MANUAL SUCURSAL VIRTUAL EMPRESASCONTROL DUAL La información que encontrara en este Manual, está sujeta a modificaciones, dada la búsqueda de mejora continua a nivel tecnológico en los productos. Si tiene inquietudes adicionales, recuerde que usted cuenta con un asesor todos los días del año, en la línea de atención al cliente, teléfonos 5109000 Opción 4–2 CONTENIDO 1. DEMO DE LA SVE............................................................................................................................................ 3 1.1. Conociendo la Sucursal Virtual Empresas (SVE).......................................................................................4 1.2. Usando la Sucursal Virtual Empresas (SVE)............................................................................................. 4 2. ESQUEMAS DE SEGURIDAD Y TIPOS DE USUARIOS..................................................................................4 2.1. ESQUEMAS DE SEGURIDAD...................................................................................................................4 2.1.1. Control Dual.......................................................................................................................................... 4 2.1.2. Súper Usuario....................................................................................................................................... 5 2.1.3. Delegada............................................................................................................................................... 5 2.2. TIPOS DE USUARIOS............................................................................................................................... 5 2.2.1. Principales............................................................................................................................................ 5 2.2.2. Secundarios o transaccionales...........................................................................................................6 3. RECOMENDACIONES PARA TRANSACCIONES REALIZADAS A TRAVÉS DE LOS PORTALES TRANSACCIONALES DE LOS BANCOS................................................................................................................ 6 3.1. SEGURIDAD PARA EL COMPUTADOR Y LOS DISPOSITIVOS MOVILES..............................................6 3.2. SEGURIDAD FÍSICA PARA EL COMPUTADOR........................................................................................7 3.3. SEGURIDAD DE LA RED.......................................................................................................................... 7 3.4. SEGURIDAD FRENTE A LA ENTIDAD FINANCIERA...............................................................................8 3.5. SEGURIDAD EN LA REALIZACIÓN DE TRANSACCIONES....................................................................8 4. INGRESO A LA SVE, CLAVE, TECLADO VIRTUAL Y TOKEN.........................................................................9 5. MODULO ADMINIDTRATIVO.......................................................................................................................... 10 5.1. USUARIOS.............................................................................................................................................. 10 5.2. PERFILES................................................................................................................................................ 11 5.3. TOKEN..................................................................................................................................................... 11 5.4. PRODUCTOS PROPIOS......................................................................................................................... 12 5.5. PRODUCTOS DE TERCEROS................................................................................................................12 6. INSCRIPCIÓN DE CUENTAS (manual y con archivo plano)...........................................................................13 6.1. INSCRIPCIÓN MANUAL.......................................................................................................................... 13 6.2. INSCRIPCIÓN CON ARCHIVO PLANO...................................................................................................14 7. PAGOS............................................................................................................................................................ 19 7.1. PAGOS MANUALES................................................................................................................................ 19 7.1.1. Pagos Formato SAP........................................................................................................................... 19 7.1.2. Pagos Formato PAB........................................................................................................................... 21 7.1.3. Aprobación de pagos......................................................................................................................... 24 7.2. PAGOS CON ARCHIVO PLANO – CONVERSOR DE PAGO..................................................................25 8. REGENERACIÓN DE CLAVE......................................................................................................................... 33 9. ACTUALIZACIÓN DE DATOS......................................................................................................................... 34 10. FORMATO DE NOVEDADES...................................................................................................................... 35 10.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CLIENTE..........................................................................................36 10.2. NOVEDADES DE LA EMPRESA......................................................................................................... 37 10.3. NOVEDADES DEL USUARIO PRINCIPAL 1........................................................................................38 10.4. LIBERACIÓN DEL TOKEN................................................................................................................... 40 2 10.5. CONSIDERACIONES ESPECIALES................................................................................................... 40 1. DEMO DE LA SVE La Sucursal Virtual Empresas Bancolombia es un canal que ha sido diseñado para que, a través de Internet, las empresas puedan manejar integralmente la tesorería, permitiéndoles ahorrar tiempo y dinero. Cuenta con diferentes módulos para realizar operaciones y transacciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana con la más alta tecnología en seguridad y calidad. El DEMO de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia, es una herramienta que está a su disposición para que la aprenda a usar de una manera más completa el portal. Además está a su disposición en caso de presentar dudas o inquietudes en el manejo de la sucursal virtual. Para acceder al DEMO, debe ingresar a www.grupobancolombia.com y allí seleccionar Pyme / Puntos de atención / Sucursal virtual / Guías y manuales, (Ver selección en pantalla): Luego seleccionar el link Visite el Demo de la Sucursal Virtual Empresas (Ver selección en pantalla) 3 Este DEMO se divide en dos bloques y encontrará temáticas como: 1.1. Conociendo la Sucursal Virtual Empresas (SVE) ¿Qué es y cuáles son los beneficios de la SVE?, ¿qué puede hacer en la SVE?, ¿Cómo adquirir la SVE?, ¿Cómo ingresar a la SVE?, ¿Qué son los perfiles y roles? y ¿cómo se asignan?, ¿cómo cambiar o recuperar la clave? y ¿qué es y cómo se utiliza Mis Mensajes? 1.2. Usando la Sucursal Virtual Empresas (SVE) En este bloque encontrará la explicación a cada uno de los módulos de la SVE, tales como consultas, módulo administrativo, depósitos, créditos y tarjetas de crédito, transferencias y pagos, estado de transacciones, inversiones, recaudos y DAT, otras transacciones y servicio al cliente. 2. ESQUEMAS DE SEGURIDAD Y TIPOS DE USUARIOS 2.1. ESQUEMAS DE SEGURIDAD Facilidad que la SVE ofrece al cliente para la administración de su empresa de acuerdo al perfil que ésta haya seleccionado al momento de la adquisición (pequeña, pyme, corporativa, etc), asignando la funcionalidad administrativa y de seguridad sobre uno o dos usuarios principales, según sea la necesidad. En la Sucursal virtual empresas existen tres esquemas de seguridad: 2.1.1. Control Dual 4 5 .2. La transaccionalidad está a cargo de otros usuarios necesariamente diferentes (los cuales no tendrán funciones administrativas). Solo es Un usuario Puede realizar la función administrativa y de seguridad y puede a la vez realizar Transacciones sin necesidad de ninguna aprobación. Principales Son aquellos usuarios que tienen todas las funcionalidades de la Sucursal Virtual Empresas habilitadas. ni de consultas de movimientos de productos. Obligatoriamente actuarán bajo un esquema de dualidad y estos serán los ejecutores de las transacciones monetarias o de consultas de productos. 2. 2. 2. Delegada Este último esquema es ideal para una empresa grande. TIPOS DE USUARIOS Existen dos tipos de usuarios en la Sucursal virtual empresas: .1.3. 2. Súper Usuario Este para una empresa pequeña.1.2.Este esquema es ideal para una empresa mediana. Dos usuarios administradores sin opciones transaccionales monetarias. Dos usuarios Administran la empresa donde cualquiera de los dos prepara determinada Función/transacción y el otro la debe aprobar. El primero es únicamente preparador y el otro únicamente aprobador de las operaciones administrativas que el primero realice.2.1. 3.1. cookies. alfanúmeros y caracteres especiales). Evite instalar software que permita conexión remota (TeamViewer. En estos es en donde se concentra la mayoría de malware como troyanos. páginas con contenidos pornográficos. VCN. RECOMENDACIONES PARA TRANSACCIONES REALIZADAS A TRAVÉS DE LOS PORTALES TRANSACCIONALES DE LOS BANCOS A continuación encontrará una serie de recomendaciones que debe tener en cuenta para tener seguridad en sus transacciones: 3. El usuario no deberá tener permisos de administrador local del computador transaccional. La instalación o actualización de software sobre el equipo o dispositivo debe ser realizada únicamente por el administrador de sistemas y debe ser revisado y aprobado por las áreas de seguridad de la información o los encargados de TI (Tecnología). las cuales deberán cambiar periódicamente de forma obligatoria y ser construidas con especificaciones de seguridad (8 caracteres. LogMeIn. Active las actualizaciones automáticas para poder recibir los parches de seguridad de forma automática cada que estén disponibles.2. 6 . El equipo o dispositivo móvil debe estar protegido por claves de acceso. Se debe activar el control en el tiempo de bloqueo luego de la inactividad del usuario. spyware. Hamachi. de música o de descargas. gusanos. SEGURIDAD PARA EL COMPUTADOR Y LOS DISPOSITIVOS MOVILES Recomendaciones para la seguridad del equipo o terminal móvil desde el que se realicen las transacciones financieras: Se recomienda tener acceso restringido a la navegación de internet. No debería tener acceso a correos personales. temporales de Internet.2.2. Secundarios o transaccionales Son aquellos usuarios creados por los principales con permisos específicos. Se debe realizar regularmente borrado de archivos temporales del sistema operativo. Esto permite la instalación de la mayoría de malware. redes sociales. etc. entre otros) previniendo así que personas externas se puedan conectar fácilmente al computador transaccional sin que el antivirus y el mismo usuario se dé cuenta de ésta acción. descargas e historial de navegación. virus. Asegurar las redes inalámbricas. 3.FI. En lo posible. éste deberá estar actualizado y tener la configuración de seguridad en media-alta o alta. En lo posible. apagar el computador cuando no lo estén utilizando. El sistema desde donde se realizan transacciones bancarias deberá estar en un espacio físico con cerraduras de seguridad y restringido sólo para personal autorizado. evitando así que la máquina en la cual se realizan las transacciones bancarias sea accedida fácilmente desde fuera de la empresa. Segmentar la red LAN cableada de la red Wi. firewall personal. Deberá evitarse realizar transacciones financieras desde dispositivos móviles o conexiones a redes inalámbricas NO seguras.). sobre todo si dispone de una conexión permanente a Internet. 7 . Se debe restringir o controlar el acceso al escritorio de manera remota. el equipo o dispositivo deberá ser destinado de manera exclusiva para la realización de las transacciones financieras.3. antispyware. definirle un usuario con contraseña robusta y cambiarla periódicamente. SD Card. anti-phishing) activos y actualizados de forma automática.keylogger. el equipo o dispositivo deberá ser destinado de manera exclusiva para la realización de las transacciones financieras. 3.Deberá tener instalado UN SOLO producto antivirus. SEGURIDAD FÍSICA PARA EL COMPUTADOR En lo posible. En lo posible deben existir cámaras de seguridad enfocando las acciones del computador transaccional. Restringir o controlar el acceso a carpetas o recursos compartidos en la red local. En lo posible restringir funcionalidades de los puertos de acceso a dispositivos de almacenamiento extraíbles (CD. en lo posible LICENCIADO. anti-Spam.2. USB. Deberá tener instalado un solo navegador. con todos sus componentes (anti . etc. SEGURIDAD DE LA RED Los equipos que tengan la posibilidad técnica de conectarse a la red local deberán estar autenticados e identificados en un servidor de dominio (Directorio Activo). La red inalámbrica de invitados deberá estar totalmente aislada y segmentada de las redes LAN de la empresa. (ej. Nunca ingrese sus credenciales de conexión a la sucursal Virtual de su banco si estas son solicitadas todas a la vez.. SEGURIDAD FRENTE A LA ENTIDAD FINANCIERA El computador se debe identificar con una dirección IP fija. Nunca suministrar información personal ni bancaria en sistemas de llamadas automáticas supuestamente de campañas de seguridad lanzadas por su banco. etc. Con la implementación de la autenticación de doble factor (Token de hardware) se mitiga en un alto porcentaje el riesgo de materialización de fraudes virtuales haciendo uso de troyanos espía. Usuario+cedula+clave1+clave2.com.3. SEGURIDAD EN LA REALIZACIÓN DE TRANSACCIONES 8 . Nunca abra la Sucursal Virtual de su banco desde links recibidos por correos electrónicos. Utilice las medidas de autenticación y control que le ofrece la entidad financiera a través de la cuales realizan transacciones ej. Abra siempre la Sucursal Virtual de su banco escribiendo directamente la dirección en el navegador de internet.) ó (NIT+usuario+clave+token) ó (usuario+clave+respuesta a preguntas reto. etc. Se debe garantizar la debida custodia de las claves y dispositivos que las generan. Siempre que reciba una llamada telefónica supuestamente de su banco. la cual se debe informar a la entidad financiera a través de la cual se realizan las transacciones. Perfiles. backdoor.4. Nunca abra la Sucursal Virtual de su banco desde links arrojados por buscadores de Internet.). Nunca ingrese a links que lleguen en correos electrónicos enviados supuestamente por su banco. horarios.5.. Leer y aplicar las recomendaciones de seguridad que ofrecen el banco en su sitio de Internet. topes. Cualquier tipo de correo supuestamente enviado desde Bancolombia y que se considere sospechoso deberá remitirse de inmediato al siguiente buzón: correosospechoso@bancolombia. etc. parametrizaciones. como token o tarjetas de coordenadas.co 3. valídela devolviendo la llamada al mismo número desde donde se realizó la llamada. Hacer caso omiso de mensajes de texto SMS supuestamente enviados por su banco en donde invitan a reclamar premios. notificaciones. etc. mouse_logger y de control remoto. delays de inscripción de cuentas. preinscripciones. Acceda a la página del banco o a través de la cual va a realizar la transacción únicamente digitando la dirección en el navegador.. Pérdida de token. vulneración de claves). la ruta de ingreso es la siguiente: Esto trae la siguiente pantalla: 9 . Cierre la sesión al terminar las transacciones. Restringir el acceso a los usuarios durante sus períodos de vacaciones o licencias y darlos de baja en casos de traslado o retiros. Ninguna transacción financiera deberá realizarse antes de las 6:00 a. TECLADO VIRTUAL Y TOKEN Para ingresar a la Sucursal Virtual. y después de las 8:00 p.m. 4. La entidad deberá asegurarse que las personas que realizan transacciones financieras con los recursos de la entidad cuentan con capacitación en relación con la seguridad de la información y de las medidas que debe adoptar para mitigar los riesgos de fraude financiero. Llevar un adecuado control en usuarios y perfiles. Estos deben ser personalizados y de uso restringido al funcionario asignado (debe prohibirse el uso de usuarios y claves por parte de personas diferentes a la que asignaron). Nunca a través de links. esto dificultará la interceptación de información por parte de terceros. CLAVE. INGRESO A LA SVE. Haga uso del control dual para la preparación y aprobación de transacciones bancarias. de motores de búsqueda o favoritos. Comunicarse con la entidad financiera en caso de identificar algún evento de riesgo que tenga relación con las transacciones financieras (ej. tampoco durante los fines de semana ni festivos.m. USUARIOS Con la opción de “Administrar usuario” usted podrá modificar. 5.1. haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha y a continuación. Para realizar cualquiera de estas acciones. MODULO ADMINIDTRATIVO 5. ver tecla resaltada. Nota: Recuerde que en la parte inferior de la pantalla. encontrará una tabla de las novedades que tiene pendientes por: aprobar. eliminar.Nota: Para ingresar a la página se digitan los datos. en la opción que va a ser ejecutada. 10 . activar o desactivar los usuarios que han sido creados en la aplicación. May en el teclado virtual. Si se asignó la clave mayúscula oprima la tecla Bl. La clave se debe marcar con el teclado virtual. deberá seleccionar el usuario. rechazar o eliminar y que fueron preparadas por otro usuario. Los campos identificación del usuario y clave. La clave es sensible a mayúscula y minúscula por lo que se sugiere prestar especial atención a este aspecto cuando se asigne la clave. son los que el usuario colocó al momento de registrarse. pagacuentas. semestral o anual. tengan acceso a operaciones administrativas o aprobación de transacciones. También se encuentran opciones para habilitar el bloqueo de tarjetas y contraordenar de cheques. que proporciona un nivel extra de seguridad. notas débito/crédito.2. preparación y aprobación de transacciones permiten ingresar las cuentas a las que el usuario tendrá acceso o seleccionar "todas las cuentas". *Las opciones de consultas. etc. chequeras. 11 .5. *Las funciones de aprobación de transacciones permiten ingresar un monto máximo para la transacción o para el período en el que se van a realizar. TOKEN El token es un generador digital de claves. giros. extractos. mensual. ya que el acceso a la Sucursal Virtual Empresas se basa en un doble proceso de autenticación. PERFILES Es un atributo que se puede asignar a los usuarios según las funciones que deban realizar en la Sucursal Virtual Empresas. libranzas. 5. archivos de recaudos. El período puede ser diario. reglas de seguridad. Un mismo perfil puede estar asignado a uno o varios usuarios. archivos de recaudos. o Aprobación: posibilitan habilitar funciones que permitan la aprobación y programación de transferencias y pagos. o Aprobación de archivos especiales: habilitan la aprobación de transacciones relacionadas con cuentas con archivo plano. Deben utilizar token los usuarios que según su perfil. saldos. productos propios y de terceros. archivos de pagos. entre otras. Las funciones que usted puede asignar a cada uno de los perfiles se encuentran agrupadas de la siguiente manera: o Administrativas: permiten administrar perfiles. archivos de pagos. chequeras. Usted puede crear diferentes tipos de perfiles y asignarlos a varios usuarios. pero no al contrario. o Preparación sobre archivos especiales: posibilitan preparar transacciones relacionadas con cuentas con archivo plano. recaudos.3. entre otras. movimientos. o Consulta: en este grupo se encuentran funciones que posibilitan que el usuario consulte estado de pagos. o Preparación: permiten asignar funciones relacionadas con la preparación y programación de transferencias y pagos. entre otras. Si esto ocurre. 5. 5.5. el token se bloqueará cuando supere 10 intentos fallidos. PRODUCTOS PROPIOS En esta sección usted podrá administrar los productos propios que maneja con el Grupo Bancolombia a través de la Sucursal Virtual de Empresas. PRODUCTOS DE TERCEROS En esta sección. debe solicitar el desbloqueo de su token a través de (opción de Desbloqueo disponible en la pantalla de Autenticación con token). 12 . podrá definir los productos de terceros que desea administrar a través de la Sucursal Virtual Empresas.Por motivos de seguridad.4. el registro. tanto cuentas Bancolombia o de otros Bancos (la cuenta queda activa después de las 2 horas de haber realizado la inscripción).6. 6. INSCRIPCIÓN DE CUENTAS (manual y con archivo plano) Para elaborar pagos es necesario inscribir las cuentas de los beneficiarios. por única vez. 13 . INSCRIPCIÓN MANUAL Para inscribir las cuentas de forma manual.1. se debe proceder así: Módulo administrativo / Productos de terceros / Inscripción manual. 6. Este archivo se hace POR FUERA DE LA PÁGINA DEL BANCO. ciudad. INSCRIPCIÓN CON ARCHIVO PLANO Para inscribir cuentas con Archivo Plano. se da clic en el botón CONFIRMAR. El banco suministra una macro en Excel para la generación del archivo plano para la inscripción de cuentas. Este archivo se les hará llegar vía correo electrónico a cada uno de los asistentes. para grabar TODAS las cuentas simultáneamente. este servicio tiene un costo adicional. Finalmente en el pantallazo siguiente.2. referencia y fax no son obligatorios Se selecciona la opción NOMINA o PROVEEDORES dependiendo del tipo de cuenta Las opciones Débito y Consulta se dejan en “No” Tener en cuenta: al ingresar los datos en los campos E-mail y fax le llegara un soporte de pago a su proveedor o empleado. 14 . se hace por Módulo administrativo / Productos de terceros /Administración de Productos con archivo plano. Los Campos E-mail. El banco le enviará un archivo que permite colocar la información en Excel y convertirla en un archivo plano. guarde el archivo en la ruta que desee. En la hoja “ARCHIVO PLANO”. d. En la hoja “INSCRIPCIÓN DE CUENTAS” se debe diligenciar TODA la información de las cuentas que desea inscribir. luego seleccione y busque el archivo en la ruta donde lo había guardado previamente. se debe tener en cuenta lo siguiente: a. para buscar el bloc de notas. Seleccione el archivo y oprima el botón . En algunas celdas no tiene que digitar nada. (Este es un programa de su computador ubicado en la ruta: Inicio / Todos los programas / Accesorios / bloc de notas). una vez copiados los datos en el bloc de notas. Ese archivo es el que se descargará en la Sucursal Virtual Empresas para inscribir las cuentas. Una vez tenga la información de las cuentas completamente diligenciada. selecciones de esta hoja las celdas que componen el archivo. b. ese es el archivo que debe cargar en la Sucursal Virtual Empresas. solo seleccionar de la lista desplegable la opción correspondiente. c. Para cargar el archivo. ingrese por la siguiente ruta: Por favor diligencie: Nombre del lote: El nombre que le quiera colocar al archivo Archivo: Ubique el mouse en “Seleccionar archivo”.Para el manejo de este archivo. 15 . Guarde el archivo en el bloc de notas con un nombre representativo. cópielas y péguelas en un bloc de notas. se va construyendo el archivo plano a medida que se va diligenciando la información de las cuentas. 16 .El sistema automáticamente le mostrará la siguiente pantalla: El sistema confirmará la información del archivo que está enviando. Si está seguro oprima el botón Enviar. IMPORTANTE: Recuerde que si la inscripción de una cuenta es realizada por un usuario secundario o uno de los dos del control dual.El sistema confirmará el registro de las cuentas. 17 . es necesario el usuario apruebe dicha inscripción a través de la opción Módulo administrativo / Cuentas de terceros / Aprobación de cuentas Finalmente el usuario aprobador selecciona la cuenta y da clic en el botón APROBAR. favor dar clic en el botón .El listado de las cuentas que se han registrado se visualiza por: Módulo administrativo / Cuentas de terceros / Administrar cuentas. Allí se pueden eliminar las cuentas a las que ya no se le hagan pagos y también se podrán realizar modificaciones Revisar el estado de las cuentas que se inscribieron para validar que estén bien. 18 . Estas cuentas entrarán en un estado de validación y se le podrán realizar pagos a partir de dos horas. Favor ingrese a ESTADO DE TRANSACCIONES HISTÓRICO Ingrese a la opción Ejecución Aparecerá el listado de las cuentas que se inscribieron con el archivo plano. Deberá aparecer el mensaje CUENTA PENDIENTE DE APROBACION EN EL BANCO. por única vez. FORMATO SAP Y FORMATO PAB (puedes validar el formato de pagos que maneja la empresa en nuestra sucursal telefónica 5109000 opción 4-2) 7. es indispensable que antes se haya realizado la inscripción de las cuentas de los beneficiarios. Los pagos pueden hacerse de forma manual o por archivo plano. tanto cuentas Bancolombia o de otros Bancos (la cuenta queda activa después de las 2 horas de haber realizado la inscripción).1. 7.1. PAGOS MANUALES Después de matriculadas las cuentas y esperar las dos horas después de la inscripción se dirige a la siguiente ruta para realizar los pagos: TRANSFERENCIAS Y PAGOS / PAGO DE NOMINA ó PAGO A PROVEEDOR/ PAGO MANUAL. el registro.1. Nota: El sistema maneja dos formatos para realizar los pagos. En caso de haber alguna inconsistencia. PAGOS Para realizar pagos. deberá revisarle cuál fue el error y hacer la inscripción solo de esa cuenta nuevamente.desde el momento de la inscripción. 7. Pagos Formato SAP Seleccione tipo de pago 19 . Seleccione ninguno Seleccione cuenta de donde se va a realizar el pago Escoja la fecha en la que quiere que se aplique el pago Arroja esta pantalla: Dar clic al botón Adicionar para ingresar uno a uno los beneficiarios: 20 . De la pestaña que corresponde al beneficiario escoger la persona o Empresa al cual le queremos hacer el pago. Finalmente aparece el siguiente pantallazo: Por último se da clic en el botón de CONTINUAR y luego PROCESAR y el pago quedara en el estado “PENDIENTE DE APROBACION” 21 . Ingresados los datos se le da el botón de Guardar con el fin de ir preparando el pago (este ejercicio se hace las veces necesarias hasta completar el archivo o lote). Medio día o Noche Escoja la fecha en la que quiere que se aplique el pago Tipo de aplicación.2. Pagos Formato PAB Seleccione tipo de pago FORMATO 2003 Seleccione ninguno Seleccione cuenta de donde se va a realizar el pago Seleccione: Inmediato. Es el momento en el cual se realizará el débito a la cuenta y se le abonara al beneficiario luego de la aprobación del pago.1.7. Arroja la siguiente pantalla 22 . Dar clic al botón Adicionar para ingresar uno a uno los beneficiarios: Seleccione el beneficiario Seleccione abono cuenta de Ahorros o Corriente No se modifica. Se deja seleccione Entidad cuenta beneficiario Se deja en blanco Ingresados los datos se le da el botón de Guardar con el fin de ir preparando el pago (este ejercicio se hace las veces necesarias hasta completar el archivo o lote). Finalmente aparece el siguiente pantallazo: 23 . En caso el pago quedara en estado Pendiente de aprobación.Por último se da el botón de CONTINUAR y luego PROCESAR.3. 24 .1. 7. Aprobación de pagos La aprobación del pago la realiza el usuario principal esta se realiza ingresando por: ESTADO DE TRANSACCIONES – PENDIENTES: Selecciona la transacción y da clic en APROBAR y luego Aceptar. puede hacerlo con archivo plano.grupobancolombia. Nota: Si es una empresa con una cantidad de pagos considerable. 7.2. PAGOS CON ARCHIVO PLANO – CONVERSOR DE PAGO Los conversores y manuales para montar los pagos y poder crear archivos planos se encuentran publicados en la página del banco Ingresando a www.com seleccionamos Pyme / Puntos de atención / Sucursal virtual / Guías y manuales (Ver selección en pantalla) 25 .Una vez se haga esta validación trae la confirmación de que el pago se envió exitosamente para su procesamiento. Apoyandose con nuestra Línea de Servicio al Cliente 510 90 00 opción 4-2. 26 . de acuerdo al formato de pagos que maneja la empresa. Para saltar a la siguiente línea se hace clic sobre el icono que se encuentra al inicio de la línea o pulsando la tecla “Enter”. si se digita un carácter especial. Se debe tener en cuenta que se adicionará una nueva línea.Se debe seleccionar el conversor. Al hacer clic sobre los botones o se realizará una validación de los campos de la línea correspondiente. hacer clic sobre el icono . se debe pulsar el ícono de una línea que ya tenga toda la información diligenciada correctamente. al cambiar de campo la información ingresada se borrará y se generará el mensaje error en tipo de dato ingresado. sea PAB o SAP. Para confirmar el ingreso de la información diligenciada en cada línea. solamente si todos los campos fueron diligenciados correctamente. por lo tanto. Ingreso de Información manual al conversor El ingreso de la información en cada uno de los campos se realiza posicionando el cursor en el campo deseado. Campos del Encabezado 27 . y los campos requeridos que no se encuentren diligenciados se marcarán con el mensaje Campo requerido Para adicionar varias líneas. NO se permite el ingreso de caracteres especiales para ningún campo. o pulsando la tecla TAB. Para eliminar información de una línea. hacer clic sobre el icono que aparece al final de la línea . A excepción del campo “Descripción del pago”. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda. Error en tipo de dato ingrsado Si es Formato SAP lista desplegable solño un carácter con las opciones desde la A hasta la Z. la información ingresada debe ser numérica con un máximo de 15 dígitos. También se calcula al hacer clic en el botón de verificación de línea. sólo números ó sólo letras. Si el dato ingresado tiene menos de 15 dígitos. Si el dato ingresado tiene menos de 2 caracteres se borra el dato y genera mensaje.Valor Total: Es la sumatoria total de los valores que contiene el campo “Valor de la transacción” y es calculado automáticamente por el conversor. todos los campos del encabezado son obligatorios y si no se ingresa información en cualquiera de éstos. de una línea con todos los datos correctamente diligenciados. Por defecto se carga con la fecha actual en formato aaaa/mm/dd. 28 . . . . Fecha de Aplicación: fecha en la que se debe realizar el pago. no puede ser superior a tres meses con respecto a la fecha actual.Fecha de creación: fecha de envío del pago.Secuencia: Si es Formato PAB es un campo alfanumérico con un máximo permitido de 2 caracteres. no puede ser mayor ni menor a la fecha actual.Aplicación: lista desplegable con las siguientes opciones: • Inmediata • Medio día • Noche .Nit Pagador: Nit de la empresa pagadora. puede ingresarse combinación de números y letras. . Este valor se calcula cuando se hace clic en el botón Generar Archivo o al adicionar una nueva línea.Tipo de pago: lista desplegable con las siguientes opciones: • Pago a Proveedores • Pago de Nómina • Pagos Terceros • Abono Obligaciones con el Banco • Pagos Cuenta Maestra • Credipago a Proveedores • Credipago Nómina • Pago Nómina Efectivo (Pago desde Transporte de Efectivo) • Pago Proveedores Efectivo (Pago desde Transporte de Efectivo) . se presenta el mensaje de error Campo requerido. Campos del Detalle: Se debe tener en cuenta las validaciones de cada campo de acuerdo al tipo de transacción seleccionada.Nombre Beneficiario: Nombre del cliente beneficiario del Pago.Documento Beneficiario: Número de documento del cliente beneficiario del Pago. Si el dato ingresado tiene menos de 11 dígitos. Si el dato ingresado tiene menos de 15 dígitos. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.Descripción del Pago: registra el motivo del pago. puede ser una cuenta de tercero inscrita previamente en la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS con permiso “Débito”. Para los demás tipos de transacción estará vacío y deshabilitado. la información ingresada debe ser numérica con un máximo permitido de 11 dígitos. la información ingresada debe ser numérica con un máximo permitido de 15 dígitos. Tipo Documento Beneficiario: tipo de documento del cliente beneficiario. es un campo alfanumérico con un máximo permitido de 30 caracteres. Para pagos por ventanilla existen campos obligatorios.Cuenta a Debitar: cuenta del cliente pagador que se debe debitar con el pago. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.Tipo Transacción: Lista desplegable con las siguientes opciones: • Pago en efectivo • Abono a Cuenta Corriente Pago Cheque Gerencia 29 . el valor se autocompleta con espacios a la derecha. Si el dato ingresado tiene menos de 30 caracteres. Si el dato ingresado tiene menos de 10 caracteres.Tipo Cuenta a Debitar: tipo de cuenta del cliente pagador. los cuales no son requeridos cuando es abono a cuenta. . lista desplegable con las opciones • Ahorros • Corriente . . el valor se autocompleta con espacios a la derecha. . . lista desplegable con las siguientes opciones: • Cédula • Cédula de extranjería • NIT • Tarjeta de Identidad • Pasaporte Este campo se habilitará para las transacciones “Pago en efectivo” y “Pago cheque de gerencia”. es un campo alfanumérico con un máximo permitido de 10 caracteres. . es decir se permitirá ingresar hasta 15 enteros y dos decimales. El dato ingresado debe tener un formato válido para correo electrónico. Este campo es numérico con un máximo permitido de 15 dígitos.Cuenta Beneficiario: cuenta beneficiaria del pago.Referencia: referencia del pago a realizar. . Si el dato ingresado tiene menos de 5 dígitos. 30 . la información ingresada debe ser numérica con un máximo permitido de 17 dígitos. Después de diligenciar todos los campos solicitados en el formulario se pulsa el botón “Generar Archivo” para guardar el archivo convertido a formato SAP O PAB en la máquina del cliente. en caso contrario estará en ceros y deshabilitado.Nombre Banco: Lista desplegable con el nombre de los Bancos afiliados a las redes ACH Esta lista se habilitará cuando la transacción sea “Abono a cuenta Corriente” o “Abono a Cuenta de Ahorros”. Este campo se habilitará si el Tipo de transacción es “Abono a cuenta Corriente” o “Abono a Cuenta de Ahorros”.Documento del Autorizado: número de documento del tercero autorizado para reclamar el pago en Cheque por ventanilla. .• Abono a Cuenta De Ahorros • Efectivo Seguro (visa pagos o tarjeta prepago) . Si el dato ingresado tiene menos de 17 dígitos. separados por punto. con un máximo permitido de 17 dígitos.Oficina de Entrega: código de la oficina en la que el cliente beneficiario debe reclamar el pago por Ventanilla (Efectivo ó Cheque). Para los demás tipos de transacción estará en ceros y deshabilitado. . campo alfanumérico con un máximo permitido de 21 caracteres. guion bajo (_) y punto (. es un campo alfanumérico con un máximo permitido de 80 caracteres. Para los demás tipos de transacción estará vacío y deshabilitado. Cuando el tipo de transacción sea “Pago Cheque Gerencia” estará habilitado. Permite el campo vacío. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda. Permite los caracteres especiales guion (-). Este campo es numérico con un máximo permitido de 5 dígitos y se habilitará cuando el tipo de transacción sea “Pago en Efectivo” o “Pago Cheque Gerencia”. el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.Correo Electrónico: dirección de correo electrónico del beneficiario al cual se enviará información del pago. .) . Si el dato ingresado tiene menos de 21 caracteres. la información ingresada debe ser numérica (15 enteros y 2 decimales). el valor se autocompleta con espacios a la derecha.Valor Transacción: valor del pago. Si el dato ingresado tiene menos de 15 dígitos. Para los demás tipos de transacción estará vacío y deshabilitado. PAB) Para cargar un archivo de pagos anterior con el fin de modificarlo y actualizarlo para crear un nuevo lote de pagos se puede cargar por la siguiente opción: 31 .El archivo generado se guarda en formato txt. Ingreso de Información por Carga de Archivos (SAP . previamente realizado. El archivo se enviará al Banco o a la persona que aprueba la transacción.Enviar archivo plano en la Sucursal Virtual Empresas: Ingrese a la ruta: Tipo de pago: Si es Formato PAB se selecciona FORMATO 2003 pago de nómina o proveedores de acuerdo al tipo de pago que esté realizando. si así se requiere. Este debe coincidir con el tipo de pago que colocó en el archivo plano. Busco el bloc de notas donde lo tenía guardado… 32 . para cargar el archivo plano. Nombre del pago: coloque el nombre que desee colocarle SIN ESPACIOS Oprima . Si el formato es SAP se selecciona pago de nómina o pago a proveedores. Se selecciona el archivo de acuerdo a la ruta del equipo en la que se haya guardado y dar clic en abrir. 33 . Automáticamente aparece la siguiente pantalla: Se da clic. en ENVIAR para cargar el archivo… Señale para finalizar el envío. la Sucursal Virtual le confirmará que la transacción fue enviada. en los casos en que el usuario no la recuerde o porque después de 3 ingresos inválidos le aparece “EL USUARIO SE ENCUENTRA BLOQUEADO”. puede obtener una nueva clave ingresando por ¿olvido su clave? El sistema le formulará la pregunta secreta. REGENERACIÓN DE CLAVE Se debe de regenerar la clave. Si el cliente no la responde. deberá esperar una hora hasta para que el Banco lo active y pueda ingresar. le enviará al correo electrónico una clave que comienza por la primera letra de la clave que se genere el usuario. 34 .8. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Tenga en cuenta que es muy importante que los datos estén actualizados. 9. debe solicitarlos a través de la oficina en la que tenga la cuenta diligenciando un formato de novedades.En caso de que haya más usuarios principales. o quiere cambiar la pregunta y respuesta secreta o la clave de la SVE lo puede hacer por esta ruta. Recuerde que su clave debe tener las siguientes características: La clave debe ser exclusivamente de 8 dígitos El primer dígito debe ser una letra. el usuario principal es quien debe activar a quien regeneró la clave. NOTA: Si la regeneración de clave es realizada por un usuario secundario. de esta forma si en la empresa ha habido cambios en el correo electrónico. teléfono. Si el usuario principal no se acuerda de los datos. de igual manera como se activan los nuevos usuarios. estos pueden activar la clave. el resto pueden ser letras o números El sistema le pedirá cambio automáticamente cada 25 días. así: 35 . FORMATO DE NOVEDADES El formato de novedades es una solicitud que permite ingresar los cambios o novedades que usted desea registrar o aplicar en la Sucursal Virtual empresas. 36 .10. Se recomienda tener estas versiones para poder que el Formato abra sin inconvenientes. Cabe aclarar que solo se deberá diligenciar lo que se desea modificar de la Sucursal Virtual Empresas. esta solicitud al momento de ser diligenciada deberá ser entregada en la Sucursal Física debidamente diligenciada y sin enmendaduras para poder aplicar ese cambio. 37 . todos los datos deben ser completos y actualizados. INFORMACIÓN GENERAL DEL CLIENTE Para cualquier cambio siempre se debe diligenciar los campos de Información General del Cliente. donde se debe colocar el nombre de la empresa con el nombre del Representante legal.1.10. 2.10. Si deseo cambiar la cuenta para el cobro de comisión que me hacen de la Sucursal Virtual empresas. NOVEDADES DE LA EMPRESA En la Segunda novedad de la empresa debo confirmar si deseo registrar algún cambio de esta sección. En este campo también se puede solicitar Reactivación del Canal de la Sucursal Virtual en el momento que este se encuentra en un estado DESACTIVADO. o la Cancelación del Canal. en caso que ya no se desee volver a utilizar. 38 . escojo de qué cuenta deseo el cobro y diligencio el número de la cuenta. por ejemplo si deseo cambiar el esquema de seguridad de la empresa selecciono el esquema de Seguridad como están en los círculos azules. como lo muestra el ejemplo. 3. solicitarle token o realizarle una Recordación de Datos por olvido. como un Control dual.10. NOVEDADES DEL USUARIO PRINCIPAL 1 En el campo III Novedades del Usuario Principal 1. cuando hay dos usuarios dentro del portal. 39 . indispensable diligenciar los campos marcados. como para el usuario principal 2. tanto para usuario principal 1 . se debe diligenciar cuando deseo activar un usuario. 40 . según la novedad requerida por la empresa.Se diligencia igual que en el usuario Principal 1. cuando se ha eliminado un usuario y se necesita liberarlo para reasignárselo a otro usuario para ser utilizado. 10. de debe escribir una observación que considere importante a tener en cuenta para ser modificada en la Sucursal Virtual Empresas. CONSIDERACIONES ESPECIALES En la opción Consideraciones especiales.4.10. LIBERACIÓN DEL TOKEN Existe la novedad Liberación de Token. 41 .5. en esta novedad se coloca el serial del token que se encuentra en la parte posterior a la pantalla del token.