Planificación y Control de Proyectoscon Primavera P6 Project Management – Nivel Avanzado - Ing. Edwin Monzón PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT. [email protected] Expositor Ing. Edwin Monzón PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT. [email protected] Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios en Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute. Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project (MCTS). Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Ha participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica, gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo de Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B). Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de Gestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio. Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y construcción. 2 Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Introducción Primavera P6 Project Management Control del Proyecto Administración de la Seguridad Preferencias Administrativas Methodology Management Cálculo de la Programación Nivelación de Recursos Actualizando Líneas Base Definiendo Presupuestos Reflexión Auto Compute Actuals Claim Digger 3 16. 20. 24. 21. 19. Gestión de Portafolios Earned Value Management Análisis Tracking Códigos de Proyectos Campos Personalizados Global Change Documentos de Referencia Thresholds & Issues Análisis Cualitativo de Riesgos Assignments Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project 4 . 22. 25. 18. 23. 17. 15.Agenda 14. 1. Introducción . Introducción La complejidad de los proyectos es muy variable. 6 .1. Softwares de planificación: Recomendación u obligación ? Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de vida del proyecto. Ventajas de Primavera: Trabaja con base de datos grandes Reportabilidad Enfoque PMBOK Integración con Microsoft y otros. 7 .1. Introducción Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas de planificación. Todos los softwares de planificación son iguales ? Características comunes y facetas diferenciadoras. 2. Primavera P6 Project Management . 2. Primavera P6 Project Management Productos Primavera 9 . 2. Primavera P6 Project Management Evolución de Primavera 10 . 2. Primavera P6 Project Management Enlace P6: PM-MM-Web 11 . Control del Proyecto .3. Actualización de recursos y costos. Actualización de progreso. Actualización de duraciones. 13 .3. Control del Proyecto Proceso de Actualización La actualización de avance de las actividades se desarrolla a través de los siguientes 3 pasos: Definición de la fecha de corte. Puede ser semanal. Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte Es la fecha donde se evalúa el estado del proyecto. etc. mensual. dependiendo del plazo total del proyecto.3. P6 lo denomina Data Date 14 . Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte El data date se configura a través de: Menú Tools Schedule Current Data Date 15 .3. 3. Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte 16 . Esta actualización se desarrolla en 2 casos: Caso de hitos. Caso de actividades. 17 .3. Control del Proyecto Actualización de Duraciones La actualización de duraciones se desarrolla en la pestaña Status de la ventana de detalles de actividades. Caso Actividades Si la Actividad ha concluido Actualizar Started más la fecha de inicio real. Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin. 18 . Control del Proyecto Actualización de Duraciones Caso Hitos Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio. Si la Actividad todavía no ha concluido Actualizar Started más la fecha de inicio real. Actualizar el remaining duration.3. Actualizar Finished más la fecha de fin real. 19 . Control del Proyecto Actualización de Recursos y Costos La actualización de recursos/costos se desarrolla en la pestaña Resources de la ventana de detalles de actividades. Esta actualización se desarrolla en 2 casos: Caso de actividades que han concluido.3. Caso de actividades que no han concluido. 20 .3. Actualizar Actual Units. Actualizar Actual Units y Remaining Units Actualizar Actual Cost y Remaining Cost. Control del Proyecto Actualización de Recursos y Costos Caso de actividades que han concluido. Caso de actividades que no han concluido. Actualizar Actual Cost. Si el progreso es del tipo physical. este deberá ser ingresado manualmente. Control del Proyecto Actualización del Progreso Definir el Activity Type Si el progreso es del tipo duration o units. 21 .3. el progreso se actualizará automáticamente. Physical: Basado en progreso físico. Se calcula como: % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU + Remaining LU + Remaining NLU) 22 .3. Se calcula como: % = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur. Ingresado manualmente. Control del Proyecto Actualización del Progreso Tipos de Progreso Duración: Basado en la duración de la actividad. Units: Basado en las HH de la actividad. 4. Administración de la Seguridad . Administración de la Seguridad Modelo de Seguridad de Usuario 24 .4. Administración de la Seguridad Relación OBS-Usuario (Users) Menú Entreprise / OBS Pestaña Users Botón Assign 25 .4. Administración de la Seguridad Relación OBS-Usuario (Responsibility) Menú Entreprise / OBS Pestaña Responsability 26 .4. Administración de la Seguridad Perfil de Seguridad .4.Global Menú Admin / Security Profile Botón Global Profiles Add Profile Name Check Has Privilege 27 . 4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios .General Menú Admin / Users Pestaña General Botón Add Login Name Personal Name 28 . 4.Contact Menú Admin / Users Pestaña Contact Email Address Office Phone 29 . Administración de la Seguridad Creación de Usuarios . Administración de la Seguridad Creación de Usuarios .Global Access Menú Admin / Users Pestaña Global Access Botón Add Seleccionar: Global Security Profile Check: All Resource Access 30 .4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios .4.Project Access Menú Admin / Users Pestaña Project Access Botón Assign Seleccionar OBS Seleccionar Security Profile 31 . 4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios .Module Access Menú Admin / Users Pestaña Module Access Check Access 32 . Preferencias Administrativas .5. Preferencias Administrativas Pestaña General Menú Admin / Admin Preferences Pestaña General Code Separator Starting day of week Activity Duration 34 .5. Preferencias Administrativas Pestaña Timesheets Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Timesheets Se requiere módulo Timesheets 35 .5. 5. Preferencias Administrativas Pestaña Data Limits Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Data Limits Niveles de estructura jerárquica 36 . Preferencias Administrativas Pestaña Id Lengths Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Id Lengths Número máximo de carácteres 37 .5. Preferencias Administrativas Pestaña Time Periods Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Time Periods Hours per time period Time period abbreviations 38 .5. Preferencias Administrativas Pestaña Earned Value Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Earned Value Technique for computing performance percent complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC) 39 .5. pie de página y etiqueta personalizada para reportes 40 . Preferencias Administrativas Pestaña Reports Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Reports 3 juegos de encabezados.5. 5. Preferencias Administrativas Pestaña Options Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Options Specify the interval to summarize and store resource spreads Project Architect Web Access Server URL Workflow Administrator Contract Management URL 41 . 5. Preferencias Administrativas Pestaña Rate Types Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Rate Types Permite editar el nombre del “Price/Unit” en “Defaul Tittle” 42 . 6. Methodology Management . 6. Methodology Management Methodology Management dentro del Suite Enterprise 44 . 6. Methodology Management Acceso al Methodology Management Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management Login name: admin Password: admin 45 . Methodology Management Creación de Metodología Menú File / New Methodology Name / Next Methodology Type / Next 46 .6. Methodology Management Creación de Metodología Methodology Properties / Next Congratulations / Finish 47 .6. 6. Methodology Management Abriendo una Metodología Existente Menú File / Open Seleccionar metodología Botón Open 48 6. Methodology Management Copiando una Metodología Existente Abrir metodología a copiar Menú File / Copy New Methodology Name 49 6. Methodology Management Borrando una Metodología Existente Abrir metodología a borrar Menú File / Delete Are you sure you want to delete? Botón Yes 50 6. Methodology Management Propiedades de Metodología Menú Methodology / Methodology Properties Pestañas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links 51 . Methodology Management Exportando una Metodología Abrir metodología ha exportar Menú File / Export Export Type / Next File Name / Next Botón Finish 52 .6. Methodology Management Importando una Metodología Menú File / Import ImportType / Next File Name / Next 53 .6. Methodology Management Importando una Metodología Import from XER / Next Update Methodology Options / Next Botón Finish 54 .6. 6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías 55 . 6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Abrir Project Management Menú File / New Select EPS / Next Project Id & Project Name / Next 56 . Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Project Start & End Dates / Next Responsible Manager / Next 57 .6. 6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Assignment Rate Type / Next Project Architect / Next 58 . 6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Welcome / Next Select Base or Plug in? / Next 59 . Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Select Base Methodology / Next Estimate Size & Complexity / Next 60 .6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Tailor WBS / Next Botón Tailor 61 .6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Tailor WP & Docs / Next Tailoring Overview / Next 62 .6. 6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Assignment Rate Type / Next Responsible Manager / Next 63 . Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Update Project Options / Next Save Base Methodology / Next Botón Finish 64 .6. Cálculo de la Programación .7. 7. Cálculo de Programación Cálculo del Proyecto Menú Tools / Schedule (F9) Celda Current Data Date Botón Schedule 66 . 7. Cálculo de Programación Opciones de Programación Menú Tools / Schedule (F9) Pestaña General Opciones Generales 67 . 7. Cálculo de Programación Opciones de Programación Menú Tools / Schedule (F9) Pestaña Advanced Opciones Avanzadas 68 . Nivelación de Recursos .8. 8. Nivelación de Recursos Cálculo del Proyecto Menú Tools / Level Resources 70 . Actualizando Líneas Base .9. Actualizando Líneas Base Creación de Líneas Base Menú Project / Maintain Baselines Botón Add Save a copy of the current project as a new baseline / OK Baseline name BAseline Type 72 .9. 9. Actualizando Líneas Base Asignación de Línea Base Menú Projects / Assign Baselines Project baseline User Baselines Botón OK 73 . to include Log to file Botón Update 74 . include Specify the activity. Actualizando Líneas Base Actualización de Línea Base Menú Projects / Maintain Baselines Seleccionar línea base Botón Update When update project data.9. 10. Definiendo Presupuestos 10. Definiendo Presupuestos Top-Down Planning Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Log Definir el presupuesto en Original Budget 76 10. Definiendo Presupuestos Mudanza de Presupuesto Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Log Budget Change Log / Botón Add Ingresar: Date / Amount / Responsible / Status / Reason / Change Number 77 Definiendo Presupuestos Flujo de Caja Mensual Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Spending Plan Ingresar datos en campos: Spending Plan y Benefit Plan El resto de columnas son autocalculadas 78 .10. 10. Definiendo Presupuestos Resumen del Presupuesto Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Summary Se muestra un resumen de las pestañas Budget Log y Spending Plan 79 . 10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros Menú Enterprise / Funding Sources Botón Add Founding Source Name 80 . Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Funding Botón Add Asignar Amount y Fund Share 81 .10. Reflexión .11. 11. Reflexión Creación de Reflexión Seleccionar el proyecto Clic derecho Create reflection 83 . 11. Reflexión Ejecución de Reflexión Seleccionar el proyecto reflexión Clic derecho Merge reflection into source project 84 . 11. Reflexión Opciones de Reflexión Group Changes by Prior to merging After merging Botón Merge changes 85 . Auto Compute Actuals .12. Auto Compute Actuals Auto Cálculo de Actividad Inserta columna “Auto Compute Actuals” en vista Activities Menú Tools / Apply Actuals Seleccione New Data Date Botón Apply 87 .12. Auto Compute Actuals Auto Cálculo de Recursos Vista Resources Seleccionar Recurso En ventana de detalles seleccionar la pestaña “Detail” Check en Auto Compute Actuals 88 .12. 13. Claim Digger 13. Claim Digger Configuración General Cerrar todos los proyectos abiertos Menú Tools / Claim Digger Select revised project Select original project or baseline Send report to: HTML File Output file: ruta Botón Compare 90 13. Claim Digger Opciones Avanzadas Botón Advanced Specify the project data to compare Specify the activity data to compare Botón OK 91 Gestión de Portafolios .14. Gestión de Portafolios Creación del Portafolio Menú Enterprise / Project Portfolios Pestaña General Celdas Name & Available to 93 .14. Gestión de Portafolios Asignación de Proyectos Pestaña Projects Botón Assign 94 .14. 14. Gestión de Portafolios Abrir Portafolio Menú File / Select Project Portfolio Seleccionar Portafolio Botón OK 95 . Gestión de Portafolios Cerrar Portafolio Menú File / Select Project Portfolio Seleccionar All Projects Botón OK 96 .14. Earned Value Management .15. Earned Value Management 98 .15. 15. Earned Value Management 99 . Earned Value Management 100 .15. 15. Earned Value Management 101 . Earned Value Management Configuración de Preferencias Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Earned Value Technique for computing performance percente complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC) Earned value calculation 102 .15. 15. Earned Value Management Configuración del WBS Vista WBS Pestaña Earned Value Technique for computing performance percente complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC) Nota: Opciones por nivel de WBS 103 . Earned Value Management Configuración del WBS Milestones Vista WBS Pestaña WBS Milestones Botón Add 104 .15. 15. Earned Value Management Columnas Earned Value Menú View / Columns / Customize Categoría: Earned Value Seleccionar campo Botón OK 105 . 16. Análisis Tracking . Análisis Tracking Configuración Vista Tracking Vista Tracking 4 Windows 107 .16. 17. Códigos de Proyectos . 17. Códigos de Proyectos Creación de Códigos de Proyectos Menú Enterprise / Project Codes Botón Modify Botón Add Ingrese un código de proyecto 109 . 17. Códigos de Proyectos Valores de Códigos de Proyectos Menú Enterprise / Project Codes Botón Add Ingrese valores de código de proyecto 110 . Códigos de Proyectos Asignando Project Codes a Proyectos Vista Projects Vista de detalles de proyectos Pestaña Codes Botón Assign 111 .17. 18. Campos Personalizados . Campos Personalizados Creación de Campos Personalizados Menú Enterprise / User Defined Fields Seleccionar tipo de vista Botón Add Seleccionar Data Type 113 .18. Campos Personalizados Asignación de Campos Personalizados Menú View / Columns Categoría User Defined Seleccionar campo personalizado Botón OK 114 .18. 19. Global Change . 19. Global Change Creación de Global Change Menú Tools / Global Change Botón New Asignar nombre en “Global Change Name” Asignar condición en cuadro “If” Asignar acción en cuadro “Then” Asignar acción 2 en cuadro “Else” Botón Change 116 . 117 .19. Global Change Ejecución del Global Change Botón Change Botón Cancel Change: Cancela los cambios Botón Commit Changes: Aplica los cambios Botón Save to file: Guarda archivo log con los cambios (wordpad). Documentos de Referencia .20. etc. Author. 119 . Revision Date. Status y Document Category Tambien puede ingresar: Version. Documentos de Referencia Pestaña General Vista WPs & Docs Botón Add Ingresar: Title.20. Reference No. 20. Documentos de Referencia Pestaña Description Ingresar breve descripción del documento adjunto 120 . 20. Documentos de Referencia Pestaña Files En Public Location adjuntar archivo asociado El botón Lunch abre el archivo asociado 121 20. Documentos de Referencia Pestaña Assignments El botón Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad. El botón Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS. 122 21. Thresholds & Issues 21. Thresholds & Issues Creación de Thresholds Abrir proyecto Vista Thresholds Botón Add Asigne el Threshold Parameter 124 . etc.21. Upper Threshold. Status. 125 . WBS to monitor. Detail to monitor. Thresholds & Issues Pestaña General Asigne el Threshold Parameter. Lower Threshold. 21. Thresholds & Issues Pestaña Details Monitor Time Window Threshold Issues 126 . 21. Thresholds & Issues Enlace con Vista Issues Vista Issues Pestañas General. Details y Notes. Botones Add y Delete Botones Send y Discussion 127 . Análisis Cualitativo de Riesgos .22. Análisis Cualitativo de Riesgos Tipos de Riesgos Menú Admin / Admin Categories Pestaña Risk Types Botón Add 129 .22. 22. Análisis Cualitativo de Riesgos Creación de Riesgos Vista Risks Botón Add 130 . Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña General Risk Name Applies to WBS Apllies to Resource Responsible Manager Risk Type Status Priority Date Identified 131 .22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Description Breve descripción del riesgo 132 .22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Impact Impact Date Impact Probability 133 .22. 22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Control Descripción de las actividades de control del riesgo analizado 134 . 23. Assignments . Rate Type. Price/Unit. Primary Resource 136 . Cost Account. Resource. Assignments Pestaña General Vista Assignments Pestaña General Celdas: Activity name.23. Role. 23. Actual Units. Remaining Duration. Original Duration. Assignments Pestaña Planning Vista Assignments Pestaña Planning Celdas: Budget Units. Remaining Units/Time. Budget Units/Time. Remaining Early Units. 137 . 24. Exportación/Importación entre P6 y Excel . Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Abrir proyecto Menú File / Export Export Format / Spreadsheet (XLS) Export Type / Activities 139 .24. 24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Projects to Export Select Template 140 . Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Botón Modify Columns Filter Sort 141 .24. 24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Select XLS File Summary Botón Finish 142 . 24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Menú File / Import Import Format / Spreadsheet (XLS) Select Excel File / Select file to import 143 . Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Import type / Select the type of data to import Import Project Options / Select destination project 144 .24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Summary Botón Finish 145 .24. Project . Exportación/Importación entre P6 y Ms.25. 25. Project Menú File / Export Export Format: Microsoft Project (MPP) / Next Export Type: Project / Next 147 . Project Exportación P6-Ms. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Project to export: Export file name / Next Template / Next Botón Finish 148 . Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Exportación P6-Ms.25. Project Importación Ms. Exportación/Importación entre P6 y Ms.25. Project – P6 Previamente guardar el archivo project como XML Menú File / Import Import format: Microsoft Project (XML) / Next Files to import: Botón Select y Celda Import to / Next 149 . Project – P6 Template / Next Import confirmation / Botón Finish 150 . Exportación/Importación entre P6 y Ms.25. Project Importación Ms. PMI-RMP. MCT.com . Edwin Monzón PMP. PMI-SP. MCTS.monzon@minerapanama. edwin.Consultas y Comentarios Ing.