Manual Del Usuario Gesproy

Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 1 de 97Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Dirección de Regalías Manual del Usuario GESPROY - SGR 2013 Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 2 de 97 índice I. II. III. IV. V. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3 PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO.......................................................................... 4 INGRESO A LA HERRAMIENTA ............................................................................................................. 9 INGRESO AL PROYECTO ................................................................................................................. 14 MENÚ PRINCIPAL .............................................................................................................................. 17 DESCRIPCIÓN GENERAL ..................................................................................................................... 20 ENTIDAD EJECUTORA......................................................................................................................... 22 CUMPLIMIENTO REQUISITOS............................................................................................................. 25 FUENTES FINANCIACIÓN .................................................................................................................... 27 INCORPORACIÓN PRESUPUESTAL ...................................................................................................... 31 INDICADORES Y AVANCE DEL PROYECTO ........................................................................................... 37 CUENTAS Y GIROS .............................................................................................................................. 39 PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ................................................................................. 42 8.1. 8.2. 9. 10. PROGRAMACIÓN PRECONTRACTUAL ........................................................................................................ 43 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN (PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO) ............................................ 45 GESTIÓN PRECONTRACTUAL.............................................................................................................. 55 CONTRATOS DEL PROYECTO .......................................................................................................... 62 INFORMACIÓN DE CONTRATOS ............................................................................................................... 68 PAGOS DEL CONTRATO ............................................................................................................................ 78 REGISTRO FOTOGRÁFICO ......................................................................................................................... 81 SUPERVISIÓN Y CONTRATOS DE INTERVENTORÍA ..................................................................................................... 83 Supervisión del Contrato .......................................................................................................................... 84 Interventoría del Contrato ....................................................................................................................... 86 11. 12. 13. EJECUCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................................ 88 APROBACIÓN INFORMACIÓN ........................................................................................................ 93 ALERTAS PROYECTO ...................................................................................................................... 95 Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 3 de 97 I. INTRODUCCIÓN Este manual va dirigido a todos los usuarios del aplicativo “ “SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE REGALIAS”” que requieren hacer el seguimiento de todos y cada uno de los proyectos. Hay que recordar que de acuerdo a como se haya registrado el proyecto en el Banco de Proyectos SUIFP y se haya rendido la información correcta en el movimiento de la cuentas, así mismo se verá reflejada la información contenida por cada uno de los proyectos. De acuerdo a la necesidad del usuario. PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO Para el navegador de internet: Al trabajar en el navegador de Internet. se debe tener la siguiente configuración: Ingresar a Herramientas y seleccionar en Opciones de internet (Ilustración 1) Ilustración 1.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 4 de 97 II. Pre requisitos para internet Explorer Al hacer clic se abre una ventana en la que se selecciona en el historial de exploración el botón de configuración (Ilustración2) . Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ingreso a historial de exploración .SGR” Página 5 de 97 Ilustración 2. g. se ingresa a “Panel de Control” seleccionando luego la opción “Reloj/Idioma y Región” (Ilustración 4). e. en Windows 7. Elección de opción Internet Configuración Regional Para ajustar esta configuración.SGR” Página 6 de 97 Se ingresa a los archivos temporales de internet y se selecciona la opción de Cada vez que visite la página web y clic en Aceptar. En ella se elige la opción “Configuración regional y de Idioma” (Ilustración 5) que muestra la ventana de la ilustración 6. . En esta ventana se oprime el botón “Configuración Adicional”. La configuración regional debe estar de la siguiente manera: El formato debe ser de carácter numérico El separador de listas debe ser el carácter “pleca” (“|”).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.(Ilustración 3) Ilustración 3. el cual muestra la ventana de la ilustración 7. Idioma y Región .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 7 de 97 Ilustración 4. Ingreso a panel de Control Ilustración 5. Reloj. Configuración Regional .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 8 de 97 Ilustración 6. dnp. Configuración Adicional III. INGRESO A LA HERRAMIENTA Para ingresar al aplicativo se siguen los siguientes pasos:  Mediante el navegador de internet por favor ingrese a la siguiente dirección (URL): http://sgr.gov.SGR” Página 9 de 97 Ilustración 7.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.co (Ilustración 8). . SGR” Página 10 de 97 Ilustración 8. Ingreso a cargue y reporte de Información . Ilustración 9.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Seguimiento Control y Evaluación) y elegir la opción “Cargue y Reporte de Información”. Ingreso página principal SGR  En la barra del menú ingresar a SMSCE (Sistema Monitoreo. SGR” Página 11 de 97  Seleccionar el botón de INGRESAR Ilustración 10. Cargue de Información .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ingresar usuario y contraseña de usuario con perfil “Elabora y Carga” Ilustración 11. Sección 10: Muestra información de la herramienta web. la fecha y hora. la fecha y hora actual. . Sección 7: Muestra la opción para acceder al aplicativo del sistema de Seguimiento y Ejecución a Proyectos GESPROY-SGR Sección 8: Muestra un botón para acceder a la creación de usuarios “Elabora y Carga” Sección 9: En esta sección se brinda información relacionada con el aplicativo de Seguimiento a Proyectos SGR. Sección 2: Muestra la barra del menú principal que estará disponible en todas las páginas. Sección 3: Muestra el nombre del usuario y la entidad asociada a éste. Sección 1: Muestra información del usuario y perfil que ingresó al sistema. Sección 6: En esta sección se brindan instrucciones precisas al usuario “Elabora y Carga” y usuario “Administrador de Usuarios” de la Rendición de Cuentas SGR para tener en cuenta en su reporte. Al ingresar el sistema muestra la página de inicio la cual se encuentra dividida en 10 secciones como lo muestra la Ilustración 12. Sección 4: Muestra un menú para acceder a las diferentes opciones de la aplicación “Cargue y Reporte de información de rendición de cuentas SGR”.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. para tener en cuenta. Ingreso de Usuario y Contraseña 2.SGR” Página 12 de 97 1. Sección 5: En esta sección el sistema muestra alertas como ayuda para la entidad que reporta información a través del aplicativo de la sección 4. SGR” Página 13 de 97 1 3 2 7 4 8 5 9 6 10 Ilustración 12. Página de Inicio .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. 15.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ilustración 13. Para ingresar. seleccionar el botón “Buscar Proyectos” como se mues tra en la Ilustración N. se da clic en el botón Seguimiento a Proyectos Ilustración 14.SGR” Página 14 de 97 IV. . Ingreso seguimiento de proyectos El sistema muestra la información de la entidad y Nombre de usuario. Selección de Entidad Usuario Ejecutor Al seleccionar la entidad de la lista. INGRESO AL PROYECTO Para comenzar con el reporte de información se debe seleccionar la entidad territorial que corresponda (Ilustración 13). SGR” Página 15 de 97 Ilustración 15. donde se pueden encontrar por los siguientes criterios:     BPIN: Código que se le asignó al proyecto que se está buscando. Objeto: Se digita el objeto del proyecto Departamento: Entidad al que pertenece el proyecto Vigencia: Selecciona la vigencia correspondiente del proyecto Para traer la lista de proyectos de acuerdo a los criterios seleccionados se da clic en el botón “CONSULTAR” . . Buscador de proyectos Se muestra la página. Página de Ingreso Ilustración 16. la cual está el buscador de proyectos (Ilustración 16). Se listarán únicamente los proyectos que le han sido asignados a la entidad que se encuentran en estado de aprobación como ejecutora de los mismos y en el aplicativo SUIFP.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR en estado de aprobación (Ilustración17). Lista de proyectos Al encontrar el proyecto se da clic al registro correspondiente de la “Entidad Ejecutora” (Ilustración 17). .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 16 de 97 Ilustración 17. Menú Principal . Menú Principal Ilustración 18.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 17 de 97 V. 100%= Verde . . Adicionalmente.79%= Amarillo 81% .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 18 de 97 El menú principal está compuesto por: INICIO: Botón que se encuentra en todas las ventanas y lleva a la ventana del buscador de proyectos (ilustración16) Opciones del Menú::             Descripción General Entidad Ejecutora Fuentes Financiación Incorporación Presupuestal Cumplimiento Requisitos Planeación Ejecución Gestión Precontractual Contratos Proyecto Cuentas y Giros Indicadores y Avances Aprobación Información Alertas Proyecto Esta ventana presenta un resumen general del proyecto con los datos más importantes de su identificación y la ejecución del mismo. 0% 40%= Rojo 41% . se muestra un diagrama de semáforos el cual indica el avance físico y financiero del proyecto. SGR” Página 19 de 97 Ilustración 19.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Información del proyecto . Sección 5: Indicadores del Producto: Lista de Indicadores al detalle. Ésta es importada del Banco de Proyectos SUIFP-SGR.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Descripción General Presenta toda la información general del proyecto como se muestra en la ilustración 20. . Sección 4: Fuentes de financiación: Origen de los recursos para la ejecución del proyecto. Registrada en SUIFP-SGR y otras fuentes de financiación.SGR” Página 20 de 97 1. Sección 1: Localización: información principal del proyecto Sección 2: Entidad Ejecutora: Entidad que elabora o ejecuta el proyecto Sección 3: Mapa Regalías: Botón que muestra la información consolidada de regalías. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Descripción general del proyecto .SGR” Página 21 de 97 Ilustración 20. Información entidad ejecutora Sección 1 Ente ejecutor: Datos que corresponden al ente ejecutor. El formulario se divide por 3 secciones: (Ilustración 21).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Entidad Ejecutora Esta información corresponde a la entidad que ha sido designada como ejecutora. nombre junto con su respectivo nit. Los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento. 1 2 3 Ilustración 21.SGR” Página 22 de 97 2. . Sección 2: Representante Legal: Muestra la información correspondiente al representante legal. Para digitar esta información se hace clic en el botón . Este botón abre un formulario donde se debe diligenciar toda la información (Ilustración 22). Se ingresa por la opción y se diligencian los datos correspondientes a dicho formulario (Ilustración 23).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. se da clic en el botón “Guardar” Ilustración 22. Datos Representante Legal .SGR” Página 23 de 97 Sección 3: Contactos del proyecto: Se registran los datos correspondientes a las personas que pertenecen al proyecto. Una vez ingresada la información. . Para borrar o eliminar la información de un representante legal ya registrado en la página del ente ejecutor. se crea un nuevo representante legal en el aplicativo y se deja el Estado del representante legal antiguo como inactivo.SGR” Página 24 de 97 Ilustración 23.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Si hay un nuevo representante legal de la entidad. se ingresa por el ícono de eliminación donde solicitará confirmación de borrado (Ilustración 24). se da clic en el botón de actualización que abre nuevamente el formulario para la modificación requerida. para llevar un histórico de la información. Ingreso de datos de Contacto del Proyecto En caso que se requiera editar la información del representante legal en la página del ente ejecutor. a que hace referencia el artículo 2 del acuerdo 014 de 2013. Solicitud de Borrar información Para borrar la información diligenciada. Mensaje de Borrado 3. se da clic en el botón “Borrar”. Ilustración 25. la cual es responsabilidad de la Secretaría Técnica del OCAD respectivo. Cumplimiento Requisitos En esta pestaña se registra la información correspondiente a la certificación del cumplimiento de los requisitos previos al inicio de la etapa contractual.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. (Ilustración 26) . o “Cancelar” si no se desea borrar. el sistema envía un mensaje de confirmación como lo muestra la Ilustración 25. Cuando se borra.SGR” Página 25 de 97 Ilustración 24. SGR” Página 26 de 97 Para ingresar la CERTIFICACIÓN” información se hace clic en el botón “ADICIONAR Ilustración 26 Requisitos según certificado OCAD Al ingresar se abre un nuevo formulario en donde se registra la información: Fecha: Debe de registrarse en el formato DD/MM/YYYY Número del documento o radicado: Número de correspondencia que haya usado la secretaria de la OCAD Ocad: Que certifica el documento de los requisitos Cumplimiento: En la certificación que expide la OCAD muestra si el cumplimiento es parcial o total (se selecciona de acuerdo a la misma) .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Fuentes Financiación Está ingresada la información de las fuentes de financiación tanto con recursos de Regalías como fuentes distintas.SGR” Página 27 de 97 Ilustración 27 Registro Guardado 4.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.Este capítulo está conformado por tres secciones: 1 2 3 . La información sobre las fuentes de financiación proviene del SUIFP-SGR(Ilustración 28). Esta información se trae del banco de Proyectos SUIFP-SGR Sección 3: “Acuerdos de Aprobación de Proyectos”: Corresponde a la información de los acuerdos proporcionados por la Secretaría Técnica del OCAD (Ilustración 29). además de los acuerdos asociados a la aprobación del proyecto en cuestión. vigencia y valor fuente. En esta sección se pueden ingresar. todos aquellos relacionados con la Entidad Ejecutora. Sección 2: “Otras fuentes de financiación” En las que trae la información de fuentes distintas a las de Regalías o de Régimen anterior. .SGR” Página 28 de 97 Ilustración 28 Fuentes de Financiación Sección 1: “Fuentes de Financiación SGR” está conformada por nombre.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. fuente. Adicionar Acuerdos de Aprobación de Proyectos Ilustración 30. “fecha del acuerdo”. . “OCAD”. Adición de acuerdo Ilustración 31.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Información guardada Para agregar un acuerdo se oprime el botón “ADICIONAR ACUERDO” que abre una ventana (Ilustración 30) para el diligenciamiento de los datos “número del acuerdo”.SGR” Página 29 de 97 Ilustración 29. Valor Acuerdo: Este dato es obligatorio y mayor que cero (Si no se registra aparecerá mensaje de error. Vigencia: Se digita el año de la vigencia del proyecto (Este debe registrarse completo o aparecerá un mensaje de error. Errores en detalle .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ver Ilustración 33) Para guardar la información se hace clic en “GUARDAR” (Ilustración 34). Ver Ilustración 33). Adición del detalle Ilustración 33. Ilustración 32. En este detalle se registran los siguientes datos que se muestran en la Ilustración 32: Proyecto: Combo de selección con el Código BPIN y la Descripción del Proyecto Fuente: Por este combo de selección se encuentran las fuentes que posee del SUIFP-SGR.SGR” Página 30 de 97 Estos datos encabezan a su vez el detalle del acuerdo que se ingresa oprimiendo el botón “ADICIONAR DETALLE” (Ilustración 29). Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. esta deberá incorporar a su presupuesto los recursos del SGR aprobados por el OCAD para el proyecto de inversión. .SGR” Página 31 de 97 Ilustración 34. una vez aprobado el proyecto y designado como ejecutor a la entidad pública. Incorporación Presupuestal Conforme lo dispuesto en el artículo 44 del Decreto 1949 de 2012. Acuerdos y detalles de acuerdos 5. Registro satisfactorio El detalle determina el valor total del acuerdo que se muestra en el encabezado del acuerdo (ilustración 35) Ilustración 35. Se abre un formulario (Ilustración 37) que muestra los rubros ya creados. En seguida se habilitará en la ventana los campos “Rubro” y “Descripción” (Ilustración 38). la entidad ejecutora deberá ingresar la información de la incorporación presupuestal de dichos recursos.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. independientemente del proyecto. Ilustración 36 Incorporación Presupuestal Para ingresar la incorporación presupuestal se debe registrar inicialmente los rubros que maneja la entidad ejecutora de acuerdo a su sistema presupuestal. Se oprime el botón “Guardar” dando mensaje de grabado satisfactorio Cabe señalar que los rubros presupuestales corresponden a las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del acto administrativo que liquida el presupuesto . Para ingresar un rubro nuevo se hace clic en el botón “ADICIONAR”. Por tanto hacemos clic en el botón “Rubros” (Ilustración 36).SGR” Página 32 de 97 Es necesario precisar que en el evento en que el proyecto de inversión presente cofinanciación con recursos diferentes al SGR. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Lista de rubros creados Ilustración 38 Creación de Rubros .SGR” Página 33 de 97 Ilustración 37. o Fecha de Acto Administrativo. por el cual se incorpora al presupuesto de la entidad ejecutora. que corresponde al número del documento de autorización de la vigencia futura si la respuesta anterior fue afirmativa. seleccionar de la lista desplegable si corresponde a un Decreto (para las entidades territoriales) o Resolución (para las entidades públicas ejecutoras). . Autorización Vigencia Futura.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. volviendo al formulario de incorporación presupuestal (Ilustración 36) mediante el botón “ADICIONAR INCORPORACIÓN”. seleccionar de la lista conforme a los rubros anteriormente registrados en el menú “Fuentes Financiación”. seleccionar de la lista desplegable según corresponda.SGR” Página 34 de 97 Ilustración 39. o Número del Acto Administrativo. o Nro. o Vigencia o anualidad. seleccionar la vigencia en la que se realiza la incorporación presupuestal. o Aplica Vigencia Futura. seleccionar según corresponda de la lista desplegable Si o No. Este abre una nueva ventana en donde se registra la información de la incorporación presupuestal (Ilustración 40) con los siguientes datos: Tipo de documento. o Fuente de financiación del proyecto. o Rubro. se debe diligenciar en el formato DD/MM/AAAA. Registro de Guardado o Ahora se procede a crear la adición presupuestal. si para la ejecución del mismo se dispone de apropiación suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalías.SGR” Página 35 de 97 o Valor. se registra el valor incorporado al presupuesto según la fuente de financiación.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. . Se finaliza el registro de la incorporación con el botón “GUARDAR”. Es importante precisar que la entidad ejecutora incorporará el valor total del proyecto. Ilustración 40 Ingreso Incorporación Presupuestal Ingreso de información de Vigencias Futuras para la asunción de compromisos que afectan presupuestos de bienalidades posteriores: Para estos casos el usuario deberá ingresar la información de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados y conforme a la programación de la ejecución financiera del proyecto. de lo contrario requerirá la autorización de vigencias futuras de acuerdo a lo previsto en los artículos 94 y 97 de la Ley 1530 de 2012 y en tal caso el usuario deberá ingresar la información de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados. Ilustración 41 Ingreso Información de Vigencias Futuras . Futura” (Ver Ilustraciones 41 y 42). de las vigencias futuras autorizadas y su respectivo valor mediante la opción “Adicionar Vig. de las vigencias futuras autorizadas para la provisión de bienes y servicios con su respectivo valor mediante la opción “Adicionar Vig.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Futura” (Ver Ilustración 41). teniendo en cuenta que para la ejecución del mismo se dispone de apropiación suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalías. señalando el detalle por bienalidad.SGR” Página 36 de 97 Posteriormente deberá señalan en el ingreso de la primera incorporación el detalle por bienalidad. Ingreso de información de Vigencias Futuras para la recepción de bienes y servicios en bienalidades posteriores: En estos casos el usuario deberá ingresará la información de la incorporación presupuestal por el valor total del proyecto en la bienalidad respectiva. SGR” Página 37 de 97 Ilustración 42 Detalle de Vigencias Futuras 6. . Las otras columnas serán ingresadas por el botón “DETALLE” que está en la última columna de cada uno de los indicadores (Ilustración 43). En la información que proviene del SUIFP-SGR deben estar registrados los objetivos que se pretenden cumplir con el proyecto.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. año de inicio y finalización y valor de la meta. nombre del indicador. Igualmente el producto o finalidad del mismo. Indicadores y Avance del Proyecto En esta ventana se ingresará el reporte de ejecución de cada uno de los indicadores. Los indicadores que se registren también son incluidos en el reporte de información de “Mapa Regalías”. Para incluir los datos mencionados se da clic en el botón “ADICIONAR EJECUCIÓN” y se ingresan los datos de “Año de Reporte”.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. en la cual se visualiza toda la información del indicador y define la ejecución del mismo. Ingreso indicadores Al hacer clic en el “DETALLE” se abre una nueva ventana (Ilustración 4 4). Si se desea eliminar un registro de ejecución del indicador se hace clic en el ícono . “Mes de Reporte” y “Valor Ejecutado” (Ilustración 45). .SGR” Página 38 de 97 Ilustración 43. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 39 de 97 Ilustración 44. Adición ejecución Ilustración 45. Adición ejecución Para volver a la página donde se encuentran todos los indicadores del proyecto se da clic en el botón “REGRESAR”, y se podrá visualizar en la columna de “Valor Ejecutado” (Ilustración 43), el consolidado de los valores ingresados en la adición de la ejecución del indicador. 7. Cuentas y Giros Se encuentra la información de la cuenta que es reportada por el aplicativo de cuentas - SGR (Ilustración 46). Dando clic en el botón “DETALLE” se listarán todos los periodos reportados ascendentemente, siendo el último reporte registrado el primero de la lista. Esta información no se puede editar, es una referencia del reporte del aplicativo de cuentas–SGR “CARGUE REPORTE DE Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 40 de 97 INFORMACION DE CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR”. Para ver la información reportada al detalle, se va ingresando, con el botón “DETALLE”, por cada fila (Ilustraciones 46, 47 y 48). Ilustración 46. Cuentas y Giros del Proyecto Ilustración 47. Vista al estado de la cuenta Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 41 de 97 Ilustración 48. Vista al detalle del estado de la cuenta Al oprimir el botón “INGRESAR” de la sección “Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados” (Ilustración 46) se habilita el registro de la información de rendimientos y otros dineros de la cuenta de la entidad ejecutora. (Ilustración 49). Ilustración 49. Reintegro de los recursos y rendimientos las cuales. los cuales a su vez generan impactos. Responden a la pregunta ¿Cómo? . Estos últimos conducen a resultados en términos de los objetivos específicos propuestos. Planeación de la Ejecución del Proyecto En el ámbito de la planeación se ubica a los proyectos de inversión como el eje central para la ejecución y seguimiento de los recursos que buscan un impacto y mejoramiento de la productividad de una región o de la calidad de vida de la población cuando se trata de recursos públicos. Dicha Cadena de Valor plantea que para cumplir con unos objetivos específicos. los proyectos disponen de insumos que a través de un proceso de transformación (llamado actividad es) generan unos productos.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. representan las acciones necesarias para la generación de los productos y obtención de los resultados del proyecto. una de las metodologías acogidas en nuestro país para la formulación de proyectos de inversión es el Marco Lógico el cual se fundamenta en la cadena de valor. tal y como se definen para la cadena de valor. que se definen como los efectos esperados de los productos El eje central para realizar la programación de la ejecución del proyecto son las actividades establecidas en su formulación. esta metodología ha sido recogida por la Metodología General Ajustada – MGA en la cual se deben presentar los proyectos de inversión a ser financiados con recursos del SGR y que a su vez alimenta el Banco de Programas y Proyectos del SGR y el aplicativo GESPROY – SGR.SGR” Página 42 de 97 8. Para efectuar la programación de las actividades precontractuales para la ejecución del proyecto.SGR” Página 43 de 97 Este modulo consta de dos secciones: la programación precontractual y el cargue de la información del archivo para reportar la información. Además se relaciona la modalidad que se haya tomado en el proceso. se deben considerar los procedimientos internos de cada . Programación Precontractual Se consigna la información previa de la programación físico . Se registra la fecha de los procesos globales que se van a desarrollar a nivel del proyecto (Ilustración 52).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.1. Ilustración 50 Planeación del proyecto 8.financiera del proyecto (Ilustración 51). Ilustración 51 Planeación precontractual . de idoneidad.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 44 de 97 entidad para llevar a cabo la apertura de los procesos. la revisión jurídica y sus ajustes. estudios de mercado. así como la elaboración de los pre pliegos según la modalidad de contratación. contemplar los tiempos de elaboración de estudios previos. expedición de CDP. Allí se abre una nueva ventana en la que se registra la fecha de los procesos globales a desarrollar a nivel del proyecto.SGR” Página 45 de 97 Ilustración 52 Ingreso fechas precontractual Para ingresar la información de la programación precontractual se hace clic en el botón “ADICIONAR” (Ilustración 51).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.2. Para iniciar con el cargue de la información. . Hay que recordar que el formato de las fechas es DD/MM/AAAA (Ilustración 52). 8. (Ilustración 53). Se da clic en el botón “GUARDAR”. Para el ingreso de la información el responsable de proyecto debe tener a su disposición la información del proyecto. el usuario encontrará en la segunda sección del modulo la opción de “ADICIONAR” a través de la cual se abre la ventana “Crear Proceso de Cargue de Información”. en particular el presupuesto detallado por actividades y la programación (cronograma) de la ejecución de dichas actividades mes a mes. cabe señalar que estas deben ser consistentes con las registradas en la MGA. Planeación y Ejecución (programación de las actividades del proyecto) En esta sección se registra la información relacionada con la programación de las actividades necesarias para el alcance de las metas y objetivos definidos en el proyecto de acuerdo con la cadena de valor que estructura el mismo. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 46 de 97 Ilustración 53 Adicionar Parámetros Proceso Ilustración 54 Crear Proceso de Cargue de Información . Cargue de Programación Inicial (Ilustración 55): corresponde al primer ingreso de información relacionado con la programación de las actividades del proyecto. 2. las cuales deberán ser aprobadas por el respectivo OCAD. El cargue y reporte de esta información se debe realizar una vez sea aprobado el proyecto por el respectivo OCAD y se haya designado la entidad ejecutora sin perjuicio que no se haya iniciado la ejecución del mismo. se debe seleccionar del campo “fuente de información” la forma de cargue del archivo en Excel. siempre y cuando estos ajustes no correspondan a los enumerados en el artículo 8 del Acuerdo 014. se deben registrar los campos de “año de reporte” y “mes de reporte” en los cuales se ha programado el inicio de la ejecución de las actividades.SGR” Página 47 de 97 En esta ventana el usuario deberá escoger de la lista de selección el tipo de cargue que va a realizar con las siguientes opciones: 1. una vez terminado el diligenciamiento de la información requerida seleccione la opción de guardar. estos ajustes deben ser aprobados por la entidad ejecutora. Para realizar el cargue de estos ajustes se deberá contar con los respectivos soportes documentales. Cargue de Ajustes sin aprobación de OCAD: por esta opción podrá realizar los ajustes a la programación inicial. de conformidad con lo establecido en artículo 8 del Acuerdo 014 de 2013. 3. previo concepto favorable del interventor o la supervisión. Cargue de ajustes con aprobación de OCAD: Se ingresaran las modificaciones que afecten el valor del proyecto.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. . Posteriormente. Finalmente. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 48 de 97 Ilustración 55 Cargue archivo El cargue de la información se procesa de la siguiente manera: . .SGR” Página 49 de 97 Paso 1: Se descarga la plantilla de cargue. Ilustración 56 planilla a seguir Al abrir el archivo de la hoja de Cálculo este traerá la información (Ilustración 57) para diligenciar la información pertinente de programación inicial de actividades.SGR. El nombre del archivo descargado está conformado por tres consonantes y el código BPIN. Actividad: Trae por defecto la misma de la MGA. Se pueden adicionar más filas al mismo producto y actividad MGA. Para hacer este procedimiento se deja el mismo enunciado en la primera columna “producto” y la segunda columna “Actividades_MGA” y en la tercera columna se digita la actividad que se quiera anexar. a través de las siguientes columnas: Producto: Definido desde el SUIFP .SGR. Actividades_MGA: Definidas desde el SUIFP . Se abre una nueva ventana donde se muestra el proceso de descarga del archivo de la planilla (Ilustración 56). por el botón “Plantilla cargue”. Se debe guardar la planilla en un directorio local de la máquina del usuario.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Valor_ ejecutado: Valor total de la ejecución física del proyecto. Ejemplo de Archivo de Cargue Paso 2: Se debe de borrar la fila de los títulos del archivo del cargue de la planilla dejando sólo los datos a cargar. Ilustración 57. Contrato: Número de contrato relacionado. se puede consultar con el botón de “UNIDADES DE MEDIDA” y se determina de acuerdo a la actividad. La lista de unidades de medida que puede usar en esta columna. Por la opción de guardar como/ otros formatos/ archivo *. En el aviso que informa que no es compatible damos clic en “ACEPTAR” como lo muestra la Ilustración 58. Cantidad Ejecutora: Cantidad total de ejecución.SGR” Página 50 de 97 Unidad: Unidad de medida que corresponde a la actividad. Paso 3: El archivo debe guardarse en formato “csv”. . NOTA: Tener en cuenta la configuración predeterminada del sistema en la configuración regional mencionada en el capítulo 1 Prerrequisitos para trabajar en el aplicativo.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Periodo: Fecha de inicio de la actividad posterior a la fecha de inicio del proyecto.csv. SGR” Página 51 de 97 .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. .SGR” Página 52 de 97 Ilustración 58.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Pasos Guardar archivo CSV Paso 4: Al volver a ingresar al aplicativo se busca por el botón “EXAMINAR” el archivo creado y se hace clic en el botón “PROCESAR CARGUE” (Ilustración 59). SGR” Página 53 de 97 Ilustración 59 Llamar archivo para cargar Al hacer clic en procesar se informa en la columna derecha “RESULTADOS DEL PROCESO”. . Ilustración 60. se corrigen los errores correspondientes y se carga nuevamente hasta que el resultado nos informe que el cargue fue exitoso (Ilustración 61). Resultado del proceso con errores Para volver a cargar el archivo se hace clic en el botón “Regresar”. si hay algún dato a modificar (Ilustración60).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. SGR” Página 54 de 97 Ilustración 61Resultado del Proceso Exitoso Si el resultado del cargue del archivo fue exitoso. como lo muestra en la ilustración 63 . se debe seleccionar la opción de “Eliminar Proceso” con el objeto de ajustar la información del archivo Excel y proceder nuevamente a su cargue. (Ilustración 62) Ilustración 62 Programación físico Financiera Se recomienda al usuario realizar una revisión completa de toda la información ingresada.financiera del proyecto. Una vez el usuario haya verificado la consistencia de la información ingresada debe confirmar la misma. en caso de identificar inconsistencias.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. a lo cual se generará un mensaje de alerta de confirmación. regrese a la ventana principal del modulo( mediante el boton “Regresar”) en la cual el aplicativo presentará en la parte inferior. la información de la programación fisico. a través del botón “Confirmar Programación”. Una vez se confirme la programación inicial esta no se podrá eliminar del sistema. Gestión Precontractual En esta sección se registra la información correspondiente a los procesos precontractuales adelantados por la entidad ejecutora. con el fin de llevar a cabo los procesos contractuales necesarios para ejecutar las actividades del proyecto. . 9.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 55 de 97 Ilustración 63 mensaje de confirmación sin modificación posterior Para finalizar este proceso se hace clic en la opción aceptar y el aplicativo envía mensaje de confirmación de ingreso. SGR” Página 56 de 97 Ilustración 64 Gestión Precontractual Paso 1: Ingresar Proceso precontractual Para ingresar un registro se accede por el botón “ADICIONAR PROCESO”. el cual abrirá una ventana con un formulario en el que se solicita la siguiente información (Ilustración 64):    Número Proceso: Número del proceso precontractual. Es importante que el número del proceso precontractual sea el registrado en el portal de la contratación pública – SECOP por la entidad ejecutora. incluyendo la contratación con entidades sin ánimo de lucro establecidas en el artículo 355 de la .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Número de Constancia: Modalidad de contratación: entiéndase por las modalidades que se consagran en el estatuto de Contratación. Número Acto Cierre: Número acto administrativo del cierre del proceso de selección. se ingresa por la opción “INFORMACIÓN CDPS” como muestra la ilustración 66.SGR” Página 57 de 97    Constitución Política. Fecha Acto Apertura: Fecha del acto administrativo de la apertura. Ilustración 65. Al grabar la información anterior. . El usuario debe diligenciar el formulario y al finalizar Guardar dicha información. Información proceso precontractual Paso 2: Crear el certificado de disponibilidad presupuestal . El CDP es el documento expedido por el responsable del presupuesto. el aplicativo asignará un consecutivo automático de identificación. Por otra parte se incluye régimen privado para aquellas entidades estatales cuyos procesos de contratación se adelanten bajo dicho régimen por expresa disposición de la Ley.CDP. mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible. libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. Para crear el CDP en el aplicativo GESPROY-SGR.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. realizar las modificaciones y dar la opción “guardar”. Para modificar este registro correspondiente al proceso precontractual se debe ingresar por el ícono de editar (Ilustración 64). Número Acto Apertura: Número de Acto Administrativo de apertura del proceso de selección. Adicionar CDP .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ilustración 67. Creación CDP Al ingresar por esta opción.SGR” Página 58 de 97 Ilustración 66. Para ingresar un CDP nuevo se hace clic en el botón “ADICIONAR CDP”. se abre una nueva ventana (Ilustración 67) donde se puede crear un CDP nuevo o digitar el detalle de un CDP ya creado. tal como aparece en la Ilustración 67. el usuario debe ingresar por detalle del CDP(Ilustración 69) Ilustración 69. fecha y Vigencia del CDP. Adicionar CDP Posteriormente. en la cual se debe diligenciar la información de Número. Ingreso al Detalle CDP . guardar la información. al finalizar.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 59 de 97 La opción de “Adicionar CDP” despliega una nueva ventana.(Ilustración 68) Ilustración 68. SGR” Página 60 de 97 Al ingresar a la opción “DETALLE CDP” se abre una nueva ventana (Ilustración 70). Registro detalle CDP Para anexar un nuevo CDP se procede a ingresar nuevamente por la opción de “ADICIONAR CDP” Paso 3: Relacionar CDP con proceso precontractual. Fuente: se selecciona la fuente de financiación del proyecto Valor Disponibilidad: Valor de disponibilidad presupuestal que posee el CDP.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Este paso se realiza entrando por la opción de “Relacionar CDP”. Ilustración 70. esta acción debe realizarse por cada proceso precontractual. (Ilustración 71) . y se registra la siguiente información      Proyecto: Se selecciona de la lista desplegable Vigencia del CDP: se selecciona la vigencia en que se expidió el CDP Rubro: Se selecciona de la lista desplegable el rubro que se afecta con el proyecto. el aplicativo despliega una ventan a en la cual deberá escoger de la lista desplegable que muestra los CDPS creados en el paso 2. se debe Guardar la información (Ilustración 72). .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. el CDP que respalda el proceso Precontractual que se está ingresando. Una Vez escogido el CDP.SGR” Página 61 de 97 Ilustración 71. Relacionar CDP Una vez se ingresa por “relacionar CDP”. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Contratos del Proyecto En esta opción se ingresa la información correspondiente a los contratos que ejecutaran las actividades del proyecto. .SGR” Página 62 de 97 Ilustración 72. Relación CDP 10. la cual abre una nueva ventana que solicita la información del contratista. . Registro de la información del Contratista.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ésta se ingresa entrando por la opción “CONTRATISTAS” (Ilustración 74).SGR” Página 63 de 97 Ilustración 73 Contratos Proyecto Para ingresar la información contractual se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1. Contratos del Proyecto En la nueva ventana se debe diligenciar la siguiente información:             Nombre Tipo de Identificación del contratista Número de Identificación del contratista Tipo contratista Naturaleza del contratista Documento de unión Temporal Fecha del Documento de Unión Temporal Representante Legal Tipo Id Representante Legal Número ID representante Legal Departamento Municipio Tener en cuenta que los campos marcados con (*) son de obligatorio diligenciamiento.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 64 de 97 Ilustración 74. (Ilustración 75) . Tipo de identificación: Se elige por el combo de Selección.02 Número de Contrato: Se digita el número asignado al contrato Tipo de Contrato: Se selecciona de la lista de selección Objeto: Se registra el objeto del contrato tal y como está en la minuta de este. Contratista: El aplicativo traerá el nombre del contratista una vez digitado el campo de “Número del documento de identificación” Valor contrato: Se registra el Valor del contrato en pesos. Causal de Contratación: Se despliega lista desplegable de acuerdo a la modalidad de contratación. Si éste no ha sido registrado aún. se ingresa el valor sin puntos y se utiliza la coma para el decimal. la cual trae los procesos precontractuales ingresados de conformidad con el capítulo 9 de este manual. Datos solicitados para contratistas Paso 2: creación del contrato. . Número del documento de identificación: Se digita el número de identificación del contratista. Ej. 1000000. Modalidad de contratación: el aplicativo traerá automáticamente la modalidad que se registro para el número de proceso precontractual registrado en el campo anterior. Ingresar por la opción “ADICIONAR CONTRATO” (Ilustración 73 y 74). se da clic en el enlace “INGRESAR CONTRATISTA” (Ilustración 74). El usuario elige la opción que aplique según su proceso precontractual adelantado. Ésta abre una nueva ventana (Ilustración 75) en la que se ingresan los siguientes datos:           Proceso precontractual: Se selecciona de la lista desplegable.SGR” Página 65 de 97 Ilustración 75.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. el usuario grabar la información (Ilustración 76). meses o años. Fecha final contractual: Se selecciona la fecha estimada de terminación del contrato. meses.SGR” Página 66 de 97       No. Se ingresa por la opción “DETALLE” como se muestra en la Ilustración 73. Ingreso datos del contrato Paso 3: Detalle del contrato. años) Al finalizar de ingresar los campos. Término para la liquidación: (en días.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ilustración 76. Acto de adjudicación: Se ingresa el número de adjudicación del contrato. . Fecha suscripción contrato: Se selecciona de acuerdo a la fecha de suscripción del contrato Fecha de inicio: Se selecciona de acuerdo a la fecha del acta de inicio del contrato Plazo: Se registra el plazo y se selecciona si está determinado en días. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 67 de 97 Ilustración 77. Acceso a detalle en contratos . Acceso a detalle en contratos AL INGRESAR A ESTA OPCIÓN DEL DETALLE DEL CONTRATO SE ENCUENTRAN TRES PESTAÑAS :    INFORMACIÓN DE CONTRATOS PAGOS DEL CONTRATO REGISTRO FOTOGRÁFICO Ilustración 78. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 68 de 97 INFORMACIÓN DE CONTRATOS Por esta opción se ingresa la información de los siguientes aspectos del contrato: . Ilustración 80. Ingreso DETALLE en Contrato . Ingreso DETALLE en Contrato a) Información General del contrato: Esta información la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 2 (Ilustración 80).SGR” Página 69 de 97 Ilustración 79.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Recursos Regalías Se abre un formulario que trae la información de las fuentes de financiación de regalías del SUIFP-SGR (Ilustración 83). Luego se digita el “valor aportado al Contrato” para poder dar clic en “GUARDAR”.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ilustración 82.SGR” Página 70 de 97 b) Información del contratista: Esta información la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 1 (Ilustración 81) Ilustración 81. Ilustración 83 Distribución de Recursos en Regalías . Ingreso DETALLE en Contrato c) Aspectos financieros del contrato: Comprende los recursos que corresponden a ese contrato. Recursos Del Sistema General de Regalías: Esta información es diligenciada en el aplicativo del SUIFP-SGR. Esta información proviene del aplicativo SUIFPSGR. seleccionando la casilla de la primera columna titulada “Incluir en el Contrato”. Se eligen las entidades que hayan invertido en el proyecto. Se divide en dos secciones. Para cambiarla se ingresa por el botón “MODIFICAR” (Ilustración 82). los recursos propios del Sistema General de Regalías y los que pertenecen a otras fuentes de financiación. donde se selecciona la entidad que aporta la financiación que corresponde al proyecto y el valor de la misma. Registro de modificación Otras Fuentes De Financiación Cofinanciación de entidades diferentes al Sistema de Regalías (Ilustración 85). Ilustración 85. Éste abre un formulario (Ilustración 86). y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada. mostrando el aviso de confirmación. .SGR” Página 71 de 97 Ilustración 84. Para registrar las otras fuentes de financiación se da clic en el botón “INGRESAR”. Luego se hace clic en “GUARDAR”. Ingreso información fuentes de financiación d) Registro presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley. Para registrar la información del registro presupuestal da clic en el botón “INGRESAR RP” (Ilustración 87). Ingreso otras fuentes de financiación Ilustración 86.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Adición Registro Presupuestal Al guardar la información general del Registro Presupuestal. como se muestra en la ilustración 89.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 72 de 97 Ilustración 87. el aplicativo despliega tres nuevas opciones: Eliminar RP. Pregunta: Los rubros del registro están con cargo a los rubros de incorporación de recursos de Regalías en el ente ejecutor? Seleccione SI o NO según corresponda. . Registro Presupuestal Éste abre un formulario donde se digita los siguientes datos (Ilustración 88):         Número del registro presupuestal. Modificar RP y Afectar CDP. Ilustración 88. Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra el nombre de la Secretaría o entidad que expidió el RP Una vez diligenciado el formulario se guarda la información. Concepto: Digite el concepto del RP. Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalías? Seleccione SI o NO según corresponda. Fecha: Seleccionar fecha del RP Valor: se registra el valor en pesos del RP Vigencia: se registra la vigencia de expedición del Registro Presupuestal. La opción de “AFECTAR CDP” se utiliza para relacionar el registro presupuestal a cada CDP relacionado en el modulo de gestión precontractual como se señaló en el capítulo 9 de este manual. Registro Presupuestal Las opciones de eliminar y modificar RP pueden ser utilizadas en caso que se requiera hacer un ajuste a la información reportada. (Ilustración 90). Al entrar por esta opción se abre una nueva ventana en la que se solicita el número del CDP y el valor que el RP afecta a este. Actas de Contrato . Ilustración 90. CDP que soporta RP e) Actas Contrato En esta sección se registra la información de las actas suscritas en desarrollo de la ejecución del contrato.SGR” Página 73 de 97 Ilustración 89.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ilustración 91. Para editar la información del acta se ingresa por el botón de editar y para eliminar la información se elige el botón Borrar (Ilustración 91). Pólizas del Contrato . Registro de Actas Realizadas Una vez diligenciado el formulario. f) Pólizas del Contrato En esta sección se registra la información de las pólizas y las modificaciones de las pólizas que se generan en la ejecución del contrato (Ilustración 93). Éste abre un formulario en el que se registra los siguientes datos (Ilustración 92):        Tipo de Acta: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de acta que se va a registrar.SGR” Página 74 de 97 Para crear un acta en el bloque de Actas del Contrato. se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 91).: se registra el número del acta.A) Fecha: Fecha del día en que se suscribió el acta. Ilustración 93. Valor: Se registra el valor del acta. Contrato: Trae por defecto el número del contrato al que se le relaciona el acta.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. si aplica. Estado de contrato: Se selecciona por el combo de selección. guardar la información. si el acta no tiene numero indicar que no aplica (N. Detalle del acta: Se registra el objeto detalle del acta. Acta No. Ilustración 92. Ilustración 94. se debe guardar.: Trae el contrato al que se le registra la modificación. Documento Número: Numero del documento de modificación. Modificación de Contratos Éste abre un formulario donde se diligencian los siguientes datos (Ilustración 96):       Contrato No. Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable. Ingreso de póliza g) Modificaciones Para registrar las modificaciones realizadas al contrato se ingresa por la opción “INGRESAR MODIFICACIÓN” (Ilustración 95). Fecha documento: Numero del documento de modificación Objetivo: Se registra el objeto de la modificación. .Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Tipo de modificación: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de modificación a reportar. Ésta abre un formulario donde se registra el número de la póliza y la fecha de expedición de la misma (Ilustración 94). Ilustración 95. De acuerdo a l tipo de modificación el aplicativo desplegará campos adicionales. Una vez finalizado el registro de la información.SGR” Página 75 de 97 Para registrar la información se da click en “INGRESAR”. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 76 de 97 Ilustración 96. la cual desplegará una nueva ventana que solicitará reportar la información que se muestra en la ilustración 98. . Adición de tiempo h) Circunstancias externas a la ejecución del Contrato En esta sección se registran de presentarse las decisiones judiciales que afectan la ejecución del proyecto. Ilustración 97. Circunstancias Externas Para registrar esta información se accede por la opción “INGRESAR” (Ilustración 97). Y se registran los campos solicitados en el formulario que se despliega (Ilustración 100). Circunstancias Excepcionales Ilustración 100.SGR” Página 77 de 97 Ilustración 98. Registro de circunstancias Excepcionales . se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 99).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Ingreso decisiones Judiciales i) Circunstancias excepcionales en la ejecución de los Contratos Para registrar las Circunstancias excepcionales en la ejecución de los Contratos. Ilustración 99. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Éste abre un formulario en el que se registran los siguientes datos: . se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 102). Pagos del contrato Sección 2: Ejecución de Pagos Ilustración 102.SGR” Página 78 de 97 PAGOS DEL CONTRATO Esta pestaña está dividida en dos secciones: Información General del Contrato y ejecución de pagos Sección 1: Información General del Contrato El aplicativo trae la información registrada en la pestaña de “Información del Contrato” Ilustración 101. Ejecución de Pagos Para ingresar los pagos correspondientes al contrato. Año). De no cumplirse estos criterios. o Fecha de ejecución: Por combos de selección (Día. Se señala la casilla de la columna “SELECCIONAR FUENTE”. se debe ingresar por el botón “SIGUIENTE”. se registran los pagos por la ventana “Adicionar Ejecución de Pagos” (Ilustración 103). Para modificar esta información se ingresa por el botón de editar o para eliminar por el botón de borrado . Adición General del Pago Éste botón lleva a la vista del registro de la información cargada en el aplicativo de “cuentas-SGR”. Ilustración 103. correspondiente a la entidad aportante y se digita el valor correspondiente a la ejecución del pago. o Concepto: Información del pago.SGR” Página 79 de 97 o Contrato: que lo trae por defecto. Los Campos marcados con asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio. Los pagos se registran desde el aplicativo de “cuentas-SGR”. . o Pago Número: Consecutivo de numeración. Al registrar la ejecución del pago. si la fecha del pago es posterior a marzo de 2013 para Regalías Directas o desde Octubre de 2012 para fuente de financiación de Fondos. o Tipo de documento: Orden de pago o comprobante de egreso o Documento No. o Beneficiario: nombre del beneficiario de pago. Mes.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.: Número de documento. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. 105 y 106). Ilustración 104. Pago fuente registrado por SGR . Fuentes de Pago Ilustración 106. Ingreso del DETALLE de pagos Ilustración 105.SGR” Página 80 de 97 La información que proviene desde el aplicativo de “cuentas SGR” no se podrá modificar ya que estos registros están aprobados y enviados al SGR (Ilustraciones 104. Para cargarlas se ingresa por el botón “ADICIONAR IMÁGENES” (Ilustración 108).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Adición Registro Fotográfico Éste abre un formulario (Ilustración 109) donde se registran las imágenes por niveles de clasificación. Registro fotográfico del contrato Sección 2: Registro Fotográfico del Proyecto Se guardan las imágenes de los avances de los contratos y/o documentos. Por el botón de “EXAMINAR” se ingresa al .SGR” Página 81 de 97 REGISTRO FOTOGRÁFICO Esta pestaña está dividida en dos secciones: Información General del contrato y Registro Fotográfico del Proyecto Sección 1: Información General del Contrato El aplicativo trae la información registrada en la pestaña de “Información del Contrato” Ilustración 107. Ilustración 108. Se incluyen de acuerdo a los reportes que estén listos para ser observados y clasificados. Ilustración 109. Luego puede ser visualizada en el bloque de registro fotográfico.SGR” Página 82 de 97 equipo y modelo la ruta de la imagen que se va a cargar (Ilustración 110). Ingreso de Registro Fotográfico Ilustración 110.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Luego de registrar y cargar la imagen se da clic en “GRABAR”. Cargue de archivo de imágenes . Imagen cargada en el Registro Fotográfico Supervisión y Contratos De Interventoría De acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y el Estatuto Anticorrupción “Con el fin de proteger la moralidad administrativa. la información de la supervisión o interventoría contractual de los contratos suscritos para la ejecución del proyecto. las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 83 de 97 Ilustración 111. ” En concordancia con lo anterior. . de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. la entidad ejecutora ingresa a través de estas opciones (ver ilustración 112). según corresponda. administrativo.SGR” Página 84 de 97 Ilustración 112 Ingreso contratos Interventoría Supervisión del Contrato La supervisión consiste en el seguimiento técnico. de lo contrario debe marcar en la casilla de “Nuevo Supervisor” para que la ventana habilite el espacio . financiero.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. contable. Por medio de la opción “Ingresar” de la sección “Supervisión del Contrato” ingrese la información de la supervisión contractual asignada al interior de la entidad ejecutora de acuerdo con el siguiente detalle solicitado en la ventana emergente:  Nombre del supervisor: Se refiere al nombre del funcionario asignado al interior de la entidad ejecutora para efectuar la supervisión del contrato. y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato. es ejercida por la misma entidad pública cuando no requieren conocimientos especializados. El usuario puede seleccionar de la lista desplegable al supervisor si los datos del mismo ya habían sido ingresados. detalla los datos del tipo. E-mail: Ingrese el correo electrónico institucional del funcionario asignado como supervisor. así como la fecha de inicio de sus actividades como supervisor. Cargo: Ingrese el cargo del funcionario de la entidad ejecutora asignado para efectuar la supervisión. Una vez registrada la información del supervisor. el usuario selecciona los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor en las casillas correspondientes. . a través de la opción “ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS”.SGR” Página 85 de 97      correspondiente y pueda digitar el nombre del funcionario a cargo de la supervisión.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. y adicionalmente. Número ID: Digite el número del documento de identificación previamente seleccionado. Dependencia: Señale la dependencia en la cual se ubica el funcionario. En la ventana emergente. número y fecha del documento mediante el cual fue designado como supervisor del respectivo contrato. Teléfono: Digite el número de teléfono del funcionario asignado como supervisor. el usuario debe relacionar el o los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor. ya expuesto. señalando el contrato en la casilla de la columna “Asignar” (Ilustración 114) Luego se da clic en “GUARDAR”. .(Ilustración 112) Al ingresar por el botón “ADICIONAR CONTRATO” abre la ventana en la que se registran todos los datos correspondientes al contrato de interventoría.SGR” Página 86 de 97 Interventoría del Contrato Para ingresar un contrato de interventoría con respecto al proyecto ingresamos por la pestaña de Contratos del Proyecto y el bloque Contratos de interventoría.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Este formulario (Ilustración 113) es equivalente al registro de información de contratos. Ilustración 113 Ventana ingreso información supervisión En la ventana se halla un botón llamado “ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS”. En ésta se relacionan los contratos a los que se les realizará interventoría. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 87 de 97 En el bloque de “Contratos de Interventoría” opción “DETALLE” se encuentra toda la información correspondiente al contrato de la interventoría Ilustración 114 Bloque contratos de Interventoría Ilustración 115 Datos Contrato Interventor . Éste abre un formulario donde se elige el tipo de cargue “Cargue de Ejecución” y se digita el año y mes de Reporte.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. EJECUCIÓN DEL PROYECTO Para el cargue de la información del proyecto se ingresa por la pestaña de “Planeación Ejecución”.SGR” Página 88 de 97 Ilustración 116 Relación interventoría vs contrato Ilustración 117 Bloque contrato interventoría 11. . Al ingresar a los “Parámetros del Proceso” se hace clic en el botón “ADICIONAR” (Ilustración 118).(Ilustración 119). se ingresa por el botón de “PLANTILLA DE CARGUE” y descarga la plantilla con la información de la última versión cargada (Ilustración 120 y 121). Parámetros de Proceso Ilustración 119.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. . Creación Proceso de Cargue de Información Al tener ya los parámetros establecidos.SGR” Página 89 de 97 Ilustración 118. Ilustración 122. Abrir archivo planilla . Descarga de actividades predefinidas del Proyecto Al abrir el formato envía un aviso al que se debe dar clic en “SI” para el archivo (Ilustración 122).SGR” Página 90 de 97 Ilustración 120.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Parámetros Establecidos Ilustración 121. ” Para cargar el archivo consolidado de la ejecución de proyectos se debe realizar el mismo proceso que se realizó al crear el archivo de Planificación del proyecto (cambio de formato .csv se ingresa a los Parámetros de Proceso. es decir. Al volver al aplicativo. Este reporte no se hace con los valores acumulados de los periodos anteriores. para que se observe toda la ejecución del proyecto. el sistema almacenará estos valores y una vez cargados en la consulta de avance y ejecución se visualizarán los valores reportados en cada mes (Ilustración 123).SGR” Página 91 de 97 Ilustración 123. en el archivo a cargar se deben reportar los valores del periodo.2).Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.*xls a *. con el archivo *. Archivo a modificar IMPORTANTE: Para el cargue de la ejecución Físico Financiera del proyecto.csv) (ver capítulo 8. Antes de procesar hay que tener en cuenta que el cargue del archivo es CONSOLIDADO por proyecto. Así esto se verá reflejado en el seguimiento del proyecto (Ilustración 125) mostrando el avance total del mismo. así que se deben cargar TODOS los contratos que corresponden al proyecto seleccionado. . haciendo clic en el botón de “EXAMINAR” adjuntando el archivo creado (Ilustración 124) y se hace clic en el botón “PROCESAR”. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 92 de 97 Ilustración 124 Llamar archivo por cargar . .SGR” Página 93 de 97 Ilustración 125. supervisión y aprobación de la ejecución de los proyectos de inversión del aplicativo GESPROY_SGR. APROBACIÓN INFORMACIÓN En esta pestaña solo tendrá acceso el usuario aprobador que corresponde a las dependencias de la entidad ejecutora que tengan bajo su responsabilidad la gestión.Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY. Seguimiento del Proyecto 12. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 94 de 97 AL ingresar a esta ventana (Ilustración 126) se da clic en el botón “ADICIONAR APROBACIÓN”. Ilustración 126 Aprobación Información Ésta abre un formulario en el que se selecciona el año y el mes en que la entidad ejecutora aprueba el reporte de información. Luego se da clic en el botón “GUARDAR”(Ilustración 127). Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 95 de 97 Ilustración 127 Adicionar Aprobación 13. Alertas Proyecto Corresponde a los avisos de alertas para la entidad ejecutora, respecto al ingreso y consistencia de la información cargada en el aplicativo, de acuerdo con el siguiente detalle: 1. Generales – Reporte de información.  Información completa, consiste en que el usuario haya diligenciado todos los campos solicitados de acuerdo a la fase del proyecto.  Oportunidad, consistente en el cumplimiento de la obligación de remitir el reporte mensual de información. 2. Especificas del proyecto  Proyectos que hayan iniciado la etapa contratactual sin la respectiva certificación del OCAD de cumplimiento de requisitos de que trata el Acuerdo 013 de 2012 (modificado por el Acuerdo 014 de 2013).  El valor aprobado corresponde al valor del proyecto registrado en la MGA y posteriormente en el SUIFP-SGR.  La suma de las diferentes fuentes de financiación no corresponda al valor aprobado del proyecto según la información importada del SUIFP-SGR. Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” Página 96 de 97  En el caso en el que la fecha de autorización de las vigencias futuras sea menor a la fecha de apertura del proceso de contratación de los contratos que ejecutan proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiación sea de los fondos del SGR.  Cuando la fecha de autorización de vigencias futuras sea menor a la fecha de aprobación del proyecto, para el caso de los proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiación sea de asignaciones directas del SGR.  De conformidad con el indicador de avance de ejecución física del proyecto de inversión y los rangos establecidos (Semáforo), se activará la respectiva alerta en el caso en que se presente atraso en la ejecución de las actividades. Por otra parte, se incluye una segunda sección con los aspectos generales a tener en cuenta o recomendaciones para el usuario. Ilustración 128. Alertas Proyecto Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versión: “SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY.SGR” Página 97 de 97 .