Manual Para La Elaboración de Comunicaciones Corveica Revisado Mlgl

March 20, 2018 | Author: Juan Felipe Posada Goez | Category: Email, Quotation Mark, Computer File, Semiotics, Communication


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FONDO DE EMPLEADOS DEINSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS - CORVEICA MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES Bogotá, diciembre de 2014 Gerencia – Dirección General CORVEICA 1 Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Gerencia – Dirección General CORVEICA 2 Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 NORMAS GENERALES CÓDIGO DE DEPENDENCIA MÁRGENES BÁSICOS DE LA HOJA TIPO Y TAMAÑO DE LETRA ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIÓN DE LOS MÁRGENES ESPACIADO ENTRE LÍNEAS Y PÁRRAFOS ENCABEZADO DE PRIMERA PÁGINA USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS DENOMINACIÓNES FEMENINAS Y PROFESIONALES ABREVIATURAS FECHAS DENTRO DEL TEXTO TRANSCRIPCIÓN TEXTUAL DE DOCUMENTOS CIFRAS 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 OFICIOS COMPONENTES DEL OFICIO CÓDIGO Y CONSECUTIVO CIUDAD Y FECHA DATOS DEL DESTINATARIO ASUNTO SALUDO O VOCATIVO TEXTO PÁGINAS SUBSIGUIENTES DESPEDIDA REMITENTE REGISTROS ADICIONALES IDENTIFICACIÓN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN: COMUNICACIONES CORTAS 3 3.1 3.2 3.3 MEMORANDOS COMPONENTES DEL MEMORANDO DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO CÓDIGO Y CONSECUTIVO Gerencia – Dirección General CORVEICA Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 ENCABEZADO TEXTO DESPEDIDA REMITENTE: ANEXO COPIA IDENTIFICACIÓ DEL TRANSCRIPTOR: PÁGINAS SIGUIENTES 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 CIRCULARES CLASIFICACION DE CIRCULARES NUMERACIÓN COMPONENTES DE LA CIRCULAR DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO CÓDIGO Y CONSECUTIVO ENCABEZADO TEXTO DESPEDIDA REMITENTE: ANEXO IDENTIFICACIÓN DE TRANSCRIPTORES: PÁGINAS SIGUIENTES 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 ACTAS COMPONENTES DE UN ACTA TÍTULO DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO CIUDAD Y FECHA HORA LUGAR ASISTENTES INVITADOS AUSENTES ORDEN DEL DÍA DESARROLLO CONVOCATORIA FIRMAS RESPONSABLES ANEXOS TRANSCRIPTOR PÁGINAS SIGUIENTES 6 RESOLUCIONES 6.1 TIPOS DE RESOLUCIONES 6.2 ESTILO O FORMATO Gerencia – Dirección General CORVEICA 9 6.4 6.6 6.8 6.4 7.1 7.5 6.3 6.7 6.10 COMPONENTES DE LA RESOLUCIÓN DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 6. 7.5 CORREO ELECTRÓNICO COMPONENTES DEL CORREO TIPO Y TAMAÑO DE LETRA ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIÓN DE LOS MÁRGENES ESPACIADO ENTRE LÍNEAS Y PÁRRAFOS FIRMA 8 NORMAS RELACIONADAS Gerencia – Dirección General CORVEICA .3 7. NÚMERO Y FECHA ENCABEZADO CONTENIDO PÁGINAS SUBSIGUIENTES VIGENCIA Y DEROGATORIAS FIRMA DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR 7.2 7. Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS – CORVEICA Diego Andres Congote Montoya Agente Especial Martha Liliana Garavito López Directora General Estratégica Cesar López Bandera Consultor Empresarial Gerencia – Dirección General CORVEICA . cuyo objeto es formalizar los lineamientos generales para la elaboración y presentación de las comunicaciones internas y externas del CORVEICA. y tratamiento de sus componentes. tipos de letra.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos PRESENTACIÓN En el FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS – CORVEICA . DIEGO ANDRÉS CONGOTE MONTOYA Agente Especial – Representante Legal Gerencia – Dirección General CORVEICA .nos hemos comprometido a la implementación de un “Manual para la elaboración de comunicaciones Institucionales”. formatos. Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicación permanente en todas las áreas de CORVEICA y su cumplimiento tendrá la supervisión de los directivos. jefes de áreas y coordinadores de grupo. con el fin de estandarizar los criterios de escritura. Agradezco el seguimiento que cada uno de los funcionarios haga de esta guía en el desarrollo de sus actividades laborales. 1 CÓDIGO DE DEPENDENCIA Código que identifica el área que emite la comunicación y su consecutivo. 1.2 MÁRGENES BÁSICOS DE LA HOJA Los siguientes márgenes se aplicarán para todas las comunicaciones y actos administrativos que no indiquen una medida diferente en el presente manual. Se aplicará la codificación orgánica vigente de la entidad. Deben tenerse en cuenta al redactar y presentar las comunicaciones contempladas en esta norma. NORMAS GENERALES Las siguientes son las consideraciones básicas para la elaboración de las comunicaciones dirigidas al público interno y externo del FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS – CORVEICA. Gerencia – Dirección General CORVEICA . 1.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 1. Gerencia – Dirección General CORVEICA .Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 3 Centímetros cuando va un título del borde superior 3 Centímetros página común o texto en continuación del borde superior. 5 Centímetros del borde inferior cuando llevan notas de pie de página. 3 Centímetros del borde inferior termina texto 2 Centímetros del borde inferior a la paginación. 3 TIPO Y TAMAÑO DE LETRA • • Para la elaboración de los documentos se utiliza letra Arial sencilla de 12 puntos. Gerencia – Dirección General CORVEICA . copias y transcriptores. Se utilizará de 9 puntos para la identificación de los anexos.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 1. 5 ESPACIADO ENTRE LÍNEAS Y PÁRRAFOS • • El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo. cuando así lo requieran. No se debe exagerar su uso. Entre párrafos es de dos renglones sencillos. los puntos cardinales y las estaciones del año. Se debe distinguir el nombre propio del término genérico. Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato.6 ENCABEZADO DE PRIMERA PÁGINA • Corresponde al logo y razón social de la entidad.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 1. Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas.4 ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIÓN DE LOS MÁRGENES • • Se utiliza el estilo denominado bloque extremo. • • Ejemplos: Nombre propio Cooperativa de Recicladores Gerente General Departamento de Compras 1. El texto del documento se justifica tanto a la derecha como a la izquierda. los meses.8 Término genérico Estamos requiriendo a la cooperativa Habrá reunión de gerentes Se le enviará a dicho departamento. empresas. 1. nombres de cargos y dependencias. es decir que todas las líneas de escritura parten del margen izquierdo de la hoja. 1. excepto después de punto y al comienzo de párrafo. se escriben con minúscula los días. En español. Ejemplos: CARGOS TITULOS Gerencia – Dirección General CORVEICA .7 USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS • • • • Las palabras escritas con mayúsculas sostenida no se dividen. 1. lugares. Se deben tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida. DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua. 11 TRANSCRIPCIÓN TEXTUAL DE DOCUMENTOS • Al transcribir un texto se deja un espacio de tabulación del computador desde el margen izquierdo del documento. El año puede ir en cuatro o dos dígitos. Ejemplos: Industrias Pelícano Ltda.10 FECHAS DENTRO DEL TEXTO • En letras se colocan en este orden: Día. Cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado. Humberto Pérez Prado Oscar de J.gerenta Tesorera Vicepresidenta Vicerrectora Abogada Administradora Arquitecta Bacterióloga Comunicadora Social Contadora Pública Diseñadora Textil 1. Ejemplo: Conforme a su comunicación del 12 de enero de 2014. Cuando hacen parte del nombre o razón social de una empresa. le informamos.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Alcaldesa Asistente Decana Gerenta Gobernadora Jefa Ministra Presidente Revisora Fiscal Secretaria General Sub . Copia: Dr. mes y día. • Gerencia – Dirección General CORVEICA . Ejemplos: 2014-01-25 14-02-26 1. Vargas Porto 1. Las comillas indican inicio y fin de la transcripción. • En forma numérica abreviada se colocan en este orden: Año. mes y año. Sólo se utilizan en los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia...9 ABREVIATURAS • • El uso de abreviaturas en los textos es incorrecto. De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.12.12 CIFRAS 1. 1.” Transcripción parcial de un primer párrafo.... autogestión. autonomía. contratadas directamente por la empresa de servicios temporales.011 CTA entregaron información. Por tal motivo la cartera de trabajo expidió multas por más de 419 millones de pesos.011 CTA entregaron información. Estos recursos se destinan al Sena. Por tal motivo la cartera de trabajo expidió multas por más de 419 millones de pesos.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • Los puntos suspensivos indican existencia de un texto que no se necesita incluir en la transcripción.” Transcripción parcial de un último párrafo. mediante la labor desarrollada por personas naturales. realizó durante el año 2013. inherentes o conexas.De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.1 Cifras en moneda: • Se utiliza el signo pesos pegado al número • Se utiliza el apóstrofo (‘) para indicar millón(es) • Se utiliza coma (. 1. busca que las Empresas de servicios temporales contrate la prestación de servicios con terceros beneficiarios. Se investigaron a 961 y se sancionaron 118.067 visitas a Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) para inspeccionar. “. equidad y protección social que corresponden a la esencia de las Cooperativas de Trabajo Asociado.” 1. “El Ministerio de Protección Social informó que la Unidad Especial de Inspección Vigilancia y Control del Trabajo. 961 fueron investigadas y 118 sancionadas. Estos recursos se destinan al Sena. “El Ministerio de Protección Social informó que la Unidad Especial de Inspección Vigilancia y Control del Trabajo.) para separar decimales Gerencia – Dirección General CORVEICA . En este contexto es válido recordar que el Ministerio de la Protección Social a través del Decreto 4588 de 2006..067 visitas a Empresas de Servicios Temporales para inspeccionar el cumplimiento de su función. para el desarrollo de sus actividades ordinarias. Ejemplos: Transcripción de un texto completo.. “. Así se inicia la información periodística publicada en el El Tiempo el pasado 15 de marzo. la cual asume con respecto de éstas el carácter de empleador o patrono. 961 fueron investigadas y 118 sancionadas. En este contexto es válido recordar que el Ministerio de la Protección Social a través del Decreto 1433 de 1983.. está buscando precisar las conductas que hasta el momento han desvirtuado los principios de solidaridad. realizó durante el año 2006.” Transcripción parcial de un párrafo intermedio. Gerencia – Dirección General CORVEICA .12.7 Rango de números • Se escriben en cifras aun cuando el número sea de un solo dígito.50) 1..87 Cifras en letras Se escribe la cantidad en letras Ejemplo: Cuatro millones de pesos 1.456’534. Ejemplo: $4’534. en cifras Ejemplo: Hemos enviado 12 carpetas de la entidad XXX. 32.2 • $3. • Del 10 en adelante.4 Años • No se separan con espacio ni con punto.825..000.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • Los decimales para cifras enteras se escriben con ceros y no con la letra o minúscula ni el signo igual (=).5 Documentos de identidad • Los números se separan con punto • Si el origen de la cédula no es muy conocido se coloca el nombre del departamento entre paréntesis. Ejemplo: 1966.C.6 Números dentro del texto • Del uno al nueve se escriben en letras Ejemplo: Hemos enviado dos requerimientos.12.456 de Galapa (Atlántico) 1.12.475 de Barranquilla Cédula 8.12. 1.707. 2007 1. 2000.50 (cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos) Cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos ($4’500.12. Ejemplos: $4’500.000.000.12.3 Cifras en documentos legales • Los números se escriben en cifras y letras o viceversa pero conservando uniformidad en el documento.000.00 1. Pueden usarse dos opciones Ejemplos: C. 9 Números telefónicos • Se separan por grupos y con espacios • El indicativo va entre paréntesis Ejemplo: (1) 489 50 09 1.157. Para su elaboración se utiliza papel tamaño carta con logotipo y pie de página.306 5 2. Para la primera hoja de los oficios se utiliza logotipo y pie de página.12. porcentajes y proporciones • Se utilizan números Ejemplos: 8°. • Se deja un espacio antes del último dígito que es el de verificación. y para la segunda y siguientes. 5%. de acuerdo con los formatos establecidos para el efecto.10 NIT • Se escriben en cifras de miles separadas por punto.12. Ejemplo: NIT 800.8 Grados.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Ejemplo: La población cubierta está entre los 5 y los 10 años 1. Cada oficio consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada electrónicamente o en el archivo pertinente.12. OFICIOS Los oficios son comunicaciones internas o externas que se generan para solicitar o transmitir información entre las diferentes dependencias de CORVEICA o entre ésta y los usuarios externos en ejercicio de sus funciones institucionales. escala 1:1000 1.1 COMPONENTES DEL OFICIO • • • • • • • • • Código y consecutivo de radicado de salida Ciudad y fecha de expedición de la comunicación Datos del destinatario Asunto Saludo o vocativo Texto o cuerpo del mensaje Remitente Registros adicionales Transcriptor Gerencia – Dirección General CORVEICA . 2. pie de página. 2 CÓDIGO Y CONSECUTIVO • • El código corresponde al número que identifica el área que emite la comunicación conforme a las tablas de retención adoptadas en la entidad. se escribe completo. El consecutivo corresponde al número de radicación definido. preferentemente. etc. D. Doctor.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 2. dirección o apartado aéreo. Gerencia – Dirección General CORVEICA . nombre de la persona. • 2. Señor.2 Nombre Corresponde a la persona a quien va dirigida la carta • Se escribe todo en mayúsculas sin negrilla. • Se escribe el nombre completo (dos apellidos). 2. empresa.1 Título Tratamiento que se da al destinatario de acuerdo con sus calidades o profesión. etc. 2. mes y año corresponde al adjudicado por el sistema al momento de radicar el documento. se deben incluir ambos.4 DATOS DEL DESTINATARIO • Incluyen: Título. La ciudad es la única parte de la fecha que se digita al momento de elaborar el oficio. • Si la persona usa su nombre compuesto. • El título no se abrevia.3 CIUDAD Y FECHA • • • • • Incluye: Ciudad. La ciudad inicia en mayúsculas. Ejemplo: Bogotá. Se escribe a uno o dos renglones del logotipo de la hoja. cargo. día. Ingeniera.4. se utiliza el género femenino: Contadora Pública. ciudad y país. Señora. mes y año. El día.4.C. Se escribe cuatro renglones después de la fecha. El nombre de la ciudad se escribe a uno o dos renglones del código. • No se finaliza con el signo dos puntos (:) • En caso de ser mujer. 2. • De acuerdo a la extensión de la ciudad. es decir. éstos se colocan en dos o tres renglones. • En caso de utilizar la sigla. sólo se colocan en los datos del destinatario. y otras que pueda contener la razón social. 40-40 Bogotá D. • Si va dirigido a un apartado. estado o provincia y país.4. no se coloca la dirección. El número del apartado va seguido • La ciudad se coloca. Cuando se trata de Bogotá D. • No se abrevian las palabras carrera. • Se utiliza la denominación más ampliamente conocida. avenida. se especifica ciudad. no en la fecha superior de la comunicación. sigla o acrónimo. Si se quiere destacar se puede digitar en mayúscula sostenida. calle. iniciales y no iniciales de una razón social).C. No se utiliza el signo #.4. • Si es muy extenso se puede escribir en 2 renglones. 2. se especifica el departamento separado por coma. • Se utiliza la abreviatura No. 2. departamento y país. diagonal.5 Dirección o apartado Sede u oficina y cuidad de destino de la correspondencia. etc. según lo haya registrado la institución. Ejemplos básicos: a) Con dirección b) Con apartado Doctor JUAN PEREZ CRUZ Gerente Fondo de Empleados Cruz Carrera 40 No. Santander Gerencia – Dirección General CORVEICA . Entre las dos series finales de números se utiliza el guion seguido sin dejar espacio (-). • En caso de utilizar el nombre completo..4. • En caso de utilizar acrónimos (abreviatura conformada por diferentes letras. Con punto o no. • Si la carta va dirigida al extranjero. razón social. se escriben en mayúscula sostenida.A. se escriben con mayúscula inicial.C.4 Empresa Identifica la razón social de la compañía. • Si la carta va dirigida a otra ciudad del país. se escribe con mayúscula inicial respetando las DENOMINACION Ltda. incluso cuando se trate de correspondencia local..C.3 Cargo Identifica el cargo que desarrolla el destinatario • Se escribe con letra mayúscula inicial. las letras D.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 2. S. Ingeniera ALICIA SOTO DIAZ Gerenta Fondo de Empleados Cruz Apartado 50456 Bucaramanga. ingeniería Lucía. y de acuerdo con… Respetuosamente lo saludamos y confirmamos… 2. cuando no hay asunto ni saludo independiente. Esta línea es opcional. • Se escribe a dos renglones de los datos del destinatario cuando hay saludo personal. Se puede escoger entre dos opciones. o a tres del asunto.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 2. Como saludo independiente. Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis renglones de los datos del destinatario. se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos. • Se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay saludo personal.7 TEXTO Es el cuerpo del mensaje o comunicación.5 ASUNTO Síntesis del contenido de la carta. • • • • Para las damas se acostumbre usar el nombre y para los caballeros. • Máximo debe tener cuatro palabras con mayúscula inicial. • • • Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre párrafos Se trata de usted. Gerencia – Dirección General CORVEICA . el apellido. Ejemplo: Asunto: Requerimiento de información 2. Se expresa. en primera persona del plural (nosotros) aunque esté firmada por una sola persona. Ejemplos: a) Saludo independiente Respetado señor Martínez: Señora Ministra: Apreciada ingeniera Gloria: Cordial saludo señor Gómez: b) Saludo dentro del texto Tenemos el gusto de saludarla. si lo hay. cuando lo hay. Se inicia a cuatro renglones de los datos del destinatario.6 SALUDO O VOCATIVO Línea opcional de cortesía dirigida al destinatario. preferiblemente. • Se escribe de tres a cuatro renglones de la despedida. Cordialmente. cuando los hay. • Se escribe a dos o tres renglones del texto. • El nombre se escribe en mayúsculas sostenida sin resaltar con negrita. Para nosotros es un gusto servirle. aumente renglones entre: El código y la ciudad. Para ello se repetirá el código del área y el número de radicado y se colocará el número de la página correspondiente. Toda la letra Arial itálica de 9 puntos.9 DESPEDIDA Expresión de cortesía que cierra el texto. Ejemplo: GG – 2014XXXXXX 2. se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en las siguientes.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • Se inicia a tres renglones del asunto o del saludo. • Hay dos opciones: Sólo se utiliza una de ellas en la carta. se debe tener en cuenta lo siguiente: • • • • • • • Usar páginas en blanco con pie de página institucional. 2.): Agradecemos su gentil colaboración. No se deben usar páginas de continuación para escribir sólo una o dos líneas sueltas. • El cargo sólo en mayúscula inicial. En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo. • Frase de cortesía terminada en punto (. Debe llevar un encabezado que permita identificar a qué documento principal pertenece. 2. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. La ciudad y los datos del destinatario.10 REMITENTE Nombre de la persona que firma la comunicación.8 PÁGINAS SUBSIGUIENTES En caso que se requiera(n) otra(s) página(s) para continuar la comunicación. es conveniente ampliar los renglones en la primera página para que el texto corra a la segunda página. Sinceramente. Los datos del destinatario y el saludo. La página de continuación debe tener por lo menos un párrafo completo de información.): Atentamente. En este caso. Gerencia – Dirección General CORVEICA Página 2 de 3 . Iniciar la página desde los márgenes ya preestablecidos en el punto 1 de este manual (Normas Generales). Si esto ocurre. • Palabra corta seguida de coma (. piso 11 b) Copia para personas de la misma entidad Copia: Señores Julio Pérez. Calle 32 No. cargo y empresa.1 Anexos Documentos u otros soportes incluidos con la comunicación enviada. nombre.11.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • Si firman dos personas. se detallan en el texto. • Se detallan a dos renglones del remitente. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa. Ejemplos: a) Copia para personas de otras empresas Copia: Sr.11 REGISTROS ADICIONALES Aquí se incluye la relación de anexos o copias enviadas a otras personas. Darío Gómez. Eduardo Martelo Conde. • Se escribe a dos renglones del remitente o de los anexos si los hay. Gerencia – Dirección General CORVEICA . Profesional Universitario – Departamento Financiero. Ejemplos: Anexo: uno (10 folios) Anexos: tres (dos disquetes y un CD) 2. 7-24. Ejemplo: ENRIQUE VALLEJO DERRO Director General 2. Profesional Especializado. o al lado. 57-34. el último se escribe centrado en la página. • Se anota la palabra Anexo o Anexos en mayúscula inicial. • Se anota la palabra Copia seguida de dos puntos (:) • A dos espacios se relacionan los destinatarios con tratamiento. Julio Pérez Gómez. seguida de dos puntos (:) • A dos espacios en minúscula se enuncia la cantidad detallando el número de hojas o el tipo de anexo. en caso de necesitarse.11. Director ICBF. Si firman número impar. se escriben uno debajo del otro.2 Copia: Fiel reproducción del documento. Si se requiere. Carrera 8ª No. Subgerente Tempo Ltda. piso 2 Dr. 2. • Se prohíbe el uso de la frase “lo anunciado” a continuación de la palabra anexo. se escribe el nombre con mayúscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicación. respaldan y revisan el documento que se prepara para la firma del responsable final.13 Patricia M. RESPALDAN Y REVISAN: Es la identificación de quienes proyectan. puede redistribuir espacios entre renglones. Igualmente este último revisor del documento deberá colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales. otros tres entre el código y la ciudad.12 IDENTIFICACIÓN DE QUIENES PROYECTAN. 3. En segundo lugar. ABCD JACR/María I. • • • • • • Se escribe a dos renglones del firmante o del último renglón escrito. Ejemplos: Patricia M. separadas entre sí por el signo / (barra). Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente. Si esa persona es la misma que firma. Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan y proyecta la comunicación. Al lado izquierdo de los datos de quien respalda el documento debe colocarse su firma abreviada. COMUNICACIONES CORTAS Para guardar la estética y armonía en la distribución de los componentes de una comunicación con poco texto. Los registros adicionales se pueden separar con tres renglones. Se pueden dejar hasta seis renglones para iniciar los datos del destinatario. utilizando el tipo de letra Arial y un tamaño de 9 puntos. En primer lugar se escriben en mayúscula las primeras iniciales del nombre y apellidos de la persona que respalda la comunicación (generalmente jefe de área o coordinador). ABCD 2.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 2. se colocará a un renglón de los datos del transcriptor la identificación del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. así: • • • Se pueden dejar tres renglones entre el margen superior y el código o número. entonces se omiten sus iniciales. En este caso. MEMORANDOS Gerencia – Dirección General CORVEICA . ABCD MLGL/Martha G. se pueden sobrepasar los límites convencionales. Se escribe la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida. los memorandos forman parte de la memoria institucional y se constituyen en elementos de juicio para recordar lo necesario. En la elaboración de memorandos se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: 3.3 CÓDIGO Y CONSECUTIVO Gerencia – Dirección General CORVEICA . Jefaturas o Coordinaciones.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Los memorandos son las comunicaciones internas que se producen entre funcionarios de distintas dependencias de CORVEICA. y para la segunda y siguientes hojas en blanco con orla como pie de página. Para su elaboración se utiliza papel tamaño carta con logotipo y pie de página. por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignada. actividades y decisiones. Son competentes para la expedición de memorandos los funcionarios que desempeñan cargos de Dirección.2 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO • • Se escribe a tres renglones del logotipo. centrada y destacada con negrita. Cada Memorando consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada electrónicamente o en físico. 3. En un sentido más amplio. Este es el único formato que se emplea para la comunicación escrita entre las dependencias de CORVEICA. 14 puntos. de acuerdo con el formato preestablecido. apoyar consultas. Para la primera hoja de los memorandos se utilizará logotipo y orla como pie de página.1 COMPONENTES DEL MEMORANDO • • • • • • • • • Denominación del documento Código y consecutivo Encabezado Texto o cuerpo del mensaje Despedida Remitente Anexos Copia Transcriptor 3. Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Letra de 14 puntos. remitente. Se escribe a dos renglones del asunto. Ejemplo: Gerencia – Dirección General CORVEICA . 3.4. mes y año.4.4.4 ENCABEZADO Consta de los datos del destinatario. día. El consecutivo corresponderá al asignado el área respectiva. Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Código que identifica el área que emite la comunicación y su consecutivo.4 Ciudad y fecha • • • Incluye: Ciudad.1 Datos del destinatario • • • • Se escribe a tres renglones de la denominación del documento. 3. (:) Se dejan dos espacios de tabulación y se escribe en mayúscula inicial el cargo de quien remite el memorando. (:) Se deja un espacio de tabulación y se escribe en mayúscula inicial la síntesis del contenido. 3. asunto y fecha del memorando 3. Se ubica debajo de la palabra MEMORANDO a un renglón sencillo. Los memorandos van dirigidos a personas no a grupos.4. se sugiere omitir los nombres y escribir los cargos en forma genérica.2 Datos del remitente • • • Se escribe a dos renglones del destinatario. Se escribe la palabra DE en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulación y se escribe en mayúscula sostenida el nombre del destinatario y debajo el cargo en mayúscula inicial. (:) Se deja un espacio de tabulación y se escribe el dato en negrita y mayúsculas y minúsculas. La ciudad inicia en mayúsculas y el mes en minúscula. Cuando el memorando se dirija a varias personas.3 Asunto • • • Síntesis del contenido del memorando: Se escribe a dos renglones del remitente. 3. Se escribe la palabra PARA en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos. breve. en consecuencia el texto empieza en forma directa.. Si son más • Gerencia – Dirección General CORVEICA . aquí se escribe su nombre con mayúscula sostenida a cuatro (4) renglones de la despedida. • Se escribe a dos renglones del texto • Se usa palabra corta seguida de coma (. para que el funcionario firme encima de dicho nombre.7 REMITENTE: • • Se escribe de cuatro a seis renglones de la despedida. 3.6 DESPEDIDA Expresión de cortesía que cierra el texto. Ejemplo: Con motivo del plan de mercadeo que adelantará la entidad a los asociados y entidades potenciales para la prestación de servicios. 3.. Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre párrafos. • • • • Se inicia a dos o tres renglones de la fecha. Se utiliza tratamiento de usted y se expresa en primera persona del singular o del plural. Los memorandos no llevan saludo. sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro. En el caso de dos firmantes. Se redacta en forma clara. colocando en primer lugar el de mayor jerarquía. 12 de noviembre de 2014 3.): Atentamente..5 TEXTO Es el cuerpo del mensaje.C.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos MEMORANDO 2014 10 12 3 PARA:ANA MARIA RESTREPO Secretaria de Gerencia DE: Agente Especial ASUNTO: Elaboración plan de mercadeo FECHA: Bogotá D. o en parejas uno frente a otro.. sencilla y cortés. se requiere elaborar un cronograma de visitas. directa. Como en el encabezado del memorando sólo se ha indicado el cargo del remitente. Cordialmente. En segundo lugar. proyectan y/o transcriben el documento. utilizando el tipo de letra Arial y un tamaño de 9 puntos.8 ANEXO • • • Se escribe a dos renglones del firmante. nombre y cargo.10 IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: Es la identificación de quienes respaldan.9 COPIA • • • Si lleva copia se escribe a dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) Se escribe la palabra Copia seguida de dos puntos (:) A continuación se relacionan los destinatarios de la copia así: tratamiento. Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos de dos y el número es impar. En primer lugar se escriben en mayúscula las primeras iniciales del nombre y apellidos de la persona que respalda la comunicación (jefe de área o coordinador). Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan. el último se centra. se colocará a un renglón de los datos del transcriptor la identificación del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien respalda el documento. Se incluye la relación de anexos en caso de necesitarse. Se prohíbe el uso de la frase “lo anunciado” a continuación de la palabra anexo. Igualmente este último revisor del documento deberá colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales. 3. Ejemplos: Anexo: Acta comité de capacitación y bienestar (2 folios) Anexo: Informe de presupuestales (50 folios) 3. Si esa persona es la misma que firma. 3. proyectan y/o transcriben el memorando. Se tendrá especial cuidado para que el código de la dependencia de origen del memorando corresponda con la dependencia de la persona que firma como de mayor jerarquía. Gerencia – Dirección General CORVEICA . Coordinadora Grupo de Talento Humano. entonces se omiten sus iniciales. se escribe el nombre con mayúscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicación. • • • • • • Se escribe a dos renglones del firmante o del último renglón escrito. separadas entre sí por el signo / (barra). Ejemplo: Copia: Señora Ada García López. Su único fin es el de comunicar y aclarar decisiones aprobadas por otro medio. En este caso. se debe tener en cuenta lo siguiente: • • • • • • • Usar páginas en blanco sin logo en la parte superior.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Ejemplos: Maritza C. En la elaboración de circulares. CIRCULARES Las circulares son comunicaciones internas o externas. sin importar el medio a través del cual se envíen (papel o correo electrónico). se utilizará papel tamaño carta y. La página de continuación debe tener por lo menos un párrafo completo de información. No se deben usar páginas de continuación para escribir sólo una o dos líneas sueltas. Ejemplo: GG – 20141023 Página 2 de 3 4. además del Agente Especial o su delegado ejecutivo. Se repetirá el código del área y el número de consecutivo y se colocará el número de la página respectiva. pueden ser expedidas por los Directores de Área. 3. La expedición de circulares externas de carácter general y normativo radica en el Agente Especial o a quién delegue con carácter directivo. con el mismo texto o contenido. mientras que las de carácter interno y general. etc. aumente un espacio entre: El código y el destinatario La fecha y el inicio del texto del memorando. con orla en pie de página. Si esto ocurre. La numeración de las circulares externas e internas será independiente. de carácter general o normativo. Iniciar la página desde el margen ya preestablecido. Mediante circulares no podrán aprobarse normas o reglamentos. Todo en letra arial itálica de 9 puntos. MALM PÁGINAS SIGUIENTES En caso que se requiera(n) otra(s) página(s) para continuar el memorando. es conveniente ampliar los renglones en la primera página para que el texto corra a la segunda página. Debe llevar un encabezado que permita identificar a qué documento principal pertenece. GHH/Jorge P. se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: Gerencia – Dirección General CORVEICA . MLM/Gustavoo T.11 MLM/ Maritza C. dirigido a varios destinatarios. actas. ni tomarse determinación alguna que modifique acuerdos. 1 Circular Externa: Comunicación con el mismo texto. disposiciones. La asignación del número estará a cargo del Área de Correspondencia. proveedores u otros clientes externos de CORVEICA. es responsabilidad de la dependencia de origen. Estas circulares deben ser enviadas al Director del Área para su revisión. previa solicitud por parte de la dependencia que origina la circular interna. El envío de estas circulares y la conservación de la copia correspondiente.2 NUMERACIÓN Las circulares internas y externas son numeradas en la dependencia encargada de su archivo y custodia. las circulares se clasifican en: 4. políticas. así como su envío a través de los medios definidos internamente.1. Cuando se requiera enviar una circular por correo electrónico. cambios. La numeración de estas circulares se iniciará con el 001 en la primera circular que se despache cada año.2 Circular Interna: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales. utilizada para dar a conocer a los usuarios.1.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 4.1 CLASIFICACION DE CIRCULARES De acuerdo con el destinatario. Para la difusión de estas circulares se preferirá el uso del correo electrónico por cuanto estas comunicaciones no generan respuesta y su objetivo es que lleguen rápida y oportunamente a los destinatarios. cuando sea del caso. órdenes y asuntos de interés común. Esta dependencia también tiene a su cargo la conservación física del documento. 4. normas. productos y servicios u otra información de carácter general. 4.3 COMPONENTES DE LA CIRCULAR • • • • • Denominación del documento Código y consecutivo Encabezado Texto o cuerpo del mensaje Despedida Gerencia – Dirección General CORVEICA . 4. primero deberá obtener el respectivo número en la dependencia encargada. La asignación del número está a cargo del Área de Correspondencia. Las circulares internas y externas se numerarán independientemente. visto bueno y posterior firma del Agente Especial o su delegado ejecutivo. Se escribe la palabra DE en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos.4 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO • • Se escribe cuatro renglones después del margen superior. • • Se numera en forma consecutiva iniciando con 001 al iniciar cada año. • Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulación y se escribe en mayúsculas sostenida y negrita el (los) cargo(s) de (l) destinatario.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • • Remitente Anexo Transcriptor 4. remitente. asunto y fecha del memorando 4. El número de consecutivo de las circulares o cartas circulares será independiente entre sí y se colocará al lado de la denominación CIRCULAR INTERNA No. 4. o CIRCULAR EXTERNA No.6. 4. 4.6 ENCABEZADO Consta de los datos del destinatario. (:) Gerencia – Dirección General CORVEICA .1 Datos del destinatario • • • Se escribe a tres renglones de la denominación del documento.6. Se escribe la palabra PARA en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Se escribe la palabra CIRCULAR INTERNA No. 14 puntos.5 CÓDIGO Y CONSECUTIVO Código que identifica el área que emite la comunicación y su consecutivo. centrada y destacada con negrita. 4. o CIRCULAR EXTERNA No.6.3 Asunto Síntesis del contenido de la circular • Se escribe a dos renglones del remitente. (:) Se deja un espacio de tabulación y se escribe en mayúsculas sostenida y negrita el cargo del remitente. Mayúscula sostenida.2 Datos del remitente • • • Se escribe a dos renglones del destinatario. Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre párrafos 4. Cordialmente. 4.C.8 DESPEDIDA Expresión de cortesía que cierra el texto. (:) • Se deja un espacio de tabulación y se escribe en negrita el dato en mayúsculas y minúsculas. • Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayúscula sostenida seguida de dos puntos.9 REMITENTE: Nombre de la persona que firma la circular • Se escribe de cuatro a seis renglones de la despedida • El nombre se escribe todo en mayúsculas y en negrita Gerencia – Dirección General CORVEICA . • Se inicia a dos o tres renglones de la fecha. • Se escribe a dos renglones del asunto. 4.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • Se deja un espacio de tabulación y se escribe en mayúsculas inicial y negrita la síntesis del contenido.7 TEXTO Es el cuerpo del mensaje. así: La ciudad inicia en mayúsculas y el mes en minúscula Ejemplo: CIRCULAR INTERNA No. 001 PARA: TODO EL PERSONAL DE: AGENTE ESPECIAL ASUNTO: Elaboración de informes FECHA: Bogotá D..) Atentamente.4 Ciudad y Fecha: Incluye: Ciudad.6. mes y año. • Se escribe a dos renglones del texto • Se usa palabra corta seguida de coma: (. día. 12 de noviembre de 2014 4. Se prohíbe el uso de la frase “lo anunciado” a continuación de la palabra anexo.12 DF MLFR/Sandra S. ADES PÁGINAS SIGUIENTES En caso que se requiera(n) otra(s) página(s) para continuar la comunicación. ADES 4. se colocará a un renglón de los datos del transcriptor la identificación del revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor deberá colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales. Se identifica con el código del área que prepara el documento y las iniciales de las personas que proyectan y/o transcriben el documento. utilizando el tipo de letra Arial y un tamaño de 9 puntos. pero si es otra persona la que firma se anotan las iniciales de primer nombre y de los dos apellidos. separadas entre sí por el signo / (barra).11 IDENTIFICACIÓN DE TRANSCRIPTORES: Es la identificación de quienes proyectan y/o transcriben el documento. • • • • • • Se escribe a dos renglones del firmante o del último renglón escrito. Ejemplos: DG María H. Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente. ADES DA MALM/Fernando S. se escribe el nombre con mayúscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicación. Si es la misma que lo firma se omiten.10 ANEXO • • • Se escribe a dos renglones del firmante Se incluye la relación de anexos en caso de necesitarse.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 4. En segundo lugar. Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien proyectó el documento o actúa como responsable del mismo. Las primeras iniciales escritas en mayúscula. Ejemplos: Anexo: Formato reporte información (un folio) 4. se debe tener en cuenta lo siguiente: Gerencia – Dirección General CORVEICA . corresponden a la persona que proyecta el documento. En este caso.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • • • • • • Usar páginas en blanco sin logo en la parte superior pero con el pie de página institucional.Circular Externa No. tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones y comités constituidos legalmente en CORVEICA. contra el margen izquierdo y se compone del nombre de la reunión y el número de la misma. para el archivo en la dependencia que actúa como secretaría del comité y las copias para los diferentes miembros que lo integran y su archivo en la dependencia donde éstos laboran. Se repetirá el código. 001 Página 2 de 2 Página 2 de 2 Página 2 de 2 5. administrativas. La fecha y el inicio del texto de la circular. Para la elaboración de actas se utiliza papel con logotipo de tamaño carta. Gerencia – Dirección General CORVEICA . así como los comités que funcionen para labores técnicas. operativas o de asesoría. Todo en letra Arial itálica de 9 puntos Ejemplos: DG . 001 DA – Carta Circular No. 001 DF . donde se consignan los principales temas tratados y acuerdos establecidos en la sesión. No se deben usar páginas de continuación para escribir sólo una o dos líneas sueltas. Contra el margen derecho se ubica el número de la página correspondiente. Si esto ocurre. del margen superior. El encabezado de la segunda hoja y subsiguientes se sitúa entre 2 y 3 cm. Iniciar la página desde el margen ya preestablecido.Circular Interna No. tipo de documento con su consecutivo y se colocará el número de la página respectiva. es conveniente ampliar los renglones en la primera página para que el texto corra a la segunda página. ACTAS Se entiende por actas los documentos en los que consta lo sucedido. De cada acta se elaborará un original y tantas copias como miembros tenga el comité en cuestión. Todas deben estar firmadas y se distribuirán así: el original. aumente un espacio entre: El código y el destinatario. La página de continuación debe tener por lo menos un párrafo completo de información. para la primera hoja y papel con leyenda de pie de página para la segunda y siguientes. Debe llevar un encabezado que permita identificar a qué documento principal pertenece. junto con los anexos que se relacionan en el acta. La facultad para suscribirlas radica en los órganos asesores y de coordinación de CORVEICA y en los demás comités existentes. no se debe utilizar lenguaje telegráfico y no se debe usar el gerundio para empezar párrafos. en negrita y mayúscula sostenida y a dos renglones del logotipo. 5. lo cual significa que habrá numeración única para cada comité. 5.2 TÍTULO Compuesto por el nombre de la reunión y su naturaleza.• Ausentes Orden del día Desarrollo Convocatoria Firmas responsables Anexos Transcriptor 5. El control a la numeración estará a cargo de quien actúe como secretaria(o) del respectivo comité. sobre la cual se deben tomar decisiones en desarrollo de programas o proyectos específicos. A continuación el número consecutivo que le corresponda de acuerdo con la reunión de que se trate.4 CIUDAD Y FECHA Gerencia – Dirección General CORVEICA . y que involucran responsabilidades claramente definidas.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos En general se redactan en tiempo pasado. que iniciará con el 001 en la primera acta que se elabore. precedido de la abreviatura No. • En CORVEICA se asignará numeración consecutiva a todas las actas que se elaboren durante el año en cada uno de los comités que existan oficialmente constituidos.1 COMPONENTES DE UN ACTA Las actas son documentos que contienen información que debe ser consultada con alguna frecuencia. En su elaboración se tendrán en cuenta los siguientes elementos: • • • • • • • • • • • • Título Denominación del documento y número Ciudad y fecha Hora Lugar Asistentes .•Invitados .3 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO • Se escribe a dos renglones del título la palabra ACTA en negrita y mayúscula sostenida y centrada. 5. cuando así se requiera. • Se escriben centrados en 12 puntos. Rodrigo López. en representación de Juan Pérez. 5.8 Catalina Villa. Cuando el número de asistentes pasa de 10 se sugiere elaborar una lista por separado e incluirla como anexo número uno del acta correspondiente. • • • • Se escribe a tres renglones del lugar la palabra ASISTENTES en mayúscula sostenida y al frente los nombres de las personas que asistieron a la reunión. en mayúscula sostenida y al frente se anota el nombre del lugar donde se llevó a cabo la reunión. Cuando en una reunión una persona lleva la representación de otra. mes (en minúscula) y año. Director Jurídico DANE. 5. Lista anexa (15 personas) INVITADOS Como su nombre lo indica. (. separados entre sí por coma. en orden de día. se debe anotar este hecho a continuación del nombre de la persona que asiste. Presidente del Comité. con indicación del cargo o del área a la cual pertenecen.) 5.6 LUGAR • Se escribe a dos renglones de la hora la palabra LUGAR. Gerencia – Dirección General CORVEICA . seguida de dos puntos.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • Se escribe a tres renglones de la denominación del documento la palabra FECHA. Los nombres de quienes presiden el comité o reunión deben ir a la cabeza.5 HORA • Se escribe a dos renglones de la fecha la palabra HORA y a continuación se anota la hora en que inició la reunión y la hora en que finalizó la misma. se refiere a las personas que asisten a la reunión porque se les invita por considerar que su presencia es necesaria en virtud del tema de la misma. A continuación el nombre de la ciudad donde se realizó la reunión y la fecha en forma completa. En este caso se anuncia así: Ejemplo 1: ASISTENTES: Ejemplo 2: ASISTENTES: 5.7 ASISTENTES Se entiende por asistentes las personas que integran el comité de acuerdo con la norma que lo crea u organiza. Los anexos que se incorporen a las actas se deben anunciar dentro del texto en la medida en que se avanza en el desarrollo de la reunión. discusión y aprobación del Acta anterior 3º Estudio solicitud de apoyo educativo 5. en contra o en blanco. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se debe utilizar el nombre completo. Los párrafos deben ser concisos. A un espacio de tabulación y al frente anote los nombres de los miembros del comité que no asistieron a la reunión. más no los nombres. si fuera el caso.10 ORDEN DEL DÍA • Se escribe a tres renglones del elemento anterior. se registran los resultados y los nombres completos de los elegidos. A un espacio de tabulación se relacionan los temas motivo de la reunión. en mayúscula sostenida. Cuando algún tema se decide por votación se debe registrar el número total de votos en pro. • 5. A un renglón se comienza con el primer tema tratado. A un espacio de tabulación y al frente anote sus nombres y cargos.9 AUSENTES • Se escribe a tres renglones de los invitados o de los asistentes. según el caso. identificándolo con el número que se le asignó en el orden del día y teniendo especial cuidado sobre los aspectos que se mencionan a continuación: Siempre se debe mencionar el nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario. 5. identificándolos con números arábigos en el orden en que se van presentando. Gerencia – Dirección General CORVEICA . indicando la razón. la palabra AUSENTES en mayúscula sostenida. • Ejemplo: ORDEN DEL DIA: 1º Verificación de Quórum 2º Lectura. a tres renglones de los asistentes. En caso de nombramientos. Se debe indicar el nombre de la persona que propone algo o que hace una moción.11 DESARROLLO • • • • • • • • Se escribe a tres renglones del último tema la palabra DESARROLLO. Las discrepancias se registran cuando la persona solicita expresamente que se haga.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • Si los hubiere. sin describir detalles intrascendentes. la palabra ORDEN DEL DÍA en mayúscula sostenida. escriba la palabra INVITADOS en mayúscula sostenida. pero no los de las personas que adhieren a ella. cuando ésta se sabe. Toda acta expresa lo tratado en una reunión. claros y con énfasis en las decisiones que se toman. Los nombres se escriben a cuatro renglones del último párrafo. Para anunciar las firmas faltantes. encabezadas por el presidente y el secretario que se ubican uno frente al otro. y a continuación se especifica la cantidad y tipo de anexos. La página de continuación debe tener por lo menos un párrafo completo de información. • A dos renglones de la última firma. se coloca la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos. éstos se anuncian en el texto del desarrollo y se anexan al acta correspondiente. 5.13 FIRMAS RESPONSABLES • Las actas deben ser firmadas por todos los asistentes a cada reunión. 5. Iniciar la página desde el margen ya preestablecido.16 PÁGINAS SIGUIENTES En caso que se requiera(n) otra(s) página(s) para continuar el acta. pero si se quiere establecer la responsabilidad del transcriptor. en mayúscula sostenida y el cargo debajo con mayúscula inicial. la fecha y la hora propuesta. No se deben usar páginas de continuación para escribir sólo una o dos líneas sueltas.14 ANEXOS Cuando en una reunión se presenten documentos que sustenten la información tratada o las decisiones y acciones a seguir. • Se escribe a dos renglones de los anexos. Gerencia – Dirección General CORVEICA . Si la lista es numerosa se tendrá especial cuidado que al menos dos firmas aparezcan en la página donde finaliza el texto del desarrollo. A un espacio de tabulación y al frente se anotan el lugar de reunión. si los hay. se coloca su nombre completo. se debe tener en cuenta lo siguiente: • • • • Usar páginas en blanco. con mayúscula inicial.15 TRANSCRIPTOR Este dato es opcional. • 5. se escribe la palabra CONVOCATORIA o PRÓXIMA REUNIÓN.12 CONVOCATORIA • A tres renglones del último renglón del desarrollo. sobre el margen inferior derecho se escribe la expresión “Pasan firmas: “ • • 5.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos 5. en mayúscula sostenida. 001-2014 Página 2 de 2 6.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Si esto ocurre. Acta No.2 Internas: Implementan operativamente funciones de carácter administrativo. Todo el letral Arial itálica de 9 puntos. Debe llevar un encabezado que permita identificar a qué documento principal pertenece. Al igual que las anteriores reglamentan y desarrollan la aplicación de las disposiciones sustantivas y de procedimiento.1. es conveniente ampliar los renglones en la primera página para que el texto corra a la segunda página.1. al interior de CORVEICA. El orden del día y el desarrollo. Pueden producirse de oficio o a solicitud de parte. 6. en el desarrollo tanto de sus funciones misionales como administrativas.1 TIPOS DE RESOLUCIONES 6. 6. denominación del documento y número. 6. y se colocará el número de la página. En este caso.1. modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular atinentes a resolver situaciones de carácter administrativo de los funcionarios de la entidad.3 Particulares Administrativas: Se utilizan para otorgar autorizaciones y en general.1 Externas: Con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos técnicos. Ejemplo: Comité de Capacitación y Bienestar Social. aumente un espacio entre: • • • El título y la denominación del documento. Para su elaboración se utilizará la plantilla básica disponible ajustada a las normas vigentes. interpretación y reglamentación de normas y aquellas que afectan a los clientes y usuarios de CORVEICA. 6.2 ESTILO O FORMATO Gerencia – Dirección General CORVEICA . para crear. Se repetirá el título. RESOLUCIONES Las resoluciones son actos administrativos que expresan la voluntad de la entidad. Se usará la letra Arial en tamaño de 11 puntos. espacios o renglones serán siempre sencillo.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Las resoluciones se presentarán en estilo bloque izquierdo o bloque extremo. A excepción del encabezado. se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargado de las funciones del….  A dos renglones del epígrafe. 6. Los párrafos van separados por un renglón. NÚMERO Y FECHA  Encabeza la hoja la frase “Resolución Número……… de 2014”. Se considerarán las siguientes directrices:  El Epígrafe debe ser el resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se desea expedir. Gerencia – Dirección General CORVEICA . Cuando el funcionario que firma está encargado de la dependencia que expide la resolución. donde todas las líneas parten del margen izquierdo. que irán centrados sobre los márgenes izquierdo y derecho. escrita con mayúscula inicial. • • • El interlineado.  La numeración y fecha de expedición corresponden al asignado por el área respectiva. cuando no se utilice hojas pre impresas. se colocan dos corchetes suficientemente espaciados para estampar la fecha en que se firma la resolución. la descripción del cargo del funcionario que firma. y la indicación de las facultades legales del firmante para la expedición de la resolución. 6. número y fecha Encabezado Contenido Páginas subsiguientes Vigencia y derogatorias Firma Datos del transcriptor 6. Centrado y a dos renglones del espacio reservado para la fecha. las facultades legales y las palabras Considerando y Resuelve. centrada y a dos renglones del logotipo de CORVEICA.3 COMPONENTES DE LA RESOLUCIÓN Logotipo Denominación del documento.4 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO.5 ENCABEZADO Constituido por el epígrafe. A un reglón de la anterior frase. y centrado se coloca en mayúscula sostenida y negrita el cargo del funcionario que firma en letra de 12 puntos. 7 PÁGINAS SUBSIGUIENTES Para la segunda hoja y siguientes de las resoluciones se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: Gerencia – Dirección General CORVEICA . La ventanilla de pagaduría atenderá solicitudes en el horario de 8:30 a. en especial……. precedidas de la frase En uso de sus facultades legales en especial……. Vigencia. se mencionan las facultades legales. La presente resolución rige a partir del 1 de febrero de 2014. Ejemplo: Artículo 6º. Ejemplo 1: EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO En uso de sus facultades legales. Aplica igualmente si se utiliza la palabra capítulo y frases tales como títulos que indiquen áreas temáticas al interior de la norma a expedir.6 CONTENIDO Hacen parte del contenido los considerandos y la parte resolutiva. 6. 6. Ejemplo 2: EL AGENTE ESPECIAL Y REPRESENTANTE LEGAL En uso de sus facultades legales.m. se escribe a dos o tres renglones o interlíneas de las facultades legales. centrada en letra 12 mayúscula sostenida y negrita. en jornada continua. Horario de Atención. a 2:00 p. La palabra resuelve. Los artículos van separados entre sí por un renglón o interlínea. en especial…….m. que precede cada uno los párrafos de la parte resolutiva se escribe con mayúscula inicial y en negrita y a dos renglones de la palabra resuelve. se escribe a dos o tres renglones o interlíneas del último párrafo de los considerandos. Después del número del artículo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del artículo. siguientes directrices:    Se considerarán las La palabra considerando. centrada en letra 12 mayúscula sostenida y negrita.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos  A dos renglones del cargo del firmante. La palabra artículo. Este párrafo va en minúscula y centrado. Artículo 10º. modificadas. centrada y en negrita. centrado y en negrita con letra de 12 puntos.  En la línea siguiente y centrada.  Igualmente deberá indicarse a partir de cuándo rige la norma expedida. comuníquese y cúmplase.C.  En la línea siguiente el cargo con mayúscula inicial. cuando su vigencia sea de carácter general. en mayúscula sostenida. de ……. adicionadas o sustituidas. se indica la ciudad y fecha de expedición. …..un espacio o interlínea después coloca la frase Continuación de la Resolución …. la frase: publíquese. deberán indicarse siempre que ello sea posible.. Gerencia – Dirección General CORVEICA .. 6. a los PUBLÍQUESE.8 VIGENCIA Y DEROGATORIAS  En el último artículo de la resolución.9 FIRMA  A cuatro o cinco renglones de la ciudad y fecha de expedición se escribe el nombre del funcionario que firma la resolución. las disposiciones que sean derogadas. Hoja 5 de 10 Continuación de la Resolución por la cual se establece el horario de atención al público en CORVEICA. o se coloca la parte de la misma que aplique al contexto de la resolución. No se utiliza negrita. así: Hoja No. en letra Arial 10.. si alguno de estos efectos se produce con la expedición del acto.. Ejemplo: Resolución No…………. y a continuación la indicación de la página actual y el número total de páginas de la resolución.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos  El encabezado está constituido por la frase Resolución No………de………. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Medellín. a los 6...  A dos o tres renglones del último artículo se escribe en mayúscula sostenida. a los COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá. Ejemplo: PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. subrogadas. de………. utilizando para ello tamaño de fuente de 9 puntos. se escribe el nombre con mayúscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicación. se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargado de las funciones del…. corresponden a los nombres y apellidos de la persona que proyecta la resolución. CORREO ELECTRÓNICO Las siguientes son las consideraciones básicas para la redacción de correos electrónicos de carácter institucional.  En segundo lugar. Gerencia – Dirección General CORVEICA .  Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien proyectó el documento o actúa como responsable del mismo. Igualmente el revisor deberá colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos  Cuando el funcionario que firma está encargado de la dependencia que expide la resolución.1 COMPONENTES DEL CORREO En los correos institucionales se distinguen dos segmentos: a) Plantillas del correo: • • Para: CC: Correo del destinatario.  Las primeras iniciales escritas en mayúscula. se colocará a un renglón de los datos del transcriptor la identificación del revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. 6. Correo al que se cursa copia. ADES 6. se anotarán el código de la dependencia y las iniciales de las personas que proyectan y transcriben la resolución.10 DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR A dos renglones del cargo del funcionario que firma sobre el margen izquierdo. Ejemplo: 2005 CLBR ADES 2005 JAGR/Car J. separadas entre sí por el signo / (barra). 6.  Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente. 5 FIRMA • • (Comunicaciones formales) (Comunicaciones formales) (Comunicaciones formales) (Todas las comunicaciones) (Todas las comunicaciones) (Todas las comunicaciones) (Cuando se requieran) La firma debe contener los siguientes elementos: • • • • NOMBRE (Mayúscula sostenida) Designación o función según aplique seguido de la dependencia a la que pertenece. sin fondos decorativos. es decir que todas las líneas de escritura parten del margen izquierdo de la hoja. La plantilla base del Out Look debe ser de color blanco. Entre párrafos es de dos renglones sencillos.2 TIPO Y TAMAÑO DE LETRA • Para los textos del correo se utiliza letra Arial sencilla de 10 puntos color negro. El texto se escribe sólo en mayúscula inicial. Referencia corta del tema de la comunicación electrónica.4 ESPACIADO ENTRE LÍNEAS Y PÁRRAFOS • • El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo. b) Contenido del correo En el contenido del correo se deben tener en cuenta los siguientes componentes. No utilizar la mayúscula sostenida en el texto o cuerpo del mensaje.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • • CCO: Asunto: Datos adjuntos: Correo a quien se envía copia oculta. 6. 6. • • • • • • • Ciudad y fecha de expedición del correo Destinatario (s) Datos del destinatario Saludo o vocativo Texto o cuerpo del mensaje Remitente Registros adicionales 6. El texto se justifica tanto a la derecha como a la izquierda. Nombre de la entidad Dirección (sin abreviaturas) Gerencia – Dirección General CORVEICA .3 ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIÓN DE LOS MÁRGENES • • Se utiliza el estilo denominado bloque extremo. Archivos anexos a la comunicación electrónica. 6. que se utilizarán según se trate de una comunicación formal o un mensaje corto de carácter informativo o de consulta. .org www.Extensión 133 Celular: (57) 315 298 6660 (opcional) [email protected] Guillermo (2011. NORMAS RELACIONADAS • Acuerdo No. 060/2001 – Archivo General de la Nación.C.2012). Gerencia – Dirección General CORVEICA . ICONTEC.org Bogotá D. 37-37 Piso 8 Teléfono: (57-1) 1234587 . Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas • Compendio de normas técnicas colombianas sobre documentación comercial.Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos • • • • • Teléfono y extensión (con indicativo del país y ciudad) Celular (opcional) Correo electrónico Página web Ciudad y país Ejemplo ANA LUCÍA PÉREZ HERNÁNDEZ Comunicaciones – Dirección Administrativa Carrera 13 No. Colombia 7. Bogotá. Manual de Redacción. Norma 3393 – Guía para la elaboración de cartas comerciales • Norma 3397 – Guía para la elaboración de memorandos • Norma 3394 – Guía para la elaboración de Actas • MONTAGUT. Manual para la elaboración de comunicaciones y actos administrativos Gerencia – Dirección General CORVEICA .
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