MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa. 5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter) * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter) * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter) * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter) 1 4. 4.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 . Realizan Documentos y Revisan. 3. CONTENIDO 1.2 4.4 4.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. 2. modificación y retiro de Años contables.3 4. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares.1 4. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas.1. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. Comprobantes y Lotes.6 4.2.1. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.6 ZONAS.1. 5. modificar o retirar Zonas. Lapsos Contables (meses).5 4.1. 4.1. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. explosión de materiales y control de producción. para la toma de decisiones gerenciales. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase.A. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. control de . actúa como concentrador de toda la información. Subsistema de Nómina y Personal. que comprende control de depreciaciones. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. facturación en todas sus modalidades. conciliación bancaria y generación de documentos. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. como por ejemplo: comprobantes de egreso. teniendo en cuenta ajustes por inflación. etc. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. estados de retención en la fuente. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. etc.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. el segundo. recibos de caja. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. cuentas por cobrar y/o pagar. control presupuestal. que comprende los módulos de liquidación. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. semanal ó mensualmente. es el disponer la misma información contable. de más importancia al interior de la empresa. hojas de vida y transacciones al destajo. Aprovechamiento del sistema. Costo de Ventas. Depreciación. valorizaciones. notas contables. relaciones de I. consolidación de prestaciones sociales. Subsistema Comercial. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. y tal vez. gestión de compras. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. entre los que se tienen: Ventas. como: conciliación bancaria. anexos tributarios). se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. Subsistema de Activos Fijos. tanto a nivel nacional como internacional. y que de acuerdo al criterio del usuario. presupuestos. Compras.tributarios (balances. registros automáticos.V. se pueden transmitir diaria. Internamente el módulo Contable-Administrativo. Liquidación de Nómina. que comprende los módulos de control de inventarios. antes de enviarlo por impresora. . manejo de moneda extranjera. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. Libre estructuración del plan de cuentas. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. control de cuentas por cobrar. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. Control de acceso al sistema. CENTRO DE COSTO. el usuario autorizado. y que son: EMPRESA. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE.. etc. a medida que se realizan las diferentes transacciones. una vez ya se tiene un reporte en este formato. Actualización en línea de los archivos maestros. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. y dentro de cada una de ellas. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. importaciones. que si se realizan manualmente. etc. se crea una sola vez. en los que por ejemplo. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. Cabe anotar. Complementariamente al punto anterior. forman parte del código de una cuenta. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. se podría llevar el control detallado de vehículos. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. Cuando un reporte se ha generado a disco. Una entidad. varios de los informes del sistema. implican necesariamente duplicación del trabajo. conciliación bancaria. control de cuentas por pagar. Ni los terceros. se puede visualizar por pantalla. definir el control detallado de vehículos. por medio de niveles de autorización. como es el caso de Harvard Graphics. se puede transmitir la información a un programa graficador. CENTRO DE UTILIDAD. ni los centros de costo. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. importaciones.diferidos. centros productivos. Así mismo. una vez se solicite el código que se está creando. Labores estas. LA CUENTA. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. el usuario tiene la posibilidad. se desean controlar. de definir sus propios modelos de informes. centros operativos. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. persona natural o beneficiario en general. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. hasta 8 niveles. saldos a nivel de documento. lapsos y años. Libro mayor. o mayorización. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. actualización. Libro de inventario y balance. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Control automático de los consecutivos de los documentos. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. Flujo de efectivo real acumulado y por período. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. comprobantes de resumen. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). en tener un solo proceso de captura de información. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. Manejo de varias monedas. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Manejo de anexos tributarios. Control de acceso a los comprobantes. y consiste. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. programa y/o cuenta contable. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Libro diario. Cálculo automático de los ajustes por inflación. Balance general por período y comparativos con otros períodos.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. es simple y contundente. Balances de comprobación de saldos. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . que pide la información necesaria. sector.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Cálculo automático de intereses por mora informativo. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Generación de los anexos para la declaración de renta. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. certificado de Iva e Ica. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Manejo de sucursales para los clientes. Generación de extractos de cuenta por cliente. vendedor. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Manejo de explosión de cuotas. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Consultas de los estados de cuenta. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Informes comparativos a cualquier período. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. subzona. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Certificados de retención en la fuente. por zona. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. . Informes para las superintendencias. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. . Genera informe diario de bancos. se actualizan los archivos maestros. días después. Comprobantes de distribución de centros de costos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Posteriormente. Se verifica que lo grabado esté bien. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. Permite incluir nuevos documentos. Generalmente. se tiene el módulo de generación de documentos. Registros fijos. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. Una vez se está seguro. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. Generación automática de las ordenes de pago. modificar y/o retirar los programados. los comprobantes de egreso o c heques cheque. en vez de usar máquina de escribir. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Todos estos pasos se reducen a uno solo. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. el proceso se hace de una vez en el sistema. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. codificarlo. se graba en el computador. notas contables. recibos de caja. simplemente.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Y por otro. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. en as decisiones l administrativas. se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. Si dicho código lo encuentra válido. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. por tanto. se puede observar que las opciones disponibles. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. Para el caso del presente manual escogerá.Respecto a las teclas de manejo . de lo contrario.Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . la opción con las teclas del cursor .Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario.Respecto a la estructuración de las pantallas . agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . se desea trabajar. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. La realidad es que cada opción a su vez. si el usuario ha sido previamente catalogado. hacen referencia a títulos muy genéricos. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. es decir. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. Las opciones del menú monitor. tecleando el menú de la opción. Identificación del menú activo. Número de revisión del subsistema. Contraseña del usuario. en una estación de trabajo. Título genérico. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. "configuración de terminales" las siguientes variables: . Para el acceso de las opciones de un menú.administrativo del sistema. La primera es. al poder definir mediante el menú. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial.conjunto. bajo el que está funcionando el sistema comercial. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . se teclea Por razones de seguridad en el sistema. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. Opción. De ahí que el sistema. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. de uso esporádico. Fecha del sistema. que está en funcionamiento. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. magenta. Color de texto (negro. azul. verde. Para labores de consulta en una captura de información. el editor TY es el más indicado. ejemplo del nombre C3. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. el programa y listado. café. azul. magenta. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905).CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. gráfica doble. cyan. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . blanco). Blanqueo del contenido de un campo. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones.P01: La terminación . . Para labores de consulta de catálogos. carácter sencilla). rojo. Color de fondo (negro. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado.Tipo de línea (gráfica sencilla. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. blanco). Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. rojo. asumen el nombre del camino recorrido.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. cyan. café. verde. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". Definición de cuentas para libros oficiales . Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. por ejemplo de partes de inventarios.Actualización de tipos de comprobantes . es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. es decir a la actualización de las tablas y catálogos.Actualización de zonas. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor.Actualización de monedas extranjeras . por lo menos tres copias de seguridad (padre.Definición de prioridades de pagos a proveedores . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. abuelo.Actualización de tipos de documentos y resoluciones .Vale la pena anotar. Xenix). Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación.Actualización de cuentas . los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . que el usuario en el momento de generar un listado. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. los cuales son básicos para la operación del sistema. Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. Unix.Actualización de anexos tributarios . Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo. etc. para continuarlas en pocos minutos.Actualización de empresas y centros de utilidad .Actualización de destinos asociados y destinos . En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. vendedores. tiene la posibilidad de cambiar la terminación.Actualización de beneficiarios y sucursales . hijo). vendedores y sectores . al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización.. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados. precios. clientes. ABC Ltda. entonces.Auditor . El sistema despliega. el contenido de los registros y campos de un catálogo. Consulta: Consiste en ver por pantalla. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. el contenido de los registros y campos de un catálogo. funcionario. nombre de la empresa. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez . modificar. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . consultar y listar registros. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . incluyendo nombre funcionario. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. Listado: Consiste en sacar por impresora.Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. cargo y nombre de empresa. cuando se está en el menú monitor. como es el caso de nombre. cargo. Modificar los registros ya existentes. Aspectos de interés general Vale la pena. el siguiente formato de pantalla.123 Ltda.Gerente . catálogos o la letra C. retirar. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. Ahora. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo.Secretario . se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila).XYZ Ltda. o simplemente retirar registros. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. retiro. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. ciudad. modificación. etc. dirección. que identificará la empresa en el momento de capturar. se evita así. nuevos tipos de documentos. la utilización de estos procesos es esporádica.Interacción del usuario con los catálogos. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. cuando se presenta esta situación. Tal como se ve a continuación. el nit. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. .. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. consultar o listar la información. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. nuevos centros de costos. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. Autorización: Número entre 1 y 99. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. apartado aéreo. que es comparado con el nivel de autorización del usuario. agencias. El CG-UNO. en caso contrario marque (0). (marque 1). para permitir el acceso o no a la información de la empresa. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. País: País de origen Datos Generales: Teléfono. Nit: Número de identificación tributaria. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. permite generar estados financieros. . si se quiere. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. El sistema. consultar o listar la información. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. modificación. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. que identificará la sucursal. retiro. libros auxiliares y libros oficiales. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. en el momento de capturar. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. con documentos independientes. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. un código de empresa no existente. y que a la hora de generar informes. En otras palabras. sale el mensaje "Empresa no Existe". Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. que se asocia a la moneda a crear. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. en el plan contable. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". un centro de utilidad ya existente.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. Ultima Tasa de Cambio: . que contiene el nombre de centro de utilidad. Si se trata de modificar ó retirar. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". El CG-UNO. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. en algunas de las cuentas del plan contable. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. tienen inicialmente incidencia. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. El sistema calcula el nivel de la cuenta. se toma como cuenta de nivel 1. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. se realiza una asociación a diferentes indicadores. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. Cuando la cuenta que se está creando. Presupuestos. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. etc. modificando ó retirando. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. Conciliación Bancaria. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. que tendrán los diferentes informes contables y financieros. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. Adicionalmente. en el momento de crear las diferentes cuentas. Formatos para edición: .Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. con base en el nivel de la cuenta padre. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. la nueva cuenta que se está creando.). se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. para las cuentas que tenga este indicador prendido.Es el mismo código de la cuenta. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. o si por el contrario. importaciones. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento.U. centros de costo. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. los restantes campos no los pide el sistema. etc. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. para definir el esquema de seguridad. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código.C. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. Estadísticas en Cantidades: - . se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. Este código. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. para realizar el proceso de conciliación al final del período. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Con la nueva reglamentación del P. va a servir de totalización. Conciliación Automática: Indica al sistema. divisiones ó áreas de la empresa. En caso de que la cuenta sea de título. con puntos de separación intercalados. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. se lleva también discriminado por cada documento transado.. complementaria a la contable. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. Normalmente. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. se debe dejar este campo en espacios. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. para que el sistema solicite en cada transacción. metros. Para lograr esto. Ej. la fecha inicial y la fecha final. la cantidad de unidades que corresponden. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. etc. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Por lo general. Este indicador d tiene sentido. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. los pasivos de naturaleza crédito (C). el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. en el momento de crear la cuenta. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. . un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. en el sistema UNO. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). El siguiente es el aspecto del plan contable. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros.: toneladas. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. kilos. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional.Indicador de uso en las cuentas de ventas. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. donde se cite la cuenta. solicitar la información adicional del caso. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. ND. en el comportamiento de todo el sistema. para llegar a un verdadero control Administrativo. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario.Es importante en este momento. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. AMO: . o Parámetros para indicar al sistema. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . DOC: Indica al sistema. que permiten. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. El indicador de DESTINO. NC. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. DES: Código del entorno. es la facilidad que da el sistema UNO. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. etc. evitándose así. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. Indicadores para detallar la información. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. acumulados por cada vehículo o cada máquina. PTO: Parámetro de presupuesto. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. Como se puede observar. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas).: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. en el plan contable. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. con el centro de utilidad citado. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. el beneficiario. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. que además del valor en pesos. Como parámetro de referencia. CAN: Parámetro de cantidad. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. que indica al sistema. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. CU. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE.Parámetro de amortización. es de fundamental importancia. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. todos comparten el mismo plan contable. . de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. para diferentes procesos contables. a cualquier centro de utilidad. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. Cuando éste campo está en blanco. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. el llevar el control de los saldos de las cuentas. no es necesario incluirlos en el plan contable. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. entran a ser el engranaje principal del sistema. máquina o centro productivo ó departamento. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. la cuenta. PATRIMONIO 4. 2894 de 1. mientras que el PUC. Disponible 1105. EGRESOS 6. representa el capítulo de clases. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. ACTIVOS 2. COSTO DE VENTAS 7. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Disponible 12. Así mismo. Ejemplos: 1. 2650 de 1993. como tal. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. ACTIVOS 11. PASIVOS 3. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. Caja 12. Inversiones Nivel 4: . 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. Ejemplo: 1. ACTIVOS 11. el Gobierno Colombiano. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9.994.994 y 2852 de 1. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre.Proceso -. se ha creado la opción de chequeo de estructura. sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". cuando crea. .En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. de acuerdo a la información declarada. (obligatorio) denominada sub. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. . que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. . mostrado a continuación permite hacer esta operación.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema. representa una subcuenta o auxiliares. y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. Disponible 1105. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas. Caja 110505 . para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC.Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. se asume que es una cuenta de nivel 1. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: .Compuesto por seis (6) dígitos. toma los seis del PUC. con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. modifica o retira una cuenta. . .La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. tiene el usuario del sistema. ACTIVOS 11. hace las veces de resumen del libro Diario. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". Chequeo de Estructura . Las opciones 4 a 6. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 .proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. del menú CG0103. Verificación del archivo de cuentas. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. por pantallazos pulsando . Para aplicar este proceso. las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. influyen en el plan contable. columnas. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. acabados. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. llevar el control de los montos acumulados.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). transfiriendo todo el movimiento registrado. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. para solucionar el problema detectado. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. para no dejar pasar por alto ninguna observación. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). entre los que se tienen: Preliminares. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. etc. cimentación. (**) Secuencia incorrecta. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. . que corresponde al mantenimiento del sistema. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. detallando: salarios. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. etc. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. fletes trayecto interno. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. o entorno generador de información. aportes. peajes. maquinaria. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. la solución a las anteriores situaciones. prestaciones. . gastos de nacionalización. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. seguros del exterior. fletes trayecto externo. subdivisión y departamento de la empresa.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. cultivos. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. vehículos. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. lubricantes. suerte y labor. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. impuestos. etc. etc. combustible. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. seguros del interior. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. Situación 2: CL. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. por medio del indicador de DEST (destino asociado). llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. importaciones. reparaciones. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. consumos. servicios de terceros. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. desvares. Iva. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. discriminando los montos acumulados por : fletes. Por lo general. etc. mantenimientos. Fedecafe. depreciaciones. que implican dobles procesos de grabación de información. en forma secuencial de cada componente. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. El CG-UNO. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. . ó en caso de ser necesario. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. Exige estructura: Número 0 ó 1. Situación 4: CC. . no declarado previamente. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). se han definido los diferentes entornos a controlar. que identifica el entorno que se quiere controlar. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres.Situación 3: IM. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". hace los siguientes chequeos de integridad de información: . lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Cuando este campo se deja en blanco. el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. En caso contrario. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. que identifica el destino a crear. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. con cualquier centro de utilidad. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. . Estado: Indicador de actividad del destino. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado.( De uno a ocho dígitos). que describe el destino. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. b. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. movimiento contable. Empresas y C. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. utilizados para generar informes de diversa índole.Este proceso cierra automáticamente los destinos. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. vendedor y sector económico. . que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. zonas/subzonas y sectores. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. sin necesidad de modificar. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. Una aplicación de esta facilidad. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. este manejo da mayor flexibilidad. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. a un vendedor y a un sector económico. Por otro lado. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. f. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. O otros Dirección: . Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. A través del indicador de beneficiario interno. e. puede modificarse. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año.I tarjeta de Identidad. día. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. Dado que un mismo beneficiario. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. T. En el momento de capturar una transacción contable. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. puede moverse por cuentas contables diferentes. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter.c. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. d. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. así esté en los saldos de la contabilidad. N= nit . mes. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. que se le hace en el catálogo de sucursales. el sistema permite conocer. C= cédula. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. el sistema permite consulta alfabética de la información. empleado. que incluyen 2 decimales. interno. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones.: Indicador de 1 carácter. en el catálogo de vendedores. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. Es opcional. En el caso de que sean varios teléfonos. si se quiere dejar en blanco se da . Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Es opcional. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. Es opcional.Campo alfanumérico de 25 posiciones. en el catálogo de sectores. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . exterior. proveedor. si se quiere dejar en blanco se da . otros y tipo. la clasificación del usuario como: socio. si se quiere dejar en blanco se da . Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. Clasificación del Benef. que en caso de utilizarse el código aquí citado. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. cliente. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. . Autoretenedor: . que con 0 indica no y con 1 indica si. acreedor. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. Es opcional. la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Es opcional. si se quiere dejar en blanco se da . Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Contacto: . con el que se identificará en las diferentes transacciones. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. al cual se le va a crear una sucursal. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Es opcional. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. si se quiere dejar en blanco se da . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. como por ejemplo los recibos de caja. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. las notas débito y crédito. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. que identifica el nombre del comprobante creado. los comprobantes de egresos. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. centro de utilidad y tipo de documento. y al cual está as ociado el documento a crear. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. y al cual está asociado el documento a crear. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. por cada empresa. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. Consecutivo: Número de 5 posiciones. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. . Documento: Código nemónico de 2 posiciones.: ND nota débito. Ej. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD.U. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones. debido a que la actual esta por vencerse. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. C. opción 4 del menú monitor. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. en donde cada uno. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. la descripción. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. . Por el módulo fiscal y tributario. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. En el CG-UNO. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. se debe seguir el siguiente procedimiento. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. de acuerdo a montos preestablecidos. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. la resolución fue aprobada entre este rango de números.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. en los primeros meses de cada año. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. tanto para la generación de declaración de renta. u otros grupos.000. . Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. como grandes contribuyentes. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. a renta. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. de renta y otros. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Retención por Iva . los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Naturaleza del anexo. Valor a tomar. Valor informado.S (segundo valor).Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Cuentas que se incluyen al anexo. Cuenta. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. se discrimina por tercero. que identifica el nombre del anexo. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Grupo de anexo.000. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. . Monto mínimo. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Costa Atlántica. puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. . Las diferentes ciudades. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. Acumula para base. y la Subzona. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. (presentación de balance de comprobación). Clase: Campo de una posición. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. (presentación de PYG).Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. diferentes análisis y reportes. preferencialmente. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. por ejemplo de cartera. clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC .Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. comisiones y registros por vendedor. seguimiento. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones).proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. por pantallazos pulsando . asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Actualiza Equivalencias . hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. (**) Secuencia incorrecta. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. para no dejar pasar por alto ninguna observación. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. para solucionar el problema detectado. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable.El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. a través de equivalencias. modifica o retira una cuenta.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Ejemplo prioridad Proveedores 01.Totalizador de transacciones . Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Clase de Prioridad: .El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas.Recibe las transacciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. Ejemplo: Dada una placa de vehículo. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. analiza el indicador de destino. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Definir el destino asociado. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. el CG-UNO. 4.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. que se declararon en el indicador de DEST. en el momento de capturar información. reparaciones. y cuando se esté grabando la información contable.. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. mediante el catálogo de DESTINOS. opción 02 del menú monitor. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. En el plan contable.. Dado un destino. 3. Dada una cuenta contable. lubricantes. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. ver en un lapso determinado. en la cuenta. 5.. al indicador de DEST. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. ver en un lapso determinado. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO.1. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. A partir de éste momento. tal como se ilustra a continuación. a. 2. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista. b. a cada una de las cuentas que se quiera controlar. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . el CG UNO. el sistema exigirá que el monto declarado. el CG-UNO.. Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos. posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 . 47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos. Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades. [pic] .