegir uno o más procesos en el listado superior haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda. Este proceso de validación se hace por cada proceso que aparece en el primer listado. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 18 . que aparezca la siguiente pantalla: Se observará que no se realiza la validación cuando el lote se encuentra incompleto. se inicia el proceso de validación de relaciones entre las tablas. Cada validación de proceso se inicia validando las tablas una a una. Véase para mayor detalle documento de INTEGRACIÓN ( Capítulo: “ Validación de Integridad “ ) Los archivos con validaciones exitosas se marcarán con un check en la bandeja de archivos validados. en cuyo caso el proceso es interrumpido inmediatamente.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Al procesar datos de lotes puede darse el caso. Antes de iniciar. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 19 . como un ejemplo de los errores que pueden haber dentro de la validación. mientras que las validaciones con errores se marcaran con un check con una pequeña aspa (x). se valida que no se hayan obtenido errores del tipo “Longitud de trama incorrecta”. En la validación también se lleva un registro de los errores encontrados en caso se presentase. Una vez concluida la validación de todas las tablas. Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Así se presentan los archivos cuando faltan tablas. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 20 . A continuación se mostrará la siguiente ventana: Doble clic para ver errores de validación SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 21 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ARCHIVOS VALIDADOS VER ERRORES DE VALIDACIÓN • Permite hacer una revisión detallada de los errores encontrados en el proceso de validación. Para ello haga doble clic sobre el elemento deseado. por lo tanto se pueden revisar los errores de los elementos de las bandejas de ‘Archivos Validados’. Los tipos de archivo a los que se puede exportar son del tipo Excel (xls) o Texto (txt) SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 22 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Lista ‘Resumen de errores por campo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada campo. Al presionar el botón “Exportar Resumen” podrá elegir el formato del archivo a exportar. Lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada tipo de error del campo seleccionado en la lista ‘Resumen de errores por campo’. FechaClaveRegistro: Es la fecha del registro evaluado. es la posición correlativa que tiene la trama dentro del archivo de texto. ValorObservado: Es el valor encontrado para el campo. N°Línea: Número de línea. N°Documento: Número de documento Correlativo: Correlativo correspondiente al número del documento. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 23 . según los requisitos establecidos por la SEPS. Clave Primaria del registro: Es la descripción del campo llave que identifica a la trama dentro de todo el archivo. ValorClaveRegistro : Es el valor del campo Clave Primaria del registro ubicado en la trama. Descripción del error: Es el detalle del error encontrado para el campo. Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ se muestran todos los errores del campo del tipo de error seleccionado tal como se muestra en la pantalla siguiente.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN • La lista detallada de los errores por campo se abre haciendo clic sobre Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores por campo’ se muestran todos los errores del campo. Nombre del Campo : Es el nombre que identifica a cada valor de la trama. obtendremos la visualización del detalle de los errores SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 24 .xls 2. Al presionar el botón “Exportar Detalle” aparece la pantalla siguiente : En donde puedo elegir el formato del archivo a exportar : 1. La opción ‘Esta vista’ exportará sólo lo que se seleccionó en la ventana. ordenados por campos.txt • Haciendo clic en el botón del campo.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN • La exportación del detalle se hace desde la ventana ‘Detalle de errores de validación’... La opción “Todos los campos” exportará todos los errores hallados para la tabla. Para acceder a la ventana de envío o transferencia haga clic sobre el botón o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivos validados’ y luego seleccione el menú ‘Enviar Archivos a las EPS’. Se mostrará la siguiente ventana para envío.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS El envío o transferencia de información a las EPS se hace en grupos de datos (lotes de facturas). SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 25 . es decir sólo se puede transferir el grupo correspondiente de tablas y sin ningún error de validación. día y hora). de donde se puede eliminar para liberar espacio en su PC. Si el envío fue exitoso los archivos o tablas enviadas pasan a un estado de enviado en la bandeja ‘Archivos Validados’ y el paquete de datos se registra en la bandeja ‘Elementos Enviados’.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Busque el grupo de datos seleccionando el periodo (Año. A continuación el programa procede a generar el paquete de datos. lo seleccionamos según como queramos que se generen . en sub paquetes que son archivos empaquetados del tamaño indicado. Seleccione e l medio de envío de la lista. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 26 . Si el medio de envío es Disquete. En “Modo de generación” tenemos 3 opciones. mes. ya sea por “Archivo” o por “Lote”. Tipo de proceso. y luego enviará o transferirá al destino indicado. puede seleccionar el destino con el botón Inicie el envío con el botón “Enviar”. El programa indicará el proceso y el avance a través de mensajes en la ventana de trabajo. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 27 . Para eliminar archivos seleccione el archivo que desea eliminar y presione o haga clic derecho y seleccione el menú eliminar. Fecha de creación: Es la fecha de su computador cuando se generó el paquete. El programa le mostrará la siguiente ventana: Nombre del paquete de Datos: Es el nombre que el programa generó al momento del envío. como ‘Archivos Validados’ y ‘Elementos Enviados’. si ya han sido enviados. Para ello seleccione la bandeja ‘Elementos enviados’ y luego el paquete que desea y haga doble clic sobre la selección. Para liberar espacio.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ELIMINAR ARCHIVOS La eliminación de archivos se puede hacer tanto en la bandeja ‘Archivos por Validar’. Los elementos que se eliminan de la bandeja de Archivos p or Validar se eliminarán definitivamente. Los archivos que se eliminan de la bandeja de ‘Archivos Validados’ también se eliminan permanentemente en el caso que no hayan sido ‘enviados’. estos no se podrán eliminar. Cuando se eliminen los Elementos Enviados. se eliminaran físicamente los paquetes generados como los archivos que los conforman. Lea el mensaje de confirmación y presione Aceptar si así lo desea. Recomendaciones para el borrado de archivos • • Los archivos deben ser borrados sólo cuando se tenga la plena seguridad que son innecesarios. Número de Archivos generados: Es la cantidad de sub paquetes que contiene el paquete. VER CONTENIDO DE PAQUETES Esta opción sirve para mirar las tablas o archivos que tiene el paquete generado por el envío. o cuando advierta que los procesos son más lentos de lo esperado.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN COMPACTAR BASE DE DATOS • • Se encuentra en el menú Opciones Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base e datos que utiliza el programa. Esta operación puede tardar unos minutos dependiendo del tamaño del archivo de la base de datos. Utilice esta opción después que haya hecho una cantidad considerable de eliminaciones y que cada archivo eliminado haya tenido otra cantidad considerable de errores. • SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 28 . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 29 . EXPORTAR INFORMACION • • Se puede exportar la tabla referenciada presionando clic derecho o en el menú Transferencia de datos. el cual es guardado en el destino que le asignemos. Esta operación permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt ) .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN TABLAS DE VALIDACION Se presenta únicamente para exportar información de las tablas de validación. SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES DE SALUD SEPS Sistema Integrado de Transacciones Electrónicas de Datos en Salud SITEDS .FACTURACIÓN (Versión 1.18) SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SALUD SEPS ©2005 Todos los derechos reservados .FACTURACIÓN MANUAL DEL USUARIO SITEDS . es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. El sistema de FACTURACIÓN. es el programa que permite validar y enviar la información sobre la facturación de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud. Asegúrese de leer íntegramente este manual. según los requerimientos establecidos por la SEPS. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 2 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN PRESENTACIÓN El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837. Este manual comprende la descripción paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837. Cuenta además con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha información. al cual llamaremos FACTURACIÓN. Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 3 . ................................................................................................Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN CONTENIDO PRESENTACIÓN ................................................................................................... 25 ELIMINAR ARCHIVOS........ 17 ARCHIVOS VALIDADOS..... 27 COMPACTAR BASE DE DATOS................................................................ 13 VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE ............................................ 16 VALIDAR ARCHIVOS........................................ 12 REGISTRAR NUEVO ARCHIVO ............. 7 BARRA DE MENU ...................... 12 DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS....................................................................................................... 5 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA............................................. 21 VER ERRORES DE VALIDACIÓN....................................................................................................... 29 EXPORTAR INFORMACION....... 6 Estándar para el nombre de Archivos de Texto ................... 29 SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 4 ..................................................................................................................................................... 6 IMPORTANTE............................................................................................................................................................................................................................................................................ 28 TABLAS DE VALIDACION................... 27 VER CONTENIDO DE PAQUETES..................................................... 2 CONTENIDO ............................................................................................................................ 8 BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS............................................................................................................................................................................................................................. 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA...................... 5 Software ................................................................. 6 INICIO DEL PROGRAMA................................................. 21 ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS.................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 5 Hardware ...................................................................................................................................................................... Memoria RAM 128 MB o superior. Keyboard y mouse serial compatible. Monitor a color VGA o superior.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Hardware La configuración mínima para el funcionamiento correcto del sistema es la siguiente: • • • • • • • CPU Pentium III o superior. • No tener instalado MS Access ó tener instalado MS Access 2000 (Repositorio de Datos) SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 5 . Resolución 800 x 600 (fuentes pequeñas). Disk Drive 3.5 (opcional) Lectora de CD (opcional) Software • Windows98 o superior. Espacio en Disco Duro 500 MB. en 8 caracteres en formato aaaammdd SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 6 . <lote>: Número del lote en 7 caracteres. deben tener un nombre que cumplan con el siguiente formato: <codigo_tabla>_<ruc_proveedor>_<codigo_sede>_<lote>_<fecha>. si él numero de lote contiene menos caracteres este deberá rellenarse de ceros a la izquierda. Dichos archivos serán ingresados al sistema para su posterior validación y envío. Estos archivos comprendidos en la trama de facturación son: Documento Facturador Detalle de Prestación Detalle de Procedimientos y Servicios Detalle de Diagnósticos Detalle de Farmacia Detalle de Dental Estándar para el nombre de Archivos de Texto Los archivos de Tex to que corresponden al envío de un Lote de Facturación.txt Donde <codigo_tabla> toma los siguientes valores (4 caracteres): Documento facturador: Detalle de atención: Detalle de servicios: Detalle de diagnósticos: Detalle de farmacia: Detalle de dental: dfac date dser ddia dfar dden <ruc_proveedor>: Número de RUC del proveedor sin guiones (11 caracteres) <codigo_sede>: Código numérico del establecimiento principal (5 caracteres).Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA IMPORTANTE El sistema de Facturación trabaja en base a archivos planos que la Entidad Vinculada deberá generar según los requisitos establecidos por la SEPS. <fecha>: Fecha en que se generaron los archivos texto. Antes de iniciar el tratamiento de la información con el sistema de Facturación se deben generar dichos archivos en formato de texto y según el periodo de envío (año y mes). Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN INICIO DEL PROGRAMA Para iniciar el sistema haga clic en Inicio -> Programas -> SITEDS FACTURACION -> FACTURACION PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO Barra de Menú Iconos de acceso rápido Información del contenido del listado Listado de elementos Bandejas o Estructura de Elementos SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 7 . se pueden ingresar varios lotes y todos ellos serán registrados independientemente.Enviar archivo a las EPS : Se hace en grupos de datos (lotes de facturas). f. Al igual que en el proceso de registro de archivos.....Opciones : a.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN BARRA DE MENU I . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 8 . d.Validar archivo : Proceso de validación de los lotes con archivos registrados. Se debe tener cuidado en aplicar esta opción pues se pueden eliminar tanto los lotes que se encuentren validados como los que han sido enviados c.Compactar Base de Datos : Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base de datos que utiliza el programa.Transferencia de datos : a.Verificar recepción de EPS : Permite verificar si la EPS recibió el envío de lotes.. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas e.Eliminar archivo : Elimina el Lote que este seleccionado.. (Ver Archivos por Validar – Registrar Nuevo archivo ) b. Cada Lote contiene seis archivos planos. aquí también se puede dar el caso que se valide un lote o un conjunto de lotes con archivos registrados. g. II.. Estos se validaran de forma independiente.Registrar nuevo archivo : Proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validación.Exportar información : Esta ope ración permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt).Resumen de Lote : Se hace un control de los lotes que han sido validados tanto lotes con error como sin error. La explicación se detalla mas adelante.... c.. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 9 .Backup de paquetes enviados : Produce una copia de seguridad de los paquetes de archivos que han sido enviados ..Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN b.Parámetros de Entidad Vinculada : Formulario donde se ingresa información concerniente a las entidades vinculadas a las EPS.esto se recomienda cuando se tiene una gran cantidad de lotes y se quiere depurar. Compacta los lotes y los guarda : C:\Program Files\SITEDS FACTURACION\Datos\03ArchivosComprimidos Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Backup. Presionar el botón “ Iniciar”. Antes de hacer la restauración del paquete. d. debo copiar éste 03ArchivosComprimidos al directorio 05ArchivosParaCarga del directorio SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 10 .Restore de paquetes enviados: Permite cargar los paquetes de archivos que han sido enviados a las EPS.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Termino presionando el botón “Aceptar”.. Presionar el botón “Agregar”. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 11 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Restore. Termino presionando el botón “Aceptar”. ARCHIVOS POR VALIDAR Esta bandeja contiene los archivos planos que han sido registrados o cargados al sistema. 4. Por cada tabla seleccionada se muestra su contenido en la base de datos. los cuales están listos para su validación correspondiente. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 12 . DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS 1. La cabecera de esta lista varía de acuerdo a la selección de la bandeja. ELEMENTOS ENVIADOS Esta bandeja contiene los paquetes de datos que han sido enviados a las EPS .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS Permite almacenar información en forma estructurada ( organizada ). Los elementos de esta bandeja pueden ser eliminados (se eliminarán tanto los paquetes generados como los archivos que los conforman). Se realiza por lotes y cada lote está conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un único lote . Esta lista no podrá ser modificada. 2. 5. 3. LISTADO DE ELEMENTOS Esta es una lista donde se muestran los elementos que contiene cada una de las bandejas. sólo se pueden eliminar los elementos de las bandejas Archivos por Validar y Archi vos Validados y ver el detalle de algunos elementos según el caso. ARCHIVOS VALIDADOS Esta bandeja contiene todos aquellos archivos que han pasado por el proceso de validación satisfactoriamente. TABLAS DE VALIDACIÓN Contiene el listado de las Tablas de Estándares de Datos Satélite que utiliza el programa. . Mostrará la siguiente ventana para registrar. mes. año. por lo cual si un lote no cuenta con todos sus archivos (6 en total). este no será cargado. El sistema reconocerá automáticamente cada lote y lo registrará en un periodo único... 4. • • • El cargado de archivos se realizará por Lotes enviados.. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 13 . Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Registrar nuevo archivo’.. 2. minuto y segundo.05ArchivosParaCarga : Almacena los archivos que serán cargados al sistema. El programa “moverá” los archivo de texto que se le indiquen en su directorio de trabajo a la Bandeja 01ArchivosPlanos cuya ruta es la siguiente: C:\Program Files \SITEDS FACTURACION\Datos \01ArchivosPlanos Estructura de Directorios 1. 3.06Transmitidos : Almacena los archivos que han sido enviados a las EPS.03ArchivosComprimidos : Almacena los archivos comprimidos . identificado por un número que es incluido en el nombre de los archivos. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un único lote.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ARCHIVOS POR VALIDAR REGISTRAR NUEVO ARCHIVO • Este es el proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validación. hora. identificado por día. 5.01ArchivosPlanos : Almacena los archivos planos (txt).02ResultadoValidacion : Almacena los archivos resultantes de la validación. Presione “Aceptar” y luego verifique que los archivos se hay an cargado en la ventana de registro de archivos. el estándar para el nombre de los archivos de texto y los códigos de tablas. Esta será: C:\PRODUCTO01\FUENTES\Proyectos\Datos\05ArchivosParaCarga.Con el botón se podrán cargar los archivos de un diferente directorio.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN La ventana muestra la fecha actual que se tomará como parte del periodo en que se registrarán los archivos. Por defecto se leerán los archivos de la carpeta de carga de archivos del sistema. Presione el Botón “Registrar Archivos” para registrar los lotes de archivos. para esto se deberá seleccionar el directorio deseado en la ventana . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 14 . cuantos paquetes se han registrado.Ir a la Bandeja de Archivos por validar . archivos registrados y archivos no registrados. para hacerlo. • Importante: No debe registrar archivos con un nombre previamente usado. Los archivos registrados se almacenan en la Bandeja Archivos por validar. deberá eliminar el registro anterior.seleccionar algún lote y luego en la ventana de la derecha marcar el archivo a eliminar.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Cuando el archivo se encuentre registrado aparecerá el siguiente aviso : Al final del proceso de carga se mostrará cuantos archivos existían en la carpeta. acto seguido dar un clic derecho y seleccionar eliminar o dar un clic izquierdo al icono SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 15 . VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 16 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE Se pueden observar todas las facturas correspondientes al lote seleccionado. Se mostrará la siguiente ventana. • Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Validar Archivos’.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN VALIDAR ARCHIVOS • Este es el proceso de validación de los archivos registrados para las tablas del sistema. individualmente y en conjunto (aquellos datos que guardan relación en la trama de facturación). Esta validación es conforme a los requerimientos establecidos por la SEPS en cuanto a la trama de facturación. Se validan los datos que contienen los archivos los que pertenecen a un mismo lote. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 17 . Este proceso de validación se hace por cada proceso que aparece en el primer listado. validando que cada campo de cada tabla (segundo listado) esté de acuerdo a los criterios especificados .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Se puede elegir uno o más procesos en el listado superior haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 18 . Al finalizar el proceso de validación de archivos registrados se mostrará la pantalla mostrada a continuación. Automáticamente se marcaran los archivos correspondientes. Si se desea que se marquen todos los procesos. se deberá hacer clic en la cabecera del listado superior en donde se encuentra una “V”. con esto se marcarán todos los procesos en el listado superior y en consecuencia se marcarán los archivos que se encuentran en el listado inferior. en el listado inferior. que aparezca la siguiente pantalla: Se observará que no se realiza la validación cuando el lote se encuentra incompleto. En la validación también se lleva un registro de los errores encontrados en caso se presentase. Una vez concluida la validación de todas las tablas. mientras que las validaciones con errores se marcaran con un check con una pequeña aspa (x). en cuyo caso el proceso es interrumpido inmediatamente. se valida que no se hayan obtenido errores del tipo “Longitud de trama incorrecta”. como un ejemplo de los errores que pueden haber dentro de la validación. Cada validación de proceso se inicia validando las tablas una a una. Véase para mayor detalle documento de INTEGRACIÓN ( Capítulo: “ Validación de Integridad “ ) Los archivos con validaciones exitosas se marcarán con un check en la bandeja de archivos validados. Antes de iniciar.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Al procesar datos de lotes puede darse el caso. se inicia el proceso de validación de relaciones entre las tablas. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 19 . Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Así se presentan los archivos cuando faltan tablas. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 20 . A continuación se mostrará la siguiente ventana: Doble clic para ver errores de validación SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 21 . por lo tanto se pueden revisar los errores de los elementos de las bandejas de ‘Archivos Validados’.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ARCHIVOS VALIDADOS VER ERRORES DE VALIDACIÓN • Permite hacer una revisión detallada de los errores encontrados en el proceso de validación. Para ello haga doble clic sobre el elemento deseado. Al presionar el botón “Exportar Resumen” podrá elegir el formato del archivo a exportar.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Lista ‘Resumen de errores por campo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada campo. Los tipos de archivo a los que se puede exportar son del tipo Excel (xls) o Texto (txt) SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 22 . Lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada tipo de error del campo seleccionado en la lista ‘Resumen de errores por campo’. Clave Primaria del registro: Es la descripción del campo llave que identifica a la trama dentro de todo el archivo. Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ se muestran todos los errores del campo del tipo de error seleccionado tal como se muestra en la pantalla siguiente. Nombre del Campo : Es el nombre que identifica a cada valor de la trama. N°Línea: Número de línea. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 23 . N°Documento: Número de documento Correlativo: Correlativo correspondiente al número del documento. es la posición correlativa que tiene la trama dentro del archivo de texto.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN • La lista detallada de los errores por campo se abre haciendo clic sobre Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores por campo’ se muestran todos los errores del campo. ValorObservado: Es el valor encontrado para el campo. según los requisitos establecidos por la SEPS. Descripción del error: Es el detalle del error encontrado para el campo. ValorClaveRegistro : Es el valor del campo Clave Primaria del registro ubicado en la trama. FechaClaveRegistro: Es la fecha del registro evaluado. xls 2.txt • Haciendo clic en el botón del campo. La opción ‘Esta vista’ exportará sólo lo que se seleccionó en la ventana. obtendremos la visualización del detalle de los errores SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 24 ... La opción “Todos los campos” exportará todos los errores hallados para la tabla. ordenados por campos.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN • La exportación del detalle se hace desde la ventana ‘Detalle de errores de validación’. Al presionar el botón “Exportar Detalle” aparece la pantalla siguiente : En donde puedo elegir el formato del archivo a exportar : 1. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 25 . es decir sólo se puede transferir el grupo correspondiente de tablas y sin ningún error de validación. Se mostrará la siguiente ventana para envío. Para acceder a la ventana de envío o transferencia haga clic sobre el botón o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivos validados’ y luego seleccione el menú ‘Enviar Archivos a las EPS’.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS El envío o transferencia de información a las EPS se hace en grupos de datos (lotes de facturas). Tipo de proceso. y luego enviará o transferirá al destino indicado.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN Busque el grupo de datos seleccionando el periodo (Año. Si el envío fue exitoso los archivos o tablas enviadas pasan a un estado de enviado en la bandeja ‘Archivos Validados’ y el paquete de datos se registra en la bandeja ‘Elementos Enviados’. de donde se puede eliminar para liberar espacio en su PC. Si el medio de envío es Disquete. día y hora). lo seleccionamos según como queramos que se generen . ya sea por “Archivo” o por “Lote”. en sub paquetes que son archivos empaquetados del tamaño indicado. Seleccione e l medio de envío de la lista. mes. El programa indicará el proceso y el avance a través de mensajes en la ventana de trabajo. puede seleccionar el destino con el botón Inicie el envío con el botón “Enviar”. En “Modo de generación” tenemos 3 opciones. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 26 . A continuación el programa procede a generar el paquete de datos. VER CONTENIDO DE PAQUETES Esta opción sirve para mirar las tablas o archivos que tiene el paquete generado por el envío. Cuando se eliminen los Elementos Enviados. se eliminaran físicamente los paquetes generados como los archivos que los conforman. Lea el mensaje de confirmación y presione Aceptar si así lo desea. El programa le mostrará la siguiente ventana: Nombre del paquete de Datos: Es el nombre que el programa generó al momento del envío. Para liberar espacio. Para eliminar archivos seleccione el archivo que desea eliminar y presione o haga clic derecho y seleccione el menú eliminar. si ya han sido enviados. estos no se podrán eliminar. Para ello seleccione la bandeja ‘Elementos enviados’ y luego el paquete que desea y haga doble clic sobre la selección. SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 27 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN ELIMINAR ARCHIVOS La eliminación de archivos se puede hacer tanto en la bandeja ‘Archivos por Validar’. Fecha de creación: Es la fecha de su computador cuando se generó el paquete. como ‘Archivos Validados’ y ‘Elementos Enviados’. Los archivos que se eliminan de la bandeja de ‘Archivos Validados’ también se eliminan permanentemente en el caso que no hayan sido ‘enviados’. Número de Archivos generados: Es la cantidad de sub paquetes que contiene el paquete. Los elementos que se eliminan de la bandeja de Archivos p or Validar se eliminarán definitivamente. Recomendaciones para el borrado de archivos • • Los archivos deben ser borrados sólo cuando se tenga la plena seguridad que son innecesarios. • SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 28 .Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN COMPACTAR BASE DE DATOS • • Se encuentra en el menú Opciones Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base e datos que utiliza el programa. Utilice esta opción después que haya hecho una cantidad considerable de eliminaciones y que cada archivo eliminado haya tenido otra cantidad considerable de errores. Esta operación puede tardar unos minutos dependiendo del tamaño del archivo de la base de datos. o cuando advierta que los procesos son más lentos de lo esperado. Esta operación permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt ) . SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 29 . el cual es guardado en el destino que le asignemos.Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN TABLAS DE VALIDACION Se presenta únicamente para exportar información de las tablas de validación. EXPORTAR INFORMACION • • Se puede exportar la tabla referenciada presionando clic derecho o en el menú Transferencia de datos.