Autor: Antonieta DuránC.I.:23537327 UNIVERSIDAD FERMÍN TORO VICE-RECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y RELACIONES INDUSTRIALES PROFIT PLUS 2K8 Introducción El presente manual tiene como objetivo mostrarle al usuario información del software administrativo Profit Plus, estará planteado sus pantallas, menu principal, barras de herramientas, módulos y ventanas, se especificara detalladamente en que consiste cada uno de los aspectos mencionados Profit Plus Administrativo Permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Banco. Permitiendo dar una visión global de negocios, lo cual significa disponibilidad de información para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa. Es un software que representa una nueva era en sistemas de información integral, ya que es uno de los primeros y de hecho pocos sistemas empresariales diseñados y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows. Además, ofrece capacidades para una adaptación sin precedentes y una arquitectura abierta única, desarrollada con herramientas estándar de la industria, incluyendo Visual Studio6.0 de Microsoft, y tecnología SQL de base de datos que permiten que el sistema se pueda extender e integrar fácilmente con aplicaciones particulares de la empresa. Requerimientos Para instalar y ejecutar Profit Plus, recomendamos que su equipo tenga las siguientes características: • Computador Pentium IV 2.8 GHZ o superior. • 1 GB de memoria RAM o superior. • Monitor SVGA color. • Unidad lectora de DVD. • Espacio libre en el disco duro: 1 GB • Microsoft® Windows 2000, Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado. Para instalar y ejecutar Profit Plus en red el servidor de la red debe tener, mínimo, las siguientes características: • Computador Pentium IV 2.8 GHZ o superior. • 1 GB de memoria RAM o superior. • Monitor SVGA color. • Unidad lectora de DVD. • Espacio libre en el disco duro: 1 GB (edición Small Business y Profesional). • Espacio libre en el disco duro: 9 GB (edición Corporativa). • Microsoft® Windows 2000, Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado. Pantalla inicial La pantalla presentada a continuación es la pantalla principal o inicial del software administrativo Profit Plus Menú Principal • Archivo: Este submenú maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, seleccionar usuario, imprimir reportes y configurar impresión. • Edición: Este submenú maneja las funciones que típicamente se usan para manipulación de texto: cortar, copiar, pegar, etc • Módulos: Este submenú permite seleccionar los diversos módulos del sistema.: inventario; ventas y cuentas por cobrar; compras y cuentas por pagar; cajas y bancos; y mantenimiento. Una vez seleccionado el módulo puede seleccionar los submenús: procesos, tablas y reportes correspondientes a cada módulo • Procesos: Este submenú permite seleccionar los procesos del módulo actual. • Tablas: Este submenú permite seleccionar las tablas del módulo actual • Reportes: Este submenú permite seleccionar los reportes del módulo actual. Menú Principal • Desplazamiento: Este submenú maneja las funciones que permiten desplazarse entre los datos de la ventana activa, cuando esta es una tabla o proceso. • Ventana: Este submenú muestra en todo momento las ventanas que han sido abiertas y permite poner como activa la ventana asociada a la opción seleccionada. Cuando una ventana es definida como la ventana activa el sistema la muestra en primer término en la pantalla. • Ayuda: Este submenú le permite: 1. Activar las ayudas electrónicas de Profit Plus y Windows. 2. Hacer link con la página web MiProfit.com y soporte On Line. 3. Enviar un correo electrónico. 4. Activar la consola de comunicación. 5. Leer mensajes del sistema. 6. Activar la calculadora y el calendario del sistema MODULOS DEL SISTEMA • Inventario. • Compras y Cuentas por Pagar. • Ventas y Cuentas por Cobrar. • Caja y Bancos. Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer en forma ágil y precisa de la información a través de los diversos departamentos o áreas en su negocio, sin necesidad de reprocesar los datos Barras de Herramientas • Primero: Esta función muestra el primer registro de la ventana activa según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. • Anterior: Esta función muestra el registro anterior de la ventana activa según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. • Siguiente: Esta función muestra el siguiente registro de la ventana activa según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. • Último: Esta función muestra el último registro de la ventana activa según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. • Buscar: Esta función busca el registro deseado en la ventana activa. • Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para agregar un registro. • Eliminar : Esta función elimina el registro que está en pantalla. • Guardar : Esta función graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla. Se debe usar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. • Restaurar: Esta función elimina los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no se han grabado los mismos. • Imprimir: Esta función permite imprimir los registros de la ventana activa. • Cerrar : Esta función cierra la tabla o proceso activa. Barras de Herramientas Búsqueda asistida La búsqueda asistida permite encontrar rápidamente un elemento dentro de una lista. Esta búsqueda está disponible en: • Todos aquellos campos en los que existe una lista desplegable de elementos. • Cada vez que se active la función: “Buscar documentos” de la barra de herramientas Defina los filtros asociados al documento que desea buscar, y presione el botón correspondiente. El sistema mostrará todos los documentos que cumplan con el criterio establecidos. Recorra la lista y seleccione el elemento deseado con doble clic. El sistema cerrará la búsqueda asistida y lo devolverá a la pantalla anterior. Para limpiar el filtro definido, haga clic en el botón blanquear . Tipos de ventanas Profit Plus posee tres (3) tipos de ventanas: tablas, Procesos y Reportes Algunas tablas como artículos, clientes y proveedores poseen asociadas otras carpetas como “Stocks”, “Crédito y Saldos”, entre otros. Tablas. Las opciones tipo tablas poseen mínimo tres (3) carpetas: • Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos de la tabla, como código, descripción, etc. • Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en la tabla, ordenados por código o por descripción. • Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema. Tipos de ventanas Algunos procesos como : “cálculo de comisiones”, “respaldar/recuperar” no poseen asociada ninguna carpeta. En su lugar poseen una serie de botones que permiten iniciar el proceso. Procesos: La mayoría de las opciones tipo procesos poseen tres (3) carpetas: • Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos del proceso. • Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en el proceso, ordenándolos por número. • Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema. Tipos de ventanas Los Reportes del sistema pueden ser activados usando el submenú reportes que aparece en el menú principal del sistema, o usando la opción imprimir reportes del submenú archivos Reportes • Reporte : Seleccione cual de los reportes de la opción, (relacionados con las facturas en este caso), desea imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido. • Orden: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte. • Tareas: A través de esta opción es posible guardar la configuración del reporte actual en el sistema “Avisos y Tareas” para su posterior configuración. La opción imprimir/modificar reportes del menú archivo permite, además de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de los reportes y agregar nuevos reportes al sistema. • Buscar: Esta función busca el registro deseado en la ventana activa. • Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para agregar un registro. • Eliminar : Esta función elimina el registro que está en pantalla. • Guardar : Esta función graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla. Se debe usar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. • Restaurar: Esta función elimina los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no se han grabado los mismos. • Imprimir: Esta función permite imprimir los registros de la ventana activa. • Cerrar : Esta función cierra la tabla o proceso activa. Barras de Herramientas