D IR E C C IÓ NG E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O COMPONENTE DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL CAPACITACIÓN ADMINISTRACIÓN 4to. Semestre GUÍA DE APRENDIZAJE PRESENTACIÓN Para dar continuidad a los trabajos propuestos por la Dirección General de Bachillerato (DGB), en los programas formación para el trabajo ( Capacitación de administración) y con el propósito de dar una respuesta que satisfaga las necesidades de información que requieren los estudiantes, la presente guía tiene como propósito acercar a ellos en un solo documento tanto elementos teóricos como ejercicios prácticos para dotarlos de los conocimientos que hoy requieren las organizaciones y de esta manera insertarse al mercado laboral conforme a los requerimientos de la globalización, o bien, continuar con su formación profesional. En este contexto, los docentes del Colegio de Bachilleres de Tabasco (COBATAB), se dieron a la tarea de generar este documento con contenidos propuestos por la DGB y que se encuentran vinculados con las Normas Técnicas de Competencia Laboral NTCL, del Consejo de Normatización y Cetificación de competencia laboral CONOCER, dando como resultado la generación de un producto acorde con las tendencias de los sectores de la producción y del empleo en México. La guía didáctica aporta los elementos necesarios para desarrollar los conocimientos, habilidades, actitudes y valores de los estudiantes, provee de las herramientas para lograr el aprendizaje que se pretende, apoyándolos en su crecimiento y desarrollo. Por otra parte, no deja de ser también un instrumento de gran utilidad para los docentes que imparten la capacitación en el COBATAB, pues estandariza los contenidos en todos los planteles de la institución. Estos trabajos son parte también de los esfuerzos que realiza el Colegio de Bachilleres de Tabasco y de los docentes en el proceso de mejora continua, necesarios para elevar la calidad de los servicios que presta como institución de educación media superior. Sabedores de las carencias que puede presentar el documento, hay gran animo y confianza para que en un futuro en base a las experiencias pueda mejorarse. OBJETIVO Facilitar a docentes y alumnos herramientas e instrumentos pertinentes que coadyuve al logro de sus competencias; es decir, que sirva de guía didáctica al momento que se construye el conocimiento de forma significativa, contextualizada, incorporándole las competencias y normas técnicas profesionales requeridas por la RIEMS, logrando en los docentes y alumnos sujetos capaces de responder a la demanda y retos que exige la globalización económica en un contexto nacional e internacional. 5.1 Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa 2.2.2 Circular 1. 1. 2.1. GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA.1.3 Memorándum 1.ÍNDICE SUBMÓDULO 3.2 Elementos que lo forman 1.5. remisión.5. memorándum.2 Documento 1.1 Concepto 1.2 Gráfico 1.6 Informes 1.7 Carta comercial 1.4 Redacción de documentos 1.3 Registro 1.4.1.2. solicitud de constancias y elaboración de constancia.5.8 Otros 2.1 Las cualidades del estilo: Claridad.4 Convocatoria 1.1. solecismo 1.4.1 Redacción de oficios de solicitud. oficio de acuse y oficio de aviso. sencillez y cortesía 1. .1.1 Textual 1. 1.4.2 Redacción de acuse con agradecimiento.1 Oficio 1. 1.3 Barbarismo.5. ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. PROCESAR LA INFORMACIÓN PARA LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA 2.3 Numérico 1.5.3 Tipos de documentos 1.5 Clasificación de documentación interna y externa 1.5 Acta de junta (minuta) 1.3.3.4 Archivo 1.2 Documento 1.1. concisión.3. precisión.1Principales Conceptos del lenguaje técnico 1.5.5.1 Correspondencia 1. pleonasmo.2 Defectos del estilo: Pobreza y vulgaridad. propiedad. 3. 3.3 Documentos históricos 3.3 Propósitos de la gestión documental.2 Documentos intermedios.1 Identificar la documentación administrativa interna. 3. 3.3 Usuarios de la documentación administrativa interna. 3. . 3. 3.5 Organismos no gubernamentales (ONG) 3. REALIZAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES.4 Gestionar documentación administrativa externa.2.1.2 Acciones de la gestión de documentos administrativos.2.5 Desventajas de la gestión documental.4 Iniciativa privada.2 Clasificación en un sistema lógico.3 Área de ventas. 3.1.2.2 Clientes. 3. 3. 3. redacción a las instancias correspondientes.1 Dirección general.1. 3. 3.4.4.4.4.2Usuarios de la documentación administrativa externa.2. 3.2.2. 3. redacción de telegrama.4 Evaluación con baja o transferencia como históricos.3.2.1. 3.1.1. 3. 3.1 Concepto de gestión documental.2 Área de compras.4.3.2.3.3 Uso y conservación. 3.2 Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa.1.3 Dependencias gubernamentales.5 Área de recursos humanos.3. 3.4.3 Gestionar documentación administrativa interna.4 Ventajas de la gestión documental.3.1. carta de.1 Proveedores.2. telefonema.1.4. 3.1 Creación o recibo. 3. 3.4.3 Redacción de circular.4.1.3. 3. 3.2.1dentificar la documentación administrativa externa. 3. 3. 3. 3.2.1 Documentos administrativos. 3.2.1.2.4.2 Desarrollo de la gestión documental.4 Área de finanzas.3.3.1 Gestión de documentación administrativa. 4.3.10.2.2.2. Carpetas para archivo. Archivadores de correspondencia.5.3.11.3. Preparación de títulos para expedientes. Tipos de tarjeteros. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. 4.2. Títulos o encabezados de las guías.9.8.1.1. 4. 4. 4. 4.1 ¿Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 4. 4. Importancia del proceso de archivar.5. Recepción de la correspondencia. 4.3. Clasificación 4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.2. 4. 4.3.3.3.2.1. 4. 4.7.2. 4. 4.3. Ciclo de vida de un documento comercial.4.2. Codificación 4. Equipo y materiales. 4. Distribución 4.2.6. 4. 4.4.4.1. 4.13.SUBMÓDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FÍSICA O ELECTRÓNICA.3.3. 4. Pasos en el procedimiento de archivos. Gabinetes especiales para un archivo.2. Archivo 4.4.3. 4.3. Cedulas de catalogación.6. Pc/gavetas. 4.2.2.2. 4. Guías. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA.2.12.4.1. 4. Conceptos básicos para archivar.4. Títulos para la gaveta de un archivador. Inspección 4.4.1.2.5. Conformación de expedientes . Proceso administrativo de la oficina. 4.5. 4.1.2.3.2.1. 4.Tarjeteros y función de las tarjetas. Definición de correspondencia.1.2. Organización de la correspondencia. Mecanografiados de tarjetas.3.3. 4.4. Capacidad de las gavetas. 4. Medio de prueba legal. Nombre de asuntos.4 Preservación 5.1.3.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta 5. 4.1.3 Autentificación 5.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos 5.4.3.5.2.4. 4. 4.4.5. compañías o sociedades.4. Instituciones gubernamentales.3 Guías Secundarias y Auxiliares 5.2 Sistema Numérico 5.4.2.4.3.4. instituciones. Reglas generales.1 Sistema Alfabético 5.5. 4.4. 4.3. 4.3.3.5 Procedimiento para archivar 5.3. 4.3. Referencias necesarias en caso no mencionado.1 Organización 5.2 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos 5.1.4.4 Control de la Comunicación Escrita 5. Reglas para clasificar nombres e individuos.1.5 Organización 5.4 Solicitud de documentos 5.5.1.2 Guías principales 5.4. colegios y universidades.4. 4.1 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? 5.2. CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA 5.2 Archivo alfabético y misceláneo 5.3.1.5.2. bancos.2.5 Registro de salidas de documentos .8 Ventajas de la digitalización de documentos 5.9 La Administración en los documentos electrónicos 5.4. Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales.1.4.1.4.5. Preferencias para nombres de individuos.4 Expedientes Individuales 5. Reglas generales.4. 4. 4. escuelas y otros. Nombres de escuelas.3.4.3.5. Reglas de clasificación alfabética. Reglas para clasificar nombres de empresas.3.3 Sistema de cargo 5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO 5.4.6 Acceso 5. 4.1 Organización 5.4. Instituciones bancarias.7 Necesidad de un plan director 5. 6.6 Sistema de archivo de documentos electrónicos 5.9 Necesidad de un plan director . 5.1 Archivo activo.6.4 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos 5.5.6.6.1. 5.3 Archivo Muerto.3 Niveles de archivo.6 Preservación 5. 5.6.5.7 Organización 5.2 Archivo semiactivo.5.5.5 Autentificación 5.5.8 Acceso 5.4 Transferencia y eliminación de documentos 5.6 Recomendaciones finales 5.5 Clasificación de los Archivos 5.5.5.3 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? 5. 5.6.1.5.6.1.5 Métodos de eliminación 5. D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O MÓDULO 1 APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIÓN EMPRENDEDORA. . SUBMÓDULO 3 GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA. INTRODUCCIÓN Se pretende con este Submódulo el estudio y desarrollo de las funciones de carácter administrativo y de gestión que se realizan en las organizaciones empresariales reflejadas en una serie de procesos de trabajo. Proporcionando una enseñanza polivalente que permita al alumno adquirir una capacidad de adaptación para afrontar los posibles cambios de trabajo y las innovaciones que se produzcan en las formas de organización. una visión totalmente integrada y globalizada de la parte teórico-práctica de la materia. por tanto. Deben tomar como referencia la realidad empresarial exigiendo. Los contenidos abarcan aspectos básicos de las operaciones realizadas en el ámbito de la administración y gestión. así como un desarrollo del alumno en cuanto a la competencia de autonomía e iniciativa personal con el desarrollo de un proyecto de iniciativa emprendedora. Una opción metodológica puede ser la simulación de la creación de una empresa a lo largo del curso cuyo objetivo sea que el alumno adquiera el conocimiento de las diferentes áreas de la empresa y las conexiones entre ellas y con el entorno. . la conforman 2 módulos que serán impartidos durante 3º. 5º.. .. ciencia. la cual podrás demostrar a partir de la presentación de evidencias de conocimiento (qué conceptos manejas). El cambio es constante y lo podemos ver en todos los ámbitos: economía. ha sido transformada de acuerdo a este nuevo enfoque. la lista es interminable. sobre todo en el ámbito laboral.. y desarrolles actitudes de compromiso y responsabilidad.. ¿cuántas veces has escuchado esta frase? Seguramente muchas. 4º. salud. y 6º semestres del bachillerato que estás cursando. todo cambia”. muchas escuelas están aplicando un nuevo enfoque educativo denominado Formación Basada en Competencias Laborales (FBCL) con lo que se busca fomentar en los alumnos como tu. el trabajo en equipo y la comunicación efectiva. En este proceso es muy importante que te habitúes a realizar una evaluación continua que te permitirá identificar los avances que has alcanzado así como los aprendizajes que es necesario adquirir o reforzar para llegar a la competencia. es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado. Para adaptarse en un mundo cambiante. Esperando que esta guía sea un verdadero apoyo para ti. de desempeño (cómo realizas los procedimientos que se te piden) y de producto (las cualidades que tienen tus productos finales). adquieras habilidades relacionadas con la capacidad de organización. medicina.MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE “Nada es eterno. Los contenidos de estos módulos son el resultado de un cuidadoso análisis realizado conjuntamente con el sector productivo y se han plasmado en los programas de estudios respectivos. diversas habilidades y destrezas que te permitan responder de manera mas adecuada a estos requerimientos. pero casi nunca prestamos verdadera atención a lo que significa. tecnología. desarrollando en esta parte los primeros dos: “Planear Actividades y Asignar recursos” y “Dirección y Evaluación del Plan de Acción” que propone una nueva administración con una visión emprendedora. que se forma de cinco Submódulos. Para satisfacer las necesidades de formación laboral que en la actualidad demanda el mundo del trabajo. Se busca que de acuerdo al enfoque de competencias laborales. La capacitación de administración que se imparte en tu escuela. pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no sólo verlos pasar. La guía de aprendizaje que tienes en tus manos corresponde al primer módulo que se denomina: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora.. Tu escuela no es ajena a este proceso y por esa razón está ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales. esto quiere decir que fue elaborada por especialistas del sector educativo y productivo. considerando los requerimientos definidos en las NTCL. Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas. . se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mínimos que debería poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. sindicatos y maestros. Con este propósito. Una NTCL está dividida en Unidades de competencia y éstas en Elementos de competencia. desde hace algunos años grupos de empresarios. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL). las constantes transformaciones que se están registrando en la organización del trabajo han provocado cambios importantes respecto a los requerimientos de las empresas para contratar a sus trabajadores. la Secretaría de Educación (SE) está llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educación Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genéricas. o cumplir sólo con algunas de estas Unidades. de tal forma que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificación completa. por ello.LAS NORMAS EDUCACIÓN TÉCNICAS DE COMPETENCIA LABORAL EN LA Como se mencionó anteriormente. disciplinares y profesionales. La capacitación de administración que estás cursando se diseñó tomando como referente la Norma de Competencia Laboral Institucional. representantes de los diferentes sectores de la economía del país. CONOCE LA GUÍA . afectivos o sociales. Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales. Cuando ordenamos sus elementos. Privada: Se relaciona con los asuntos familiares.-La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los documentos. los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales. armónicamente coordinados. escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada párrafo. Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. componemos. para dar forma a un pensamiento con un determinado propósito.1. Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se desempeña. y el lugar preferente que señala la enseñanza comercial.BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”. 1.PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO. 2. literariamente hablando. Correspondencia Documento Registro Archivo.-La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer en forma escrita. y asegura el éxito de las empresas. De ahí su innegable importancia.1. Actividades: Dentro del paréntesis. C) particular. El lenguaje: Medio de expresión del pensamiento.1 Correspondencia. 1. gana la simpatía de nuestros corresponsales. D) Privada. A) Comercial. Clasificación de la correspondencia: Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios. .. 1. B) Oficial. bases de datos. películas cinematográficas). Encontramos para estos términos dos significados: Libros u otros medios..1.ROM. . etc. mecanografiados o impresos). Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste ) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750. 1.. ( ) Por instrucciones del C. 1.Registro. por tanto. audiovisuales (cintas de video. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos. iconográficos (mapas. diapositivas. proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez ( ( ( ( ( ( ) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa ) El C.). fotografías. etc. Lic. planos.Documento: Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido.3. Oficial mayor.donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar. y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.2. organizaciones o personas. sonoros (discos. todos los reportes se acompañarán con copia para acuse de recibo. recibido y conservado por las instituciones. blogs.00 que nos envió ayer ) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara. durante el desarrollo de sus actividades..( ) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo.). cintas magnetofónicas. ( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad ( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que.). CD. Es. dibujos. virtuales (webs. discos compactos). un testimonio de la actividad humana. etc. electrónicos (disquetes.1. Registro de archivo. De registro múltiple.. Identificación del interesado. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. (Orden temporal de recepción. Dichos registros serán auxiliares del registro general. Registro auxiliar. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior.Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos: De registro único. Registro general de salida.. Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida.Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado). Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple...La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad. .para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados Contenido de los registros: Numero de inscripción. puede ser de dos tipos: Registro general de entrada ..Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia. Clases de registros: Registro general: _ Es el registro de la correspondencia.) Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento. al que comunicarán toda anotación que efectúen.. por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo.Los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a la cual pertenece. así los documentos que contienen información tratan exclusivamente asuntos de departamento.Archivo..contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles.1.Contiene toda la documentación de la empresa. B) Archivos locales. A) Archivo público.los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si llenan ciertos requisitos. 1..Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso. Forma en que se organizan los archivos: A) Archivos centrales. C) Archivos particulares. B) Archivos privados o limitados. A) Archivos oficiales. en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales. B) Archivos especiales. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos.Los que contienen documentos concluidos en su tramitación Por la documentación que contiene.. Por su destino.Contienen documentos personales o de familia.. .Se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales. B) Archivos generales y definitivos.. En este caso los empleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo. Los archivos en tramitación pueden ser tanto centrales como locales.. Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fácil consulta. es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las demás dependencias.Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa.. Por los asuntos que tratan A) Archivo en tramitación....4. .. B) Archivo de método indirecto.Una carta de Ricardo Méndez..El expediente de una auditoría practicada en almacenes Ruiz hace dos años 5.Las publicaciones periodísticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional 6. Por el método que se emplea en su manejo..Los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices. o funcionarios designados para el efecto.El testamento de una persona...El archivo de la Casa Olmedo.. para sus papás 4.El informe del presidente de la republica 2. A) Archivo de método directo. por la naturaleza de la documentación que contiene solo pueden consultar los dueños de lo mismo.Una solicitud de crédito presentada ayer 7..aquellos en donde se puede acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos.Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad 3.Los que.. cuyos herederos aun no se conocen . Ejercicios: Clasifique los documentos o archivos que aquí se mencionan en el grupo correspondiente: 1. que es una empresa particular 8..C) Archivo secreto.. Este seria le Concepto general de documento. incluidos los soporte informáticos. las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.Los expedientes que están bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina 10.2.2. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica.9. en general. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. DOCUMENTO 1. Concepto de documento: Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos". Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.1. El documento oficial reúne. Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento..Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria 1. recogidas en cualquier tipo de soporte material. . Desde el punto de vista administrativo. La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados.. sonora o en imagen. documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. las siguientes: Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido. La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino. así los impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. Entre otras.E. y P. mediante la ubicación de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos. en el primer caso requerirán de mayor calidad y de una presentación más estética. que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo. Como se desprende de lo visto hasta ahora.45. nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. y las leyes. para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso.R. el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales. Impreso y documento: Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado. El documento. Una vez que éste ha sido cumplimentado. según la finalidad que cumplan y el organismo que los emita. El impreso sería el soporte del documento escrito.A.1 L. Aunque los tipos de impresos son muy variados.C. con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la C. En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno. se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado.En relación con la incorporación de medios técnicos el art. gráficos. aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. Facilitar el análisis de datos a la persona encargada. al mismo tiempo que fuente de información.P.J. éstos deben reunir unas características básicas. informáticos y telemáticos. .A. firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración de documento. señala que la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicaciones de las técnicas y medios electrónicos. informáticos. a las características de los contenidos así ....2.) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado. para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales características o formato. mecanización e informatización. Estas tres variables en forma conjunta. la firma del interesado. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición.) y facilitar la clasificación en su caso.Cuando un impreso conste de varias copias. declaración del I.3 TIPOS DE DOCUMENTOS 1. extraer datos. 1. un número de referencia correlativo que permitirá su identificación.1 TEXTUAL Un documento es un instrumento de trabajo constituido en función del receptor. clasificar. El documento puede ser cerrado o abierto. Elementos que lo forman: El contenido. etc.2.P. a la administración.R. la cantidad de información y la forma que asumen en cada caso. el sello del organismo que recibe el impreso.F. aunque muy diferente según la finalidad que cumpla. y pueden ser dirigidos desde la Administración a los particulares y al contrario. Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe.3. combinadas o aisladamente. Los documentos serán objeto de normalización. constará básicamente de: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso. 1. En cada caso estará estrechamente vinculado a la concepción pedagógica que se sustente. determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de mensajes. El número de documentos oficiales es muy amplio. del emisor y del contexto. etc. identificación del organismo que lo emite. facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar. a la especificidad de la disciplina. éstas serán de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado. instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso. 1. sino a los soportes.3. Estructura y documento textual. Un documento es un medio que permite establecer una relación comunicacional entre emisor y receptor y. Un documento puede estar conformado por signos icónicos. el documento didáctico implica el concepto de estructura de la comunicación en la relación emisor-mensaje-contexto. Desde esta perspectiva. que conservan datos de diferente naturaleza. con todo lo que supone de discriminación y de selección. Los gráficos están totalmente integrados con Office Word 2007. Al instalar Excel. Cuando a un sólo canal se lo considera como una memoria concluida enteramente descomponible en elementos que constituyen su contenido informativo. o que se integren todos ellos en uno sólo. las cifras de ventas. acústicos y lingüísticos. mensaje-receptor-contexto. para ello. En Office Word incluye muchos tipos distintos de gráficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario. 4. Organizativa y estructural del aprendizaje. Para Piaget "una estructura es un sistema de transformaciones que entraña unas leyes en tanto que sistemas y que se conserva o enriquece por el mismo juego de sus transformaciones". Richadeau afirma que se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria (visual. Informativa. 3. Comunicativa. se requiere que el repertorio de signos utilizados sea común para ambos. Un documento textual cumple las siguientes funciones: 1. podrá crear gráficos de Excel en Word haciendo clic en el botón . normalmente.como al tipo de signos y la organización que requieran para articularse en uno o varios canales. los cambios organizativos. Estas consideraciones previas nos permiten delimitar que los documentos didácticos no se refieren exclusivamente al medio impreso.2 GRAFICO PRESENTAR DATOS EN UN GRAFICO. auditiva. 2. La realización de un documento textual puede utilizar diferentes canales para «transmitir» información. Esa transacción de información. no es coincidente y el receptor debe recorrer varias veces el canal para la descodificación de sus mensajes. decimos que se enuncia toda la información que contiene y la lectura o análisis de ese canal tiende a consumir su entropía. establece una forma y un estilo de comunicación entre emisores y receptores. táctil) la memoria visual es la que resulta más eficaz. olfativa. etc. Orientativa en la elaboración de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional. Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar. y los datos de dichos gráficos se almacenarán en una hoja de cálculo de Excel que se incorporará al archivo de Word. Permiten una expansión conveniente. a continuación. los datos de dicho gráfico se vinculan a la hoja de cálculo de Excel. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. En este caso. éste puede incrustarse como datos estáticos o vincularse al libro. y la hoja de cálculo se guarda con el documento de Word. También puede copiar un gráfico de Excel en Office Word. como son las siguientes: 1. Si dispone de un gráfico vinculado a un libro al que tiene acceso. como el número que aparece en un cheque o una factura.3. Los gráficos creados se incrustarán en Office Word 2007. Cuando se copia un gráfico. Ésta es un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. grupo Ilustraciones) y. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. debido a que la hoja de cálculo de Excel no forma parte del documento de Word. 1. si desea cambiar los datos del gráfico deberá modificar la hoja de cálculo vinculada en Office Excel 2007. porque los números no tienen limite. 2. Un gráfico en Word que contiene datos de ejemplo de una hoja de cálculo de Excel. dichos datos se editan en Office Excel. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas. utilizar las herramientas de gráficos para modificar o dar formato al gráfico. Puede pegar un gráfico de Excel en su presentación y vincularlo a los datos de Office Excel 2007 Cuando se copia un gráfico de Office Excel 2007 y se pega en un documento.3. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS. NUMERICO El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. Cuando se incrustan datos de un gráfico de Excel en Word. Puede agregar un gráfico a un documento de una de estas dos maneras: Puede insertar un gráfico en el documento . puede especificar que cada vez que se abra dicho gráfico compruebe automáticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado. Estadísticas que podamos vincularlo con algún documento. que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento. . es decir. nos capacitará para lograr el propósito de estas lecciones: redactar correctamente. ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. Defectos: Obscuridad Imprecisión Impropiedad Prolijidad Afectación Descortesía . para que éstas logren el propósito del corresponsal. En orden de importancia. En la redacción de documentos es necesario prescindir de expresiones innecesarias. el reír y muchas más que son propias de la personalidad. Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas. El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas. El estilo no sólo existe en la exposición de ideas. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento.3. además de ser una referencia para el archivo numérico. La redacción debe integrarse con expresiones que sean fácilmente comprensibles. las cualidades del estilo y sus defectos son: Cualidades: Claridad Precisión Propiedad Concisión Sencillez Cortesía CLARIDAD La claridad consiste en la expresión clara. que sólo confunden y propician la prolijidad. como el vestir. lógica y natural que permite captar las ideas inmediatamente.4. permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa 1. el caminar.1 LAS CUALIDADES DEL ESTILO Y SUS DEFECTOS La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe: Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos. Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo. tanto para un erudito como para quien carezca de la más elemental cultura. sino también en varias manifestaciones del ser.4 REDACCION DE DOCUMENTOS 1. (Confuso) Lo felicito por su merecido ascenso que me complace.El defecto de esta cualidad es la anfibología. no debe aplicarse cuando sólo hace confusa la idea. La frase es una expresión que no tiene verbo conjugado. conocida también como obscuridad. sujeto. la cual propicia confusión en las ideas. (Con hipérbaton) Por su merecido ascenso. La oración contiene. en su orden natural. Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes: a) Evitar ambigüedad. Sujeto verbo complemento La clausula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal. d) evitar expresiones innecesarias. que no aclaran las ideas y sí las confunden. b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una cláusula. Ejemplo: El palacio de los deportes en la ciudad de México. Ejemplo: (Orden natural) Me complace felicitarlo por su merecido ascenso. Ejemplo: Los buenos clientes merecen una especial atención. la cual consiste en la exposición de ideas que pueden ser interpretadas en diferentes formas. . c) Emplear el hipérbaton correctamente: El hipérbaton es una figura de construcción que permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oración. Ejemplo: (Con ambigüedad) Lo atenderé con gusto cuando llegue a la oficina. Ejemplo: El señor Ramírez solicito una cotización. me complace felicitarlo. (Quien llegará y a qué oficina) (Con claridad) Personalmente lo atenderé cuando usted llegue a mi oficina. verbo y complemento. por eso nuestra empresa les proporciona estímulos que acrecientan su interés por adquirir nuevos productos. (Correcto) La mercancía que le remití acusa un pequeño incremento en su precio. pero no precisos. pero no contiene la precisión necesaria que refuerce esa intención. ya que. para tal fin. (La idea ahora si es clara y precisa) Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal. acusa un pequeño incremento en su precio. le agradeceremos su consideración al respecto. hemos resentido un considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima. al leerlas. debido al considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima. PRECISIÓN Esta cualidad nos enseña a expresar las ideas completas para que. se desea obtener el empleo de contador. Ejemplo: Un empresario requiere de los servicios de un contador. Atentamente. (Esta expresión es clara pero no precisa) Llegue muy tarde. según sus instrucciones. de ellas analizaremos las siguientes: Estimado señor Bolaños: Me enteré de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a usted para aspirar a ese trabajo. debido a una descompostura del autobús. (Se precisa un poco más la idea) Ayer llegue muy tarde a mi casa. El defecto correspondiente a esta cualidad es la imprecisión. cuanto más la amplía y la complementa. como usted comprenderá. como en el ejemplo siguiente: Llegue. Veamos el tema corregido: . con la certeza de que procuraré no defraudar la confianza que en mí deposite. Podemos ser claros. mas la precisa y determina.Ejemplos: (Incorrecto) La mercancía que le remití. aunque aún no recibimos el pago correspondiente. con la brevedad posible. se inserta un anuncio en prestigiado periódico de esta ciudad. Mucho agradeceré me comunique su decisión al teléfono 397-84-86. Se reciben varias solicitudes. La comunicación es clara. se tenga una clara noción sobre los propósitos del escrito. correspondientes al teléfono donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con mí solicitud. Muy atentamente. Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinión sobre la frase citada. Mucho agradeceré anote usted los números 397-84-26. Un locutor a quien consideraba culto. eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta capital. que bien puede emplearse en la resolución de otros asuntos. pues permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos innecesarios y propiciando ahorro de tiempo. que solo es eficaz en las comunicaciones telegráficas. en el periódico X me entere que usted solicita un contador. periódico. que tiene el primer lugar en confundir las palabras.elipsis_ El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad. según su propia manera de hablar. de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarán las referencias que me avalen como persona trabajadora y honesta. usando las palabras con su verdadero significado y agrupándolos con apego a las normas gramaticales. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos años me ayudara para desempeñar con eficacia el trabajo que se me encomiende. sino también por los medios de difusión: radio. CONCISION Cualidad de suma importancia en la redacción comercial. los pleonasmos y los solecismos. PROPIEDAD El propósito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente. dijo en cierta ocasión: Es eminente la intervención de las fuerzas multinacionales en …. Emplea preferentemente en la redacción de telegramas consiste en la emisión de palabras qué fácilmente se sobreentienden. Póngase especial atención para no caer en el laconismo. la cual asimilamos no solo por la corrupción que del idioma hacen los amigos que están en onda. Hace cuatro años egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en contaduría. televisión. Eminente: ________________________________________________________ Opinión: _________________________________________________________ Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad. Ejemplos: redacción con estilo lacónico: Espéranos mañana 18 horas terminal ADO (6 palabras) Uso de pronombres enclíticos .Ayer. no por impropias. Exagerar la cortesía puede ser perjudicial. de ahí que denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito. Con sencillez Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza CORTESÍA Cualidad que nos distingue con ánima. sin embargo. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesía. Con toda seguridad efectuaremos la remisión pasado mañana.Me dijo que e enviara la última cotización (4 palabras) SENCILLEZ Cualidad que nos enseña a expresar nuestras ideas de manera natural sin emplear términos rebuscados. expone con claridad la comunicación. La CORTESÍA es la redacción es como la sonrisa en un corresponsal. como dijo socrates: “hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filosofo”. mientras tanto. La redacción basada e la sencillez. es aconsejable adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal . Una comunicación escrita debe ser fácil comprensión para quien la lea. sino por adaptarse de la expresión natural que entiende tanto el erudito.pero deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones. . pues e nos tomaría como aduladores esto puede afectar nuestra dignidad. para lograrlo. desechemos las expresiones afectadas. de ahí su importancia al redactar cartas comerciales. deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel. hemos de agradecer su amable consideración por la demora involuntaria de nuestra parte. El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectación. según el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros corresponsales. capaces de infundir sentimientos de afecto o respeto. Ejemplo: Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal. un proveedor se dirige a un cliente: Estimado señor Fernández El día x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 . como el que posee escasa cultura. en el nos comunica la urgencia de recibir las mercancías de inmediato . a) b) c) d) EL hábito de la lectura. la cual propicia la repetición de Palabras iguales en un párrafo. Lo grave de este lenguaje consiste en la imitación.1. VULGARIDAD La expresión vulgar es producto de falta de cultura y de léxico en las. también se empobrecen el estilo con el empleo de termino Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos. sino en el sentido conque se expresan. Ejemplo correcto: -Ayer tuve problemas en el trabajo Vulgaridad de pensamiento No consiste en las palabras empleadas. pues no trabajamos solo para usted. convirtiéndolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicación. La investigación de significados en palabras desconocidas. Ejemplo incorrecto: -Ayer me fue de la patada en la chamba. Ejemplo correcto: Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno. Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicológico. La vulgaridad puede ser de expresión y de pensamiento Vulgaridad de expresión Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones. LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario. Ejemplo incorrecto -atenderemos su asunto pero a su debido tiempo. personas por eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones del idioma.2 DEFECTOS DEL ESTILO Además de la correcta aplicación de las cualidades del estilo.En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las comunicaciones. debemos empeñarnos . al . se puede corregir cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad. La memorización paulatina de nuevos términos D El estudio y la práctica de los homófonos y los sinónimos.4. Debes lavar el piso del garaje . es una de las cuatro partes en que se divide la gramática. Ejemplos: Eminente Garraspear Dilates Trajistes Toriar por por por por por enminente carraspear demores trajistes torear frustrar inagurar bacalao sermonear diferencia por frustrar por inaugurar por bacalao por amonestar por diferencia También se considera como barbarismo el empleo de palabras extranjeras.Debes lavar el piso de la cochera. exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos. Ejemplos de pleonasmo Lo vi con mis ojos Lo escuche de su boca.3 BARBARISMO Consiste en pronunciar o escribir mal las palabras. ejemplo de repetición .Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen.Asistí al estreno de esa obra. Ejemplos: Es de aquí donde termina mi propiedad (incorrecto) . debido al desconocimiento del lenguaje. cuando de éllas existe su equivalente en español.4. 1. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. Asistí a la premier de esa obra . sólo en este caso puede admitirse. SOLECISMO Consiste en la falta de sintaxis. En equipo de trabajo presentaran su producto. Pleonasmo Consiste en la repetición de voces con la finalidad de infundir más fuerza a la expresión. enseña a coordinar las palabras que integran las oraciones.un uñero en una uña – Caminó por su propio pie. ) Al fin encontré quien financíe mi proyecto. identifique con B los barbarismos. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. con P los pleonasmos y con S los solecismos. Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos. ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ) Mirar con mirada penetrante. ) Desayunó por la mañana. ) Salí en dirección a Toluca. ) Pastillas para el mareo. ) Aunque me forces. En equipo de trabajo presentaran su producto. ) Un lapso de tiempo.- Es hasta aquí donde termina mi propiedad (correcto) Se vende ropa de caballero (incorrecto) Se vende ropa para caballero (correcto) Ejercicio 5 1. ) Está muy lujoso este bar. Identificados los errores. proceda a su corrección. . 2. no lo haré ) Trabajé parado durante todo el turno. ) Firmé la carta de mi puño y letra. sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución. pero eso sí. son firmadas solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares. A nivel interno: (dentro de la institución) enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución. Firma y cargo del que remite el oficio . Los oficios de circulación interna. Facultad para Firmar Oficios Los oficios de circulación externa .1 OFICIO Viene del Latín OFFICIUM. Partes de un Oficio 1. 6. pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos. El oficio es un documento protocolar que vincula.CONTEXTUALIZACIÓN 1. contestar. en especial a las autoridades de más alta jerarquía. invitar. sencillo y se evitara el tuteo. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones. 4. Membrete: Nombre de la institución. 3. 7. son firmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución. agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Área de Difusión El oficio de define en dos niveles: A nivel externo: (fuera de una institución) establece comunicación con personas ajenas a la entidad. abandonando asuntos específicos del trabajo. El lenguaje será directo. 2. 8. 5.5. Despedida 9. pedir información. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. remitir documentos. especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. o firma de enterado. si éstos no concurrieran al mismo domicilio se rotularán con los datos de cada interesado y se remitirán por el servicio más conveniente. 1. cuando son pocos los destinatarios. si la comunicación es importante. 4. Ejemplo: -Me entere de la circular no.Datos complementarios: Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa) Referencia Anexo 1. es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia. 5. d) Un original cuando no se requiere acuse de recibo.5. y espacios para la firma de los enterados b) Fotocopia.3 MEMORÁNDUM (Memorándum = Cosa que debe tenerse en memoria). aclaratorias a recordatorios sobre una materia. al calce del documento se imprime un talón que sirve para acusar recibo. 8. reproducciones mimeografícas o de imprenta cuando son muchos los destinatarios. 3. o copia al carbón. 7. . 9. el original se coloca en la vitrina o pizarrón destinados para los avisos.2 Circular Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias. 6. se solicita acuse de recibo c) Fotocopias. 2.5. y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. – Acuso recibo de la circular no. da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta. Membrete Número progresivo para su clasificación Asunto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Referencias finales Formas de distribución De acuerdo con el número de los destinatarios y la importancia del asunto se pueden imprimir y distribuir de varias formas: a) Un original acompañado de una relación con los nombres de los interesados. Partes de una Circular 1. Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de página. Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. 7. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa. Área de Difusión El memorando es un documento de carácter interno. y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa. porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. Lo mismo que muchas empresas. Es flexible y práctico. 8. al margen de su nivel o jerarquía. Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del año Referencia Sello Anexo . 6. Por ejemplo. y el memorando. entre el director de un colegio y un profesor de aula. entre el gerente y su secretaria. usan la carta para lo primero. breve y directo. 4.Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 9. para lo segundo. 2. sin distinción alguna. 5. 3. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. y viceversa. con el objeto de comunicarle.." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud.. en forma simultánea. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase. sin eufemismos ni rodeos. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer." "Me dirijo a Ud.. para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Características Comparte las mismas características con el oficio simple. Memorando múltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información. a fin de solicitarle permiso...Redacción del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa.. dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y. comienzan con las frases: "Por el presente.... ." "Por el presente. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular". El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones. con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento." Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel... me dirijo a Ud. " Existen muchas formulas de apertura." "Me dirijo a Ud. precisa y directa... Por ejemplo. " Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve. pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento." como en el siguiente: "Comunico a Ud... .. en general. la frase "sírvase. concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorandum. pedir o transcribir documentos." "Sírvase comunicar a esta dirección el record de.. . Características Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple. remitir. a varios destinatarios.. Lugar y fecha. Jueces. Junta previa.7º.4 CONVOCATORIA La palabra convocar proviene del latín convocare. certamen. concurso. en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel. 6º. Es un documento formal elaborado por empresas. Partes de una Convocatoria La convocatoria. 4. etc. Significa. Inscripciones.5 ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones. etc. instituciones públicas o privadas.8º. Las sociedades mercantiles.5º. 1. Reglamento. 2. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.5. las instituciones de diversa naturaleza. 3.2º.3º. organizaciones. sucedido y acordado en una junta o reunión. escrito o documento con que se convoca a personas. a participar en algún evento. o bien en libros destinados expresamente para ese propósito. competencia. contienda. clubes. llamar a una ó más personas para que concurran a un lugar ó acto determinado. Clases . debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes: 1. etcétera.11º. las empresas cooperativas.. envío de circulares. Costo. oficios.4º. tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas. ¿Quién avala y se responsabiliza del certamen? Es conveniente que se difunda por lo menos con 30 días de anticipación. citar. Documentación.10º. Categoría y ramas.5. instituciones. Premios.5. También se refiere al anuncio. las juntas de determinados organismos públicos o casi-públicos. Anexos. ¿Quién ó quienes y para qué convocan? ¿A quién se convoca? ¿A que convoca? ¿Cuáles son las bases para participar? y ¿Cuáles son las expectativas para los participantes? 1º.1. Se extiende en hojas o folios sueltos. Transitorios.9º. Titulo (tipifica el acta) Texto Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia.-Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces. Inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto Las actas de trabajo. en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás. Y las siguientes complementarias: Membrete Código Anexo Acta de Sesión.Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. estatus o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Por ejemplo: Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo.Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o. una vez redactadas. 2. En la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral. son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: 1. Al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna. 3. 5. se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto. "con copia" Pie de página. el secretario y las personas interesadas que han intervenido. que se convoca o cita. Y se conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de . en su defecto. Al realizar diligencias judiciales como audiencias.. 4. Si alguien que está obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta. instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas. personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los órganos de gobierno de las instituciones; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesión 1. 2. 3. 4. 5. Titulo Introducción Texto Cierre del Acta Firmas de los que la aprueban el acta Estaciones o momentos de la sesión Control de asistencia Pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión. Despacho Lectura de la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se está realizando. Informes Se dan a conocer las acciones de trascendencia o que son importantes que se han ejecutado en el ejercicio de las funciones en el lapso transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que fueron encomendadas en la sesión anterior. OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información. b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda. Lectura de la agenda Lectura de la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recepciona sin objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos a debate o rechazados. Orden del día Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión. Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos. Aprobación del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la sesión. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesión. La estación que no se cumple sencillamente no se considera. Redacción del acta de sesión ordinaria Se conoce con el nombre de sesión ordinaria aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha redactado. Redacción del acta de sesión extraordinaria Se denomina sesión extraordinaria aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta. 1.5.6 EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarquía. extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea. 9. 4. grabaciones. recibos. 2. Partes del Informe 1. Características: Es regular y rígido. 8. resúmenes. porque proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. objetiva e imparcial. 5. Para sustentar la información que se proporciona. de extensión variable. . Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe ser fría. 6. testimonios. videos. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. fotografías. pudiendo abarca incluso varias páginas. sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas. 3. u otros documentos.Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto. Lugar y remitente Nº de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusión Despedida Firma Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Área de difusión El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u empresa. la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan: Informe Ordinario: Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. declaraciones. facturas. Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañada de cuadros. 7. Ordinario. disquete. separatas. Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza. oficial y/o confidencial. por ello existen varios tipos de cartas comerciales. pruebas. semanal. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. de reclamación. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.no llevan numeración ni siglas. de solicitud de información y de publicidad. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción del informe.Que sugiere posible soluciones con relación al asunto tratado.Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos. semestral.. La actividad comercial es muy variada.. A diferencia de cartas personales. Subtítulos del texto del informe técnico: Introducción. Informe técnico El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión. mensual. Los más importantes son: aperturando un negocio. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. o viceversa. Por lo general es enumerado. Su contenido suele ser formal. suministra elementos de juicio. las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo.. bimestral. argumentos. Análisis. quincenal.. cargos y descargos y disposiciones legales. 1.5. y deben ir siempre mecanografiadas.7 CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular. los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. y otros. La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisión. Ilustra. Informe Extraordinario. Es un documento instructivo. en base antecedentes. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Su remisión es obligatoria.Puede ser diario. Recomendaciones. orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. trimestral. Conclusiones. de ofertas. Antecedentes.Examinan minuciosamente los hechos. relación directo a hechos e ideas expuestas.. . Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación de "Informe".El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos. de compraventa. etc. Va en la parte superior y central. Vocativo Cuerpo Despedida Firma Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. o sino. 3. salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos. dependiendo de la naturaleza del pedido. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos a quienes representan. 8. 2. 4. Se escribe con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una persona ajena a ella. compras. 5.Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento. Partes de la Solicitud 1. beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. preciso y claro. Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Texto. La Sumilla. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. créditos. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 años. cobranzas. el cuerpo de la carta y el cierre. como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria. de la que escribe 1. 6.5.8 Otros LA SOLICITUD Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho. . Lugar y fecha Nombre y dirección del destinatario Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta. 2. Las cartas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios: ventas. Partes 1. ofertas. Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados. promoción. Prima en estas cartas un lenguaje directo. al lado superior izquierdo. 7. El dictamen es un documento ilustrativo. contable. es por mayoría. El dictamen en minoría se adjunta al por mayoría y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinión. El dictamen se puede emitir por unanimidad. en base a pruebas y con sujeción estricta a las normas legales establecidas. Y los siguientes complementarios: Anexo. a su juicio. es devuelto al que lo emitió para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina científica. EL DICTAMEN El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista. como puede ser un problema legal. arte u oficio. sin favoritismos ni presiones. Los servidores públicos están obligados a emitir dictamen – cuando se lo soliciten – con absoluta imparcialidad y objetividad. cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman. precisa conceptos. no resolutivo. Para ser perito se requiere poseer título profesional universitario. Esclarece dudas. 4.3. cuando los que discrepan de la opinión de la mayoría emiten su propio dictamen. por mayoría y por minoría. El dictamen es por unanimidad cuando todos están de acuerdo con el contenido del documento y lo firman. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisión dictaminadora tienen la obligación de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. Firma y Posfirma. proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la toma de decisiones de los órganos de gobierno. especialidad. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesitan de tales profesionales. no está bien. . órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado. medico. y es por minoría. Lugar y fecha. "Con Copia. Al ser observado. la autoridad puede designar perito a la persona que considera más idónea. juntos o cada uno. de ingeniería o técnico logístico. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar. opcional) Referencia Texto Antefirma Firma. 7. asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. 9.En caso de descubrirse la emisión de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado. 5. Área de difusión El dictamen es un documento de carácter interno. . 6. hacer) Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. sus autores podrán ser objeto de sanción administrativa y penal. Lugar y fecha Código Destinatario Asunto (a veces. el emitido por un cuerpo colegiado o una comisión especial es firmado por sus miembros. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: 1. Facultad para elaborar y firmar dictámenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. 10. cierto y de FACERE. posfirma y sello "Con copia" Pie de pagina y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del año Anexo CERTIFICADO (Del Latín CERTUS. 4. El dictamen emitido por un órgano de asesoramiento es firmado por su jefe. y el emitido por una sola persona o por minoría. está obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron. 2. 3. 8. lo es por su autor o autores. vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. o que es así en la realidad y los hechos. 5. de la autoridad competente o por mandato de la ley. y el superior jerárquico.Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados. Este documento se otorga en papel membretado. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. certificado de salud. por los estudios realizados en una institución educativa. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedición de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 años. Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito. o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado. y se expide a pedido de la parte interesada. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma. etc. certificado de orfandad. sobre asuntos de su competencia Partes del Certificado 1. 2. en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya . que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan. posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de página CONSTANCIA La constancia es un documento similar al certificado. A pesar de ello hay una diferente que podríamos aceptar. y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país. después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad. certificado de trabajo. 6. o sus representantes legales. 4. El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada. por los servicios prestados. que existe. 3. judiciales y militares competentes. luego de haberse examinado el estado de salud de una persona. los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. se expide certificado de estudios. por ejemplo. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad. en forma directa. 7. Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. Las autoridades políticas. en principio. etc. y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios. ¿Cuáles son los documentos internos y externos que se emplean en las organizaciones? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ¿Si eres jefe de grupo y quieres informar a tus compañeros que mañana todos asistirán en un horario de 8:00 a 10:00 am a asesorías para la prueba ENLACE que documentos emplearías? . Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en común.concluidos. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedición. La constancia se utiliza tanto en las instituciones públicas como privadas. Tal es así que se asemejan en los siguientes aspectos: En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que concierne a sus partes. La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. se expide constancia de trabajo cuando se está laborando. constancia de vacante. y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos. A pesar de ello hay una diferencia que podríamos aceptar. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos. diversidad y formatos que se emplean en su elaboración. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado. La constancia es un documento similar al certificado. o propósito. responde lo que se te presenta a continuación. para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). PROBLEMATIZACIÓN A partir de la diferencia de concepciones. Por ejemplo. cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno. y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________ La escuela realizara un concurso de baile ¿que documento debe elaborar para hacer la invitación? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Cita un ejemplo de dos situaciones en donde apliques las áreas de difusión de un oficio ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ En liste la clasificación de informe que existen ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Mencione las partes de una carta comercial ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ DESARROLLO DE SABERES Presentar en papel bond los diferentes documentos internos y externos que emplean las organizaciones enfatizando sus usos DESARROLLO DE HABILIDADES Identifica en papel bond las partes que conforman un oficio Socializa la información con los grupos de trabajo colaborativo . Químico que su trabajo fue seleccionado por el jurado calificador como el mejor y. por conducto del comité de certámenes. El ganador del concurso convocado por SEDESOL escribe una comunicación para agradecer el aviso y para confirmar su asistencia al acto de premiación. remite a SEDESOL un estudio sobre el tema. Redacte el oficio de remisión SEDESOL. Redacte el oficio de solicitud “ “ como lo solicita “ “ no procede Ejercicio 2 Con el fin de participar en el Certamen sobre la prevención de la ecología en el valle de México. recibirá el premio correspondiente en una ceremonia que se efectuará el próximo sábado a las 20 horas en el auditorio de SEDESOL. que sea establecida una clínica en el ejido Morelos donde proporcionen los servicios médicos a los habitantes de toda esa región . SEDESOL convocó a ese certamen por medio de los principales diarios el día 5 de septiembre. acusa el recibo correspondiente del estudio. Redacte el documento de acuse con agradecimiento Ejercicio 3 . Redacte el oficio de acuse El comité de certámenes comunica al Ing. el cual fue registrado con el número 26. el ingeniero Químico Rafael Mendieta. Generar la comunicación de la empresa de manera manual y/o electrónica Elaborar la documentación administrativa interna y externa 2.SUBMODULO 3. por lo mismo.por conducto del Director de Sanidad. En ese lugar ya se ha formado un Comité de Solidaridad que apoyará las acciones del programa nacional Salud para Todos.1 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJERCICIOS PRÁCTICOS Ejercicio 1 El gobernador del Estado de Hidalgo solicita a titular de la Secretaría de Salud . Redacte el oficio de aviso. Ejercicio 4 Redacte un memorándum con las actividades extraescolares que debe atender la próxima semana. emplee el menor número posible de palabras. S. A. Redacte el memorándum correspondiente. pero que fue pospuesta por causa de fuerza mayor para el día último del mes. Redacte una circular con relación de nombres y espacio para firmas. para una junta que debería efectuarse el próximo sábado. Redacte la constancia. durante un periodo de dos meses. el joven Roberto Morales debe justificar que es alumno regular de alguna escuela. Ejercicio 7 El gerente de una importante firma comercial citó a todos sus distribuidores del área metropolitana. Redacte el telegrama dirigido a uno de los distribuidores. Ejercicio 8 . en el lugar y la hora proporcionados en la circular. Redacte la solicitud de la constancia. Redacte una circular con talón para acuse de recibo. dirige una circular a todos los obreros para comunicarles que por necesidades de mayor producción. Ejercicio 5 para obtener atención medica en la clínica 17 del seguro social. para solicitarle una constancia. Quienes acepten deberán notificar a su jefe inmediato a más tardar el próximo viernes. a contar de la semana próxima.El jefe del almacén de una empresa escribe al jefe de compras de la misma para recordarle que están agotados los inventarios Del material para oficina que le solicitó desde la semana pasada. por lo que se dirige al director de la preparatoria donde estudia. se trabajará los sábados y los domingos . se pagarán horas extras a quienes trabajen esos fines de semana. Ejercicio 6 El jefe de producción de la fábrica Novedades Plásticas. Redacte un original de la circular para colocarlo en el pizarrón de avisos. i Ejercicio 9 El joven Antonio Robles solicitó trabajo como auxiliar de contador en una empresa. Antonio la solicita a un amigo de su padre. al grado de tensar los cables de la luz y del teléfono. a las 13 horas. usted se ha quejado con las compañías de luz y teléfonos. Ejercicio 10 Frente a su casa ha crecido exageradamente un árbol. que proporciona la Delegación. le resolvieron favorablemente. . por medio de un telefonema. pero es requisito indispensable que presente una carta de recomendación. para finiquitar el contrato pendiente.La señorita Susana Rodríguez recibe instrucciones de su jefe para que. él estudia la carrera de contaduría en la Universidad Metropolitana. donde solicitó media beca para poder continuar sus estudios. sin tener respuesta alguna. Redacte esa carta de recomendación. Fuentes que lo recibirá mañana. comunique al Ing. Redacte el telefonema. Redacte la instancia. quien no tiene inconveniente en proporcionársela. por lo que se dirige a su Delegación correspondiente con el fin de solicitar el servicio de poda del árbol. cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro. utilización y retención.2 Desarrollo de la gestión documental. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida. archiveros y bibliotecarios. REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. 3. los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y . En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. 3.1 Concepto de gestión documental. las carpetas. organizaciones sin fines de lucro. la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores. archivadores. magnético u óptico.1. Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa. 3. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos. digital o análogo. y durante la distribución. el mantenimiento.MODULO 1 SUBMODULO 3 GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA 3. La Gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación.. instituciones educativas. cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos). el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran. Durante siglos.1. Las oficinas comerciales. agencias gubernamentales.1 Gestión de documentación administrativa. e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente. que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos. coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la información cuando esta es requerida. de la sociedad en general. la toma de decisiones. un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones. 3. capturan información desde bases de datos de producción. venga ella en papel o en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. viven y mueren en formato electrónico. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. El proceso de la gestión de documentos capta pruebas de las transacciones . puede decirse que. en definitiva. enlazan con el contenido de archivos. en un sentido más amplio. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada. hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal. la gestión de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la información registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendición de cuentas. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas. bibliotecas.1.clasificación. con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas. contabilidad y otros. En la actualidad. surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen. ya sea bajo la forma de información capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa. que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. ser capaces de gestionar de manera sistemática e integrada todos sus recursos de información.3 Propósitos de la gestión documental. las operaciones administrativas y la rendición responsable de la organización. la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library. y con el tiempo. Las empresas deben. sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes. La gestión de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y. En líneas generales. superando la disgregación de la información en diversos almacenes y unidades de gestión separadas y sin comunicación. y sobre todo con la llegada del correo electrónico. La gestión de documentos es fundamental para la formulación de políticas. usar. precisa. guardar y hacer una evaluación de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en función de su costo y disponer de ellos para su destrucción o guarda permanente en función de su valor continuo. y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organización. fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.. La gestión de documentos permite a una institución crear.4 Ventajas de la gestión documental. una vez que su valor para los propósitos administrativos se ha extinguido.. 3. Esto no sólo es importante por razones de economía y eficacia ya que el mantenimiento de documentos es costoso. Por último. la gestión de documentos con programas de evaluación controla el retiro y la disposición de los documentos. probatorias y de rendición de cuentas.1. La gestión de documentos también hace posible que la organización esté en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce. gestionar los documentos como recursos documentales. mantener. también promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la información mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes.de una organización. con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos. podemos resumir los propósitos de la gestión de documentos de la manera siguiente: gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida. Tomando en cuenta los conceptos de la administración de documentos mencionados anteriormente. rapidez y ahorro De una forma sencilla. resolución del problema de localización de documentos. ahorro de espacio físico. Gestión y control efectivo: sencillez. y proporciona un acceso fácil a esas pruebas. de regulación. comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos. . proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización. documenta sus actividades y sus decisiones. la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio. recibe y almacena. lograr documentación completa. confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales. La gestión de documentos promueve la agrupación y la distribución de la información. su personal y sus clientes o usuarios. reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo. 068.00 6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual) 9. fotocopias innecesarias.030.660. se dispone de su réplica electrónica.00 A2 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Sin Catalog.Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.1.568. originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución. genera una productividad y valor añadido adicionales.900. Como consecuencia.5 Desventajas de la gestión documental.300. Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información).148. dobles grabaciones de datos. Productividad y valor añadido Una gestión documental. etc. 3.00 5 Incorporación de las bibliotecas al Sistema 1.00 4a Creación de la Base de DatosIncluyendo Catalogación Retrospectiva 112.086.908. sin necesidad de trasladar los documentos. se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados. para el uso diario. es así como damos un ejemplo del costo en PESOS de un Sistema de Gestión Documental.00 .00 2 Implantación del Sistema Informático 4. etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad. El proyecto es el siguiente: PROYECTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y MEDIO AMBIENTE DEL GOBIERNO MEXICANO Ejemplo: Tabla de costos: Cuantificación Económica del Nuevo Sistema # Concepto Costo PESOS 1 Estructuración y Organización del Sistema 5.00 3 Formación (Nivel Básico y Avanzado) 8. además de ahorro de costes. Retro) 130.00 Las dos opciones de costos que habrían del sistema serian: A1 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Con Catalog.00 4b Creación de la Base de DatosSin incluir Catalogación Retrospectiva 1. Seguridad y fiabilidad Información. garantizando su perfecto estado de conservación mientras que. documentos. Retro) 20. usados. luego de sometidos a evaluación pueden ser dados de baja por ser obsoletos o preservados como históricos por su valor duradero. 3. y control físico de los documentos. Acciones de la gestión de documentos administrativos. De acuerdo con el principio del Continuo. control intelectual de los mismos.2. . donde la formación profesional en Archivología es integral. Este principio es reconocido por las instituciones de enseñanza archivística universitaria en Iberoamérica. conservados y. la distinción entre gestión de documentos administrativos e históricos no necesita ser mantenida rígidamente.A pesar que este análisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de los costos de un Sistema de Gestión Documental y como la inversión puede ser una desventaja de esta TI. disposición de acceso a ellos. El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la vida de los documentos: Identificación de los documentos. El Principio del Continuo El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados. El modelo muestra el patrón de continuidad. en un archivo de Gestión. y si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte como un investigador u otro usuario.4.2. registrada en un plan de disposición con efecto en el tiempo debido mediante una acción de valoración apropiada. Su conservación y uso. cómo se podrá colaborar en esas tareas? 3. Clasificación en un sistema lógico. ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos? 3. 3. ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra. en un archivo Intermedio o en un Archivo Histórico. Creación o recibo. Evaluación con baja o transferencia como históricos.2. evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? Actividad a realizar de Cuidado de un Documento: . es decir si es conservado en la oficina de origen. ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos. ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento.2.Partiendo de este principio se ha establecido un modelo unificado. Cuatro acciones continúan o recurren durante la vida de un documento y atraviesan el límite tradicional entre la gestión de documentos administrativos e históricos.3. Su evaluación de valor continuo.2. Uso y conservación.1. y facilita su recuperación durante su ciclo de vida.2. en un archivo Central. cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? 3. Su colocación en un sistema lógico documentado que gobierna su clasificación y ordenación. quienes tienen acceso a esos documentos e información.2.1.. Estos documentos son llamados activos o corrientes. Estos documentos se llaman semiactivos o semicorrientes. Están conformados por documentos que se usan habitualmente para la realización de asuntos corrientes de una institución o de un individuo. y que por su valor permanente son preservados en archivos históricos.4. Documentos intermedios.2. Documentos históricos.Pregunta a la encargada de control escolar como llevan a cabo el resguardo de expedientes de alumnos egresados hace más de 10 años.2.Actividad archivo administrativo e histórico.2.Realiza una visita a la biblioteca JOSE MARTI y gestiona la menara de llevar a cabo una exposición fotográfica del Tabasco Antiguo en tu plantel.4. Documentos administrativos. 3.. 3. De igual manera conocer si tienen en su archivo el resguardo de libro de egresados. Son documentos que ya no se necesitan para la realización de los asuntos corrientes. . 3. 1. 2. Se llaman también documentos inactivos o no corrientes.3. Guardan documentos que se requieren de manera poco frecuente en la realización de los asuntos corrientes.4. de qué manera los conservan en el plantel. 3. que pasa con nuestros documentos que cada alumno entrega. los tipos de comunicación escrita dentro de una organización. Identificar la documentación administrativa interna. 3. quien es el responsable de su resguardo. 3.1. Gestionar documentación administrativa interna. De manera amplia.3. corresponden principalmente a: .Actividad a realizar: Ir a control escolar y preguntar todo el proceso que se realiza cuando un estudiante se inscribe por primera vez. 3.3. 3. Atención de asuntos legales y fiscales. para estar al tanto de sus fluctuaciones.2. los equipos para el funcionamiento del negocio y cuantos elementos materiales requiera. si no existe departamento especial. d) Registrar el movimiento de precios de los artículos que se compren.2. administrar. Área de compras. b) Llevar un registro clasificado de proveedores.2.3. Atención de servicios generales.1.3.3.2. 3. Atención del archivo. Clasificar. a) b) c) d) e) f) Recibir y despachar la correspondencia.3. registrar y archivar datos y documentos Contabilización de las operaciones. Dirección general 3. anotando los datos que se consideren útiles.2. Tal función obliga a una serie de labores y trámites. Toda empresa debe necesariamente establecer normas para la realización de sus objetivos. c) Analizar y archivar los catálogos de los proveedores. que corresponden a este Departamento. La empresa necesita adquirir la mercancía que vende o las materias primas para fabricarlas. a) Obtener fuentes y medios de información y abastecimiento. Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa. es decir. . ya que en su más inteligente forma debe ir satisfaciendo armónica y progresivamente los intereses del empresario y del consumidor. h) Formular los pedidos que procedan previo el análisis anterior. b) Recibir y estudiar las solicitudes de crédito. según proceda. analizarlos y autorizarlos.4. La función de vender es muy importante y complicada. de previsión de habilidad. hasta de fórmulas o modos sociales. f) Solicitar precios de los artículos que se necesite comprar.3. con oportunidad y eficacia. i) Controlar las órdenes de pedido. l) Llevar una estadística del movimiento habido. Área de finanzas. j) Revisar facturas. . para sus efectos. por conducto del almacén Dar aviso de envío y remesa de los documentos de embarque. Informar a contabilidad o finanzas. para proveerlo de mercancía.2. para facilitar a la Gerencia su función directiva. en cuadros o formas especiales de “recapitulación de precios”. y en ocasiones. k) Supervisar el informe de entrada al almacén de los artículos comprados. estar al pendiente de que los proveedores hagan entrega de la mercancía en las condiciones estipuladas. dependerá en buena parte el éxito de la empresa. Área de ventas. Llevar estadísticas de ventas que faciliten una política directiva verdaderamente técnica.3. cuentas de gastos y en general toda documentación originada por las compras. Los trámites y labores que corresponden a ésta área son: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Promover las ventas. Esto requiere dotes especiales de conocimiento. Llevar un registro de clientes y probables clientes (prospectos) Recibir los pedidos.5. al comprador. particularmente para lograr el mayor rendimiento de las inversiones y de la correcta política de gastos. Para poner en práctica los más eficaces métodos de concesión de créditos que permiten aumentar el volumen de las ventas y hacer efectivos los pagos correspondientes. para los registros correspondientes. Despachar los pedidos. se requieren los servicios de esta área.2. el que se encarga de atender las finanzas de la empresa. y concentrarlos. g) Analizar los precios cotizados y las condiciones ofrecidas.e) Atender las sugerencias que haga el Departamento de Ventas. 3. De la habilidad con que se proceda a organizar y hacer funcionar este Departamento. en su caso. Atender las reclamaciones. 3. Facturar. en formas especiales de “requisición”. es decir. Corresponde a este departamento: a) Determinar las condiciones que deben llenar los solicitantes de crédito. y pasarla autorizada a Contabilidad. Estudiar y aconsejar las mejores formas de invertir las reservas de la empresa Procurar todo género de utilidades licitas al negocio. completos y accesibles a efectos de tener la información. precisa y cabal. categoría. renuncias. Llevar un registro confidencial de informaciones de crédito. ceses. Los funcionarios ejecutivos necesitan documentos para poder formular políticas y tomar decisiones sobre la base de una información bien organizada. para mejorar su mejoramiento técnico. limitar o negar las solicitudes. Usuarios de la documentación administrativa interna. etc. El registro tiene por objeto poseer la mayor información acerca del empleado: nombre. El movimiento es la anotación de faltas. Los administrados necesitan tener acceso a la información que contienen los documentos para asegurar que sus derechos y sus intereses estén protegidos y para poder contribuir de manera informada al proceso de gobierno.2.3. Actividades a realizar : 1. salud y conocimientos que deben poseer los solicitantes. 3. al llegar a la empresa analizaremos los siguientes puntos: a) Conocer el organigrama y las personas que son responsables del área y funciones que estos mismos realizan. . sueldo. Proporcionar datos sobre crédito a empresas o personas que lo soliciten. a) Controlar al personal. alimentos. antecedentes. etc. instrucción y educación de educar el personal.3. a su vencimiento. transporte .c) d) e) f) g) h) i) j) Conceder. movimiento y dirección: Las condiciones de admisión se refieren por lo general a cualidades. facultades. b) Ir al área de recursos humanos y preguntar que gestiones internas realiza como parte de su trabajo . Hacer la previsión de ingresos. moral y social. desempeño en el trabajo. Dirección. función que establece condiciones de admisión. determinación de sus labores y distribución del trabajo (organigramas. Formular y ejercer el presupuesto de egresos. registro. Visita una empresa consolidada en el área hoteles. dirección. ascensos. Los funcionarios de acción y los administradores superiores necesitan documentos bien estructurados. Cobrar discreta y eficazmente las cuentas. licencias. Área de recursos humanos. 3.6. instructivos. manuales. educación .3. etc. veraz. un volumen colosal de información generado en diversos formatos y soportes (texto. en estos momentos la información adquiere un rol fundamental dentro de las empresas. la enciclopedia online por . Identificar la documentación administrativa externa. o su déficit más limitante. Las empresas necesitan disponer de información adecuada a sus intereses. Ya sea cotizaciones y pedidos de este mismo para ser surtido. y por ello un valor inigualable: la información se ha convertido en el factor crítico que posibilita que las empresas reaccionen frente al cambio externo constante. En definitiva.000 nuevos blogs. Las estadísticas son elocuentes. y finalmente tienen que proyectar información hacia el entorno para reforzar su imagen. videos. preguntar que tramite sigue este documento. audio) y que se está multiplicando exponencialmente. ha provocado el acceso universal. Con este ejercicio te permitirá conocer ampliamente la gestión que este departamento realiza para cumplir su función. 3. imágenes.Visita la Direccion General de Cobatab. 2.1. analiza.c) Ir al área de finanzas y conocer como esta deslindado por funciones especificas y con ello saber que tramites importantes se llevan a cabo de manera interna. El modo en el que la información se obtiene. accede y distribuye son fundamentales para la supervivencia y rentabilidad de una empresa.4. y constantemente actualizada. ve directamente al área de Direccion Administrativa en el departamento de Adquisiciones y en este ultimo punto realizaras la siguiente ejercicio: a) Traer un formato de requisición. Internet contiene más de 5 millones de terabytes de datos. La irrupción de la llamada sociedad de la información y el consiguiente desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación. almacena. pero además deben tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente como un recurso estratégico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestión. rápido y barato al mayor volumen de información de la historia. con Internet a la vanguardia. con una renovación e innovación constante. 3. valida. Por lo tanto la estrategia de gestión de la información en una empresa puede ser su principal activo. Un mar de información externa Pero la información que deben gestionar las empresas también está cambiando. cada día se crean 175.4. Gestionar documentación administrativa externa. Wikipedia. pero estas herramientas son solo robots. la gestión de proyectos. a través de YouTube podemos ver más de 70 millones de videos. que también están almacenados en el disco duro de algún ordenador. nóminas y en distintas bases de datos y aplicaciones informáticas destinadas al control de procesos concretos de negocio como la gestión de las relaciones con los clientes. e intercambiamos 3 millones de mensajes diarios a través de Twitter. pero no más valor. autorizaciones. Si detrás no hay una mente inteligente que sepa interpretarlos.…) así como dar cumplimiento a toda una serie de cargas administrativas legalmente impuestas por las diferentes administraciones públicas. logística. para generar copias. certificaciones. la contabilidad. a través de diversos medios. contiene 10 millones de artículos. De este modo en casi todas las empresas los documentos se producen electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos y los procesos administrativos se realizan sobre bases de datos o programas de gestión empresarial. Hoy en día las empresas presentan documentos electrónicos en todas las administraciones públicas. Es cierto que actualmente disponemos de herramientas tecnológicas que nos permiten seleccionar y filtrar información. mandamos más de 35. son muchas las empresas que facturan electrónicamente. la disponibilidad y utilización de documentos impresos en papel se ha mantenido o aumentado durante los últimos años. En estos momentos las empresas están inmersas en un proceso de transición hacia una gestión administrativa en la que se usará exclusivamente documentos electrónicos y que posibilitará la existencia de “oficinas sin papeles”. de hecho la impresión masiva de documentación está provocando que las oficinas de las empresas estén repletas de copias en papel de documentos electrónicos.000 millones de correos electrónicos diariamente. resultan insuficientes para satisfacer las necesidades específicas de información de una empresa concreta. tendremos más volumen de información. Por otra parte la rapidez y facilidad que ofrecen las tecnologías para producir documentación. los filtros sociales. la gestión de recursos humanos. Todo un conjunto de gestiones que quedan reflejadas y registradas en documentos de muy variada tipología como contratos. compras. ventas. los agregadores RSS.… o sistemas integrales de gestión para la empresa que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. la banca y el comercio electrónico sigue un crecimiento imparable. Una enorme cantidad de información que se está transportando a un enorme número de personas. declaraciones. seguros. en todos los procedimientos administrativos y en todos los trámites. escrituras. como los buscadores (con google a la cabeza). así . contabilidad. y muchos de los trámites ante las diferentes administraciones públicas se realizan telemáticamente. Pero a pesar del amplio uso de las nuevas tecnologías. y por muy potentes que sean.excelencia. Conviviendo con la realidad documental externa A esta información externa hay que añadir el creciente volumen de datos e informaciones que se van acumulando en el interior de las empresas como resultado de las acciones llevadas a cabo en sus distintos procesos de negocio. así por ejemplo enviamos cerca de 2 billones de mensajes cortos (SMS) al año. Y es que la gestión diaria de una empresa obliga a la realización de una serie de tareas burocráticas que tienen por finalidad controlar toda la operativa empresarial (producción. utilizarlos y sobrepasar sus limitaciones. en la que capital es aportado y poseído por individuos particulares. secretaria de educación. Parte importante de toda empresa. supervisan las políticas y alientan la participación de la comunidad. que de suma importancia se requiere para subsistir y con ella se lleve a cabo el negocio. La documentación externa que una empresa maneja de manera externa es relación directa al rubro de esta misma. 3.4. Es una oficina pública dependiente de otra superior del Gobierno. secretaria de turismo. secretaria de gobernación. como ser de una Secretaría de Estado o Ministerio. Personas o casas comerciales que venden los artículos que necesita la negociación.4. nacional o internacional. que respetan esquemas mucho más formales. La Web 2.1. en estas encontramos las siguientes: 3.1. Generalmente se tratan de espacios más rígidos.4.4. justamente gracias a la filosofía de “compartir” y de “interactuar” que generan sus herramientas. llevan los problemas de los ciudadanos a los Gobiernos. Por lo tanto debemos conocer sus necesidades y exigencias del mismo .1Proveedores. Unidad económica constituida legalmente para la realización de beneficios a través de la actividades productiva o la prestación de servicio. Son aquellas personas a quien le ofrecemos el bien o servicio. 3. 3. y también desde los contenidos.5 Organismos no gubernamentales (ONG) Una organización no gubernamental (ONG) es cualquier grupo no lucrativo de ciudadanos voluntarios. es decir nuestra razón de existir. estructuralmente hablando. secretaria de finanzas y crédito.1. secretaria de transporte. las ONG realizan una variedad de servicios y funciones humanitarias.2 Clientes. que está organizada a nivel local.4.1. 3.como para su transmisión por correo electrónico han conllevado un considerable aumento del volumen de la documentación existente en el interior de las empresas. Portal Gubernamental El concepto de Portal como página web de ingreso hacia un organismo gubernamental se desarrolla como un canal que resulta eficaz como espacio informativo pero que no siempre cumple con el atractivo necesario para que la comunidad se interese e ingrese periódicamente a dicho espacio. etc.0 permite complementar a éstos espacios que poseen los organismos gubernamentales por otra vía que ayuda a desestructurar y generar un mensaje más informal siguiendo lineamientos mucho más flexibles.1. Proveen de análisis y .4 Iniciativa privada.3 Dependencias gubernamentales. por ejemplos: secretaria de salud. Con tareas orientadas y dirigidas por personas con un interés común. Realiza el siguiente tramite de manera electrónica .-Checa en internet EJEMPLOS de Organismo No Gubernamentales que operan en el estado y menciona que tipo de gestiones llevan a cabo. D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O .Realiza una visita personal a la dependencia de gobierno que corresponda para tramitar por primera vez un acta de nacimiento . el medio ambiente o la salud. tales como los derechos humanos.. ubicación y mandato.experiencia. Algunas están organizadas sobre temas específicos. Su relación con las oficinas y las agencias del sistema de las Naciones Unidas difiere dependiendo de sus metas. Actividad a realizar: Realizar una visita donde puedas poner en practica los conocimientos adquiridos: 1. sirven como mecanismos de advertencia temprana y ayudan en la supervisión e implementación de acuerdos internacionales. como obtener tu homoclave tramitando tu RFC en la Secretaria de Hacienda y crédito Publico. 2. 3.. MÓDULO 1 APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIÓN EMPRENDEDORA. El comercio. la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicación escrita.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA 4. la cual tiene dos grandes propiedades: .1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS. SUBMÓDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA SUBMODULO 4. porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita.1. la banca. l. 3. sino también el control. l.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. la recuperación y la protección de papeles comerciales.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. el manejo de documentos significaba el almacenamiento.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2. orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio. la utilización.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia. contrato.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.permanencia y constancia a las que cabe de agregar las de ser: medio de prueba legal y medio de facilitación del intercambio comercial nota: se analizara cada uno de esos puntos ACTIVIDADES. la creación y la disponibilidad final de estos. utilización. le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio.1. así como el sistema adecuado para su archivo. creación.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA Todo documento comercial (carta. es decir. 4. guardar). deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción ACTIVIDADES. Manejo de documentos y archivos En una época.-En equipos colaborativos los estudiantes elaboran un mapa conceptual 4. factura. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo. protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza. lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar.1. El manejo y el control de documentos. almacenamiento. . Instructivo 1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos. 3. él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados. Creación o recibo Archivo y protección Utilización Transferencia Eliminación Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas ACTIVIDADES. Para muchos empleados de oficina.Nota: analizar las diferentes terminologías especificas ACTIVIDADES. l. Describir Explicar Realizar . 2. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1.se elabora mapas mentales. 2.1. 3. l.-se hace lluvias de ideas.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2. 5. 3.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán localizarlos con rapidez y utilizarlos.1. 3.5 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa. análisis y debates 4.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2..-se elabora un mapa conceptual 4. archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. 4. 4.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo. Definir Elegir Archivar Utilizar Depurar Hacer una guía Reflexionar Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos 4. ACTIVIDADES. EQUIPO Y MATERIALES 4. 8. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. 10. don de los documentos se solicitan por el número de póliza. Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar. En una compañía de seguros. guías. el sistema numérico es el que se utiliza. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios . se está seleccionando información de un libro electrónico. carpetas. es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores. 5. gavetas. el sistema debe: Ahorrar tiempo. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario.6 CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Cuando se buscan un nombre y un número en el directorio telefónico. l. Para tener efectividad. Los nombres se encuentran en orden alfabético. expedientes). se está utilizando el sistema alfabético. y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. empresa o compañía para: 5 Informarse sobre el numero de departamentos que tiene 6 Saber el nombre de cada uno de ellos 7 Conocer cuál es su propósito 8 Informarse sobre el tipo de documentos que reciben 9 Que documentos son los que generan 4. 9.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 6.2. 7. 3.-se sugiere que el alumno realice un visita a un negocio. as i como la herramienta más moderna producto del avance tecnológico en el mundo de hoy.2.1.-analisis de casos en equipo 4. Son la clave para .2. Conservar espacio. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete. lo suficientemente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO Se consiguen archivadores para cheques. 4. destinado para este fin. ACTIVIDADES: 1. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido. microfilmes.2. 4. tarjetas.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. el marcar un numero clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla 4.2. incluyendo las guías y las carpetas necesarias. El titulo puede ser: Titulo simple Titulo doble Nota: se analizara cada uno de ellos La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta. La capacidad máxima es de 5000 documentos. porque si quedan demasiados apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos. para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gavetas. cintas magnéticas. Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. disquetes y huellas dactilares.5 GUÍAS Las guías son de cartón o fibra. Sin embargo. deben ser a prueba de incendio. documentos legales. otros.Proporcionar protección adecuada a los documentos. Los archivadores deben diseñar de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario.en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores.3 TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido. radiografías. pianos. Sin embargo. cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. catálogos.. 4. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas.2.5 en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores.en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de carpetas para archivo. la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema que se utilicé. Para los documentos voluminosos o pesados. lo mismo que los marbetes de las gavetas. deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez. Sostienen los documentos dentro de la gaveta.2. porque sirven para dos fines: Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas.. como: Bolsas para archivos Para registros médicos y registros personales Para archivadores de estanterías abiertas Las carpetas colgantes Nota: se analizara cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1. Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales.de acuerdo a los temas 2. evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad..que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta.7 CARPETAS PARA ARCHIVO Estas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa.6 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. 2. además. . con el fin de facilitar la localización de documentos específicos.en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de títulos 4.en equipo se analizaran y comentarán estudios de casos 4. ACTIVIDADES: 1. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda. 2. Nota: se analizara de forma específica cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.3.4... se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con expansión de tela en el fondo.2. Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles. 2. El numero de guías. 2. 9 PC/GAVETAS La introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control de la información que. la totalidad de la primera palabra del título se escribe con mayúscula compacta IV.2. Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora. con ello. será más fácil y rápida su localización. Ejemplo: En la guía de la gaveta PROVEEDORES En la computadora PROV ACTIVIDADES: 1. En algunas oficinas. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados.8 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES Las cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes.2. es decir.en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivo de gavetas.2. se consiguen en tiras perforadas. se optimizara el uso del espacio y tiempo. se hacía solo a través de expedientes archivados dentro de gavetas. se prefiere el estilo del bloque 4.. almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos.4. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasificación de acuerdo con el sistema adaptado III. para ser almacenados. 2. Si el titulo es doble.10 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento II.se realizara prácticas y diseños en equipo electrónico (laboratorio de informática) Nota: se ampliara más el tema 4. conocidas como membretes.. si tiene más de una línea. ¿Cómo organizar esta estructura en la computadora? A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lógico. tiras adhesivas o en rollos continuos. Ejemplos de tarjeteros de registro a) Los archivos de directorios b) Registro de inventario c) Cuentas de cliente . tradicionalmente. Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación de expedientes: I. .2.Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes.2. 4. Así. es la enumeración de nombres de personas físicas y morales.. en los segundos la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas. asientos en cedulas Contiene: Formula clasificadora Encabezamiento Síntesis o extracto Fecha de inicio del asunto 4. Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo..en equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que tienen las funciones de las tarjetas 2... la información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional. la descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES.se harán vista a empresas 4. ACTIVIDADES: 1. como la correspondencia.12 TIPOS DE TARJETEROS Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas. ACTIVIDADES: 1.2.en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de tarjeteros.realizara mapa mental 4. redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente. Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de catalogación y a los datos que se anotan.11 CEDULAS DE CATÁLOGOS Los catálogos son los medios de localización de los expedientes en estas clase de sistemas. En los primeros. 2.3. 4. se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del original. excepto aquellos sobres marcados con “confidencial” o “personal”. . jerarquización y seguimiento que se le da. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA. Un médico ésta interesado principalmente en la información sobre pacientes. Actividad: Por equipos de 5 integrantes investiguen vía internet 5 conceptos de correspondencia recibida.3. distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida. registro.2 ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA. por lo tanto. En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa. 4. ¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia exponiéndola en plenaria. codificar. los títulos serán los nombres. clasificar.3. la organización de la correspondencia depende de la recepción.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA.3.La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. Y 4. enviada e interna. Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas. y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados. con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar. a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia. por esto. ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida” Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes. 4. Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Antes de ser archivada. es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido. 4. Distribución. el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo. Clasificación. pasa por cinco etapas diferentes: 1. se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. si ella se ocupa de los archivos.3. 2. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual. La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta. Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorización para ser archivadas. la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización. coloca la correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar”. 4. 5. La persona que abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. 3. Archivo.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO. Codificación.3. se descartan después de que han sido leídas y contestadas. Si los archivos los manejan especialistas. Donde se maneja un gran volumen de correo. Si no existe ésta. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización. Actividades: En equipos de pares realiza el proceso de seguimiento de la correspondencia utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia.1 INSPECCION. . Actividad. Inspección.4. En equipo de pares realiza un ejemplo de la clasificación de la correspondencia para archivo utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia.Quien sea la persona que abra el correo. debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente en la correspondencia. 3.3.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES. Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.4. Pueden ser el grupo de una letra. Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación.4. Actividad: Realiza de forma individual una carta con codificación en el destinatario y en la esquina superior derecha utilizando la paquetería Word. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar documentos en los expedientes y colocarlos en las gevetas. 4.5 ARCHIVO.2 CLASIFICACION.4.3. 4. . 4. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos. una fecha. por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es. Uno cada equipo. Actividades: En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de clasificadores de documentos. una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación. El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa. que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental. un número. con características comunes.3 CODIFICACION. se utilizan los clasificadores. un tema. La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina.4.3. en este caso. La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes.4.4 DISTRIBUCION. Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. 4. es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Nombres de personas. Las reglas para determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes. Nombres de bancos.4. para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos. Para hacer más comprensible el sistema. 2. López. solo que en estos nombres estamos fijándonos en la secuencia de la segunda letra. escuelas. Colocando en secuencia alfabética. 3. cumpliendo con un total de 10 hrs mensuales. . Las reglas para clasificar utilizando términos con los que nos debemos familiarizar: Alfabetizar y unidad. que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados. Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial. Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética correcta. Pardo. letra separada. Los documentos se identifican por sus Títulos. ahora debemos fijar nuestra atención en la tercera letra. . REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA En archivonomía. Vega. tomemos en consideración ciertos lineamientos generales. 4. también están: Pardo. abreviatura. y aunque la segunda letra de todos modos es igual.También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente. (3) Suárez. Ejemplo: . Pérez y Priego.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS . en una institución educativa y/o empresa pública o privada. Es importante para ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades. instituciones. Nombres de compañías. Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras. las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1. El nombre de Ricardo T. sociedades. instituciones gubernamentales. Actividades: Realizar una práctica de archivista y/o en la elaboración de expedientes. Los apellidos Roca. 4. Suárez contiene tres unidades: (1) Ricardo (2) T. Sonia Haydee 3. separándose con una coma. 6. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido.. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual. de las. las demás unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. 5. 2. Letra por letra. 4. y así sucesivamente. Luz del Carmen González Medellín Alma Delia Pérez Soto Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas.. 6ª. Unidad 3 M. Si antes del apellido aparece una inicial. Cedeño Suárez Rocío Garay D. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre. etc. Si el apellido es igual en varios nombres. de la. Ángulo. de los. Nombre L. . Pedro Díaz M. Leticia Baca. M. del. se principia la inversión desde el primer apellido. la siguiente letra o palabras nos servirá como base para ordenar. a esto se le llama transposición. 6b. se toma como parte del nombre de pila. aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas. Nombre de pila Apellidos Luis Alberto Domínguez C. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos. de. Ángulo Esther Ma. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idéntica. se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila. Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales.. la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.1. Si antes del apellido aparecen partículas. Leticia Ma. Ángulo José C. Suárez D. José Rocío Unidad 4 C. Baca Pedro Cadena Ortiz Sonia Haydee Díaz Unidad 1 Ángulo Cedeño Garay Unidad 2 L. Esther MaCadena Ortiz. territorio o país.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación. Marcar una X en extremo superior derecho. Esta referencia se hace en tarjeta y formará parte de un índice o catálogo auxiliar. En países de habla hispana. 2. en el siguiente orden: ciudad. ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.7.). el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por su nombre de pila. se escribe una abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis. títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila.4. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas. Escribir la palabra “Véase” en la siguiente línea. su apellido de soltera. seguido de la preposición de o de la palabra viuda (Vda. porque este es el que legalmente se reconoce. Al lado. Los números se consideran en estricto orden numérico consecutivo. Solo en caso de que el apellido de soltera este indicado con una letra. junior (jr. esto es. Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como están archivados. 3. O´. Si el nombre propio tiene. Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría ser solicitado el documento. se tomará en cuenta el apellido del esposo. Para facilitar la localización de los mismos se recomienda establecer referencias. 4. 9. Van. 1. O la expresión padre. Fitz. Actividades: Por pares realiza 5 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar nombres de individuos. D´.) y por último el apellido del esposo. grado militar o eclesiástico. Para archivarlos se invierte el nombre. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo. tomando como base el apellido de soltera. se hace la inversión a partir de dicho vocablo.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS. escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos. calle o avenida y numero de casa o edificio. hijo. Der. 8. Actividades: . además la abreviatura de su profesión. Da. 10. 4. sala de belleza.Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras. 7. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y el. o bien artículos como: las. restorán. Debe hacerse tarjeta de referencia. 3. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales.. En inglés).3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS. 10. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería. También se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia. 4. 5. COMPAÑIAS O SOCIEDADES. etc. 4. la. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. 6. Cuando en el título aparece una coma. restaurante o restaurant. cada una se considera como unidad de archivo. se coloca al final del nombre entre paréntesis. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´o´s. . Cuando no son muy usuales. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo &. no sufre ninguna transposición. pero si el número de expedientes excede de los cinco. para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. 9. o también la expresión compañía o su abreviatura (Cía. El nombre de sociedades. corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva. éstas se consideran palabras escritas completas.. el. por el contra. Co. 4. o bien. permanece igual. 2. escribe correctamente en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los títulos. coloca el número que aparece antes de cada nombre en la esquina superior derecha y ordena las tarjetas alfabéticamente. En español. posesivo en inglés) permanece tal como está la razón social.1 REGLAS GENERALES 1. farmacia. el nombre permanece igual. siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta.4. INSTITUCIONES. las en español). 8. la palabra genérica se escribe al final del nombre. sobre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación.3. no sufre ninguna alteración ni trasposición. preposiciones como: de. la. no sufre ninguna trasposición. Se recomienda hacer tarjeta de referencia. Se deben hacer tarjetas de referencia. se considera la dirección para decidir el orden alfabético. los. etc. Cuando una firma o institución utiliza siglas.4.En equipos de 5 integrantes y aplicando las reglas aprendidas para la inversión o transposición de nombres. 4. ESCUELAS Y OTROS. 2. instituciones.4. 1. El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes en las organización nacional y gubernamental. Se recomienda hacer tarjetas de referencia. Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS. Cuando una empresa cambia de nombre. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza los ejercicios de práctica A y B que menciona el libro utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas. síndico o apoderado.4.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. 4. dentro de los títulos se pueden encontrar términos como: Ministro de Dirección de . y el número completo se considera como una unidad.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. En las instituciones gubernamentales. con base en las reglas básicas para clasificación. 2. para saber cómo realizar la trasposición de nombres.4. 4. 4. compañías o sociedades.5. bajo poder. 4. 1.2 REGLAS GENERALES. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números. éstos se ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra. BANCOS. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas. 3. la que distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio del nombre.4.Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas clasificando nombres de empresas.5. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra más importante. se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. 1. pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales. 4. etc. compras.Sección de Comisión de Junta de Subdirección de Director de También frases en otro idioma.4 NOMBRES DE ESCUELAS. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social. se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio. es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad. El nombre de escuela. renuncias.5. debido a la importancia del mismo. citatorios. como: Bureau of Board of Commission of Service of Section of 4.5 NOMBRE DE ASUNTOS. de la provincia o país.3 INSTITUCIONES BANCARIAS. 3. 4. Actividades: . según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule con la expresión bancos y colocar los expedientes por orden alfabético. 1.5. o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo. agregando el nombre del lugar en el cual funcionan.4. se archiva como aparece. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares.4. COLEGIOS Y UNIVERSIDADES.4. En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en éstos.5. colegio o universidad privada. es necesario hacer una tarjeta de referencia.). Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo. 2. Mújica.A de C. 2da. es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente.V Andrés E. Archivonomìa. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los documentos. según el caso.mx 5. Año 2000 BIBLIOGRAFIA: www.1 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO Sistema Alfabético La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar.eduteka. Entregar un portafolio de evidencia. Edición editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA de CV. (Ejercicio de práctica del libro).En equipos de 5 integrantes escribe en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los nombres haciendo inversiones necesarias. El archivo alfabético es popular por tres razones principales: . Aun cuando es un sistema muy conocido. Año 2001 Curso práctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S. marca con una X el nombre que necesite referencia. Alma Sàmano castillo.org. Ordena alfabéticamente las tarjetas. cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de expedientes. . Si un archivo es pequeño. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Es directo. 5. lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.1 ORGANIZACIÓN Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes: Guías principales Guías secundarias o auxiliares Guía especial auxiliar Expedientes individuales Expediente misceláneo 5. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado.1. 2. Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero.1. podría estar dividido de acuerdo con el abecedario.1. Es flexible para sistemas grandes o pequeños. 3. el alfabeto. porque se puede crear cualquier número de divisiones. o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. no más de 20 tras ella.2 GUÍAS PRINCIPALES: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo. La guía principal “A” indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Los documentos dentro del expediente . como: Alfaro González.1. 5.3 GUÍAS SECUNDARIAS AUXILIARES En muchos sistemas de archivo bien organizados. si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame.Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Manuel. cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localización y adecuado sostén de los expedientes.y posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO. Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero..1. o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. no más de 20 tras ella. las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes. Por ejemplo. etc. Adoum. Admas. Alfaro Pérez. Carlos. es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedientes con el apellido mencionado. Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo. Alfaro Orueta. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. 5. Estela. 5 EXPEDIENTE MISCELANEO.2) 5. (Véase figura 5. (Véase figura 5. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente. La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina: 1.1. así hay más de un documentos del mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente.) . el documento más reciente deberá quedar al frente. con la última fecha al frente.3.individual están ordenados cronológicamente. fijándonos en la segunda o la tercera letra. de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar. como en los expedientes individuales. los documentos se ordenan alfabéticamente. rápida y eficientemente.1. A-L.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos. Seguir los siguientes pasos: . pueden ser colocados dentro de sus expedientes. etc. por ejemplo: A-Z. A-P.2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos colocados. 5. Tan pronto como llega el primer documento. Localización de los expedientes misceláneos. 3. Rafael Parra. 3. 4. Preparación. se abre ésta. 2. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente. único empleado de una pequeña empresa. decide no utilizar expedientes misceláneos en el archivo. todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. ¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético es popular? ¿Qué es una guía principal y en dónde se coloca? ¿cuándo se utilizará una guía especial? ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos? ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales? ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de archivo? ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes misceláneos? ¿Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas? ESTUDIO DE CASOS: 1. él prepara un expediente individual. localización de la guía. de cualquier corresponsal o tema.1. Si no existe un expediente individual para el documento. 5. ¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documentos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Está de acuerdo con lo que él decide? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ . dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Véase figura 5. Localización del expediente individual. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 8. se corren hacia delante los expedientes individuales. si hay expediente individual para el documento se coloca ésta. 7. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO: 1.) ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella 2. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización. 4. 6.4. de C.V. contiene documentos que se remontan a seis meses atrás. ¿Estás de acuerdo con lo que ella piensa? ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Qué solución darías? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ . Últimamente sean perdido documentos. Un expediente individual de Ferretería Anáhuac. Ella cree que sería una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo corresponsal se acumulen en el expediente misceláneo antes de preparar uno individual. Juana Cárdena trabaja para una pequeña firma comercial. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de diversos tamaños y muchas veces más pequeños que las cartas.¿Qué es lo que ustedes harían? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2.A. S. ¿Creen que esto facilitará la localización de documentos? ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3.. y ella atribuye esto a la diferencia de tamaño. Aproximadamente la mitad del contenido son cartas y la otra mitad catálogos y otros documentos de publicidad. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS. pero por ser indirecto. que puede ser asignada a la correspondencia. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. pólizas y facturas. El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas. Permiten una expansión conveniente. 2. como el número que aparece en un cheque o en una factura. El sistema numérico tiene ventajas. requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. 5.2. como las siguientes: 1.¿Cómo dividirías los documentos que van a colocar en cada expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Qué información escribirían en los títulos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5 . o bien puede tomarse la que ya tiene cheques. es decir. 3. que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento. además de ser una referencia para el archivo numérico. .2 SISTEMA NUMÉRICO La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada.1 ORGANIZACIÓN. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento. El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa. porque los números no tienen límite. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas. (Véase figura 6. so el expediente 506 se subdivide. c) En el centro solamente. porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotulará 506-1. Cuando un expediente se llena. se convierte en 506-2. Por ejemplo. los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente. y así se conserva el orden cronológico. que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar.1) Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posición escalonada de izquierda a derecha. (Véase figura 6. y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. b) En las posiciones 1ª y 2ª. archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas.3) . y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo numérico principal.Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal. (Véase figura 6.2) Figura 6. se les asigna número y se guardan en el archivo principal. cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal.4)Además.2. . Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal. debe codificarse con una “M” en el extremo superior derecho.5. (Véase figura 6.2 ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. 3 CATALOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo.) .2. en esa tarjeta de catálogo auxiliar. se cambia la “M” por el numérico.6. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número (Véase figura 6.5 y 6. Contiene. como su nombre lo indica solamente tarjetas. no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número. para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el misceláneo.5. Acevedo Muebles. Ing. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico? 10. asigna el número necesario. Ignacio de la Mora Saenz Lic. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo? 3. Eduardo Ferre y García.. elabora los expedientes correspondientes. Altos hornos de México. S. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué? 4.ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR: Reúnete con dos o más compañeros y visiten una dependencia gubernamental y dos privadas. .. Nay. Imagina que estás trabajando en una compañía en donde se usa un sistema numérico. cartas enero 9 y febrero 23.¿Con que base se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar? PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD 1.A Medina y Cía. 6. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales? 5. Arturo Magallanes Z. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliaren el sistema numérico? 9. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo numérico principal? 7. 1. julio 4.A. S.A. 9.A de C. Investiguen: Qué sistema de archivo tienen implantado Quién lo maneja Si tienen un archivo central Con qué frecuencia depuran el archivo INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO. julio 30 y agosto 12. cartas con fechas: mayo 14. Puedes inventar y agregar los datos que te hagan falta. 25 y 30. sucursal Tepic. Con los nombres que se te proporcionan a continuación. Dr. cartas con fechas: julio 2. Emilio Fernández Osuna.A. y que el número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el 1100. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico? 8. Interlingua de México. cartas mayo 30.V. 22. S. abre las tarjetas del catálogo auxiliar que necesites y ordénalas en forma correcta. S. agosto 2 y septiembre 8. S. ¿Por qué a este sistema se le llama numérico? 2. Artículos Plasti-Mex. Baco Papelera de México.. junio 16 y 24. ¿Cuándo se le asigna número a un corresponsal? 6. A. sucursal México. Se emplean indistintamente para .A. S. electrónicos. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5. atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso.Secretaría de Turismo Bancomer. conservación preventiva. sucursal Orizaba. Se presenta una síntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación.A de C.. julio 7. proveedora de pinturas Lic. 5. 16.1 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS? Los archivos de documentos electrónicos Por: Miguel Ángel Esteban Navarro Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos.A. preventiva. cartas: mayo 29 y junio 14. 29. Aerolíneas Argentinas.3. Acceso. cartas mayo 8 y 17. Se concluye con la necesidad de realizar un plan directo modelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos. Organización. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. el riesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos. Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variopinto no sólo resultan excesivamente genéricos. 28. gestores de recursos de información. Conservación. bibliotecarios. cartas febrero 8 y 27. 19. S. etc. archiveros. durante La aplicación de los avances tecnológicos. De este modo se evita. Bancomer. Turivia Viajes. Periódico Excélsior.A. Normalizar la terminología es una tarea urgente. 4. S.V. Archivos. S. de C. abril 12. junio 8 y 30.A. informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre documentalistas.3. sino ambiguos. marzo 1.A. Sra. no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo grupo. Autentificación. cartas enero 7 y 25. sucursal Colima. Delimitando el concepto Archivos digitales.V.. organización y acceso. Usher de México S. Arturo Aguirre Flores.. Publicaciones Nacionales S. S. Olga Muciño de Silva. Sin embargo. Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos. Electronic records management es la expresión inglesa más utilizada para referirse a la gestión que se desarrolla en este tipo de archivo. muchas veces por desconocimiento. natural y espontáneo en el transcurso. no se debe confundir con un archivo de documentos electrónicos. automatizando el mayor número de procesos y de tareas posibles. recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario. con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción. Esto genera si cabe mayor confusión al convertir en sinónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos están bien determinados y diferenciados. Poco nuevo aportará a quienes están habituados a tratar con documentos de archivos pero sí creemos que ofrecerá una útil guía de aproximación y de estudio de la . el asunto del que nos ocupamos. y como apoyo. inclinan a ofrecer únicamente un sumario breve. en muchos casos accesibles a través de internet. Definido el concepto. haciendo uso de la electrónica.indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos. Sistemas integrados para la gestión de archivos y edición electrónica de instrumentos de descripción y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para denotar la aplicación de las tecnologías de la información al desarrollo de las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos. Pero un archivo automatizado. aunque su fondo esté completamente digitalizado. de una serie de principios y actividades asumidos en el ámbito de los archivos. con el fin de garantizar su valor informativo. los límites de extensión impuestos a los textos y la constancia de la confusión que rodea. sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como Una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados. El carácter de los artículos de este número especial de EPI. el segundo objetivo de este artículo es presentar una apretada síntesis de las principales áreas de intervención en la gestión archivística De los documentos electrónicos. ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos. atendiendo a sus características más relevantes y a los principales retos a los que se enfrenta la investigación y el desarrollo de estrategias de intervención y de productos. que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series. pero claro y ordenado. de su actividad de la que es testimonio. Y los sistemas integrados de producción y gestión documental son las principales herramientas informáticas que intervienen tanto en su generación como en su mantenimiento. En ocasiones se usan también para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción. Sin embargo. Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso.3 AUTENTIFICACIÓN El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad.org .interpares. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIÓN EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5. transmisión.3. unicidad. y la corta esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad.materia a los que se acercan desde otros ámbitos de la documentación. http://www. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación. organización y acceso. realizado entre 1994 y 1997 por seis grupos de investigación internacionales coordinados por la University of British Columbia. por lo que no es extraño que los proyectos de investigación se ocupen simultáneamente de todas estas actividades. Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional.gov. sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.3. actualmente en curso. que acompañe a las tres tradicionales de preservación. y Cerar. International research on permanent authentic records in electronic systems (Interpares). 5. la conservación preventiva de su contenido y la identificación y selección de las series.2.uk/recordsmanagement/eros http://www. manipulación. Presenta una estrecha relación con el proceso de reunión y captura de los documentos. desarrollado desde 1995 por el Public Record Office del Reino Unido.pro. a los archivos de documentos electrónicos. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos. de la University of Pittsburgh. levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. con el dominio de otros métodos y técnicas. recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores. a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad. Entre las investigaciones emprendidas sobre la conservación del valor evidencial de los documentos electrónicos destacan los proyectos Eros. no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación. organicidad y valor probatorio. periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos. video discos digitales.org http://www. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse. PRESERVACIÓN La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y. Por otra parte. Los principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos electrónicos publicando informes técnicos y recomendaciones. al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia.) para los originales y las copias. como en cualquier otro archivo. ORGANIZACIÓN Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar.bl. que constará de tres partes: un plan de preservación. Además. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad. un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.rlg. son los siguientes: European Commission on Preservation and Access.org 5. sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.knaw. en la elaboración de un detallado programa de intervención. Más bien las tecnologías de la información.5.3.nl/ecpa http://www. su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales.3. etc.uk/services/preservation http://www. la creación de depósitos de conservación adecuados. —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—.5. también de los archivos de documentos electrónicos. Council on Library and Information Resources. a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. siempre en óptimas condiciones. discos compactos. plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la . http://www. tanto físico-lógicos (disquetes. se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos. como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros. como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado.clir. oxidación.4. por tanto. National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access. magnetismo y elementos bióticos. en estos archivos que en los que albergan documentos en papel. el cual. que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental. por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en la electrónica. si bien no es objeto de este artículo su análisis. 5. Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series. si cabe. junto con su necesaria normalización. se convertirá en el instrumento de gestión fundamental. la necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los documentos electrónicos. que sirven tanto para la producción de datos y documentos como para la gestión documental. de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística. al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de cotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción.3. integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica. Por una parte.6. En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin. Tampoco hay que olvidar. y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales. por su carácter universal. Los principios de procedencia. Esta característica tiene dos dimensiones. Por otra. Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas. ante la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos. exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación. son de aplicación. la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestión de la información. ya que la electrónica. ACCESO La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos. Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de clasificación de fondos. Sin embargo. las funciones y los órganos de las instituciones productoras. la cual puede ser el mismo sistema de gestión electrónica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales.producción de un mayor volumen de datos. la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. más necesarios. el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la . la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción. en este tipo de archivos. una estimación de costes y una distribución de las responsabilidades. hojas de cálculo). los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml. Consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos. estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos. —la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen. como la normalización de los formatos de los documentos de texto.).arma.ica.construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar. etc.org http://www.org/ead En cuanto a las organizaciones que se dedican. como en cualquier otro. la American Records Management Association.nara.nasa.gov.eu.gov/nost/isoas http://www. al estudio de todas las áreas involucradas en la gestión de los documentos de archivo electrónicos destacan: el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos.cordis. Los adelantos en el acceso están.3.gsfc.openarchives.gov/era http://www. de imagen fija o en movimiento. etc. los protocolos de comunicación. ISO Open Archival Information System Standard y Encoded Archival Description.org http://europa. el desarrollo de sistemas de información abiertos. xml.lc. por tanto. de datos estructurados (bases de datos. en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la archivística.nla. US National Archives and Records Administration mediante su Electronic Records Archives Program. Algunos de los proyectos más destacables en acceso a los archivos de documentos electrónicos son: Digital Heritage and Cultural Content. y —la normalización y codificación de los instrumentos de descripción. Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales de investigación y desarrollo: —la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos. http://www. Padi (Preserving Access to Digital Information).lc. la Biblioteca del Congreso y la Comisión Europea a través de DLM-Forum. acompañada de un calendario de actuación. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige.int/ISPO/dlm 5. etc. la previa redacción de un plan director para ser eficaz. de sonido. multimedia. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación. Open Archives Initiative. http://www.org http://www.au/padi http://www. contenido. de modo global..lu/ist/ka3/digicult http://www. compartir y participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.7.org http://ssdoo. dentro del programa IST (Information Society Technologies) de la CE. la organización y el acceso de los . Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Sin embargo. Bibliografía Archives Authority of New South Wales. The impact of information technologies on archival principles and methods. Desventajas del archivo en papel Elaboración de Índices. rápida. Macerata: Università degli studi. Archival theory and information technologies. Depuración de los documentos. Manipulación. ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa. Las directrices. observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica. Dollar. Con este espíritu y estos horizontes se debe emprender toda intervención. el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. Sydney: Archives Authority of New South Wales. Julio.documentos. 1995. que se recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados. acceder y almacenar documentación importante de forma fácil. establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los electrónicos en particular. El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Un plan director de archivos debe ser. segura y económica . Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos . respetuoso con las directrices y las normas que existan. gastos de almacenaje. recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir. Localización. Archivamiento. Múltiples Archivos.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ¿Por qué digitalizar la documentación? La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir. por tanto. Documenting the future: policy and strategies for electronic recordkeeping in the New South Wales Public Sector. del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible. previamente establecidos. . Éstas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico. Charles M.3.Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner. todavía no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones concretas. 1992 5. a partir de la recopilación. pese a su indudable interés y necesidad1. consatec.Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Elevados costos. obliga a pensar en la administración centralizada de los mismos. Velocidad de respuesta. Extravío de documentos.pdf . Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina. Ordena de manera lógica los expedientes. Elimina el extravío de documentos. Protege la información teniendo varios respaldos de la información. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos. Altos costos de administración. Reduce costos de operación. formato. Archivos duplicados. Firmas digitales.com/. fotocopiado de documentos2 5. Retraso en firmas y autorizaciones. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Uso cooperativo. Exceso en fotocopias. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.)..9 LA ADMINISTRACIÓN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS3 En las organizaciones actuales. www. Duplicidad de trabajo. Incrementa la productividad. Ecología. la dispersión de la información electrónica en documentos y archivos electrónicos. Falta de seguridad y confiabilidad. Agiliza y eficientiza el servicio a clientes . Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos . ya que se convierten en el acervo de la organización. etc.. Resguarda la documentación. Seguimiento y control de documentos./sistema_de_administracion_de_documentos.3. Bajo costo de almacenamiento Elimina costos de impresión. color. Ventajas de la digitalización de documentos Permite un rápido y fácil acceso a la información. auditoría y tener un mejor control Cuenta con un área para guardar en su cobranza. interés. unidades organizacionales y etc. por tipo de análisis. Lleva control de versiones de los documentos o archivos. dentro del contenido de los ramo. CARACTERISTICAS SOLUCION DE PROYECTOS Es una aplicación totalmente WEB visible desde cualquier Este sistema se implementa de navegador de internet. El objetivo fundamental es que la información relevante a la organización no este dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organización. A través de un sistema de administración electrónica de documentos se puede localizar de manera rápida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la toma de decisiones. fácil su labor de consulta. información de uso personal o confidencial.Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrónicos dentro de su organización. primero se debe definir las cotizaciones. es un esquema de existen determinados grupos de carpetas o folders. por tipo de estudio. póliza. avances. Para organizar la información propuesta. posteriormente áreas de trabajo. . Permite hacer más archivos. por mercado y Tiene una barra de herramientas cada uno de sus diferentes tipos que varía dependiendo de los de documentos. mes. la información por medio de financieros y su clasificación de atributos o por palabras o frases acuerdo por año. etc. contrato. forma central y se comparte la información de los proyectos desde el plan de trabajo. SOLUCIONES DE FINANZAS Cuenta con un esquema de La consolidación de la de los búsqueda que permite localizar documentos contables. Mediante un árbol se tiene SOLUCION EN MERCADOTECNIA acceso a la información de las Se puede organizar para que áreas. privilegios y carpetas de cada usuario. recibos. debe destruirse. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solución. así como el formulario especial de requisición de documentos archivados. que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio. Por ejemplo: 5 . Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento prestados de los archivos. Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que han sido creados o recibidos. se sabrá quien tiene el expediente. cuando se le prestó. Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se archiva debe ser olvidado. es necesario establecer un sistema de cargos de documentos. la tarjeta anunciadora octagonal.4 CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA4 Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentos prestados. . ESTRUCTURA: El sistema de administración de documentos electrónicos toma en cuenta tres aspectos básicos: Catálogo de información La consolidación de documentos y archivos electrónicos Consulta y búsqueda de la información PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organización se deben asociar los documentos que lo integran. El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Con esto. de esta manera podremos definir la forma de organización dentro de las áreas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas. por ello.MODELO DE INFORMACIÓN. el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para documentos prestados. y que si un documento deja de tener valor para la empresa. como las guías de salida. 2.4. 4. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo. 3. 5.4.1 Formulario especial de requisición de documentos archivados.1 SISTEMA DE CARGO Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un documento. 5. 3. Nombre o asuntos del documento. . Arturo Aguirre Firma A. A. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar. Fecha del mismo. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados. se saca una copia. La requisición debe ser firmada por la persona que solicita el documento.2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario especial de requisición de documentos archivados (véase figura 10. Nombre bajo el cual clasificado el documento.1).5. Fecha de devolución 9/10 Fecha del documento 5/30 Fecha de préstamo 9/3 Departamento Personal Nombre del Solicitante Iniciales o rúbrica del solicitante Figura 10. Fecha en que se prestó. (La firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene). Con el creciente empleo de máquinas copiadoras. Atiende las solicitudes de documentos archivados. las oficinas están utilizando cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado. Concepto del documento está Nombre Contreras L. Anota los documentos que salen. Rosas Referencia Solicitud de empleo Tomado por Lic. se envía y se archiva nuevamente el original. 2. Fecha en que se debe hacer el seguimiento. El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia: 1. Los formularios deben proporcionar la siguiente in formación: 1. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos. 3. Cuando se saca un solo documento del expediente.3 REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de éste una guía de salida.5.4.2).2 Tarjeta de sustitución. Mauro Nombre o tema Lic. como: . Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión “fuera” y están hechas del cartón o material como las guías para archivar. Fecha de entrega del documento 9/10 Contreras L. 2. Sebastián Rojas Firma del solicitante Personal 9/5 Nombre del departamento salida 5/10 Fecha Fecha de Figura 10. Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal archivados o perdidos. Se puede conseguir de otro tipo. se debe colocar una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento (véase figura 10. Estos formularios que registran la salida indican quién tiene el documento y la fecha en que salió de los archivos. Los formularios para registrar documentos prestados sirven para: 1. Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto. 3) Fecha de entrega Nombre 05-oct FUERA Contreras L.3 Guía de salida con bolsillo para comprobante de requisición de documento prestado. 2. Una guía con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisición (véase figura 10.1. Una guía acumulativa que tiene formulario para colocar el nombre del individuo que solicita el expediente (véase figura 10.4 Guía de salida acumulativa donde se escribe el nombre de la persona que solicito el expediente. .5) Figura 10. Fecha Personal 9/3 Figura 10. Arturo Aguirre Depto.4 y 10. Rosas 5 / 10 Solicitante Lic. 7) estas tarjetas se deslizan fácilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto.7 tarjetas hexagonal en varios colores .6 Las tarjetas de “Fuera” son bienes visibles cuando se usan para indicar que se ha tomado prestado una carpeta de archivo Otro tipo de guía de salida “fuera” que se emplea para archivo de tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (véase figura 10. Figura 10.5 Guía “fuera” para archivadores abiertos. Figura 10. indicando que se ha sacado una tarjeta.Figura 10. En empresas grandes. todos los individuos que desean consultarlos. cada uno coloca sus iniciales en el formulario.10). algunas veces se solicitan los documentos y luego se envían por turnos a varias personas o departamento. Con el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita (véase figura 10. Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitución y se anula la anotación de salida. en orden. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera. Se perdería mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos después de que cada persona hubiera terminado con ellos.8.).9 del archivo de seguimiento para préstamos de documentos. Como la de la figura 10. A medida que el documento pasa de un individuo a otro. (Véase figura 10. . A. Un sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente sólo cuando todos siguen el procedimiento adoptado5. Este procedimiento asegurará que nadie perderá su tiempo buscando el documento extraviado. Describe el significado de control de la comunicación escrita. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de cargo? Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados. 2. Imaginar en la oficina donde trabajas Contabilidad te solicita. Si una búsqueda organizada de papeles no tiene éxito (véase la figura 10. Búsqueda de un documento extraviado INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Cuestionario 1. 3. 4. PRACTICA .11). en préstamo por una semana. La información original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. éstos ocasionalmente se pierden. Figura 10.11. 5.Aun con un buen sistema para cargar documentos. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución? ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario de salida? 1. el expediente de la empresa Mosaico Santa Julia S. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? 2.5 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera óptima. y no está en su expediente ¿Qué proceso debe seguir para localizarlo? 5. semiactivo e inactivo. como los bancos. con base a las normas establecidas sobre retención de documentos. En instituciones grandes. ¿Por qué debe ser conservado? ¿Necesidades operativas? ¿Exigencias legales? ¿Necesidades financieras o fiscales? . Realiza el formulario de requisición de documentos. es necesario saber qué documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo. Te han solicitado la última comunicación de Carlos Corona Z.. es aconsejable la microfilmación o la microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspondencia. Será conveniente hacerse las siguientes preguntas: 1. Otro proceso importante en archivonomía es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminación de algunos. Por ello. V. En una sección de la gaveta del archivador están los siguientes expedientes. Inventa los datos faltantes. ¿Qué fin cumple? 3. Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá es nuestra oficina para cumplir con los propósitos que se persiguen en archivonomía. será importante determinar cómo se utilizarán las gavetas de archivadores con los que se cuentan. 2.de C. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo. No es conveniente la conservación de documentos por razones mal definidas. pero no quien tiene la copia.¿Exigencias históricas? En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas. pueden ser eliminados. Un sector más es el llamado inactivo. en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de actuaciones particulares y urgentes. 7. 5. Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles. En él se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destrucción. Y MUERTO Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles. 3. el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. por término medio. Su dominación es la de archivo semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. 5. Un sector llamado activo. La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien diferenciados: 1. 2. dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen. Éste es el archivo activo.5. La fisonomía de este importante servicio de la empresa es así más funcional. que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es. bastante alta. SEMIACTIVO. viniendo a satisfacer una de las necesidades más importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de información. . El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO. ¿Con que frecuencia se consulta? ¿Qué ocurrirá en el caso de no disponer de ellos? ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma? ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos? Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de origen del mismo o el área que recibe el original. apenas han terminado todas las operaciones que éstos exigen. 6. como: Posibles eventualidades Nunca se sabe lo que pueda ocurrir 4. También se le conoce como archivo Muerto. 2.5. según las normas recibidas de la Dirección. En la figura 11.1. que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas. A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efectúen una clasificación previa de la correspondencia. 4. 1. Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas: De gestión De información De documentación Personal y confidencial.1 y 11. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas.5. para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés puramente informativo y documental. .2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organización de sectores y los documentos de archivo activo.1 ARCHIVO ACTIVO La mayoría de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. 3. etc.3) . Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad. (Véase figura 11.5. En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan. 4. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados.5. El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole. De cada uno de estos archivos responde. la persona encargada del archivo semiactivo. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios. 2. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas.). 5.2 ARCHIVO SEMIACTIVO Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de dirección (administrativa. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos. en un sentido amplio. 3. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos. comercial. la dirección de que depende.1. Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes: 1. y en un sentido estricto. cada uno de los cuales exige una clasificación distinta. es importante respetar los criterios de ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos que existen en la archivonomía. caballetes. b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que no se originen obstrucciones. 2. que le envía la mayor parte de la documentación. como la filmadora de microfichas. El archivo inactivo se nutre de: 1. Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuración.1. el responsable del archivo semiactivo extraerá de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema. símbolos convencionales y otros medios considerados idóneos.5. El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfilmación. El archivo inactivo funcionará del siguiente modo: a) En la fecha señalada.3 ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO “MUERTO” El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos. c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrece más interés que el puramente histórico. (Véase figura 11. distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio.4) y la unidad lectora. es aconsejable marcarlos antes con señales. según las normas en vigor dentro de una empresa. para lo que se requiere maquinaria especial.5. El ahorro de espacio que así se consigue permitirá conservar por más largo plazo la documentación más importante. (Véase figura 11. El archivo activo que le envía directamente de aquellos documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo.5) . El archivo semiactivo. DOCUMENTOS ÚTILES. Póliza de seguro que ha expirado Informes de auditoría interna Recibos de caja menor Documentos de registros de bonos de ahorro de empleados. es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. informes para los accionistas. Recibos duplicados de depósitos Requisiciones Libretas de taquigrafía Tarjetas de tabulación. cuentas por cobrar. Incluyen facturas. DOCUMENTOS VITALES. escrituras. estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones. Incluyen indagaciones rutinarias. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes. . DOCUMENTOS IMPORTANTES. cotizaciones.5. contratos importantes. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con otros más importantes. anuncios y acuses de recibo. 3. registros de ventas.5. Un año o menos: Conciliación bancaria. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables. memoranda y estados de cuentas bancarias. planos de propiedad. A menudo se destruyen hasta un año después de la fecha en que fueron recibidos. 2. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen documentos legales de incorporación. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos. Incluyen correspondencia general. el tipo de documentos que se manejan y la información que se deriva de ellos. 4. de la siguiente manera: 1. actas de reuniones de la junta Directiva y pólizas de seguro.2. la naturaleza del negocio. Seis a siete años: Informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados) Cuentas por pagar Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba Cheques cancelados Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas Facturas a clientes Nóminas y resúmenes de pagos a empleados incluyendo pago a pensionados Registros de ventas Libros auxiliares de libros general y balances Dos a tres años: Solicitud de empleo. Los factores que influyen sobre ésta decisión son: las leyes existentes al respecto. ¿Qué aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia perpetua? 6. Destructora personal Destructora de documentos de alta capacidad INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO 1. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos.5.5. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado “activo”? 3. En el nivel “inactivo” ¿Qué documentos se conservan? 5. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia 5. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren. 2. la cual los corta en tiras delgadas.5. Otros métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. Para evitar que se deformen.3 MÉTODOS DE ELIMINACIÓN Algunos documentos se distribuyen introduciéndolos en una máquina especialmente diseñada para éste fin. en cada carpeta no deben guardarse más de 100 papeles. 3. . Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qué gaveta debe ubicar la correspondencia. 2.6 Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo: 1. cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o número. ¿Qué documentos se descargan en el sector semiactivo? 4. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la forma en que deben eliminarse. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su valor? 7.4 RECOMENDACIONES FINALES El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la información que se desea con facilidad y rapidez. Dentro de las carpetas misceláneas.Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronológicamente. 16. incluyendo a los jefes de departamentos. 20. 18. 6. Esto se hace.Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado. 7. las dos gavetas superiores se utilizan para ls corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recién transferidos. Para colocar o remover papeles de una carpeta. al inicio del año calendario o del año fiscal. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas. se la debe asir por la zona media. se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cómodamente las carpetas. Igual tratamiento se debe dar a las guías. todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo. 10.Las carpetas individuales deben tener rótulos mecanografiados nítidamente. 12. . 11. los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabéticamente y después cronológicamente.Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Así se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rótulos de las pestañas. nunca por la pestaña. y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras.4. Primero se estudia la empresa y se procede después a hacer los cambios que se justifiquen. Cuando haya seis documentos. debe haber una guía por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte. 19. y los preparativos se comienzan un mes antes. Dentro de la gaveta.Se deben archivar diariamente los documentos del día. con el membrete hacia la izquierda. 8. los arrugados deben aplancharse. 5. se debe abrir una carpeta individual. 15.Para agilizar la labor. En el reglamento se debe establecer que sólo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos. Así se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas. 9.Debe haber una carpeta miscelánea para cada subdivisión alfabética. Para retirar una carpeta del archivador.En la carpeta miscelánea no debe haber más de cinco documentos de un mismo corresponsal. 17. 14. y se señala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado. usualmente.Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios. ésta se debe sacar completamente de la gaveta. el trabajo se dividirá siempre de la misma manera. 13.En los archivadores. Dentro de la gaveta. no se debe comenzar haciendo innovaciones. Dentro de las carpetas.Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rápida y fácilmente. BIBLIGRAFIA 1. 2. 3. 4. Curso Básico de archivo, Ortiz, Escorcia, Ramón, Edit. McGraw Hillde MéxicoL, 1982 Domínguez, Thalía, edit. Mc Graw Hill, segunda edición. Archivonomía www.consatec.com.org www.consatec.com/.../sistema_de_administracion_de_documentos.pdf INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN: INTEGRADOR CAPACITACIÓN: ADMINISTRACIÓN IV SEMESTRE Lista de cotejo del portafolio de evidencias Lista de cotejo “Portafolio de evidencias” A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran en el portafolio de evidencias, Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. Integra una Portada La libreta de apuntes cumple con todos los temas y lineamientos. El C.D. del Submódulo 3, tema 2, (Redacción de documentos) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. El C.D. del Submódulo 3, tema 3, (Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa con las autoridades correspondientes) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. Entrega completos los reportes de la práctica de Archivista. EL C.D. Sobre el tema (controlar los expedientes de acuerdo a los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y electrónica, cumple con las especificaciones de formato y contenido). Sí No Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%) Código: DGB-DCA-LC1.01 Subsistema:COBATAB Plantel: Fecha de aplicación: Producto a evaluar: Importancia y método para el manejo de documentos. Equipo y materiales INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios. 2 Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial. 3 Explico la importancia del manejo de documento NO NA OBSERVACIONES 4 Se explico el llenado correcto de los tipos de documentos. 5 Se detallo el uso adecuado de los tipos de documentos 6 se explico cómo realizar documentos de manera manual y/o electrónica Firma del evaluador . 3 Explico la importancia del manejo de documento 4 Mencionó los tipos de comunicación NO OBSERVACIONES escrita interna y externa. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios. la ortografía y uso limitado de mayúsculas 7 Desarrollo de contenido de los diferentes temas . Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente.LISTA DE COTEJO PARA LA ELABORACIÓN DEL CD INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. 6 Atiende las normas gramaticales. 5 Manejo adecuadamente las diferentes cualidades de estilo para la elaboración de los documentos. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la elaboración de CD. 2 Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial. Analiza y resuelve correctamente las actividades propuestas. REGISTRO DE No Acciones a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 2 3 4 Asiste con puntualidad y regularidad a clase. Profesor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Guía de observación Desempeño a evaluar: Seleccionar la información a resguardar de acuerdo a las políticas de resguardo. Guía de Observación (Desempeño) Nombre de la Materia: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes. Lleva consigo el material necesario para tomar la clase. NO NA OBSERVACIONES Grado y grupo: Plantel: Clave: Fecha de aplicación: . Identifica el proceso de gestión que deben seguir los documentos administrativos internos y externos. INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una “X“ el cumplimiento o no en la columna correspondiente.8 Elaboración de conclusiones y bibliografía de diferentes autores. Cuida los recursos que utiliza (instalaciones. .01 Producto a evaluar: Presentación práctica de la gestión de documentos. bibliografía. Se integra bien trabajando en equipo. etc.) Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Subsistema: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Plantel: INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. equipos. Instructor: Alumno: Fecha de aplicación: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%) Código: DGB-DCA-LC1. Presenta documentos e informes con orden y limpieza. Utiliza técnicas y procesos adecuados. Es crítico y participativo ante la información que recibe.5 6 7 8 9 10 Redacta con claridad y fluidez. Solicite al (la) profesor (a) que le entregue su Tabla de selección de técnicas e instrumentos de evaluación. 7 Presentó su trabajo de forma física (tangible).INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. 5 Utilizó la computadora como herramienta para almacenar información. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar SI 1 El alumno fue capaz de identificar los documentos a solicitar. 2 Se recolectó y registró la información útil del documento a solicitar. . 3 Se visitó la institución para realizar su trabajo de campo. Verifique que se encuentren los componentes señalados abajo y marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. 6 Realizó el documento solicitado empleando el uso de la computadora. 4 Se recolectó todos los registros e CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES información del documento solicitado. Ejemplos de Guía de Observación Nombre de la Materia: Capacitación de administración Profesor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Guía de observación Desempeño a evaluar: Importancia y método para el manejo de documento. así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes. Reglas INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una “X“ el cumplimiento o no en la columna correspondiente. Grado y grupo: Plantel: Clave: Fecha de aplicación: . Materiales y equipo. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. 9 Se realizó una presentación de los resultados del trabajo elaborado.8 Entregó la documentación respaldada en un dispositivo de almacenamiento. 10 Los objetivos y criterios de evaluación fueron conocidos por todos los alumnos desde el inicio del curso. Explicó las reglas de clasificación de los documentos alfabético.01 Subsistema: Plantel: Fecha de aplicación: Producto a evaluar: Importancia y método para el manejo de documentos.REGISTRO DE No Acciones a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 2 3 4 Explicó la importancia y método para el manejo de documentos tradicional y electrónico. por departamento de manera tradicional y electrónico. NO NA OBSERVACIONES 5 Firma del instructor Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%) Código: DGB-DCA-LC1. Explicó el manejo de la correspondencia y conformación de expedientes de manera tradicional y electrónica. alfanumérico. Equipo y materiales . Explicó la clasificación de los equipos y materiales (tradicionales y electrónicos). Mencionó cuales son los software y hardware a utilizar para mejorar la calidad de trabajo y ahorrar el tiempo para el registro de los documentos electrónicamente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. 3 Explico la importancia del manejo de documento 4 Mencionó los tipos de comunicación escrita interna y externa. 5 Explicó las etapas del ciclo de vida de un documento comercial 6 Explico cuales con son los los que equipos se y CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES materiales debe familiarizarse para archivar 7 Explicó el uso de la computadora en la oficina para el control de la información 8 Explicó la diferencia de archivo tradicional y electrónica . REGISTRO DE No Características del producto a evaluar SI 1 Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios. 2 Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial.INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. Reglas de clasificación alfabética. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos.9 Mencionó cual es el software a utilizar para el almacenamiento de la información 10 Mencionó cuales son los datos importantes de los clientes y proveedores Firma del evaluador Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%) Código: DGB-DCA-LC1.01 Subsistema: Plantel: Fecha de aplicación: Producto a evaluar: Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. . INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar SI 1 Mencionó la importancia en la CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES clasificación de los expedientes 2 Mencionó lo pasos en el procedimiento de archivo 3 Mencionó el procedimiento de la distribución de los documentos 4 Indicó el procedimiento para la conformación del expediente 5 Dio a conocer las reglas de clasificación alfabética 6 Explicó las reglas para clasificar nombres individuales 7 Explicó en que consiste la referencia de nombres de individuos 8 Aplico las reglas para clasificar los nombres de la empresa 9 Aplico las reglas para la clasificación de instituciones gubernamentales 10 Firma del Evaluador . 4. Define claramente los lineamientos y procedimientos para entradas y salidas. propositivo. Presenta las políticas o lineamientos en forma clara. Estipula lineamientos y procedimientos manual. limpieza.Nombre del alumno (a) Materia: Administración Modulo: I Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora Submodulo: 4 Controlar la información documental de la empresa de manera física o electrónica. 5. tolerante. Resguardo de archivos activos y muertos Campo de Aplicación Correspondencia: ordinaria. (Vigente y muerto). Evidencia por producto: Expedientes de archivo manual y electrónico. Archivo: manual y electrónico. orden. 3. Estipula lineamientos y procedimientos para documentación de tipo para documentación de tipo . Instrucciones para el alumno: Genera en equipo las políticas de entradas y salidas de documentos manuales y electrónicos de una empresa explicando con detalle los lineamientos y generar análisis por parte del facilitador e integrantes del grupo CARACTERÍSTICA CUMPLE SI NO 1. Evidencia de actitud Asociada: Colaborativo. La Evidencia fue presentada en orden. Instrumento de control: Entrada y salida. limpieza y a tiempo. 2. urgente y confidencial. 7. OBSERVACIONES Evaluó ( Nombre y Firma) Lugar y fecha de aplicación . Motiva y Genera preguntas durante la exposición. Utiliza apoyos visuales y/o electrónicos durante la exposición. Expresa Dominio del tema 8.electrónico 6. Pl. 22 Ángel Cortázar May. 34 Maribel Hernández de la Cruz. 24 Dolores del Carmen Hernández Mayo. Pl. 07. 02 Álvaro Falcón Zurita. Pl. Pl. Pl. Pl. 22 María Guadalupe Gómez Pérez. Pl. 28 Claudia Patricia Pérez López Pl. 38 . Pl. 21 Jaime Hernández Morales. 30 Mariel de la Cruz Arias. 14 Laura Esther Márquez Ventura. 01 Saúl Ambrocio Pardiña Pl. 04 Josefa Domínguez Arcia. Pl. 25 María Guadalupe Barroso Medina.ELABORARON: NOMBRE Y FIRMA DE LOS DOCENTES ASESOR COORDINADOR: Jorge Luis Ortiz Ávalos Pl. Pl. Pl. Pl. Pl. 12 Jesús Castellanos Valenzuela. Pl. Pl. 12 Elsy del Carmen García González. Pl. 29 Carmen del Socorro Cornelio García. 22 Norma del Carmen Jiménez Alvarez. 7 Miguel Ángel Bautista Izquierdo. Pl. Pl. 28 Nelson Vázquez Díaz. Beatriz Marlene Camacho Hidalgo. 16 Eleazar Pérez de la Cruz. 04 Maribel Pérez Martínez. 29 Osiris Esmirna Vázquez Cruz. Pl. Pl. Pl. 14 Fidelia Hernández Gómez. Aguilar Olivé. Pl. 41 María Isabel Castañeda Jacobo. 45 Adriana C. pl. 42 Ricardo Manuel Asencio Pérez. 11 Cecilia Velazco Díaz. Pl. Pl. 41 Antonio Ruiz Pons. Pl.Alfredo Ávila Jaime . 22 .