WORKFLOWTHOMSON REUTERS ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................... 3 2 WORKFLOW ............................................................................................................................................. 3 2.1 SISTEMA WORKFLOW .............................................................................................................................. 3 2.2 CABEÇALHO ............................................................................................................................................. 4 2.3 MÓDULOS E SUBMÓDULOS DO WORKFLOW .......................................................................................... 4 3 CONFIGURAÇÃO DE FLUXO NO WORKFLOW ............................................................................................ 8 3.1 MÓDULOS DO LEGAL ONE MAPEADOS PARA O WORKFLOW .................................................................. 8 3.2 CRIAÇÃO DOS MODELOS DE TAREFAS DO FLUXO .................................................................................... 8 3.3 CONFIGURAÇÃO DO MODELO DE PROCEDIMENTO ................................................................................ 9 3.4 ELEMENTOS ........................................................................................................................................... 13 3.4.1 INICIO DE SINAL ................................................................................................................................. 14 3.4.2 TAREFAS DE MODELOS DE PROCEDIMENTOS ................................................................................... 17 3.4.3 TAREFAS PARALELAS ......................................................................................................................... 17 3.4.4 SCRIPT ................................................................................................................................................ 18 3.4.5 DECISÃO COMPLEXA.......................................................................................................................... 18 3.4.6 TÉRMINO DE FLUXO .......................................................................................................................... 19 3.5 CAMPOS PERSONALIZADOS .................................................................................................................. 19 3.6 PUBLICAÇÃO DO FLUXO......................................................................................................................... 19 4 CONFIGURAÇÕES DE DISPARO ............................................................................................................... 21 5 PENDÊNCIAS DO WORKFLOW ................................................................................................................ 22 5.1.1 ÍCONES ............................................................................................................................................... 22 5.1.2 PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO NA SEÇÃO DO CONTEXTO (MÓDULO) ............................................... 23 Workflow 2 Sua arquitetura é baseada no padrão BPMN (business process model and notation). e a cada disparo que atenda a configuração de um de seus eventos de inicio de sinal. o Serviços. pois estará no Workflow e não mais dentro do Legal One. O submódulo “Modelos de Procedimento” permite criar fluxos de trabalho que são a representação de uma rotina de trabalho composta por inicio.1 SISTEMA WORKFLOW Para que o usuário tenha acesso ao módulo Workflow deverá clicar no módulo “Workflow” dentro do Legal One. Por essa razão alguns padrões do Legal One não estarão no Workflow. Hoje o Workflow esta mapeado para os seguintes contextos dentro do Legal One: o Processos. 2 WORKFLOW 2. isso significa que quando o usuário clicar no módulo o domínio será diferente. A única forma de acesso do Workflow e pelo Legal One. A partir desse momento o Workflow deixa de ser um módulo e será entendido como um sistema com módulos e submódulos. uma nova rotina de trabalho é iniciada automaticamente. integrado ao Legal One se for adquirido. O usuário será direcionado para outro domínio. Workflow tem a finalidade de disponibilizar ferramentas para representar graficamente fluxos de trabalho e automatizá-los. a estas entidades dá-se o nome de elementos. tarefas. tecnicamente o Workflow terá seu próprio domínio. pois se trata de outro sistema. THOMSON REUTERS 1 INTRODUÇÃO O Workflow é um software à parte. Diferente dos outros módulos integrados. o Contratos (Cliente e Honorário). e seus passos baseados no modelo de procedimento que deu origem a ele. não será possível acessá-lo diretamente. Após a modelagem o fluxo de trabalho é disponibilizado para utilização. decisões e termino. Workflow 3 . 2. o Vínculo da origem: Qual ficha de Processo. nele o usuário poderá visualizar todos os procedimentos que em algum momento foram disparados no Legal One. Serviço ou Contrato (Cliente e Honorário) aquele procedimento está vinculado. “Procedimentos” e “Opções”. Cancelado. do Workflow e Legal One. Interrompido. automaticamente. o Data conclusão: Data e hora da conclusão do procedimento. o Sair.3 MÓDULOS E SUBMÓDULOS DO WORKFLOW O Workflow conta com dois módulos. A grid do submódulo procedimentos apresentará as seguintes informações: o Id do procedimento: Id interno do sistema. Concluído) Workflow 4 . Dentro do módulo “Procedimentos” existem dois submódulos: “Procedimentos”. o Descrição: Descrição dada ao procedimento pelo usuário. o O nome do usuário logado no sistema. o Situação: Qual o Status do procedimento (Em andamento. Ao clicar em sair o usuário será desconectado. o Data início: Data e hora do início do procedimento. o O nome do escritório principal.2 CABEÇALHO O usuário visualizará as seguintes informações no cabeçalho do Workflow: o A logo da Thomson Reuters. THOMSON REUTERS 2. basta clicar no ícone e Procedimento será cancelado. Workflow 5 . deverá clicar no ícone e o procedimento voltará para a situação “Em andamento”. as tarefas não serão mais disparadas. Caso o usuário deseje cancelar o Procedimento. Caso o usuário deseje retornar o andamento do Procedimento. THOMSON REUTERS Ao clicar no ícone o usuário poderá visualizar o diagrama e em qual momento o procedimento se encontra. Workflow 6 . o Contexto de Origem: Contexto responsável pelo disparo do fluxo. o Descrição: Nome que o usuário dará a Descrição do Modelo de procedimento. o Versão atual: Versão que se encontra aquele Modelo de procedimento (Quantas vezes o modelo foi alterado). A grid do submódulo procedimentos apresentará as seguintes informações: o Nome do modelo: Nome que o usuário dará ao Modelo de procedimento. o Responsável: Nome do usuário responsável pelo Modelo de Procedimento. THOMSON REUTERS Já no submódulo “Modelos de Procedimento” o usuário poderá criar e disparar fluxos de trabalho que são a representação de uma rotina de trabalho composta por inicio. Ao clicar no ícone o usuário poderá visualizar o diagrama do Modelo de procedimento e suas informações. o Versão publicada: Ultima versão publicada. decisões e termino. tarefas. deverá publicá-lo novamente no Legal One. Se o usuário clicar em “Sim”. aparecerá a seguinte mensagem. deverá clicar no ícone e o procedimento será alterado. THOMSON REUTERS Caso o usuário deseje publicar o Modelo de procedimento ou desfazer publicação do Modelo de Procedimento. após alterar o procedimento. basta clicar no ícone . Caso o Modelo de procedimento já tenha sido publicado no Legal One. Caso o usuário deseje alterar o Modelo de procedimento. Workflow 7 . O usuário poderá desenhar o procedimento no Word. em: Opções> Tabelas do sistema> Grupo Tabelas gerais> Tipos de andamentos/compromissos/tarefas Workflow 8 . dessa forma o usuário poderá replicá-lo na ferramenta do Workflow.1 MÓDULOS DO LEGAL ONE MAPEADOS PARA O WORKFLOW Os módulos do Legal One mapeados para o Workflow são: o Processos. para facilitar a reprodução no software. 3.2 CRIAÇÃO DOS MODELOS DE TAREFAS DO FLUXO Antes de iniciar a criação do fluxo é necessário criar os modelos de tarefas do procedimento em questão. 3. o Serviços. Isso é feito dentro do próprio Legal One. THOMSON REUTERS 3 CONFIGURAÇÃO DE FLUXO NO WORKFLOW É necessário que já exista um fluxo mapeado. conforme exemplo abaixo. o Contratos (Cliente e Honorário). 3 CONFIGURAÇÃO DO MODELO DE PROCEDIMENTO Workflow 9 . 3. É necessário que o checkbox de “tarefas” esteja marcado. Deve ser preenchido o nome da tarefa. conforme o fluxo já estabelecido. Isso deve ser feito para todas as tarefas do fluxo. “Salvar e fechar”. THOMSON REUTERS Novo tipo de andamento/compromisso/tarefa. THOMSON REUTERS Para configurar um Modelo de procedimento. o usuário deve ir em: Workflow> Modelo de procedimento> Novo modelo de procedimento Workflow 10 . Lembrando que os destinatários sempre serão usuários. Dentro do sistema Workflow no modulo “Opções” é possível configurar “Gugestão de notificação para modelo de procedimento” a sugestão aqui configurada será sugerida e permitiremos remover. dias e semanas). horas. em seguida deverá incluir uma descrição no campo “Descrição. THOMSON REUTERS O usuário deverá dar um nome ao modelo em “Nome do modelo”. No grupo “Notificações” o usuário deverá selecionar quais destinatários deverão receber notificações sobre o fluxo e em quais momentos. No grupo “Envolvidos” o usuário deverá selecionar quem é o “Responsável pelo fluxo”. No campo “Concluir em”. ou alterar a sugestão. o usuário deverá apontar qual a estimativa de tempo necessário para a conclusão do fluxo em questão (minutos. Workflow 11 . THOMSON REUTERS No grupo “Diagrama” o usuário deverá modelar o fluxo. Em seguida o usuário deverá clicar no ícone para alterar o procedimento e começar a criar o fluxo. Workflow 12 . mas antes disso é preciso clicar em “Salvar e fechar”. Configuração do elemento (tarefa. o usuário conseguirá modelar os fluxos do Workflow. Os elementos que estão contidos nessa versão do Workflow são: Workflow 13 . Cada elemento conta com alguns ícones a sua volta.4 ELEMENTOS A partir dos elementos. condição). THOMSON REUTERS 3. Excluir o elemento. contexto. Editar o nome do elemento no fluxo Basta arrastar os elementos para construir o fluxo. o usuário deverá escolher qual o contexto do Legal One (Contratos de cliente.Valor < 10000 >= Maior ou igual – Exemplo de expressão: $Contrato.00 e status vigente.Exemplo de expressão: $Contrato.4. caso inclua um contrato como “em negociação” será disparado apenas o fluxo sem condição. Eles têm a função de receber um sinal externo do software cliente para dar início e andamento em uma rotina de trabalho. se tivermos um fluxo de inclusão de contrato sem condição e outro de inclusão de contrato “vigente”.Valor <= 10000 && E .Responsável == “Carlos” || $Contrato. isso significa que quando a ação for realizada o fluxo será disparado. Este elemento pode configurar uma expressão para validar se deve iniciar o fluxo ou não.Valor >= 10000 <= Menor ou igual – Exemplo de expressão: $Contrato.Valor == 10000 > Maior – Exemplo de expressão: $Contrato. ou seja.Responsável == “Barbara” () Delimitador de expressão: Exemplo de expressão: ($Contrato. Contratos de honorários. THOMSON REUTERS 3.Exemplo de expressão: $Contrato.Valor > 20000 || OU .Valor <= 10000 && $Contrato. Símbolo Utilização $ Ao digitar o “$” e uma letra será aberto um ‘autocomplete’ que permitirá selecionar o campo desejado == Igual – Exemplo de expressão: $Contrato. Não é possível escolher mais de um contexto por fluxo. Ou seja. é possível montar a condição que se o valor do contrato for maior que 10000. Basta montar a expressão e informar se será e/ou e realizar a seleção dos campos e operadores. Quando o usuário estiver elaborando a “Condição” é possível através da expressão selecionar mais de um campo para ser condição.Valor > 20000) || ($Contrato.Valor <= 10000 && $Contrato.Valor > 10000 < Menor – Exemplo de expressão: $Contrato.1 INICIO DE SINAL Indicador dos pontos de entrada do modelo. processos e Serviços) aquele fluxo está ligado. Além disso.Responsável == “Carlos” || $Contrato.Responsável == “Barbara”) != Diferente Workflow 14 . É possível modelar fluxo onde o inicio de sinal terá a condição de disparo e também permitido modelar um fluxo sem uma condição. entre aspas e incluída na expressão “Data()”. mês e ano Quando for elaborar a expressão: Para campos texto O texto deve estar entre aspas simples ou duplas.25 Para campos data A data deve estar no formato “dd/mm/yyyy”. Zeros desnecessários após o ponto decimal podem ser ignorados. logo devemos trabalhar junto a data.9 equivale a 9. mas é dessa forma por questões técnicas. o Expressão: $Compromisso. THOMSON REUTERS Expressoes e funções.Variavel) Verifica se a variável em questão possui ou não valor. mês. pois tecnicamente não trabalhamos com este valor sozinho. use o outro tipo de aspas para contornar. se o usuário quiser. Exemplos: o $Observacao == “Acordado” o $Observacao == ‘Foi “Acordado” com o cliente’ Para campos numéricos O número deve ser fornecido sem separador de milhares e usando ponto como separador decimal. portanto não serão exibidos os campos de hora. Hoje() Função que retorna. no momento da execução. mas se colocar '' a data e hora: minutos.datainicio == '15/09/2014 20:00' ou $Compromisso. Exemplos: o $[nome do campo] == “texto” o $[nome do campo] == ‘texto’ No caso de o texto conter aspas. minuto e segundo (dd/mm/aaaa hh:MM:ss) Agora() Função que retorna. Nome Utilização TemValor($item. Exemplos: o $valor >= 10000 equivale a 10. Data(‘13/09/1989 12:30:00’) Esta função deve ser utilizada para a comparação de datas. a data atual com dia. Campo Data: o Atualmente quando selecionamos o campo de data se preencher na expressão só data analisa-se a data. por exemplo.datainicio == '15/09/2014' Para valores e datas Para saber se uma propriedade tem valor: HasValue/TemValor Workflow 15 . no momento da execução.25 equivale a 1.000. Sabemos que não é tão fácil como por exemplo apenas a data entre aspas.90 o $valor == 1. bem como o próprio ponto no caso de valores inteiros. Esta função retorna um valor lógico (verdadeiro ou falso). Campo Hora: o Não teremos campo de hora. com dia.DataCadastro == Data(‘01/04/2012’) Esta função pode funcionar com passando-se somente data (dd/mm/aaaa). hora minuto e segundo. data com hora e minuto (dd/mm/aaaa hh:MM) ou data com hora. ano. comparar a data de cadastro de um andamento com uma data específica: $andamento. a data e hora atuais.00 o $valor <= 9. eles também são levados em consideração. :$dataDistribuicao > Agora () As funções existentes hoje de data são: Data(‘.[nome do campo]>[valor] análise do tipo da alteração Para utilizar campo personalizado Utiliza-se o campo que deseja. ou seja.CampoXXX == “Valor do campo XXX” Elementos de inicio de sinal.ContatoExtra == "[nome do contato]" Para utilizar campo CPF/CNPJ Para campos com máscara a condição deve levar em consideração o valor com a máscara.111-11” Para utilizar campo personalizado Para campos lookup deve ser considerado o valor do mesmo (texto). por exemplo.[nome do campo] análise do tipo da alteração Para campo confrontado com $Pending. quando estiver no N..: Ex.:$dataDistribuicao>Hoje() Para data de “Agora” (Ex.:TemValor($valorFicticio) Para data de “Hoje” (Ex.:$Tarefa1.:$InicioSinal.. Ex.’) / AsDate(‘.Contato.111.. Quando selecionar. não listaremos somente os campos do N e sim os do contexto e do N.CpfCnpj == “111.:$InicioSinal. Ex. serão exibidos na árvore todos os campos mapeados de processo e todos de andamento. THOMSON REUTERS Ex.:$[nome do campo] == “sim” Para campo confrontado sem TemValor($Pending.: 27/07/2014 00:00:00): Hoje/Today Ex.: 27/07/2014 08:26:00): Agora /Now Ex. Aceita 'dd/mm/yyy'.’) -> Cria uma data para comparar com um campo. Ex. E quando selecionar somente o processo exibiremos os campos de processo apenas não exibindo dos Ns. de lookup então acredito que o lookup de campos personalizados seja da mesma maneira. com o operador necessário e o nome de lookup de contato do contato entre aspas. Workflow 16 .: Ex.Contato. Hoje() / Today() -> Retorna a Data de hoje às 00:00:00 horas (de quando o fluxo for executado).. Ex. 'dd/mm/yyy hh:mm' ou 'dd/mm/yyy hh:mm:ss' Agora() / Now() -> Retorna a Data e Hora de agora (de quando o fluxo for executado). Para campos lógicos Os valores devem ser comparados com “sim” e “não”. Processo/Andamentos. podem ser por usuário. THOMSON REUTERS 3.3 TAREFAS PARALELAS Tarefas paralelas de modelo de procedimento são as representações de tarefas que serão criadas automaticamente pelo WFL no software cliente para mais de um executante.4. O Tipo de envolvimento na tarefa (Solicitante. Todos os dados informados em suas configurações servirão de referência para criar as tarefas reais. 3. responsável e executante).4. envolvimento ou cargo de gestão. Workflow 17 .2 TAREFAS DE MODELOS DE PROCEDIMENTOS São as representações de uma tarefa que será criada automaticamente pelo WFL no software cliente para um executante (responsável por trabalhar na tarefa). Todos os dados informados em suas configurações servirão de referência para criar as tarefas reais. 4. THOMSON REUTERS 3. essa inserção significa a chancela. Chancela de documento: Chancelar documento significa que quando um contrato chegar num determinado momento é preciso inserir uma marca d’agua neste documento. Workflow 18 .4 SCRIPT Script são ações que podem ser configuradas para enviar comando ao software cliente. Assim podem-se determinar os próximos passos da rotina de trabalho de forma condicional.5 DECISÃO COMPLEXA Decisão complexa é o elemento que tem a função de direcionar um fluxo de trabalho para um ou mais caminhos dependendo de condições pré-configuradas.4. 3. Para está versão do workflow: Chancelar. THOMSON REUTERS 3.5 CAMPOS PERSONALIZADOS Campo incluído pelo LegalOne para uma ficha/formulário: Caso o usuário crie em personalizações um novo campo para processos. e torna a passagem do fluxo por um ponto condicionado à passagem dos elementos anteriores. quando estivermos no WFL e for mapear os campos de processos. Isso significa que no elemento de “início de sinal” terei acesso aos campos do contexto (inclusive os campos personalizados). 3. Quem visualiza o que: Os elementos com condição terão acesso as variáveis dos elementos “Início de sinal” e “Tarefa”. 3.4. O ícone estará azul. os campos personalizados deverão ser exibidos pois eles podem ser utilizados como condição. para que a integração aconteça. Campo incluído pelo WFL para uma tarefa: Caso o usuário esteja no formulário de modelo de tarefa e opte por criar um campo personalizado especificamente para esta tarefa. e seus passos baseados no modelo de procedimento que deu origem a ele. no elemento de “Tarefa paralela” e “Decisão complexa”.6 PUBLICAÇÃO DO FLUXO Após a configuração do fluxo. Workflow 19 . uma nova rotina de trabalho é iniciada automaticamente. Conectores são as setas que ligam os elementos de forma direcional. significa que o fluxo deverá exibir este campo na listagem de tarefas pois será possível utilizá-lo para condição. teremos acesso aos campos do contexto e de todas as tarefas simples (inclusive os campos personalizados). por exemplo. após a publicação ficara cinza . Após a modelagem o fluxo de trabalho é disponibilizado para utilização. e a cada disparo que atenda à configuração de um de seus eventos de início de sinal.6 TÉRMINO DE FLUXO Término de fluxo indicar a finalização do processo. o usuário deverá publicá-lo no Legal One. É um indicador de precedência entre eles. Workflow 20 . THOMSON REUTERS Caso existe alguma inconsistência no fluxo. o sistema não publicará até que o usuário altere. pois eles são um contexto. novo serviço e não teremos para as ações de exclusão. O usuário irá através das ações dos contextos e seções. o grupo “Configurações de módulos adicionais” são listadas as configurações necessárias para o uso do Workflow. Apesar de compromisso e tarefa serem também detalhes de outros contextos. incluir novo processo. submódulo “Configurações”. será possível disparar fluxos por eles. THOMSON REUTERS 4 CONFIGURAÇÕES DE DISPARO No módulo “Opções”. permitir disparar fluxos. porém listará apenas as ações possíveis de disparar um fluxo dentro do Legal one e na frente quais os fluxos selecionados para disparo. Isso significa que ao incluir/alterar um compromisso/tarefa será possível disparar um fluxo. Workflow 21 . Nessa configuração iremos visualizar uma “árvore” similar a do controle de acesso. ou seja. alterar contrato. As pendências que aparecem são específicas do usuário logado no sistema. ou seja. serviços e contratos. o status da tarefa será alterado para “cancelado” e este ícone não será mais exibido para este registro. Ao clicar neste ícone “ ” a tarefa será cancelada. Cada fase do workflow tem um dono (aprovador). ou seja. 5. Um fluxo de trabalho é configurado previamente pela consultoria da Thomson Reuters/Cliente de acordo com fluxo de trabalho interno do departamento jurídico/ Escritório. o status da tarefa será alterado para “cumprido” e este ícone não será mais exibido para este registro. Ao clicar neste ícone “ ” a tarefa será cumprida automaticamente. Workflow 22 .1.1 ÍCONES O sistema traz alguns ícones para ajudar o usuário na aprovação/reprovação do workflow. o status da tarefa será alterado para “recusado” e este ícone não será mais exibido para este registro. Ao clicar neste ícone “ ” a tarefa será recusada. isso para processos. ou seja. THOMSON REUTERS 5 PENDÊNCIAS DO WORKFLOW No painel de informações globais do sistema Legal One é possível visualizar as pendências de aprovação do workflow (caso o cliente tenha comprado a ferramenta). Para iniciar o cumprimento da tarefa basta clicar no ícone Iniciar tarefa “ ”. Nas pendências o usuário irá visualizar todas as fases (tarefas) do workflow que estão aguardando a sua aprovação. Se desejar visualizar todas as tarefas e compromissos. Se desejar visualizar todas as tarefas oriundas de procedimento que ele tenha algum envolvimento. 5.2 PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO NA SEÇÃO DO CONTEXTO (MÓDULO) As pendências de aprovação do workflow podem ser visualizadas no “painel de informações globais do sistema” ou na seção “Pendências do workflow” na pasta do processo.1. basta alterar o tipo de envolvimento na pesquisa simples. THOMSON REUTERS Ao clicar neste ícone “ ” a tarefa será editada. ou seja. continuamos com as mesmas funcionalidades na seção de “Compromissos e tarefas”. contrato e serviços. Através da seção “Pendências do Workflow” o usuário logado irá visualizar todas as tarefas oriundas de workflow onde ele é o executante da tarefa e estão pendentes de conclusão. Workflow 23 . o usuário poderá fazer alguma alteração na ficha da tarefa.
Report "Manual Novajus - Workflow Que Preciso Ler Do Sistema"