Manual de Configuración Openbravo POSUniCenta oPOS Enero, 2016 Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Tabla de Contenido 1.TERMINOLOGÍA Y ACRÓNIMOS ...................................................................................................................................... 4 2.INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................................. 5 3.INICIAR OPENBRAVO POS ............................................................................................................................................... 6 4.GENERALIDADES ............................................................................................................................................................. 9 5.MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................................... 13 5.1 USUARIOS ......................................................................................................................................................................... 13 5.2 ROLES ............................................................................................................................................................................... 17 5.3 RECURSOS ......................................................................................................................................................................... 20 5.4 ALMACENES ....................................................................................................................................................................... 25 5.5 PLANTAS ........................................................................................................................................................................... 25 5.6 MESAS.............................................................................................................................................................................. 26 5.7 INFORME DE USUARIOS ........................................................................................................................................................ 26 6.SISTEMA ....................................................................................................................................................................... 27 6.1 CONFIGURACIÓN................................................................................................................................................................. 27 6.1.1 Configuración Base de datos ................................................................................................................................. 27 6.1.2 Configuración Caja registradora ............................................................................................................................ 28 6.1.3 Localización ........................................................................................................................................................... 30 6.1.4 Pagos ..................................................................................................................................................................... 31 6.2 CAMBIAR CLAVE.................................................................................................................................................................. 31 6.3 IMPRESORA........................................................................................................................................................................ 33 6.4 SALIR ................................................................................................................................................................................ 33 Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 1. Terminología y Acrónimos POS Punto de Venta XML Extensible Markup Language, documento de texto que se usa para mantener información ordenada en forma de jerárquica y el más utilizado para el trasiego de información. . para muchos negocios actuales no son necesarias tales complicaciones y bien porque no podamos permitirnos comprar/alquilar dichas licencias de TPV o bien porque somos amantes de programas de software libre. proveedores. Inventario de productos. registros de caja. Introducción TPV de software libre Para los que no sepan lo que es un TPV o Terminal de Punto de Venta. Si bien dichos programas suelen tener grandes beneficios y complejas operaciones. y si bien dichos programas se pueden observar diferencias entre ellos y existen multitud de empresas que los distribuyen. etc… Un TPV es aquel programa que cuando estamos pagando en cualquier cajero de supermercado. este Manual presenta los programas TPV de software libre gratuito suficiente para la mayoría de negocios: El software del Punto de Venta es un sistema que facilita el trabajo diario de los colaboradores de un comercio ofreciendo las siguientes funciones: Ayuda en la realización de cada venta. utilizan para poder cobrarnos. suelen basarse en pagos mensuales elevados que para personas que empiezan con su negocio son difíciles de asumir. aquel programa que utilizan en la pantalla táctil en la cual nos colocan los productos y nos emite el ticket. Generación de tiquetes de compra.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 2. cualquier restaurante o cafetería. Estos programas son usados por muchos negocios en la actualidad. clientes. Cierre de caja diario. es un programa en el cual nos permite llevar la gestión de cualquier local en términos de facturación. . Lo que se presenta en este manual son los pasos a seguir para realizar la correcta configuración de la aplicación.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS UniCenta oPOS (basado en una modificación de Openbravo). aunque en el foro siguen existiendo una gran comunidad que los manejan y dan soporte. tanto para OpenBravo como Unicenta. con el fin de que se ejecute con normalidad. La versión Gratuita de OpenBravo POS JAVA Dejo de tener actualizaciones por sus creadores desde hace algunos años. 1. Abrir una ventana Terminal por medio del menú Inicio/Todos los Programas/ Open Bravo Pos o UniCenta oPOS O seleccionar el Icono o que se instala en el escritorio como acceso directo. Iniciar Openbravo POS o Unicenta A continuación se detallan los pasos a seguir para iniciar la aplicación Openbravo POS.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 3. Al ingresar a la aplicación se verá una de las siguientes pantallas . Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes: Acceso como Administrator o Administrador: En este modo se podrá hacer cualquiera de las acciones que permite la aplicación. . Únicamente podrán realizar ventas y gestionar movimientos de la caja. Permite realizar todas las acciones excepto modificar la configuración establecida por el administrador. Acceso como Employee o Empleado: Este modo está pensado para los cajeros o encargados solo de realizar ventas. Acceso como Manager o Gerente: Este modo está pensado para el encargado o responsable del negocio. Para poder describir todas las funcionalidades se utilizará el usuario Administrator o Administrador. OpenBravo Administrador UniCenta oPOS Employee Administrador Empleado Los dos cuentan con los mismos elementos en pantalla. puesto que es el que tiene los permisos completos. El acceso cómo otro tipo de usuario mostrará en cualquier caso un subconjunto de las funcionalidades descritas a continuación. Por ejemplo en la siguiente imagen se muestran las opciones de menú de Administrador y de Empleado. El área de navegación se divide en tres partes: Prin- cipal: Este .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Acceso como Guest o Invitado: Este modo está pensado para el caso de mostrar la aplicación alguna persona y vea la pantalla de ventas. .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Generalidades La pantalla de ventas se divide en dos zonas: el área de navegación a la izquierda y el área de trabajo a la derecha. mantenimiento de usuarios. como informes de venta o inventario. Sistema: Este menú incluye el resto de opciones.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Principal: Este Menú incluye las opciones típicas del PUNTO DE VENTA. tiene que hacer clic sobre la opción Inventario. movimientos y cierres de caja. y configuración del sistema. etc. El contenido del área de trabajo cambia en función de la opción seleccionada en el área de navegación. como pueden ser impresoras. El resultado de esta navegación mostrará la pantalla de categorías: . se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla que se esté detallando en cada momento de la siguiente manera: Administración » Inventario » Categorías Lo anterior quiere decir que. vinculadas con la entrada y salida de la aplicación. Herramientas (Solo UniCenta oPOS) Incluye herramientas para administración del sistema. en la parte de Administración del área de navegación. escáneres. etc. como ventas. y en el panel derecho seleccione la opción Categorías. Navegación En los apartados siguientes. Nota: Si no aparece el Menú seleccionar: o para desplegar el MENU oculto. etc. Administración: Este menú contiene opciones avanzadas. y para ocultarlo seleccionar . Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS En UniCentas oPOS . Permite borrar un registro existente. lo cual permitirá poder presentar la pantalla de trabajo completa. Permite navegar por los registros. Permite poder visualizar el área de navegación.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Opciones presentes en diversas pantallas Para el registro de las diversas informaciones se dispone de los siguientes botones: Permite poder ocultar el área de navegación. Dicha opción despliega la siguiente ventana para ingresar un valor que coincida con lo seleccionado en el campo “Donde” De modo que el valor puede coincidir por las opciones que se muestran en la imagen: . Permite buscar un registro. Permite refrescar la información y volver al primer registro. Permite crear un nuevo registro. Permite guardar los cambios realizados a un registro. Permite seleccionar una opción en “Ordenar por” y ordenar lo seleccionado por la escogencia en “Y por”. .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Permite ordenar los registros. son los que aparecen cuando se ingresa a la aplicación. Manager. Employee y Guest. En esta opción se permite configurar el acceso de las diferentes personas que vayan a usar el sistema. modificar usuarios existentes o borrar usuarios. 5. los cuatro usuarios Administrator. . la presentación de información y permisos de acceso. Mantenimiento Las opciones de Mantenimiento permiten realizar las configuraciones necesarias para el ingreso a la aplicación por parte de los usuarios.1 Usuarios En un negocio con varios empleados solo es importante repartir las responsabilidades. La navegación asociada a esta opción es: Administración » Mantenimiento » Usuarios Hay 4 usuarios que presenta la aplicación por defecto: Administrador Manager Employee Guest En esta ventana puede crear usuarios nuevos. delimitando sus privilegios según los intereses.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 4. Como se muestra en la siguiente imagen. Borrar los usuarios por defecto que no estén representados en la tienda o al menos desmarcar la opción “Visible”. .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Un comportamiento habitual sería: Ingresar las claves de acceso para cada usuario. Modificar los usuarios por defecto. según el rol a que pertenezcan. añadiendo los nombres propios de los empleados de la tienda. Crear nuevos usuarios si es necesario. En caso de que la imagen sea de un tamaño mayor al permitido por la aplicación. se puede: Cargar una fotografía. rol y visibilidad. GIF o BMP.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Para cada usuario. PNG. para lo cual se selecciona la imagen a mostrar por medio de la siguiente pantalla. además del nombre. se despliega el siguiente mensaje: Se presiona “Sí” y posteriormente el botón de “Guardar” El resultado de esta acción es el siguiente: . La imagen que se registre puede ser en formato JPG. será la que se presenta al ingresar a la aplicación. Al dar clic sobre el botón de “Cambiar la clave de acceso” se presenta la pantalla: Para registrar la clave: Se puede utilizar el ratón. de modo que al momento de ingresar a la aplicación se debe utilizan siempre el ratón para presionar los mismos botones que componen la clave. Luego de que se ingresa la clave. Inicialmente se debe tener totalmente claro la clave que se va a ingresar y que no sea un valor que se olvide con facilidad. presionando los botones que componen la clave. por medio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. Al momento que se presenta la pantalla anterior. Se puede utilizar el teclado. se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe . De igual modo cuando se ingrese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la clave.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Cambiar su clave de acceso. eliminar o modificar los roles de usuario. la pantalla debería mostrarse de la siguiente forma: lo cual .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS reconfirmar la clave. Para finalizar se debe presionar el botón de “Guardar” 5.2 Roles Esta opción permite crear. los cuales son definidos en un archivo XML que se muestra en la pantalla y que se almacena en la base de datos. se presiona el botón “Nuevo” muestra la pantalla de la siguiente forma: Al agrega el nombre y el contenido base. Para agregar un nuevo rol inicialmente sin permisos. Cada rol tiene una serie de permisos. cuando ingresa se le presenta la aplicación con los menús como se muestran en la imagen en el área de navegación: . en donde el atributo name define el permiso que se tiene el rol: <class name="Menu. por los tanto si se desea asignar un permiso a otro rol.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Para definir los permisos se utiliza la siguiente línea de código.ChangePassword"/> El rol Adminnistrador es el que tiene todos los permisos asignados. Ejemplo: Al usuario Guest que tiene el rol “Guest rol“. se puede copiar del rol Administrador y agregarlo al otro rol. openbravo. la aplicación se muestra con más opciones de menús (Editar ventas y Clientes) en el área de navegación: .CustomersPayment"/> Una vez modificado el rol.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Al rol “Guest rol“.customers.openbravo.pos. se le agregan las siguientes líneas tomadas del rol Administrados para brindarle más permisos: <class name="com.pos.JPanelTicketEdits"/> <class name="com.sales. cuando el usuario Guest ingresa. Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5. Todos los recursos vienen con datos por defecto. Esta opción abarca datos un poco más técnicos dentro del sistema.3 Recursos Esta opción permite crear. . eliminar o modificar los recursos.Start: Texto que se muestra en la ventana del visor. estas configuraciones se trabajan con formato de archivo XML que digitan en el campo de texto y se almacenan en la base de datos. a continuación se explican para que funciona cada uno. Printer. Al igual que los roles. A continuación la explicación de cada uno de los recursos. OpenDrawer"/> .Buttons: Permite definir los nuevos elementos de tipo botón.opendrawer" titlekey="button. Dentro del tag <display> se muestran los datos que se presentarán en el visor y dentro del tag <ticket> están datos que se imprimen en la factura.print" titlekey="button. <button key="button. Por ejemplo las líneas que se presentan corresponden a la siguiente imagen en la opción de Ventas.print" template="Printer.Title: Título que muestra la aplicación.TicketPreview"/> <button key="button.opendrawer" template="Printer.Ticket: Permite modificar para la impresión de las facturas. Ticket. Window.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Printer. Menu.cash.addButton("banknote. por lo que si se crea una nueva opción. Coin: Corresponden a la denominación de monedas del tipo de moneda. 20.Root: Contiene todos los menús de la aplicación. Printer.Inventory: Permite dar formato a la impresión del inventario.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Ticket. Payment. Estas opciones se incluyen en Payment. se debe agregar en este punto. .20euro". payment. Banknote: Corresponden a la denominación de billetes del tipo de moneda.cash: Muestra las denominaciones de la moneda en la opción de ventas al momento de realizar el pago. Es muy importante el segundo parámetro de las líneas de este recurso que es correspondiente al valor de la moneda y es el valor que se registra en la base de datos al momento de realizar los pagos.CustomerPaid2: Imprime el total pagado en el visor.CustomerPaid: Mantiene el formato para la impresión de facturas. Estas opciones se incluyen en Payment.cash. Printer. Printer.0).Line: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la pantalla de ventas. . Printer.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Printer.Ticket. en caso de que la computadora tenga conectado el dispositivo de bandeja donde se tiene el dinero. de manera que la apertura de la bandeja del dinero sea automáticamente al cerrar la venta.PartialCash: Mantiene el formato para la impresión parcial de cierra de caja. Printer.TicketTotal: Imprime el total de la venta en el visor. Printer.TicketPreview: Mantiene el formato para la impresión de facturas proforma. Printer.CustomerPaid en el tag <ticket>. esta es la primera instrucción que se llama en Printer.Logo: Se utiliza en caso de que se desee imprimir una imagen en las facturas.OpenDrawer: Este recurso es utilizado. TicketLine: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la factura. . Window.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Printer.CloseCash: Permite modificar el formato de la impresión de los datos para los cierres de caja.Logo: Permite visualizar una imagen junto al título de la aplicación. Printer. 5 Plantas Esta opción permite definir diferentes plantas o pisos del edificio donde está el negocio. la imagen puede ser un esquema de la ubicación de las mesas en la planta.4 Almacenes Esta opción permite crear. Es necesario un nombre y una imagen de la planta o piso.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5. . Para crear el almacén solo se requiere el nombre y dirección. eliminar o modificar el o los almacenes que se mantienen que el negocio. Esta opción va de la mano con la opción Tickets de la ventana de Configuración. 5. . Para registrar una meza se requiere el nombre.6 Mesas Puede configurar las mesas de cada planta o piso del negocio mediante esta opción. 5. la siguiente imagen es un ejemplo del informe.7 Informe de usuarios El sistema permite imprimir un informe con etiquetas representativas de cada usuario. seleccionar el piso o planta y la posición donde se encuentra. Solamente se debe presionar el botón ejecutar informe. indicando el nombre.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5. el rol y la fotografía. Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago. Sistema En el menú Sistema puede acceder a diferentes opciones de configuración de base de datos. . Caja registradora: En este apartado puede configurar el lector de códigos de barras o las impresoras. Los valores de esta sección se modifican si se va a utilizar una base de datos diferente a la que se ofrece por defecto. 6.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5. Las propiedades que incluye son: Driver (librería): Librería de acceso a la base de datos. idioma y otros. Localización: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicación.1 Configuración Base de datos AVISO: Este apartado lo llenará el proceso de instalación automáticamente.1 Configuración La ventana de configuración de Openbravo POS se divide en cuatro apartados: Base de datos: Este apartado ya viene lleno con datos por defecto.1. 6. Modifique estas opciones únicamente si es usuario avanzado. 2 Configuración Caja registradora Las propiedades relacionadas con la configuración de la caja registradora son: Nombre: Introduzca aquí el nombre de la caja registradora. Usuario: Usuario de acceso a la base de datos.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos. Clave de acceso: Combinación de caracteres para acceder a la base de datos 6. el tipo de letra. Se incluyen varios temas que le permitirá cambiar el fondo de pantalla. Esta opción tiene sentido si tenemos configuradas las mesas . etc. Estándar: Es la opción por defecto (la opción detallada en el manual) Restaurante: Seleccione esta opción si quiere que todas las ventas haya que asociarlas a una mesa determinada. Por defecto se le asigna el nombre que le da el sistema operativo a la máquina. como cualquier otra aplicación. • Pantalla: Puede configurar como quiere ver la aplicación: Window: dentro de una ventana. Tickets: Puede escoger la forma cómo se trabajará con las ventas: Simple: Seleccione esta opción si no quiere permitir la realización de ventas paralelas. Cadena de conexión: URL de conexión a la base de datos. Por ejemplo: caja1 Aspecto: Apariencia del sistema. Fullscreen: ocupando toda la pantalla.1. si quiere imprimir los recibos a la cocina del restaurante para informar de los pedidos en curso. Balanza: Con esta opción puede configurar una balanza para pesar productos. Impresora: Puede escoger cuál será la impresora principal. Impresora 3: Configuración de otra impresora adicional. Escáner: Con esta opción puede configurar un lector de códigos de barras. lo cual se hace por medio de la opciones Mantenimiento>>Plantas y Mesas. Visor de clientes: Puede configurar un visor que muestre a los clientes el importe total de su compra. Impresora 2: Configuración de una impresora adicional. . Esta opción podría ser interesante.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS al Punto de Venta. por ejemplo. monedas o números. para que la aplicación se presente en lenguaje español). 6.1.3 Localización En este apartado se configura el idioma de la aplicación. Esta configuración se divide en dos: Localización: En esta opción puede seleccionar el idioma (por ejemplo español Costa Rica. Modificación de los parámetros establecidos de acuerdo al idioma: Entero Decimal Moneda Porcentaje Fecha Hora Fecha y Hora En estas opciones puede cambiar los formatos por defecto fijados por el idioma seleccionado.1. Además puede definir un formato para las fechas.4 Pagos En este apartado puede configurar la integración de Openbravo POS con un sistema de pago con tarjeta.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 6. . Para registrar la clave: Se puede utilizar el ratón. por medio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. Si anteriormente no tenía clave.2 Cambiar clave Permite cambiar la clave de acceso del usuario que está dentro de la aplicación. Pasarela pago: Proveedor de pago. de modo que al momento de ingresar a la aplicación se debe utilizar siempre el ratón para presionar los mismos botones que componen la clave. Se puede utilizar el teclado. . presionando los botones que componen la clave. Lector de tarjetas: Configuración del dispositivo lector de tarjetas.Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Las propiedades relacionadas con la configuración de pago son: Id. Al dar clic sobre esta opción se muestra la pantalla para ingresar la clave actual (antigua). 6. Clave de comercio: La clave (palabra de paso) de pago asociada al comercio. De igual modo cuando se ingrese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la clave. Al momento que se presenta la pantalla. de comercio: El identificador del comercio. se deja en blanco y se da clic en “Aceptar”. .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Luego de que se ingresa la nueva clave. Se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe reconfirmar la clave. y vuelve a la pantalla inicial de Openbravo POS. .Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 6. para que otro usuario pueda entrar en el sistema.3 Impresora Permite visualizar los últimos recibos generados.4 Salir Termina la sesión del usuario. Para esto en la opción de Configuración en el campo Impresora debe estar seleccionado como “screen”. 6.