SHARMAQ SistemasManual de uso do SHOficina Software Gerenciador de Ordens de Serviço Versão 3.0x Índice Índice ............................................................................................................................... 2 Introdução ......................................................................................................................... 3 Como registrar (comprar) o sistema ....................................................................................... 3 Utilizando o sistema em rede ................................................................................................ 4 Trocando o servidor do sistema..............................................................................................................................6 Interface do sistema ........................................................................................................... 6 Cadastros do Sistema .......................................................................................................... 8 Dados da Empresa:................................................................................................................................................8 Cadastro de Técnicos:............................................................................................................................................8 Cadastro de Clientes:.............................................................................................................................................8 Cadastro de Garantidores:......................................................................................................................................9 Cadastro de Contratos:..........................................................................................................................................9 Cadastro de Fornecedores/Transportadoras:...........................................................................................................9 Cadastro de Serviços:............................................................................................................................................9 Cadastro de situações de OS:.................................................................................................................................9 Módulos do sistema ........................................................................................................... 11 Módulo de Estoque..............................................................................................................................................11 Importando Itens para o estoque de uma planilha no MS-Excel.............................................................................13 Módulo de Vendas e Orçamentos..........................................................................................................................14 Módulo de Etiquetas............................................................................................................................................15 Módulo de contas .............................................................................................................. 15 Filtros..................................................................................................................................................................15 Botões de Ação :..................................................................................................................................................16 Cadastro de Planos de Conta ............................................................................................... 16 Cadastrando uma conta a receber ........................................................................................ 17 Criando contas a pagar ...................................................................................................... 18 Baixando uma conta (Quitação de contas) ............................................................................. 19 Fluxo de Caixa .................................................................................................................. 20 Trabalhando com cheques .................................................................................................. 21 Vales para funcionários ...................................................................................................... 22 Entenda a lógica das notas de recebimento e entrega/devolução ............................................... 23 Exemplo de OS APROVADA..................................................................................................................................23 Exemplo de OS reprovada....................................................................................................................................23 Exemplo de OS em Garantia Interna.....................................................................................................................24 Exemplo de OS em Garantia Extendidas (Garantidores).........................................................................................24 Trabalhando com Ordens de Serviço (OS) .............................................................................. 24 Novas Ordens de Serviço......................................................................................................................................26 Alterando Ordens de Serviço................................................................................................................................26 Encerrando uma OS.............................................................................................................................................27 Localizando uma OS.............................................................................................................................................27 Orçamento de OS’s ............................................................................................................ 28 Exclusão de OS ................................................................................................................. 28 Comissões em OS’s ............................................................................................................ 28 Configurando impressão de notas de OS ............................................................................... 29 Configurando a impressão das Notas Fiscais (NF) ................................................................... 31 Configurando impostos e ativando a impressão de notas fiscais.............................................................................32 Imprimindo uma nota fiscal..................................................................................................................................34 Criando Documentos de preenchimento automático ................................................................. 35 Cópias de Segurança .......................................................................................................... 36 Como reinstalar o sistema sem perder dados........................................................................................................36 Senhas de Acesso .............................................................................................................. 36 Atualizações de versão pela internet .................................................................................... 36 Envio interno de E-mail (SMTP) ........................................................................................... 37 Linhas de comando ............................................................................................................ 37 Requisitos Mínimos e Capacidades do sistema ........................................................................ 38 Direitos Autorais ............................................................................................................... 39 ANEXO A – CRM ................................................................................................................ 40 ANEXO B – Curvas ABC ....................................................................................................... 41 ANEXO C – Campos para preenchimento de Documentos .......................................................... 42 ANEXO D – Tag’s especiais ................................................................................................. 43 Introdução O SHOficina é uma suíte composta por quatro softwares, a saber: SHOficina, SHEstoque, SHContas e SHVendas; todos integrados. O foco principal do sistema é a facilidade e praticidade de uso sem exigir computadores potentes para o trabalho diário em empresas de serviços. Seus módulos podem ser configurados para atender a qualquer ramo e suas telas foram criadas para facilitar o entendimento e a visualização das informações. O SHOficina é um shareware; em sua versão de avaliação ele funciona normalmente por 200 utilizações. Se após os testes você decidir em adquirir o software, ele poderá ser usado por tempo indeterminado e sem nenhuma outra limitação. OBS: Caso tenha alguma dúvida sobre o Registro do sistema, entre em contato conosco por e-mail. Como registrar (comprar) o sistema O SHOficina é vendido através de licenças individuais por nome fantasia; ou seja, para cada compra o cliente receberá uma senha correspondente ao nome fantasia de sua empresa que é impresso em todas as notas de OS, vendas, orçamentos e relatórios. Neste modelo de registro você ficará livre para instalar o produto em quantos computadores desejar, desde que usem o mesmo nome fantasia para controlar suas OS’s. Cada licença lhe concede o direito de utilização do software somente para um nome fantasia; a licença é pessoal e intransferível, ela não expira após um período, nem se perde em caso de formatação ou troca do computador. O valor do sistema é de R$ 120,00 e inclui os módulos SHOficina para controle de ordem de serviço (OS), SHEstoque, SHContas para controle de contas a pagar e a receber, e SHVendas para controle de vendas ao cliente. Há um opcional, que é o SHCompras, cuja finalidade é controlar as compras realizadas de seus fornecedores. O valor deste opcional é R$ 25,00 Para registrar(Comprar) o sistema básico (R$ 120,00), clique no link abaixo: http://www.siliconaction.com.br/registro/add.mv?oficina|1 Para registrar o sistema completo (R$ 145,00), clique no link abaixo: http://www.siliconaction.com.br/registro/add.mv?oficina|1+shcompras Através destes links é possível efetuar o pagamento com cartão de crédito ou cheque pré em três vezes sem juros ou através de boleto bancário a vista. Nós também trabalhamos com depósito em conta no banco do Brasil. Neste caso, efetue o depósito e nos envie o comprovante por FAX (27 3222-0951) ou por email juntamente de seu nome fantasia. Banco do Brasil: Agencia 0021-3 Conta 8472-7 Favorecido: SHARMAQ Comércio e Representações Ltda Cláusula (?). Para dirimir quaisquer controvérsias oriundas do CONTRATO, as partes elegem o foro da comarca de Vitória-ES; Utilizando o sistema em rede O SHOficina e o SHSap podem ser utilizados como monousuário ou em rede de até 20 estações. Ao ser instalado o sistema se auto ajusta para monousuário; para configurar o mesmo em rede, siga os passos abaixo: 1. Instale o sistema no micro que será o servidor; e também em todos os micros que serão estações (clientes); 2. Abra o Windows Explorer e clique com botão direito do mouse sobre a pasta do SHOficina (Geralmente dentro de “Arquivos de programas\SHARMAQ\”) como mostrado na figura abaixo: 3. Após clicar com o botão direito, surge um menu, escolha a opção “Compartilhamento” ou “Compartilhamento e segurança” de acordo com a versão do seu Windows; 4. Na tela que surgir configure como “Acesso completo” ou “Controle total”, dependendo do seu Windows. Abaixo está uma tela do Windows XP e outra do Windows 98 mostrando as configurações que devem ser feitas: o depois saia e entre no sistema para que a alteração tenha efeito. Surgirá uma tela de abrir do Windows. por exemplo. 6. aonde você deve clicar no botão “Uso rede” conforme indicado na figura: . um cliente no servidor e verificando nas estações se este apareceu. use-a para abrir a pasta compartilhada do sistema no servidor e clique duas vezes sobre o arquivo “Dados” nesta pasta. Neste caso.5. surgirá a tela de registro. Após compartilhar a pasta do sistema no servidor. surge a tela do caminho da base de dados. você não terá acesso ao menu informado no passo 5. (Lembre-se de atualizar a tela de cadastro de cliente nas estações fechando-a e abrindo-a novamente) Observação: Caso o sistema já tenha expirado em uma das estações. Faça então os testes de funcionamento em rede. conforme exibido na tela abaixo: 7. veja como proceder nas observações no final deste tutorial. abra o sistema em cada uma das estações e clique no menu “Arquivo/Banco de Dados”. Se o seu sistema já está expirado. clique no botão “Localizar”. Após este passo clique no botão “Ok” para gravar a alteração. clique no botão “Clique aqui se você já recebeu a senha da SHARMAQ” que fica no rodapé da tela com as formas de pagamento. cadastrando. Abra as estações e redirecione-as para o novo servidor usando o passo a passo para por em rede. 3. 5. Abra o programa no novo servidor e restaure o backup feito no passo 1. Feche o programa no servidor.CFG que fica na pasta do sistema. depois reconfigure a pasta do novo servidor seguindo o passo a passo para por em rede deste manual.Trocando o servidor do sistema É comum a necessidade de trocar o servidor do sistema. Abra o sistema no servidor e faça backups em dois disquetes ou num pen-drive. 4. feche o programa e apague o arquivo CONFIG. 2. (Geralmente em C:\Arquivos de Programas\Sharmaq). para isto. Nas antigas estações. siga as instruções abaixo: 1. Interface do sistema . .Menus Painel de Calendário e estatística Menu Vertical Status do sistema OBS: O “menu vertical” pode se desdobrar em outras guias. Note que a guia exposta acima é a de “Ordem de Serviço” porém com um clique de mouse sobre a opção “Módulos” ou “Cadastros” é possível desdobrar o mesmo. ao se abrir ou alterar uma OS veremos a sinalização conforme figura ao lado. desta forma dividiremos os cadastros em dois grupos. e especialmente no preenchimento de recibos. O cadastro de clientes é muito útil para futuras consultas.Cadastros do Sistema Para que o SHOficina trabalhe corretamente. ele pode ser utilizado para separar os clientes de acordo com critérios de sua empresa. calcular comissões. orçamentos. e cadastros opcionais: Cadastros obrigatórios: São aqueles que o sistema não preenche automaticamente ou que sem ele o mesmo não pode operar: • Cadastro de “Dados da Empresa” • Cadastro de Técnicos • Cadastro de Fornecedores • Cadastro de Situações de OS • Cadastro de Serviços padronizados Cadastros opcionais: São preenchidos automaticamente pelo sistema ou permitem uma criação rápida no momento da abertura de uma OS por exemplo. é necessário que os cadastros estejam atualizados. ao se cadastrar um grupo com o nome “3 Estrelas”. É utilizado para filtrar ordens de serviço. Muitos cadastros são alimentados automaticamente à medida que novas ordens de serviço vão sendo criadas. Estes dados são usados em alguns relatórios. Se esta separação se der em número de estrelas por exemplo. Para maiores informações veja o “Anexo A” . envio de mala direta por correio/email e cálculo de CRM. vendas e etc. Nota sobre CRM: O SHOficina utiliza o campo “Grupo” do cadastro de clientes para qualificar os clientes em 5 níveis de “fidelidade”. controlar retiradas/entradas do estoque. Cadastro de Clientes: Este cadastro pode ser preenchido no momento da abertura de uma OS (Ordem de serviço). impressão de etiquetas de endereço. seguindo a mesma ordem dos menus: Dados da Empresa: Tem o objetivo de armazenar os dados da empresa proprietária do sistema. São eles: • Cadastro de Clientes • Cadastro de Equipamentos Abaixo vamos explicar o objetivo de cada cadastro no sistema. Cadastro de Técnicos: Visa cadastrar os funcionários que operarão o sistema. a saber: Cadastros obrigatórios. O campo “Grupo” merece uma atenção especial. Cadastro de Fornecedores/Transportadoras: Os fornecedores são utilizados na parte de estoque e contas a pagar. O SHOficina permite o cadastramento de serviços padronizados para serem incluídos nas OS posteriormente. Quanto ao valor de cada serviço padronizado. Esta seqüência pode ser dividida em três etapas: • Abertura da OS: Ocorrências ligadas ao equipamento quando este chega no balcão para ser aberta a OS. mas lembre-se você não precisa cadastrar absolutamente todos os serviços aqui. esta escolha da forma de cobrança ocorre no momento da inclusão do serviço na OS. abra o cadastro de um novo cliente e marque o campo “Garantidor” Cadastro de Contratos: O cadastro de contratos objetiva controlar o prazo de pagamento de contratos e os equipamentos ligados ao contrato. as OS ligadas aos mesmos ficarão . Os serviços podem ser cobrados por hora corrida ou por serviço. • Fechamento da OS: Situações ligadas a OS no seu encerramento. É necessário cadastrar os mesmos antes do inicio do cadastro de itens de estoque. marque a opção “OS Recusada”. o técnico pode mudar esta situação para “Orçamento pronto avisar cliente”. não se preocupe muito pois o sistema também prevê ajustes dentro da OS. Cada equipamento deve estar ligado a um cliente. eles são fornecedores para o seu cliente). porém um cliente pode ter infinitos equipamentos ligados a ele. Cadastro de Equipamentos: Os equipamentos são alimentados automaticamente pelo sistema ao se abrir uma OS. Para cadastrar um garantidor. Caso a situação refira-se a uma OS condenada ou que não será gerada uma conta a receber. Cadastro de Serviços: Este cadastro encontra-se dentro do menu “Outros”. quando uma OS é aberta. • Oficina/Manutenção: Situações ligadas a OS na oficina. quando esta sai do seu estado inicial de abertura. Cadastro de situações de OS: Este cadastro vem preenchido com uma seqüência básica de andamento de serviços. Esta tela tem como objetivo permitir consultas e inclusão manual de novos equipamentos. em caso de futuras alterações. É importante que este cadastro seja feito corretamente ANTES da utilização do sistema pois. esperando que o técnico avalie o equipamento. pois o sistema prevê a inclusão de serviços avulsos. Por exemplo.Cadastro de Garantidores: Garantidores são empresas que vendem garantia extendida. sua situação é “Aguardando orçamento” ou seja. na oficina. Estes equipamentos podem ter um tratamento especial ou não no momento da abertura de um OS. no sistema eles são considerados um tipo especial de cliente (pois a sua empresa presta um serviço a eles. inconsistentes. O Cadastro de peças e outros itens serão abordados no módulo de estoque. . podendo uma OS já fechada figurar como aberta ou até mesmo recusada. por isso o sistema prevê uma adaptação de layouts através de cores que deve ser ajustado antes da primeira importação. através da opção “Importar Itens” no menu “Itens”. Após cadastrar um item. na hora marcada o sistema mostre um aviso. . para que. É possível importar itens a partir de listas em formato texto. a única forma de alterar seu estoque disponível é através da saída/entrada de itens. Cada lista fornecida por importadores ou fabricantes possui um formato (layout) diferente. Note que este aviso só é mostrado se o sistema estiver aberto.Módulos do sistema Módulo agenda: Este módulo permite inserir agendamentos e compromissos. Esta é a tela de cadastro de itens. que pode ser acessada clicando-se no ícone “Novo” no menu vertical ou dando dois cliques sobre um item. Conjunto de filtros Lista de itens cadastrados O SHEstoque mantém uma lista de movimentação de itens para entrada e para saídas. Módulo de Estoque Esta parte do sistema destina-se a controlar o estoque da empresa e a movimentação de itens. Para isto são utilizados dois campos. Posteriormente seu valor é alterado automaticamente a medida de entradas ou saídas de itens do estoque. Estoque mínimo: Valor limite para este item em estoque. dentro do cadastro de itens aonde deve ser inserido o valor de venda em US$. Lote econômico (ou estoque ideal): Representa o valor mais econômico de itens no estoque. O Segundo é a opção “Reajustes” aonde deve ser inserida a cotação do dólar do dia. Quando um item fica com quantidade disponível menor que o lote econômico o sistema já o liste no relatório de estoque limite. Curva: Posição deste item na curva ABC dos estoques (veja o Anexo B) Grupo: Usado para isolar itens por algum critério para facilitar filtros posteriores. Barras: o SHEstoque utiliza o valor deste campo para criar o código de barras do tipo EAN13 Número do fabricante: Código emitido pelo fabricante pode conter números e letras.Número/Cad. . o primeiro. Quantidade disponível: Só pode ser ajustada no momento de inserir o item. O SHEstoque também prevê o reajuste de preços de itens através da cotação do Dólar do dia. Fornecedor: Indica o fornecedor do equipamento. Campo será utilizado para filtros. cadastre os itens que o compõem como itens comprados. Para inserir os itens no KIT clique no menu vertical “KIT” na tela principal do sistema e insira itens como no exemplo abaixo: Importando Itens para o estoque de uma planilha no MS-Excel O sistema prevê a importação de dados de planilhas no MS-Excel. Para configurar um KIT. escolha a opção conforme figura ao lado . mas esta importação deve ser apenas para alimentar o estoque. No módulo de estoque. por exemplo “Kit para limpeza”.Fabricado ou Comprado/KIT : Os itens Fabricados também são conhecidos no sistema como KIT’s. a finalidade do mesmo é acelerar processos de preenchimento de orçamentos/vendas. não use para atualizações de preços ou para tabelas que mudam constantemente. e cadastre um item fabricado com o nome do KIT. Para efetivar a importação dos dados (Faça uma conferencia rápida antes) clique no botão “Importar Tabela” Quadro 1 Quadro 2 Quadro 3 Módulo de Vendas e Orçamentos O SHOficina possui um módulo de vendas integrado a parte de contas. pois as vendas só podem ser realizadas para clientes cadastrados. coluna por coluna (nunca duas ou mais colunas por vez). posteriormente. Você deve iniciar pela coluna código. e também não deve-se copiar o título das colunas. e você saiba seu número. Importando um orçamento: Caso o cliente já tenha feito um orçamento anteriormente. clique no menu “Venda” e escolha a opção “Importar Orçamento”. o sistema solicita o nome do funcionário/vendedor. Nesta hora. e um mecanismo de criação e armazenamento de orçamentos que. Se o cliente não estiver cadastrado. é possível configurar o destino dos orçamentos após importação. clique no botão “Novo cliente” no rodapé da tela. surge a tela de Localização de Clientes. F3 Para serviços já cadastrados. No quadro 3 há um exemploda tela após as colunas copiadas. esteja com a tabela do MS-Excel aberta e selecione os dados das colunas a serem copiadas. quando aprovados. Para incluir itens à venda. se transformam facilmente em vendas. Descontos: O SHVendas permite o lançamento de dois tipos de desconto: Por item/serviço ou coletivo (todos os itens vendidos). Nova Venda: Ao se clicar nesta opção. Fique atento pois o SHOficina não é integrado a impressoras fiscais (ECF). você pode usar as teclas de atalho: F2para produtos do estoque. Ao entrar neste módulo. ou aperte a tecla F5. digite o numero do orçamento para importar os itens do mesmo. Também é possível incluir KIT’s. esta coluna não pode possuir itens repetidos ou com valor zero ou em branco. Copie os dados para a área de transferência usando CTRL + C e vá na tela do quadro 1 e clique no botão COLAR. serviços e peças avulsas clicando-se no menu “Venda”.Surge a tela baixo no quadro 1. . e não gera o arquivo para SINTEGRA. isto serve para ligar o mesmo aos orçamentos e vendas por ele realizados. Na tela de personalização de vendas. Também é possível imprimir uma nota fiscal. . Validade : Define o número de dias da vida de um orçamento. Após venda imprimir. Orçamentos: Esta opção é idêntica a vendas..No desconto individual. Opções de vendas: As configurações de vendas e orçamentos são acessadas pelo menu “Vendas & Orças”. basta digitar o valor do desconto. Vendas Máximo desconto: Define o % do mais desconto possível em vendas. basta digitar o valor e pressionar “%” no teclado. Excluir orças ao converter em venda: Define se após importar um orçamento em uma venda o mesmo será excluído ou mantido como “já utilizado”. Caso queira calcular um percentual de desconto. Também é possível cadastrar um orçamento sem cadastrar o cliente. no momento da inclusão do item ou serviço. Os descontos coletivos são dados apenas em %. Módulo de Etiquetas Permite a configuração e impressão de etiquetas com endereço de seus clientes ou fornecedores. porém não lança nas contas e não dá baixa no estoque. e podem ser acessados pela tecla de atalho “F4”.: Define se será impresso o comprovante ou a Nota fiscal. Módulo de contas Guias Filtros . geralmente por data e nome do cliente. Cadastro de Planos de Conta Os planos de conta são utilizados para separar as receitas e as despesas em grupos para facilitar análises posteriores e descobrir mais apuradamente de onde vem e para onde vai o dinheiro que entra no caixa.Na figura acima vemos os principais controles deste módulo: Guias Separam as 3 funcionalidades do sistema para melhor organizar a tela.2 Alimentação . Botões de Ação : Botão Função Insere uma nova conta a pagar ou a receber. Este aviso pode ser enviado por email se o SMTP do sistema estiver configurado (vide manual) Emite as contas fixas de um determinado mês (Veja tópico abaixo para configuralas) Abre o cadastro de cheques. Permite o lançamento avulso diretamente no caixa de uma receita (entrada). Emite um recibo para a conta a receber ou recebida de um cliente. Imprime um relatório de sua movimentação de acordo com o que é visto em tela. que são aquelas que você deve a seus fornecedores. veja o exemplo abaixo de 3 níveis de planos para debito: 1. Filtros São utilizados para selecionar informações por situação (Exemplo contas pagas/a pagar) ou por período (faixa de datas). Exclui o movimento selecionado. “Contas a pagar”. Para um perfeito gerenciamento é necessário criar os planos de conta antes de lançar dados no modulo de contas. seja ele uma conta a pagar. a saber em “Contas a receber” que são aquelas que seu cliente lhe deve ou lhe deveu. receber ou um lançamento no fluxo de caixa Localiza um lançamento. Permite o lançamento avulso diretamente no caixa de uma despesa. enquanto o nível é apenas uma referência para facilitar a organização dos planos. e “Fluxo de caixa” que é um controle diário de tudo que entrou ou saiu de sua empresa na data da efetivação da entrada/saída.0 Despesas gerais 1. tipo e Descrição.1 Manutenção de veículos 1. Deve-se prestar atenção especial aos filtros pois é comum achar-se que uma conta não foi cadastrada quando um filtro faz com que ela não apareça na tela. Emite um aviso de débitos para o cliente que tenha uma conta vencendo ou vencida. totalizando 20 planos. O SHContas suporta no máximo 14 planos para débito mais 14 planos para crédito. É composto por três partes : Nível. dependendo da guia selecionada. O tipo define se o plano é para débito (saídas de dinheiro) ou crédito (Entrada de dinheiro). 1”. SHSap e SHPet. Cadastrando uma conta a receber As contas a receber são criadas automaticamente quando utilizamos os módulos agregados do sistema. no modulo de contas clique no botão na guia contas a receber. Compra de comida para o escritório. surge a tela abaixo: Aonde deve ser escolhido o cliente (Se o mesmo não estiver cadastrado. lavagem ou qualquer outra manutenção nos veículos da empresa será lançada no plano “1. vale para alimentação de funcionários e etc serão lançados no plano “1. Todavia podem haver situações aonde seja necessário criar uma conta manualmente. quando. pó de café.2” e assim sucessivamente. por exemplo se fecha um atendimento. troca de óleo. você pode fazelo clicando no ícone de novo ao lado deste campo na tela acima). . como o SHOficina. em caso de abastecimentos.No exemplo acima. O plano de contas o vencimento e valor. copos descartáveis. se fecha uma venda etc. Para isto. . pelo “tipo de credor” o pagamento poderá ser feito a fornecedores ou a funcionários. fique atento aos filtros. Criando contas a pagar As contas a pagar. clique no botão novo na guia contas a pagar. pode ser criadas automaticamente pelos módulos ou manualmente. Ao clicar em Gravar. assim como as contas a receber. todavia o pagamento a funcionários é somente a vista. Para cadastrar uma nova conta a pagar. o sistema volta para a tela de contas a receber. surge a tela abaixo: Nesta tela notamos que. não havendo possibilidade de agendar um pagamento futuro a estes (O campo PAGO ficará travado no SIM para funcionários). exibindo a conta em aberto: Mais uma vez. Também é possível parcelar uma conta colocando-se o número de parcelas.Caso a conta vá ser paga imediatamente deixe o campo “pago” em Sim. água. clique sobre ele que será permitida a edição. Surgirá a tela de “Formas de pagamento”. no caso Junho de 2007. Caso o valor seja diferente. Se desejar cancelar a criação mensal da conta. para gerar novamente estas contas no próximo mês. estas formas de pagamento ficarão arquivadas no histórico da conta para facilitar futuras pesquisas. . com dia 28 para vencimento. Baixando uma conta (Quitação de contas) Para quitar uma conta (a pagar ou a receber). o plano de contas e o valor. esta tem a finalidade de criar contas que se repetem todos os meses. internet. boleto e cartão). clique no botão na guia de contas a pagar. clique sobre a mesma e use a opção “Cancelar criação”. uma mesma conta pode ter várias formas de pagamento (dinheiro. cheques. ao gravar a conta será armazenado o dia do vencimento e o fornecedor entre alguns outros dados. se clicarmos no botão “Gerar contas fixas” todas as contas marcadas serão criadas no mês escolhido com o dia do vencimento informado. financiamentos. como por exemplo contas de energia. Marcando esta opção. Observe a esquerda em cima na tela o mês/ano de criação das contas. marque o campo “Pago” como “Sim” e clique no botão gravar (ou inserir se for uma nova conta). surge a tela abaixo: Nela é possível avistar a conta que acabamos de marcar como “Conta fixa”. etc etc.Note também no rodapé a opção “Conta fixa”. telefone. Só se pode estabelecer que a conta é parcelada na sua criação. Sempre que se paga uma conta em dinheiro ou cheques a vista estes irão como débito. exemplo : Fulano deve 500.00 cada. e da mesma forma para contas a receber. clique no botão “Finalizar pagamento” para que os dados sejam lançados no “Fluxo de Caixa” e a conta seja arquivada. Caso o pagamento seja parcelado. porém lançando como crédito. Fique atento para cair no dia correto Meios de pagamento Após inserir o valor correspondente a cada forma de pagamento.00 para 300. É possível fazer lançamentos manuais no fluxo de caixa através dos botões “Receita avulsa” e “Despesa avulsa”. basta inserir o valor atualmente recebido que o sistema dará baixa na conta alterando-lhe o valor e criará uma nova conta com o saldo remanescente. No fluxo de caixa só são computados cheques ou boletos no momento de sua compensação.Plano de contas para o fluxo de caixa Data para lançamento no fluxo de caixa. . Exemplo: uma conta de 400. você pode usar o “pagamento parcial” já explicado Fluxo de Caixa O fluxo de caixa exibe as entradas e saídas de seu caixa. Caso o pagamento seja parcial.00.00 com a mesma data de vencimento. o sistema cria contas com o valor quebrado. Todas as movimentações são mostradas num gráfico.00 e altera o valor da antiga conta de 500. então o sistema cria uma conta recebida no valor de 200. paga 200. seriam criadas duas contas para o mesmo cliente no valor de 200.00 parcelado em 2x. de forma que se o cliente desejar parcelar posteriormente.00. surgirá a tela das movimentações do dia. Todos os cheques lançados no sistema em qualquer módulo ficam disponíveis no menu indicado ao lado . aonde no dia 02/05/2005 o total de despesas é de R$ 105. Os cheques podem estar compensados ou não. clique sobre ele uma vez e depois clique no botão “Excluir”.Não é possível alterar um lançamento. subtraindo obtém-se o saldo R$ 260. não havendo possibilidade de controle de remanejamento de cheques (por exemplo quando se paga um fornecedor com o cheque de um cliente). Note no exemplo acima que o filtro do mês é para exibir todos os dias do mês de maio de 2005. Trabalhando com cheques O SHContas faz o controle de cheques recebidos e emitidos apenas. dê dois cliques sobre o dia correspondente ao mesmo na tela do fluxo de caixa.30 Se clicarmos duas veses sobre o dia 02/05/2005 na grade mostrada na figura anterior. .32. e só serão lançados em seu fluxo de caixa quando você informar a compensação dos mesmos.02 e o total de receitas (entrada bruta de receitas) é de R$ 365. é necessário excluir e incluir novamente. A opção “Com transporte de valores” permite acumular ou não o total recebido e o total pago de meses anteriores. em seguida retira um saldo diário subtraindo as despesas das receitas do dia e acumulando este saldo para o próximo dia até encerrar o mês. Para excluir é necessário estar logado como usuário MASTER O fluxo separa os totais de crédito e de débito por dia. Para excluir um lançamento. se algum dado estiver errado. surge um “extrato” do que ocorreu neste dia. conforme mostrado abaixo: aonde é possível excluir (caso seja o usuário máster) algum lançamento indevido ou conferir a origem dos saldos. localize o lançamento errado. Também é possível visualizar os vales lançados na tela de cadastro de funcionários. que se coloque o número do mesmo. Na guia “Contas a pagar” existe um filtro exclusivo para funcionários conforme mostrado na seta da figura ao lado. pois caso o mesmo seja recusado pelo banco será possível (através do número) chegar ao cliente emissor. todavia não são permitidas “promessas” de pagamento a eles. com campo para assinatura do colaborador. Veja exemplo abaixo: Vales para funcionários É possível controlar vales a funcionários. e escolha o campo funcionário conforme foto a esquerda. escolhendo-se este filtro os vales aparecem na grade das contas pagas. ativando ou não as opções conforme sua necessidade. abra o cadastro de funcionário (Vide menu Cadastro/Funcionários). por isso o campo “Pago” estará travado em “sim”.É importante. mas o cheque estará em aberto. e vá na guia mostrada na figura abaixo. ao cadastrar cheques. Para lançarmos um novo vale. clique no botão “Novo” na guia de “Contas a pagar”. . por isso não esqueça de baixar o cheque no sistema quando este compensar indo em uma das telas indicadas na figura (cheques recebidos ou emitidos). Também é possível a impressão de um recibo de vales mensal. o sistema assumirá a conta como paga. Ao quitar uma conta com cheque pré-datado. para isto. Exemplo de OS reprovada 1º) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso para orçamento 2º) Você abre uma OS cuja situação é “Aguardando avaliação do técnico” e o sistema imprime uma “Nota de recebimento” atestando que um equipamento foi deixado em análise 3º) Um técnico verifica o equipamento e determina os serviços e peças para o concerto. a OS fica aguardando o cliente retirar o equipamento. 4º) O cliente decide APROVAR o orçamento. e manda avisar o cliente 5º) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. o concerto é realizado e a situação da OS muda novamente para “Equipamento reparado”. O sistema dá baixa no estoque das peças usadas e cria uma conta a receber encerrando a OS. a OS fica aguardando o cliente retirar o equipamento.Entenda a lógica das notas de recebimento e entrega/devolução Os exemplos abaixo mostram duas situações que mostram como uma OS pode evoluir dentro de sua empresa. . e manda avisar o cliente 5º) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. Neste momento é impresso uma “Nota de ENTREGA” aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento. Neste momento é impresso uma “Nota de DEVOLUÇÃO” aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento SEM REPARO. Exemplo de OS APROVADA 1º) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso para orçamento 2º) Você abre uma OS cuja situação é “Aguardando avaliação do técnico” e o sistema imprime uma “Nota de recebimento” atestando que um equipamento foi deixado em análise 3º) Um técnico verifica o equipamento e determina os serviços e peças para o concerto. 4º) O cliente decide REPROVAR o orçamento. Esta configuração é feita no menu “Ordens de Serviço” opção “Configurar OS”. Exemplo de OS em Garantia Extendidas (Garantidores) 1º) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso. em garantia extendida. já de posse da Senha do garantidor 2º) Você abre a OS em nome do cliente. Nenhuma cobrança será feita neste caso devido a garantia interna. e na guia “Miscelânia”. 4º) Um técnico faz a análise e determina se há ou não reparo. O sistema dá baixa no estoque das peças usadas e cria uma conta a receber em nome do Garantidor. quando pronto. Imediatamente surge a indicação “GARANTIDOR” ao lado do valor total. 5º) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. na guia “Miscelânia” na tela da OS. aonde surge à tela abaixo: . encerrando a OS. OBS : Caso o reparo não seja coberto pela garantia e alguma cobrança precise ser feita. salvo se você os apagar manualmente) 3º) A nova OS aberta tem a mesma data de garantia da OS anterior. Neste momento é impresso uma “Nota de ENTREGA” aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento. registra o Garantidor e a Senha. 4º) Aprovado o reparo pelo garantidor. 3º) Um técnico faz a análise e reporta-se ao garantidor para que o mesmo aprove ou não o reparo. que já foi reparado por você e está no prazo de garantia 2º) Você abre a OS localizando por cliente ou equipamento. avisa o cliente para que o mesmo retire o equipamento. o técnico executa o serviço e. Trabalhando com Ordens de Serviço (OS) Antes de iniciarmos o trabalho com OS precisamos configurar os diversos parâmetros do sistema para que o mesmo se adapte ao seu ramo de atividade. retirar o campo “Garantia interna”.Exemplo de OS em Garantia Interna 1º) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso. desta forma o sistema recupera a data de garantia. avisando em seguida ao cliente para que o mesmo venha retirar o equipamento. 5º) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. (O histórico de todos os reparos ficam perpetuamente no sistema. basta. e a marca “Garantia interna” a esquerda do valor total. Neste momento é impresso uma “Nota de DEVOLUÇÃO” aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento reparado. Vamos a uma descrição de cada campo em sua respectiva guia: Guia “Títulos e Campos”: Você pode alterar as opções ligadas ao tipo de equipamento que sua empresa trabalha e se você deseja campos extras de cobrança em suas OS. ou \\ servidorX \ impressora para impressoras de rede.Esta tela é subdividida em seis guias conforme pode ser visto acima. é possível configurar o prazo de garantia dos serviços de sua empresa bem como editar um termo de garantia para ser impresso nas notas de entrega. é possível informar ao sistema se ele deve imprimir ambas as cópias em uma folha ou se deve dar um salto (pular) de página entre as cópias. Estes modelos requerem que você ajuste o caminho para a impressora. Guia “Modelos de notas de OS”: é possível optar pelos tipos de impressão das notas de recebimento e entrega. podendo ser. os logos só serão impressos nas notas de OS gráficas. porém não aceitam acentos nem “ç”. o SHOficina trata as máquinas ou aparelhos que são objetos do concerto como “Equipamentos”. Também é possível ajustar algumas opções úteis. este termo de garantia é opcional. nesta guia. este nome pode ser modificado nesta guia. esta mudança porém será sentida em algumas partes do sistema. Guia “Garantia e condições”:. Também temos a opção de logotipo. por exemplo. Quando se utiliza a impressão de mais de uma cópia por vez. há nesta guia uma . Caso você utilize-se de impressoras no modo DRAFT que não seguem o padrão EPSON. como a impressão ou não do endereço do cliente. “LPT1:” se for uma impressora local. Os modelos denominados “DRAFT” utilizam caracteres da impressora. das observações e dos detalhes do serviço nas notas de OS. Como padrão. basta dar dois cliques sobre os dígitos vermelhos do número da mesma. após a compra do sistema este nome não poderá mais ser modificado sem o consentimento da SHARMAQ. surgirá a tela de cadastro de clientes. Para clientes já cadastrados. você pode ativar ou não a “Solicitação de leitura” que é uma resposta ao e-mail que você enviar. os descontos dados neste momento são debitados no campo “Outros” da OS. Também é possível configurar opções da impressão da nota de OS. Ao abrir um equipamento já cadastrado. se por algum motivo você desejar alterar o número de uma nova OS. Guia “Rodapé de notas de recebimento”: Insira as cláusulas ou observações que o seu cliente precisa ficar ciente ao deixar um equipamento em sua empresa. A “Linha 1” será usada para o registro do sistema.opção que faz com que o sistema imprima apenas o texto sem formatação permitindo uma melhor adequação. Novas Ordens de Serviço Para abrir uma nova ordem de serviço clique no menu “Ordem de Serviço” e depois em “Nova OS” ou aperte o botão F5. através do botão “Alterar dados do equipamento”. Os emails no formato HTML são muito parecidos com os impressos pelo sistema. pois. ou um novo equipamento. ficando registrados para consulta posterior. Outra opção importante é a ativação de descontos no valor da OS no momento do seu encerramento. aonde será possível abrir um equipamento já cadastrado (retorno). por isso insira na mesma o texto que mais lhe agrada. se esta OS se referir a um cliente já cadastrado basta localizar o nome dele. mas. mantendo-se assim um histórico de serviços. é comum surgir uma tela de escolha de equipamentos. conforme figura. O sistema pode ou não mostrar detalhes do serviço e das peças trocadas. Nas opções de envio do orçamento por e-mail. Guia “Rodapé de notas de entrega/devolução”: Insira cláusulas para entrega de aparelhos consertados (entrega) ou não (devolução) Guia “Opções de orçamento”: Permite personalizar o envio por e-mail e impressão de orçamentos. O SHOficina numera automaticamente as OS’s em ordem crescente. é possível ajustar qualquer dado do mesmo (Como número de horas de trabalho ou kilometragem). se for um novo cliente clique no botão “Novo cliente” ou aperte a tecla F2. Alterando Ordens de Serviço . Guia “Opções diversas e de impressão”: Nesta guia é possível inserir um logotipo especial para a tela principal do sistema. Guia “Cabeçalho de notas de OS”: São configurados os textos impressos no cabeçalho das notas de entrega/devolução e recebimento. este filtro pode ser implementado segundo a tela abaixo: Após localizar a OS desejada. e dado baixa das peças utilizadas no estoque. para isto basta dar um clique com o botão direito do mouse sobre a grade de consulta. Surgirá a tela de encerramento da OS aonde deverá ser escolhido o motivo do encerramento (OS aprovadas ou OS reprovadas/condenadas) e ajustar a data do encerramento da OS.Se você souber o número da ordem de serviço a ser alterada. é criada uma conta a receber. Localizando uma OS Esta tela permite a localização ou filtro de OS seguindo alguns critérios. clique no menu “Ordens de serviço” e escolha “Encerrar OS” ou aperte a tecla F8. Quando uma OS é encerrada normalmente. é possível alterar. encerrar ou excluir uma OS. Encerrando uma OS Para encerrar uma ordem de serviço. . Caso você não saiba o número da OS poderá utilizar a função “Localizar OS” ou apertar a tecla F3. clique no menu “Ordem de serviço” e escolha “Alterar OS” ou aperte a tecla F6. Nesta tela também é possível dar um desconto no preço final da OS e imprimir um recibo. Nos orçamentos por cliente. É possível excluir uma OS conhecendo seu número ou excluir OS antigas com data de entrada anterior a escolhida. porém não recomendamos tal prática se sua empresa é interessada em CRM. Nos orçamentos por cliente não é possível enviar email do tipo texto. Para enviar por email é necessário que as opções internas do servidor de email (SMTP) estejam configuradas.Orçamento de OS’s Para enviar orçamento de ordem de serviço é necessário saber o número da mesma ou o cliente. Exclusão de OS O SHOficina prevê a exclusão de Ordens de serviço. Comissões em OS’s O SHOficina atribui um técnico para cada ação realizada na OS. Os orçamentos são gerados através do menu “Ordem de Serviço” ou no ícone “Orçamento de OS’s” no menu vertical conforme imagem ao lado. como troca de peças e realização e serviços. isso permite que para uma mesma OS hajam um ou mais técnicos responsáveis. esta tela pode ser acessada no menu “Ordem de Serviço” dentro de “Relatórios de OS” conforme figura: . ou impressos. Os orçamentos gerados a partir do número da OS podem ser enviados por email como anexo ou como texto. Para calcular comissões o sistema pegará cada ação realizada e calculará conforme um percentual padronizado ajustado na tela de “Comissões de Funcionários”. uma vez que quanto maior for o histórico do cliente melhor (Veja detalhes no Anexo A). ao se localizar um cliente surge uma lista com todas as OS ligadas ao mesmo. para isto acesse a tela de personalização: Em seguida. mude a guia e configure o modelo. na guia CABEÇALHO DE NOTAS DE OS. de nota de recebimento/entrada (quando a OS é aberta) e de entrega/devolução (quando a OS é encerrada) . aonde existem várias configurações interessantes.Configurando impressão de notas de OS Comece escolhendo o modelo de nota de OS. Veja também as guias Opções de notas de recebimento/entrega e devolução e também Opções diversas e de impressão. coloque os seus dizeres para que saia na impressão. Na mesma tela. A impressora utilizada é a padrão do windows. São recomendadas para impressoras matriciais. Nesta tela é importante saber que: As notas com a descrição DRAFT são impressas diretamente para a impressora. porém NÃO POSSUEM ACENTUAÇÃO e não funcionam em impressoras USB. através da opção “Impressoras” do menu personalização conforme abaixo: . não ficam armazenadas no gerenciador de impressão do Windows. é possível especificar um caminho para ela (da rede por exemplo). Caso haja uma impressora DRAFT nas vendas ou nas OS. com isto são mais rápidas e econômicas. Os modelos Gráficos são recomendados para impressoras jato de tinta e/ou laser por possuírem melhor aspecto e fonte apropriada. Para configurar notas no sistema.Nesta opção surge a tela abaixo: Nos campos indicados com setas deve-se configurar o caminho da porta para impressora DRAFT. siga o passo a passo abaixo: Clique no menu “Configurar Nota Fiscal” conforme figura 1. LPT2 ou pela rede \\SERVIDOR\LX300 Ao clicar em gravar. Vale lembrar que o sistema não gera o arquivo do Sintegra para comunicação direta com a SEFA/SEFAZ de seu Governo Estadual. o sistema irá travar. Se você não usa modelos DRAFT pode ignorar este aviso. o programa testa as portas DRAFT para saber se elas existem. Configurando a impressão das Notas Fiscais (NF) O SHOficina permite imprimir notas fiscais em formulário contínuo usando uma impressora matricial. (Consulte o mesmo para maiores detalhes). suge a tela da figura 1ª . como exemplos temos: LPT1. Figura 1 – Tela de configurar posições da Nota fiscal Ao clicar. Caso você queira gerar o sintegra. o sistema emitirá um aviso. OBSERVAÇÃO : Caso a impressora DRAFT esteja desligada ou fora da rede no momento de uma impressão. Caso não existam ou estejam configuradas erradamente. caso contrário verifique sua configuração. sendo assim é necessário enviar para seu contador uma ou mais vias das notas impressas para geração dos impostos etc. entre em contato com a SHARMAQ para adquirir o módulo fiscal. É possível utilizar também o botão “Visualizar” para uma melhor noção e/ou impressão de uma prova. Como padrão deixe zero em ambos. Na área indicada pelo círculo 2 temos uma pré-visualização da nota fiscal.Figura 1A Nesta temos a área para posicionamento e comprimento de cada campo (circulo 1). No botão indicado pelo círculo 4 é possível imprimir uma régua em centímetros. tanto vertical (Y) como horizontal (X) para facilitar a localização dos campos em sua nota. que serve para deslocar todos os campos na horizontal ou na vertical. esta opção tem a finalidade de configurar a forma de cálculo de impostos e totais da nota fiscal. No espaço numero 5 você pode incluir uma observação que será usada como padrão para a emissão de todas as suas notas fiscais. . sugerimos colocar uma nota fiscal de exemplo (folha de prova que sua gráfica fornece) e imprimir a régua diretamente sobre ela. Para alterar o posicionamento de qualquer campo. Na área do círculo 3 temos a margem geral. os campos marcados (em preto) serão impressos. No menu de personalização (veja figura 1ª) existe a opção IMPOSTOS. e se precisar fazer um ajuste fino geral use estes campos após configuração. Todavia o sistema permite que você altere a observação de cada nota. assim é possível ter noção da organização dos campos no papel de forma virtual. mas lembre-se que as medidas são em milímetros (menores divisões de uma régua milimetrada). Configurando impostos e ativando a impressão de notas fiscais. de dois cliques no mesmo. na tela que surge. conforme fig.. Ao clicar no menu impostos surge a tela abaixo: Figura 2 – Impostos e fórmulas Alguns deste % serão usados ao preencher a nota.OBS. bem como se deve ser feita alguma ressalva. para isto você deve ativar esta impressão usando os passos abaixo: 1) Ativando ao encerrar Ordem de serviço (OS) Clique no menu de personalização (Figura 1ª) e escolha “Opções para OS e orçamento. Consulte sua contabilidade para saber quais você utilizará e o % correto de cada um. marque conforme indicado na seta: . Você pode imprimir notas fiscais automaticamente ao encerrar positivamente uma Ordem de Serviço ou uma venda. outros ao cadastrar o item do estoque. 2A Figura 2a – Corte da tela de cadastro de item do estoque (Menu Módulos/Estoque) Os campos de peso líquido e bruto serão usados para totalizar o peso na nota fiscal. pois de lá são usados alguns campos para a impressão da nota fiscal.: Execute um teste de impressão com cálculos e mostre a seu contador para saber se os mesmos estão configurados corretamente.”.. Os campos de % de IPI e de ICMS e a Base de cálculo do ICMS serão usados para calcular os impostos na nota fiscal. Uma vez configurados os impostos deve-se verificar o cadastro de itens do estoque. surgirá a tela da figura 3a abaixo: .Figura 2b – Ativando impressão de NF após OS 2) Emitindo nota fiscal ao finalizar venda Abra o módulo de vendas e vá no menu indicado na figura 2c Figura 2c – NF após vendas Surgirá a tela abaixo (figura 2d): Figura 2d – ativando NF após venda Imprimindo uma nota fiscal Ao encerrar uma venda ou Ordem de serviço (de acordo com suas configurações) o sistema irá perguntar se deseja emitir uma Nota fiscal. se a resposta for positiva. ao digitar o mesmo não houver cadastro. Para imprimir a nota fiscal. caso o CNPJ/CPF já esteja cadastrado os dados serão buscados e alimentados automaticamente. edita-las e até mesmo excluí-las. Foi criada. Corel WordPerfect. Os destinatários são verificados a partir do CPF/CNPJ. se. a opção “Nova Nota” para permitir o fácil cadastramento de uma nota fiscal avulsa (sem venda ou OS de origem). Ao emitir. . Alguns dados do transportador e também alguns dos totais da nota fiscal e cálculos de imposto. oriundos da venda ou da OS. quando a nota for impressa. dos produtos/peças e dos serviços da nota.Figura 3ª – Tela de cadastro da nota fiscal Nesta tela alguns campos já serão preenchidos automaticamente. para isto. Criando Documentos de preenchimento automático O SHOficina permite a criação de documentos para preenchimento a partir dos cadastros do sistema. use a opção “Notas Fiscais emitidas” no menu Módulos do SHOficina. Estas cartas podem ser criadas a partir de qualquer editor de textos (Exemplo Word ou WordPad da Microsoft. no modulo de OS ou no de vendas. aonde é possível visualizar as notas cadastradas. nesta tela. etc). e devem ser salvos no formato RTF (Rich Text Format). Agora também é possível consultar as notas impressas e reimprimi-las se necessário. bem como o CPF/CNPJ do destinatário. o destinatário será incluído como cliente automaticamente. estes campos são os dados do destinatário/cliente. basta clicar no botão “Imprimir nota” no alto da tela que ela será automaticamente gravada e impressa. pois se os mesmos não estiverem devidamente preenchidos a nota não poderá ser impressa. deve-se observar o CFOP e a natureza da operação. 2. siga os passos abaixo afim de evitar transtornos: 1. na guia “Contratos. CD. formatação ou troca de HD. Tenha a cautela de criar um usuário “Máster” antes dos demais. o sistema busca campos chave de cada tabela de seu banco de dados. Como os disquetes são mídias pouco confiáveis. Após a formatação/troca. Atualizações de versão pela internet . zip drive) para que seus dados sejam resguardados.sharmaq.br) e baixe o instalador mais atual do sistema e instale-o em seu micro. preenchimento de contratos e orçamentos. cartas e Avisos’. podendo impedir um usuário de excluir uma OS. conta ou item do estoque. queima do HD etc). entre no site da SHARMAQ (www. 4. Abra o sistema. Para preencher um documento. use a tela de personalização do sistema (Menu ‘Ordens de Serviço’ submenu ‘Configurar OS’. porém. entre no sistema. porém este mecanismo não protege você de um acidente com o HD (Exemplo ataque de vírus. Acompanha o sistema um arquivo de preenchimento automático de exemplo.rtf”. Os backups criados pelo sistema estão em formato ZIP. não grava diretamente em CD’s ou DVD’s. pois somente estes podem incluir/alterar o cadastro de usuários. 3. Cópias de Segurança O SHOficina possui um mecanismo de AutoBackup. Para fazer um backup interno entre no menu “Arquivo/Backup” e para restaurar um backup Use o menu “Arquivo/Restauração”. você encontra uma descrição completa de todos os campos chave e suas funções no ANEXO C deste manual. vá no menu Arquivo e depois no menu Backup. Para proteger totalmente seus dados sugerimos um backup em disquete ou outra mídia (memory keys.O SHOficina pode usar este recurso no envio de malas diretas por correio para clientes ou fornecedores. repita o processo para ter o mesmo backup em dois disquetes diferentes. vá no menu Arquivo e depois em Restaurar.com. Como reinstalar o sistema sem perder dados Para reinstalar o sistema em caso de troca de computador. Insira um disquete formatado no drive A: e mande o sistema salvar os dados no disquete. de fazer movimentação ou excluir uma OS. Senhas de Acesso O SHOficina possui controles básicos de nível de acesso. O sistema. Estas opções são ajustadas no menu “Arquivo/Usuários e senhas”. ele encontra-se na mesma pasta do sistema. Depois de instalado. Para configurar diferentes arquivos. chamado “Orca_Exemplo. insira o disquete e mande o software recuperar seu backup. Observações quanto a atualização: • Sempre feche o programa em todas as estações antes de fazer atualização. O sistema de envio não é compatível com Yahoo. Alguns servidores de e-mail não suportam login. Para isto o mesmo utiliza-se de um pequeno servidor interno de e-mails que se comunica através da internet com seu servidor de envio de emails (SMTP). • A atualização deve ser feita em todos os micros da rede. abaixo segue lista e função: Comando Função /CHAMADO Abre exclusivamente a tela de chamados. Se houver.. A opção de atualização automática encontra-se no menu “Suporte Técnico” depois em “Verficar se há updates. 2) Aguardar a confirmação se há ou não atualização disponível. nestes casos ao tentar enviar um e-mail pelo sistema você receberá a mensagem “504 Mechanism not supported”.Nesta versão o SHOficina é capaz de atualizar-se sozinho desde que seu computador esteja conectado a internet. Envio interno de E-mail (SMTP) O SHOficina pode enviar e-mails de mala direta e orçamentos por e-mail sem a necessidade de outros programas. • Faça atualizações quinzenais. Mas sempre inicie pelo SERVIDOR do sistema. . para resolver este problema altere as configurações de SMTP retirando o seu nome de usuário e sua senha. Os dados para esta conexão são configurados no menu “Ordem de Serviço”\”Configurar OS” nas opções de envio de e-mail. quando o usuário sai desta tela o sistema é fechado por completo. Para que esta atualização ocorra sem problemas recomendamos expressamente fechar todos os programas e sair do sistema em todas as estações de sua rede.” conforme passo a passo abaixo: 1)Clicar em “Verificar Updates” É obrigatória estar conectado a internet. Hotmail e gmail.. Linhas de comando É possível configurar linhas de comando. basta confirmar a atualização. • 64 de memória RAM. • Oito micros em rede simultâneos.000 (um milhão de registros)./AGENDA /BDEFEITO Uso exclusivo da agenda de compromissos Abre exclusivamente a base de dados de defeitos. • 100 Mb livres no disco rígido. Requisitos Mínimos e Capacidades do sistema Para rodar o sistema. . o requisito mínimo é: • Windows 98 ou superior.000 (um milhão de registros).000 (um milhão de registros). • Ordens de Serviço 1. • Pentium 200Mhz As capacidades máximas de registros do SHOficina são: • Clientes 1. • Fornecedores 1.000.000. • Itens no estoque 1.000 (um milhão de registros).000.000. Direitos Autorais Este manual é parte integrante do SHOficina. modificado ou alterado sem a autorização expressa da SHARMAQ Sistemas. SHOficina é marca registrada de SHARMAQ Comércio e Representações Ltda.sharmaq.br . 2001-2005 www. não podendo ser copiado.com. mas podemos sintetizar em uma frase de forma a generalizar sua função: “Descobrir Quais são seus melhores clientes”.ANEXO A – CRM CRM – Gerenciamento Da Relação com Clientes A sigla CRM advém do termo em inglês “Customer Relationship Management” que quer dizer “Gerenciamento da Relação com Clientes”. O CRM é baseado em ações históricas de cada cliente. . porém afastam-se da realidade das micro e pequenas empresas que não dispõem de profissionais e verbas para a implantação de sistemas complexos nesta área. embora precisem do CRM para melhor atender clientes. gastando verdadeiras fortunas em sistemas de gestão de CRM. Muitas empresas tendem a adotar sistemas capazes de “qualificar clientes”. Este módulo está disponível no SHOficina e SHPet e pode ser acessado no menu Módulos/Relacionamento com o cliente. na média de consumo de cada um deles e nos seus produtos e serviços preferidos. Pensando na necessidade das pequenas empresas. estas alternativas. porém já permitira que sua empresa dê um primeiro passo nesta direção. possuindo diversos objetivos. calculando estatisticamente a média e o desvio-padrão. de 1 a 5 estrelas. o sistema utiliza-se do tíquet médio de consumo (média de consumo por vendas/serviços). O Resultado da qualificação será gravado no campo “Grupo” do cadastro de clientes permitindo assim filtros posteriores. Nem de longe tal módulo pode ser chamado de uma solução em CRM. Há muitos pontos que o CRM pode trabalhar. a SHARMAQ desenvolveu um pequeno módulo capaz de segmentar clientes dividindo os mesmos em 5 grupos. Para realizar a segmentação. o mundo entraria em colapso uma vez que a mão de obra se tornaria muito escassa e muito cara. tal efeito causaria uma superinflação. Assim. podendo ser feitos filtros para emissão de ordens de compra. pois. • Classe C : Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual baixo. A Técnica ABC Classicamente uma análise ABC consiste da separação dos itens de estoque em três grupos de acordo com o valor de demanda anual (produtos acabados). Pesquizadores determinaram que aproximadamente 80% da riqueza do mundo inteiro está nas mãos de apenas 20% da população mundial. como segue: • Classe A : Itens que possuem alto valor de demanda ou consumo anual. O valor de consumo ou demanda anual é determinado multiplicando-se o preço ou custo unitário de cada item pelo seu consumo/demanda anual. • Classe B : Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual intermediário. o Custos de mudança de projeto (se o item não for utilizado em novos produtos) Um dos grandes objetivos das análises de curvas ABC é determinar o método mais econômico para controlar itens de estoque. dentre elas os estoques. Existem alguns fatores clássicos que ajudam a compor o custo/valor de um item. ou valor de consumo anual (produtos em processo ou matérias-primas e insumos). A partir disso. surgirão grupos divididos em três classes. o Custo de transporte/frete. etc.ANEXO B – Curvas ABC As curvas ABC de estoque surgiram a partir do estudo da divisão de riquesas no mundo. observou-se que esta divisão se estende a outras áreas da sociedade e do comércio. se esta proporção se inverter. o Custo de falta de material (Se o item acabar em estoque pode causar a perda de um serviço importante). como resultado de uma típica classificação ABC. O SHEstoque. conduzir uma análise ABC é com freqüência um passo muito útil no projeto de um programa de ação para melhorar a performance dos estoques. Este mesmo estudo provou que. reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais. e haveria uma demanda enorme de produtos e serviços pois todos teriam recursos para gastar. e os 20% de riquezas que sobram nas mãos do restante da população. . prevê a utilização de curvas ABC no cadastro de cada item. dentre eles: • Custo unitário o Custo da estocagem. Assim sendo. através dela torna-se possível reconhecer que nem todos os itens estocados merecem a mesma atenção por parte da administração ou precisam manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes. ENDERECO> Insere o Endereço <CLIENTES.HORA> Campos para Datas Descrição Insere a hora atual de seu computador .VALOR_EXT> Insere o valor do contrato por Extenso <CONTRATOS.VALOR> Insere o valor do contrato <CONTRATOS.MODELO?> Insere o campo originalmente chamado ‘Modelo’ <EQUIP.SERIE?> Insere o campo originalmente chamado ‘Serie’ <EQUIP.UF> Insere o Estado <CLIENTES.CONTATO> Insere o nome para contato <CLIENTES.MARCA?> Insere o campo originalmente chamado ‘Marca’ <EQUIP.EMAIL> Insere o E-Mail <CLIENTES.SERIE> Insere o campo originalmente chamado ‘Serie’ <EQUIP.CPF_CNPJ> Insere o CPF ou o CNPJ <CLIENTES.GRUPO> Insere o grupo <CLIENTES.EQUIPAMENTO?> Insere o nome/título.IE_RG> Insere o RG(Identidade) ou a Insc.DESCRICAO> Insere as observações do contrato <CONTRATOS.EQUIPAMENTO> Insere o nome/título <EQUIP.MARCA> Insere o campo originalmente chamado ‘Marca’ <EQUIP.CIDADE> Insere a Cidade <CLIENTES.MODELO> Insere o campo originalmente chamado ‘Modelo’ <EQUIP.PAT_NUM?> Insere o campo originalmente chamado ‘Patrimônio’ Campo chave <HORARIO.SITE> Insere o Site do cliente Campos para cadastro de Contratos Descrição <CONTRATOS.VALIDADE> Insere a validade do contrato Campo chave Campos para cadastro de Equipamentos ligados ao Contrato (Estilo descrição) Campo chave Descrição <EQUIP. aonde ? é o número da linha.TELEFONE> Insere o Telefone <CLIENTES.ANEXO C – Campos para preenchimento de Documentos Campos para cadastro de Clientes Campo chave Descrição <CLIENTES.CEP> Insere o CEP <CLIENTES.NOME> Insere o nome do cliente <CLIENTES. <EQUIP.CELULAR> Insere o Celular <CLIENTES. Estadual <CLIENTES.PAT_NUM> Insere o campo originalmente chamado ‘Patrimônio’ Campos para cadastro de Equipamentos ligados ao Contrato (Estilo tabela) Campo chave Descrição <EQUIP.BAIRRO> Insere o Bairro <CLIENTES.OBSERVACAO> Insere as Observações <CLIENTES. APARELHO> Insere o nome/título do equipamento em reparo <ORDEMS.V_OUTROS> Insere o valor do campo Outros <ORDEMS.SERIE> Insere o campo originalmente chamado ‘Serie’ <ORDEMS.DEFEITO> Insere o defeito reclamado <ORDEMS. SERVICO_VLR_L?> Insere o valor do serviço da linha de número ? <ORDEMS. PECAS_QTD_L?> Insere a qtd de peças da linha de número ? <ORDEMS.<HORARIO.PRONTO> Insere a data de serviço pronto <ORDEMS.DATA> <HORARIO.SAIDA> Insere a data de saída/encerramento da OS <ORDEMS.DIA_SEMANA> Insere a data atual de seu computador Insere a data em formato longo Insere o nome do mês atual Insere o ano com 2 dígitos Insere o ano com 4 dígitos Insere o dia da semana por extenso.MARCA> Insere o campo originalmente chamado ‘Marca’ <ORDEMS.OBS_SERVICO> Insere as observações do serviço <ORDEMS.MES> <HORARIO.V_DESLOCA> Insere o valor correspondente “Deslocamento” <ORDEMS.STATUS> Insere a situação da OS <ORDEMS.V_TERCEIRO> Insere o valor do campo “Serviços de terceiros” <ORDEMS. TOTAL_OS_EXT> Insere o valor Total da OS por extenso <ORDEMS.ANO4> <HORARIO.ENTRADA> Insere a data de abertura/entrada da OS <ORDEMS. TOTAL_OS> Insere o valor Total da OS <ORDEMS. SERVICO_HR_L?> Insere as horas do serviço da linha de número ? Campo chave ANEXO D – Tag’s especiais Tag <U> <I> Função Inicia o sublinhado Inicia o itálico Tag </U> </I> Função Finaliza sublinhado Finaliza o itálico . SERVICO_L?> Insere a descrição do serviço de número ? <ORDEMS.LAUDO> Insere o campo laudo técnico Campos para Peças/Serviços da OS Descrição <ORDEMS.MODELO> Insere o campo originalmente chamado ‘Modelo’ <ORDEMS.ACESSORIO> Insere os acessórios deixados com o equipamento <ORDEMS. aonde ? é o número da linha de 1 a 50.V_PECAS> Insere o valor em peças <ORDEMS.PATRIMONIO> Insere o campo originalmente chamado ‘Patrimônio’ <ORDEMS.CODIGO> Insere o número da OS <ORDEMS. PECAS_VLR_L?> Insere o valor de peças da linha de número ? <ORDEMS.V_MAO> Insere o valor da mão de obra <ORDEMS. <ORDEMS.ANO2> <HORARIO. PECAS_L?> Insere a descrição da peça na linha. Campos para Ordens de Serviço Campo chave Descrição <ORDEMS.GARANTIA> Insere o data de fim da garantia <ORDEMS.DATALONGA> <HORARIO. <B> <SIZE=x> Inicia o negrito Altera o tamanho da letra p/ x </B> <COLOR=x> Finaliza o negrito Altera cor para x Códigos de cores: • Preto = 0 (Zero) • Azul = 16711680 • Verde = 65280 • Vermelho = 255 .